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Introduccin
La produccin y venta de cualquier producto o servicio requiere de la determinacin de los costos de
operacin, de los precios y de la administracin de inventarios. Estas funciones son fundamentales y
contribuyen a la permanencia y fortalecimiento de la micro, pequea y mediana empresas. En este
captulo se abordan interrogantes relativas a: qu tipos de factores influyen en la compra de materiales
e insumos?, cules son las principales caractersticas que se deben considerar para la compra de
materias primas y suministros?, cmo seleccionar y evaluar a los proveedores?, cules son los
elementos que forman el costo de operacin?, cmo determinar los costos de operacin?, cmo
determinar precios?, cul es la importancia de la administracin de inventarios?, cmo se clasifican los
inventarios?, cmo se determina su costo?, qu tcnicas existen para el control de inventarios?,
cules mtodos de valuacin y sistemas de control de inventarios existen?, cmo se formula un
presupuesto de inventarios?, cmo se realiza el anlisis de la rotacin de inventarios?.
Contenido:
I.
II.
III.
IV.
V.
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Confiabilidad. Se debe verificar que el proveedor tenga la capacidad necesaria para suministrar los
insumos en la fecha, cantidad, calidad y condiciones acordadas por la empresa, con el fin de disminuir los
riesgos.
Servicio. Consiste en evaluar el tipo de servicio que el proveedor proporciona de manera adicional a la
entrega de los insumos; entre los factores ms importantes destacan la atencin y ayuda personalizada,
descuentos, simplificacin en problemas de crdito, garantas, cambios de la materia prima, estabilidad
en las relaciones y mantenimiento de precios estables.
Nmero de proveedores. La empresa debe determinar si un slo proveedor puede cubrir sus
requerimientos o si ser mejor disponer de varios a fin de satisfacer sus necesidades de insumos, sobre
todo en etapas de mayor produccin.
Ubicacin. Es importante determinar la ubicacin geogrfica de los proveedores, ya que el valor del
transporte puede incrementar en forma significativa el costo de los insumos, as como el tiempo de
entrega de los productos.
Condiciones de venta. El anlisis de las condiciones de venta permite obtener beneficios adicionales a
los que normalmente otorgan los proveedores. Por ejemplo, un proveedor puede ofrecer un descuento si
la compra se realiza en efectivo o si el pago se realiza dentro de un perodo adecuado.
Descuentos en la compra. El empresario estar alerta a las oportunidades de descuentos en la compra
de insumos, que le permitan disminuir el costo de operacin y aumentar sus ganancias.
Descuentos en la cantidad. Evaluar los descuentos que ofrecen los proveedores en las rdenes de
grandes pedidos.
Descuentos por pronto pago. Detectar cules son los proveedores que ofrecen descuentos por pronto
pago, como un incentivo adicional.
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El modo de reaprovisionamiento.
Para cada tipo de suministro se debe determinar:
Cundo es necesario el resurtido del inventario: a fecha fija o a fecha variable, segn el nivel de stock.
Cundo es necesario pedir por cantidades fsicas o cantidades variables, segn el nivel de stock.
Para identificar los materiales en forma clara y sencilla se puede asignar una clave a cada tipo de
suministro.
b)
Compras:
Materias primas directas
Materiales indirectos
Materiales de mantenimiento
Combustibles o energticos
Suministros para talleres
Suministros para almacenes
Suministros para oficinas
Materiales de empaque y embalaje
Etiquetado, tarjetas, catlogos, folletos, directorios, etc.
c)
Gastos de personal:
Sueldos y salarios
Prestaciones e incentivos
Comisiones
Honorarios
Gastos de representacin
Aportaciones al Seguro Social, Infonavit y SAR
Capacitacin y adiestramiento
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d)
Impuestos y obligaciones:
Impuestos y obligaciones directos
Obligaciones de licencias o concesiones
Impuesto predial
Impuesto y obligaciones municipales y regionales
Impuestos y obligaciones indirectos
Impuesto sobre el valor agregado (IVA)
Impuesto sobre servicios prestados
Impuesto sobre la renta (ISR)
Impuestos locales
Impuestos y derechos de registro:
Derechos de registro de las actas y los contratos
Derechos aduanales
Impuestos mercantiles
PTU Reparto de utilidades.
e)
f)
Transporte y viajes:
Transporte de personal
Gastos de viaje y reubicacin del personal
Flete y transporte de las compras realizadas
Flete y transporte de produccin de ventas.
Congresos, reuniones con cmaras, asociaciones, etc.
g)
Para fines contables y de fijacin del beneficio o utilidad, estos costos se agrupan conforme al cuadro
presentado en los Anexos.
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Costo de produccin
Una empresa necesita conocer los costos de produccin de todos y cada uno de los productos o servicios
y procesos que maneja y opera, con la finalidad de calcular de manera adecuada el precio de venta de
cada uno de ellos.
En consecuencia, se debe analizar cada uno de los elementos y factores utilizados en la fabricacin,
pues son parte integral del costo de produccin.
El punto de partida es la materia prima, que se transformar en producto terminado, y la mano de obra,
que est dada por la suma de sueldos, salarios y prestaciones de los empleados que hacen posible la
fabricacin de los productos. Ambos elementos representan los costos directos en la produccin.
El tercer elemento del costo de produccin es el costo indirecto o costo general de fabricacin, que no se
relaciona en forma directa con la elaboracin del producto, por ejemplo: renta, agua, energa elctrica,
impuesto predial, mantenimiento de maquinaria, sueldo de personal de oficina (mano de obra indirecta),
publicidad, papelera, depreciacin de mobiliario y equipo y otros.
Costos variables:
Materia prima
Mano de obra
Combustibles
Mantenimiento
Insumos
Acarreos
Total
Costos fijos = CF (gastos de oficina, gastos administrativos y todos aquellos que no se puedan
asociar directamente a la fabricacin de cada unidad de producto o prestacin de servicios de la
empresa).
Costos fijos mensuales
Renta
Luz
Agua
Telfono
Gas
Gasolina
Sueldos
Publicidad
IMSS, INFONAVIT, entre otros
Total
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Aqu se debe conocer el volumen de ventas esperado y la tasa de rentabilidad que se desea obtener
para, con base en ellos y en la inversin inicial, establecer el precio de venta que cubra todos los costos y
tenga la rentabilidad necesaria, por ejemplo:
Costos fijos mensuales: 20,000 pesos
Costos variables (unitario): 30 pesos
Tasa rentabilidad deseada: 30 % (0.30)
Inversin realizada: 400,000 pesos
Ventas estimadas mensuales: 30,000 pesos
El clculo sera:
Margen = 20,000 + (400,000 x 0.30)
30,000
= 4.66 pesos
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semejante, si se prev que habr escasez de materias primas necesarias, ser indispensable contar
con una reserva que permita a la empresa continuar regularmente con las operaciones de produccin.
En cuanto a su origen o a su necesidad, los inventarios se clasifican en:
Inventarios de serie.- Son aquellos que por el tamao o el volumen, o por producirse en forma continua
generan existencias.
Inventarios de seguridad.- Son los orientados a absorber las desviaciones entre el presupuesto de
ventas y la demanda real del mercado.
Inventarios de anticipacin.- Se generan cuando se presenta una sola oportunidad para disponer de
ellos, conociendo que se presentarn fluctuaciones previstas.
Inventarios especulativos.- Se orientan a la obtencin de beneficios por algunos cambios esperados en
los precios del mercado.
Inventarios de estrategia.- Se establecen para soportar fuertes interrupciones en cuanto al
abastecimiento, ocasionadas por huelgas, desastres naturales, polticas gubernamentales, etctera, y
corresponden a partidas de importancia esencial para la continuidad de la produccin.
Inventarios en trnsito.- Son aquellos que se encuentran en camino, ya sea del proveedor al almacn o
entre el almacn y el consumidor.
La inversin que representan los inventarios es un aspecto muy importante para la empresa en la
administracin financiera. En consecuencia, se debe estar familiarizado con los mtodos para controlarlos
con certeza y asignar correctamente los recursos financieros.
Los costos de los inventarios se pueden determinar de acuerdo con los siguientes criterios:
Costos por adquisicin
De los pedidos.- Estos incluyen todos los componentes que resultan de tramitar los pedidos, como: la
gestin interna de la empresa desde la determinacin de la cantidad a solicitarse, la forma de negociar
con el proveedor y la forma de pago al mismo.
Por autoabastecimiento.- Son aquellos costos que se generan por el tiempo muerto en los cambios de
proceso de produccin, en los trmites necesarios para enviar la orden al rea de produccin y la
inspeccin, control de calidad, pruebas y diagnsticos de los insumos.
Costos de posesin
Por almacenaje. Es el espacio necesario para almacenar los inventarios, as como para su buen
manejo y proteccin, por ejemplo: renta del almacn, personal del almacn, equipo, amortizacin de
instalaciones y papeleo.
Por desperfectos. Son aquellos costos referentes a las mercancas y artculos que se pueden daar,
romper o incluso perder durante su almacenamiento y manejo.
Por riesgos. Son los costos de productos que por permanecer almacenados, se echan a perder, se
vuelven obsoletos o caen en desuso.
Por seguros. Son los costos de aseguramiento para la proteccin de la inversin que presentan los
inventarios.
Por abarrotamiento. Resultan de las existencias sobrantes despus de terminada la demanda. Si el
producto se vende a corto plazo, no existe este tipo de costo.
Por el dinero invertido en los inventarios. Este dinero no se debe disponer para otra aplicacin. El
costo que se le asigna depende del uso dado al dinero si estuviera disponible.
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Nombre
Inventarios (inicial - final)
Compras
Rebajas s/compras
Devoluciones s/compra
Gastos s/compra
Ventas
Rebajas s/ventas
Devoluciones s/ventas
Costo de lo vendido
X
X
X
X
X
X
X
X
X
A pesar de las numerosas cuentas que se manejan en este sistema, se desconoce el valor de las
existencias en el almacn, por lo que es imperioso realizar un inventario fsico, al menos una vez al ao,
con el fin de determinar el costo de las mercancas que fueron vendidas en el perodo y, por tanto, estar
en posibilidades de determinar la utilidad o prdida de la empresa.
2) Sistema de inventarios perpetuos. Lleva un control estricto de todas las operaciones que afectan
directa o indirectamente, tanto los movimientos relativos a ventas como los relacionados con las
existencias en el almacn. El nombre de inventarios perpetuos obedece a que el saldo de la cuenta
de mayor almacn muestra siempre el valor de las existencias de bodega.
De acuerdo con reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, las empresas estn obligadas a llevar
alguno de los sistemas anteriores, dependiendo de los ingresos manifestados en su ltima declaracin.
Ingresos acumulables
Sistema
Mayores de $ 20000,000
Menores de $ 20000,000
Hasta
$ 5000,000
Inventarios perpetuos
Inventarios perpetuos o analtico o pormenorizado
Mercancas generales
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Presupuestos de inventarios
Tienen como objetivo mantener los inventarios en un bajo costo, mediante la estabilizacin y control de la
produccin. Para ello debern reunir las siguientes caractersticas:
Los inventarios debern ser suficientes para cubrir tanto la demanda de produccin como la de
ventas, tomando en cuenta las fluctuaciones de las mismas. Una vez predeterminadas las ventas,
cuyo presupuesto es un elemento indispensable en la formulacin del programa de trabajo de casi
todas las dems funciones de la empresa, es necesario presupuestar la produccin de artculos en
cantidades suficientes para cubrir la demanda requerida en el presupuesto de ventas.
Para formular el presupuesto de produccin es indispensable predeterminar la existencia necesaria
para cubrir en forma eficiente las ventas precalculadas. Una inventario excesivo ocasionara gastos
innecesarios, derivados del manejo y almacenamiento de inversiones ociosas, pago de seguros,
obsolescencia, etc.. Por el contrario, uno insuficiente dara lugar a demoras en el despacho de
pedidos y, por tanto, a una reduccin en las ventas. Para evitar lo anterior se requiere el
establecimiento de mximos y mnimos de inventarios de acuerdo con las caractersticas de cada
empresa, as como determinar la inversin ptima en inventarios.
Anlisis de la rotacin de inventarios
Esta es una medida de anlisis para calcular la frecuencia con que se renuevan los inventarios en
existencias en relacin con las ventas. Representa un elemento de control de inventarios. Normalmente
deben fijarse rotaciones estndar para cada tipo de inventarios.
Calidad apropiada
Precios competitivos
Tiempos de entrega oportunos
Disponibilidad
Margen de utilidad
Una vez obtenidos los precios de los productos finales, se deben evaluar con respecto al precio de los
productos de los competidores y la situacin de oportunidad (oferta-demanda).
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