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Notas sobre la preparacin de una presentacin oral

febrero 2007

Notas sobre la preparacin


de una presentacin oral
El presente documento contiene informacin que el alumno necesita conocer sobre la
presentacin oral de un trabajo terico y/o prctico. Se aconseja al alumno seguir estas
pautas para realizar la exposicin oral del trabajo de instrumentacin electrnica. Se
realizar una nica exposicin oral al final del cuatrimestre.
ASPECTOS GENERALES
Tras la finalizacin de un trabajo terico y/o prctico, se dispone de toda la informacin
recopilada. El documento memoria recaba la informacin realmente relevante para un
posible lector con el objetivo de dar una idea sintetizada de todo el trabajo. En ocasiones,
el informe debe ser expuesto oralmente a los receptores. Para ello, es necesario preparar
una presentacin oral, cuyo objetivo, igual que en el caso del documento memoria es
COMUNICAR, exponiendo con CLARIDAD los objetivos, los materiales y mtodos y los
resultados obtenidos, de modo que la audiencia tenga una imagen mental del producto o
proyecto entendiendo el proceso seguido.
En efecto, en muchas ocasiones, se exige al ingeniero que presente su diseo a una
audiencia que puede ser heterognea (compuesta por otros ingenieros, personal no
relacionado con la ingeniera, etc.). La calidad de la presentacin depende del grado de
COMUNICACIN alcanzado.
Para que la calidad de la exposicin sea satisfactoria es necesario que rena estas tres
cualidades:
-

CLARIDAD: la explicacin y el material de apoyo empleado (diapositivas, etc.)


han de clarificar aquello que se pretende comunicar.

CONCISIN: se ha de seleccionar nicamente la informacin necesaria, y


saber obviar aquella que no tiene relevancia en el curso de la exposicin.

CONTINUIDAD y COHERENCIA: la estructura y contenido de la exposicin han


de ser coherentes y los contenidos expuestos han de mantener una
continuidad.

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Para la confeccin de una exposicin oral, del mismo modo que para la confeccin de un
informe final, lo importante es pararse a pensar en: a) lo que se quiere transmitir y b)
cmo se va a transmitir. Para poder comunicar es necesario ordenar las ideas,
seleccionar aquellas realmente relevantes, y transmitirlas con una sencillez extrema,
alcanzando de este modo la calidad de exposicin deseada.
Con la exposicin oral de un trabajo terico-prctico electrnico el alumno aprender a
ordenar las ideas y acciones llevadas a cabo en el laboratorio y fuera de l, a clasificarlas
segn sean aspectos generales, resultados, mtodos, conclusiones, bibliografa, etc. y a
exponerlas de una manera fcilmente entendible por cualquier oyente. Cada vez ms, en
las industrias, el ingeniero recin licenciado, se tiene que enfrentar a las exposiciones
orales sin haber recibido una formacin ms profunda en un aspecto tan obvio como la
expresin oral y la capacidad de comunicacin. Con estos apuntes se pretende, por un
lado, que el alumno de ingeniera electrnica adquiera conciencia de la importancia de
saber exponer oralmente, y por otro, presentar algunos de los aspectos bsicos que le
permitan llevar a cabo dicha tarea.
PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR UNA EXPOSICIN ORAL
Para poder realizar una exposicin que rena las tres caractersticas bsicas
mencionadas (claridad, concisin y coherencia), logrando as su objetivo, es decir,
comunicar, es necesario seguir una dinmica de trabajo basada en algn mtodo. Aqu se
propone seguir CRONOLGICAMENTE los pasos descritos a continuacin.
Paso 1.- Considerar las condiciones de contorno.
La preparacin de la exposicin se ve condicionada por dos factores determinantes que el
alumno debe considerar en cada uno de los pasos a seguir. Estas condiciones de
contorno son las cuatro siguientes:
-

El tiempo de exposicin.

Las caractersticas de la audiencia.

El recinto.

Los medios disponibles.

En efecto, la presentacin debe llevarse a cabo en un tiempo establecido, y adaptarse a


su audiencia, es decir, que el nivel tcnico ha de ser adecuado para la naturaleza de
sta. Por otra parte, las caractersticas de los oyentes pueden influir en el tipo de
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exposicin que se quiere llevar a cabo, una presentacin dinmica, polmica,


convincente, etc.
Tambin es importante considerar el nmero de asistentes. Por ejemplo para una
audiencia muy numerosa sera necesario prever el uso de un micrfono.
Para el caso concreto de la exposicin del trabajo de instrumentacin electrnica, los
alumnos de cada grupo expondrn su trabajo durante diez minutos a los profesores y
alumnos. Durante los siguientes cinco minutos stos podrn realizar preguntas sobre el
trabajo realizado.
En toda exposicin oral, el ponente dispone de medios fsicos de apoyo en los que basar
su explicacin. Estos medios pueden ser retroproyector de transparencias, can de
vdeo, proyector de diapositivas, pizarra, etc.
Para el caso concreto que nos concierne, los alumnos dispondrn de un can de vdeo.
Por lo tanto las explicaciones orales se ilustrarn con las diapositivas que prepare el
alumno en Power Point, por ejemplo (ver sugerencias para la preparacin de las
diapositivas).
Paso 2.- Seleccionar la informacin:
Una vez acabado el trabajo, si se toma como punto de partida para la exposicin, el
documento memoria del trabajo, las ideas y la informacin ms relevante estn ya
seleccionadas.

En caso contrario, ser necesario realizar una eleccin previa de la

informacin que se desea exponer, de modo que la audiencia reciba los datos suficientes
para la comprensin del proceso de diseo. Es importante eliminar los datos superfluos
para dicha comprensin, (como por ejemplo las hojas de caractersticas completas de los
fabricantes de los componentes empleados, etc.). Se ha de recordar que la exposicin
sea CONCISA.
Paso 3.- Estructurar la exposicin:
Una vez llevada a cabo la seleccin de la informacin, sta se debe estructurar de
manera ordenada, para que la exposicin sea COHERENTE y mantenga una
CONTINUIDAD. Para ello se realizar un ndice de la exposicin, clasificando la
informacin seleccionada e incluyndola, segn corresponda, en cada una de las partes
de la exposicin planteadas.

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Asimismo, se asignarn los tiempos necesarios para la exposicin de cada una de estas
partes.
Paso 4.- Idear la forma de expresar la informacin: diseo de las diapositivas:
La manera de presentar la informacin es distinta en un informe escrito y en una
exposicin oral. Puesto que una de las cualidades ms importantes de la exposicin es la
CLARIDAD, a este paso se le atribuye una gran importancia.
Considerando que el alumno dispone de un retroproyector de diapositivas, la informacin
debe ser plasmada de la manera ms CLARA posible en las diapositivas. Es til en
ocasiones representar esquemas para la explicacin del proceso seguido, o enumerar
puntos de manera resumida en lugar de redactar prrafos descriptivos.
Paso 5.- Asignar tiempos a cada diapositiva:
Una vez diseadas las diapositivas, el alumno debe de asignar a cada una de ellas el
tiempo de explicacin necesario. En general se suele emplear un minuto en la explicacin
de una diapositiva. Sin embargo, si hay alguna diapositiva con poco contenido informativo,
el tiempo asignado disminuye. Por lo tanto, los ponentes deben preparar una exposicin
con un nmero de diapositivas que se cia al tiempo del que dispone. En nuestro caso, el
alumno debe preparar entre 8 y 15 diapositivas.
Paso 6.- Distribuir la tarea:
Sera deseable que todos los miembros del grupo participaran en la presentacin oral de
un modo equitativo. Sin embargo, no es conveniente cambiar de ponente en medio de
una explicacin concreta para que todos los componentes del grupo hablen durante el
mismo nmeros de minutos. Por este motivo, los alumnos podran repartirse las partes a
explicar de modo que no haya cortes bruscos sino una continuidad.
Paso 7.- Ensayar:
Es importante que todos los integrantes del grupo ensayen juntos antes de realizar la
exposicin delante de la audiencia. Por una parte, siempre ayuda al ponente conocer el
lugar donde se va a llevar a cabo para sentirse ms cmodo y para aprender a manejar
los medios fsicos de los cuales dispone. El alumno debe saber manejar el retroproyector
con soltura para no interrumpir el ritmo de la exposicin. Por otra parte, debe de haber
compenetracin entre los miembros del grupo para que la ponencia guarde su

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continuidad. El ensayo permite asimismo que la explicacin sea fluida, puesto que ayuda
a memorizar los contenidos a explicar, sin necesidad de leer. Y, finalmente, el ensayo se
hace imprescindible puesto que permite comprobar si el tiempo real de exposicin
coincide con el tiempo estimado. Es en este hecho donde radica la importancia del
ensayo.
Es aconsejable realizar dos ensayos como mnimo. En el primero de ellos se expondra la
presentacin programada. El segundo permite, en caso necesario, introducir posibles
modificaciones (como por ejemplo un acortamiento de la exposicin porque ha durado
ms del tiempo estimado, o un alargamiento de alguna parte en concreto, etc.).
Paso 8.- Comprobaciones previas: (2 o 3 das antes de la exposicin)
Un par de das antes de la exposicin es conveniente visitar el recinto de exposicin y
comprobar el funcionamiento de los medios fsicos, para evitar as sorpresas en el ltimo
momento. Tambin es conveniente asegurarse del turno de exposicin asignado (hora y
da).
Paso 9: Exposicin oral delante de la audiencia.
PARTES DE LA PRESENTACIN ORAL:
La estructura de una presentacin oral no es fija, depende de diversos factores como el
tipo de trabajo a exponer, la audiencia, el tiempo de exposicin, el ponente, etc. En esta
seccin, sin embargo, proponemos una estructura vlida para la exposicin del trabajo de
instrumentacin electrnica.
1. Presentacin
2. Indice
3. Introduccin y campos de aplicacin de los elementos elegidos
4. Descripcin de la aplicacin
5. Conclusiones
6. Bibliografa

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1.- Presentacin:
La presentacin del trabajo debe contener el ttulo, la fecha, los nombres de los
componentes del grupo y el lugar de realizacin.
2.- Indice:
Mencionar cada una de las partes que van a ser desarrolladas en la exposicin.
3.- Introduccin:
En esta seccin se deber indicar concretamente cul es el objetivo u objetivos del
trabajo. Tambin se debera incluir la descripcin general de los elementos elegidos y
mencionar sus campos de aplicacin.
4.- Descripcin de la aplicacin:
Esta seccin debe incluir el diagrama de bloques de la aplicacin, funcin de cada bloque,
detalles de uno o varios bloques en concreto, consideraciones adicionales.
5.- Conclusiones:
Esta seccin es de las ms importantes. En ella se resumen las conclusiones ms
importantes extradas tras la realizacin del trabajo.
6.- Bibliografa:
En esta seccin debe aparecer la bibliografa utilizada para la realizacin del trabajo. Se
dejar unos segundos la diapositiva pero no merece la pena leer el contenido.
7.- Agradecimiento:
La exposicin finaliza con el agradecimiento a la audiencia por su atencin.
No es necesario preparar una diapositiva para ello.

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SUGERENCIAS PARA LA PREPARACIN DE LA PRESENTACIN ORAL


Algunas recomendaciones:
Diseo de las diapositivas:

Utilizar programas tipo Power Point para confeccionar las diapositivas.

Preparar las diapositivas en configuracin apaisada, especialmente para diagramas o


esquemas.

Usar pocos colores; tres como mximo. Ser coherente de diapositiva a diapositiva. Por
ejemplo, usar un color para todos los ttulos, otro para el cuerpo del texto, etc.

Si se utilizan fondos claros, son recomendables los castaos y azules claros. El blanco
puede resultar demasiado brillante dependiendo de los niveles de luz en la sala. El
texto puede ser negro, azul oscuro, prpura oscuro o verde oscuro.

Si se utilizan fondos oscuros, los colores de fondo ms eficaces son el azul, azul
turquesa, prpura, magenta, etc. Las letras pueden ser de color blanco, amarillo, cian,
rosa y las gamas ms claras de la mayora de los colores.

No usar el rojo con ninguna fuente o fondo. Es un color emocionalmente intenso y es


difcil de ver y leer.

Los fondos degradados son ms atrayentes que los lisos.

Los fondos con texturas pueden aadir estilo a su intervencin. Se recomienda el


empleo de fondos sencillos, con texturas poco densas, puesto que las recargadas
hacen que resulte difcil leer el contenido.

Texto de las diapositivas:

Redactar las diapositivas en castellano o en valenciano, pero todas en el mismo


lenguaje que la explicacin.

No sobrecargar las diapositivas de informacin, cuanto ms sencillas, mejor, deben


ser concisas y explicativas. En efecto, lo bueno, si breve, dos veces bueno [Baltasar
Gracin], y... lo malo, si breve, menos malo [annimo].

El texto debe ser legible, por lo tanto se recomienda usar un tamao de letra 22 puntos
como mnimo, y letra redondeada (tipo Arial). Las letras minsculas se leen con mayor
facilidad, por ello hay que evitar escribir todo en maysculas, excepto el ttulo, y
aquello que se quiera resaltar.
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Intentar seguir la regla 7-7. Escribir como mximo 7 palabras en horizontal y 7 lineas
en vertical. No dudar en mantener el mismo ttulo general en todas las diapositivas en
las que va desarrollando su exposicin. Cuanto ms rompa esta regla, ms confuso
ser para los asistentes.

Pasar el corrector ortogrfico en su presentacin una vez haya finalizado.

Las diapositivas no se numeran, ya que los alumnos conocen el orden de exposicin.

Figuras de las diapositivas:

Intentar que la mayora de las diapositivas consistan en esquemas, figuras, tablas,


siempre sencillas, evitando que aparezca demasiado texto, puesto que los
comentarios se hacen oralmente. Para ello se pueden insertar en Word o en Power
Point, imgenes escaneadas o dibujadas con otros programas.

Los circuitos o esquemas excesivamente complejos no son comprensibles por la


audiencia en un minuto. Por lo tanto es preferible separar por partes los circuitos
complejos, y presentar las partes ms importantes del diseo aunque no aparezcan
todas. Tambin es preferible no incluir en una misma diapositiva los bloques y la
circuitera interna de cada bloque. Las figuras deben ser muy fciles de interpretar.

Cuando se inserten imgenes, asegurarse de que no son mayores de 2 megabytes y


que estn en formato jpg. Los archivos mayores pueden ralentizar su presentacin.

Estilo oral:

La exposicin se puede realizar en castellano o en valenciano...o en ingls!

Utilizar las formas verbales en primera persona del plural, nunca en primera persona
del singular, o emplear la pasiva.

Tratar de fortalecer el lenguaje tcnico haciendo uso de los conocimientos que de


electrnica y de las dems asignaturas poseis. Por ejemplo, evitar escribir se ha
utilizado un amplificador operacional tpico y se le ha dado una ganancia de 10. En su
lugar se puede escribir algo as: un amplificador operacional de propsito general ha
sido utilizado como amplificador de tensin con una ganancia de tensin en vaco de
valor 20 dB.

Hablar despacio y con claridad, vocalizando.

Mirar a la audiencia al hablar y no mirar nicamente las diapositivas.

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Evitar hablar con un tono montono, los cambios de tono mantienen ms viva a la
audiencia.

Los gestos ayudan tambin a expresarse.

No ponerse delante de las diapositivas.

Si en algn momento la explicacin no se basa en la diapositiva, apagar el proyector


para evitar que la atencin de la audiencia se desve hacia esta, por ejemplo en el
tiempo reservado a las preguntas.

Utilizar la animacin del Power Point para qure aparezaca aquella parte de la
diapositiva, a la cual se hace referencia en la explicacin, con el fin de fijar la atencin
de la audiencia en aquello que se est explicando.

Si se va a usar un puntero lser, no moverlo demasiado deprisa. Por ejemplo, si se


rodea un nmero en la diapositiva, hacerlo lentamente.

No sealar con el puntero lser a los asistentes.

Durante los primeros instantes de exposicin los nervios se hacen presentes pero a
medida que se avanza en la explicacin van desapareciendo.
BENEFICIOS PARA EL ALUMNO DE REALIZAR UNA PRESENTACIN ORAL

Enfocar el problema desde distintos puntos de vista. Durante toda la preparacin


de la presentacin oral, el alumno se esfuerza en ponerse del lado de la audiencia,
para poder enfocar mejor la presentacin, con el objetivo de COMUNICAR lo ms
posible, hacindose entender. Esto le lleva a simplificar el problema y darle una visin
ms sencilla. Efectivamente, para que alguien que no ha participado en el diseo sea
capaz de entender el proceso y los resultados, se hace necesaria esta simplificacin.
Y con este proceso de cambio de enfoque del problema, el alumno logra una mejor
comprensin de ste.

Perder el miedo a hablar en pblico. Con este ejercicio de expresin oral delante de
una audiencia, el alumno empieza a desarrollar una actividad que tendr que
desarrollar muy a menudo en su futuro profesional. Estas habilidades tambin se
APRENDEN, y por tanto es bueno que se empiece a potenciar esta capacidad de
hablar en pblico en la universidad, lo cual se ha considerado poco hasta el momento.

Potenciar el trabajo en equipo. A lo largo de todo el proceso de diseo, los alumnos


han tenido que trabajar en grupo, enfrentndose a las dificultades que esto implica.
Aprenden a desarrollar varios roles dentro del grupo, segn se presente una situacin
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u otra, por ejemplo el rol potenciador de ideas cundo se detecta un bloqueo en la


marcha del trabajo, moderador cuando hay desacuerdos, organizador cuando reina el
desorden, etc. Y finalmente, para la presentacin oral, se distribuyen el trabajo y
realizan un esfuerzo de coordinacin para respetar la continuidad de la exposicin.
EVALUACIN DE LA PRESENTACIN ORAL
Dos son los aspectos a evaluar en una presentacin oral: los contenidos y la forma
de expresarlos. Sin embargo, los contenidos del trabajo ya habrn sido evaluados en
cierto modo mediante el documento memoria.
La evaluacin de cada grupo se llevar a cabo por parte de los profesores de las
asignaturas.
En esta parte del trabajo, en la exposicin oral, se tendr en cuenta:
- si el alumno ha sabido elegir los contenidos ms adecuados para una transmisin
adecuada del problema.
-

la forma de exposicin, es decir los siguientes aspectos:

a) el diseo adecuado de las diapositivas


b) la continuidad y coherencia de la explicacin
c) la coordinacin entre los miembros del grupo, es decir el enlace entre cada una
de las partes
d) la correccin en el lenguaje oral y escrito.

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