1.

Correr el reporte Z_R_60001822 - Vendor Withholding Download

2.

Traer la Variante creada por el usuario CHAVCHRW (hay una sola)

3.

Cambiar los datos dependiendo de los periodos de anlisis y la entidad legal

4.

Una vez el reporte cargado es necesario bajarlo en Excel, el Lay Out debe tener la siguiente estructura

5.

Com pany

Country

Document Num ber

Inv Amt LC

WH Tax Base DC Curr

Document Date

Inv LC

WH Tax Base LC

Posting date

Inv GC

WH Tax Base LC Curr

Clearing Document

Tax Amount LC

WH Manual Tax Base

Clearing Date

Tax LC

Reference

WH Tax Type

Doc.Head

WH Tax Code

Vendor Number

WH description

Vendor Name

WH Tax AmtD

Line item T

WH Tax DC Curr

Tax code 1

WH Tax Amt G

Street1

WH Tax Am

Street2

WH

District

WH Manual Tax

City

WH Tax Base Amt DC

WH Tax Base GC

Con el cuadro Excel se har una primera validacin, esta consistir en evaluar si los documentos
incluidos en el reporte tienen cdigos de retencin y detraccin a la vez (IV IF), para esto se har
una tabla pivot. Tendr la siguiente estructura:

Buscaremos tems que contengan informacin similar a la a continuacin mostrada:

De esta forma evaluaremos si los documentos fueron adecuadamente codificados, en caso tengamos
alguna observacin deberemos arreglar la base de datos (borrar o agregar lneas) y anotar los
errores para solicitar las correcciones necesarias. La idea es tambin notificar a los equipos
correspondientes (Accenture, RAC Coding, RAC payments) de los errores a fin que ellos tomen las
medidas correctivas.
Una vez terminado este primer anlisis generar una copia de la hoja ya trabajada.
6.

Con la base de datos analizada y corregida, dejaremos en el archivo solo la informacin de los
documentos con el cdigo IV.

7.

Ahora validaremos que efectivamente la base de datos tiene el porcentaje correcto (3%), para eso
dividiremos la columna WH Tax Amt DC sobre WH Tax Base Amt DC. Nos debera dar 3%, si hay
algn tem con un valor diferente se deber corregir y anotar el error para efectuar las correcciones
necesarias en SAP. Antes de eliminar, modificar cualquier informacin se sugiere generar una nueva
copia de la hoja.

8.

El siguiente paso ser validar que efectivamente los documentos de pago hayan incluido
correctamente todos los documentos que realmente estn afectos a retencin de 3% y adems de
eso validaremos que las bases de retencin hayan sido las correctas de acuerdo a los valores totales
de los documentos (valores incluidos IGV), tambin revisaremos que los documentos incluidos
realmente hayan estados afectos a IGV (V0-W1). Para eso ejecutaremos el FBL1N, se selecciona la
opcin de dynamics solutions
y luego se busca la opcion Clearing Document , ah incluiremos
todos los documentos que se encuentran en la columna Clearing Document de nuestra base de
datos.

9.

Adicionaremos una hoja ms a nuestro archivo de anlisis con el fin de copiar la informacin obtenida
del FBL1N, debemos copiar los documentos evitando los de pago (ZP-KZ), luego del archivo inicial que
extrajimos de SAP (del paso 1), nos traeremos la informacin del WHT tax code (IV-IF) para cada
documento. Tambin nos traeremos los valores de WHT base amount in DC, para la validacin de
las bases de retencin. Con el resultado del anlisis haremos las modificaciones necesarias en la base
de datos

10. Una vez validada la base de datos procederemos con los cambios de formato del campo de reference
(nmero de factura) esto debido a que podemos encontrar documentos con los nmeros de facturas
sin guiones -. Por otro lado, este reporte tiene una limitacin con los tipos de cambio para ellos
obtendremos de SAP un listado de los tipos de cambio y los copiaremos en una hoja adicional que
adicionaremos, para esto en SAP ejecutamos la transaccin OB08.
En las imgenes a continuacin mostradas podremos obtener dicha informacin

11. Con los tipos de cambio ya en nuestro archivo, procederemos a actualizar las bases de retencin de
los documentos, para eso nos traeremos los TC a nuestra base de datos con VLOOKUP. Y
posteriormente actualizaremos las partidas en USD tal como se muestra la imagen a continuacin

12. Con la base de datos completamente lista procederemos a copiar en nuestros archivos de generacin
de comprobantes de retencin segn corresponda, previamente debemos desactivar la opcin de
formula automtica, tal como se muestra en las imgenes a continuacin.

13. Con la informacin ya copiada en el archivo correspondiente procederemos a actualizar la tabla pivot
ubicada en el sheet3, en adicin colocaremos en el campo ultimo anterior, el ultimo comprobante
generado.

14. Generaremos los comprobantes dando click en el botn Calculate now, estos se ubicaran en la
pestaa Sheet2. Con los comprobantes generados procedemos a imprimirlos en PDF en nuestro
escritorio con el nombre del archivo, en este ejemplo seria 3180 ARCHIVO RETENCIONES 3%

15. Procederemos a abrir el archivo PDF con el programa PDF Converter Professional

16. Vamos a la opcin Document > Split Document, seleccionamos la opcin Split by pages y le damos
1 pgina por documento, se da ok y se elige como destino el Escritorio

17. Podremos notar que se han generado los documentos de forma separada, esto es importante dado
que esta macro fue creada con la intencin de notificar va correo electrnico a los proveedores sus
comprobantes.

18. Existe la pestaa Listado Comprobantes, aqu esta generada una pivot con los documentos
ordenados por Clearing document(que es la misma disposicin que fueron generados los
comprobantes en PDF), es necesario actualizar la pivot con la informacin de la base de datos,
posteriormente ingresar el 4-3-1 donde se indica

19. Finalmente copiaremos los datos solicitados en la pestaa Enviar Comprobantes, bsicamente los
campos que necesitaremos sern PARA, Con copia para, ASUNTO, MENSAJE, Archivo,
finalmente se dar click en
, con esta opcin se le enviara al proveedor un correo
electrnico desde la bandeja de BHPagosPeru@bakerhughes.com con el comprobante adjunto.

20. Es importante mantener una copia de los archivos de trabajo generados para cualquier eventual
revisin de auditoras, pueden encontrar una carpeta compartida segn corresponda, otra
observacin es que debemos mantener la impresin de estos comprobantes en fsico, es necesario
cambiar nicamente el pie de pgina para cada tipo de copia (EMISOR PROVEEDOR SUNAT)
\\bhilimres03\groups\Finance Peru\CONTROL DE PAGOS BHIO\RETENCIONES IGV
\\bhilimres03\groups\Finance Peru\CONTROL DE PAGOS BHSW\RETENCIONES IGV