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Objectivos do Manual
Este Manual pertence a um conjunto de Forma de Organização Aplicável
edições da RUMOS – FORMAÇÃO E OUTSOURCING DE
INFORMÁTICA e oferece ao seu utilizador a Manual de Apoio a Acções de Formação
informação necessária para que possa Presenciais do Curso de MICROSOFT PROJECT
conhecer e utilizar de uma forma eficaz a 2002/2003 – Gestão de Projectos
ferramenta de gestão de Projecto MICROSOFT
PROJECT 2002/2003 Duração aconselhável da formação
presencial: 12 a 16 horas
x Gerir tarefas
Forma de Utilização do Manual
x Gerir Recursos
Este Manual é a documentação de apoio ao
x Utilizar as vistas Formando do Curso MICROSOFT PROJECT 2002/2003.
Não substitui a participação no curso
x Utilizar as tabelas presencial, mas serve de acompanhamento e
complemento após formação do mesmo.
x Gerir custos
Remover uma Tarefa .................... 44 Duração Estimada [Estimated] ....... 54
Dependências [Links] entre Tarefas .... 48 Esconder a Barra da Tarefa [Hide Task
Bar] ............................... 55
Criar dependências .................. 48
Destacar a Barra da Tarefa [Roll Up
Utilizando a tabela ............... 48 Gantt Bar to Summary] .............. 55
Utilizando o botão Link ........... 48 Precedências das Tarefas ............. 55
Copiar ou Mover Recursos .............. 65 Calendário Base [Base Calendar] ....70
Custo do Plano de Base [Baseline Cost] Folha de Recursos [Resource Sheet] ... 86
.................................... 76
Utilização de Recursos [Resource Usage]
Diferença de Custo [Cost Variance] .. 76 ..................................... 86
Custo Corrente [Actual Cost] ........ 76 Edição e Criação de Vistas ............ 86
Gráfico de Gantt [Gantt Chart] ...... 80 Editar Colunas ........................ 95
É imprescindível, ao utilizador
desta ferramenta, dominar esses
recursos.
Painel de Ajuda
Este painel, melhorado na versão 2003, é
uma ajuda importantíssima para o
utilizador menos experiente. Nele podemos
encontrar inúmera informação sobre o
MICROSOFT PROJECT e a sequência de passos mais
usuais para a criação de um Projecto.
Identificar o Projecto
Para além de toda a informação funcional
do Projecto, cada ficheiro deverá ainda
conter informação de identificação que
permita mais tarde facilitar a sua procura
nas pastas de documentos do seu
computador.
Figura 10
SUMÁRIO DO CAPÍTULO
A indicação do calendário, a Configuração das propriedades do
data de início ou a data de fim projecto
do projecto, são tarefas Datas de início e fim
indispensáveis à sua correcta Utilização de calendários
gestão. Prioridade do projecto
Calendário
A propriedade Calendário [Calendar], da
caixa de diálogo Informação do Projecto
[PROJECT Information], permite associar ao
Projecto o calendário que mais se adequar
ao trabalho desenvolvido. Esta propriedade
afecta não só a realização das tarefas
como também a disponibilidade dos recursos
e gráfico de Gantt.
Outras Propriedades
As propriedades Data Corrente [Current
Date] e Data de Status [Status Date] são
por agora irrelevantes, embora mais tarde
venham a ser importantes para o
acompanhamento do Projecto.
Esta informação é
automaticamente aplicada a
todas as tarefas e recursos do
projecto, podendo no entanto
ser alterada em casos
específicos.
Gestão de Calendários
O Gestor de Projecto poderá, sempre que
necessário, editar ou criar novos
calendários. Para tal deverá seleccionar a
opção Alterar o Calendário de Trabalho
[Change Working Time] no menu Ferramentas
[Tools].
Editar um Calendário
Para editar um calendário deverá primeiro
seleccioná-lo na caixa Para [For]. Caso já
existam recursos atribuídos ao Projecto,
também irão aparecer nesta caixa os
respectivos calendários.
A opção Por Defeito [Use Default] aplica 3. Premir o botão Novo [New…]
ao dia ou dias seleccionados a 4. Indicar se o novo calendário será um
configuração padrão do MICROSOFT PROJECT, ou calendário totalmente em branco e sem
seja, um horário das 8 horas as 12 e das qualquer outra configuração especial
13 às 17 horas para os dias da semana e através da opção Criar um Novo
sem horário útil para o fim-de-semana. Caledário-Base [Create New Base
Calendar], ou terá como base algum
A opção Horário não Útil [Nonworking Time] outro calendário já existente através
estabelece que na(s) data(s) não será da opção Criar Como Cópia de [Make a
realizado trabalho. Desta forma poder-se-á Copy Of…].
indicar feriados, férias ou dias de folga
para o projecto.
x Fim-Fim
Figura 11
[Finish-Finish/FF]
x Início-Início
[Start-Start/SS]
x Início-Fim
[Start-Finish/SF]
1. ID (coluna cinzenta)
2. Indicadores
5. Data de Início
6. Data de Fim
7. Precedências
8. Recursos, Nomes de
Figura 16
Todas as tarefas, que não tenham um Seleccionar a opção para ignorar o(s)
calendário próprio, usam o calendário do calendário(s) do(s) recurso(s), e assim
respectivo Projecto, e são portanto usar o próprio calendário. Retirar a
realizadas nas datas e horas por ele selecção para usar apenas o(s)
definidas. calendário(s) do(s) recurso(s).
No entanto, quando uma tarefa tem Código de Estrutura de Trabalho [WBS Code]
associado algum recurso, deixa de ser
realizada dentro dos limites estabelecidos O código de Estrutura de Trabalho [Work
pelo calendário do Projecto e passa a Breakdown Structure] (WBS) tem como
considerar apenas a disponibilidade do objectivo numerar a sucessão de fase e
recurso, indicada no seu calendário. tarefas do Projecto e é automaticamente
gerado pelo MICROSOFT PROJECT. Também é
No entanto, se existir alguma tarefa que possível alterá-lo e assim adaptá-lo a
pelas suas características necessita de um outros objectivos.
horário ou datas úteis diferentes, pode-se
atribuir directamente à tarefa um Para além de poder ser consultado nesta
calendário diferente do próprio Projecto. caixa, o código WBS também pode ser
Nestes casos, e quando a tarefa também visualizado na tabela do gráfico de Gantt.
possui recursos, passa a existir uma Para isso seguir o procedimento necessário
ambiguidade pois existem dois calendários à inserção de colunas numa tabela, para
a seguir – o da tarefa e o do recurso mostrar o campo WBS (ver página 93).
atribuído. Esta ambiguidade é resolvida
através da opção seguinte.
Detalhes [Details]
O botão de detalhes permite visualizar
directamente, caso exista, a informação
sobre o recurso constante no Livro de
Endereços [Address Book] (MICROSOFT Outlook
ou MICROSOFT Outlook Express) do utilizador.
Propriedades de Custos
Nesta secção poderemos encontrar todas as
propriedades referentes aos custos dos
recursos.
Notas do Recurso
Da mesma forma que para as tarefas, este
separador permite indicar mais alguma
informação para o recurso, e
inclusivamente associar ou adicionar
documentos dos mais variados tipos e
proveniências. É assim possível adicionar
a cada recurso uma foto, um curriculum, um
relatório, etc.
Este separador permite visualizar campos 2. Abrir o projecto que irá usar
personalizados no modelo de Projecto os recursos do projecto
global [Enterprise Global] que para editar anterior;
necessita permissões correctas e acesso a
um servidor MICROSOFT PROJECT SERVER. 3. Neste projecto usar a opção
Partilhar Recursos [Share
Resources] da secção Partilha
Partilha de Recursos de Recursos [Resource Sharing]
do menu Ferramentas [Tools].
A partilha de recursos permite efectuar a
gestão de recursos usados em diversos
Após estabelecer a partilha de recursos,
projectos. Desta forma, quando um projecto
cada projecto permitirá visualizar e
utiliza um recurso de tipo Trabalho [Work]
alterar os recursos de forma transparente,
num determinado dia, a uma determinada
independentemente da sua localização.
hora, indisponibiliza-o para os restantes
projectos.
Os custos das tarefas deverão ser editados 4. Seleccionar a opção Tabelas [Table]
numa vista de tarefas, usando uma tabela
adequada que disponibilize a respectiva 5. Seleccionar a tabela de Custos
coluna. [Cost]
Os custos das tarefas são independentes Só será possível seleccionar esta tabela
dos recursos afectos às tarefas, não sendo numa vista compatível, como por exemplo no
sequer necessária a existência de Gráfico de Gantt.
recursos.
Em alternativa pode-se optar por
visualizar selectivamente algumas colunas,
utilizando para tal a opção Coluna
Custos dos Recursos [Column...] do menu Inserir [Insert] (ver
página 93).
Os custos dos recursos deverão ser
editados na Folha de Recursos.
Posteriormente são aplicados às tarefas
conjuntamente com a associação dos
respectivos recursos.
Este custo é totalizado, em conjunto com o Nas Fases [Summary Tasks] a contabilização
custo dos recursos, na propriedade Custo é alargada de forma a totalizar, para além
[Cost]. do custo dos recursos associados à fase e
do próprio custo fixo da fase, também os
Associada a esta propriedade existe uma custos das tarefas que compõem a fase.
outra que permite indicar quando é feito o
Cumprimento do Pagamento do Custo Fixo
[Fixed Cost Accrual]. Custo do Plano de Base [Baseline Cost]
Esta coluna indica o valor dos custos
Cumprimento do Pagamento do Custo Fixo inicialmente planeados. Este valor apenas
[Fixed Cost Accrual] está disponível em Projecto nos quais se
efectuou a gravação do Plano de Base
Esta propriedade depende directamente da [Baseline]. Para mais informação sobre o
Percentagem de Tarefa Concluída. Plano de Base, consultar a secção
respectiva na página 98.
O pagamento do custo fixo de cada tarefa
poderá ser efectuado de três formas, à
semelhança do custo proveniente dos
Diferença de Custo [Cost Variance]
recursos:
Esta coluna mostra a diferença existente
entre os custos actuais indicados na
x Imediatamente ao Início do Trabalho propriedade Custo [Cost] e os indicados no
[Start]; Plano de Base.
Unidades [Units]
Poderá ser seleccionado qualquer dos cinco Apesar de toda a semelhança entre esta
tarifários disponíveis, letra-A a letra-E. vista e a do Gráfico de Gantt, os
objectivos de ambas são diferentes.
Para mais informação sobre tarifários,
consultar as propriedades de custos na Esta vista é específica para o
página 70. acompanhamento do Projecto, apresentando
informação sobre percentagens de tarefas
Trabalho e Trabalho Extraordinário [Overtime concluídas, informação sobre o planeamento
inicial, etc.
Work]
Através desta vista podem ser indicadas
horas de trabalho extraordinário e,
consultar a secção respectiva na página
64.
Vistas de Recursos
São três as Vistas de Recursos padrão: Utilização de Recursos [Resource Usage]
Esta vista apresenta o mesmo tipo de
Gráfico de Recursos [Resource Graph] informação que a vista Utilização de
Tarefas, mas sobre a perspectiva dos
Aqui poderá ser consultada a recursos.
disponibilidade de cada recurso do
Projecto.
Vistas Simples
Ao seleccionar um tipo de vista Simples,
será apresentada nova caixa de diálogo que
permite configurar toda a informação da
vista.
Figura 24
SUMÁRIO DO CAPÍTULO
Durante a execução do projecto Criação de um plano-base
poderão surgir problemas e Actualização do projecto
situações que será necessário Actualização das tarefas do projecto
detectar e controlar.
Actualização de Projecto
Esta opção permite: