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Departament de Informtica

Tema 6

Formularios Avanzados

Contenido:

1.
1.1.
1.2.

2.
2.1.
2.2.

3.

Crear un Formulario/Subformulario con un Asistente.

Para crear un formulario principal y un subformulario con el asistente para
formularios Principal / Subformulario.
Para cambiar entre el formulario principal y el subformulario en el modo de
presentacin Formulario.

3.4.

Crear un Formulario/Subformulario sin un Asistente.

Crear un formulario principal y un subformulario.
Para agregar un Subformulario a un Formulario principal.
Para modificar el diseo de un subformulario mientras se trabaja con el
formulario principal.
Vincular un Formulario principal y un subformulario.

4.1.

Crear un Subformulario basado en una consulta.

Para disear un subformulario basado en una consulta.

5.1.

Formulario con dos Subformularios vinculados.

Para crear un formulario principal con dos niveles de subformularios.

3.1.
3.2.
3.3.

4.
5.
6.

Qu son los Subformularios.

Tipos de Subformularios.
Planificar la creacin de un formulario y un subformulario.

Utilizar Grficos.

1.-QU SON LOS SUBFORMULARIOS

Los subformularios son un mtodo para incluir en un formulario informacin que
proviene de ms de una tabla. Un subformulario es un formulario dentro de otro
formulario. En Access, el formulario primario se denomina formulario principal y el
formulario incluido en l recibe el nombre de subformulario. A menudo el conjunto se
denomina formulario/subformulario o formulario maestro detalle.

Fig. 1

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Al utilizar un subformulario es sencillo ver la relacin existente entre los registros de dos
o ms tablas. En este tipo de formulario, el formulario principal y el subformulario estn
vinculados, de modo que el subformulario slo mostrar los registros que estn
relacionados con los del formulario principal.
Los subformularios resultan especialmente eficaces cuando se trata de mostrar datos
almacenados en tablas o en consultas con una relacin de "uno a varios". En tales casos,
el formulario principal representa el extremo "uno" de la relacin, mientras que el
subformulario representa el extremo "varios".
A)

TIPOS

DE SUBFORMULARIOS

Al crear un formulario, puede disearlo como hoja de datos (slo podr mostrarse en el
modo de presentacin Hoja de datos), o bien como formulario propiamente dicho (slo
podr mostrarse en el modo de presentacin Formulario), o bien como ambos. Cuando
cree un formulario con el Asistente para formularios Principal/subformulario, ste crear
un subformulario que puede verse en ambos modos de presentacin (siendo Hoja de
datos el modo de presentacin predeterminado). En el modo de presentacin Formulario,
el formulario puede ser muy sencillo, aunque tambin puede personalizar su diseo con
encabezados, pies, colores, etc.
Un formulario principal puede tener cualquier cantidad de subformularios, clasificados
en un mximo de dos niveles. Esto significa que en un formulario principal se puede
incluir un subformulario que a su vez contenga otro subformulario.
B)

PLANIFICAR

LA CREACIN DE UN FORMULARIO Y UN SUBFORMULARIO

Como origen de los datos para un formulario principal se utiliza una tabla o consulta y
para los datos de su subformulario se usa otra distinta. Si desea que el formulario
principal y el subformulario muestren datos relacionados, deber comprobar que las
tablas o consultas subyacentes se han diseado de modo que Access muestre los datos en
la forma correcta.
Tienen las tablas o consultas subyacentes una relacin "uno a varios"? Si usa un
formulario/subformulario para mostrar una relacin "uno a varios", deber utilizar la
tabla correspondiente al extremo "uno" como base para el formulario principal, y la del
extremo "varios" como base para el subformulario. Por ejemplo, las tablas Socios y Vales
de Vino tienen una relacin "uno a varios", ya que para un solo cliente puede haber
varios pedidos. Es conveniente establecer relaciones entre las tablas, lo que ayuda a

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Access a crear vnculos automticos entre los formularios cuando se crea un formulario
principal y un subformulario.
Tienen las tablas o consultas subyacentes campos que las vinculen? Examine las tablas
o consultas que va a utilizar como origen de datos para el formulario principal y el
subformulario. Asegrese de que contienen un campo comn (que las vincula). Access
utiliza este campo para limitar los registros mostrados en el subformulario.

Fig. 2
Estn indexados los campos que vinculan las tabla o consultas subyacentes del
formulario? Si utjliza como vnculo un campo que no es una clave principal ni una clave
externa, quiz desee establecer un ndice para este campo en la tabla subyacente. Si ha
establecido relaciones entre claves principales y externas, Access habr creado
automticamente ndices para estos campos. A menudo, agregando un ndice se consigue
que el formulario se abra ms rpidamente y que sea ms rpido el desplazamiento por
los registros.

2.- CREAR

UN
ASISTENTE

FORMULARIO/SUBFORMULARIO

CON

UN

En general, usar el Asistente para formularios Principal/subformulario es la forma ms

rpida y cmoda de disear un formulario y su subformulario. Aunque desee
personalizar en gran medida tanto el formulario principal como el subformulario, puede
comenzar utilizando el Asistente para conseguir un prototipo inicial de formulario que
posteriormente podr modificar.
Cuando cree un formulario/subformulario utilizando un Asistente, podr ver los datos
del subformulario tanto en el modo de presentacin Hoja de datos como en el modo de
presentacin Formulario.

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Fig. 3
El Asistente para formularios Principal/subformulario crea el conjunto formulario
principal/subformulario y establece todas sus propiedades.
A)

PARA CREAR UN FORMULARIO PRINCIPAL Y UN SUBFORMULARIO

ASISTENTE PARA FORMULARIOS PRINCIPAL MS SUBFORMULARIO.

CON EL

1. En la ventana de la base de datos, haga clic en el botn "Formulario".

2. Elija el botn "Nuevo". Access mostrar el cuadro de dilogo Nuevo formulario.
3. En el cuadro "Seleccione una tabla/consulta", seleccione la tabla o consulta que
contiene los datos que desea mostrar en el formulario principal.
4. Elija el botn "Asistente para formularios". Access mostrar el primer cuadro
de dilogo del Asistente para formularios.
5. Elegir los campos de la tabla PRINCIPAL.
6. Elegir los campos de la tabla SUBFORMULARIO.
7. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del Asistente para formularios.
8. En el ltimo cuadro de dilogo, elija el botn "Finalizar" para comenzar a
introducir o a ver los datos.

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B)

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PARA

CAMBIAR ENTRE EL FORMULARIO PRINCIPAL Y EL SUBFORMULARIO EN

EL MODO DE PRESENTACIN FORMULARIO

Para cambiar del subformulario al formulario principal en el modo de presentacin

Formulario, haga clic en un control del formulario principal (no en el fondo). Para
cambiar al subformulario, haga clic en cualquier lugar de ste.
Nota Cuando muestre un formulario que contiene un subformulario, puede crear un filtro
para los campos del formulario principal, pero no puede aplicar un filtro para los
registros del subformulario.

3.- CREAR

UN
ASISTENTE

FORMULARIO/SUBFORMULARIO

SIN

UN

Para crear un formulario principal y un subformulario sin la ayuda del Asistente para
formularios Principal/subformulario, debe disear el formulario principal y
subformulario por separado. Despus insertar el subformulario en el formulario
principal. En este apartado se muestra cmo puede crear por sus propios medios un
formulario principal y un subformulario.
Este mtodo es til cuando ya ha creado un formulario y desea insertarlo en otros.
Tambin puede interesarle esta forma de crear un subformulario cuando desea disearlo
con una apariencia muy distinta a la de los formularios generados por un Asistente.
Utilice la informacin sobre las propiedades como ayuda para hacer modificaciones en los
formularios principales y los subformularios, tanto si los ha creado con la ayuda de un
Asistente como si los cre usted personalmente.
A)

CREAR

UN FORMULARIO PRINCIPAL Y UN SUBFORMULARIO

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Un subformulario es un formulario independiente, es decir, se disea y se guarda

exactamente de la misma forma que cualquier otro formulario. Despus puede agregarlo
a un formulario principal, asegurndose de que est vinculado a l. En muchos casos,
Access vincula automticamente el formulario cuando usted lo agrega, pero en otros
casos es necesario establecer las propiedades para vincular el subformulario al
formulario principal.
Un subformulario puede estar basado en una tabla o en una consulta.
Para preparar el formulario principal
1. Cree el formulario principal. Deje en l sitio para el subformulario.
2. Guarde y cierre el formulario principal.
Para preparar el subformulario
Puede disear un subformulario de modo que se pueda mostrar slo como hoja de datos,
slo como formulario o de ambas formas.
1. Cree un formulario y establezca sus propiedades PresentacionesPermitidas y
PresentacinPredeterminada.
Slo hoja de datos Site los campos del formulario en el orden en que desee
que aparezcan en la hoja de datos. No es necesario colocarlos, ya que
siempre aparecern como una hoja de datos. Establezca las propiedades
PresentacionesPermitidas y PresentacinPredeterminada como "Hoja de
datos".
Slo formulario Coloque los controles como desee que aparezcan en el modo
de
presentacin
Formulario.
Establezca
la
propiedad
PresentacionesPermitidas
como
"Formulario"
y
la
propiedad
PresentacinPredeterminada como "Formulario simple" o como
"Formularios continuos".
Formulario y hoja de datos Coloque los controles como desee que aparezcan
en el modo de presentacin Formulario. Establezca la propiedad
PresentacionesPermitidas
como
"Ambas"
y
la
propiedad
PresentacinPredeterminada como "Formulario simple", "Formularios
continuos" u "Hoja de datos", dependiendo de la forma en que desee que se
muestre el subformulario al abrir el formulario.
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2. Guarde y cierre el subformulario.

B)

PARA

AGREGAR UN SUBFORMULARIO A UN FORMULARIO PRINCIPAL

1. Abra el formulario principal en el modo de presentacin Diseo.

2. Cambie a la ventana de la base de datos (presione Fll).
3. Arrastre el subformulario deseado desde la ventana de la base de datos y
sitelo en el lugar adecuado del formulario principal. Access agregar al
formulario principal el control del subformulario y su etiqueta adjunta. El
control del subformulario es dependiente del subformulario y tiene
aproximadamente su mismo tamao (el control del subformulario incluye
espacio para los selectores de registros, por lo que su anchura es un poco
mayor).
4. Si es necesario, mueva el control del subformulario y ajuste su tamao.
5. Cambie al modo de presentacin Formulario para ver el formulario principal
con su subformulario. Si en el formulario o en el subformulario no aparecen los
datos esperados, consulte el apartado "Vincular un formulario principal y un
subformulario", ms adelante en este mismo tema.
6. Para modificar el formulario principal, cambie al modo de presentacin Diseo.
Si lo que desea es modificar el subformulario, siga el procedimiento descrito a
continuacin.
C)

PARA

MODIFICAR EL DISEO DE UN SUBFORMULARIO MIENTRAS SE TRABAJA

CON EL FORMULARIO PRINCIPAL

1. En el modo de presentacin Diseo, haga clic en cualquier lugar del formulario

principal que est fuera del control del subformulario (para asegurarse de que el
control del subformulario no est seleccionado).
2. Haga doble clic en cualquier lugar del control del subformulario. Access mostrar
el subformulario en el modo de presentacin Diseo.
3. Haga los cambios deseados en el diseo del subformulario. Si desea cambiar la
apariencia de la hoja de datos del subformulario mientras est trabajando en el
modo de presentacin Diseo, haga clic en el botn "Presentacin Hoja de datos"
de la barra de herramientas. Si es necesario, ajuste la anchura de las columnas de
la hoja de datos de modo que quepan en el control del subformulario.

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4. Guarde y cierre el subformulario desde el modo de presentacin Diseo o desde el

modo de presentacin Hoja de datos.
Nota Tambin puede modificar el diseo de un subformulario abrindolo desde la
ventana de la base de datos, realizando los cambios deseados y guardndolo. Los cambios
sern visibles la prxima vez que abra el formulario principal.
D)

VINCULAR

UN FORMULARIO PRINCIPAL Y UN SUBFORMULARIO

Cuando muestre un formulario que contenga un subformulario, normalmente le

interesar que en el subformulario slo aparezcan los registros relacionados con el
formulario principal.
Cuando arrastre un subformulario hasta un formulario principal, o cuando cree un
conjunto formulario principal/subformulario con el Asistente, Access intentar vincular
ambos formularios y, en muchos casos, lo conseguir. Access vincula automticamente
los dos formularios cuando se dan las siguientes condiciones:

Tanto el formulario principal como el subformulario estn basados en tablas (no

en consultas) y se ha establecido una relacin entre estas tablas. Access utiliza
como vnculos los campos que relacionan las dos tablas.

El formulario principal est basado en una tabla con una clave principal y el
subformulario est basado en una tabla que contiene un campo con el mismo
nombre que esa clave principal y con el mismo tipo de datos u otro compatible.
Access utiliza como vnculos los dos campos con el mismo nombre.

En otros casos, deber vincular personalmente los dos formularios especificando el campo
o campos que los unen.
Puede comprobar si se ha establecido el vnculo observando las propiedades del control
del subformulario. Si se han establecido las propiedades VincularCamposPrincipales y
VincularCamposSecundarios, querr decir que Access ha vinculado automticamente el
formulario principal y el subformulario. De lo contrario, deber establecer usted estas
propiedades

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Fig. 4
Los campos que elija para vincular el formulario principal y el subformulario deben
contener la misma clase de datos y tener un tipo de datos o una longitud de campo
iguales o compatibles. Por ejemplo, un campo Contador es compatible con un campo
Numrico siempre y cuando la propiedad TamaoDelCampo del campo Numrico tenga
el valor "Entero largo". No es necesario que los campos de vnculo aparezcan en el
formulario principal o en el subformulario. Siempre que se encuentren en las tablas o
consultas subyacentes, podr utilizarlos para vincular los formularios.
Para establecer las propiedades para vincular el formulario principal y
el subformulario
1. En el modo de presentacin Diseo del formulario principal, abra la hoja de
propiedades del control del subformulario.
2. Asigne a la propiedad VincularCamposSecundarios el nombre del campo de
vnculo del subformulario. Para especificar varios campos de vnculo, separe sus
nombres mediante signos de punto y coma (;). Nota En la propiedad
VincularCamposSecundarios no puede utilizar el nombre de un control.
3. Asigne a la propiedad VincularCamposPrincipales el nombre del campo o control
de vnculo del formulario principal. Para especificar varios campos o controles de
vnculo, separe sus nombres mediante signos de punto y coma (;).
Sugerencia Al disear tablas, es conveniente establecer claves principales y relaciones.
Tambin es conveniente asignar el mismo nombre a una clave principal de una tabla y a
su correspondiente clave externa en otra tabla.

4.-CREAR UN
CONSULTA

SUBFORMULARIO

BASADO

EN

UNA

Al igual que los formularios, los subformularios pueden basarse en consultas. Considere
el uso de una consulta como base para un subformulario cuando desee que ste muestre
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valores de varias tablas o cuando desee mostrar informacin limitada u ordenada

procedente de una o ms tablas. Los subformularios tambin son tiles para mostrar
resmenes de datos que resultan de una consulta de tablas de referencias cruzadas.
Nota Cuando base un subformulario en una consulta de tabla de referencias cruzadas,
deber especificar los ttulos en la propiedad TtulosDeColumna de la consulta. En
muchos casos, esto acelerar el paso de un registro a otro del formulario principal.
Los datos de una consulta de tabla de referencias cruzadas son de slo lectura. No es
posible agregar ni modificar los datos de un subformulario basado en una consulta de
tabla de referencias cruzadas.
A)

PARA

DISEAR UN SUBFORMULARIO BASADO EN UNA CONSULTA

1. Cree la consulta que desea utilizar como base para el subformulario. Incluya en
ella los campos que desee mostrar en el subformulario, as como el campo que lo
vincular al formulario principal..
2. Guarde la consulta.
3. Cree el formulario y el subformulario, ya sea con el Asistente para formularios
Principal/subformulario o sin l. Utilice la consulta como base para el
subformulario.
4. Agregue el subformulario al formulario principal.
5. Si es necesario, establezca las propiedades VincularCamposPrincipales y
VincularCamposSecundarios del control del subformulario. Deber hacerlo si el
formulario principal est basado en una consulta. Disear un subformulario
basado en una consulta de tabla de referencias cruzadas

5.-FORMULARIO
VINCULADOS.

CON

DOS

SUBFORMULARIOS

Los subformularios tambin pueden utilizarse para mostrar una relacin "uno a varios a
varios". En un caso tpico, la relacin entre el formulario principal y el primer
subformulario es "de uno a varios" y este primer subformulario tiene a su vez una
relacin de "uno a varios" con el segundo subformulario.

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Por ejemplo, podra disear un formulario Clientes y pedidos para utilizarlo cuando los
clientes llamaran para confirmar el envo de un producto que han encargado. En este
formulario, primero debe localizar el cliente y a continuacin, Access muestra
informacin sobre todos los pedidos que ha realizado ese cliente. Despus podr buscar
los detalles del pedido en cuestin. La relacin entre clientes y pedidos es de "uno a
varios", y la relacin entre los pedidos y sus detalles es tambin de "uno a varios".

Fig. 5

El formulario principal muestra los datos procedentes de la tabla Clientes.

El segundo subformulario muestra los datos relativos a un pedido procedentes de

la consulta Detalles de pedidos ampliado.

El primer subformulario muestra los datos sobre un cliente procedentes de la

tabla Pedidos.

El primer subformulario muestra informacin sobre todos los pedidos realizados por el
cliente mostrado en la parte superior del formulario.
El segundo subformulario muestra detalles para el pedido seleccionado en el primer
subformulario.
A)

PARA

CREAR UN
SUBFORMULARIOS

FORMULARIO

PRINCIPAL

CON

DOS

NIVELES

DE

1. Cree el formulario principal, cree el primer subformulario y arrstrelo hasta el

principal.
2. Cree el segundo subformulario y arrstrelo hasta el formulario principal.

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3. Agregue un cuadro de texto independiente oculto al formulario principal para

vincular el segundo subformulario al primero. Asigne a la propiedad Nombre el
nombre del campo que vincula el primer subformulario y el segundo. Asigne a la
propiedad Visible del cuadro de texto el valor No. Escriba una expresin, de modo
que el cuadro de texto tome el mismo valor que el campo de vnculo del segundo
subformulario. La expresin tendr este formato: =[Nombre del primer
subformulario].[Formulario]![Nombre del campo de vnculo del primer
subformulario]
=[Sub2].Formulario![lD de pedido]
4. En el segundo subformulario, establezca la propiedad VincularCamposPrincipales
al nombre del cuadro de texto oculto. Establezca la propiedad
VincularCamposSecundarios al nombre del campo de vnculo del segundo
subformulario.

Fig. 6
Sugerencia Otra forma de crear el formulario es crear el formulario principal y el primer
subformulario, y luego agregar el cuadro de texto oculto como segundo paso. Asigne al
cuadro de texto oculto el nombre del campo del segundo subformulario que vincular ste
al primer subformulario. A continuacin, arrastre el segundo subformulario hasta el
primero. Puesto que el cuadro de texto oculto tiene el mismo nombre que el campo del
segundo subformulario, Access vincular automticamente los dos campos y no ser
necesario
establecer
las
propiedades
VincularCamposPrincipales
y
VincularCamposSecundarios.

6.-UTILIZAR GRFICOS

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Los grficos son tambin objetos independientes que, sin embargo, son creados con otro
botn de la caja de herramientas. Los mismos permiten representar tendencias de los
datos guardados en los registros, pero que se podrn ver claramente slo a travs de un
grfico.
Cuando los datos de una tabla resultan
suficientes para crear un grfico, puede
utilizarla como fuente de datos para el
mismo. Sin embargo, con frecuencia es
necesario
restringir
los
datos
o
agruparlos desde diferentes tablas. En
ese caso tiene que crearse primero una
consulta sobre la cual se basar el
grfico.
Para la creacin de un grfico se necesitan determinados campos en la tabla o en la
consulta. As, tiene que estar presente por lo menos un campo numrico. Los nombres de
los campos se utilizan parcialmente para los rtulos X o Y. En caso de que el grfico deba
modificarse en cada registro, tienen que denominarse uno o varios campos de la tabla o
de la consulta que coincidan con uno o varios campos del grfico. Esta vinculacin se
realiza, al igual que en el caso de un formulario con subformulario, a travs de las dos
propiedades Vincular campos secundario y vincular campos principales.
La fuente de datos del grfico puede ser la misma consulta sobre la que se basa el
formulario, aunque tambin puede utilizarse otra consulta como fuente de datos para el
grfico.

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