DIVISION ORGANIZACIONAL:

El Departamento.

Para organizar una empresa hay que establecer departamentos la

palabra departamento designa un rea, divisin o sucursal especifica de una
organizacin sobre la que un gerente tiene autoridad para el desempeo de
actividades.
Un departamento puede ser, la divisin de produccin, el departamento
de ventas, la sucursal de la costa Oeste, la seccin de investigacin de
mercado, o la unidad de cuentas por cobrar.
En algunas empresas la terminologa departamental se usa con libertad,
en otras en especial las grandes, esta es ms estricta porque indica relaciones
jerrquicas. As un vicepresidente puede encabezar una divisin; un director,
un departamento; un gerente, una sucursal y un jefe, una seccin.
NIVELES ORGANIZACIONALES Y EL AMBITO DE LA ADMINISTRACIN
El propsito de organizar es hacer efectiva la cooperacin humana, los
niveles organizacionales son la limitacin del mbito de administracin. En
sntesis los niveles organizacionales existen porque hay un limite de personas
que un gerente puede supervisar con efectividad a veces este limite varia
dependiendo de las circunstancias. Un amplio mbito de administracin se
asocia con pocos niveles.

Organizacin con tramos estrechos:

Ventajas

Desventajas

* Supervisin estrecha
* Control estricto
* Comunicacin rpida entre

* Los superiores tienden a

Involucrarse en exceso en
el Trabajo de los
subordinados
* Subordinados y superiores
* Muchos niveles
administrativos

Organizacin con tramos amplios

Ventajas
* Los superiores se ven
superiores
Obligados a delegar
Se debe establecer polticas
de
Claras
decisiones.
Los subordinados deben ser
Seleccionados con sumo
Cuidado

Desventajas
*Tendencia

de

los

sobrecargados de trabajo
*
a convertirse en cuellos
botella en las
* Riesgo de prdida de
control para el superior
* Se requiere de admires.
Administradores de

Calidad
excepcionales
PROBLEMAS CON LOS NIVELES ORGANIZACIONALES:
Se considera a la organizacin y a la divisin por departamentos como
fines en si mismos y medir la efectividad de las estructuras de la organizacin
con claridad e integridad en los departamentos y los niveles departamentales.

La divisin de actividades no son deseables por completo en s mismos,

en primer lugar, los niveles que crean en una empresa son costosos, porque
mientras mas y mas crece, mas esfuerzo y dinero son dedicados a administrar,
debido a que hay que crear gerentes adicionales y el personal que los asiste en
la coordinacin de actividades departamentales, as como tomar en cuenta el
gasto que repercute la instalacin de ellos en la empresa. Los contadores
llaman a estos costos: Gastos indirectos.
La produccin real se logra por empleados de fbrica, ingeniera o
ventas, que son o podran ser contabilizados como mano de obra directa.
Los niveles por encima de la lnea de fuego estn dotados de gerentes cuyos
costos seria deseable eliminar, si en realidad esto fuera posible.
En segundo lugar, los niveles departamentales complican la
comunicacin dentro de una empresa, porque cuando existe muchos niveles
tiene ms dificultad para comunicar sus objetivos, planes y polticas hacia
abajo, siguiendo la estructura organizacional; a diferencia de una empresa
donde el gerente principal se comunica con sus empleados de manera directa.
En este tipo de organizaciones existe una problemtica con el flujo de la
informacin, porque ocurren omisiones y malas interpretaciones mientras la
informacin fluye lnea abajo.
Los niveles as como complican la informacin hacia abajo, sucede de
igual manera hacia arriba, al complicar la comunicacin desde la Lnea de
Fuego a los comandantes superiores, lo que es igual de importante que la
comunicacin descendente. Con esta problemtica llegamos a la conclusin de
que los niveles son Filtros de la informacin.
Por ultimo, los numerosos departamentos y niveles complican la
planeacin y el control porque un plan puede estar muy bien definido y estar
completo al ms alto nivel pero pierde coordinacin y claridad al ser
subdividido a niveles inferiores. El control se vuelve ms difcil conforme se
agregan niveles y gerentes esta situacin de complejidad en la planeacin y la
dificultad de comunicacin son los que le dan ms importancia al control.

LA POSICIN DE LA ADMINISTRACIN OPERATIVA:

UN ENFOQUE SITUACIONAL.
El enfoque de la escuela clsica al mbito de la administracin se ocupa
de especificar el nmero de subordinados para un mbito efectivo. Los tericos
de la administracin asumen que hay demasiadas variables subyacentes en
una situacin administrativa como para especificar un nmero concreto de

subordinados que un gerente puede supervisar con efectividad. Porque el

nmero exacto depender del efecto de factores subyacentes.
En otras palabras hay que buscar cual es la gua dominante actual que
es la causante del tramo limitado en situaciones individuales con los
subordinados. Examinando que consume el tiempo de los gerentes en su
manejo de relaciones con los subordinados superiores y reducir estas presiones
de tiempo, es una herramienta poderosa el determinar como puede extender el
mbito sin destruir una supervisin efectiva.

FACTORES QUE DETERMINAN UN AMBITO EFECTIVO:

El nmero de subordinados que un gerente puede administrar con
efectividad depende del efecto de los factores subyacentes. Aparte de las
capacidades personales que son una fcil comprensin, llevarse bien con otras
personas y comandar con lealtad y respeto, pero el factor de mayor
importancia es la habilidad de un gerente de reducir el tiempo que dedica a sus
subordinados.
NECESIDAD DE EQUILIBRIO

Los gerentes pueden llegar a tener ms subordinados, que los que

pueden administrar con efectividad, aun cuando deleguen autoridad, realicen
capacitacin formulen planes y polticas claras y adopten tcnicas de control y
comunicacin eficiente.
Lo que se requiere es un equilibrio ms preciso, ampliar mbito y reducir
el nmero de niveles puede ser la respuesta en algunos casos; lo contrario
puede ser la respuesta en algunos casos; lo contrario puede ser valido en otros.
Debemos equilibrar todos los costos de adoptar un proyecto u otro, no slo los
costos financieros, sino los costos en la moral, el desarrollo personal y la
consecucin de los objetivos de la empresa.

TABLA 7.1 Factores que influyen en el mbito administrativo

mbitos
estrechos
(mucho mbitos amplios (poco tiempo
tiempo
dedicado
a
los dedicado a los subordinados)
subordinados)
* Poca o ninguna capacitacin de * Plena capacitacin
los subordinados
subordinados

de

los

* Delegacin de autoridad poco * Delegacin clara y tareas bien

clara

definidas

*
Planes
poco
claros
operaciones no repetitivas
* Objetivos
verificables

para * Planes bien definidos

operaciones repetitivas

estndares

no * Objetivos verificables
como estndares

para
usados

* Cambios rpidos en ambientes * Cambios lentos en ambientes

internos y externos
externos e internos
* Uso de tcnicas de comunicacin * Uso de tcnicas apropiadas como
malas
o
inapropiadas, una estructura de organizacin y
instrucciones vagas
comunicacin
oral
y
escrita
formales
* Interaccin ineficaz del superior y * Interaccin efectiva entre
el subordinado
superior y el subordinado
* Reuniones ineficaces

el

* Reuniones efectivas

* Mayor nmero de especialidades * Mayor nmero de especialidades

en los niveles medio y bajo
en los niveles superiores (altos
gerentes
preocupados
por
el
ambiente externo)
* Gerente
capacitado

incompetente

* Tarea Compleja
* Falta de disposicin
subordinados
a
responsabilidades
y
razonables
* Subordinados inmaduros

no * Gerente competente y capacitado

* Tarea sencilla

de los * Disposicin de los subordinados a

aceptar aceptar responsabilidades y riesgos
riesgos razonables
* Subordinados maduros