FASE III

ANTECEDENTES

Moreno Luis Jos; Cova Luis; Diseo de plan estratgico para el mejoramiento de las
actividades de compra de la microempresa Eucaris C.A de puerto La Cruz- Edo.
Anzotegui Universidad de Oriente (UDO) 2010.

Este trabajo de grado se refiere a la aplicacin de un plan estratgico de mejoramiento para

la compras de insumos y materiales y de esta manera mantener la satisfaccin de los
clientes en las entregas requeridas. En la actualidad la empresa presenta un
congestionamiento de pedidos que no pueden cumplir, esto es debido a la deficiente gestin
de procura de los insumos y materiales que expenden, es por esto que se hace necesario al
igual que en el presente trabajo la implementacin de estrategias que originen el diseo de
un departamento de procura como lo requiere la empresa AGROCONSACA para la
prestacin de los servicios que ofrece-

YAJAMIN Katherine, Anlisis y diseo de un sistema de control y logstica para los

procesos de procura de materiales y servicios a ser implementado en PDVSA ECUADOR
Universidad Internacional de Ecuador (UIDE) 2013.
Este tr4abajo de grado busca consolidar a PDVSA en el rea de servicios, mediante el
diseo e implementacin de una estructura en los procesos de solicitud de materiales y
servicios, esta estructura es la que necesita la empresa AGROCONSACA para darle
agilidad a sus procesos internos de procura y de esta forma ser ms eficiente en la
prestacin de sus servicios.

RAMIREZ sophia, Estrategias para mejorar el proceso de solicitud de materiales en la

gerencia de construccin y mantenimiento de pozos. (Caso: Petrleos de Venezuela, s.a.

distrito san tome) Universidad Nacional Experimental de las Fuerzas Armadas UNEFA2010.
En este trabajo de investigacin se refleja la imperiosa necesidad, de buscar nuevas
herramientas que le permitan elevar la productividad y sus estndares operacionales para
as asegurar su competitividad frente al mercado mundial de la industria. Uno de los
factores primordiales para lograr la eficiencia y eficacia y por ende el xito de una
organizacin es la logstica, por cuanto es una herramienta contundente que permite
incorporar mejoras en una organizacin. Referirse a la logstica, es trasladarse al rengln
dentro de la empresa en el cual se debe obtener un alto nivel de servicio al cliente mediante
tiempos cortos y consistentes en el manejo de materiales, para el desarrollo de sus
productos y/o servicios, esto es lo que se requiere implementar en la empresa
AGROCONSACA.

FUNDAMENTO TEORICO
Para esta investigacin se utilizarn las siguientes teoras, en las que se pretende analizar y
utilizar de manera prctica y terica, y demostrar su valiosa utilidad dentro de los proceso
del departamento de Procura y Contratacin.
Anlisis FODA
Cadena de Valor
Gestin por procesos
Levantamiento de informacin en base a la ISO 9001-2008.

En virtud de que la logstica no es simplemente trasladar un producto de un lugar a otro,

sino que implica todos los medios necesarios para que un producto, material o servicio
llegue a su destino final en un momento preciso, con los mejores costos y la mejor calidad,
se ha llegado a plantear este plan de tesis como ayuda a controlar todo el proceso de
Procura y Contratacin, necesario para que la adquisicin de materiales, servicios y
ejecucin de obras lleguen a los usuarios de una manera oportuna.
Para la primera teora basada en el anlisis FODA en el que su principal objetivo es ayudar
a la organizacin a encontrar sus factores estratgicos crticos, para una vez identificados,
usarlos y apoyarse en ellos para realizar cambios organizacionales: consolidando las
fortalezas, minimizando las debilidades, aprovechando las ventajas de las oportunidades y
eliminando o reduciendo las amenazas (Anlisis DAFO)4, se estudiarn las fortalezas y
debilidades que tiene hoy en da el departamento, para posteriormente mediante el anlisis
de estos elementos tomar medidas y poder buscar oportunidades y controlar las amenazas
del rea, con la aplicacin de este anlisis se podr tomar decisiones y medidas dentro de la
creacin del nuevo modelo de proceso y flujograma de actividades tanto de Procura de
Materiales como de contratacin de servicios. Tanto los factores controlables como no
controlables dentro del proceso de actividades del departamento, podrn ser aprovechadas o
eliminadas de pendiendo del caso y diseadas para una mejor gestin en el rea de procura.

El enfoque de la cadena de valor segn Porter, tiene una perspectiva interna, centrndose
en la empresa en este caso en un departamento especfico, se puede sealar que la cadena
de valor basada por Porter incluye una perspectiva en las relaciones interdepartamentales
que agrupa en la categora que denomina las actividades de soporte o de apoyo; y que
enfatiza las interrelaciones de la empresa con sus proveedores o clientes, a travs de los
eslabones (creadores de valor) que denomina logstica de entrada y logstica de
salida, en la cadena de valor tambin incluyen las actividades gobernantes que son los
ejes de los generadores de valor que realiza el departamento y que buscan una mejora a
las actividades.(Fernndez)5

Para el diseo de un nuevo modelo de logstica y la mejora de la gestin para el

departamento de procura y contrataciones, se ve la necesidad de plantear un enfoque donde
la gestin del departamento este basada en procesos. Entendiendo estos como una
secuencia de actividades orientadas a generar un valor aadido sobre una ENTRADA para
conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente
(anuarios internos y externos). (Gestin por procesos)6 Esto implica no solo la mejora en
el departamento de Procura y Contratacin sino una mejora para la compaa y sus
operaciones, ya que al contar con un departamento que cubra las necesidades de los
usuarios internos, estos tambin podrn dar una respuesta eficiente a sus actividades. En
base a la gestin de procesos se crear un manual de procedimientos para que tanto los
actuales como los futuros empleados del departamento sepan cmo proceder en los
diferentes mecanismos de Procura y Contratacin de bienes y servicios.
Para el levantamiento de informacin en la que implicar la recoleccin, la validacin y el
anlisis de los datos, estar basada en la norma ISO 9001-2008, que es la base del sistema
de gestin de la calidad aplicndolo a las necesidades del departamento de procura y
contrataciones. Dentro de la norma ISO 9001-2008 la informacin que se levantar, ser la
necesaria para cumplir con los siguientes puntos que se aplica al departamento de Procura y
Contratacin: control de documentos, control de registros, revisin por la direccin,
provisin de recursos, recursos humanos, infraestructura, procesos relacionados con el
cliente, compras, satisfaccin al cliente y auditoras internas, todos estos puntos fomentarn
la creacin de un sistema a base de procesos para el control logstico de los procesos de
Procura y Contratacin de la compaa, cabe indicar que la Norma ISO9001:2008 es una
norma internacional que se centra en todos los elementos de administracin de calidad
con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita
administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios.(ISO 9000)7

5 Teora del valor y la cadena de valor. PHD Vctor Fernndez. Recuperada el 13 de enero del 2013 en
http://es.scribd.com/doc/38794940/Teoria-Del-Valor 6 Gestin por procesos. Recuperado el 13 de enero del 2013 en
http://web.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm
7 Normas 9000. Recuperado el 13 de enero del 2013 en http://www.normas9000.com/que-es-iso-9000.html

FUNDAMENTACION LEGAL
A pesar de que la L.C.P y las Normativa Interna de cada empresa, exponen la manera de
cmo deben llevarse a cabo estos procesos se hace necesario el Diseo de un Sistema de
Gestin de la Calidad segn la Norma Covenin 9001 2008 que permita la revisin completa
de los procedimientos involucrados en cada actividad con la intencin de minimizar los
tiempos empleados de manera normal en el anlisis para la adjudicacin de obras a las
empresas sin dejar de lado la eficiencia en la seleccin y bajo un pensamiento sistmico de
los factores y/o elementos que aun siendo externos influyen en el desenvolvimiento diario
de la misma, permitiendo ofrecer un alto nivel de confianza y eficiencia en los procesos
llevados a cabo, promoviendo la mejora continua y el control de los procesos,
mantenindose un enfoque orientado a la satisfaccin de las necesidades de los clientes y de
sus expectativas razonables, al generar un Manual de la Calidad que sirva de gua para el
personal interno y de esta manera lograr concretar el objetivo previsto.

DEFINICION DE TERMINOS BASICOS

Para esta investigacin y anlisis es de suma importancia definir con exactitud cada uno de
trminos que se utilizan en este documento, a fin de evitar malas interpretaciones de
conceptos, es por tal razn que a continuacin se mencionar cada uno de los significados
ms utilizados en este plan.
Cliente / Usuario: Cliente es la persona, empresa u organizacin que adquiere o compra
de forma voluntaria productos o servicios que necesita o desea para s mismo, para otra
persona o para una empresa u organizacin; por lo cual, es el motivo principal por el que
se crean, producen, fabrican y comercializan productos y servicios (Thompson)8
Contratacin: Se refiere a todo procedimiento relacionado con la adquisicin de bienes,
ejecucin de obras o servicios incluidos los de consultora, en la que interviene un contrato
con un determinado monto.9
8 Ivn Thompson. recuperado el 21 de abril de 2012 en http://www.promonegocios.net/clientes/cliente
definicion.html 9 Ley Orgnica del Sistema Nacional de contratacin Pblica vigente artculo 6. Definiciones.
Recuperado 8 de enero del 2013.

Control: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan

adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin
sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan
nuevamente. (Farol)10
Cotizacin: Es el proceso de bsqueda de la mejor opcin para los intereses de la
compaa. El proceso est sustentado en forma escrita a travs de cada uno de los posibles
proveedores requeridos.(Amitech)11
DAI: Declaracin aduanera de Importacin, la misma que debe ser presentada de manera
electrnica, y fsica en los casos en que determine la Direccin General del Servicio
Nacional de Aduana del Ecuador. En los casos de que a la declaracin aduanera se le asigne
aforo fsico o documental, esta deber completarse el mismo da con la transmisin digital
de los documentos de acompaamiento y de soporte, que no se puedan presentar en formato
electrnico.12(Aduana del Ecuador)
DAV: Declaracin Andina del Valor, es un documento soporte de la declaracin en aduana
de las mercancas importadas. Debe contener la informacin referida a los elementos de
hecho y circunstancias relativos a la transaccin comercial de las mercancas importadas,
que han determinado el valor en aduana declarado, el formato de la Declaracin Andina del
Valor en Aduana est diseado para consignar los datos de los productos que ampara una
sola factura comercial. De existir ms facturas se tendrn que llenar formularios
adicionales, es decir una DAV por cada Factura, el Importador deber adjuntar informacin
adicional que sustente su declaracin, incluyendo otros documentos en apoyo al valor. Tales
documentos pueden ser, Notas de pedidos, listas de precios, confirmaciones de venta, giros
bancarios, contratos de compra venta, cartas del exportador, catlogos y fichas tcnicas de
la mercanca y lo dems que considere necesario adjuntar. Esta documentacin no tiene el
carcter de exhaustiva.13(Aduana del Ecuador)
EXW: El vendedor pone la mercanca a disposicin del comprador en sus instalaciones:
fbrica, almacn, etc. Todos los gastos a partir de ese momento son por cuenta del

comprador. El INCOTERM EXW se puede utilizar con cualquier tipo de transporte o con
una combinacin de ellos (conocido como transporte multimodal).14(Rh-Shipping)
Importacin: Importar es la compra de bienes y servicios que provienen de empresas
extranjeras, importar permite adquirir productos que en el pas no se producen, que pueden
ser ms baratos o de mejor calidad. 15(Aduana del Ecuador)
Importacin a Consumo- (Rgimen 10): Es el rgimen por el cual las mercancas
extranjeras son nacionalizadas y puestas a libre disposicin para uso o consumo definitivo,
luego de haber pagado los correspondientes tributos de comercio exterior y cumplir con
las obligaciones en materia de restricciones arancelarias, as como las dems
formalidades establecidas en la Ley Orgnica de Aduanas (LOA). 16(ADUANA)
FCA: El vendedor se compromete a entregar la mercanca en un punto acordado dentro del
pas de origen, que pueden ser los locales de un transitorio, una estacin ferroviariaetc.
(Este lugar convenido para entregar la mercanca suele estar relacionado con los espacios
del transportista). Se hace cargo de los costes hasta que la mercanca est situada en ese
punto convenido; entre otros, la aduana en el pas de origen. El INCOTERM FCA se puede
utilizar con cualquier tipo de transporte: transporte areo, ferroviario, por carretera y en
contenedores/transporte multimodal. Sin embargo, es un INCOTERM poco usado.

17(

Rh-

Shipping)
Flujograma: Es una representacin grfica de la secuencia de actividades de un proceso,
muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del
proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas en cada etapa de
un proceso 18
Logstica: Es una funcin operativa que comprende todas las actividades y procesos
necesarios para la administracin estratgica del flujo y almacenamiento de materias primas
y componentes, existencias en proceso y en productos terminados; de tal manera, que estos
estn en la cantidad adecuada, en el lugar correcto y en el momento adecuado. (web,
Conceptos bsicos de logstica y cadena de suministros)19

Manuales: Son normas e instrucciones necesarias para la realizacin de una o varias tareas,
la aplicacin formalizada en el mbito administrativo de los manuales son considerados
como manuales de procedimientos, normas o procedimientos.
Materiales: Para el caso de este plan de tesis los materiales ser objetos utilizados por la
Compaa necesarios para su mantenimiento, administracin y operacin.
Matriz Tcnica: para este plan de tesis una matriz tcnica ser un formato donde los
usuarios (solicitantes de materiales), analizan las opciones de las ofertas enviadas por los
proveedores segn su criterio tcnico.
Orden de Compra: Una orden de compra es un documento que un comprador entrega a
un vendedor para solicitar ciertas mercaderas. En l se detalla la cantidad a comprar, el tipo
de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes (web, Orden de
compra)20
Planificacin: Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y
uso de suposiciones respecto al futuro, es la visualizacin y formulacin de las actividades
que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados. La planeacin forma la
base de la cual se levantan todas las futuras acciones administrativas, y el gerente que sabe
y se cerciora de cules objetivos establecer y qu pasos dar para lograr resultados, est
seguro de obtener mayores satisfacciones que si operan que si operan sobre una base de da
a da. (Terry)21
10
Farol,
Henry.
Control
Definicion
E
Importancia.
Recuperado
el
21
de
abril
de
2012
en
http://www.mitecnologico.com/Main/ControlDefinicionEImportancia
11 Amitech. recuperado el 21 de abril de 2012 en http://www.amitech.com 12 Aduana. Qu es importar? Recuperada el 17
de enero del 2013http://www.aduana.gob.ec/pro/to_import.action 13 Valoracin aduanera. mbito de aplicacin.
Recuperada el 17 de enero del 2013. En ttp://comercioexterior.com.ec/qs/sites/default/files/Manual%20de%20Valoracion
%20Aduanera-CAN.pdf
14 Incoterm. Regulaciones internacionales. Recuperada el 17 de enero del 2013. En http://www.rhshipping.com/inicio/index.php?option=com_content&view=article&id=296:incoterms-2012&catid=19:leyes-y-regulacionesinternacionales&Itemid=26 15 Comercio y aduanas. Recuperado el 3 de enero del 2013 en www.comercioyaduanas.com.mx
16 Rgimen de importacin comn. Recuperado el 13 de enero del 2013 En
http://www.aduana.gob.ec/pro/special_regimes.action
17 Incoterm. Regulaciones internacionales. Recuperada el 17 de enero del 2013. En http://www.rhshipping.com/inicio/index.php?option=com_content&view=article&id=296:incoterms-2012&catid=19:leyes-y-regulacionesinternacionales&Itemid=26 18 Infopyme. Recuperado el 13 de enero del 2013 en http://www.infomipyme.com
19 Conceptos bsicos de logstica y cadena de suministros. Recuperado el 21 de abril de 2012 en
http://www.mitecnologico.com/Main/ConceptosBasicosLogsticaYCadenasDeSuministros
20 Orden de compra. Recuperado el 21 de abril de 2012 en http://definicion.de/orden-de-compra/ 21 George Terry.
Recuperado el 21 de abril de 2012 en

Procesamiento de Pedidos: El procesamiento de pedidos, es la forma en que las empresas

procesan y organizan una compra que se ha realizado por parte del consumidor (usuario).
Esta compra puede ser: productos, servicios, informacin o reparaciones, todas estas formas
de compras, requieren el procesamiento del pedido y la organizacin de la compra por parte
de la empresa (web, Procesamiento de pedidos)22
Proceso: es un conjunto de tareas relacionadas de forma lgica que son llevadas a cabo
para lograr un resultado de trabajo definido. (web, Procesos de mejora continua)23
Proveedor: Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras
empresas con existencias (materiales), los cuales sern utilizados para sus operaciones y
giro de negocio (web, Proveedor y funciones)24
Procura: En cualquier organizacin las compras o procura son actividad altamente
calificada y especializada. Deben ser analticas y racionales para lograr objetivos de una
acertada gestin de adquisiciones que resume en adquirir productos y servicios en
cantidad, calidad, precio, momento sitio proveedor justo y adecuado, buscando la mxima
rentabilidad de la empresa y una motivacin para que el proveedor desee seguir realizando
negocios con su cliente (Rammses)24
Solicitud de Materiales: Una solicitud de materiales es un documento en que los usuarios
solicitan requerimientos con todas las especificaciones del producto, material o servicio.

22 Procesamiento de pedidos. Recuperado el 21 de abril de 2012 en

http://www.articulosinformativos.com/Procesamiento_de_Pedidos-a926657.html#8170220
23 Procesos de mejora continua. Recuperado el 21 de abril de 2012 en
http://es.scribd.com/doc/52080171/12/CONCEPTO-DE-PROCESO
24 Proveedor y funciones. Recuperado el 21 de abril de 2012 en http://www.economic.es/programa/glosario/definicion-proveedor