GERENCIA DE PROYECTOS

Ao de la Diversificacin Productiva y Fortalecim

INTEGRANTES

Chvez Alvarado, Russel

Sarmiento Ruiz, Fabiola Del
Carmen
Vela Ruiz, Claudia Esther

Tema: Relacin de los

Grupos de Procesos de la
Gerencia de Proyectos con
Grupos Especficos de la

INTRODUCCIN
Para facilitar la gestin de proyectos, los directores de proyectos o la organizacin pueden dividir
los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la organizacin
ejecutante. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto. Muchas
organizaciones identifican un conjunto de ciclos de vida especfico para usarlo en todos sus
proyectos.
El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin. Las
fases del ciclo de vida de un proyecto son: Inicio Planificacin Ejecucin Cierre
del proyecto. Por ejemplo, cuando una organizacin identifica una oportunidad a la cual le
interesara responder, frecuentemente autoriza un estudio de viabilidad para decidir si se
emprender el proyecto. Cuando el resultado de dicho esfuerzo preliminar no sea claramente
identificable, lo mejor es tratar dichos esfuerzos como un proyecto por separado. Las fases del
ciclo de vida de un proyecto no son lo mismo que los Grupos de Procesos de Direccin de
Proyectos.
La direccin de proyectos se logra mediante la ejecucin de procesos, usando conocimientos,
habilidades, herramientas y tcnicas de direccin de proyectos que reciben entradas y generan
salidas.
OBJETIVOS

Describir los dos grupos de procesos de la direccin de proyectos para un proyecto.

Comprender cmo los grupos de procesos de direccin de proyectos se relacionan con las

reas de conocimiento de la direccin.

Mostrar cmo las organizaciones desarrollan metodologas de direccin de proyectos para
satisfacer sus necesidades

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RELACIN DE LOS GRUPOS DE PROCESOS DE LA GERENCIA DE

PROYECTOS CON GRUPOS ESPECFICOS
1.1 GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIN
El Grupo de Procesos de Iniciacin se compone de procesos que facilitan la autorizacin
formal para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo. Los procesos de iniciacin, por lo
general, se realizan fuera del mbito de control del proyecto por la organizacin o por los procesos
del programa o del portafolio (Figura 3-5), lo cual puede hacer borrosos los lmites del proyecto en
lo que se refiere a entradas iniciales del proyecto. Por ejemplo, antes de comenzar con las
actividades del Grupo de Procesos de Iniciacin, se documentan las necesidades o requisitos de
negocio de la organizacin. La viabilidad de la nueva empresa puede establecerse a travs de un
proceso de evaluacin de alternativas para elegir la mejor de ellas. Se establecen descripciones
claras de los objetivos del proyecto, incluidas las razones por las cuales un proyecto especfico es
la mejor solucin alternativa para satisfacer los requisitos. La documentacin de esta decisin
tambin contiene una descripcin bsica del alcance del proyecto, de los productos entregables, de
la duracin del proyecto y un pronstico de los recursos para el anlisis de inversin de la
organizacin. El marco conceptual del proyecto puede aclararse documentando los procesos de
seleccin del proyecto. La relacin entre el proyecto y el plan estratgico de la organizacin
identifica las responsabilidades de direccin dentro de la organizacin. En los proyectos de
mltiples fases, los procesos de iniciacin se llevan a cabo durante fases posteriores para validar
las asunciones realizadas y las decisiones tomadas durante los procesos originales Desarrollar el
Acta de Constitucin del Proyecto y Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar).

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Adems, durante el proceso de iniciacin se refina la descripcin del alcance inicial y los recursos
que la organizacin est dispuesta a invertir. Si an no hubiera sido designado, se elegir al
director del proyecto. Tambin se documentarn las restricciones y asunciones iniciales. Esta
informacin se refleja en el Acta de Constitucin del Proyecto y, una vez aprobado, el proyecto
queda oficialmente autorizado. Si bien el equipo de direccin del proyecto puede ayudar a redactar
el Acta de Constitucin del Proyecto, la aprobacin y financiacin se realizan fuera de los lmites
del proyecto.
Como parte del Grupo de Procesos de Iniciacin, muchos proyectos grandes o complejos pueden
dividirse en fases. La revisin de los procesos de iniciacin al comienzo de cada fase permite
mantener el proyecto enfocado en los objetivos de negocio que pretende satisfacer el proyecto. Se
verifican los criterios de inicio, incluida la disponibilidad de los recursos requeridos. Luego, se
decide si el proyecto est listo o no para continuar, o si debe ser retrasado o suspendido. Durante
las fases posteriores del proyecto, se realizan nuevas validaciones y desarrollos del alcance del
proyecto para esa fase. La repeticin de los procesos de iniciacin en cada fase posterior tambin
permite que el proyecto sea detenido si deja de existir la necesidad de negocio o si se considera
que el proyecto no puede satisfacer esa necesidad.
Por lo general, la participacin de los clientes y otros interesados durante la iniciacin mejora la
probabilidad de titularidad compartida, aceptacin de productos entregables, y satisfaccin del
cliente y de otros interesados. Tal aceptacin es crtica para el xito del proyecto. El Grupo de
Procesos de Iniciacin (Figura 3-6) inicia un proyecto o fase del proyecto, y la salida define la
finalidad del proyecto, identifica los objetivos y autoriza al director del proyecto a iniciar el proyecto.

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El Grupo de Procesos de Iniciacin incluye los siguientes procesos de direccin de proyectos:

1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
Este proceso se relaciona principalmente con la autorizacin del proyecto o, en un proyecto de
mltiples fases, de una fase del proyecto. Es el proceso necesario para documentar las
necesidades de negocio y el nuevo producto, servicio u otro resultado que se pretende obtener
para satisfacer esos requisitos. Esta acta de constitucin vincula el proyecto al trabajo
continuo de la organizacin y autoriza el proyecto. Los proyectos son constituidos y
autorizados fuera del proyecto por la organizacin o por un organismo de gestin de
programas o del portafolio. En los proyectos de mltiples fases, este proceso se usa para
validar o refinar las decisiones tomadas durante el proceso anterior de Desarrollar el Acta de
Constitucin del Proyecto.

2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar)

Es el proceso necesario para producir una definicin preliminar de alto nivel del proyecto
usando el Acta de Constitucin del Proyecto con otras entradas a los procesos de iniciacin.
Este proceso aborda y documenta los requisitos del proyecto y de los productos entregables,
los requisitos de los productos, los lmites del proyecto, los mtodos de aceptacin y el control
del alcance de alto nivel. En proyectos de mltiples fases, este proceso valida o refina el
alcance del proyecto para cada fase.

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PASOS PARA LLEVAR A CABO EL GRUPO DE INICIACION

Se define el alcance inicial y recursos financieros iniciales

Se selecciona el Director del Proyecto
Se divide en fases
Se toma la decisin de continuar cada fase o el proyecto

QUE DEBE SABER HACER EL GERENTE?

Evaluar la factibilidad de los productos y servicios dentro de los supuestos y restricciones

Definir el alcance (a alto nivel)
Realizar el anlisis de interesados claves
Identificar supuestos y restricciones basadas en la informacin histrica, de cliente y de

expertos
Desarrollar el Acta de Constitucin del proyecto
Obtener la aprobacin del Acta de Constitucin del proyecto para formalizar la autoridad del
gerente
El objetivo principal es formalizar la seleccin e inicio de los proyectos

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1.2 GRUPO DE PROCESO DE PLANIFICACIN

El equipo de direccin del proyecto usa el Grupo de Procesos de Planificacin, y los procesos
e interacciones que lo componen, para planificar y gestionar con xito un proyecto para la
organizacin. El Grupo de Procesos de Planificacin ayuda a recoger informacin de varias
fuentes de diverso grado de completitud y confianza. Los procesos de planificacin desarrollan
el plan de gestin del proyecto. Estos procesos tambin identifican, definen y maduran el
alcance del proyecto, el coste del proyecto y planifican las actividades del proyecto que se
realizan dentro del proyecto. A medida que se obtenga nueva informacin sobre el proyecto,
se identificarn o resolvern nuevas dependencias, requisitos, riesgos, oportunidades,
asunciones y restricciones. Como consecuencia de la naturaleza multidimensional de la
direccin de proyectos se producen bucles de retroalimentacin repetidos que se utilizan para
nuevos anlisis. A medida que se obtiene ms informacin o caractersticas del proyecto, y
que stas son comprendidas, pueden ser necesarias acciones de seguimiento. Los cambios
significativos durante el ciclo de vida del proyecto provocan la necesidad de reiterar uno o ms
de los procesos de planificacin y, posiblemente, alguno de los procesos de iniciacin.
Tambin se ve afectada la frecuencia de iteracin de los procesos de planificacin. Por
ejemplo, el plan de gestin del proyecto, desarrollado como una salida del Grupo de Procesos
de Planificacin, pondr nfasis en la exploracin de todos los aspectos del alcance, la
tecnologa, los riesgos y los costes. Las actualizaciones que surjan como consecuencia de
cambios aprobados durante la ejecucin del proyecto pueden causar un impacto significativo
en partes del plan de gestin del proyecto. Las actualizaciones del plan de gestin del
proyecto proporcionan ms precisin respecto al cronograma, los costes y los requisitos de
recursos a fin de satisfacer en su totalidad el alcance del proyecto definido. Las
actualizaciones pueden limitarse a las actividades y puntos relacionados con la ejecucin de
una fase especfica.
Mientras planifica el proyecto, el equipo del proyecto debe involucrar a todos los interesados
que corresponda, de acuerdo con cul sea su influencia en el proyecto y sus resultados. El
equipo del proyecto debe implicar a los interesados en la planificacin del proyecto, ya que
stos tienen habilidades y conocimientos que pueden ser aprovechados en el desarrollo del
plan de gestin del proyecto y en cualquiera de los planes subsidiarios. El equipo del proyecto
debe crear un entorno en el cual los interesados puedan contribuir apropiadamente.
Como el proceso de retroalimentacin y refinamiento no puede continuar de forma indefinida,
los procedimientos establecidos por la organizacin identifican cundo concluye el esfuerzo de
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planificacin. Estos procedimientos se vern afectados por la naturaleza del proyecto, los
lmites del proyecto establecidos, las actividades de seguimiento y control correspondientes,
as como por el entorno en el cual se llevar a cabo el proyecto.
Otras interacciones entre los procesos dentro del Grupo de Procesos de Planificacin
dependen de la naturaleza del proyecto. Por ejemplo, en algunos proyectos el riesgo ser
mnimo o no identificable hasta que se haya realizado la mayor parte de la planificacin. En
ese momento, el equipo puede reconocer que los objetivos respecto a costes y cronograma
son demasiado agresivos, con lo cual implican riesgos considerablemente mayores que los
contemplados previamente. Los resultados de las iteraciones se documentan como
actualizaciones al plan de gestin del proyecto.
El Grupo de Procesos de Planificacin facilita la planificacin del proyecto entre procesos
mltiples. La siguiente lista identifica los procesos que el equipo del proyecto debe abordar
durante el proceso de planificacin para decidir si es necesario realizarlos, y en ese caso,
quin ser el encargado de hacerlos. El Grupo de Procesos de Planificacin incluye los
siguientes procesos de direccin de proyectos:
1. Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto: Es el proceso necesario para definir, preparar,
integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un plan de gestin del proyecto.

2. Planificacin del Alcance: Es el proceso necesario para crear un plan de gestin del
alcance del proyecto que documente cmo se definir, verificar y controlar el alcance
del proyecto, y cmo se crear y definir la estructura desagregada del trabajo.

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3. Definicin del alcance: Es el proceso necesario para desarrollar un enunciado detallado

del alcance del proyecto como base para futuras decisiones del proyecto.

4. Crear el EDT (WBS): La estructura desglose de trabajo es el proceso necesario para

subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en
componentes ms pequeos y ms fciles de gestionar.

5. Definicin de las Actividades: Es el proceso necesario para identificar las actividades

especficas que deben realizarse para producir los diversos productos entregables del
proyecto.

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6. Establecimiento de la secuencia de las Actividades: Es el proceso necesario para

identificar y documentar las dependencias entre las actividades del cronograma.

7. Estimacin de los recursos de las actividades: Es el proceso necesario para estimar los
tipos y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma

8. Estimacin de la duracin de las actividades: Es el proceso necesario para estimar la

cantidad de perodos laborables que se requerirn para completar cada actividad del
cronograma.

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9. Desarrollo del cronograma: Es el proceso necesario para analizar las secuencias de las
actividades, la duracin de las actividades, los requisitos de los recursos y las restricciones
del cronograma para crear el cronograma del proyecto.

10. Estimacin de Costes: Es el proceso necesario para desarrollar una aproximacin de los
costes de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.

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11. Preparacin del presupuesto de Costes: Es el proceso necesario para sumar los costes
estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una lnea
base de coste.

12. Planificacin de la Calidad: Es el proceso necesario para identificar qu estndares de

calidad son relevantes para el proyecto, y determinar cmo satisfacerlos.

13. Planificacin de los Recursos Humanos: Es el proceso necesario para identificar y

documentar los roles dentro del proyecto, las responsabilidades y las relaciones
de comunicacin, as como para crear el plan de gestin de personal.

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14. Planificacin de las Comunicaciones: Es el proceso necesario para determinar las

necesidades con respecto a la informacin y las comunicaciones de los interesados en el
proyecto.

15. Planificacin de la Gestin del Riesgo: Es el proceso necesario para decidir cmo abordar,
planificar y ejecutar las actividades de gestin de riesgos para un proyecto.

16. Identificacin del Riesgo: Es el proceso necesario para determinar qu riesgos podran
afectar al proyecto y documentar sus caractersticas.

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17. Anlisis cualitativo del Riesgo: Es el proceso necesario para priorizar los riesgos para
realizar otros anlisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de
ocurrencia y el impacto.

18. Anlisis cuantitativo del Riesgo: Es el proceso necesario para analizar numricamente el
efecto de los riesgos identificados en los objetivos generales del proyecto.

19. Planificacin de la respuesta a los Riesgos: Es el proceso necesario para desarrollar

opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos
del proyecto.

20. Planificar las Compras y Adquisiciones: Es el proceso necesario para determinar

qu comprar o adquirir, y cundo y cmo hacerlo.
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21. Planificar la Contratacin: Es el proceso necesario para documentar los requisitos de los
productos, servicios y resultados, y para identificar a los posibles vendedores.

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BENEFICIOS DE LLEVAR AL CABO EL DRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACION

Se utilizan para planificar y gestionar con xito un proyecto para la organizacin.
Ayuda a recoger informacin de varias fuentes de diversos grado de completitud y
confianza
Ayudan a desarrollar el plan de gestin del proyecto
Identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el coste del proyecto y planifican
las actividades del proyecto que se realizan dentro del proyecto
A medida que se obtenga nueva informacin sobre el proyecto, se identificarn o
resolvern nuevas dependencias, requisitos, riesgos, oportunidades, asunciones y
restricciones.

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CONCLUSIONES
Podemos concluir que:
La direccin de proyectos puede ser vista como una serie de procesos
interrelacionados, cada proceso se caracteriza por entradas, herramientas,
tcnicas y salidas.
Los procesos de direccin de proyectos son ni ms ni menos el del ciclo planificar,
hacer, revisar y actuar.
De los cinco grupos de procesos: El de iniciacin define y autoriza el proyecto, y la
Planificacin definir y refinara los objetivos, as como planificara el curso de
accin para cumplirlas.
Una buena planificacin es importante para el devenir del proyecto ya que muchos
fracasos son debidos a una inadecuada iniciacin del proyecto. La planificacin del
proyecto requiere evaluar las necesidades de recursos, tiempos de ejecucin y
costes asociados.
BIBLIOGRAFA
Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of
Knowledge, (PMBOK R Guide) Fifth Edition - Spanish - 2013.

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