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GYM.SGP.PG.31
GESTION DE PROYECTOS
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Fecha: 22/06/2008
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CONTROL DE COSTOS
1.
OBJETIVO
Establecer la metodologa para la correcta estimacin mensual del resultado econmico y margen
real del Proyecto, considerando tanto el resultado acumulado en la fecha de evaluacin como el
resultado proyectado al final del Proyecto.
Figura 01 el Control de Costos es el proceso por el que se calcula el resultado a fin de Proyecto.
La informacin obtenida del Control de Costos debe ser oportuna, confiable y sustentable a fin de que
pueda ser til como una herramienta de gestin.
2.
DESARROLLO
MESES DEL
PROYECTO
AL INICIO
Presupuesto
Meta
MES A MES
Margen a Fin de Obra
Margen a la Fecha
AL FINAL
Margen Final
10
PROCEDIMIENTO DE GESTION
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A. Resultado a la Fecha:
Consiste en el clculo de la venta y el costo reales acumulados a la fecha, y por consiguiente del
resultado o margen real a la fecha. ste debe incluir los gastos financieros y otros ingresos y egresos
extraordinarios (como por ejemplo facturacin de cargos a terceros4). El Resultado a la Fecha debe
coincidir con el Resultado Contable5, sin incluir la diferencia por tipo de cambio.
Consiste en el clculo de la venta y el costo proyectados del saldo del Proyecto, y por consiguiente
del resultado o margen del saldo. Es el resultado de la actualizacin del planeamiento (es decir, del
Presupuesto Meta) para el saldo del Proyecto. Para ello se verifican las estrategias de ejecucin, se
revisan alternativas posibles y se considera la dificultad especfica de la porcin del Proyecto que
falta ejecutar, con lo que se obtienen cuadrillas, rendimientos y ratios ajustados para el saldo. Este
ejercicio se denomina proyeccin del saldo, y se elabora a partir de la informacin conocida y/o
definida a la fecha. Debe incorporar los posibles costos imprevistos y/o contingencias identificados.
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CONTROL DE COSTOS
A. Metodologa 1:
Cuentas Contables
Mat
MO
EQ
SC
Total
CI
Frente A
Partida 1
Frente / Partida
Partida 2
Partida 3
Partida 4
Frente B
Partida 1
Partida 2
Partida 5
Partida 6
Total
Venta a la
Fecha
Venta a fin de
proyecto
Costo a la
Fecha
Costo a fin de
proyecto
Resultado a la
Fecha
Resultado del
saldo
Resultado a fin
de proyecto
Cierre
Contable
Proyeccin del
Saldo
Venta a la Fecha
Costo
Previsto
Costo a la
Fecha
Resultado
Previsto
Resultado
a la Fecha
Anlisis de
Brechas del Costo
a la Fecha
Resultado
proyectado
Brechas
Costo
Previsto
Costo a
Fin de
Proyecto
Resultado
Previsto
Resultado
a Fin de
Proyecto
Anlisis de
Brechas del Costo
a Fin de Proyecto
Brechas
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Resultado a la fecha:
9
El Costo Previsto se calcula ingresando al Presupuesto Meta8 los avances de la Venta a la Fecha
de acuerdo a la metodologa con que se elabor, incluyendo los adicionales y provisiones
consideradas. El Costo Previsto se ordena luego de acuerdo a la Estructura de Control. Se
recomienda el uso del S10 para facilitar el clculo del Costo Previsto9.
La Venta del Saldo se calcula como la estimacin de la venta ms probable del alcance pendiente
de ejecutar hasta el fin del Proyecto, incluyendo actualizacin de cantidades, estimado por
adicionales o trabajos nuevos, etc. No ser necesariamente la diferencia entre la venta a la
fecha y la venta contractual.
El Costo del Saldo es el costo asociado a la Venta del Saldo. Se calcula presupuestando el
costo de los avances de la Venta del Saldo, pudiendo utilizarse como referencia el Presupuesto
Meta. Es decir, se revisan los rendimientos, ratios de productividad, recursos, procedimientos
constructivos y en general todas las consideraciones del Planeamiento para el saldo por ejecutar,
a fin de obtener la estimacin ms confiable del Costo del Saldo. Tambin se actualizan las
contingencias, validando su vigencia, monto, porcentaje considerado, etc. El Costo del Saldo
se ordena luego de acuerdo a la Estructura de Control.
El Costo Previsto se calcula ingresando al Presupuesto Meta los avances de la Venta del Saldo
de acuerdo a la metodologa con que se elabor, incluyendo los adicionales y contingencias
considerados. El Costo Previsto se ordena luego de acuerdo a la Estructura de Control.
La venta, el costo, el resultado y las brechas a fin del Proyecto (tanto previstas como reales y
proyectadas) se obtienen sumando los conceptos correspondientes del resultado a la fecha y
el resultado del saldo.
B. Metodologa 2:
Es la metodologa utilizada ms frecuentemente en los Proyectos electromecnicos. Se basa en la
clasificacin de costos segn el criterio de Fases y familias de Recursos.
7 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable
8 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.15 Presupuesto Meta
9 Ver instructivo GYM.SGP.IN.03 Presupuesto Meta en S10
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Cuentas Contables
Mat
MO
EQ
SC
Sup
CI
Total
Fase 1
Recurso Mat1
Fase / Recurso
Recurso Mat2
Recurso MO1
Recurso MO2
Recurso EQ1
Recurso EQ2
Recurso EQ3
Recurso SC1
Recurso SC2
Total
Se recuerda que el rubro Supervisin contablemente forma parte de los Costos Indirectos, por lo que
debe estos conceptos debern ser separados fuera del ORACLE a fin de llevar a cabo esta metodologa.
Esto es explicado con detalle en el procedimiento GYM.SGP.PG.11 Estructuras de Control.
Esta metodologa funciona bajo el siguiente esquema:
Venta a la
Fecha
Venta a fin de
proyecto
Costo a la
Fecha
Costo a fin de
proyecto
Resultado a la
Fecha
Resultado del
saldo
Resultado a fin
de proyecto
Cierre
Contable
Proyeccin del
Saldo
Venta a la Fecha
Costo a la
Fecha
Costo
Aplicado
Brechas
Resultado
a Fin de
Proyecto
Anlisis del
Resultado
Pendiente
Resultado
Pendiente
Resultado
proyectado
Venta a
Fin de
Proyecto
Venta
Meta
Brechas
Costo a
Fin de
Proyecto
Costo
Meta
Brechas
Resultado
a Fin de
Proyecto
Resultado
Meta
Anlisis de
Brechas de Costo y
Venta a Fin de
Proyecto
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Resultado a la fecha:
9
La Venta del Saldo se calcula como la estimacin de la venta ms probable del alcance pendiente
de ejecutar hasta el fin del Proyecto, incluyendo actualizacin de cantidades, estimado por
adicionales o trabajos nuevos, etc. No necesariamente ser la diferencia entre la venta a la
fecha y la venta contractual.
El Costo del Saldo es el costo asociado a la Venta del Saldo. Se calcula actualizando los rendimientos,
recursos, tarifas, ratios de productividad, procedimientos constructivos y en general todas las
consideraciones del Planeamiento para el saldo por ejecutar, a fin de obtener la estimacin ms
confiable del Costo del Saldo. Tambin se actualizan las contingencias, validando su vigencia,
monto, porcentaje considerado, etc.
La venta y el costo proyectados a fin del Proyecto se obtienen sumando los conceptos
correspondientes del resultado a la fecha y el resultado del saldo, con lo cual se obtiene el
resultado proyectado a fin del Proyecto.
Dado que se tiene la venta y el costo separado por fase, se obtiene tambin el resultado
proyectado de cada fase, al final del Proyecto.
Se define el Costo Aplicado como el costo terico que, restado de la Venta a la Fecha, permite
obtener un Margen a la Fecha igual al Margen Proyectado (en trminos porcentuales).
La diferencia entre el Costo Aplicado y el Costo Real se define como el Resultado Pendiente,
el cual debe ser justificado a fin de evaluar la confiabilidad del Resultado Proyectado.
Existen tres tipos de explicaciones para justificar el Resultado Pendiente, las cuales se explican
brevemente a continuacin. La explicacin detallada puede ser consultada en el Instructivo
GYM.SGP.IN.08 Herramienta CCOSTOS-2 (Control de Costos para la Metodologa 2):
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a.
Por la Venta: Cuando se ha considerado avances y/o conceptos en la Venta a la Fecha que
no se corresponden con el Costo a la Fecha consumido (ejemplo: valorizacin adelantada
de gastos generales no consumidos). Este concepto debera ser cero en la gran mayora
de casos, debido a que la definicin de Venta a la Fecha establecida en el procedimiento
GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable incluye el concepto de provisiones.
b.
Por el Costo: Cuando se ha considerado avances y/o conceptos en el Costo a la Fecha que
no se corresponden con la Venta a la Fecha considerada (ejemplo: material zarandeado
en stock producido y todava no valorizado). Este concepto tambin debera ser cero en
la gran mayora de casos, debido a que la definicin de Costo a la Fecha establecida en
el procedimiento GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable incluye el concepto de provisiones.
c.
Por el Margen: Se puede considerar que el Resultado Proyectado est conformado por
los aportes de Resultado de cada Fase que conforma el Proyecto. Es normal que la
composicin de este aporte vaya cambiando conforme se ejecuta el Proyecto, por lo que
casi siempre se induce de manera automtica un Resultado Pendiente por este concepto.
La Herramienta CCostos-2 calcula el monto correspondiente a este concepto utilizando
el esquema siguiente:
Venta a la
Fecha Fase
1
x(
Margen
Proyectado
(%)
Margen Fase 1
(%)
Venta a la
Fecha Fase
2
x(
Margen
Proyectado
(%)
Margen Fase 2
(%)
Venta a la
Fecha Fase
3
x(
Margen
Proyectado
(%)
Margen Fase 3
(%)
Venta a la
Fecha Fase
N
x(
Margen
Proyectado
(%)
Margen Fase
N (%)
Figura 08 Justificacin del Resultado Pendiente por el aporte de mrgenes de las Fases.
Adicionalmente, se debe considerar que en cada Fase se puede estar obteniendo un margen
distinto del proyectado a fin de Proyecto debido a que se est ejecutando la parte ms fcil o
la ms complicada del Proyecto.
9
Para el anlisis de los conceptos descritos lneas arriba se debe considerar la siguiente
convencin de signos:
a.
Resultado Pendiente: Si es positivo significa que el costo real a la fecha del Proyecto est
por encima del costo aplicado. Si es negativo significa que est por debajo.
b.
c.
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CONTROL DE COSTOS
1
1.1
1.2
1.3
2
2.1
2.2
2.3
3
3.1
3.2
3.3
3.4
ACTIVIZACION
POR LA VENTA
VALORIZACION MAYOR AL AVANCE
VALORIZACION MENOR AL AVANCE
VALORIZACION DE ADICIONALES
POR EL COSTO
MATERIALES EN STOCK
COSTO NO INCLUIDO
VENTA DE ACTIVOS
POR EL MARGEN
TRAZO,MOVILIZACION, EXCAVACION,
MOV. DE TIERRAS
RELLENOS, COMPACTACION,
REPOSICION DE PAVIMENTOS
CAMARA DE VALVULAS-ESTACION DE
VENTANILLA-OBRAS CIVILES
ELECTROMECANICO
TOTAL
RESULTADO PENDIENTE
ACTIVIZACION
PROVISION PASIVA
PROVISION
PASIVA
300,000.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
178,593.72
0.00
184,268.89
0.00
20,320.15
0.00
0.00
747,270.48
383,182.77
1,047,270.48
-1,097,561.80
-383,182.77
1,047,270.48
CONTINGENCIA
-433,474.08
Venta a la Fecha
Costo
Previsto
Costo a la
Fecha
Resultado
Previsto
Resultado
a la Fecha
Anlisis de
Brechas del Costo
a la Fecha
Brechas
Reporte
Panel de Control
del ORACLE
Costo
Previsto
Costo a
Fin de
Proyecto
Resultado
Previsto
Resultado
a Fin de
Proyecto
Anlisis de
Brechas del Costo
a Fin de Proyecto
Brechas
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Se hace notar que al tomarse la misma venta como base para el clculo de los Costos Previstos, stos
son comparables con el costo real a la fecha obtenido del ORACLE y con la proyeccin de costos del
saldo. En consecuencia, las brechas presentadas son slo brechas de costo, no existiendo por lo tanto
brechas de venta. Las brechas de costo resultantes de esta comparacin debern ser sustentadas
ante la Gerencia de Divisin, as como sus impactos en el resultado a fin de Proyecto.
Se debe tomar en cuenta que:
9
Las brechas de mano de obra y equipos debern ser compatibilizados con los resultados de los IP12
respectivos.
GP
ECC
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3.
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REFERENCIAS Y ANEXOS
3.3. Anexos
9
9