CAPITULO II: MARCO TEORICO.

2.1. ANTECEDENTES DE ESTUDIOS.

La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones
gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad econmica
ajena al registro y afectacin de las tcnicas de la ciencia contable. Desde la
actividad econmica ms pequea hasta las transacciones econmicas de
grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cmulo de
conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la
contadura pblica altamente capacitados.
Hoy en da, es un poco confuso, para alguien nuevo en el tema de la contabilidad,
poder entender con claridad que es un sistema contable; debido a dos factores
que influyen propiamente en nuestro medio globalizado, por supuesto no dentro de
la jerga contable, ya que de alguna manera estos se relacionan. Pero por razones
obvias, nos vemos un poco confundidos por la terminologa, ya que hay personas
que creen que cuando hablamos de un sistema contable nos referimos a un
software de contabilidad, (Si bien es cierto, un software de contabilidad,
comprende dentro de su algoritmo de programacin un sistema contable), pero
veamos con amplitud algunos conceptos para un mejor entendimiento.
a) Qu es Contabilidad?
Es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemtico
de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe
una definicin concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones
tienen algo en comn.
A continuacin se presentan varias acepciones de la contabilidad que han
sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesin
contable:
La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma
significativa y en trminos de dinero, las operaciones y los hechos que son
cuando menos de carcter financiero, as como el de interpretar sus
resultados.1
1 Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados.

La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio,

procesa esa informacin convirtindola en informes y comunica estos
hallazgos a los encargados de tomar las decisiones 2
La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad
econmica3
La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder
medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio econmico, la
situacin financiera de las empresas, los cambios en la posicin financiera
y/o en el flujo de efectivo4
La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es
suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, informacin
razonada, en base a registros tcnicos, de las operaciones realizadas por
un ente pblico o privado5
La contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y
resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar
sus resultados, para que los gerentes a travs de ella puedan orientarse
sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables;
permitiendo as conocer la estabilidad, la solvencia de la compaa y la
capacidad financiera de la empresa.
b) Evolucin de la contabilidad y sus principales aportes.
Debido a la actividad gregarias de los seres humanos, nuestros
antepasados crearon formas de comercializacin asumidas inicialmente por
las necesidades de abastecimiento de familias o clanes; luego se origina el
intercambio con otros individuos dado que, a medida que le sobraban
elementos, otros lo necesitaban, presentndose en ese momento un
intercambio simple, trueque, a medida que avanzaban las formas de
intercambio y la suntuosidad e parte de algunos individuos, la
comercializacin de hace ms fuerte y compleja crendose la necesidad de
darle un valor a un elemento que no sea muy comn, a la vez que sea de
fcil transporte.6
2 Contabilidad - Horngren & Harrison. 1991- Pg. 2
3 Meigs, Robert., 1992.
4 Catacora, Fernando,1998.
5 Redondo, A., 2001.
6 Sistemas Contables - Jairo Hernando Cardona. 1998- Pg. 1
La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre
se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su
memoria no bastaba para guardar la informacin requerida. Se ha
demostrado a travs de diversos historiadores que en pocas como la
egipcia o romana, se empleaban tcnicas contables que se derivan del
intercambio comercial.
La contabilidad de doble entrada se inicio en las ciudades comerciales
italianas; los libros de contabilidad ms antiguos que se conservan
2

provienen de la ciudad de Gnova, datan del ao 1340, y muestran que,

para aquel entonces, las tcnicas contables estaban ya muy avanzadas. El
desarrollo en China de los primeros formularios de tesorera y de los
bacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso
de las tcnicas contables en oriente.7
El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje
veneciano Luca Pacioli titulada:La Suma de Aritmtica en donde se
considera el concepto de la partida doble por primera vez.
A pesar de que la obra de Pacioli, ms que crear, se limitaba a difundir el
conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban principios
contables que han perdurado hasta nuestro das. Fray Luca Pacioli, quien
en el ao 1494, estableci las bases de toda la teora contable. Entre uno
de los varios mritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en
forma detallada los procedimientos que se deban aplicar para el manejo de
las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teora de la partida doble o
teora del cargo y del abono.8
El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha
transcendido hasta nuestros das, en el sentido de que todos los negocios
recurren de alguna manera al registro de sus operaciones a travs de la
teora de la partida doble.9
La Revolucin Industrial provoco la necesidad de adoptar las tcnicas
contables para poder reflejar la creciente mecanizacin de los procesos, las
operaciones tpicas de la fbrica y la produccin masiva de bienes y
servicios. Con la aparicin, a mediados del siglo XIX, de corporaciones
industriales, propiedades de accionistas annimos, el papel de la
contabilidad
adquiri
aun
mayor
importancia.
La tenedura de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha sido
informatizndose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada
vez ms, corresponde a los ordenadores o computadoras la realizacin de
estas tareas.
7 8 9 CONTABILIDAD - HORNGREN & HARRISON. 1991- Pg. 4
El uso generalizado de los equipos informticos permiti sacar mayor
provecho de la contabilidad utilizndose a menudo el trmino
procesamiento de datos.
La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una
gran cantidad de prcticas mercantiles dismiles que han exigido a travs de
los aos, el mejorar la calidad de la informacin financiera en las empresas.
La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables:
Tecnologa.
3

La tecnologa a travs del impacto que genera el aumento en la

velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a
travs del fenmeno INTERNET.
Complejidad y globalizacin de los negocios.
Requiere que la contabilidad establezca nuevos mtodos para el
tratamiento y presentacin de la informacin financiera.
Formacin y educacin.
Requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los
negocios.
Concepto De Sistema De Informacin Contable.
A travs del tiempo, las formas de intercambio se fortalecan, conformando
informaciones complejas y dispendiosas que se manejaban en la poca; no
obstante, la tecnologa produca sus efectos en la produccin, en serie, y
los procesos se hacan aun ms complejos, necesitndose sistemas
contables ms rpidos que resumieran las actividades, hechos y
documentos que originaban los procesos de administracin, produccin,
distribucin e intercambio.10
Hoy en da, observamos que la mayora de los procesos son sistematizados
y se manejan asumiendo la necesidad de ordenar los procesos y la nueva
tecnologa, sistematizando, para que se agilicen y se resuman toda la
informacin de la competencia, con el escenario o franja del mercado.
En una organizacin, el hilo conductor de los procesos debe corresponder
con el ciclo del negocio; de ah que sea necesario conocer el sistema
contable como centro financiero de la organizacin, donde estn
conectadas cada uno de los subsistemas (tesorera, presupuesto,
facturacin, almacn, ventas, compras, decisiones de gerencia, etc), por lo
cual es necesario tratar en lo sucesivo este sistema para cualquier clase de
negocio.11

10 11 Sistemas Contables - Jairo Hernando Cardona. 1998- Pg. 2

c) Sistema de Informacin Contable.
En nuestro medio, la contabilidad tradicionalmente ha sido llevado por los
entes econmicos para satisfacer un exigencia legal en lo que respecta
asuntos tributario. En la actualidad, para una acertada toma de decisiones,
los administradores de las organizaciones consideran imprescindible contar
con un adecuado sistema de informacin contable que adems les permita
planear sus actividades y controlar sus operaciones. 12

Un sistema de informacin contable comprende los mtodos,

procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control
de las actividades financieras y resumirlas en forma til para la toma de
decisiones.
Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad,
flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio.
La importancia de la contabilidad es reconocida y aceptada por cualquier
ente privado o gubernamental los cuales estn plenamente convencidos
que para obtener una mayor productividad y aprovechamiento de su
patrimonio, as como para cualquier informacin de carcter legal son
imprescindibles los servicios prestados por la contabilidad. La
administracin de un patrimonio, para ser eficiente, precisar de la ayuda
de la contabilidad, la cual proporciona todos los datos requeridos para la
toma de decisiones de una empresa basadas en informaciones tcnicas y
razonadas. La contabilidad es igualmente esencial para la operacin
exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social
o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de
contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les
impone la sociedad.
d) Sistema Contable:
Un sistema contable, son todos aquellos elementos de informacin contable
y financiera que se relacionan entre s, con el fin de apoyar la toma de
decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna;
pero esta informacin debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros
correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados
financieros), para que pueda llegar a un sin nmero de usuarios finales que
se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueos del negocio,
hasta los clientes y el gobierno.
12 Contabilidad quinta edicin Gonzalo Sinisterra V.& Lus Enrique
Polanco L. & Harvey Henao G. 2005 Pg. 25

Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las

necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su
estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir
estructuras de costos y por ende, presentar una informacin contable
estandarizada que facilite su interpretacin, una eficiente toma de
5

decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes anlisis

financieros del negocio.
El sistema contable para organizaciones, como sistema central de tipo
financiero, que origina una serie de encadenamientos articulados en los
diferentes frentes o actividades para el desarrollo de sus operaciones. 13
Las empresas necesitan trabajar con un buen sistema informtico de
contabilidad que sea eficiente y funcional y que asegure una generacin de
informacin que permita conocer la situacin econmica y financiera de la
organizacin, a la vez que asegure el cumplimiento de los requerimientos
de la administracin tributaria.
La importancia de la informacin que genera el sistema contable es vital
para la buena toma de decisiones dentro de cualquier organizacin. Esta
debe ser confiable para poder corregir cualquier desviacin que tengamos
con respecto a lo presupuestado o respecto a los resultados que los
accionistas han previsto lograr.
Elementos Bsicos del sistema contable.14
Los elementos bsicos de un sistema contable son:
Documentos: Fundamentan una transaccin y poseen diversas
formas, con base en las cuales se hacen sus registros; por
ejemplo, recibos, facturas, notas, documentos valores,
requisiciones, tiquetes, pedidos, vales, etc.
13 Sistemas Contables - Jairo Hernando Cardona. 1998- Pg. 11
14 Sistemas Contables - Jairo Hernando Cardona. 1998- Pg. 13
Al ingresar al sistema contable, los datos de los documentos o
comprobantes de transaccin comercial, originaran listados.
Listados o estados de Resumen: como por ejemplo los de
cartera, los de cartera, los cuales pueden necesitarse para el
balance general, para crear actuaciones que logren una mayor
rotacin de cartera, y muchas otras contribuciones.
6

 Los estados Financieros: sirven para conocer en un momento

dado cmo se encuentra un negocio o un ente econmico, y para
obtener informes especiales, tales como la declaracin de renta y
complementarios, de comercio, etc., Informes a los accionistas
sobre como v la empresa, y otros que pueden necesitarse.
Del sistema Financiero surge el sistema contable, alrededor del cual giran los
subsistemas de Ventas, Produccin, Recursos Humanos, etc. A este sistema
llega la informacin de todos los departamentos.
Siempre que se va a conocer cmo se mueven determinadas operaciones, hay
que partir de lo general hacia lo particular, para que el sistema quede bien
estructurado a nivel contable.
Los elementos bsicos del sistema son todos aquellos que generan
movimientos, transacciones e informacin, que le dan vida y funcionamiento a
la empresa.

e) Objetivos del sistema en la empresa.

Lograr efectividad en la informacin suministrada por el sistema en
cuanto a la calidad, periodicidad y estructura.
Mejorar el sistema de control interno,

es decir, mejorar la

informacin financiera, contable, operativa y de gestin, con el fin de

proteger los activos de la empresa, lograr sus objetivos y misin.
Disminuir el costo econmico de produccin de la informacin, los
bienes y los servicios.
Lograr competitividad en el medio.
Sistematizar los problemas y/o tareas de contabilidad
Evolucin de los Sistemas de Informacin Contables.
7

En la primera poca de la informtica, los sistemas informatizados se limitaban a

reproducir los sistemas de contabilidad manuales. Mantenan controles e informes
similares, es decir, repetan el mismo procedimiento pero con ordenador. Se
recoga la misma informacin, se generaban los mismos informes, que se
enviaban al mismo destinatario y se mantena la misma organizacin
departamental. El entorno de trabajo era poco amigable y la aplicacin poco
flexible pero, an as, supuso un avance espectacular la posibilidad de obtener los
estados contables a partir de los datos del diario.
El siguiente paso en la evolucin del ordenador se corresponde con el desarrollo
de la computacin personal descentralizada, caracterizada por un ratio de una
persona para un ordenador.
A partir de 1980, la tecnologa de la informacin progres hasta el punto en el que
cada individuo poda tener un ordenador. Esto gener el efecto de descentralizar
el uso del ordenador y la creacin de un mercado para el desarrollo de una
cantidad asombrosa de equipos y programas de contabilidad a precios asequibles.
Aunque el entorno de trabajo, marcado por el sistema operativo MSDOS era ms
amigable, los programas carecan de la flexibilidad necesaria.
En las organizaciones modernas, tanto pblicas como privadas, la misin de las
tecnologas de la informacin es facilitar la consecucin de sus objetivos
estratgicos. En la actualidad se han automatizado tanto procesos como sistemas
dentro de los cuales se integra, se ordena y se presenta la informacin contable.
Esta integracin se hace de forma global dentro de la empresa, en este sistema se
alimentan diferentes factores tales como la produccin, los inventarios de
almacenaje, etc. Los cuales proveen informacin contable necesaria no solo para
tomar decisiones, sino tambin para la forma de operacin diaria de la empresa.
f) Se llama Software Contable a los programas de contabilidad o paquetes
contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad.
El Software contable registra y procesa las transacciones histricas que se
generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras,
ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios,
balances, produccin de artculos, nminas, etc. Para ello solo hay que
ingresar la informacin requerida, como las plizas contables, ingresos y
egresos, y hacer que el programa realice los clculos necesarios.
Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compaa o la
organizacin que lo est utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo
tambin una combinacin de ambas alternativas, es decir, un paquete de software
desarrollado por un tercero con modificaciones locales.
Frecuentemente los proveedores sirven a un solo mercado nacional, mientras que
un gran nmero de proveedores ofrecen soluciones contables separadas en cada
8

mercado nacional, tambin existen excepciones que proveen aplicaciones

administrativas contables adaptables a casi todos los pases de un continente,
para ello deben cumplir con integrar en sus procesos las Normas internacionales
de contabilidad (NIC) y los Conceptos Generalmente Aceptados de Contabilidad
(CGAC).
Desde mediados de los aos 1990, el mercado ha sobrellevado una consolidacin
considerable, muchos proveedores dejaron de hacer tratos en grandes grupos,
notablemente por Sage y Microsoft. Desde el 2000 ha tenido un notable
incremento el uso de soluciones de cdigo abierto, dirigidos por Turbo CASH al
final del proceso y Open ERP, Compiere o Adempiere en el rango medio de
sistemas.
Hoy en da los Software Contables, son integrados entre la parte de gestin y la
parte contable, ya no en procesos posteriores sino en lnea, es decir, en tiempo
real. La poca de los programas modulares independientes, est pasando, ya que
los empresarios an en las pyme, exigen integracin total entre todos los mdulos
de sus aplicaciones.
El siguiente motor del cambio en los programas de contabilidad es la revolucin en
las tecnologas de la comunicacin, y especialmente Internet que representa el
aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, el
Intercambio Electrnico de Datos, la banca electrnica y la conexin con las
administraciones pblicas-Hacienda, Seguridad Social y Registros.
As mismo existen aplicaciones de software contable, de nivel medio multiusuario
que tienen facilidad en la adaptacin de las necesidades de cada empresa, en
cambio otros son solo para un tipo de mercado. Uno de los aspectos que las
empresas evalan es el grado de dificultad a la hora de las actualizaciones, la
facilidad de auto aprendizaje e implementaciones no traumticas
El uso de los software de contabilidad en la actualidad es muy requerido por
empresas de diversas reas, ya que de esa manera llevan un control activo de
todos sus movimientos.
Ejemplos:

Registrar la cantidad de productos que tiene en STOCK.

Registrar el adecuado manejo de los ingresos y egresos que registra la

empresa.
9

a) Tipos de software de contabilidad:

Software financiero: esta generalmente dirigido para informar a terceras
personas,ya sean accionistas,entidades bancarias e inclusive para tomar
una decisin determinante para la empresa.
Software fiscal:esta generalmente dirigido para informar y/o hacer cumplir
con las obligaciones tributarias de la empresa,generalmente es usado y
requerido por la SUNAT.
Software administrativo:esta generalmente dirigido para facilitar a la
empresa en sus requerimientos administrativos ,tambin influye en su toma
de decisiones,planeamientos de nuevas expectativas en beneficio de la
empresa.
b) Existen tres tipos de sistemas de software contable
Sistema Patrimonial O Histrico: se origina con el matrimonio y tiene
igual valor de los que se encargan de los sistemas tributarios.
Sistema Presupuestario: Da entender que se base en el matrimonio y al
tener ciertas variaciones con los que se produce los hechos (ex-ante) y
luego se produce (ex-post). una diferencias entre ambas y se tendrn serios
problemas de desviaciones.
Sistema Complementario: su mismo nombre lo dice solo amplia de alguna
manera lo ya dicho por los conceptos anteriores.

Ejemplos de software contable

Siscont: Es el software para llevar el adecuado manejo de la caja
chica,libro caja.
Cntasis: Se utiliza mayormente para el uso de plantillas .
Concar: Su uso en principalmente para el manejo empresarial de una
empresa.

10

c) Beneficios de usar un software

Un benfico claro es que al usar un software, manejara una gran cantidad de
informacin de una manera clara y concisa en el cual se vea un informe de tallado
de recursos diarios, manejo de esa informacin en tiempo real.
Todo lo contrario sera si se decidiera contar con apoyo de mano de obra, sera un
trabajo lento , ya que lo se buscaba con la complementacin de estos software,
era principalmente de optimizar el tiempo para poder tomas decisiones
trascendentales para la empresa en tiempo real.

11