Sunteți pe pagina 1din 84

Misiune de audit intern privind ,,Modul de Organizare a

Activitatii de Gestiune a Resurselor Umane la firma SC


DEICHMANN COMERCIALIZARE INCALTAMINTE SRL,
Filiala din Alba Iulia 0047

PROCEDURI PRIVIND CADRUL


GENERAL DE DESFASURARE
A
MISIUNILOR DE AUDIT INTERN

21

CUPRINS

1. PROCEDURA PLAN DE AUDIT INTERN


2. PROCEDURA ORDIN DE MISIUNE
3. PROCEDURA ORDINUL DE SERVICIU
4. PROCEDURA NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT
INTERN
5. PROCEDURA COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMATIILOR
6. PROCEDURA IDENTIFICAREA SI ANALIZA RISCURILOR
7. PROCEDURA ELABORAREA PROGRAMULUI MISIUNII DE AUDIT
8. PROCEDURA SEDINTA DE DESCHIDERE
9. PROCEDURA COLECTAREA PROBELOR DE AUDIT
10. PROCEDURA REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU
11. PROCEDURA ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN
12. PROCEDURA TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT
INTERN
13. PROCEDURA REUNIUNEA DE CONCILIERE
14. PROCEDURA MONITORIZAREA MISIUNII
15. PROCEDURA DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN
16. PROCEDURA MONITORIZAREA IMPLEMENTARII RECOMANDARILOR

22

1. PROCEDURA PLAN DE AUDIT INTERN


Scopul:
ntocmirea planului de audit intern n conformitate cu cerinele standardelor de
audit intern.
Premise:
Planul de audit intern reprezint cadrul de aciune pentru Departamentul de Audit
Intern i se ntocmete de ctre eful acestui departament.
Procedura:

ef Departament Audit 1. ntocmete planul anual de audit intern (Anexa 1).


Intern

2. ntocmete referatul cuprinznd criteriile de selectare a


misiunilor de audit.

Comitetul de Audit

3. Analizeaz i aprob planul anual de audit.

Consiliul

de 4. Analizeaz i aprob planul anual de audit.

Administraie

Not
:
Planul anual de audit intern poate fi modificat n cursul anului n condiiile

reiterarii procedurii.

23

Anexa 1.
PLAN DE AUDIT INTERN

PLAN DE AUDIT INTERN


Pe anul 2013
Nr.

Tema

Crt

misiunii
de
audit

Obiective

Perioada

Unitatea

supus
auditrii

auditat

Misiune de 2. 2.1Organizarea
01.01.2012
audit intern
recrutarii personalului 31.12.2012
privind
3.
gestiunea 4. 2.2 Stabilirea
resurselor
drepurilor salariale
umane
cuvenite personalului
5.
6. 2.3 Evidenta prezentei,
invoirilor, concediilor
7.
8. 2.4 Evolutia carierei
personalului
9.
2.5 Pregatirea
profesionala continua a
personalului

Perioada
desfur
rii
misiunii
de audit
5

SC
01.11.2013
DEICHMANN 01.12.2013
COMERCIALIZ
AE
INCALTAMINT
E SRL biroul
resurse umane

2.6 Gestionarea
carnetelor de munca

ef Departament Audit Intern,


Ginju Andreea Elena

10. PROCEDURA ORDIN DE MISIUNE

Scopul:
Declanarea misiunilor de audit intern n conformitate cu planul de audit aprobat.

Premise:
Ordinul de misiune reprezint mandatul dat de ctre Comitetul de Audit
Departamentului de Audit Intern pentru demararea misiunilor de audit intern n
conformitate cu planul de audit intern aprobat. Ordinul de misiune are rolul de a preciza
clar obiectivele misiunii de audit intern.
Procedura:

eful Departamentului de 1.ntocmete ordinul de misiune (Anexa 2) n conformitate


Audit Intern
Comitetul de Audit

cu planul de audit intern.


2. Semneaz ordinul de misiune ntocmit n conformitate cu
planul de audit intern aprobat de ctre Consiliul de
Administraie.

eful Departamentului de 3. Primete ordinul de misiune semnat i iniiaz


Audit Intern

procedurile de demarare a misiunii de audit intern.

Anexa 2.
ORDIN DE MISIUNE
Nr 01/15.11.2013
De audit intern privind
gestiunea resurselor
umane

Data 15.11.2013

ORDIN DE MISIUNE

Destinatar:

Ginju Andreea Elena

Copie pentru informare:

Contabil sef

Obiectul misiunii:

Comitetul de Audit,
MAGDA IOANA
DRAGOS DIANA

Misiune de audit intern privind activitatea de


gestiune a resurselor umane

11. PROCEDURA ORDINUL DE SERVICIU

Scopul:
Repartizarea sarcinilor de serviciu pe auditorii interni astfel nct s se poat
demara misiunea de audit intern.

Premise:
Ordinul de serviciu reprezint mandatul de misiune dat de ctre Departamentul de
Audit Intern i se ntocmete de ctre eful acestui departament, pe baza planului anual de
audit intern i a ordinului de misiune.
Procedura:
ef Departament Audit 1. Numete eful misiunii de audit intern.
Intern

2. Repartizeaz sarcinile de serviciu pe fiecare auditor n


parte.
3. ntocmete ordinul de serviciu (Anexa 3) pe baza planului
de audit intern.

Secretariatul

4. Aloc un numr ordinului de serviciu.


5. Asigur copii ale ordinului de serviciu fiecrui membru al
misiunii de audit intern.

Auditorii interni

6. Iau la cunotin ordinul de serviciu i sarcinile


repartizate.

Anexa 3.

ORDIN DE SERVICIU
Nr. 02/15.11.2013

ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile ordinului de misiune nr. 01/15.11.2013 i cu planul
anual de audit intern, se va efectua o misiune de audit intern la SC DEICHMANN
COMERCIALIZARE INCALTAMINTE SRL, filiala 0047 Alba Iulia (locaia, unitatea) n
perioada 01.11.2013 01.12.2013. Scopul misiunii de audit intern este MODUL DE
ORAGINIZARE A ACTIVITATII DE GESTIUNE A RESURSELOR UMANE, iar
obiectivele acesteia sunt:
Cum se recruteaza personalul
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite persoanlului
Cum este evidentiata prezenta personalului, a concediilor si invoirilor
Evolutia carierei personalului
Pregatirea profesionala continua a personalului
Cum sunt gestionate carnetele de munca
Cum sunt arhivate documentele
Menionm c se va efectua un audit de REGULARITATE al modului de
organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane din entitatea urmarita.
Echipa misiunii de audit interni este format din urmtorii DRAGOS
DIANA, MAGDA IOANA.

ef Departament Audit Intern,


GINJU ANDREEA ELENA

12. PROCEDURA NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE


AUDIT INTERN
Scopul:
Informarea sefului activitii ce urmeaz a fi auditat, in baza ordinului de
misiune semnat de Comitetul de Audit, cu privire la declanarea misiunii de audit intern.
Premise:
Prin aceast notificare se urmrete s se asigure desfurarea n condiii
corespunztoare a misiunii de audit.

Procedura:

Auditorii

1. Pregtesc notificarea (Anexa 4) ctre serviciul /


activitatea ce urmeaz a fi auditat n vederea
transmiterii acesteia cu 30 zile nainte de declanarea
misiunii de audit intern.

eful

Departamentului

Audit Intern
Auditorii

de 2. Verific notificarea;
3. Semneaz notificarea.
4. Rein domeniile de interes n vederea includerii n
planul de audit al misiunii, studiaz particularitile
activitii in contextul general al afacerii.

NOTIFICARE PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE


AUDIT INTERN
Nr. 123 Data

NOTIFICARE PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT


INTERN
Ctre:

Voisan Paula (Conductorul activitii auditate)

De la:

ef Departament de Audit Intern

Referine:

Denumirea misiunii de audit intern


Modul de organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane

n conformitate cu Planul anual de audit intern, urmeaz ca n perioada de


01.11.2013 01.12.2013 s se efectueze o misiune de audit intern cu tema Gestiunea
resurselor umane . Misiunea de audit se va desfura sub coordonarea Dnei. Ginju
Andreea Elena
V vom contacta ulterior pentru a stabili, de comun acord, o edin de
deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit i anume:
- prezentarea auditorilor;
-

scopul misiunii de audit;

prezentarea obiectivelor misiunii de audit intern;

programul misiunii de audit;

alte aspecte.

Pentru pregtirea misiunii de audit intern, v rugm s ne punei la dispoziie


urmtoarea documentaie necesara privind activitatea de gestiune a reusurselor umane:

legile i reglementrile specifice entitii;


regulamentele de organizare i funcionare care se aplic;
fiele posturilor existente;
toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia
organizarii activitatii;
un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit
anterioare care se refera la aceasta tema.
Dac avei ntrebri privind aceast misiune de audit sau avei domenii care
ai dori s fac obiectul investigaiei noastre v rugam sa-l contactati pe doamna
Magda Ioana- auditor, coordonatorul misiunii sau pe seful misiunii de audit .
ef Departament Audit Intern,
30

Ginju Andreea

13.

PROCEDURA COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMAIILOR

Scopul:
Colectarea de informaii privitoare la structura/ activitatea auditat astfel nct
auditorul s se familiarizeze cu domeniul ce urmeaz a fi auditat i identificarea factorilor
de reuit a misiunii de audit.
Premise:

Colectarea informaiilor n aceast etap va permite ulterior divizarea proceselor


sau activitilor auditate n sarcini elementare, identificarea riscurilor proprii fiecrei
sarcini i evaluarea lor.
Colectarea informaiilor presupune:
- Identificarea principalelor elemente ale contextului economic n care entitatea
/ activitatea auditat i desfoar activitatea;
- Cunoaterea cadrului legislativ - normativ care reglementeaz activitatea
entitii / activitii auditate;
- Identificarea sistemelor de control pentru o evaluare prealabil a punctelor
forte i slabe;
- Reinerea constatrilor semnificative i recomandrilor din dosarul permanent
si rapoartele de audit intern precedente, relevante pentru stabilirea obiectivelor
misiunii de audit intern;
- Identificarea i evaluarea riscurilor semnificative;
- Identificarea surselor poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca probe
ale auditului

30

Activitati:

Auditorii

1. Identific legile, regulamentele i normele aplicabile


structurii / activitii auditate.
2. Obin n vederea analizei: organigrama,
regulamentele de funcionare, fie ale posturilor,
proceduri scrise ale structurii / activitii auditate etc;
3. Identifica responsabilitilor pe persoane;
4.Studiaz circuitul informaiilor n cadrul structurii
auditate;

31

S.C. DEICHMANN COMERCIALIZARE INCALTAMINTE S.R.L.


Compartimentul de audit intern
COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2012 31.12.2012.
ntocmit: Dragos Diana auditor intern.
Avizat: Ginju Andreea auditor intern.
Colectarea informaiilor
Departamenul Resurse Umane
Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii
auditate.
Obinerea organigramei entitii
Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare
Obinerea fielor posturilor
Obinerea procedurilor scrise

Da

Nu

X
X
X
X
X

Identificarea personalului responsabil


Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior

Doar partial
Exista
proceduri scrise
partial

X
X

32

Observaii

Anterior nu au
fost executate
misiuni de audit
intern

S.C. DEICHMANN COMERCIALIZARE INCALTAMINTE SRL.


Compartimentul de audit intern
CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN
Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2012 31.12.2012
ntocmit: DRAGOS DIANA auditor intern.
Avizat: GINJU ANDREEA auditor intern.
Nr.
crt.
1.

Enunul ntrebrii

Rspuns

Care este actul de nfiinare al entitii?

Certificatul de nregistrare
fiscal
CIF: RO21101687
STR. CALEA MOTILOR
NR.118
Telefon:021 300 2671

2.

Unde se afl situat unitatea?

3.

Societatea are elaborat Regulament de


organizare i funcionare (ROF)? Precizai nr. i Da
data ordinului de aprobare.
Care este obiectul principal de activitate al
Cod CAEN 4772: Comert cu
entitii?
amanuntul al incaltamintei si
articolelor din piele, in
magazine specializate
Care sunt atribuiile sistemului auditat? (extras
din ROF)
Sunt diferene ntre atribuiile din ROF i cele
realizate efectiv? Care sunt acestea?
Nu

4.

5.
6.
7.
8.
9.
10.

11.
12.
33

Sunt ntocmite fie ale posturilor pentru toate


funciile aferente sistemului auditat?
Cine asigur asistena juridic a societii?
Exist la nivel de entitate un grafic (circuit)
informaional al documentelor?
Care sunt riscurile semnificative identificate de
unitate n atingerea obiectivelor?

Au fost sesizate, pn acum, neregulariti/


disfuncionaliti la nivelul sistemului auditat?
Daca da, cum a fost gestionat rezolvarea lor?
Pentru urmrirea realizrii eficace a obiectivelor
sistemului auditat a fost organizat i se exercit

Da
JURIST
Da
Acordarea de salarii de merit
necuvenite
Salariile nu au fost
modificate pentru abateri
disciplinare
Efectuare de ore nejustificate
peste programul de lucru
Anterior entitatea nu a fost
auditata.
Da

13.
14.
15.
16.

17.

18.

19.

34

controlul intern?
Cum este dotarea cu spaii de lucru, mobilier i
tehnic necesar a sistemului auditat?
Spaiile destinate depozitrii bunurilor sunt
corespunztoare?
Entitatea are completate toate registrele cerute
de Legea contabilitii nr. 82/1991?
Cum sunt, raportat la numrul acestora,
operaiunile efectuate n cadrul sistemului
auditat (pentru fiecare atribuie din ROF):
- operaiuni numeroase
- operaiuni mai puin numeroase
- operaiuni puin numeroase
Care este impactul financiar al operaiunilor
efectuate n cadrul sistemului auditat n cazul
producerii riscului asociat (pentru fiecare
atribuie din ROF):
- mare
- mediu
- minim
Care sunt constatrile verificrilor anterioare
efectuate de alte structuri (interne i/sau
externe) in perioada supus auditului, cu privire
la sistemul auditat?
Cum este fluctuaia personalului n cadrul
sistemului auditat? (mare/medie/mic)

Corespunztor
Da
Da

Medie.

6. PROCEDURA IDENTIFICAREA I ANALIZA RISCURILOR


Scopul:
Procedura urmrete identificarea riscurilor specifice structurii / activitii
auditate. Evaluarea controlului intern din cadrul structurii / activitii auditate.
Premise:
Aprecierea unui risc se realizeaz n funcie de:
- natura i specificul activitii / funciei auditate;
- calitatea controlului intern;
- gravitatea consecinelor directe i indirecte ale producerii riscului;
- probabilitatea producerii riscului.
Riscurile poteniale impun recomandri de audit, aceste riscuri fiind identificate
pe baza concluziilor misiunilor de audit anterioare.
Procedura:
Auditorii

1. Realizeaz, pe baza informaiilor culese, lista activitilor


auditabile;
2. Pentru fiecare activitate auditabil se stabilesc sarcini
elementare;
3. Identifica riscurile asociate pentru fiecare sarcin elementar;
4. Precizeaz criteriile de evaluare a riscurilor;
5. Evalueaz riscurile identificate;
6. Stabilesc obiectivele de auditat ca urmare a riscurilor
identificate.
7. Precizeaz dispozitivele specifice fiecrei sarcini (obiective,
mijloace, sistem informaional);
8. ntocmesc Tabelul Analiza riscurilor (Anexa 5).

eful

9. Organizeaz o edin de analiz a obiectivelor de audit, a

Departamentului
de Audit Intern

riscurilor i criteriilor de evaluare a acestora. Dup caz, poate


dispune reevaluarea obiectivelor i riscurile identificate;
10. Aprob Tabelul Analiza riscurilor.

Auditorii

11. Rein Tabelul Analiza riscurilor n dosarul misiunii de audit


intern.

35

Anexa nr.
Procedura - P05: Analiza riscurilor
S.C. DEICHMANN COMERCIALIZARE INCALTAMINTE SRL.
Compartimentul de audit intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA


I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR
Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2012 31.12.2012
ntocmit: DRAGOS DIANA auditor intern.
Avizat: GINJU ANDREEA auditor intern.

Factori de risc
(Fi)

Ponderea factorilor
de risc
(Pi)

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

Aprecierea
controlului intern
F1

P1 50%

Exist proceduri,
Exist proceduri
sunt cunoscute,
i se aplic
dar nu se aplic

Nu exist
proceduri

Aprecierea
cantitativ
F2

P2 30%

Impact financiar Impact financiar


sczut
mediu

Impact financiar
ridicat

Aprecierea
calitativ
F3

P3 20%

Vulnerabilitate
mic

Vulnerabilitate
mare

N1

N2

Vulnerabilitate
medie

N3

Not:
Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc,
ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.
Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru
entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere
corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie
de asemenea 100.

36

Anexa 5.

TABEL ANALIZA RISCURILOR

Obiective/obiective
Auditabile

P1
50%

P2
30%

P3
20%

1
0.5

1
0.3

1
0.2

2
1

1
0.3

2
0.4

1,70

1
0.5

1
0.5

1
0.5

1,50

2
1

1
0.3

2
0.4

1.7

Intrebarile si raspunsurile nu 2
sunt consemnate intr-un
1
raport

2
0.6

2
0.4

2,00

2
0.6

1
0.2

1.8

1
0.3
2
0.6

3
0.6
2
0.4

1.9

Riscuri
Identificate

1.Organizarea recrutarii personalului


1.1 Publicarea anuntului de
Anuntul a fost facut public
recrutare de personal
prin prezentarea afisului in
vitrina magazinului, cat si la
intrarea in incinta
magazinului la InfoPoint.
1.2 organizarea interviurilor

Anuntul de interviu nu este


publicat pe site-ul firmei cu
cel putin 30 de zile inainte
de data sustinerii interviului
Nu este raspunzator pentru
sustinerea interviului seful
de magazin ci responsabilul
superior
Nu sunt probe standardizate
pentru sustinerea interviulu
(este un interviu liber)

2. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului


2.1 Stabilirea elementelor
Stabilirea gresita a unui spor 2
de natura salariala
de lucru pentru
1
complexitatea in munca

2.2 Modificarea drepturilor


salariale

37

Acordarea de salarii de
merit necuvenite
Salariatului nu i s-a
comunicat decizia de
modificare a drepturilor
salariale

2
1
2
1

Punctaj
Total

2.3 Salarizarea muncii peste


programul normal de lucru

Sistemul de evidenta a
timpului lucrat peste
programul normal de lucru
nu este formalizat

3
1.5

2
0.6

2
0.4

2.5

3. Evidenta prezentei, invoiriilor, concediiilor


7. Utilizarea foilor colective de Evidenta prezentei nu este
prezen
efectuata conform
princiilor de conformitate

3
1.5

2
0.6

2
0.4

2.5

8. Evidena concediilor de
odihn

1
0.5

2
0.6

1
0.2

1.3

2
1

1
0.3

1
0.2

1.5

2
1

1
0.3

2
0.4

1.7

2
1

1
0.3

2
0.4

1.7

2
1

2
0.6

1
0.2

1.8

Dosarele profesionale pentru


fiecare salariat nu au fost
constituite

1
0.5

2
0.6

2
0.4

1.5

Modul de constituire al
dosarelor arhivate nu este
inclus in cadrul normelor i
procedurilor

1
0.5

2
0.6

2
0.4

1.5

Atribuiile i competenele
privind arhivarea dosarelor
activitii de gestiune a

2
1

3
0.9

2
0.4

2.3

Evidenta concediilor de
odihna nu se ncadreaz in
principiile de conformitate

9.
4 Evolutia carierei personalului
10.Promovarea n cadrul
Nu s-a respectat vechimea in
funciei pe categorii, clase i munca pentru promovarea si
gradaii
ocuparea unei functii
suplimentare
5 Pregatirea continua a personalului
Planuri individuale de
Persoanele responsabile de
pregatire profesionala
realizarea programelor de
pregtire profesional nu au
fost nominalizate
Sistemul indicatorilor de
Persoanele responsabile
performanta privind
pentru urmrirea realizrii
pregatirea profesionala
indicatorilor de performan
nu au fost stabilite
6 Gestionarea carnetelor
de munca
Norme si proceduri
Insuficiena procedurilor i
referitoare la gestionarea
normelor referitoare la
carnetelor de munca
gestionarea carnetelor de
munca
Constituirea dosarelor
pentru fiecare salariat in
parte
7. Arhivarea documentelor
Norme si proceduri
privind arhivarea
documentelor rezultate din
activitatea de gestiune a
resurselor umane
Desemnarea de personal
responsabil cu arhivarea
documentelor
38

resurselor umane nu au fost


nominalizate

NOTA:
Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura de
Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza documentelor n posesia
crora a intrat pn n acest moment, dar i a expertizei personale n domeniu.
Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei
riscurilor, dar i n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent
.a.) i pentru continuarea analizei, au mprit riscurile, n urmtoarele trei categorii.
Riscuri mici
1,0 - 1,7
Riscuri medii
1,8 - 2,2
Riscuri mari
2,3 - 3,0
Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive
auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri pe toat durata misiunii de audit pe toat
perioada interveniei la faa locului n funcie de informaiile privind activitile auditate i a
riscurilor ataate acestora, pe care le constat.
0

39

Risc

Clasificar Probabilita
ea
te

Impact

Descrierea Strategia Clasificarea

Strategii

consecinei existenta

Necesare

riscului
1. Organizarea recrutarii personalului
1.2 organizarea interviurilor
Intrebarile si
Mediu
Ridicata
Control
raspunsurile
mediu
interviului nu
Financiar
sunt consemnate
mediu
intr-un raport
Vulnerabilitate
medie

Nu este o
Norme
evidinta a interne
candidatilor
si nu se
poate sustine
obiectivitate
a alegerii
2. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului
Stabilirea gresita Mediu
a unui spor de
lucru pentru
complexitatea in
munca

Scazuta

Acordarea de
salarii de merit
necuvenite

Scazuta

Mediu

Salariatului nu i s- Mediu
a comunicat
decizia de
modificare a
drepturilor
salariale

Medie

riscului
rezidual

Ridicat

Instituirea
unei
proceduri
privind
consemnarea
intrebarilor
si

Control
mediu
Financiar
mediu
Vulnerabilitate
sczut
Control
mediu
Financiar
mediu
Vulnerabilitate
ridicata

Ocheltuieli
nejustificate
pentru
bugetul
firmei

Mic
Legea
nr.53/2003
Codul
Muncii

Respectarea
procedurilor
scrise

Plata unor
sume
necuvenite
din bugetul
firmei

Ridicat
Legea
nr.53/2003
Codul
Muncii

Control
mediu
Financiar
mediu
Vulnerabilitate
ridicata

Reflectarea Legea
Mic
nereala
anr.53/2003
situatiei
Codul
personalului Muncii
in
documentele
administrativ
e

Respectarea
procedurilor
legale

Incalcarea Reglement Mic


drepturilor, ari
inregistrarea contabile
eronata si
favorizarea
anumitor
angajati

Stabilirea
clara de
proceduri
privind
evidenta
salariatilor

3. Evidenta prezentei, invoiriilor, concediiilor


Evidenta prezentei Ridicat
nu este efectuata
conform princiilor
de conformitate

40

Ridicata

Control
ridicat
Financiar
ridicat
Vulnerabilitate
- scazut

6 Gestionarea carnetelor de munca


I Insuficiena
proceprocedurilor i
normelor
referitoare la
gestionarea
carnetelor de
munca

Mediu

Ridicata

Control
mediu
Financiar
mediu
Vulnerabilitate
- scazut

Ridicata

Control
mediu
Financiar
ridicat
Vulnerabilitate
- mediu

Ridicat

Stabilirea
unor
persoane
responsabile
cu
gestionarea
carnetelor de
munca

7. Arhivarea documentelor
Atribuiile i
Mare
competenele
privind arhivarea
dosarelor
activitii de
gestiune a
resurselor umane
nu au fost
nominalizate

In lipsa unei Pct. 50-57


Ridicat
din
Normele
persoane
responsabile metodologice
de intocmire
cu aceasta
si utilizare a
activitate
documentelor
exista
financiarprobabilitate contabile,
pierferii/disp aprobate prin
Art. 25 din
aritiei
documentelo Legea
r, dificultate contabilitatii
nr. 82/1991
in gasirea
Art. 149 alin.
documentelo (6) din Codul
r
fiscal Art. 261
din Legea nr.
31/1990
privind
societatile
comerciale.

Risc rezidual este mic daca este lesgislatie, daca nu este legislatie ramane mare.

41

Elaborare de
proceduri
scrise si
desemnarea
unui
responsabil
din cadrul
firmei pentru
activitatea de
arhivare

7. PROCEDURA ELABORAREA PROGRAMULUI MISIUNII DE AUDIT

Scopul:
Desfurarea n bune condiiuni a misiunii de audit intern, cu respectarea tuturor
etapelor i procedurilor n vederea acoperirii tuturor obiectivelor auditabile i a riscurilor
asociate acestora.
Premise:
Programul misiunii de audit este un document de lucru al echipei de audit intern
desemnate, ntocmit n baza tematicii detaliate. Pentru fiecare obiectiv sunt precizate
activitile concrete de efectuat ( studii, cuantificri, teste, controale, analize etc ) precum
i repartizarea acestor activiti pe membrii echipei de audit intern i perioadele de timp
n care respectivele activiti vor fi executate.
Procedura:
eful

Departamentului 1. ntocmete programul misiunii de audit intern (Anexa

Audit Intern

6);

Auditorii

2. Organizeaz o edin de analiz a programului misiunii


de audit intern cu toi auditorii desemnai;
3. Rein programul de audit n dosarul misiunii.
4. Aplic prevederile programului n efectuarea misiunii
de audit intern.

42

Anexa 6.

PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT COMPONENTE


DE BAZA
1. Definirea obiectivului auditului intern. 14.11.2013
Misiune de audit intern privind ,,Modul de Organizare a Activitatii de
Gestiune a Resurselor Umane

Organizarea recrutarii personalului


Stabilirea drepurilor salariale cuvenite personalului
Evidenta prezentei, invoirilor, concediilor
Evolutia carierei personalului
Pregatirea profesionala continua a personalului
Gestionarea carnetelor de munca
Arhivarea documentelor

2. Colectarea si prelucrarea informaiilor cu privire la activitatea auditat. 15.11.2013


Activitate efectuata in cadrul procedurii nr. 5. In cadrul acestei proceduri s-au
elaborat fisa de colectare a informatiilor si chestionarul de luare la cunostinta.
3. Evaluarea riscurilor si ierarhizarea acestora. 20.11.2013
S-a intocmit in cadrul procedurii nr 6.
4. Elaborarea procedurilor de audit. 01.12.2013
5. Elaborarea chestionarelor. 6.12.2013
6. Completarea chestionarelor. 8.12.2013
7. Prelucrarea rezultatelor. 9.12.2013
8. Elaborarea foii de identificare si analiza a problemei. 11.12.2013
9. Colectarea probelor de audit. 13.12.2013
10. Revizuirea documentelor. 15.12.2013
11. Elaborarea proiectului de raport de audit intern. 17.12.2013
12. Discutarea proiectului de raport de audit intern cu structurile auditate i
soluionarea contradiciilor.
13. Finalizarea raportului de audit intern. Finalizarea misiunii de audit intern
01.01.2014
14. Prezentarea raportului de audit intern Comitetului de Audit.
15. Urmrirea aplicrii recomandrilor.
43

8. PROCEDURA EDINA DE DESCHIDERE 28.

Scopul :
Prezentarea, ntr-un cadru organizat, a membrilor echipei de audit intern, a
scopului misiunii, obiectivelor urmrite i procedurilor de lucru.
Premise:
Participanii la edina de deschidere sunt membrii echipei de audit i efii
structurii / activitii auditate. Locul de desfurare este locul de desfurare al activitii
auditate.
Procedura:

1. prezentarea echipei de audit intern;


DRAGOS DIANA
MAGDA IOANA
2. prezentarea aprofundat a obiectivelor generale ale auditului intern;

Organizarea recrutarii personalului

Stabilirea drepurilor salariale cuvenite personalului

Evidenta prezentei, invoirilor, concediilor

Evolutia carierei personalului

Pregatirea profesionala continua a personalului

Gestionarea carnetelor de munca

Arhivarea documentelor
3. prezentarea tematicii i obiectivelor misiunii de audit, programului de audit
etc;
4. stabilirea persoanelor cu care auditorii trebuie s lucreze, fie pentru a efectua
teste, fie pentru a lua interviuri i a culege informaii precum i stabilirea
calendarului ntlnirilor;
GINJU ANDREEA, contact 0767125466.
5. logistica misiunii;
6. prezentarea procedurilor de audit.
44

9. PROCEDURA COLECTAREA PROBELOR DE AUDIT

Scopul:
Asigurarea unei baze documentare relevante i rezonabile pentru formularea
constatrilor i concluziilor auditorilor.
Premise:
Colectarea informaiilor i probelor de audit n conformitate cu obiectivele fixate.
Se produc astfel probele de audit n baza crora auditorii vor formula constatri, concluzii
i propuneri pentru nlturarea deficienelor identificate.
Procedura:
Auditorii

1. Efectueaz testrile i procedurile stabilite n programul de


audit;
2. Apreciaz dac probele obinute sunt suficiente, relevante,
complete;
3. Colecteaz documente care s serveasc la argumentarea
concluziilor finale;
4. ntocmesc foile de lucru (Anexa 7 a) i Fiele de
Identificare i Analiza Problemelor FIAP (Anexa 7 b);

eful misiunii de audit

5. Analizeaz i aprob testele;


6. Revede i aprob fiele de lucru i Fiele de Identificare i
Analiza Problemelor;
7. n funcie de constatrile incluse n FIAP poate propune,
efului Departamentului de Audit Intern, extinderea
verificrilor i testelor n limita obiectivelor de audit ale
misiunii;

eful departamentului 8. n cazuri deosebite, dispune extinderea testelor si a


verificrilor i orice alte msuri pe care le consider
necesare;
de audit intern

45

Procedura P08: Colectarea dovezilor


Compartimentul de Audit Intern
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2012 31.12.2012
ntocmit: Magda Ioana
Avizat: Ginju Andreea
ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.

Obiectivul I.
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
Organizarea interviurilor
- exist un sistem procedural privind organizarea interviurilor?
- avei proceduri scrise i formalizate privind organizarea
interviurilor?
- dac da, v rog s ni le furnizai.
- atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea
sarcinilor prin proceduri i compararea acestora cu cele prevzute n
fia postului:

- procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea


competenelor, separarea sarcinilor i corespund cu
atribuiile din fiele postului
- procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea
competenelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu
atribuiile din fiele postului
- procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor,
delegarea competenelor i separarea sarcinilor, dar
corespund cu atribuiile din fiele postului, care la rndul lor
sunt incomplete/neactualizate;
- procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor,
delegarea competenelor i separarea sarcinilor i nici nu
corespund cu atribuiile din fiele postului;
- exist proceduri?/ (nu exist proceduri?)
dac da, v rugm s ne naintai fia postului.
v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea
profesional necesare postului?
persoanele responsabile cu interviurile au experiena i pregtirea
necesar?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
40

X
Exist, dar nu
sunt formalizate

X
X
X

Fia postului

X
X
X

Lista activitilor

ACTIVITATEA DE AUDIT
- exist un sistem privind susinerea interviurilor?
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
Obiectivul II.
STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE
PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natura salarial
- exist un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de
natur salarial?
- dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar.
- exist stabilit persoan responsabil pentru elaborarea i
actualizarea procedurilor?
- exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
- v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea
profesional necesare postului?
- dac da, v rugm s ne furnizai fia postului.
Modificarea drepturilor salariale
- exist un sistem procedural de organizare al activitii privind
modificarea i comunicarea drepturilor salariale?
- exist stabilit persoana responsabil?
- v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea
profesional necesare postului?
- exist responsabil cu actualizarea sistematic a procedurilor?
- dac da, v rugm s ne furnizai fia postului.
- exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
- exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste
programul normal de lucru?
- se ine un registru special?
- avei stabilit un responsabil pentru analiza i aprobarea
fundamentrii timpului lucrat peste programul normal de lucru?
- dac da, v rugm s ne furnizai fia postului.
- avei stabilit un responsabil privind aprobarea efecturii muncii
peste programul normal de lucru?
- dac da, v rugm s ne furnizai fia postului.
- v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea
profesional necesare postului?
- exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?

DA

OBS.
Exist, dar nu
sunt formalizate

40

NU

X
X

Exist dar nu sunt


formalizate

X
X
X
X
X
X
X

Fia postului

Exist, dar nu este


formalizat

X
X
X
X

Fia postului
X
X
Exist dar nu este
formalizat

X
X
X
X
X
X
X
X

Fia postului

ACTIVITATEA DE AUDIT
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
Obiectivul III.
EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR,
CONCEDIILOR I RECUPERRILOR
- exist un sistem general de norme i proceduri referitoare la
modul de eviden a prezenei, nvoirilor, concediilor i
recuperrilor?
- dac da, v rugm ni-l furnizai?
- avei un responsabil pentru supravegherea i actualizarea acestui
sistem?
- dac da, v rugm s ne furnizai fia postului.
- exist personal responsabil pentru completarea foilor colective de
prezen i pentru evidena concediilor de odihn, concediilor
medicale i a concediilor de studii?
- dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fiele
posturilor respective.
- exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
Obiectivul IV.
EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
- exist o procedur scris i formalizat?
-

dac da, v rugm sa ne furnizai un exemplar.


este asigurat concordana ntre obiectivele entitii i capacitatea
profesional a personalului?
exist un responsabil cu mbuntirea/actualizarea acesteia?
dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia
postului.
exist planuri de aciune pentru realizarea concordanei?
dac da, v rugm s ni le furnizai.
exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.

DA

NU

OBS.

Exist, dar nu este


formalizat

X
X
X
X

Fia postului

X
X
X
X
Exist, dar nu este
formalizat

X
X
X
X
X
X
X

Plan de aciune

X
X

Obiectivul V.
PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A
PERSONALULUI
- exist proceduri scrise i formalizate?
-

dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar.


modificarea politicilor/obiectivelor au influenat fundamentarea
planurilor de pregtire profesional?
planurile individuale sunt adaptate la cerinele de pregtire
40

Exist, dar nu
sunt formalizate

X
X
X
X

ACTIVITATEA DE AUDIT
profesional ale fiecrui salariat?
- exist o fundamentare detaliat a planurilor?
- avei persoane responsabile cu elaborarea planurilor strategice i
anuale de pregtire profesional?
- exist persoane responsabile cu elaborarea planurilor individuale
de pregtire profesional?
- avei persoane responsabile cu realizarea programelor de
pregtire profesional?
- v rugm s ne prezentai atribuiile specifice acestor funcii.
- exist un sistem de indicatori de performan privind pregtirea
profesional?
- dac da, v rugam sa ne furnizai sistemul de indicatori.
- exist persoana responsabila cu urmrirea realizrii indicatorilor
de performan?
- dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia
postului.
- exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.

DA

NU

OBS.

X
X
X
X
X

Fia postului
X
X
X
X

X
X

Lista de activiti

Obiectivul VI.
GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC
- exist un sistem pentru gestionarea carnetelor de munc?
- dac da, v rugm s ne furnizai competenele necesare.
- avei personal responsabil?
- dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fia
postului.
- sunt nominalizate persoanele care au acces la carnetele de
munc?
- dac da, v rugm s ne prezentai situaia cu persoanele care au
acces.
- exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
- exist proceduri scrise i formalizate?
-

X
X
X
X
X
X

List persoane
X
X
Exist, dar nu
sunt formalizate

dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.

Obiectivul VII.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
- avei un sistem privind organizarea arhivrii documentelor?
- exist persoan desemnat pentru activitatea de arhivare a
dosarelor aferente activitii de gestiune a resurselor umane?
40

Fia postului

X
X

ACTIVITATEA DE AUDIT
- dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia
postului.
- persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesar?
- v rugm s ne furnizai atribuiile postului.
- spaiul destinat arhivrii documentelor corespunde cerinelor?
- completai lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?
- dac da, v rog s ni le furnizai.
- avei proceduri scrise i formalizate privind arhivarea
documentelor?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.

DA

NU

OBS.
Fia postului

X
X
X
X
X
Exist, dar nu
sunt formalizate

X
X

LISTA DE VERIFICARE NR. 1


Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
TEST NR. 1 Modul de organizare al interviurilor
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 1
LISTA DE VERIFICARE NR. 2
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
TEST NR. 2 Stabilirea elementelor de natura salariala
CENTRALIZATOR
privind stabilirea elementelor de natur salarial
cuprinznd Listele de control nr. 1 6
LISTA DE VERIFICARE NR. 3
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Testul nr. 3 Modificarea drepturilor salariale
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 1

LISTA DE VERIFICARE NR. 4


Obiectivul VI. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCA
TEST NR. 4 Modul de completare al carnetelor de munc
INTERVIU privind verificarea existenei procedurilor scrise i actualizarea carnetelor
de munc adresat salariailor care opereaz n carnetele de munc
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 2
Neactualizarea carnetelor de munca
40

LISTA DE VERIFICARE NR. 5


OBIECTIVUL VII. ARHIVAREA DOCUMENTELOR
INTERVIU privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea
documentelor adresat domnei Voisan Paula, sef de magazin la SC DEICHMANN
COMERCIALIZARE INCALTAMINTE SRL
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 3
Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Compartimentului Resurse
Umane

40

LISTA DE VERIFICARE NR. 1


Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
Nr.
crt.
1.
1.1.

1.2.
1.3.
1.4.

1.7.

Activitatea de audit
Organizarea interviului
(Obiecte auditabile - LC)
Examinarea procedurii privind organizarea i analiza cv-urilor
candidailor pentru ocuparea posturilor:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor
necesare organizrii interviurilor:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) stabilirea modelelor de formulare specifice;
c) precizarea modalitilor de completare a modelelor;
d) oferirea unor exemple n acest sens;
e) prevederea situaiilor de respingere a dosarelor
candidailor;
f) cuprinderea modalitii de nregistrare a contestaiilor;
g) cuprinderea modalitii de soluionare a contestaiilor;
h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei
contestaiilor;
i) existena componentei de actualizare a procedurii;
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale
procesului;
1.1.3. Respectarea principiul dublei semnturi;
1.1.4. Stabilirea responsabilitilor pentru persoana desemnata cu
sustinerea interviurilor, respectiv verificarea statului de
funcii, publicarea anunului de interviu, ntocmirea procesului
verbal privind analiza cv-urilor i soluionarea contestaiilor,
n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor
aferente;
1.1.5. Modalitatea arhivrii documentelor.
Compararea atribuiilor din procedur cu cele cuprinse n fiele
posturilor
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n organizarea interviurilor
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
a) completarea formularului de nscriere
Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la modul de
organizare al interviului, modelele de formulare (documente,
coninutul acestora, termenele de realizare .a.), implic verificarea:
a)existenei posturilor n statul de funcii;
40

DA

NU

OBS.
Obiecte
auditabile (TD)

Test nr. 2

- Liste de

Nr.
crt.

1.8.

1.10.

Activitatea de audit
b) solicitrea aprobarii sustinerii interviului de catre seful de
magazin ierarhicului superior
c)emiteriea aprobarii pentru oragnizarea si sustinerea interviului
d) publicrii anunului de interviu n incinta magazinului, in
locul destinat Info Point, precum si pe site-ul firmei cu cel
puin 30 de zile naintea desfurrii interviurilor;
e)depunerii cv-urilor candidailor n termen de 20 de zile de la
publicare;
f) ndeplinirii condiiilor inscrise in anuntul de angajare
Examinarea Procesului verbal de selecie a angajatilor n care au fost
verificate:
a) selectarea cv-urilor candidailor conforme cu cerintele
postului n termen de 5 zile lucrtoare
b) consemnarea afirii rezultatelor selectrii dosarelor n
termen de 5 zile lucrtoare;
c) existena meniunii admis n Procesul verbal n dreptul cvul selectat;
d) concordana ntre numrul de cv-uri i cele cuprinse n
Procesul verbal;
e) existena tuturor semnturilor persoanelor carfe participa la
selectie n Procesul verbal de selecie a angajatilor.
Analiza modalitilor de arhivare

DA

NU

OBS.

X
X
X
control
Centralizatorul
privind modul
de organizare
al
concursurilor

X
X
X
X
X
X
-

Data:
20.11.2013
Auditor intern,
Ginju Andreea

40

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Compartimentul de Audit Intern
TEST NR. 1
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2012 31.12.2012
Obiectul testului:
Modul de organizare al interviurilor
Obiectivele testului:
Evaluarea modului de organizare si de evidenta a interviurilor
Descrierea testului:
n anul 2013, au fost organizate 2 interviuri pentru ocuparea pentru ocuoparea a 2
posturi de vanzatoare. Candidatii admisi pentru interviu au fost selectati in urma cv-urilor
depuse in cadrul magazinului.
Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al
concursurilor, modelele de formulare (documente, coninutul acestora, termenele de
realizare .a.), implic verificarea:
- existenei posturilor ;
- publicrii anunului de interviu pe site-ul firmei si in incinta magazinului la Info
Point cu cel puin 15 de zile naintea desfurrii interviurilor;
- depunerii dosarelor candidailor n termen de 20 de zile de la publicare;
- ndeplinirii condiiilor de vechime.
Examinarea Procesului verbal de selecie a candidatilor:
- verificarea selectrii cv-urilor candidatilor n termen de 5 zile lucrtoare;
- verificarea existenei meniunii admis n Procesul verbal n dreptul cv-urilor
selectate.
Testarea s-a concretizat n verficarea tuturor cv-urilor admise la interviuri daca
corespund cerintelor anuntului de angajare precum si modul de gestionare, planificare si
sustinere a interviurilor.
Constatri
Din verificrile efectuate i analiza efectuata asupra intregului proces de selectie si de
alegerea candidatilor s-a identificat faptul ca nu sunt consemnate intr-un raport intrebarile si
raspunsurile candidatilor care participa la interviul final de angajare.
Concluzii
n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2.
Data: 25.11.2013

40

Auditor intern,
Magda Ioana

Supervizor,
Ginju Andreea

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 1


Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2012 31.12.2012
PROBLEMA
Nenregistrarea intr-un raport a candidatilor participanti, a intrebarilor si raspunsurilor
candidatilor
CONSTATAREA
Din analiza a 10 candidati supusi interviului, nu s-a operat in niciun raport intrebarile si
raspunsurile aferente acestora pe toata durata a celor 2 interviuri.
CAUZE
- Nerespectarea atribuiilor de serviciu prevzute n fisa postului pentru persoana
desemnata cu atributii de selectie a personalului.

CONSECINE
-Inexistenta unei situatii reale a candidatilor si a viitorilor angajati pentru firma.
-nerespectarea principiului de obiectvitate si de egalitate a sanselor
- fiind un interviu liber fara o testare adecvata si fara o dovada a raspunsurilor date nu
se poate dimensiona cu exactitate capacitatea candidatilor de a indeplini cerintele
postului.
RECOMANDRI
-realizarea de proceduri scrise pentru elaborarea unui intreviu standardizat

ntocmit,
Magda Ioana

40

Supervizat,
Ginju Andreea

LISTA DE VERIFICARE NR. 2


Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Nr.
crt.
1.
1.1.

1.2.
1.3.
1.4.

1.5.

40

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Stabilirea elementelor de natur salarial


Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natur
salarial:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor
aferente stabilirii elementelor de natur salarial:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) precizarea modalitilor de acordare a drepturilor salariale;
c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea
obiectivului/subobiectivului;
d) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale;
e) oferirea unor exemple n acest sens;
f) existena componentei de actualizare a procedurii.
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale
procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind stabilirea drepturilor
salariale n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale
termenelor aferente fiecrei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare
.a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor.
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n stabilirea drepturilor salariale
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) au constatat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) au propuneri de perfecionare a procedurii?
Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a:
a) salariului de baz
b) indemnizaiei de conducere
c) sporului pentru complexitatea n munc
d) sporului de vechime n munc
e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte
f) salariului de merit

OBS.
Obiecte
auditabile

X
X
X
X
X

TEST nr. 5
- Liste de
control
Centralizator
privind
sabilirea
elementelor

Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

g) sistemului de premiere
1.6.

Analiza modalitilor de arhivare a documentelor

Data: 28.11.2013
Auditor intern,
Ginju Andreea

40

DA

NU

de natur
salarial

X
-

OBS.

Anexa nr. 16
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Compartimentu de Audit Intern
TEST NR. 2
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2012 31.12.2012
Obiectul testului
Stabilirea elementelor de natur salarial
Obiectivele testului
Examinarea respectrii conformitii privind acordarea drepturilor salariale
Descrierea testului
Eantionul va cuprinde dosarele ale celor 6 angajati n anul 2012.
Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5, poz.
1.5 dup cum urmeaz:
- salariul de baz;
- indemnizaia de conducere;
- sporul pentru complexitate n munc;
- sporul de vechime n munc;
- salariul de merit.
n acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare angajat, care au fost
completate cu drepturile salariale stabilite de auditori interni i comparate cu cele din
contractele de munca.
Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privind stabilirea elementelor
de natu salarial, prezentate n anex.
Constatri
Din testarea elementelor care au stat la baza ntocmirii contractului de munca pentru
un angajat, conform Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natur salarial,
prezentat n Anex, s-a constatat acordarea eronat a salariului de baz pentru doamna
Nicoleta Pavel, aferent funciei de asistent vanzari. S-a constat o neactualizare a contractului
de munca dupa decizia de avansare la nivelul de asistenta.
Datorit constatrii cu ntrziere a erorii de ctre Serviciul salarizare, care avea
obligaia verificrii conformitii cu cadrul legislativ i normativ nu s-au efectuat platile
necesare pentru luna in care s-a incadrat diferit contractul. Ulterior, sumele au fost
recuperate de persoana in cauza.
Concluzii
n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 2.
Data:
40

Auditor intern,

Supervizor,

Magda Ioana

Ginju Andreea

la

CENTRALIZATOR
privind stabilirea elementelor de natur salarial
cuprinznd Listele de control nr. 1 - 6
Elemente
testate

Salariul
de baz

Sporul
Indemnizaii
pentru
de
complexitat
conducere
e n munc

Sporul de
vechime n
munc

Salariul de
merit

FIAP

Angajati
Voisan Paula- Sef de
magazin
Pavel Nicoleta
Asistenta vanzari
Dragomir Ioana
Asistenta vanzari
Tamas Diana
-vanzatoare
Gangiu Andreea
-vanzatoare
Diana Muntean
vanzatoare
Data: 1.12.2013
Auditor intern,
Ginju Andreea

40

LISTA DE CONTROL NR. 1


privind stabilirea elementelor de natur salarial pentru postul Asistent vanzari

Angajati
Dragomir Ioana
Asistent vanzari

Elemente
testate
Salariul de baz
Indemnizaii de conducere
Sporul pentru complexitate n
munc
Sporul de vechime n munc
Salariul de merit
Sistem de premiere

Observaii

X
X
X
X
X
X

Data:
Auditor intern,
Ginju Andreea
LISTA DE CONTROL NR. 2
privind stabilirea elementelor de natur salarial pentru postul de asistent la DBFC

Angajati
Elemente
testate
Salariul de baz
Indemnizaii de conducere
Sporul pentru complexitate n
munc
Sporul de vechime n munc
Salariul de merit
Sistem de premiere
Data: 1.12.2013
Auditor intern,
Ginju Andreea

40

Tamas Diana
vanzatoare

X
X
X
X
X
X

Observaii

LISTA DE CONTROL NR. 3


privind stabilirea elementelor de natur salarial pentru postul de consilier superior la
DBFC

Angajati

Diana Muntean
vanzatoare

Observaii

Elemente
testate
Salariul de baz
Indemnizaii de conducere
Sporul pentru complexitate n
munc
Sporul de vechime n munc
Salariul de merit
Sistem de premiere

Se va elabora FIAP
X
X
X
X
X

Data:
Auditor intern,
Georgescu Ion

LISTA DE CONTROL NR. 4


privind stabilirea elementelor de natur salarial pentru postul de consilier principal la
DADR

angajati
Elemente
testate
Salariul de baz
Indemnizaii de conducere
Sporul pentru complexitate n
munc
Sporul de vechime n munc
Salariul de merit
Sistem de premiere
Data: 1.12.2013
Auditor intern,
40

Voisan Paula
Sef de magazin

X
X
X
X
X
X

Observaii

Ginju Andreea
LISTA DE CONTROL NR. 5
privind stabilirea elementelor de natur salarial pentru postul de consilier superior la DAI

angajati
Gangiu Andreea
vanzatoare

Elemente
testate
Salariul de baz
Indemnizaii de conducere
Sporul pentru complexitate n
munc
Sporul de vechime n munc
Sporul pentru orele lucrate pe
timp de noapte
Salariul de merit
Sistem de premiere

Observaii

X
X
X
X
X
X
X

Data: 1.12.2013
Auditor intern,
Georgescu Ion

LISTA DE CONTROL NR. 6


privind stabilirea elementelor de natur salarial pentru postul de consilier principal la DAI

angajati
Dragomir Diana
Elemente
testate
Salariul de baz
Indemnizaii de conducere
Sporul pentru complexitate n
munc
Sporul de vechime n munc
Salariul de merit
Sistem de premiere
Data: 01.12. 2013
Auditor intern,
Ginju Andreea
40

X
X
X
X
X
X

Observaii

LISTA DE VERIFICARE NR. 3


Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Nr.
crt.
1.
1.1.

1.2.
1.3.
1.4.

1.5.
1.6.
1.7.
1.8.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.

Modificarea drepturilor salariale


Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natur salarial:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor
aferente fundamentrii i comunicrii modificrilor drepturilor
salariale:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) precizarea modalitilor de acordare a drepturilor salariale;
c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea
obiectivului;
d) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale;
e) oferirea unor exemple n acest sens;
f) existena componentei de actualizare a procedurii.
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale
procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind fundamentarea i
comunicarea modificrilor drepturilor salariale n fazele de
ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei
faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat,
respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i
informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor.
Punerea de acord atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n fundamentarea i comunicarea modificrilor
drepturilor salariale
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
Examinarea datei ultimei actualizri a drepturilor salariale
Recalcularea majorrilor salariale, urmare a creterii vechimii n munc
Analiza creterilor/diminurilor salariale, urmare a evalurilor anuale
Analiza diminurilor salariale, urmare a aplicrii sanciunilor:
a) modificarea drepturilor salariale a fost aprobat de
conductorul unitatii;
b) existena deciziei sefului de magazin de diminuare a
drepturilor salariale la propunerea comisiei de disciplin.
40

X
X

Test nr. 6
- Liste de
control
Centralizator

Nr.
crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.
privind
diminuarea
drepurilor
salariale

1.9.
1.10.
1.11.

Verificarea existenei concordanei atribuiilor din fiele posturilor cu


cerinele privind experiena i pregtirea profesional
Verificarea operrii n carnetele de munc a diminurii drepturilor
salariale
Diminuarea drepturilor salariale a fost realizat efectiv prin reinerea
sumelor

1.12.

Analiza modalitii de arhivare a documentelor


Data: 10.12.2013
Auditor intern,
Ginju Andreea

40

- Liste de
control
Centralizator
privind
diminuarea
drepurilor
salariale

Anexa nr. 16
Procedura - P08: Colectarea dovezilor

Compartimentul de Audit Intern


TEST NR. 3
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2012 31.12.2012
Obiectul testului
Modificarea drepturilor salariale
Obiectivele testului
Operarea modificrilor drepturilor salariale
Descrierea testului
S-a indentificat din cele 6 dosare analizate 2 cazuri de diminuare salariala pentru
anul 2012.
Verificarea va consta n examinarea operrii modificrilor salariale ca urmare a
sancionrii abaterilor de la regulamente n baza de date electronic n dosarele profesionale
i n carnetele de munc ale salariailor.
Pentru salariatul sancionat disciplinar s-a ntocmit o list de control pe baza
elementelor prevzute n Lista de verificare nr. 6, dup cum urmeaz:
- modificarea drepturilor salariale a fost aprobat de seful de magazin, dupa
atentionarea ierarhicului superior.
- existena deciziei conductorului entitii de diminuare a drepturilor salariale la
propunerea superiorului;
- diminuarea drepturilor salariale a fost operat n carnetul de munc;
- diminuarea drepturilor salariale a fost realizat efectiv prin reinerea sumelor.
Listele de control au fost preluate n Centralizatorul privind diminuarea drepturilor
salariale urmare a aplicrii sanciunilor disciplinare, prezentate n anex.
Constatri
Din analiz s-a constatat c, ntr-un singur caz, respectiv cel al doamnei Diana
Muntean, sanciunea de 5%, aplicat la salariul de baz, a fost operat n baza de date
electronic i reinut din drepturile salariale, dar nu a fost operat i n carnetul de munc.
Concluzii
n baza acestui test s-a ntocmit FIAP .
Data: 15.12.2013

40

Auditor intern,
Magda Ioana

Supervizor,
Ginju Andreea

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 1


Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2012 31.12.2012
PROBLEMA
Nenregistrarea modificrilor drepturilor salariale n carnetul de munc
CONSTATAREA
Din analiza personalului care a fost sancionat, n anul 2012, respectiv 2 salariai, s-a
constatat c ntr-un caz sanciunea de 5% aplicat pe 3 luni a fost reinut din drepturile
salariale i operat n baza de date, dar nu a fost nregistrat n carnetul de munc.
CAUZE
- Nerespectarea atribuiilor de serviciu prevzute n fia postului de ctre persoana
autorizat cu operarea n carnetele de munc;
CONSECINE
- Reflectarea nereal a situaiei personalului n documentele administrative, cu impact
asupra carierei vanzatorilor, n mod special n situaia unui transfer.

RECOMANDRI
- Verificarea persoanelor care au fost sancionate de conducere n anul 2012 pentru a
se depista dac exist nereguli n modul de aplicare al sanciunilor;
- Implementarea unui nivel de control intern ierarhic suplimentar.

ntocmit,
Magda Ioana

40

Supervizat,
Ginju Andreea

LISTA DE VERIFICARE NR. 4


Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC
Nr.
crt.
1.
1.1.

1.2.
1.3.
1.4.

ACTIVITATEA DE AUDIT

NU

Gestionarea carnetelor de munc


Examinarea procedurii privind gestionarea carnetelor de munc:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a
activitilor privind gestionarea carnetelor de munc:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele
competente;
b) verificarea existenei listei activitilor pentru
realizarea obiectivului/subobiectivului;
c) precizarea modalitii de gestionare a carnetelor de
munc;
d) precizarea elementelor de identificare, familiale, de
studii, profesionale i salariale obligatorii, cuprinse
n carnetele de munc;
e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru
consultarea carnetelor de munc;
f) precizarea elementelor ce asigur securitatea
carnetelor de munc;
g) oferirea unor exemple n acest sens.
h) existena componentei de actualizare a procedurii.
1.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind gestionarea
carnetelor de munc;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritm de
prelucrare .a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii.
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n gestionarea carnetelor de munc
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:

a) consider procedura corespunztoare?


b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
1.5.

DA

Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la carnetele


de munc
40

OBS.
Obiecte
auditabile

Nr.
crt.
1.6.
1.7.
1.8.

1.9.

1.10.
1.11.
1.12.
1.13.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Analiza sistemului de securitate al carnetelor de munc


Verificarea existenei procedurilor scrise pentru completarea
carnetului de munc
Verificarea completrii cu datele de identificare
extraprofesionale:
a) nume i prenume;
b) situaia militar;
c) starea civil;
d) documente care atest studiile
Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor salariale n
carnetele de munc:
a) salariul de baz nscris n Decizia de numire este
corespunztor categoriei, clasei i gradului funciei;
b) sporul de vechime;
c) indemnizaia de conducere;
d) sporul pentru titlul tiinific de doctor;
e) sporul pentru complexitatea n munc;
f) sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;
g) salariul de merit
Punerea de acord a datelor nscrise din carnetele de munc cu
cele din dosarele profesionale
Verificarea certificrii carnetelor de munc
Verificarea actualizrii sistematice a carnetelor de munc
(schimbarea numelui, schimbarea ncadrrii)
Analiza modalitii de arhivare a carnetelor de munc

40

OBS.

Interviu

TEST

X
X
X

Liste de control
privind evidena
carnetelor de
munc

TEST

X
X
X
X
X
X
X
-

TEST
- Interviu
-FIAP2

X
-

Liste de control
privind evidena
carnetelor de
munc

Anexa n
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
ENTITATEA PUBLIC
Compartimemtul de Audit Intern
TEST NR. 4
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2012 31.12.2012
Obiectul testului
Gestionarea carnetelor de munc
Obiectivul testului
Modul de completare al carnetelor de munc
Descrierea testului
Pentru verificarea modului de completare al carnetelor de munc s-a verificat
populaia total, conform foii de lucru anexate, respectiv 6 de carnete de munc.
Testarea a urmrit completitudinea si corectitudinea datelor nscrise n carnetele de
munc pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 12, poz. 1. 9., 1.10 i 1.12.,
astfel:
Verificarea completrii cu datele de identificare extraprofesionale:
- nume i prenume;
- situaia militar;
- starea civil;
- studii;
Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor salariale n carnetele de munc:
- salariul de baz;
- sporul de vechime;
- indemnizaia de conducere;
- sporul pentru complexitatea n munc;
- salariul de merit;
Verificarea certificrii carnetelor de munc
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control privind evidena carnetelor de
munc, prezentat n anex.
Constatri
n urma verificrii eantionului i pe baza Listei de control privind evidena
carnetelor de munc s-a constatat nenregistrarea unor date obligatorii i/sau neactualizarea,
n totalitate, a carnetelor de munc, i anume:
- starea civil la 2 carnete de munc i anume: 117479, 115453;
- sporul de vechime la 1 carnete de munc, i anume: 19999
- Analiza a stabilit existena unor carnete de munc incomplete nc de la angajarea
salariailor i, de asemenea, a constatat lipsa de preocupare pentru completarea acestora.
40

Concluzii
n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 12.

Auditor intern,
Magda Ioana

40

Supervizor
Ginju Andreea

Compartiment de Audit Intern

INTERVIU
privind verificarea existenei procedurilor scrise (1.7.)
i actualizarea carnetelor de munc (1.12.)
adresat
salariailor care opereaz n carnetele de munc
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2012 31.12.2012
Nr.
crt.

NTREBRI

DA

NU

OBSERVAI
I

Ai semnat o fi a postului?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

X
Activitile pe care le desfurai sunt menionate n
fia postului?
Exist proceduri pentru completarea carnetului de
munc?
Dac da, v rugm s ni le prezentai.
Activitatea de actualizare a carnetelor de munc intr n
atribuiile dvs.?
Activitatea de actualizare este trecut n fia postului
dvs.?
V rugm s ne prezentai o copie de pe fia postului.
Ai efectuat lunar actualizarea carnetelor de munc?
Cnd ai efectuat ultimele actualizri?
V rugm s ne motivai aceasta n scris?
Auditori,
Magda Ioana

40

X
X
X
X
X

Lista de
verificare nr.
12, poz. 1.7. i
1.12.

X
X
X
X

Martie 2012
Nota de relaii
Intervievat,
Dragomir Diana

Anexa
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
Compartimentul de Audit Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 2
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat 01.01.2012 31.12.2012
PROBLEMA
Neactualizarea carnetelor de munc
CONSTATAREA
Din testul i interviul efectuate a rezultat faptul c carnetele de munc nu sunt
actualizate, n special, la rubricile privind starea civil i sporul de vechime.
CAUZE
- Personalul angajat n cadrul firmei prin transfer de la alte unitate a prezentat carnete
de munc cu informaii incomplete, nesolicitndu-se aducerea imediat a actelor
necesare,
- Efectuarea completrii carnetelor de munc de ctre persoane care nu au atribuii i
competene stabilite prin fia postului;
- Inexistena procedurilor scrise privind completarea carnetului de munc.
CONSECINE
- Lipsa unei surse de informaii complete privind datele de identificare, elementele
salariale i profesionale ale angajatilor din cadrul firmei.
RECOMANDRI
- Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de munc i a
atribuiilor prin fiele de post, seful de magazin;
- Desemnarea unei persoane pentru reverificarea stadiului actualizrii carnetelor de
munc i informarea cu rezultatele acesteia a efului compartimentului de audit
intern;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea carnetelor de munc
n care s fie nglobate activitile de control i persoanele responsabile;
- Realizarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n
gestionarea carnetelor de munc;
- Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele
acestor testri.
ntocmit,
Magda Ioana
40

Supervizat,
Ginju Andreea

LISTA DE VERIFICARE NR. 5


OBIECTIVUL VII. ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Nr.
crt.
1.
1.1.

1.2.
1.3.
1.4.

Activitate de audit

DA

NU

Arhivarea documentelor
Examinarea procedurii privind organizarea activitii de arhivare
a documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor
umane:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a
activitii de arhivare:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente;
b) verificarea existenei listei activitilor pentru
realizarea obiectivului/subobiectivului;
c) stabilirea modelelor de formulare specifice;
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor;
e) stabilirea termenelor de predare a documentelor la
sediul central;
f) exemple n acest sens;
g) cuprinde modalitatea de predare-primire a
documentelor la arhiv;
h) conine componenta de actualizare a procedurii.
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiul dublei semnturi;
1.1.4. Stabilirea locaiei i ale condiiilor pe care trebuie s le
ndeplineasc aceasta;
1.1.5. Stabilirea responsabilitilor privind arhivarea
documentelor, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i
ale termenelor aferente fazelor;
1.1.6. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
formulare i informaiile activitilor, algoritmi de
prelucrare .a.
1.1.7. Modalitatea arhivrii documentelor.
Compararea atribuiilor din procedur cu cele cuprinse n fiele
posturilor
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
responsabiliti n activitatea de arhivare a documentelor
Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:
a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
40

Obs.
Obiecte auditabile

Nr.
crt.

Activitate de audit

c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?


1.5.

Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la


activitatea de arhivare, modelele de formulare (documente,
coninutul acestora, termenele de realizare .a.)
a) verificarea numerotrii, nuruirii i semnrii
procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a
existenei opisului
b) verificarea existenei la dosarele arhivate a
documentelor trecute n opis
Auditor intern,
Ginju Andreea

40

DA

NU

Interviu
X

Obs.

FIAP nr. 16

ANEXA
Compartimentul de Audit Public Intern

INTERVIU
privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor
adresat
domnei Voisan Paula, sef de magazin la SC DEICHMANN COMERCIALIZARE
INCALTAMINTE SRL
ntrebarea nr. 1: Activitatea de pregtire a dosarelor rezultate din activitatea de
gestiune a resurselor umane, n vederea arhivarii este repartizat prin fia postului unei
persoane din cadrul Compartimentului de Resurse Umane?
Rspuns nr. 1: n cadrul Compartimentului de Resurse Umane nu este prevzut un
post de referent care s desfoare i activitatea de arhivare.

ntrebarea nr. 2: Avei cunotine privind normele de arhivare a documentelor?


Rspuns nr. 2: Da. Am cunotine generale, dar nu am efectuat cursuri de pregtire
de specialitate.

ntrebarea nr. 3: Dosarele cu documentele pregtite spre arhivare au fost


numerotate, nuruite i opisate?
Rspuns nr. 3: Pn la data prezentei misiuni, predarea-primirea documentelor la
arhiva s-a realizat prin rotaie de ctre sefii de magazin, fr a se efectua, n totalitate,
verificarea coninutului acestora.

ntrebarea nr. 4: Care considerai c a fost principala cauz care a generat


aspectele negative relevate mai sus?
Rspuns nr. 4: Superficialitatea abordarii acei activitatii din partea angajatilor si
nerespectarea normelor interne care vizeaza acest lucru.

40

ntrebarea nr. 5: Mai avei ceva de adugat?


Rspuns nr. 5: Nu.
Director Direcia Resurse Umane,
Rdulescu Dumitru
NOT:
Pentru constatarea de la nr. 4 se va elabora FIAP.

Anexa
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
40

Compartimentul de Audit Intern


FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 3
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2012 31.12.2012
PROBLEMA
Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Compartimentului
Resurse Umane
CONSTATAREA
Nu exista personal desemnat expres pentru realizarea operatiunii de arhivare.
CAUZE
- Efectuarea parial a opisrii dosarelor, aceasta fiind considerat ca o operaiune
neimportant;
- Lipsa de personal aferent activitii de gestiune a resurselor umane;
- Nedesemnarea unei persoane care s aib atribuii n acest sens;
- Inexistena procedurilor specifice de arhivare.
CONSECINE
- Dificultate n gsirea unor documente deja arhivate;
- Posibilitatea pierderii/dispariiei unor documente;
- Timp suplimentar acordat operaiunii de cutare care afecteaz activitatea curent;

RECOMANDRI
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a
documentelor, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i
utilizare a dosarelor arhivate;
- Desemnarea unui salariat din cadrul Direcia Resurselor Umane care va avea
atribuii i competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la arhiva
instituiei.
ntocmit,

Supervizare,
Ginju Andreea

Magda Ioana
10. PROCEDURA REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

40

Scopul :

Pregtirea i organizarea documentelor astfel nct acestea s reprezinte o baz


documentar relevant, riguroas i solid pentru formarea unei opinii privind obiectivele
auditate.
Premise:

Auditorii revd documentele de lucru din punct de vedere al coninutului i


formei, asigurndu-se c probele de audit cuprinse n dosarul misiunii de audit intern
asigura formarea opiniei.
Procedura:
1. Revizuirea documentelor din punct de vedere al coninutului si formei.
2. Efectueaz modificrile necesare in documentele ntocmite.
3. Intocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru.

40

11. PROCEDURA ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT


INTERN
Scopul:
Prezentarea cadrului general, obiectivelor, constatrilor, concluziilor i
recomandrilor fcute de auditorii interni.
Premise:
n elaborarea proiectului de raport de audit intern, auditorii utilizeaz probele de
audit consemnate n Fiele de identificare i analiza problemelor si in Formularul de
constatare si raportare a iregularitilor.
Procedura:
Auditorii

1. Redacteaz proiectul raportului de audit (Anexa 8).


2. Precizeaz pentru fiecare constatare din proiectul
raportului de audit proba de audit care susine respectiva
constatare;
3. Transmite efului Departamentului de Audit Intern
proiectul raportului de audit mpreun cu probele de
audit;

eful Departamentului

4. Analizeaz proiectul raportului de audit;

de Audit Intern

5. Stabilete dac exist constatri n proiectul de raport de


audit care trebuie s fie transmise departamentului juridic
pentru revizuire din punct de vedere juridic;

Auditorii

6. Efectueaz

modificrile

propuse

de

eful

Departamentului de Audit Intern;


7. Include proiectul de raport de audit n dosarul misiunii de
audit intern.

41

PROIECT RAPORT DE AUDIT INTERN


PROIECT RAPORT DE AUDIT INTERN

Pagina de titlu si cuprinsul


Cuprinde denumirea misiunii de audit intern.
Introducere
Se precizeaz denumirea misiunii, tipul de audit i baza legal a misiunii (planul
anual de audit, solicitri speciale).
Se prezint datele de identificare a misiunii de audit intern (echipa de auditori,
structura/activitatea auditat, durata misiunii de audit, perioada auditat, persoanele
contactate n timpul misiunii de audit).
Se precizeaz activitatea / activitile auditat(e) i sunt prezentate informaiile
sintetice referitoare la aceasta (acestea).
Se prezint modul de desfurare a misiunii de audit intern (caracterul misiunii de
audit i tehnicile de audit utilizate: sondaj / verificri exhaustive, documentare; proceduri
i metode utilizate; documente utilizate n cursul misiunii; materiale ntocmite n cursul
misiunii de audit intern).
Sunt sintetizate recomandrile misiunilor de audit anterioare, i sunt subliniate
acele recomandri care, pn n momentul derulrii prezentei misiuni de audit, nu au fost
implementate.
Precizarea obiectivelor
Obiectivele de audit prezentate n raportul de audit intern coincid cu cele nscrise
n programul de audit.
Precizarea elementelor metodologice
Sunt precizate: metodologia, tehnicile i instrumentele de audit intern folosite n
cadrul misiunii de audit intern.

42

Constatrile i recomandrile auditorilor


Auditorul trebuie s se pronune asupra obiectivelor de audit intern n ordinea n
care sunt nscrise n programul de audit.
Constatrile efectuate trebuie prezentate sintetic, clar, cu trimiteri la anexele
raportului de audit intern unde se afl probele de audit reinute. Se prezint distinct
constatrile cu caracter pozitiv (n vederea generalizrii) de constatrile preciznd
iregularitile semnalate, pentru care se precizeaz cile de eliminare a deficienelor
semnalate.
Concluziile auditorilor sunt formulate n baza constatrilor fcute i a probelor de
audit reinute. Concluziile trebuie s fie pertinente, obiective i nu trebuie s fie
disproporionate n raport cu constatrile pe care se bazeaz.
Constatrile care implic rspundere juridic vor fi redactate cu precizarea
explicit a actelor normative nclcate i sunt consemnate n acte constatative bilaterale
anexate raportului de audit intern. Aceste cazuri vor fi comunicate imediat att conducerii
cat si celor ce se ocupa cu Guvernanta.

Compartimentul de Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN


- PROIECT -

STRUCTURA AUDITAT:
COMPARTIMENTUL RESURSELOR UMANE DIN
CADRUL FIRMEI
SC DEICHMANN COMERCIALIZARE
INCALTAMINTE SRL

Misiunea de audit:

GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

ALBA IULIA
2013

I.

INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost format din:


GINJU ANDREEA - auditor coordonator al misiunii;
DRAGOS DIANA- auditor
MAGDA IOANA- auditor
Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu 01/15.11.2013
Baza legal a aciunii de auditare:
- Planul de audit intern pe anul 2013 aprobat de conducerea firmei;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul intern;
Durata aciunii de auditare: 01.11.2013 01.12.2013
Perioada supus auditrii:
Obiectivele misiunii de audit:
Organizarea recrutrii personalului cu principalele subobiective:
- organizarea interviurilor;
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele
subobiective:
- stabilirea elementelor de natur salarial;
- modificarea drepturilor salariale;
- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.
Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor;
Evoluia carierei personalului;
Pregtirea profesional continu a personalului
Gestionarea carnetelor de munc;
Arhivarea documentelor.
Tipul de auditare: Audit de regularitate.
Tehnici utilizate:
a) verificarea n vederea asigurrii validrii, realitii i acurateei nregistrrilor n
carnetele de munc i dosarele profesionale.
Tehnici de verificare utilizate:

comparaia: pentru deciziile de numire i datele nscrise n carnetele de


munc, n dosarele profesionale i n bazele de date;
examinarea: pentru detectarea erorilor n completarea carnetelor de
munc, dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;
garantarea: pentru verificarea realitii datelor din documentele ce au
stat la baza justificrii nregistrrilor;
urmrirea: pentru a se constata dac toate operaiunile au fost real
efectuate.

b) interviul pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea


activitilor;
c) eantionarea pentru analiza modului de ntocmire al documentelor;
d) observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de
ntocmire i emitere a documentelor.
Instrumente de audit:
- chestionarele;
- liste de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie sa le
ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil.
Documente i materiale examinate n cadrul Compartimentului de Resurse
Umane: Verificarea la faa locului a vizat urmtoarele documente ntocmite i completate
pentru perioada 01.01.2012 - 31.12.2012:
- documente privind organizarea i susinerea interviurilor, procese verbale de
selectare a dosarelor candidailor, procese verbale privind susinerea probelor de
concurs .a.)
- decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;
- carnete de munc, dosare profesionale, fie de post, Regulamentul de Organizare i
Funcionare;
- foile colective de prezen;
- cererile de concedii de odihn, fr plat etc.;
- Registrul de eviden a salariailor;
- alte documente.
-

Materiale ntocmite pe timpul auditrii:


foi de lucru privind descrierea activitilor auditate;
liste de verificare pe obiective (LV);
fie de identificare i analiz a problemelor constatate (FIAP);
documente de lucru;
Tabel puncte tari i puncte slabe, Tematica n detaliu ;
programul de audit, programul interveniei la faa locului;
Chestionarul de control intern (CCI);
rapoarte preliminare de audit, minutele edinelor de deschidere, de nchidere etc.

Organizarea Compartimentului Resurse Umane. Compartimentul a funcionat n


perioada supus auditrii cu un numr de 6 salariai, dintre care un post de sef de magazin i
doua persoane asistent vanzari restul de 3 vanzatoare. Organizarea i funcionarea direciei a
fost n conformitate cu organigrama i Regulamentul de organizare i funcionare.

Pentru toi salariaii sunt ntocmite fie ale posturilor prin care sunt stabilite relaiile
ierarhice i sarcinile de serviciu.
Activiti desfurate n cadrul Compartimentului Resurselor Umane:
- ntocmirea statelor de funcii pe care le supune spre avizare conducerii;
- rspunderea privind aplicarea corect a reglementrilor legale n domeniul
salarizrii personalului, precum salariul de baz, sporul de vechime, indemnizaiile,
alte sporuri;
- fundamentarea corect i acordarea premiilor;
- aplicarea corect a prevederilor legale privind efectuarea i salarizarea muncii
peste programul normal de lucru;
- fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;
- verificarea foilor colective de prezen privind operarea corect a timpului lucrat i
nelucrat;
- organizarea concursurilor de recrutare, promovare i avansare a personalului;
- ntocmirea i actualizarea carnetelor de munc;
- ntocmirea i actualizarea dosarelor profesionale;
- pregtirea i perfecionarea profesional continu a salariailor.
Echipa de auditori prin lucrrile specifice derulrii misiunii de audit a avut ca obiective
principale activitile care se desfoar n cadrul CRU, stabilite prin ROF, prezentate mai
sus
II. CONSTATRI I RECOMANDRI
1. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
1.2. Organizarea interviurilor
n anul 2012, s-au organizat 2 interviuri pentru ocuparea posturilor vacante n
cadrul filialei din Alba Iulia respectiv 2 posturi de vanzatoare conform cerintelor specificate
in antul de angajare postat de seful de magazin.
Inscrierea candidatilor pentru interviu a reprezentat depunerea cv-urilor pe site-ul
firmei sau la sediul filialei din Alba
Candidatii admisi pentru interviu au provenit doar din selectia cv-urilor depuse in
cadrul magazinului fara a se tine cont si de cele depuse pe site-ul firmei din lipsa de
personal pentru selectia si trcerea in revista a tuturor cv-urilor.
Consecinele nerespectarii egalitatii sanselor intre candidati poate aduce la o selectie
defectuasa si la posibilitatea omiterii unui angajat calificat si pregatit pentru postul afisat.
n acelai timp, s-a constatat faptul ca interviul nu este standardizar si nu este
organizar de catre conducatorul unitatii respectiv sefa de magazin ci de catre responsabilulk
ierarhic acesteia. Intrebarile si raspunsurile pe parcursul celor doua sesiuni de interviu nu
au fost consemnate intr-un raport astfel se pune la indoiala alegerea obiectiva a
candidatului.
Pentru prevenirea unor asemenea consecine echipa de auditori recomand
elaborarea unor proceduri scrise i formalizate privind organizarea i susinerea interviurilor

de asemenea specializarea si pregatirea profesionaal a sefului de magazin pentru a desfasura


aceasta activitate pentru a fi capabil a forma propria echipa cu personal bine pregatit care sa
satisfaca cerintele filialei din Alba Iulia.

2.1. STABILIREA ELEMENTELOR DE NATURA SALARIALA


2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
2.1.2. Indemnizaii de conducere (11)
.
2.1.3. Sporul pentru complexitatea n munc (12)
.
2.1.4. Sporul de vechime n munc (13)
.
2.1.5. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14)
.
2.1.6. Salariul de merit (15)
.
2.1.7. Sistemul de premiere (16)
.
2.2. Modificarea drepturilor salariale
2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)
n acest caz, auditorii i-au focalizat atenia asupra diminurii salariilor, urmare a
constatrilor unei misiuni anterioare de audit n cadrul creia a fost analizat conformitatea
acordrii sporurilor salariale.
Din analiza modificrilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancionat,
n anul 2012, respectiv a unui numr de 2 salariai, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6,
conform Listei de verificare nr. 6, s-a constatat c ntr-un caz sanciunea de 5% aplicat pe 3
luni a fost reinut din drepturile salariale i operat n baza de date, dar nu a fost nregistrat
n carnetul de munc.
Echipa de auditori a stabilit c principala consecin a acestui fapt a fost reflectarea
eronat a situaiei personalului n documentele administrative, cu impact asupra carierei
funcionarilor publici, n mod special, n situaia unui transfer.

Recomandarea auditorilor pentru depistarea i evitarea unor situaii similare s-a


ndreaptat spre organizarea unor verificri sistematice privind operarea diminurilor
salariale la persoanele care au fost sancionate de ctre conducere i implementarea unui
nivel de control suplimentar.
2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
(18)
.
2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de
lucru (19)
.
2.3.2. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru
i recuperarea acestuia (20)
Un element important al activitii de eviden a efecturii muncii peste programul
normal de lucru, const n fundamentarea acestuia n vederea compensrii n timp liber
echivalent sau n bani, n conformitate cu Codul Muncii
Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse n Lista de verificare
nr. 7, poz. 1.5.-1.8., s-a constatat c nu exist organizat un sistem de eviden i de
recuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat c
efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispus n scris de eful ierarhic, dei aceste lucruri
sunt stipulate n cadrul normativ.
Din aceast cauz, n practic nici nu s-a mai urmrit compensarea n timp liber
corespunztor, n urmtoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate n bani, ceea ce a
reprezentat o cheltuial semnificativ pentru entitate care putea fi evitat.
Echipa de auditori recomand utilizarea Registrului special de prezen pentru
evidena orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise
privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunztor n urmtoarele 30 de
zile, dup efectuarea acesteia, precum i pentru plata orelor suplimentare, n cazul n care
compensarea nu a fost posibil.
De asemenea, se recomand i desemnarea unei persoane responsabile pentru
reverificarea evidenei timpului suplimentar peste programul normal de lucru i a
modului de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de nerespectare a
cadrului normativ.

3. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR


3.1. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei,
nvoirilor, concediilor i recuperrilor (21)
.

3.2. Utilizarea foilor colective de prezen (22)


n vederea analizei sistemului de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor, a fost
urmarire fisele de prezenta a celor 6 anagajati pentru lunile martie si august. n urma
verificrilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru evidenierea
prezenei, precum i inexistena unui sistem de justificare a neconcordanei dintre perioadele
planificate pentru concediile de odihn i efectuarea acestora, fapt care poate conduce la
efectuarea unor pli nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate.
Recomandrile echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane
care s aib responsabilitatea prezenei personalului stabilite prin fiele posturilor.
3.3. Evidena concediilor de odihn (23)
.
3.4.

Evidena concediilor de medicale (24)


.

3.5.

Evidena concediilor de studii (25)


.

4. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI


4.1. Concordana obiectivelor entitii i evoluia carierei personalului (26)
Din analiza efectuat de auditori n baza Testului nr. 9, realizat n conformitate cu
Lista de verificare nr. 9, nu au rezultat diferene ntre obiectivele entitii, stabilite prin ROF,
i atribuiile personalului cuprinse n fiele posturilor.

5. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC


7.1. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc (30)
Din testarea efectuat prin Testul nr. 12 i a interviului adresat persoanelor care
opereaz n carnetele de munc, n baza Listei de verificare nr. 12 poz. 1.7. -1.12., s-a
constatat faptul c acestea nu sunt aduse la zi de persoanele care au responsabilitatea
completrii sistematice a lor.
Problema neactualizrii carnetelor de munc are o prim consecin inexistena unor
informaii complete de identificare ale salariailor din cadrul entitilor. Pe baza analizei,
echipa de auditori propune o serie de recomandri, dup cum urmeaz:
- Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de munc i a
atribuiilor prin fiele de post;
- Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului
actualizrii carnetelor de munc i informarea cu rezultatele acesteia a efului
compartimentului de audit intern;

- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea carnetelor de munc


n care s fie nglobate activitile de control i persoanele responsabile;
- Realizarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n
gestionarea carnetelor de munc;
- Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele
acestor testri.
7.2. Actualizarea carnetelor de munc (31)
.
9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR
9.1. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din
activitatea de gestiune a resurselor umane (44)
.
9.2. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor
(45)
.
9.3. Predarea dosarelor la arhiva sediului central
.
III. CONCLUZII
Echipa de auditori pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea
privind gestiunea resurselor umane din entitatea auditat conform grilei:
APRECIERE
NR.
CRT.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

OBIECTIVUL
Organizarea recrutrii
personalului
Stabilirea drepturilor salariale
cuvenite personalului
Evidenierea prezenei,
nvoirilor i concediilor
Evoluia carierei personalului
Pregtirea profesional
continu a personalului
Gestionarea carnetelor de
munc
Arhivarea documentelor

FUNCIONA
L

DE
MBUNT
IT

CRITIC

X
X
X
X
X
X
X

Precizm, faptul c constatrile prezentate au la baz probe de audit obinute pe baza


testelor efectuate consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre echipa de auditori

i nsuite de ctre factorii de management ai entitii. Aceste evaluri au la baz discuiile


care au avut loc cu privire la recomandrile auditorilor n edinele de nchidere i conciliere
ale misiunii, apreciate de ctre participanii la aceste edine, ca fiind realiste i fezabile, i
materializate n minutele edinelor de nchidere i conciliere.
Considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea gestiunea
resurselor umane c se nscrie n parametri normali pentru aceast perioad de introducere
a auditului intern n entiti. De asemenea, prin implementarea recomandrilor echipei de
auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoate o ameliorare semnificativ.
Auditorii,
Magda Ioana
Gin ju Andreea

12. PROCEDURA TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT


INTERN
Scopul:
Activitatea / structura auditat s aib posibilitatea de a analiza proiectul
raportului de audit i de a formula punctul su de vedere la constatrile i recomandrile
echipei de audit.
Premise:
Proiectul raportului de audit transmis la activitatea / structura auditat trebuie s
fie complet, bine fundamentat pe baza probelor colectate, cuprinznd toate opiniile i
recomandrile echipei de audit.
Procedura:
eful

Departamentului 1. Transmite proiectul de raport la structura / activitatea

Audit Intern
Structura /
auditat

eful

auditat.
entitatea 2. Analizeaz proiectul de raport de audit intern;
3. Solicit, dac se consider necesar, o reuniune de
conciliere;
4. Transmite contestaia sa la proiectul de raport n termen
de 7 zile de la data primirii proiectului de raport de audit.

Departamentului 5. Analizeaz contestaia depus de structura auditat;

Audit Intern

6. Stabilesc dac se justific convocarea unei reuniuni de


conciliere;

Auditorii

11.Precizeaz n raportul de audit aspectele reinute din


contestaia entitii auditate, dac este cazul;
12. Includ n dosarul misiunii de audit contestaia
structurii auditate.

13. PROCEDURA REUNIUNEA DE CONCILIERE

Scopul:
Discutarea contestaiei depuse de conductorul structurii / activitii auditate i a
constatrilor i propunerilor formulate n proiectul de raport de audit. Stabilirea
calendarului de implementare a recomandrilor i a persoanelor responsabile cu
implementarea recomandrilor.
Premise:
Reuniunea de conciliere este pregtit de auditori, care formuleaz punctele lor de
vedere referitoare la contestaia depus de entitatea auditat.
Procedura:
Auditorii

1. Pregtesc, n termen de 15 zile de la primirea


contestaiei depuse de structura / activitatea
auditat, reuniunea de conciliere;
2. Informeaz conducerea structurii / activitii
auditate asupra locului, datei i orei reuniunii de
conciliere;

Auditorii,

eful

Departamentului de audit
intern i conducerea structurii /
activitii auditate

Auditorii

3. Analizeaz

constatrile,

concluziile

recomandrile din proiectul de raport de audit n


vederea clarificrii punctelor de vedere
divergente. Stabilesc calendarul de
implementare a recomandrilor.

4. ntocmesc o Minut a reuniunii de conciliere

14. PROCEDURA MONITORIZAREA MISIUNII

Scopul:
Asigurarea faptului c n misiunea de audit intern au fost atinse, n condiii de
calitate, toate obiectivele stabilite.
Premise:
eful Departamentului de Audit Intern rspunde de supervizarea misiunii de audit
intern.

Procedura:

Auditorii

1. Prezint efului Departamentului de Audit Intern

eful Departamentului de

documentele din dosarul misiunii de audit intern.


2. Stabilete msurile necesare pentru ca misiunea de

Audit Intern

audit s-i realizeze obiectivele;


3. Verific executarea riguroas a programului de audit al
misiunii;
4. Verific existena i relevana probelor reinute de
auditori;
5. Verific dac raportul de audit intern este clar, riguros,
concis, acoper obiectivele de audit stabilite etc;
6. Verific dac raportul de audit intern a fost elaborat la
termenul fixat.

Procedura P18: Supervizarea

COMPARTIMENTUL AUDIT INTERN

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Perioada auditat: 01.01.2012 31.12.2012.
ntocmit: Dragos Diana auditor intern.
Avizat: Ginju Andreea auditor intern.

Nr.
crt.
1.
2.

3.

Lucrarea

Declaraia de
independen
Analiza riscurilor

Analiza riscurilor

Propunerea efului
structurii de audit/
supervizorului misiunii,
ca urmare a revizuirii
documentului
Nu exist
incompatibilitate
S se ntocmeasc
obiectul auditabil
Evaluarea pregtirii
profesionale
Ataarea operaiilor
corespunztoare
riscurilor semnificative
la obiectele auditabile

Rspunsul
auditorilor

Revizuirea
rspunsurilor
auditorilor de ctre
eful structurii de
audit/supervizorului
misiunii de audit intern

De acord

De acord

De acord, a fost
introdus

De acord

De acord,
riscurile
semnificative au
fost nlocuite in
documentul
Tematica n
detaliu a misiunii
de audit intern cu
operaiile
auditabile
corespunztoare

De acord

.
.
.
Intervenia la faa
locului
Realizarea
pregtirii

La aceast activitate ai
adresat nota de relaii
managerulu.V
recomand sa o adresai

De acord, nota de
relaii a fost
adresat doamnei
Diana Pavel,

De acord

Nr.
crt.

Lucrarea

Propunerea efului
structurii de audit/
supervizorului misiunii,
ca urmare a revizuirii
documentului

Rspunsul
auditorilor

profesionale

unui angajat aflat sub


pregtire.

aflat n
programul de
pregtire

Revizuirea
rspunsurilor
auditorilor de ctre
eful structurii de
audit/supervizorului
misiunii de audit intern

15. PROCEDURA DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN

Scopul:
Se urmrete trimiterea raportului de audit intern la persoanele cuprinse n lista de
difuzare a raportului.
Premise:
Raportul de audit intern este trimis conducerii structurii / activitii auditate,
managementului societii i celor nsrcinai cu Guvernanta.
Procedura:

Auditorii

1. Transmit raportul de audit intern i planul de aciune


pentru
implementarea
recomandrilor
Departamentului de Audit Intern;

eful

Departamentului

de Audit Intern
Auditorii

efului

2. Semneaz Raportul de audit intern i planul de aciune


pentru implementarea recomandrilor;
3. Transmit raportul de audit intern i planul de aciune
pentru implementarea recomandrilor structurii /
activitii auditate, managementului si Comitetului de
Audit;

Conductorul structurii
/ activitii auditate

4. Primete raportul de audit intern i planul de aciune


pentru implementarea recomandrilor.

Anexa nr. 25
Procedura: Urmrirea recomandrilor
Compartimentul de Audit Intern
FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR
ENTITATEA
SC DEICHMANN COMERCIALIZARE
INCALTAMINTE SRL
Compartimentul Resurse Umane
Rec
No.
4.

7.

8.

10.

11.
12.

13.

Recomandarea
Instruirea membrilor care organizarea interviurie
precum i a persoanelor care asigur munca de
secretariat naintea organizrii acestora,
consemnate printr-un proces verbal conform legii
Pregtirea profesional a personalului implicat n
activitatea de organizare i gestionare a resurselor
umane din cadrul entitii i evaluarea sistematic
a acestuia
Implementarea unui nivel suplimentar de control
intern ierarhic pentru operaiile specifice
activitilor privind organizarea i gestiunea
resurselor umane din cadrul entitii

Compartimentul de audit
intern
Misiunea de audit intern:
Gestiunea resurselor umane
Parial
Implem
Neimpl
implem
entat
ementat
entat
X

Reverificarea modului de stabilire a salariilor


pentru salariaii nou angajai n anul 2013 i
informarea Compartimentului Audit Intern asupra
rezultatelor verificrii
Verificarea persoanelor care au fost sancionate de
conducere pe anul 2013 pentru a se depista dac
mai exist i alte situaii de acest gen
Efectuarea unei reverificri privind sistemul de
eviden a timpului suplimentar peste programul
normal de lucru i modul de compensare al
acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de
nerespectare a cadrului normativ i informarea
efului comparti-mentului de audit intern asupra
rezultatelor obinute
Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea

ENTITATEA
SC DEICHMANN COMERCIALIZARE
INCALTAMINTE SRL

Compartimentul de audit
intern

Compartimentul Resurse Umane

Misiunea de audit intern:


Gestiunea resurselor umane

timpului efectuat peste programul normal de lucru


n vederea compensrii n timp sau n bani i
implementarea n cadrul acestuia a activitilor de
control i a responsabilitilor adecvate
14.

18.

Implementarea unui nivel de control suplimentar


pentru evidenierea prezenei personalului i
justificrii nerespectrii planificrii concediilor de
odihn, pe o perioad de 6 luni
Stabilirea unor persoane responsabile cu
gestionarea carnetelor de munc i a atribuiilor
prin fiele de post

20.

Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru


gestionarea carnetelor de munc n care s fie
X
nglobate activitile de control i persoanele
responsabile

21.

Realizarea unui sistem de pregtire profesional a


personalului implicat n gestionarea carnetelor de
munc
Testarea periodic a personalului i influenarea
evalurilor anuale cu rezultatele acestor testri

22.
32.

33.

Elaborarea procedurilor scrise i formalizate


specifice activitii de arhivare a documentelor,
care s cuprind modul de constituire, de accesare,
stocare i utilizare a dosarelor arhivate
Desemnarea unui salariat din cadrul
Compartimentului Resurselor Umane care va avea
atribuii i competene n evidena, constituirea i
predarea dosarelor la arhiva firmei

Instruciuni
1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt
prezentate n Raportul de audit
2. Verificai coloana corespunztoare:
implementat, parial implementat, neimplementat
3. Introduceri data planificat pentru implementare
n Raportul de audit i data implementrii

X
X

Entitatea/structura auditat:
Compartimentul Resurse Umane
Data i semntura conductorului:
Voisan Paula
Auditor:
Ginju Andreea
Data i semntura:

Anexa nr. 26
Procedura P18: Supervizarea
COMPARTIMENTUL DE AUDIT INTERN
FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat 01.01.2004-31.12.2005
Perioada misiunii 01.04-15.05.2005
Auditor evaluat: Dragos Diana
ntocmit:
GINJU ANDREEA

Luat la cunotin:

Data:
Bugetul de timp efectiv: 274 ore
n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i
controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit
i a estimat corespunztor riscurile activitii
Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii
obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat
Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost
reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a
resurselor de audit
A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i
conducerea structurii de audit intern;
A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de
audit intern
Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n
procesul de audit
Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp
Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i
recomandrile cnd au fost identificate problemele
Normele de audit intern, au fost respectate
Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii,
respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme
identificate
Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte
Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului
Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente,
competente, relevante i folositoare
Documentele au fost completate n mod corespunztor i n
conformitate cu normele de audit intern
Bugetul de timp a fost respectat
Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

Bugetul de timp planificat: 200


1 2 3 4 5 Observaii
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

NOTA:
Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj:
1 pentru nesatisfctor
2 pentru slab
3 pentru satisfctor
4 pentru bine
5 pentru foarte bine
n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise.

Programul de asigurare i mbuntire a calitii


eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a
calitii activitii de audit, adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita
etica a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii
interni.
Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin adoptarea
unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate.
Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de
controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz
eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit
sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern.
Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va
permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea
perfecionrii profesionale a auditorilor.
Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea
Fiei de evaluare a misiunii de audit intern.