RESUMEN CAPTULO I, II, III

Captulo I
La Gua PMBOK es una norma que es conocida en el campo de la direccin de proyectos,
describe mtodos, procesos y prcticas establecidas. ste documento da algunas pautas
para la direccin de proyectos de forma individual, contiene varias definiciones y conceptos
sobre el ciclo de vida de la direccin de proyectos y los procesos relacionados. Para aplicar
stos fundamentos es importante comprender que no se debe aplicar siempre de una
misma manera, sino que el equipo de direccin de un proyecto es quien debe decidir cmo
establecer los conocimientos a un proyecto. Por otra parte, la norma PMBOK no est
completa, por lo tanto es slo una gua que se puede complementar con otras metodologas
y herramientas para tener referencias ms completas. Para esto se pueden tener en cuenta
otras normas como el Code of Ethics and Professional Conduct del Project Management
Institute, The standard for Portfolio Management y el Organizational Project Management
Maturity Model.
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se da con el fin de crear un producto, servicio
o resultado nico (Institute, 2009). Los proyectos se caracterizan por tener un principio y
un final definidos, ste ltimo se logra cuando se llega a los objetivos o cuando se finaliza el
proyecto porque sus objetivos no se pueden cumplir. La duracin de un proyecto no es
necesariamente corta, es ms, generalmente un proyecto se da con el fin de generar un
resultado duradero, que muchas veces va ms all del propio proyecto. Las tareas de un
proyecto deben ser planificadas pues muchas veces son nuevas y distintas al trabajo
rutinario, adems los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de la organizacin.

La

direccin

de

proyectos

es

la

aplicacin

de

conocimientos,

habilidades,

herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto, con el fin de cumplir con los
requisitos del mismo (Institute, 2009). Segn la gua la direccin de proyectos se logra
con la aplicacin e integracin de 42 procesos, que estn agrupados en 5 grupos de
procesos: 1 Iniciacin, 2 Planificacin, 3 Ejecucin, 4 Seguimiento y Control, 5 Cierre. Para
dirigir un proyecto es importante identificar los requisitos, abordar diversidad de
necesidades a lo largo del proyecto y equilibrar las restricciones entre ellas (alcances,
calidad, cronograma, presupuesto, recursos, riesgo). Existe una inseparable relacin entre
cada uno de estas factores, por lo que si alguno de ellos cambia por lo menos otro se ver
afectado. El plan en la direccin de un proyecto es constante y repetitivo por lo que se debe
realizar a lo largo del proyecto y modificar dependiendo de las mejoras o detalles que
requiera.
Las estrategias de una organizacin se relacionan en portafolios, programas y proyectos
individuales, para esto se debe planificar teniendo en cuenta como prioridad el riesgo,
financiamiento

plan

estratgico

de

dicha

organizacin.

Un portafolio es un conjunto de proyectos, programas o trabajos que al agruparse

facilitan la direccin la direccin de un trabajo eficazmente (Institute, 2009). Los proyectos
y programas del portafolio no tienen que estar relacionados ni ser interdependientes. La gestin
del portafolios, es la gestin de uno o ms portafolios que identifica, establece prioridades, dirige,
autoriza

controla

proyectos

programas

con

el

fin

de

lograr

objetivos

especficos alineados con las estrategias del negocio.

Un programa es un grupo de proyectos relacionados, administradoras de forma
coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendran si se gestionaran en

forma individual (Institute, 2009). stos pueden tener elementos de trabajo relacionados
que no estn dentro de los alcances de los proyectos de un programa. La direccin de
programas, es la coordinacin centralizada de un programa con el fin de lograr objetivos y
beneficios estratgicos de una organizacin. Se centra en las dependencias existentes entre
los proyectos para determinar el mejor enfoque para gestionarlas.
Generalmente un proyecto se utiliza como medio para cumplir con un plan estratgico de
una organizacin. Dentro de programas y portafolios, los proyectos son el medio para
alcanzar metas desde un plan estratgico.
La gestin de portafolios permite maximizar el valor del portafolio examinando sus
componentes (programas, proyectos y trabajos). Por lo tanto el plan estratgico de una
empresa

es

la

base

para

guiar

las

inversiones

de

los

proyectos.

Una oficina de proyectos es un cuerpo o entidad dentro de una organizacin que

tiene varias responsabilidades asignadas con relacin a la direccin centralizada y
coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdiccin (Institute, 2009).
sta oficina puede apoyar en algunas funciones a la direccin de proyectos o dirigir
proyectos especficamente, a pesar de esto cada uno responde a necesidades diferentes
alineados en las mismas necesidades y estrategias de la organizacin.
Las operaciones son una funcin de la organizacin que efectan permanentemente,
actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio. stas necesitan de
la gestin de procesos de negocio o gestin de operaciones generalmente se cruzan con los
proyectos en varios puntos del ciclo de vida del producto. Las operaciones son
permanentes,

generan

salidas

se

dan

con

recursos

asignados,

segn

normas.

Por ltimo el director de proyecto es La persona asignada por la organizacin

ejecutante

para

alcanzar

los

objetivos

del

proyecto

(Institute,

2009).

En

cada

organizacin se pueden dar distintas estructuras, y de estos depende a quien le debe dar
cuentas el director de proyectos. sta persona debe no solo comprender las buenas
prcticas para gestionar proyectos, sino que debe tener conocimientos del cargo,
desempeo para lograr aplicar el conocimiento y capacidad personal de aptitudes para
liderar.

Captulo II
El ciclo de vida del proyecto Descripcin general Ciclo de vida del proyecto = Conjunto
de fases secuenciales y en ocasiones superpuestas. El nmero y el nombre de fases se
determinan por:
1. Necesidades de gestin y control de la organizacin.
2. Naturaleza propia del proyecto
3.

rea

de

aplicacin

Importancia

del

ciclo

de

vida:

Proporciona

el

marco

de referencia bsico para dirigir el proyecto.

Caractersticas de ciclo de vida del proyecto Sin importar el tamao y la complejidad de
cada

proyecto,

este

puede

configurarse

dentro

de

la

siguiente

estructura:

Inicio

/Organizacin y preparacin/Ejecucin del trabajo/Cierre.

Dentro de la estructura genrica un director de proyecto puede determinar la necesidad de
un control ms efectivo sobre ciertos entregables.
Relaciones entre el ciclo de vida del producto y del proyecto Ciclo de vida del producto
= Esta en funcin de las necesidades de fabricacin y control de la organizacin. Est
contenido dentro del ciclo de vida del proyecto. Un producto puede tener muchos proyectos
asociados.
Fases del proyecto Son las divisiones dentro del proyecto, permiten la divisin del
proyecto en subconjuntos para facilitar la direccin, planificacin y control, no hay una
manera nica de establecer los pasos de un proyecto, pueden variar en todos.
Gobernabilidad del proyecto Proporciona un mtodo integral y coherente de controlar y

asegurar el xito, se toman decisiones sobre quienes participarn, que recursos se necesitan
y el enfoque general para completar el trabajo esto incluye una revisin formal de los
entregables de cada fase del proyecto , para saber si se puede avanzar y para detectar y
corregir errores.
Relaciones entre fases Se dan para asegurar el control apropiado del proyecto y obtener el
producto. Existen tres tipos bsicos de relaciones:
a) Relacin secuencial,
b) Relacin de superposicin.
c) Relacin iterativa.
En

proyectos

Interesados

Son

con

mltiples

personas

fases,

puede

organizaciones

presentarse
(internas

ms

de

externas)

una
que

relacin
participan

activamente del proyecto y cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o
negativa por la ejecucin del proyecto, estos pueden influir sobre el proyecto, los
entregables

los

miembros

del

equipo.

Algunos

interesados

son

los

clientes,

patrocinadores, directores del proyecto, vendedores etc.

Influencias de la organizacin en la direccin de proyectos La cultura, el estilo y la estructura de
la organizacin Influyen en la forma en la que los proyectos son ejecutados.
Estas influyen de manera nica segn la cultura en la que encuentren enmarcadas, e
influyen aspectos como:
Visiones, valores, normas, creencias y expectativas compartidas

 Polticas, mtodos y procedimientos

Percepcin de las relaciones de autoridad
tica laboral y horario de trabajo
Estructura de la organizacin
este es un factor importante, pues estas pueden abarcar una estructura funcional hasta una
orientada a proyectos, las cuales afectan la disponibilidad de recursos e influyen el modo de
dirigir los proyectos.
Activos de los procesos de la organizacin
hace referencia a los planes, polticas, procedimiento y lineamientos, no solo del proyecto sino
de la empresa que los ejecuta. Estos a su vez pueden dividirse en dos categoras; Proceso y
procedimientos, polticas, normativas, procedimientos de calidad, instrucciones y lineamientos de
trabajo, formas de comunicacin, control financiero, control de riesgos y criterios de cierre del
proyecto.
Base Corporativa de Conocimiento, almacenar y recuperar informacin, como: medicin de
procesos, archivos y documentacin pertinente al proyecto, experiencias anteriores,
gestin de problemas y defectos as como la configuracin de nuevas polticas y datos
financieros.

Capitulo III
La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y
tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Debe
integrar cada proceso del proyecto y asegurarla alineacin de este con cada proceso, de
esta manera facilita la coordinacin.
Para garantizar el xito de un proyecto se debe considerar:
Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del
proyecto
Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos
Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los
interesados
Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, recursos y
riesgos para producir el producto, servicio o resultado especificado.
Para lo anterior los procesos del proyecto que son ejecutados por el equipo, se enmarcan
de dos categoras, Los procesos de la direccin de proyectos, el cual debe garantizar el
avance eficaz durante el desarrollo del proyecto teniendo en cuenta las herramientas y
tcnicas involucradas, as como las habilidades y capacidades segn el rea de
conocimiento.

El siguientes es son los procesos orientados al producto, donde se especifica y se crea el

producto

del

proyecto

que

se

definen

en

el

ciclo

de

vida

del

proyecto.

Los grupos de investigacin de procesos son aquellos procesos constitutivos que pueden
presentar interacciones dentro de un grupo de procesos y que varan segn el proyecto. Un
grupo de procesos incluye los procesos constitutivos de la direccin de proyectos que estn
vinculados por las entradas y salidas respectivas, es as como el resultado de un proceso se
puede convertir en la entrada de otro.
El grupo de proceso de iniciacin se compone por procesos realizados para definir un
nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente, en este se define el alcance
inicial y los recursos financieros iniciales que van a ser requeridos, tambin se identifican
todos los interesados que van a interactuar sobre el resultado del proyecto y se selecciona
el director del proyecto. Finalmente una vez que el acta de constitucin del proyecto tiene la
aprobacin se considera autorizado oficialmente. Los procesos de iniciacin pueden ser
realizados por procesos de la organizacin, del programa o del programa o del portafolio
que son ajenos al alcance de control del proyecto.
Desarrollar el acta de constitucin del proyecto es un proceso que consiste en
desarrollar un documento que autorice formalmente un proyecto o una fase y documentar
los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y las expectativas de los interesados.
Se deben identificar a los interesados en el proceso es decir a todas las personas u
organizaciones que se ven afectadas por el proyecto, se debe tambin documentar
informacin relevante sobre sus intereses, participacin e impacto con el xito del
proyecto.
El grupo del proceso de planificacin se compone por procesos realizados para

establecer el alcance del esfuerzo, definir y pulir los objeticos, tambin desarrollan una
estrategia para alcanzar dichos objetivos. La incorporacin progresiva de detalles al plan
para la direccin del proyecto recibe el nombre de Planificacin Gradual lo que indica que
la planificacin y la documentacin son procesos que se repiten y son continuos.
Desarrollar el plan para la direccin del proyecto es un proceso que documenta las
acciones que se necesitan para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.
El plan para la direccin del proyecto es la fuente primaria para determinar la
manera en que se planificar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto. Es por esto que
es necesario:
Recopilar Requisitos
Definir el Alcance
Crear la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)
Definir las actividades
Secuenciar las actividades
Estimar los recursos de las Actividades
Estimar la duracin de las actividades
Desarrollar el cronograma
Estimar los costos

 Determinar el presupuesto
Planificar la calidad
Desarrollar el plan de recursos humanos
Planificar las comunicaciones
Planificar la gestin de riesgos
Identificar los riesgos
Realizar anlisis cualitativo de riesgos
Realizar anlisis cuantitativo de riesgos
Planificar la respuesta de los riesgos
Planificar las adquisiciones
Finalmente El Grupo del Proceso de Ejecucin est compuesto por aquellos procesos
realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto a fin
de cumplir con las especificaciones del mismo. Este grupo de procesos implica coordinar
personas y recursos, as como integrar y realizar las actividades del proyecto en
conformidad con el plan para la direccin del proyecto
Durante la ejecucin del proyecto, los resultados pueden requerir que se actualice la
planificacin y que se vuelva a establecer la lnea base. Tales variaciones pueden afectar el
plan para la direccin del proyecto o los documentos del proyecto, y pueden requerir un

anlisis detallado y el desarrollo de respuestas de direccin de proyectos apropiadas.

Gran parte del presupuesto del proyecto se utilizar en la realizacin de los procesos del
grupo del proceso de ejecucin, incluye los siguientes procesos de la direccin de proyectos:

Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Realizar el Aseguramiento de Calidad
Adquirir el Equipo del Proyecto
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Dirigir el Equipo del Proyecto
Distribuir la Informacin
Gestionar las Expectativas
Efectuar las Adquisiciones es el proceso que consiste en obtener respuestas de los
vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato.
Por otro parte El Grupo del Proceso de Seguimiento y Control est compuesto por aquellos
procesos requeridos para monitorear, analizar y regular el progreso y el desempeo del
proyecto, permitiendo identificar reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los
cambios correspondientes.

El beneficio clave de este grupo de procesos es que el desempeo del proyecto se observa y
se mide de manera sistemtica y regular, con el fin de identificar variaciones respecto del
plan para la direccin del proyecto. Esto incluye:

Controlar

cambios

recomendar

acciones

preventivas

para

anticipar

posibles

comparndolas

con

el

para

problemas.

Monitorear

las

actividades

del

proyecto,

plan

la

direccin del proyecto y la lnea base desempeo de ejecucin del proyecto.

Influir en los factores que podran eludir el control integrado de cambios, de modo
que nicamente se implementen cambios aprobados.
Este seguimiento continuo proporciona al equipo del proyecto conocimientos sobre la salud
del proyecto y permite identificar las reas que requieren ms atencin, monitorear y
controlar

el

trabajo

que

se

est

realizando

dentro

Incluyendo los siguientes procesos de la direccin de proyectos:

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto.
Realizar el Control Integrado de Cambios.
Verificar el Alcance.
Controlar el Alcance.
Controlar el Cronograma.
Controlar los Costos.

de

un

grupo

de

proceso.

 Realizar el Control de Calidad.

Informar el Desempeo.
Monitorear y Controlar los Riesgos.
Administrar las Adquisiciones.
El Grupo del Proceso de Cierre est compuesto por aquellos procesos realizados para
finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de la direccin de
proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras
obligaciones contractuales.
En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:
Obtener la aceptacin del cliente o del patrocinador.
Realizar una revisin tras el cierre del proyecto o la finalizacin de una fase.
Registrar los impactos de la adaptacin a un proceso.
Documentar las lecciones aprendidas.
Aplicar actualizaciones apropiadas a los activos de los procesos de la organizacin.
Archivar todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de informacin
para la direccin de proyectos para ser utilizados como datos histricos.
Cerrar las adquisiciones

El Grupo del Proceso de Cierre incluye los siguientes procesos de la direccin de proyectos.
Cerrar el Proyecto o Fase.
Cerrar las Adquisiciones.

Bibliografa
Institute, P. M. (2009). Gua de los Funamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del
PMBOK)

(Cuarta

Edicin

ed.).

Pennsylvania,

Estados

Unidos.