Captulo 18

Sistema y proceso
de control

26/03/15

Elaborado por tutor 01738

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Controlar

Esta funcin gerencial es la medicin

y correccin del desempeo para
garantizar que los objetivos de
la empresa y los planes diseados
para alcanzarlos se logren.

Proceso de control bsico

Implica tres pasos:

1.

Establecimiento de estndares

2.

Medicin del desempeo

3.

Criterios de desempeo

Detectar desviaciones antes de que ocurran

Correccin de las desviaciones

Volver a trazar planes o modificar metas

Puntos de control crticos

estndares y puntos de referencia:

El control efectivo lleva la atencin a

aquellos factores crticos para evaluar el
desempeo contra planes.

Principio de control del punto crtico.

Comparar el desempeo de la compaa

con el de otras empresas.

Benchmarking.

Tipos de estndares
1.
2.
3.
4.

Fsicos
De costos
De capital
De ingresos

5.
6.
7.
8.

De programas
Intangibles
Metas como estndares
Planes estratgicos

Tipos de estndares
1.

Estndares fsicos:

2.

Medidas no monetarias (nivel operativo);

uso de materiales, contratacin de mano de
obra, prestacin de servicios y produccin.

Estndares de costos:

Medidas monetarias (nivel operativo);

agrega valores monetarios a aspectos
especficos de las operaciones.

Tipos de estndares
3.

Estndares de capital:

4.

Aplican medidas monetarias a artculos

fsicos, tiene que ver ms con el capital
invertido que con los costos de operacin.

Estndares de ingresos:

Asignan valores monetarios a las ventas;

ingresos por pasajero, ventas promedio por
cliente y ventas per capita en un rea.

Tipos de estndares
5.

Estndares de programa:

6.

Instalar programas de presupuesto variable,

seguimiento para el desarrollo de nuevos
productos.

Estndares intangibles:

No expresados en medidas fsicas o

monetarias; competencias, efectividad de la
publicidad, xito de programas, lealtad, etc.

Tipos de estndares
7.

Metas como estndares

8.

Establecen una red de metas cualitativas o

cuantitativas verificables en cada nivel de la
administracin.

Planes estratgicos (control estratgico):

Monitoreo sistemtico en puntos

estratgicos y modificar la estrategia de la
organizacin con base en esta evaluacin.

Puntos de referencia

Benchmarking:

Un enfoque para establecer metas y

medidas de productividad con base en
las mejores prcticas de la industria.

Hay tres tipos de benchmarking:

Estratgico
Operacional
Administrativo

Control como retroalimentacin

Figura 18.1

Control como retroalimentacin

Los sistemas utilizan parte de su energa

para retroalimentar informacin que
compara el desempeo de un estndar
e inicia accin correctiva.

Ejemplos:

Termostato de calefaccin,
regulador de aire acondicionado,
sistemas del cuerpo humano,
calificaciones de mitad de curso.

Informacin en tiempo real

Informacin de lo que ocurre

mientras est ocurriendo.

Aerolneas y supermercados.

Si los gerentes saben que las

actividades a su cargo no van
conforme a los planes, pueden tomar
acciones para corregirlos.

Alimentacin hacia adelante

Sistema con correccin anticipante:

Que informe a los administradores de

problemas potenciales, dndoles tiempo
para tomar accin correctiva antes de
que esos problemas ocurran.

En los sistemas humanos

En relacin con los de retroalimentacin

En la administracin

Alimentacin hacia adelante

En los sistemas humanos

Acelerar o desacelerar un automvil antes

de que ocurra un cambio de terreno.

En relacin con los de

retroalimentacin:

Monitorean los insumos para asegurar que

son los planeados; si no, hacer cambios
tanto de insumos como de procesos.

Alimentacin hacia adelante

En la administracin
(control preliminar o control de
timn)

Identificar las variables en un sistema

(negativas o positivas) y su efecto
en el proceso, ya que una desviacin
de cualquier insumo planeado puede
terminar en un resultado no planeado.
Perturbaciones

Perturbaciones

Factores que no se han tomado

en cuenta en el modelo de insumos,
pero que pueden tener un
efecto
en el sistema y el
resultado
final deseado.

Por ejemplo:

La bancarrota de un proveedor

Requisitos para el sistema

1.

Identifique las variables importantes.

2.

Desarrolle un modelo del sistema.

3.

Mantener el modelo actualizado.

4.

Recopile datos sobre variables.

5.

Evaluar frecuentemente las variaciones

de los datos reales de los planeados.

6.

Tome accin.

Control del desempeo general

Muchos controles generales en los

negocios son financieros.
1.

Control de prdidas y ganancias.

2.

Control por medio del rendimiento sobre

la inversin (ROI).

3.

Auditorias administrativas y firmas de

servicios de contabilidad.

4.

Control burocrtico y de clan.

Requisitos

Para controles efectivos:

1.

Adaptar los controles a los planes y puestos.

2.

Adaptar los controles a los administradores.

3.

4.

Disear controles para sealar excepciones

en puntos crticos.
Buscar objetividad de los controles.

Requisitos (continuacin)

Para controles eficaces:

5.

Asegurar la flexibilidad de los controles.

6.

Ajustar el sistema a la cultura organizacional.

7.

Lograr economa de controles.

8.

Establecer controles que lleven a accin

correctiva.

Captulo 19
Tcnicas de control y
tecnologa de la informacin

26/03/15

Elaborado por tutor 01738

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Presupuesto como control

Llamada tambin planeacin de

utilidades, la asignacin de
presupuestos es la formulacin de
planes para un periodo futuro
determinado en trminos numricos.

Los presupuestos son declaraciones

de resultados esperados en trminos
financieros o no financieros.

Asignacin de presupuestos

Presupuesto con base cero:

Dividir los programas de la empresa en

paquetes compuestos de metas,
actividades y recursos necesarios;
luego calcular los costos de cada
paquete partiendo de una base cero.

Control no presupuestal

Dispositivos tradicionales:

Anlisis de red tiempo - suceso

Grficas de Gantt

Puntos de referencia en la asignacin

de presupuestos

Tcnica de evaluacin y revisin

del programa (PERT)

Control no presupuestal

Anlisis de red tiempo suceso

Grficas de Gantt:

Una grfica de barras muestra las relaciones

de tiempos entre sucesos de un programa.

Se basa en que las metas totales de un

programa se deben considerar como una
serie de planes interrelacionados.

Control no presupuestal

Anlisis de red tiempo suceso

Puntos de referencia en la asignacin de

presupuestos:

Rompe un proyecto en piezas controlables y

luego las sigue con cuidado.

Los puntos de referencia se definen como

segmentos identificables.

Control no presupuestal

Anlisis de red tiempo suceso

Tcnica de evaluacin y revisin de

programas (PERT):

Sistema de anlisis de red de

tiempo-suceso en el que los diversos
sucesos de un programa o proyecto son
identificados, con un tiempo establecido
para cada uno.

Su tcnica de red acompaante es el

mtodo de la ruta crtica.

Tecnologa de la informacin

Sistema de informacin de gestin:

Sistema formal para recopilar, procesar

y dispersar informacin interna y externa
a la empresa de manera oportuna,
efectiva y eficiente para apoyar a los
gerentes en el desempeo de sus tareas.

Uso de las computadoras

El impacto de las computadoras

sobre administradores de distintos
niveles jerrquicos es diferente:

A nivel supervisor

A nivel medio

A altos gerentes

Oportunidades y retos

Resistencia al uso de computadoras.

Algunos gerentes temen no estar

calificados, no comprenden o carecen de
las habilidades necesarias.

Dispositivos de reconocimiento de voz.

La meta es introducir datos en la

computadora al hablar de manera natural
en vez de hacerlo a travs de un teclado.

Oportunidades y retos

Teleconmutacin:

Trabajar en una terminal de cmputo en

casa en vez de desplazarse al lugar de
trabajo. Existen ventajas y desventajas.

Redes de computadoras.

Que enlazan las estaciones de trabajo

entre s, con computadoras ms grandes
y equipos perifricos.

Oportunidades y retos

Internet

Es la red de computadoras ms grande

del mundo, es una red de redes.

Va de redes formales grandes a redes

informales que pueden ser consultadas
por diferentes usuarios conectados a una
computadora y un mdem (gobiernos,
universidades, compaas y
personas privadas).

Oportunidades y retos

Otras redes:

Intranet:

Red que aplica tecnologas de computadora

e Internet a una organizacin o grupos
selectos dentro de la empresa.

Extranet:

Tambin usa tecnologas de computadora e

Internet, pero conecta a usuarios selectos
dentro y fuera de la compaa.

Oportunidades y retos

Groupware

Software que permite a un grupo de

personas en una red colaborar a
grandes distancias al mismo tiempo.

Permite que un documento se muestre a

varios usuarios en sus monitores y que
ellos comenten o realicen cambios.

Seguridad de la informacin

Negocios e individuos son vulnerables

a irrupciones en las computadoras,
intercepciones o alteraciones de las
transmisiones electrnicas.

Amenaza = Hacker
Soluciones = Uso de codificaciones
Uso de firewall

Economa digital, comercio - e

Las relaciones con proveedores y

clientes estn sufriendo enormes
cambios.

Las ganancias del comercio - e

provienen de los bajos costos de las
compaas en lnea, reduccin en los
costos de distribucin y la eliminacin
de intermediarios.

Economa digital, comercio e

Internet facilita cuatro tipos de

transacciones:

Negocio a Consumidor (B2C)

Consumidor a Negocio (C2B)

Consumidor a Consumidor (C2C)

Negocio a Negocio (B2B)

Comercio m

Comunicaciones inalmbricas

Dispositivos que utilizan el protocolo de

acceso inalmbrico (WAP), incluye
telfonos celulares y asistentes
digitales personales.

ARC

Administracin de las relaciones con

los clientes:

Sistema que tiene datos de clientes

almacenados en una base de datos
centralizada.

Significa promover las interacciones

entre el cliente y la compaa al
recolectar, analizar y utilizar la
informacin para servir mejor al cliente.