OPERACIONES

CON HOJAS DE
CLCULO
MICROSOFT EXCEL

UF0321: Aplicaciones Informticas de Hojas de Clculo. Microsoft

Excel 2007 (50 HORAS)

Tabla de contenido

1
2

Introduccin...............................................................................4
Conceptos bsicos de Microsoft office Excel.................................5
2.1 Tipos de datos que se pueden introducir en una hoja de clculo...........5
2.2 Tipos de operadores que se pueden utilizar en una formula..................6
2.3 Funciones............................................................................................... 7
3 Conociendo los comandos ms usados de Microsoft Excel.............8
3.1 Comandos de la pestaa inicio...............................................................8
3.2 Pestaa insertar................................................................................... 10
3.3 Pestaa diseo de pgina.....................................................................11
4 Formulas y funciones................................................................12
4.1 Operadores ms utilizados en las frmulas..........................................13
4.2 Introducir funciones con el asistente....................................................14
4.3 Ejemplos de las funciones que usaremos para fines de la clase..........17
5 Referencias..............................................................................21
5.1 Referencias relativas, absolutas y mixtas.............................................21
5.2 Referencias externas............................................................................ 22
6 Formato de celdas....................................................................22
7 Correccin ortogrfica...............................................................22
8 Grficos....................................................................................23
9 Imgenes vectoriales y no vectoriales........................................24
9.1 Insertar imgenes................................................................................ 25
9.2 Manipular imagenes............................................................................. 27
10 Insertar autoformas..................................................................28
10.1 INSERTAR WORDART............................................................................. 30
11 Importar datos de otros sitios a excel........................................31
12 Filtrar registros de una tabla.....................................................35
12.1 Filtrar datos en Excel............................................................................ 35
12.2 Filtrar por varios criterios o columnas..................................................36
12.3 Remover un filtro.................................................................................. 37
13 Filtro avanzado.........................................................................37
13.1 Aplicar un filtro avanzado a los datos...................................................38
14 Subtotales en Excel...................................................................42
14.1 El botn Subtotal en Excel....................................................................43
15 Tablas dinmicas.......................................................................46
15.1 Qu es una tabla dinmica?...............................................................46
15.2 Reportes flexibles................................................................................. 46
15.3 El verdadero problema de las tablas dinmicas...................................47
15.4 Funcionamiento de las tablas dinmicas..............................................47
15.5 Cmo crear una tabla dinmica............................................................50
15.6 Crear una tabla dinmica en Excel 2010..............................................50
15.7 Partes de una tabla dinmica en Excel.................................................54
16 Crear un grfico dinmico..........................................................55
16.1 Cmo crear un grfico dinmico en Excel............................................55

1 Introduccin
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con
nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta
clculos de prstamos hipotecarios.
En s, Excel es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si
ya conocemos otro programa de Office, como Word, Access, etc., resultar familiar utilizar
dicho programa, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en
todos los programas.
Cuando se inicie Excel ver una pantalla como la siguiente

Los tipos de datos que se pueden introducir en una celda son:

a) Textos
b) Nmeros
c) Frmulas
d) Funciones
e) Caracteres especiales

Para modificar el contenido de

una celda al mismo
tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin solo presione la
tecla F2 o ir directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a
modificar.

2 Conceptos bsicos de Microsoft office Excel

Hoja de Clculo: Es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma
sencilla e intuitiva, para lo cual se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la
cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.
Libro de Trabajo: Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, s decir, todo lo
que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Cuando se
abre el programa, automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre
provisional de Libro 1.
Hoja de Clculo: Es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos. Las hojas de
trabajo estn formadas por columnas y filas.
Columnas: Es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se
nombra por letras, por ejemplo A, B, C, . . . .AA. . . AB.
Filas: Es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.
Celdas: Es la interseccin de una columna y una fila y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera
celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Celdas Activas: Se le llama celda activa a una celda cuando el cursor est posicionado
en alguna celda preparado para trabajar con sta, y se identifica porque aparece ms
remarcada que las dems.
Fila Activa: Es la fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la
celda activa.
Rango: Es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad.
Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones s realizan a
base de rangos.

2.1 Tipos de datos que se pueden introducir en una

hoja de clculo
En una hoja de clculo se pueden introducir varios tipos de datos ac una lista a
continuacin.

Valores Constantes: Se refiere a

un
dato
que
se
introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha U hora o un texto.
Nmeros: Dentro de la numeracin se incluyen los signos especiales de suma, resta,
multiplicacin y Divisin. + - * / respectivamente.
Fecha y Hora: Para introducir una fecha u hora, nicamente hay que escribirla en la
forma en que se desea que aparezca. Cuando se introduzca una fecha comprendida entre
los aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin
embargo para aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango,
necesariamente deberemos introducir el ao completo.
Texto: el texto puede contener, letras, dgitos y otros caracteres especiales que se
puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16,000 caracteres de
texto.
Frmulas: Es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, *, /,
Se, Cos, etc. . . En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a
otras celdas, operadores y funciones. Para indicarle al programa que lo que vamos a
introducir es una frmula se debe empezar siempre por el signo =.

2.2 Tipos de operadores que se pueden utilizar en una

formula
Operadores Aritmticos: Se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo, + * / %
Operador tipo Texto: Se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo:
&
Operadores relacionales: Se emplean para compara valores y proporcionar un valor
lgico (Verdadero o Falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >=
<>
Operadores de referencia: Indican que el valor producido en la celda referenciada debe
ser utilizado en la frmula.
Operador de Rango: El cual es indicado por dos puntos : y se emplea para indicar un
rango de celdas. Ejemplo A1:G5.
Operador de Unin: Indicado por una coma (,) el cual une los valores de dos o ms
celdas. Ejemplo: A1,G5.
Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma se
evala y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de
los operadores. Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar

la resolucin de algunas partes de

que otras.

una

expresin

antes

Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn
fuera del parntesis.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se
resuelve antes las que tienen operadores aritmticos, a continuacin las que tienen
operadores de comparacin y por ltimo las de operadores lgicos.
Clculos combinados
Cuando en una misma frmula tenemos que realizar diferentes
tipos de clculo, Excel resolver las operaciones dentro de la
frmula con un determinado orden de prioridad, siguiendo el
criterio matemtico de separacin en trminos. De este modo, el
resultado de =3+4+5/3 es 8,67 que resulta de:

Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir

parntesis en la frmula, para indicarle a Excel que primero debe
realizar los clculos que se encuentran dentro de ellos. De este
modo, el resultado de =(3+4+5)/3 es 4, que resulta de:

2.3 Funciones
Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o
valores, realiza unos clculos con esos valores y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis u orden, y si esta no se respeta Excel
nos mostrar un mensaje de error.
A continuacin algunos consejos que se deben tener en cuenta al momento de elaborar
una funcin:
a) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes
espacios antes o despus de cada parntesis.
b) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o
funciones.
c) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;
Ejemplo: =Suma(a1:b3) esta funcin equivales a =a1+a2+a3+b1+b2+b3

Cuando introducimos una frmula

en una celda puede
ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos
proponga una correccin o no.
As mismo se puede detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un
smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:
A continuacin se detallan algunos de los mensajes de error que se pueden
producir en Excel y una breve explicacin de la razn por la cual se produce el
error.
#TEXTO: Siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por
ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente para
mostrar todos los datos de la celda o bien cuando se utiliza una fecha o una hora
negativa.
#NUM! Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser sumar textos.
#DIV/0! Cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A Cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! Se produce cuando una referencia de celda no vlida.
#NUM! Cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO! Cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.
Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un
smbolo en la esquina superior izquierda.

3 Conociendo los comandos ms usados de

Microsoft Excel
3.1 Comandos de la pestaa inicio
Comando que
sirve para pegar
el contenido del
Portapapeles.

Corta la seleccin
del documento y
lo pega en el
portapapeles.

Copia la seleccin
y la coloca en el
portapapeles.

Copia el formato
de un sitio a otro.

Cambia el tamao de
letra
Cambia el tipo de
letra
Aplica Negritas al
Texto
Aplica Cursivas al
Texto
Subraya el Texto

Botones que sirven

para cambiar el lugar
del texto en la celda

Cambia el color de la
letra en las celdas.

Aplica bordes a las

celdas seleccionadas

Aplica color de fondo

a las celdas
seleccionadas

Cambia el tamao de
letra

Combina celdas
previamente
seleccionadas.

Alinea el texto a la
izquierda
Centra el Texto en la
celda

Nos permite elegir

el formato en que
se mostraran los
valores en una
celda.

Comando que hace que

todo el contenido de una
celda sea visible
mostrndolo en varias
lneas.

Alinea el Texto a la
Derecha.

Aumenta la cantidad de
decimales que se
muestran en la celda.

Disminuye la cantidad
de decimales que se
muestran en la celda

Cambia el formato
de la celda a
Moneda.
Muestra el valor de la
celda como un
porcentaje

Muestra el valor de la
celda con separador
de Miles
Resalta celdas interesantes,
enfatiza valores poco usuales.

Da formato
rpidamente a un
conjunto de celdas y
lo convierte en una
tabla.
Aplica rpidamente
un formato a una
celda con los estilos
predefinidos.

Inserta Celdas, filas o

Columnas.
Elimina Celdas, filas o
Columnas.
Cambia el alto de las
filas y el ancho de
columnas

Realiza una suma de

las cantidades de las
celdas seleccionadas.
Elimina todo de la
celda o quita el
formato de la misma.

Organiza los datos de

manera ascendente o
descendente.

3.2 Pestaa insertar

Crea una tabla con los
datos seleccionados para
administrar y analizar
datos relacionados.

Resume los datos de

un conjunto de celdas
con una tabla
dinmica

Inserta imgenes
prediseadas en el
documento, incluyendo,
dibujos, sonidos, pelculas.

Inserta una imagen de

un archivo o usb.

Inserta formas
previamente diseadas.

Inserta,
organigramas,
diagramas.

El presente sub-men
sirve para insertar graficas
tal y como se ven en los
iconos de los comandos.

Sirve para dibujar un

cuadro de Texto.
Sirve para insertar
encabezados y pies de
pgina.

Botn o comando que

sirve para mostrar el
cuadro de dialogo para
elegir el tipo y subtipo de
grfico a insertar.

Sirve para incrustar un

documento en el libro de
trabajo.

Inserta textos Artsticos en

el libro de trabajo.

3.3 Pestaa diseo de pgina

Selecciona el tamao
de los mrgenes para
el documento.

Cambia la orientacin
Cambia el tamao deEstablece el rea deEstablece una imagen
previamente seleccionada
de la pgina.
la hoja de trabajo. impresin.
como fondo de la pgina.

Permite visualizar o
no las lneas de
cuadricula de la hoja
de clculo.
Permite imprimir o no
las lneas de
cuadricula de la hoja
de clculo.

Permite visualizar o
no los encabezados
de la hoja de clculo.
Permite imprimir o no
los encabezados de
la hoja de clculo.

Nota: de la Pestaa Formulas nicamente utilizaremos el siguiente botn

nos servir para insertar funciones preestablecidas en nuestra hoja de clculo.

el cual

As mismo de la Pestaa Revisar

para fines de la clase el botn

ortografa en el libro de trabajo.

nicamente utilizaremos

que nos servir para hacer una revisin de la

4 Formulas y funciones
Una funcin predefinida por Excel 2007 o por el usuario que opera con uno o ms valores
y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para
calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis para cualquier funcin es la siguiente:
Nombre_funcin(argumento1;argumento2;. . . argumentoN). Siguen las siguientes
reglas:

Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No se debe

dejar espacios antes o despus de cada parntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o

funciones.

Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo. =SUMA(a1:c8) Tenemos la funcin SUMA () que devuelve como resultado

la suma de sus argumentos. El operador : nos identifica un rango de celdas, as
A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8 as la funcin
anterior ser equivalente a:
A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C
6+C7+C8
Tambin las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones
anidadas dentro de la frmula como por ejemplo:
=suma(a1:b4)/suma(c1:d4)
La funcin anterior, lo que har es que primero sumar el rango de las celdas
comprendidas entre a1 y b4 y el rango de las celdas comprendidas entre c1 y d4, y
posteriormente dividir el sumando de la primera con el de la segunda.

10

Existen
muchos
tipos
de
funciones dependiendo
del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y
trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de
datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
NOTA: CUANDO VAMOS A INTRODUCIR UNA FRMULA SIEMPRE DEBEMOS
INTRODUCIR ANTES QUE LOS DATOS UN SIGNO =.

4.1 Operadores ms utilizados en las frmulas

Los operadores son smbolos que identifica Excel con operaciones aritmticas y es el
enlace entre 2 argumentos a continuacin se muestra una tabla con los operadores
utilizados ms comnmente en Excel.
SIMBOLO DEL OPERADOR

OPERACIN QUE REALIZA

SUMA

RESTA

MULTIPLICA

DIVIDE

EXPONENCIACION

&

UNION / CONCATENAR

COMPARACION IGUAL QUE

>

COMPARACION MAYOR QUE

<

COMPARACION MENOR QUE

>=

COMPARACION MAYOR IGUAL

QUE

<=

COMPARACIN MENOR IGUAL

QUE

<>

COMPARACIN DISTINTO

Cuando en una frmula utilizamos varios operadores, Excel realizar las operaciones
segn su jerarqua siguiendo los parmetros que se muestran a continuacin:
1. Exponentes
2. Multiplicaciones y divisiones
3. Sumas y restas

11

4. Unin concatenar
5. Igual que, mayor que, menor que, mayo igual que, menor igual que, distinto.

4.2 Introducir funciones con el asistente

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos
su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistentes para utilizarlas, as nos
resultar ms fcil trabajar con ellas.
Para introducir una funcin con el asistente de Excel seguir el siguiente procedimiento:
a) Clic en la pestaa Frmulas
b) Clic en el botn Insertar funcin
c) En el cuadro de dilogo elegir el tipo de funcin que se desea introducir (Excel nos
permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de
la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin, de esta manera no es
necesarios conocer cada una de las funciones que incorpora Excel)
d) Escribir el rango de las celdas en las que se encuentran los datos a utilizar en la
funcin; y
e) Clic en Aceptar.

Los tipos de funciones que existen son:

Funciones de fecha y hora

Funciones de texto

Funciones de bsqueda

Funciones que buscan un valor

Funciones financieras

Y otras funciones entre las que se encuentran las que nosotros usaremos
para fines de la clase y para lo cual se muestra una tabla de los nombres de
stas y la funcin que realizan.

FUNCIN

DESCRIPCIN

Funciones matemticas y trigonomtricas

12

ABS(nmero)

Devuelve el
absoluto de un nmero

ALEATORIO()

Devuelve un nmero entre 0 y 1

COMBINAT(nmero;tamao)

Devuelve
el
nmero
de
combinaciones para un nmero
determinado de elementos

COS(nmero)

Devuelve el coseno de un ngulo

ENTERO(nmero)

Redondea un nmero hasta el

entero inferior ms prximo

EXP(nmero)

Realiza el clculo de elevar e a

la potencia de un nmero
determinado

FACT(nmero)

Devuelve
nmero

NUMERO.ROMANO(nmero,forma)

Devuelve el nmero pasado en

formato decimal a nmero
Romano

PI()

Devuelve el valor de la constante

pi

POTENCIA(nmero;potencia)

Realiza el clculo de elevar un

nmero a la potencia indicada

PRODUCTO(nmero1;nmero2;)

Devuelve el resultado de realizar

el producto de todos los nmeros
pasados como argumentos.

RAIZ(nmero)

Devuelve la raz cuadrada del

nmero indicado

RESIDUO(nmero;nm_divisor)

Devuelve el resto de la divisin

el

factorial

valor

de

un

FUNCIONES ESTADSTICAS
MEDIA.ARMO(nmero1;nmero;)

Devuelve la media armnica de

un conjunto de nmero positivos

MAX(nmero1;nmero2;)

Devuelve el valor mximo de la

lista de valores

MIN(nmero1;nmero2;)

Devuelve el valor mximo de la

lista de valores

13

MEDIANA(nmero1;nmero2;
)

Devuelve la mediana
de la lista de valores

MODA(nmero1;nmero2;)

Devuelve el valor que ms se

repite en la lista de valores

PROMEDIO(nmero1;nmero2;)

Devuelve la media aritmtica de

la lista de valores

VAR(nmero1;nmero2;)

Devuelve la varianza de una lista

de valores

K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)

Devuelve el valor k-simo mayor

de un conjunto de datos

K.ESIMO.MENOS(matriz;k)

Devuelve el valor k-simo menor

de un conjunto de datos

FUNCIONES LGICAS
FALSO()

Devuelve el valor lgico falso

VERDADERO

Devuelve
verdadero

SI(prueba_lgica;valor_si_vedadero;valor_si_f
also)

Devuelve un valor u otro, segn

se cumpla o no una condicin

NO(valor_lgico)

Invierte
el
proporcionado

Y(valor_lgico1;valor_lgico2;)

Comprueba si todos los valores

son verdaderos

O(valor_lgico1;valor_lgico2;)

Comprueba si algn valor lgico

es
verdadero
y
devuelve
VERDADERO

el

valor

valor

lgico

lgico

FUNCIONES DE INFORMACION
ESBLANCO(valor)

Comprueba si se refiere a una

celda vaca

ESERR(valor)

Comprueba si un valor es un
error

ESLOGICO(valor)

Comprueba si un valor es lgico

ESNOTEXTO(valor)

Comprueba si un valor no es de

14

tipo texto
ESTEXTO(valor)

Comprueba si un valor es de tipo

texto

ESNUMERO(valor)

Comprueba si un valor es de tipo

numrico

TIPO(valor)

Devuelve
un
nmero
que
representa el tipo de datos del
valor.

4.3 Ejemplos de las funciones que usaremos para fines

de la clase.
Funciones estadsticas:

PROMEDIO devuelve la media aritmtica. La sintaxis es la siguiente:

=PROMEDIO(argumento1;argumento2;.)

MAX devuelve el valor mximo de la lista de valores. La sintaxis es la siguiente:

=MAX(argumento1;argumento2;..)

MIN devuelve el valor mnimo de la lista de valores. La sintaxis es la siguiente:

=MIN(argumento1;argumento2;.)

MODA devuelve el valor que ms se repite en la lista de valores. La sintaxis es:

=MODA(argumento1;argumento2;.)

MEDIANA devuelve la mediana, el valor central, de la lista de valores. La sintaxis es:

=MEDIANA(argumento1;argumento2;.)

CONTAR devuelve cuantos nmeros hay en la lista de argumentos:

=CONTAR(argumento1;argumento2;.)

CONTARA devuelve cuantos valores (nmeros o texto) hay en la lista de argumentos.

=CONTAR(argumento1;argumento2;.)

15

CONTAR.SI
cuenta
el
dentro del rango que cumplen varios criterios.

numero

de

celdas,

=CONTAR.SI(argumento1;criterio_condicin)

CONTAR.BLANCO cuenta el numero de celdas en blanco dentro de un rango.

Funciones de bsqueda:

BUSCAR. Busca un valor en la

=BUSCAR(valor_buscado;matriz_de_busqueda;matriz_de_resultado)

BUSCARV Busca un valor en la primera columna de la izquierda y devuelve el valor

en la misma fila desde una columna especificada. La sintaxis es:
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_busqueda;indicador_columna;ordenado)

Funciones de fecha y hora:

AHORA esta funcin nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato
fecha y hora.
=AHORA()

HOY esta funcin devuelve la fecha actual del sistema. Su sintaxis es:
=HOY()

FECHA Suponiendo que da, mes y ao aparezcan por separado, en celdas

independientes, esta funcin la junta en una fecha completa.
=FECHA ()

DIA, MES, AO Dada una fecha determinada, usar las funciones DA, MES y AO
para extraer de la misma el da, mes y ao en celdas diferentes.
=DIA() =MES() =AO()

Funciones lgicas:

SI Especifica una prueba lgica, devolviendo un valor si se cumple y otro si no se

cumple.

16

=SI
(criterio_condicin;valor_si_verdadero;valor_si_falso);

Y devuelve verdadero si todos sus argumentos son verdad

=Y(valor_logico1;valor_logico2;..)

O devuelve verdadero si alguno de sus argumentos son verdad.

=O(valor_logico1;valor_logico2;..)

Funciones financieras:

PAGO calcula el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y en una tasa

de inters constante : Sintaxis:
=PAGO ( Inters ; Plazos ; Capital )
Argumentos:
Inters: Inters anual del prstamo (para calcular mensualmente se dividir por 12).
Plazos: Nmero total de pagos anuales del prstamo (para mensualidades se
multiplica por 12).
Capital: Cantidad solicitada de prstamo

PAGOINT Devuelve el inters pagado en un perodo especfico por una inversin

basndose en pagos peridicos constantes y en una tasa de inters constante.
Sintaxis:
=PAGOINT(Inters ; Perodo ; Plazos ; Capital )
Argumentos:
Inters: Inters anual del prstamo (para calcular mensualmente se dividir por 12).
Perodo: Nmero de plazo para el que se calcula el inters.
Plazos: Nmero total de pagos anuales del prstamo (para mensualidades se
multiplica por 12).
Capital: Cantidad solicitada de prstamo.

PAGOPRIN Devuelve el pago de un capital de una inversin determinada, basado en

pagos constantes y peridicos y una tasa de inters constante. Sintaxis:

17

=PAGOPRIN(Inters
Capital )

Perodo

Plazos

Argumentos:
Inters: Inters anual del prstamo (para calcular mensualmente se dividir por 12).
Perodo: Nmero de plazo para el que se calcula el inters.
Plazos: Nmero total de pagos anuales del prstamo (para mensualidades se
multiplica por 12).
Capital: Cantidad solicitada de prstamo.

Funciones aritmeticas:

SUMA devuelve la suma de los valores pasados como argumentos. Sintaxis:

=SUMA(argumento1;argumento2;.)

ABS devuelve el valor absoluto de un nmero. Sintaxis:

=ABS(argumento)

Funciones de texto:

CONCATENAR Sirve para unir cadenas de texto, normalmente incluidas en celdas

distintas (aunque no necesariamente).
=CONCATENAR(argumento1;argumento2;.)

IZQUIERDA Y DERECHA Estas funciones permiten extraer de una cadena de texto el

n de caracteres que indiquemos a partir del primer carcter de la izquierda (funcin
IZQUIERDA) o de la derecha (funcin DERECHA).
=IZQUIERDA(argumento;ndecaracteres)

HALLAR: Encuentra la posicin que ocupa un carcter determinado en una cadena

de texto.
=HALLAR(a;Barcelona) nos devolver 2.

EXTRAE: extrae el n de caracteres que indiquemos de una cadena de texto a partir

de la posicin que especifiquemos.

18

=EXTRAE(Barcelona;4;3)
decir, tres caracteres a partir del 4 carcter (incluido).

nos devolver cel, es

SUSTITUIR cambia un carcter o cadena de caracteres por otro carcter o cadena

dentro de un texto dado. As,
=SUSTITUIR(Ana_Gonzlez;_; ) Convierte Ana_Gonzlez en Ana Gonzlez.

5 Referencias
Cuando trabajamos en Excel y ms concretamente cuando hacemos uso de frmulas y
funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no
son propiamente la misma celda donde tenemos la frmula. Las referencias son enlaces a
un lugar, es decir, cuando en una frmula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos
refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1.

5.1 Referencias relativas, absolutas y mixtas

Cuando copiamos y pegamos o extendemos con la funcin Autorellenar hacia abajo o
hacia la derecha una formula contenida en una celda, las formulas resultantes son las
mismas pero observaremos que se ha incrementado la referencia a filas o a columnas,
dependiendo si bajamos o nos movemos a la derecha al pegar las celdas o extender con
la opcin Autorellenar.
Por ejemplo a las celdas B2, C3 y D4 son referencias relativas.
En algunas ocasiones, sin embargo, esta actualizacin de referencias no es deseable. Si
la aplicacin debe efectuar un clculo con un dato situado en una determinada celda, no
interesa que la referencia a dicha celda cambie cuando copiamos la frmula a otro lugar.
Para indicar que la referencia de una celda debe mantenerse inalterada emplearemos
referencias absolutas.
Excel emplea tres tipos de referencias para las celdas de la hoja de clculo:

En las referencias relativas, las referencias que contienen la frmula se modifican al

copiarla o extenderla en otra celda, ajustndose a la nueva posicin. Este es el tipo de
referencias por defecto. Se escribe como A1, A5, ect
En las referencias absolutas, cuando se copia la frmula en otra celda las
referencias que contiene la frmula no varan. Este tipo de referencias se escriben
como $A$1, $B$13, etc
Las referencias mixtas son una combinacin de ambos tipos de referencias. Si
escribimos la referencia como $A1, la parte de la columna es fija y la parte de la fila
variante; de este modo, la parte de la fila se ajustar automticamente a la ubicacin
de la frmula y la parte de la columna, por el contrario, permanecer fija. Si por el
contrario, escribimos la referencia como A$1, ocurrir a la inversa.

19

5.2 Referencias

externas

1. Referencias a otras hojas, para lo cual debemos indicar el nombre de la hoja

seguido del signo de exclamacin y el nombre de la celda.
2. Referencias a otros libros, para hacer referencia a otros libros, debemos indicar
el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver.

6 Formato de celdas
Para aplicarle el formato o diseo deseado a cada una de las celdas de nuestro libro de
trabajo utilizar los submens Fuente, Alineacin, Nmero y Celdas, que se encuentran
en la pestaa inicio del programa Excel.

7 Correccin ortogrfica
La herramienta de correccin ortogrfica nos ayuda a corregir automticamente errores
habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de
autocorreccin asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos:
1. Clic en el botn office
2. Clic en botn opciones de Excel
3. Seleccionar la categora Revisin en el cuadro de dilogo.
Para realizar una revisin de la ortografa y gramtica de un libro de trabajo hacer lo
siguiente:
a) Situarse en la primera celda de la hoja de clculo

20

b) Seleccionar la pestaa
opcin Ortografa.

Revisar

elegir

la

La manera a utilizar el corrector ortogrfico es de la misma en que se us cuando

se vio el programa Microsoft Office Word 2007.

8 Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su
interpretacin. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de
los datos.
Cuando creamos un grfico en Excel podemos optar por crearlo de la siguiente manera:
a) Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier
otro objeto.
b) Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las
hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
Para insertar grficos se puede hacer de la siguiente manera:
a) Seleccionar previamente el rango de celdas que se quiere que participen en el
grfico, es decir el rango de los datos que se desean graficar.
b) Clic en la Pestaa Insertar
c) Clic en uno de los tipos de grficos del sub-men grficos
d) Clic en uno de los sub-tipos de grficos
Nota: Para cambiar el tipo de grfico hacer lo siguiente.
a) Clic sobre el grfico
b) Clic en la pestaa Diseo
c) Clic en el botn Cambiar tipo de grfico del sub-men Tipo
d) Elegir el tipo y subtipo de grfico deseado
e) Clic en aceptar
Si desea cambiarle la apariencia al grfico insertado lo puede hacer con los comandos
siguientes, mismos que se encuentran en la pestaa Diseo, la cual aparece al tener
seleccionado el grfico.

21

As mismo con los comandos de la pestaa Formato misma que aparece cuando se tiene
seleccionado el grfico.

9 Imgenes vectoriales y no vectoriales

Podemos mejorar la presentacin de nuestros libros de trabajo, por lo cual Excel nos
ofrece la posibilidad de elegir e insertar imgenes de un conjunto de imgenes
predefinidas del programa, pero tambin habr un momento determinado en el cual
necesitaremos introducir una imagen que se encuentra almacenada en algn directorio
del disco duro o en alguna unidad de almacenamiento extrable como un disco compacto,
DVD o memoria USB.
Los tipos de imgenes con que se puede trabajar en Excel son:
Imgenes desde archivo, Imgenes fotogrficas procedentes de cmaras
digitales, Internet o programas. Cuando hablamos de imgenes, en general, nos
estaremos refiriendo a este tipo de imgenes no vectoriales.
Imgenes prediseadas, Imgenes prediseadas, procedentes de las libreras
que Excel tiene organizadas por temas. Estas imgenes estn construidas
utilizando vectores, lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas sin prdida
de resolucin, tambin se pueden desagrupar en los elementos que las formas,
introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad podramos considerar estas
imgenes como un conjunto de objetos grficos.
Autoformas, es decir, lneas, rectngulos, elipses, etc, para disear nuestros
propios dibujos.
SmartArt, las cuales son varias plantillas para crear organigramas.
WordArt, rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con
diversas opciones.

22

Dichos objetos pueden moverse,

copiarse, cambiarles el
tamao, variarles la intensidad, etc. Para lo cual disponemos de varias barras de
herramientas, pero fundamentalmente usaremos las pestaas Diseo y Formato las
cuales aparecen con comandos distintos segn sea el objeto que se seleccion.

9.1 Insertar imgenes

Para insertar una imagen prediseada (imagen vectorial) seguir el siguiente
proceso:
a) Clic en la pestaa Insertar
b) Clic en Imgenes prediseadas
c) Escribir el nombre de la imagen que buscamos en el cuadro de dilogo que sale
en la parte derecha de la pantalla, o bien teclear *.* y dar un enter para que nos
despliegue todas las imgenes prediseadas
d) Ubicar el puntero del mouse sobre la imagen deseada y dar clic sobre la flechita
que apunta hacia abajo
e) Clic en Insertar.
Clic

Aparecer en la parte derecha de la pantalla el siguiente cuadro de dilogo

23

Escribir en sta rea el nombre de

la imagen que buscamos o bien
*.* para que nos despliegue la
totalidad de las imgenes de la
galera.
Clic en Buscar

Clic sobre la flecha

Clic en Insertar

Para Insertar una imagen almacenada en el disco duro o en algn medio de

almacenamiento extrable (imagen no vectorial) seguir el siguiente proceso.
a) Clic en la pestaa Insertar.
b) Clic en Imagen
c) En el cuadro de dilogo que nos salga buscar en el directorio o en el medio
extrable la imagen que deseamos insertar
d) Cuando hayamos encontrado la imagen deseada darle clic; y
e) Clic en Insertar

24

Clic en Imagen

Clic sobre la imagen que

deseamos insertar.

Clic en Insertar

9.2 Manipular imagenes

De forma general para manipular cualquier objeto (imagen, dibujo, WordArt) insertado
en nuestra hoja de clculo, deberemos seguir los mismos pasos:
Para mover la imagen a cualquier parte de la hoja de clculo nicamente hay que
posicionar el puntero del mouse sobre la imagen, y presionar y mantener presionado el
botn primario del mouse y arrastrar hasta la posicin que deseemos.
Para modificar el tamao de una imagen, situar el cursor en las esquinas del objeto y
cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el
nuevo tamao.
Para manipular el estilo, brillo, contraste, etc., de una imagen, debemos utilizar la pestaa
Formato, que aparece cuando seleccionamos un objeto, ya sea una imagen, grfico,
autoforma u organigrama. Para tener una mejor comprensin de los comandos que
utilizaremos de dicha pestaa a continuacin se detalla una breve explicacin de
cada uno de los comandos de sta:
Botn que sirve para controla el brillo de la imagen.
Botn que sirve para controlar el contraste de la imagen.

25

Botn que nos

imagen seleccionada.

aplicar

efectos

la

Botn que nos permite hacer volver a la imagen a su estado original,

antes de que le hubisemos aplicado ningn cambio.
Botn que hace que la imagen se comprima, ocupando mucho
menos espacio en el documento de Excel. Si se ejecuta sta opcin es posible que no
puedas volver al estado original, adems la imagen puede perder resolucin.
Botn que nos permite aplicar un efecto visual a la imagen, como
una sombra, resplandor, o efecto 3d.
Botn que nos permite especificar el color, ancho y estilo de la
lnea de la imagen seleccionada.

Botn que nos permite aplicar un estilo rpido a la

imagen para hacerla un poco ms atractiva.

10 Insertar autoformas
Una autoforma es un dibujo que se traza de manera predefinida. ste noes es muy til
cuando no se es hbil dibujando con el ratn, por lo cual Excel dispone de varias formas
listas para usar, las cuales nos permitirn realizar esquemas, diagramas de flujo y otros.
A continuacin ilustraciones de cmo insertar una autoforma.
Clic en la pestaa Insertar

Clic en Formas

26

Clic sobre la forma que

deseamos dibujar.

Y posicionar el puntero del

mouse sobre el rea en la que
queremos dibujar la autoforma,
presionar y mantenerlo
presionado, el botn primario
del mouse y arrastrar hasta
obtener el tamao deseado.

Notas: tambin se dispone de rectas o curvas ajustables, as como dibujo a mano

alzada para poder realizar trazos personalizados.
Para modificar el tamao de la autoforma se hace de la misma manera que se hace
con las imgenes.
Asi mismo algunas imgenes tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar
o cambiar la forma del grfico tal y como se ve en los ejemplos.

27

Tambin se pueden cambiar los colores de las lneas, el color de relleno, aadir
efectos de sombra y 3d, todo lo anterior se puede realizar usando las diferentes
opciones de la pestaa Formato.
AADIR TEXTO A UN DIBUJO: Para aadir texto a un dibujo seguir el siguiente
procedimiento:
a) Clic secundario sobre la autoforma
b) Clic en modificar texto
c) Agregar el texto deseado
d) Clic fuera de la imagen.

10.1INSERTAR WORDART
Un WordArt es un ttulo o rtulo dentro de la hoja de trabajo, tambin conocido como texto
artstico.
Solo debemos introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de
WordArt y automticamente al darle la orden al programa que cree o introduzca un texto
artstico o WordArt, Word crear un objeto grfico WordArt. En un WordArt, Excel no
detectar ningn error ortogrfico, pues ste es considerado un objeto.

28

Para insertar un Texto Artstico o

siguientes pasos:

WordArt

Clic en la pestaa Insertar

Clic en WordArt

Elegir el Estilo que ms nos guste

Escribir el texto que se le desea aplicar el estilo; y

Clic fuera del texto.

siga

los

Clic en la Pestaa Insertar

Clic en WordArt

Elegir, y dar clic en el diseo

deseado.

Escribir el texto al que

queremos aplicarle WordArt

29

Clic fuera del texto.

Nota: cuando se ha seleccionado previamente el texto, ya no ser necesario

escribirlo pues se crear el WordArt a partir de la seleccin.

11 Importar datos de otros sitios a excel

Para importar datos de otros programas o sitios Web a Excel podemos hacerlo de 2
maneras, la primera es la de introducir los datos manualmente visualizndolos de la
fuente proveniente y la segunda es utilizando el asistente para importar datos que Excel
no ofrece.
stas son las fuentes, de las cuales Microsoft Excel nos permite importar datos a nuestra
hoja de clculo.

Para importar datos seguir los siguientes pasos:

a) Clic en la Pestaa Datos
b) Clic en Obtener Datos Externos
c) Elegir la fuente de la cual deseamos obtener los datos
d) Clic en Importar.
c) TABLAS
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la
primerafila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las
dems filas contiene los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de
hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada,
por tanto podremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie
de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

30

Ordenar los registros

Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio

Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado

Crear un resumen de los datos

Aplicar formatos a todos los datos.

Para crear una tabla seguir el siguiente procedimiento:

a) Seleccionar el rango de celdas, ya sea con datos y vacas, que queremos incluir
en la lista.
b) Clic en la Pestaa Insertar
c) Clic en Crear Tabla
d) Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),
activaremos la casilla de verificacin La lista tiene encabezado
e) Clic en Aceptar.
d) USO DEL FORMULARIO EN EXCEL: Un formulario de datos es un cuadro de
dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una columna de
datos.
Un formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que est activa, y
pulsar el botn
el cual lo debemos agregar a la banda de opciones de Acceso rpido
en virtud que ste no se encuentra predeterminado en dicha banda, a continuacin se
detallan los pasos a seguir para agregar dicho botn a la cinta de opciones de acceso
rpido.
a) Clic en el botn Office
b) Clic en Opciones de Excel
c) Clic en Personalizar

d) Clic en sobre la flechita de la siguiente rea

e) Clic en Comando que no estn en la cinta de opciones
f)

Buscar y darle clic a la opcin Formulario

31

g) Clic en Agregar
h) Clic en Aceptar
Para introducir datos usando el formulario seguir el siguiente procedimiento:
a) Escribir previamente los encabezados que deseamos llenar con la funcin de
Formulario.
b) Seleccionar las celdas en las que se encuentran los encabezados que deseamos
visualizar en el cuadro de dilogo de Formulario
c) Clic en el botn formulario
d)

Introducir los datos en el cuadro de dilogo de Formulario y cada vez que

terminemos de introducir los datos de una fila;

e) Dar un enter.
Nota: para agregar ms registros, dar clic en nuevo o bien posicionarse en el ltimo
y dar un enter.
Para buscar un registro seguir el siguiente procedimiento:
a) Posicionarnos previamente en la celda que contiene el primer encabezado
b) Clic en el botn formulario
c) Clic Criterios
d) Escribir en los campos que nos despliega el nombre del registro a buscar
e) Clic en Siguiente
Para eliminar un registro usando el asistente de formulario seguir el siguiente
procedimiento:
a) Nos posicionamos previamente en la celda que contiene el primer encabezado
b) Buscamos el registro de que deseamos eliminar y una vez lo hayamos encontrado
damos clic en el botn Eliminar
c) En el cuadro de dilogo de confirmacin damos clic en Aceptar.
e) APLICAR UN ESTILO A LA TABLA. Para aplicarle un estilo a una tabla, seguir el
siguiente procedimiento:

a) Clic en cualquier celda de la tabla

32

b) Clic en la pestaa Diseo

c) Elegir uno de los estilos disponibles en el rea de Estilos de Tabla
f) ORDENAR DATOS DE UNA TABLA. Para ordenar datos ya sea de forma
ascendente (de A a Z) o de forma descendente (de Z a A) seguir el siguiente
proceso:

a) Seleccionar el rango de datos que deseamos ordenar

b) Clic en el botn Ordenar y Filtrar de la Pestaa Inicio
c) Elegir y dar clic ya sea orden Ascendente de A a Z o Descendente de Z a A

12 Filtrar registros de una tabla

Existe una caracterstica en Excel conocida como Autofiltrar que permite esconder los
registros de una tabla de Excel excepto aquellos que deseamos ver. Al filtrar los
registros de una tabla slo estamos mostrando un subconjunto de los datos y de esa
manera tenemos una mejor visibilidad de los mismos para realizar un buen anlisis.

12.1Filtrar datos en Excel

El filtrado no re-ordena los datos, simplemente oculta de manera temporal los registros
que no cumplen con los criterios especificados. Para aplicar un filtro sobre los datos de
una tabla sigue los siguientes pasos. Haz clic dentro de la tabla y selecciona el
comando Ordenar y Filtrar que se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio y
dentro de las opciones mostradas selecciona Filtro:

Inmediatamente aparecen flechas de filtrado al lado de los encabezados de cada

columna. Si ya habas dado formato a los datos como tabla previamente, entonces estas
flechas de filtrado ya estaban presentes. Ahora haz clic sobre la flecha de filtrado de la

33

columna que deseas filtrar y Excel

incluye cada uno de los valores nicos de la columna.

desplegar una lista que

Para aplicar el filtro en los datos remueve la marca de seleccin de la opcin (Seleccionar
todo). Esto limpiar todas las cajas de seleccin permitindote seleccionar solamente las
opciones que ests interesado ver:

12.2Filtrar por varios criterios o columnas

Puedes seleccionar mltiples cajas de seleccin para filtrar por varios criterios. Al hacer
clic en el botn Aceptar Excel desplegar solamente los datos que cumplen son la
seleccin realizada. Tambin puedes aplicar filtros en varias columnas a la vez, solamente

34

repite los pasos que acabamos de

otra columna.

revisar para cualquier

Podrs notar que una columna tiene un filtro aplicado porque el cono de flecha de filtrado
es reemplazado por un cono de filtro.

12.3Remover un filtro
Para remover un filtro puedes hacer clic sobre el cono de filtro de la columna deseada y
seleccionar la opcin Borrar filtro

Si has aplicado filtros a varias columnas y deseas quitar todos los filtros al mismo tiempo
puedes hacer clic en el comando Ordenar y filtrar y seleccionar la opcin Borrar

13 Filtro avanzado
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los
criterios que deseas aplicar a la informacin. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro
avanzado y en esta ocasin te mostrar cmo utilizarlo.
Supongamos la siguiente tabla de datos.

35

Los criterios por los cuales se realizar el filtrado deben especificarse dentro de celdas de
la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.

Para este ejemplo coloqu los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente
su ubicacin no es de importancia.

13.1Aplicar un filtro avanzado a los datos

Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y
posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botn Avanzadas que se encuentra en el
grupo Ordenar y filtrar. Se mostrar el cuadro de dilogo Filtro avanzado.

36

Observa cmo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que
contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botn
Aceptar para aplicar el filtro.

El resultado es precisamente lo que necesito, as que el filtrado avanzado ha sido

exitoso. Pero ahora tengo un desafo mayor Cmo podra hacer para especificar
condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la informacin de
las personas que tienen apellido Hernndez y que adems pertenecen al departamento
de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en
otra celda.

37

Observa cmo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los
mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca tambin las celdas que contienen
el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicar el filtro
avanzado adecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora
solamente he especificado una sola condicin por columna, pero ahora deseo agregar a
los resultados del filtro la informacin del departamento de Informtica. Para ello
solamente agregar una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.

38

Al aceptar los cambios Excel filtrar la informacin de los empleados de Finanzas con
apellido Hernndez y adems mostrar la informacin de los empleados del departamento
de Informtica sin importar el apellido que tengan.

Como podrs observar, es factible especificar una condicin por cada fila del rango de
criterios. De esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.

39

14 Subtotales en

Excel

Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de informacin, los subtotales
en Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la informacin. Excel
permite agregar subtotales de una manera muy sencilla.
Supongamos la siguiente tabla de datos de donde quiero obtener los subtotales de
ventas por cada mes:

Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual se
obtendrn los subtotales. Para este ejemplo ordenar los datos por la columna Mes. La
columna se ordena haciendo clic en cualquier celda de la columna y posteriormente
seleccionado el comando Ordenar de ms antiguos a ms recientes que se encuentra
dentro de la ficha Inicio.

40

La tabla quedar ordenada por

mes.

14.1El botn Subtotal en Excel

Para realizar la insercin de los subtotales en Excel debo pulsar el comando Subtotal
que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Esquema.

Excel mostrar el cuadro de dilogo Subtotales.

41

Me debo asegurar de que la primera lista desplegable tenga seleccionada la opcin Mes
ya que indica que para cada cambio de mes se insertar un subtotal. Adems utilizar la
funcin Suma y la columna Ventas que aparecen seleccionadas. Al hacer clic en Aceptar
se insertarn los subtotales.

42

Observa cmo Excel ha insertado una fila nueva que contiene el subtotal para cada mes.
Adems a la izquierda de la hoja de clculo Excel coloca controles adicionales que son
tiles para ocultar o mostrar los grupos de datos de acuerdo a los subtotales. Al hacer clic
en alguno de ellos el grupo correspondiente se expande o se contrae:

43

15 Tablas dinmicas
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios
criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los
datos de origen.

15.1Qu es una tabla dinmica?

Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin
es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar.
Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de
informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el
reporte.

15.2Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero
imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de
ventas en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que
hagas otro reporte que compare las ventas de cada regin con los tipos de productos
vendidos. Y por si fuera poco, despus de terminar el segundo reporte, te piden un tercero
para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del pas. Es muy
probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.

44

Afortunadamente Excel tiene la

funcionalidad de tablas
dinmicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs
crear los reportes sin escribir una sola frmula, pero lo ms notable ser que podrs
arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus necesidades.

15.3El verdadero problema de las tablas dinmicas

Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque parecieran muy
complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas pueden parecer desafiantes, la
realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente.
En varias ocasiones he ledo libros o tutoriales en Internet que utilizan trminos como
Anlisis multidimensional, que aunque es un concepto importante, el presentar este
tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un principio.

15.4 Funcionamiento de las tablas dinmicas

Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras
diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin explicar
el funcionamiento bsico de una tabla dinmica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las
ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la

45

empresa, tambin la ciudad

ventas correspondientes para cada ciudad.

donde se vende y las

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por
producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar
las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas
podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla
dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla.
Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que
vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:

46

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la
tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando
las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla
dinmica.

Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y

resumidos en la tabla dinmica:

47

As tendrs un reporte que

compara las ciudades y
los productos y para cada combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante
que quiero transmitir con este artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir
entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para
poder realizar un buen anlisis de la informacin.

15.5Cmo crear una tabla dinmica

Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar
dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla.
En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas.

15.6Crear una tabla dinmica en Excel 2010

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva
tabla dinmica.

48

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas
de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el

rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

49

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en
una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear
la nueva tabla dinmica.

50

Excel agregar en la parte

izquierda del libro la
tabla dinmica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos est
dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos
elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al
reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente.
Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar como columna el campo
Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo
Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla

dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

51

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la
necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas
dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.

15.7Partes de una tabla dinmica en Excel

Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja
la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos
campos. Estas reas denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la
tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en
pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las
columnas y filas especificadas.
Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como
columnas de la tabla dinmica.

Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla
dinmica.

Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica
y que sern totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra
vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas,

52

filas y valores. Los filtros son

solamente
herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.

una

16 Crear un grfico dinmico

Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla dinmica y
que se ajusta automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la informacin. Con este
tipo de grfico podrs ayudar en la comprensin de los datos de una tabla dinmica.

16.1Cmo crear un grfico dinmico en Excel

Para crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica
que servir como base del grfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Grfico
dinmico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs seleccionar el tipo de

grfico que deseas utilizar.

53

Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de
trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre la
tabla dinmica:

54

De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que
aparecen dentro del grfico dinmico:

55

Para eliminar un grfico dinmico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla

Suprimir.

56