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2007/001
2007/002
Bruno Baert
2008/003
Raina Luff
2008/004
Bruno Baert
2008/005
Bruno Baert
2008/006
Raina Luff
2008/007
08-04-2008
Texte de base
VERSION N
Bruno Baert
2008/008
21-05-2008
Bruno Baert
2008/009
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TABLE DE MATIERES
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS
LISTE DES ANNEXES
INTRODUCTION
OBJECTIFS SPECIFIQUES DU MANUEL
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44
CONCLUSION
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ANNEXES
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Boite Postale
CAC
CE
Comit Excutif
CESTRAR
CSR
FARG
ICT
P.O.
Pour Ordre
R.O.I.
TPR
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LIVRE DE BANQUE
LIVRE DE CAISSE
ANNEXE 11 :
BON DE COMMANDE
DOC F007 -
FICHE DE STOCK
BULLETIN DE PAIE
ORDRE DE MISSION
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INTRODUCTION
L'laboration des procdures administratives et financires se rfre la vision de
lAssociation AHAZAZA, sa mission, sa structure et aux principes d'unit de command ement de la Direction de lEcole.
Le prsent manuel de procdures de gestion administrative et financire rgit la gestion de la
structure organisationnelle de lAssociation AHAZAZA. Il vient complter les manuels existants
dont notamment les statuts et le rglement dordre intrieur de lAssociation AHAZAZA.
Conformment aux dispositions des Statuts et du Rglement d'Ordre Intrieur de
lAssociation AHAZAZA, il est institu le prsent manuel des Procdures de gestion admini strative et financire qui rgit la gestion courante de lAssociation AHAZAZA. La gestion des
ressources humaines est rglemente conformment au rglement du personnel de
lAssociation AHAZAZA faisant partie intgrante de ce manuel.
Les organes de lAssociation AHAZAZA assument les fonctions indispensables pour garantir
lefficacit, lefficience, la transparence et lobligation de rendre compte, ainsi que les mcanismes de planification cohrente, de suivi et dvaluation des actions spcifiques de lAssociation
AHAZAZA en matire dducation.
Le prsent document est conu de manire ce quil soit facile utiliser en vue de sassurer de la
participation de toutes les parties prenantes au bon fonctionnement de lAssociation AHAZAZA
pour raliser sa mission de contribuer ldification dune socit galitaire, quitable, inclusive
et participative en jouant le rle dinfluence dans la lutte contre lignorance et tenant compte de
la politique de lducation au Rwanda et lchelle internationale.
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Expliquer les politiques, les lois et les rglements administratifs, financiers et comptables
suivre dans lexcution de sa mission par lAssociation Ahazaza ;
2. Dcrire les procdures administratives, financires, comptables et juridiques qui feront partie du contrle interne de lAssociation AHAZAZA ;
3. Servir de piste pour les diverses formes de vrification ;
4. Enoncer les normes de gestion de lAssociation AHAZAZA ;
5. Servir de guide de rfrence pour la formation de nouveaux agents ;
6. Normaliser le langage, les politiques, les pratiques, les procdures et les formulaires de gestion ;
7. Assurer la coordination entre les diverses activits de gestion administrative et financire,
ainsi que les oprations avec les bnficiaires de lAssociation AHAZAZA ;
8. Permettre la rapidit dans la prise des dcisions journalires ;
9. Accrotre la productivit du personnel de lAssociation AHAZAZA.
Le document contient deux principales parties:
I
Les procdures de gestion administrative
II Les procdures de gestion financire et comptable
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SECTION 1 : DE LA RESPONSABILITE
Article 1 : Le manuel
Le manuel des procdures de gestion administrative et financire rgit les relations de travail :
la hirarchie, la dlgation de pouvoirs et la communication entre les diffrents agents de
lAssociation AHAZAZA.
Pour bien dcrire ces relations, il importe de se rfrer au schma de l'organigramme tel que
dcrit dans le Rglement d'Ordre Intrieur de lAssociation AHAZAZA.
Article 2 : Les responsabilits
Les responsabilits des organes de lAssociation sont dcrites dans les statuts et le rglement
dordre intrieur, tandis que celles assignes chaque membre du Personnel de lAssociation
AHAZAZA sont dcrites dans le prsent manuel.
Il est important de prciser la responsabilit des membres du personnel en tant que principe
qui sous-entend les procdures.
Le personnel de conception, savoir le Directeur Gnral doit faire appel son esprit d'initiative et de crativit, tout en respectant la philosophie et la mission de lAssociation
AHAZAZA. L'quipe du personnel fait sienne la vision, la mission et la philosophie de
lAssociation AHAZAZA.
SECTION 2. : DE L'UNITE DE COMMANDEMENT
Article 3 : LAssociation
LAssociation AHAZAZA est une association sans but lucratif de droit rwandais ayant son sige
administratif dans les locaux de lcole AHAZAZA dans le secteur Nyamabuye, District de
MUHANGA.
LAssociation AHAZAZA est dirige par un comit excutif compos par le bureau : Prsident, Secrtaire Gnral et Trsorier.
Le Prsident du Comit Excutif de lAssociation AHAZAZA supervise le fonctionnement de
lAssociation et de la Direction de lEcole.
Le Directeur Gnral de lcole coordonne les activits de lcole, veille la communication et la
concertation entre tous les agents de lEcole. Il est responsable de la gestion courante de lEcole et
en assure les relations publiques pour les affaires courantes.
Les interventions de diffrentes agents sous l'autorit du Directeur Gnral doivent viser en priorit l'atteinte des objectifs de lAssociation AHAZAZA.
Manuel des Procdures administratives et financires
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LAssemble Gnrale ;
Le Comit Excutif ;
Le Conseil de Surveillance ;
La Direction.
Comit Excutif
Comit de surveillance
(commissaires aux comptes)
Directeur
Gnral
Assistance Administrative
Financire et Logistique
(secrtaire comptable)
Gardien
Entretien
Assistance Acadmique
et ducation
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Prparer les runions des Assembles Gnrales ordinaires et extraordinaires. Cest le Prsident, assist par les autres membres du Comit Excutif, qui prpare, convoque et dirige
les runions du Comit Excutif et de lAssemble Gnrale ;
2. Mettre en excution les dcisions de lAssemble Gnrale en assurant la supervision gnrale de la gestion administrative et financire conformment aux principes agres par
lAssemble gnrale ;
3. Prparer les plans daction de lAssociation AHAZAZA en assurant la coordination du processus dlaboration et en fournissant un feed-back sur la performance des plans labors ;
4. Faire le plaidoyer pour la mobilisation des ressources des diffrentes sources afin de fournir
tous les organes les moyens ncessaires la bonne marche de leurs activits ;
5. Analyser les rapports dactivits de lAssociation AHAZAZA labors par la Direction et les
autres services excutifs et techniques de lAssociation AHAZAZA. A la fin de chaque triManuel des Procdures administratives et financires
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mestre, les titulaires de chaque classe (headmasters) sont tenus de fournir des rapports de
progression qui seront rassembls par Directeur Gnral lattention du Comit Excutif ;
6. Superviser les activits de la Direction en menant un suivi de la mise en uvre des politiques
approuves par lAssemble Gnrale. Le Comit Excutif supervise lexcution des plans et
politiques et examine les dpenses encourues en consquence. Il sacquitte de cette tche de
deux manires : dabord en leur qualit de Secrtaire et de Trsorier, ceux-ci font, chacun
en ce qui le concerne, la supervision du fonctionnement de la Direction et en font des rapports spcifiques au Prsident de lAssociation AHAZAZA. Ensuite, tous les membres du Comit Excutif peuvent, agissant collectivement, faire le suivi des politiques et des plans de
lAssociation AHAZAZA ;
7. Approuver les rsultats issus du processus de recrutement et de licenciement. La dcision
dengagement dfinitif ou de licenciement dun membre du personnel est prise par le Comit
Excutif ;
8. Recevoir les demandes dadhsion ou de dmission des membres. Toute demande dadhsion
ou de dmission est adresse par crit au Prsident du Comit Excutif de lAssociation
AHAZAZA qui la soumet lAssemble gnrale la plus proche pour examen et adoption ;
9. Fixer les conditions de travail des agents de lAssociation AHAZAZA et de son personnel. A
la fin de lanne, le Comit Excutif, par le biais du Directeur Gnral, fait une valuation
des performances des services par rapports aux plans de travail et aux budgets spcifiques
approuvs. Il donne des conseils sur les voies et moyens susceptibles damliorer leurs performances et leurs conditions de travail ;
10. Autoriser les dpenses des diffrentes activits de lAssociation AHAZAZA en approuvant
les plans de travail des dpartements et les budgets y relatifs. A la fin de chaque trimestre,
les membres du C E, selon leur comptence, feront des plans de travail et les budgets trimestriels. Ils laborent galement des projets des budgets annuels. Il reviendra au Comit
Excutif de vrifier sils sont conformes au plan dactions et au budget approuvs par
lAssemble gnrale ;
11. Prendre les dcisions urgentes qui sont du ressort de lAssemble Gnrale lorsque celle-ci
ne peut pas se runir et en soumettre la dcision dfinitive la plus prochaine runion de
lAssemble Gnrale ;
12. Mener toute activit qui est de nature favoriser la mise en uvre des objectifs, de la mission et des dcisions de lAssociation AHAZAZA.
Le Comit Excutif est en dfinitive lorgane qui supervise la gestion quotidienne de lAssociation
AHAZAZA dans la ralisation de sa mission et de ses objectifs.
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7.
Vrifier, sans les dplacer les livres, la caisse et les valeurs de lAssociation AHAZAZA
en banque, le patrimoine en gnral, les inventaires et les bilans ainsi que lexactitude des
critures comptables. Cette activit se fait au moins une fois par an et autant que de besoin ;
Oprer tout moment des vrifications ou contrle quils jugent opportuns sans toutefois
simmiscer dans la gestion journalire de lAssociation AHAZAZA ;
Vrifier si les dcisions de lAssemble Gnrale et du Comit Excutif ont t excutes
et veiller ce que les statuts et le rglement dordre intrieur soient observs ;
Connatre et trancher les diffrends pouvant survenir entre les membres de lAssociation
AHAZAZA ;
Contrler et vrifier les rapports prsents par le Comit Excutif ;
Mener toute autre mission leur confie par lAssemble Gnrale ;
Prsenter les rapports de leurs activits lAssemble Gnrale.
Article 11 : La Direction
Pour atteindre les objectifs de lAssociation AHAZAZA et appliquer les dcisions et les recommandations des organes de dcision et dorientation, notamment de lAssemble Gnrale telles
quelles sont consignes dans le plan daction, le Comit Excutif met en place une Direction des
services de lAssociation AHAZAZA. Cest ainsi quil y a la Direction de lEcole libre AHAZAZA
qui est constitue dun ensemble des services chargs de la gestion quotidienne de lEcole Libre
AHAZAZA.
Lorganigramme et les attributions de ces services sont arrts par le Comit Excutif.
La Direction labore les plans dactions et le programme dactivits de lcole qui sera approuv
par lAssemble Gnrale sur proposition du Comit Excutif.
La Direction est charge dexcuter et dassurer la gestion et la coordination quotidienne des
activits de lcole AHAZAZA.
La Direction est lorgane dexcution des activits de lcole AHAZAZA. Il est compos de tout
le personnel engag par lcole AHAZAZA suivant la procdure dfinie dans le prsent manuel
dans la partie concernant le rglement du personnel.
Ce rglement du Personnel ne rgit pas le personnel expatri, car celui-ci doit tre rgi par des
dispositions particulires notamment le contrat entre lAssociation AHAZAZA et lOrganisation
partenaire ou le Consultant qui offre lassistance. Les dispositions de ce contrat ne peuvent pas
aller lencontre des principes gnraux de ce manuel et de la philosophie de lAssociation
AHAZAZA en particulier et du pays en gnral.
La Direction est coordonne par un Directeur Gnral qui collabore troitement avec lAssistant
Administratif et Financier et lAssistant Acadmique. Ces personnes forment une quipe de direction et fonctionnent de manire rendre compte au Comit Excutif qui rend compte son
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Direction
Administration et Finances
Gestion et excution des Programmes
LAssociation AHAZAZA peut galement faire appel une expertise externe (des consultants temporaires) pour initier et/ou excuter des travaux concernant ladministration,
les finances, la gestion et la didactique des programmes.
En fonction de lvolution des programmes et des financements correspondants, le Comit Excutif peut ouvrir dautres postes conformment au rglement du personnel faisant partie intgrante du prsent manuel.
Article 13 : La classification par service ou dpartement se fait de la faon suivante:
1. La Direction Gnrale
Le Directeur Gnral
2. Gestion et Excution des Programmes
LAssistant Acadmique
3. LAdministration, Finances et Logistique
LAssistant Administratif, Financier et Logistique
(Le secrtaire comptable)
Deux de ces fonctions peuvent tre effectues (combines) par une personne :
Direction Gnrale + Administration, Finances et Logistique
ou
Direction Gnrale + Gestion et Excution des Programmes
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Dfinir ensemble avec le Directeur Gnral et le corps enseignant le processus et la mthodologie de planification des cours court, moyen et long terme ;
Remplacer le Directeur Gnral en cas dabsence ;
Animer ou co-animer les ateliers de planification et de programmation ;
Etablir ensemble avec le corps enseignant un systme de suivi valuation et de rapportage du
plan daction et diffrents programmes initis par lcole ;
Sassurer de la bonne marche des programmes et formuler le cas chant des propositions
visant lamlioration des programmes ;
Identifier les besoins en renforcement des capacits institutionnelles et formuler des propositions sur des actions mener pour y rpondre ;
Accompagner les diffrents services mettre en place les outils ncessaires une bonne
planification, excution, suivi et valuation de leur travail ;
Fournir toute autre assistance technique aux diffrents services de nature amliorer la
planification, lexcution, la gestion et le suivi valuation des diffrentes activits ;
Appuyer lanalyse et llaboration des programmes dactivits et des plans oprationnels de
lEcole ;
Faire toute autre tche lui confie par ses suprieurs hirarchiques.
Proposer un programme (ou ractualiser) de renforcement des capacits du personnel et des
enseignants. Organiser et grer les activits relatives la formation ou aux autres activits
de renforcement des capacits;
Harmoniser les diffrents plans et rapports dactivits de lEcole ;
Rendre compte au Directeur Gnral.
Planifier, coordonner et assurer la gestion des ressources matrielles, financires et humaines de lAssociation et leur affectation rationnelle aux programmes. En ce qui concerne la
gestion des ressources humaines, lAssistant Administratif, Financier et Logistique est responsable de la prparation des contrats du personnel, de la tenue des dossiers du personnel
et leur mise jour, de lexamen des dossiers de demande de congs annuels et de rcupration, de la supervision de la paie sur demande du Directeur Gnral;
Proposer lorgane habilit une politique de gestion administrative et des ressources matrielle, humaine et financire adapte aux besoins de lEcole ;
Prparer les rapportages financiers soumettre au Comit Excutif et lAssemble Gnrale par le Comit Excutif et destins aux bailleurs de fonds.
Sassurer de ltablissement des prvisions budgtaires priodiques.
Analyser la cohrence et la rationalisation entre lutilisation des ressources et des actions de
lAssociation en gnral et de lEcole en particulier ;
Soccuper du classement et de la tenue jour des dossiers du personnel.
Assurer la transmission du courrier qui de droit ou procder au classement selon les annotations du Directeur Gnral ;
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Classer le courrier ou tout autre document manant du Directeur Gnral ou des autres services ;
Organiser lagenda des rendez-vous, des runions, des invitations ;
Soccuper de lorganisation de la logistique des runions ou visites du Directeur Gnral, et
autres rencontres ;
Produire/saisir les documents relatifs lEcole et lAssociation AHAZAZA et les rapports
de runions;
Prparer et expdier le courrier ordinaire.
Recevoir le courrier de lAssociation AHAZAZA et de lEcole et l'orienter auprs du service
habilit;
Effectuer la saisie des documents relatifs au fonctionnement de lEcole et de lAssociation
AHAZAZA ;
Soccuper de la gestion et de la distribution du matriel laide des fiches de stock et en
faire rapport aux suprieurs hirarchiques. Identifier et planifier les besoins du secrtariat
en matriel et fournitures de bureau ;
Tenir la caisse, complter le livre de caisse dune faon journalire et faire le classement de
toutes les pices relatives la caisse ;
Prparer les payements par virement banquier ;
Excuter les tches relatives au paiement mensuel des salaires ;
Saisir les critures comptables sur le logiciel de comptabilit ;
Soccuper du ddouanement du matriel command ltranger sil y a lieu;
Organiser lentretient des btiments et des terrains ;
Organiser le gardiennage des infrastructures et des biens de lcole ;
Faire toute autre tche lui confie par ses suprieurs hirarchiques.
Rendre compte au Directeur Gnral.
Assistant Acadmique et
Education
Assistant Administratif,
Financier et Logistique
(secrtaire comptable)
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Article 24 :
Un membre peut faire le feedback par rapport une initiative et/ou partager ses expriences avec
les autres en runions ordinaires ou extraordinaires ou en demandant par note que le sujet ncessitant lchange soit mis lordre du jour de la prochaine runion.
Article 25 :
Les membres de lAssociation AHAZAZA peuvent, le cas chant, participer aux vnements nationaux ou locaux. Sur base de la documentation sur les thmes de lvnement, le Prsidente produit
et signe un mmorandum mettre la porte des membres comme base de documentation. Cependant, le Prsident de lAssociation AHAZAZA peut dlguer un reprsentant en cas dinvitation lui
adresse.
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Activits spcifiques ;
Salaire du personnel ;
Frais de communication et transport pour le Comit Excutif et membres ;
Imprvus.
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ASSOCIATION AHAZAZA
Si le poste ouvert au concours est lun des postes de responsabilit, au dossier de candidature doit sajouter ce qui suit :
Le candidat doit indiquer les noms et adresses de deux ou trois personnes de rfrence. Ces personnes de rfrence sont, soit celles qui lont dirig,lui ont enseign
ou qui ont travaill avec lui ;
Le candidat prsente lattestation de service dlivre par son dernier employeur.
Les conditions dadmission au concours sont les suivantes :
Etre g de dix huit ans au moins ;
Etre reconnu mentalement et physiquement apte pour exercer lemploi mis en comptition.
Un comit de prslection et de slection est propos par le Comit Excutif.
Les candidatures retenues la prslection doivent prsenter les originaux des diplmes
avant de passer lexamen et linterview;
Lexamen pratique est prpar conformment aux exigences du poste ouvert au concours.
Linterview value les aptitudes, les capacits professionnelles, les qualits intellectuelles
et morales.
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ASSOCIATION AHAZAZA
Article 33 : Tout agent de lAssociation AHAZAZA recrut est soumis un stage probatoire de trois mois au moins dactivits, au cours duquel son suprieur hirarchique direct
value ses performances par rapport ses aptitudes, ses capacits professionnelles, ses
qualits intellectuelles et morales.
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ASSOCIATION AHAZAZA
Lagent de lAssociation AHAZAZA a droit lexistence dun dossier professionnel personnel tenu par lagent ayant la gestion du personnel dans ses attributions et contenant
toutes les pices relatives sa situation administrative et au droulement de son travail ;
LAssociation AHAZAZA est tenue, dans la mesure de ses possibilits, dassurer son
agent, la protection contre les menaces, outrages, violences, voies de fait et diffamation dont il peut tre victime, en raison ou loccasion de lexercice de ses fonctions.
Article 35 : Obligations
Il est galement tenu de satisfaire aux demandes dinformation du public, dans le respect des rgles relatives aux obligations des rserves et de discrtion professionnelle ;
Il est responsable de lexcution des tches qui lui sont confies. A ce titre, il est
tenu dobir aux instructions individuelles ou gnrales donnes par son suprieur hirarchique dans le cadre du service et conformment aux lois et rglements en vigueur ;
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Des retenues de nature fiscale et pour charges sociales sont prleves du salaire brut
pour donner lieu au salaire net, librer mensuellement lagent de lAssociation
AHAZAZA, terme chu. Il sagit du FARG, CRS et TPR.
Le salaire de lagent de lAssociation AHAZAZA commence tre calcul ds son entre en service et suspendu le lendemain de cessation de service.
Article 37 :
Formations et perfectionnement ou recyclage et mise jour des connaissances acquises
La mise en formation est la position de lagent de lAssociation AHAZAZA qui est appel
interrompre provisoirement ses fonctions pour suivre temps partiel ou temps plein tout
enseignement dure variable, organis au sein ou en dehors de son milieu rgulier de travail, pour acqurir des connaissances nouvelles destines renforcer ses capacits professionnelles par rapport au poste de travail occup ou occuper. La formation peut se
faire lintrieur du pays ou lextrieur du pays.
Le perfectionnement des agents de lAssociation AHAZAZA se fait sous quatre formes :
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le tenir au courant des diverses innovations dans un monde en constante volution rythme
lev.
Lagent de lAssociation AHAZAZA est en effet tenu de se recycler rgulirement dans
son champ de comptence, pour lui permettre dactualiser ses connaissances et ses aptitudes professionnelles.
La formation professionnelle de courte ou de longue dure vise lacquisition de nouvelles
connaissances et aptitudes professionnelles, et se fait au sein dun tablissement de formation national ou international agr.
La formation professionnelle au cours de lemploi doit tre pratique en harmonie avec la
description des tches du poste occup.
Lagent de lAssociation AHAZAZA peut effectuer des voyages dtudes qui constituent un
des meilleurs moyens dapprentissage et de comprhension des ralits de travail dans son
action.
Lautorisation de suivre une formation peut tre demande par le suprieur hirarchique
ou lagent lui-mme.
Au terme de la formation, le concern produit un rapport comprenant aussi un plan de suivi de la mise en application des notions apprises.
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Tout conge de circonstance doit faire lobjet dune demande pralable adresse au Directeur Gnral de lEcole sauf dans le cas fortuit qui met lagent dans limpossibilit
daviser la Direction. Dans cette ventualit la Direction doit tre avise dans les 48
heures.
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Le budget annuel est suffisamment dtaill. Il est prpar par la personne charge
de lAdministration et sur base des besoins lui prsents par le Comit Excutif, la
Direction de lcole et les autres membres du personnel .
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ASSOCIATION AHAZAZA
Le numro de codification des postes comptables devra apparatre sur toutes les
pices justificatives avant dtre prsentes la personne ayant lautorit dassurer
une ventilation.
La description qui suit, reste en vigueur jusqu'au moment o le logiciel de comptabilit sera
oprationnel.
Le livre de banque (Annexe 4 DOCUMENT F002) a pour but de comptabiliser de faon permanente par compte bancaire, et dans lordre chronologique, tous les fonds encaisss et dcaisss par LAssociation AHAZAZA. Il est le document de base pour le
rapprochement bancaire obligatoirement fait chaque mois.
Le registre de linventaire (Annexe 6 DOCUMENT I001) est un instrument de contrle des biens durables acquis par Association AHAZAZA et donne des indications dtailles sur lutilisation faite de ces biens.
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ASSOCIATION AHAZAZA
Poste du Passif :
1. Financement des bailleurs des Fonds
2. Fournisseurs
3. Crditeurs divers
4. Rgularisations du passif
5. Fonds propres
6. Rsultats
Postes de revenus :
1. Bnfices de change
2. Subventions dexploitation
3. Rsultat sur cession dactifs
4. Produits divers
Postes de dpenses :
1. Rmunrations du personnel
2. Autres frais du personnel
3. Caisse Sociale du Rwanda
4. Visites mdicales
5. Frais de bureau
6. Frais de communications
7. Eau et lectricit
8. Frais de dplacement
9. Frais de mission
10. Entretien et rparations matriel et
quipement
11. Assurances
12. Taxes diverses
13. Frais bancaires
14. Autres charges et pertes diverses
15. Amortissements & provision
Pour une comptabilit budgtaire, chaque ligne budgtaire devrait avoir une fiche pour enregistrer des oprations comptables.
Les augmentations des comptes dactif sont enregistrs au Dbit du compte et les diminutions
au Crdit du compte sur la fiche correspondante.
Les augmentations des comptes du passif sont enregistres au Crdit du compte et les diminutions au Dbit du compte sur la fiche correspondante.
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ASSOCIATION AHAZAZA
Toute acquisition d'actifs immobiliss est sujette aux mmes procdures d'approvisionnement rpertories sous la section " Approvisionnement en biens et services".
b)
c)
Description de l'immobilisation
Numro de srie ou de modle
Date d'acquisition
Localisation et tat de l'immobilisation
Cot en Francs Rwandais
Numro de rfrence interne
Taux d'amortissement annuel
Amortissement pour l'anne
Amortissements cumuls
La valeur nette comptable.
a. Tous les actifs immobiliss sont marqus dune tiquette prcisant l'identification et les numros de srie (si possible).
b. La cession des actifs de lAssociation AHAZAZA est faite conformment la
rglementation en vigueur.
d)
Des vrifications physiques annuelles et priodiques sont excutes et les rsultats compars au registre des immobilisations. Le responsable de ladministration
met jour le registre des immobilisations suivant les changements intervenus.
e)
L'inventaire physique annuel des actifs sera organis par le Directeur Gnral.
C'est la responsabilit de ce dernier de rconcilier le registre des immobilisations
avec les rsultats de l'inventaire physique. Toute diffrence inexplique est communique au Comit Excutif de lAssociation AHAZAZA qui prend les mesures appropries.
f)
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g)
Les contrats de service avec des socits comptentes doivent tre signs pour
assurer convenablement la maintenance (cas des quipements informatiques).
h)
Les agents en charge des actifs en prennent soin de faon approprie. Tout vol ou
perte d'actif est rapport au Directeur Gnral qui en fait rapport au Comit Excutif. Celui-ci effectue des investigations et prend des mesures appropries.
Article 58 : Capitalisation
Les actifs ayant une valeur infrieure Frw 100.000 ne sont pas inclus dans le registre des immobilisations. Le responsable de ladministration informe le Chef de
chaque service par un mmorandum interne de la localisation de tout achat dactif
immobilis dans ses services.
Une liste d'actifs non capitaliss est tenue pour des achats de moins de Frw
100.000 et pour les autres, qui par nature serviront lAssociation AHAZAZA pour
plus d'un an.
Article 59 : Mouvements d'actifs
Il y a invitablement des mouvements d'actifs d'un lieu/service un autre, soit
pour des besoins administratifs, des transferts permanents ou pour toute autre
raison. Ces transferts sont bien coordonns et autoriss par le responsable de
ladministration.
Des fiches de stock (Annexe 13 DOCUMENT I002) sont tenues pour enregistrer
les mouvements des biens. Elles sont mises jour rgulirement par le responsable
de ladministration et contiennent les informations suivantes:
1)
2)
3)
4)
5)
Date dacquisition
Description des biens
Numro du bon de rception ;
Numro du bon de commande
Nom du fournisseur
des
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b)
Toute anomalie releve est adresse au Directeur Gnral qui prendra des mesures appropries. Le responsable de ladministration effectue le suivi avec le vendeur pour rectification.
c) Quand des biens sont endommags ou lorsquun service honor est en dessous du niveau souhait, les biens/services sont rejets et le fournisseur est avis immdiatement. Tous les biens rejets sont retourns au fournisseur dans les mmes conditions de rception.
d) A la fin de chaque mois, un rapport de stock est prpar par le responsable de
ladministration et soumis au Directeur Gnral pour contrle.
e) A la fin de chaque trimestre et la fin de l'anne, le Directeur Gnral procde
linventaire du stock. Tout cart doit tre justifi.
f) Tout stock endommag, obsolte et inutilisable est rpertori trimestriellement et
la liste est transmise au Comit Excutif pour approbation de la cession. Le mode
de cession est dtermin .
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Les procdures dcrites ci-dessous concernent les biens et services achets sur le
budget courant.
Les biens et services ayant une valeur infrieure ou gale Frw 20.000 sont pays
par caisse suivant les procdures tablies pour les paiements par caisse.
Les achats de biens et services ayant une valeur suprieure Frw 20.000 et infrieure ou gale Frw 40.000.000 sont soumis aux procdures .
Les achats de biens et services pour des montants suprieurs Frw 40.000.000
sont soumis lassemble gnrale pour approbation.
Pour les biens et services dont la valeur est suprieure FRW 40.000.000, le Directeur Gnral runit les offres de fournisseurs potentiels. Ensuite, il procde
leur analyse en profondeur et propose dans la transparence, au Comit Excutif les
fournisseurs le mieux offrants. Le nombre minimum d'offres runir est de trois
(3).
Le choix des offres se fait sur base du prix le plus bas, mais tient aussi en considration la qualit des biens et services.
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ASSOCIATION AHAZAZA
La liquidation des dpenses se fait quand les biens et/ou services commands sont
livrs et/ou rendus.
Les livraisons des biens sont accompagnes de bons de livraison, de factures dfinitives et loriginale du bon de commande.
La rception des biens et/ou services suit la procdure indique la section Approvisionnement en biens et services
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ASSOCIATION AHAZAZA
La date de la facture
Le nom du fournisseur
Le libell de la facture
Le montant de la facture.
Ces documents sont transmis Directeur Gnral pour la signature. Le chque barr
ou lOP est tabli au nom du fournisseur. La souche doit porter les informations du
chque et une photocopie doit tre faite pour le classement.
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ASSOCIATION AHAZAZA
Les ordonnances de paiement dment signes pour rception seront utilises pour
lenregistrement du paiement dans les livres de banques et pour le classement.
b. LAssociation AHAZAZA peut ouvrir un compte tout moment que cest ncessaire.
Toute opration bancaire est effectue par lautorisation dau moins deux signatures :
celle du Prsident, du Commissaire aux Comptes ou du Trsorier.
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ASSOCIATION AHAZAZA
c.
Il est strictement interdit de signer et/ou contresigner des chques et des ordres de
paiement en blanc.
LAssociation AHAZAZA gre une petite caisse en Francs Rwandais pour faciliter le
paiement de dpenses mineures. Le plafond est fix FRW 40.000. La petite caisse
est utilise pour des paiements infrieurs ou gaux FRW 20.000.
Pour viter les incompatibilits de tches et respecter les niveaux de contrle requis en matire de gestion financire, la gestion de la caisse est confie une personne autre que lAssistant Administratif et financier au cas o il assume les rles
de comptables et par consquent ne peut cumuler cette fonction avec celle de gestion de la caisse. La garde de la caisse peut tre confie par exemple au Directeur
Gnral ou au Secrtaire de Direction.
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ASSOCIATION AHAZAZA
Les fonds sont gards dans un petit coffre ferm clef, gard dans un endroit protge. Le Responsable de la gestion de la petite caisse est personnellement responsable des espces reues. Tout abus constitue une faute grave.
d. Montants reus/pays
e. Solde de la caisse
f. Observations, si ncessaire
Article 73 : Dcaissements
Toute rquisition de fonds est adresse au Directeur Gnral au moyen dun bon de
rquisition qui dfinit clairement le motif et le cot de la dpense ;
Le bon de rquisition approuv par le Trsorier est transmis au Responsable de la
gestion de la petite caisse pour paiement. Le bnficiaire signe pour rception des
espces ;
Les espces payes par caisse en avance doivent tre justifies dans un dlai de 48
heures partir du jour de paiement.
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ASSOCIATION AHAZAZA
Aprs la dpense, le rquisitionnaire soumet au Responsable de la gestion de la petite caisse les documents originaux justifiant la dpense ainsi que le solde ventuel.
Le Responsable de la gestion de la petite caisse complte le Bon de sortie de caisse
en deux exemplaires en indiquant les dtails du montant. Le reliquat doit tre indiqu sur le Bon de rquisition.
En cas danomalie constate dans la caisse, le Trsorier en rfre par crit au Prsident de lAssociation AHAZAZA.
La liste de paie de lAssociation AHAZAZA est conforme au budget. Elle est prpare en Francs Rwandais.
Les salaires, les avantages et indemnits pays sont en accord avec le Rglement
d'Ordre Intrieur de lAssociation AHAZAZA, et en conformit avec la loi fiscale
et toute autre rglementation en vigueur.
Engagement
Nomination
Fin d'emploi
Tous ces lments doivent tre sanctionns par une note officielle signe par le Directeur
Gnral de lAssociation AHAZAZA .
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ASSOCIATION AHAZAZA
La liste de paie est, par la suite, transmise au Trsorier pour autorisation et est ensuite
renvoye au responsable de ladministration pour la prparation des ordres de paiement.
Il est tabli pour chaque employ un bulletin de paie mensuel (annexe 13 DOCUMENT
P004), prsentant le salaire de base et toutes les indemnits octroyes, les retenues et le
net payer. Les retenues rglementaires sont effectues au moment du paiement des salaires.
Le personnel quittant lAssociation AHAZAZA est retir de la liste de paie immdiatement. On procde aussitt au calcul et au paiement du dcompte final.
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ASSOCIATION AHAZAZA
Article 78 :
Les ordres de paiement, les autorisations de retraits de fonds ou les certificats de dpts la
banque sont signs conjointement par le Prsident, le trsorier, et le Directeur Gnral.
Tout mouvement ou toute opration comptable doit tre appuy par une pice comptable en bonne
et due forme. Les dpenses de fonctionnement sont effectues partir de la caisse.
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ASSOCIATION AHAZAZA
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ASSOCIATION AHAZAZA
CONCLUSION
Ce manuel des procdures de gestion administrative et financire dcrit clairement les diffrents mcanismes dquilibre des pouvoirs en vue dassurer le leadership, la transparence et la
bonne responsabilisation des parties prenantes du fonctionnement de lAssociation AHAZAZA,
qui sont les principes de base de la bonne gouvernance. Il sagit dun instrument indispensable qui
contribue amliorer le fonctionnement de lAssociation AHAZAZA dans son ensemble pour la
ralisation efficace et efficiente de sa mission.
Cependant, lexprience nous a montr que la disponibilit dun manuel ne suffit pas pour amliorer les performances, mais quil importe, galement, dassurer sa mise en application. Ceci dpend
de plusieurs facteurs notamment la capacit, la comptence et la dtermination des membres et
du personnel de lAssociation AHAZAZA utiliser cet instrument stratgique.
Des mesures daccompagnement seront prises pour permettre une meilleure exploitation de ce
manuel. Des notes de service ou instructions de travail clarifiant lapplicabilit des termes et
principes consigns dans ce manuel seront faits temps opportun par le Directeur Gnral et
lendroit de tout le personnel. Cela constitue un mcanisme qui permettra au Comit Excutif de
pouvoir grer les questions quotidiennes et exploiter les opportunits qui se prsentent au cours
de la mise en uvre des activits de lAssociation AHAZAZA et du fonctionnement de celle-ci.
Le contenu de ce manuel est conforme la lgislation rwandaise et au directives du dpartement
de lenseignement rwandais.
Tout changement dun des articles de ce manuel doit tre approuve par lassemble gnrale de
lAssociation AHAZAZA sur proposition du Comit Excutif.
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ASSOCIATION AHAZAZA
ANNEXES
ANNEXE 1 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : P001
CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE INDETERMINEE
Entre
LAssociation AHAZAZA , ayant son sige social Muhanga, B.P. 35 Muhanga et reprsente
par
Madame/Monsieur ,
Fonction ,
appel employeur dune part;
Et
Madame/Monsieur ,
N(e) , le,
Rsident(e) ,
Nationalit ,
Etat Civil ,
Portant carte didentit n
dlivre le. et se dclarant libre de tout engagement, appel travailleur dautre part;
a t tabli le prsent contrat rgi par la loi no.51/2001 du 30/12/2001 portant code du travail
de la Rpublique Rwandaise, ainsi que par les textes pris pour son excution.
Article 1: DE LA DUREE DU CONTRAT
Le prsent contrat a t tabli pour une dure indtermine et prend cours partir
du
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ASSOCIATION AHAZAZA
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ASSOCIATION AHAZAZA
4. Accepter toutes les lois et rglements rgissant le travail au Rwanda et des dispositions du Rglement du Personnel de lAssociation AHAZAZA.
Article 7: DE LA RESILIATION DU CONTRAT
Le contrat pourra tout moment tre rsili par lune ou lautre partie
moyennant un pravis de jours conformment la loi et au Rglement du Personnel de lAssociation AHAZAZA. Il pourra tre rompu sans pravis en
cas de faute lourde, suivant larticle 25 du code du travail et sous rserve de
lapprciation de la juridiction comptente en ce qui concerne la gravit de la faute.
Article 8: DES REGLEMENTS DES DIFFERENDS
Le tribunal comptent dans les diffrends ns loccasion de lexcution du prsent contrat est celui du lieu de travail si une tentative de conciliation devant lInspecteur du
travail na pu aboutir un accord.
Article 9: DISPOSITION TRANSITOIRES
Pour ce qui nest pas prcis au prsent contrat, les parties sen remettent aux dispositions lgales et rglementaires en vigueur, ou encore aux usages.
Fait . le
Signature de lemployeur
(Nom, Prnom, Fonction et Signature)
Signature du travailleur
(Nom, Prnom et Signature)
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ASSOCIATION AHAZAZA
ANNEXE 2 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : P002
CONTRAT DE TRAVAIL A DUREE DETERMINEE
Entre
LAssociation AHAZAZA , ayant son sige social Muhanga, B.P. 35 Muhanga et reprsente
par
Madame/Monsieur ,
Fonction ,
appel employeur dune part;
Et
Madame/Monsieur ,
N(e) , le,
Rsident(e) ,
Nationalit ,
Etat Civil ,
Portant carte didentit n
dlivre le. et se dclarant libre de tout engagement, appel travailleur dautre part;
a t tabli le prsent contrat rgi par la loi no.51/2001 du 30/12/2001 portant code du travail
de la Rpublique Rwandaise, ainsi que par les textes pris pour son excution.
Article 1: DE LA DUREE DU CONTRAT
Le prsent contrat a t tabli pour une dure dtermine de :
(mois, annes)
(ne dpassant pas 2 ans : Apres 2 sans le contrat devient a dure indtermine)
Le prsent contrat prend cours partir du
Manuel des Procdures administratives et financires
Version 2008/003 du 15-03-2008
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ASSOCIATION AHAZAZA
Payer aux temps prvus le salaire et avantages des travailleurs et suivre tous les rglements en la matire.
2. Donner des instructions ncessaires la bonne marche du travail.
3. Evaluer le travailleur annuellement.
Manuel des Procdures administratives et financires
Version 2008/003 du 15-03-2008
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ASSOCIATION AHAZAZA
4. Accepter toutes les lois et rglements rgissant le travail au Rwanda et des dispositions du Rglement du Personnel de lAssociation AHAZAZA.
Article 7: DE LA RESILIATION DU CONTRAT
Le contrat pourra tout moment tre rsili par lune ou lautre partie
moyennant un pravis de jours conformment la loi et au Rglement du Personnel de lAssociation AHAZAZA. Il pourra tre rompu sans pravis en
cas de faute lourde, suivant larticle 25 du code du travail et sous rserve de
lapprciation de la juridiction comptente en ce qui concerne la gravit de la faute.
Article 8: DES REGLEMENTS DES DIFFERENDS
Le tribunal comptent dans les diffrends ns loccasion de lexcution du prsent contrat est celui du lieu de travail si une tentative de conciliation devant lInspecteur du
travail na pu aboutir un accord.
Article 9: DISPOSITION TRANSITOIRES
Pour ce qui nest pas prcis au prsent contrat, les parties sen remettent aux dispositions lgales et rglementaires en vigueur, ou encore aux usages.
Fait . le
Signature de lemployeur
(Nom, Prnom, Fonction et Signature)
Signature du travailleur
(Nom, Prnom et Signature)
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ASSOCIATION AHAZAZA
ANNEXE 3 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : F001 (Excel)
RAPPORT FINANCIER MENSUEL
DU 01-01-200N AU 28/30/31-XX-200N
NComptes Comptes
Prvisions Ralisation
FRW
FRW
% des prvisions
valeur introgris = duire
budget
Liquides
Ecart
Ecart
Recettes
10.100
71.000
74.100
74.200
74.000
46.100
41.000
Dpenses
21.000
223
225
22.810
42.000
61.000
61.101
61.200
61.201
61.300
61.400
62.000
62.010
63.100
63.410
63.420
0
0
0
DU 01/01/200N AU 01/XX/200N
Apports (cotisations membres)
Frais scolaires
Dons divers
Ventes diverses
Profits de change et autres
Crditeurs divers
Dbiteurs (Arrirs)
TOTAL RECETTES
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
DU 01/01/200N AU 01/XX/200N
Terrain
Construction
Mobilier
Equipements divers
Rmunrations dues au personnel
Eau et lectricit
Uniforme
Fournitures scolaires
Achat de livres
Fournitures de bureau
Petits outillages
Transport
Transport arien
Entretien et rparation
Courrier et communiqus
Tlphone
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
Ecart Ecart
ng.
pos.
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Ecart
pos.
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
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Ecart
ng.
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
ASSOCIATION AHAZAZA
NComptes Comptes
63.430
63.440
63.500
63.510
63.520
64.000
64.100
64.310
65.000
65.100
66.200
66.400
67.000
46.100
42.110
Liquides
Internet
Honoraires et frais d'actes
Photocopies et scanning
Saisie impression et reliure
Frais de mission
Pertes et charges diverses
Assurances
Cotisation FARG
Salaires et prestation de services
Caisse Sociale
Rwanda Revenue Authority
Frais de douane
Frais bancaires
Remboursement crdits
Avances
TOTAL DEPENSES
Prvisions Ralisation
FRW
FRW
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
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0
0
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0
0
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0
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0
0
0
0
Ecart
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
Ecart
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
RESUME
% des prvisions
0
0
0
0
0
0
0
0
Contrle
ok
Prpar par :
Approuv par :
Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................
Vrifi par :
Cachet de l'cole :
Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
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0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
ASSOCIATION AHAZAZA
ANNEXE 4 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : F002 (Registre)
N titre
bancaire
Libells
Montants
Entrs
Montants
Sortis
Solde
Extraits bancaires
Observations
Prpar par :
Approuv par :
Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................
Vrifi par :
Cachet de l'cole :
Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
Manuel des Procdures administratives et financires
Version 2008/003 du 15-03-2008
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ASSOCIATION AHAZAZA
ANNEXE 5 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : F003 (Registre)
Bon
Bon
Montants Montants Solde
Date de
Montant
Elment
Observation
de
dentre Entres
Sortis
justification justifis budgtaire
Sortie
Prpar par :
Approuv par :
Date :
Nom :
Fonction : : .
Signature :..
Date : .
Nom :.
Fonction :.
Signature :
Vrifi par :
Cachet de l'cole :
Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
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ANNEXE 6 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : I001 (Registre)
INVENTAIRE TRIMESTRIELLE
DATE DE LINVENTAIRE: XX-YY-200N
Date
acquisition
N de
srie
(*) Etat :
1 =Trs bon
Description
2 = Bon
Source
Affectation
3 = rparer
N
inventaire
Qte
Cot
dachat
Etat
(*)
Observation
4 = dclasser
Prpar par :
Approuv par :
Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................
Vrifi par :
Cachet de l'cole :
Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
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ANNEXE 7 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : P003
PROCES- VERBAL DE CHARGE ET DE DECHARGE DE MATERIEL
(A rdiger en deux exemplaires une pour chaque agent)
Je soussign confirme que j'ai reu temporairement les actifs
(matriels) suivants, ncessaires pour ma fonction au sein de LASSOCIATION AHAZAZA :
Date : ..............................................................
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature : ......................................................
DESCRIPTION DU MATERIEL
NOMBRE
DATE
REU
DATE
RENDU
1
2
3
4
Les lments suivants ont t gars pendant la priode de la fonction ou la date de dpart :
1.
2.
3.
Sujet un paiement de FRW .. pour compenser la perte des lments ci-dessus,
L ASSOCIATION AHAZAZA certifie la dcharge.
Date : ..............................................................
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature : ......................................................
Cachet de l'cole :
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ANNEXE 8 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : F004
BON DE SORTIE DE CAISSE
No
200N/00X
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................
Cachet de l'cole :
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ANNEXE 9 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : F005
FORMULAIRE D'ARRET DE LA CAISSE MENSUEL
DATE : .././200..
Espces en caisse
FRW
Billets de 5000
Billets de 1000
Billets de 500
Billets de 100
Pices de 50
Pices de 20
Pices de 10
Pices de 5
Pices de 1
TOTAL ESPECES EN CAISSE
Prpar par :
Approuv par :
Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................
Vrifi par :
Cachet de l'cole :
Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
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ANNEXE 10 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : F006
BON DE REQUISITION DE MATERIEL
NO/ANNEE 200
LA DEMANDE :
Article
Quantit rquisitionne
Date : ..
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................
4 Cachet de l'cole :
Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
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ANNEXE 11 :
Ecole libre AHAZAZA asbl BP 35 Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : F007
BON DE COMMANDE
NO/ANNEE 200
FOURNISSEUR :.
.
ADRESSE DE LIVRAISON : .
.
Quantit
Dsignation
Prix Unitaire
Prix Total
Total
Prpar par :
Approuv par :
Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................
Cachet de l'cole :
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ANNEXE 12 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : I002
FICHE DE STOCK
ARTICLE :
PAGE N ...
Date
No. Du Bordereau
dexpdition ou
Bon de rquisition
ENTREE
SORTIE
ENTREE
&
SORTIE
SOLDE
STOCK
SOLDE
STOCK
(units)
(units)
(FRW)
(units)
(FRW)
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Destination
ANNEXE 13 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : P004
BULLETIN DE PAIE POUR LA PERIODE : DU AU ..
(A rdiger en deux exemplaires)
NOM
PRENOM
FONCTION
N MATRICULE
Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................
Cachet de l'cole :
Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
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ANNEXE 14:
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : P005
AUTORISATION DABSENCE AU SERVICE
Nom :...
Prnom :.
Fonction : ...
Est autoris(e) sabsenter au service de/du /au .
(Heure et/ou jour)
Motif : ...
(Maladie, Rcupration, Cong annuel, Cong de circonstance, Autre)
REMARQUE : En cas de maladie, lemploy doit prsenter une attestation mdicale de repos dlivre par le
mdecin traitant.
Prpar par : (lemployeur)
Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : ......................................................
Signature :.....................................................
Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................
Cachet de l'cole :
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ANNEXE 15 :
Ecole libre AHAZAZA asbl Muhanga (Gitarama) - Rwanda
Document : P006
ORDRE DE MISSION
(A rdiger en deux exemplaires)
Monsieur/Madame ........................................................................
Fonction : ............................................................................................................................................................
Est autoris(e) se rendre ...
Pour....................................................................................................................................................
Date/heure de dpart :
Dure de la mission : .
Date/heure de retour :
Prpar par :
Approuv par :
Date : .
Nom : ..............................................................
Fonction : .......................................................
Signature :......................................................
Date : .
Nom : ................................................................
Fonction :..........................................................
Signature :........................................................
Cachet de l'cole :
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