INTRODUCCION

En una empresa la estructura es la disposicin de sus elementos. El primer

paso de su organizacin es la descripcin de los puestos de trabajo as como la
asignacin

de

responsabilidades.

Posteriormente

tendr

lugar

el

establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinacin, mediante la

determinacin de niveles de jerarqua a escalones de autoridad. Es lo que se
llama estructura horizontal o vertical de la empresa porque los puestos estn
colocados de arriba a abajo o de izquierda a derecha desde el nivel ms alto al
ms bajo respectivamente.
La estructura de una empresa es uno de los elementos clave de la
organizacin por tanto es importante conocer cules son las clases de
organigramas que hay para saber cules son los organismos y cargos que
componen la estructura organizacional de la empresa.
Por organizar entendemos que es establecer o reformar algo, sujetando a
reglas

el

nmero,

orden,

armona

dependencia

de

sus

partes.

Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento

jerrquico

que

especifique

la

funcin

que

cada

uno

debe ejecutar en la empresa.

Por ello la funcionalidad de sta, recae en la buena estructuracin del

organigrama, el cual indica la lnea de autoridad y responsabilidad, as como
tambin los canales de comunicacin y supervisin que acoplan las diversas
partes de un componente organizacional.

Por tal razn, se especificaran en el presente trabajo, diversos tpicos que

estn referidos al organigrama y su funcin en la organizacin de una empresa,
lo que permitir conocer la correcta elaboracin del mismo, para posteriores
ocasiones.

ORGANIGRAMAS

1. ANTECEDENTES HISTRICOS
No es inverosmil que los egipcios antiguos hayan documentado sus
mtodos de organizar la divisin del trabajo para sus grandes proyectos de
obras pblicas en algunos de estos formatos. Sin embargo, el primer
organigrama fue creado probablemente en 1854 por Daniel McCallum,
superintendente de la compaa de ferrocarril de Nueva Cork y Erie.
McCallum era responsable de crear una lnea de casi 500 millas que iba
desde la ciudad de Jersey, a travs de Pennsylvania de Nueva York, hasta
las orillas de los Grandes Lagos.
El McCallum observ que otras cosas que son iguales, un camino largo se
deben operatorio para un menor costo por milla que corta. Pero las cosas
no eran iguales. Las funciones esenciales de una compaa de ferrocarriles
para coordinar la entrega de carga y gente, reparar los coches y la pista,
supervisar la ubicacin de los trenes, etc. Eran sumamente ms complejas
para una lnea de 500 millas que para otras de slo 50 millas. Sin una
organizacin eficaz, las millas adicionales de la pista haran que los
ferrocarriles sean ms costosos de operar.
McCallum convirti el organigrama en una forma que, el escritor Henry
Varnum llam &quot, una pobre semblanza de un rbol&quot. Sus ramas
eran las cinco divisiones funcionales y los departamentos de pasajeros y
cargas sus hojas, representaban a los varios agentes vendedores de
pasajes, a los agentes de cargas, a las tripulaciones y capataces, y as
sucesivamente.
Histricamente, el organigrama es un smbolo de la evolucin de la industria
occidental que parti de ser fundamental de naturaleza individual a otro
mbito de la empresa, en la cual la creacin de capacidades organizativas
se convirti en un requisito previo para la supervivencia.
2. CONOCIMIENTOS PREVIOS
2

Antes de hablar en detalle de los organigramas definamos algunos

conceptos importantes, para la comprensin del tema.
2.1. La Organizacin
Una Organizacin es un conjunto de individuos que poseen un objetivo
comn. Para lograr dicho objetivo, desarrollan, en forma coordinada,
actividades que insumen recursos. Adems, se encuentran inmersos
dentro de un contexto. Para poder organizar las actividades es
imprescindible dividir el trabajo. Esto, permite coordinar las acciones y
desarrollarlas en forma correcta.
El organigrama es una herramienta que se utiliza para
representar

aspectos

de

las

organizaciones;

ms

especficamente, su estructura.
La estructura de una organizacin, es el producto de las
relaciones que se establecen en dicha organizacin. Es el
resultado de las interacciones de los individuos que la integran.
La estructura organizacional, es la manera en que las
actividades de una organizacin se dividen, organizan y coordinan
entre s.
2.2. Estructuras organizacionales
2.2.1. Estructura Formal:
Es la estructura explcita y oficialmente reconocida por la
organizacin.
Es el conjunto de normas y pautas preestablecidas dentro de una
organizacin, las cuales generan relaciones formales y se
encuentran dadas por mecanismos de coordinacin bsicos que
garantizan el logro de los objetivos globales de la organizacin.
De cualquier manera estas estructuras formales son dinmicas
para as poder adaptarse a distintos contextos a medida que va
pasando el tiempo. Ejemplo de la estructura formal son los
puestos jerrquicos, las funciones, etc.
2.2.2. Estructura informal:
3

Se

encuentra

conformada

por

las

relaciones

humanas

(interpersonales), que afectan sus decisiones internas, es decir,

deforman de manera positiva negativa, a la estructura formal.
Por otro lado, la estructura informal goza de mayor dinamismo
que la estructura formal ya que se encuentra formada por las
relaciones humanas.
Ejemplos de estructura informal son los vnculos amistosos extra
laborales del grupo de trabajo.
Una

organizacin

debe

poseer

una

estructura

flexible,

predispuesta a adaptarse a los cambios. Sin embargo, sta debe

existir

formalmente

(estar

definida),

ya

que

ordena

el

funcionamiento con el fin de cumplir los objetivos. Las empresas

no se encuentran ajenas a esta situacin.
Generalmente, en el caso que sea una empresa de pequea
envergadura la formalizacin de la estructura no es necesaria
(todos los integrantes se conocen en forma directa). Una vez que
la misma comienza a evolucionar se hace necesario disear e
implementar

una

estructura

formal.

Se

aconseja

su

establecimiento por consenso para as resolver algunos conflictos.

Finalmente, en el caso de una empresa de gran envergadura,
resulta imprescindible establecer todos los elementos necesarios
para

formalizar

su

estructura

(manuales

de

funciones

procedimientos, organigramas, cursogramas, diagramas de flujo,

repositorios de datos, etc.). Todos estos elementos deben estar
gestionados en forma eficiente para as reflejar la dinmica de la
empresa. Es por esto que, en la mayora de los casos, la
estructura formal no se define antes que la organizacin se
genere sino que el crecimiento y la evolucin natural de la misma
presentan la necesidad.
Para poder transitar por este proceso de diseo de la estructura
organizacional se sugieren una serie de pasos elementales.
4

Quizs es necesario antes de entrar en la descripcin de los

organigramas hacer referencia a la clasificacin de las estructuras
organizativas que pueden existir y que realiz Henry Mintzberg.
Establece que hay 5 tipos de estructuras:
Simple. La coordinacin es de la direccin con una intervencin
directa.

Burocracia mecnica. Coordinacin mediante la estandarizacin del

trabajo.

Burocracia profesional. Coordinacin mediante gran presencia de

tcnicos.

Estructura divisional. Estandarizacin mediante diversas unidades de

produccin.

Adhocracia. Estructura compleja que requiere la coordinacin mediante

el compromiso comn.

Hacer referencia a los organigramas implica hablar de organizacin.

Organizar es coger los recursos disponibles, combinarlos entre s para
obtener los mejores resultados posibles.
Etimolgicamente: rgano (implica organizacin) y programa (grfico).
Para organizar debemos tener presentes los siguientes elementos:
Tareas. En las organizaciones el trabajo se desarrolla de forma
especializada que conllevan actividades y funciones. Finalmente stas
se concretan en tareas.
Personas. Cada persona ocupa un puesto de trabajo en funcin de las
reservas habilidades, aptitudes, experiencia.
Relaciones. Existen entre los diferentes cargos, rganos.
rganos. Las personas y el trabajo se agrupan en rganos como
consecuencia de objetivos o caractersticas similares. A la vez estos se
agrupan jerrquicamente.
2.3.

Pasos bsicos para el Diseo de la estructura de una

organizacin:
Paso N 1: Definir y formalizar los objetivos
Consiste en determinar con claridad y precisin los fines que
persigue la organizacin. Se recomienda establecer el conjunto de
actividades que pretende llevar a cabo para cumplir con los
objetivos propuestos.

Paso N 2: Establecer las funciones necesarias que permitan

cumplir con los objetivos
Este paso pretende obtener una lista de todas las tareas que
debern desarrollarse en la empresa para poder llevara a cabo las
funciones definidas en el paso anterior. Se deber incluir un

clculo aproximado de los recursos y puestos de trabajo

necesarios para poder implementar la lista.
Paso N 3: Departamentalizar
Agrupar las tareas detalladas en el paso anterior teniendo en
cuenta los mejores criterios acorde a la situacin (este concepto
se ver ms adelante)
Paso N 4: Asignar las funciones
Asignar recursos humanos a los puestos establecidos. Luego
asignar las tareas definidas en el paso anterior con el fin de poder
llevar a cabo las tareas definidas.
2.4. Divisin (O Especializacin) Del Trabajo
Es la separacin de una actividad compleja en componentes, con el
objetivo que las personas sean responsables de un conjunto limitado de
actividades y no de la actividad como un todo.
Como ninguna persona es fsica ni psicolgicamente capaz de
desempear todas las operaciones que componen a la mayora de las
complejas

actividades,

la

divisin

de

trabajo

crea

actividades

simplificadas que pueden aprenderse y completarse con relativa

rapidez. Adems genera una gama de trabajos, permitiendo a la gente
escoger o ser asignada a posiciones que concuerden con sus talentos e
inters.
La divisin del trabajo puede tener la desventaja que el individuo se
aburra, si la actividad se vuelve repetitiva y personalmente
insatisfactoria. Sin embargo, existen tcnicas de expansin del trabajo
que pueden neutralizar esta situacin.
2.5. Departamentalizacin
La departamentalizacin es la agrupacin de actividades (o tareas) con
un criterio predeterminado.

Tambin podemos verla como la actividad de agrupar en departamentos

aquellas actividades de trabajo similares y conectadas lgicamente,
siguiendo un criterio determinado.
Los criterios de departamentalizacin se emplean de acuerdo a las
necesidades organizacionales. En un organigrama se pueden encontrar
diferentes criterios de departamentalizacin.
2.5.1. Criterios De Departamentalizacin
Cabe aclarar que el proceso de departamentalizacin incluye otro
proceso: el de delegacin. La capacidad de otorgar poder de
decisin a los niveles jerrquicos inmediatos inferiores es una
variable fundamental a tener en cuenta al momento de
departamentalizar.
Dentro de los criterios de departamentalizacin podemos citar:
a) Funcional: rene en un departamento a todos los que
realizan una actividad o varias actividades relacionadas
entre s. Apunta a la funcin del sector, por ej.,
Departamento de Produccin, Ventas, Mercadotecnia, etc.
b) Por producto o servicios: se agrupan actividades que
hacen referencia a productos o servicios similares entre s.
Cada divisin se asemeja a un negocio por separado. Sin
embargo no es una entidad independiente; es decir, el
administrador de una divisin no puede tomar decisiones
con la misma libertad que el dueo de una empresa
verdaderamente separada, ya que debe reportar a su
oficina central. Por ejemplo: Departamento de Zapatos,
Departamento de Carteras, Departamento de Camperas,
etc.
c) Por territorio rea geogrfica: se divide el sector segn
las reas geogrficas en las cuales trabaja. Se basa en la
localizacin y se aplica cuando las actividades de la
empresa estn muy dispersas. Ejemplo: Departamento de

10

Capital Federal, Departamento de Gran Buenos Aires,

Departamento Interior del Pas, etc.
d) Por cliente: se basa en el tipo de clientela. Se divide de
acuerdo con los diferentes usos que los clientes dan a los
productos.

Ejemplo:

Departamento

de

Productos

Industriales, Departamento de Productos de Consumo,

Departamento de Productos Militares.
e) Por volumen de venta: Se divide segn el volumen
(cantidad) de las ventas de la organizacin. Ejemplo:
Departamento

Mayorista,

Departamento

Minorista,

Departamento Consumidor Final.

f) Por segmento de mercado: se tiene en cuenta el poder
adquisitivo del cliente.
2.5.2. Consecuencias de una mala departamentalizacin
Una departamentalizacin realizada en forma inadecuada puede
generar:
Mala remuneracin: en organigramas en los que se representan
los sueldos de cada sector y puesto, esto se puede observar
claramente
Falta de unidad de mando: cuando un entegrama se une con
lnea llena verticalmente y hacia arriba con ms de un entegrama.
Estructura desequilibrada: excesiva diferenciacin vertical u
horizontal.
Obstruccin de los canales de comunicacin: esto se puede
deducir de una excesiva diferenciacin vertical donde el alcance
del control se limita y por lo tanto los canales de comunicacin se
burocratizan.
Superposicin de funciones: se refiere a que distintos sectores
pueden tener asignadas las mismas tareas.
3. CONCEPTOS DE ORGANIGRAMA

11

Organigrama (rgano = rgano u organismo + grama = grfico). Es la

representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una
de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de las
unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y
canales formales de comunicacin. Son considerados instrumentos
auxiliares del administrador, a travs de los cuales se fija la posicin, accin
y responsabilidad de cada servicio.
A continuacin se analizarn las definiciones de algunos autores ms
destacados
Benjamn Franklin: Es la representacin grfica de la estructura
orgnica de una institucin, un rea o unidad administrativa, en
las que se muestran las relaciones que guardan entre s los
rganos que la componen.
Guillermo Gmez Ceja: Es la grfica que muestra la estructura
orgnica interna de la organizacin formal de una empresa, sus
relaciones, sus niveles de jerarqua, y las principales funciones
que desarrollan.
Harold Koontz: Toda estructura organizacional, eficiente o
deficiente, puede representarse en forma grfica ya que es un
simple

diagrama

que

seala

las

relaciones

entre

los

departamentos a lo largo de las lneas principales de autoridad.

Galindo Munch y Garca Martnez: Son representaciones
grficas de la estructura formal de una organizacin. Muestra las
interrelaciones, funciones, niveles jerrquicos, obligaciones y
autoridad existentes dentro de ella.
Reyes Ponce, Agustn: Los sistemas de organizacin se
representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados
organigramas, conocidos tambin como Cartas o Grficas de
Organizacin.

El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura

orgnica de una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en
12

forma esquemtica la descripcin de las unidades que la integran, su

respectiva

relacin,

niveles

jerrquicos

canales

formales

de

comunicacin.1
Segn lo anterior, podemos concluir que un organigrama es pues una
gua o plano que representa grficamente la estructura orgnica interna
y formal de una unidad administrativa de manera objetiva y global.
Son sistemas de organizacin que se representa en forma intuitiva y con
objetividad. Tambin son llamados cartas o grficas de organizacin.
Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se
representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en
ocasiones de quien lo ocupa) representndose, por la unin de los
cuadros mediante lneas, los canales de autoridad y responsabilidad.
Los organigramas sealan la vinculacin que existe entre s de los
departamentos a lo largo de las lneas de autoridad principales. 2
Es un instrumento de anlisis que permite visualizar en forma rpida los
rganos que componen la estructura, las relaciones formales que existen
entre ellos y los niveles jerrquicos.
A lo largo de la historia administrativa, se han manejado diversos
conceptos y nombres con que se designan las grficas en las que se
representa la estructura de una empresa o institucin, entre ellos
tenemos:
1. Carta de Organizacin;
2. Diagrama de Organizacin;
3. Cartgrafa;
4. Organograma;

1 Departamento de Soporte Jurdico Zacatecas Gua Tcnica para Elaborar

Organigramas Mxico 2010.
2 http://educativopracticas.files.wordpress.com/2009/01/organigramas.pdf
13

5. Cuadro jerrquico, y
6. Organigrama, siendo este ltimo el ms utilizado en el sector pblico.
Cada organizacin tiene una estructura de organizacin formal e
informal. Los ejemplos de estructuras de organizacin son:

Estructura jerrquica (tpica para la organizacin pequea, de

nuevos emprendimientos).
Estructura del personal de Staff (o de apoyo y/o consultora).
Estructura funcional o departamental (basada en reas
funcionales,

productos/servicios,

tipo

de

cliente,

regin

geogrfica).
Estructura matricial (lnea de reporte dual).

Estas estructuras formales de las organizaciones se pueden presentar

bajo la forma de un mapa organizacin, a veces tambin denominado
diagrama

organizacional,

organigrama,

organograma,

carta

organizacional. Muestra grficamente la jerarqua de autoridades, los

roles y las responsabilidades, las funciones y las relaciones dentro de
una organizacin. Para un nuevo empleado, el organigrama le ayudar a
entender cmo funcionan las Dependencias, Entidades y unidades
administrativas (La estructura informal representara qu est ocurriendo
realmente dentro de la organizacin).
Con todo lo expresado hasta ahora, podemos enunciar la definicin de
organigrama de una manera comprensible para todos:
Organigrama es la representacin parcial, mediante un diagrama, de la
estructura formal de una organizacin, en l se muestran las funciones,
sectores, jerarquas y dependencias internas.
La mayora de las estructuras organizacionales son demasiado
complejas para transmitirse verbalmente.

Por esta razn, es que se utilizan herramientas para su representacin y

as simplificar la realidad.

14

 El organigrama es una representacin parcial de la estructura formal,

por dos razones distintas:
Toda la informacin de la estructura formal no se puede graficar en un
nico grfico. Dependiendo del tipo de organigrama que utilicemos
veremos algn aspecto diferente de dicha estructura.
Por ser un modelo, se llega a un nivel de detalle y, a partir de all, la
informacin que exista no se representa. Adems, el observador que
disea el organigrama posee racionalidad limitada (es propia de cada
individuo).
El planeamiento dentro de la organizacin es una herramienta clave para
la toma de decisiones a nivel gerencial siempre y cuando la informacin
que brinde sea representativa y til. Las realidades son dinmicas y los
organigramas no estn ajenos a esta cualidad.
La estructura formal de una organizacin se halla dividida en diversas
unidades que son agrupadas, de alguna manera lgica, de acuerdo a las
tareas que deban cumplir.
Los organigramas son la representacin grafica de la estructura de una
organizacin, es donde se pone manifiesto la relacin formal existente entre las
diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de
supervisin y la autoridad relativa de cada cargo.
Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a travs de los
cuales se fija la posicin, la accin y la responsabilidad de cada servicio.

15

4. OBJETIVOS
Los organigramas tienen por objetivo o finalidad mostrar:

Los principales estratos o niveles jerrquicos o gerenciales;

Las principales reas orgnicas (unidades de lnea o asesoramiento);
Lneas de autoridad y comunicacin;
Relacin de autoridad con los colaboradores (subordinados);
Vas de supervisin;
Centralizacin o desconcentracin.

5. FINALIDAD
En la ciencia de la administracin, los organigramas sirven de asistencia y
orientacin de todas las Unidades Administrativas de la Dependencia al
reflejar la estructura organizativa. En el rea de organizacin y mtodos,
sirve para reflejar la estructura organizativa; as como velar por sus
permanentes revisiones y actualizaciones, las cuales se dan a conocer en
los manuales de organizacin.
Para la administracin de la Dependencia, sirve para elaborar la descripcin
y anlisis de puestos.
Ofrece una visin general de la estructura organizativa de la
institucin y/o representa la ms utilizada fuente de consulta con
fines de informacin;
Identifica las relaciones de jerarqua existentes entre los principales
rganos de la empresa o institucin;
Proporciona al personal el conocimiento de su ubicacin y sus
relaciones de jerarqua y de subordinacin dentro de la estructura
orgnica;
Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de
funciones, mltiples relaciones de dependencia, de niveles y tramos
insuficientes o excesivos de supervisin y control, y
Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de
informacin.

16

Los organigramas no deben quedar inutilizados al variar el ttulo o jerarqua de

los puestos, es por eso que el diagrama de la organizacin se elabora con base
en los procesos de la institucin y no en los puestos que lo componen.
Un organigrama es el instrumento que proporciona la representacin grfica de
los aspectos fundamentales de una estructura de organizacin, y permite
entender un esquema general, as como el grado de diferenciacin e
integracin funcional de los elementos que lo componen.
En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura
de una organizacin, sus relaciones, las caractersticas de la Dependencia o
Entidad y sus funciones bsicas, entre otras. De donde se infiere que los
organigramas nos revelan:
La divisin de las funciones;

Indican la relacin de jerarqua que guardan entre s los principales

rganos que integran una Dependencia o Entidad, y

Facilitan al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro
de la organizacin.

6. UTILIDAD

Los organigramas revelan:

La divisin de funciones.
Los niveles jerrquicos.
Las lneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales formales de comunicacin.
La naturaleza lineal o staff del departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada

departamento o seccin.
Cabe mencionar que la naturaleza lineal o staff se indican por distintos colores,
distintos gruesos de lnea de comunicacin, pero la ms usual es marcando la
autoridad lineal con lnea llena, y la staff con lnea punteada.
7. FUNCIONES
Para la ciencia de la administracin:
17

Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la

empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y
actualizaciones.
Para el rea de organizacin y sistema:
Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y
actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad
de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a
travs de los manuales de organizacin.
Para el rea de administracin de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de
descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y
salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin,
seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal.
Y en forma general sirve para:
Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin.
Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativos.

8. REQUISITOS DE UN ORGANIGRAMA
Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se
recomienda

que no contenga un nmero excesivo de cuadros y de

puestos, ya que esto, en vez de ayudar a la estructura administrativa de

la empresa, puede producir mayores confusiones. Por ellos, los cuadros
deben quedar separados entre s por espacios separados.
Los organigramas no deben comprender ordinariamente

a los

trabajadores o empleados. Los ms frecuente es hacerlos arrancar del

18

Director, o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores

del ltimo nivel.
Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de
personas.
Cuando se desea que estos ltimos figuren, conviene colocar dentro del
mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra
menor el nombre de la persona que lo ocupe.
Los organigramas pueden presentar un nmero muy grande de
elementos de organizacin.
8.1. Requisitos Fundamentales
8.1.1. PRECISIN.
En los organigramas, los rganos de la Dependencia y sus
interrelaciones

deben

aparecer

perfectamente

definidos,

destacando sus niveles jerrquicos y mostrando las relaciones de

dependencia entre ellos.
8.1.2. VIGENCIA.
Es importante que reflejen la situacin presente y por ello sean
constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el
margen inferior derecho la fecha de actualizacin, as como
tambin el nombre de la unidad responsable de su elaboracin.

8.1.3. UNIFORMIDAD.
Para facilitar la interpretacin de un organigrama, referido a
cualquier

Dependencia

unidad

administrativa,

resulta

conveniente uniformar el empleo de las lneas y figuras utilizadas

en el diseo.
9. CARACTERSTICAS DE LOS ORGANIGRAMAS
Estas son las caractersticas ms importantes de los organigramas:
Estos son el medio que utilizan las empresas para el anlisis terico y la
accin prctica de la administracin.
19

 Es la representacin grfica de la estructura orgnica y funcional de

todas las unidades que integran la organizacin la organizacin
indicando sus aspectos ms importantes como son las relaciones
jerrquicas, de comunicacin y de coordinacin.
Indican sus funciones, las relaciones entre las unidades, los puestos,
desde el mayor hasta el menor.
Promueven la comprensin de las poblaciones de comunicacin.
Orientan a los nuevos empleados hacia la relacin y complejidades
estructurales.
Proporcionan una imagen grfica del aspecto integro de actividades y
servicios de la organizacin y de las actividades y personal vital para lo
mismo.
No es una representacin exacta de la realidad de la empresa.
Muestra unas cuantas de las relaciones de la organizacin formal y
ninguna de la organizacin informal.
No indica las interacciones entre los puestos de igual nivel o categora
en las distintas partes de la organizacin.

10. LOS

ORGANIGRAMAS

SON

TILES

INSTRUMENTOS

DE

ORGANIZACION Y NOS REVELAN:

La divisin de funciones.
Los niveles jerrquicos.
Las lneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales formales de la comunicacin.
La naturaleza lineal o asesoramiento del Depto.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores.

20

 Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en

cada Depto. o seccin de la misma.
11. FINALIDAD
El Organigrama tiene dos finalidades:
La primera es que desempea un papel informativo, al permitir que los
integrantes de la organizacin y de las personas vinculadas a ella conozcan, a
nivel global, sus caractersticas generales.
La segunda finalidad es que esta es un instrumento para el anlisis estructural
al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones grficas, las
particularidades esenciales de la organizacin representada.
En este orden de ideas, se da por entendido que los organigramas son
importantes y de mucha utilidad para las organizaciones, entidades
productivas, ONGs, entidades comerciales, administrativas, polticas, entidades
pblicas o privada y en general para cualquier organismo que necesite ser
representado de manera sencilla y entendible para su propio desarrollo.
Todos aquellos que participan en su diseo y elaboracin de un organigrama
deben conocer cules son los diferentes tipos de organigramas y qu
caractersticas tiene cada uno de ellos.

12. REGLAS PARA CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA

El rectngulo correspondiente al nivel ms alto debe ser de tamao
mayor que los dems o por lo menos igual, pero nunca menor.
De la base inferior del rectngulo debe salir la lnea jerrquica
central, la cual deber ser siempre ms gruesa que las dems.
En el nivel inmediato inferior, a la administracin deber aparecer las
asesoras.
Luego de las asesoras estarn las unidades operativas, con cada
una de sus clasificaciones.

21

 Un organigrama debe tener: sobriedad en el esquema, equilibrio en

la distribucin de los rectngulos, tipografa clara y de fcil lectura,
proporcionalidad en los tamaos, lneas cuyo trazado no se cruce y
debe ser de fcil lectura e interpretacin.
13. CONTENIDO Y DIVISIN
Un organigrama puede contener diversos datos para su identificacin, entre
ellos:
Ttulo del documento;
Nombre de quien elabor, dictamin y autoriz el organigrama, y
Grficos y simbologa utilizada en la representacin del mismo.
Los organigramas pueden dividirse para su mayor comprensin en
organigramas generales o especficos, los primeros muestran la
estructura general, dando de un solo vistazo las relaciones de los
principales componentes de la institucin, y los especficos, muestran el
nivel de segregacin; es decir, la departamentalizacin en que se divide
la organizacin. Entre ms se desagregue, mayor ser la comprensin
de los mismos.

14. VENTAJAS QUE PROPORCIONA EL USO DE ORGANIGRAMAS

Los organigramas son tiles para:

Mostrar parte de la estructura formal de una organizacin
Sacar a relucir defectos de la organizacin (como duplicacin de
funciones, delegacin efectiva, etc).
Las relaciones subordinado-superior no existen debido a que se elabore
el diagrama, sino ms bien, a las relaciones de dependencia esenciales.
En cuanto a que el organigrama crea una sensacin de demasiada
comodidad y ocasione falta de empuje por parte de quienes han llegado,
22

estos son asuntos de la alta direccin: reorganizar en el momento en

que el ambiente de la empresa lo demande, desarrollar una tradicin de
cambio y hacer que los gerentes subordinados continen cumpliendo
con estndares de desempeo adecuados y bien comprendidos.
Los gerentes que piensan que se puede lograr un espritu de equipo sin
exponer con claridad las relaciones, se estn engaando a s mismos y
preparando el camino para polticas, intrigas, frustracin, evasin de
responsabilidades, falta de coordinacin, duplicacin de esfuerzos,
polticas indefinidas, toma de decisiones inciertas y otras evidencias de
falta de eficiencia organizacional.
Puesto que el organigrama muestra lneas de autoridad para tomar
decisiones, el simple hecho de presentar en organigrama una
organizacin

puede

mostrar,

en

ocasiones

inconsistencias

complejidades y llevar a su correccin. El organigrama tambin le

muestra a los gerentes y al personal nuevo cmo encajan dentro de toda

la estructura.
Simplifica la realidad mediante la utilizacin de los smbolos.
Es til para el anlisis de la organizacin y para la comunicacin.
Permite identificar errores en la organizacin del trabajo.
Permite comparaciones.
Es fcil la actualizacin.
La interpretacin es simple

En relacin a la comunicacin y el anlisis de la organizacin, el organigrama:

Informa a los miembros de la posicin y el cargo que ocupa y las
relaciones con el resto de personas.
Nos dan una idea de la posibilidad de crecer en nuestra carrera
profesional.
Nos permitirn detectar errores, por ejemplo funciones duplicadas en

diferentes cargos.
Duplicidad en las supervisiones.
Coordinaciones o supervisiones demasiado amplias.
Indefinicin en las jerarquas de los cargos.
Definicin poco clara de funciones.

15. DESVENTAJAS DEL USO DE ORGANIGRAMAS

23

 Al ver un organigrama, no podemos visualizar la estructura total de la

organizacin.
Esto se debe a que el modelo slo refleja las relaciones jerrquicas
formales y deja fuera de representacin alguna a la estructura informal.
Son estticos (en cuanto a dibujo), mientras que las organizaciones son
siempre cambiantes y por esta razn pueden quedar rpidamente
desactualizados a menos que sean frecuentemente revisados y puestos
al da. Por ejemplo, si en el organigrama se incluyen los nombres de las
personas junto con los puestos que ocupan, ni bien una persona se
retire o cambie de puesto el organigrama debe modificarse.
Los organigramas estn sujetos a limitaciones importantes. En primer
lugar, un organigrama slo muestra las relaciones formales de autoridad
y omite las mltiples relaciones importantes informales que se
encuentran en una empresa tpicamente organizada, pero no todas.
Muestra tambin las relaciones importantes de lnea o formales. No
muestra cuanta autoridad existe en cualquier punto de la estructura.
Otra dificultad con los organigramas es que quiz las personas
confundan las relaciones de autoridad con la posicin en la empresa. El
funcionario staff que depende del presidente de la organizacin puede
mostrarse en la parte superior del organigrama, mientras que un
funcionario de lnea regional quiz aparezca uno o dos niveles por
debajo. Aunque una buena elaboracin del organigrama intenta hacer
que los niveles en la grfica estn de acuerdo con los niveles de
importancia en la empresa, no siempre puede hacerse as.
Este problema se puede manejar exponiendo con claridad las relaciones
de autoridad y utilizando el mejor indicador de la posicin los niveles de
sueldos y de bonos-. Por ejemplo, es poco probable que alguien
escuche decir que el gerente general de Chevrolet en General Motors se
sienta inferior, porque su puesto en el organigrama est por debajo del
secretario de General Motors.
Si bien es cierto que uno de los elementos ms importantes de la
organizacin lo constituyen sus recursos humanos y las relaciones
informales que entre individuos y grupos se producen, el intentar la
representacin grfica de dichas relaciones, dinmicas y subjetivas,
forzara a que los organigramas se tornaran complejos; de aqu que una

24

de las limitaciones de estos es que expresan nicamente las relaciones

formales entre los rganos que integran las Dependencias o Entidades.
Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas
de trabajo y mucho menos las relaciones de comunicacin que existen
entre los diversos rganos que componen la Dependencia.
Al plasmar tan solo la estructura formal de la Dependencia, pueden los
organigramas presentar informacin incompleta en cuanto a la realidad,
por lo que resulta conveniente sealar que, si lo que se requiere realizar
es un anlisis minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de
informacin en instrumentos complementarios.
La primera est basada en una de sus ventajas: la simplificacin. Esta
simplificacin a veces provoca que sea incompleto.
Hay que actualizarlo constantemente.
El organigrama no muestra las relaciones informales de la organizacin,
que a veces son tan o ms importantes que las formales.

VENTAJAS
Obliga a sus autores a aclarar

Muestra

sus ideas

formales de autoridad, dejando por fuera

las

DESVENTAJAS
solamente las

informales

las

relaciones

relaciones

de

informacin.
Imprecisin en el grado de autoridad

Puede apreciarse a simple vista

la estructura general y las relaciones de disponible a los distintos niveles aunque

trabajo.

sta disminuye con lneas de apoyo. (un

organigrama con demasiadas lneas,
pierde su practicidad).
Con frecuencia indica la organizacin tal

Muestra quin depende de quin.

y como debera de ser y cmo era debido

Indica

a la falta de actualizaciones.
peculiaridades Ocasiona confusin entre la autoridad y

algunas

importantes de la estructura de una el status.

Dependencia,

sus

puntos

dbiles

fuertes.
Sirve como historia de los cambios, No muestra las cargas de trabajo y
instrumento de enseanza y como medio presenta informacin incompleta.
de informacin al pblico.
25

Son apropiados para que los principios Son rgidos e inflexibles

de organizacin operen.
Indica a los administradores y al personal
de nuevo ingreso, la forma en que se
integran a la organizacin.
Se utiliza como gua para planear una
expansin, al estudiar los cambios que
se propongan en la reorganizacin, al
hacer planes de corto a largo plazo, y
formula el plan ideal.

16. TIPOS DE ORGANIGRAMAS

a) Clasificacin 1
En la actualidad, los organigramas por su amplitud y debido a la
complejidad de las Dependencias, deben ser clasificados en dos grandes
grupos de acuerdo con su:

16.1.

Contenido
Presentacin
POR SU CONTENIDO
Este primer grupo, a su vez se subdivide en organigramas
generales, especficos, analticos, estructurales, funcionales y de
integracin de puestos, plazas y unidades.

16.1.1.

GENERALES
El organigrama general consiste en presentar la estructura
organizacional de una Dependencia o Entidad hasta
Direccin General o equivalente. Es aquel que se limita
nicamente a las unidades de mayor importancia.

26

16.1.2.

ESPECFICOS
El organigrama especfico consiste en presentar la
estructura organizacional de una unidad administrativa
hasta jefatura de departamento o equivalente. Es aquel en
el que se refleja un nivel ms de desagregacin de los
procesos de trabajo.

27

16.1.3.

ANALTICOS

El organigrama analtico se emplea para mostrar una parte de la

estructura organizacional en forma ms detallada. Por ejemplo,
dentro de una unidad administrativa pueden tener varias reas
como Direccin de rea, Subdireccin o Departamento, en donde
todas ellas debern representarse a travs de sus respectivos
organigramas, que muestren las relaciones hasta el ltimo nivel
de la organizacin.
Adems, para lograr identificar la composicin de los puestos y
tener claramente las funciones que desarrollan, se deber citar el
28

puesto funcional, de tal forma que si en un rgano Administrativo

existe un coordinador tcnico, que realiza funciones de chofer, en
el puesto deber citarse chofer; un jefe de departamento, que
realiza funciones secretariales, en el puesto deber citarse
secretario o secretaria; un analista tcnico, que realiza funciones
de limpieza de oficina, en el puesto deber citarse intendente; y
as sucesivamente.
Adems, debern definirse las lneas de mando de forma analtica
para cada uno de los diferentes puestos funcionales, con su
correspondiente nivel jerrquico.
Es sumamente importante destacar la relevancia de plasmar
mediante este medio a toda la organizacin, incluyendo los
rganos desconcentrados, y en su caso, se deber determinar la
conveniencia de acuerdo a la complejidad de una unidad
administrativa u rgano desconcentrado de desagregar los

organigramas de las reas que lo ameriten.

29

16.1.4.

ESTRUCTURALES
Son aquellos que tienen por objeto la presentacin grfica
de la estructura administrativa (unidades administrativas)
de una institucin, as como de las relaciones de jerarquas
o dependencias. Su importancia radica en que sirve de
base para el diseo de otros grficos. Este tipo de
organigramas debe aparecer como parte integrante de los
manuales

de

organizacin

de

las

Dependencias

Entidades.

16.1.5.

FUNCIONALES

30

Son llamados tambin organigramas de funciones, y tiene

por objeto indicar en el cuerpo de la grfica, las unidades
prioritarias que componen la unidad o Dependencia, sus
relaciones y sus principales funciones o funciones vitales
que debern desempear cada una de ellas.
Esto facilita el anlisis y comprensin de todo lo que se
lleva a cabo en dichas reas orgnicas que conforman a la
organizacin; stas pueden transcribirse con arreglo a su
orden de importancia o al lugar que ocupan dentro de un
proceso.
Indican, adems de las unidades y sus interrelaciones, las
funciones

principales

que

realizan

los

rganos

representados; estos pueden citarse con arreglo a su orden

de importancia o al lugar que ocupan dentro de un proceso.

31

16.1.6.

DE INTEGRACIN DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES

32

Sealan, dentro del marco de cada unidad administrativa, los

diferentes puestos establecidos para la ejecucin de las funciones
asignadas, el nmero de plazas existentes o requeridas, o tambin
llamadas por algunos autores como el nmero de plazas ocupadas,
vacantes y en su caso las que se cubren por honorarios.

16.1.7.

ORGANIGRAMAS DE UBICACIN
33

Son aquellos que integran a todo el personal en la unidad

administrativa, e incorpora en cada figura geomtrica el rol que le
toca jugar dentro de la unidad orgnica y el nombre de los
servidores pblicos que lo ocupan.

16.2.

POR SU PRESENTACIN
Se subdividen en verticales, horizontales, mixtos, de bloque y
circulares.

16.2.1.

ORGANIGRAMA VERTICAL
En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a
otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados
a aquel por lneas que representan la comunicacin de
responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo
nivel se sacan lneas que indican la comunicacin de
autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de
l y as sucesivamente.
Algunos autores acostumbran poner la margen, en la altura
correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta
administracin, administracin intermedia, administracin
inferior. A veces separan estos niveles jerrquicos con
lneas punteadas.
Ventajas:
1. Son las ms usadas y, por lo mismo, fcilmente
comprendidas.
2. Indicar en forma objetiva las jerarquas del personal.
Desventajas:
Se produce el llamado efecto de triangulacin, ya que,
despus de dos niveles, es muy difcil indicar los puestos
34

inferiores, para lo que se requerira hacerse organigramas

muy alargados. Esto suele solucionarse:
Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el
primer

nivel

lineal

staff

de

la

empresa,

posteriormente hacer para cada divisin, departamento

o seccin, una carta suplementaria.
Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son
numerosos, uno sobre otro, ligados por la lnea de
autoridad y responsabilidad que corre a unos de los
lados.

16.2.2.

ORGANIGRAMA HORIZONTAL
Representan los mismos elementos del organigrama anterior y
en la misma forma, slo que comenzando el nivel mximo
35

jerrquico a la izquierda y hacindose los dems niveles

sucesivamente hacia la derecha.
Ventajas:
1. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
2. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de
triangulacin.
3. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la
autoridad formal.
Desventajas:
Son pocos usados en prcticas, y muchas veces, aun pudiendo
hacerse una sola carta de toda la organizacin, resultan los
nombres de los jefes demasiado apiados y, por lo tanto, poco
claros.

36

16.2.3.

ORGANIGRAMAS CIRCULARES
Formados por un cuadro central, que corresponde a la
autoridad mxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan
crculos concntricos, cada uno de los cuales constituye un
nivel de organizacin. En cada uno de esos crculos se
coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con lneas, que
representan los canales de autoridad y responsabilidad.
Ventajas:
1. Sealan muy bien, forzando a ello, la importancia de los
niveles jerrquicos.
2. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status ms
alto o ms bajo.
3. Permiten colocar mayor nmero de puestos en el mismo
nivel.
Desventajas:
Resultan confusos y difciles de leer; que no permiten
colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario
y que fuerzan demasiado los niveles.
37

16.2.4.

ORGANIGRAMAS ESCALARES
Seala con distintas sangras en el margen izquierdo los
distintos niveles

jerrquicos, ayudndose de lneas que

sealan dichos mrgenes.

Ventajas:
Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de
letras.
Desventajas:
Estos organigramas son poco usados todava, y aunque
resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de
aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro,
para destacarlo adecuadamente.

16.2.5.

ORGANIGRAMA MIXTO
En este tipo de organigramas usted puede mezclar los tres
tipos de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal,
38

Circular) en uno slo, cada empresa, cada organizacin

utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y
complejidad de puestos que tienen bajo su administracin y
con ello buscan la optimizacin del espacio en el que se
encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayora de
los documentos con los cuales se labora son de tipo
tamao carta por lo que se hace imprescindible el utilizar
este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos
puestos que utiliza la organizacin.

39

16.2.6.

DE BLOQUE

Son una variante de los organigramas verticales y tienen la particularidad de

representar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos,
permitiendo as la aparicin en el grfico de los rganos ubicados en los
ltimos niveles.

40

b) Clasificacin 2
Tipos De Organigramas3
El organigrama es una representacin grfica de la estructura
organizativa de una organizacin. Es un instrumento de anlisis que
permite visualizar en forma rpida los rganos que componen la
3 http://www.cgn.gub.uy/innovaportal/file/2349/1/material_de_estudio__organigrama.pdf
41

estructura, las relaciones formales que existen entre ellos y los niveles
jerrquicos. Existen distintos tipos de organigramas, entre ellos:
Los organigramas estructurales son los ms frecuentemente
utilizados en la administracin pblica y en las organizaciones
medianas y grandes. Permiten una rpida visualizacin de los
rganos, las relaciones de autoridad que los vinculan y las
distintas jerarquas. Mediante los mismos se aprecia rpidamente
el mbito de control de cada unidad, las relaciones formales y la
cantidad de niveles jerrquicos que componen la estructura de la
organizacin.
Los organigramas funcionales tambin llamados por actividad,
indican, adems de lo anterior, las principales actividades que
desarrolla cada rgano. La informacin que brindan es mucho
ms rica que la que aportan los organigramas estructurales, ya
que permiten apreciar la divisin del trabajo en la organizacin.
Presentan como inconveniente que es difcil su diseo en un
formato reducido. Con frecuencia, se realizan en forma parcial.
Son utilizados en el desarrollo de estudios de reorganizacin.
Los organigramas de cargos detallan, como su nombre lo
indica, la composicin de la organizacin en trminos de los
cargos que la integran. Su uso es frecuente en organizaciones
cuya estructura de cargos y escalafones es compleja, como por
ejemplo, en la administracin pblica. Asimismo, en las pequeas
y micro empresas son utilizados con frecuencia.
Los organigramas personales o personigramas, indican,
adems del nombre del rgano, las personas que lo integran y los
cargos que ocupan. Se utilizan cuando se desea dar a conocer
quienes ocupan determinados cargos, como por ejemplo ante un
cambio de autoridades.
Los organigramas esquemticos, contienen slo los rganos
principales de una organizacin. Con frecuencia se elaboran para

42

el pblico en general y ofrecen una visin simplificada de la

organizacin.
Los organigramas analticos, representan con el mayor detalle
una organizacin para facilitar su estudio. Incluyen la totalidad de
rganos o cargos (segn se trate de un organigrama estructural o
de cargos) y todas sus relaciones formales. Generalmente se
reservan para uso interno.
Los organigramas generales representan toda la estructura
organizativa de la organizacin. Los organigramas parciales
desarrollan una parte de la organizacin.

c) Clasificacin 3
Tipos de Organigramas 4
POR

SU

NATURALEZA: Este

grupo

se

divide

en

tres tipos

de

organigramas:
Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin, y
pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las
reas que la conforman [2].
Macroadministrativos: Involucran a ms de una organizacin [2].
4 [1]: Del libro: Negocios Exitosos, de Fleitman Jack, McGraw-Hill, 2000, Pg. 246.[2]:
Del libro: Organizacin de Empresas, Segunda Edicin, de Franklin Enrique, Mc Graw
Hill, 2004, Pgs. 79 al 86.
[3]: Del libro: Introduccin a la Administracin de Organizaciones, de Rafael de Zuani
Elio, Editorial Maktub, 2003, Pgs. 309 al 318.

43

 Mesoadministrativos: Consideran una o ms organizaciones de un

mismo sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el
trmino mesoadministrativo corresponde a una convencin utilizada
normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede utilizarse
en el sector privado[2].
POR

SU

FINALIDAD: Este

grupo

se

divide

en

cuatro tipos

de

organigramas:
Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se
disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico,
es

decir,

como

informacin

accesible

personas

no

especializadas [3]. Por ello, solo deben expresar las partes o

unidades del modelo y sus relaciones de lneas y unidades asesoras,
y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de
ciertas dimensiones [3].
Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como
tambin de cierto tipo de informacin que presentada en un
organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la
misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la
distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de
gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus
destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de
estos instrumentos y sus aplicaciones [3].
Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de
funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta
con el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el
organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal
cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. [3].
Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo
planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su
aprobacin[3].
POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
44

 Generales: Contienen

informacin

representativa

de

una

organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud

y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel
de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector
privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2].

Ejemplo:

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la

organizacin [2].

45

Ejemplo:

POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades
administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e
integrales son equivalentes [2].

Ejemplo:

46

 Funcionales: Incluyen

las

principales

funciones

que

tienen

asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo

de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y
presentar

la

organizacin

en

forma

general [2].

47

 Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto

a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada
unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las
personas que ocupan las plazas [2].

48

POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se divide

en cuatro tipos de organigramas:
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir
del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles
jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la
administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan
su empleo [2].

49

 Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y

colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se
ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las
unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente [2].

50

 Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y

horizontales

para

ampliar

las

posibilidades

de

graficacin.

Se

recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero

de

unidades

en

la

base [2].

51

 De

Bloque: Son
variante

de

una
los

verticales y tienen
la

particularidad

de

integrar un mayor
nmero

de

unidades

en

espacios

ms

reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas

en

los

ltimos

niveles

jerrquicos [2].

52

 Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de

mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos

concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo
crculo, osea el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de
autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo
crculo, y las relaciones jerrquicas est n indicadas por las lneas que
unen las figuras [3].

53

17. PRINCIPIOS DE LOS ORGANIGRAMAS

Toda tcnica de uso de de una herramienta (en nuestro caso, los
organigramas), utilizan como base premisas o supuestos correctos que
sustentan, en gran parte, el buen uso de la herramienta, en el marco de
establecido. A continuacin detallamos un conjunto de principios (estos
supuestos y/o premisas vlidas), los cuales debern ser considerados y
respetados.
Unidad de Mando
Es un principio sostiene que cada persona, para la ejecucin de sus funciones,
slo debe recibir rdenes de un jefe. Esto se refleja en el organigrama al
conectar un entegrama de nivel superior con otros de niveles inferiores
inmediatos, de modo que un jefe tenga autoridad sobre un grupo de

54

subordinados, y que stos no reciban rdenes ms que de ese jefe, de lo

contrario se producira un error denominado Dualidad de Mando.
Un empleado no puede estar subordinado a ms de un jefe.
Una limitacin de este principio puede detectarse en el caso en que un directivo
de primer nivel deba tomar decisiones en las cuales la tecnologa sea influyente
de forma tal, que necesite de asesores para poder realizar el trabajo. En este
caso, formalmente se mantiene la unidad e mando, pero en la realidad este
principio no ser cumplido.

Alcance del Control

Un jefe no puede tener al mando ms subordinados que la cantidad que es
capaz de manejar. Las limitaciones de direccin pueden ser tcnicas, fsicas (o
ambas) y afectan al desempeo en su conjunto.

Esta idea se encuentra vinculada con los integrantes y con el nivel de

profundidad que posea la organizacin. Cuanto ms capaz sea el jefe, ms
niveles podrn eliminarse (aplanar la estructura), lo cual trae como
consecuencia un mayor alcance de control.

Homogeneidad Operativa
No hay que establecer una tarea a un cargo que no le corresponde

Este principio remarca el mbito que le corresponde a cada jefe (deber

encontrarse asignado a una tarea que sea compatible y corresponda a su
especialidad).

Delegacin Efectiva
55

Saber delegar tareas y funciones para que se puedan realizar mejor.

Este principio implica que un gerente debe lograr que sus subordinados
realicen el trabajo asignado en forma correcta, con una distribucin de
autoridad compatible con la responsabilidad que estas tareas conlleven.
18. REGLAS PARA LA DIAGRAMACIN
No existen reglas nicas para diagramar organigramas. En la medida que se
trata de un instrumento grfico, es recomendable utilizar una presentacin clara
y comprensible por los usuarios e incluir, si corresponde, una clave o
referencias que expliquen los criterios utilizados. Para facilitar su comprensin,
un organigrama presentado en formato papel debe ir en una nica hoja, de
tamao y caractersticas adecuadas. El formato electrnico permite la inclusin
de conectores que facilitan su presentacin.
La relacin de subordinacin: Se representa con una lnea continua (lnea de
mando) que parte del punto medio de la parte inferior del rgano superior y
llega al punto medio de la parte superior del rgano o de los rganos
subordinados.

Tambin es posible la diagramacin vertical, bajo las mismas condiciones.

56

Para

lograr

una

mayor claridad es posible combinar ambas formas de diagramacin.

La relacin de asesora: Se representa mediante una lnea horizontal que parte
del punto medio de la lnea de mando del rgano que recibe el asesoramiento,
hacia el punto medio de un lado del rectngulo del rgano asesor.

La relacin funcional o de mando especializado se representa mediante una

lnea oblicua punteada que une el punto medio de la parte inferior del rgano
especializado con el punto medio de la parte superior de los rectngulos que
representan a las unidades subordinadas funcionalmente.

57

La relacin de coordinacin se representa slo y cuando existe un rgano

formalmente constituido con el fin que sus integrantes coordinen actividades y
tareas, como por ejemplo una comisin o comit. En ese caso, se representa
como una lnea horizontal punteada que parte del punto medio de la lnea de
mando del rgano al cual pertenece el miembro de mayor nivel jerrquico del
comit hacia el punto medio de un lado del rectngulo del comit.

58

En todos los casos, los organigramas debern tener un encabezado en el cual

se establezca, como mnimo:

Nombre de la organizacin a la cual se representa

Fecha de elaboracin
Autor del organigrama
Carcter con el cual se realiza: si se trata de una propuesta o de una

representacin del organigrama actual, por ejemplo.

Si corresponde, referencias o clave que permita una fcil comprensin
del grfico.
Los distintos rganos o si corresponde, cargos, se representan mediante
rectngulos del mismo tamao.
La diferente altura (o franja, para el caso de organigramas horizontales)
representa el nivel jerrquico del rgano o cargo representado. Pueden
aceptarse dos opciones: Escribir en cada rgano su denominacin o sealar la
denominacin del nivel dentro de la franja. Las franjas se marcan con lneas
punteadas. La denominacin utilizada puede sealar el nivel (seccional por
ejemplo) o el nombre de las unidades comprendidas en el nivel (Seccin).
Puede escribirse tanto a la izquierda como a la derecha, procurando que el
organigrama resulte claro. No es correcto utilizar abreviaturas.

19. SIMBOLOGA
19.1.

Entegrama: Representacin grfica de cada unidad orgnica de

la estructura formal. Se refiere a cada uno de los rectngulos que

componen la grfica y su inscripcin.
Se recomienda que todos los entegramas tengan la misma medida.

19.2.

Lneas de autoridad o dependencia jerrquica: Son aquellas

que relacionan jerrquicamente a los entegramas. Se identifican

visualmente ya que stas son lneas llenas y en direccin vertical.
59

19.3.

Lneas de dependencia funcional: son aquellas que relacionan

funcionalmente (por funcin o tarea que desempea) los entegramas.

Se grafican con lneas llenas y en direccin horizontal.
19.4.

Lneas de asistencia tcnica o asesoramiento o de staff: si

bien las situaciones normales definen relaciones jerrquicas entre

posiciones de una organizacin, pueden existir tambin relaciones
funcionales, en razn de asistencia tcnica o asesoramiento o staff, las
cuales se grafican con lnea punteada horizontal.

Se utilizan en los casos en que se quiera representar una relacin lneofuncional, lneo-asesora o de staff.

El staff se compone de especialistas en quienes el ejecutivo se apoya

para abordar sus mltiples y complejas tareas. Su autoridad funcional se
deriva del dominio de sus conocimientos.
Las unidades de staff se representan a travs de entegramas que se
unen al organigrama con lneas punteadas horizontales; estas unidades
pueden existir en cualquier nivel de la organizacin. En los estratos ms
altos sus funciones son de consulta, asesoramiento, consejo y
60

recomendacin; y en los ms bajos, de prestacin de servicios

especializados.

20. TERMINOLOGA
20.1.

Lnea de Mando: es el nmero de subordinados que reportan

directamente a un administrador determinado (por ejemplo: el Gerente

General puede tener a cargo un Gerente de Ventas, uno de Compras,
uno de Produccin, etc).
20.2. Estructura organizacional vertical: se caracteriza por tener una
lnea de mando angosta y muchos niveles jerrquicos.
20.3. Estructura organizacional horizontal: est caracterizada por una
lnea de mando amplia y pocos niveles jerrquicos.
20.4.
La excesiva departamentalizacin se observa grficamente
cuando la estructura es demasiado plana, es decir, excesiva
diferenciacin horizontal.

20.5.

La excesiva burocracia se observa cuando en la estructura

existen demasiados niveles jerrquicos, con lo cual la diferenciacin

vertical es excesiva.

61

La representacin grfica de la estructura organizacional permite

representar diferentes tipos de informacin, de acuerdo al uso al que se
encuentre destinado el organigrama. En algunos casos, puede llevar el
nombre y apellido del funcionario, el nmero del puesto en el
nomenclador general de RR.HH, el nmero de partida presupuestaria, e
inclusive la cantidad de personas que dependen directa o indirectamente
de cada cargo.
Generalmente, debido a que la representacin de la estructura
organizacional se encuentra condicionada por los criterios utilizados por
las personas que as la han diseado, no puede graficarse el
organigrama de la forma que establecen las normas de representacin si
la realidad de la organizacin y su diseo efectivo indican lo contrario; a
lo sumo se podr sugerir un modelo normalizado y conveniente para la
empresa en cuestin.
Puede darse otro caso, en el cual suceda que no se cumple con la
unidad de mando y es cuando existe autoridad funcional, por ejemplo:
Ventas supervisa a Cmputos en lo referente al sistema de stock,
confeccin de remitos y facturas, listados de ventas, etc; mientras que
administracin se encargara que Cmputos cumpla con las normas
impositivas para la facturacin, la emisin de recibos de sueldos y el
listado de cobranzas.

21. FORMAS DE GRAFICAR UN ORGANIGRAMA

Al momento de graficar un organigrama, se pueden seleccionar distintas
maneras de hacerlo, cada una con sus ventajas y desventajas. A
continuacin indicamos algunas:
62

21.1.

Disposicin Piramidal Vertical: Se visualiza la estructura formal

como una pirmide con los cargos jerrquicos superiores ubicados en la

parte superior.

21.2.

Disposi

cin

Piramidal Horizontal: Se genera de izquierda a derecha, haciendo

coincidir el vrtice de la pirmide (donde se representa la posicin de
mayor jerarqua) con el extremo izquierdo del diagrama.

21.3.

Disposicin Circular: El grfico se muestra en forma de crculos.

Los niveles de autoridad se ubican por capas, siendo los de mayor

rango los que se encuentran en el centro.

21.4.

Disposicin Semicircular: Similar a la disposicin circular.

63

22. OTRAS FORMAS DE GRAFICAR UN ORGANIGRAMA

Generalmente no es conveniente mezclar los diferentes tipos de graficacin
en un mismo organigrama. No obstante, algunos autores utilizan esta
metodologa.

As

mismo

se

pueden

encontrar

representaciones

equivalentes que se pueden utilizar en un organigrama.

23. TCNICA PARA DIBUJAR EL DIAGRAMA.

Hay una serie de simbologa comnmente aceptada.
- La direccin se grafca en la parte ms alta del diagrama.
- Los rganos o cargo de la misma jerarqua se colocan a la misma altura.
- Los rectngulos (a veces crculos o cuadrados) se utilizan para representar
rganos, funciones o personas y se dibujan en posicin horizontal.
- Lneas de autoridad o dependencia. Estas indican la relacin de autoridad
entre los diferentes rganos, funciones o personas.
- Qu contenido pueden incluir los rectngulos?
El nombre de cargo u rgano (por ejemplo "director", "ningn x") y las
funciones. A veces en la parte inferior se menciona el nombre de la persona
que ocupa el puesto. Por ejemplo, vemos el organigrama de la Subsecretara
de trabajo e inmigracin.

64

24. PROCESO PARA LA ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS

Se conocen cinco pasos bsicos que se han de seguir en el procedimiento
para la elaboracin de los organigramas:

Autorizacin y apoyo de los niveles superiores;

Acopio de la informacin;
Clasificacin y registro de la informacin;
Anlisis de la informacin, y
Diseo del organigrama.

25. CRITERIOS DE ELABORACIN Y RECOMENDACIONES PARA EL

DISEO DE ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES
No existen reglas para disear un organigrama, pero s existe cierto lenguaje
tcnico administrativo que se compone de signos, figuras geomtricas,
prcticas aceptadas, conceptos convencionales, con el cual es necesario
familiarizarse para lograr instrumentos grficos correctos, comprensibles y
uniformes que transmitan informacin sobre la organizacin.
Los componentes de la estructura dependern de la magnitud de los recursos
humanos, materiales y tcnicos.
Nomenclatura convencional: Elementos grficos.
Como ya se explic, los organigramas reflejan entre otros aspectos, la forma de
trabajo en una institucin determinada, por lo que es importante lo siguientes:

Las figuras geomtricas;

La ubicacin que se da a cada unidad orgnica en el organigrama;
Las lneas de conexin, y
Los nombres de las Unidades Administrativas u Orgnicas.

25.1.

Figuras
Las figuras se utilizan para representar los rganos, pueden ser:
directivos, operativos o sustantivos, de apoyo, de asesora,
desconcentrados y descentralizados.
Las figuras geomtricas: Simbolizan o representan a las
unidades administrativas del organismo en el organigrama. Las
65

figuras

sirven

para

expresar

grficamente

algunas

particularidades de las unidades representadas, por lo tanto,

todas las figuras debern ser de preferencia rectangulares y todas
del mismo tamao y dimensin. Se recomienda que siempre
estn con lnea delgada.

La ubicacin que se da a cada unidad administrativa u orgnica en

el organigrama, depende de las relaciones de los procesos
esenciales del organismo, poniendo al rgano de direccin y las
unidades de staff en la parte superior y las reas que representan
los procesos vitales (componente de lnea u operacional), de
izquierda a derecha segn se da respuesta a la misin o razn de
ser y a continuacin, las reas de apoyo; es decir, si se trata de una
organizacin dedicada al servicio pblico, entonces los primeros
componentes sern los titulares, despus los servicios auxiliares y
al ltimo, las reas de logstica y administracin que son las que
dan el apoyo a las reas.
Los organigramas se componen de tres partes: en la primera se
ubica la alta direccin, en el centro se encuentra el staff que son las
unidades de asesoramiento y de servicios auxiliares, en el tercer
componente se encuentran las unidades de lnea u operacional.
En la ubicacin de las unidades por niveles jerrquicos, hay que
considerar lo siguiente: en la parte superior del organigrama se
representan los rganos de gobierno de la Dependencia u
organismo con sus respectivas unidades de staff (ubicadas por su
importancia) y en la parte inferior del organigrama se colocan las
unidades de lnea u operacional que son las que desarrollan las
funciones ms importantes de la institucin u organismo ubicadas
en trminos de la razn de ser o misin.
En el staff se encuentran todas las reas que prestan un servicio
especializado en asesoramiento consultivo o servicios auxiliares; en
el primero se consideran las unidades que requieren directa y
estrecha vinculacin con la alta direccin a la cual sirve; estas
66

unidades tienen facultades para asesorar, investigar y recomendar.

En cuanto a la unidad de servicios auxiliares, se ubica por debajo
del nivel del staff de asesoramiento consultivo y tiene la facultad de
asesorar a la cabeza del organismo o a otros funcionarios de ste;
adems tienen autoridad funcional sobre las dems reas del
organismo.
25.1.1.

FORMA:
Como regla general, se recomienda usar un solo tipo de
figura para simbolizar a cada uno de los elementos que
integran el organigrama.
Debido a la facilidad de lectura que ofrecen los ttulos
escritos horizontalmente, as como por ser una figura de
trazo ms sencillo, es recomendable utilizarla para
representar los diferentes tipos de rganos.

67

68

25.1.2.

DIMENSIN:

69

Aunque existe la tendencia a relacionar el tamao de las

figuras con la importancia del rgano, no deben reducirse
progresivamente

sus

dimensiones

para

establecer

diferencias de nivel jerrquico, ya que stas se establecen

por la posicin de las unidades en el grfico.

70

25.1.3.

COLOCACIN DE LAS FIGURAS:

La ubicacin de las figuras en el grfico debe atender los
siguientes aspectos:
a).- Nivel Jerrquico o Gerencial
Los

niveles

se

emplean

para

identificar

procesos

esenciales (los procesos esenciales son aquellos que estn

relacionados con la misin y naturaleza de la unidad
administrativa u orgnica) de la organizacin, y se refiere a
la posicin relativa que ocupan estos en los organigramas.
Las posiciones en un mismo nivel horizontal, tienen la
misma importancia jerrquica, se dibujan de izquierda a
derecha y por ltimo se ubican los procesos de apoyo.
b).- Diferente nivel jerrquico
La colocacin se dar con arreglo a los diferentes niveles
jerrquicos de la organizacin.
71

En la Administracin Pblica Estatal, refirindonos a una

Dependencia, estos niveles normalmente son:

Primer nivel: Secretara;

Segundo nivel: Subsecretara o equivalente;
Tercer nivel: Direccin General o equivalente;
Cuarto nivel: Direccin de rea;
Quinto nivel: Subdireccin General;
Sexto nivel: Subdireccin, y
Sptimo nivel: Departamento.

Por la numeracin utilizada en la estructura orgnica

debern aparecer en primer lugar las unidades operativas o
sustantivas y a continuacin las de apoyo.

72

73

74

c).- Dentro del mismo nivel jerrquico

Para la posicin de las distintas figuras que han de
aparecer en el organigrama dentro de un mismo
nivel jerrquico, se recomienda que la organizacin
aparezca estructurada de acuerdo a la participacin
o secuencia de actividades.

25.2.

Lneas de conexin
Las diversas relaciones que se dan entre las unidades que
integran la estructura orgnica, se representan con lneas. A
continuacin, se proporcionan criterios especficos con el objeto
de uniformar su presentacin.
Las lneas de conexin, nos indican los diferentes tipos de
relaciones existentes entre las unidades que integran la estructura
orgnica del organismo. Estas lneas debern utilizarse en un
trazo ms grueso que las lneas de los rectngulos del
organigrama y no deben adelgazarse a medida que descienda a
los niveles inferiores. Adems, debe evitar el cruce de lneas, por
lo que se recomienda estudiar el diseo.
75

Existen varios tipos de lneas utilizadas para diversos tipos de representacin:

25.2.1.

Relacin principal de autoridad. (Relacin lineal)

Es aquella que implica una relacin de subordinacin entre
los responsables de las unidades y subalternos.

Recomendaciones:
Las lneas de conexin no deben terminar con flechas
orientadas hacia abajo, ya que en este caso se pone de
relieve slo uno de los componentes de la relacin de
autoridad, descuidndose el elemento ascendente, o sea la
relacin de responsabilidad.
El diseo debe disponerse de modo que todas las unidades
orgnicas que dependen de un superior, queden ligadas a
l por una sola lnea.
Deben rechazarse las ramificaciones que incluyan tramos
injustificados.
No deben adelgazarse las lneas de autoridad a medida
que se descienda a los sucesivos niveles, ya que no es
necesario proporcionar una visin cuantitativa de la
autoridad por medio de dicho procedimiento.

76

77

Para evitar el cruce de dos lneas, se recomienda ensayar diferentes

colocaciones hasta encontrar la que permita suprimir los cruces, o por lo
menos reducirlos al mnimo.
25.2.2.

Relacin de autoridad funcional

Es aquella que representa la relacin de mando especializado, no la de

dependencia jerrquica. La autoridad funcional est limitada al mtodo
especfico de ejecucin de una actividad y puede existir en forma
paralela a la autoridad de lnea, o entre un rgano especializado en
determinada funcin y los subordinados de otros jefes de lnea. (Como
personal, programacin y presupuesto, etc.)
Se puede representar este tipo de vnculo por medio de lneas cortas de
trazo discontinuo.

25.2.3.

Relacin de asesora o Staff

78

Es la relacin que se da entre los rganos que proporcionan informacin

tcnica o conocimientos especializados a los rganos de mando de lnea
y suelen representarse por medio de lneas de trazo discontinuo,
colocadas perpendicularmente a la autoridad principal del rgano al que
asesoran.

Interna.- Son de carcter permanente y pertenecen a la

organizacin; de estos hay dos tipos, los que trabajan
permanentemente

aquellos

que

nicamente

sesionan

espordicamente.
Externa.- Son aquellas que no pertenecen a la institucin; de
stas existen dos tipos, las que reciben recursos de la institucin
y las que no los reciben.

25.2.4.

Relacin de coordinacin

79

La relacin de coordinacin (colaboracin) es aquella que tiene por

objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas unidades de
la organizacin; podr darse entre unidades de mismo nivel jerrquico, o
entre unidades del rgano central y las de unidades tcnicoadministrativas desconcentradas.

25.2.5.

Relacin con los rganos desconcentrados

Es conveniente disponer los rganos desconcentrados en el ltimo nivel del

organigrama.
Entre esta ltima representacin y el grfico de la dependencia, deber
trazarse una lnea de eje que permita establecer la distincin entre ambos.
80

81

En caso de que se desee especificar las diferentes relaciones que guardan los
rganos desconcentrados con el resto de las unidades centrales, se deber
representar un tipo general de organizacin de las unidades desconcentradas
en el ltimo nivel grfico.

82

25.2.6.

Relacin

con

los

organismos

pblicos

descentralizados
La relacin de este tipo de rganos, es una relacin de autoridad de
lnea o directa, ya que dependen de niveles ms altos de la
organizacin, su colocacin se plasma al final de los niveles
jerrquicos,

despus

de

anotar una

lnea

discontinua.

Se

caracterizan por contar con personalidad jurdica y patrimonio

propio.

83

25.2.7.

Relacin de las comisiones

Son aquellas reas internas o externas que colaboran de manera permanente

o eventual en el desempeo de servicios de carcter pblico, con la finalidad
de realizar alguna gestin. Cuando se incluyan estas comisiones en el
organigrama, deber tomarse en cuenta si se trata de una comisin
intersecretarial, desconcentrada o interna de administracin, a saber:
Intersecretariales.- Son las integradas por los representantes de
diversas instituciones para coordinar determinadas acciones de dos o
ms organismos.
Desconcentradas.- Son aquellas que tienen facultades de decisin,
pero estn sujetas a la planeacin y control de sus actividades por el
rgano del cual dependen, aunque cuenten con cierta autonoma.
Internas de Administracin.- Estas comisiones dependen directamente
del titular de la Dependencia u Organismo.
Por la relacin que guardan las comisiones con el rgano central, pueden ser
clasificadas en:
Comisiones Interinstitucionales: Son aquellas integradas por los
representantes de las diversas instituciones gubernamentales y que
tienen por objeto coordinar determinadas acciones de dos o ms
organismos.
Cuando quieran incluirse estas comisiones en el organigrama de la
Dependencia que los engloba, debern colocarse en un recuadro
general de trazo discontinuo, que estar ligado por una lnea de
coordinacin, dispuesta perpendicularmente a la autoridad de la misma.

84

85

 Comisiones Desconcentradas:
stas tienen facultades de decisin, pero siguen sujetas a la
planeacin y control que de sus actividades realice el rgano
superior; cuentan con cierta autonoma: la relacin de autoridad de
lnea no desaparece, por lo que debern colocarse en el ltimo nivel
86

del grfico, de la misma manera en que fueron situados los rganos

desconcentrados.

25.2.8.

COORDINACIN INTERNA DE ADMINISTRACIN Y

PROGRAMACIN
Dado que esta comisin o unidad depende directamente del titular
de la Dependencia, aparecer inmediatamente despus del mismo
utilizando rectngulo de trazo discontinuo.

87

25.2.9.

LOS

NOMBRES

DE

LAS

UNIDADES

ADMINISTRATIVAS U ORGNICAS
Es de vital importancia que el nombre de las unidades
administrativas u orgnicas, aparezca sin abreviaturas y
que corresponda principalmente al proceso de trabajo que
realiza dicha unidad en forma breve y concisa, de tal
88

manera que no surjan dudas en la comprensin, anlisis o

diseo de los organigramas.
Nota: La nomenclatura debe reflejar el proceso principal del
trabajo, no el nombre del puesto que ocupa el servidor
pblico.

CORRECTO

INCORRECTO
Jefe del Departamento de

Departamento de Auditora

Auditora
Director de Planeacin

Direccin de Planeacin

26. ELEMENTOS DEL ORGANIGRAMA

Tenerse en consideracin la utilizacin de los siguientes elementos y pautas
convencionales.
Las

casillas.- Son

figuras

geomtricas

rectangulares

que

hacen

representacin de unidades de la organizacin. Al interior de ella se debe

colocar el nombre de la unidad o rea que representa.

Las lneas.- Son figuras geomtricas que representan: orden, relaciones

de direccin, asesoramiento, subordinacin, apoyo, control y relaciones
consultivas que se presentan al interior de la organizacin. La lnea
principal de la organizacin se diferenciar de las dems por ser de
mayor espesor.

89

Lneas punteadas entre dos unidades de igual nivel sealan existencia

de relaciones de coordinacin entre ambas.

Los puentes son lneas con un realce semicrculo que son utilizados
cuando se cruza una lnea entre dos unidades que se relacionan.

90

26.1.

ORGANOS APOYO

Los rganos de apoyo son aquellas reas de la empresa los encargadas de

normar, ejecutar y evaluar la organizacin y gestin de las acciones
inherentes a los procesos tcnicos de los sistemas administrativos. Entre
las ms comunes tenemos:
Contabilidad.
Tesorera.
Personal.
Abastecimiento (logstica)
Ejecucin presupuestal.
Seguridad.
Mantenimiento de la infraestructura institucional.
Proyeccin de la imagen institucional (relaciones pblicas)
Informtica.
Secretaria general mesa de partes.

91

26.2.

ORGANOS ASESORIA

Los rganos de asesora son los responsable de asesorar a la Direccin, a

las reas de Gestin y a las Comisiones de Proceso administrativo en los
asuntos de su competencia. Entre ellas tenemos:
Planeamiento.
Presupuesto.
Asesora legal.
Tributaria racionalizacin.
Racionalizacin.
Otras asesoras

92

26.3.

UNIDADES CON DIFERENTES JERARQUAS

Es importante tener en cuenta que un mismo nivel jerrquico son graficados

con un rectngulo del mismo tamao y a la misma altura. rganos de diferente
nivel se graficarn como rectngulos de distinto tamao(a mayor jerarqua, el
rectngulo ser mayor, a menor jerarqua la dimensin del rectngulo ser
menor), y a distinta altura.

26.4.

ORGANIGRAMA CON RGANOS TERRITORIALES

En estos tipos de organigramas es necesario utilizar las denominadas lneas

quebradas cuyo propsito es sealar los rganos desconcentrados con relativa
autonoma del nivel central.

93

27. REVISIN Y ACTUALIZACIN

La revisin de los organigramas habr de realizarse de manera continua y
en funcin de los cambios que sufra la Dependencia o Entidad en su
estructura orgnica.
El titular de cada rgano ser responsable de sealar los cambios
correspondientes a su rea, reportndolos al rea administrativa o personas
de la misma Dependencia, encargadas de actualizar los organigramas
especficos y generales.
Todo organigrama debe de ser flexible y adaptable, de forma que si hay
cambios, este organigrama se pueda adaptar; por ejemplo, para que se
pueda incluir un nuevo puesto o servicio, debe ajustarse a la realidad,
deben ser claros, precisos y comprensibles para las personas que los
consulten.

94

28. DISEO DE ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES

Para dibujar o representar organigramas estructurales, debemos seguir los
siguientes criterios o elementos grficos de diseo, mismos que pueden ser
utilizados para representar todo tipo de organigramas, a excepcin de los
matriciales:
Smbolos y referencias convencionales de mayor uso:
Las lneas llenas sin interrupcin son aquellas que indican la
autoridad formal, la relacin de lneas de mando, la comunicacin y la
va jerrquica;
Las lneas horizontales sealan la especializacin y la correlacin;
Cuando la lnea cae sobre la parte media y por encima del recuadro,
indica relacin de mando;
Cuando la lnea se coloca perpendicular a otra, indica asesoramiento,
y
Las lneas discontinuas por debajo del grfico, indican relacin en
unidades desconcentradas y descentralizadas.

Las figuras geomtricas a utilizar siempre sern de forma rectangular y

todas deben ser de un mismo tamao; dicho de otra manera, el tamao de
los recuadros no indica diferencia jerrquica, dado que esto se refleja por
niveles.
Un recuadro indica autonoma.
Un rectngulo con lnea continua indica una unidad de trabajo
permanente y forma parte de la organizacin.
Rectngulo formado por lnea discontinua, indica que no pertenece a
la institucin, o bien, son comisiones o comits internos.

SMBOLO

UTILIZADO PARA REPRESENTAR

1) A unidades permanentes de trabajo
95

propias del organismo e institucin o

que forma parte de ste.
2) A unidades descentralizadas y
desconcentradas del organismo e
institucin.
3) A unidades externas del organismo
o institucin y que recibe recurso de
ste.
1) A unidades internas que sesionan
espordicamente como lo son las que
se encuentran en staff
2) A unidades externas que sesionan
espordicamente

no

reciben

recursos del organismo o institucin

3) A unidades que conforman en
cierta

manera

al

organismo

institucin.
La jerarqua lineal que existe en el
organismo o institucin, siempre debe
de ir ms gruesa que las lneas de las
figuras geomtricas.
Si la lnea sale por la parte inferior de
una figura geomtrica y se conecta a
otra en la parte superior o en uno de
sus lados, indica que tienen jerarqua
lineal.
La relacin que existe entre el director
de la organizacin o institucin con
sus asesores consultivos externos y
siempre se conecta de la parte inferior
de la figura geomtrica a otra figura
en uno de sus lados.
La coordinacin que existe entre las
diversas

reas

del

organismo

institucin:
96

1) Si la lnea punteada sale por la

parte inferior de la figura geomtrica y
se une a otra tambin por la parte
inferior,

indica

que

tienen

que

coordinarse o colaborar entre ellas

para lograr un fin determinado. Si la
lnea punteada sale por la parte
inferior de la figura geomtrica y se
conecta a otra en la parte superior,
indica, que tienen jerarqua funcional.
La visin que existe entre las
unidades

descentralizadas

desconcentradas del organismo o

institucin, se coloca en la parte
inferior del organigrama de lado a
lado con lnea gruesa, y debajo de
esta se ubican las figuras geomtricas
que representan dichas unidades.

29. DIVULGACIN

97

Los organigramas constituyen un instrumento de orientacin e informacin para

el personal de la Dependencia o Entidad, y para aquellas personas o
instituciones con las que se guarda alguna relacin. Tambin, las unidades de
orientacin e informacin y quejas (mdulo de informacin y atencin al
pblico), deben contar con esta informacin, lo cual facilitar la identificacin y
ubicacin de las unidades a que debe acudir el pblico.

GLOSARIO DE TRMINOS:

98

Organigrama: Es una gua o plano que representa grficamente

la estructura orgnica interna y formal de la unidad administrativa
de manera objetiva y global.
Organizacin: Es el arreglo de las distintas unidades de que se
compone un organismo administrativo y la relacin que guardan
estas unidades entre s, as como la forma en que estn
repartidas las actividades de ese organismo entre sus unidades.
Por eso se dice que el organigrama es el retrato o la
representacin grfica de la organizacin.
Por lo tanto, la organizacin supone:
Una estructura, y
Un conjunto de actividades o funciones asignadas a los
rganos.
Estructura Orgnica: Es la organizacin formal en la que se
establecen los niveles jerrquicos y se especifica la divisin de
funciones, la interrelacin y coordinacin que debe existir entre las
diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el
cumplimiento de los objetivos.
Es igualmente un marco administrativo de referencia para
determinar los niveles de toma de decisiones.
Unidad Administrativa: Es el rgano que tiene funciones y
actividades al interior de la Dependencia o Entidad, que la
distinguen y diferencian de las dems Dependencias y Entidades,
conformndose a travs de una infraestructura organizacional
especfica y propia, denominadas reas administrativas.

Puesto: Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un

conjunto homogneo de tareas, responsabilidades y requisitos

99

para el cumplimiento de una o varias funciones y el logro de los

objetivos de una o varias reas administrativas.
Plaza: Posicin individual de trabajo que no puede ser ocupada
por ms de un servidor pblico a la vez, que tiene una adscripcin
determinada y debe respaldarse presupuestalmente.
Jerarqua: Es el rango que posee un trabajador dentro de una
empresa, organismo o institucin.
Nivel Jerrquico: Es la divisin de la estructura orgnica
administrativa para asignar un grado determinado a las unidades
internas definiendo rangos o autoridad y responsabilidad,
independientemente de la clase de funcin que se les
encomiende.
Proceso: Conjunto o secuencia de un procedimiento sistemtico
que transforma los insumos de informacin, materiales y recursos
humanos en productos y servicios que satisfacen a los clientes o
usuarios.
Autoridad

de

Lnea:

Se

genera

en

la

realizacin

de

subordinacin que existe entre jefes y subalternos directos

Autoridad funcional:
Se genera en la relacin de mando especializado que es la que
existe entre un rgano especializado en determinada funcin y los
subordinados de otros jefes de lnea.
Relacin de Asesora: Es conocida tambin como de Staff y
existe entre los rganos que tienen por objeto aconsejar e
informar a los rganos de lnea; sus opiniones no requieren
obediencia, sino son simples consejos que pueden ser aceptados
o no por el jefe de lnea a quien aconsejan.
rgano

Administrativo

Desconcentrado:

Son

instancias

jerrquicamente subordinadas a las Dependencias o Entidades,

100

con facultades especficas para resolver asuntos en la materia

encomendada de conformidad con las disposiciones legales
aplicables.

Los

rganos

Desconcentrados

cuentan

con

autonoma administrativa, pero no tienen personalidad jurdica ni

patrimonio propio.

101

CONCLUSIONES
PRIMERA.Como ninguna persona es fsica ni psicolgicamente capaz de desempear
todas las operaciones que componen a la mayora de las complejas
actividades, la divisin de trabajo crea actividades simplificadas que pueden
aprenderse y completarse con relativa rapidez.
SEGUNDA.El planeamiento dentro de la organizacin es una herramienta clave para la
toma de decisiones a nivel gerencial siempre y cuando la informacin que
brinde sea representativa y til. Las realidades son dinmicas y los
organigramas no estn ajenos a esta cualidad.
TERCERA.Los organigramas son la representacin grafica de la estructura de una
organizacin, es donde se pone manifiesto la relacin formal existente entre las
diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de
supervisin y la autoridad relativa de cada cargo
CUARTA.El organigrama desempea un papel informativo, al permitir que los integrantes
de la organizacin y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global,
sus caractersticas generales.
QUINTA.Si bien es cierto que uno de los elementos ms importantes de la organizacin
lo constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre
individuos y grupos se producen, el intentar la representacin grfica de dichas
relaciones, dinmicas y subjetivas, forzara a que los organigramas se tornaran
complejos; de aqu que una de las limitaciones de estos es que expresan
nicamente las relaciones formales entre los rganos que integran las
Dependencias o Entidades.
102

BIBLIOGRAFIA

DEPARTAMENTO DE SOPORTE JURDICO ZACATECAS Gua

Tcnica para Elaborar Organigramas Mxico 2010.

ORTEGA MANOLO, Organigramas, la organizacin formal,2011.

FERNNDEZ
ARENA,
Jos
Antonio
Elementos

de

AdministracinMxico1986.

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Organizacin de Empresas, Segunda Edicin, de Franklin Enrique, Mc

Graw Hill, 2004, Pgs. 79 al 86.

Introduccin a la Administracin de Organizaciones, de Rafael de

Zuani Elio, Editorial Maktub, 2003, Pgs. 309 al 318.

103

PAGINAS DE INTERNET

http://educativopracticas.files.wordpress.com/2009/01/organigr

amas.pdf
http://transparencia.zacatecas.gob.mx/sites/transparencia.zacat

ecas.gob.mx/files/transparencia/11_guia_elaborar_org.pdf
http://www.santillanafol.es/sites/default/files/organigramas.pdf
http://lunistqm.wikispaces.com/file/view/ORGANIGRAMA.pdf
http://www.monografias.com/trabajos82/los-organigramas/los-

organigramas.shtml
http://www.cgn.gub.uy/innovaportal/file/2349/1/material_de_est

udio_-_organigrama.pdf
http://educativopracticas.files.wordpress.com/2009/01/organigr
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http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-

organigramas.html
http://es.scribd.com/doc/17313575/5-ORGANIGRAMAS

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