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UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PAEZ

CENTRO DE EXTENSION
DIPLOMADO DE INGENIERA EN PROCESOS COHORTE VI

PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA

LA ELABORACIN DE PRODUCTOS COSMETICOS E
HIGIENE Y CUIDADO PERSONAL DE LA
EMPRESA ANCOR COSMETICS, C.A.,
EN SANTA TERESA DEL TUY,
EDO. MIRANDA

Integrantes:
Hernndez, Mara N de C.I. V-12.835.230
Pea, Katherine N de C.I. V-17.560.289
Snchez, Paola N de C.I. V-16.911.964

Caracas, marzo del 2014

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iii

ACTA EJECUTORIA DE LA PROPUESTA

En atencin a lo dispuesto por el Centro de Extensin de la Universidad Jos

Antonio Pez (CEUJAP), quien suscribe, Coordinador del Diplomado de Ingeniera
en Procesos, Ing. Silvio Llanos y evaluador del Informe:

PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA

ELABORACIN DE PRODUCTOS COSMETICOS E HIGIENE Y CUIDADO
PERSONAL DE LA EMPRESA ANCOR COSMETICS, C.A., EN SANTA TERESA
DEL TUY, EDO. MIRANDA

Hernndez, Mara N de C.I. V-12.835.230

Pea, Katherine N de C.I. V-17.560.289
Snchez, Paola N de C.I. V-16.911.964

Habiendo examinado el presente informe, se decide que est APROBADO.

En Caracas a los XXV das del mes de MARZO del ao 2014

___________________________________________
Ing. Silvio Llanos
Coordinador del Diplomado de Ingeniera en Procesos

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RESUMEN
PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
ELABORACIN DE PRODUCTOS COSMETICOS E HIGIENE
Y CUIDADO PERSONAL DE LA EMPRESA
ANCOR COSMETICS, C.A., EN
SANTA TERESA DEL TUY,
EDO. MIRANDA
Hernndez, Mara N de C.I. V-12.835.230
Pea, Katherine N de C.I. V-17.560.289
Snchez, Paola N de C.I. V-16.911.964

Coordinador: Ing. Silvio Llanos

La empresa Ancor Cosmetics, C. A., organizacin de capital venezolano y

destinada a la elaboracin de productos cosmticos y de cuidado personal,
destinados a los consumidores de nuestro pas, generando oportunidades de
empleo al capital humano de la comunidad. Establecida en el Municipio
Independencia del Estado Miranda. La empresa presenta en la actualidad la
carencia de un Manual de Procedimientos donde se reflejen los procesos
involucrados en la manufactura, que oriente al personal desde la entrada,
hasta la salida de su diversidad de productos (alrededor de 354 en sus
diferentes categoras) basndose en las Buenas Prcticas de Fabricacin de
Productos Cosmticos y as regirse por las normativas venezolanas que
hacen mencin a ellas y como consecuencia la fabricacin de productos,
higienizados y de calidad; sin afectar la salud y garantizando la satisfaccin
del cliente.

NDICE GENERAL
Contenido

Pgina

INTRODUCCIN
CAPTULO I: IDENTIFICACIN DE LA ORGANIZACIN
1.1. Identificacin de la organizacin

1.1.

1.2. Denominacin social

1.2.

1.3. Actividad econmica

1.3.

1.4. Productos y servicios

1.4.

1.5 Misin

10

1.5.

1.6. Visin

10

1.7. Estructura de la Organizacin

10

CAPTULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1. Descripcin del problema

12

2.2. Objetivos

15

2.3. Justificacin

16

2.4. Bases tericas

17

2.5. Definicin de trminos bsicos

19

CAPTULO III: DISEO DE LA PROPUESTA DE MEJORA

3.1. Introduccin

22

3.2. Diagnostico de la situacin actual.

22

3.3. Finalidad

23

3.4. Objetivos de la Propuesta

23

3.5. Factibiidad

24

3.6. Estructura de la Propuesta

27

CAPTULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1. Conclusiones

33

4.2. Recomendaciones

33

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

35

ANEXOS

36

INTRODUCCIN
Siendo la calidad un factor vital para alcanzar el xito de las organizaciones
entendindose como calidad el satisfacer a los clientes, es importante crear
controles eficaces que nos permitan garantizar los estndares que cumplan con
los requisitos de dichos cliente y ms aun, que excedan sus expectativas. Para
lograr estos estndares es importante considerar las llamadas buenas prcticas de
fabricacin las cuales juegan un papel fundamental ya que no slo contienen en
ellas lo que es el control de la calidad del producto sino de todos los procesos y
factores que en l intervienen. Dichas normas son en muchos casos obligatorias y
aplicadas a nivel mundial a diferentes tipos de productos.

En Venezuela existe el Manual para Buenas Prcticas de Fabricacin de

Productos Cosmticos de CAVEINCA donde se establecen los requisitos de
carcter obligatorio que toda organizacin debe cumplir en Venezuela en cuanto a
buenas prcticas de manufactura en lo que a empresa cosmtica se refiere, entre
ellos se mencionan: el control de la calidad, el almacenaje y la fabricacin.

Con el objetivo de dar cumplimiento a estas Buenas Prcticas de

Fabricacin (BPF), exigidas a nivel internacional por la Organizacin Mundial de la
Salud (OMS) y localmente por el Ministerio del Poder Popular para la Salud, se
exige a la industria de cosmticos disear un buen sistema de documentacin
siendo parte esencial del aseguramiento de la calidad.

La documentacin es la piedra angular de un sistema de calidad basado en

buenas prcticas de manufactura o norma ISO 9001. Un sistema de fabricacin se
encuentra cerrado cuando la documentacin que se genere ha sido completada.
La calidad de los productos se basa en que las actividades estn escritas de

manera clara y sencilla, permitiendo prevenir errores de forma verbal y la

trazabilidad del producto desde la recepcin de la materia prima hasta la
comercializacin del producto terminado.

La documentacin facilita la comunicacin ms precisa y menos ambigua

que la comunicacin oral, promueve la estandarizacin de las actividades,
preserva datos y observaciones durante el proceso, ayuda a tomar decisiones,
asigna responsabilidades y desde el punto de vista regulatorio se demuestra el
cumplimiento de la norma.

Una metodologa que se utiliza para documentar y estandarizar las

actividades es la elaboracin de manuales de normas y procedimientos, siendo un
instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano en las diferentes reas
de las empresas.

Debido a la importancia de la documentacin y la deficiencia de actividades

documentadas en el rea de produccin la empresa Ancor Cosmetics, C.A., ha
decido disear un manual de procedimientos que le permita estandarizar y realizar
seguimiento al cumplimiento de las actividades.

Con este documento se busca plasmar en blanco y negro las acciones a

seguir por parte del personal de produccin, en forma cronolgica y permitiendo
establecer controles necesarios para verificar la eficacia del proceso y la
conformidad del producto. Facilita la interrelacin con otros procesos ya que estn
claramente definidas las entradas y las salidas.

Desde el punto de vista de calificacin del personal, este documento ser

de gran ayuda para la formacin del personal y su desarrollo profesional.

El presente trabajo ha sido dividido en 3 (tres) captulos, el captulo I

describe brevemente la identificacin de la empresa; el captulo II, describe el
planteamiento del problema, los objetivos y la justificacin de informe; el captulo
III, presenta la propuesta del manual de procedimientos y el capitulo IV se refiere
al capitulo donde se indica las Conclusiones obtenidas de la Propuesta y las
Recomendaciones que se le otorga a la empresa para que siga el camino a la
mejora de sus procesos.

CAPITULO I
1.1.

Identificacin de la Organizacin.

a)

Denominacin Social: Ancor Cosmetics, C.A.

b)

Actividad Econmica: Es una empresa que por ms de 30 aos ha

cultivado un alto conocimiento del mundo cosmtico el cual ha permitido

especializarnos en la elaboracin de productos de altsima calidad y que estn
siempre a la vanguardia; siempre innovando y respondiendo a las demandas del
mercado. Conscientes del compromiso y de la lealtad que tiene todo el Equipo
ANCOR, trabajando para atender sus necesidades ofreciendo oportunidades de
crecimiento y desarrollo empresarial que contribuyan a mejorar la calidad de vida
de cada uno de los clientes y a estrechar las relaciones entre estos y la Empresa.

c)

Producto y Servicios: La empresa tiene como objetivo principal la

venta directa de colecciones (es un conjunto de productos cosmticos y del

cuidado corporal que varan mes a mes, en la incansable bsqueda de la moda e
innovacin), distribucin de la lnea Vital Hair en anaqueles tanto champ como
acondicionador en sus diferentes lneas: Champ Vital Hair con extracto de
Aguacate 370 mL, Champ Vital Hair con extractos de Almendra y Miel 370 mL y
Vital Hair para Cabellos Seco-Maltratado en su nica presenta de Galn.

Cuenta adems con el servicio de maquila a terceros donde coloca su

experiencia en el desarrollo y elaboracin de productos a la disposicin de otras
empresas que requieran la manufactura de sus productos por el exceso de
demanda en el mercado, ha hecho que se gane la confianza de empresas como:

10

Hellen Of Troy, Laboratorios Vita, Sulcagel, Diversey y Probelsa, las cuales

colocan las formulas de sus productos en sus manos para la elaboracin en
cantidades industriales.

d)

Nmero de Trabajadores: 180 personas

1.2.

Misin.

Ser una Empresa especializada en la elaboracin de Colecciones de

Productos Cosmticos y de Cuidado Personal de la ms alta calidad y con los
mejores precios del mercado respondiendo a las demandas y exigencias del
consumidor, comprometida en ofrecer oportunidades de crecimiento personal y
profesional a todo el Equipo Ancor y brindndole extraordinarias ventajas de
desarrollo empresarial a todos sus clientes.

1.3.

Visin.

Consolidarse como la principal Empresa de venta directa de Colecciones de

Productos Cosmticos y de Cuidado Personal en Venezuela manteniendo los
estndares de calidad hasta hoy alcanzados y superndolos, ofreciendo siempre
la mayor y ms extensa gama de productos innovadores al mejor precio, de modo
tal de conseguir el liderazgo en el mercado nacional, respetando, valorando y
sirviendo cada da ms a nuestros clientes y a la comunidad en general.

1.4.

Estructura de la Organizacin.

Segn Hutt G. (2004) la estructura organizacional de una empresa se define

como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una

11

organizacin para alcanzar luego la coordinacin del mismo orientndolo al logro

de los objetivos.

En este mismo orden de ideas y con la finalidad de describir y comprender

la forma en la que esta conformada la empresa Ancor Cosmetics, se comienza
indicando que posee una estructura simple, de forma vertical, representada
grficamente en un organigrama general (Ver anexo 1), el mismo muestra que la
Alta Directiva: Presidente, vice-Presidente, Direccin General, Gerente General y
Gerente de Planta estn muy bien identificadas y definidas; tambin se observa
que en el cargo de Gerencia de Planta reposa la responsabilidad mayor para que
la empresa pueda avanzar como una cadena de engranajes y todos los
departamentos trabajen bajo un mismo objetivo la satisfaccin del cliente, a
travs de la elaboracin de productos cosmticos y de higiene y cuidado personal
de la mejor calidad.

Para una empresa de cosmticos, es primordial que en su estructura

organizativa se pueda observar la autonoma de cuatro gestiones en especfico:
Direccin Tcnica, Gerencia de Calidad, Gerencia de Produccin y Gerencia de
Procesos;

esta

independencia

interdepartamental

se

demuestra

en

el

Organigrama General y se hace efectiva en Planta, donde cada departamento

cumple con su funcin correspondiente y se demuestra que el Departamento de
Control de Calidad realiza su labor de forma autnoma.

12

CAPITULO II
EL PROBLEMA
2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad, las organizaciones enfocan sus objetivos hacia la calidad

de los productos o servicios que prestan, con la finalidad de satisfacer
integralmente las necesidades de los clientes, y as obtener una ventaja
competitiva que le permita sobrevivir en el mercado. Por tal motivo, las empresas
deben establecer un sistema de gestin de calidad eficiente, que unifique todas las
actividades relacionadas a los procesos esenciales de estas, aplicando diversas
herramientas y mtodos que permitan detectar fluctuaciones y tomar acciones
correctivas o preventivas lo antes posible para cumplir con los requisitos de los
clientes.

El desarrollo y supervivencia de muchas de estas organizaciones estn

condicionadas a la necesidad de ofertar productos y servicios con la mxima
calidad, convirtindose ste en un factor bsico de la estrategia que alinean el
comportamiento de la organizacin. No slo se ha convertido en un requisito
indispensable para competir sino tambin, las personas estn siendo conscientes
de la importancia de la gestin y mejora continua de la calidad.

Sin embargo, la implementacin de un sistema de gestin de calidad en una

organizacin basada en un sistema documental robusta, es una inversin a largo
plazo, es un proceso lento, que requiere de un gran compromiso gerencial para
alcanzar el xito del mismo, como seala Gonzlez (1996, p. 32), el compromiso
gerencial es el primer paso a ser dado para la implementacin exitosa del sistema

13

de calidad. La implantacin de un sistema documental es necesaria para la

mejora continua de las actividades y la optimizacin de los procesos permitiendo
la entrega oportuna del producto, ya que disminuyen los reprocesos aumentado la
fluidez de las actividades.

De este modo, en un mundo tan globalizado como el de hoy, la gran

mayora de las empresas en Venezuela no estn ajenas a este proceso de
implementacin de Sistemas de Gestin de Calidad basados en las Normas ISO,
no slo se preocupan por satisfacer las necesidades y deseos de sus clientes y
usuarios, sino tambin por superar sus expectativas, lo cual les permite ganar
ventajas sobre sus competidores. Las caractersticas de los mercados actuales se
identifican en que los productos y servicios ofrecidos estn garantizados por una
buena calidad. Esas esperadas ventajas competitivas se logran en las empresas a
travs del desarrollo de un sistema documental; en otras palabras, definiendo e
implantando un conjunto de actividades que garanticen que se obtendr y se
superar la calidad prevista, para as siempre estar a la altura en el mercado
competitivo mundial, asumiendo una cultura orientada a la excelencia empresarial
abarcando todos los aspectos materiales, tecnolgicos y humanos necesarios
para lograr el xito, estableciendo tecnologa de acuerdo a lineamientos y
estrategias trascendentales que permitan mejorar y optimizar las actividades
desempeadas en cada una de las unidades que la conforman.

Con el transcurrir del tiempo surgen nuevas oportunidades de mejoras las

cuales deben ser enfrentadas de forma inmediata y efectiva para mantener la
armona de los procesos y optimizacin de los recursos y tiempo, asegurando el
manejo y control de informacin y datos vitales que garanticen la continuidad de
los procesos claves dentro de la empresa, por esta razn Ancor Cosmetics, C. A.,
una empresa la cual se dedica a la elaboracin de cosmticos o productos de
higiene y cuidado personal en forma confiable y segura en armona con el

14

ambiente y capaz de satisfacer la demanda nacional e internacional, actualmente

requiere pensar en una propuesta de un manual de procedimientos para la
elaboracin de sus productos. Para ello, se deber exponer una serie de ideas
para realizar mejoras continuas en lo referente la capacitacin del personal,
normalizacin de los procesos y auditoria interna, con el fin que en un tiempo
prximo se facilite tanto el diseo como la implementacin de un Sistema de
Documental, integrando las exigencias del Ministerio para el Poder Popular de la
Salud a travs de las Buenas Prcticas de Manufacturas.

Todo esto se hace cada vez ms importante, debido a que las exigencias
de los clientes son mayores, y aumentando la variable que el mercado en el que la
empresa Ancor Cosmetics, C. A., se desenvuelve, es muy estricto ya que se rige
por normativas farmacuticas y sanitarias; el inicio de un sistema de gestin de
calidad a travs del inicio de un sistema de documentacin enfocado en el manual
de procedimientos ayudara a incrementar la satisfaccin de los clientes para cual
va dirigidos los productos, aumentara la productividad y eficiencia y adems se
utilizaran mejores prcticas para ejecutar tareas.

Al mismo tiempo, proporcionara una mejor organizacin en la empresa

haciendo que el producto No Conforme, disminuya y se pueda enmarcar en una
visin de certificacin y no solamente de aprobacin con sus clientes.

Recientemente, han existido reclamos ya que no cumple con la entrega

oportuna de los productos, internamente existen reprocesos porque las
actividades no estn claramente definidas. Por tal motivo, la organizacin
considera necesario prestar un servicio de calidad, seguro y confiable a los
usuarios, que le permita mantenerse en el mercado, puesto que los clientes tanto
internos como externos cada vez son ms exigentes y se merecen lo mejor.

15

Por ello, este trabajo tiene como objetivo realizar la propuesta de un Manual
de Procedimiento, que cumpla los requisitos de las Buenas Practicas de
Manufacturas especficamente y que pueda ser aplicado dentro de la empresa
Ancor Cosmetics, C. A., para que se logre un mejoramiento en cuanto a su
organizacin haciendo que su rendimiento productivo se eleve y los clientes se
encuentren mas satisfechos con el servicio que esta compaa presta, permitiendo
controlar y dirigir todas las actividades de fabricacin de productos cosmticos e
higiene personal.

2.2

OBJETIVOS

2.2.1 OBJETIVO GENERAL

Proponer un manual de procedimientos para la elaboracin de

productos cosmticos e higiene y cuidado personal, de la empresa Ancor

Cosmetics, C.A., en Santa Teresa del Tuy, Estado Miranda con el fin de
estandarizar la manufactura de productos cosmticos cumpliendo as las BPF
garantizando productos de la ms alta calidad y evitando desviaciones, No
conformidades y re-proceso en los productos.

2.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Diagnosticar la situacin actual de la documentacin en el rea de

produccin de productos cosmticos e higiene y cuidado personal.

Determinar

los

requisitos

de

la

propuesta

del

manual

de

procedimientos para la elaboracin de productos cosmticos e higiene y cuidado,

16

analizando cada caracterstica, funcin e interrelacin de sus componentes para la

elaboracin del sistema de documentacin y funcionamiento.

Disear una propuesta del manual de procedimientos para la

fabricacin de productos cosmticos e higiene y cuidado personal, basndose en

las Buenas Prcticas de Manufactura.

2.3. JUSTIFICACIN.

En los 30 (treinta) aos de servicio de la empresa Ancor Cosmetics, C. A.,

ha tenido un Departamento de Procesos (Elaboracin) y otro de control de
Calidad, el primero se ha encargado de elaborar productos bajo propias
formulaciones y procedimientos emitidas por el Director Tcnico y el otro se ha
encomendado la labor de mantener la calidad de los productos segn sus propias
especificaciones y mtodos, pero en los ltimos aos ha tenido la necesidad de
indagar en el mundo del aseguramiento de la calidad, de ir mas all que
simplemente ser un observador e incluirse totalmente en el proceso. La propuesta
de un manual de procesos para la elaboracin de sus productos pretende plantear
un modelo de gestin que permita optimizar la eficiencia y eficacia en los procesos
y brindar a sus clientes productos de que sean de calidad competitiva con
productos de marcas de mayor renombre.

Por esta razn se hace necesario realizar esta investigacin, para as lograr
los requerimientos que tiene el departamento de procesos para poder demostrar
que elaboran productos cosmticos, de formulas estables y sin la necesidad de
realizar reprocesos por productos que tengan no conformidades.

17

Al implementar un sistema de documentacin eficiente garantizando el xito

a las organizacin, solo as, se puede asegurar que los procesos y procedimientos
cumplan con los requisitos exigidos por la Buenas Practicas de Manufactura,
Buenas Practicas de Documentacin y la Norma ISO 9001. De esta manera la
empresa proporcionara un sistema basado en especificaciones documentadas
confiables y estandarizadas, busca la mejora continua, crea ventaja competitiva, y
puede optar por la bsqueda una certificacin reconocida internacionalmente y
proporciona credibilidad a la empresa y fortalece su imagen.

Internamente le permite mejorar los tiempos de respuesta, capacitar al

personal, optimizar los procesos, definir los cuellos de botellas, realizar
trazabilidad al producto, coordina las actividades, disminuye las devoluciones y los
reclamos, aumenta la satisfaccin del cliente y crea confianza en el cliente.

2.5. BASAMENTOS TEORICOS.

A continuacin se detallan las bases legales y tericas que respaldan la

propuesta de este informe tanto como leyes nacionales como las internacionales.
2.5.1 Ley Orgnica de Salud Gaceta Oficial N 5.263 Extraordinario del
17 de septiembre de 1998) REIMPRESA G/O N 36.579 DE FECHA 11/11/1998:
en su Captulo IV artculo 32, establece que la Contralora Sanitaria comprender:
El registro, anlisis, inspeccin, vigilancia y control sobre los procesos de
produccin, almacenamiento, comercializacin, transporte de bienes de uso y
consumo humano, y sobre materiales, equipos, establecimientos e industrias,
destinadas a actividades relacionadas con la salud y en el Artculo 33, numeral 1
dictamina que: La Contralora Sanitaria garantizar Los requisitos para el
consumo y uso humano de los medicamentos, psicotrpicos, cosmticos y
productos naturales, de los alimentos y de cualesquiera otros bienes de

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productos de consumo humano, de origen animal y vegetal y en su numeral 3:

Las condiciones para el funcionamiento de los materiales, equipos, edificaciones,
establecimientos e industrias relacionadas con la salud.
2.5.2 Normas de Buenas Prcticas de Manufacturas (Gaceta Oficial N
38.009 del 26 de agosto de 2004) esta norma establece

un conjunto de

requisitos que tanto la industria farmacutica como la cosmtica debe cumplir

para garantizar que sus productos y procesos sean de calidad y no afecte la salud
del individuo.

2.5.3 Manual para Buenas Prcticas de Fabricacin de Productos

Cosmticos de CAVEINCA. Donde se establecen los requisitos de carcter
obligatorio que toda organizacin debe cumplir en Venezuela en cuanto a buenas
prcticas de manufactura en lo que a empresa cosmtica se refiere, entre ellos se
mencionan: el control de la calidad, el almacenaje,

la fabricacin y la

documentacin.

2.5.4 Normas de Buenas Prcticas de Manufactura para la Industria del

Cosmtico. Decisin 516 Anexo 2 de Marzo de 2002. Aprobado por la Comisin
de la Comunidad Andina

y como miembro de esta Venezuela. Esta norma

establece un marco normativo que armoniza las legislaciones internas de los

pases miembros en materia de productos cosmticos y su riesgo sanitario.
2.5.5 Norma ISO 9000: 2005. Sistema de Gestin de la Calidad.
Fundamentos y vocabularios. Esta norma establece los fundamentos de los
sistemas de gestin de la calidad, los cuales constituyen el objetivo de la familia
de normas ISO y define los trminos relacionados con los mismos.

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2.5.6 ISO 9001: 2008 Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos.

Instaura los requisitos para un sistema de gestin de calidad para una
organizacin que desee orientarse a la satisfaccin al cliente y que debe satisfacer
tanto los requisitos de este como los reglamentarios.

2.6 DEFINICIN DE TRMINOS

Los trminos bsicos mostrados a continuacin se encuentran definidos en

la norma ISO 9000:2005: Sistema de Gestin de la Calidad Fundamentos y
vocabularios:
2.6.1 Calidad: conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le
confieren capacidad para satisfacer necesidades implcitas o explcitas. La calidad
de un producto o servicio es la percepcin que el cliente tiene del mismo, es una
fijacin mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o
servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades.

2.6.2 Conformidad: cumplimiento de un requisito

.
2.6.3 Cliente: Organizacin o persona que recibe un producto.

2.6.4 Documentacin: trata de recopilar, almacenar, analizar y difundir

informacin contenida en documentos de distinto tipo hacerla accesible a cualquier
persona que pueda. La Documentacin es una disciplina instrumental, ya que
sirve a todas las dems ciencias para localizar informacin necesaria para el
avance del conocimiento
2.6.5 Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se
alcanzan los resultados planificados.

20

2.6.6 Eficiencia: relacin entre el resultado alcanzado y los recursos

utilizados.
2.6.7 Especificacin: documento que establece un requisito.
2.6.8 Gestin: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organizacin.
2.6.9 Mejora de la calidad: parte de la gestin de calidad orientada a
aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de calidad.
2.6.10 Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad
para cumplir los requisitos.

2.6.11 No conformidad: incumplimiento de un requisito.

2.6.12 Organizacin: Conjunto de personas e instalaciones con una

disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones.
2.6.13 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

2.6.14 Procedimiento: forma especificada para llevar una actividad o

proceso.

2.6.15 Producto: Resultado de proceso.

2.6.16 Reproceso: Accin tomada sobre un producto no conforme para que

cumpla con los requisitos.

21

2.6.17. Satisfaccin del cliente: percepcin del cliente sobre el grado en que
se han cumplido sus requisitos.
2.6.18 Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que
interactan.
2.6.19 Sistema de Gestin: Sistema para establecer la poltica y los
objetivos y para lograr dichos objetivos.

22

CAPITULO III
LA PROPUESTA

Diseo de un manual de procedimientos para la elaboracin de

productos cosmticos e higiene y cuidado personal de la empresa Ancor
Cosmetics, C.A., en Santa Teresa del Tuy, Edo. Miranda.

3.1 INTRODUCCIN.

Con el diseo de un manual de procedimientos para el Departamento de

Procesos se conseguir estandarizar la manufactura de productos cosmticos
cumpliendo as las BPF garantizando productos de la ms alta calidad, evitando
desviaciones, No conformidades y re-proceso en los productos.

3.2 DIAGNOSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL.

En la actualidad el Departamento de Procesos (Elaboracin) no cuenta con

un manual de procedimientos que describa las actividades a realizar desde que se
genera la orden de produccin hasta la entrega del producto terminado al
almacn, es importante definir las responsabilidad y autoridades de cada uno de
los involucrados en la fabricacin de los productos.

Se realiz un Check List (ver anexo 2) basndose en las recomendaciones

de la Organizacin Mundial de la Salud No 32 (treinta y dos) para verificar el
grado de cumplimiento que posee la empresa en cuanto a las Buenas Prcticas
de Fabricacin. Esta lista de chequeo origino un Diagrama de Procesos (ver anexo
3) lo cual ayudo para la identificacin de las etapas, familiarizarnos con el proceso

23

y de esta manera identificar a travs de una matriz DOFA (ver anexo 4) las
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que posee el departamento.
Finalmente a travs de una tormenta de ideas se aplic un diagrama causa-efecto
(ver anexo 5) para conocer las carencias en la aplicacin de las BPF en el
Departamento de Elaboracin.

3.3 FINALIDAD DE LA PROPUESTA.

Para dar respuesta a la problemtica encontrada en la empresa sometida a

estudio se considera necesario: Proponer el Diseo de un Manual de
Procedimientos para la Elaboracin de Productos Cosmticos e Higiene y Cuidado
Personal, con el fin de mejorar la productividad y eficiencia en el rea de
Procesos, para la cual se disearan una serie de herramientas la cual le permitir
a la organizacin tener una mejor identificacin e integracin, de esta manera
impulsar a la adopcin de nuevas prcticas que permitan garantizar la produccin
de forma impecable y con calidad, dando cumplimiento con las normativas y
legislaciones venezolanas exigidas.

3.4 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.

3.4.1 Objetivo General

Disear un manual de procedimientos para la elaboracin de

productos cosmticos e higiene y cuidado personal, de la empresa Ancor

Cosmetics, C.A., en Santa Teresa del Tuy, Estado Miranda

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3.4.2 Objetivos Especficos

Adaptar las actividades que realizan en el proceso de manufactura

de productos cosmticos e higiene personal, siguiendo los lineamientos de las

Buenas Prcticas de Fabricacin.

Definir actividades normalizadas que permita disminuir los retrabajos

y reprocesos.

Establecer

actividades que

proporcione

los

colaboradores

capacitacin integral, adaptado a las necesidades de la empresa.

Mantener registros normalizados de las actividades realizadas en el

proceso de fabricacin, garantizando las trazabilidad de las actividades.

3.5 FACTIBILIDAD.

Despus de definir la problemtica del presente tema y establecer las

causas que ameritan el diseo de un manual de procedimientos para el rea de
fabricacin de productos cosmticos e higiene personal, es pertinente desarrollar
la factibilidad para el diseo del manual. Con este anlisis se determina la
posibilidad de disear el manual de procedimientos, a continuacin se detalla la
factibilidad en diferentes reas:

3.5.1 Factibilidad de Recursos Materiales:

Los recursos materiales de una empresa est relacionado aquellos bienes

tangibles con los que cuenta. Para el desarrollo de la propuesta de un manual de

25

procedimientos para la elaboracin de productos cosmticos e higiene y cuidado

personal, de la empresa Ancor Cosmetics, C.A., en Santa Teresa del Tuy, Estado
Miranda, se requiere los siguientes recursos materiales: oficina, escritorio y
materiales (bolgrafos, papel de notas, cartuchos de tinta para impresoras, hojas
de papel, marcadores, etc). Ancor Cosmetics, C.A., cuenta con estos recursos en
la actualidad para iniciar la elaboracin del manual de procedimientos, por lo tanto
es factible la aplicacin del proyecto en este aspecto.

3.5.2 Factibilidad de Recursos Humanos:

El recurso humano es el conjunto de empleados o colaboradores de una

organizacin. Para la elaboracin del manual de procedimientos en el rea de
fabricacin de productos cosmticos e higiene personal, se requiere una persona
dedicada a tiempo completo en el levantamiento de la informacin y para el ajuste
o correcciones del manual. El perfil de la persona que realice la documentacin del
manual, puede ser Ing. Industrial, Lic. En Organizacin y Sistemas, T.S.U. en
Organizacin y Mtodos o pasante en alguna de estas reas. Se puede realizar un
contrato a tiempo determinado o contratar a un pasante en algunas de estas
reas, por tres meses.

3.5.3 Factibilidad de Recursos Tecnolgicos:

Son los medios que se vale de tecnologa para cumplir con los objetivos,
pueden ser tangibles (computadora) o intangibles (sistema). Para la realizacin del
manual se requiere una computadora o laptop, que cuente con sistema operativo,
el paquete de aplicaciones de Microsoft Office dedicado a trabajos de oficinas y la
red conectadas a datos a travs de una serie de protocolo como el internet para
aclarar cualquier inquietud.
recursos.

Ancor Cosmetics, C.A., tiene disponible estos

26

3.5.4 Factibilidad de Recursos Financieros:

Se refiere a los recursos econmicos y financieros (propios o ajenos)

necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades o procesos, tales como:
dinero en efectivo, acciones, utilidades, prstamos de acreedores y proveedores,
crditos bancarios o privados y emisin de valores. Para la realizacin de este
proyecto se calcularon los siguientes costos:

Tabla 1
Costos de Materiales de Oficina y Papelera
Gastos

Costo

Consumo

Generales

Aproximado

Mensual

200

200

300

600

2000

2000

Material de
Oficina
Papel para
impresora
Cartuchos de
impresora
Total

Monto en Bsf.

2800

Fuente: Katherine Pea (2014)

Tabla 2
Costo de Salario de Personal
Capital

Salario Mensual

Tiempo

Humano

Bsf

requerido

Analista

4090

3 meses

Total

12270

Fuente: Paola Snchez (2014)

27

3.5.5 Beneficios tangibles del proyecto:

Normalizacin de las actividades.

Capacitacin del personal.

Disminucin de las quejas,

Disminucin de los retrabajos y reprocesos.

Control de las actividades.

3.5.6 Beneficios intangibles del proyecto:

Optimiza las actividades.

Aprovechamiento de los recursos.

Mejora el clima organizacional.

3.6. ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA.

Para llevar a cabo la presente propuesta la misma estar estructurada en

tres partes, descritas a continuacin:

3.6.1 Capacitacin al personal

Implementar una serie de normas o procedimientos siempre debe venir con

una culturizacin previa a la puesta en prctica, esto es parte de una estrategia
que tiene la finalidad que el cambio que ocurrir con la nueva adopcin no sea
drstica y el capital humano se sienta incluido en el proceso de cambio.

El Director Tcnico es de profesin Farmacutica con una mencin en

Tecnologa en Cosmticos, la representa de la empresa legalmente antes el
Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad y ante el Instituto Nacional de

28

Higiene Rafael Rangel y otras instituciones; la cual conjuntamente con la Gerente

de Control de Calidad sern las portavoces de impartir los conocimientos
necesarios para que el personal de dicha rea estn capacitados en el cambio y
normalizacin. Otro punto de apoyo para la organizacin sern los investigadores
los cuales apoyaremos con nuestros conocimientos adquiridos en el camino
profesional y con el actual Diplomado en Ingeniera en Procesos.

El inicio de este proyecto es importante ya que se deber comenzar

mencionando en los entrenamientos la Misin, Visin, valores de la empresa,
Poltica y Objetivos de Calidad

Es relevante que cada una de las personas que laboran en el Departamento

de Procesos conozcan, manejen y se vean involucrados en lo importante que es
su labor en la organizacin, con el fin de crearles un mayor sentido de
pertenencia. Pues aqu radica la importancia de una adecuada capacitacin, poder
unir mas al trabajador con su labor y con la organizacin, estrechar lazos y que los
objetivos vayan orientados al mismo fin.

Como el eslabn de unin para los adiestramientos los puntos a tratar

sern:

Forma correcta de aplicacin de procedimientos.

Instrucciones de trabajo.

Tcnicas de Manufactura

Formatos varios.

Curso de las BPF.

Evaluacin de los conocimientos adquiridos en las BPF

Tcnicas de Muestro y Pesada

Elaboracin de productos cosmticos.

29

Gua para la verificacin de las BPM segn la OMS 32.

Leyes, Normas, Decretos y Gaceta Oficial que rigen la empresa de

cosmticos en Venezuela.

Para realizar esta actividad se deber elaborar un Plan de Capacitacin

(Ver anexo 6), Cronograma de Capacitacin y un Manual de Induccin,
Capacitacin y Adiestramiento para el Personal, a continuacin se muestra un
ejemplo del formato que se utilizar para realizar dichas actividades:

Fuente: Paola Snchez (2014)

Ya en esta primera etapa se iniciara la puesta en prctica de la

estandarizacin de procedimientos, comenzara a drsele forma a la piedra angular
de la documentacin para la empresa Ancor Cosmetics, C. A.

3.6.2 Elaboracin del manual de perfiles y descripcin de cargos de cada

uno de los puestos de trabajo del rea de Procesos.

Es de suma importancia que cada trabajador tenga en cuenta la funcin de

sus labores en el Departamento, para que haya continuidad y no choquen
responsabilidades, o por impericia se cometan errores en la manufactura de
productos debido a que alguno de los integrantes del Departamento piense que

30

otro compaero deba realizar una actividad que a l mismo le correspondiese. Ver
manual en el anexo 7.

Para realizar este manual se deber realizar el Organigrama del

Departamento (se encuentra anexo en el interno del manual anteriormente
mencionado) y desglosar esa informacin en el mismo, lo ms especifico posible
para que no haya duda alguna de cada funcin.

3.6.3 Estandarizacin de la manufactura de cosmticos y productos de

higiene y cuidado personal.

La estandarizacin de procesos, hoy en da es una herramienta que genera

una ventaja competitiva para muchas organizaciones. Las exigencias que impone
el mercado globalizado, han hecho cambiar la visin del mundo y de los negocios.
La competitividad extrema, en la que no existen distancias ni fronteras y el hecho
de que la informacin, ha dejado de ser resguardo seguro en sus organizaciones,
para estar al alcance de todos. Provoca una enorme presin sobre las mismas,
que deben flexibilizarse y encontrar nuevos mecanismos para afrontar las
presiones, para innovar

El objetivo de crear e implementar una estrategia de estandarizacin es

fortalecer la habilidad de la organizacin para agregar valor. El enfoque bsico es
empezar con el proceso tal y como se realiza en el presente, crear una manera de
compartirlo, documentarlo y utilizar lo aprendido.

Para mejorar sus procesos para llegar a un estandarizacin que beneficie al

tiempo y productividad de su organizacin seguiremos los siguientes pasos:

31

a. Describir el proceso actual:

El objetivo es describir como se realiza en el presente el proceso, no como

debera realizarse. En algunas ocasiones la mejor opcin es que una sola persona
lo describa, en otras puede ser ms efectivo, involucrar a todo el equipo. Los
empleados pueden, por ejemplo, describir como realizan cada paso; o pueden
observar como realiza el proceso el que mejor lo hace. Es conveniente utilizar
diagramas de flujo, fotografas o dibujos que describan el proceso.

b. Planear una prueba del proceso:

Crear un equipo que realice una prueba del proceso, realizarlo como
actualmente se aplica. Para este paso, se requiere lo siguiente:
Como son pocas personas las que elaboran en el rea, es conveniente
involucrarlas a todas.
La documentacin ser llevada por la Gerente de Procesos y revisada por
la Gerente de Control de Calidad, con una fecha tope de modificacin y revisin de
cada 3 aos.

c. Ejecutar y monitorear la prueba:

Es necesario recolectar informacin y obtener ideas de todo el equipo para

implementar

mejoras el proceso en cuestin.

Se tendrn en cuentan estos

puntos:
Las instrucciones
necesarias

deben ser claras y se mantendrn solamente las

32

Se deber levantar un informe de No Conformidad en caso que haya

algn problema con el proceso.
El diagrama de flujo del proceso deber coincidir con las actividades
realizadas.
En caso de alguna modificacin se tiene que notificar al Director Tcnico,
Gerente de Calidad y al Gerente de Planta, previamente conversado con el
Gerente de procesos.

d. Revisar el Proceso:

Utilizar la informacin que se ha obtenido para mejorar el proceso.

Simplificar la documentacin, tratando de mantenerla lo ms simple y grfica
posible. Detectar formas de probar o ensayar el proceso y enfatizar los aspectos
claves de l.

e. Difundir el uso del proceso una vez revisado:

Como sern pocas las personas involucradas en la prueba del proceso, se

requiere difundir el uso del nuevo proceso a los dems.

f. Mantener y mejorar el proceso:

Asegurarse que todos utilizan el proceso mejorado; se debern motivar a

buscar nuevas mejoras en el. Se desarrollarn mtodos para capturar, probar e
implementar las ideas del personal. El mantenimiento de la documentacin
actualizada y asegurarse que son utilizados de forma adecuada.

33

CAPITULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1. Conclusiones
La higienizacin es una de las cualidades de la calidad ms valoradas en
los productos de uso personal de aqu parte la importancia de estandarizar e
implementar procesos diseados en base a

las B.P.F.

de forma que los

productos a elaborar no vayan a comprometer la salud de los consumidores

finales.
El xito de la implementacin de las Normas de B.P.F para la industria
cosmtica, alimenticia y farmacutica, pero no menos aplicable a cualquier tipo de
empresa que quiera cuidar y mantener la higienizacin dentro de sus instalaciones
procesos y/o productos como ventaja competitiva, requiere de la conformidad y
mejora de todos los elementos del mismo, para consolidarse y generar as las
estrategias que permitan oportunamente satisfacer a clientes y consumidores, a
travs del cumplimiento de sus requisitos, es por eso que la estandarizacin de los
procesos a travs de un manual genera un aporte significativo en el Sistema de
Aseguramiento de la Calidad, en cuanto a la manera organizada, planificada y
consistente de la informacin; de aqu parte el valor de este proyecto para la
Empresa Ancor Cosmetics, C.A.
4.2. Recomendaciones
En funcin de los resultados obtenidos se plantean las siguientes
recomendaciones:

Promover la capacitacin de todo el personal que labora en la

empresa para lograr una mejor ejecucin de las actividades asignadas, bien sea

34

con charlas de refrescamiento, talleres, videos. Todo esto puede hacerse a travs
de una planificacin y programacin de capacitacin anual del personal.

Elaborar un Manual de descripcin de cargo que a su vez identifique

el perfil del mismo y el grado de responsabilidad.

Implementar una campaa de refrescamiento sobre ANCOR resea

histrica, cultura, misin, visin; que llegue al personal desde la motivacin y

generando el sentido de pertenencia.

Establecer vas de comunicacin eficaces entre la direccin,

gerencias, supervisores y obreros.

Actualizar, documentar y estandarizar todas las operaciones

involucradas en el proceso de produccin.

Crear un sistema de control de documentos.

35

REFERENCIAS CONSULTADAS

Estructura Organizacional. Gabriela Hutt, http://www.monografias.

com/trabajos-pdf/estructura-organizacional/estructura-organizacional.pdf,
20/09/2004.

Ley Orgnica de Salud Gaceta Oficial N 5.263 Extraordinario del 17 de

septiembre de 1998) REIMPRESA G/O N 36.579 DE FECHA 11/11/1998.

Normas de Buenas Prcticas de Manufacturas (Gaceta Oficial N 38.009

del 26 de agosto de 2004)

Norma ISO 9000: 2005. Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y

vocabularios.

Normas ISO 9001: 2008 Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos.

Manual para Buenas Prcticas de Fabricacin de Productos Cosmticos de

CAVEINCA, febrero 2010.
MERCOSUR/GMC/RES N 66/96, Manual de Buenas Prcticas de
Manufactura para Productos Cosmticos

36

ANEXOS

37

Fuente: Ancor Cosmetics, C. A. (2012)

Anexo 1. Organigrama General de la Empresa Ancor Cosmetics

38

Anexo 2. Check List basndose en las recomendaciones de la Organizacin

Mundial de la Salud No 32 para verificar el grado de cumplimiento que posee la
empresa en cuanto a las Buenas Prcticas de Fabricacin

Requerimiento
Existe evidencia de la inscripcin del responsable tcnico ante
la Autoridad Sanitaria Competente?

Si

No

Se desarrollan exclusivamente las actividades de fabricacin y

control de calidad autorizada por la Autoridad Sanitaria

Competente?
Todos los productos y sus presentaciones comercializados
tienen su registro vigente?
La empresa realiza actividades de produccin en terceros?

X
X

Existe documentacin que certifique la inscripcin /

habilitacin por parte de la Autoridad Sanitaria Competente de

los laboratorios terceristas contratados?

Existen procedimientos operativos estndar (POEs) relativos

al personal, incluyendo calificacin profesional, capacitacin?

Existe un organigrama actualizado de la empresa?
Existen descripciones de responsabilidades y funciones para
el personal de fabricacin?

X
X

Se encuentran disponibles en cada rea o sector productivo

todos los procedimientos operativos normalizados (POE) que

se aplican en cada uno de ellos?

Para cada procedimiento, estn claramente definidos el
propsito, alcance, referencias y responsabilidades?
Se exhibe la documentacin relacionada con el proceso que
se est llevando a cabo en cada rea?

39

Los operarios estn con los uniformes limpios y en buenas

condiciones?

Antes de iniciar el proceso de elaboracin, se verifica que el

rea de trabajo y los equipos estn limpios y libres de
materiales de una operacin anterior y/o material extrao al

proceso de fabricacin?
El personal de produccin realiza la verificacin de peso de
las materias primas empleadas en la elaboracin de cada lote?

Se siguen las instrucciones de manufactura (registro de

procesado de lotes) y se hacen los registros en las mismas

incluyendo los puntos de control?

Existen reas separadas fsicamente para cada una de las
etapas de produccin?
El reprocesamiento o retrabajo de productos est controlado
por un POE de desvos?
Incluye este POE la intervencin de Control de Calidad?

X
X

Se encuentran disponibles en cada rea o sector productivo

todos los procedimientos operativos normalizados (POE) que

se aplican en cada uno de ellos?

Para cada procedimiento, estn claramente definidos el
propsito, alcance, referencias y responsabilidades?

40

Anexo 3. Diagrama de Procesos

Fuente: Paola Snchez (2014)

41

Anexo 4. Matriz DOFA

Debilidades
Fortalezas

Compromiso Gerencial
Liderazgo
Participacin del Personal
Equipo Multidisciplinario
Personal con experiencia

Falta del Manual de Normas y

Procedimientos
Reclamos y devoluciones
Controles de procesos
Falta de comunicacin
Fuga de comunicacin
Poca capacitacin del personal
Motivacin del Personal
Confianza del Personal

Oportunidades
Seguimiento de procesos
Aumento de productividad
Alta demanda
Calidad en la produccin
Crecimiento organizacional
Lder en el mercado

Amenazas

No ser una prioridad la

documentacin
No documentar las actividades
Auditoria del Ministerio

Fuente: Katherint Pea (2014)

Estrategia DO
Estrategia FO

Productos de calidad, con alta

demando por parte de los
clientes

Documentar el manual del

procedimientos, permite
incrementar el sentido de
pertenencia, disminuye las
quejas y aumenta la
productividad.

Estrategia FA
Estrategia DA
Mantener las ventas
aprovechando la oportunidad
de mercado
Disminuir los reprocesos y
retrabajos

Capacitar al personal para

aumentar la confianza y el
sentido de pertenencia

42

Anexo 5. Diagrama de Causa-Efecto

Fuente: Mara Hernndez (2014)

43

Anexo 6. Plan de Formacin

Tema de
Formacin
Curso: Buenas
Practicas de
Fabricacin
Taller:
Importancia de
la
Documentacin
Taller: reas de
Produccin

Ente
Didctico

Asecapro

Canamega

Gerente de
Produccin

Duracin Postulados

Fecha
Tentativa

Registro

8 Horas

Operarios

Mayo
2013

Lista de
Asistencia,
Certificado

24 Horas

Operarios y
Gerente de
Produccin,
Gerente de
Plana

Junio
2013

Certificado

4 Horas

Operarios

Junio
2013

Lista de
Asistencia

Agosto
2013

Certificado

Taller: Control
de Procesos

Canamega

24 Horas

Gerentes
Planta y
Gerente de
Produccin

Taller: Manejo
de Equipos

Gerente de
Produccin

4 Horas

Operarios

Junio
2013

Lista de
Asistencia

Taller:
Fraccionamiento
y Pesada

Gerente de
Produccin

4 horas

Operario de
Pesadas

Junio
2013

Lista de
Asistencia

Taller:
Manufactura y
Llenado

Gerente de
Produccin

4 horas

Operario de
Pesadas

Julio
2013

Lista de
Asistencia

Taller:
Estuchado y
empaque

Gerente de
Produccin

4 horas

Operario de
Pesadas

Agosto
2013

Lista de
Asistencia

44

Anexo 6. Manual de Descripcin de Cargos

Manual de Descripcin de Cargos de Procesos.pdf