El caso "Coomeva": Complejidad en la implantacin de una

Oficina de Gestin de Proyectos (PMO) en un Grupo Empresarial

Colombiano
Autores: Coomeva y PriceWaterhouse Coopers A.G.i
Liliana Patricia Guzman Asesora de Gerencia del GEC
Diego Fernando Arteaga, PMP Lder de Proyectos del GEC
Jaime Molina, PMP Gerente de Consultoria PwC
Admeth Londoo V. Consultor Lider PwC

RESUMEN
La Gerencia de Proyectos ha tenido un fuerte crecimiento como disciplina y mtodo en las
empresas colombianas, pasando por escenarios de mejoras en las polticas, procedimientos,
mtodos, tcnicas, herramientas y sobre todo del talento humano.
Para las organizaciones ya no es suficiente con la mejora en la gestin de los proyectos uno a
uno, en la medida que esta cantidad de proyectos se acrecienta y que la incertidumbre por las
inversiones es mayor, surgen nuevas necesidades de administrar el portafolio de iniciativas de la
organizacin.
En la ponencia explicaremos cuales son los diferentes escenarios a los que se enfrenta una Oficina
de Gestin de Proyectos (PMO) de un Grupo Empresarial, los beneficios alcanzados y que se
proyectan, los roles y responsabilidades asignadas, los factores claves de xito y las dificultades
encontradas, y un esquema de las tcnicas y herramientas utilizadas, esperando con esto
contribuir al conocimiento del talento Colombiano.

Objetivos.
Implantar un Modelo que, mediante la estructuracin funcional y la estandarizacin metodolgica,
permita la identificacin, la priorizacin, la gestin de los proyectos y la oportuna y eficiente toma
de decisiones; facilitando la alineacin, la sinergia y la optimizacin de los recursos, para dar
cumplimiento a los objetivos estratgicos de Coomeva y sus empresas, apoyados en herramientas
que le faciliten controlar integralmente el portafolio de proyectos estratgicos de la organizacin.
Metodologa.
La siguiente grafica muestra la metodologa empleada para la implementacin de la Oficina de
gestin de proyectos en Coomeva.
3.1 Desarrollo Alcanzado

Diagnostico

. Anlisis de

Metodologa y
Herramientas
Existente.

Elaboracin
de inventario de
Gap.

Capacitacin
Preliminar

Capacitacin
Gerencial

Capacitacin
a Lideres de
Proyecto PMG.

3.2 Desarrollo en Progreso

Diseo

Implantacin

Talleres de
diseo de
procesos.

Alineacin de los
procesos y
herramientas.

Prueba Piloto

Documentacin
de procesos y
herramientas.

Proyectos.

Informe de

Elaboracin

expectativas
herramientas.

de Manuales,
formatos y
guas.

Estrategia de
difusin.

Administracin
del cambio.

Talleres
intensivos para
miembros del
equipo.

Instalacin
Herramientas

Capacitacin

Instalacin de
clientes.

Capacitacin en
Herramientas.

Instalacin

Capacitacin

de
herramienta
para portal
proyectos.

tcnicas y
habilidades
Gestin
Proyectos.

Instalacin
de
Herramienta
de
colaboracin.

Oficina Proyectos
PMG

Formalizacin
organizacional

Desarrollo de
Polticas.

Proceso de
Administracin
de Portafolio de
Proyectos.

Expansin de
la oficina.

Mediciones.

Polticas
Institucionales

Iniciando con el desarrollo de un diagnostico del estado del arte en la organizacin, seguido de
una capacitacin preliminar para unificar conceptos, herramientas y tcnicas para as pasar a la
fase de diseo del gobierno y de los procesos que conformaran el que hacer de los proyectos
desde el mismo momento es que se estructura una idea hasta que se entrega en operacin y se
empieza el monitoreo de los beneficios logrados por la iniciativa en operacin.
Una vez diseado y aprobado el gobierno de proyectos (estructura, modelos de decisin, procesos
y procedimientos) se dio inicio a la fase de implantacin conformando la oficina denominndola la
PMG (Project Management Group) quien a su vez tendr una activa participacin no solo en la faz
corporativa si no en cada uno de los 4 sectores en los que se divide el gobierno corporativo del
Grupo Empresarial Coomeva (GEC) a saber: Financiero, Salud, Recreacin y Cultura, Mutuales.
Al mismo tiempo, ejecutando un plan de capacitacin y entrenamiento a todos los grupos focales
que participan activamente en los proyectos, acompaado por la habilitacin tecnolgica de la
plataforma EPM (Enterprise Project Mangement) de Microsoft y de la estrategia de gestin del
cambio que merece este tipo de implementaciones.

Finalmente, se da la consolidacin de la oficina de proyectos (PMG), priorizando y balanceando

las iniciativas de la organizacin, haciendo seguimiento permanente a la estructuracin de ideas,
gerencia de proyectos y siguiendo los beneficios del portafolio de proyectos implementados.
Resultados obtenidos.
Se muestran a continuacin uno a uno los resultados de cada una de las etapas del proyecto.
1. Diagnostico:
La evaluacin al GRUPO EMPRESARIAL COOMEVA se llevo a cabo en el mes de Abril del 2009,
logrando identificar el estado actual en Gestin de proyectos en cada una de las reas de
conocimiento, identificando claramente el nivel de madurez en la administracin de proyectos en
que estaba ubicada, sus grandes fortalezas y las oportunidades de mejora en el corto, mediano y
largo plazo.
2. Capacitacin Preliminar:
A partir de, en conceptos, tcnicas, prcticas, experiencias y herramientas aceptadas y utilizadas
para la gerencia de proyectos a nivel mundial soportada por el "Project Management Institute
(PMI), se capacit a algunos de los funcionarios de Coomeva (grupo de personas que estaran
involucradas directamente con la Gestin de Proyectos), con el objetivo de:

Desarrollar enfoques propios.

Proporcionar conocimientos fundamentales sobre la gestin de proyectos.
Incrementar el nivel de madurez de Gerencia de Proyectos de la organizacin.
Proveer un marco conceptual en gerencia de proyectos que permite a Coomeva la proyeccin
por competencias y destrezas de las diferentes personas que estarn involucradas con el xito
de los proyectos estratgicos.
Homologar un mismo idioma de gerencia de proyectos para el desarrollo del proceso de
formacin de la PMG, as mismo sobre herramientas y tcnicas que les permitan el manejo
adecuado de los proyectos.

Logrando cubrir un grupo de 105 funcionarios en todas las empresas del Grupo Empresarial
Coomeva pertenecientes a los distintos sectores del grupo.
3. Diseo:
Teniendo en cuenta los resultados del diagnostico y la estructura de Gobierno actual en Coomeva,
se defini el modelo actuacin y nivel de alcance de la PMG COOMEVA (PMO) tanto con visin
corporativa (de grupo) como de sector (empresas).
Durante el proceso de desarrollo de la PMG, en la etapa de Diseo se trabaj la conceptualizacin
y documentacin de los procesos y procedimientos que permitieran optimizar y hacer efectiva la
Gestin de Proyectos en el GEC.
El objetivo principal de esta etapa fue establecer un modelo de decisin para la identificacin,
definicin y aprobacin de los proyectos que estn alineados con la estrategia corporativa, as
mismo, proporcionar una metodologa para la planeacin, ejecucin, control y cierre de los
mismos, bajo un mismo estndar procesal.
Este modelo presenta desde la estructuracin del caso de negocio, la aprobacin del portafolio de

proyectos, seguido por la gestin de proyectos y el control y seguimiento al logro de beneficios,

apoyndose en el gobierno establecido. De esta manera se establece el diseo de la estructura
organizacional para la administracin de proyectos, definiendo objetivo, polticas, roles,
responsabilidades, perfiles y niveles de autoridad
La conceptualizacin de los procesos mediante los cuales se debe gestionar los proyectos en
COOMEVA se present as:

Identificacin de iniciativas o ideas de proyecto.

Proceso y herramientas para pasar de una idea de negocio a un caso de negocio
estructurado.
Evaluacin y Aprobacin del proyecto a ser incluido en el portafolio.
Priorizacin y balanceo de proyectos para presupuesto de ejecucin de proyectos.
Formalizacin metodolgica de la gerencia de proyectos a travs de los procesos de :
o Inicio
o Planeacin
o Ejecucin
o Monitoreo y Control
o Cierre.
Control y seguimiento al comportamiento del portafolio.

4. Implantacin
La implantacin de una Oficina de Proyectos dentro de un grupo empresarial que cuenta con una
unidad corporativa que acta como la cabeza de la organizacin, conformada por 4 sectores
empresariales que a su vez contienen ms de 15 unidades estratgicas de negocio y que gestiona
ms de 200 proyectos anualmente, debi realizarse de manera gradual, intentado en forma
escalonada introducir los distintos proyectos del grupo y sus empresas en los procesos
conceptualizados acorde a la etapa de desarrollo en que se encontraba cada uno de ellos.
El primer paso consisti en la legalizacin del esquema planteado con la oficializacin de la
obligatoriedad al cumplimiento de las polticas definidas.
Posterior a esto se levanto el inventario de los proyectos en desarrollo, para seleccionar con cuales
trabajar en el ejercicio de la implantacin.
Sin embargo para adelantar tal implantacin se hizo necesario definir si se realizaran las
actividades en forma manual o se adoptaba el uso de una plataforma tecnolgica que apoyara los
procesos diseados. Para ello se evaluaron las ventajas y desventajas observadas en tal
comparacin.
Bajo la consideracin que el GEC ya contaba con licencias de una herramienta especfica y esto
abarataba los costos de implantacin, se decidi trabajar con la plataforma EPM de Microsoft
aprovechando todos sus componentes, procediendo a configurar la herramienta de tal forma que
apoyara:

El control centralizado de la informacin y documentacin detallada del proyecto.

La utilizacin de plantillas estndar sin posibilidad de modificacin y garantizando su
almacenamiento en forma centralizada.
La oportunidad de la informacin para la toma de decisiones.

Contando con el modelo diseado y apropiado, la estructura definida y la tecnologa adecuada

perfectamente configurada, solo restaba efectuar el entrenamiento a los funcionarios requeridos y
el acompaamiento necesario para transferir conocimientos y desarrollar habilidades que
generaran nuevas competencias en el Talento humano, primordial para el crecimiento y madurez
en la gestin de proyectos, lo cual se viene realizando, permitiendo a hoy tener los siguientes
resultados especficos:

Actualmente esta conformada la PMG corporativa, las PMGs sectoriales en el sector

financiero, salud, recreacin y mutuales.
Se hace seguimiento mensual a 62 proyectos organizacionales, que cuentan con un
presupuesto que supera los 100.000 millones de pesos anuales.
Se unificaron los procesos, procedimientos y formatos en el GEC para los nuevos proyectos.
Se habilita la gestin administrativa tecnolgicamente con la plataforma EPM de Microsoft para
los nuevos proyectos.
Se han capacitado ms de 150 funcionarios en la metodologa, gerencia de proyectos y en la
plataforma tecnolgica.

Conclusiones y recomendaciones.

Todo esfuerzo de mejoramiento en la gestin de proyectos debe ir acompaado de un

diagnostico inicial, con el fin de visualizar y proyectar un escenario futuro deseable.
Resulta extremadamente difcil unificar prcticas estandarizadas en grupos empresariales,
requiriendo un fuerte compromiso gerencial y liderazgo del equipo ejecutor para lograr
resultados en el corto plazo.
Para la buena gestin de una oficina de proyectos se requiere la activa participacin de las
diferentes reas que conforman la organizacin (financiera, auditoria, compras, recursos
humanos, jurdico, etc.), sin las cuales la gestin no podra ser integral.
El patrocinio de la alta gerencia, dado a partir del reconocimiento del valor que aporta a las
empresas los conceptos de Gerencia de Proyectos, es fundamental para el logro de los
objetivos planteados.
Aporte de los autores
o En la ltima dcada las organizaciones Colombianas han comprendido que se deben
adoptar maneras diferentes para administrar los proyectos, con el nimo de identificar
de manera independiente, como las estrategias operativas y las estrategias en
inversin, hacen crecer y desarrollar sus negocios.
o La evolucin de una oficina de proyectos en el entorno colombiano y especficamente
en un grupo empresarial debe tomarse consuma paciencia y debe estar enmarcada
dentro del nivel de madurez de la compaa frente a la problemtica de la gestin de
los proyectos, en el siguiente grafico se puede esquematizar los tiempos y el nivel de
esfuerzo que se puede lograr en tal sentido.
o Pese que en el entorno colombiano la prctica de gerencia de proyectos ha venido en
auge y continuo crecimiento, se viene haciendo evidente para las empresas, que no
basta slo con una adecuada gerencia de proyectos, sino que es fundamental poder
contar con una Oficina de Proyectos (PMO), que permita administrar los programas y
portafolios de proyectos.
o Siempre las empresas deben recurrir a las mejores prcticas y experiencias pasadas
en tal sentido, buscando soluciones a la nueva problemtica de gerencia portafolio de
proyectos apoyados en estndares y herramientas tecnolgicas apropiadas.

Sin embargo surge la duda sobre cmo en las empresas del pas, se viene realizando
la definicin y evaluacin de los casos de negocios previos a la realizacin de los
proyectos y como se est midiendo el logro de los beneficios esperados una vez
terminados los proyectos.
La automatizacin de los procesos en gestin de proyectos fortalece las oficinas de
proyectos, por lo cual se constituye en un elemento que siempre debe ser considerado
pese que esto implique un tiempo racional en la implantacin de las mismas

Evolucin de la PMG

Incrementar la tasa de xito Incrementar la capacidad de Maximizar la Eficiencia

Gestin en los proyectos.
de los proyectos, Alcance,
Tiempo, Presupuesto y
Beneficios

Estratgico
Objetivos

Tctico

Largo Plazo 3 Aos +

Optimizar uso de
recursos

Mediano Plazo 6 -12

Meses

Reducir el Riesgo

Corto Plazo
Meses

Definicin
Metodolgica

Formalizacin y
Estandarizacin

P
R

PROYECTOS

PORTAFOLIO

Contribuir al
Crecimiento del
Grupo GEC

Acompaamiento
Metodolgico

Enfoque de la
PMO

Centro de Excelencia

Ejecucin

Referencias bibliogrficas.

Mejores prcticas de la firma consultora PwC

Activos Organizacionales de Coomeva
PMBOK versin 4 del PMI

PriceWaterhouse Coopers A.G. Servicios de consultora organizacional en los temas de

estrategia, procesos, tecnologa, gestin del talento humano, administracin de riesgos
operacionales, finanzas corporativas, gestin de activos, auditora interna y aseguramiento.