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i

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO

ESPECIALIZACIÓN FINANZAS PÚBLICAS

MODELO DE GESTIÓN PARA OPTIMIZAR EL CONTROL DE

INVENTARIO DE COMPRAS Y SUMINISTROS EN LA U. S. B.

MANUEL BALABÚ YORGE VILLAVICENCIO

Mayo, 2006

ii

ii UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN FINANZAS PÚBLICAS MODELO DE GESTIÓN

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO

ESPECIALIZACIÓN FINANZAS PÚBLICAS

MODELO DE GESTIÓN PARA OPTIMIZAR EL CONTROL DE

INVENTARIO DE COMPRAS Y SUMINISTROS EN LA U. S. B.

Informe Final del Modelo de Gestión para Optimizar el Control de Inventario de Compras y Suministros en la U.S.B. Presentado a la Universidad Simón Bolívar por:

MANUEL BALABÚ YORGE VILLAVICENCIO

Como requisito parcial para optar al título de Especialista en Finanzas Públicas en el Sector Universitario

Realizado con la tutoría de la Profesora VIDALINA DE FREITAS

Mayo, 2006

iv

AGRADECIMIENTO

Primeramente a Dios, quien es el guía que nos da luz en los momentos difíciles, fortaleza para no derrumbarnos y nos acompaña en todo momento para alcanzar nuestras metas.

Al personal de la Dirección de Servicios de la Universidad Simón Bolívar

por permitirnos trabajar con ellos para el logro de esta tesis, sin ellos no hubiésemos logrado este objetivo.

A la Universidad Simón Bolívar por brindarnos la oportunidad de

realizar esta especialización, que nos enriqueció en nuestro crecimiento personal en el rol de profesionales.

A todos nuestros profesores de Postgrado que nos ayudaron en nuestro

crecimiento profesional, aportándonos herramientas que son de mucha utilidad en el desenvolvimiento profesional y en especial a la profesora María Anna Amerio y a nuestra tutora, profesora Vidalina De Freitas.

A nuestros familiares por apoyarnos y brindarnos solidaridad en los

momentos difíciles.

A los

compañeros

de

estudios

realización de esta tesis.

del

Postgrado

por

apoyarnos

en

la

v

DEDICATORIA

A Dios.

A mi padre, José de Jesús Villavicencio (Q.E.P.D)

A mi hermano, Jesús Hebert Villavicencio (Q.E.P.D)

A mi madre, hermanos y sobrinos.

A todas las personas que les tengo aprecio.

Yorge Villavicenio

A mi madre, Merys Stredel

A mi padre, Manuel Balabú

A mi hija, Patricia Balabú

Manuel Balabú

vi

R E S U M E N

El propósito de la presente investigación consistió en diseñar un Modelo de Gestión para Optimizar el Control de Inventario de Materiales y Suministros del Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar, en tal sentido, sobre la base de los objetivos específicos, se realizó el análisis de la situación actual de los procesos utilizados en el almacén del Departamento de Compras y Suministros para mantener el registro de los materiales y suministros, con la finalidad de establecer sus fortalezas y debilidades, se estudiaron los diferentes modelos de inventarios que se adaptan a la estructura y a los procesos que se llevan a cabo en este departamento, se efectuaron las recomendaciones para la implantación del modelo de gestión que permita la optimización del control de entradas y salidas de materiales y suministros de la misma. El estudio se enmarcó bajo la modalidad de investigación de campo de carácter descriptivo. La técnica e instrumento utilizado fue la documental, mediante la utilización de fichas bibliográficas y encuesta. El proyecto se desarrolló en tres fases: recopilación, análisis de información y la presentación de resultados. En la investigación se concluyó que el proceso de control de inventarios presenta debilidades, tales como: carencia de un sistema automatizado, falta de adecuados controles de inventarios y falta de una adecuada planificación de compras según las ventas y mercancías en existencia. Se recomendó, que para optimizar el modelo propuesto en esta investigación, es conveniente y necesario que el departamento, mantenga profesionales con experiencia en métodos y procedimientos inherentes al control de inventario; procurar contrarrestar los efectos inflacionarios especulativos, optimizar el control de entradas y salidas de materiales y artículos de oficina, el manejo contable, de costos y administrativo de los mismos.

Palabras Clave: control, compras, suministros, almacén e inventario.

vii

ÍNDICE

Contenido

Pág.

Portada

 

i

Contraportada

ii

Hoja de aprobación

iii

Agradecimiento

iv

Dedicatoria

v

Resumen

vi

Índice

vii- x

Índice de cuadros

xi

Índice de gráficos

xii

Índice de figuras

xiii

Introducción

1

CAPÍTULO I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

3

1.1. Planteamiento del problema

 

3

1.2. Delimitación espacial

10

1.3. Delimitación temporal

10

1.4. Acción social

11

1.5. Sujetos sociales

11

1.6. Objetivos del estudio

11

1.6.1. Objetivo general

11

1.6.2. Objetivos específicos

11

1.7. Justificación e importancia

12

CAPÍTULO II. MARCO CONCEPTUAL REFERENCIAL

14

2.1. Antecedentes de la investigación

 

14

2.2. Bases teóricas

18

2.2.1.

Teoría de la administración

18

2.2.1.1. Principios de la administración científica

18

2.2.1.2. Principios de la administración científica de Taylor

18

2.2.1.3. Otros principios implícitos

de

la

administración

19

viii

científica de Taylor

2.2.1.4. Principios de eficiencia de Emerson

 

20

2.2.1.5. Principios básicos de Ford

 

21

2.2.1.6. Principio de excepción

21

2.2.2.

Teoría sobre modelos administrativos gerenciales

 

22

2.2.2.1 Aplicables a la gestión de inventarios

22

2.3. Teoría de inventario

 

23

2.3.1. Origen de los inventarios

 

23

2.3.2. Concepto de inventarios

25

2.3.3. Clasificación de los inventarios

26

2.3.4. Contabilización y valuación de inventarios

 

26

2.3.5. Costo de los inventarios

 

28

2.3.6. Administración de los inventarios

 

29

2.3.7. Objetivos de la administración de inventarios

31

2.3.8. Control interno de inventarios

 

32

2.3.9. Bases del control interno de inventarios

 

32

2.3.10. Control interno de compras

 

35

2.3.11. Método de valoración de inventarios

 

36

2.3.12. Importancia de un buen sistema de control de inventarios

36

2.3.13. Los inventarios físicos

 

37

2.3.14. El almacenamiento de las existencias

 

37

2.3.15. La importancia financiera del inventario

38

2.3.16. Razones para el mantenimiento de inventario

38

2.3.17. Objetivos de la administración de inventarios

39

2.3.18. Costos del mantenimiento de inventarios

40

2.3.19. Factores asociados a la gestión de inventarios

41

2.3.20. Stocks o inventario

 

42

2.3.21. Modelos de inventario

 

42

2.4. Servicio logístico al cliente

 

43

2.5. Modelos

para

la

demanda

independiente

y

demanda

44

dependiente

ix

 

2.5.2. Justo a tiempo

48

2.5.3. Sistemas de control de stocks

49

2.6. Teoría sobre procesos administrativos

56

2.7. Teoría sobre presupuesto y presupuesto público

58

2.8. Presupuesto público

59

2.9. Plan único de cuentas

63

2.10. Teoría sobre adquisición de materiales y suministros

64

2.11. Principios de contabilidad del sector público

65

2.12. Bases legales

67

 

2.12.1. Constitución de la República de Venezuela

71

2.12.2. Ley Orgánica de la Administración Financiera

71

2.12.3. Ley de Universidades

77

2.12.4. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República

77

CAPÍTULO III. MARCO ORGANIZACIONAL

78

3.1.

Marco Organizacional

78

3.1.1. Antecedentes históricos de la USB

78

3.1.2. Misión de la USB

79

3.1.3. Estructura de la USB

80

3.1.4. Dirección de Servicios

81

CAPÍTULO IV. MARCO METODOLÓGICO

83

4.1. Tipo y diseño de la investigación

83

4.2. Población y muestra

84

4.3. Operacionalización de variables

86

 

4.3.1. Nivel conceptual

87

4.3.2. Nivel operacional

88

4.4. Técnicas e Instrumentos de recolección de datos

89

 

4.4.1. La entrevista

89

4.4.2. La encuesta

90

4.4.3. Observación directa

90

x

4.5. Confiabilidad y validez del instrumento

91

4.6. Análisis y procesamiento de datos

92

CAPÍTULO V. PRESENTACION DE LOS RESULTADOS

94

5.1. Análisis de la situación actual de los procesos

95

utilizados en el almacén de Departamento de Compras y Suministros

5.1.1. Análisis cualitativo de la observación directa y recomendaciones

96

5.1.2. Análisis cuantitativo

98

5.2. Diferentes enfoques de modelos gerenciales de inventarios que se adaptan a la estructura y a los procesos que llevan en la USB

109

CAPÍTULO VI. PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN

116

6.1. Modelo propuesto

116

6.2. Justificación

117

6.3. Fundamentación

118

6.4. Estructura

119

6.5. Administración de la propuesta

128

6.6. Factibilidad

129

6.7. Recomendaciones para la implantación del modelo

129

CAPÍTULO VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

132

7.1. Conclusiones

132

7.2. Recomendaciones

133

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

133

xi

CUADRO Nº

ÍNDICE DE CUADROS

1 Proceso administrativo y sus funciones básicas según diversos autores

2 Población y muestra

3 Definición de variables a nivel conceptual

4 Definición de variables a nivel operacional

5 Fortalezas y oportunidades

6 Debilidades y amenazas

7 Resultados de la encuesta

8 Formato propuesto para la recepción de mercancía

9 Formato propuesto para reportes de material obsoleto o dañado

10 Formato para solicitud de mercancía

Pág.

56

85

87

88

96

97

99

124

125

126

xii

ÍNDICE DE GRÁFICOS

GRAFICO Nº

Pág.

1 Control de inventarios

101

2 Estructura de control de inventarios

103

3 Normas y procedimientos

103

4 Control sobre recepción de mercancías

104

5 Niveles de inventarios

105

6 Resultados de la encuesta

106

7 Tiempo de requisición de compras

107

8 Registro de entradas y salidas / registro contable

107

9 Tiempo de envío de los movimientos de inventario al Departamento de Contabilidad

108

10 Valoración de los inventarios

109

xiii

ÍNDICE DE FIGURAS

FIGURA Nº

Pág.

1 Modelo tradicional de inventario

45

2 Modelo de Lote Óptimo

46

3 Modelo de compra especulativa. Evolución del precio del bien vs. la Inflación General

52

4 Modelo de compra especulativa. ahorro vs meses de compra

53

5 Secuencia de información para el control de inventarios

123

Introducción

1

INTRODUCCIÓN

Los organismos que forman parte de la administración pública deben cumplir con una serie de requisitos para la ejecución de sus procesos administrativos basados en un Plan Operativo Anual, que se presenta ante el Ministerio de Planificación y Desarrollo, a fin de que el Estado pueda aprobar los recursos económicos necesarios para su funcionamiento.

En este sentido, la Universidad Simón Bolívar requiere de unos controles adecuados de entradas y salidas de sus materiales y suministros con la finalidad de presentar los inventarios a costos reales. Como es sabido el proceso administrativo de las adquisiciones y la ejecución presupuestaria de los órganos de Poder Nacional se encuentran enmarcados por numerosas leyes, reglamentos, decretos, directivas, publicaciones y órdenes emanadas de las distintas instancias que en él intervienen.

La disponibilidad presupuestaria de la Universidad Simón Bolívar y los múltiples trámites administrativos a cumplir ante los diferentes entes que intervienen, generan demoras desde el inicio del proceso del inventario hasta que se concreta la distribución de los materiales y suministros. Esta situación ha venido afectando sensiblemente la eficiencia de la ejecución presupuestaria por parte de la Universidad, generando como consecuencia las insubsistencias presupuestarias sobre la disponibilidad presupuestaria no comprometida, recursos éstos vitales para el apresto operacional y funcionamiento de la Institución.

Después de evaluar la situación que atraviesa la Universidad se ha propuesto El Diseño de un Modelo de Gestión para Lograr la Optimización del Control de Inventario de Materiales y Suministros en la Universidad Simón Bolívar, con el objeto de presentar recomendaciones que permitan minimizar los tiempos de respuesta en los procesos administrativos, al momento de hacer las solicitudes de

Introducción

2

materiales y suministros y controlar el inventario, cumpliendo con las metas financieras establecidas en su Plan Operativo Anual y procurando evitar la dispersión en la asignación de recursos presupuestarios. Para el logro de este objetivo se tomaron en cuenta los criterios sustentados en las bases legales y administrativas que tiene la Universidad Simón Bolívar.

El primer capítulo referido al “Planteamiento y formulación del problema”, donde se señala la justificación, los objetivos de la investigación, alcance y limitaciones.

El segundo capítulo “Marco conceptual referencial”, donde se hace una revisión de la literatura relacionada con el problema a investigar, contiene los antecedentes de la investigación y de la Universidad Simón Bolívar, las bases teóricas y legales y la definición de términos básicos.

El tercer capítulo “Marco organizacional”, donde se hace una breve reseña histórica de la Universidad Simón Bolívar y del departamento de Compras y suministros.

El cuarto capítulo “Marco metodologico” explica la metodología utilizada y contiene el diseño y tipo de investigación, población y muestra, operacionalización de variables, técnicas e instrumentos de recolección de datos y su procesamiento.

El quinto capítulo “Presentación de los resultados” el cual contempla el análisis y los resultados de la investigación dando cumplimiento a los objetivos específicos establecidos para este estudio.

En el sexto capítulo “Propuesta de la investigación” se realiza una propuesta donde se pueden apreciar algunas recomendaciones a la hora de implementar el modelo para el control de entradas y salidas de los materiales y suministros.

En el sextimo capítulo “Conclusiones y recomendaciones” donde se formulan las conclusiones del trabajo y se plantean algunas recomenaciones.

Finalmente se presenta la bibliografía utilizada para el desarrollo de la investigación.

Capítulo I. Planteamiento del problema

3

CAPÍTULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. Planteamiento del problema

Todo organismo de la Administración Pública a nivel nacional debe cumplir con una

serie de normativas para ejecutar sus procedimientos administrativos y activar medios

de financiamiento para la adquisición de sus materiales y suministros, para ello se

debe elaborar un Plan Operativo Anual y una asignación Presupuestaria.

Ciertamente, este requerimiento de estructurar un Plan Operativo Anual que esté

sustentado con el Presupuesto se origina de la visión de planificación en Venezuela,

la cual describe Giordani (1998), como:

Mecanismo ideológico que desarrolla el Estado con el propósito de legitimar su acción. El rol que la planificación ha cumplido debe ser entendido dentro de su propio devenir histórico, ligado a la forma del Estado y a la forma de régimen que ha prevalecido en el país durante el último cuarto de siglo (p. 106).

Adicionalmente, desde el año 1999 a raíz de la aprobación de la Constitución de la

República Bolivariana de Venezuela, se han presentado reformas en el sector público

y privado que han generado ciertas transformaciones a nivel institucional, generando

cambios en sus organizaciones y en los procedimientos administrativos y de

financiamiento. Entre estos procedimientos afectados se encuentra el área de compras

públicas para la adquisición y control de inventarios de materiales y suministros, el

cual refleja debilidades de control interno por no adaptarse a la nueva realidad legal

del país, ya que los aspectos novedosos de la Constitución requieren de la

actualización de la legislación que abarca las compras y contratos públicos, como por

Capítulo I. Planteamiento del problema

4

ejemplo la Ley de Licitaciones, que se ocupa de regular las compras de la administración pública en Venezuela.

Los fondos para las adquisiciones de materiales y suministros de las universidades del sector público provienen de los ingresos ordinarios y extraordinarios del Estado.

En el caso que compete a esta investigación, en la Universidad Simón Bolívar se ejecutan procedimientos administrativos y se solicitan los recursos financieros para adquisición de materiales y suministros con cargo a su Presupuesto.

En la Universidad Simón Bolívar, los inventarios de materiales y suministros se encuentran en el almacén del Departamento de Compras y Suministros. De acuerdo con la política que la institución lleva a cabo con respecto al almacenamiento de materiales y suministros, este departamento es el único responsable de administrar el uso, custodia, existencia y control de entradas y salidas de los insumos solicitados por las diferentes unidades a través del sistema SAINT.

No obstante, existen algunas unidades que son centros de compras y adquieren el material específico que utilizan. Éstas son:

a) Biblioteca, que compra con su presupuesto los siguientes materiales: cintas magnéticas, códigos de barra para libros, las tarjetas Copy Card y etiquetas para las cotas de los libros.

b)

de

relacionado con equipos de computación y sus accesorios.

Dirección

de

Servicios

Telemáticos,

encargada

comprar

todo

lo

c) Dirección de Planta Física, a través del Departamento de Mantenimiento, tiene bajo su responsabilidad la supervisión, dotación y control de entradas y salidas de los materiales que se utilizan en el área de: herrería, plomería, carpintería, pintura y refrigeración.

d)

Dirección

departamentos:

de

Servicios

Multimedia,

está

integrada

por

los

siguientes

Capítulo I. Planteamiento del problema

5

Departamento de Audiovisuales: encargado de prestar servicios de proyectores y retroproyectores a la parte académica que lo solicite. Sus insumos son: bombillos, lámparas y otros accesorios que estos equipos utilicen.

Departamento de Producción Audiovisual: se encarga de los servicios de videos pre y pos (eventos, conferencias, entre otros). Su insumo principal son las cintas para los videos.

Departamento de Producción de Multimedia: presta servicio de páginas WEB y su insumo principal es la adquisición de programas de computación para mantener actualizados los diseños de páginas WEB. La Dirección se encarga de pedir las cotizaciones para las compras de los insumos para las impresoras y cuando necesita materiales y suministros los pide a través de una requisición de materiales al almacén principal.

e) La Unidad de Laboratorios: Está compuesta por seis laboratorios y se encarga de adquirir los insumos específicos de cada laboratorio. Hay un almacén central en la Unidad de Laboratorios donde se guarda la mercancía en tránsito y cuatro almacenes ubicados en el Laboratorio B (Química), en el Laboratorio C (Electrónica), en el Laboratorio D (Física) y en el Laboratorio E (Materiales).

Todas las unidades que son centros de compras poseen su propio almacén. Estos almacenes compran sus materiales específicos, pero también tienen la facultad de adquirir materiales y suministros generales cuando no hay existencia en el almacén central.

Por otra parte, a pesar de contar con una base legal para la administración del presupuesto para la adquisición de materiales y suministros, se observan debilidades en los centros de compras producto de la falta de control del inventario. Entre ellas se pueden mencionar:

Capítulo I. Planteamiento del problema

6

- la diferencia que existe entre la asignación y ejecución presupuestaria, manifestándose en la rendición y ejecución mensual del Presupuesto. Esto como producto de la carencia de un control centralizado en las compras y el stock de inventarios de materiales y suministros.

- influencia de factores externos que inciden directamente en los procedimientos administrativos de control de costo de los inventarios, tales como: tipo de cambio, inflación, presentación de ofertas por parte de proveedores, entre otros.

- limitaciones en los procedimientos producto de factores internos tales como:

selección de proveedores y período de compras (demora).

- demora en los procesos de contabilización de inventarios y compra de materiales y suministros, sin determinar la disponibilidad en la asignación presupuestaria e independientemente del nivel de gasto que implique.

- incremento de los costos de los materiales y suministros en el proceso de adquisición, debido al largo período de ejecución de los procedimientos administrativos.

- los proveedores no pueden dar garantía en la existencia de bienes (stock), debido al largo período de ejecución de los procedimientos administrativos.

- retardo en la toma de decisiones y en el control administrativo para la adquisición de materiales y suministros.

Los problemas antes mencionados afectan la eficiencia de la administración en el Departamento de Compras y Suministros, la cual no va acorde con la estructura operacional. Por tanto, aun cuando se hace indispensable cumplir con los requerimientos legales y administrativos, se deben tomar medidas efectivas planificadas en forma estratégica para que los procesos administrativos de adquisición y control de los inventarios de materiales y suministros, se cumplan en forma expedita, tomando en cuenta las metas pautadas del Plan Operativo Anual y en su Presupuesto Anual, los cuales incluyen las proyecciones económicas del enfoque

Capítulo I. Planteamiento del problema

7

tradicional normativo, considerando objetivamente los instrumentos de referencias para la asignación y distribución de los recursos financieros del Estado.

De acuerdo con este planteamiento, en esta investigación se realizó un diagnóstico de la situación actual del control de inventarios sobre materiales y suministros del Departamento de Compras y Suministros, con la finalidad de presentar recomendaciones que permitan que los procesos administrativos sean efectivos y eficientes, siempre cumpliendo con las normativas legales que lo regulan. Esto permitirá el mejor desempeño organizacional, basado en una asignación presupuestaria suficiente, supervisada por los entes contralores durante su ejecución y en el cumplimiento de su Plan OperativoAnual, logrando el registro oportuno de los pagos generados a través de un modelo de control de gestión.

La motivación e interés personal en el desarrollo de esta investigación surgió de la necesidad de dar respuestas oportunas en el plano operacional para el funcionamiento eficiente de la organización, considerando que se deben buscar posibles soluciones que permitan el cambio de los esquemas vigentes en los procesos administrativos para el control de inventarios de materiales y suministros por parte del Departamento de Compras y Suministros.

Esta formulación de recomendaciones involucró aspectos como registro del inventario, procesos de compra de materiales y suministros, métodos de análisis de precios, costos, registro de proveedores, estrategias para las adquisiciones, stock de materiales y suministros (que por sus características puedan mantener el inventario a un menor costo), técnicas de negociación, técnicas para la reducción de costos, entre otros. Estos aspectos pueden permitir que los procesos administrativos sean más efectivos y cumplan sus funciones a tiempo determinado, cubriéndose así las expectativas del área operacional y funcional de la Universidad Simón Bolívar.

Por otra parte, uno de los elementos que debe tomar en consideración el Departamento de Compras y Suministros y la alta gerencia de la Universidad es el

Capítulo I. Planteamiento del problema

8

peso determinante del control de inventarios para la operatividad efectiva de la organización.

Aun en ambientes económicos estables la planificación no es un asunto fácil. Los procesos administrativos son por naturaleza de largo plazo y requieren estabilidad. En cambio, las fuerzas del mercado son dinámicas y otros factores como inseguridad en las entregas de materiales y suministros o deficiencias en su calidad, además de la carencia de una data confiable en los registros, dificultan la labor de acoplar un proceso volátil con un proceso estable. Por tanto, es imprescindible llevar un control de los procesos, tanto administrativos como operativos, para así lograr la optimización de los mismos con el propósito de obtener resultados rentables.

Para llegar a este control en el área de almacén se deben tomar en consideración sistemas de inventario que ayuden a la gestión del administrador. Es por eso que existen diferentes modelos de inventario que ayudan a la labor de controlar los niveles permitidos de inventario, garantizando la minimización de los costos de inventarios y ayudando al cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.

Cabe agregar que estos modelos facilitan el determinar la cantidad económica o tamaño óptimo de pedido que minimiza el costo total del inventario, logrando un balance entre los costos de adquisición y los costos de mantenimiento básico para no sobrepasar la asignación presupuestaria. Igualmente determinan el punto de reposición o re-orden y los niveles de inventarios máximos y mínimos. Esto ayuda a definir el stock de seguridad necesario para garantizar la satisfacción de los usuarios de ese inventario.

Para poseer un inventario acorde con las exigencias de la organización se debe elaborar un modelo de gestión de stocks, así como determinar con qué frecuencia debe comprobarse el nivel de inventarios existente. Para ello se cuenta con los modelos de gestión:

Capítulo I. Planteamiento del problema

9

1.- Modelo Determinístico, donde la demanda y el tiempo de suministro es conocido. Este modelo se compone de dos sistemas: el primero de cantidad fija de pedido y el segundo de período fijo.

2.- Modelo Probabilístico, donde las demandas y los tiempos de suministros pueden ser aleatorios y ciertos, ciertos y ciertos, aleatorios y aleatorios, y ciertos y aleatorios. Como en el modelo anterior, existen dos sistemas: el de cantidad fija de pedido y el de período fijo.

A fin de conocer cuál es el modelo de gestión gerencial de inventario para lograr la optimización del control de entrada y salida de materiales en el Departamento de Compras y Suministros, se efectuó un recorrido en la sede con la finalidad de tener una visión general del sistema que utilizan, lo cual permitió la recolección de la siguiente información:

El proceso que se cumple actualmente para llevar el control de inventario está acompañado de una serie de formatos, los cuales son llevados a mano diariamente.

No se realiza un cuadre diario de las entradas y salidas de materiales.

No se cuenta con un sistema automatizado para el control de inventario.

Se observó una pérdida de tiempo (horas-hombre) para contabilizar los inventarios en el almacén.

En algunas oportunidades se ha requerido del suministro de materiales que no están disponibles en el almacén y se han comprado con carácter de urgencia.

Existen varias áreas en la Universidad que realizan compras y cuentan con almacenes de materiales y suministros, lo que dificulta el control y la supervisión por parte del Departamento de Compras y Suministros.

Capítulo I. Planteamiento del problema

10

Gracias a esta evaluación realizada durante la etapa de diagnóstico para la presentación de la propuesta de investigación, se detectó el manejo inapropiado del control de los inventarios, los cuales se llevan en forma manual y obsoleta, incurriendo en costos elevados.

Igualmente se pudo averiguar que el Departamento de Compras y Suministros no utiliza un sistema automatizado de inventarios que permita llevar una de gestión administrativa gerencial eficiente y efectiva, acorde a los requerimientos del área. Por tanto, si se aplicara un modelo de gerencia estratégica en cuanto a dirección y organización de inventarios y control automatizado, sería importante preguntarse si esto lograría mejorar los procesos administrativos y operativos en el almacén y de esta manera lograr la rentabilidad deseada.

Por otro lado, en el presente estudio se propone el Diseño de un Modelo de gestión que permita optimizar el control de Inventario de Materiales y Suministros en el Departamento de Compras de la U.S.B., realizado bajo el esquema propio de las necesidades de los usuarios, ya que los sistemas contables automatizados con que cuentan algunas de las instituciones de este sector son paquetes comprados o sistemas desarrollados por analistas. En el primer caso, la contabilidad de la institución está amoldada a las características del software adquirido y no está sujeto a las particularidades reales de la institución. En el segundo caso, la organización cuenta con un analista de sistemas o contrata los servicios para el diseño del sistema.

1.2. Delimitación espacial

El presente trabajo de investigación está orientado a diseñar un modelo de gestión que permita lograr la optimización del control de Inventario de Materiales y Suministros del Departamento de Compras y Suministros.

1.3. Delimitación temporal

Se analizó el proyecto sobre las bases legales, jurídicas y reglamentarias que rigen actualmente a la Universidad Simón Bolívar, debido a que se dispone de

Capítulo I. Planteamiento del problema

11

documentación que soportó el estudio, y que permitió formular propuestas y recomendaciones no sólo en materia de planificación presupuestaria y de control de gestión de inventario, sino también en materia legal.

1.4. Acción social

El diseño de un modelo de gestión que permita optimizar el control de inventario de materiales y suministros para del Departamento de Compras y Suministros, permitirá a los usuarios del mismo obtener nociones básicas para efectuar los respectivos análisis y apoyar las recomendaciones presentadas.

1.5. Sujetos sociales

La Universidad Simón Bolívar, la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), el Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.) la Oficina de Planificación del Sector Universitario (O.P.S.U.) y demás organismos que conforman el Sector Público, facilitaron información para el desarrollo del presente proyecto.

1.6. Objetivos del estudio

Con base en el planteamiento del problema, se presenta el objetivo general y los objetivos específicos.

1.6.1. Objetivo general

Diseñar un modelo de gestión para optimizar el control de inventario de materiales y suministros del Departamento de Compras y Suministros en la U.S. B.

1.6.2. Objetivos específicos

Entre los objetivos específicos, se encuentran:

Realizar un análisis de la situación actual de los procesos utilizados en los almacenes del Departamento de Compras y Suministros para mantener el

Capítulo I. Planteamiento del problema

12

registro de los materiales y suministros, con la finalidad de establecer sus fortalezas y debilidades.

Estudiar los diferentes enfoques de modelos gerenciales de inventarios que se adapten a la estructura y a los procesos que se llevan a cabo en la U.S.B.

Realizar las recomendaciones para la implantación del modelo de gestión para lograr la optimización del control de entradas y salidas de materiales y suministros del Departamento de Compras y Suministros.

1.7. Justificación e importancia

El estudio realizado para diseñar un modelo de gestión que permita optimizar el control de inventario se consideró importante debido a su grado de complejidad y la responsabilidad directa e indirecta tanto de los entes que intervienen internamente como de las organizaciones externas (ONAPRE y el Ministerio de Planificación).

Por otra parte, es relevante resaltar que se incluyó en la investigación el concepto de “modelo de control de gestión”, el cual está considerado en la formulación de propuestas, ya que permitirá a la alta gerencia de la Universidad Simón Bolívar conocer y dar juicio de valor sobre la eficiencia con que se están llevando a cabo el control de inventario de materiales y suministros, así como conocer cómo se están utilizando los recursos económicos del presupuesto asignado, lo cual favorecerá no sólo al desempeño de las operaciones de la Universidad sino al cumplimiento de su misión ante el país.

De acuerdo con los resultados obtenidos, si se aplican las recomendaciones que se presentan en esta investigación, el Departamento de Compras y Suministros podrá conocer si es eficiente el control de gestión en el inventario y sobre la base de la información recabada y el modelo elaborado se podría aplicar la filosofía de calidad total. Esta investigación servirá de marco referencial a futuras investigaciones que se realicen, con el propósito de mejorar y afinar la gestión. Esto es un factor motivador ya que no sólo permitirá conocer las actividades del Departamento de Compras y

Capítulo I. Planteamiento del problema

13

Suministros, además facilitará, bajo esta modalidad, perfeccionar el proceso de compras y control de inventarios de las universidades del sector público.

En el terreno personal, el resultado de este trabajo constituyó un gran reto, ya que la aplicación de las propuestas de la investigación permitió la realización de un trabajo en beneficio institucional, porque los investigadores contaran con experiencia y desarrollo profesional en el manejo de la gestión para el control de inventario, que garantizará un alto nivel de control de gestión.

Capítulo II. Marco conceptual referencial

14

CAPÍTULO II

MARCO CONCEPTUAL REFERENCIAL

2.1. Antecedentes de la investigación

Entre las investigaciones realizadas en universidades y centros de investigación en diferentes trabajos especiales de grado que se relacionan con el tema objeto de estudio y que sirvieron para motivar y dar una guía a los investigadores, se pueden mencionar los siguientes:

León y Pérez (1999) llevaron a cabo un diagnóstico de la situación de las empresas en cuanto al sistema contable actualmente utilizado, determinando sus fortalezas y debilidades. Se concluye que las empresas del sector deben aplicar un sistema contable estructurado por módulos que abarquen el movimiento contable, control de inventario y el costo de la producción; estableciendo las cuentas que deben ser consideradas para el movimiento contable de la empresa de acuerdo al objeto de la misma y aplicar criterios de control interno. El aporte de este estudio a la investigación estuvo enmarcado en la consideración del control de inventario en el sistema de la empresa el cual sirvió de base para la propuesta.

En 1998 Molina y Uban evaluaron los tipos de modelos de control de inventarios y organizacional, frecuencia de las transacciones; tipo, gravedad y causas del problema. El modelo propuesto se fundamentó en la valoración y valuación del inventario, medición del ingreso, la planeación y aplicación del inventario físico; en tal sentido, el sistema computarizado de control de inventarios fue la base que sustentó la propuesta de investigación para el Departamento de Compras y Suministros.

Orense (1997) muestra la necesidad de crear un sistema adecuado de control de inventarios, debido a la carencia de normas, políticas y reglas definidas que rijan los

Capítulo II. Marco conceptual referencial

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procedimientos a seguir en el área, debido al deficiente sistema de control de los inventarios de productos terminados, ya que no incluye todas las tareas y responsabilidades asignadas al personal involucrado en el proceso, impidiendo que todos los documentos lleguen al lugar de transcripción. Esta investigación representa una útil referencia para el actual estudio, debido a que, refleja en su diagnóstico, el propósito de mejorar y verificar la inexistencia de controles en los inventarios de productos terminados, en cuanto al correcto flujo de información entre el área de almacén y contabilidad, ofreciendo así, una herramienta para la correcta toma de decisiones, disminuyendo a su vez, las constantes insatisfacciones de los clientes motivado por faltantes de existencias que vienen repercutiendo directamente en los resultados operativos de la empresa. El aporte de este estudio a la investigación del Trabajo Especial de Grado se basó en la metodología de análisis utilizada para la presentación de la Propuesta del Sistema de Control de Inventario, a objeto de determinar su aplicación en el Departamento de Compras y Suministros.

Moreno (1996) propone un sistema administrativo que permitía controlar los inventarios de materia prima, repuestos y productos terminados, contribuyendo a solucionar gran parte de los problemas de la empresa inherentes a los inventarios, con la finalidad de generar información más confiable que se reflejara en sus estados financieros. El autor llegó a la conclusión de que los actuales controles para el manejo de los inventarios no eran los correctos, debido a la ausencia de formatos y de otros documentos que reúnan todos los requisitos para registrar los datos; así como la forma tradicional y práctica con que se desempeñan las funciones dentro de esta organización.

La relación de esta propuesta con la presente investigación del Trabajo Especial de Grado se fundamenta en la búsqueda de soluciones por la falta de controles, poca importancia para uso de formatos y documentos como “orden de compra y la nota de entrega del proveedor” para el ingreso de materiales, los cuales tienen estrecha relación con la propuesta planteada para el Departamento de Compras y Suministros

Capítulo II. Marco conceptual referencial

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Bonilla (1996) demostró la importancia que conlleva el establecimiento de controles efectivos en el área de inventarios para garantizar una buena administración que contribuya a la correcta toma de decisiones. Además resaltó la aplicación de ciertas normas de control para una correcta toma física de inventarios, incluyendo los cortes de documentos y el registro oportuno de las operaciones. Este trabajo ofreció aportes necesarios para el desarrollo de esta investigación, ya que permitió definir las consecuencias que ocasiona el no llevar un control efectivo de inventarios.

Gonzalo (1996) señala que la tarea de administrar los inventarios consiste en controlarlos mediante la elección del momento para colocar un pedido y de la cantidad por pedir, teniendo en cuenta la demanda y los costos de mantenimiento.

Asimismo, indica que cada situación de existencias presenta su propio y exclusivo conjunto de problemas y que para seleccionar el sistema de control de inventarios que se ajuste a las necesidades de la empresa depende de obtener la mayor información disponible para ponerlo en práctica y del grado de rendimiento que se exija del inventario. En tal sentido, el aporte de este estudio a la investigación del Trabajo Especial de Grado se fundamentó en la planificación y el control de inventario para el modelo de gestión que permita la optimización del control de Inventario de Materiales y Suministros para el Departamento de Compras y Suministros.

Acevedo (1985) define diferentes alternativas para el mejoramiento de los procesos, políticas y controles basados tanto en un marco teórico como en un criterio de selección, y por último señala la propuesta y los pasos a seguir para su implantación, la cual es suministrada a la gerencia a fin de que analice su factibilidad.

Rojas (1995) mediante la aplicación de redes establece las características actuales del proceso de inventario de una empresa poniendo en evidencia deficiencias que serán mejoradas mediante la aplicación de un modelo de control de inventario. Entre otras cosas, enumera y define las variables que intervienen en el proceso de inventario, como son: demanda, punto de pedido, la incertidumbre y la planificación para tener una gestión de inventario eficiente.

Capítulo II. Marco conceptual referencial

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Naranjo (1995) propone realizar mejoras y actualizar el sistema de control de inventario, proporcionándole a la empresa mayor dinamismo en cuanto a la organización, procedimientos, personal y supervisión. Este aporte fue de gran utilidad respecto a la importancia que representa realizar mejoras en el manejo de los inventarios, así como la actualización de sistema de control de los mismos. Por lo tanto, este trabajo se relaciona con el Trabajo especial de Grado propuesto, por considerar como fundamento el dinamismo que se le inyecta a la organización y su efecto en el control de los inventarios, además de la importancia que ésta representa para el Departamento de Compras y Suministros, debido a la ausencia de un adecuado sistema de control de inventario.

García (1995) logra determinar que hay una serie de fallas referidas especialmente a las discrepancias que existen en los controles internos, como el hecho de que las cantidades registradas en los inventarios no coincidan con las cantidades físicas en el almacén. Es por ello que el proceso de toma de decisiones, planificación y programación no se basa en una información confiable. Este se vincula con el presente estudio, en la agilización del proceso de toma de decisiones y planificación en la organización de una forma correcta, por lo que es indispensable crear un modelo administrativo de control para un excelente manejo del inventario de productos terminados.

En 1993 Rey destaca la necesidad de un control en los inventarios para manejar efectivamente los niveles óptimos de las existencias para minimizar los costos, a fin de obtener una sana administración de los mismos, solventando los incumplimientos en los compromisos con los clientes. Las ideas expresadas a través del antecedente mencionado concuerdan claramente con la presente investigación dada la afinidad en lograr un manejo eficiente de los inventarios mediante modelos de control, tanto contables como administrativos.

Capítulo II. Marco conceptual referencial

18

2.2. Bases teóricas

Las bases teóricas que conformarán la presente propuesta de investigación y que será

fuente fundamental del marco teórico de la investigación definitiva, estarán enfocadas

hacia algunas de las teorías que sustentarán el Diseño de un Modelo de gestión para

lograr la optimización del control de Inventario de Materiales y Suministros en

el Departamento de Compras y Suministros en la Universidad Simón Bolívar.

A

partir de una revisión bibliográfica de autores como Redondo (1999), Brito (1999)

y

Silva (1990) se analizarán los conceptos de inventario, registro de inventarios,

modelos y estrategias.

2.2.1. Teoría de la administración

2.2.1.1. Principios de la administración científica

Según Chiavenato (1999):

La preocupación de racionalizar, estandarizar y establecer normas de conducta al administrador condujo a la mayoría de los ingenieros de la administración científica a pensar que estos principios podían aplicarse a todas las situaciones posibles de la empresa, luego de interpretar y tabular todos los datos de los resultados los debemos presentar ya sea en forma escrita o en forma gráfica. Cada autor buscó establecer sus propios principios de administración. Un principio es una afirmación válida de una determinada situación prevista; es una previsión anticipada de lo que deberá hacerse cuando ocurra aquella determinada situación (p. 57).

Dentro de la profusión de principios defendidos por los diversos autores de la

administración científica, los más importantes son:

2.2.1.2. Principios de la administración científica de Taylor

Según Chiavenato (1999), para Taylor la gerencia adquirió nuevas atribuciones y

responsabilidades descritas por los cuatro principios siguientes:

Principio de Planeación. Sustituir en el trabajo el criterio individual del operario, la improvisación y la actuación empírico- práctica, por los métodos básicos en procedimientos científicos.

Capítulo II. Marco conceptual referencial

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Sustituir la improvisación por la ciencia, mediante la planeación del método.

Principio de la Preparación. Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos, para producir más y mejor, de acuerdo con el método planeado. Además de la preparación de la mano de obra, preparar también las máquinas y equipos de producción, así como la distribución física y la disposición racional de las herramientas y materiales.

Principio del Control. Controlar el trabajo, para certificar que el mismo está siendo ejecutado de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto. La gerencia debe cooperar con los trabajadores para que la ejecución sea la mejor posible.

Principio de la Ejecución. Distribuir distintamente las atribuciones y las responsabilidades, para que la ejecución del trabajo sea disciplinada (pp. 57-58).

2.2.1.3. Otros principios implícitos de administración científica de Taylor

Chiavenato (1999) considera otros principios que Taylor enunció en forma dispersa

en su obra:

Estudiar el trabajo de los operarios, descomponerlo en sus movimientos elementales y cronometrarlo para después de un análisis cuidadoso, eliminar o reducir los movimientos inútiles y perfeccionar y racionalizar los movimientos útiles.

Estudiar cada trabajo antes de fijar el modo como deberá ser ejecutado.

Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con las tareas que le sean atribuidas.

Dar a los trabajadores instrucciones técnicas sobre el modo de trabajar, o sea, entrenarlos adecuadamente.

Separar las funciones de planeación de las de ejecución, dándoles atribuciones precisas y delimitadas.

Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la planeación y control del trabajo como en su ejecución.

Preparar la producción, o sea, planearla y establecer premios e incentivos para cuando fueren alcanzados los estándares establecidos, también como otros premios e incentivos mayores para cuando los patrones fueren superados.

Estandarizar los utensilios, los materiales, la maquinaria, el equipo, los métodos, y procesos de trabajo a ser utilizados.

Capítulo II. Marco conceptual referencial

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Dividir proporcionalmente entre la empresa, los accionistas, los trabajadores y los consumidores las ventajas que resultan del aumento de la producción proporcionado por la racionalización.

Controlar la ejecución del trabajo, para mantenerlo en los niveles deseados, perfeccionarlo, corregirlo y premiarlo.

Clasificar de forma práctica y simple los equipos, procesos y los materiales a ser empleados o producidos, de forma que sea fácil su manejo y uso (p. 57).

2.2.1.4. Principio de eficiencia de Emerson

Chiavenato (1999) explica:

Emerson popularizó la administración científica y desarrolló los primeros trabajos sobre selección y entrenamiento de los empleados. Los principios de rendimiento pregonados por Emerson en su libro The Twelve Principles of Efficiency son los siguientes:

Trazar un plan objetivo y bien definido, de acuerdo con los ideales.

Establecer el predominio del sentido común.

Mantener orientación y supervisión competentes.

Mantener disciplina.

Mantener honestidad en los acuerdos, es decir, justicia social en el trabajo.

Mantener registros precisos, inmediatos y adecuados.

Fijar remuneración proporcional al trabajo.

Fijar normas estandarizadas para las condiciones de trabajo.

Fijar normas estandarizadas para el trabajo.

Fijar normas estandarizadas para las operaciones.

Establecer instrucciones precisas.

Fijar incentivos eficientes al mayor rendimiento y a la eficiencia. (Harrington, 1931, p.58)

Harrington se anticipó a la “Administración por objetivos” propuesta por Peter

Drucker en la década de los años 60, definida por los autores Stoner y Wankel (1989)

como: “La administración por objetivos se refiere a un conjunto formal o

moderadamente formal, de procedimientos que comienzan con el establecimiento de

metas y prosiguen hasta llegar a la evaluación del desempeño” (p. 354).

Capítulo II. Marco conceptual referencial

21

2.2.1.5. Principios básicos de Ford

Los principios básicos de Ford son los siguientes:

Principio de intensificación: Consiste en disminuir el tiempo de producción con el empleo inmediato de los equipos y de la materia prima y la rápida colocación del producto en el mercado.

Principio de la economicidad: Consiste en reducir al mínimo el volumen de materia prima en transformación. Por medio de ese principio, Ford consigue hacer que el tractor o el automóvil fuesen pagados a su empresa antes de vencido el plazo de pago de la materia prima adquirida, así como el pago de salarios.

Principio de la productividad: Consiste en aumentar la capacidad de producción del hombre en el mismo período (productividad) mediante la especialización y la línea de montaje. Así el operativo puede ganar más, en un mismo período de tiempo, y el empresario tener mayor producción. El esquema se caracteriza por la aceleración de la producción por medio de un trabajo rítmico, coordinado y económico (p.59)

2.2.1.6. Principio de excepción

En este orden de ideas, Chiavenato (1999) señala:

Taylor adoptó un sistema de control operacional bastante simple que se basaba no en el desempeño medio, sino en la verificación de las excepciones o desvíos de los patrones normales. En otros términos, todo lo que ocurre dentro de los patrones normales no debe ocupar demasiada atención del administrador. Este debería verificar prioritariamente los hechos que estén fuera de los patrones, o sea, las excepciones, para corregirlas adecuadamente. De esta forma, tanto los desvíos positivos como los negativos que estuvieren fuera de los patrones normales deberían ser rápidamente identificados y localizados para la debida toma de decisiones (p. 60).

El principio de excepción se fundamenta en informes condensados y resumidos que

muestran apenas los desvíos, omitiendo los hechos normales, volviéndolos

comparativos y de fácil utilización y visualización.

Capítulo II. Marco conceptual referencial

22

2.2.2. Teoría sobre modelos administrativos gerenciales

2.2.2.1. Aplicables a la gestión de inventarios

Para tener a su disposición un abanico de soluciones a situaciones diversas el

administrador necesita conocer bien los distintos sistemas o modelos administrativos.

Sin embargo, una de las mayores dificultades que confrontan los especialistas en

ciencias gerenciales es el alcance limitado que tienen sus modelos y enfoques ante las

variadas situaciones que se presentan en este mundo cambiante.

Por lo antes expuestos, se puede decir que no existen modelos o recetas mágicas para

lograr la optimización de los procesos en las empresas, lo importante es evaluar cada

uno de ellos y seleccionar aquel o aquellos que permitan lograr los objetivos

deseados.

a) Desarrollo organizacional

En opinión de Colunga (1993), el Desarrollo Organizacional (DO) se define como:

Un proceso sistemático planificado, en el cual se introducen los principios y las prácticas de las ciencias del comportamiento en las

organizaciones, con la meta de incrementar la efectividad individual

y de la organización. El Desarrollo Organizacional se inició y se ha mantenido primordialmente como una forma de entrenamiento para

la alta dirección y para la gerencia media (p. 45).

El DO presenta un concepto dinámico de organización, cultura organizacional y

cambio organizacional, dentro de supuestos bastante avanzados para la práctica

administrativa.

Como señala Chiavenato (1999), el DO trata toda una gama de problemas de las

personas en las organizaciones. Existe una variedad de modelos del DO que son una

alternativa democrática y participativa muy interesante para la renovación y

revitalización de las organizaciones.

Capítulo II. Marco conceptual referencial

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b) Gerencia estratégica

Toda empresa procura formular y plasmar en la realidad de forma exitosa las

estrategias que le garanticen rentabilidad y crecimiento continuado en el futuro. Tal

es el caso de la empresa objeto del presente estudio. En vista de que actualmente está

afrontando problemas de dirección gerencial requiere de un modelo de gestión

orientado a decidir los objetivos de la organización y las políticas que van a regir la

adquisición, uso y la disposición de sus recursos.

La gerencia estratégica puede definirse, en opinión de David (1991), como “la

formulación, ejecución y evaluación de acciones que permitirán que una organización

logre sus objetivos”.

David (1991) esclarece este concepto cuando señala lo siguiente:

La formulación de estrategias incluye la identificación de las debilidades y fortalezas internas de una organización, la determinación de las amenazas y oportunidades externas de una firma, el establecimiento de misiones de la compañía, la fijación de objetivos, el desarrollo de estrategias alternativas, el análisis de dichas alternativas y la decisión de cuáles escoger. La ejecución de estrategias requiere que la firma establezca metas, diseñe políticas, motive a sus empleados y asigne recursos de tal manera que las estrategias formuladas puedan ser llevadas a cabo en forma exitosa

(p.25).

c) Mejoramiento continúo

El nuevo sistema de gerencia de mejoramiento continuo identifica el desperdicio, lo

elimina, y evita que vuelva a aparecer.

2.3. Teoría de inventario

2.3.1. Origen de los inventarios

Capítulo II. Marco conceptual referencial

24

Es opinión de los investigadores que se debe analizar la evolución de los inventarios

en vista de la importancia que éstos tienen ya que forman parte de los activos

empresariales y constituyen un elemento indispensable para la toma de decisiones.

La realización de actividades de movimiento y almacenamiento de productos y

mercaderías se remonta a los orígenes de la historia. A lo largo del siglo pasado, las

empresas descubrieron que los inventarios permiten desacoplar los procesos y

facilitan la respuesta y el control de los mismos, ya que cada eslabón debe estar

pendiente del proceso que le antecede. Esta facilidad tiene su precio, ya que esto

implica tener mayores inventarios. Adicionalmente a esto, las empresas descubren

que de esta manera se generaba una visión fragmentada de la organización y no de su

conjunto.

Cabe destacar, que el manejo de inventarios ha llegado a ser uno de los problemas de

la administración de empresas debido a que es un componente fundamental de la

productividad. Las empresas hoy por hoy deben ser productivas para sobrevivir y

para mantenerse competitivas deben saber qué tipo o modelo de inventario deben

mantener.

Los inventarios forman un vínculo entre la producción y la venta de un producto. El inventario de productos terminados permite a la empresa tener flexibilidad en sus programas de producción y en su estrategia de mercado. No es necesario adaptar la producción directamente a las ventas. Las grandes existencias permiten atender de modo eficiente las demandas de los clientes. Las ventajas tradicionalmente alabadas de inventarios incrementados son, por tanto, diversas: la empresa puede llevar a cabo economía de producción y compras y puede despachar los pedidos con mayor rapidez, lo que hace a dicha empresa ser flexible (Juran, 1977, p. 24).

Por otro lado, existen desventajas. Una de ellas es el costo total de mantener el

inventario, incluyendo los costos de almacenamiento y manejo y el rendimiento

requerido sobre el capital inmovilizado en inventarios. Otra de las desventajas es el

peligro de caer en el desuso. Para el gerente de la organización la inclinación es a

Inventarios relativamente grandes. Para el director de compras también es favorable

ya que con frecuencia puede obtener descuentos por cantidades con grandes pedidos.

Capítulo II. Marco conceptual referencial

25

Corresponde al director financiero frenar la tentación de mantener grandes

existencias. Esto se hace obligando a tomar en cuenta el costo de los fondos

necesarios para mantener inventarios, así como también, quizás, los costos de manejo

y almacenamiento.

En los últimos años del siglo pasado y en la actualidad se ha incrementado el apoyo

hacia el cuestionamiento del administrador financiero acerca del mantenimiento de

grandes inventarios. Esto tiene su razón en la comprensión de sistemas de control de

inventarios. Dichos modelos administrativos rompen con el concepto convencional

de mantener grandes existencias como paliativos contra la incertidumbre.

2.3.2. Concepto de inventario

Según Moskowitz (1982), los inventarios se definen como “la cantidad de artículos,

mercancías y otros recursos económicos que son almacenados o se mantienen

inactivos en un instante de tiempo dado” (p. 560).

De este concepto se despejan los tipos de inventarios posibles para una empresa;

según el autor Moskowitz (1982):

Inventario de materia prima: La Materia Prima comprende los elementos principales que entran en la elaboración de un producto, pero a las cuales todavía no se ha aplicado ningún trabajo de transformación por parte de la empresa. Inventario de productos en proceso: Son bienes o artículos cuya transformación no se ha terminado para la fecha del balance, y que representan un valor real acumulado correspondiente a materiales, mano de obra y horas máquinas utilizadas. Inventario de productos terminados: Son productos que se encuentran manufacturados 100% en los almacenes de la empresa. Sirven para satisfacer la demanda de los clientes. Inventario de suministro: Artículos terminados que se adquieren para ser usados en el proceso de fabricación en forma directa o individualmente y que por razones de costo o cantidad no se computan por unidad producida (p. 561).

Capítulo II. Marco conceptual referencial

26

2.3.3. Clasificación de los inventarios

Según Buffa (1985), los inventarios se clasifican en:

Inventario en tránsito: Son las existencias mínimas que deben poseer los elementos que integran un sistema de producción de inventario para satisfacer la demanda durante el período en tránsito, donde se debe cubrir exactamente el tiempo que dura el transporte desde la fábrica hasta el consumidor final; a razón de las fases de demanda de manera que no se produzcan demanda insatisfecha.

Inventario cíclicos: Es el que se asocia con la cantidad que se debe solicitar y que corresponde al ciclo de las demoras del sistema, considerando la tasa de la demanda promedio.

Inventario de seguridad: Son los que sirven para absorber las posibles variaciones de la demanda típica. Estos inventarios existen en un lugar dado de la empresa, como incertidumbre de la oferta y la demanda de unidades en tal lugar u otro.

Inventario estacionales: Son los que sirven para satisfacer la demanda cuando la misma se incrementa en determinados períodos de tiempo, de manera que en los períodos de tiempo en que las existencias excedan de la demanda promedio, serán las utilizadas para satisfacer la demanda promedio que supera a la producción real uniforme en otros períodos de tiempo.

Inventario de previsión: Se tiene con el fin de cubrir una necesidad perfectamente definida.

Inventario de contingencia: Son aquellos que funcionan para solventar cualquier situación que se pretende y sirva incluso según las condiciones que se susciten como inventarios de seguridad (p. 23).

2.3.4.

Contabilización y valuación de inventarios

El inventario es la propiedad tangible que se espera vender en el curso ordinario del

negocio. El inventario puede consistir de materias primas, o estar en varias etapas de

producción (productos en proceso), o puede constar de productos terminados (Bornes,

1998, p. 21).

Un objetivo muy importante de la contabilización de inventarios es la imputación de

los costos a los ingresos para asegurar la medición apropiada de las utilidades de

acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

La contabilización de los inventarios se basa en el costo (principio básico), que se define como el precio pagado o la compensación

Capítulo II. Marco conceptual referencial

27

entregada para adquirir el artículo. El costo es igual a la suma de todos los desembolsos y cargos, directos o indirectos, necesarios para que los inventarios adquieran su condición actual y se encuentren en su ubicación actual. El costo puede determinarse por el método de la identificación específica o por métodos (UEPS, PEPS, o Promedio), que suponen cierto movimiento de los costos. Un objetivo importante en la sección de métodos de costeo del inventario es escoger el método que, dadas las circunstancias, mejor refleja la utilidad periódica (Bornés, 1998, pp.21-22).

Cuando en el curso normal de las operaciones el valor neto de realización del

inventario se vuelve menor que su costo. Se valúa el inventario de acuerdo con el

costo o mercado _ el más bajo

Esta valuación puede hacerse artículo por artículo,

para distintas categorías dentro del inventario, o para el total del inventario.

El mercado se define como el costo corriente de reposición, ya sea por compra o

reproducción, excepto que debe limitarse a un máximo o a un mínimo. La evaluación

del inventario por medio del costo o mercado _ el más bajo_ resulta en el registro de

pérdidas, pero no de utilidades, con anterioridad a la venta del inventario. Se utilizan

los inventarios iniciales y finales para determinar el costo de las ventas del ejercicio.

UEPS (último en entrar primero en salir) y PEPS (primero en entrar primero en salir)

son los dos métodos del costeo del inventario empleados para medir el "movimiento

de los costos". El método PEPS relaciona el primer costo incurrido con el primer

ingreso producido, mientras que el método UEPS relaciona el último costo incurrido

con el primer ingreso producido. En períodos de precios cambiantes, se relacionan

diferentes costos con los ingresos por ventas del mismo inventario, según el método

que se utilice, UEPS o PEPS.

El método UEPS relaciona los costos corrientes con los ingresos corrientes. Cuando

los precios suben, se imputan costos más altos a los ingresos corrientes. Cuando los

precios bajan, se imputan costos más bajos. Esto disminuye el impacto de las

ganancias o pérdidas por posesión (debidas a fluctuaciones del valor del inventario)

sobre la utilidad del ejercicio. Cuando la base de un inventario UEPS se agota

sustancialmente, con posterioridad a un extenso período de aumentos de precios, el

Capítulo II. Marco conceptual referencial

28

efecto acumulativo de los costos antiguos que se están imputando contra los ingresos

corrientes puede distorsionar la utilidad neta del período.

2.3.5. Costo de los inventarios

Para tomar decisiones sobre los inventarios, es necesario tomar en cuenta los costos

que se ven afectados por cada decisión específica; Plossl (1987) explica las clases de

costos que se consideran:

Costos de pedido: Estos costos están referidos a todos aquellos al colocar pedidos de compra para adquirir material de un proveedor a los provenientes de papeleo, arreglo de maquinarias, etc.

Costo de tenencia de inventario: Estos costos incluyen todos los gastos en que incurre la compañía por el volumen de inventario que lleva; se destacan los siguientes:

Por obsolescencia: Se incurren en estos costos al cesar las ventas debido a patrones de ventas cambiantes y a deseos de los clientes. Ejemplos: artículos de moda, de alta tecnología, entre otros.

Por deterioro: El material que se mantiene en inventario puede humedecerse, secarse, ser ensuciado por el manejo o deterioro de muchas maneras que impidan su uso o venta.

Por impuestos: Cuando los inventarios están sujetos a impuestos

municipales o estatales. Este tipo de costo no se aplica en nuestro país. De garantía: Los inventarios, son protegidos por un seguro generalmente llevado como parte de las políticas de seguro de la compañía. De almacenamiento: El almacenamiento de los inventarios requiere de una bodega con personal de supervisión y operativo, de equipo de manejo de material, de registros necesarios, etc. De capital: El dinero invertido en inventario no está disponible para ser usado en otras actividades de la empresa, y de hecho, puede ser pedido prestado a los bancos. El costo de pedir prestado el dinero debe cargarse a la inversión en inventario como el costo de capital. Costos de agotamiento de Existencias: Estos costos son los provenientes cuando el material no se encuentra disponible en el momento que el cliente lo solicita, pueden perderse las ventas, por ejemplo: el trabajo de procesar una orden regresada (embarque, facturación, papeleo de control de inventario y tiempo extra). Costos Asociados con la capacidad: Se incurren en estos costos cuando es necesario aumentar o disminuir la capacidad, o cuando por un tiempo existe demasiada o muy poca capacidad (tiempo extra, subcontratación, entrenamiento, despido, ocio) (p. 28).

Capítulo II. Marco conceptual referencial

29

2.3.6. Administración de los inventarios

El término administración tiene dos significados: un grupo de personas que dirigen

las actividades de otras personas o un proceso que todas las personas utilizan para

lograr que la organización realice su trabajo.

De acuerdo con la Enciclopedia Biblioteca Mc Graw-Hill de Contabilidad (1992)

Las decisiones de la administración que tomen en cuenta factores tales como pronósticos de ventas, la programación, la optimización de las compras y los efectos de mantener cantidades excesivas (o insuficientes) se conocen comúnmente como un sistema de administración de inventarios, el cual persigue minimizar los gastos asociados con el mantenimiento de los artículos y debe reconocer la interacción de las decisiones sobre los inventarios con otras funciones en la compañía

(p.137).

La administración del inventario no consiste simplemente en llevar cuentas de los

materiales. Esta función es sólo una parte necesaria, pero no suficiente del problema

de administración del inventario. Deben existir metas para el comportamiento del

inventario, de manera que se puedan emprender las acciones necesarias para lograr

esas metas. Corresponde a la gerencia general formular las políticas de

administración y control del inventario. Esas políticas determinarán las inversiones en

inventario para un cierto período de planeación y para cada una de las diversas

categorías del mismo.

Desde el punto de vista de cualquier empresa, los inventarios representan una

inversión, ya que se requiere de capital para su adquisición. Y es con ellos que la

empresa va a realizar sus actividades. Por estas razones, es de vital importancia para

todo tipo de empresa, poseer una adecuada Administración de Inventarios.

La administración de inventarios, tiene tres propósitos fundamentales. El primero,

consiste en asegurar que los capitales inmovilizados en inventarios no sean excesivos,

porque ello puede generar insuficiencia de fondos, préstamos inútiles y gastos

financieros superfluos. El segundo es el mantenimiento de existencias que permitan

Capítulo II. Marco conceptual referencial

30

responder a un incremento eventual de la demanda o de compensar algún retardo en

el reaprovisionamiento de materiales, esto no es más que la necesidad de crear un

inventario de fluctuación o de seguridad. Y el tercero, es el de comprar materiales y

productos en cantidades suficientes para responder a las necesidades y exigencias de

los clientes.

Tomando la misma fuente bibliográfica de la Enciclopedia (1992), la Administración

de Inventarios se estudia desde cuatro niveles diferentes: Selección de Materiales y

Mercancías, Selección de Proveedores y Recepción de Mercancías:

Selección de materiales y mercancías: es la primera etapa de la administración de inventarios y cualquier error en este nivel puede repercutir en los siguientes. Aquí es necesario que se haga un estudio de los gastos y necesidades de los consumidores para así seleccionar los productos y materiales, preparar los presupuestos de compras y seleccionar adecuadamente los proveedores. Así mismo la empresa debe realizar un estudio de sus registros de inventarios, para determinar los artículos de mayor y menor demanda, en un tiempo determinado. Los materiales deben llegar en cantidades adecuadas y en el tiempo y condiciones establecidas, la selección y evaluación de los materiales, es responsabilidad del área de control de calidad.

Selección de proveedores: Los proveedores deben ser consecuentes con sus clientes, en lo que respecta al servicio, al tiempo de entrega y a la calidad de los productos; a su vez de garantizar el reemplazo de todo artículo defectuoso en plazos razonables. Para seleccionar los proveedores es importante considerar criterios de precio, fiabilidad y servicio. El precio de la compra incide directamente en el precio de los bienes y servicios, esto no quiere decir que se debe comprar a los precios más bajos del mercado, sino que hay que tomar en cuenta la calidad, los gastos de transporte, descuentos, servicios y crédito.

Recepción de mercancía: Se realiza para asegurarse de que los despachos correspondan con los pedidos y para garantizar que éstos estén disponibles en el momento que se necesiten.

La recepción de mercancías puede dar lugar a ciertos problemas, como:

Inconformidad del envío con relación al pedido.

Cantidades destinadas a las ordenadas.

Despachos incompletos por diversas razones.

Capítulo II. Marco conceptual referencial

31

Precios erróneos.

Artículos dañados o defectuosos.

Para evitar esta serie de problemas al recibir la mercancía o los materiales, la empresa debe tener un sistema que le permita verificar cada despacho contra la Orden de Compra emitida. Cualquier diferencia de cantidad o precios debe ser anotada y comunicada de inmediato al proveedor. En el caso de materiales dañados, la reclamación debe hacerse sobre terreno.

Un buen sistema de almacenamiento de los inventarios contribuye a evitar el deterioro, la pérdida y el uso incorrecto de los materiales y mercancías.

2.3.7. Objetivos de la administración de inventarios

Entre los objetivos de la administración de Inventarios, se pueden mencionar:

Determinar la inversión óptima de inventarios de acuerdo a las posibilidades financieras de la empresa.

Hacer coincidir los intereses y posibilidades, de producción, ventas y finanzas; armonizando capacidad de producción, penetración en el mercado y capacidad financiera.

Rotar adecuadamente las existencias para evitar deterioros, obsolescencia, mermas o bien desperdicios.

Contar con las existencias suficientes para hacer frente a las demandas de los clientes.

Evitar al máximo el dejar de realizar ventas por falta de mercancía.

Eliminar la posibilidad de detener la producción por falta de materia prima, con los consiguientes costos al desaprovechar la capacidad instalada.

Capítulo II. Marco conceptual referencial

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2.3.8. Control interno de inventarios

Perdomo (1997) define el control interno de inventarios como:

Plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, salvaguardar las mercancías, materia prima, productos en proceso y productos terminados propios, en existencia y de disponibilidad inmediata, que en el curso normal de operaciones están destinados a la venta ya sea en su estado original de compra o después de transformados (p.87).

A

inventarios:

su

vez,

Perdomo

establece

los

siguientes

principios

de

control

interno

de

Separación de funciones de adquisición, custodia y registro contable.

Ninguna persona que interviene en Inventarios deberá tener acceso a los registros contables que controlen su actividad.

El trabajo de empleados de almacén de inventarios será de complemento y no de revisión.

La base de valuación de inventarios será constante y consistente (p.88).

De igual forma el mismo autor determina los objetivos del control interno de inventarios:

Prevenir fraudes de inventarios.

 

Descubrir robos y substracciones de inventarios.

 

Obtener

información

administrativa,

contable

y

financiera

confiable

de

inventarios.

 

Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador.

 

Proteger y salvaguardar los inventarios.

 

Promover la eficiencia del personal de almacén de inventarios (p. 88)

 

2.3.9.

Bases del control interno de inventarios

 

Las bases del control de inventario, son:

Capítulo II. Marco conceptual referencial

33

Control contable de inventarios: Mediante el establecimiento del sistema de inventario perpetuo, que descansa en tres cuentas del libro mayor, denominadas, Almacén, costo de ventas, y ventas. La cuenta de almacén tiene el carácter de colectiva, y su saldo es analizado por sub- cuentas, una para cada clase de artículo, formando el auxiliar de almacén con tarjetas, hojas sueltas, discos o cinta magnética, donde se registran todas las entradas, salidas y existencias de cada clase de artículo, tanto en unidades como en importes a precio de costo, la suma de saldos de las subcuentas del auxiliar de almacén, será igual al saldo global de la cuenta mayor “Almacén”; cualquier discrepancia se investiga y se corrige (Perdomo,1997, p.88).

La fuente de información para el registro, tanto en contabilidad como en el

departamento de almacén, deberá ser distinta, de tal forma que las facturas de

compra, pedidos de compras y notas de entrada al almacén, servirán a contabilidad

para los cargos a la cuenta de almacén; las notas de remisión del proveedor

servirán par anotar las entradas en unidades del departamento de almacén.

Para los créditos o abonos en contabilidad, se tomarán las copias de facturas de

venta y copias de las notas de salida de almacén; para anotar las salidas de unidades

en el departamento de almacén, se tomarán las notas firmadas de salidas de

almacén, así como las notas de entrega o embarque.

Autorización de compra, producción y venta de inventarios: El control de

entradas, será controlado por las compras y producción; el control de salidas,

será el control de las ventas.

Para el control de compras se requiere:

a.- Pedido de compra al proveedor – Requeridas

b.- Orden de compra – Requeridas

c.- Orden de producción – Requeridas

d.- Recepción de unidades por el almacenista

e.- Nota de entrada al almacén – Requeridas

f.- Nota de remisión del proveedor

g.- Factura del proveedor

Capítulo II. Marco conceptual referencial

34

h.- Registro de compras

Para el control de ventas se requiere (Perdomo, 1997, p.89):

a.- Pedido del cliente - Requeridas b.- Orden de entrega c.- Orden de embarque d.- Nota de remisión de venta e.- Factura de venta f.- Registro de ventas

Inventarios físicos periódicos: Se realizan para descubrir errores, irregularidades, equivocaciones, robos, etc., mediante la comparación del inventario físico contra el auxiliar de la cuenta del libro mayor “Almacén” (Perdomo, 1997, p.89).

La forma del inventario físico se sujetará a instrucciones por escrito según instructivo, observando indicaciones, tales como:

El recuento sea ordenado

El recuento se hará periódicamente

De preferencia cuando el movimiento de almacén sea menor

El recuento se hará con personal que conozcan las mercancías

Se calificará el estado de conservación y antigüedad.

Al departamento de almacén, sólo tendrá acceso el personal de dicho almacén, quién deberá estar afianzado. El recuento físico del inventario, deberá compararse con el máximo o mínimo que indican las tarjetas del auxiliar del almacén, para poder determinar y efectuar un control administrativo y tomar las decisiones acertadas para alcanzar los objetivos de la empresa.

El control interno de inventarios debe estar enfocado a cubrir varios aspectos, sin embargo el más importante es el de salvaguardar su valor como activo. Meigs (1993) define seis (6) funciones básicas que conlleva el control interno de inventarios en:

Capítulo II. Marco conceptual referencial

35

1. Funciones de compras: las funciones de compras, recepción y registro deben

estar claramente establecidas y en lo posible, dependientes de distintos

departamentos.

2. Funciones de recibo.

3. Funciones de almacenamiento.

4. Función de entrega: constancia de entrega contra solicitudes o requisiciones

hechas de manera ordenada.

5. Función de procesamiento.

6. Función de despacho y embarque: está ligada a las operaciones de venta de

los productos terminados, en este sentido las medidas de control deberán prever que no se realicen despachos sin autorización adecuada,

generalmente emitida por el departamento de ventas (p.90).

2.3.10. Control interno de compras

Perdomo (1997) define control interno de compras como un: “Plan de organización

entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, oportuna y confiable,

así como promover la eficacia de operaciones de adquisición o compra” (p. 93).

El mismo autor establece los siguientes principios:

1. Separación de funciones de adquisición, pago y registro de compras.

2. Ninguna persona que interviene en compras debe tener acceso a los registros contables que controlen su actividad.

3. El trabajo de empleados que intervienen en compras, será de complemento y no de revisión.

4. La función de registro de operaciones de compra será exclusiva del departamento de contabilidad.

De estos principios se desprenden los siguientes objetivos:

1. Prevenir fraudes en compras por favoritismo, confabulación, etc.

2. Localizar errores administrativos, contables y financieros.

Capítulo II. Marco conceptual referencial

36

3.

Obtener información segura, oportuna y confiable de compras.

4.

Promover la eficiencia del personal de compras.

2.3.11.

Método de valoración de inventario

Redondo (1992) expone los siguientes métodos de valoración de inventario:

Primero en Entrar Primero en Salir (PEPS-FIFO): Este método se basa en que las existencias están formadas por las compras mas recientes, debido a que los primeros artículos adquiridos son los primeros que se usan o que se venden. Ultimo en Entrar Primero en Salir (UEPS-LIFO): Este método supone que los últimos materiales comprados son los primeros en salir del almacén, para ser usados o vendidos, tiene la ventaja de que cuando se presentan las tendencias de alza de precios, el inventario mantiene su valor estable en relación con los niveles de precio. Costos Promedios: Este método representa un intermedio entre los métodos anteriores (PEPS y UEPS), debido a que evita los desniveles que ocasionan los mismos. Supone que los artículos que salen del almacén se valoran a un costo de los materiales disponibles entre el número de unidades disponibles (p. 318).

A tal efecto Redondo (1992) afirma que en el denominado costo promedio móvil

cuando los artículos salen del almacén se valoran a un costo promedio de las

existencias. Para determinar el costo promedio móvil se procede de la siguiente

forma:

Al costo de las existencias, se le suma el costo total del nuevo lote de artículos que entran en el almacén

Al número de artículos que existen en el almacén se le suma el número de artículos que entran.

Se divide la suma obtenida en el apartado a, representará bolívares. Entre la suma obtenida en el apartado, representará unidades el cociente que obtenga indicará el nuevo costo promedio por unidad

(p.318).

2.3.12.

Importancia de un buen sistema de control de inventario

Para el Departamento de Compras y Suministros de la Universidad Simón Bolívar, es

necesario tener conocimiento y mantener un buen sistema de control de inventario;

Green (1988) menciona razones importantes, las cuales están adaptadas a la

Capítulo II. Marco conceptual referencial

37

organización:

1. Reduce en gran porcentaje la posibilidad de los retrasos en la operatividad de

la organización.

2. Permite a la organización hacer economías de diversas formas, a través de eliminar la duplicación de los pedidos, favoreciendo la mejor utilización de los materiales disponibles mediante transferencias entre departamentos.

3. Contribuyen a la eficacia de la contabilidad, en especial la contabilidad de costos.

4. Puede disuadir a las personas pocas honradas que tuvieron la intención de robar material o suministros de la organización.

5. Impone el respeto al material y reduce al mínimo las pérdidas por maltratos o descuidos, naturalmente, es deseable para facilitar la formulación de los estados financieros.

2.3.13. Los inventarios físicos

Green (1988) enumera los métodos que se utilizan para realizar el inventario físico:

1. Siempre que llega una solicitud se comprueba el material que queda en el almacén con el registro.

2. Cada día, el oficinista del almacén comprueba el balance de unos pocos

artículos con el registro.

3. El método más común es el de la cuenta material al fin del período contable, de 6 meses o 1 año. Entonces se suspenden las actividades mientras se cuenta

el

material. Esto exige mucho esfuerzo del personal del almacén y de fábrica,

y

con frecuencia hay que suspender las actividades en los talleres, lo cual

añade nuevo costo a esta operación.

2.3.14. El Almacenamiento de las Existencias

Hoy en día se considera el almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa.

Capítulo II. Marco conceptual referencial

38

Cantú (1989) define: “El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica

y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de

resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos” (p.16).

Entre las funciones que debe cumplir un almacén dentro de una empresa se destacan:

1. Recibir, para su cuidado y protección, todos los materiales suministros.

2. Proporcionar materiales y suministros mediante solicitudes autorizadas, a

los departamentos o unidades organizativas que lo requieran.

3. Controlar los materiales para su posterior destino.

4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricación o de las materias

primas que se almacenen, con el fin que maduren o se curen para poder

utilizarlas.

5. Mantener el almacén limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa, es

decir, en los lugares destinados según los sistemas aprobados para la

clasificación y localización.

6. Custodiar fielmente todo lo que se ha dado a guardar, tanto su cantidad

como su buen estado.

7. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el

mismo tiempo y costo posible.

2.3.15. La importancia financiera del inventario

El inventario existe en toda clase de empresa, con excepción de aquellas que prestan

servicios. El inventario desempeña un papel importante en cuanto a determinar la

eficiencia interna de una empresa, es decir, con cuanta eficiencia se llevan a cabo las

operaciones financieras de las empresas.

2.3.16. Razones para el mantenimiento del inventario

De acuerdo con Díaz (1991), existen múltiples razones para el mantenimiento de un

nivel dado de inventarios, entre las cuales pueden mencionarse:

El inventario permite ganar tiempo, puesto que los actos de producción y entrega no son simultáneos habrá de contarse con existencias de

Capítulo II. Marco conceptual referencial

39

productos a los cuales recurrir de forma rápida, para que la materialización de la venta no tenga que esperar hasta que termine el proceso de producción.

El inventario permite hacer frente a la competencia, ya que si la empresa no es capaz de satisfacer los niveles de demanda de los clientes en forma rápida y eficiente, el cliente irá con un competidor que sí pueda hacerlo. Por esta razón, la empresa habrá de conservar inventarios para atender la demanda presente y cualquier eventual aumento en los requerimientos de los clientes.

El inventario permite reducir los costos que se generan por la falta de continuidad en el proceso de producción. Esto se refiere a que si la empresa cuenta con suficiente inventario de materias primas, puede abocarse a la producción en “exceso” de un modelo determinado y mantenerlo almacenado, a esto se le llama nivelar la producción, para afrontar exitosamente cualquier elevación inesperada en la demanda de un producto, pudiéndose dedicar posteriormente a la producción de otro modelo sin peligro de incumplir con cualquier pedido eventual.

El inventario es una protección contra el aumento de los precios y contra

la escasez de materias primas, ya que si se prevé un aumento sustancial en

el precio de las materias primas, puede tomarse hoy una posición favorable que coloque a la empresa en franca ventaja frente a sus competidores.

2.3.17. Objetivos de la administración de inventarios

Continuando con la referencia de Díaz (1991), el objetivo de la administración de

inventarios tiene dos partes que se contraponen:

Minimizar inversión en inventarios, puesto que los recursos que no se destinan a este fin pueden ser invertidos en otros proyectos aceptables que de otro modo no podrían ser financiados. El inventario absolutamente mínimo es cero. La empresa bien podría no tener ningún inventario y producir sobre cada pedido; sin embargo, los pedidos de los clientes han de ser satisfechos a la brevedad posible para evitar su desplazamiento a la competencia, además la empresa debe contar con inventarios para asegurar los programas de producción.

Hacer frente a la demanda del producto facilitando las funciones de producción

y ventas. Si el objetivo de la administración de inventarios fuera sólo maximizar

las ventas satisfaciendo de inmediato la demanda de los clientes, la empresa almacenaría grandes cantidades del producto, no incurriendo jamás en los costos derivados de la insatisfacción de dicha demanda, ni soportaría los costos que provienen de la pérdida de un cliente que se pasa al competidor, de la pérdida de la buena voluntad del cliente, de la pérdida de utilidades y de las interrupciones y demoras en la producción.

Capítulo II. Marco conceptual referencial

40

El administrador financiero tiene que determinar el nivel apropiado de inventarios en

términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y

el costo del mantenimiento del inventario que se requiere.

2.3.18. Costos del mantenimiento de inventarios

Los costos de los materiales se deben conocer para alimentar al sistema de

contabilidad financiera, cuyo propósito es suministrar reportes del estado de la

empresa a entes externos y para tomar decisiones de inversión e impuestos. Para este

sistema los inventarios representan una parte importante de los activos de la empresa.

Otro sistema contable aplicado en inventarios es el de Contabilidad Gerencial o de

Costos, el cual está orientado a la toma de decisiones interna en planificación y

control de operaciones.

Según Díaz (1991), los costos derivados del mantenimiento de inventarios son:

1. Los costos de los pedidos comprenderá todos aquellos costos en que se incurre cada vez que se ordena un pedido de inventario ya sea a un proveedor externo o al propio departamento de producción. Entre estos costos puede mencionarse el costo de formulación de la orden que incluye gastos secretariales, de papel y de contabilidad. En líneas generales el costo de adquisición puede estimarse a partir del cálculo de los costos del personal del área de compras, la depreciación de los equipos de oficina, el costo de las cartas y fax y el costo de los consumibles usados por este departamento, sin embargo, en el caso del modelo de Inventario que se está estudiando, solo se tomará en cuenta el costo del personal involucrado en el proceso de compras (paquete anual de los empleados de la Gerencia de Compras y el porcentaje de tiempo que dedica el Vicepresidente de Administración y el Gerente de logística. Por ende, el cálculo del costo de adquisición, contempla el costo del personal involucrado en el proceso de compras y el total de artículos comprados en el periodo analizado. Entonces:

Costo de Adquisición = Total Costo de Personal / Total de Artículos.

2. Los costos de manejo se asocian principalmente con el financiamiento, almacenamiento y conservación del inventario. Entre ellos pueden mencionarse los impuestos municipales, la depreciación de las instalaciones de almacenamiento, el personal del almacén, servicios y vigilancia. También ha de

Capítulo II. Marco conceptual referencial

41

tomarse en cuenta los gastos de seguro contra robo o incendio y los generados por deterioro por hurto u obsolescencia.

Finalmente, ha de mencionarse el costo del capital (interés pagado por el préstamo) necesario para financiar la compra del inventario.

3. Los costos de penalización: es el costo que se incurre por escasez de un producto y se calcula en función del dinero que se dejó de percibir por no atender a un cliente o por el número de unidades que se dejaron de producir y vender. La estimación de estos costos es una tarea compleja y requiere, en muchas oportunidades, de la intervención de las áreas de contabilidad o de administración

2.3.19. Factores asociados a la gestión de inventarios

Para comprender mejor cuál debe ser la gestión de inventarios es necesario conocer

los factores que están asociados a la misma, entre los cuales se encuentran:

Logística: A través de la logística se integran los inventarios al resto de la

organización, es por eso que la logística se ha llegado a definir como la

técnica de planificar, organizar y ordenar la combinación más factible de los

recursos, personal y tiempo a fin de llevar a cabo los objetivos, políticas y

procedimientos. Bajo el concepto de inventario, la logística se encarga de

suministrar lo que haga falta para que el ciclo productivo se realice de forma

eficiente. Las funciones logísticas son más amplias de lo que cabe suponer, ya

que se solapan con las actividades desarrolladas por las clásicas áreas

funcionales de mercadeo y producción.

Procedimientos: Tener claro los procesos de compras, recepción y despacho

de material es uno de los factores más importantes en la gestión de inventario.

Clasificación de los Artículos ABC: La clasificación ABC también es

conocida como diagrama de Pareto, señala que “el 20% de las personas

poseen el 80% de las riquezas”.

En el contexto de Inventario hay dos formas para aplicar este principio: el primero es

cuando se considera que el 20% de los artículos representa el 80% del beneficio de la

Capítulo II. Marco conceptual referencial

42

empresa y aquellos que entran en este grupo llamando “A” debe ser el que la gerencia preste mayor atención. El segundo es en función del valor de uso de los items, es decir, en función del consumo de un artículo en un período por el precio ponderado del mismo. El más recomendable es este último en vista de que se posee mayor información sobre el historial de los productos.

2.3.20. Los stocks o inventario

Según Díaz (1991), “los inventarios, o stocks, son considerados tradicionalmente como una inversión, pues se definen como cualquier recurso ocioso que es almacenado en espera de ser utilizado”.

En definitiva, tanto en las empresas de producción como en las de servicios (grandes almacenes, hospitales, bancos, líneas aéreas, entre otras) están presentes los inventarios. Sin embargo, estas últimas suelen tener un volumen de inversión por dicho concepto bastante menor que el de las empresas manufactureras, donde el correspondiente capital inmovilizado puede llegar a representar un elevado porcentaje del activo.

De acuerdo con Díaz (1991), existen diversos conceptos asociados al manejo de control de inventarios, entre ellos se pueden mencionan: inventario inicial, compras, devoluciones en compras, gastos de compras, ventas, devoluciones en ventas, gastos de ventas, mercancía en camino, mercancía en consignación, inventario actual o final de mercancía, diferencias entre bonificación y descuento por pronto pago, consumo, demanda y tiempo de reposición.

2.3.21. Modelos de inventario

Según Thierauff y Grosse (1989), un modelo “es una abstracción o una representación idealizada de un sistema de la vida real. El propósito del modelo es proporcionar un medio para analizar el comportamiento del sistema con el fin de mejorar su desempeño” (p.51).

Capítulo II. Marco conceptual referencial

43

El desarrollo del primer modelo de inventario se le acredita a Harris (1915). Raymond (1931) extendió el trabajo de Harris a comienzos de los años 1930. Esto ha hecho, que muchos investigadores se aboquen a la tarea de desarrollar nuevos modelos de inventarios; determinar las posibles aplicaciones que pueden tener los mismos y establecer cuáles son los elementos necesarios a considerar para formular un modelo de inventario.

Dentro de estos investigadores se tienen a Weston y Copeland (1988), los cuales establecen que el primer paso en el proceso para construir un modelo de inventarios consiste en especificar aquellos costos que aumentan y aquellos que disminuyen con el tamaño y la frecuencia de las órdenes y los niveles resultantes de inventarios.

También se hace mención que los modelos de inventarios, han demostrado ser útiles para minimizar los costos de efectivo. Cualquier procedimiento que pueda reducir la inversión requerida para generar un volumen dado de ventas, puede tener un efecto benéfico sobre la tasa de rendimiento de la empresa y, por lo tanto, sobre el valor del negocio.

2.4. Servicio logístico al cliente

La visión que tienen los consumidores de los productos de cualquier empresa está en función del precio, de la calidad y del servicio. Por ello, al comprender cómo están relacionados el servicio y la respuesta a esto, es muy importante para realizar una eficiente planificación real de los almacenes, y de esa manera establecer los niveles de inventarios adecuados.

Para poseer un Inventario acorde con las exigencias de cualquier empresa se debe seleccionar un modelo de gestión de stocks que esté acorde con las necesidades de la empresa, así como se debe determinar con qué frecuencia debe comprobarse el nivel de inventarios existente.

Capítulo II. Marco conceptual referencial

44

Tal como se señaló anteriormente, los sistemas de control de stocks se caracterizan

por desarrollarse a lo largo de múltiples períodos, dando así lugar a decisiones

repetitivas en cada uno de ellos, es por eso que a continuación se desarrollan modelos

más concretos los cuales están clasificados en función del tipo de demanda y del

tiempo de suministro (ciertos y aleatorios) así como del sistema elegido.

2.5. Modelos para demanda independiente y demanda dependiente

Una distinción de gran importancia en la administración de inventarios es si la

demanda es independiente o dependiente.

Tomando como referencia la “Biblioteca Práctica de Negocios” (1998), en ella se

explica:

La demanda independiente es aquella que se ve influida por condiciones de mercado que se encuentran fuera del control de las operaciones; por lo tanto es independiente de las operaciones. Los inventarios de productos terminados tienen una demanda independiente. La demanda dependiente es aquella que se relaciona con la demanda de otro artículo y que no se determina en forma independiente por el mercado. Cuando los productos se construyen a partir de partes y ensambles, la demanda de estos componentes depende de la demanda que haya del producto final (p.143).

Las demandas dependientes e independientes muestran patrones de uso o de demanda

de naturaleza muy distintas. Puesto que la demanda independiente se encuentra sujeta

a las fuerzas del mercado, a menudo muestra un patrón fijo a la vez que responde a

influencia aleatoria, la cual se origina principalmente de las preferencias de los

clientes. Por otra parte, la demanda dependiente muestra un patrón con acumulación

que sube y baja porque la producción se programa, por lo general, en lotes. Se

requiere una cierta cantidad de partes cuando se produce un lote; después no hasta

que se produzca otro (Figura N° 1).

Capítulo II. Marco conceptual referencial

45

Por tanto, la naturaleza de la demanda conduce a dos filosofías distintas en la

administración de los inventarios. A su vez estas filosofías generan diferentes

conjuntos de métodos y sistemas de computación.

2.5.1. Lote económico

En 1915, Harris desarrolló la famosa fórmula del lote económico (EOQ). Más tarde

su fórmula ganó gran aceptación y se usó en la industria gracias a los esfuerzos de un

consultor llamado Wilson.

Tomando como referencia la “Biblioteca Práctica de Negocios” (1998), en ella se

explica:

El modelo de lote económico se usa aun ampliamente en las empresas para la administración de los inventarios de demanda independiente. La derivación del modelo del lote económico se basa en los siguientes supuestos:

La tasa de la demanda es constante, recurrente y conocida.

El tiempo de entrega es constante y conocido.

No se permiten faltantes

Capítulo II. Marco conceptual referencial

46

El material se ordena o se produce por lotes o tandas y todo el lote

se coloca en el inventario al mismo tiempo. Se usa una estructura específica de costos como sigue: costo unitario del artículo es el costo constante y no se hacen descuentos por la cantidad comprada. Los costos de mantener el inventario depende linealmente del nivel promedio del inventario. Existe un costo fijo de ordenar para cada lote y este costo es independiente del número de artículos que contenga el lote. El artículo es un producto individual; no hay interacción con otros productos (p.144).

Al elegir el tamaño del lote, existe un trueque entre la frecuencia con que se ordena y

el nivel del inventario (ver Figura N° 2).

Lotes pequeños darán lugar a órdenes frecuentes pero a un bajo nivel promedio de

inventario. Si se ordena un lote de mayor tamaño, la frecuencia de las órdenes

disminuirán pero se mantendrá un mayor inventario. Este trueque puede

Capítulo II. Marco conceptual referencial

47

representarse mediante una ecuación matemática en la que se usan los siguientes

símbolos:

D

= Tasa de la demanda, unidades por un año

A

= Costo por orden colocada, Bs. por orden

C

= Costo por unidad, Bs. por unidad

i = Tasa de interés de mantener inventarios, porcentaje del valor en Bs. por año

Q

= tamaño del lote, unidad.

C

(Q) = Costo total de ordenar más costo que mantener, bolívares por año.

El

costo anual de ordenar es:

Costo de ordenar anual = (Costo por orden) (Ordenes por año) = A D

Q

En la ecuación anterior D es la demanda total para un año y el producto se ordena en

Q unidades a la vez. De este modo en un año se colocan D/Q órdenes.

El costo anual de mantener es:

Costo de mantener anual = (tasa de mantener) (costo unitario) (inventario promedio) = i CQ

El Costo Total Anual

2

= Costo anual de ordenar + costo anual de mantener

= A D Q

+

=

i CQ

2

Luego de operaciones matemáticas pertinentes, la ecuación de Wilson minimizada

queda:

Q =

2AD

I C

Q

= cantidad óptima de pedido

D

= demanda anual de un artículo

C

= costo de adquisición – costo de solicitar un artículo

Capítulo II. Marco conceptual referencial

48

i = Costo de mantenimiento – costo anual de almacenamiento de una unidad de un artículo, expresado como un porcentaje de su costo unitario. A = costo promedio de los artículos comprados

Los costos de almacenamiento no son fácilmente controlables por las empresas, ya que dependen fundamentalmente de la tasa de interés. La empresa debe, por tanto, en condiciones de alto costo de tenencia de inventario, tratar de reducir los costos de compra, racionalizando las operaciones de esta unidad a fin de reducir los inventarios.

A pesar de esto, este modelo es el más empleado para la determinación del tamaño

del lote, debido a la facilidad de su aplicación y tolerancia ante variaciones en la cantidad óptima.

2.5.2. Justo a tiempo

El

concepto de justo a tiempo proviene de la cultura oriental, en específico del Japón.

El

justo a tiempo es básicamente un sistema de control de inventario cuyo objetivo es

que todos los materiales estén activamente en uso como elementos de la producción en proceso, nunca en descanso para que no se acumulen costos de almacenaje. El espíritu de justo a tiempo es que los inventarios representan un gasto o desperdicio ya que son el resultado de la incapacidad de crear un flujo uniforme de materiales. Según esta idea los inventarios son los principales causantes de la falta de calidad, ya que la producción por lotes imposibilita la inspección de cada pieza y hace necesario recurrir a procedimientos estadísticos.

Como señala Van Horne para lograr el Justo a Tiempo se “requiere una producción y un sistema de información de inventarios muy precisos, compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema de manejo de inventarios eficientes”.

Las características principales del sistema justo a tiempo se resumen en:

1. Reducciones sistemáticas en los tiempos de compras. Shingeo Shingo, citado por Matamoros, comenzó un proceso sistemático de reducción de

Capítulo II. Marco conceptual referencial

49

tiempos de compras, el cual le permitió alcanzar resultados espectaculares,

por ejemplo en el tiempo de ajustar presas de 800 toneladas, el cual se

redujo de una hora a doce minutos.

2. Demanda estable, ya que los sistemas de justo a tiempo responden más a

variaciones fuertes en los consumos.

3. La producción en pequeños lotes favorece la inspección de cada pieza, lo

que facilita alcanzar altos niveles de calidad.

2.5.3. Sistemas de control de stocks

Tomando como referencia la “Biblioteca Práctica de Negocios” (1998), en ella se

explica:

a) Sistema de revisión continua:

En este sistema, de forma continua o después de cada transacción (es decir, de cada llegada de stocks a almacenar o de demanda a satisfacer) se computa el nivel de inventarios. Al hacerlo, no debe caerse en el error de considerar a este último como las existencias físicamente presentes en el momento de control, pues a éstas habrá que sumar las cantidades ya solicitadas y pendientes de recibir (recepciones programadas) y deducir los pedidos pendientes (solicitados pero aún no servidos) (p.147).

La fórmula en este caso es la siguiente:

NI = E + RP - PP

Donde:

NI: Nivel de inventarios

E: Existencia físicamente presente

RP: Recepciones programadas

PP: Pedidos pendientes.

Capítulo II. Marco conceptual referencial

50

b) Sistema de revisión periódica

Este sistema está asociado con los modelos de período fijo, que responden a la

pregunta ¿cuál debe ser el momento ideal de emitir un pedido para reponer el

inventario? Es decir, cómo se determina el tiempo óptimo de pedido, el cual

minimizará los costes totales de gestión. En este caso, cada vez que transcurre

dicho tiempo se mide el nivel de inventarios y se emite el pedido de un lote,

que se calcula restando el nivel de inventarios de una cierta cantidad

previamente establecida, la cual se denomina nivel máximo de stocks y que

representa el nivel objetivo de inventarios a reponer.

c) Sistema mixto o de Mínimo – Máximo

Sistema de máximos y mínimos

Existen muchas razones para que las empresas de fabricación cuentan con un sistema

de control de inventarios; una de las principales es la de mantener un nivel óptimo de

inversión sobre los mismos, con el fin de permitir y garantizar la continuidad de las

diferentes operaciones del proceso productivo. En tal sentido, Roscoe (1981) afirma:

Al tratar con materiales de demanda continua es necesario mantener las exigencias entre niveles máximos convenientes. El punto máximo indica cuándo debe enviarse una requisición por más material. El punto máximo limita la cantidad que debe permitirse, que entre las especificaciones de tales límites máximos y mínimos para el inventario es uno de los problemas más importantes en el control de inventario. Se determina el punto máximo para impedir la escasez de materiales. El inventario máximo está controlado por muchos factores relacionados principalmente por la inversión de capital, costos de operación, condiciones de almacenamiento y necesidades futuras (p.261).

Con lo planteado anteriormente, se destaca la necesidad e importancia de establecer

niveles máximos y mínimos para evitar la inversión excesiva de capital en

inventarios, grandes costos de almacenamiento y conservación, interrupciones en la

producción por falta de materiales e insumos, pérdidas de ventas por falta de

producción, entre otros. A tal efecto, Opeman (1992) describe que:

El sistema de inventarios de máximos y mínimos existe un nivel de inventario máximo para frenar el abarrotamiento antes de la colocación

Capítulo II. Marco conceptual referencial

51

del pedido, este máximo deberá compararse con el nivel de inventarios existentes, dando debida consideración a las necesidades del tiempo requerido, además se establece el nivel máximo de inventarios para cubrir los tiempos requeridos. Esto activa el reabastecimiento como el punto de re-pedido y debe proporcionar una protección adecuada contra las carencias en la mayoría de los casos. Sin embargo, una protección adicional está representada por una existencia de seguridad (p.334).

Cuando se emite un lote, éste se mide como en el sistema de revisión periódica, en

relación con el nivel máximo de inventario a reponer de forma que:

Q = NI max – NI

Donde:

Q: Emisión del pedido de un lote

NI max: Nivel de inventario máximo

NI: Nivel de inventario.

d) Modelo de compra especulativa

Según Indacochea (1984), en su bibliografía denominada “Finanzas en Inflación”,

expresa: “Un modelo de compras especulativa que permita utilizar el conocimiento de

las inminentes alzas de precios de las existencias, con la finalidad de obtener

ganancias, aprovechando las variaciones de los precios relativos (p. 279).

Como se mencionó anteriormente, la inflación afecta los criterios tradicionales de

manejo de inventarios, pero no sólo en cuanto a la fijación de parámetros de

reposición, sino también en las decisiones coyunturales de compra.