Qu es un manual administrativo?

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de

comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.

Cules son los objetivos de los manuales?

Presentar una visin de conjunto de la organizacin.

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
distintos niveles jerrquicos.
Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.
Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Cmo se clasifican los manuales?

Por su contenido se clasifican en:

De organizacin: donde se especifican las diversas unidades orgnicas que

componen la empresa.
De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que
ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratacin de
personal, de compras, de pago de sueldos, etc.
De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar de la
empresa.
De bienvenida: diseado especialmente para los nuevos empleados, en este
manual se detallan los antecedentes de la empresa, misin, visin, valores,
etc.

Por su mbito:

Generales: que contienen informacin de la totalidad de la organizacin.

Especficos: que consignan informacin especfica o de una determinada
rea.

Qu contiene un manual de descripcin de puestos?

Este es el manual que la mayora de las personas conocemos, y a continuacin
se presenta un breve modelo de este tipo de manual:

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran

en forma sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de
informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa,
unificando los criterios de desempeo y cursos de accin que debern
seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han
ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las
funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra
organizada.

Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se

utiliza como herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin,
que contiene informacin ordenada y sistemtica, en la cual se
establecen claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos
de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una
eficiente administracin.
Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de
decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y
proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en
cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente
de informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus
integrantes para lograr la adecuada realizacin de las actividades que se
le han encomendado.
Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada
empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar,
cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y
cada uno de los aspectos de cualquier rea componente de la
organizacin, su alcance se ve limitado nicamente por las exigencias de
la administracin.
Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a
revisiones peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades
cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir
la capacidad creativa de los integrantes de la organizacin, sino que
deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que
ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se
convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir
una barrera que dificulte el desarrollo de la organizacin.

Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de

las diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la misin,
visin y objetivos de la direccin de la misma.

Objetivos y beneficios de los Manuales

Administrativos
Entre los objetivos y beneficios de la elaboracin de Manuales
Administrativos destacan:

Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de la

organizacin

Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y

funciones de cada rea integrante de la organizacin

Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad

administrativa

Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria para

realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la
uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y
calidad esperada en los servicios

Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios,

evitando funciones de control y supervisin innecesarias

Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales

Reducir los costos como consecuencia del incremento de la

eficiencia en general

Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los

lineamientos necesarios para el desempeo de sus atribuciones

Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el

mejoramiento de los sistemas y procedimientos

Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal

Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus

integrantes, as como de sus propios papeles y relaciones
pertinentes

Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las modificaciones

y cambios que se realicen dentro de la organizacin en general o
alguno de sus elementos componentes.

Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su

relacin con los dems integrantes de la organizacin.

Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de trabajo

y evita los conflictos inter-estructurales

Limitantes en la elaboracin de manuales

administrativos
Indudablemente la elaboracin y utilizacin de Manuales Administrativos
tambin tiene sus limitantes las cuales en relacin a los beneficios
descritos son de menor importancia:

Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de tiempo

y dinero.

Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a

que en algunas ocasiones son excesivamente rgidos y formales.

Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar

confusin por ser muy amplios en su contenido

Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo cual

puede causar confusiones dentro del personal al momento de
realizar sus funciones

Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco

atractivos y en la mayora de los casos voluminosos en contenido

En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como

herramienta para proteger sus derechos, es decir que no hacen
nada adicional sino est establecido debidamente en el Manual.

Clasificacin de los manuales administrativos

La clasificacin de los Manuales puede resumirse en Generales y
Especficos, siendo los Generales aquellos que contienen informacin de
aplicacin universal para todos los integrantes de la organizacin y
Especficos los que su contenido est dirigido directamente haca un
rea, proceso o funcin particular dentro de la misma.
Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que
existen dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace
nfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor
aporte para la comprensin del tema central objeto de estudio:

De Organizacin

De Normas y Procedimientos

De Puestos y funciones

Manual de organizacin
Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos
aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos
sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse
con ella.
En trminos generales, expone con detalle la estructura de la empresa,
seala las reas que la integran y la relacin que existe entre cada una
de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.
Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la
creatividad y visin que los responsables de su elaboracin redacten
dentro de l. Dentro de este contenido se sugiere:

Historia y Descripcin de la Empresa

Misin, visin y objetivos de la empresa

Legislacin o base legal

Estructura de la organizacin (organigrama General)

Estructura de cada una de las reas componentes de la

organizacin en general (Organigrama por rea)

Normas y polticas generales

Manual de normas y procedimientos

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de la
descripcin de los procedimientos que se utilizan dentro de la
organizacin y la secuencia lgica de cada una de sus actividades, para
unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin
arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de
las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos
innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditora
administrativa, la evaluacin del control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para la
ejecucin de las actividades que integran los procesos, se complementa
con diagramas de flujo, as como las formas y formularios que se
emplean en cada uno de los procedimientos que se describan.
El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para
cada una de las reas que integran la estructura organizacional de la
empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representara ser un
documento muy complejo, por pequea que sea la organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada procedimiento de trabajo y las
normas que giran al rededor de l; por lo tanto la integracin de varios de
ellos representan al Manual de Normas y Procedimientos.
La descripcin de procedimientos abarca la siguiente informacin:

Identificacin del procedimiento

Nombre

rea de desempeo

Codificacin

Descripcin Genrica (objetivo)

Normas generales

Responsable de cada una de las actividades que lo integran

Nmero de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)

Descripcin de cada una de las actividades que lo integran

Manual de puestos y funciones

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones especficas
de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a
travs de la descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para cada
uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera
funcional, es decir que estn divididas en sectores en donde se agrupan
los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares,
definiendo las caractersticas de cada puesto de trabajo, delimitando las
reas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones
entre cada funcin de la organizacin.
Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la organizacin, as
como su relacin de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa
el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones est
subordinado directa e indirectamente y cual es su relacin con otros
puestos de trabajo.
Al igual que el Manual de Normas y procedimientos tambin es
aconsejable elaborarlo para cada una de las reas que integran la
estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en

forma general representara ser un documento muy complejo, por

pequea que sea la organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los perfiles
ideales para la contratacin de futuros ocupantes de los puestos; por lo
tanto la integracin de varias de ellos representan al Manual de Puestos
y Funciones.
La descripcin de puestos de trabajo abarca la siguiente informacin:

Identificacin del Puesto de Trabajo

Nombre

rea de desempeo

Codificacin

Descripcin Genrica (objetivo)

Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto

Diarias o frecuentes

Semanales

Quincenales

Mensuales

Trimestrales

Semestrales

Anuales

Ocasionales o eventuales

Requisitos del ocupante del puesto (perfil)

Nivel acadmico

Habilidades y destrezas

Conocimientos tcnicos y/o especficos

Metodologa para la elaboracin de manuales

administrativos

Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen reglas

universales, ni metodologas pre-establecidas, solamente existen
lineamientos lgicos para su conformacin, los cuales pueden integrarse
de la siguiente forma:

Recopilacin de informacin

Interpretacin y diseo de la informacin

Elaboracin del manual

Aprobacin y actualizacin del manual

Recopilacin de informacin
La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas
del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario
tener presente el objetivo general y los objetivos especficos del Manual,
definir a quienes estar dirigido, los trminos que sern utilizados dentro
de l y todos aquellos aspectos tcnicos que se adecen a las
caractersticas particulares del documento.
La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la
organizacin, obviamente para la elaboracin de Manuales de tipo
general, la informacin debe ser recopilada con ayuda de las altas
autoridades, mientras que para la elaboracin de los Manuales
especficos la informacin debe ser recopilada directamente de los
responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.
La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas directas con
el personal, cuestionarios y por medio de la observacin directa, es
recomendable utilizar las tres tcnicas e interrelacionar la informacin
resultante en cada una de ellas.
Interpretacin y diseo de la informacin

La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que

darle forma a la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el
criterio del personal encargado de elaborarlos.
Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos
recopilados, su importancia y aporte al diseo del Manual,
probablemente mucha de la informacin no ser necesario incluirla
dentro del documento por considerar que no agrega ningn valor para los
usuarios directos, pero tambin se puede determinar que an hacen falta
algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de
recopilacin de informacin.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la informacin
recopilada verbalmente contra la informacin que proviene de las
respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera
etapa.
La depuracin y complemento de informacin es muy importante para no
elaborar documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo
que toda la informacin al momento de ser diseada es importante que
sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios
superiores de cada uno de ellos.
El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un
borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y
realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensin.
Elaboracin del manual
La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la
metodologa, su finalidad es la creacin del documento final bajo
lineamientos claros y homogneos, utilizando para ello un lenguaje
sencillo que logre la comprensin y la adecuada aplicacin de los

usuarios directos del documento y de todos los niveles jerrquicos de la

organizacin. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos
de que se trate de un manual especfico para una tarea de tipo tcnico.
Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las
conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretacin
del contenido del mismo.
Aprobacin y actualizacin del manual
La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su
objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilizacin
de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la
organizacin en general.
El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el
Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit
especfico para el efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo
importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que
solamente de esa forma los Manuales sern consultados y respetados
por todos los integrantes de la organizacin.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su
elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos
bastante altos.
Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe
realizarse por medio de los encargados de la elaboracin y diseo de los
mismos, y a su vez ser aprobados por el rgano competente para que
tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificacin que se
realice por separado y que no se comunique formalmente puede
considerarse invlida y los responsables de llevar a cabo las actividades
dentro de la organizacin podrn hacer caso omiso a las mismas.

A continuacin el Licenciado Oscar Yambay, consultor empresarial

experto en Organizaciones y Mtodos, ensea cmo elaborar el manual
de procedimientos y el manual de cargos y funciones. Un complemento
muy didctico para continuar aprendiendo sobre los manuales
administrativos.

Ventajas y Desventajas de los Manuales Administrativos

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin
embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.
Entre las Ventajas ms importantes segn Gmez (1994), se encuentran las siguientes:

Logra y mantiene un slido plan de organizacin.

Facilita el estudio de los problemas de organizacin.

Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus
propios papeles y relaciones pertinentes.

Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias en la

organizacin.

Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal clave.

Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones.

Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles.

Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms antiguos.

Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la organizacin.

La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y
como medio de comprobacin del progreso de cada quien.

Otras ventajas que pudieran resultar de la implantacin del manual de organizacin son las siguientes:

Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.

Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.

Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, los procedimientos, las
funciones, las normas, etc.

Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo.

Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.

Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.

Entre las desventajas ms comunes podemos resaltar las siguientes:

Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar Un manual que
describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo

al da.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

Otros inconvenientes resultantes podran ser los siguientes:

Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.

Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.

El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.

Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales, cuya vigencia e
importancia es notorio para la misma.

Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados

Elaboracin de Manuales Administrativos

Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases.
Estas fases o etapas se explican brevemente a continuacin:
1.- Planificacin del Trabajo.
En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboracin de los manuales, este
puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la
institucin o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se deber nombrar un
coordinador o responsable quin conducir el trabajo del grupo con el fin de mantener homogeneidad
en el contenido y la presentacin de la informacin.
Tambin en esta fase se establece cules sern las herramientas metodolgicas que se utilizarn para
obtener la informacin para elaborar los manuales, as como el tipo de informacin que se va a
requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboracin de los manuales.
2.- Bsqueda de la Informacin.
Una vez que se tiene la planificacin del trabajo, se comienza a recabar la informacin necesaria para
la elaboracin de los manuales, segn las herramientas metodolgicas establecidas previamente y las
tcnicas investigativas seleccionadas. La bsqueda de esta informacin se puede realizar mediante:

Investigacin

documental: trata

de

buscar

todos

aquellos

documentos

impresos

electrnicos en los cuales se obtenga informacin relevante para la elaboracin del manual
respectivo, ya sea normativa, estudios tcnicos que respalden un proceso de reorganizacin

administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de

servicio, memorias institucionales, entre otros.

Investigacin monumental: trata de toda aquella informacin que no se encuentra escrita en

algn documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test,
entre otros, para obtener dicha informacin por parte de los funcionarios que la conocen.
3.- Anlisis de la Informacin.
Una vez que se haya obtenido la informacin necesaria para la elaboracin del manual, esta deber
ser organizada y analizada de manera que presente un orden lgico para el desarrollo del manual.
Para guiar el proceso de ordenar la informacin, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:

Qu trabajo o actividad se hace?

Quin es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del
responsable Quin lo hace?

Cules son los medios que posee para hacer el trabajo?

Para qu se realiza el trabajo?
Cmo se ejecuta o realiza el trabajo?
Cundo o en qu momento se hace?
Por qu se hace?
Estas preguntan facilitan el trabajo de anlisis de la informacin y permiten conocer las actividades de
la institucin, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada
hecho, comprender el funcionamiento de la institucin y mantener la secuencia y lgica de la
informacin.
4.- Elaboracin del Manual.
Se establece, en esta fase, el diseo y la presentacin que se utilizar para elaborar el manual
administrativo, para ello se debe considerar:

La redaccin del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un

vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo

La elaboracin de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribucin de espacio fsico,

estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.

El formato, asegurndose de que la informacin presentada guarde una secuencia lgica, que
haya uniformidad de letra, y que su redaccin sea comprensible, entre otros aspectos de forma.
5.- Validacin del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a
los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a
validar si la informacin presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y
actividades que le corresponde realizar tanto a la Institucin; como a la o las unidades administrativas
a las que va dirigido el manual.
6.- Autorizacin del Manual.
Cuando se cuente con la validacin del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca
Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deber autorizar el manual,
de manera que se pueda comenzar con la reproduccin, difusin y distribucin del mismo a nivel
institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.
7.- Difusin y distribucin del Manual.

Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las
unidades administrativas correspondientes, con el propsito que los funcionarios lo tengan a su
disposicin, conozcan el documento, y lo utilicen en la prctica. As tambin, la versin electrnica del
documento podr ser incorporado al portal electrnico de la Institucin, con el fin de proveer a la
ciudadana libre acceso a la informacin organizacional de la institucin.
8.- Revisin y Actualizacin del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones peridicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que
se produzcan en la Institucin, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y
actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un nico modelo establecido para realizar un Manual
Administrativo.