Manual Del Curso

Mdulo 2
Gestin de documentos - Bsico

Docente:
Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
Escuela Nacional de Archiveros
Curso Bsico de Archivos
Pasos a seguir para el estudio del mdulo:
Lea y estudie el texto de las unidades 1 a 4 que se estudiar del 20 al 26 de agosto.
Puede realizar tcnicas de subrayado y resumen para facilitar el estudio del material.
Realice las actividades de aprendizaje del material de estudio.
Elabore el trabajo individual que est publicado en el aula virtual. La fecha de entrega es el
25 de setiembre.
Recuerde participar en la videoconferencia el da 23 de agosto a las 7:00 pm, a travs del

aula virtual.
Las consultas acadmicas, puede realizarlas al docente va correo electrnico entre el 20 y 26

de agosto de 7:00 pm a 9:00 pm. El correo electrnico del docente es rciv.13@gmail.com
Las consultas sobre la metodologa de educacin a distancia o herramientas tecnolgicas

puede realizarlas a su tutor va correo electrnico. El correo del tutor es
aulavirtual@ena.edu.pe
Aprendizajes esperados:
Al finalizar el mdulo, usted habr alcanzado las siguientes competencias:
Definir al documento como producto de objetivos empresariales.
Asertividad en la construccin y argumentacin documental.
Formulacin e interpretacin de los documentos como expresin y razn de las

estrategias empresariales.
Mdulo 1 - Archivstica
ndice
Presentacin
Introduccin
Pag.
4
5
Unidad 1
El documento
1.1 Concepto
1.2 Elementos
1.2.1 Bsicos
1.2.2 Diferenciadores
1.3 Caractersticas
Actividad de aprendizaje 1
Unidad 2
La construccin de datos
2.1 Datos de hecho y de demostracin

2.2 Pasos para el anlisis de los hechos
2.3 Hechos contradictorios y afirmaciones contrarias
2.4 Calidad de datos
14
Unidad 3
El argumento y la interpretacin
15
1.1 Definicin
1.2 Concepciones de la interpretacin
1.3 Tipos de interpretacin
19
Unidad 4
La gestin documental
21
1.1 Sistema de gestin de documentos. Definicin e importancia.

1.2 Aspectos bsicos de la G.D.
27
Resumen del mdulo

Direcciones web
28
29
Educacin a Distancia -2013
Presentacin
El presente mdulo desarrolla los elementos tericos sobre la construccin del documento
como pieza elemental de la gestin organizacional. Se basa en enfoques crticos sobre su
concepto y utilidad a travs del anlisis de su composicin a travs de los datos, su
argumentacin y la interpretacin. Esta composicin de encontrarse alineada con los
objetivos organizacionales propuestos en la etapa de planificacin y su realizacin debe
comprenderse como parte de un proceso productivo, uno de cuyos alcances es, justamente,
la evidencia documental.
El archivo no debe convertirse en u rgano eficiente administrando documentacin

deficiente; este paradigma debe desprenderse de la realidad organizacional y convertirse en
un crculo virtuoso de mejora continua. Para ello, debemos forjar una cultura de calidad y
para ello, el supuesto fundamental es el enfoque cliente-cntrico, en funcin que toda
actividad empresarial tiende a la satisfaccin de necesidades de clientes internos y/o
externos.
Para un mejor estudio, se ha desglosado este mdulo en unidades sistmicas que nos
ayudarn a comprender, de manera crtica e inteligente, la identidad que debe poseer cada
pieza documental para convertirse en evidencia de una gestin coherente y explcita de
sostenibilidad, por el eficiente uso de recursos tangibles e intangibles, en el marco de una
gestin del conocimiento y creacin de sistemas inteligentes de trabajo, de acuerdo a los
actuales enfoques de competitividad.
La unidad 1 desarrolla el tema del documento con un enfoque ex ante, es decir no slo como
elemento de recepcin fsica en el circuito archivstico, sino como herramienta de gestin ex
post, a travs del anlisis de contenidos que permita forjar la memoria organizacional
coherente y sostenible en el contexto en que se desenvuelve.
La unidad 2 desarrolla el tema de la construccin de datos en un ambiente de inteligencia del

negocio, que permita conocer y reconocer el contenido y su objetivo.
La unidad 3 explica cmo el argumento y la interpretacin coherente y delimitada del

documento, deben ser guiados desde la creacin de ste y en cada estacin de trabajo
agregarle valor en funcin de una cultura de mejora continua en la cual debe estar insertada
la gestin documental.
Esperemos que este mdulo incremente su conocimiento de los temas documentales y lo

introduzca por la senda de la investigacin permanente en un clima heurstico, es decir, de
competencias para la toma de decisiones prcticas y efectivas dentro de su realidad
profesional.
Introduccin
Slo archivar documentos?
En un ambiente globalizado, en medio del vertiginoso

crecimiento de las tecnologas de la informacin y las
comunicaciones, y del desarrollo cientifico de disiciplinas
como la nanotecnologa y la informtica, la archivstica,
en nuestros escenarios regionales, se debate entre las
malas prcticas y la desgobernanza, producto de una
permanente inestabilidad funcional que genera una
grave falta de posicionamiento organizacional hasta el
punto que muchas organizaciones ni siquiera considerar dentro de sus estructuras, represetnadas en
los organizagramas, reas de archivo. Menos se conocen an, los procesos tcnicos archivsticos.
En otros casos, organziaciones que inician la organziacin archivistica formal y realizan proyectos y
programas enfocados nicamente en la reseva y custodia documental, pro carentes de un adecuado
presupuesto conceptual y estratgico.
Hoy, las organizaciones deben ms que gerencias, gestar sistemas de gestin documental sobre la
base de qu documentos crear al inicio de la cadena productiva y qu documentos esperar y
administrar en las distintas fases de custodia.
Para ello, en el contexto de la sociedad del conocimiento, es preciso construir fundamentados en la

coenctividad plan-evidencia, para ello, es imprescindible que cada rea generadora elabore
documetnos de valor y que la gestin archivstica sea parte de esa cadena, transfiriendo hacia la
organizacin informacin y conocimiento que pueda aplicarse a nuevos productos y/o servicios.
En la era del conocimiento, los archivos deben forjar una gestin coherente. No pueden ser
eficientes administradores de documentos producidos deficientemente.
UNIDAD 1
El documento
1.1 Concepto
La voz documento, que tiene su
correlativo en ingls record.
Tiene su etimologa en el latn
documentum.
Derivado del verbo docere: ensear,
instruir.
Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica del Consejo Internacional de Archivos, se

entiende por documento:
la combinacin de un soporte y la informacin registrada en l, que puede ser

utilizada como prueba o para consulta.
Tipos de documentos
Textual
Impreso en soporte papel
Grfico
Composicin grfica, fotografa, planos

micrograbacin.
Electrnico
CD, digital, mail.
1.2 Elementos
1.2.1
Elementos bsicos
El soporte
Que le confiere corporeidad fsica y puede ser desde una tablilla de barro hasta un
disco ptico.
La informacin
Es decir, la noticia que transmite, el mensaje, la evidencia de alguna actividad o la
memoria de alguna gestin.
El registro
Es decir, la fijacin de la informacin en el soporte, ya sea mediante tinta, impulsos

electromagnticos u otro cualquiera.
1.2.3. Elementos diferenciadores

Carcter seriado
Los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series.
Gnesis
Se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y
reflejo de las tareas de su productor y no como algo ajeno a l.
Exclusividad
La informacin que contiene rara vez se encuentra en otro documento con idntica
extensin e intensidad, es exclusiva.
Interrelacin
Como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido o
lo tienen muy poco; su razn de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto la
unidad archivstica o expediente- y por las relaciones establecidas entre s.
1.3 Caractersticas
1.3.1
Caractersticas
Autenticidad
Un documento autntico es aquel que puede probar que:
Es lo que pretende ser.
Ha sido creado o enviado por la persona que se presume y,
Ha sido creado o enviado en el tiempo presumido.
Fiabilidad: sus contenidos
Pueden ser credos como una representacin exacta y completa de las transacciones,
actividades o hechos de los cuales dan fe y seguridad, as durante su desarrollo, como
en transacciones o acciones futuras. Son fidedignos.
Integridad
Est completo e inalterado.
Manejabilidad
Es accesible, puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.
Elabore un resumen de la presente unidad.
UNIDAD 2
La construccin de datos
Cuando nos referimos a la gestin de documentos, debemos hacer evidente la diferencia entre
gestin y administracin. La administracin expresa una situacin de delegacin de facultades para
gerenciar o controlar los recursos asignados o comprometidos por parte del propietarios de dichos
recursos. La gestin, compromete la concepcin, captura, manejo y anlisis de los recursos
comprometidos en alguna actividad; es ms compleja sistmica y holstica y por lo tanto ms
completa y acorde con los actuales escenarios de gestin del conocimiento. En la gestin del
conocimiento, los documentos se encuadran dentro del concepto de capital estructural, hecho que
debe motivar a una construccin idnea, tanto por parte de los generadores, como de los
administradores de dichas evidencias documentales en los archivos.
Por tanto, debe ser inters de los archivistas, que la construccin de documentos en la organizacin
sea coherente con los intereses de la organizacin y responda al encargo de recursos invertidos de
los que se espera mayor valor. Agregar, en ese contexto, valor a los documentos, responder a una
adecuada gestin del conocimiento, concebido y contenido en cada pieza documental, forjando de
esta manera, una organizacin basada en el conocimiento, es decir, un Sistema Basado en el
Conocimiento (SBC).
Recurramos a la disciplina del derecho para comprender aspectos importantes en la construccin de

documentos de valor.
2.1 Datos de hecho y de demostracin
El anlisis de los hechos de un caso nos obliga a descomponer las versiones recogidas en
unidades mnimas en lo que son por un lado:
Los datos de hecho
del tipo Carlos entr a su oficina a las 5 de la tarde y

Los datos de demostracin
del tipo: Juana vio entrar a Carlos a las cinco a su oficina.
Los datos de demostracin siempre al menos pueden vincularse con un dato de hecho sea
para afirmarlo o sea para negarlo, ello implica la necesidad de construir documentos de
manera asertiva, con un lenguaje claro, preciso que permita comprender el escenario que se
pretende transmitir, permitiendo el logro de los objetivos de la organizacin, lo que supone
supeditar los conocimientos, habilidades y actitudes invirtindolos como recursos
empresariales. Ello permitir contar con documentos inteligentes y adecuadamente
alineados con la planeacin estratgica.
Los datos de hecho registran la secuencia de hechos tal y como es afirmada por cada una de las
partes y los datos de demostracin corresponden a las fuentes obtenidas sobre esas alegaciones
Se define entonces un dato de hecho a las unidades mnimas que describen, con sentido completo,
una situacin en coordenadas de tiempo y espacio.
Un dato de demostracin, por el contrario, es un elemento que corrobora la ocurrencia del dato
de hecho de manera inmediata o de manera directa.
La incgnita.
Es importante comprender que en todo tipo de comunicacin pueden existir distorsiones o

los denominados ruidos que afectan negativamente el logro del objetivo por el cual una
persona se comunica con otra. La diferencia cuando la comunicacin se realiza por medio de
un soporte mediato como el papel, es que el receptor, slo frente al documento, tratar de
interpretar de acuerdo a sus competencias, habilidades y actitudes, aquella realidad que se
intent transmitir. El escenario antes mencionado, puede afectar en forma positiva o
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negativa los resultados esperados de acuerdo a la planificacin estratgica; por lo tanto, es

imprescindible comprender la necesidad de construir documentos sencillos pero que
expresen con claridad, a travs de su contenido, el objetivo que se busca. Entonces, de lo que
se trata, es reducir los niveles de incgnita con el fin que se reduzcan, a su vez, los riesgos de
una mala interpretacin, distorsin del trmite consecuente y custodia de evidencias
documentales fallidas.
Una vez que ella sea resuelta

entonces habremos obtenido un
dato de demostracin que
permitir afirmar o negar al
menos una de las alternativas de
hecho.
La incgnita es la interrogante
que surge ante una discrepancia
en las versiones de los
involucrados sobre un concreto
dato de hecho.
2.2 Pasos para el anlisis de los hechos
1. Una primera aproximacin a los hechos del caso, se debe descomponer las versiones de
las partes en datos de hecho.
2. Establecer las incgnitas correspondientes a los datos.
3. Conducir la actividad probatoria para despejar tales incgnitas.
4. Realizar la correspondencia entre datos de hecho y datos de demostracin para
establecer las inferencias o conclusiones del caso.
La construccin de documentos requieren el concurso de hechos y demostraciones para que

el mensaje pretenda ser efectivo, positivamente o negativamente, con el fin de generar
conocimiento institucional que produzca capital estructural (reglamentos, procedimientos,
formatos, protocolos, cdigos, etc.)
No es un acto de interpretacin sino de conviccin, los hechos no se interpretan, se

prueban.
2.3 Hechos contradictorios
11
Las versiones contrarias pueden ser ciertas a la vez, mientras que las contradictorias no.
Las versiones contradictorias se niegan recprocamente; las contrarias revelan diferencias
cualitativas que pueden o no coexistir en el hecho concreto.
Es necesario tomar conciencia que los documentos se conformarn como la memoria de

una institucin; por tanto debemos comprender que la creacin de documentos -que son
esperados por los archivos dentro de una administracin acreditada como eficientedebe corresponder a una concepcin sistmica, es decir, que los recursos a utilizar con el
fin de agregar valor a la organizacin y convertirla en sostenible, pasa por un elemento o
factor de primer nivel: la competencia humana. Esta competencia ser fundamental para
la competitividad organizacional. Entonces, comprendamos la necesidad de enfocarnos
en una gestin documental integral o sistmica y orientada a la generacin de
conocimiento.
Piense que es imprescindible construir sobre dos enfoques:
Una administracin archivstica eficiente
Sobre documentacin eficiente
1.4 Calidad de datos inteligente
Sera difcil encontrar alguien que piense que la calidad de la informacin no es importante.
De hecho, los efectos de una calidad de datos deficiente son dolorosamente claros: las
empresas dependen de la informacin para tomar decisiones gerenciales estratgicas,
proveer servicio al cliente y desarrollar procesos y fechas lmites. Si la informacin es
obsoleta, inconsistente, incoherente o simplemente equivocada, esto puede costar a la
12
compaa, tiempo, clientes e ingresos. Adicionalmente, frecuentemente el poder demostrar

la calidad de datos es un requisito para cumplimiento de regulaciones.
El tratar de desarrollar un programa muy elaborado para mantener y mejorar la calidad de

los datos, se puede sentir como cacera de fantasmas. En este artculo, presentaremos los
conceptos importantes esenciales para un programa de calidad de datos exitoso. Tambin
haremos nfasis en un plan para iniciar un programa de calidad de datos a travs de un
proyecto de la mano con una iniciativa de negocios especfica.
Qu es calidad de datos?
El primer paso para crear un programa de calidad de datos exitoso es entender lo que
significa la calidad de datos en el contexto de una organizacin particular. De manera
general, la calidad de datos es a la medida de las necesidades: se puede confiar en ella y
est hecha para un propsito especfico. Evaluar si el grupo de informacin cumple los
criterios de requerimiento al contestar varias preguntas: cul informacin se usa, quin la
usa, como la usan, cundo la usan y por qu? Esto se hace ms complejo conforme las
organizaciones empiezan a compartir informacin a travs de lneas de negocios,
departamentos y otras entidades. Esto rpidamente se vuelve claro de que para medir la
calidad de datos eficientemente, se debe definir la entidad o el nivel de atributos.
La calidad de datos se puede medir en varias dimensiones, incluyendo exactitud,

confiabilidad, tiempo, relevancia, integridad y consistencia. Por supuesto que las
organizaciones tendrn diferentes prioridades. Sin embargo es importante reconocer que
existen vistas tcnicas y de negocios de calidad de informacin y ambas son importantes. La
informacin que cumple con los estndares de calidad tcnicos (tales como consistencia,
formato correcto, bien definido) pero que no se percibe por usuarios como confiable, exacta
o til tendr poco impacto en la organizacin. En resumen el asegurar la calidad de datos
requiere una conciencia que abarque los requerimientos tcnicos y de negocios.
De evaluacin a programacin
En este punto del proceso, la organizacin debera entender al menos como luce el ambiente
de datos y conocer cules son los objetivos de negocio. El siguiente paso es crear un proceso
de calidad de datos que mover a la organizacin del estado actual al estado deseado.
13
Importante:
Las evidencias documentales
deben enfocarse como
herramientas de
conocimiento y de
aseguranza de la calidad
alineada con los objetivos
estratgicos de la
organizacin.
Lea el artculo de investigacin EL CONCEPTO DE CAPITAL INTELECTUAL Y SUS
DIMENSIONES y desarrolle, en una carilla, un mapa conceptual.
14
UNIDAD 3
El argumento y la interpretacin
Argumentar un documento es parte de la ingeniera de un documento bien planeado, con

objetivos claros y alineados con el entorno institucional (Misin, visin, valores, objetivos
estratgicos, planes, metas, etc.), de lo contrario, se desperdiciarn recursos tangibles
(tiempo, dinero,) e intangibles (expectativas de los interesados, conocimiento, reputacin) y,
cmo no, la propia misin y propsito del archivo en el actual contexto de la gestin del
conocimiento.
Un buen argumento har propicia una interpretacin veraz, pronta y coherente, facilitando la
toma de decisiones y, por supuesto, colaborando con os resultados econmicamente
positivos para la organizacin. Ms all de ello, se establecer o fortalecer el capital
estructural (Estatutos, manuales, reglamentos, cdigos, procedimientos) como factor de
incremento del capital intelectual de la organizacin.
La correcta argumentacin e interpretacin, favorecer la creacin de nuevo y mejor

conocimiento organizacional, el cual, segn los postulados de Nonaka y Takeuchi (1999)
servir para diseminarlo en la organizacin favoreciendo, su incorporacin en nuevos
productos y servicios.
En tal sentido, los archivos se convierten por antonomasia, en el centro vital de convergencia
de documentacin e informacin de toda la organizacin, vislumbrando a partir de esta
condicin, un enfoque holstico por medio del cual realizar hacia la organizacin -luego de los
procesos tcnicos archivsticos- transferencias de conocimiento y buenas prcticas.
A continuacin, observemos de manera crtica, las siguientes definiciones que nos permitirn
crear documentos de valor y analizar, desde el punto de vista archivstico, la coherencia y
razonabilidad de los documentos que se pretende administrar.
Mientras estudia el material que se presenta a continuacin, reflexione sobre cmo
su organizacin o usted mismo, produce documentos que debern constituirse en la
memoria de su gestin y de la empresa.
15
3.1 Definicin
Qu es un argumento?
De acuerdo a la lgica se dice que es un conjunto estructurado de proposiciones de modo

que de unas (premisas) se sigue otras (conclusiones). Se entiende entonces como un
encadenamiento de proposiciones.
En conexin con este punto de vista se sostiene que en todo enunciado se advierte al menos
un enunciado que acta como premisa y al menos otro que acta como conclusin.
Adems en lgica se espera que deba de existir al menos un argumento de implicancia o de
inferencia.
Sin embargo hay que distinguir lo que es un conjunto de proposiciones de lo que es un

argumento.
Por ejemplo:
Conducir ebrio est penado por ley. El inculpado estuvo ebrio a la hora del accidente. El
inculpado tiene que pagar por el accidente . Esto no es en sentido estricto un argumento sino
un grupo de oraciones.
Sin embargo:
puesto que conducir ebrio est penado por ley, y puesto que el inculpado se encontraba
ebrio cuando ocasion el accidente; por tanto, el inculpado es responsable del accidente y
debe ser sancionado con la pena sealada por ley
Esto si se constituye en un argumento
16
La Justificacin de las Proposiciones Normativas.
Para que una argumentacin sea constructiva y justificada, deber considerar:
Consistencia: lo que se dice con lo que se debe decir o se est facultado a decir.
Coherencia Interna, correspondencia con los objetivos internos mediatos (de la
organizacin) e inmediatos (del rea).
Coherencia Externa, de acuerdo a prcticas vigentes y dentro de un contexto de
responsabilidad social.
Universalidad, que se encuentre basado en principios legtimos y correctos.
Consecuencialismo, debe producir un efecto, de acuerdo con las expectativas y que
permita un flujo de valor agregado.
3.2 Concepciones de la interpretacin
Puede definirse la interpretacin como una actividad o el resultado de dicha actividad.
Sin embargo, es controvertida la definicin de la argumentacin como actividad pues para

algunos ser una actividad objetiva y para otros subjetiva.
Es decir que mientras para uno se busca descubrir el significado para otros lo que se busca
es decidir el significado de un texto normativo.
Todo ello, exige la mayor asertividad y competencia en la construccin de documentos que

limiten la discrecionalidad a la hora de tomar decisiones. Ello, en base al fundamento
limitativo preparado en la planificacin organizacional, en donde se fijan los lmites de accin
que justifican la utilizacin de recursos escasos.
3.3 Tipos de interpretacin
Interpretacin Oficial: realizada por el rgano del Estado u oficial, en el ejercicio de sus
funciones. Por ejemplo una circular administrativa que se dirige a los funcionarios
17
Interpretacin Doctrinaria: Realizada por los juristas, docentes, se entienden como

sugerencias o recomendaciones y versan sobre interpretaciones de textos normativos en
abstracto sin pensar en un caso especfico
Interpretacin Jurisprudencial: Es la que realiza un rgano jurisdiccional, busca

solucionar un caso concreto.
Tres concepciones de la Interpretacin
Puede definirse la interpretacin como una actividad o el resultado de dicha actividad. Sin
embargo, es controvertida la definicin de la argumentacin como actividad pues para
algunos ser una actividad objetiva y para otros subjetiva. Es decir que mientras para uno se
busca descubrir el significado para otros lo que se busca es decidir el significado de un
texto normativo.
Concepcin Objetivista o Cognoscitiva u optimista
Se busca descubrir el significado oculto de la norma o el mensaje, aqu el intrprete realiza

una tarea avalorativa y neutral (mecnica), es optimista porque se piensa que se puede
encontrar la respuesta.
Concepcin Subjetivista (escptica)
Ningn texto tiene un significado propio, interpretar es simplemente adjudicar un

significado, la adjudicacin se encuentra influenciada por el entorno social o por los valores
del intrprete. No existe la interpretacin correcta.
Interpretacin intermedia
En los casos fciles interpretar es descubrir el significado oculto y por lo tanto se da una
respuesta correcta, en cambio en los casos difciles, interpretar es adjudicar un significado
aunque en este caso no sea considerado un acto racional y con una moderada
discrecionalidad. Esta tercera forma es la que desarrolla la Teora del Argumentacin.
Interpretacin autntica: La realiza el propio autor del documento.
18
Comprenda que la gestin documental, tal como hasta ahora la hemos desarrollado en el presente
curso, implica el logro de ciertos objetivos los cuales deben ser argumentados e interpretados de tal
manera que se logre el fin u objetivo trazado.
Aplicando lo estudiado en el curso y, bajo el enfoque de los diferentes involucrados en el caso que
a continuacin se presenta, explique la importancia de la argumentacin e interpretacin y
determine el fin que se busca.
Santiago de Chile. La relacin entre Chile y el Per es mucho ms que el juicio por el diferendo
sobre delimitacin martima que se ventila en el Corte Internacional de Justicia de La Haya, consider
hoy el canciller del vecino pas, Alfredo Moreno.
Segn Moreno, el diferendo debe ser puesto en su justa perspectiva y el fallo debe ser esperado
con tranquilidad.
La decisin est en mano de los jueces y ambos pases estn comprometidos a cumplir con ese
fallo y la relacin con este pas hermano es mucho ms que este juicio, enfatiz.
Las relaciones con Per son muy importantes. Son dos pases vecinos, dos pases que tienen mucho
en comn. Tenemos un futuro en la minera, en la migracin, en la inversin, en el comercio,
enorme, precis a TV Chile.
SER UN MOMENTO DIFCIL
Alfredo Moreno tambin coment que para la fase oral del proceso por el diferendo martimo que
mantiene con Per en la Corte Internacional de La Haya, se usar un lenguaje jurdico con un tono
diferente al diplomtico, pero que ello no significar que las relaciones entre ambos pases haya
cambiado.
En los tribunales la manera es una cosa ms abierta, ms dura y ese lenguaje va a sorprender un
poco al principio, por eso hemos querido que la gente lo sepa, y que no es que la relacin entre los
19
dos pases haya cambiado, sino que esa es la manera en la cual se llevan las cosas en los tribunales,
afirm a la Cadena CNN Chile, segn inform AFP.
Se espera que entre el 3 y el 14 de diciembre ambos pases presenten sus argumentos orales ante La
Corte de La Haya.
El prximo ao tenemos que pensar en el fallo que naturalmente va a ser un momento ms difcil
porque algn pas va a perder algo o porque va a sentir que no ha sido plenamente recogida su
posicin, dijo Moreno.
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UNIDAD 4
Gestin documental
Habiendo comprendido los aspectos previos referidos a la unidad documental, podemos, en una
visin de conjunto, propiciar la gestin efectiva de documentos producidos coherentemente de
acuerdo a los principios, objetivos y planes de la organizacin. Ello, adems, permitir llevar a
cabo una gestin archivstica de valor promoviendo la transferencia de conocimientos y buenas
prcticas desde los archivos, convirtindolos en reas verdaderamente estratgicas de la
organizacin.
4.1 Sistema de gestin de documentos. Definicin e importancia
Qu es un Sistema de Gestin de Documentos?
Desde un punto de vista interesante y experto, la informtica, un Sistema de Gestin de

Documentos o DMS (por sus siglas en ingls), es un conjunto de procesos utilizado para
archivar y rastrear documentos electrnicos y/o imgenes de documentos de papel
escaneados. Por tanto, desde el punto de vista clsico de la actividad archivstica, un SGD,
debe entenderse desde un sentido amplio; no slo como un proceso que empieza con la
recepcin del documento hasta su conservacin definitivo en los archivos histricos. Debe
entenderse desde un enfoque de gestin de proyectos, es decir, desde la concepcin del
documento como instrumento de realizacin y valor agregado de recursos que la
organizacin pone a disposicin de la gerencia para el logro de los objetivos planeados.
La visin clsica que considera la GD slo como la captura y administracin de un inventario

documental, debe migrar a favor de una concepcin ms sistmica y de generacin de
conocimiento organizacional para que, de esta manera, se promueva la sostenibilidad y
fortalezca la responsabilidad social de las organizaciones pblicas y privadas de una sociedad
moderna en un ambiente globalizado en el que cada vez mayor nmero de interesados
ejercitan sus derechos e influencias.
21
4.2 Aspectos bsicos de la GD
Hay varias cuestiones comunes vinculadas a la gestin de documentos, tanto si es un sistema

informal, ad-hoc, un mtodo basado en papel, como si es formal, estructurado, elaborado
por computadora para muchas personas de muchas oficinas, lo importante, en rodo caso, es
que el sistema que se adopte, se haga con objetivos consentidos, de acuerdo a los recursos
de la organizacin y con visin colaborativa en los resultados econmicos.
La mayora de los mtodos de gestin de documentos deben considerar los siguientes

aspectos bsicos
Creacin
Cmo se crean los documentos?
Esta pregunta se vuelve ms importante cuando muchas personas necesitan colaborar, y

surge la logstica del control de la versin y la autora. Si los documentos son creados por
personas motivadas, que responden a un perfil organizativo y tiene pleno conocimiento de
los objetivos empresariales, entonces sern responsables de la generacin de documentos de
valor en cada estacin de trabajo en la que se tomarn decisiones operativas o estratgicas.
Esas decisiones intangibles (conocimiento) se evidenciarn en soportes (tangibles) que irn
estableciendo la memoria institucional. El enfoque antropolgico que debe predominar es el
de creacin de bienestar, por lo que la produccin de documentos de valor permitir mejores
condiciones de progreso en funcin a que se irn generando tecnologas eficientes que, ante
la escasez de recursos, permitirn incremento de capital de trabajo, ya no por va de
inyeccin de capital, sino como resultado del ahorro de recursos.
Las decisiones buscan el avance y progreso, envista de lo cual los archivos deben custodiar
elementos de valor que permitan una evaluacin histrica, ya no de retrasos, sino de una
dinmica social de mejora continua.
Organizacin
22
Qu mtodos sern utilizados para organizar o indexar los documentos y permitir su acceso
posterior? Se deben establecer sistemas de administracin documental que permitan la
diseminacin de la informacin en los niveles permitidos bajo el enfoque de generacin de
conocimiento que inserte a ste en nuevos proceso, productos y servicios. De la misma
forma en que la institucin debe conocer qu documentos crea, tambin debe conocer qu
documentos conserva, ya sea temporalmente o definitivamente.
Transferencia
La transferencia en un Sistema de Gestin Documental debe ser planificada con el fin que los
archivos sepan qu documentos se han creado en la organizacin y cundo debe esperar su
recepcin para, de acuerdo a su valoracin, proceder a su eliminacin o custodia definitiva.
No debe ser un suceso aislado, sino parte, ahora s, de una administracin planificada en la
que se considere la disposicin compartida de la documentacin pero slo de acuerdo a
niveles especializados y debidamente autorizados. De esta manera se garantiza la creacin de
valor y la custodia efectiva de las piezas documentales.
Archivo
Cmo pueden preservarse los documentos para su legibilidad en el futuro? Qu

condiciones ambientales, de seguridad, ergonmicas debe considerarse para arquitectura un
sistema de archivo efectivo?
Estas interrogantes se dilucidarn si personal profesional, capacitado y actualizado,

administra los archivos, ya que ellos comprenden los conceptos acadmicos y operativos de
la custodia documental. La capacitacin debe considerar la especializacin documental y la
actualizacin debe considerar aspectos acadmicos transversales, que alienten nuevos
enfoques, mejores prcticas y casos de xito, que mejoren permanentemente la
competitividad de los archivos a nivel institucional y social.
La movilidad social del profesional archivista ser fundamental para su empleabilidad y

reputacin profesional. En tal sentido, debe asistir frecuentemente a eventos acadmicos y
sociales con el fin de capturar experiencias exitosas o nuevos enfoques que se desarrollen y
beneficien de hecho hacia una mejor gestin. La gestin de riesgos inherentes a la actividad
archivstica, la gestin de la calidad aplicada a la gestin documental, la vigilancia tecnolgica
23
y el alineamiento estratgico deben conducir las actividades archivsticas y documentales

hacia niveles de profesionalizacin cada vez mayores, elevndose a niveles de docencia
empresarial.
Periodo de retencin
Este aspecto fundamental es muy sensible en la administracin documental, por lo que debe
ser llevado a la prctica desde una actitud conservadora y que implique conocimiento y
aprendizaje organizacional.
Para responder a la necesidad de determinar el tiempo de conservacin de los documentos

producidos en la organizacin, debe primar el enfoque cliente-cntrico, es decir, velar por la
utilidad del documento en funcin de la utilidad para el cliente o interesado.
Cunto tiempo deberan los documentos ser conservados?
La respuesta se encuentra en un instrumento denominado Cuadro de Retencin (Ver figura

N1) en donde se registren los tiempos de retencin en cada estacin o fase de archivo
(Gestin, intermedio o central, hasta su conservacin permanente en el archivo histrico).
Para ello, se requiere previamente un estudio detenido de las caractersticas descritas de la
documentacin de la organizacin, es decir su acertada valoracin. Esta actividad se
evidencia en el denominado cuadro o Tabla de Valoracin del inventario documental. En l se
establecen las caractersticas del documento, se grafica su importancia y determina el
periodo de custodia en cada fase de archivo, as como el procedimiento para su eliminacin.
El tiempo de retencin previsto debe estar acorde con las necesidades

administrativas y las disposiciones legales
Deben ser elaboradas en conjunto con el Comit de Evaluacin documental CEDde cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente.
Deber difundirse a todas las dependencias de la institucin, con una gua
explicativa a fin de facilitar su comprensin, cumplimiento y actualizacin.
24
Seguridad
La gestin de riesgos efectiva implica conocer Cmo sern protegidos los documentos?,
Quines son usurarios autorizados para acceder y en qu niveles?, Cmo el personal no
autorizado ser imposibilitado de ver, modificar o destruir los documentos?, Cmo los
recursos sern destinados a proteger el patrimonio documental en escenarios de escasez de
recursos? La administracin de riesgos documentales por parte de la actividad archivstica
debe considerar el tramo desde la creacin del documento hasta su proceso de conservacin.
Asimismo se requiere responder Cmo pueden los documentos ser recuperados en caso de
destruccin por incendios, inundaciones o desastres naturales?, Cmo en caso de incidentes
o accidentes informticos?, Con qu protocolos se cuenta?
Por ello es que se afirma que el profesional archivista debe considerar aspectos acadmicos
transversales con el fin de ser un eficiente administrador y, en tema de gestin de riesgos,
promover medidas preventivas e, incluso, en materia de gestin del conocimiento, medidas
predictivas.
Figura N 1. Formato de Tabla de Retencin
25
Cabe mencionar que la fase de administracin documental puede llevarse a cabo por la propia
empresa estableciendo la normatividad y procedimientos o delegar sta funcin a travs de la
tercerizacin (outsourcing) o administradores ajenos a la organizacin, estableciendo para ello
las garantas necesarias en funcin de las ventajas y desventajas (Ver figura N2) para la
organizacin.
Ventajas
Reduccin de costes: el espacio es caro.
No te preocupes, nosotros ya hemos
hecho la inversin en tu lugar.
Desventajas
Prdida de control directo
Accesibilidad remota a la informacin por Mayores posibilidades de infidencia a

parte de las personas autorizadas a travs otras organizaciones
de internet, telfono o fax.
Cadena de custodia garantizada en todo
el proceso.
Riesgo de perder experticia.
Especializacin Mayor conocimiento y

experticia en tecnologa
Riesgo econmico por efecto alza de

costos
Riesgo operativo por efecto de quiebra,
siniestro o transferencia de la propiedad
social
Figura N 2. Ventajas y desventajas de la tercerizacin de la administracin documental.
26
Desarrolle las siguientes actividades que le servirn para el estudio de los temas aprendidos.
Identifique la situacin del archivo de su institucin
Realice una crtica constructiva respecto de la forma en que se administra el inventario

documental; revise si cuenta con instrumentos o tablas de valoracin, retencin,
calendario de transferencias.
En base a la observacin anterior, analice los riesgos de la documentacin en ese estado

de acuerdo a lo desarrollado en la presente unidad y proponga medidas que intenten
revertir dicha situacin.
Por ltimo, identifique el enfoque que utiliza la organizacin en donde labora de acuerdo a
la siguiente interrogante: La gestin documental en la organizacin significa slo la
aplicacin de los procesos archivsticos que empiezan con la recepcin del documento en
el archivo? Existen condiciones para que las personas creen documentos considerando
una efectiva construccin que faciliten la argumentacin propia e interpretacin de los
involucrados en el proceso administrativo?
27
Resumen del mdulo
Unidad
Ideas principales
El vocablo documentos viene del latn docere que significa ensear,
1. El documento
instruir, por lo tanto los documentos debe estructurarse a evidencias

cuyas principales caracterstica debe ser:
Es
2. La construccin
de datos
Autenticidad
Fiabilidad
Integridad
Manejabilidad
imprescindible
administracin
construir
archivstica
sobre
eficiente,
dos
sobre
enfoques:
Una
documentacin
eficiente.
Es importante comprender que en todo tipo de comunicacin
pueden existir distorsiones o los denominados ruidos que afectan
negativamente el logro del objetivo por el cual una persona se
comunica con otra, por ello, debemos ser muy asertivos al
momento de construir documentos, ya que de los datos
depender la correcta interpretacin de los hechos que motivaron
la toma de decisin y utilizacin de recursos.
3. El argumento y
Un buen argumento har propicia una interpretacin veraz,
la interpretacin
pronta y coherente, facilitando la toma de decisiones y, por

supuesto, colaborando con os resultados econmicamente
positivos para la organizacin. Ms all de ello, se establecer o
fortalecer
reglamentos,
el
capital
cdigos,
estructural
(Estatutos,
procedimientos)
como
manuales,
factor
de
incremento del capital intelectual de la organizacin.

4. La
Gestin
Un SGD, debe entenderse desde un sentido amplio; no slo como
Documental
un proceso que empieza con la recepcin del documento hasta su
(GD)
conservacin definitivo en los archivos histricos. Debe

entenderse desde un enfoque de gestin de proyectos, es decir,
28
desde la concepcin del documento como instrumento de

realizacin y valor agregado de recursos que la organizacin pone
a disposicin de la gerencia para el logro de los objetivos
planeados.
Direcciones web
Le sugerimos revisar las siguientes direcciones electrnicas:
Informacin sobre calidad de datos
www.ibm.com/developerworks/data/dmmag/
http://www.gbm.net/bt/bt48/tendencias/calidad_de_datos_inteligente.php
http://www.prensaescrita.com/adiario.php?codigo=AME&pagina=http://www.elcomercio.p
e
http://www.aedem-virtual.com/articulos/iedee/v13/132097.pdf
http://www.revistamemorias.com/articulos%2016/3.Aproximaci%F3n%20al%20concepto
%20de%20competitividad%20organizacional.pdf
Bibliografa
Artculos de revista
Montenegro, W. & Alvarez, L. (2011). Aproximacin al concepto de competitividad

organizacional. Revista Memoria, Vol. 9, N 16, pp.39-51.
Snchez, A., Medina, A. & Hormiga, E. (2007). .El concepto de capital intelectual y sus
dimensiones. Investigaciones Europeas de Direccin y Economa de la Empresa. Vol. 13, N 2, pp.
97-111.
Libros:
Bustelo, C. (2009). La gestin de documentos y las evidencias en las organizaciones. Del plano
operativo a plano estratgico: una propuesta desde la normalizacin. Revista Espaola de
Documentacin Cientfica, 32, octubre-diciembre.
Bustelo, C. (2011). Los grandes temas relacionados con la gestin de documentos: desafos y
oportunidades. El profesional de la informacin, marzo-abril 2011, vol. 20, N2, pp. 129-133.
Nonaka, I. & Takeuchi, H. (1999). La organizacin creadora de conocimiento. Oxford University
Press.
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Realice las actividades de aprendizaje del material de estudio.

Recuerde participar en la videoconferencia el da 23 de agosto a las 7:00 pm, a travs del

Las consultas acadmicas, puede realizarlas al docente va correo electrnico entre el 20 y 26

Las consultas sobre la metodologa de educacin a distancia o herramientas tecnolgicas

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