PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL

SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE

1.1

Fecha de Revisin

7 de junio de 2007

Fecha de Aprobacin Res.159-25 junio 2007

INSTRUCTIVO - GUA PARA LA REALIZACIN

DE AUDITORA A PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

Versin

INS EV EI - 047

Pgina

INSTRUCTIVO - GUA PARA LA REALIZACIN DE AUDITORA A

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

GUA
Para la Realizacin de las actividades de auditora in situ sobre los procesos
administrativos
1

DESCRIPCIN

La realizacin de un programa de auditora a los procesos administrativos incluye

la realizacin de la reunin de apertura, la recopilacin y verificacin de
informacin, la generacin de los hallazgos de auditora, la preparacin de las
conclusiones de auditora y la realizacin de la reunin de cierre.
2

OBJETIVOS

Verificar el cumplimiento de las normas y polticas que regulan los procesos

administrativos tales como: almacn, inventarios, administracin de bienes,
archivo, plan de compras y automotores en la Procuradura General de la Nacin,
a nivel nacional o central, determinar la gestin y sus resultados, analizar los
hechos y soportar adecuadamente las afirmaciones del auditor.
3

REQUISITOS

Tener definido el Plan de Auditora y haber desarrollo lo previsto en el instructivo

INS-OCI-000 Gua para la preparacin de la auditora a procesos administrativos.
4

OPERACIN

En relacin con las actividades de Realizacin de las actividades de auditora

in situ se debe considerar lo siguiente:
Las acciones del plan considerados como la mejor prctica son los siguientes:

Instructivo,
Actividades y
pruebas
INS-EV-EI-009- Gua
Realizacin de la
Reunin de Apertura
Formato REG-EV-EI044 Lista de chequeo
de almacn
Formato REG-EV-EI045- Lista de Chequeo
de inventarios
Formato REG-EV-EI046- Lista de chequeo
de administracin de
bienes
Formato REG-EV-EI047- Lista de chequeo
plan de compras
Formato REG-EV-EI048- Lista de chequeo
de automotores
INS-EV-EI-014- Gua
realizacin de la
reunin de cierre

Descripcin

Presentacin ante el Jefe de la dependencia y ante los

servidores que atendern la auditora
Verificar el cumplimiento de la normatividad, polticas
generales e institucionales en el proceso de almacn
Verificar el cumplimiento de la normatividad, polticas
generales e institucionales en el proceso de inventarios
Verificar el cumplimiento de la normatividad, polticas
generales e institucionales en el proceso de
administracin de bienes
Verificar el cumplimiento de la normatividad, polticas
generales e institucionales en el proceso de plan de
compras
Verificar el cumplimiento de la normatividad, polticas
generales e institucionales en el proceso de automotores
En puesto de trabajo asignado al auditor y sala de
reuniones o despacho del jefe de la dependencia
visitada. Elaboracin y aprobacin del acta de visita de
auditora. (Incluye la organizacin de la documentacin,)

La informacin que se obtenga se debera ir registrando, en todo caso es

necesario considerar en la realizacin de la visita de auditora lo siguiente:
Descripcin: Es conveniente ceirse a lo previsto en el plan de visita para
cubrir los diversos aspectos, se puede ir enfocado la auditora a aspectos que
se consideren relevantes en la revisin. Corresponde a la descripcin de los
pasos de programa a cumplir.
Papeles de trabajo: Es absolutamente necesario obtener los denominados
registros o papeles de trabajo.
Hallazgos (Linked Findings): Las situaciones que se considere inadecuadas o
que llaman la atencin se constituyen en hallazgos, a medida que se vayan
identificando es necesario irlas documentando y escribiendo, sirven para que el
auditor vaya precisando la situacin encontrada.
Notas de revisin: Anotaciones que va realizando el auditor

 Resumen: Generalizacin de las situaciones que evidencia que en forma

concurrente se presentan.
Test: Son las pruebas que realiza.
Adjuntos: Otras documentacin de inters que se constituye en papeles de
trabajo del auditor.
Considere la realizacin de las siguientes rutinas:
4.1

Realizacin de revisiones comunes

Solicite una relacin de la normatividad general e institucional que regula el

funcionamiento, valore si los funcionarios la conocen y estn familiarizados con
su aplicacin.
Solicitar el manual de procedimientos e indagar sobre su utilizacin y
actualizacin
Solicitar el mapa de riesgos e indagar sobre su actualizacin y la
administracin de los riesgos asociados a los procesos
Solicite una relacin de los informes que se presentan y las fechas en que se
deben rendir
Verificar el archivo de gestin, determinar que se encuentra actualizado el
archivo de documentos y que la recuperacin de informacin es fcil.
Solicite copia del POA e infrmese sobre los avances en su ejecucin
Solicite copia del plan de mejoramiento e infrmese sobre su ejecucin
Realice una inspeccin del rea y valore la organizacin de documentacin, el
orden y aseo de la misma, la existencia de contaminacin de algn tipo y la
presencia de los smbolos institucionales
Solicitar copia de plizas y seguros

4.2

Realizacin de la revisin del proceso de Almacn

Solicitar el kardex de almacn, los respaldos de los movimientos y carpetas del

archivo
En forma selectiva, verificar que los ingresos y salidas del almacn se
encuentren registradas en el kardex
Solicitar y verificar en forma selectiva consistencia de la informacin reportada
a contabilidad as como su oportuno envo de informacin de almacn a
contabilidad
En forma selectiva, verificar el registro y actualizacin del sistema de
informacin utilizado SIAF para la PGN
En forma selectiva, verificar el envo de informacin al rea de contabilidad
Realizar una inspeccin fsica de las bodegas para determinar seguridad y
adecuacin de las instalaciones
Revisar la seguridad de las reas de almacenamiento y su adecuacin

 Solicitar las evidencias de los inventarios fsicos de almacn realizados

Hacer un recorrido fsico por la bodega y determinar si existen elementos
inservibles u obsoletos
Entrevistar a los operarios del almacn
Aplique el Formato REG-EV-EI-044 Lista de chequeo de almacn
4.3

4.4

Realizacin de la revisin del proceso de Inventarios

Solicitar el inventario de bienes devolutivos en deposito en almacn
Solicitar el inventario de bienes devolutivos en servicio,
Solicitar los respaldos de movimientos y carpetas del archivo
Verificar que se lleva archivo de los inventarios en forma ordenada y
actualizada
Determinar si esta actualizado el programa de computo de registro (As de Ases
o SIAF en el caso de la PGN)
Solicitar y revisar en forma selectiva informacin enviada a contabilidad
Verificar la conciliacin de informacin entre almacn y contabilidad
En forma selectiva, verificar la existencia fsica de los bienes
En forma selectiva, verificar que los bienes estn identificados con cdigos y
registrados
En forma selectiva, verificar el registro y actualizacin del sistema o
herramienta utilizada, SIAF para la PGN
En forma selectiva, verificar el envo de informacin al nivel central
Solicitar las evidencias de los inventarios fsicos realizados
Revisar en forma selectiva los soportes de traslados y movimientos de
inventarios
Entrevistar a los funcionarios auxiliares
Entrevistar usuarios, tales como tenedores de bienes, funcionarios del rea de
contabilidad y el mismo almacn
Aplique Formato REG-EV-EI-045- Lista de Chequeo de inventarios

Realizacin de la revisin del proceso de Administracin de Bienes

Solicitar el inventarios de los bienes inmuebles, verifique que la informacin

sea completada (estado del inmueble, naturaleza de la posesin, escrituras)
En forma selectiva solicite los planos de sedes
Solicite las carpetas de los inmuebles y verifique que contenga informacin
sobre las escrituras, el pago de impuestos, la situacin de mantenimiento del
inmueble
Entrevistar usuarios
Determine el envo de informacin al rea de contabilidad, su oportunidad y
calidad

 Consulte la informacin existente en medios electrnicos y valore que la misma

sea til para la gestin
Verifique si se tiene un registro de la atencin de solicitudes de mantenimiento
Determine si se tiene un inventario del estado de los inmuebles y las
necesidades de mantenimiento
Revise si los funcionarios de mantenimiento cuentan con los elementos de
proteccin necesarios
Verifique que los funcionarios de mantenimiento cuentas con los suministros
necesarios para realizar sus labores
Solicite las plizas de los inmuebles
Solicite copia de los pagos de impuestos y dems
Aplique Formato REG-EV-EI-046- Lista de chequeo de administracin de
bienes

4.5

Realizacin de la revisin del proceso de Plan de Compras

Solicite las carpetas donde se realiz la ltima programacin del plan de

compras, determine que se hizo efectivamente un diagnstico
Determine cuales fueron los criterios utilizados para la programacin
Determine si la informacin se ingreso en los sistemas de informacin al inicio
de cada vigencia en forma oportuna y completa
Determine que la informacin de los sistemas de informacin se encuentra
actualizada
Solicite la informacin referida a la ejecucin del plan de compras y para su
control y seguimiento
Solicite el directorio de proveedores y valore la ltima actualizacin, la facilidad
para la inclusin de nuevos oferentes de servicios
Aplique Formato REG-EV-EI-047- Lista de chequeo plan de compras

4.6

Realizacin de la revisin del proceso de Automotores

Solicite el inventario de los vehculos, lanchas, aviones o medios de transporte

que se tengan
En forma selectiva revise las carpetas de vehculos y valore que contenga la
informacin completa del mismo
Entreviste conductores y solictales el SOAT y la carta de propiedad y el
certificado de gases
Solicite el plan de mantenimiento de los vehculos
Solicite el plan de reposicin del parque automotor
En forma selectiva inspeccione los talleres (determine calidad de las
instalaciones, equipos, personal repuestos)

 Solicite copia del pago de impuestos de algunos vehculos

Inspecciones en forma selectiva vehculos para ver su estado y si concuerda
con los sealado en la HV del mismo
Aplique Formato REG-EV-EI-048 - Lista de chequeo de automotores

4.7

Seleccin de pruebas a realizar

Las pruebas que se consideran las mejores prcticas son la aplicacin de las listas
de chequeo definidas para los diversos procesos administrativos, as como:
Pruebas sustantivas tales como visitas, inspecciones, verificaciones de la
informacin
Pruebas de cumplimiento referidas a la aplicacin de polticas y procedimientos
4.7.1 Registro de las pruebas realizadas1
Las pruebas corresponden a la constatacin fsica, verificacin de documentacin
y tratamiento de informacin, sirven para generar evidencias y se constituyen en
registros (o papeles de trabajo).
Las pruebas deben tener un mnimo predefinido para homologar el trabajo de los
auditores y soportar los conceptos posteriores.
El registro de la informacin se realiza en el siguiente men:
Resultado: Presentacin de las conclusiones de la aplicacin de la prueba
Papeles de trabajo: En el se vinculan los registros o papeles de trabajo
4.8

Las Tcnicas de obtencin de evidencias aplicables

Las tcnicas en auditoria para la obtencin de evidencias que son consideradas

como las mejores prcticas en relacin con el proceso financiero son las
siguientes:

Anlisis de saldos y movimientos

Comprobacin
Conciliacin
Confirmacin
Confrontacin.
Indagacin
Inspeccin
Observacin

En el software se encuentran en el siguiente men <tests>.

 Revisin analtica
El Muestreo Estadstico en Auditoria
5

PAPELES DE TRABAJO

Permanentes:
Ver primer Instructivo del presente Captulo
Corrientes:

Soportes de los procesos

Plan Operativo Anual POA
Plan de Mejoramiento
Informe de la visita anterior e informacin de seguimiento
Formato de Registro REG-EV-EI-012 Plan de Visita de Auditora
Formato REG-EV-EI-044- Lista de chequeo de almacn
Formato REG-EV-EI-045- Lista de chequeo de inventarios
Formato REG-EV-EI-046- Lista de chequeo de administracin de bienes
Formato REG-EV-EI-047- Lista de chequeo plan de compras
Formato REG-EV-EI-048- Lista de chequeo de automotores