Procedura de Sistem Privind Activitatea de Arhivare A Documentelor in Cadrul MMFPS

G
U
V E
Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
privind activitatea de arhivare a documentelor n
cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 1 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Cuprins
Pagina de titlu
Cuprinsul.
Formularul eviden modificri.
Coninutul propru-zis al procedurii
Scopul procedurii
Domeniul de aplicare a procedurii .. .
Documente de referin aplicabile activitii procedurate..
Legislaie primar
Legislaie secundar
Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice
Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedur .
Definiiile termenilor
Abrevierile termenilor..
Descrierea procedurii..
Generaliti......
Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente..
nregistrarea evidena documentelor ..
Nomenclatorul arhivistic.
Prevederi legale privind nomenclatorul arhivistic..
ntocmirea nomenclatorului arhivistic
Modificarea nomenclatorului arhivistic .
Indicativul dosarului din nomenclatorul arhivistic.
Gruparea documentelor n dosare pe probleme i termene de pstrare
Prevederi legale privind gruparea documentelor.
Formarea dosarelor, etapele premergtoare formrii dosarelor ..
Constituirea dosarelor .
Inventarierea arhivei curente la compartimente..
Prevederi legale privind inventarierea arhivei curente la compartimente.
Etapele procesului de inventariere..
Prile componente ale inventarului, completarea datelor cerute de formular
Situaiile n care se face inventarierea dosarelor/ documentelor n cadrul Ministerului
Muncii, Familiei i Proteciei Sociale..
Procesul verbal de predare - primire a dosarelor/ documentelor
Specificaii privind documentele financiar contabile, documentele tehnice i
documentele aferente programelor/proiectelor
Specificaii privind documentele financiar contabile.
Specificaii privind documentele tehnice i de nregistrare tehnic...
Specificaii privind documentele aferente programelor / proiectelor.
Informaiile clasificate.
Activitatea de arhivare la compartimentele speciale
Definirea termenilor principali
Categorii de informaii secrete de stat. Protecia lor..
Accesul la informaiile clasificate
1
3
4
4
5
10
10
11
11
12
12
13
14
14
17
17
17
17
17
18
19
20
20
20
22
22
22
23
24
25
27
29
29
29
30
30
30
30
31
32
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 2 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Predarea documentelor create la compartimente, la arhiva ministerului.

Registru de eviden curent a documentelor..
Scoaterea temporar a documentelor din arhiva ministerului.
Scoaterea definitiv a documentelor din arhiva ministerului.
Comisia de selecionare a documentelor.
Arhivarea electronic
Externalizarea serviciului de arhivare i depozitare
Documente utilizate
List formulare, anexe utilizate n aplicarea procedurii .
Circuitul documentelor
Resurse necesare..
Modul de lucru
Responsabiliti ..
Anexe..
Centralizator documente cuprinse n anexe.
Anexa nr.1 - Nomenclator arhivistic
Anexa nr.2 -Inventarul documentelor
Anexa nr.3 - Proces verbal de predare - primire al documentelor
Anexa nr.4 - Registru de evidenta a intrrilor - ieirilor unitilor arhivistice.
Anexa nr.5 - Proces verbal al Comisiei de selecie.
Anexa nr.6 - Proces-verbal de predare preluare
Anexa nr.7 - Registru de deposit.
Anexa nr.8 - Fi de control
Anexa nr.9 - Cerere pentru acces arhiva.
Anexa nr.10 - Cerere solicitare cutii/ documente deposit
Anexa nr.11 - Model completare tipizat cod de bare...
Anexa nr.12 - Model completare foaie de trimitere
Anexa nr.13 a) Model inscripionare Dosare conform nomenclatorului arhivistic/ Opis documente
(prima pagin a dosarului), pentru documentele din arhivele proprii
b) Copert dosar cartonat, pentru documentele ce urmeaz s fie predate la arhiva
ministerului sau la firma depozitar ..
Anexa nr.14 - Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea n
arhivele proprii ale structurilor organizatorice i predarea la din arhivele proprii
la arhiva MMFPS, stocarea i eliberarea documentelor din
arhiv
.
Anexa nr.15 - Circuitul documentelor n formarea dosarelor, arhivarea n arhivele
proprii ale structurilor organizatorice i predarea acestora la firma depozitar,
solicitare eliberare documente la firma depozitar, solicitare cutii, etichete, etc.
pentru stocare.
Formular analiz procedur
Lista de difuzare a procedurii.
32
33
34
36
37
38
38
40
40
40
40
41
45
50
50
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 3 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Formular eviden modificri
Nr.
crt.
Ed.
Data
ediiei
Rev.
Data
reviziei
Pag.
Descriere
modificare
Semntura
conductorului
compartimentului
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 4 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
1.0.
Scop
1.1. Stabilete reguli unitare i obligatorii pentru toi creatorii i deintorii de

documente, reguli cu privire la organizare i funcionare activitii de arhivare de formare
a arhivelor proprii ale structurilor organizatorice din cadrul Ministerului Muncii, Familiei
i Proteciei Sociale.
a. Stabilete reguli unitare pentru activitile specifice arhivrii, responsabilitile
efilor structurilor organizatorice creatori i deintori de arhive proprii, responsabilitile
tuturor categoriilor de personal din cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei
Sociale, care n exercitarea funciilor i atribuiilor gestioneaz documente i pe care au
obligaia s le arhiveze.
b. Stabilete reguli unitare de folosire i completare a documentelor utilizate n
activitatea de arhivare de ctre toate structurile organizatorice din cadrul Ministerului
Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, ct i circuitul acestora n procesul de arhivare.
c. Stabilete reguli unitare pentru predarea documentelor din arhivele proprii ale
structurilor organizatorice la arhiva Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale.
1.2. Stabilete responsabilitii pentru toate categoriile de personal din cadrul
Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, pentru formarea dosarelor,
indosarierea documentelor, inventarierea documentelor, pstrarea acestora n arhivele
proprii, ct i pentru predarea acestora din arhivele proprii ale structurilor organizatorice
la arhiva Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale.
a. Stabilete responsabiliti pentru pstrarea documentelor din arhivele proprii ale
structurilor organizatorice i din arhiva Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale
n condiii de securitate.
b. Responsabilizarea tuturor categoriilor de personal n gestionarea documentelor,
asigur continuitatea n activitatea de arhivare la nivelul tuturor structurilor organizatorice
din minister, n situaia n care ar exista o fluctuaie a personalului, ct i identificarea
rapid a documentelor din arhivele proprii ale tuturor structurilor organizatorice i din
arhiva Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale.
c. Sprijin eful structurii organizatorice n identificarea cu rapiditate a lucrrilor
existente n arhiva proprie a structurii pe care o conduce, n luarea rapid a unor decizii,
cu privire la activitatea curent a structurii pe care o conduce ct i n pstrarea
documentelor rezultate, n urma activitilor desfurate, n condiii de securitate.
1.3. Scopuri specifice procedurii
a. Procedura de fa reglementeaz organizarea i desfurarea ntregii activiti
arhivistice, n mod unitar, de ctre toate categoriile de personal creatori i deintori de
documente, protecia documentelor de ctre cei care le gestioneaz, ansamblul
documentelor existente, formnd fondul arhivistic al aparatului propriu al Ministerului
Muncii, Familiei i Proteciei Sociale.
b. Procedura de fa descrie modul unitar, de constituire a dosarelor de ctre toi
creatorii i detintorii de documente, conform Indicativul dosarului din Nomenclatorul
arhivistic al Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale.
c. Procedura de fa descrie modul n care fiecare structur organizatoric va
realiza, predarea arhivei proprii la arhiva Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 5 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Sociale, n vederea meninerii integritii documentelor i a asigurrii unui acces rapid i

sigur la acestea.
d. Procedura urmrete astfel uniformizarea practicilor de constituire a dosarelor
de ctre toi creatorii de arhiv din cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei
Sociale i asigurarea unui sistem de formare a arhivelor proprii i predare la arhiva
ministerului, unitar, coerent, funcional i eficient.
e. Procedura de fa descrie sanciunile aplicabile persoanelor, care n exercitarea
funciilor, artibuiilor i responsabilitilor le sunt repartizate documente, iar acestea nu
respect prevederile legale cu privire la nregistrarea, arhivarea, gestionarea i securizarea
datelor, ct i cu privire la aprarea secretului de serviciu i de stat, paza i conservarea
documentelor la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de documente.
2.0.
Domeniul de aplicare
2.1. Procedura se aplic tuturor categoriilor de personal din Muncii, Familiei i

Proteciei Sociale.
a. Personalul ministerului, n urma desfurrii activitilor, ndeplinirii funciilor,
atribuiilor, responsabilitilor ct i a sarcinilor cuprinse n Hotrrea Guvernului
nr.11/2009 privind organizarea i funcionarea Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei
Sociale, cu modificrile i completrile ulterioare, n actele normative specifice
domeniului de activitate ct i n Regulamentul de Organizare i Funcionare al
Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, sunt creatori i deintori de
documente, respectiv sunt creatori i deintori de arhive proprii.
b. Toate categoriile de personal din Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei
Sociale, respectiv - funciile de demnitate public, nalii funcionari publici, funcionarii
publici de conducere, funcionarii publici de execuie, personal contractual de conducere
personal contractual de execuie i persoanele fizice autorizate - ntreg personalul
ministerului, numit n funcie n baza deciziei primului-ministru, n baza ordinului
ministrului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale sau n baza unui contract de prestri
servicii, au obligaia s pstreze secretul de stat, secretul de serviciu, precum i
confidenialitatea n legtur cu faptele, informaiile sau documentele pe care le dein sau
au luat la cunotin n exercitarea funciei i atribuiilor, n condiiile legii, cu excepia
informaiilor de interes public.
c. Toate categoriile de personal din cadrul Ministerului Muncii, Familiei i
Proteciei Sociale care n exercitarea funciilor, atribuiilor i responsabilitilor sunt
creatori i deintori de documente, respectiv creatori de arhive proprii pentru lucrrile/
documentele care le-au fost repartizate/ au fost primite spre rezolvare/ pstrare sau au fost
create, au obligaia s nregistreze, ndosarieze, inventarieze i s arhiveze documentele
deinute, n condiiile legii i a prezentei proceduri.
2.2. Procedura se aplic tuturor creatorilor i deintorilor de documente

Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale
din
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 6 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
a) Funciile de demnitate public numite, respectiv secretarii de stat - rspund de

nregistrarea, ndosarierea, inventarierea anual i arhivarea documentelor repartizate/
primite i create n exercitarea funciei de demnitate public pe perioada mandatului,
pentru toate domeniile de activitate stabilite prin acte normative i prin ordinul de
delegarea unor atribuii i competene emis de ministrul Muncii,Familiei i Proteciei
Sociale, ct i de predarea acestora la arhiva Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei
Sociale.
Secretarii de stat - au obligaia organizeze i s coordoneze activitatea de inventariere
anual a documentelor din arhivele proprii ale structurilor organizatorice pentru care au
delegare de competen, rezultate ca efect al desfurrii tuturor activitilor stabilite prin
acte normative i prin ordinul de delegarea unor atribuii i competene emis de ministrul
Muncii,Familiei i Proteciei Sociale.
La expirarea mandatului din funcia de secretar de stat, n cazul ncetrii mandatului ca
efect al demisiei sau demiterii din funcia de demnitate public numit sau n cazul
suspendrii, secretarii de stat au obligaia s inventarieze i s predea toate documentele
deinute care nu au fost repartizate structurilor organizatorice din subordine, conform
legislaiei n vigoare i a dispoziiilor prezentei proceduri.
b) nalii funcionari publici, respectiv secretarul general i secretarii generali
adjunci - rspund de nregistrarea, ndosarierea, inventarierea anual i arhivarea
documentelor repartizate/ primite i create n perioada exercitrii funciei publice pentru
domeniile de activitate stabilite prin acte normative i prin ordinul de delegarea unor
atribuii i competene emis de ministrul Muncii,Familiei i Proteciei Sociale, ct i de
predarea acestora la arhiva Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale.
Secretarul general i secretarii generali adjunci - au obligaia s organizeze i s
coordoneze activitatea de inventariere anual a documentelor din arhivele proprii ale
structurilor organizatorice pentru care au delegare de competen, rezultate ca efect al
desfurrii tuturor activitilor stabilite prin acte normative i prin ordinul de delegarea
unor atribuii i competene emis de ministrul muncii, familiei i proteciei sociale.
La modificarea, suspendarea i ncetarea raportului de serviciu a secretarul general i a
secretarilor generali adjunci, au obligaia s inventarieze i s predea toate documentele
deinute care nu au fost repartizate structurilor organizatorice din subordine, conform
legislaiei n vigoare i a dispoziiilor prezentei proceduri.
c) efii structurilor organizatorice din cadrul Ministerului Muncii, Familiei i
Proteciei Sociale sunt creatorii i deintori de documente pentru structura pe care o
conduc.
efii structurilor organizatorice au obligaia de a ntocmi, modifica i completa lista
documentelor repartizate, create i pstrate, ca urmare a desfurrii tuturor activitilor n
din structura pe care o conduc i de a solicita Direciei Economice Serviciului Achiziii
Publice, Patrimoniu i Administrativ introducerea acestora n Nomenclatorul arhivistic,
ori de cte ori intervin modificri n lista documentelor.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 7 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
efii structurilor organizatorice au obligaia de a ntocmi, modifica i completa fiele de

post ale personalului din subordinea sa, cu sarcini i responsabiliti privind ndosarierea,
pstrarea i arhivarea documentelor pe care acetia le gestioneaz, conform prezentei
proceduri.
efii structurilor organizatorice din cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei
Sociale, care au externalizat unei societi partener, n baza unui contract servicii, o
operaie, sarcin sau funcie care se integra n activitatea global a structurii pe care o
conduc, au obligaia de a recupera de la societatea partener la sfritul fiecrui an, toate
documentele cuprinse n Nomenclatorul arhivistic, de a ndosaria, inventaria i arhiva
conform prezentei proceduri, toate documentele emise de societatea partener n baza
contractului de servicii.
Caietul de sarcini i contractul de servicii vor cuprinde n mod obligatoriu lista tuturor
documentelor din Nomenclatorului arhivistic al structurii organizatorice, pe care
societatea partener are obligaia s le ntocmeasc ca urmare a desfurrii operailor,
sarcinilor sau funciilor externalizate, condiii i clauze obligatorii referitoare la
returnarea documentelor de ctre societatea partener la structura organizatoric din cadrul
Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, care a solicitat externalizarea.
efii structurilor organizatorice, au obligaia de a nregistra i de a ine evidena
documentelor intrate i ieite, precum i a celor create pentru uz intern, conform
indicativului dosarelor din Nomenclatorul arhivistic, pe ani i pe termene de pstrare.
Toate documentele, rezultate ca urmare a desfurrii tuturor activitilor din structura pe
care o conduc sunt inventariate anual (inclusiv documentele rezultate de la operaiile,
sarcinile sau funciilor externalizate) i pstrate n arhivele proprii ale structurilor
organizatorice/ compartimente de munc. Predarea lor la arhiva Ministerului Muncii,
Familiei i Proteciei Sociale se face n al doilea an de la creare, n primul trimestru al
anului, pn la sfritul lunii martie.
efii structurilor organizatorice din cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei
Sociale, au obligaia s inventarieze anual, la sfritul fiecrui an, toate documentele
existente n structura pe care o conduc, rezultate n urma desfurrii tuturor activitilor.
Inventarierea anual a documentelor din structurile organizatorice ale ministerului, se
realizeaz de ctre fiecare persoan pentru documentele deinute, cu respectarea prezentei
proceduri.
efii structurilor organizatorice, din cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei
Sociale, au obligaia, ca la ncetarea/ modificarea/ suspendarea raporturilor de serviciu /
raporturilor de munc din funcia public de conducere/ funcia de conducere, s predea
arhiva structurii pe care o conduc, pe baza listelor de inventar conform Anexei nr. 2 la
procedur i a procesului verbal de predare - primire a documentelor conform Anexei nr.3
la procedur, nlocuitorului de drept sau unei alte persoane/ comisii desemnat n acest
sens de eful ierarhic superior.
efii structurilor organizatorice, dac nu au un nlocuitor de drept desemnat de ministrul
Muncii, Familiei i Proteciei Sociale prin Regulamentul de Organizare i Funcionare al
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 8 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
sau prin Fia postului, va solicita ministrului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale

desemnarea unei comisii n vederea predrii arhivei la ncetarea, modificarea i
suspendarea raporturilor de serviciu/ raporturilor de munc din funcia public de
conducere/ funcia de conducere.
efii structurilor organizatorice - creatori de arhive sunt obligai s pstreze documentele
create sau deinute n arhive proprii, n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva
distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cele prevzute
de lege.
efii structurilor organizatorice rspund de sustragerea, distrugerea, degradarea ori
aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor care fac parte din arhivele proprii.
efii structurilor organizatorice, au obligaia, ca la ncetarea, modificarea i suspendarea
raporturile de serviciu / raporturilor de munc ale funcionarilor publici/ personalului
contractual din structura pe care o conduc, s asigure:
- predarea tuturor documentelor aflate n uz, create i primite n exercitarea funciei
persoanei care pleac din direcie i preluarea acestora de ctre succesorul n funcie;
- dac nu exist o persoan care s preia atribuiile i documentele persoanei care pleac
din direcie, documentele vor fi preluate de ctre eful structurii organizatorice sau de
ctre o comisie numit n acest sens;
- n toate cazurile predarea-preluarea documentelor se va face numai dac dosarele sunt
ntocmite, conform Indicativului dosarului din Nomenclatorului arhivistic, pe termene de
pstrare, ordonate cronologic, numerotate, inventariate pe liste de inventariere;
- predarea - preluarea documentelor pe listele de inventariere a documentelor, ntocmite
de persoana care pred documentele conform Anexei nr. 2 la procedur, i a procesului
verbal de predare - primire a documentelor conform Anexei nr. 3 la procedur.
efii structurilor organizatorice, au obligaia s verifice i s confirme predarea-preluarea
tuturor documentelor prin semntur.
efii structurilor organizatorice - creatorii de arhive, au obligaia ca anual, pe baza
Nomenclatorului arhivistic, s grupeze documentele n uniti arhivistice i s le
inventarieze conform prezentei proceduri.
efii structurilor organizatorice - creatorii de arhive, au obligaia de a preda documentele
la arhiva Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale n al doilea an de la crearea
acestora.
efii structurilor organizatorice, n cazul n care, pentru documentele create i deinute,
legislaia internaional sau legislaia Uniunii Europene prevede i alte reglementri, sunt
obligai s le respecte.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 9 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
d) Persoana desemnat, de eful fiecrei structuri organizatorice, s ndeplineasc

responsabilitii privind activitatea de arhivare, are urmtoarele atribuii:
- ndrum persoana responsabil cu nregistrarea documentelor intrate i ieite,
s fac nregistrrile conform Indicativului dosarului din Nomenclatorului arhivistic;
- ndrum personalul de execuie, n formarea dosarelor conform Indicativului
dosarului din Nomenclatorului arhivistic, pe termene de pstrare i pe ani;
- ndrum personalul de execuie, cu privire la ordonarea cronologic, numerotarea
i inventarierea anual a documentelor;
- rspunde de ntreaga activitate de predare a documentelor din arhiva proprie a
structurii organizatorice la arhiva Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, n al
doilea an de la constituirea documentelor, pe baza listelor de inventar i a procesului
verbal de predare-primire a documentelor, ntocmite n conformitate cu prevederile Legii
Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare i ale
dispoziiilor Ordinului directorului arhivelor naionale nr. 217/1996 de aprobare a
Instruciunilor privind arhivarea.
e) Persoanele din cadrul Serviciului Achiziii Publice, Patrimoniu i Administrativ
(SAPPA) cu atribuii i responsabilitii n activitatea de arhivare
Persoanele din cadrul SAPPA cu atribuii i responsabilitii n activitatea de
arhivare, ndrum persoanele cu responsabiliti pe linie de arhivare din structurile
organizatorice ale Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale n formarea
dosarelor din arhivelor proprii ct i n procesul de predare a documentelor din arhivele
proprii la arhiva Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale.
Atribuiile personalului compartimentului de arhiv, din cadrul SAPPA, sunt:
- iniiaz i organizeaz activitatea de ntocmire a nomenclatorului dosarelor, n cadrul
ministerului, asigur legtura cu Arhivele Naionale, n vederea verificrii i confirmrii
nomenclatorului, urmrete modul de aplicare a Nomenclatorului arhivistic la constituirea
dosarelor;
- verific i preia de la structurile organizatorice, pe baz de inventare i proces verbal de
predare primire a dosarelor constituite n arhivele proprii ale structurilor organizatorice
din minister;
- ntocmete inventare pentru documentele fr eviden aflate n arhiva Ministerului
Muncii, Familiei i Proteciei Sociale;
- asigur evidenta tuturor documentelor intrate i ieite din arhiva Ministerului Muncii,
Familiei i Proteciei Sociale, pe baza registrului de eviden curent;
- eful compartimentului de arhiv/ arhivarul ministerului este secretarul comisiei de
selecionare i, n aceast calitate, convoac comisia n vederea analizrii dosarelor cu
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 10 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
termene de pstrare expirate i care, n principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind
nefolositoare, asigur predarea integral a arhivei selecionate la unitile de recuperare;
- cerceteaz documentele din depozit n vederea eliberrii copiilor i certificatelor
solicitate de ceteni pentru dobndirea unor drepturi, n conformitate cu legile n vigoare;
- pune la dispoziie, la solicitarea scris semnat i datata de ctre efii structurilor
organizatorice documente din arhiv, i ine evidena documentelor mprumutate
compartimentelor creatoare, la restituire, verific integritatea documentului mprumutat,
documentul va fi reintegrate la fond;
- organizeaz depozitul de arhiv dup criterii prealabil stabilite, conform prevederilor
Legii Arhivelor Naionale, menine ordinea i curenia n depozitul de arhiv, solicit
conducerii ministerului dotarea corespunztoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace
P.S.I. .a.), informeaz conducerea unitii i propune msuri n vederea asigurrii
condiiilor corespunztoare de pstrare i conservare a arhivei ministerului;
- pune la dispoziia delegatului Arhivelor Naionale toate documentele solicitate cu
prilejul efecturii aciunii de control privind situaia arhivei ministerului, cu documentele
primite de la creatorii de arhiv;
- pregtete documentele (cu valoare istoric) i inventarele acestora, n vederea predrii
la Arhivele Naionale, conform prevederilor Legii Arhivelor Naionale.
2.3 La procedura particip toate structurile organizatorice i toate categoriile de
personal din cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale aprobate prin
Hotrrea Guvernului nr.11/2009 privind organizarea i funcionarea Ministerului Muncii,
Familiei i Proteciei Sociale, cu modificrile i completrile ulterioare i prin Ordinului
ministrului muncii, familiei i proteciei sociale nr. 2527/2011 pentru aprobarea
organigramei i statului de funcii pentru aparatul propriu al Ministerului Muncii, Familiei
i Proteciei Sociale.
Prezenta procedur nu se aplic documentelor arhivate n form electronic.
3.0.
3.1.
Documente de referin
Legislaie primar:
- Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996 Legea, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Ordinul Arhivelor Naionale nr. 217/1996 de aprobare a Instruciunilor privind
arhivarea;
- Nomenclatorul arhivistic al documentelor create i deinute de aparatul propriu al
Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale;
- ndreptar arhivistic - Laureniu Mera Ediia a 2-a Cluj-Napoca;
- Hotrrea Guvernului nr.11/2009 privind organizarea si funcionarea
Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, cu modificrile i completrile
ulterioare;
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 11 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
- Ordinul ministrului muncii, familiei i proteciei sociale nr.2527/2011 pentru

aprobarea organigramei i statului de funcii pentru aparatul propriu al Ministerului
Muncii,Familiei i Proteciei Sociale;
- Ordinul ministrului muncii, familiei i proteciei sociale nr. 1275/2010 pentru
aprobarea Regulamentul de Organizare i Funcionare al Ministerului Muncii, Familiei i
Proteciei Sociale ;
- Legea nr. 182/2002 privind protecia informaiilor clasificate, cu modificrile si
completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 585/2002 pentru aprobarea Standardelor naionale de
protecie a informaiilor clasificate n Romnia;
- Hotrrea Guvernului nr. 781/2002 privind protecia informaiilor secrete de
serviciu;
- Ordinul ministrului economiei i finanelor nr. 3512/2008 privind documentele
financiar - contabile;
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu
modificrile ulterioare;
- Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduit a funcionarilor publici, republicat;
- Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduit a personalului contractual din
autoritile i entitile publice;
3.2.
Legislaie secundar:
- Ordonana Guvernului nr.2/2001 privind regimul juridic al contraveniilor
aprobat cu modificri i completri prin Legea nr.180/2002, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Codul Civil;
3.3. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice:
- Ordinul ministrului muncii, familiei i proteciei sociale nr. 2824/2011 privind
activitatea de arhiv n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale Comisia de selecionare a documentelor;
- Ordinului ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului
controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile
publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, respectiv Standardul nr.
11 din ordin;
- Ordinului ministrului muncii, familiei i proteciei sociale nr. 2776/2011 privind
constituirea Grupului de management pentru implementarea Sistemului de Control
Managerial Intern (SCMI) la nivelul aparatului propriu al Ministerului Muncii, Familiei
i Proteciei Sociale i al instituiilor aflate n subordine.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 12 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
4.0.
4.1.
Definiii, abrevieri i termeni utilizai

Definiii
(1) Deintorul de arhiv = persoana juridic MMFPS

(2) Arhiv = Birou, camer, instituie distinct dotat cu instalaiile aferente, unde
se pstreaz totalitatea actelor sau documentelor unei instituii, materialul arhivat al
instituiei respective care se refer la activitatea ei trecut, birou, camer, n care se
desfoar toate activitile ce intr sub incidena Legii nr.16/1996.
(3) Arhivist/Arhivar = Funcionar public cu atribuii i responsabilitii n
nregistrarea, evidena, organizarea i pstrarea actelor/documentelor arhivei, cu clasarea
documentelor i actelor din arhiv.
(4) Ciclu de via a documentelor = totalitatea etapelor prin care trece un
document de la crearea acestuia i pn la eliminarea sau la transferul su ctre arhiv;
(5) Creator de arhiv = persoana juridic de drept public sau privat, precum i
persoana fizic, care n decursul activitii, respectiv existenei sale, a creat sau creeaz
arhive;
(6) Deintor de arhiv = persoan juridic de drept public sau privat, precum i
persoana fizic ce exercit, temporar, atribute ale proprietarului, n temeiul unui titlu;
(7) Document = orice informaie nregistrat pe orice fel de suport material, creat
sau primit pe parcursul activitii unei persoane juridice de drept public sau privat ori n
decursul existenei unei persoane fizice i pstrat ca dovad a activitii sale, pentru
utilizarea ulterioar;
(8) Evaluare = procedeul prin care se analizeaz importana unui
document/ansamblu de documente, n vederea stabilirii termenelor de pstrare
corespunztoare valorii acestuia i apartenenei la Patrimoniul Arhivistic Naional;
(9) Dosar = documente referitoare la aceeai problema, cu acelai termen de
pstrare. In cazul documentelor care se refer la aceeai problem dar care au termene de
pstrare diferite, se constituie dosare separate pentru fiecare termen de pstrare.
Ex. corespondent, sinteze, rapoarte, memorii, ordine toate documentele ordonate
cronologic.
(10) Fondul arhivistic = ansamblul documentelor de orice natur create i primite de
ctre o persoan fizic sau juridic pe parcursul existenei sau activitii sale;
(11) Unitate arhivistic = grupare de documente referitoare la aceeai problem sau
activitate, care poate constitui elementul de baz n descrierea i/sau administrarea unui
fond sau a unei colecii;
(12) Inventariere = operaiunea arhivistic de luare n eviden a unitilor arhivistice
dintr-un fond arhivistic sau dintr-o colecie arhivistic;
(13) Prelucrare arhivistic = ansamblul operaiunilor efectuate asupra unei arhive sau
a unei pri a acesteia, cu scopul de a asigura utilizarea documentelor;
(14) Selecionare = operaiunea arhivistic de reinere pentru pstrare sau de eliminare
a documentelor, ca urmare a evalurii;
(15) Externalizarea = este procesul prin care o instituie public/ persoan juridic
deleag i ncredineaz unei societi partener o operaie, sarcina sau funcie care se
integreaz n activitatea sa global, dar pe care trebuia sa o asigure ea nsi.
(16) Nomenclator arhivistic =
= list sistematic pe probleme a documentelor create i primite de ctre o
instituie public, grupate n uniti arhivistice, mpreun cu termenele de pstrare
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 13 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
ale acestora, constituit conform structurii organizaiei sau dup categorii de

activiti i funcii ndeplinite - Anexa nr. 1 la procedur;
= list care cuprinde totalitatea denumirilor documentelor elaborate n cadrul unei
persoane juridice/ instituii, instrument principal de lucru al fiecrui creator de
arhiv, constnd ntr-un tabel sau list sistematic a tuturor categoriilor de
documente create, listate pe compartimentele de munc/ structura organizatoric a
ministerului, iar n cadrul acestora pe probleme i termene de pstrare.
(17) Comisia de Selecionare = comisia constituit la nivelul Ministerului Muncii,
Familiei i Proteciei Sociale numit prin ordinului ministrului muncii, familiei i
proteciei sociale, alctuit dintr-un preedinte, un secretar, precum i un numr impar de
membri, care sunt desemnai de eful structurii organizatorice de unde provin dosarele cu
termen de pstrare expirat i care sunt supuse cercetrii i verificrii. Comisia de
Selecionare are rolul de a stabili eliminarea dosarelor sau pstrarea acestora pe nc o
perioad determinat de timp.
(18) Informaiile clasificate = informaiile, datele, documentele de interes pentru
securitatea naional, care, datorit nivelurilor de importan i consecinelor care s-ar
produce ca urmare a dezvluirii sau diseminrii neautorizate, trebuie s fie protejate.
Informaiile clasificate i clasele de secretizare sunt definite i stabilite prin Legea nr.
182/2002 privind protecia informaiilor clasificate, cu modificrile i completrile
ulterioare, Hotrrea Guvernului nr. 585/2002 pentru aprobarea Standardelor naionale de
protecie a informaiilor clasificate n Romnia cu modificrile i completrile ulterioare
i prin Hotrrea Guvernului nr. 781/2002 privind protecia informaiilor secrete de
serviciu.
(19) Informaie de interes public = orice informaie care privete activitile sau
rezult din activitile unei autoriti publice sau instituii publice, indiferent de suportul
ori de forma sau de modul de exprimare a informaiei, astfel cum este prevzut de Lega
nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, cu modificrile i
completrile ulterioare.
(20) Informaie cu privire la datele personale = orice informaie privind o persoan
fizic identificat sau identificabil.
4.2. Abrevieri
(1) MMFPS = Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale;
(2) SG = Secretar General
(3) DE SAPPA = Direcia Economic - Serviciul Achiziii Publice, Patrimoniu i
Administrativ
(4) AN = Arhivele Naionale
(5) NA = Nomenclator arhivistic
(6) IDNA = Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al
Muncii, Familiei i Proteciei Sociale
(7) TP = Termen de pstrare
(8) ID = Inventar documente
Ministerului
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 14 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
(9) PVPP = proces verbal predare primire a documentelor

(10) PVCS = Proces verbal al Comisiei de selecie
(11) CS = Comisia de selecionare
(12) PVPPr.= Proces verbal predare - preluare a documentelor
(13) RII = Registru de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice
(14) RD = Registru de depozit, pentru evidena curent a intrrilor - ieirilor
documentelor din arhiv, la solicitarea persoanelor fizice, persoanelor juridice i a
structurilor organizatorice din cadrul ministerului Muncii,Familiei i Proteciei
Sociale
(15) FC = Fi de control
(16) A = Aprobare
(17) Av = Avizare
(18) Ap = Aplicare
(19) O = Organizare
(20) V = Verificare
(21) C = Coordonare
(22) E = Elaborare
(23) I = nregistrare
(24) P = Predare
(25) Ah = Arhivare
(26) PS = Procedur de sistem
4.3. Termeni utilizai

(1) Compartiment = direcie general/direcie/serviciu/birou;
(2) Conductorul compartimentului = director general/ director/ ef de serviciu/ef
birou;
(3) Grupul de management SCI/M = Grupul de management constituit pentru
aplicarea standardelor de management i control intern la nivelul Ministerului
Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, nfiinat prin Ordinul ministrului nr.2776
din 08.12.2011;
5.0.
Descrierea procedurii
5.1. Generaliti
Procedura cuprinde descrierea modului de nregistrare i arhivare a tuturor documentelor
create i deinute de ctre toate structurile organizatorice detaliate ale aparatului propriu
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 15 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
al Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, ct i modul de predare al

documentelor/ dosarelor din arhivele proprii la arhiva Ministerului Muncii, Familiei i
Proteciei Sociale.
efii structurilor organizatorice detaliate din cadrul Ministerului Muncii, Familiei i
Proteciei Sociale ct i ntreg personalul de execuie, denumite n continuare creatori i
deintori de documente, rspund de evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea i
folosirea documentelor n condiiile prevederilor prezentei proceduri.
Fiecare creator de documente proprii, are obligaia s in evidena pe categorii de
documente grupate pe termene de pstrare conform Indicativul dosarului din
Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale arhivistic,
aprobat de ministrului muncii, familiei i proteciei sociale.
Nerespectarea dispoziiilor Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i
completrile ulterioare, atrage, dup caz, rspunderea contravenional, civil sau penal.
Potrivit prevederilor art. 27 din Lega Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i
completrile ulterioare, sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de
nentrebuinare a documentelor care fac parte din fondul arhivistic al ministerului
constituie infraciune i se pedepsete conform prevederilor Codului penal.
Potrivit prevederilor art. 28 din Lega Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i
completrile ulterioare, scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei sau nstrinarea acestora ctre persoane fizice sau
persoane juridice strine, fr autorizarea Arhivelor Naionale constituie infraciune i se
pedepsete cu nchisoare de la 3 la 7 ani, dac fapta nu constituie o infraciune mai grav.
Tentativa se pedepsete.
Potrivit prevederilor art. 29 i art. 30 din Lega Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu
modificrile i completrile ulterioare, constituie contravenie i se sancioneaz cu
amend de la 1.000 lei (RON) la 25.000 lei (RON) urmtoarele fapte, dac nu sunt
svrite n astfel de condiii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infraciuni:
a) neinventarierea documentelor sau nentocmirea de ctre creatorii acestora, persoane
juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii;
b) nepredarea de ctre compartimentele unitii creatoare, la arhiva proprie, a
documentelor cu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de
predare-primire;
c) neselecionarea documentelor create i deinute n arhiva Ministerului Muncii, Familiei
i Proteciei Sociale, la termenele prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de
selecionare a documentelor;
d) neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i protejare a documentelor create
i deinute de ctre creatorii i deintorii de documente;
e) nepredarea, la Arhivele Naionale i, dup caz, la direciile judeene ale Arhivelor
Naionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei de
ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, la expirarea termenelor prevzute de
lege;
f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din fondul arhivistic;
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 16 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
g) nedepunerea la arhiv de ctre creatorii i deintorii de documente, a inventarelor pe

care le dein la expirarea termenelor de depunere.
h) nerespectarea urmtoarelor prevederi:
n cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente, persoan juridic,
fr ca activitatea acestuia s fie continuat de altul, documentele cu valoare istoric, ct i
cele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind
drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurri sociale ale cetenilor, vor fi
preluate la Arhivele Naionale.
Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase
privind drepturile cetenilor referitoare la stagiile de cotizare n sistemul public de pensii,
pe baz de inventar i proces-verbal de predare-preluare, ntocmite potrivit anexelor din
legea arhivelor.
Creatorii i/sau deintorii de documente, persoane juridice, care i schimb regimul de
proprietate sau i modific obiectul de activitate, precum i noii deintori care preiau
patrimoniul au obligaia s dispun msuri pentru pstrarea, conservarea i evidena
arhivei, i sunt obligate s ia msuri mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori
comercializrii fr drept a documentelor din arhiv.
Depozitarea documentelor se face n spaii i n condiiile corespunztoare, avizate de
Arhivele Naionale.
Carnetele de munc se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, dup
caz, acestea nu se arhiveaz.
Creatorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor
fizice i a persoanelor juridice, certificate, copii i extrase de pe documentele pe care le
creeaz, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant.
Persoanele juridice au obligaia s comunice n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor
Naionale documentele care atest nfiinarea, reorganizarea sau desfiinarea, n condiiile
legii, precum i msurile dispuse n vederea arhivrii documentelor create sau deinute de
instituie.
Direcia Resurse Umane are obligaia s transmit prin DE - SAPPA din cadrul MMFPS,
la Arhivele Naionale, documentele care atest nfiinarea, reorganizarea sau desfiinarea,
n condiiile legii, precum i msurile dispuse n vederea arhivrii documentelor create sau
deinute de structurile care au fost supuse reorganizrii sau desfiinrii.
Direcia Resurse Umane are obligaia de a lua toate msurile ce se impun n vederea
obinerii avizului de la Arhivele Naionale pentru persoanele care ndeplinesc atribuii pe
linie de arhivare, programarea cursurilor de formarea profesional n domeniul arhivistic
ct i a specializrii i formrii continue a persoanelor din cadrul structurilor
organizatorice desemnate de efii acestora, s ndeplineasc atribuii pe linie de arhivare.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 17 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
5.2. Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente

5.2.1. nregistrarea evidena documentelor
nregistrarea documentelor ntr-un sistem unitar, n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i
Proteciei Sociale, se face prin grija Direciei Politici Publice i Comunicare Serviciul
Comunicare i Relaii cu Publicul.
Toate structurile organizatorice din cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei
Sociale, sunt obligate s nregistreze documentele intrate, ieite ori ntocmite pentru uz
intern.
nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor.
nregistrarea documentelor ncepe de la l ianuarie i se ncheie la 31 decembrie ale
fiecrui an.
5.2.2. Nomenclatorul arhivistic
a) Prevederi legale privind Nomenclatorul arhivistic
n conformitate cu prevederile art. 7 din Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu
modificrile i completrile ulterioare, creatorii i deintorii de documente sunt obligai,
ca anual, s grupeze documentele n uniti arhivistice, potrivit problemelor i termenelor
de pstrare stabilite prin Nomenclatorul arhivistic.
Potrivit prevederilor. art. 8 din Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i
completrile ulterioare i ale prevederilor art. 13- 14 din Instruciunile privind arhivarea,
aprobate prin Ordinul Arhivelor Naionale nr. 217/1996, creatorii i deintorii de arhiv
au obligaia de a ntocmi Nomenclatorul arhivistic al documentelor create i deinute.
Nomenclatorul arhivistic se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele
proprii, dup modelul prevzut n anexa nr. 1 din Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996.
n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, Nomenclatorul arhivistic,
este document oficial de lucru, cu aplicare obligatorie pentru toate categoriile de personal
din toate structurile organizatorice.
b) ntocmirea Nomenclatorului arhivistic
Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele
proprii, dup modelul din Anexa nr. 1. la prezenta procedur.
Nomenclatorului arhivistic se ntocmete sub forma unui tabel, de ctre fiecare structur
organizatoric pentru documentele proprii, n care se nscriu, pe compartimente de
munc, categoriile de documente grupate pe probleme i termene de pstrare. Propunerea
de nomenclator arhivistic se transmite la Direcia Economic Serviciul Achiziii
Publice, Patrimoniu i Administrativ, n vederea confirmrii de ctre Arhivele Naionale i
Aprobarea de ctre Ministrul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 18 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
In prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n

ordinea n care figureaz n structura organizatoric a ministerului/organigram, i se
numeroteaz cu cifre romane.
In rubrica a doua se trec subdiviziunile structurilor organizatorice/compartimentelor de
munc i se numeroteaz cu litere majuscule.
In rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul,
fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr. l la fiecare compartiment de
munc. In rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare. Stabilirea lui
se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea
creatorului de documente i, n mod deosebit, de importan tiinific a informaiilor pe
care le conin documentele.
In rubrica a patra, n dreptul grupelor de documente se trece termenul de pstrare stabilit
prin acte normative sau de eful structurii organizatorice in funcie de importana
documentului. Pentru documentele care se vor pstra permanent, se trece cuvntul
permanent" (prescurtat P"), iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra arab
care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (l, 3, 5, K) etc.). Dac termenul de pstrare
al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii
nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi,
informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare
temporar se menioneaz C.S." (comisie de selecionare). La expirarea termenului de
pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare cu specialiti din
structura organizatoric care a creat documentul i, dup caz, pot fi propuse pentru
eliminare sau reinute permanent.
Pentru realizarea Nomenclatorului sunt necesare Organigrama i Regulamentul de
Organizare i Funcionare a instituiei creatoare a documentelor de arhiv. Nomenclatorul
Arhivistic va fi supus modificrilor numai atunci cnd au loc schimbri n organigram
sau n structura organizatoric a instituiei creatoare de documente.
n cazul n care se nfiineaz noi direcii, servicii, alte compartimente i subdiviziuni,
nomenclatorul se actualizeaz i completeaz cu denumirile respectivelor structuri noi i
cu dosarele create de acestea. Daca unele compartimente, ori subdiviziuni ale acestora, i
dezvolt activitatea i i lrgesc atribuiile, nomenclatorul va fi completat cu noile genuri
i categorii de documente, precum i cu termenele lor de pstrare corespunztoare.
c) Modificarea Nomenclatorului arhivistic
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual.
Modificarea Nomenclatorului arhivistic se face, numai n situaia n care, se produc
modificri n structura organizatoric a ministerului prin nfiineaz/ desfiinarea unor
structuri organizatorice/ compartimente de munc, nomenclatorul se completeaz cu
denumirea acestora i cu documentele nou create sau desfiinate. In cazul n modific
activitatea/ atribuiile ministerului, respectiv a structurilor organizatorice din minister i
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 19 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
dezvolt sau i reduc activitatea, crend/ desfiinnd alte grupe de documente dect cele
prevzute iniial n Nomenclatorului arhivistic.
n cazul n care se impune modificarea Nomenclatorului arhivistic al documentelor
create i deinute de aparatul propriu al Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale,
ca urmare a modificrii:
I - structurii organizatorice (organigrama) Ministerului Muncii, Familiei i
Proteciei Sociale aprobat prin hotrre de Guvern;
II - structurii organizatorice detaliate (organigrama detaliat a direciilor generale/
direciilor/ serviciilor/ compartimentelor) aprobat prin ordin al ministrului
Muncii,Familiei i Proteciei Sociale ;
III - activitilor, funciilor i atribuiilor Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei
Sociale prevzute n hotrrea Guvernului de organizare i funcionare;
IV - atribuiilor i responsabilitilor structurilor organizatorice/compartimentelor
din aparatul propriu al Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, stabilite prin
acte normative i prin Regulamentul de Organizare i Funcionare.
V - la propunerea efilor structurilor organizatorice din Ministerul Muncii,
Familiei i Proteciei Sociale, care constat c datorit modificrilor legislative vor
ntocmi sau nu vor mai ntocmi acte/ documente, care sunt/ nu sunt cuprinse n
Nomenclatorului arhivistic al documentelor.
n cazul modificrilor cuprinse la punctele. I - III, Direcia Resurse Umane are obligaia s
transmit documentaia, aprobat prin ordinul ministrului muncii, familiei i proteciei
sociale pentru modificrile intervenite, Direciei Economice - Serviciul Achiziii Publice,
Patrimoniu i Administrativ, n vederea operrii modificrilor ce se impun n
nomenclatorului.
n cazul modificrilor cuprinse la punctul IV, efilor structurilor organizatorice din
minister, care constat c datorit modificrilor legislative vor ntocmi/ nu vor mai
ntocmi acte/ documente care sunt/ nu sunt cuprinse n Nomenclatorului arhivistic al
documentelor, au obligaia s transmit Direciei Economice - ServiciulAchiziii Publice,
Patrimoniu i Administrativ, lista documentelor care fac obiectul modificrii
Nomenclatorului arhivistic.
n toate cazurile de modificare sau completare a Nomenclatorului arhivistic al
documentelor, Direcia Economic Serviciul Achiziii Publice, Patrimoniu i
Administrativ are obligaia s demareze procedura de modificare sau completare ct i de
confirmarea a acestuia de ctre Arhivele Naionale.
In nomenclator se trec toate documentele create/ primite spre rezolvare sau pstrare,
registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite n structurile organizatorice
ale ministerului.
d) Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii,
Familiei i Proteciei Sociale
Cifra roman, litera majuscul i cifra arab din Nomenclatorului arhivistic pentru fiecare
document formeaz indicativul dosarului. Acesta poate fi format numai din litera
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 20 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
majuscul i cifra arab sau numai din cifra arab, dac creatorul are ca pri componente
numai o singur structur organizatoric/ compartimente de munc fr subdiviziuni.
Ex. XXV. DIRECIA GENERAL OCUPARE, SALARIZARE I LEGISLAIA
MUNCII, A. DIRECIA LEGISLAIA MUNCII, a. Serviciul Relaia cu Parlamentul,
1.Registru Intrri - Ieiri documente, Direcia Legislaia Muncii- Indicativul unitii
arhivistice/ dosarului din Nomenclatorului arhivistic, pentru Registru Intrri - Ieiri
documente Direcia Legislaia Muncii va fi XXV.A.a.1.
Indicativul unitii arhivistice/ dosarului din Nomenclatorului arhivistic, este un
element care variaz n funcie de fiecare compartimentul de munc.
5.2.3. Gruparea documentelor n dosare pe probleme i termene de pstrare
a)Prevederi legale privind gruparea documentelor
n conformitate cu prevederile art.17 din Ordinul Arhivelor Naionale nr. 217/1996
pentru aprobarea Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, n vederea predrii dosarelor la arhiva Ministerului Muncii, Familiei i
Proteciei Sociale se efectueaz urmtoarele operaiuni:
- documentele cuprinse n dosar se ordoneaz cronologic sau, n cazuri speciale, dup
alte criterii (alfabetic, geografic etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea
cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele mai noi dedesubt;
- se ndeprteaz acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele.
- documentele din fiecare dosar se leag n coperte de carton, n aa fel nct s se asigure
citirea complet a textului, datelor i rezoluiilor;
- dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 - 300 file; n cazul depirii acestui numr,
se constituie mai multe volume ale aceluiai dosar;
- filele dosarelor se numeroteaz n colul din dreapta sus, cu creion negru; n cazul
dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu numrul l
pentru fiecare volum;
- pe coperta dosarului se nscriu: denumirea unitii i a compartimentului creator,
numrul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de nceput i de
sfrit, numrul de file, volumul i termenul de pstrare;
- pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului, sau pe prima pagin nescris a
registrelor i condicilor, lucrtorul de la compartimentul creator al dosarului face
urmtoarea certificare: Prezentul dosar (registru, condic) conine ... file", n cifre i ntre
paranteze, n litere, dup care semneaz i pune data certificrii.
b) Formarea dosarelor, etapele premergtoare formrii dosarelor
n cadrul Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, Nomenclatorului arhivistic,
este document oficial de lucru, cu aplicare obligatorie, confirmat de Arhivele Naionale,
principalul instrument n formarea i gruparea documentelor n dosare pe probleme i
termene de pstrare i cu consemnarea Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic
al Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale pe toate documentele primite n
structurile organizatorice/ compartimentele de munc.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 21 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
La nceputul anului, pe fiecare dosar, map, registru, condic etc. se va nscrie Indicativul
dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei
Sociale. n cazul n care un dosar, map, registru, condic etc., are mai multe volume, pe
fiecare volum se va consemna Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al
Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale i numrul volumului.
Conform Nomenclatorului arhivistic, persoana responsabil cu formarea dosarului, va
grupa n dosar documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de pstrare.
In cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i,
respectiv, cu, termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale,
anuale s.a.), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare.
Nu se vor ndosariat n acelai dosar documente care au termene de pstrare diferite,
respective 10 ani, la un loc cu cele care se pstreaz 5 ani sau permanent etc.
Coperta dosarului - se face de ctre fiecare angajat, la nceputul anului sau cnd este
cazul, pentru documentele pe care le gestioneaz, pentru identificarea rapid a acestora, i
va cuprinde n mod obligatoriu, urmtoarele date: Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei
Sociale/ structura organizatoric/ compartimentul de munc, Indicativul dosarului din
Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, denumirea
dosarului din Nomenclatorul arhivistic, termenul de pstrare , datele de nceput i de
sfrit, nr. file, volumul nr. dac este cazul. Prima pagin a dosarului va fi n mod
obligatoriu Opisul dosarului.
Inscripionarea dosarelor conform Nomenclatorului arhivistic/ Opis documente - prima
pagin a dosarului, sunt prevzute n Anexa nr.13 a la prezenta procedur.
Coperta dosarului - Anexa nr.13 b la prezenta procedur, pentru arhivarea documentelor
din arhivele proprii ale structurilor organizatorice detaliate din cadrul Ministerului Muncii,
Familiei i Proteciei Sociale, n vederea predrii la arhiv ct i la firma depozitar, va
conine n mod obligatoriu aceleai date de identificare a unitilor arhivistice i va fi din
carton presat.
Pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului, responsabilul cu arhivarea
documentului din cadrul structurii organizatorice care a avut repartizat lucrarea n
exercitarea atribuiilor de serviciu, creator al dosarului va face urmtoarea certificare:
,,Prezentul dosar conine .file, n cifre i, ntre paranteze, n litere, dup care semneaz
i pune data certificrii.
Formarea dosarelor - prima pagina a dosarului (care nu se va numerota) va fi opisul
dosarului. In dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problema/ subiect, cu
acelai indicativ din Nomenclatorul arhivistic.
Documentele cuprinse n dosar se ordoneaz cronologic sau, n cazuri speciale, dup alte
criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi
trebuie s se afle deasupra i cele mai noi dedesubt.
Se ndeprteaz acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dublurile.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 22 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Dosarele nu trebuie s conin mai mult de 250-300 file. n cazul depirii acestui numr
se formeaz mai multe volume ale aceluiai dosar.
Numerotarea filelor din dosare, este operaia care are drept scop determinarea locului
documentului n dosar i s asigure astfel integritatea lui. Se face de ctre persoana care a
creat dosarul, n colul din dreapta sus al filei, cu creion negru. n cazul dosarelor compuse
din mai multe volume, se numeroteaz fiecare volum separat, ncepnd cu numrul 1.
c) Constituirea dosarelor
Toate categoriile de personal din Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, care
n exercitarea funciilor i atribuiilor de serviciu au primit documente spre rezolvare, au
ntocmit documente sau au primit documente spre pstrare, au obligaia s constituie
dosare cu acestea, s inventarieze documentele la sfritul anului i s le predea persoanei
cu responsabiliti pe linie de arhivarea din structura organizatoric, n vederea pregtirii
acestora pentru predarea la arhiva Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale.
Dosarele/documentele gestionate de ctre ntreg personalul unei structuri organizatorice,
constituie arhiva proprie a structurii organizatorice.
Toate documentele din arhiva proprie, sunt grupate n dosare conform indicativului din
nomenclatorul arhivistic ct i n ordinea respectiv, pentru identificarea cu rapiditate a
documentelor n structurile organizatorice, ordinea indicativelor dosarelor din
nomenclatorul arhivistic se pstreaz i la ntocmirea listelor de inventariere dar si cu
respectarea termenului de pstrare a documentelor, la predarea documentelor de ctre
persoana care pleac din structura organizatoric, la predarea n arhiva Ministerului
Muncii, Familiei i Proteciei Sociale sau la firma depozitar de ctre persoana cu
responsabiliti pe linie de arhivare.
eful structurii organizatorice poate reine documente n arhiva proprie a structurii
organizatorice pe care o conduce, fr a le preda la arhiva Ministerului Muncii, Familiei
i Proteciei Sociale n al doilea an de la constituirea acestora, dac acestea sunt necesare
desfurrii activitii curente sau n cazul n care dosarul nu a fost ncheiat, cu obligaia
de a specifica acest lucru n lista de inventariere n dreptul dosarului/ documentul
respectiv, ct i n procesul verbal de predare primire al documentelor, motivul reinerii.
3.2.4. Inventarierea arhivei curente la compartimente
a)Prevederi legale privind inventarierea arhivei curente la compartimente
Inventarul documentelor n cadrul tuturor structurilor organizatorice din Ministerul
Muncii, Familiei i Proteciei Sociale se face cu respectarea prevederilor art.18 - art.23
din Ordinul Arhivelor Naionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instruciunilor privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, astfel:
Art. 18. - Dosarele se depun la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite
dup modelul prezentat n anexa nr. 2. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai
termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc. Astfel,
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 23 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute
n nomenclator, la compartimentul respectiv.
In cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare volum va primi un
numr curent distinct.
Art. 19. - Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n
4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la
compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dat cu dosarele la
compartimentul de arhiv.
Art. 20. - Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care, din motive justificate, se
opresc la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu
menionarea nepredrii lor; n momentul predrii lor ulterioare, n inventar se va meniona
acest lucru.
Art. 21. - Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de
nceput, menionndu-se n inventar datele extreme.
Art. 22. - In ce privete completarea rubricii Coninutul dosarului", se vor preciza
genurile (corespondena, sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.) de documente, emitentul,
destinatarul, problema sau problemele coninute i, dup caz, perioada la care se refer.
Art. 23. - Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia
compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiva general se face conform
unei programri prealabile, stabilit de comun acord ntre cele dou compartimente
(predtor i primitor).
Modul de inventariere este unic pentru toi creatorii de documente din cadrul Ministerului
Muncii, Familiei i Proteciei Sociale att ca formular cat i ca mod de completare.
Dosarele, respectiv unitile arhivistice, create n anul precedent vor fi perfectate,
copertate i inventariate, de persoana cu responsabiliti pe linie de arhivare din cadrul
structurii organizatorice, cu respectarea prevederilor art.17 din Ordinul Arhivelor
Naionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instruciunilor privind activitatea de arhiv la
creatorii i deintorii de documente, pe formulare conform prezentei proceduri, pe
termene de pstrare, n anul n curs, urmnd s fie predate n al doilea an de la
constituirea acestora, la arhiva ministerului sau la firma depozitar.
b) Etapele procesului de inventariere
n toate situaiile, n care se face inventarierea dosarelor/ documentelor n structurile
organizatorice/ compartimentele care le-au creat, etapele procesului de inventariere sunt:
1.-Completarea listelor de inventar, n situaia inventarierii anuale a documentelor
de ctre personalul de execuie din cadrul structurilor organizatorice/ compartimentele de
munc sau n vederea predrii la arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale
de ctre persoana cu responsabilitii pe linie de arhivare, se face numai pe formular tip,
Anexa nr.2 la Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996 Legea, cu modificrile i
completrile ulterioare sau Anexa nr.2 la prezenta procedur;
Persoanele responsabile cu completarea listelor de inventar , au obligaia
completrii tuturor rubricilor impuse de formular, n mod corect, fr prescurtri sau
formulri evazive, filele inventarelor se numeroteaz, odat cu ntocmirea lor, n format
electronic;
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 24 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
2.- Unitile arhivistice odat constituite, ncheiate, certificate, cu toate datele

copertei corect completate, se grupeaz pe termene de pstrare, iar n cadrul fiecrei grupe
de termene se ncepe mai nti cu dosarele, registrele, condicile i alte documente
preconstituite;
3.- Fiecare grup de termene ncepe cu nr.1, numr ce se scrie concomitent i pe
coperta unitile arhivistice respectiv, dosare, registre, condici i alte documente
preconstituite, fcndu-se corelaia dintre inventar i documente. Dac toate celelalte
elemente trecute pe coperta unitii arhivistice sunt corect completate, ntocmirea
inventarului reprezint, de fapt, o transcriere;
4.- n antet stnga sus a primei pagini, se scrie Ministerul Muncii, Familiei i
Proteciei Sociale iar dedesubt structura organizatoric/ compartimentul care a creat
documentele, iar n Capitolul inventarului se va meniona anul crerii documentelor i
termenul de pstrare (la mijlocul documentului).
c) Prile componente ale inventarului, completarea datelor cerute de
formular
1.- Inventarul ncepe cu numrul curent, deoarece fiecare unitate arhivistic va
trebui s aib un numr curent, ncepnd cu numrul 1, n cadrul compartimentului , anul
i termenul de pstrare respectiv. Prin urmare, se vor ntocmi attea inventare cte termene
de pstrare sunt n compartiment, toate inventarele documentelor cu termenele de pstrare
de 1 an, 2 ani, 5ani, 10 ani, 50 de ani etc. ca i cele pentru documentele permanente vor
ncepe tot cu nr. crt.1.
2.- Indicativul unitii arhivistice dup nomenclator, va fi n mod obligatoriu
Indicativul dosarului din Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale; dac la acelai indicativ s-au creat mai multe uniti arhivistice
(volume), n aceast rubric se va repeta indicativul unitii arhivistice de cte ori este
cazul.
3.- Coninutul pe scurt al dosarului, registrului, condicii etc., se vor da toate
informaiile eseniale din dosarul respectiv, se vor da toate informaiile eseniale despre
document ntr-un mod concis, clar, fr prescurtri i fr a se insera aprecieri personale a
celui care efectueaz inventarierea. Categoriile de documente ex. Regulamente de
organizare i funcionare a., Acte normative privind reglementarea problemelor de
personal, Bilanul de venituri i cheltuieli pe anul.etc., ca i orice alte elemente prin care
se pot exprima ct mai clar informaiile eseniale din documentele supuse inventarierii. De
asemenea se va meniona dac documentele sunt sub form de proiect sau copie, iar n
cazul unor lucrrii aflate n dosar n mai multe variante care au constituit etape de lucru ca
urmare a unor avizri succesive ale organelor de stat etc.,n cuprins se va meniona acest
lucru.
Dac la acelai indicativ al unitii arhivistice din nomenclator, respectiv, dosar,
registru, condic sun create mai multe volume, acestea vor forma cte o unitate arhivistic
i va ocupa n inventar o poziie distinct i cu coninut caracteristic.
4.- Data sau datele extreme ale documentelor din unitatea arhivistic, reprezint
data primului act i cea a ultimului act din dosar.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 25 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
5.- Numrul filelor, reprezint un mijloc de control asupra integritii

documentelor, ct i de identificare a unui anumit document, eviden gestionar.
6.- Completarea inventarului se face fr prescurtri sau formulri evazive. Filele
inventarelor se numeroteaz, odat cu ntocmirea lor pe calculator.
7.- Pe ultima pagin a inventarului se trec urmtoarele date:
- numrul filelor inventarului;
- numrul unitilor arhivistice pe care le cuprinde inventarul;
- se nir nr. crt. al unitilor arhivistice lsate la compartimente (dac este cazul);
- nr. crt. al unitilor arhivistice care au lipsit la preluare (dac este cazul);
- data predrii - prelurii;
- nr. unitilor arhivistice efectiv preluate;
- semntura persoanei care pred documentele i semntura persoanei care preia
documentele.
8.- Evidena listelor de inventariere, pe termene de pstrare se ine de ctre fiecare
structur organizatoric iar numerotarea filelor listelor din inventare se va face automat la
momentul completrii acestora n format electronic.
d) Situaiile n care se face inventarierea dosarelor/ documentelor n cadrul
Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale, sunt:
- Inventarierea anual a dosarelor/ documentelor de ctre ntreg personalul de execuie
pentru lucrrile repartizate, create i date spre pstrare ;
- Inventarierea n vederea predrii/ prelurii dosarelor/ documentelor, la ncetarea/
modificarea/ suspendarea raporturilor de serviciu/ raporturilor de munc a personalul de
conducere/ de execuie, de ctre persoanele care urmeaz s fac predarea;
- Inventarierea n vederea predrii/ prelurii dosarelor/ documentelor de la structurile
organizatorice/ compartimente la arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei
Sociale.
Inventarierea anual a dosarelor/ documentelor este obligatorie pentru toii
creatorii i deintorii de documente din cadrul fiecrei structuri organizatorice a
Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale. Inventarierea anual se face de ctre
fiecare angajat pentru dosarele formate conform Nomenclatorului arhivistic i deinute de
acesta, pe ani i termene de pstrare, la sfritul anului, respectiv luna decembrie, ntreaga
activitatea desfurndu-se sub directa coordonare i ndrumare a efului structurii
organizatorice, permind astfel i selecionarea cu operativitate a documentelor lipsite de
importan/ ciorne/ maculatur de cele valoroase.
Inventarul anual, se va ntocmi de ctre fiecare angajat pentru documentele primite spre
rezolvare, create sau primite spre pstrare de la eful structurii organizatorice, pe
formularul standard Anexa nr. 2 la prezenta procedur, i care va cuprinde n mod
obligatoriu, urmtoarele rubrici: inventarul pe anul............., pentru documentele aflate n
arhiva proprie a (structura organizatoric/ compartimentul de munc), nr. crt.,
indicativul dosarului conform Nomenclatorului arhivistic, coninutul dosarului conform
Nomenclatorului arhivistic, datele extreme, nr. filelor i observaii. La finalul
inventarului se va consemna din cte file i dosare este format inventarul anual, de cine
este ntocmit, nume i prenume, funcia, data i semntura.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 26 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Prima foaie a fiecrui dosar cu documente, inventariat, va cuprinde n mod obligatoriu,

urmtoarele date: Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale/ structura
organizatoric/ compartimentul de munc, Indicativul dosarului din Nomenclatorul
arhivistic al Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale, denumirea dosarului din
Nomenclatorului arhivistic, termenul de pstrare , anii extremi ai documentelor din dosar,
nr. file, volumul nr. dac este cazul, ntocmit, nume i prenume, funcia, data i
semntura.
Inventarul anual este un instrument de eviden, cu dubl funcionalitate, care
cuprinde, sub form de rezumat, n mod concis i concludent, toate documentele
repartizate / create i date spre pstrare de ctre eful structurii organizatorice unui
angajat/ tuturor angajailor din structura pe care o conduce, ct i totalitatea informaiilor
deinute n arhivele proprii ale tuturor structurilor organizatorice din cadrul Ministerului
Dup constituirea dosarelor, numerotarea filelor, copertarea dosarului i
inventarierea anual a documentelor, acestea vor fi pstrate n arhiva proprie a structurii
organizatorice i vor fi predate la arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale
n al doilea an de la constituirea acestora.
Un exemplar al inventarul anual al documentelor, ntocmit i semnat de ctre
fiecare angajat pentru dosarele proprii, formate conform Nomenclatorului arhivistic i
inventariate de acesta, se va pstra la dosarul cu documente predate la arhiva Ministerului
Muncii,Familiei i Proteciei Sociale, mpreun cu listele de inventariere i procesele
verbale de predare - primire, cu toate semnturile impuse de formular. n acelai dosar se
va arhiva i toate documentele de predare/ primire, ntocmite la predarea/ preluarea
dosarelor de la persoanele care au solicitat ncetarea/ modificarea/ suspendarea
raporturilor de serviciu/ raporturilor de munc.
Inventarierea n vederea predrii/ prelurii dosarelor/ documentelor, la ncetarea/
modificarea/ suspendarea raporturilor de serviciu/ raporturilor de munc a tuturor
categoriilor de personal, se face de ctre persoana creia urmeaz s-i nceteze/ modifice/
suspende raportul de serviciu/ raportul de munc, cu respectarea dispoziiilor prezentei
proceduri.
Inventarierea n vederea predrii/ prelurii dosarelor/ documentelor de la
structurile organizatorice/ compartimente la arhiva Ministerului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale, se face de ctre persoana cu atribuii pe linie de arhivare din cadrul
structurii organizatorice/ compartimentului de munc i va cuprinde n mod obligatoriu
toate documentele/ dosarele din Nomenclatorului arhivistic ale structurii organizatorice n
ordinea i pe termene de pstrare din acesta, create n decursul unui an.
n cazul n care unele dosare/ documente din arhivele proprii, cuprinse n mod obligatoriu
n listele de inventariere, dar din motive justificate nu se depun la arhiva Ministerului
Muncii,Familiei i Proteciei Sociale, n dreptul acestora n listele de inventariere se va
face meniunea c au fost reinute la arhiva proprie a structurii organizatorice respectiv
direcia general/ direcia/ serviciul/ compartimentul, iar la finalul listelor de inventariere
se va face
o list a tuturor aceste dosare/ documente cu indicativul fiecruia din
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 27 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Nomenclatorului arhivistic, denumirea dosarului/ documentului, numr volume dac este

cazul, n care se va trece motivul reinerii la compartimente/ nepredrii la arhiva
Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale, respectiv, sunt dosare incomplete/
nencheiate, sunt dosare/ documente necesare desfurrii activitii structurii
organizatorice/ compartimentului de munc sau nu au fost gsite la predare.
In cazul inventarierii dosarelor/ documentelor n vederea predrii/ prelurii de la
structurile organizatorice/ compartimente la arhiva Ministerului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale, n listele de inventar se va consemna clar nr. totalul al dosarelor
cuprinse n inventar, nr. totalul al dosarelor predate efectiv la arhiva Ministerului
Muncii,Familiei i Proteciei Sociale din inventarul respectiv, nr. totalul al dosarelor lsate
la compartiment. n momentul predrii acestora la arhiva Ministerului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale n anii urmtori, se vor meniona aceleai motive ale reinerii/ nepredri
care au fost invocate.
Ordonarea documentelor n dosare pe probleme, ani, i termene de pstrare se face cu
respectarea criteriului cronologic, sau altui criteriu de arhivare dect cel cronologic, aa
cum a fost stabilit prin Nomenclatorului arhivistic al documentelor create n structura
organizatoric respectiv.
Dac prin Nomenclatorului arhivistic nu s-a stabilit un criteriu expres de arhivare pe zon
geografic sau grad geografic, categorie de document, alfabetic, tematic, form, format,
scar, faz de proiect, etc. arhivarea se va face n mod obligatoriu cronologic.
Dac n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, ordonarea cronologic se
va face cu respectarea prevederilor art.17 din Ordinul Arhivelor Naionale nr. 217/1996
documente.
Conform acestui criteriu de arhivare, criteriului cronologic de ordonare a documentelor n
dosare, se urmrete ca documentele din ianuarie s fie la nceputul dosarului, iar cele din
decembrie la sfritul acestuia.
3.2.5.Procesul verbal de predare - primire a dosarelor/ documentelor
Procesul verbal de predare - primire a dosarelor/ documentelor se face n toate situaiile
n care se face inventarierea dosarelor/ documentelor n cadrul Ministerului
Muncii,Familiei i Proteciei Sociale i se ntocmete de cel care pred dosarele/
documentele, respectiv:
- Inventarierea anual a dosarelor/ documentelor se face de ctre ntreg personalul de
execuie din cadrul ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale pentru lucrrile
repartizate, create i date spre pstrare n vederea predrii persoanei responsabil cu
arhivarea, din cadrul structurii organizatorice.
- Inventarierea n vederea predrii/ prelurii dosarelor/ documentelor, la ncetarea/
modificarea/ suspendarea raporturilor de serviciu/ raporturilor de munc a personalul de
conducere/ de execuie se face de ctre persoana care se afl n una dintre aceste situaii,
n vederea predrii dosarelor/ documentelor nlocuitorului de drept, persoanei numit/
desemnat n acest sens sau unei comisii de preluare a documentelor/ dosarelor.
- Inventarierea n vederea predrii/ prelurii dosarelor/ documentelor de la structurile
organizatorice/ compartimente la arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 28 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Sociale, se face de ctre persoana responsabil cu arhivarea n cadrul structurii

organizatorice pentru predarea la arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei
Sociale.
Procesul verbal de predare - primire a dosarelor/ documentelor este documentul oficial
care se ntocmete la predarea/ preluarea dosarelor/ documentelor de ctre persoana
responsabil cu inventarierea documentelor astfel:
- la plecarea din compartimentul de munc de ctre persoana care face predarea dosarelor/
documentelor;
- la sfritul anului, dup inventarierea anual, de ctre personalul de execuie pentru
documentele proprii, n vederea predrii dosarelor/ documentelor persoanei cu atribuii pe
linie de arhivare din cadrul structurii organizatorice;
- la predarea dosarelor/ documentelor din structura organizatoric/la arhiva Ministerului
Muncii,Familiei i Proteciei Sociale de ctre persoana cu atribuii pe linie de arhivare din
cadrul structurii organizatorice.
Procesul verbal de predare - primire a documentelor se ntocmete n 2 exemplare.
Pentru predarea documentelor cu termene de pstrare permanent, procesul verbal de
predare - primire a documentelor se ntocmete n 3 exemplare.
Procesul verbal de predare - primire a documentelor trebuie s aib nscris, sus n stnga
filei, structura organizatoric creatoare a documentelor respectiv, direcia general/
direcia/ serviciul/ compartimentul.
n cuprinsul procesului verbal de predare - primire se va trece perioada n care au fost
create documentele, compartimentul i numrul dosarelor efectiv predate, numrul filelor
inventarului precum i semntura de predare i cea de preluare a documentelor.
n cazul n care unele dosare/ documente reinute n arhivele proprii ale structurilor
organizatorice, conform listelor de inventariere, consemnrile din listele de inventariere
vor fi preluate in totalitate i n procesul de predare - primire.
n cazul n care, eful structurii organizatorice nu a desemnat o persoan cu
responsabilitii pe linie de arhivare pentru structura pe care o conduce, responsabilitatea
ntocmirii tuturor documentelor de predare a arhivei proprii la arhiva Ministerului
Muncii,Familiei i Proteciei Sociale i revine n totalitate. Rspunde prin semntura sa, de
ntocmirea Inventarelor documentelor a Procesul verbal de predare - primire al
documentelor ce urmeaz a se preda la arhiv ministerului , conform prezentei proceduri,
ct i de predarea efectiv a dosarelor/ documentelor la arhiva Ministerului
Predarea dosarelor la arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale se va face
n baza unei programri prealabile, stabilite de comun acord ntre DGAPA i direcia
general/ direcia/ serviciul/ compartimentul care solicit n scris acest lucru.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 29 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
3.2.6. Specificaii privind documentele financiar contabile, documentele tehnice i

documentele aferente programelor/ proiectelor
a) Specificaii privind documentele financiar contabile
Ordonarea, inventarierea, selecionarea i valorificarea documentelor financiar contabile
se face cu respectarea Ordinul ministrului economiei i finanelor nr. 3512/2008 privind
documentele financiar contabile.
b) Specificaii privind documentele tehnice i de nregistrare tehnic
Ordonarea, inventarierea, selecionarea i valorificarea documentelor tehnice i de
nregistrare tehnic se face cu respectarea SECTIUNEA II , pct. II Art. 49-80 din Ordinul
Arhivelor Naionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instruciunilor privind activitatea de
arhiv la creatorii i deintorii de documente.
Potrivit prevederilor art. 67 -70 din Ordinul Arhivelor Naionale nr. 217/1996 pentru
aprobarea Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, selecionarea documentele tehnice i de nregistrare, la mplinirea termenului
de pstrare prevzut n nomenclatorul de arhiv al instituiei creatoare sau deintoare, se
face cu respectarea urmtoarelor reguli:
Art. 67. - Documentele tehnice i de nregistrare, la mplinirea termenului de
pstrare prevzut n nomenclatorul de arhiv al instituiei creatoare sau deintoare,
ntocmit conform art. 11, se pot seleciona, cu respectarea prevederilor legale n vigoare.
Art. 68. - Avnd n vedere att valoarea documentar prelungit a documentelor
tehnice i de nregistrare, ct i cea juridic ( probatorie, mai ales a celor din proiectaredezvoltare), dar i cea istoric, pentru aceast categorie de documente procedura de
selecionare se prevede n prezentele instruciuni (art. 29 - 35).
Termenele de pstrare ale documentelor tehnice cuprinse n nomenclatoare se vor
pune n concordan cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toat durata
existenei i funcionrii acestuia.
Comisiile de selecionare pentru aceste documente vor fi formate din cei mai buni
specialiti n domeniul n care lucreaz n sistemul organizatoric al creatorului i vor
cuprinde n mod obligatoriu consilierul juridic al instituiei.
In cazul n care creatorii are n organizare o comisie (consiliu) tiinific, aceasta
trebuie s-i dea avizul pentru selecionarea arhivelor tehnice i de nregistrare; n cazul
instituiilor care nu au un asemenea consiliu, avizul se d de ctre consiliul de
administraie.
Art. 69. - Dup aprobarea lucrrii de selecionare de ctre Arhivele Naionale, n
inventare, la rubrica observaii, se va meniona: .Selecionat conform aprobrii Arhivelor
Naionale cu nr. ..."; totodat, n registrul de eviden curent se va nscrie ieirea unitii
arhivistice i cantitatea de arhiv selecionat.
Art. 70. - Scoaterea din eviden a unor documente propuse spre selecionare, dar
neaprobate de ctre comisia de selecionare a Arhivelor Naionale, se consider fapt penal
i se sancioneaz n consecin.
In aceeai categorie se nscrie orice distrugere de documente tehnice i de
nregistrare, indiferent de forma de proprietate.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 30 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
c) Specificaii privind documentele documente aferente programelor/

proiectelor
Structurile organizatorice din cadrul Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale
care gestioneaz documente aferente programelor/ proiectelor indiferent de sursa de
finanare a acestora, vor respecta i urmtoarele reguli obligatorii:
- documentele vor fi pstrate n direcie pe ntreaga perioad de derulare a programului,
chiar dac se depesc cei 2 ani, urmnd a fi predate la arhiv doar dup ncheierea
programului/proiectului respectiv;
- anumite documente aferente proiectelor din AM POS DRU vor fi pstrate n arhiv pe o
perioad de minim 7 ani de la data de sfrit a perioadei de implementare. Aceast
perioad se prelungete n cazul n care proiectul face obiectul unui litigiu, pn la
soluionarea definitiv i irevocabil a acestuia;
- gruparea n dosare a documentelor aferente fiecrui proiect se va face astfel: contract,
dosar de pli, dosar financiar, dosar tehnic;
- acestea vor fi nsoite de o list care va specifica numrul de volume pe care l conine
fiecare proiect;
- pe coperta dosarului se nscriu: codul proiectului, unde este cazul, beneficiarul i
Capitolul proiectului, cod program, cod prioritate/ ax prioritar, cod msur/ domeniu
major de intervenie, tipul contractului din cadrul proiectului, numrul volumului precum
i alte informaii specifice, dup caz.
3.2.7. Informaiile clasificate
a) Activitatea de arhivare n compartimentele speciale
Arhivarea documentelor, rezultate n urma desfurrii activitii Compartimentului
gestiunea i protecia informaiilor clasificate din cadrul Ministerului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale, se desfoar cu respectarea prevederilor Legii nr. 182/2002 privind
protecia informaiilor clasificate, cu modificrile i completrile ulterioare, Hotrrii
Guvernului nr. 585/2002 pentru aprobarea Standardelor naionale de protecie a
informaiilor clasificate n Romnia cu modificrile i completrile ulterioare, ct i ale
Hotrrii Guvernului nr. 781/2002 privind protecia informaiilor secrete de serviciu.
b)Definirea termenilor principali
Potrivit prevederilor art. 15 din Legea nr. 182/ 2002 privind protecia informaiilor
clasificate, cu modificrile i completrile ulterioare, urmtorii termeni se definesc astfel:
Prin informaii - se nelege orice documente, date, obiecte sau activiti, indiferent de
suport, form, mod de exprimare sau de punere n circulaie.
Informaiile clasificate - sunt informaiile, datele, documentele de interes pentru
securitatea naional, care, datorit nivelurilor de importan i consecinelor care s-ar
produce ca urmare a dezvluirii sau diseminrii neautorizate, trebuie s fie protejate.
Clasele de secretizare sunt: secrete de stat i secrete de serviciu.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 31 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Informaii secrete de stat - informaiile care privesc securitatea naional, prin a cror
divulgare se pot prejudicia sigurana naional i aprarea rii.
Informaii secrete de serviciu - informaiile a cror divulgare este de natur s determine
prejudicii unei persoane juridice de drept public sau privat.
Nivelurile de secretizare se atribuie informaiilor clasificate din clasa secrete de stat i
sunt:
- strict secret de importan deosebit - informaiile a cror divulgare neautorizat este
de natur s produc daune de o gravitate excepional securitii naionale;
- strict secrete - informaiile a cror divulgare neautorizat este de natur s produc
daune grave securitii naionale;
- secrete - informaiile a cror divulgare neautorizat este de natur s produc daune
securitii naionale.
Protecie juridic - ansamblul normelor constituionale i al celorlalte dispoziii legale n
vigoare, care reglementeaz protejarea informaiilor clasificate;
Protecie prin msuri procedurale - ansamblul reglementrilor prin care emitenii i
deintorii de informaii clasificate stabilesc msurile interne de lucru i de ordine
interioar destinate realizrii proteciei informaiilor;
Protecie fizic - ansamblul activitilor de paz, securitate i aprare, prin msuri i
dispozitive de control fizic i prin mijloace tehnice, a informaiilor clasificate;
Protecia personalului - ansamblul verificrilor i msurilor destinate persoanelor cu
atribuii de serviciu n legtur cu informaiile clasificate, spre a preveni i nltura
riscurile de securitate pentru protecia informaiilor clasificate;
Certificate de securitate/ autorizaii de acces - documentele care atest verificarea i
acreditarea persoanei de a deine, de a avea acces i de a lucra cu informaii clasificate.
c) Categorii de informaii secrete de stat. Protecia lor.
Protecia informaiilor secrete de stat este o obligaie ce revine persoanelor autorizate care
le emit, le gestioneaz sau care intr n posesia acestora.
Autoritile publice care elaboreaz ori lucreaz cu informaii secrete de stat/ secrete de
serviciu au obligaia prin compartimentele de specialitate ale acestora s ntocmeasc un
ghid pe baza cruia se va realiza clasificarea corect i uniform a acestora ct i liste
proprii cuprinznd categorii de informaii secrete de stat/ secrete de serviciu, n domeniul
lor de activitate, care se aplic i se actualizeaz.
Lista cu informaii secrete de stat este stabilit de ctre structurile organizatorice din
Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale i se aprob prin hotrre de Guvern.
Lista cu informaii secrete de serviciu este stabilit de ctre structurile organizatorice din
Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale i se aprob prin ordin al ministrului
Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat/ secrete de serviciu
Documentele secrete de stat se nregistreaz manipuleaz, studiaz si pstreaz potrivit
actelor normative n vigoare privind aprarea secretului de stat.
Gruparea n dosare, inventarierea i selecionarea se face astfel:
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 32 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
- gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului, n care se cuprind i

categoriile de documente din listele de date i informaii secrete de stat/ secrete de
serviciu;
- gruparea documentelor secrete de stat n dosare se face separat de cele secrete de
serviciu i nesecrete;
- documentele secrete de serviciu i nesecrete, care fac corp comun cu documentele
secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n
componena dosarului cu documente secrete de stat;
- gruparea documentelor secrete de stat/ secrete de serviciu n dosare, legarea acestora,
numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, n primul trimestru al
anului pana la sfritul luni martie, la compartimentul special, urmnd a se preda la arhiva
Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale, pe baz de inventare, la expirarea
caracterului secret. Predarea, pstrarea i selecionarea lor la arhiva Ministerului
Muncii,Familiei i Proteciei Sociale se fac n acelai mod ca la documentele nesecrete.
Documentele secrete de stat/ secrete de serviciu care i pstreaz acest caracter i dup
expirarea termenului de pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la
compartimentul special de ctre o comisie de selecionare avnd n componen persoane
care au acces la date, informaii i documente secrete de stat. eful compartimentului
special va face parte din aceast comisie.
Este interzis clasificarea ca secrete de stat/ secrete de serviciu a informaiilor care, prin
natura sau coninutul lor, sunt destinate s asigure informarea cetenilor asupra unor
probleme de interes public sau personal, pentru favorizarea ori acoperirea eludrii legii
sau obstrucionarea justiiei.
d) Accesul la informaii clasificate
Accesul la informaii clasificate secrete de stat/ secrete de serviciu este permis cu
respectarea principiului necesitii de a cunoate numai persoanelor care dein certificat
de securitate sau autorizaie de acces, valabil pentru clasa, nivelul de securitizare al
informaiilor necesare ndeplinirii atribuiilor de serviciu.
Neacordarea autorizaiei sau retragerea motivat a acesteia determin de drept interdicia
de acces la informaii secrete de stat/ secrete de serviciu.
3.2.8.Predarea documentelor create la compartimente, la arhiva Ministerului
Muncii,Familiei i Proteciei Sociale
Predarea la arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale a documentelor
create la compartimente se face cu respectarea prevederilor art. 9 din Legea Arhivelor
Naionale nr. 16/1996 cu modificrile i completrile ulterioare, conform cruia
documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la
constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, ntocmite potrivit
Anexelor nr. 2 i 3 la lege, respectiv Anexelor nr. 2 i 3 la prezenta procedur.
Predarea dosarelor/ documentelor din arhivele proprii ale structurilor organizatorice din
cadrul Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale la arhiva ministerului, se face cu
respectarea prevederilor art. 23 - art.24 din Ordinul Arhivelor Naionale nr. 217/1996
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 33 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1

documente, astfel:
Art. 23. - Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia
compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiva general se face conform
unei programri prealabile, stabilit de comun acord ntre cele dou compartimente
(predtor i primitor).
Art. 24. - La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind
respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i
datele nscrise n inventar. In cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la
cunotin compartimentului creator, care efectueaz corecturile ce se impun.
Documentele se depun la arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale n al
doilea an de la constituire, pe baza Inventarului documentelor i a Procesului verbal de
predare - primire al documentelor, ntocmite de ctre persoana cu responsabiliti pe linie
de arhivare desemnat de eful structurii organizatorice.
Arhivarul preia n gestiunea arhivei, dosarele de la structurile organizatorice, numai pe
baza de inventar, verificnd fiecare poziie din inventar i dup identificarea tuturor
dosarelor/ documentelor cuprinse n listele de inventariere, semneaz procesul verbal de
predare - primire, n 2 exemplare, un exemplar semnat l pred delegatului care preda
dosarele i un exemplar se pstreaz n gestiunea arhivei.
In ordinea intrrii n arhiv, responsabilul de arhiva - arhivarul, nregistreaz dosarele
n Registrul de evidenta a intrrilor - ieirilor unitilor arhivistice, Anexa nr. 4 la
prezenta procedur.
a)Registru de eviden curent a documentelor
Evidena dosarelor predate din arhivele proprii ale structurilor organizatorice/
compartimentele creatoare ale documentelor, se face cu respectarea prevederilor art. 25 art.26 din Ordinul Arhivelor Naionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instruciunilor
privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, astfel:
Art. 25. - Evidena dosarelor i a inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine
n registrul de eviden curent, conform modelului prevzut n Anexa nr. 4. In cazul n
care compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden
curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond.
Art. 26. - In registrul de eviden curent, la Seciunea Preluri", se trec, n ordinea
prelurii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un alt
numr de ordine.
Pentru fiecare inventar se noteaz:
- numrul de ordine al inventarului;
- data prelurii documentelor din inventarul respectiv;
- denumirea compartimentului de la care provine inventarul;
- datele extreme ale documentelor;
- totalul dosarelor din inventar;
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 34 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
- totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv;

- numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior.
Se va nscrie numrul din inventar al fiecrui dosar reinut de compartiment.
La Seciunea Ieiri" se trec:
- data ieirii dosarelor din eviden;
- unde s-a predat;
- denumirea, numrul i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden;
- totalul dosarelor ieite.
Evidena tuturor intrrilor i ieirilor din/ n arhiva Ministerului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale se ine n Registrul de eviden curent a intrrilor i ieirilor
documentelor, structurat pe dou pri preluri i ieiri, Anexa nr. 4 la prezenta procedur.
La preluare, personalul de la arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului
de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n
inventar.
n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotin efului structurii
organizatorice responsabile de arhiva n scris, iar documentele nu vor fi primite n arhiva
Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale pan nu vor fi remediate
neconcordanele constatate.
3.3. Scoaterea temporar a documentelor din arhiva Ministerului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale
Scoaterea temporar a documentelor din arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei
Sociale se face numai cu aprobarea Directorului Direciei Economice, la solicitarea scris
a efului structurii organizatorice creatoare a documentului din care s rezulte scopul
scoaterii, justificarea c se impune eliberarea documentului din arhiv ct i termenul
limita de returnare. Modelul cererii pentru acces arhiv se gsete n Anexa nr.9 la
prezenta procedur.
In cazul unor documente de importanta majora pentru Ministerului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale se vor elibera copii legalizate, prin grija responsabilului de arhiva.
Hotrrea de a nu scoate din arhiva originalul i de a elibera copii legalizate este luat de
cel care are i competena de a aproba cererea, respectiv Directorul Direciei Economice.
Responsabilul de arhiva - arhivarul, nu poate mprumuta i nici efectua copii dect n
baza unei cereri aprobate, consemneaz operaiune n Registru de depozit Anexa nr.7 la
prezenta procedur, obine semntura persoanei care ridica documentul/dosarul, n
registru, n coloana obs. completeaz nr. cererii pe baza creia s-a dispus scoaterea
temporar i termenul de returnare.
Eliberarea documentul/dosarul va fi consemnat i n Fia de control Anexa nr.8 la
prezenta procedur, n momentul eliberrii documentului.
Dup expirarea termenului limit specificat n cerere, solicitantul este obligat s returneze
documentul/ documentele sau dosarul n aceiai stare n care a fost ridicat. La returnare,
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 35 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
responsabilul de arhiv verific integritatea i starea documentului i consemneaz

returnarea i starea acestuia n Registru de depozit i n Fia de control.
Documentele care constituie probe ntr-un proces penal sau pentru cercetarea
administrativ pot fi scoase temporar din arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei
Sociale numai pe baz de proces-verbal i dup executarea copiilor de nlocuire, care se
pstreaz n arhiv pn la reintegrarea originalelor.
Documentele scoase din arhiv n scopul consultrii pe perioade limitate de timp, i
anume maximum 10 zile lucrtoare, n cazuri speciale termenul se poate prelungi.
Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea
persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le
creeaz i le dein, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se
refer la drepturi care l privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea n munc, studii,
drepturi patrimoniale.
Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact i clar a datelor rezultate din
documente, care sunt n direct legtur cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele
existente, fr s se ntregeasc perioadele pentru care nu exist documente. Perioadele
pentru care lipsesc documente sau nu se gsete nscris numele solicitantului se vor
meniona n adresa de expediere a certificatului. In certificat se vor indica denumirile
documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului i, apoi,
datele cuprinse n aceste documente.
In certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizri n legtur cu
coninutul documentelor cercetate. In certificat datele se expun n ordinea cronologic.
Redactarea certificatului se face, cu cerneal, ntocmit, datat i semnat de persoana care a
fcut cercetarea. Referatul trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat i cotele
unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar).
In cazul n care, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii structurii
organizatorice creatoare sau deintoare, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date,
se poate elibera fie un nou certificat, menionndu-se ca l completeaz pe cel anterior, cu
indicarea numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou
certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va
anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare.
In cazul n care n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se
comunic n scris solicitantului.
In textul certificatului nu sunt admise tersturi sau completri printre rnduri. Persoana
care a ntocmit referatul i eful su ierarhic poart rspunderea asupra exactitii datelor
comunicate.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 36 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Copiile sau extrasele se certific sau, dup caz, se legalizeaz de unitatea care le
elibereaz.
Certificatele, copiile si extrasele se elibereaz personal solicitantului ori mputernicitului
su legal sau se expediaz prin pot.
Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civil sau alte acte originale personale
aflate n dosar se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o copie
certificat de responsabilul arhivei.
Evidena tuturor cererilor primite se ine n Registru de depozit unde se consemneaz
fiecare solicitant n parte. Se va specifica clar numele i prenumele solicitantului,
structura organizatoric de unde vine cererea, numrul i data de nregistrare a cererii.
nregistrrile se fac cronologic.
In registrul de eviden curent, la Seciunea Ieiri" se trec:
- data ieirii dosarelor din eviden;
- unde s-a predat;
- denumirea, numrul i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden;
- totalul dosarelor ieite.
3.4. Scoaterea definitiv a documentelor din arhiva Ministerului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale
Scoaterea definitiv a documentelor din arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei
Sociale, se face cu respectarea prevederilor art. 27 - art.28 din Ordinul de conducerii
Arhivelor Naionale nr. 217/1996 pentru aprobarea Instruciunilor privind activitatea de
arhiv la creatorii i deintorii de documente, astfel:
- Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii,
transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de
evenimente neprevzute.
Art. 28. - Dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte,
dup caz.:
- proces-verbal de selecionare; (Anexa nr. 5 la prezenta procedur)
- proces-verbal de predare-preluare; (Anexa nr. 6 la prezenta procedur)
- proces-verbal de constatare a deteriorrii complete a documentelor sau a lipsei
acestora.
- Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de
selecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de
Arhivele Naionale.
Modelul, procesului-verbal de selecionare i a procesului-verbal de predare-preluare, se
gsete n Anexa nr. 5, respectiv Anexa nr. 6 la prezenta procedur.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 37 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Cnd termenul de pstrare a documentelor n arhiva Ministerului Muncii,Familiei i

Proteciei Sociale a expirat conform Nomenclatorului arhivistic sau n cazul deteriorrii
acestora, Comisia de Selecionare propune eliminarea lor. Aprobarea eliminrii dosarelor
documentelor se face de ctre ministrul Muncii,Familiei i Proteciei Sociale.
Responsabilul de arhiva - arhivarul, pred pe baz de proces verbal predare preluare
dosarele/ documentele i consemneaz aceasta n Registru de intrri-ieiri, n dreptul
fiecrei nregistrrii, iar n dosarului/ documentului la rubrica observaii se precizeaz
data ieirii definitive i actul (tip , numr, dat).
a)Comisia de selecionare a documentelor
Potrivit prevederilor art. 29 - art.36 din Ordinul de conducerii Arhivelor Naionale nr.
217/1996 pentru aprobarea Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i
deintorii de documente, n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente
funcioneaz cte o comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul
conductorului unitii respective. Comisia de selecionare este compus din preedinte,
secretar i un numr impar de membri, numii din rndul specialitilor proprii,
reprezentnd principalele compartimente creatoare de arhiv. eful compartimentului de
arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare.
n cadrul Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale, efii structurilor
organizatorice au obligaia s nominalizeze o persoan din cadrul structurii organizatorice
cu responsabiliti pe linie de arhivare i care s fac parte din comisia de selecionare a
documentelor.
Anual sau ori de cte ori este nevoie, la sesizarea secretarului comisiei selecionare a
documentelor, preedintele convoac comisia de selecionare. Secretarul prezint comisiei
inventarele dosarelor cu termene de pstrare expirate.
In aprecierea importanei documentelor, comisia de selecionare are n vedere respectarea
termenelor de pstrare a documentelor, prevzute n Nomenclatorului arhivistic, acordnd
o atenie deosebit celor care au, pe lng termenul de pstrare, meniunea C.S.".
Cnd comisia de selecionare constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de
pstrare sau stabilete ca unele din acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n
inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de
munc/ structura organizatoric creatoare.
Comisia de selecionare a documentelor din cadrul arhivei Ministerului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale, este constituit i funcioneaz n baza Ordinului ministrului muncii,
familiei i proteciei sociale nr. 2824/2011.
La ncheierea lucrrilor, Comisia de selecionare ntocmete procesul-verbal model
(Anexa nr. 5 la prezenta procedur), care se nainteaz spre aprobare conducerii
ministerului.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 38 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare, pentru eliminarea din arhiv,

nsoite de procesul-verbal aprobat de ministrul Muncii,Familiei i Proteciei Sociale i de
inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz
selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare,
la Arhivele Naionale.
Arhivele Naionale pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar dac, potrivit
nomenclatorului arhivistic, acestea au termene de pstrare temporar.
3.5.Arhivarea electronic
Pentru a administra i utiliza rapid i eficient, la nevoie, datele cuprinse intr-un volum
mare de documente, ct i pentru proteja acestora, se impune conversia digital a acestor
documente.
Arhivarea electronic scade mult costul stocrii datelor prin reducerea spaiului de
depozitare i n acelai timp, crete sigurana pstrrii corespunztoare a datelor.
Arhivarea electronic se realizeaz prin programe i proceduri de lucru privind
constituirea arhivei curente, evidena documentelor, pstrarea, folosirea acestora etc.
Astfel, la constituirea arhivei curente, programul prevede utilizarea calculatorului de la
registratura general, unde se nregistreaz toate documentele, intrate, ieite sau ntocmite
pentru uz intern, folosind rubricile stabilite prin legea arhivrii, incluznd indicativul
unitii arhivistice dup nomenclator.
Constituirea unitilor arhivistice pe suport electronic conform Nomenclatorului arhivistic,
pentru inventarierea documentelor la compartimente, pstrarea i folosirea acestora,
constituie subiectul unor programe sau proceduri de lucru detaliate pe viitor.
3.6. Externalizarea serviciului de arhivare i depozitare
Avnd n vedere volumul foarte mare de documente rezultat din desfurarea activitii
Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale, precum i spaiul insuficient de care
dispune instituia pentru arhivarea documentelor s-a procedat la achiziionarea de servicii
de arhivare i depozitare a documentelor.
Scoaterea temporar a documentelor din depozit se face numai la solicitarea scris, pe
cererea de solicitare cutii/ documente din depozit, Anexa nr.10 la prezenta procedur, a
efului structurii organizatorice creatoare a documentului i cu o justificare n acest sens,
din care s rezulte c se impune eliberarea documentului din depozit.
Prestatorul asigur serviciile de regsire a cutiilor depozitate i livrrile de documente la
sediul ministerului, n baza unei cereri de solicitare a cutiei naintat de ctre serviciul
creator al documentului la DE - SAPPA.
Prestatorul asigur cutiile de depozitare, indexurile, etichetele cu coduri de bare Anexa
nr.11 la prezenta procedur, foaie de trimitere Anexa nr.12 la prezenta procedur i alte
consumabile necesare n procesul de mpachetare a documentelor n cutii.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 39 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
efii structurilor organizatorice din cadrul ministerului au obligaia, prin persoana cu

responsabiliti pe linie de arhivare, s pregteasc documentele, n vederea predrii,
conform prezentei proceduri, respectiv s ndosarieze documentele n coperi cartonate i
inscripionate conform Anexe nr. 13 b, s efectueze ordonarea cronologic a documentelor
sau n alt mod aa cum a fost stabilit prin nomenclatorul arhivistic al documentelor, pentru
structura organizatoric, s efectueze inventarierea tuturor documentelor ce urmeaz a fi
predate, s ntocmeasc listele de inventariere pe termene de pstrare a documentelor pe
suport de hrtie ct i n format electronic, s mpacheteaz dosarele/ documentele n cutii,
s sigileze cutiile i s completeze corespunztor a elementele de identificare, pentru
arhiva proprie a structurii pe care o conduc.
Inventarierea dosarele/ documentele din cutii n format electronic, trebuie s asigure
compatibilitatea nregistrrilor dosarele/ documentele att la creatorii de documente din
cadrul ministerului ct i la firma depozitar pentru identificarea rapid a acestora.
Modul de indexare, nregistrare i descriere a coninutului cutiilor trebuie s permit
identificarea uoar a acestora, astfel structurile organizatorice din minister vor folosi
tipizat cod de bare - Anexa nr. 11 la prezenta procedur, foaie de trimitere - Anexa nr. 12
la prezenta procedur, la mpachetarea dosarele/ documentele n cutii.
Pentru obinerea de materiale (cutii, foaie de trimitere, etichete cu coduri de bare)
necesare depozitrii, structurile organizatorice creatoare a documentelor vor adresa o
cerere tip referat de necesitate ctre DE - SAPPA, n care se va specifica tipul materialelor
necesare i cantitatea dorit, precum i datele de contact (nume, prenume, direcie, sediul
i camer, nr. de telefon i adres de email) ale unei persoane.
La depozitare, structurilor organizatorice din cadrul ministerului creatoare de
documente, dup obinerea materialelor de la firma depozitar prin intermediul DESAPPA, vor pregti cutiile, le vor sigila cu ajutorul unei bande de hrtie alb pe care va
aplica tampila direciei i o va lipi cu scotch pe toat lungimea cutiei, va completa foaia
de trimitere i o va anuna DE - SAPPA n vederea transmiterii comenzii la firma
depozitar.
n urma ridicrii cutiilor de ctre firma depozitar, se va transmite o copie dup
foaia de trimitere, precum i dup avizul de expediie eliberat de firma depozitar, la DE SAPPA.
Consultarea unor documente depozitate n cutii, de la firma depozitar, se face
prin referat de necesitate adresat DE - SAPPA, n care se va aduga i codul de
nregistrare (de bare) al cutiei cerute pentru identificarea acesteia.
Prestatorul ofer posibilitatea realizrii de rapoarte privind documente pstrate i
termenele de pstrare a acestora, avnd n vedere c retragerea i depozitarea de cutii va
putea fi realizat de mai multe persoane, pentru a se cunoate n orice moment situaia
acestora.
Consultarea bazei de date se va realiza numai de ctre persoane autorizate din cadrul
ministerului
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 40 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
3.7. Documente utilizate

a) List formulare, anexe utilizate n aplicarea procedurii
- Nomenclator arhivistic - Anexa nr.1 la prezenta procedur;
- Inventarul documentelor - Anexa nr. 2 la prezenta procedur;
- Proces verbal de predare primire a documente - Anexa nr. 3 la prezenta procedur;
- Registru de evidenta a intrrilor - ieirilor unitilor arhivistice - Anexa nr. 4 la prezenta
procedur;
- Proces verbal al Comisiei de selecie - Anexa nr. 5 la prezenta procedur;
- Proces-verbal de predare - preluare - Anexa nr. 6 la prezenta procedur;
- Registru de depozit - Anexa nr. 7 la prezenta procedur;
- Fi de control - Anexa nr. 8 la prezenta procedur;
- Cerere pentru acces arhiva - Anexa nr. 9 la prezenta procedur;
- Cerere solicitare cutii/ documente depozit - Anexa nr. 10 la prezenta procedur;
- Model completare tipizat cod de bare - Anexa nr. 11 la prezenta procedur;
- Model completare foaie de trimitere - Anexa nr. 12 la prezenta procedur;
- a)Model inscripionare Dosare conform Nomenclatorului arhivistic/
Opis documente (prima pagin a dosarului), pentru documentele din arhivele proprii, b)
Copert dosar cartonat, pentru documentele ce urmeaz s fie predate la arhiva
ministerului - Anexa nr. 13 la prezenta procedur;
- Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea n arhivele proprii ale
structurilor organizatorice i predarea la din arhivele proprii la arhiva MMP, stocarea i
eliberarea documentelor din arhiv - Anexa nr. 14 la prezenta procedur;
- Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea n arhivele proprii ale
structurilor organizatorice i predarea la din arhivele proprii la firma depozitar,
solicitare eliberare documente la firma depozitar, solicitare cutii, etichete, etc. pentru
stocare - Anexa nr. 15 la prezenta procedur.
b) Circuitul documentelor
Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea n arhivele proprii ale
structurilor organizatorice i predarea la din arhivele proprii la arhiva MMP, stocarea i
eliberarea documentelor din arhiv este prevzut n Anexa nr. 14 la prezenta procedur iar
Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea n arhivele proprii ale
structurilor organizatorice i predarea la din arhivele proprii la firma depozitar,
solicitare eliberare documente la firma depozitar, solicitare cutii, etichete, etc. pentru
stocare n Anexa nr.15 la prezenta procedur.
3.8. Resurse necesare
Resurse materiale, resurse umane, resurse financiare:
- materiale (elementele de logistic: materiale informatice, calculatoare, acces
la baze de date etc.),
- financiare (bugetul necesar pentru amenajarea, funcionarea i dotarea
arhivei cu aparatura necesar n vederea asigurrii i pstrrii documentelor n
condiii de siguran, buget necesar programelor de formare i perfecionare a
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 41 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
personalului angajat n compartimentul arhiv ct i a personalului cu atribuii din

cadrul tuturor structurilor organizatorice ale ministerului),
- umane (personalul implicat n activitatea de arhivare din cadrul
compartimentul arhiv i persoanele cu atribuii i responsabiliti pe linie de arhivare
din cadrul structurilor organizatorice din cadrul ministerului).
3.9. Modul de lucru
a) Planificarea operaiunilor i aciunilor , responsabiliti i termene n derularea
operaiunilor i aciunilor, valorificarea rezultatelor
PAS
Operaiunea
/Aciune
Document
Responsabil
/Funcia
responsabilului
Termen
1.
nregistrarea
documentelor
Registru intrriieiri
-efii structurilor
organizatorice
din MMFPS
Permanent
2.
ntocmirea
Nomenclatorului
arhivistic
Nomenclator
arhivistic
-efii structurilor
organizatorice
din MMFPS,
directorul DE SAPPA
Permanent
3.
Avizarea,
confirmarea i
aprobarea
Nomenclatorului
arhivistic
Nomenclator
arhivistic
-SG avizare
Permanent
Constituirea
dosarelor, conform
Indicativului
dosarului din
Nomenclatorului
arhivistic
Dosare
constituite n
structurile
organizatorice
ale MMFPS, la
nceputul anului
conform IDNA
-efii structurilor
organizatorice
din MMFPS,
ntreg personalul
ministerului
pentru lucrrile
repartizate,
ntocmite i
deinute n
exercitarea
funciei/
atribuiilor
La nceputul
anului,
permanent
-Liste de
-efii structurilor
Permanent,
4.
5.
Inventar
- Arhivele
Naionale
confirmare
-Ministrul
Muncii,Familiei
i Proteciei
Sociale aprobare
Valorificarea
rezultatelor
activitii
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 42 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
6.
7.
ierea dosarelor/
documentelor
repartizate,
ntocmite
i
deinute
n
exercitarea
funciei/
atribuiilor,
pentru predarea
acestora
la
plecarea
din
structura
organizatoric
inventariere a
dosarelor/
documentelor pe
ani i termene
de pstrare
organizatorice
din MMFPS,
eful ierarhic
superior cnd
este cazul,
persoana care
pred
documentele,
persoana care
primete
documentele sau
comisia de
preluare a
documentelor
cnd este cazul
cnd este cazul
Inventar
ierea anual a
dosarelor/
documentelor
pe
ani
i
termene
de
pstrare
de
ctre
ntreg
personalul
structurii
organizatorice
pentru lucrrile
repartizate
i
predarea
acestora,
persoanei
cu
atribuii
i
responsabilitii
pe linie de
arhivare
din
cadrul fiecrei
structuri
organizatorice.
Inventar
ierea
tuturor
dosarelor/
documentelor
pe
ani
i
termene
de
pstrare
din
structura
-Liste de
inventariere a
dosarelor/
documentelor pe
ani i termene
de pstrare
-Procesul verbal
de predare
primire
-Predarea
dosarelor/
documentelor
-efii structurilor
organizatorice
din MMFPS,
personalul
ministerului
repartizate,
ntocmite i
deinute n
exercitarea
funciei/
atribuiilor,
persoana cu
atribuii i
responsabilitii
pe linie de
arhivare din
cadrul fiecrei
structuri
organizatorice
Anual
-Liste de
inventariere a
dosarelor/
documentelor pe
ani i termene
de pstrare
-Procesul verbal
de predare
-efii structurilor
organizatorice
din MMFPS,
persoana cu
atribuii i
responsabilitii
pe linie de
arhivare din
Anual
-Procesul verbal
de predare
primire
-Predarea
dosarelor/
documentelor
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 43 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
8.
organizatoric,
in al doilea an
de
la
constituirea
acestora,
de
ctre persoana
cu atribuii i
responsabilitii
pe linie de
arhivare
din
cadrul fiecrei
structuri
organizatorice
Organiz
area procesului
de predare a
arhivei
structurii
organizatorice
la
arhiva
Ministerului
Muncii,Familiei
i
Proteciei
Sociale, n al
doilea an de la
constituire
9.
nregistrarea
intrrilor - ieirilor
unitilor arhivistice
n/din arhiva
Ministerului
Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale
10.
Eliberare
documente din
arhiva Ministerului
Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale
primire
cadrul fiecrei
structuri
organizatorice
-Adres ctre
DE - SAPPA de
solicitare
programare
predare dosare
la arhiva
Ministerului
Muncii,Familiei
i Proteciei
Sociale
-Predarea
efectiv a
dosarelor/
documentelor
-Registru de
evidenta a
intrrilor ieirilor
unitilor
arhivistice
-efii structurilor
organizatorice
din MMFPS,
persoana cu
atribuii i
responsabilitii
pe linie de
arhivare din
cadrul fiecrei
structuri
organizatorice
-Solicitare
scris, motivat,
fcut de ctre
eful structurii
organizatorice
creatoare a
documentului,
o persoan
fizic sau o
persoan
juridic i
aprobat de
-Personalul
Permanent
arhivei din cadrul
MMFPS,
elibereaz
documentul
structurii
organizatorice
creatoare a
documentului,
persoanei fizice
sau o persoan
juridice, dup caz
Anual, la data
programat
- Directorul
Permanent
Direciei,
personalul
compartimentului
arhivare
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 44 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Directorul
Direciei
Economice
11.
Accesul creatorilor
de documente la
dosarele arhivate
-Cerere acces
aprobat de
Directorul
Direciei
Economice,
nregistrarea
registru de
depozit, fi de
control
- Directorul
Permanent
Direciei
Economice,
personalul
compartimentului
arhivare
12.
Scoaterea din arhiv -Solicitare

pentru consultare,
scris, motivat,
maxim 10 zile
fcut de ctre
eful structurii
organizatorice i
aprobat de
Directorul
Direciei
Economice
- Directorul
Permanent
Direciei
Economice,
personalul
compartimentului
arhivare
13.
Cercetare dosare
pentru eliminarea
celor cu termene de
pstrare expirate
-Proces-verbal
al Comisia de
selecionare,
pentru
propunere
eliminare
documente cu
termene de
pstrare expirate
-Avizare eful
serviciului
SAPPA,
14.
Eliminarea
documentelor cu
termene de pstrare
expirate, aprobate
-Proces-verbal
-Personalul
compartimentului
arhivare din
MMFPS
Dup aprobarea
Procesuluiverbal al
Comisiei de
selecionare, de
ctre Ministrul
Muncii,Familiei
i Proteciei
Sociale
15.
Solicitare livrare de
materiale specifice
depozitrii
-Solicitare
scris, Referat
de necesitate
- eful structurii
organizatorice
Ori de cte ori

este necesar
16.
Depozitare cutii la
firm depozitar
-Liste de
inventariere a
-efii structurilor
organizatorice
Anual, la data
Anual sau ori

de cte ori este
necesar
Aprobare
Ministrul
Muncii,Familiei
i Proteciei
Sociale
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 45 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
dosarelor/
documentelor pe
ani i termene
de pstrare
-Procesul verbal
de predare
primire
-Adres ctre
DE -SAPPA de
solicitare
programare
predare dosare
la firma
depozitar
-Predarea
efectiv a
cutiilor la firma
depozitar
din MMFPS,
persoana
programat
-Persoana cu
atribuii i
responsabilitii
pe linie de
arhivare din
cadrul fiecrei
structuri
organizatorice
17.
Solicitare livrare
cutii/documente
pentru consultare
-Solicitare scris -efii structurilor

organizatorice
din MMFPS,
persoan
autorizat din
cadrul DE
-SAPPA
Permanent
18.
Arhivare documente
referitoare la
activitatea de
arhivare
-Dosar
documente
arhivare
constituit
conform
Indicativului
dosarului din
Nomenclatorul
arhivistic
Permanent
6.0.
-efii structurilor
organizatorice
din MMFPS,
persoana cu
atribuii i
responsabilitii
pe linie de
arhivare din
cadrul fiecrei
structuri
organizatorice
Responsabiliti
6.1. Conducerea Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

- Aloc spaiul necesar arhivrii;
- Studierea posibilitii nfiinrii unui compartiment de arhiv la nivelul ministerului, n
conformitate cu prevederile art.23 din Legea Arhivelor Naionale nr.16 /1996, desemnarea
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 46 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
nc a unei persoane cu atribuii pe linie de arhiv la nivelul ministerului, potrivit pct.3

din Procesul - Verbal de ndrumare i control al Arhivelor Naionale.
- Comunica n scris n termen de 30 de zile Arhivelor Naionale toate documentele care le
atest reorganizarea, precum si msurile dispuse n vederea arhivrii documentelor create
sau deinute, conform art.34 din Legea nr.16/1996 cu modificrile i completrile
ulterioare.
- Asigur resursele umane i materiale pentru crearea condiiilor de funcionare normal a
arhivei;
- Aprob Nomenclatorului arhivistic al documentelor din cadrul Ministerului
- Numete prin ordin componena Comisiei de selecionare la nivelul ministerului.
- Numete prin ordin arhivarul ministerului;
- Aprob scoaterea documentelor din evidena arhivei, n urma selecionrii la propunerea
Comisiei de selecie sau mutrii n alt depozit;
- Aprob scoaterea definitiv din arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei
Sociale a unor documente/ documentaii/ dosare la solicitarea unor instituii.
6.2.eful Serviciului de Achiziii Publice, Patrimoniu i Administrativ din cadrul DE
- Rspunde de organizarea i funcionarea compartimentului de arhiv, de pstrarea
documentelor n arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale n condiii de
securitate;
- Verific i rspunde de activitile derulate n cadrul arhivei ministerului (nregistrarea
dosarelor, evidenta inventarelor i proceselor verbale, ordinea i curenia pe
rafturi/rastele sau dulapuri i n special n spaiul destinat arhivei, existenta mijloacelor de
PSI, existenta dispozitivelor antiefracie, etc.);
- Rspunde de ntocmirea Nomenclatorului arhivistic al documentelor din cadrul
Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale, obinerea confirmrii nomenclatorului
la Arhivelor Naionale ct i de supunerea acestuia spre aprobare ministrului
- Modific la propunerea efilor structurilor organizatorice, n condiiile legii i a
prezentei proceduri, Nomenclatorului arhivistic al documentelor din cadrul Ministerului
Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, obine confirmarea nomenclatorului la Arhivelor
Naionale i l supune spre aprobare ministrului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale;
- Aprob cererile de scoatere temporar din arhiva Ministerului Muncii, Familiei i
Proteciei Sociale a unor documente/ documentaii sau dosare;
- Aprob cererile pentru efectuarea unor copii dup documente din arhiva ministerului;
- Avizeaz cererile de scoatere definitiva din arhiva Ministerului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale a unor documente/ documentaii / dosare la solicitarea unor instituii.
- ntocmete proiectul de ordin al ministrului muncii, familiei i proteciei sociale, cu
propunerile primite de la efii structurilor organizatorice, pentru nominalizarea
persoanelor cu responsabiliti pe linie de arhivare i care s fac parte din comisia de
selecionare.
- Rspunde de formarea profesional n domeniul arhivisticii, a tuturor persoanelor
desemnate de efii structurilor organizatorice i aprobate prin ordin al ministrului
Muncii,Familiei i Proteciei Sociale, s ndeplineasc responsabilitii pe linie de
arhivare, solicitnd Direcia Resurse Umane includerea n Planul de perfecionare anual,
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 47 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
cursuri specifice acestui domeniu de activitate, ct i demararea demersurilor necesare

pentru nscrierii persoanelor, la cursurile organizate de coala Naional de Arhivistic.
6.3. efii structurilor organizatorice din cadrul Ministerului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale
- Rspund de organizarea i funcionarea ntregii activiti de arhivare n cadrul structurii
organizatorice pe care o conduc, de formarea i pstrarea dosarelor n arhiva proprie
conform Nomenclatorului arhivistic n condiii de securitate;
- Rspund de desemnarea unei persoane din cadrul structurii organizatorice pe care o
conduc, cu responsabiliti pe linie de arhivare i care s fac parte i din Comisia de
selecie a documentelor, ct i de transmiterea propunerii la Serviciul Achiziii Publice,
Patrimoniu i Administrativ;
- Verific ntreaga activitate de arhivare, de formare a dosarelor, de constituire a arhivei
proprii conform nomenclatorului dosarelor pentru structura organizatoric pe care o
conduc i asigur securitatea acestora;
- Rspund de ntocmirea listei care s cuprind toate documentele create/ gestionate/ date
spre pstrare structurii organizatoric pe care o conduc, rezultate n urma desfurrii
tuturor activitilor cuprinse n Regulamentul de Organizare i Funcionare ct i n toate
actele normative care reglementeaz domeniul de activitate al structurii, ct i de
naintarea acesteia la Serviciul Achiziii Publice, Patrimoniu i Administrativ, n vederea
ntocmirii/ modificrii Nomenclatorului arhivistic;
- Coordoneaz ntreaga activitate de ndosarierea/ pstrare/ arhivare a documentelor din
structura organizatoric pe care o conduc conform Nomenclatorului arhivistic, de
inventariere anual a documentelor de ctre ntreg personalul structurii organizatorice
pentru lucrrile repartizate/ create/ date spre pstrare n exercitarea funciei i atribuiilor
de serviciu;
- Rspund de ntocmirea, modificarea i completarea Nomenclatorului arhivistic al
documentelor create/pstrate de ctre structura organizatoric pe care o conduc.
- Rspund de ntocmirea tuturor documentelor conform prevederilor prezentei proceduri,
la predare/ preluarea documentelor deinute de personalul care urmeaz s plece din
structura organizatoric pe care o conduce;
- Rspund de pstrarea n structura organizatoric a documentelor care nu au fost predate
la arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale expirarea perioadei de
pstrare, respectiv doi ani de la crearea acestora;
- Rspund de constituirea, legarea, ordonarea i inventarierea dosarelor pstrate la nivelul
compartimentelor i predarea la arhiva general, n al doilea an de la constituire, pe baz
de inventare ntocmite pe termene de pstrare i procese verbale de predare - primire conf.
art.7 - 9 din - Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996 Legea, cu modificrile i
completrile ulterioare i ale art. 16- 23 din Ordinul Arhivelor Naionale nr. 217/1996 de
aprobare a Instruciunilor privind arhivarea;
- Solicit n scris efului Serviciului Achiziii Publice, Patrimoniu i Administrativ,
planificare prealabil n vederea predrii documentelor din arhiva proprie la arhiva
Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 48 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
6.4. Persoanele, desemnate de efii structurilor organizatorice, cu responsabiliti pe

linie de arhivare
- Rspund ordonarea i inventarierea dosarelor din arhivele proprii, n anul n curs pentru
documentele anului precedent i predarea acestora la arhiva ministerului, n al doilea an
de la constituire, pe baz de inventare ntocmite pe termene de pstrare i procese verbale
de predare - primire n conformitate cu prevederile art. 9 din Legea Arhivelor Naionale
nr. 16/1996 Legea, cu modificrile i completrile ulterioare i ale art. 16- 23 din Ordinul
Arhivelor Naionale nr. 217/1996 de aprobare a Instruciunilor privind arhivarea;
- ndrum ntreg personalul structurii organizatorice detaliate din care fac parte i n care
au fost desemnate s ndeplineasc responsabiliti cu privire la arhivare, n formarea
dosarelor i n inventarierea anual a documentelor sau la predarea documentelor cnd
este cazul;
- Rspund de preluarea dosarelor, ntocmite cu respectarea indicativului dosarului
conform Nomenclatorului arhivistic al documentelor i dup inventarierea acestora, pe
listelor de inventariere anuale pe termene de pstrare, de ctre personalul de execuie din
cadrul structurii organizatorice, pentru care au fost desemnate s ndeplineasc aceste
responsabiliti;
- Rspund de pregtirea dosarelor preluate de la personalul de execuie i de predarea
acestora la arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale;
- Rspund de predarea dosarelor din structura organizatoric detaliat pentru care au fost
desemnai s ndeplineasc responsabiliti pe linie de arhivare, la arhiva Ministerului
Muncii,Familiei i Proteciei Sociale n al doilea an de la constituire, de ntocmirea
documentelor n vederea predrii cu respectarea urmtoarelor reguli, cuprinse n
prevederile art.17 din Ordinul Arhivelor Naionale nr. 217/1996 pentru aprobare a
Instruciunilor privind arhivarea:
- documentele cuprinse n dosare se ordoneaz cronologic sau, n cazuri speciale,
dup alte criterii (alfabetic, geografic etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete
ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele mai noi dedesubt;
- dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250 - 300 file; n cazul depirii acestui
numr, se constituie mai multe volume ale aceluiai dosar;
- filele dosarelor se numeroteaz n colul din dreapta sus, cu creion negru; n cazul
dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu numrul l
pentru fiecare volum;
- pe coperta dosarului se nscriu: denumirea unitii i a compartimentului creator,
numrul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de nceput i de
sfrit, numrul de file, volumul i termenul de pstrare;
- pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului, sau pe prima pagin nescris a
registrelor i condicilor, lucrtorul de Ia compartimentul creator al dosarului face
urmtoarea certificare: Prezentul dosar (registru, condic) conine ... file", n cifre i ntre
paranteze, n litere, dup care semneaz i pune data certificrii.
- Fac parte din Comisia de selecionare a documentelor, analizeaz i aprob lista
ntocmit de ctre arhivarul ministerului, cu documentele avnd termenele de pstrare
depite, propuse spre a fi distruse.
6.5. Arhivarul, responsabil cu arhivarea ministerului
- Rspunde de preluarea dosarelor/ documentelor din arhivele proprii ale structurile
organizatorice, n al doilea an de la constituire, de la persoanele cu responsabilitii pe
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 49 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
linie de arhivare, pe baza listelor de inventariere ntocmite pe termene de pstrare,

redactate pe hrtie ct i pe suport electronic i a procesului verbale de predare - primire.
- La preluarea are obligaia s verifice fiecare dosarelor/ documentelor, urmrind
respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i
datele nscrise n inventar, dac structurile organizatorice au respectat prevederile legale
cuprinse n dispoziiile art. 9 din Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996 Legea, cu
modificrile i completrile ulterioare i n art. 16 - 23 din Ordinul Arhivelor Naionale nr.
217/1996 de aprobare a Instruciunilor privind arhivarea; n cazul constatrii unor
neconcordane, ele se aduc la cunotin compartimentului creator, care are obligaia s
efectueze corecturile ce se impun;
- Rspunde de preluarea documentelor din structurile organizatorice cuprinse n
Nomenclatorul arhivistic, pentru pstrarea n arhiva Ministerului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale; preia de la compartimente, dosarele cuprinse n listele de inventare i
verific conformitatea cu Nomenclatorul arhivistic;
- Rspunde i ine evidena tuturor documentelor intrate i ieite n/din arhiva
Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale pe baza Registrului de evident a
intrrilor - ieirilor unitilor
arhivistice, rspunde de constituirea registrului,
nregistrarea, numerotarea, certificarea lui; n registru se va ine evidena dosarelor i a
inventarelor depuse la arhiv;
- Rspunde i ine evidena documentelor intrate i ieite din arhiv, n Registrul de
depozit, solicitate de efii structurilor organizatorice din Ministerul Muncii, Familiei i
Proteciei Sociale sau instituii i organe ale statului n vederea cercetrii sau
documentrii, iar n locul dosarului/ documentului scos pentru cercetare sau documentare,
va introduce n raft o fi de control, care va fi anulat la rearhivarea dosarului/
documentului, la restituire verific integritatea documentelor mprumutate;
- ine evidena cererilor i a fielor ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fia va
cuprinde: numele i prenumele solicitantului, numrul i data de nregistrare a cererii.
Fisele se ordoneaz alfabetic;
- Rspunde i ine evidena pe suport de hrtie ct i electronic a listelor de inventariere
pentru dosarele/ documentele primite n arhiva ministerului de la structurile
organizatorice ale Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale pe suport electronic;
- Rspunde i ine evidena pe suport de hrtie ct i electronic a listelor de inventariere
i a cutiilor predate de structurile organizatorice ale Ministerului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale la firma prestatoare a serviciului de depozitare a documentelor n cutii;
- Rspunde de pstrarea documentele deinute n arhiva Ministerului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale n condiii de siguran i securitate;
- Face propuneri pentru dotarea corespunztoare a arhivei ministerului (mobilier, rafturi,
mijloace PSI, etc.) conform cerinelor prezentei proceduri;
- Propune masuri in vederea asigurrii condiiilor de pstrare i conservare a arhivei;
- La expirarea termenului de pstrare al dosarelor, atenioneaz secretarul Comisiei de
selecionare i pregtete dosarele i inventarele n vederea eliminrii;
- Convoac comisia de selecionare n vederea analizrii dosarelor cu termenele de
pstrare expirate, i pe care le propune pentru distrugere ministrului Muncii,Familiei i
Proteciei Sociale;
- Asigur sprijin, tuturor structurilor organizatorice din cadrul Ministerului
Muncii,Familiei i Proteciei Sociale, prin persoanele desemnate s ndeplineasc
activiti i responsabiliti pe linie de arhivare, n implementarea prezentei procedurii.
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 50 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
- Rspunde de primirea, stocarea, eliberarea i scoaterea definitiv sau temporar a

dosarelor/ documentelor n/din arhiva Ministerului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale,
conform prevederilor Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996 Legea, cu modificrile i
completrile ulterioare i ale Ordinului Arhivelor Naionale nr. 217/1996 de aprobare a
Instruciunilor privind arhivarea.
6.6. Comisia de selecionare
Se constituie i funcioneaz n baza prevederilor art.29-36 din Ordinul Arhivelor
Naionale nr. 217/1996 pentru aprobare a Instruciunilor privind arhivarea.
7.0
Anexe
7.1. Centralizator documente cuprinse n anexe

Nr.
crt.
1.
2.
3.
Denumirea anexei
Nomenclator arhivistic
Elaborator
Nr. anex
- efii structurilor organizatorice din Anexa nr.1

MMFPS pentru documentele
structurii pe care o conduc
-DGAPA centralizeaz toate
propunerile i ntocmete
Nomenclatorul arhivistic pentru
toate documentele create i deinute
n MMFPS, obine confirmarea
Arhivelor Naionale l supune
aprobrii ministrului
Muncii,Familiei i Proteciei
Sociale
Inventarul documentelor - Toate categoriile de personal din
Anexa nr.2
cadrul ministerului, n funcie de
situaiile descrise n procedur
- Personal cu atribuii i
responsabiliti pe linie de arhivare
din cadrul structurilor
organizatorice, pentru documentele
care se predau la arhiva
ministerului
Proces verbal de predare - primire- Toate categoriile de personal din
Anexa nr.3
a documentelor
cadrul ministerului, n funcie de
situaiile descrise in procedur
- Personal cu atribuii i
organizatorice la predarea n arhiva
documentelor n ministerului, sau
n cazul predrii la firma depozitar
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 51 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Registru de evidenta a intrrilor - - Arhivarul

ieirilor unitilor arhivistice
Proces verbal al Comisiei de
- Comisia de selecie
selecie
Proces-verbal de predare - preluare- Arhivarul
Registru de depozit
- Arhivarul
Fi de control
- Arhivarul
Cerere pentru acces arhiva
- efii structurilor organizatorice din
MMFPS
Cerere solicitare cutii/ documente - efii structurilor organizatorice din
depozit
MMFPS
Model completare tipizat cod de - Persoana cu atribuii i
bare
organizatorice
- Persoana cu atribuii i
Model completare foaie de
trimitere
organizatorice
a)Model inscripionare Dosare
-Toate categoriile de personal pentru
conform Nomenclatorului
documentele proprii arhivate
arhivistic/
Opis documente (prima pagin a
dosarului), pentru documentele
din arhivele proprii
b) Copert dosar cartonat, pentru - Persoana cu atribuii i
documentele ce urmeaz s fie
predate la arhiva ministerului
organizatorice
Circuitul documentelor pentru - Formular procedur
formarea dosarelor, arhivarea n
arhivele proprii ale structurilor
organizatorice i predarea la din
arhivele proprii la arhiva MMP,
stocarea i eliberarea
documentelor din arhiv
Circuitul documentelor pentru
- Formular procedur
formarea dosarelor, arhivarea n
arhivele proprii ale structurilor
organizatorice i predarea la din
arhivele proprii la firma
depozitar, solicitare eliberare
documente la firma depozitar,
solicitare cutii, etichete, etc.
pentru stocare
Anexa nr.4
Anexa nr.5
Anexa nr.6
Anexa nr.7
Anexa nr.8
Anexa nr.9
Anexa nr.10
Anexa nr.11
Anexa nr.12
Anexa nr.13
Anexa nr.14
Anexa nr.15
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 52 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Anexa nr.1
NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC LA NIVEL DE DIRECIE N CADRUL

MINISTERULUI MUNCII,FAMILIEI I PROTECIEI SOCIALE
Direcia
Serviciul/
general/
Biroul /
Direcia/
Compartimentul
Autoritatea
Nr. crt. /
Denumirea
dosarului
(coninutul
pe scurt al
documentelor
la care se
refer)
Termenul de
pstrare
(ani)
Indicativul
dosarului
I. Direcia A. Serviciul
Economic Achiziii
Publice,
Patrimoniu i
Administrativ
1.----------2.----------3.-----------
P(permanent) I.A.1
10 ani
I.A.2
5 ani
I.A.3
B. Serviciul
Contabilitate
1.-----------2.-----------3.-----------
P(permanent) I.B.1
10 ani
I.B.2
5 ani
I.B.3
C. Serviciul
Bugete
1.-----------2.-----------3.-----------
P(permanent) I.C.1
10 ani
I.C.2
5 ani
I.C.3
Observaii
CS (comisia
de
selecionare)
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 53 din 71
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Anexa nr.2
Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale
Direcia general..
Direcia.
Serviciul
Compartiment
INVENTAR pe anul---------------pentru documentele care se pstreaz .ani/permanent
Nr.
crt.
Indicativul
dosarului
dup
nomenclator
Coninutul pe
scurt al
dosarului,
registrului,
etc.
Datel
e extreme
Nr.
file
Obser
vaii
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Prezentul inventar format din ................. file conine ............ dosare, registre, condici,
cartoteci etc.
Numerele ........... au fost lsate la ................, nefiind ncheiate sau..
La preluare au lipsit dosarele de la nr. ...............
Astzi ..................... s-au preluat ............... dosare.
Am predat,
Am primit,
Anexa nr.3
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 54 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
PROCES VERBAL
predare - primire a documentelor
Astzi, .. subsemnaiidelegai ai
compartimentului.i
, am procedat primul la predare i al doilea la preluarea documentelor create
n perioada..de compartimentul menionat, n cantitate
dedosare, registre, condici, etc.
Predarea-primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate,
cuprinzndpagini dactilografiate, conform dispoziiilor legale.
Am predat,
Am primit,
Anexa nr. 4
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 55 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
REGISTRU DE EVIDEN
a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice
INTRRI
Nr. crt. Data Denumirea Datele
Numrul
intrrii compartim. extreme ale de dosare
documentel dup
or
inventar
1
IEIRI
Numrul Numrul Data Unde s- Denumirea Total
de dosare de dosare ieirii au
actului de dosare
primite rmase la din predat predare , ieite
efectiv compart. arhiv
nr., dat
6
7
8
9
10
11
Registru de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice

Mod de completare a rubricilor:
1- numrul curent
2- data cnd se preiau de la compartiment dosarele nsoite de inventare
3- iniialele compartimentului care pred
4- datele extreme ale documentelor, data primului i ultimului document din dosar, (ex.
Ian.- dec 2004.)
5- numrul de dosar trecut in inventar
6- numrul de dosar primite efectiv, din inventar
7- dosarul trecut in inventar dar din motive justificate de structura organizatoric, acestea
nu se predau , rubrica nu se completeaz , spaiul se va completa la data primirii dosarelor
rmase n arhiva proprie
8- data ieirii definitive din arhiva a unui dosar (la cerere sau prin casare de
ctre CS)
10- Casat/predat la..conform PV nr/cerere nr. ctre unitatea .
Anexa nr. 5
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 56 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Se aprob (conducerea)
.......................
(denumirea creatorului)
.......................
.......................
(sediul)
PROCES-VERBAL Nr. .......
Comisia de selecionare, numit prin Ordinul nr. .......... din ..................., selecionnd
n edinele din ................. documentele din anii*) ................. avizeaz ca dosarele din
inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare
prevzute n nomenclatorul unitii
Preedinte,
.....................
(numele i prenumele)
Semntur
.....................
.....................
Membri,
.....................
Semntur
.....................
.....................
.....................
.....................
Secretar,
.....................
Semntur
.....................
.....................
Anexa nr. 6
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 57 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
PROCES VERBAL
Predare - preluare documente (ziua, luna, anul ).
Subsemnaiidin partea.din partea
. am procedat primul la predare i al doilea la preluarea
documentelor
create
n
perioada/
anii
extremi.
nsumndu.a. i m.l
Totodat s-au predat i preluat.
n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele... u.a.
Prezentul proces verbal cuprinde.file i s-a ncheiat n dou exemplare
Am predat,
Am primit,
Anexa nr.7
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 58 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
..................................................................
(denumirea creatorului sau deintorului)
REGISTRU DE DEPOZIT
1
2
3
Nr. Denumirea Cot
crt. fondului/
dosar
compartim.
4
5
6
7
8
Scopul
Numele
Data scoaterii Data restituirii Obs.
scoaterii din solicitantului,
u.a., semntura u.a., semntura
depozit
funcia
arhivarului
arhivarului
compartimentul
Registru depozit arhiva

Mod de completare a rubricilor:
1 - nr. curent
2 - denumirea documentului solicitat
3 - codul dosarului
4 - scopul scoaterii din depozit menionat in cerere
5 - nume si prenumele solicitantului din cerere
6 - data scoaterii i semntura solicitantului sau persoanei care ridica documentul/dosarul;
Daca persoana care ridica documentul/dosarul este alta dect solicitantul se nscrie
numele si prenumele acesteia si semneaz
7 - data cnd restituie documentul/dosarul
Anexa nr. 8
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 59 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
FI DE CONTROL
FONDUL/COLECIA.
COMPARTIMENTUL..
NR. INVENTAR
ANUL..
NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI.
DATA.
Anexa nr. 9
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 60 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
CERERE PENTRU ACCES ARHIV

Direcia:
Instituia/Structura organizatoric care cere acces la documente din arhiv
Aprobat,
ef serviciu
Serviciul Achiziii Publice, Patrimoniu i Administrativ
Stimat doamn /stimate domnule,
Subsemnatul.., funcia.. n
cadrul ...v solicit aprobarea de a consulta
documentul cu privire la..de care am nevoie n scop
profesional.
Scopul consultrii acestui document este.
Menionez c m oblig s pstrez confidenialitatea tuturor informaiilor coninute n
respectivul document i s l returnez arhivei n maximum 10 zile ncepnd cu data
primirii acestuia pentru consultare.
n cazul pierderii sau deteriorrii documentului n cauz sau al depirii termenului limit
pentru returnare, admit c voi fi pasibil de sanciunile aplicabile n aceste cazuri.
De asemenea, voi fi rspunztor n cazul n care se va dovedi c am furnizat unor tere
persoane neautorizate informaii confideniale coninute n documentul solicitat pentru
consultare.
Cu stim ,
Funcia/ numele i semntura
Data..
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 61 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Anexa nr.10
CERERE SOLICITARE CUTII/DOCUMENTE DEPOZIT
Direcia:
Instituia/ Structura organizatoric care cere acces la documente din arhiv
Aprobat,
ef serviciu
ServiciulAchiziii Publice, Patrimoniu i Administrativ
Stimat doamn /stimate domnule,
Subsemnatul.., funcia.. n
cadrul ...v solicit aprobarea de a consulta dosarului/
documentul ...de care am nevoie n scop
profesional.
Documentul
se
afl
n
cutia
nr.
.
Scopul consultrii acestui document este..
Menionez c m oblig s pstrez confidenialitatea tuturor informaiilor coninute n
respectivul document i s l returnez arhivei n maximum 10 zile ncepnd cu data
primirii acestuia pentru consultare.
n cazul pierderii sau deteriorrii documentului n cauz sau al depirii termenului limit
pentru returnare, admit c voi fi pasibil de sanciunile aplicabile n aceste cazuri.
De asemenea, voi fi rspunztor n cazul n care se va dovedi c am furnizat unor tere
persoane neautorizate informaii confideniale coninute n documentul solicitat pentru
consultare.
Cu stim,
Funcia/numele i semntura
Data..
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 62 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Anexa nr.11
Model completare tipizat cod de bare
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 63 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Anexa nr.12
Model completare foaie de trimitere
Anexa nr.13
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 64 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
a)Model inscripionare Dosare conform Nomenclatorului arhivistic/

Opis documente (prima pagin a dosarului), pentru documentele curente gestionate de
ctre fiecare angajat din structurile organizatorice
MMFPS
DE - SAPPA
Indicativul dosarului
XIV.A.7.
Volumul Termenul de pstrare Ani extremi 2011
Nr. file ntocmit Nume i prenume, funcia
Data i semntura
MMFPS
DE - SAPPA - CPFUE
XIV.B.7.
Volumul Termenul de pstrare Ani extremi 2011 Nr. file ntocmit Nume i prenume, funcia
Data i semntura
MMP
DE - SAPPA
XIV.C.6.
Volumul Termenul de pstrare Ani extremi 2011 Nr. file ntocmit Nume i prenume, funcia
Data i semntura
-Proceduri conform
Ordinului ministrului
finanelor publice nr.
946/2005
-Proceduri conform
946/2005
-Proceduri conform
946/ 2005
Opis documente - (prima

pagin a dosarului)
pagin a dosarului)
pagin a dosarului)
1.- Procedur operaional privind

activitatea de deschidere a creditelor
activitatea de iniiere i implementare
a proiectelor

activitatea de gestiune n MMFPS
1.- Procedur de sistem privind

activitatea de arhivare n MMFPS

activitatea de achiziii publice

activitatea parcului auto al MMFPS

monitorizarea i urmrirea derulrii
contractelor

activitatea de inventarierea n
MMFPS
5.-Procedur operaional privind
analiza consumului, raportat la centre
de cost, aferent administraiei
centrale a MMFPS
b) Model Copert dosar cartonat, pentru documentele ce urmeaz s fie predate la arhiva
ministerului/ firma depozitar
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sociale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 65 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
ROMNIA
MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I
PROTECIEI SOCIALE
DIRECIA ECONOMIC
Serviciul Achiziii Publice, Patrimoniu i Administrativ
DOSAR nr. XIV.A.7.

Volumul 1
ANUL 2011
Dosarul conine: Proceduri operaionale conform Ordinului
ministrului finanelor publice nr. 946/2005 - privind contractele
de achiziii publice
Ani extremi ai documentelor din dosar: 2011
nceput la 05.01.20011
Terminat la 31.12.2011
Conine un nr. de .file
Inventar nr
FORMULAR ANALIZ PROCEDUR
Termenul de pstrare - 2 ani

Indicativul dosarului - XIV.A.7.
G
U
V E
R
N
U L
R
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sosciale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 66 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Anexa nr. 14
8.5. Circuitul documentelor
a) Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea n arhivele proprii ale structurilor organizatorice i predarea din arhivele
proprii la arhiva MMFPS, stocarea i eliberarea documentelor din arhiv
DIRECII
MMFPS
Elaborare
documen
Predarea la
arhiv pe
baza ID, PVPP
Grupare n dosare conf. IDNA, opisarea, inventarierea

anual de ctre toate categoriile de personal pentru
nregistrare
documentele
proprii, predarea acestora la sfritul
document
Organizarea
Pregtirea dosarelor din arhiva proprie a str.
anului
persoanei
cu responsabiliti
pe lalinie
de
predrii
organizatorice,
n vederea predrii
arhiva
arhivare ministerului de ctre persoana cu responsabiliti pe
documentelor la
ARHIV
arhiva ministerului
linie de arhivare/ ID, PVPP
nregistrare
cerere aprobat
Predare document
solicitat sub
semntur
Cercetare
document de ctre
solicitant
Solicitare
cercetare
documente din
arhiv
DIRECIA ECONOMIC
Stocare
Inventariere
Documentul se
returneaz la arhiv
sub semntur
-SERVICIUL ACHIZIII PUBLICE,

PATRIMONIU I ADMINISTRATIV
Analizare documente la
expirarea termenelor(CS)
Se pstreaz
Se distrug
Copii documente/
xerocopiere
Rspuns petiii
direcii
Registratur primire
i nregistrare
petiii, nregistrare
i transmitere
rspunsuri
Petiii externe
pentru eliberare
copii documente
Rspuns petiii
pentru eliberare
copii documente
G
U
V E
R
N
U L
R
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sosciale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 67 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Anexa nr.15
b) Circuitul documentelor pentru formarea dosarelor, arhivarea n arhivele proprii ale structurilor organizatorice i predarea din
arhivele proprii la firma depozitar, solicitare eliberare documente la firma depozitar, solicitare cutii, etichete, etc. pentru stocare
DIRECII MMFPS
Elaborare
document
nregistrare
document
Grupare n dosare formate conf. IDNA, opisarea,

inventarierea anual de ctre creatorul dosarelor,
predarea acestora la sfritul anului pers. cu
responsabiliti pe linie de arhivare din cadrul str.
organizatorice
Eliberare sub semntur

a documente/ cutii din
depozit pentru cercetare
Livrare cutii,
etichete, etc.
pentru
depozitare
Aprobare
depozitare cutii
documente
Solicitare
cutii,
etichete,
etc.
pentru
stocare
Solicitare
depozitare
cutii cu
documente
Solicitare
livrare
documente/
cutii din
depozit
pentru
cercetare
DIRECIA ECONOMIC -SERVICIUL ACHIZIII PUBLICE,

PATRIMONIU I ADMINISTRATIV
Pregtirea dosarelor din arhiva proprie a str.
organizatorice, n vederea predrii de ctre
persoana cu responsabiliti pe linie de arhivare/
LID, PVPP/ mpachetarea n cutii n vederea
predrii la firma depozitar.
Ridicarea cutiilor de ctre firma depozitar n
baza foii de trimitere
Livrare cutii, etichete, etc. pentru

depozitare, documente/ cutii cu dosare din
depozit pentru cercetare, n baz de
avizului de expediie, acord depozitare cutii
documente
Emitere pe email/ comand pentru cutii,

etichete, etc. pentru depozitare cutii cu
documente, pentru livrare documente/ cutii din
depozit
FIRMA DEPOZITAR
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sosciale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 68 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
FORMULAR ANALIZ PROCEDUR
Compartiment
Directia de
Implementare
i Administrare
Proiecte
Finanate din
Fonduri
Europene
Nerambursabil
e
Direcia
General
Protecia
Copilului
Direcia
Egalitatea de
anse intre
Femei si
Brbai
Direcia Dialog
Social
Agenia
Naional
pentru Pli i
Inspecie
Social
Inspecia
Muncii
Direcia
General
Ocupare,
Salarizare i
Legislaia
Muncii
Conductor
Aviz favorabil
nlocuitor
compartiment
de drept
Prenume i
sau
Semntur
Data
nume
delegat
funcia
Mirona Giosan
Director
Elena Tudor
Director
Sorin Botezatu
Director
Serghei
Mesaro
Director
Marilena
Nicoleta Dinu
Director
General
Nicolae Dantes
Bratu
Inspector
General de Stat
Simona Iancu
Director
General
Ion Gibescu
Director
Eduard
Corjescu
Director
Aviz nefavorabil
Observaii Semntura Data
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sosciale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 69 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Compartiment
Direcia
Asigurri
Sociale
Direcia Politici
Publice i
Comunicare
Conductor nlocuitor
Aviz favorabil
compartiment de drept
Semntur
Data
Prenume i
sau
Georgeta
Jugnaru
Director
Direcia
Resurse Umane
Elena Halalai
Director
Direcia
General
Protecia
Persoanelor cu
Handicap
Claudia Brtan
Director
General
Direcia Relaii
Externe
Carmen Rosu
Director
General
Constantin
Olteanu
Director
Ionu Marin
Director
Direcia
Economic
Lucia Vasiloiu
Director
Direcia
General
Asisten
Social
Lcrmioara
Corche
Director
General
Carmen Manu
Director
AM POS DRU
UMP Banca
Mondial
Mihaela Grecu
Director
Serviciul Audit
Public
Corp Control
Mihai Buna
ef Serviciu
Monica
Costescu
ef Corp
Control
Aviz nefavorabil
Observaii Semntura Data
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sosciale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 70 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII
Nr.
ex.
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Compartiment
Directia de
Implementare i
Administrare Proiecte
Finanate din Fonduri
Europene
Nerambursabile
Direcia General
Protecia Copilului
Direcia Egalitatea de
anse intre Femei si
Brbai
Direcia Dialog Social
Agenia Naional
pentru Pli i Inspecie
Social
Inspecia Muncii
Direcia General
Ocupare, Salarizare i
Legislaia Muncii
Direcia Asigurri
Sociale
Direcia Politici
Publice i Comunicare
Direcia Resurse
Umane
Direcia General
Protecia Persoanelor
cu Handicap
AM POS DRU
Nume i
prenume
Mirona
Giosan
Elena Tudor
Sorin
Botezatu
Serghei
Mesaro
Marilena
Nicoleta
Dinu
Nicolae
Dantes Bratu
Simona Iancu
Ion Gibescu
Eduard
Corjescu
Georgeta
Jugnaru
Elena Halalai
Claudia
Brtan
Carmen Rou
UMP Banca Mondial
Constantin
Olteanu
Direcia Relaii Externe
Ionu Marin
Data
primirii
Semntura
Data
retragerii
/intrrii n
vigoare a
procedurii
Semntura
G
U
V E
Ministerul Muncii,
Sociale
PROCEDUR DE SISTEM
Sosciale
Ediia. I
Nr. de ex.: 1
Revizia 0
Nr. de ex.:1
Pagin 71 din 71
Cod: P.S. - 05
Exemplar nr. 1
Nr.
ex.
15
Compartiment
Direcia Economic
16
Direcia General
Asisten Social
17
18
Serviciul Audit Public

Corp Control
Nume i
prenume
Lucia
Vasiloiu
Lcrmioara
Corche
Carmen
Manu
Mihaela
Grecu
Mihai Buna
Monica
Costescu
Data
primirii
Semntura
Data
retragerii
/intrrii n
vigoare a
procedurii
Semntura

Procedura de Sistem Privind Activitatea de Arhivare A Documentelor in Cadrul MMFPS

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Procedura de Sistem Privind Activitatea de Arhivare A Documentelor in Cadrul MMFPS

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

G

Predarea documentelor create la compartimente, la arhiva ministerului.

1.1. Stabilete reguli unitare i obligatorii pentru toi creatorii i deintorii de

Sociale, n vederea meninerii integritii documentelor i a asigurrii unui acces rapid i

2.1. Procedura se aplic tuturor categoriilor de personal din Muncii, Familiei i

2.2. Procedura se aplic tuturor creatorilor i deintorilor de documente

a) Funciile de demnitate public numite, respectiv secretarii de stat - rspund de

efii structurilor organizatorice au obligaia de a ntocmi, modifica i completa fiele de

sau prin Fia postului, va solicita ministrului Muncii,Familiei i Proteciei Sociale

d) Persoana desemnat, de eful fiecrei structuri organizatorice, s ndeplineasc

- Ordinul ministrului muncii, familiei i proteciei sociale nr.2527/2011 pentru

Definiii, abrevieri i termeni utilizai

(1) Deintorul de arhiv = persoana juridic MMFPS

ale acestora, constituit conform structurii organizaiei sau dup categorii de

(9) PVPP = proces verbal predare primire a documentelor

4.3. Termeni utilizai

al Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, ct i modul de predare al

g) nedepunerea la arhiv de ctre creatorii i deintorii de documente, a inventarelor pe

5.2. Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente

In prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n

2.- Unitile arhivistice odat constituite, ncheiate, certificate, cu toate datele

5.- Numrul filelor, reprezint un mijloc de control asupra integritii

Prima foaie a fiecrui dosar cu documente, inventariat, va cuprinde n mod obligatoriu,

Nomenclatorului arhivistic, denumirea dosarului/ documentului, numr volume dac este

Sociale, se face de ctre persoana responsabil cu arhivarea n cadrul structurii

3.2.6. Specificaii privind documentele financiar contabile, documentele tehnice i

c) Specificaii privind documentele documente aferente programelor/

- gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului, n care se cuprind i

pentru aprobarea Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de

- totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv;

responsabilul de arhiv verific integritatea i starea documentului i consemneaz

Cnd termenul de pstrare a documentelor n arhiva Ministerului Muncii,Familiei i

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare, pentru eliminarea din arhiv,

efii structurilor organizatorice din cadrul ministerului au obligaia, prin persoana cu

3.7. Documente utilizate

personalului angajat n compartimentul arhiv ct i a personalului cu atribuii din

cnd este cazul

Scoaterea din arhiv -Solicitare

Ori de cte ori

Anual sau ori

-Solicitare scris -efii structurilor

6.1. Conducerea Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale

nc a unei persoane cu atribuii pe linie de arhiv la nivelul ministerului, potrivit pct.3

cursuri specifice acestui domeniu de activitate, ct i demararea demersurilor necesare

6.4. Persoanele, desemnate de efii structurilor organizatorice, cu responsabiliti pe

linie de arhivare, pe baza listelor de inventariere ntocmite pe termene de pstrare,

- Rspunde de primirea, stocarea, eliberarea i scoaterea definitiv sau temporar a

7.1. Centralizator documente cuprinse n anexe

- efii structurilor organizatorice din Anexa nr.1

Registru de evidenta a intrrilor - - Arhivarul

NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC LA NIVEL DE DIRECIE N CADRUL

Registru de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice

Registru depozit arhiva

CERERE PENTRU ACCES ARHIV

Model completare tipizat cod de bare

a)Model inscripionare Dosare conform Nomenclatorului arhivistic/

Opis documente - (prima

Opis documente - (prima

Opis documente - (prima

1.- Procedur operaional privind

2.- Procedur operaional privind

1.- Procedur de sistem privind

1.- Procedur operaional privind