UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NCLEO DE MONAGAS
INGENIERA DE SISTEMAS
CURSOS ESPECIALES DE GRADO
AUTOMATIZACIN Y CONTROL DE PROCESOS INDUSTRIALES

SEMINARIO DE SISTEMAS DE GESTIN EMPRESARIAL PARA PROCESOS Y

COMUNICACIN INDUSTRIAL
(SGEPCI)

Ingeniero:
Jess Chaparro

EQUIPO CAD:
Juregui, Estefana

C. I.: 18.314.952

Marcano, Mara Virginia

C. I.: 18.652.683

Maturn, Abril de 2015

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Contenido
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Enterprise Resource Planning .................................................................................................... 4
LA IMPLANTACIN DE UN ERP COMO INDUCTOR DE CAMBIO ORGANIZATIVO.... 4
PRINCIPALES CONSIDERACIONES AL IMPLANTAR UN ERP ........................................ 6
DESVIACIONES. ...................................................................................................................... 6
MEDIDAS CORRECTIVAS ..................................................................................................... 7
MODELO DE INTEGRACIN DE UN ERP ............................................................................. 7
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El entorno empresarial ha cambiado de forma muy importante en los ltimos
aos. Estos cambios suelen relacionarse principalmente con la creciente
globalizacin de la economa, la consecuente internacionalizacin de los
mercados y la rapidez del cambio tecnolgico. A su vez, estas circunstancias han
originado un incremento de la incertidumbre y un aumento de la competencia entre
empresas que ha conducido a muchas compaas a tener que adaptar sus
sistemas de informacin para, de este modo, poder sobrevivir, mantener su
posicin en el mercado e, incluso, obtener una fuente de ventaja competitiva que
les permita diferenciarse del resto de empresas.
Para hacer frente a este nuevo entorno, las empresas han ido incorporando
crecientemente las nuevas tecnologas de la informacin y de las
telecomunicaciones, las cuales se han convertido en un instrumento clave para
una gestin eficaz y eficiente, bsicamente, por su capacidad de proceso de
grandes cantidades de informacin en muy poco tiempo y con unos costes
razonablemente bajos. Ahora bien, las tecnologas de la informacin y de las
telecomunicaciones deben integrarse en la organizacin de forma que se alcance
una congruencia con su estructura y estrategia, para que se pueda conseguir la
maximizacin del valor de los sistemas de informacin.
En este contexto se han venido desarrollando los sistemas ERP,
aplicaciones compuestas por varios mdulos que integran la informacin
procedente de las distintas reas de la empresa y que sirven de base para
gestionar sus actividades en funcin de sus procesos de negocio.
Mayoritariamente se considera que el origen de los sistemas ERP estuvo en la
evolucin de los sistemas de planificacin y gestin de recursos del rea de
operaciones, conocidos como MRP (Material Resource Planning). Ms tarde,
aprovechando las mejoras tecnolgicas, los sistemas ERP pudieron ampliar las
funcionalidades y lograr una adecuada integracin con las aplicaciones del resto
de las reas empresariales.
En la ltima dcada del siglo XX, los sistemas ERP fueron implantados por
todas las grandes compaas multinacionales para superar los inconvenientes que
entraaba la necesidad de gestionar unidades que operan en pases distintos
separados geogrfica y culturalmente, y su difusin a otras empresas de menor
dimensin, han convertido a los sistemas ERP en una potente herramienta para la
gestin empresarial que goza de una magnfica consideracin entre sus usuarios,
tanto actuales como potenciales.

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ERP
Enterprise Resource Planning
Antes que nada para hablar acerca de la integracin de los ERP es
necesario definir qu son, ERP por sus siglas en ingls, significa sistemas de
planificacin de recursos empresariales. Esto quiere decir que son sistemas de
informacin gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios
asociados con las operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin de
una compaa en la produccin de bienes o servicios.
Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin, logstica,
distribucin, inventario, envos, facturas y contabilidad de la compaa de forma
modular. Sin embargo, la planificacin de recursos empresariales o el software
ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como
ventas, entregas, pagos, produccin, administracin de inventarios, calidad de
administracin y la administracin de recursos humanos.
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya
que indican que el cliente y el pblico general no estn directamente involucrados.
Este sistema trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios
electrnicos tales como comercio electrnico, administracin electrnica,
telecomunicaciones electrnicas y finanzas electrnicas; asimismo, es un sistema
que trata directamente con los proveedores, no estableciendo nicamente una
relacin administrativa con ellos. Los ERP funcionan ampliamente en las
empresas y entre sus mdulos ms comunes se encuentran el de manufactura o
produccin, almacenamiento, logstica e informacin tecnolgica, incluyen adems
la contabilidad, y suelen incluir un sistema de administracin de recursos
humanos, y herramientas de mercadotecnia y administracin estratgica.
LA IMPLANTACIN DE UN ERP COMO INDUCTOR DE CAMBIO
ORGANIZATIVO
A pesar de que una de las caractersticas que ms se destacan de los
sistemas ERP es su flexibilidad, stos no suelen adaptarse completamente a los
procesos y a las caractersticas de la compaa, sino que ms bien sucede al
contrario, muchas veces las empresas tienen que llevar a cabo una adaptacin de
sus procesos a los sistemas ERP. No se puede olvidar que los sistemas ERP son
productos de software estndar, que adems, se producen y comercializan para
un mercado amplio. Adaptarlo por completo a las caractersticas de la empresa no
siempre es posible y, por ello, la implantacin del ERP lleva aparejada una
reorganizacin de los procesos organizativos. Las empresas proveedoras de
sistemas ERP permiten que el producto se pueda alterar en cierto grado, por

ejemplo, compatibilizndolo con programas propios de las empresas o creando un

perfil particular.
La decisin entre implantar un sistema ERP en su formato estndar, o
adaptarlo a la empresa, tiene implicaciones en los costes futuros de renovacin
del ERP. La adaptacin que aleja al ERP del estndar implica un mayor coste
futuro de actualizacin. Muchas empresas, al renovar sus sistemas ERP se
encuentran con que afrontan un nuevo coste de implantacin en lugar de un coste
de actualizacin. Lejos de las posiciones de casas proveedoras de ERP y de los
consultores que ayudan en su implantacin, los usuarios se inclinan por una
configuracin del sistema ERP adaptada a sus necesidades organizativas, con lo
que pretenden evitar, en cierta medida, el rediseo de sus procesos organizativos
(Business Process Redesign, BPR). Evidentemente la empresa debe analizar la
relacin coste-beneficio a la hora de tomar una decisin en ste mbito. No es
posible olvidar que la implantacin y, asimismo, la renovacin de un ERP, implican
modificar su estructura y sus procesos.
En cualquier caso, la implantacin de un sistema ERP supone un cambio
significativo para una empresa, pudiendo afectar desde su estructura organizativa,
a su cultura organizativa y a la distribucin del poder dentro de ella, creando
resistencia entre el personal que se ve afectado por estos cambios. Las
innovaciones tecnolgicas se producen de forma continuada en el mundo actual y,
muy especialmente, la direccin intermedia puede manifestar un cierto recelo al
entender que estn involucrados en un proceso de aprendizaje continuado del que
no obtienen beneficios directos. Efectivamente, el sistema ERP se va a convertir
en el canalizador e integrador de informacin que antes estaba dispersa, y va a
alterar no slo el reparto de tareas en la empresa, sino incluso las funciones.
Medidas como apoyar la implantacin del sistema ERP con un sistema de
incentivos monetarios y no monetarios contribuyen a reducir ese recelo.
Adems, una adecuada informacin contribuye a evitar que los empleados
perciban como una amenaza al sistema ERP. Los miembros de la organizacin
deben ser informados por parte de la direccin de las implicaciones de la
implantacin del ERP para su puesto de trabajo. En la mayor parte de los casos,
los propios directivos de la compaa no entienden este cambio que altera sus
antiguos roles y les obliga a adquirir nuevos conocimientos tcnicos y operativos
para usar el sistema ERP, siendo los componentes del equipo de implantacin los
nicos que conocen el funcionamiento del sistema. La adecuada seleccin de los
componentes de ese equipo, con una adecuada representacin de los usuarios
finales, es fundamental para el xito del ERP.
Los cambios que pueden producirse como consecuencia de la implantacin
de un sistema ERP son de tres tipos: (1) Aquellos que se pueden estimar antes de
realizar el proceso. (2) Los que aparecen de forma imprevisible durante su
transcurso. (3) Aquellos que tratan de aprovechar las oportunidades que brinda el
proceso. Los primeros cambios deben ser objeto de cuidadosa planificacin.

Es importante destacar que las principales ventajas del ERP estn

vinculadas con la integracin de la informacin.

PRINCIPALES CONSIDERACIONES AL IMPLANTAR UN ERP

De forma genrica, se pueden agrupar las principales cuestiones a
considerar en la implantacin de un sistema ERP teniendo en cuenta la fase en la
que se manifiesten:
1. Planificacin. Los cambios en las funcionalidades de los sistemas de
informacin, la limitada integracin proporcionada por el sistema ERP
segn el hardware que lo soporte, la necesidad de mantener antiguos
sistemas para realizar determinadas funciones, o la prdida de personal
experimentado durante el proceso o una vez concluido.
2. Adaptacin al sistema ERP. El cese de la formacin de los usuarios, los
errores del personal al trabajar con el sistema ERP, la incapacidad para
cubrir determinados requerimientos de proveedores y clientes, o la
reduccin de la calidad de la informacin suministrada.
3. Funcionamiento. Desconocer los resultados obtenidos tras la implantacin o
la falta de cultura organizativa para trabajar con el sistema ERP y superar
los problemas que puedan plantearse o los cambios de versin.
Como puede apreciarse, la mayora de las cuestiones no estn tan
estrechamente relacionadas con la tecnologa en s, sino con otros factores como
la resistencia al cambio de los usuarios, por lo que sera recomendable que dichos
riesgos fuesen ya tenidos en cuenta desde el comienzo del proceso.
DESVIACIONES.
Por ltimo, es necesario sealar las desviaciones (misfits) que suelen
aparecer entre lo que realmente proporciona el sistema ERP y lo que la
organizacin necesita. Tales desviaciones podran ser clasificadas como:
1. De datos. Se refiere a aquellas divergencias que surgen en relacin al
formato en el que aparecen expresados los datos que genera la empresa.
2. Funcionales. Relacionadas con las tcnicas de procesos que se necesitan
para el desempeo de la actividad organizativa. Dentro de este segundo
grupo se distinguen: (a) De acceso, si se desconoce el acceso a la tarea
que se desea realizar, (b) De control, por la prdida de los mtodos de
validacin o revisin habituales de la compaa, y (c) Operativas, cuando se
eliminan determinadas operaciones por no adaptarse a la nueva estructura
organizativa.

3. De salida. Relativas al contenido y el formato de presentacin de los

informes, siendo las ms frecuentes.
MEDIDAS CORRECTIVAS
En consecuencia, hemos de sealar que los riesgos citados se superan
teniendo en cuenta una serie de medidas durante el desarrollo del proceso, entre
las que se encuentran:
1. Para reducir la complejidad del proyecto, se necesita la consultora de
equipos con conocimientos diversos, es decir, tanto de aspectos
informticos como de procesos de negocio, y mayor compromiso de la
consultora para reducir los riesgos que soporta la empresa, los cuales
crecen a medida que el proyecto se distancia de los objetivos planteados.
No obstante, la dificultad de encontrar consultores competentes constituye
un obstculo adicional.
2. Para superar los problemas de formacin de los usuarios, se requiere
insistir en la necesidad de esta partida para conseguir el xito del proyecto.
Adems, se recomienda la formacin progresiva de los usuarios,
separndolos segn los niveles o departamentos de la organizacin, y
dedicar un mayor esfuerzo a los aspectos relativos a la evolucin de la
compaa.
3. Para facilitar el cambio cultural, sera adecuado involucrar al personal de la
empresa en el proyecto, por ejemplo, designando a algunos individuos para
que formen parte del equipo de implantacin junto a los miembros de la
consultora encargada. Al mismo tiempo, deben evitarse los cambios
radicales, tratando en todo momento de mantener las mximas semejanzas
con el sistema de informacin utilizado hasta el momento en la gestin.
MODELO DE INTEGRACIN DE UN ERP
1. Crea un plan de proyecto de alto nivel y una estrategia de implementacin
del mdulo. Aquellos mdulos con el mayor nmero de puntos de
integracin deberan, a menos que las necesidades del negocio de otra
manera lo dicten, ser los primeros en configurar. Ejemplo: El libro mayor
toca muchos otros mdulos. La implementacin de mdulos con muchos
puntos de contacto primero puede ahorrar el trabajo posterior.
2. Construye un equipo de proyecto que represente a todas las reas
funcionales y las mltiples divisiones de la organizacin. Haz que el equipo
disee su propia estructura, liderazgo y principios de funcionamiento de
manera que todo el mundo utilice el mismo formato de presentacin de
informes, seguimiento de problemas y otros mtodos de realizacin del
trabajo.
3. Revisa la poltica de la empresa, las reglas del proceso y los requisitos de
informacin. Durante esta fase, trata de disear procesos ms eficientes e

identifica las reas problemticas actuales. Estos se utilizarn en fases

posteriores de la implementacin. Actualiza tu plan del proyecto para incluir
ms detalles.
4. Realiza un anlisis de Ajuste/Brecha, que consiste en configurar el nuevo
sistema y el procesamiento de las transacciones, para medir qu tan bien
cumple con los requisitos sealados en el paso anterior y lo bien que
coincide con los procesos eficientes que imaginaste durante la revisin del
proceso actual. Identifica las personalizaciones como las interfaces y los
informes necesarios para soportar los requerimientos que no se cumplen en
el sistema de entrega. Toma decisiones de configuracin y rellena las
tablas del sistema de cimentacin de configuracin (cdigos, reglamentos y
otras configuraciones). Aade datos de la muestra de modo que el sistema
pueda actuar como un prototipo para proporcionar una herramienta de
prueba inicial para validar el diseo. Actualiza el plan del proyecto con ms
detalle.
5. Disea interfaces, reportes, personalizaciones y los procesos de conversin
de datos que descubras en la fase de Ajuste/Brecha. Crea especificaciones
que puedan ser entregados a los desarrolladores en la siguiente fase. Crea
escenarios para probar el sistema. Actualiza el plan del proyecto con ms
detalle.
6. Escribe programas definidos en el paso anterior. La codificacin de los
programas incluye tener el desarrollador "Unit Test" junto con el usuario
funcional que define los requisitos y escenarios de prueba. Define los
nuevos procesos modelados despus de los procesos eficientes diseados
en los pasos anteriores, pero que encajen con los procedimientos
inherentes al nuevo sistema. Utiliza los nuevos procesos y procedimientos
del sistema para construir formacin y documentacin.
7. Prueba el sistema completamente. En primer lugar, realiza "pruebas de
integracin", un conjunto de pruebas que realiza tantos escenarios como
sea posible en los ciclos de vida completos utilizando todas las aplicaciones
y mdulos juntos para asegurarte de que funcionen como debieran y
funcionen juntos. En la siguiente etapa hace una prueba de los ciclos para
duplicar los sistemas actuales y compara los resultados para asegurar que
stos sean los mismos, o si son diferentes, debe haber una buena razn.
Esta fase se refiere a menudo como "pruebas en paralelo".
8. Capacita a los empleados y a los otros usuarios tanto en los procedimientos
del sistema y las nuevas reglas de proceso. Prepara a toda la organizacin
y hace que los vendedores y los clientes sean conscientes de los cambios y
cmo cada uno se ver afectado.
9. Implementa el sistema y monitorea el desempeo, la precisin y la
fiabilidad. Este paso ser continuo e incluye el soporte del usuario y la
aplicacin de actualizaciones y parches suministrados por el proveedor.

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Cuando una empresa decide implementar tecnologa informtica en sus
procesos productivos, con el fin de optimizar las operaciones y reducir costos, el
primer paso ser evaluar cules son las necesidades concretas de la compaa, y
cul es la mejor herramienta para lograr los resultados esperados. Si bien existen
gran cantidad de empresas que ofrecen servicios de software de versiones
denominadas sectoriales, que son creadas especialmente a medida de cada uno
de los requerimientos de los distintos departamentos de una organizacin, lo cierto
es que lo ms recomendable es la utilizacin de un sistema ERP debido a las
ventajas que brinda en cuanto a correcto manejo de la informacin, reduccin de
costos e interaccin permanente de las reas de la empresa. En general, cuando
una compaa decide cambiar sus herramientas informticas por un software de
ERP deber pasar por un proceso denominado comnmente como reingeniera de
procesos, durante el cual los distintos sectores de la organizacin debern
adecuarse a la nueva aplicacin y su forma de uso. Para lograr la implementacin
inmediata de un sistema ERP en una empresa, este tipo de software debe poseer
la virtud de poder ser configurado segn ciertos parmetros para responder a las
necesidades propias que presente cada departamento de la empresa u
organizacin. No obstante, la implementacin exitosa de un sistema ERP requiere
tiempo y esfuerzo, por lo cual antes de comenzar a utilizarlo es conveniente definir
ciertos aspectos relacionados al futuro de nuestra empresa. Es fundamental saber
cul es el modelo de gestin y de negocio que perseguimos con nuestro
emprendimiento, de qu manera llevaremos a cabo la implementacin de TIC en
los procesos productivos y que resultados se pretenden obtener al usar ERP. Por
otro lado, se deben evaluar las posibles variantes que se enfrentaran al
implementar este tipo de sistemas, ya que al comenzar a usarlo se va a tener que
modificar la estructura tecnolgica actual, produciendo importantes cambios en la
organizacin de los procesos. Luego se debe hacer el seguimiento debido para
evaluar los resultados de la nueva herramienta. En la actualidad es comn tender
a contratar empresas especializadas en implementacin de software, tercerizando
el proceso. En general, los proveedores de software de gestin empresarial
aseguran mediante estudios y exmenes pilotos la funcionabilidad del sistema,
teniendo resultados confiables en cortos periodos de tiempo. Debido a tal
tercerizacin se ha hecho muy sencilla la puesta en marcha de ERP, pero hay que
tener cuidado porque muchas empresas por ahorrar dinero y no pagar a personal
especializado incurren en el error de contratar servicios no profesionales que
pueden traer grandes consecuencias a la empresa en cuestin.
Y es por lo anterior que se dice que no todo es tan bonito como suena, los
sistemas ERP pueden tambin poseer una serie de desventajas que debern ser
profundamente evaluadas antes de intentar implementar este software, ya que un
error que puede parecer leve puede traer estragos incalculables y prdidas
millonarias. En los ltimos aos gran cantidad de empresas han acometido sus

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proyectos ERP integrando sus procesos de back-office en los sistemas de

informacin. En la actualidad, la economa global demanda sistemas ERP
interoperables, multiempresa y multicanal vinculados con el mundo exterior.
Integrarlo todo y con todos. Surgen sistemas ERP II, nuevos sistemas CRM,
plataformas e-business, y la necesidad real de integracin de todos los procesos
y de la operativa de la compaa con estas nuevas herramientas. Tal necesidad
surge por las nuevas TIC desarrolladas e implementadas en la actualidad. En
respuesta a esta nueva demanda, las empresas estn implantando diversas
arquitecturas destinadas a obtener toda la informacin necesaria de sus clientes,
convirtiendo estos datos en una parte importante y de gran valor para estas
corporaciones. Las estructuras tradicionales se quedan obsoletas y no cuentan
con las herramientas adaptadas a estas necesidades concretas. Multitud de
organizaciones ya estn desarrollando sistemas para facilitar la toma de
decisiones, centrando sus actividades en hacer operativos y eficaces estos
procesos basados en soluciones por medio de software ERP.

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Las necesidades informativas relacionadas con la gestin por procesos han
obligado a las empresas a concebir sus sistemas de informacin de una forma
diferente. Se ha pasado de la pura racionalizacin de los flujos informativos
disponibles y necesarios para el funcionamiento de las distintas reas de la
empresa, a la construccin de sistemas que integran toda la informacin sobre los
procesos empresariales y que posibilitan a la Direccin gestionarlos de forma ms
rpida y eficaz. Son los sistemas ERP que permiten acceder a informacin fiable,
precisa y oportuna, compartir esta informacin, eliminar los datos y operaciones
innecesarias, reducir los tiempos de duracin y los costes de los procesos
empresariales.
En consecuencia, podemos afirmar que los sistemas ERP se han impuesto
y forman parte del paisaje empresarial cotidiano a pesar que sus costes siguen
siendo elevados, pues la implantacin de un ERP supone para la empresa un
cambio de carcter multidimensional, ya que ste modificar la estructura, las
funciones y normas organizativas y, probablemente, la jerarqua de poder y la
propia cultura empresarial.

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S
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NC
EN
RE
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RE
Sistemas de planificacin de recursos empresariales. (S/f). [Pgina web en lnea].
Disponible
en:
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos_e
mpresariales
Implementacin de sistemas ERP, su impacto en la gestin de la empresa e
integracin con otras TIC. (S/f). [Documento web en lnea]. Disponible en:
http://www.capic.cl/capic/media/ART3Benvenuto.pdf
Sistemas de Informacin Integrados (ERP). (S/f). [Documento web en lnea].
Disponible
en:
https://alojamientos.uva.es/guia_docente/uploads/2011/430/52298/1/Docume
nto8.pdf