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Le confrencier
Dominique Mollard est ingnieur, diplm du CNAM.
Il est directeur de projet dans une grande administration franaise. Il a une exprience de la conduite
de projets dcisionnels, principalement dans le
domaine du contrle de gestion et de la performance
et a conduit galement un projet qui visait des indicateurs centrs autour du dveloppement et de la
qualit informatique. Cest le thme qui a t choisi
pour cette rencontre Autour dun verre .
La prsentation tait articule autour de trois axes :
Le premier concerne la prise de dcision et les besoins de pilotage de la performance et de contrle
de gestion et permet de rpondre la question :
Pourquoi construire des systmes dcisionnels ?
Le second axe rpond la question : Comment
construire un systme dcisionnel, en privilgiant
une prsentation pragmatique plutt que thorique ?
Le troisime axe fait un parallle entre des systmes dcisionnels pour la performance et le contrle
de gestion, et la gouvernance des systmes dinformation.
La performance
Cest un terme la mode depuis quelques
annes. Des spcialistes du coaching ou des entraneurs dquipes sportives animent des confrences
et expliquent aux chefs dentreprise leur approche de
Pertinence
Efficacit
MOYENS
RESULTATS
Efficience
On mesure ainsi la pertinence, lefficacit et lefficience. Ce sont les bases dun systme dcisionnel
pour la mesure de la performance, pour le contrle
de gestion et pour la dmarche qualit.
On peut ajouter une quatrime dimension, propose
par Yvon Pesqueux, qui permet de prendre en
compte la satisfaction de lutilisateur. Yvon Pesqueux
introduit la notion de partie prenante ; par exemple un
actionnaire de lentreprise, ou le citoyen contribuable
pour une administration.
Le dcideur a besoin davoir une connaissance de ce
qui se passe pour agir. De l, nat le besoin dun
reporting labor, quitte, au besoin, se confectionner ses propres tableaux de bord. Il est galement ncessaire de prdire pour orienter laction.
Comment prdire ? Sur le site Internet du CNAM
(www.cnam.fr), le LIPSOR (Laboratoire de Prospective) prsente des outils permettant de raliser des
tudes prospectives. Ces outils sappuient sur une
mthode statistique labore qui ncessitera des
donnes historiques pour alimenter ces outils et
mthodes. Au fur et mesure de la collecte des
donnes, des chroniques seront disponibles et
constitueront, au bout de six mois ou un an, un
volume de donnes suffisant pour faire des prvisions. Il sagit dune dimension supplmentaire des
systmes dcisionnels, la dimension temporelle.
La logique de construction des systmes dcisionnels a volu dune approche verticale , autrefois
fonde sur un infocentre ou un service de la
statistique, vers des architectures plus souples. Cette
souplesse est apporte ds la conception du
systme dalimentation, appel grer les volutions
des systmes produisant les donnes, tels que les
logiciels de comptabilit qui ont leur propre cycle de
vie.
Il faudra ainsi rpercuter vers le systme dcisionnel
chaque volution de ce logiciel, ce qui soulve la
question du cot dobtention de ces informations. Un
systme de contrle de gestion ne peut pas tre en
contradiction avec lui-mme et coter plus cher que
les conomies quil permettra dapporter.
Une autre question concerne les utilisateurs des
tableaux de bord, et en particulier le dcideur . On
imagine quelquun, quelque part vers le haut de la
pyramide, qui rgulirement accde au tableau de
bord, rapproche les informations dont il dispose des
objectifs et prend les dcisions ncessaires. Il sagit
dune approche ascendante qui consiste faire
remonter les donnes ncessaires la prise de
dcision puis communiquer de faon descendante
les actions correspondantes. Les organisations ne
sont plus aujourdhui structures de cette faon, mais
plutt selon diffrents niveaux avec la mise en place
de mcanismes de dlgation ou de dconcentration.
Ce type dorganisation induit le besoin de tableaux de
bord multi niveaux. Un dcideur aura par exemple
besoin de nutiliser un instant donn quune partie
de la centaine dindicateurs disponibles dans le
systme dcisionnel, pour suivre une campagne ou
des vnements sur une priode bien dlimite. Sur
un autre axe, lorganisation sera trs probablement
structure en domaines fonctionnels, chacun ayant
ses propres proccupations et besoins de suivi. Par
exemple, le service marketing aura des proccupations diffrentes de celles du service de lapprovisionnement et cherchera analyser les ventes dun
secteur donn. Ils vont surveiller 7 8 indicateurs qui
leur permettront de dialoguer avec les responsables
des ventes et leur responsable hirarchique, qui
disposera, de son ct, des indicateurs correspondant son niveau de responsabilit. lautre bout de
la chane de ces systmes, il faut que la restitution
des informations dcisionnelles soit adapte
lutilisateur selon diffrents niveaux.
Autre problme, celui du stockage. Si un systme
dcisionnel ne ncessite pas forcment de gros
volumes de donnes au moment de sa mise en
uvre, le stockage des donnes de dtail sur des
priodes longues peut faire grossir la base de
donnes dans des proportions importantes. Le volume dinformations potentiellement restituables sera
difficile faire tenir sur un tableau de bord et traiter
pour prendre une dcision. Il existe galement une
diffrence dchelle entre le systme dcisionnel
dune PME, dune petite structure ou dune agence et
celui dune organisation plus importante. Dans le
Les indicateurs
Si on regarde ce que mesure une organisation,
on remarque que les indicateurs permettent principalement de mesurer la chose produite , sa qualit
et son efficience, et ont pour but de donner de la
visibilit sur lactivit. Lefficience est mesure par le
rapport entre les rsultats atteints et les moyens
engags. Des plans de production vont prvoir les
livraisons, projet par projet. Un certain nombre de
livraisons sont attendues dans lanne et font lobjet
dune planification, dun diagramme de Gantt, outill
par exemple par MS-Project. Si on constate que 99%
des livraisons sont intervenues dans le dlai du
planning, on peut envisager de resserrer un peu les
dlais et dutiliser une marge de progression.
Ce qui est particulirement intressant, cest le dialogue qui prend appui sur les indicateurs. Par exemple,
lexamen du nombre de livraisons intervenues hors
dlai peut rvler un problme dans lestimation de la
charge ou rvler les consquences dun ala pendant la phase de dveloppement. La valeur mesure
de lindicateur va permettre damorcer le dialogue
avec les chefs de projet et de voir ce qui sest pass.
Cest peut-tre un problme de march notifi trop
tard, dassistance externe arrive trop tard, de disponibilit du matriel ou encore un bug sur un progiciel
que lon na pas pu contourner tout de suite.
Sur la base de ces informations, on pourra prendre
les actions correctives ncessaires, recaler les dlais, surveiller la notification des bons de commandes
et la passation des marchs.
On pourra avoir une action vis--vis des diteurs de
progiciels, leur faire constater, statistiques lappui,
que les dernires versions livres prsentaient beaucoup de dfauts, qui ont demand un appel au
support. On dispose alors dune base factuelle pour
discuter des problmes rencontrs et envisager les
actions permettant leur rsolution.
Conclusion du confrencier
Dominique Mollard indique, en conclusion, que des
efforts ont t faits pour formaliser le domaine
dapplication du pilotage de la performance la
gouvernance des systmes dinformation. Ce sujet
touche aux moyens et leur utilisation pour atteindre
des objectifs. Il y a cependant un aspect psychologique, li aux pratiques, qui impose la conduite du
changement.
Un systme dcisionnel pour le suivi des projets, en
appui de la gouvernance des systmes dinformation,
aura une chelle beaucoup moins importante quun
systme dcisionnel pour le pilotage de la performance qui soit institutionnel. Par contre, il est
probable que lun sera imbriqu dans lautre. Les
indicateurs de qualit informatique que lon mesure
avec loutil appliqu la gouvernance des systmes
dinformation, refltant par exemple le nombre
dheures potentiellement perturbes par application
sur une anne, seront remonts dans le systme
dcisionnel institutionnel. Linformatique nest finalement quune des fonctions de lentreprise, une fonction de support des processus mtiers, tout comme la
vente, ou les achats.
Il est donc ncessaire de mettre en place un outil
pour le dcideur, au plus haut niveau, qui lui permettra de connatre ltat de sant de la production
informatique, via les indicateurs sur la qualit ou le
fonctionnement des services dassistance. Il est galement ncessaire de mettre en place un systme un
peu plus prcis, centr sur linformatique, qui
permette de mesurer un niveau de dtail plus fin
les mmes processus et de donner au DSI une
image de ce qui se passe.
Et puis, dernier point, il y a une convergence entre la
logique de construction de ces systmes dcisionnels et des rfrentiels tels que CMMI. Au niveau des
domaines Assurance Qualit et Mesures et
Analyses , le fait davoir dfini des indicateurs,
dtre outill pour en tracer la valeur, et de les restituer constitue un bon point de dpart par rapport au
niveau de maturit que lon vise. Le systme dcisionnel nest pas en contradiction avec cette logiquel, bien au contraire. Il fournit dj des lments qui
permettent de dmontrer de faon prcise, fiable,
pertinente et le moins possible discutable que lon a
atteint un niveau donn.
Quelques questions
Comment les donnes peuvent-elles tre fiables,
pertinentes, prcises ?
La rponse de Dominique Mollard semble vidente :
en faisant les bons choix de conception ds le
dmarrage du projet. Il y a diffrentes faons dalimenter un systme dcisionnel : on peut prendre
contact avec lquipe responsable du systme et lui
demander de produire un fichier ou un flux par lintermdiaire dune interface. Deux faons de procder
sont envisageables :
aller chercher les donnes directement dans lapplication, en dveloppant un collecteur, interroger sa
base de donnes et stocker les donnes vises ;
ou alors, ngocier un contrat en prcisant les
donnes ncessaires en dfinissant un lot de
collecte, par exemple des enregistrements qualit et
le format dchange.
Lobjectif est de rechercher un format de donnes qui
facilite la collecte et lintgration pour le client et qui
minimise la charge de production pour le fournisseur.
La contractualisation permet datteindre un niveau
lev de qualit dans la fourniture des donnes. Pour
un fichier dchange au format texte dlimit, par
exemple, des contrles sur les zones pourront tre
spcifis et mis en place dans lapplication productrice. Lutilisation du langage XML permet dtendre
ces contrles au typage des donnes, leur caractre obligatoire ou non et de mieux contrler leur
structure. En complment, des procdures spcifiques permettront de dtecter les erreurs lors de
lalimentation et didentifier les applications sources
de donnes pour lesquelles des erreurs rcurrentes
sont constates. Par exemple, la collecte de lapplication Digital1 sappuie sur 33 applications denvironnements trs diffrents produisant des donnes au
moyen de fichiers dont le format est en texte
dlimit . Ce choix technique est bien adapt aux
applications traditionnelles et a fait lobjet dun trs
large consensus. La mise en place de contrles
qualit lors de lalimentation a galement un effet
prventif car le fournisseur sera incit assurer la
qualit de ses productions pour viter les rfections.
Des points de contrle qualit peuvent tre galement dfinis aux diffrentes tapes de lalimentation.
Par exemple, sur la prsence des lots de collecte, le
format des donnes quils contiennent, lors de
linsertion des donnes dans la base de donnes et
au niveau des outils de restitution.
Pour le contrle de gestion, cela parat simple.
Comment, dans une DSI, quand on na pas
dindicateurs, avoir cette fiabilit des donnes
sans la lourdeur ?
En tant que responsable dquipe projet ,
Dominique Mollard nous indique quil alimentait ces
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Vronique Pelletier
home.pelletier@club-internet.fr
Dominique Mollard
dominique_mollard@yahoo.fr
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Quelques prcisions
Diagramme de Gantt : outil permettant de modliser la planification des tches ncessaires la ralisation
dun projet.
OLAP ou cube (daprs Wikipedia) : OnLine Analytical Processing (OLAP) dsigne les bases de donnes
multidimensionnelles (aussi appeles cubes ou hypercubes) destines lanalyse et il soppose au terme OLTP
qui dsigne les systmes transactionnels. Ce terme a t dfini par Ted Codd en 1993 au travers de 12 rgles
que doit respecter une base de donnes si elle veut adhrer au concept OLAP.
Les 12 rgles de Codd sont les suivantes :
vue conceptuelle multidimensionnelle ;
transparence ;
accessibilit ;
constance des temps de rponses ;
architecture client serveur ;
indpendance des dimensions ;
gestion des matrices creuses ;
accs multi-utilisateurs ;
pas de restrictions sur les oprations inter et intra dimensions ;
manipulation des donnes aise ;
simplicit des rapports ;
nombre illimit de dimensions et nombre illimit dlments sur les dimensions.
Ce concept est appliqu un modle virtuel de reprsentation de donnes appel cube ou hypercube OLAP.
CMMI
CNAM
Data mining
Datamart
Magasin de donnes
Datawarehouse
Entrept de donnes
DSI
MOE
Matrise duvre
OLAP
PME
SID
XML
Bibliographie
Dominique Mollard - Systmes dcisionnels et pilotage de la performance - Herms-Lavoisier
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