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PAPELES DE TRABAJO
INTRODUCCIN
Es tarea importante del auditor pblico, verificar mediante la prctica de auditora, el cumplimiento de
la legalidad en la actuacin del Instituto, y la aplicacin de la normatividad para incrementar los
niveles de eficiencia, eficacia y productividad; motivo por el cual, se presenta esta gua sobre la
elaboracin de papeles de trabajo, ndices, cruces y marcas de auditora, para uniformar los criterios
en su elaboracin, ya que son la principal herramienta que respalda el trabajo profesional del auditor.
Los papeles de trabajo son un instrumento mediante el cual, el auditor respalda de manera detallada
y sistemtica la descripcin de las pruebas realizadas, despus de la aplicacin de tcnicas y
procedimientos en los que sustenta y apoya los resultados obtenidos.
Cabe hacer mencin, que para la elaboracin de la presente Gua, se tom como referencia lo
sealado en las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas por la Secretara de Contralora y
Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la Funcin Pblica.
DISPOSICIONES GENERALES
La Contralora del Instituto observar las Normas Generales de Auditora Pblica emitidas por la
Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, ahora Secretara de la Funcin Pblica, en todo
aquello que no se oponga a sus funciones y atribuciones previstas en la Ley de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal y el Reglamento Interior del Instituto.
I. OBJETIVO
Uniformar criterios para la elaboracin, ordenamiento y consulta de las cdulas de trabajo y la
documentacin soporte de las mismas, a fin de respaldar, debidamente los trabajos desarrollados en
la auditora.
II. DEFINICIN
Papeles de Trabajo: Es el conjunto de cdulas y documentos que contienen los datos e informacin
obtenida por el auditor en su revisin, en los cuales se describen las pruebas realizadas, los
procedimientos aplicados y los resultados con los que se sustentan y apoyan las observaciones,
recomendaciones, acciones, opiniones y conclusiones del informe correspondiente.
Cdulas de Auditora: Es la hoja en la que consta el desahogo de los procedimientos de auditora
efectuados durante la revisin, as como de los resultados obtenidos.
Documentacin soporte: Son los documentos generados por las operaciones de las Unidades
Administrativas auditadas, que se anexan a las cdulas de trabajo como evidencia de los hechos
observados y/o anlisis efectuado (facturas, resguardos, contratos, etc.).
de la auditora.
Establecer el diseo basado en la informacin a obtener, as como las pruebas
de cumplimiento y sustantivas que vayan a realizarse.
Al formularlos:
efectuadas.
Anotar la informacin conforme se obtenga.
Respetar el orden en que aparece la informacin en los documentos fuente.
Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las
pruebas realizadas.
Anotar las marcas que Sean necesarias.
No pasar las cdulas en limpio, salvo casos excepcionales.
Cruzar la informacin entre cdulas.
Est integrado por un conjunto de documentos y cdulas que se localizan en uno o varios legajos
especiales y sirve de apoyo en auditoras posteriores; su consulta evita que se duplique la
trascripcin innecesaria de cdulas, por lo que su conformacin inicia desde la etapa de planeacin
de la auditora, al obtener informacin general de las reas susceptibles a evaluar, (direcciones de
rea) como: la estructura orgnica, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de informacin;
incorporando los objetivos de auditora y el programa especfico de revisin.
B.
Expediente de papeles de trabajo
actuales.
El auditor deber elaborar los papeles de trabajo en el momento en que se realice la revisin y sirven
para:
Que se entienda.- Deber ser de fcil interpretacin al enfoque de la revisin, de los procedimientos
que se aplicaron, as como su alcance y el motivo de aplicar determinados procedimientos, los
resultados que se obtuvieron, si estos constituyen irregularidades o deficiencias y las pruebas que lo
respaldan.
De fcil lectura.- Debe incluir los datos por orden de importancia e identificables y escribir con letra
legible, a fin de facilitar la lectura.
Objetiva.- Se tiene que asentar nicamente los hechos y cifras que consten efectivamente en los
registros contables o en la documentacin comprobatoria que demuestre el resultado de la aplicacin
de los procedimientos efectuados, si contienen las cdulas suposiciones, sospechas o
consideraciones personales se indicarn claramente en la misma situacin.
IV.3 Estructura o elementos que integran las cdulas de trabajo
Las cdulas de auditora deben contener datos que permitan conocer de manera Clara y precisa qu
se revis y cules fueron los resultados obtenidos, y deber utilizarse el formato sealado en el
anexo I, sus componentes son:
Encabezado.- Incluye los datos de identificacin que deben anotar en la parte superior de las cdulas
y contiene los siguientes datos:
Cuerpo de la cdula.- Comprende el resultado de la revisin, indicando entre otros aspectos, las
partidas y los resultados a que se llegaron, las pruebas que apoyan los resultados, la conclusin
obtenida, y en su caso, notas complementarias o aclaratorias que tienen por objeto ampliar, explicar o
complementar la informacin solo cuando se considere necesario.
Pie.- Al calce de la cdula se anotar la fuente de datos y significado de las marcas, as como la firma
del auditor que elabor y supervis el papel de trabajo.
La fuente de datos es toda clase de documentos, libros de contabilidad, registros, contratos,
expedientes, etc., de donde provienen los datos de los hechos, firmas de la persona que elabor y
supervis la cdula y observaciones anotadas en la clusula de auditora.
IV.4 ndices de auditora
Todos los documentos que integran el trabajo desarrollado en la auditora se integrarn en
expedientes o legajos de papeles de trabajo, los cuales, para su distincin o clasificacin, se sealan
mediante un clave escrita en todos y cada uno de los documentos que lo integran en el ngulo
superior derecho con lpiz de color (rojo preferentemente); estas marcas, se conocen con el nombre
de ndices.
Es mediante el uso de ndices como se pueden distinguir unas cdulas de otras as como clasificarlas
por grupos homogneos. De la sola lectura del ndice se puede saber o identificar de que cdulas se
trata y el lugar que le corresponde en los expedientes. Los ndices debern ser alfanumricos,
teniendo un orden lgico y flexible.
El uso de los ndices cruzados en los papeles de trabajo sirve para relacionar las cdulas. sta, es
una de las fases principales del trabajo del auditor y facilita la revisin de los expedientes o la
consulta de determinado rengln, cifra o concepto.
A continuacin se seala los ndices a utilizar en la integracin de los expedientes de papeles de
trabajo que generan las revisiones efectuadas al Instituto.
NDICES
CONCEPTO
ANTECEDENTES DE LA REVISIN
SERVICIOS PERSONALES
RUBRO ADQUISICIONES
FONDOS Y VALORES
CASOS ESPECIALES
SEGUMIENTOS DE OBSERVACIONES
A.
Antecedentes de la revisin.- Es toda aquella documentacin que puede ser utilizada para
conocer, planear y dirigir la revisin a efectuar, por ejemplo: orden de auditora, carta planeacin,
cronograma de actividades, acta de inicio de auditora, informes de auditoras anteriores,
seguimiento de observaciones, comunicaciones sobre problemtica, etc.
B.
Informe definitivo, borrados del informe y copia de las observaciones comentadas.Comprende el informe donde se seala el resultado de la auditora practicada, as como las
observaciones que se determinaron y que fueron comentadas con el personal autorizado del rea
revisada.
C. Servicios personales.- Comprende toda aquella revisin sobre estructura orgnica, manual de
organizacin y procedimientos, estructura bsica y no bsica, control de personal, expedientes,
confronta de tabuladores de sueldos autorizados contra nmina, verificacin de pagos y
estructura funcional, etc.
D.
G.
H.
Al igual que las cdulas de observaciones, las cdulas de seguimiento deben ser comentadas con el
responsable del rea auditada, antes de quedar plasmadas en el informe de auditora.
Estos conceptos no son limitativos y estarn sujetos a la situacin y criterios de los responsables de
las auditoras practicadas.
El anexo II se muestra la cartula que debe integrase a los expedientes o legajos de auditora.
Si la revisin comprende ms de un ejercicio, al ndice del rubro se agregar un dgito comenzando
por el nmero 1 (uno) para identificar cada perodo, mismo que se asignar del ejercicio ms antiguo
al ms reciente.
Ejemplo:
D
D1
Adquisiciones
Adquisiciones de 2004
Ejemplo:
D1-1
D1-2
D1-3
Estos ndices en las cdulas, significarn que corresponde al expediente del rubro
de adquisiciones (D), ao de 2004 (D1) y que es la primera hoja del expediente
(D1-1)
Se pondr un nmero consecutivo-progresivo si se integran ms cdulas (D1-2,
D1-3), etc.
Cuando en una revisin no se utilizan todos los ndices; en el formato ndice general del expediente
manejado se mencionan como no utilizados y se respetar el orden general.
IV.5 Marcas de auditora
Son signos que al auditor anota en sus cdulas para sealar o resaltar un hecho o prueba efectuada,
describiendo al calce de la misma el significado de la misma.
Marca
Significado
Clculo verificado.
Cifra cuadrada.
Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en
tabulaciones, sumatorias, inventarios, etc.
Documento o punto pendiente por aclarar, revisar o localizar.
Documento o punto pendiente que fue aclarado, verificado o
Comprobado.
Marca
Significado
Confrontado contra documentacin comprobatoria en original.
e 9
Expediente revisado.
d 9
dc 9
Obs.
Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor
referenciar y comentar la informacin contenida en sus papeles de trabajo:
Conectores
1
Notas
2
Una de las formas ms sencillas de cruzar las cdulas de auditora es el mtodo de las flecha es
decir, mediante el uso de una flecha de color (rojo preferentemente), se cruzarn o relacionarn los
datos o cifras entre las cdulas de trabajo del auditor.
Ejemplo:
Viene de (ndice)
Cdula D-1
Va hacia (ndice)
Como se puede observar la punta de la flecha indica el destino de la relacin en la informacin, lo
cual permite conocer el origen o base de datos, cifras, opiniones o informacin reflejada en las
cdulas de auditora o entre ellas.
Descripcin
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.