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Cuentas por Pagar

INTRODUCCIN

Para una empresa comercial la disponibilidad de financiamiento a corto plazo

y/o a largo plazo son de importancia fundamental para su existencia. De las
vas de financiamiento con que puede contar una empresa se encuentra las
cuentas por pagar.
Muchas compras de las empresas son a crdito, es decir, al efectuarse la
compra, la empresa adquiere una responsabilidad de pagar el monto en el
futuro. Las cuentas por pagar, pues son aquellos importes adeudados por una
empresa, por las compras de materiales, servicios o insumos a crdito; a otras
empresas proveedoras de bienes o servicios.
Para una empresa es importante llevar a cabo un buen proceso y control de
cuentas por pagar, ya que

los problemas ms frecuentes en ella son que los

pagos no se realicen en tiempo y forma. Un buen control de cuentas por pagar

implica llevar al corriente todos los pagos de la empresa para aprovechar los
descuentos por pronto pago en lugar de pagar intereses por no realizar los
pagos en tiempo y forma, as como tener la mercanca cuando lo requiera la
empresa sin contratiempos para que pueda seguir sus operaciones,
sumndole a stos el beneficio para el empresario de su credibilidad como
cliente, lo cual

le ayuda a que puede conseguir ms crditos para el

financiamiento de sus productos y/o servicios.

stas constituyen en la gran mayora de las empresas el monto principal de las
obligaciones circulantes, debido a que se incluyen los adeudos por mercancas
y servicios necesarios para las operaciones de produccin y venta, adems de
otros adeudos por gastos y servicios que no afectan la produccin o inventarios
sino se consideran directamente en las cuentas de gastos, como pueden ser
conceptos relacionados con honorarios profesionales, anuncios de publicidad,
rentas etc., que son aplicados a resultados.

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Cuentas por Pagar

I. ASPECTOS FUNDAMENTALES
1. DEFINICION

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes

materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisicin de
activos fijos o contratacin de inversiones en proceso .Si son pagaderas a
menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si
su vencimiento es a ms de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de stos
por cada documento de origen (fecha, nmero del documento e importe) y por
cada pago efectuado. Tambin deben analizarse por edades para evitar el pago
de moras o indemnizaciones .Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar
cada perodo econmico, deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el
ao prximo).

II.

PRINCIPIOS
Y
PROCEDIMIENTOS
DE
CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR
PAGAR

Deben separarse las funciones de recepcin en el almacn, de autorizacin del

pago y de firma del cheque para su liquidacin.

Es preciso conciliar peridicamente los importes recibidos y pendientes de

pago segn controles contables, con los de los suministradores.

Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada

Factura, su correspondiente Informe de Recepcin (cuando proceda) y el

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-cheque o referencia del pago, cancelndose las Facturas con el cuo de
Pagado.
Es preciso mantener al da los Submayores de Cuentas por Pagar, los de

Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.

Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por

cada Factura recibida y cada pago efectuado; as como por edades y

analizarse por el Consejo de Direccin.
Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben

controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente

recibido.
Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los

Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de
control correspondientes.

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Cuentas por Pagar

III. PROCESO QUE SE LLEVA A CABO CON LA

CUENTAS POR PAGAR

PROCEDIMIENTO-CUENTAS POR PAGAR

RESPONSABLE

ACTIVIDAD
Facturas de Proveedor

AUXILIAR DE
BODEGA /ALMACEN

Debe colocar la fecha y firma de recibido, anexando

la gua con que llego la mercanca. Luego compara
la factura con lo fsico.
En caso de que ocurra alguna), estos deben ser
reportados al rea de Compras.

Analiza la factura, la compara con la OC (orden de

Compra), en caso de anomalas hace lo siguiente:

JEFE DE COMPRAS
Faltante: Envan correo al laboratorio informando el
faltante y Realizan una anotacin en la factura, donde
autorizan al auxiliar contable para generar Nota de
Debito (ND) por dicho faltante.
Faltante sobrante: Envan correo al laboratorio
informando la anomala, y se procede a hacer el
cambio, esto debe ser informado con anterioridad al
rea de Bodega.
El rea de Compras debe adjuntar la OC, a la factura, donde
especifica el plazo pactado para el pago de esta factura, y
los descuentos que esta tiene.
Debe verificar que la factura se encuentre con:

ASISTENTE CONTABLE

Las respectivas firmas, sello y fecha de recibido de bodega

u almacn, adems de todos los datos que sta debe
contener.

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Cuentas por Pagar

Despus de realizar las respectivas tarifas, se debe

Liquidar la factura, contabilizando la cuenta por pagar,

pasndola a tesorera para su respectivo pago.

TESORERIA

Tesorera debe analizar su fecha de pago y hacer la

respectiva programacin

GERENTE
FINANCIERO/ADMINISTR
ATIVO Y CONTADOR

La Cotizacin u Orden de Compra, orden de pago deben

estar firmadas y autorizadas por el gerente/administrador
y el jefe del departamento de contabilidad. Despus de
verificar estos documentos, se procede a realizar la
respectiva contabilizacin (provisin) por parte del asistente
contable.
Debe realizar el siguiente proceso:

TESORERIA

ASISTENTE CONTABLE

Verificar que todos los documentos se encuentren

debidamente autorizados.
Realizar la programacin del pago.
Realizar los Comprobantes de egreso anexando
todos los soporte.
Al efectuarse el pago, el cajero estampa el sello fechador
de pagado, tanto en la cuenta como en los comprobantes
anexos, y anota la salida de fondos en el libro de caja.

Recibe toda la documentacin (comprobantes de egreso)

por parte de tesorera , procede anotar en el registro de
Cuentas por Pagar (que viene a ser un diario), as como los
auxiliares de las cuentas de cargo.

Si el pago no se hace en efectivo, sino mediante cheque (que

siempre deber ser nominativo), el cajero expide adems el cheque
anotando su nmero, tanto en la Cuenta por Pagar como en el libro
de caja, y enva la cuenta y el cheque al departamento de
contabilidad, quien anota en el registro la fecha de pago, gestiona las

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firmas del cheque para as poder llevar acabo la emisin del cheque al
proveedor y pagar las cuentas adeudadas.
.

ENTRADA AL
ALMACEN

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Cuentas por Pagar

IV.- PRINCIPALES CUENTAS POR PAGAR:

4.1 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES:

4.2 CUENTAS POR PAGAR A ACCIONISTAS,

GERENTES Y SOCIOS.

4.3 ) OBLIGACIONES FINANCIERAS

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Cuentas por Pagar

La Cuenta 45 Obligaciones Financieras agrupa las subcuentas que

representan obligaciones por operaciones de financiacin que contrae la
empresa con instituciones financieras y otras entidades no vinculadas, y por
emisin de instrumentos financieros de deuda.
Tambin incluye las acumulaciones y costos financieros asociados a dicha
financiacin y otras obligaciones relacionadas con derivados financieros.

4.4) CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS TERCEROS

La Cuenta 46 Cuentas por Pagar Diversas Terceros agrupa las subcuentas que
representan cuentas por pagar a terceros, que contrae la entidad por transacciones
distintas a las comerciales, tributarias, laborales y de financiamiento.

IMPORTANCIA
En esta cuenta tambin se registra el pasivo generado por la adquisicin de activos de
uso permanente, tales como Inversiones Inmobiliarias, Intangibles, Inmuebles,
maquinaria y equipo, entre otros similares.

CMO SE ORIGINAN?
En esta cuenta se mostrarn las deudas pendientes de pago que tienen un origen
distinto al origen de la empresa. Representan obligaciones a cargo del ente econmico
originadas en bienes o servicios requeridos.

CMO SE CONTROLAN?
El objetivo del control de estas cuentas por pagar diversas-Terceros es llevar al
corriente todos los pagos de la empresa as como tener la mercanca cuando lo
requiera la empresa sin contratiempos para que pueda seguir sus operaciones.
El objetivo del control de efectivo es salvaguardar los recursos de las empresas contra
fraudes o ineficiencias ya que es el activo ms lquido de la empresa, para esto hay
que tener un buen sistema de control interno Y evitar que los empleados utilicen dinero
de la empresa para uso personal.

CMO SE PAGAN?
Que se acreditan en los comprobantes la fecha de pago o las letras, y en qu fecha se
tienen q pagar. Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de
pago, as como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.

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Cuentas por Pagar

4.5) CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS

RELACIONADAS

La Cuenta 47 Cuentas por Pagar Diversas Relacionadas agrupa las subcuentas

que representan obligaciones a favor de empresas relacionadas, que contrae la
entidad por operaciones diferentes a las comerciales y a las obligaciones financieras.

IMPORTANCIA
En esta cuenta slo se incluyen las transacciones realizadas con accionistas personas
jurdicas. Las realizadas con personas naturales se presentan en la Cuenta 44
Cuentas por pagar a los accionistas (socios), directores y gerentes.

COMO SE ORIGINAN?
Esta cuenta tiene similar tratamiento que la cuenta 46; con la nica diferencia que
corresponde a operaciones que la empresa realiza con sus partes relacionadas o
vinculadas. Por ello, en esta cuenta no se ha incluido una subcuenta para
Reclamaciones de Terceros. Adems, se comprenden tambin los prstamos con
Partes Relacionadas, aun cuando corresponde a una Obligacin Financiera.

COMO SE CONTROLAN?
Los beneficios de estos controles son que la empresa tenga la seguridad de que su
dinero est siendo manejo por personal autorizado y confiable donde el empresario
este seguro de que esa persona est llevando a cabo correctamente las cosas y no
darle un mal uso al efectivo. As como el de cuentas por pagar trae como beneficio
para el empresario su credibilidad como cliente, y esto le ayuda a que puede conseguir
ms crditos para el financiamiento de sus productos.

COMO SE PAGAN?

Por ltimo, tanto el prstamo recibido como los pagos que se efecten deben
realizarse utilizando los medios de pago establecidos en la Ley de Bancarizacin,
seala expresamente que tratndose de mutuo de dinero sin importar su monto debe
realizarse mediante medios de pago.

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Cuentas por Pagar

4.6) TRIBUTOS POR PAGAR

DEFINICIN:

Representa una obligacin por impuestos, contribuciones y otros tributos, a cargo de la

empresa.
Son pagos obligatorios que debemos hacer todas las personas al Estado, en la
cantidad y forma que sealan las leyes.

IMPORTANCIA:

Con los impuestos se paga todo aquello que pertenece al Estado y del cual nos
beneficiamos los ciudadanos: colegios, hospitales, carreteras, servicio de limpieza,
transporte pblico, profesionales educativos y sanitarios, bomberos, polica, ejrcito,
etc. Por este motivo, es muy importante saber que nuestros impuestos van a parar a
nuestro propio beneficio.

PORQU SE ORIGINA:

Por el hecho generador de la obligacin tributaria.

CMO SE CONTROLAN:

Por el cronograma de pagos dispuesto por la SUNAT

QUINES PARTCIPAN

El estado y el contribuyente. Adems del asesor contable que realiza el clculo

de todos los tributos correspondientes a la empresa. Su pago puede ser va
internet o al banco.

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4.7) REMUNERACIONES POR PAGAR

Representan las obligaciones con los trabajadores por concepto de remuneraciones,
participaciones por pagar y beneficios sociales.

IMPORTANCIA:

El salario constituye el centro de las relaciones de intercambio entre las personas y las
organizaciones. Todas las personas dentro de las organizaciones ofrecen su tiempo y
su fuerza y a cambio reciben dinero, lo cual representa el intercambio de una
equivalencia entre derechos y responsabilidades reciprocas entre el empleado y el
empleador.
El salario para las personas los salarios representan una de las complejas
transacciones, ya que cuando una persona acepta un cargo, se compromete a una
rutina diaria, a un patrn de actividades y una amplia gama de relaciones
interpersonales dentro de una organizacin, por lo cual recibe un salario. As, a cambio
de este elemento simblico intercambiable, EL DINERO, el hombre es capaz de
empear gran parte de s mismo, de su esfuerzo y de su vida.
El salario para las organizaciones, para las organizaciones los salarios son a la vez un
costo y una inversin. Costo, Porque los salarios se reflejan en el costo del producto o
del servicio final. Inversin, porque representa aplicacin de dinero en un factor de
produccin. El trabajo como un intento por conseguir un retorno mayor.

PORQU SE ORIGINA:

Porque la empresa necesita que el empleador desarrolle un trabajo

determinado.
Por el tiempo y el esfuerzo que brindan los empleadores.

CMO SE CONTROLAN:

Se pagar con la periodicidad estipulada en el contrato, pero los perodos que

se convengan no podrn exceder de un mes.

QUINES PARTCIPAN

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Cuentas por Pagar

El trabajador y el empleador. Adems del asesor contable que realiza el clculo

de todas las remuneraciones correspondientes. Su pago se puede realizar con
la apertura de una cuenta corriente a nombre del trabajador, una vez
descontadas los aportes.