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La comunicacin organizacional es uno de los elementos ms

importantes dentro del desarrollo empresarial; con el pasar del tiempo las
empresas han notado su importancia, aumentando la participacin de los
comunicadores y periodistas dentro de las instituciones.
Pero por qu es importante la comunicacin dentro de la empresa? Sin
una correcta comunicacin es imposiblelograr metas, aumentar
productividad y generar los resultados que se deben
alcanzar. La comunicacin interna aporta en muchos aspectos de la
organizacin: sirve como herramienta de motivacin de los empleados,
construye y fortalece la identidad corporativa. Sin una identidad
corporativa bien formada es imposible que los clientes externos
tengan una buena imagen corporativa... Sin imagen corporativa no
hay reconocimiento, ni ventas, por ende, mucho menos ganancias.
La comunicacin dentro de una organizacin es, tal vez, de los elementos
ms importantes y lo que ms se debe cuidar, especialmente cuando se
trata de la comunicacin externa. Cmo se comunica mi
organizacin hacia el exterior? El mensaje que yo quiero que mis clientes
externos tengan es el que yo les estoy enviando? mis clientes estn
entendiendo lo que yo les quiero decir? La comunicacin externa es un
conjunto de elementos comunicativos que ayudan a formar lo que
llamamos la imagen corporativa.
La comunicacin en las empresas muchas veces es mal entendida como
un simple hbito de entregar circulares, enviar mails y pegar letreros en
carteleras.. Esto, si bien hace parte de la comunicacin corporativa, no lo
es.
La
comunicacin
en
las
organizaciones
va
ms
all:
buscacomprender las necesidades de los distintos pblicos
objetivos y darle solucin a estas por medio del mejor
canal de comunicacin.
Aunque muchos empresarios an no tengan muy claro el papel de los
comunicadores dentro de la empresa, es de vital importancia que
conozcan los beneficios que obtendran si gestionaran de manera
correcta las comunicaciones y, a travs de estrategias, lograrn aumentar
la productividad
"El manejo de informacin es un proceso que exige informarse e informar. Es decir, exige construir, primero,
una representacin de una determinada realidad con los datos que adquirimos de ella para poder darla a
conocer, disponiendo esa representacin al alcance de los dems o comunicarla."
CUANDO HABLAMOS DE EL MANEJO DE LA INFORMACION, PODEMOS AGRAGAR LAS CARACTERISTICAS DE LAS
MISMAS. Es un proceso dinmico: porque est en continuo movimiento, inevitable: porque se requiere para la
transmisin de significados, irreversible: porque una vez realizada, no puede regresar, borrarse o ignorarse.
Bidireccional: porque existe una respuesta en ambas direcciones. Verbal y no verbal: porque implica la
utilizacin de ambos lenguajes.Con esta informacin podemos entender como es que hoy en da internet se
volvi en un medio de comunicacin tan importante ya que permite comunicarnos permanentemente y en
forma instantnea.

Red de comunicaciones Una red de comunicaciones es un conjunto de


medios tcnicos que permiten la comunicacin a distancia entre equipos
autnomos (no jerrquica -master/slave-). Normalmente se trata de
transmitir datos, audio y vdeo por ondas electromagnticas a travs de
diversos medios (aire, vaco, cable de cobre, fibra ptica, etc.). La
informacin se puede transmitir de forma analgica, digital o mixta, pero en
cualquier caso las conversiones, si las hay, siempre se realizan de forma
transparente al usuario, el cual maneja la informacin de forma analgica
exclusivamente. Las redes ms habituales son las de ordenadores, las de

telfono, las de transmisin de audio (sistemas de megafona o radio


ambiental) y las de transmisin de vdeo (televisin o vdeo vigilancia).

COMPLEJIDAD ORGANIZACIONAL.
La complejidad se refiere a la multiplicidad de unidades estructurales en las que se agrupan los miembros de
una organizacin. Unidades que pueden establecerse en funcin de los roles, los puestos, los conocimientos,
las funciones, los rangos, etc. La formacin de esas unidades se da a travs de un proceso de diferenciacin
que tiene lugar a travs de la segmentacin de la estructura existente o por la adicin de nuevas unidades a esa
estructura. Gracias al proceso de diferenciacin tiene lugar un incremento de la complejidad organizacional que
repercute en otros aspectos estructurales de la organizacin como sus sistemas de comunicacin, su nivel de
formalizacin y su grado de centralizacin.

La funcin de organizacin y mtodos constituye el mbito por excelencia para la aplicacin


de la metodologa y tcnicas de investigacin administrativa en la administracin pblica. La
metodologa y tcnicas de investigacin en organizacin y mtodos conforman un instrumento
indispensable para que lasUOM (Unidades de organizacin y mtodos) sean capaces de analizar y
diagnosticar las estructuras y procedimientos, y el comportamiento humano en el conjunto de la
administracin pblica.
METODOLOGIA Y TECNICAS DE LA INVESTIGACION ADMINISTRATIVA
Para plantear el problema de la situacin actual, esto es, formular un diagnstico administrativo de la
organizacin, se necesita tener un marco de referencia terico, que en el caso de
organizacin y mtodos es la modernizacin administrativa y la teora de la organizacin, que
permite delimitarlo y seleccionar las tcnicas de investigacin administrativa ms convenientes.
Por otra parte, se requiere contar con un marco de referencia metodolgica que comprenda
determinados pasos por seguir de acuerdo con un modelo conceptual (vase esquema de Modelo
conceptual de la investigacin administrativa a continuacin), tales pasos son los siguientes:
1.- El planteamiento del problema y la determinacin de las causas que lo originan.
2.- Recopilacin de informacin en organizacin y mtodos, mediante las tcnicas
documentales y de campo.
3.- Anlisis e interpretacin de la informacin sobre organizacin y mtodos, con auxilio de
las tcnicas de investigacin administrativa.
4.- Presentacin de soluciones del problema administrativo.
5. Aplicacin de la metodologa y tcnicas de investigacin administrativa en la
formulacin de manuales administrativos. Esta metodologa corresponde al cuerpo de estudios y
trabajos que debe realizar el analista de organizacin y mtodos.
Marco Terico
Modernizacin administrativa
Teora de la organizacin
Metodologa administrativa

Planteamiento del problema


-Tcnicas de recopilacin de informacin sobre organizacin mtodos
-Tcnicas

de anlisis sobre organizacin y mtodos

-Presentacin del informa de organizacin y mtodos


Tcnicas de investigacin administrativa
Anlisis de estructuras.
Organogramas
Anlisis de puestos
Tcnicas de simplificacin de operaciones
Diagramas de flujo
Anlisis y diseo de formas
Tcnicas de distribucin de espacio
Elaboracin de manuales administrativos
Manual de organizacin
Manual de procedimientos
Manual de servicios al pblico

Metodologa de los estudios de Organizacin y Sistemas:


Concepto:
Metodologa de los estudios de Organizacin y Sistemas es, entonces, el procedimiento
sistemtico y ordenado a seguir para desarrollar estudios de mejoramiento administrativo.
Etapas:
1. Preparacin del estudio.
2. Relevamiento de informacin.
3. Diagnstico de la situacin actual.
4. Diseo de soluciones.
5. Informe final.
6. Implantacin.
Caractersticas: Retroalimentacin permanente; esto significa que el avance de cada etapa
del trabajo va permitiendo obtener nuevos conocimientos que ratifican o rectifican
informaciones obtenidas previamente o definiciones ya realizadas.
Etapa 1 Preparacin del estudio.
La ejecucin de un estudio de Organizacin y Sistemas puede originarse de diversas
formas:
Direccin de la empresa.
Jefes de lnea.
Unidad interna de Organizacin y Sistemas.
Consultores externos.
La etapa de Preparacin comprende tres fases.
A. Definicin del objetivo.
Si bien muchas veces se posee una idea ms o menos concreta de lo que se desea, en
otras se hace referencia a las consecuencias de un problema sin poder identificar con
precisin la causa que lo provoca.

Para conocer los motivos que determinaron la decisin de realizar el estudio, se


desarrollan entrevistas personales con la direccin de la empresa, en las cuales se busca
obtener informacin suficiente que permita al analista conocer:
- Cul es el problema y de dnde proviene?
- En qu se basa el deseo de la empresa de fomentar un cambio?
- Cules son las motivaciones reales o potenciales de la empresa en pro o en contradel
cambio?
- Cul es la meta u objetivo que la empresa persigue con el estudio?
Las respuestas a estas preguntas permiten conocer el origen del estudio y definir metas u
objetivos primarios, provisorios, tentativos, que se irn ratificando con los pasos sucesivos
de la metodologa a seguir.
Las entrevistas con la direccin permitirn tambin obtener otras definiciones de la
empresa que resultan necesarias para encarar el estudio:
Extensin del trabajo.
Limitaciones a tener en cuenta.
Relaciones consultor - empresa.
A. Examen preliminar o prediagnstico.
La dimensin del examen preliminar estar condicionada por las caractersticas del
estudio, sin perjuicio de lo cual debe precisarse que en la misma no debe entrarse en
detalles, considerando nicamente la realidad de la empresa en forma genrica.
El examen preliminar que debe ser suficientemente completo, se efecta a travs de
entrevistas con los responsables del rea del objeto de estudio, las mismas le permitarn
definir el marco de trabajo para la ejecucin del estudio.
B. Planificacin del Trabajo.
Implica determinar las actividades a realizar, su secuencia y el tiempo que demandar
cada una, los productos a obtener en cada etapa del trabajo, los mtodos a utilizar, as
como los recursos humanos, materiales, tecnolgicos, y financieros necesarios.
A continuacin se confecciona la propuesta de trabajo que ser elevada para la aprobacin
por parte de la empresa. La misma se compone de los siguientes captulos:
- Antecedentes de la empresa consultora.
- Programa de trabajo.
- Condiciones de contratacin.
- Equipo
consultor.
Etapa 2 Relevamiento de Informacin:
A. Importancia y necesidad del relevamiento.
La razn que determina la necesidad de obtener informacin es que con ella se recogen
los elementos que permitirn deducir si es correcto el diagnstico de la situacin que se
arribe y si son acertadas las recomendaciones o sugerencias de solucin que se
propongan. La obtencin de informacin no es un fin en si mismo, sino un medio para la
formulacin de conclusiones y recomendaciones.
Para lograr informacin en la cantidad y calidad requeridas, debe evitarse aceptar
declaraciones de tipo general que pueden llevar a falsas interpretaciones y tener en cuenta
la importancia de obtener la informacin de fuentes originales y autorizadas.
B. Errores comunes al relevar.
Las causa ms comunes son la aceptacin de expresiones indefinidas, la falta de cotejo y
verificacin de la validez de los datos que se obtienen, la falta de sistematizacin de la
informacin obtenida y la falta de equilibrio en la cantidad de informacin relevada.
C. Relacionamiento con el personal.
En la realizacin de entrevistas personales debe tenerse especial cuidado en las formas
de relacionamiento con el personal. El no atender este aspecto puede determinar su nocolaboracin, su indiferencia o, inclusive, que proporcione informacin no ajustada a la

realidad.
C. Mtodos para el relevamiento de informacin:
Existen diferentes mtodos para obtener la informacin. La eleccin del mtodo a utilizar
deber ser producto del anlisis de cada situacin en particular y de la consideracin de
las siguientes variables:
Tiempo y
oportunidad.
Costos.
Requisitos.
Caractersticas y tamao de la empresa.
Objeto de la investigacin.
Las respuestas a estas preguntas servirn para determinar el o los mtodos a utilizar para
el relevamiento de informacin.
Dichos mtodos pueden ser:
Entrevista personal.
Encuesta escrita.
Encuesta grupal.
Observacin personal.
Estudio de documentacin.
La entrevista personal: Consiste en un intercambio directo de informacin entre el Analista
y un integrante de la organizacin. Caractersticas: flexibilidad a la bsqueda de datos y
brinda la oportunidad de entrar en contacto directo con el personal. Insume costos
elevados de tiempo por la cantidad de hora de trabajo que insumen las entrevistas.
La encuesta escrita: Caractersticas: Se desarrolla mediante el diseo de cuestionarios
especficos que se dirigen a los empleados de la empresa vinculados con la investigacin.
Rapidez en la obtencin de informacin, posibilidad de aplicarlo simultneamente a un
nmero elevado de personas. No permite la obtencin de informacin adicional, reticencia
de los encuestados.
La encuesta grupal: Brinda mayor uniformidad en las respuestas de los entrevistados ya
que el analista brinda orientacin.
La observacin personal: Se obtiene informacin, por simple visualizacin. Como ventaja
se puede decir que la informacin es directa pues es el analista el que observa.
Desventajas que tiene este mtodo son la falta de objetividad, y las inexactitudes que
pueden surgir por modificaciones de comportamiento del personal frente a la observacin
a la que es sometido.
El estudio de documentacin:
Involucra la bsqueda y anlisis de documentos existentes vinculados al estudio.
E. Informacin a relevar.
El tipo de informacin a relevar est directamente vinculado a la finalidad del estudio.
- Organizacin estructural.
- Distribucin del trabajo en un rgano.
- Procedimientos de trabajo.
- Sistema de informacin.
F. Validacin y sistematizacin de la informacin relevada.
Para poder iniciar el anlisis de la situacin actual, es necesario asegurarse que se cuenta
con informacin completa - exacta y suficiente - de manera de evitar que las conclusiones
que se obtengan no respondan a la realidad.
La sistematizacin de la informacin relevada implica, tambin, la utilizacin de los
instrumentos aplicables a las distintas tcnicas involucradas en los estudios de
mejoramiento administrativo. (Organigrama, Manual de Organizacin, Cuadro de
distribucin de tareas, Cursogramas, Planos de distribucin espacial, etc.).
Etapa 3 - Diagnstico de la situacin actual
A. Consideraciones generales.
En esta etapa el investigador detecta errores, problemas, deficiencias, retrasos,
despilfarros, y buscar las respuestas a sus interrogantes conjuntamente con todas las
pruebas que pueda obtener para fortalecer su diagnstico.
Esta etapa culmina con la elaboracin del diagnstico de la situacin actual en el cual se

exponen en forma clara y precisa las fallas detectadas durante el anlisis.


B. Informe de Avance.
Esta accin resulta de suma importancia por diferentes razones:
- Permite acordar sobre una misma visin de la realidad y encarar soluciones sobre
situaciones en las que existe consenso.
- De no hacerlo podran estarse diseando soluciones a problemas que no son percibidos
como tales por los integrantes de la organizacin.
- Al atender sugerencias y observaciones inteligentes que puedan realizarse sobre el
diagnstico, se podr mejorar el proyecto y se podr contar con mayor apoyo.
Etapa 4 - diseo de soluciones
El diseo implica adoptar decisiones entre posibles alternativas de cambio que permitan
resolver las situaciones planteadas.
Una de las tcnicas ms utilizadas para la evaluacin de las ventajas y desventajas que
presentan las distintas alternativas es el anlisis costo - beneficio. Algunas de ellas son:
- Considerar los elementos afectados por la decisin y slo ellos.
- Considerar slo lo esperado y nunca lo histrico.
- Considerar los costos y beneficios directos e indirectos.
- Considerar el concepto de costo de oportunidad.
- Identificar los costos involucrados en la decisin.
- Identificar los beneficios asociados.
A. Diseo general.
El diseo general contiene los lineamientos bsicos de solucin a las fallas detectadas.
Dicho diseo incluye las recomendaciones de modificaciones agregados o eliminaciones
que se sugieren para cambiar la realidad actual.
B. Diseo detallado.
Aprobado el modelo general presentado se procede a disear las soluciones en forma
detallada.
Dicho diseo involucra la confeccin de grficos y la redaccin de manuales, de acuerdo
con el objeto de estudio y las recomendaciones planteadas.
Etapa 5 - Informe Final
Al terminar la formulacin del diseo detallado, se ha de redactar un informe que sintetice
el informe en su
totalidad.
El informe final debe contener los problemas detectados y las soluciones sugeridas
presentadas en forma orgnica e inteligente, distinguiendo lo principal de lo secundario.
Un contenido standard de informe puede ser el siguiente:
Introduccin.
Diagnstico de la situacin actual.
Diseo detallado de las soluciones.
Programacin de la implantacin.
Conclusiones.
Anexos.
Etapa 6 - Implantacin.
Constituye una etapa de significativa relevancia, pues si el trabajo queda a nivel de
propuesta no tendr utilidad real y no producir los resultados esperados por la
organizacin. as mismo, una ejecucin inadecuada de la implantacin puede hacer
fracasar la mejor de las propuestas.
La etapa de implantacin comprende cuatro fases:
A. Programacin de la implantacin.
Esta fase se dirige a identificar las actividades que deben ejecutarse durante la
implantacin, a determinar el tiempo que requerir cada una de ellas y a establecer la
necesaria interrelacin que deben mantener las diversas tareas preparatorias.
B. Preparacin de la implantacin.
Esta fase implica el cumplimiento de las tareas preparatorias necesarias que son
asignadas, generalmente, a personas que tienen responsabilidades de lnea.
C. Puesta en prctica.
La puesta en prctica es el momento en le cual se inicia efectivamente la implantacin. La

misma puede ser total o parcial, as como por sustitucin completa o iniciada en paralelo.
D. Evaluacin de resultados.
A. Esta fase implica la retroalimentacin de la aplicacin de los cambios para confirmar lo
diseado o realizar los ajustes que fueran necesarios.