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mbito de Aplicacin

Para ayudarte para comprender mejor la relacin entre los disintos tipos de documentos y cundo
deben ser eliminados, archivados y conservados, es que puedes revisar la tabla en pantalla.

Documentos

Eliminacin

Archivo

Conservacin

Deuda pblica, especies


valoradas u otros efectos.

Luego de dos aos desde


su revisin definitiva por la
Contralora General de la
Repblica.

Depende de la institucin
a la que pertenezca la
documentacin.

Por dos aos desde su


revisin definitiva por
Contralora General de la
Repblica.

Libros, documentos y
cuentas aprobadas.

Luego de tres aos desde


su revisin definitiva, salvo
que el Contralor considere
especial inters en
conservarlos.

Depende de la institucin
a la que pertenezca la
documentacin.

Por tres aos desde su


revisin definitiva, salvo
que el Contralor considere
especial inters en
conservarlos.

Documentos oficiales de
los ministerios
y servicio pblico.

No procede su
destruccin.

Cumplidos cinco aos de


antigedad debern
ingresar la Archivo
Nacional.

Indefinido.

Documentos tributarios:
Libros de contabilidad o
documentos que sirvan
para acreditar las
anotaciones contables o
relacionados con
actividades afectas a
cualquier impuesto.

Previa autorizacin del


Director regional, siempre
y cuando hayan sido
debidamente
microcopiados o
micrograbados de acuerdo
a la normativa vigente.

Depende de la institucin
a la que pertenezca la
documentacin.

A lo menos por tres aos.

Documentos previsionales.

Una vez que hayan sido


microfilmados o
reproducidos con
autorizacin del
superintendente de
Seguridad Social.

Depende de la institucin
a la que pertenezca la
documentacin.

Hasta que sean


microfilmados o
reproducidos, o de lo
contrario, indefinidamente.

Documentos relativos a
personal.

Luego de cinco aos,


siempre y cuando dichos
antecedentes se
encuentren registrados en
libros o tarjetas
individuales.

Depende de la institucin
a la que pertenezca la
documentacin.

Indefinidamente aun
cuando aquellos que no
ingresen al Archivo y que
justifiquen nombramientos
podrn devolverse
despus de dos aos
desde la fecha de la
designacin.

Documentos de rea
operacional.

Podrn eliminarse con


posterioridad a cinco aos.

Depende de la institucin
a la que pertenezca la
documentacin.

Deben conservarse por


cinco aos.

Documentos
representativos de
obligaciones pendientes.

Condicionada a los
resultados de los
exmenes que al respecto
realice Contralora.

Depende la institucin a la
que pertenezca la
documentacin.

Ms all de la total
extincin de la obligacin
para el examen de
Contralora General de la
Repblica.

Documentos de Fiscala.

Previa autorizacin de la
unidad jurdica superior,
efectuando una
ponderacin.

Depende la institucin a la
que pertenezca la
documentacin.

Indefinidamente hasta que


se d la autorizacin que
permita su eliminacin o,
en su caso, su archivo.

Depende la institucin a la
que pertenezca la
documentacin.

Se debe mantener a lo
meno por cinco aos e
indefinidamente las copias
de oficios
y resoluciones
empastadas.

Documentos de Oficinas
de Parte.

Podran eliminarse con


posterioridad a cinco aos.

Documentos de Salud.

Tras el transcurso de un
aos en caso de recetas
sobre productos de venta
restringida y diez aos
para las historias clnicas,
desde que el paciente no
consulta la
establecimiento
asistencial.

No aplica.

Los historiales clnicos por


un plazo mnimo de diez
aos a contar de la ltima
atencin, mientas que los
documentos farmacuticos
deben permanecer
archivado en el
establecimiento al menos
por
un ao luego de su
despacho.

Documentos indgenas.

No existe normativa que


permita su destruccin.

Especficamente en el
Archivo General de
Asuntos Indgenas.

Indefinidamente.

Documentos de valor
histrico o cultural.

No procede su
destruccin.

Una vez que se haya


efectuado el derecho de
oposicin del Conservador
del Archivo Nacional, a
menos que determine que
permanezcan en custodia
del servicio respectivo.

Indefinidamente.

Documentos que se
encuentran en el Archivo
Nacional.

Decisin exclusiva del


Conservador del Archivo
Nacional.

No aplica.

No aplica.

Documentos
microcopiados o
microfilmados.

Luego de cinco aos


desde su microforma los
privados y diez aos los
documentos pblicos.

Depende la institucin a la
que pertenezca la
documentacin.

Al menos por cinco aos o


diez aos respectivamente
dependiendo si son
privados o pblicos.

Otros documentos.

Contralora General de la
Repblica recomienda
darlos de baja previa
consulta a la unidad de
origen.

No aplica.

No aplica.