Administracin de

tiempo/Versin para
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Introduccin
Este libro
Metas generales

Adquirir conciencia de que la

administracin del tiempo depende
totalmente de la administracin que se
haga de los propios hbitos.

Revisar y analizar diferentes

metodologas de uso del tiempo

Revisar conceptos de correcta

aplicacin del uso del tiempo.

Identificar a travs de un
instrumento de auto evaluacin, formas
para mejorar el uso del tiempo que
hacen actualmente los participantes.

Conocer el uso de herramientas

complementarias de apoyo para
controlar el uso correcto del tiempo.

Objetivos
Los participantes, sern capaces de:

Reaccionar conscientemente en
situaciones frecuentes que implican
riesgo de mal uso del tiempo.

Identificar con precisin sus

causas particulares de desperdicio del
recurso.

Elaborar listas inteligentes de

prioridades de accin.

Distinguir efectivamente, y no
slo en teora, la diferencia entre
acciones importantes y acciones
urgentes.

Evaluar con objetividad su futuro

uso del tiempo para emprender las
acciones correctivas necesarias.

Competencias a desarrollar
de manera indirecta

Capacidad de auto crtica

Organizacin personal

Orientacin a resultados

Aprendizaje clave
El tiempo es una simple medida. La
percepcin de no tener tiempo se debe a una
mala seleccin o distribucin de las acciones
realizadas. Administrar el tiempo realmente
significa administrarse uno mismo, de tal
manera que se pueda optimizar el rendimiento
del tiempo de que se dispone.

El tiempo

Qu es el tiempo?
Para qu es el tiempo?. Quin puede
explicarlo fcil y brevemente?. Quin puede
tanto comprenderlo mentalmente como
expresarse al respecto? y sin embargo, qu
puede ser ms familiar y ms mencionado
concienzudamente en nuestro discurso cotidiano
que el tiempo?. Seguramente lo entendemos
suficientemente bien cuando hablamos de l;
igualmente lo entendemos cuando lo omos
nombrar, al hablar con otra persona. Qu es
entonces el tiempo?, si nadie me lo pregunta, yo
lo s; pero si quisiera explicrselo a alguien que
me lo pregunte, sencillamente no lo s.
Las cosas no han cambiado mucho desde que
San Agustn escribi esas palabras; todos
sabemos lo que queremos expresar con el
trmino tiempo, pero no podemos decir lo que
es.

Los modernos diccionarios lo definen:

Relacin que se establece entre dos o ms
fenmenos, sucesos, cuerpos u objetos (Encicl.
Ilustrada Cumbre); Duracin de los
fenmenos. . . poca, siglo (Dicc. Larousse);
Duracin de las cosas sujetas a mudanza
(Dicc. de la Real Academia); Aspecto
mensurable de la duracin (Dicc. de
Psicologa).
La mejor definicin, si bien no la ms clara
para el lector moderno, sigue siendo la
antiqusima definicin de Aristteles: El
nmero, o la medida, del movimiento segn
antes y despus.
Para Aristteles, como para la mayora de los
filsofos antiguos y medievales, la palabra
movimiento equivala a cambio (decan que
todo lo que cambiaba se mova de la potencia
al acto, es decir, de la posibilidad a la
realidad)...

El tiempo es pues, la dimensin del cambio.

Si nada cambiara, no habra tiempo.
Resulta entonces un corolario que
sorprender a ms de uno: El tiempo en s no
existe. No existe porque es una simple medida.
No existe el tiempo como no existen ni el
kilmetro ni el litro, sino nicamente las cosas
que son medidas por tales patrones
convencionales.

Caractersticas del tiempo

Frases para reflexionar
1. El ms importante de los
recursos.
2. El ms atpico de los recursos.
3. El recurso ms equitativo: todos
tenemos el mismo.

4. Un recurso limitado y caduco

por definicin: hagamos lo que hagamos
se nos acaba.
5. Recurso inelstico: ni ahorrarse,
ni acumularse, ni prestarse.
6. El ms indispensable de los
recursos: ninguna accin humana puede
realizarse sin tiempo.
7. Recurso insustituible.
8. Recurso inexorable: no podemos
variar ni su direccin, ni su sentido, ni
su cadencia. Lo ms que podemos hacer
es utilizarlo mejor o peor, a medida que
va llegando.
9. Recurso Paradjico: Todos
disponemos de Todo el tiempo del
mundo. Podemos quejarnos de cmo lo
usamos, pero nunca de no tenerlo.
10. Recurso incontrolable: Podemos
controlar nuestras acciones, pero no el
tiempo.

La
administracin
tiempo

del

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio

de las personas y de las sociedades. Como el
tiempo no existe en s, la administracin del
tiempo es la administracin de s mismo; el
manejo adecuado de los recursos en todo orden,
ya que no hay una sola realidad que se sustraiga
al tiempo.
El tiempo es como una gota de agua que se
evapora. No podemos fsicamente, capturarlo ni
encerrarlo
para
hacerlo
nuestro.
La
administracin del tiempo es una ilusin,
porque nadie puede realmente administrar el
tiempo. El tiempo es una constante. Una medida
de intervalos. Independientemente de quines
somos o qu estamos tratando de lograr, el
tiempo contina movindose al mismo ritmo.
Nosotros continuaremos usando la expresin

Administrar el tiempo para identificar

nuestros esfuerzos, para usar nuestros
momentos disponibles con algn significado.
Administrar el tiempo realmente significa
administrarnos nosotros mismos, de tal manera
que podamos optimizar el tiempo que tenemos.
Significa conducir nuestros asuntos dentro del
tiempo disponible para que podamos lograr
resultados ms eficaces. Debe tenerse en cuenta
que la eficacia es ms importante que la
eficiencia. La meta debe ser el logro de
objetivos, no simplemente estar ocupado.
Mucha gente opera bajo la errnea creencia
de que tendran tiempo para todo, si solo
pudieran
organizar
sus
horas
ms
eficientemente. El resultado es a menudo un
intento por realizar sus tareas con ms rapidez,
razonando que si pudieran ser suficientemente
rpidos, podran tener tiempo sobrante. Por
supuesto, esto raramente funciona y como
estrategia para usar el tiempo es muy pobre.

Muy a menudo, trabajar con rapidez produce

problemas. Trabajando bajo presin se cometen
ms errores, hay menos tiempo para pensar,
planificar y reflexionar antes de tomar
decisiones para solucionar problemas. Como
resultado, los das comienzan a parecer
frenticos.
Cuando la presin no funciona, a menudo se
adopta una segunda estrategia: trabajar ms
horas. Todos hacemos esto eventualmente, pero
cuando se convierte en rutina, se generan otros
problemas: las horas semanales se alargan a 50,
60, 70, 80 o ms. El tiempo personal va
desapareciendo a medida que se incrementa el
tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y
problemas que podran ser resueltos en minutos
por una mente fresca, se resuelven en horas.
Trabajar ms rpido y trabajar ms horas son
estrategias pobres para administrarnos a
nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente

contina creyendo que esos enfoques les

permitirn conseguir todas las cosas que
necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no
importa cuanto hagan, siempre hay ms por
hacer, y deben tomar duras decisiones de
prioridades y tener el coraje de seguir las
decisiones con acciones.
El tiempo es una paradoja. Nos parece que
no tenemos suficiente tiempo y sin embargo
tenemos todo el tiempo que hay. No importa
cuanto hagamos, siempre hay alternativas
interminables para invertir el tiempo. La
solucin a esta paradoja, entonces, es enfocarse
primero en las cosas ms importantes, en la
seguridad de que siempre habr tiempo
suficiente para las cosas que realmente es
necesario hacer.
Una vez que hayamos aceptado el hecho de
que no podemos hacer todo y dejemos de actuar
como tal, habremos dado un paso muy

importante hacia una efectiva administracin de

nuestro tiempo. Identificar las prioridades se
convertir en un problema menor.
Como un recurso, el tiempo nos presenta otra
paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas
maneras. En consecuencia, la calidad de este
recurso depende de lo bien que lo usemos. El
conocimiento de que estamos desperdiciando
este recurso tan personal cuando no lo usamos
debidamente, debera ser suficiente para
decidirnos a invertir el tiempo de mejor manera.

Tiempo de calidad
Tiempo de calidad
En vista de que no podemos incrementar la
cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del
tiempo se convierte en la nica variable. Tu

tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms. Slo

t puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En
ltima instancia, usas tu tiempo como lo deseas.
La forma como usas tu tiempo define quin
eres, ms an que lo que dices, lo que vistes, los
amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente
dice algo y hace lo contrario, por ejemplo:
mucha gente dice darle importancia a ser
productivo y sin embargo invierte muy poco
tiempo en organizarse y en encontrar maneras
de ser ms enfocado y eficiente. Tu
compromiso para administrar tu tiempo es
realmente un compromiso contigo mismo y con
lo que es importante.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo
permite al gerente disfrutar de su trabajo y su
descanso. La autodisciplina significa fuerza de
voluntad para hacer las cosas que deben hacerse
antes que las que queremos hacer porque nos
son ms fciles o agradables. Enfrentarnos a los

asuntos en vez de posponerlos, nos dar ms

tiempo para hacer las cosas. Puesto que es
nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos
nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar
que l nos domine. Y nadie podr dominar su
propio tiempo mientras no est primero
dispuesto a dominarse a s mismo.
El uso de nuestro tiempo es el resultado de
cientos de pequeas y grandes elecciones cada
da, cada hora y an cada minuto.

Mitos
El mito de la actividad: El ejecutivo ms
lleno de trabajo es el ms eficiente. Se
confunden los resultados con la actividad... para
no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: Cuanto ms
alto sea el nivel en que se manejen los asuntos,

tanto mejor. Se regatea la delegacin, y se

pretende hacer las cosas uno mismo para estar
en todo: invadiendo puestos, aplastando
personalidades y matando motivaciones.
El mito de la decisin aplazada: Hay que
aplazar las decisiones hasta haber recopilado
todos los datos. Lo que sucede es que no se
decide a tiempo, o no se decide.
El mito del indispensable: Los resultados
son directamente proporcionales al volumen de
trabajo invertido, as que yo trabajo 15 hrs.
diarias. Se centra el inters en trabajar ms, en
vez de trabajar mejor.
El mito de ahorrar tiempo: Hay que
ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y
fciles. Se regatea el tiempo que se debe
emplear en asuntos difciles, tratndolos de
manera superficial, de modo que se est
condenando a repetir lo que sali mal.

El mito de trabajar contra el tiempo: El

tiempo presiona al ejecutivo: se le echa
encima. El ms precioso recurso queda
convertido en estorbo y objeto de
justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del
ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser
constructivo porque ayuda a relajarse o a
reducir la tensin; sin embargo, a veces esto
puede ser algo frustrante, especialmente cuando
se pierde el tiempo por hacer algo menos
importante de lo que se podra estar haciendo.
Desperdiciador De Tiempo (DDT): Es
cualquier cosa que impida que persona alcance
sus objetivos de la manera ms efectiva posible.
Desperdiciadores de tiempo Externos vs.
Internos. Los DDT se dividen en externos, si
son provocados por otras personas, o internos si
son provocados por nosotros mismos.

Desperdiciadores de
tiempo
Desperdiciadores de tiempo
externos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Excesivo flujo de papeles.

Telfono.
Visitantes.
Reuniones.
Fallas de comunicacin.
Polticas y procedimientos.
Informacin. (Falta / exceso)

Posibles soluciones
Agenda

Citas.
Proyectos.
Actividades por realizar.
Marcar actividades en (A)
Urgentes e Importantes, (B) Importantes
No Urgentes o (C) Urgentes No
Importantes.

Uso del telfono

Antes de llamar, planifica la

conversacin.

Filtra y agrupa las llamadas por

hacer, trata de apartar un tiempo
especfico para llamadas.

Trata de acortar la parte social de

la conversacin, ve directo al grano y
permanece en l.

Si la conversacin se extiende
innecesariamente, busca excusas para
cortarla.

Establece periodos de tiempo

donde no recibirs llamadas sino slo en
casos de emergencia.

Correspondencia

Escribe menos, usa ms el

telfono.

Escribe respuestas a cartas y

memos, anotando las respuestas al
margen y envindolas de vuelta.

Usa el reverso de una carta o

memo como copia de respuestas usando
el papel carbn, elimina documentos y
queda todo registrado en la misma hoja.

Elimina palabras, frases y

prrafos innecesarios.

Piensa antes de escribir, planea lo

que quieres expresar.

Usa el estilo claro, conciso y

orientado a hechos.

Al escribir usa palabras sencillas.

No revises una y otra vez en
nombre de la perfeccin, cuando los
beneficios son pocos o inexistentes.

Interrupciones
inesperados

visitantes

Prev un tiempo diario para

visitantes inesperados e interrupciones.

No
permitas
que
ciertos
visitantes inesperados tomen asiento.

Recibe a los visitantes fuera de tu

oficina.

No contribuyas a conversaciones
innecesarias.

Promueve citas en vez de

permitir visitas inesperadas.

Aprende
a
decir
no,
especialmente cuando te preguntan
Tienes un minuto?.

Reuniones

Desalienta y discontina las

reuniones innecesarias.

Pregntate si la reunin es
realmente necesaria. Una conversacin
telefnica tendra el mismo efecto? Es
necesaria mi presencia?.

Fjate un lmite de tiempo y

ajstate a l.

Preprate para la reunin, resiste

las interrupciones, mantente en el tema.

Minimiza las conversaciones

intranscendentes. No contribuyas a
conversaciones innecesarias.

Desperdiciadores de tiempo
internos

Falta de prioridades.

Falta de planes.
Objetivos no claros.
Dejar cosas para despus.
Intentar hacer muchas cosas a la

vez.

Falta de autodisciplina.
Falta
de
habilidad
conocimientos.

Soluciones

Reflexin
Decisin
Disciplina
No
rendirse
hasta
desarrollado nuevos hbitos

Causas
morosidad

de

haber

la

Morosidad
La morosidad es la enemiga del xito. El
xito llega cuando se hacen en el momento
preciso las cosas realmente importantes que
conducen a los resultados deseados. Sin
embargo, son esas cosas importantes las que
usualmente dejamos para despus.
Una de las razones que nos inducen a
posponer las cosas importantes es porque
tendemos a confundir lo importante con lo
urgente, y nuestros das se ven copados de
demandas y presiones.
Las cosas importantes raramente ejercen esta
clase de presin, hasta que alcanzan el estado de
crisis. El responder a lo urgente y posponer lo
importante, nos garantiza un continuo nmero
de crisis en nuestros trabajos y en nuestras
vidas.

Para vencer a la morosidad, necesitamos

superar nuestra inercia, nuestra tendencia a
resistir el comienzo de acciones. Una vez que la
accin ha comenzado, ser ms fcil
continuarla. Lo difcil es comenzar.
La morosidad conduce en la mayora de los
casos a carreras de ltimo minuto, resultados
por debajo de la calidad esperada, fechas tope
no cumplidas, ventas perdidas, clientes
insatisfechos, embotellamiento mental y estrs,
lo cual se traduce en ms tiempo improductivo.
Esto disminuye nuestra efectividad.
El trabajo mental de la gerencia es tan
importante como el hacer las cosas eficiente y
efectivamente.
Las principales causas de morosidad son:
1. Trabajos no placenteros.
2. Trabajos difciles.

3. Indecisin.

El valor econmico
del tiempo laborable
personal
Una preocupacin para las
empresas
Todas las empresas manejan sus finanzas a
travs de tiempo: tiempo de organizar, tiempo
de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de
vender...
Hay aqu un aspecto particularmente grave
de la mala administracin del tiempo, y es
impresionante la cantidad de personas que no se
han concientizado de l: en las empresas y, en

general, siempre que alguien tiene empleados,

se tiende a creer que se paga por X trabajo;
pero la realidad es que se paga por X tiempo,
y se espera que en ese tiempo se obtengan
ciertos resultados: los salarios son quincenales o
mensuales, y se otorgan al cumplimiento de
determinadas jornadas de presencia. El tiempo
de los empleados es dinero de la empresa. Si
este tiempo no est bien empleado, el patrn
est pagando un dinero que se va, una y otra
vez, al bote de la basura. El tiempo mal usado
es dinero mal gastado.

Ejercicio II
1. Anote en la siguiente tabla todas
las actividades que realiza en un da
(promedio), desde que inicia sus
actividades hasta que se retira,
incluyendo ir al bao, llamar por
telfono a la mam, etc. Y as mismo

anote el tiempo que destina para cada

actividad.
2. Clasifique cada actividad con una
letra A para las indispensables, B
para las necesarias y C para las
deseables.
3. Debemos de considerar que las
actividades A son aquellas que nos
llevan a resultados que la empresa
espera,
por
ejemplo,
reportar
operaciones, hacer balances, hacer citas,
emitir reportes, etc. Las actividades B
son las que necesitamos para realizar
algunas actividades necesarias como ir
al bao, verificar mi equipo y
herramientas, analizar recursos, revisar
agenda, etc. Y por ltimo las actividades
C son aquellas que bien puedo
eliminar y no afectan mi productividad,
tales como: fumar un cigarro y pensar
qu ocupado estoy, platicar la ltima
pelcula, hablar con la mam, platicar

con los compaeros de cualquier tema,

etc.
4. Divida lo que usted gana
mensualmente entre la cantidad de das
trabajados para sacar el estimado de
sueldo diario.
5. El sueldo diario divdalo entre 8
para sacar el sueldo por hora, as mismo
puede dividir este ltimo resultado entre
60 para sacar su sueldo por minuto.
6. Ahora bien, como la Empresa
solo espera de nosotros resultados, sume
el tiempo de las actividades A y el de
las B y multiplquelo por el sueldo
que tiene por hora y minuto. El resultado
ser lo que realmente usted debera de
ganar.
7. Analicemos cuanto dinero y
tiempo mal gasta la Empresa en
nosotros.

Sea honesto.
documento.

Slo

usted

ver

El uso del tiempo

Principios prcticos

este

Para conocer qu cosa en particular puede

hacer un ejecutivo, que verdadera y
rpidamente lo haga ms efectivo, y que lo haga
lograr ms y disfrutar de lo que est haciendo,
es necesario saber en qu se le va el tiempo.
No dependa de la memoria, pues es
traicionera!.
Nosotros no podemos manejar el tiempo
pasado, pero si podemos examinar en forma
objetiva y realista cmo lo manejamos. El
resultado final de nuestro anlisis no ser una
tcnica, o una serie de complicadas formas
burocrticas que debamos seguir por el resto de
nuestros das. El resultado de examinar cmo
gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia
el desarrollo de un sentido personal del mismo:
en qu se nos va y en qu debera rsenos.

1 Auto anlisis del uso del

tiempo

Para quien sinceramente se propone mejorar

la administracin de su propio tiempo, el primer
paso consistir en averiguar cmo lo est
empleando.
En este punto se puede dividir la prxima
semana en intervalos de quince o treinta
minutos, y al final de cada hora se registra cmo
se emple esa hora.
Se requiere autodisciplina para comenzar y
seguir adelante, pero al hacerlo puede darse
cuenta incluso de que el descanso de 15 minutos
para el caf, usualmente se convierte en 30.

Ejercicio III
El tiempo es un recurso nico. Da a da,
todos gozamos de la misma cantidad y debe
gastarse a razn de 60 segundos por minuto.

Todos contamos con 168 horas a la semana

Cmo usas las tuyas?
A continuacin hay trece afirmaciones sobre
manejo del tiempo. Encierra en un crculo la
que corresponda a cada punto.
1. Cada da dedico un tiempo a
planear mi trabajo.
o 1) Casi nunca 2) A veces
3) Frecuentemente 4) Casi
siempre
2. Cada ao me fijo metas
especficas y las pongo por escrito.
o 1) Casi nunca 2) A veces
3) Frecuentemente 4) Casi
siempre
3. Diariamente hago una lista de
pendientes, los jerarquizo segn su
importancia y trato de manejarlos en ese
orden.

1) Casi nunca 2) A veces

3) Frecuentemente 4) Casi
siempre
4. Dedico mi tiempo a tareas que
soy capaz de realizar, y no lo dedico a
cosas utpicas o improductivas.
o 1) Casi nunca 2) A veces
3) Frecuentemente 4) Casi
siempre
5. Llevo una agenda flexible para
estar en condiciones de manejar
problemas, as como algo inesperado.
o 1) Casi nunca 2) A veces
3) Frecuentemente 4) Casi
siempre
6. Delego satisfactoriamente buena
parte de mis actividades.
o 1) Casi nunca 2) A veces
3) Frecuentemente 4) Casi
siempre
o

7. Trato de manejar una sola vez la

papelera que me llega, analizndola de
inmediato y decidiendo sobre ella.
o 1) Casi nunca 2) A veces
3) Frecuentemente 4) Casi
siempre
8. Tengo una estrategia diseada
para evitar las interrupciones.
o 1) Casi nunca 2) A veces
3) Frecuentemente 4) Casi
siempre
9. Soy capaz de decir NO cuando
se me requiere en cosas que interfieren
con mi tiempo destinado a asuntos
pendientes.
o 1) Casi nunca 2) A veces
3) Frecuentemente 4) Casi
siempre
10. En forma habitual practico la
relajacin para reducir tensiones.

1) Casi nunca 2) A veces

3) Frecuentemente 4) Casi
siempre
11. Llevo trabajo a casa por las
tardes o los fines de semana.
o 4) Casi nunca 3) A veces
2) Frecuentemente 1) Casi
siempre
12. Llego a posponer las cosas
difciles, aburridas o desagradables de
mi trabajo.
o 4) Casi nunca 3) A veces
2) Frecuentemente 1) Casi
siempre
13. Sientes que tienes un buen
control sobre la forma en que utilizas el
tiempo.
o 1) Casi nunca 2) A veces
3) Frecuentemente 4) Casi
siempre
o

Puntuacin
Suma los puntos obtenidos en las respuestas
que marcaste, y tu resultado ser el siguiente:
Entre 13 y 28: Mal, debes
preocuparte.
Entre 29 y 36: Bien, pero puedes
mejorar.
Entre 37 y 44: Muy bien.
Entre 45 y 52: Excelente, sigue as.

Administracin
actividades
Planear las actividades

Diseo de Objetivos.
Planes de contingencia.

de

El tiempo para planear, prever contingencias

y pensar en oportunidades a menudo brilla por
su ausencia, es exprimido por la sobrecarga
diaria o se diluye en actividades ms rutinarias.
Si se prev lo inesperado se evitan
desagradables sorpresas y se tiene la capacidad
de mantenerse dueos de la situacin. Para esto
es indispensable Planear nuestras actividades, a
fin de optimizar lo ms posible el tiempo del
que disponemos.
Tener los objetivos por escrito y revisarlos
peridicamente (por ejemplo: diariamente, una
vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es
fundamental para no perder la orientacin y no
malgastar tiempo y energas en cosas
secundarias o en actividades innecesarias.
Puedo realizar una planificacin eficaz si:

Reviso mis metas y establezco

tareas diarias especficas.

Determino el tiempo que tomar

realizar cada tarea.

Anticipo los obstculos a los que

me enfrentar.

Organizo mis tareas por orden de

prioridad.
Para establecer mis metas de una manera
adecuada es necesario que:

Estn en lnea con mis valores.

Sean de tiempo definido.
Estn
definidas
clara
y
especficamente.

Sean completamente mas.

Sean realistas.

Planear
actividades

las

Planear las actividades

Diseo de Objetivos.
Planes de contingencia.

El tiempo para planear, prever contingencias

y pensar en oportunidades a menudo brilla por
su ausencia, es exprimido por la sobrecarga
diaria o se diluye en actividades ms rutinarias.
Si se prev lo inesperado se evitan
desagradables sorpresas y se tiene la capacidad
de mantenerse dueos de la situacin. Para esto
es indispensable Planear nuestras actividades, a
fin de optimizar lo ms posible el tiempo del
que disponemos.

Tener los objetivos por escrito y revisarlos

peridicamente (por ejemplo: diariamente, una
vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es
fundamental para no perder la orientacin y no
malgastar tiempo y energas en cosas
secundarias o en actividades innecesarias.

Puedo realizar una planificacin eficaz si:

Reviso mis metas y establezco

tareas diarias especficas.

Determino el tiempo que tomar

realizar cada tarea.

Anticipo los obstculos a los que

me enfrentar.

Organizo mis tareas por orden de

prioridad.
Para establecer mis metas de una manera
adecuada es necesario que:

Estn en lnea con mis valores.

Sean de tiempo definido.
Estn
definidas
clara
y
especficamente.

Sean completamente mas.

Sean realistas.

Establecer fechas de
seguimiento

Establecer
seguimiento

fechas

de

Toda planeacin es pensar en el tiempo por

venir. Lo que vara en los planes es hasta donde
se extienden al futuro y qu tan precisos son.
Existe siempre un lmite en cuanto qu tan lejos
es posible planear en cualquier momento dado.
Los plazos definidos fuerzan en forma
adecuada la accin. El imponerse a s mismo
fechas lmite realistas facilita la autodisciplina y
la toma de decisiones y, de este modo, favorece
la eficiencia personal y profesional.
Si uno no sabe para donde va, puede tomar
cualquier camino.

Realizar
las
actividades planeadas
sin
descuidar
los
objetivos
Realizar las actividades
planeadas sin descuidar los
objetivos
Tratar de optimizar el uso del tiempo al
llevar a cabo cada una de las actividades
previamente
planeadas,
organizadas
y
priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder
nunca de vista el grado de avance hacia la
consecucin de los objetivos.

Es necesario que nunca olvidemos nuestros

objetivos, pues si no los tenemos claros somos
fcilmente manejables por cualquier evento que
se presente, en cambio, si no los descuidamos
siempre sabremos hacia donde dirigirnos.

El beneficio de la
planificacin
El principio de Pareto
Wilfredo Pareto, socilogo y economista del
siglo XIX postul la teora que origin el
principio 80-20 el cual dice que un 80% de los
resultados se obtienen con un 20% del tiempo
empleado. El corolario es: un 80% de nuestro
tiempo lo gastamos en producir solamente un
20% de nuestros resultados. Necesitamos
identificar cul 20% de nuestro tiempo es

puesto en el uso ms constructivo y cul es

usado en tareas menos productivas. Para hacer
esto tenemos primero que analizar hacia donde
dirigimos nuestro tiempo.

Eficiencia vs. efectividad

Eficiencia es hacer las cosas rpidamente, o
hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las
cosas correctas. En nuestras vidas es mucho
ms valioso lograr efectividad que eficiencia.
En otras palabras la eficiencia busca lograr
resultados... va derecho al objetivo. La
efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la
efectividad es un equilibrio entre lograr los
resultados deseados y hacer sostenible en el
tiempo esos resultados.

Aspectos
considerar

importantes

Cada hora empleada en planear ahorrar tres

o cuatro ms a la hora de la ejecucin, aparte de
que los resultados sern mejores.
Iniciar cada jornada con un plan a realizar de
inmediato y preguntndose Qu es lo que
tengo que -y quiero- hacer hoy?. Si se escribe
una lista de pendientes y se jerarquiza, se
manejar mejor.
Cuidar ms la efectividad que la eficiencia.
En otras palabras, evitar la realizacin
demasiado correcta de tareas... que no son las
que se tienen que hacer.
Concentrarse en tareas ms nobles, es decir,
en las que con menores esfuerzos se producen
mayores resultados. Tener presente el principio

del 80/20 o Principio de Pareto: Unos pocos

esfuerzos crticos (20%, por poner un nmero
redondo) producen la gran mayora de los
resultados y viceversa. Evitar el empleo del
tiempo
en
cantidades
inversamente
proporcionales a la importancia de las tareas.
No confundir el manejo de problemas con
solucin de problemas. Antes de buscar
soluciones cerciorarse de tener bien definido el
problema.
Tambin en la medida de lo posible, sealar
en el programa diario tiempos de no
interrupcin para poder concentrarse. Alternar
las horas de disponibilidad con horas de
privacidad.
Asegurar la buena comunicacin dentro de la
institucin. Se ahorra mucho tiempo cuando
prevalecen la claridad, la concisin de los
mensajes y la retroalimentacin o feedback.

Concentrarse en las oportunidades, antes que

en los problemas. Recordar que aquellos que
viven sepultados en los problemas, dejan pasar
de largo las oportunidades:
Tener su oficina, habitacin o escritorio bien
ordenado, es como tener su barco dispuesto para
la accin. Uno puede comenzar a trabajar
efectivamente.
Uno tiene que tener claridad acerca del
propsito, de los fines y objetivos del trabajo.
Entonces, la situacin le dir cules son las
prioridades en trminos de importancia y
urgencia, cosas que no son necesariamente lo
mismo.

Poniendo
prioridades

Como planear el da
Las agendas son herramientas esenciales.
Una vez que tengas la agenda del ao siguiente,
descarta los das festivos, los compromisos
familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos
son tus tiempos comprometidos. Asegrate de
trasladar todos tus compromisos de trabajo a la
nueva agenda. Agrega todo plazo importante en
el que tengan que haberse cumplido las
actividades.
Sbitamente, el ao en blanco empieza a
verse lleno. No obstante, an es mucho el
tiempo no comprometido, y manejarlo bien
debe ser tu prioridad.

La lista diaria
Una disciplina esencial es elaborar un
programa para el da. Elabora una lista de lo que

tienes que hacer y tambin de lo que quieres

lograr en el tiempo libre del que dispones, lo
puedes hacer en la misma agenda o en hojas por
separado.
Establece lmites de tiempo para todas las
tareas. Habitate a estimar siempre la cantidad
de tiempo requerida para cada trabajo, como por
ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el
informe. Verifica despus si tu estimacin fue
realista.
Luego establece tus prioridades. Una
prioridad se compone de dos elementos en
variadas proporciones: urgencia e importancia.
Es urgente reparar una llanta ponchada, pero no
es importante. Es importante empezar a pensar
en la estrategia de mercado para el prximo
ao, pero no es urgente. Sin embargo convencer
al director ejecutivo, en la reunin de las 16:00
hrs., de autorizar las nuevas campaas de
ventas, s es urgente e importante.

Algunas tareas que carecen de importancia y

urgencia puede convenir realizarlas primero. La
razn de tiempo-beneficio puede ser aqu una
buena gua. Si el beneficio es sustancial y el
tiempo que se requiere es corto, hazlo. Incluso
podemos clasificar nuestras actividades de la
siguiente manera.
:A: Es indispensable hacerlo hoy. :B: Debe
hacerse hoy. :C: Podra hacerse hoy.
Probablemente no alcancemos a realizar
totalmente los listados de prioridades A y B,
pero no permitas que eso te desanime. Si has
trabajado de acuerdo con tu sentido de las
prioridades, hoy solo habrs hecho cosas
importantes, que es a lo que se refiere el manejo
del tiempo en el trabajo.
Algunas personas gustan hacer la planeacin
diaria al comenzar el da. Otras prefieren
planear el da la noche anterior. Esto tiene la

ventaja de que uno puede consultarlo con la

almohada; en ocasiones, despus del descanso
nocturno se te ocurrirn otros puntos que
agregar a la lista, o es posible que alteres tus
prioridades.
Verifica integralmente el plan para el da,
para ver si hay algn vaco o algn tiempo
marginal que pueda llenarse o destinarse a un
buen uso.
Una alerta: s te descubres traspasando un
elemento de la lista de un da para otro, puede
ser seal de que lo ests postergando. Examina
el punto cuidadosamente para asegurar que no
sea ese el caso.
Revisa cada da identificando los xitos y
analizando las razones de las fallas. Evita
elaborar excusas para ti mismo: explora hasta
encontrar razones reales.

Un consejo valioso
Charles M. Schwab, quien transform la
compaa Bethlehem Steel en la ms grande
productora independiente de acero en el mundo,
en una ocasin plante un desafo durante la
comida a un consultor en gerencia llamado Ivy
Lee: Mustreme una forma en que pueda
lograr hacer ms cosas con mi tiempo y le
pagar los honorarios que quiera, dentro de lo
razonable. Lee le extendi una hoja de papel
en blanco. Escriba cada noche las cosas que
tenga que hacer maana, dijo, y numrelas por
orden de importancia. Por la maana, lo
primero que debe hacer es empezar a trabajar en
el nmero 1 de su lista y continuar hasta que lo
haya terminado. Luego inicie con el nmero
2..., el 3..., etc. Al trmino del da deseche su
lista y elabore una nueva. No se preocupe si no

logra terminar todas las actividades de su lista.

Si no puede con este mtodo, no podr hacerlo
con ningn otro. Prubelo por unos das y luego
pgueme lo que crea que vale este consejo.
Poco despus, Schwab le envi a Lee un
cheque por $25,000 USD. Ms tarde dijo que
sta era la leccin ms rentable que pudo
aprender en su carrera empresarial.
La lista diaria de prioridades debe respetarse
pero no debe convertirse en un mandamiento
sagrado. Es una herramienta para usar, no un
dolo para adorar. Para reflexionar un poco
acerca de esto leamos un pasaje escrito por el
doctor Jonathan Steinberg, historiador de
Cambridge:
La persona que llama inesperadamente,
agradable o desagradable, interrumpe su patrn
de tiempo. Ese tiempo ya est asignado.
Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar

a alguien que lo necesite, para relajarse o para

disfrutar una charla.
El disfrute queda siempre para despus de
despachar todos los trabajos dentro de los
plazos determinados, las cartas por contestar,
las llamadas por hacer. Pero ese momento
nunca llega. Siempre habr ms cartas, ms
vencimientos, ms trabajos, y as la vida se ve
pospuesta hasta un indefinido despus: hasta
demasiado tarde. Un hmster en su rueda de
jaula tiene ms o menos la misma clase de
libertad.
Emplear el tiempo efectivamente debe ser
siempre tu ideal pero nunca convertirse en una
obsesin. Si se presenta una finalidad superior,
s flexible. Una de las finalidades del manejo
del tiempo diario es precisamente ser libre en
esa forma: tener tiempo para dedicrselo a lo
inesperado. Eso implica hacer lo que se necesita
hacer de la forma ms econmica. Trata

siempre de disfrutar lo que ests haciendo y no

desperdicies tiempo lamentndote por lo que no
dejaste tiempo para hacer.

Eficiencia
oficina

en

la

Efectividad del tiempo en la

oficina
En nuestra oficina regularmente encontramos
trabajando a otras personas, las cuales es muy
posible que no utilicen su propio tiempo
efectivamente. Peor an, es posible que
malgasten el tiempo de uno y le frustren sus
esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que
debemos de transformar nuestra oficina en una
plataforma para la accin efectiva.

Arreglo de la oficina
El
tiempo
puede
desperdiciarse
imperceptiblemente si el rea de trabajo no est
bien organizada.
Tu oficina debe estar organizada de acuerdo
a las funciones que desempeas. El equipo y los
materiales que utilizas con frecuencia deben
estar cerca de ti. La comodidad fsica y la
satisfaccin esttica son factores importantes.
Probablemente hayas caminado por tu oficina y
te hayas sentido deprimido por el desorden:
grandes pilas de papeles, tazas de caf sin lavar,
polvo y basura, mala iluminacin, etc. Cambia
eso! Es sorprendente lo mejor que se sienten
todos cuando la oficina se encuentra arreglada y
en orden.

La buena iluminacin es especialmente

importante para evitar el cansancio ocular y los
dolores de cabeza.
El escritorio debe encontrarse libre de
papeles, excepto el del trabajo especfico que
tengas entre manos. Eso te invita a pensar en
una sola cosa a la vez. La concentracin es una
gran ahorradora de tiempo.
Da una mirada objetiva a tu escritorio la
prxima vez que te sientes ante l. Hay encima
un revuelto de papeles, cartas y carpetas? Si se
deja el desorden, ste te crea un sentimiento de
agobio, cuyo resultado es tensin y frustracin.
Como primera medida, despeja el escritorio y
pon las carpetas en orden, para reducir la
cantidad de tiempo necesaria para buscarlas.
Una vez que tu escritorio est despejado,
verifica que est organizado de tal manera que
no gastes tiempo buscando cosas como

bolgrafos, clips, regla, lpices, tijeras, hojas,

etc. Recuerda una vez ms la sabia regla
tradicional: un lugar para cada cosa y cada cosa
en su lugar.
Despejar tu escritorio debe convertirse en un
hbito. Un escritorio bien ordenado es el
cimiento para el trabajo de maana.

Interrupciones
Las interrupciones no podemos eliminarlas,
muchas de ellas son exigencias. No obstante
uno debe planear con miras a minimizar la
cantidad de interrupciones indeseables. Una
hora de trabajo concentrado brinda ms
resultados que cuatro horas fragmentadas
debido a llamadas o visitas inesperadas.

El ser humano es una criatura de ciclos, y en

general es coherente en los perodos que
constituyen su tiempo ptimo. Algunas
personas son matutinas y pueden pensar
mejor de seis a nueve de la maana. Otras, son
aves nocturnas y sus cerebros no funcionan
hasta la salida de la luna. No hay ninguna
ventaja entre ser una cosa o la otra, lo
importante es que cada uno proteja ese tiempo.
Los proyectos y tareas ms difciles deben
programarse de ser posible, durante el tiempo
ptimo personal. En esta forma los estaremos
manejando durante los periodos de mxima
eficiencia.
Para esto nos podemos proponer horarios en
los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de
modo que podamos contar con horas de trabajo
ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser
preferentemente por la maana, al iniciar
nuestras labores, o al trmino de nuestra

jornada, pues en esos momentos las exigencias

de los dems son mnimas.
En el caso del telfono, podemos realizar
nuestras llamadas por tandas, a fin de dedicar
ese tiempo especfico a su uso, un tip que puede
ayudarnos es el realizar nuestras llamadas antes
del almuerzo o antes del final del da, ya que la
gente suele ser menos habladora y va directo al
grano.
Es importante resaltar que la persona que
ms interrumpe en tu jornada de trabajo no es tu
jefe, l es la segunda; la primera eres t mismo.
Todos en ocasiones deseamos vehementemente
ser interrumpidos. Usualmente cuando estamos
acometiendo un trabajo difcil o desagradable,
es un placer ser interrumpido. Uno espera a que
suene el telfono, o sbitamente lo tomamos
para hablarle a un colega sobre un asunto que
no tiene importancia, y de paso interrumpimos a

la otra persona. No, no, nada urgente... slo

estoy llamando para charlar.
Otras formas de interrumpirse personalmente
son: haciendo caf, dejando un proyecto y
acometiendo otro, platicando con los
compaeros de oficina, etc.
Es importante tomar en cuenta que el
recuperarse de una interrupcin toma ms
tiempo que la interrupcin misma.

Como
ocupar
"tiempo muerto"
Tiempo comprometido

En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el

que uno realmente no est haciendo aquello
para lo cual ha comprometido su tiempo:
minutos o incluso horas de ocio cuando se est
esperando o no totalmente ocupado.
Para la mayora de la gente el tiempo de
espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un
poco de planeacin y resolucin, uno puede
realizar varias actividades dentro de los minutos
que gasta esperando al jefe o al mdico.
Podemos planear el trabajo de maana, escribir
una carta o buscar soluciones a algn problema
que nos inquiete.
Ross Webber nos comenta: Uno de los
mejores en administradores de tiempo que
conozco siempre lleva consigo tres carpetas
dentro de su portafolios:

Carpetas de color beige que

contienen asuntos pendientes, tales
como cartas por contestar o informes por
revisar.

Carpetas rosas que contienen

proyectos en va de elaboracin, como
pueden ser presupuestos, polticas,
procedimientos, el plan de mercadeo,
etc.

Carpetas azules que contienen los

sueos dorados para el futuro; cuando se
tiene una idea luminosa se anota en la
carpeta azul.
Si el tiempo de espera es largo estudia las
carpetas azules para determinar cual de todas
las ideas se puede convertir en el prximo
proyecto y as transferirla a la carpeta rosa. En
cambio si la espera es breve se dedica a
procesar los aspectos ms o menos rutinarios
que encuentra en la carpeta beige.

Lo anterior puede parecer exagerado, pero si

estamos preparados para darle algn uso al
tiempo que esperamos, podremos ir eliminando
tareas o pendientes que no requieren de mucha
atencin y mucho menos de nuestro tiempo
ptimo.
Otra forma prctica de ocupar dicho tiempo
es llevar con nosotros un libro -delgado- o
revista de nuestro inters. De esa manera
aprovechamos cada "tiempo muerto" en
aumentar nuestros conocimientos. Colocar una
tarjeta telefnica usada a modo de separador
nos ahorrar tiempo al buscar continuar nuestra
lectura.

Resumen
y
conclusiones prcticas

En resumen
Casi todas las personas tienen el potencial de
ahorrarse de cinco a diez horas a la semana.
Para hacerlo se requiere disciplina y dedicacin
a los principios bsicos de este manual.
En resumen: necesitas identificar la porcin
de tiempo sobre la que tienes el control.
Despus desarrolla procedimientos para
operaciones repetitivas y/o usa la tecnologa
adecuada. Debes concentrarse en las actividades
que ms te retribuyan en trminos de resultados.
Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo
ptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el
trabajo que requiera mayor concentracin. Si es
posible, establece un periodo de tranquilidad
para adaptar tu mejor hora cuando haya asuntos
presionantes.

Despus, establece objetivos mensuales y

desarrolla un plan para realizarlos. Mantn
cierta flexibilidad para poder responder a
situaciones inesperadas. Determina, en orden de
importancia, los pasos por seguir que se
requieran para alcanzar tus objetivos.
Analiza la forma en que utilizas tu tiempo.
Lleva el registro de una semana tpica; despus
examina tus actividades. Con este anlisis
determina las causas principales en el
desperdicio de tu tiempo.
Finalmente, recuerda que las ideas de este
curso deben adaptarse a tu situacin personal.

Resumen escrito de Aprendizaje

Ahora, te puede ayudar escribir las cosas
claves que aprendi en el libro.

Unas palabras claves que pueden picar la

memoria: Tema, Objetivos, Experiencias /
Consideraciones/ Aspectos Clave, Acciones que
Seguir

Conclusiones prcticas
El tiempo es un recurso no renovable. No se
puede recuperar el tiempo perdido.
Para mejorar la administracin de tu tiempo,
empieza descubriendo en qu y cmo lo ests
gastando actualmente.
Desde el momento en que te organizas, el
tiempo es un aliado. Para el jefe es un activo. La
sabidura popular dice: El tiempo es oro.
El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es
una ilusin que resulta de administrarlo mal. El

mejor generador de tiempo es la buena

administracin.
Los peores ladrones de tiempo son: falta de
planeacin, desorden, indecisin, perder de
vista los objetivos y concentrarse en las
actividades, confundir lo importante con lo
urgente.
La persona que ms interrumpe mi jornada
de trabajo soy yo mismo.
La administracin del tiempo laboral es
esencialmente un esfuerzo de grupo. El trabajo
en equipo implica coordinacin de actividades,
ayuda mutua y sincronizacin. Administrar el
tiempo es mucho ms sencillo y efectivo
cuando se practica en toda la organizacin.
Cada hora invertida planificando ahorra
varias horas en la realizacin. Hay que

preocuparse ms por trabajar inteligentemente,

que arduamente.
El tiempo que un ejecutivo dedica a planear
debe de ser mayor en la medida que aumenta su
nivel jerrquico.
Todo ejecutivo debe planear perodos de
concentracin ininterrumpida.
Emplea los ltimos minutos laborables del
da en planear por escrito la siguiente jornada.
Esto te ayudar a evaluar diariamente el uso que
haces del tiempo de que dispones, la
consecucin de logros y establecer objetivos de
mejora a corto plazo.

Administracin del Tiempo

Reaccionar
conscientemente
frente a ocasiones frecuentes que
implican riesgo de mal uso del tiempo.

Identificar con precisin sus

causas particulares de desperdicio del
recurso.

Elaborar listas inteligentes de

prioridades de accin.

Distinguir efectivamente, y no
slo en teora, la diferencia entre
acciones importantes y acciones
urgentes.

Evaluar con objetividad su futuro

uso del tiempo para emprender las
acciones correctivas necesarias.

Invertir el tiempo en habilidades

que nos ahorren tiempo. Por ejemplo:
aprender mecanografa, lectura rpida,
etc.

Evaluacin peridica

Evaluacin peridica
Dos semanas despus de haber comenzado a
esforzarte por mejorar la administracin de tu
tiempo, completa el siguiente examen. Este te
indicar las reas donde todo va bien y donde
an necesitas prestar atencin.
Anota los siguiente puntos: siempre, 1;
generalmente, 2; a veces, 3; rara vez, 4; nunca,
5; no se aplica, NA.
1. Has escrito una lista bien
definida de tus objetivos?
2. Planeas y registras tu tiempo de
acuerdo con una base diaria y semanal?
3. Puedes pasar largos ratos sin
interrupciones cuando lo necesitas?
4. Has podido disminuir o eliminar
crisis repetitivas en tu trabajo?

5. T niegas a contestar llamadas

telefnicas cuando ests ocupado en
actividades
o
conversaciones
importantes?
6. Usas en forma productiva el
tiempo que esperas y cuando viajas?
7. Delegas todo lo que es posible?
8. Evitas que tus subordinados te
pasen sus "changos?
9. Te das un tiempo todos los das
para pensar si ests haciendo lo correcto
para lograr alcanzar tus objetivos?
10. Eliminaste alguna causa por la
cual desperdiciaste tiempo la semana
pasada?
11. Crees tener un pleno control de
tu tiempo?
12. Tu oficina y Tu escritorio estn
bien organizados y libres de papales
amontonados?

13. Has eliminado o reducido

alguna causa de prdida de tiempo
durante las juntas?
14. Has dominado tu tendencia a los
retrasos?
15. Realizas tu trabajo de acuerdo
con tus prioridades?
16. Resistes la tentacin de meterte
demasiado
en
actividades
improductivas?
17. Controlas tu horario para que
otras personas no pierdan tiempo
esperndote
18. Cumples con tus fechas lmite?
19. Puedes identificar las tareas
decisivas que intervinieron en la
mayora de tus resultados?
20. Ests mejor organizado y estas
logrando ms que hace seis semanas?
21. Has podido reducir la cantidad
de tiempo que pasas atendiendo a los
visitantes inesperados?

22. Controlas eficientemente las

interrupciones y a los visitantes
inesperados?
23. Has dominado la habilidad de
decir no cuando as debe ser?
24. Ests al da con las lecturas que
ms te interesan?
25. Cuentas con suficiente tiempo
para ti, diversiones, estudio, servicio
comunitario, familia?
Suma los puntos asignados a cada pregunta.
Mientras menos puntos, mejor. Observa
especialmente las preguntas que hayas
calificado con 4 o 5. Estos aspectos
representan reas de mejora. Se sincero, el
nico que se ver beneficiado al contestar este
cuestionario honestamente sers t.
Este
examen
puede
aplicarse
trimestralmente, mientras los viejos hbitos

vayan presentndose, buscando reducir el total

en cada aplicacin.