AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

El organigrama es la representacin grfica de la estructura de la organizacin. A travs del

anlisis del organigrama se pueden sugerir cambios a la estructura organizacional para que
responda de mejor manera a las soluciones administrativas propuestas.
ORGANIZACIN
Las organizaciones son entidades sociales con la finalidad de cumplir metas y objetivos.
Existen diferentes tipos de organizaciones entre ellas: Las lucrativas y no lucrativas.
Un sistema es un conjunto de elementos que se interrelacionan para producir un resultado.
LA ORGANIZACIN VISTA COMO UN SISTEMA
Las organizaciones como sistema es el resultado de la influencia de la Teora General de
Sistemas y de la Ciberntica sobre el campo de los estudios organizacionales.
Toda organizacin se puede ver como un sistema global, ya que cada dirigente y los
empleados deben conocerse muy bien para poder crear un ambiente bueno
ADMINISTRACION
Esto es el proceso que se lleva con personas donde se cumplen los objetivos en una forma
eficiente y buena.
Quin es el administrador? Todo el personal administrativo es el que se encarga en que se
logren los objetivos de la organizacin ejemplo: venta de algn producto, el organizador debe
hacer que el producto este en buenas condiciones y producirlo de la mejor manera posible.

CONCEPTOS FINDAMENTALES DENTRO DE LA ADMINISTRACIN .

Los trminos ms importantes son:
Visin: Es una inspiracin de alguna persona u organizacin, que se basa en el futuro.
Misin: Es la razn por la cual una persona u organizacin existe y tiene algn fin.
Propsito: Es el papel que una organizacin tiene dentro de la sociedad.
Objetivos: Los objetivos se pueden tomar como alguna meta que la organizacin tiene, es
algo que la organizacin busca.
Estrategia: Son las actividades que una organizacin tiene para realizarse en un tiempo fijo
para as poder lograr sus objetivos.
Liderazgo: Es influir a las personas u organizaciones para que den mucho para cumplir sus
metas.

Proceso: Son las actividades donde se toman los insumos y los convierte hasta producir la
salida.
Procedimientos: Son los planes que se utilizan para la creacin de mtodos para un manejo
de las actividades que estn para tiempo futuro
Presupuestos: Son los resultados que se hacen en trminos numricos de alguna actividad
realizada...
Proceso de Control en la Administracin: Esto es fundamental en un sistema
administrativo, se define en 3 pasos que son:
1. Establecer Estndares
2. Medir el desempeo de acuerdo a los estndares establecidos
3. Tomar acciones correctivas de acuerdo a desvos no deseados del estndar
Gestin: Es el conjunto de actividades que se llevan a cabo para resolver bien un asunto.

Gestin Administrativa: Es la realizacin de actividades y lograr administrar exitosamente

una organizacin.

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS.
La Planeacin: Aqu se establece la visin, la misin, los objetivos, las metas y todo lo
relacionado.
La Organizacin: Desarrolla las organizaciones y as poder tener un finalidad buena y feliz.
La Ejecucin (La Direccin): Es llevar a cabo todas las actividades que resultan de la
planeacin y de la organizacin.
El Control (La Fiscalizacin): Es la que trata de observar si todo est caminando en una
direccin correcta y as poder lograr los objetivos que tal organizacin tenga.
Tareas Administrativas y Actividades Administrativas: Las tareas es toda labor que se hace en
una organizacin, y las actividades son definidas como funciones administrativas o procesos
administrativos lo cual se encarga de de llevar una buena administracin con todas las
actividades posibles.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.
La administracin puede verse como un sistema administrativo cuyo fin es hacer cumplir los
objetivos de la organizacin, esto lleva un proceso el cual tiene contacto con el ambiente que
tiene cada organizacin.

Tambin podemos decir que esto es un conjunto de subsistemas que deben ser
administrados.

NIVELES EN LAS ORGANIZACIONES, SUS TIPOS Y TAMAO.

Toda organizacin se puede clasificar con muchos aspectos, por ejemplo por su relacin con
el estado estas son: pblicas y privadas. Y por el giro de su negocio son: comerciales
industriales, educativas.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONALES.
Son las relaciones entre las autoridades que existen en una organizacin, para poder definir
esto se debe tomar en cuenta el grado y todo tipo de diferencia entre mecanismos de
coordinacin, control, formalizacin y centralizacin del poder
ANLISIS DE ORGANIGRAMAS.
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura organizacional de la empresa,
muestra toda su estructura grfica, la jerarqua, las lneas de mando y las lneas de
comunicacin
TIPOS DE ORGANIGRAMAS Y SUS CARACTERISTICAS.
Una forma de clasificarlos es por la parte de la empresa que representa en maestros y
suplementarios. Po su contenido funcionales y de puestos, plazas y unidades. Por la forma en
que presentan la informacin en verticales, horizontales, mixtos, de bloque y circulares.
REGLAS PARA DIAGRAMAR.
Unidades: Es recomendable usar la misma figura para cada miembro de la organizacin.
Todas las figuras utilizadas deben ser de un tamao mismo, la ms comn es el rectngulo,
donde se identifica al miembro que se representa.
Relaciones: Se representan al usar lneas que unen las unidades en un organigrama.
Relaciones de Autoridad Funcional: Puede ser dada a personas o grupos de una lnea, por lo
general se representa con una lnea.
Relaciones de Asesora Interna (STAFF): Esto se diagrama por medio de lneas continuas
delgadas y se ponen en forma perpendicular a la lnea de mando de la unidad
Relaciones de Asesora Externa: Si una unidad asesora trabaja independientemente de una
empresa se conoce como asesora externa, igual que una asesora interna. La lnea se pone
perpendicular a la unidad a la que asesora.

Relaciones de Coordinacin: es utilizada para mostrar todas las relaciones que existen en
grupos de trabajo en la organizacin.

PRODUCTIVIDAD
QUE IMPLICACIONES CONLLEVA LA AUTOMATIZACION DE UN PROCESO
Automatizar: es realizar algo en forma automtica.
El automatizar una tarea libera de tiempo al ser humano para que este pueda realizar otros
trabajos que requieren del ingenio humano y de su creatividad.
QUE AUTOMATIZAR
Las personas: desempean diferentes puestos y tareas dentro de la organizacin.
Los administradores o gerentes: tienen a su cargo la toma de decisiones y el control de la
empresa.
Los profesionales del staff: Son asesores de la alta gerencia que ayudan en la toma de
decisiones.
Los profesionales de lnea: Son los jefes o gerentes medios que realizan tareas de
supervisin en la oficina.
Las secretarias, contadores. Son el personal de apoyo que ayudan al resto de empleados.
Personal de servicio y mantenimiento: prestan servicios de mantenimiento, limpieza
mensajera etc.
La automatizacin de procesos administrativos es un concepto amplio que debe considerar la
sistematizacin de una organizacin.
La automatizacin de procesos se apoya en dos disciplinas. La administracin y la tecnologa.
OBJETIVO DE LA AUTOMATIZACION DE PROCESOS: INCREMENTAR LA
PRODUCTIVIDAD.
PRODUCTIVIDAD
La productividad es una forma de medir La eficiencia con que se utiliza los recursos
disponibles para generar un determinado nivel de produccin.
Una mayor productividad proviene de tres fuentes primarias: tecnologa, habilidad
administrativa y esfuerzo humano.
La productividad est en relacin con el esfuerzo e inversin de recursos para lograr el
producto.
Para incrementar la productividad es necesario producir ms con menos esfuerzo o en menor
tiempo o con menores recursos. La productividad es una relacin entre los insumos invertidos
al producir y la salida o producto medida en unidades.

FORMULA DE LA PRODUCTIVIDAD
Productividad =

Resultados
Recursos Utilizados

= Salidas
Insumos

La eficiencia se manifiesta en tiempos ms cortos a travs de mejores maneras de hacer las

cosas .en una relacin tanto cualitativa (calidad) como cuantitativa (cantidad) .
La productividad esta en relacin con el esfuerzo e inversin de recursos para lograr el
producto.
La eficiencia es el grado de optimizacin del uso de los recursos en la realidad de una
actividad.
La efectividad es el grado de cumplimento de los objetivos.
PORQUE ES IMPORTANTE LA PRODUCTIVIDAD
La productividad permite realizar comparaciones entre diferentes organizaciones bajo una
razn uniforme. Si la productividad de la organizacin incrementa tambin lo hacen sus
ingresos reales.
La productividad debe ser uno de los objetivos ms importantes que persigue toda
organizacin.
En general el objetivo de toda automatizacin de procesos es incrementar la productividad y
la eficiencia.
Para incrementar la productividad se pueden utilizar tres enfoques o mezcla de ellos son:
Enfoque humano o conductual: Trabajar ms inteligentemente, esto requiere inversin de
dinero, tiempo y esfuerzo.
Enfoque tecnolgico: Utilizar mejores herramientas. Las herramientas permiten realizar el
trabajo ms fcilmente y con menor esfuerzo.
Enfoque Administrativo: Modificar tcnicas de trabajo para facilitarlo, mejorar sus calidad o
aumentar la cantidad.
VENTAJAS DE MEDIR LA PRODUCTIVIDAD
1. La organizacin cuenta con un medio para evaluar su eficiencia al convertir los recursos en
productos.
2. Esto permite evitar el desperdicio de recursos invertidos, asi como producciones por debajo
o encima del nivel requerido.

3. Se puede simplificar la planeacin de los recursos a travs de medicin de la productividad

y modificar en forma realista las metas de los niveles de productividad planeada para el
futuro.
4. La utilidad de una empresa pueden planearse mejor al contar con una medida de
productividad acertada. La medicin crea una accin competitiva tanto interna como externa.
El proceso de la productividad se puede dividir en cuatro etapas que son:
1. La medicin 2. La planeacin 3. La evaluacin 4.El mejoramiento.
QUE HACER PARA AUTOMATIZAR EFICAZMENTE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS.
Se debe tener un conocimiento claro de la organizacin, al conocer sus puntos dbiles y sus
fortalezas, se debe tener mucha visin para reconocer las oportunidades, para adelantarse a
las adversidades y prevenir.
Para llevar a cabo un proyecto exitoso de automatizacin de procesos administrativos es
necesario planificarlo cuidadosamente.
Lo primero que se debe realizar es determinar la situacin actual, e identificar:

Qu somos y dnde estamos?

Adnde queremos llegar?
Qu podemos hacer para llegar ah?
Cmo lo podemos hacer?

Es importante conocer la situacin actual de la organizacin y del proceso.

LA INVENSTIGACION PARA AUTOMATIZAR UN PROCESO
Investigar es el proceso mediante el cual se pretende responder a un problema. La
investigacin debe realizarse en forma sistemtica.
Al investigar se intenta describir las causas del problema y proponer una solucin al mismo,
basado en dichas causas. Determinar si existe relacin de causalidad entre los datos que se
analizan es comprobar si existe suficiente prueba de que los datos recabados son las causas
principales del problema.
El propsito primordial de la investigacin es resolver dicho problema y conocer las causas
que lo originan.
ANTES DE EMPEZAR IDENTIFICACION DE PROBLEMAS
Se haya escrito una lista de los problemas. Sin esta lista no hay prueba de que se ha
discutido y pensado en los problemas.
Se ha ordenado la lista por importancia. Sin esta lista en orden de importancia no se puede
asegurar que hay acuerdo en la prioridad de los problemas a atacar.

Se han valorado cada uno de los problemas sin resolver.

La manera de identificarlos es la comunicacin. Se debe, mantener una fuerte comunicacin
con las personas de la organizacin, la comunicacin es vital en todo el proceso.
ELEMENTOS DEL FODA
Se deriva de la primera letra de la palabra: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas.
El anlisis FODA se realiza en dos etapas que son:
La etapa inicial: consiste en el anlisis de la situacin actual de la organizacin y su entorno
se identifican las fortalezas, oportunidades, debilidades y amanezcas de la misma.
FACTORES INTERNOS
Para realizar un anlisis detallado de la situacin interna de la organizacin conviene que se
establezcan sus fortalezas y debilidades. Pueden dominarse puntos fuertes y dbiles.
FORTALEZAS
Una fortaleza es un elemento positivo de la organizacin que es determinante para alcanzar
los objetivos de la misma.
Un elemento puede ser un recurso, una habilidad o bien actitudes positivas que se tienen
disponibles para el logro de los objetivos.
DEBILIDADES
Las debilidades son todos aquellos elementos, recursos, habilidades actitudes de la
organizacin que constituyen un obstculo o barrera para el logro de los objetivos.
Una buena observacin es que se deben seleccionar aquellos factores internos de mayor
importancia y que son actuales.
FACTORES EXTERNOS
Los factores externos que favorecen u obstaculizan el logro de estos objetivos. A los factores
positivos externos les llamaremos oportunidades y a los factores negativos les llamaremos
amenazas. Pueden clasificarse en diversos factores tales como econmicos, tecnolgicos,
sociales etc.
OPORTUNIDADES
Las oportunidades son aquellos elementos externos que pueden ser aprovechados para el
logro de los objetivos de la organizacin.. Deben enumerarse aquellos hechos o eventos en
el ambiente y luego determinar cules de ellos podran ser beneficiosos para la organizacin.
AMENAZAS

Son aquellos factores externos que la organizacin debe evitar o contrarrestar su efecto
negativo. Estos factores son un obstculo para el logro de sus fines. Pueden enumerarse
aquellos hechos o eventos en el ambiente y luego determinar cules podran afectar o
representar una amenaza o barrera a la organizacin.
INFORMACION Y COMUNICACION

La informacin es un recurso vital y muy valioso para el ser humano y puede representarse
de variedad de formas. Un administrador sin informacin es como un explorador sin brjula.
La comunicacin es uno de los facilitadores ms importantes de las actividades
administrativas las habilidades de comunicacin pueden evitar serios problemas al
administrador.
Es esencia el significado de informacin denota un proceso de reduccin de la incertidumbre.
En el lenguaje comn, poseer informacin es tener el conocimiento disponible para uso
inmediato que permite guiar la accin al reducir la duda,
DATO
Es un registro o anotacin respecto de determinacin hecho.
INFORMACION
Es el conjunto de datos o un dato que posee significado, es decir, que reduce la incertidumbre
o aumenta el conocimiento respecto a una actividad o cosa y apoya el proceso de toma de
decisiones.
COMUNICACIN
Es el proceso que consiste en transmitir un mensaje. Para que exista la comunicacin es
necesario que el destinatario la reciba y la comprenda.
CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION
Las caractersticas que debe tener toda informacin son: exacta, integra, concisa y
confidencial.
EXACTA: La se mide en porcentaje de informacin correcta con relacin al total de
informacin generada.
OPORTUNA: La informacin debe estar disponible en el momento justo.
INTEGRA: Que sea completa.
CONCISA Breve y al grado. Es una presentacin de la informacin sin rodeos ni adornos,
nicamente los aspectos relevantes de la informacin.
CONFIDENCIAL: es importante velar por la confidencialidad de la informacin

NIVELES OPERATIVOS Y LA INFORMACION

Los niveles dentro de una organizacin son: Nivel de oficina, operativo, tctico, y estratgico.
NIVEL DE OFICINA: Estn aquellas que se dedican a tareas repetitivas y al manejo en si de
las Transacciones diarias.
NIVEL OPERATIVO: Se tienen tareas bien definidas y de corta duracin. La informacin que
se requiere es resumida para efectuar controles.
NIVEL TACTICO: Se incrementa metas y objetivos a lograr, se requiere informacin peridica
que permita evaluar el logro de metas, as como proyectar y evaluar situaciones supuestas.
NIVEL ESTRATEGICO: La informacin es resumida, agrupada y ordenada. Se requiere
evaluar situaciones hipotticas para tener un mejor panorama del futuro de las tendencias.

CICLO DE VIDA DE LA INFORMACION

Cuando se produce algo sea tangible o intangible existen tres elementos que son:
Entrada: Es la materia prima que sirve de base para elaborar el producto.
Proceso: Es el conjunto de los pasos necesarios para convertir la materia prima en el
producto deseado.
Salida: Es el producto que se genera despus de realizar el proceso indicado.

FASES DEL CICLO DE VIDA

RECOPILACION: La recopilacin es la reunin de los datos necesarios para la produccin de
informacin.
PROCESAMIENTO: Se preparan los datos en forma adecuada para que al final del proceso
se obtengan informacin.
DISTRIBUCION Para ello se utilizan diversos medios como fax, correo etc.
UTILIZACION: La culminacin de todo el proceso y el objetivo por el cual se ha realizado.
La informacin que se almacena en un sistema de informacin es ms precisa.
LA COMUNICACIN Y LA ADMINISTRACION
La comunicacin es la transferencia y la compresin de significados. La comunicacin ayuda
a que la planeacin, la organizacin y la ejecucin administrativa se realicen con efectividad.
Una comunicacin eficiente intenta minimizar el tiempo y el costo en el esfuerzo total del
intercambio de informacin. La comunicacin se puede se puede considerar eficiente si el
mensaje se transmite por el canal.

El PROCESO DE LA COMUNICACIN
El proceso de comunicacin incluye una fuente, un transmisor (codificacin), el mensaje y el
medio o canal, un receptor (una decodificacin),un destino, retroalimentacin.

DESTINO
FUENTE
CODIFICACIO
DECODIFICCION
MENSAJE:
Producto
fsico real generadoCANAL
por la fuente en
el proceso de comunicacin.
N
FUENTE: Es la persona proceso que emite o provee los mensajes

CODIFICA: Escoger el medio y traducir el mensaje al utilizar dicho medio.

DECODIFICACION Y REPUESTA: El proceso de decodificacin es la transformacin del
mensaje codificado a un formato entendible por el destino.
RETROALIMENTACION: Es el control de nivel de xito obtenido en la transferencia del
mensaje original.
RUIDO: El ruido es un elemento o actividad que molesta, confunde, interrumpe o dificulta el
proceso de comunicacin.
El proceso de comunicacin puede ser entendido de acuerdo a cinco preguntas bsicas
formuladas para su entendimiento por los modelos descritos de la investigacin de Harold
Lassswell, Claude Shannon y Warren Weaver.

ELEMENTOS DEL PROCESO DE COMUNICACION

PREGUNTA
QUE?

QUE DICE?
EN QUE CANAL?

A QUIEN?

A EFECTO DE QUE?

DESCRIPCION ELEMENTO
Originario del Mensaje inicia el
proceso de comunicacin.

ELEMENTO
FUENTE
CODIFICACION
(EMISOR O TRANSMISOR)
Smbolos verbales y no verbales
MENSAJE
que constituyen el mensaje
Seleccin del medio en que se
CANAL
llevara a cabo la transmisin de
la informacin, hablada, escrita.
El mensaje de la fuente se
DECODIFICACION
decodifica
para
que
sea
comprendido por el destino.
DESTINO
Se ha interpretado el mensaje
con exactitud y se acta en RETROALIMENTACION
forma adecuada.

METODOS DE LA COMUNICACIN
ORAL
La comunicacin oral utiliza el lenguaje hablado para construir el mensaje
ESCRITA
La comunicacin escrita utiliza el lenguaje escrito para construir el mensaje.
NO VERBAL
Lenguaje corporal gestos, figuraciones faciales, movimiento de mano etc.
MEDIOS ELECTRONICOS
La tv cerrada, el telfono, los amplificadores y bocinas son medios electrnicos que facilitan la
comunicacin.

COMUNICACIN EN LA ORGANIZACIN
La comunicacin es vital en todos los aspectos de la vida.
El personal en una organizacin est catalogado por niveles. Mientras ms alto se encuentre
en la pirmide de la organizacin, mayor es su jerarqua y responsabilidad.
Horizontal: Empleados del mismo nivel
Vertical: Empleados de diversos niveles.
Transversal: el jefe de un nivel y el subalterno en otro nivel.

TIPOS DE COMUNICACIN
FORMAL: Las comunicaciones formales en una organizacin obedecen y siguen la autoridad
de la cadena de mando.
INFORMAL: La comunicacin informal intenta satisfacer las necesidades de los empleados.

DIRECCIONES DEL FLUJO

Las comunicaciones se pueden clasificar como descendentes y ascendentes.
DESCENDENTES: El flujo es vertical, tiene como propsito informar, dirigir, coordinar, y
evaluara sus subordinados.

ASCENDENTE: El flujo es vertical .Los administradores obtienen informacin de sus

subalternos.
HORIZONTAL: El principal objetivo es la coordinacin del trabajo.
CRUZADA: Diferentes niveles sin relaciones directas de dependencia.

BARRERAS CONTRA COMUNICACIN EFICAZ Y COMO SUPERARLAS.

Filtracin: la filtracin se maneja en relacin al tamao de la organizacin.
Percepcin selectiva: en realidad es un reflejo de lo que hacemos.
Emociones: es la forma de sentir influye en la interpretacin que se hace del mensaje.
Lenguaje: al disear cualquier mensaje debe asegurarse que se conoce su destinatario y el
lenguaje que este maneja.
Sobrecarga de informacin: Si un administrador esta sobrecargado, los mensajes pueden ser
revisados en forma superficial.
Seales no verbales: Debe existir coherencia entre el mensaje verbal y no verbal.
Presiones de tiempo: Esta presin de tiempo puede provocar mensajes incompletos o
ambiguos.

SISTEMATIZACION
La visualizacin de la organizacin como un sistema.
La sistematizacin y el equipamiento son parte de la automatizacin de procesos
administrativos.
Concepto de Sistema: es un conjunto de componentes que interactuar entre s para la
consecucin de uno o varios fines u objetivos comunes.
Se tienen dos grandes subsistemas. El productivo y el administrativo.
El subsistema administrativo consta de la contabilidad, la parte de las ventas, de los
empleados la que se interrelaciona con la produccin, y otras.
El subsistema contable: puede verse como un sistema cuyo objetivo o productos final son
estados financieros y el registro contable de todas las operaciones de la empresa.
Los recursos que forman un sistema son: El personal que labora en contabilidad, el equipo
tanto computadoras, sumadoras etc.
La sistematizacin de procesos administrativos incluye la elaboracin de planes, diagramas
de procesos, diagrama de procedimientos, definir la estructura organizacional, establecer

normas y polticas, capacitar al recurso humano, inculcar una cultura y establecer controles
mtricos.
ETAPAS DE LA SISTEMATIZACION
La sistematizacin conlleva trabaja sobre un proceso administrativo o un sistema.
Las etapas de la sistematizacin son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Estrategia.
Anlisis del sistema.
Diseo del sistema.
Implementacin del sistema y documentacin.
Transicin.
Produccin.

ESTRATEGIA
En la fase de estrategia se pretende aludir a tres preguntas bsicas.

En dnde estamos?
A dnde queremos dirigirnos?
Cmo hacemos para llegar all?

En donde estamos: se debe describir la situacin actual, presentar sus antecedentes,

identificar los problemas principales que se enfrentan la forma actual de hacer las cosas.
A donde se quiere dirigir: el objetivo de toda automatizacin de procesos administrativos es
incrementar la productividad a travs de un mejor diseo e implementacin.
Como hacer para llegar all: se deben detalle las actividades a desarrollar para llegar al
objetivo y qu medidas se tomaran para lograrlo tanto en la sistematizacin como en
equipamiento.
ANALISIS
El objetivo de la fase de anlisis es asegurar que se ha comprendido bien la naturaleza del
problema o la necesidad de mejora.

Cuando se realiza un anlisis se debe tener presente los siguientes objetivos.

Identificar las necesidades del usuario
Evaluar la viabilidad del sistema
Realizar un anlisis tcnico y econmico
Asignar funciones a cada integrante del sistema
Establecer restricciones de costo y tiempo
Crear una definicin del sistema que sea la base para trabajar posterior.

DISEO
Al disear un sistema global se entra al terreno de organizacin y mtodos. Se especifican
procedimientos concretos como se deben hacer las cosas y quienes intervienen.
La clave est en ser detallista y no deben olvidar aquellas tareas vitales del sistema.
IMPLEMENTACION
Se puede especificar un proyecto de implementacin del sistema. En detalle se establecen
objetivos a cumplir y los logros en cada etapa.
TRANSICION O PUESTA EN MARCHA
Se denomina transicin porque involucra carga de datos, realizacin de pruebas, llevar un
paralelo. Proporciona un periodo inicial de soporte al sistema.
PRODUCCION
La produccin es la etapa en que el sistema trabaja normalmente, con un mnimo de
intervencin del personal de soporte.
EL ANALISIS DE SISTEMAS CON PROFUNDIDAD
El anlisis de sistemas es un proceso en el que es necesario recopilar datos e informaciones.
El objetivo de la fase de anlisis es asegurar que se ha comprendido bien la naturaleza del
problema.
CAMBIOS AL SISTEMA, NUEVOS SISTEMAS
FACTORES DE CAMBIO

Factores tecnolgicos.
Factores sociales y econmicos.
Decisiones de alto nivel y presiones operativas.
Inventiva de las personas.

Factores tecnolgicos: la aplicacin de la nueva tecnologa es la causa de muchos cambios

que ocurren en las organizaciones de hoy. Estar en la punta de lanza en lo que se refiere a la
tecnologa, en muchos casos es la carta de representacin de la empresa.
Factores sociales y econmicos: los cambios tecnolgicos generalmente son seguidos por los
correspondientes cambios sociales y econmicos. Los efectos de aplicar un cambio
tecnolgicos pueden variar las relaciones existentes entre un negocio y sus competidores,
clientes proveedores y entes del gobierno.

Decisiones de alto nivel y presiones operativas: los altos ejecutivos pueden tomar la decisin
de efectuar cambios en el sistema: ya sea reorganizar operaciones, construir nuevas plantas,
ofrecer nueva gama de produccin etc.
Inventiva de las personas: La creatividad es una de las principales razones del cambio. Estas
ideas se gestan y muchas veces pasan aos hasta que se ve reflejada en una tecnologa o
en un invento.
Quienes proponen cambios al automatizar un proceso o sistema, lo hacen con la conviccin
de que ellos incrementen la productividad de los empleados y mejoran la eficiencia de la
empresa.
PORQUE FALLA LA SISTEMATIZACION DE PROCESO

La inversin que se realiza en tecnologa es generalmente para resolver reas en crisis

y que la operacin se realice en forma ms rpida.
Uno de los principales problemas al sistematizar es que no se llenan las expectativas
de los usuarios, generalmente porque:
No se ha definido objetivos verificables
No ha existido un modelo de medicin del cumplimiento de dichos objetivos.
La gerencia del proyecto es ineficaz debido a una deficiencia ejecucin.

INFORMATICA Y LA AUTOMATIZACION DE PROCESOS

La informtica es la ciencia que estudia el tratamiento automtico de la informacin por
medios automticos.
La automatizacin es una sntesis de la ultra mecanizacin sper racionalizacin
procesamiento continuo y control automtico. La mquina se alimenta de sus propios
productos se auto corrige.
SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE DATOS
Existen diversos medios para convertir los datos en informacin. Los medios utilizados son
las herramientas necesarias para llevar a cabo el proceso.
Sistema de informacin: elemento central que realiza el proceso, se necesitan reglas y
procedimientos bien organizados para llevarlo a cabo.
Sistema electrnico de informacin: la computadora es el elemento central en el proceso de
conversin, se necesitan otros elementos como personas, programas, papel, dispositivos
diversos, etc.
En el procesamiento de datos, los elementos son:

Entrada: Los datos son la materia prima o entrada.

Salida: La informacin es el producto o salida.

Proceso: Son los pasos necesarios para convertir los datos en informacin.

El propsito de un sistema de informacin es ayudar a asistir a la administracin a ejecutar

las actividades de una manera eficiente y efectiva.
La informacin es vital para la administracin provee una forma de retroalimentar las
actividades internas del sistema para controlar y lograr un uso ms eficiente y efectivo de los
recursos de la organizacin.
Los sistemas de informacin son sistemas DINAMICOS, ya que producen los datos que son
introducidos al sistema. Es un sistema abierto creado con un propsito en mente que produce
informacin que use el ciclo o modelo IPO.
Un sistema de informacin incluye elementos que ayudan a procesar la informacin tales
como equipo computacional y de comunicacin, programas de computadoras etc.
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION
La comunicacin y las nuevas tecnologas TICS han cobrado inters y vigencia desde que se
puso de manifiesto que la comunicacin, elemento constitutivo del social, es la base
estratgica para el logro de objetivos en actividades educativas, culturales, polticas,
econmicas.
El manejo de la informacin exige saber cmo generarla, como buscarla, como valorarla y
evaluarla a partir de las caractersticas de las fuentes, a fin de asegurar su pertinencia,
utilidad, objetividad, vigencia, actualidad y validez.

SISTEMAS DE INFORMACION
TIPO DE SISTEMA
DESCRIPCION
Inteligencia
Soluciones utilizadas en el campo de la llamada inteligencia empresarial
Empresarial o
o (Business Inteligence) cuyo objetivo es agilizar la consulta de grandes
Business inteligence cantidades de datos.
Denominados sistemas de apoyo para la toma de decisiones. En general
Toma de decisiones son sistemas de informacin gerencial que resumen todos los aspectos
relevantes para que el gerente tome las decisiones en la forma ms
acertada posible.
Manipulacin de
Conjunto de programas que permiten manipular los datos y producir
datos
informacin para su posterior uso.
Administracin de
Sistemas especializados que permiten administrar los documentos.
documentos
Generalmente requieren equipo especial para llevar a cabo su funcin.
comunicaciones
Son un rea vital en la oficina. La comunicacin ayuda en el logro de las
dems tareas en la oficina.
Almacenamiento
Garantiza el adecuado almacenamiento de los datos y documentos de la
organizacin.

Sistema de soporte Su funcin principal es apoyar a las personas que laboran en la oficina
a la oficina
realizar sus tareas.
Sistema Expertos
Son sistemas que aprenden una base de conocimientos del saber
humano. Estos sistemas poseen una aparente inteligencia que les
permite pensar y razonar en forma similar al ser humano.
Sistema de
Son creados para administrar las actividades de rutinas como ventas,
procesamiento de
planillas, control de inventario etc.
transacciones
CRM-Software para Sistemas informticos de apoyo a la gestin de las relaciones con los
la administracin de clientes a la venta y al marketing. Con este significado CRM se refiere al
la relacin con los
sistema que administra una Data Warehouse.(Almacen de Datos)
clientes