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ENERO 2014
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CONSIGNACIN DE DOCUMENTOS PARA TRAMITAR LA SOLICITUD DE AUTORIZACIN DE
ADQUISICIN DE RECURSOS DESTINADOS AL PAGO DE PROYECTOS DE ELECTRIFICACIN EN CONSEJOS COMUNALES
NDICE
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CONSIGNACIN DE EXPEDIENTE PARA TRAMITAR LA SOLICITUD DE PAGO DESTINADO A
LA TRANSFERENCIA DE CAPITAL A CONSEJOS COMUNALES PARA PROYECTOS DE ELECTRIFICACIN
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I. OBJETIVO............................................................................................................................ 3
II. ALCANCE ............................................................................................................................ 3
III. NORMAS GENERALES .................................................................................................... 4
IV. NORMAS ESPECIFCAS .................................................................................................. 6
De la presentacin de las carpetas
V. DOCUMENTOS QUE DEBEN SER CONSIGNADOS ...................................................... 13
VI. ANEXOS .......................................................................................................................... 18
ANEXO 1. REQUISITOS SOLICITUD DE FINANCIAMIENTO (FORMA F-ME-FP-001) ............ 19
ANEXO 2. FICHA RESUMEN PROYECTO COMUNITARIO (FORMA F-ME-FP-002) ............... 20
ANEXO 3 . REGISTRO SOCIO - COMUNITARIO (FORMA F-ME-DI-003) ................................. 21
ANEXO 4. DIAGNSTICO ENERGTICO PARTICIPATIVO COMUNITARIO .................... 22
(FORMA F-ME-DI-001)
electrificacin.
II. ALCANCE
El presente manual est dirigido a los Coordinadores Estadales, Promotores Sociales
y Comunidades que requieran consignar los expedientes ante la Coordinacin de Enlace
Nacional del Programa Mesas de Energa (FUNDELEC), con la finalidad de iniciar el trmite
para la solicitud de pago destinada a la transferencia de capital a los Consejos Comunales
para proyectos de electrificacin. de conformidad con la Providencia que regula la materia.
mismos antes de ser recibidos por la Coordinacin de Enlace Nacional del Programa Mesas
de Energa. Una vez que el personal de la Coordinacin de Enlace Nacional verifique que los
documentos consignados cumplen con los requerimientos establecidos entregar al
interesado la ficha de recepcin respectiva (FORMA F-ME-FP-001), firmada y sellada , a los
fines de dejar constancia expresa de la verificacin efectuada.
3. Para consignar los documentos correspondientes a las solicitudes de autorizacin de
adquisicin de recursos, destinados al pago de proyectos de electrificacin en Consejos
Comunales, ante la Coordinacin de Enlace Nacional del Programa Mesas de Energa
(FUNDELEC), el usuario debe preparar tres (3) carpetas idnticas con los documentos
requeridos, las cuales tendrn la siguiente distribucin:
3.1 La primera carpeta ser remitida por el personal autorizado al Departamento de
Finanzas (FUNDELEC) y debe contener los documentos en copias foto estticas.
Corresponde a la carpeta presentada ante la Coordinacin de Enlace Nacional del Programa
Mesas de Energa (FUNDELEC).
3.2 La segunda carpeta ser resguardada por la Coordinacin Estadal autorizada y debe
contener los recaudos en copia foto esttica.
3.3 La tercera carpeta le corresponde al Consejo Comunal y debe contener los mismos
recaudos
presente manual. Este orden tambin aplica para llenar los documentos sealados en los
Anexos. Los Cuales sern suministrados en fsico y en digital por la Coordinacin de Enlace
Nacional del Programa Mesas de Energa (FUNDELEC).
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5. Para las solicitudes en las cuales la Coordinacin de Enlace Nacional del Programa Mesas
de Energa (FUNDELEC), solicite documentos anexos, la carpeta a consignar por el usuario
debe
contener
lo
siguiente:
Lista
de
Chequeo
"Requisitos
para
Expediente
del Programa Mesas de Energa (FUNDELEC), a travs del cual se realiz el requerimiento
de la documentacin.
6. Las etiquetas de las carpetas pueden ser elaboradas en hoja de papel bond recortada,
cartulina,
papel auto-adhesivo (blanco) o cualquier otro material que pueda ser utilizado
1.1
Las carpetas a ser utilizadas deben ser tamao carta, tipo manila sin excepcin.
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NOTA: LA ETIQUETA DEBE SER DEL TAMAO DE 1/4 DE HOJA CARTA EN FORMA HORIZONTAL,
IMPRESA EN BLANCO Y NEGRO, TAMAO DE LETRA 14. NO DEBE PRESENTAR COLOR NI NINGN
OTRO FORMATO FUERA DEL ESPECIFICADO EN ESTE MANUAL
ESTADO AO
C.C. NOMBRE DE LA COMUNIDAD
COJEDES 2014
C.C. LA FLECHA
ESTADOAO
C.C. NOMBRE DE LA COMUNIDAD
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NOTA: Los dibujos presentados son de referencia, gua u orientacin del usuario, con el objetivo de ilustrar la informacin.
3. La Lista de Chequeo: "REQUISITOS PARA EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO (FORMA FME-FP-001) , debe ser el primer documento que se incorpore a la carpeta antes de ser
presentada a la Coordinacin de Enlace Nacional del Programa Mesas de Energa
( FUNDELEC). La verificacin ser competencia del personal de la Coordinacin de Enlace
Nacional Programa Mesas de Energa (FUNDELEC).
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EJEMPLO
4. La lista de chequeo: "REQUISITOS PARA EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO (FORMA FME-FP-001), debe estar tildada en la casilla Solicitud o
corresponda, para indicar el tipo de solicitud a que se refiere la entrega del expediente. Para
aquellos casos, donde el requisito a consignar no est reflejado expresamente en la lista de
chequeo, "REQUISITOS PARA EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO (FORMA F-ME-FP-001), el
interesado deber describir su identificacin en la casilla Otros.
EJEMPLO
CASILLA DE SOLICITUD
ANEXOS
CASILLA DOCUMENTOS
OTROS
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5. Los separadores (pueden ser hoja de papel bond, cartulina y cualquier material que pueda
ser
utilizado como separador, de color blanco) deben identificarse con el nombre del
documento que antecede (en forma manuscrita en letra legible o impresa). Esta identificacin
debe estar en la parte derecha inferior del mismo, y en las pestaa (de ser el caso).
EJEMPLO
FICHA RESUMEN
6. Los documentos sern presentados en en carpeta manila tamao carta, deben ser sujetos
con un gancho, en el margen izquierdo, centrado y en la parte interna de la carpeta.
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EJEMPLO
PRESENTACIN DE DOCUMENTOS
POR SEPARADORES
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0.
1.
Copia.
(Ver numeral VI. Anexo 2)
Dicha informacin debe ser constatada
firmada y sellada previamente por el
Coordinador Estadal.
2.
REGISTRO SOCIOCOMUNITARIO
(FORMA F-ME-DI-003)
Copia.
(Ver numeral VI Anexo 3 / Ver Instructivo de
llenado de los formatos de avance fsico
llenados por los Coord. Estadales)
Debe estar actualizada y sellada por la
comunidad.
Dicha informacin debe ser constatada
firmada y sellada previamente por el
Coordinador Estadal.
3.
DIGNOSTICO ENERGETCO
PARTICIPATIVO COMUNITARIO
(FORMA F-ME-DI-001)
Copia.
(Ver numeral VI. Anexo 4 / Ver Instructivo de
llenado de los formatos de avance fsico
llenados por los Coord. Estadales)
Debe estar actualizada y sellada por la
comunidad.
Dicha informacin debe ser constatada
firmada y sellada previamente por el
Coordinador Estadal.
4.
ACTA DE CONFORMACIN DE
Copia.
MESA DE ENERGA (FORMA F-ME- Debe ser sellada por la Comunidad.
FP-003)
(Ver numeral VI Anexo 5) Dicha informacin
debe ser constatada firmada y sellada
previamente por el Coordinador Estadal.
5.
Copia.
Debe estar actualizado, o en su defecto
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REGISTRO DE IDENTIFICACIN
FISCAL (RIF)
Copia.
Debe estar vigente para la fecha de
presentacin
del
proyecto
ante
la
Coordinacin de Enlace Nacional. Debe
presentar ambas caras. Debe estar visible la
fecha de vencimiento, y claros todos los
datos correspondientes.
Dicha informacin debe ser constatada
firmada y sellada previamente por el
Coordinador Estadal.
7.
Copia.
Actualizado para la fecha de presentacin del
proyecto ante la Coordinacin de Enlace
Nacional.
Dicha informacin debe ser constatada
firmada y sellada previamente por el
Coordinador Estadal.
8.
Copia.
Debe estar sellada por el Consejo Comunal
(Ver numeral VI Anexo 6)
9.
ACTA DE COMPROMISO
Copia.
(Ver numeral VI Anexo 7 / Ver Documento
Formatos de Procesos de Contrataciones
Pblicas)
Debe estar sellada por la comunidad.
Dicha informacin debe ser constatada
firmada y sellada previamente por el
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Coordinador Estadal.
10.
GARANTA DE FACTIBILIDAD DE
SERVICIO
Copia.
Debe ser emitida, firmada y sellada por
personal responsable de la empresa de
Servicio CORPOELEC, debe estar vigente
para la fecha de presentacin del proyecto
ante la Coordinacin de Enlace Nacional,
debe venir dirigida a nombre del Consejo
Comunal y debe sealar que posee circuitos
con capacidad disponible para cubrir la carga
solicitada para la ejecucin del proyecto.
Dicha informacin debe ser constatada
firmada y sellada previamente por el
Coordinador Estadal.
11.
MEMORIA DESCRIPTIVA
Copia.
Debe ser elaborada, firmada y sellada por un
Ing. Electricista.
(Ver numeral VI Anexo 8 )
Dicha informacin debe ser constatada
firmada y sellada previamente por el
Coordinador Estadal.
12.
- PRESUPUESTO
- ANLISIS DE PRECIOS
UNITARIOS
Copia.
-Presupuesto: Debe venir firmado y sellado
por un Ing. Electricista Colegiado (debe
sealar el CVI). Debe venir a Nombre el
Consejo Comunal. Debe incluir las cajas de
mediciones y acometidas. Debe desglosar el
Iva de lo contrario la empresa debe emitir un
comunicado.
-Anlisis de precios unitarios: debe
especificar el precio de los materiales, mano
de obra y transporte as como tambin los
porcentajes correspondientes a prestaciones
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Copia.
Debe estar firmado y sellado por un Ing.
Electricista Colegiado (debe sealar el CVI) y
aprobado por CORPOELEC) .
Dicha informacin debe ser constatada
firmada y sellada previamente por el
Coordinador Estadal.
14.
Copia.
-Aval Alcalda: debe estar actualizada (ao),
y debe especificar claramente que aprueba la
ejecucin del Proyecto de Electrificacin en
el Sector correspondiente del Consejo
Comunal Solicitante. Dicha carta NO debe
presentar el monto del Proyecto.
- Permisologa Ambiental: si requiere
permisologa ambiental, debe corresponder
con lo indicado en el presupuesto. La carta
debe expresar claramente cual es el rea y
las coordenadas aprobadas de deforestacin
relacionado al caso, vigente (ao).
Dicha informacin debe ser constatada
firmada y sellada previamente por el
Coordinador Estadal.
15.
CERITIFICADO DE CATASTRO
Copia.
Debe ser emitida por Proteccin Civil o
Bomberos, debe notificar que la zona esta
libre de riesgo.
16.
MEMORIA FOTOGRAFICA
17. OTROS Cualquier documento que sea solicitado por la Coordinacin de Enlace
Nacional, adicional a los solicitados en la ficha de requisitos para expediente
administrativo si el caso as lo amerita.
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VI. ANEXOS
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ANEXO 1
REQUISITOS PARA SOLICITUD DE FINANCIAMIENTO
DE PROYECTO
FORMA F-ME-FP-001
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ANEXO 2
FICHA RESUMEN PROYECTO COMUNITARIO
FORMA F-ME-FP-002
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ANEXO 3
REGISTRO SOCIOCOMUNITARIO
FORMA F-ME-DI-003
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ANEXO 4
DIGNOSTICO ENERGETCO PARTICIPATIVO
COMUNITARIO
FORMA F-ME-DI-001
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ANEXO 5
ACTA DE CONSTITUCIN DE LA MESA DE ENERGA
FORMA F-ME-FP-003
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ANEXO 6
ACTA DE ASAMBLEA DE APROBACIN DEL PROYECTO
POR PARTE DE LA COMUNIDAD
FORMA F-ME-FP-004
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ANEXO 7
ACTA DE COMPROMISO
FORMA F-ME-FP-006
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ANEXO 8
MEMORIA DESCRIPTIVA
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1.8 Fecha de Constitucin de la Mesa de Energa: debe coincidir con la fecha sealada en el
Acta de Conformacin de la Mesa de Energa (FORMA F-ME-FP-003), presentada en el
expediente.
1.9 Voceros (as) representantes del Consejo Comunal: debe indicar mnimo tres (3) voceros
(as) . Nombre y Apellido , Nmero de Cdula de Identidad y Nmero telefnico. Los voceros
(as) deben estar reflejados y deben coincidir los datos con los presentados en el Acta
Modificatoria de Estatutos del Consejo Comunal.
1.10 Ubicacin de la Obra: debe indicar la entidad federal (estado), la parroquia, el municipio,
y sector.
1.11 Linderos y Ubicacin Relativa: debe indicar los limites y linderos que corresponden a la
ubicacin geogrfica del Consejo Comunal.
1.12 Factibilidad de Servicio: Debe ser emitida firmada y sellada por personal responsable de
la empresa de Servicio CORPOELEC , y debe estar vigente para la fecha de presentacin
del proyecto ante la Coordinacin de Enlace Nacional. Debe venir dirigida a nombre del
Consejo Comunal y debe sealar que posee circuitos con capacidad disponible para cubrir la
carga solicitada para la ejecucin del proyecto.
KVA Solicitados: debe indicar la suma de los kva de los transformadores nuevos a instalar en
el proyecto completo, los cuales son solicitados ante la empresa de servicio CORPOELEC.
Los mismos deben coincidir con
Expediente presentado.
KVA Otorgados por la empresa de Servicio: debe indicar los KVA que otorga CORPELEC en
la factibilidad de servicio presentada en el expediente.
KVA Correspondientes al Presupuesto: debe indicar los KVA que suministra la suma de las
capacidades de los transformadores que sern usados en la la ejecucin de la obra o la
etapa (segn sea el caso).
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KVA Sealados en el Plano Elctrico: debe indicar los KVA correspondientes a los reflejados
en el plano elctrico presentado en el expediente.
1.13 Situacin legal del Sector: debe indicar con una equis "X", cual de estos documentos
esta presentado en el expediente.
2. JUSTIFICACIN DEL PROYECTO
2.1 Breve Descripcin del Problema: describa con sus palabras las causas y consecuencias
que produce la situacin actual de la situacin en el sector.
2.2 Objetivos del Proyecto: Indique con sus propias palabras cuales son los objetivos del
proyecto.
2.3. Comits que conforman el Consejo Comunal existente en la localidad: seale con una
equis "X" los comits que tenga conformados el Consejo Comunal .
2.4. Impacto Social o Resultados esperados con la Ejecucin de la obra
2.5. Nmero de familias Beneficiadas: indique el nmero de familias directas e indirectas que
sern beneficiadas con la ejecucin del proyecto.
2.6 Nmero de Viviendas: indique con certeza la cantidad de viviendas a beneficiar con la
ejecucin del proyecto. Esta debe coincidir con las indicadas en la memoria descriptiva, con
las sealadas en el plano elctrico, con las cajas de medicin presupuestadas y la cantidad
de acometidas presupuestadas en el proyecto presentado.
2.7 Razn Social de las Cooperativas de Electricidad existentes en la Comunidad: indique de
ser el caso , si existen Cooperativas de Electricidad en la comunidad y los datos de las
mismas.
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4.3 Cantidad de Postes: Indique la cantidad y tipo de postes a instalar , estas deben coincidir
con con la memoria descriptiva , el presupuesto y el plano elctrico.
4.4 Cantidad de Estructuras: Indique la cantidad y tipo de postes a instalar, estas deben
coincidir con cantidad sealada en la memoria descriptiva, el presupuesto y el plano
elctrico.
4.5 Cantidad de Conductor (Km): indique en Km la cantidad de conductor segn corresponda
el caso, estas deben coincidir con la memoria descriptiva , el presupuesto y el plano elctrico.
4.6 Cantidad de Luminarias: indique el nmero y tipo de luminarias a instalar segn
corresponda, estas deben coincidir con la memoria descriptiva, el presupuesto y el plano
elctrico.
5. ANEXOS: marque con una equis "X" los documentos que all indique y que se estn
presentando como soporte en el expediente.
6. OBSERVACIONES
ANEXO 3. REGISTRO SOCIO - COMUNITARIO
(FORMA F-ME-DI-003)
Ver numeral VI ANEXO 3 / ver instructivo de llenado de los formatos de avance fsico
llenados por los coord. estadales.
ANEXO 4. DIAGNOSTICO ENERGTICO PARTICIPATIVO COMUNITARIO
(FORMA F-ME-DI-001)
Ver numeral VI ANEXO 4 / ver instructivo de llenado de los formatos de avance fsico
llenados por los coord. estadales.
ANEXO 5. ACTA DE CONSTITUCIN DE LA MESA DE ENERGA
(FORMA F-ME-FP-003)
1.Debe marcar con una equis "X" si corresponde a una nueva Instalacin o reinstalacin de
Mesa de Energa segn corresponda el caso.
2. Consejo Comunal: debe colocar el nombre del Consejo Comunal como este registrado en
el RIF
3. RIF: debe coincidir con el RIF del Consejo Comunal y el presentado en el expediente.
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de identidad, huella digital, un nmero de telfono activo y su respectiva firma. Todos estos
datos deben coincidir con los reflejados en el acta modificatorio y deben ser idnticos a los
que refleje la cdula de identidad de cada uno de los voceros.
16. Asistentes de la Unidad de Contralora Social del Consejo Comunal: corresponde a los
cinco (5) miembros de la comunidad que son Contralores Sociales, deben sealarse nombre
y apellido, cdula de identidad, huella digital, un nmero de telfono activo y su respectiva
firma. Todos estos datos deben coincidir con los reflejados en el acta modificatorio y deben
ser idnticos a los que refleje la cdula de identidad de cada uno de los voceros.
17. Lista de Asistencia: corresponde a todas aquellas personas que estuvieron presente en la
asamblea de instalacin de la Mesa Tcnica de Energa y fueron testigos de lo ocurrido.
Deben sealarse nombre y apellido, cdula de identidad, un nmero de telfono activo y su
respectiva firma. Todos estos datos deben ser idnticos a los que refleje la cdula de
identidad de cada uno de los firmantes.
NOTA: TODAS LAS HOJAS DE RESUMEN DEL PROYECTO COMUNITARIO DEBEN SER
SELLADAS POR EL CONSEJO COMUNAL Y SELLADAS Y FIRMADAS POR LA
COORDINACIN ESTADAL.
ANEXO 6. ACTA DE ASAMBLEA DE APROBACIN DEL PROYECTO
(FORMA F-ME-FP-004)
1. Fecha: corresponde a la fecha en que se realizo el evento.
2. Hora: corresponde a la hora en la que se realizo el evento.
3. Sector: debe sealar el sector donde se encuentra el Consejo Comunal segn su
ubicacin geogrfica.
4. Parroquia: debe sealar la parroquia a la que pertenece el Consejo Comunal segn su
ubicacin geogrfica.
5. Municipio: debe sealar el municipio al que pertenece el Consejo Comunal segn su
ubicacin geogrfica.
6. Estado: debe sealar el estado al que pertenece el Consejo Comunal segn su ubicacin
geogrfica.
7. Nombre del Consejo Comunal: debe colocar el nombre del Consejo Comunal como este
registrado en el RIF
8. RIF: debe coincidir con el RIF del Consejo Comunal y el presentado en el expediente.
9. Nombre de la Mesa de Energa: corresponde al nombre de la Mesa de Energa
Seleccionado por la Comunidad para denominar o identificar de alguna forma a la Mesa de
Energa Constituida.
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