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Manuel
de Gestion
Financire
pour les
Partenaires
Matieres
1. INTRODUCTION A LA GESTION FINANCIERE
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49
49
CONTROLES INTERNES
52
10
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53
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FRAUDE ET IRREGULARITES
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2. PLANIFICATION ET BUDGETISATION
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20
24
24
DOCUMENTS COMPTABLES
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AUDIT EXTERNE
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29
64
30
64
32
65
66
66
RAPPORT FINANCIER
40
41
46
Avant-propos
8 ANNEXES
71
71
Une bonne gestion financire est un atout essentiel dans le bon dveloppement organisationnel
ET DE PAIEMENTS
DE RECONCILIATION BANCAIRE
DU COMPTE CAISSE
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77
78
83
73
75
reste incertain : il pourra tre difficile de prvoir lpuisement des ressources financires et,
permettent lorganisation dtre plus apte contrler ses propres affaires. Sans cela, lavenir
surtout, il pourra tre difficile de financer des projets/programmes.
Le 1er chapitre de ce manuel offre un aperu des lments, des principes, des outils et de la
responsabilit de la gestion financire. Le 2me chapitre traite des principes de base de la
planification et de la budgtisation, la premire des quatre tches spcifiques de la gestion
financire. Il prsente les meilleures pratiques de la planification budgtaire, du suivi des
budgets et de la prvision des flux de trsorerie. Le 3me chapitre examine les principaux
registres tenus. Le chapitre dcrit limportance des registres, des mthodes comptables et des
documents comptables essentiels devant tre tenus. Le 4me chapitre traite des diffrents
types de rapports financiers exigs par les parties prenantes. Le 5me chapitre tudie les
contrles financiers et les meilleures pratiques pour sen servir. Le 6me chapitre traite de
la fraude et des irrgularits, les risques associs ainsi que la manire de les rduire. Le
7me chapitre dcrit les procdures internes et externes daudit, leur importance ainsi que les
types dopinion daudit. Enfin, le manuel contient une liste de formats dchantillons dans la
section des annexes.
Objectif du manuel
Ce manuel dcrit les meilleures pratiques dans les tches spcifiques de gestion financire
notamment, la planification et la budgtisation ainsi que les contrles financiers. Il tudie
ce que les quipes de direction peuvent faire pour guider lorientation long terme de leur
organisation (une activit parfois dsigne sous le terme de gouvernance ) et il dcrit
dautres aspects de la gestion financire pouvant tre incorpors dans la structure dune
organisation. Nous esprons que ce manuel sera utilis par les prsidents et membres
des comits de direction, les dirigeants, les directeurs, les gestionnaires, le personnel
Remerciement
finances.
ne doit pas tre considre comme une activit part rserve au personnel charg des
Dans llaboration de ce manuel, nous nous sommes appuys sur le Manuel de gestion
financire pour les organisations non gouvernementales (MANGO) ainsi que sur la
suivi des ressources financires dune organisation pour atteindre des objectifs.
Comptabilit
et tenue des
registres
Solide
gestion
financiers
Rapport
financier
Contrles
financiers
ont un devoir oprationnel, moral et lgal dexpliquer leurs dcisions et leurs actions
Si lorganisation a fix un budget, quelle a tenu et rapproch ses comptes de faon claire et
en temps opportun, il est alors trs facile dlaborer des rapports financiers qui permettent
aux gestionnaires de vrifier les avances de lorganisation.
1.2.3 La transparence
Lorganisation doit faire preuve douverture sur ses activits en mettant la disposition
des parties prenantes concernes les informations sur ses activits et projets. Cela inclut
contrles internes est mis en place pour protger les actifs de lorganisation et pour grer
parties prenantes, y compris les bnficiaires. Si une organisation nest pas transparente,
le risque interne. Il a pour objectif de dissuader le vol opportuniste ou la fraude ainsi que de
reprer les erreurs et les omissions dans les documents comptables. Un mcanisme efficace
de contrle interne protge galement le personnel concern par les activits financires.
1.2.4 La viabilit
Afin dtre financirement viables, les dpenses dune organisation doivent tre
quilibres par rapport aux rentres des fonds, aussi bien aux niveaux oprationnels que
Il est utile didentifier une srie de principes de bonnes pratiques pouvant servir de norme
guide de haut niveau aux administrateurs et aux cadres suprieurs pour les aider sassurer
financire pour dmontrer comment ils comptent remplir les obligations financires et
de ce que leur organisation utilise les fonds de manire efficace et que le personnel travaille
de manire approprie.
1.2.5 Lintgrit
1.2.1 La cohrence
Les politiques et les mcanismes financiers dune organisation doivent tre cohrents au fil
respectant la politique et les procdures et en faisant part de tout intrt personnel qui
la prparation de rapports financiers. Cela ne signifie pas que les mcanismes ne peuvent
puisse entrer en conflit avec leurs activits officielles. Lintgrit des documents et des
pas tre affins pour rpondre aux besoins dune organisation qui volue. Des mthodes
1.2.6 La gestion
Une organisation doit prendre bon soin des ressources financires qui lui sont confies
et veiller ce quelles soient utilises pour lobjectif prvu cest ce quon appelle la
Lorganisation doit expliquer toutes les parties prenantes, y compris les bnficiaires, la
manire dont les ressources ont t utilises et le rsultat atteint. Toutes les parties prenantes
ont le droit de savoir comment leurs fonds et leur autorit ont t utiliss. Les organisations
financire travers une planification stratgique minutieuse, une valuation des risques
financiers ainsi que par la mise en place de mcanismes et contrles adquats.
1.3.3 Le contrle
Un systme de contrles, de freins et contrepoids est primordial pour veiller sur la bonne
application des procdures et des ressources au cours de la mise en uvre du projet/
programme.
Les outils : budgets, pouvoir dlgu, procdures dapprovisionnement, rconciliation,
audit interne et externe, registre des actifs immobiliss, politique en matire de vhicule,
dassurance, etc.
1.3.4 La surveillance
Il sagit de fournir rgulirement et en temps opportun des informations aux gestionnaires
et parties prenantes dans lobjectif de contrle. La surveillance signifie la comparaison
de la performance relle avec les plans pour valuer lefficacit de ceux-ci, identifier les
faiblesses un stade prcoce et prendre, le cas chant, des mesures correctives.
Les outils : rapports dvaluation, rapports de contrle du budget, rapports de flux de
1.3.1 La planification
La planification est fondamentale au processus de gestion et suppose de prvoir la
prparation de lavenir. Lors de llaboration dun plan, les gestionnaires devront envisager
plusieurs alternatives possibles et faire un certain nombre de choix ou prendre certaines
dcisions. La planification doit toujours prcder la mise en uvre.
Les outils : plan stratgique, plan de dveloppement, plan dactivit, budgets, plans de
travail, prvision de flux de trsorerie, tude de faisabilit, etc.
trsorerie, tats financiers, rapports de projet, rapports des donateurs, rapports daudit,
rapports dvaluation, etc.
1.3.2 Lorganisation
Les ressources de lorganisation le personnel et les volontaires, les vhicules, les biens,
largent doivent tre coordonnes pour garantir la mise en uvre du plan gnral. Il est
ncessaire de clarifier quelles activits et responsabilits doivent tre engages, quand et
par qui.
Les outils : constitution, organigrammes, diagramme de flux, description des fonctions,
codes comptable, manuels financiers, budgets, etc.
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tant donn que le conseil de direction est constitu de bnvoles qui ne se runissent que
quelques fois au cours de lanne, il dlgue son pouvoir en matire de gestion quotidienne
au DG nomm par le conseil pour mettre en uvre sa politique. Le DG dcide alors
son tour de la manire de dlguer ses pouvoirs et de partager les tches entre lquipe
du personnel. Bien quil soit normal pour le conseil de direction de dlguer le pouvoir
aux membres du personnel, il ne peut dlguer toute sa responsabilit, la responsabilit
organisation, le trsorier peut assumer un rle plus actif tel que soccuper de la
linstance dirigeante.
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soient respectes.
La figure ci-dessous montre comment le pouvoir concernant les tches quotidiennes
de gestion financire est dlgu aux instances subalternes travers les rseaux de la
structure de gestion. Le processus de responsabilit remonte paralllement travers la
structure lorsque les personnes rendent compte des rsultats.
Pouvoir dlgu
Obligation de rendre compte
Conseil dadministration
Directeur gnral
Gestion
Personnel de soutien
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Responsabilit
Les fonctionnaires honoraires sont ceux qui sont lus ou nomms des
doit mettre en place des mcanismes de surveillance pour sassurer que ses instructions
Pouir dlgu
ultime lui incombant. En outre, un pouvoir sans responsabilit est malsain le conseil
2. Planification et budgtisation
que les activits dune organisation sont effectues efficacement et, particulirement, que les
informations financires indispensables sont fournies de faon efficace et dans les dlais.
Objectifs
Activits
Ressources
procdure de planification des recettes et des dpenses pour un dlai ou un projet dtermin.
Cot
Financement
Rsultats
Lorsque le budget a t adopt et que les activits ont t ralises, le processus est achev
en comparant le plan (budget) avec le rsultat final ( rel ) pour vrifier si des leons ont
Faire participer une grande partie du personnel et des parties prenantes dans cette phase.
2.
3.
Par exemple :
Le budget de lanne prcdente ainsi que les informations les plus rcentes sur les
Les facteurs externes qui influencent les recettes et les dpenses (tels que les taux de
14
4.
Soyez aussi raliste que possible. Montrez les prvisions de subventions et de frais les
15
Sparer les postes selon les types. Ceci peut exiger de se conformer la norme des listes
6.
Prparer le budget
tablissez la liste des lments par poste, veillez ce que les recettes soient au moins
quivalentes aux dpenses. Fournissez une note de calculs pour les justifier.
7.
Obtenir lapprobation
donateurs concerns.
Il est trs important de pouvoir justifier les calculs lors de lvaluation des cots. Mme
si vous faites la budgtisation selon la mthode additive, ne soyez pas tent de prendre
simplement le budget de lanne prcdente et dy ajouter un pourcentage pour linflation.
Mme si le budget de lexercice prcdent peut savrer tre un point de dpart utile, il
peut aussi tre fallacieux et prsenter des inexactitudes historiques. Une des meilleures
approches est de faire une liste de toutes les entres ncessaires et de prciser le nombre
ainsi que le cot unitaire de chaque poste. partir de cette feuille de travail dtaille, il
est simple dlaborer un budget simplifi pour chaque poste et trs facile de le mettre
jour si les units ou les cots varient.
Des dispositions peuvent tre prises pour rpondre aux imprvus dans le budget, cela
2.2.1 La clart
pouvant tre sous la forme dun pourcentage du total des cots budgtiss. Les donateurs
tant donn que diffrentes personnes auront besoin dutiliser le budget des fins diverses,
celles-ci doivent pouvoir le comprendre (et ladapter, le cas chant) sans explication
supplmentaire ce qui est dj mentionn. La clart et la prcision sont fondamentales, il
est donc important de noter les hypothses de budgtisation et la faon dont les calculs ont
ont des approches et des lignes directrices diffrentes sur la manire de calculer/prendre
des dispositions contre les imprvus.
2.2.6 Les cots oublis
t faits.
Il y a une tendance sous-estimer les cots rels de gestion dun projet par peur de ne pas
2.2.2 Le calendrier
ci-dessous :
obtenir le financement dudit projet. Certains des cots le plus souvent ngligs figurent
Plusieurs tapes tant ncessaire llaboration dun budget avant sa soumission au conseil
Les frais relatifs au personnel (par ex. les frais de recrutement, de formation, les
Les frais gnraux ou de base (par ex. les assurances, lutilisation des services
publics)
Lors de la prparation dun budget pour la premire fois ou lors de la rvision de celui-ci,
il est important de tenir compte des codes comptables. Ceci est ncessaire du fait que les
postes budgtaires apparaissent aussi bien dans les livres comptables que dans les rapports
de gestion. Si les postes budgtaires et les livres comptables ne sont pas compatibles, il sera
alors trs difficile dlaborer des rapports de suivi lors de la mise en uvre du projet.
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ordinateurs)
Les frais dadministration (par ex. les runions du conseil de direction, lAGA,
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projet/programme ou peuvent tre bass sur les frais rels qui doivent tre dpenss
Laugmentation du budget et des prix ainsi que les dispositions pour les dpenses
imprvues ou extraordinaires.
Le budget doit tre prpar sous forme de projet, le projet de budget doit
particuliers est discute et une dcision est prise. Le budget final doit tre prpar
satisfaire tous les besoins, le budget doit tre revu et certaines activits non
Demandez au personnel charg des finances de fournir des conseils techniques, sans
quil ne dcide des priorits ( moins quil ne sagisse de son propre budget).
Soyez aussi raliste que possible. Annotez le budget pour indiquer comment les
calculs ont t faits. Indiquez si la recette est confirme ou pas encore confirme .
Prvoyez des dlais suffisants et obtenez laccord du comit de gestion et/ou des
personnel. Informez-les de ce quils doivent faire pour respecter les limites du budget.
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Fournissez des rapports prcis de suivi du budget pour ceux qui ont la responsabilit
Contrlez rgulirement le budget par rapport aux recettes et aux dpenses relles.
Ajoutez des notes aux rapports de suivi du budget pour expliquer les principales
autre poste).
Les directeurs de projets ont besoin de budgets pour assurer la mise en uvre des
de demandes de financement.
Les donateurs et bailleurs de fonds ont besoin de budgets pour vrifier la faon
dont une organisation compte dpenser et collecter des fonds pour les projets
de leur communaut. Les informations peuvent tre diffuses et partages avec les
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Rf.
Description
Type d'unit
No d'units
Quantit
Ceci est utile lorsque plusieurs postes sont ncessaires. Par exem
ple, la ligne 1.4 dans le tableau ci-dessus, nous avons besoin de
djeuners pour 22 dlgus pour une dure de 4 jours, s'agissant
d'un cours de 4 jours. la ligne 1.3, nous avons besoin de fournir
lhbergement pour 2 facilitateurs. Alors qu la ligne 1.1 il est
seulement ncessaire de louer une salle.
Cot total
Notes
Code
comptable
Code des
donateurs et
bailleurs de
fonds
Il peut tre utile dajouter une autre colonne qui reprend les dtails
du code du donateur ou les rfrence des postes budgtaires, ceci
simplifiant le transfert des sommes du budget celui du donateur et
des bailleurs de fonds et selon les formats de rapports.
Illustration 1
Le tableau ci-aprs montre une disposition standard dune feuille de calcul du budget des
dpenses. Lextrait dcrit les entres ncessaires pour un atelier de 4 jours pour 20 participants
avec 2 animateurs.
Rf.
Description
Type
d'unit
No
d'unit
Quantit
G
[D x E x F]
Cot
par
unit
$
Cot total
$
Notes
Code du
compte
Cot de l'atelier
1,1
Location de salle
pour l'atelier
Jours
25
100
1,2
Frais des
animateurs
Jours
100
800
1,3
Hbergement
des animateurs
Nuits
50
500
1,4
Djeuners et
rafrachissements
Dlgu
22
440
1,5
Manuels de
cours
Dlgu
22
110
1,6
Chemises pour
documents
Stagiaire
20
60
Sous total
2 010
Dautres colonnes ordinaires (non indiques dans lexemple ci-haut) incluent Notes et
Codes des comptes tel que dcrit en dtail ci-dessous.
20
21
Types dunit
Illustration 2
Le choix du type dunit exige une rflexion minutieuse ntant pas toujours vident et
dpendant du cot normal des postes ou de leur prix. Voici une liste de vrification pour vous
aider choisir le type dunit
Postes ordinaires du budget :
Frais de personnel
Salaires, bnfices sociaux & impts
Mois
Recrutement du personnel
Annonce publicitaire
Formation du personnel
Jours, personne
Frais de transport
Carburant & lubrifiants
Kilomtre, mois
Kilomtre, mois
Tarifs ariens
Voyage
Tarifs de bus/taxis
Kilomtre, mois
Cots de distribution
Administration du programme
Location de bureaux, lectricit et eau
Mois
Mois
Fournitures de bureau
Paiements/dpenses
(b)
Achat de fournitures
2 800 000
325 000
Salaires
Loyer
Vhicule
quipement
Utilisation des services publics
Assurance
500 000
400 000
100 000
1 200 000
75 000
150 000
Voyage
50 000
2 800 000
i)
Poste budgtaire
Le poste budgtaire est un classement gnral des recettes prvues et des paiements effectuer
Mois
Frais bancaires
Mois
au cours de lexercice financier. Normalement les recettes prvues devraient tre gales aux
Honoraires d'audit
Location de salle
Jours, mois
Frais de publicit
Cest une bonne pratique dexpliquer de faon dtaille chaque poste budgtaire (les recettes
Publications/livres de rfrence
(a) Pendant lexercice financier 2010, East Africa Forum prvoyait de tirer ses revenus
Matriel de formation
titre.
Cots du projet
Honoraires professionnels
(par ex. facilitateur, consultant)
Jours
Hbergement
Nuit
Restauration
Personne, repas
22
ii) Notes
et les paiements). Par exemple ;
(b) East Africa Forum a huit catgories de dpenses tel que figure dans le budget. Les
23
iii) Montant
donateur(s) exigent une devise diffrente de celle de la prsentation du rapport, il est important
Dcider quand chaque poste budgtaire sera reu ou pay. Certains peuvent tre reus
en un seul montant (par exemple une subvention), dautres peuvent tre pays parts
Une bonne pratique consiste toujours veillez ce que les rapports refltent autant que
crire chaque poste et noter quand vous prvoyez que chaque poste sera reu ou pay,
de la priode
Alors que le budget des recettes et des dpenses indique si lorganisation couvre ses frais
pendant toute lanne, la prvision de flux de trsorerie indique si elle a assez dargent en
iv) Cela correspond au solde laiss la fin du mois (et le solde douverture du mois
banque pour honorer tous ses besoins de paiements au fur et mesure quils apparaissent.
suivant)
Amliorer votre trsorerie en considrant sil y a de largent entrant qui peut tre
reu plus tt ou sil y a de largent sortant qui peut tre pay plus tard
priodes de temps plus courtes, normalement un mois. Ceci contribue alors identifier les
Mettre jour la prvision au fur et mesure que de nouvelles informations sont disponibles
possibles pnuries de trsorerie et permet de prendre des mesures pour les viter, telles que :
Illustration 3
En utilisant lillustration 2 dans la section budget, supposez que EAF doit prparer une prvision
b) De manire similaire, les accords de financement entre East Africa Forum et le donateur
c) Un dlai est prvu pour la ralisation des conditions de laccord avec le donateur 3. Le
financement budgtis est prsum tre reu en deux versements gaux lun au mois de
priode
Sil est ncessaire de planifier pour couvrir un dficit ou pour investir un surplus
24
25
(a)
300 000
100 000
300 000
1 000 000
100 000
300 000
TOTAL
1 000 000
50 000
120 000
JUIN
50 000
20 000
90 000
MAI
50 000
20 000
15 000
1 000 000
50 000
20 000
15 000
27
1 400 000
50 000
20 000
15 000
30 000
90 000
690 000
184 500
874 500
(35,500)
1 000 000
90 000
874 500
26
5 000
Les prvisions de trsorerie pour la priode de janvier juin 2010 seraient comme suit :
5 000
600 000
k) Les estimations des frais de voyage par mois sont de 12.500 dollars par trimestre
50 500
600 000
-
12 500
102 500
90 000
Lassurance est paye une fois par an en dcembre. La prvision pour lassurance de
90 000
j)
67 000
157 000
i)
247 000
120 500
(35,500)
90 000
67 000
90 000
157 000
50 500
12 500
153 000
400 000
153 000
247 000
(b)
C
PRIODE
Rentres d'argent
400 000
50 000
EAF utilise aujourdhui deux vhicules qui ont t acquis il y a 5 ans. Le cot
20 000
f)
20 000
(e)
Loyer
expire en juin 2010 et EAF compte acheter un immeuble de bureaux en juillet 2010
15 000
15 000
e) EAF paie actuellement 20.000 dollars US par mois de loyer. Le bail actuel de 2 ans
15 000
de restructuration.
(f)
5 000
5 000
rduire les charges salariales actuelles 30.000 dollars US par mois. Cependant, il
5 000
5 000
rsolution visant restructurer les niveaux actuels du personnel. Cela est sens
(g)
(h)
(i)
(j)
(k)
Achat de fournitures
quipement
Assurance
Voyage
Total des fonds sortant [C]
Rsum
Solde douverture [A]
Plus total des fonds rentrant [B]
Moins total des fonds sortant [C]
Solde de clture prvu [A+B-C]
d) EAF prvoit de dpenser 50.000 dollars US par mois au cours des 6 premiers mois
3 Documents comptables
Des documents financiers justes sont la base de la gestion financire saine de toute
organisation.
Le projet de budget convenu fait partie de laccord entre Forum Syd et lONG sudoise
et doit galement faire partie de laccord entre lONG sudoise et ses partenaires locaux.
Les conditions gnrales de Forum Syd exigent que si dimportantes divergences
apparaissent vis--vis des activits planifies, lorganisation doit alors consulter Forum
Syd. Toute modification de plus de 10% dans un poste budgtaire et autres changements
importants dans la direction du projet, de la dure ou du financement, doit tre
pralablement discute et approuve par crit par Forum Syd.
Un volet dautofinancement doit tre pay par lorganisation sudoise et doit reprsenter
au moins 10% du total du budget du projet. Il doit tre compos de fonds montaires
collects en Sude. Les biens matriels propres ou recueillis par lorganisation, ou la
valeur de son propre travail ne peuvent pas tre considrs comme faisant partie du
volet de son propre autofinancement. Il en va de mme pour les subventions provenant de
ltranger et les fonds provenant dautres subventions publiques.
diverses catgories.
dpenses nettes.
28
29
Comptabilit de caisse
Le systme ne peut pas enregistrer de transactions non financires telles quun don
En rsum, les registres produisent un Compte de recettes et de paiements pour une priode
donne. Cela indique simplement le mouvement de trsorerie lintrieur et lextrieur
En ralit, cela gnre des informations financires diffrentes et exige que lon
comprenne la base de la comptabilit pour mieux saisir les rapports financiers.
3.2.1 Comptabilit de caisse
Cest la manire la plus simple de tenir des documents comptables qui nexige pas
davoir des connaissances approfondies en la matire. Les principaux aspects sont :
Les transactions de paiement sont enregistres dans un Livre de banque (ou de
caisse) au fur et mesure quelles sont effectues et les transactions entrent au fur
Le systme ne tient compte daucun dlai et daucune facture qui pourrait tre
Ceci dsigne la tenue des comptes double entre qui fait rfrence la double
plutt que dtre consignes lorsque la facture est rellement paye ainsi que lorsque
lieu du moment o elles sont payes ou reues, cela vite le problme du dlai et
impaye.
30
31
Il sagit dun enregistrement qui montre les sommes avances, rembourses, comptabilises
ou encore en souffrance. Lavance de fonds au bureau est un montant fixe de trsorerie
disponible dans un bureau destin tre utilis pour les dpenses accessoires et diverses, tel
que lachat de produits utiliss au bureau tel du lait, du caf, du th, de la visserie, des prises,
le paiement des salaires des travailleurs temporaires, certains articles de papeterie, etc.
Relevs/Rapprochements bancaires
La trsorerie est accorde partir de lavance de fonds au bureau en utilisant dabord un
3.3.1 Livre de caisse
Cest le livre danalyse utilis pour garder la trace des transactions montaires qui ont lieu
fonds au bureau sont saisies et indiques sur une pice justificative des dpenses de la petite
dans une organisation. Dans ce livre, les rentres de fonds (ou les dpts) et les sorties de
caisse . Ces dpenses sont saisies dans le livre de caisse lors de la reconstitution de lavance
de fonds au bureau.
Un livre de caisse est utilis pour enregistrer, classer et rsumer les transactions en espces
Les avances de fonds pour le voyage ou avance sont une somme demande par une personne
dune organisation dune faon qui permette chaque personne intresse par cette
et mise disposition de celle-ci pour tre utilise lors dun voyage de terrain autoris et
information de prendre une dcision avise. Si le livre de caisse est bien tenu, lorsque
planifi. La trsorerie pour le voyage planifi est remise en utilisant le formulaire davance
quelquun le consulte, il doit tre en mesure de dire quelle somme lorganisation avait (le
de fonds de voyage ou demande davance de fonds . Ceci est une avance de fonds ou avance
cas chant) au dbut dune priode donne, quelle somme est rentre (dpts) et quelle
unique et la demande doit tre faite chaque fois quun voyage sur le terrain est planifi.
montant a t pay (ou vers) ainsi que le solde ou la diffrence disponible un moment
Lavance de fonds ou avance doit tre comptabilise en utilisant la pice justificative des
dpenses de voyage qui doit tre remplie, signe, soumise et approuve aussitt quune
personne revient dun voyage sur le terrain, tout solde de trsorerie, le cas chant, devant
tre remis. Se rfrer lannexe 2 pour un chantillon de formulaire davance devant tre
Une pice comptable est une preuve documentaire pour appuyer les transactions. Il y a trois
prpar sur une base priodique comme instrument permettant de suivre les avances non
rembourses.
Pice justificative de paiement elles sont utilises pour enregistrer les paiements et
Un relev bancaire est un compte rendu dtaill conserv par la banque des transactions
les dpenses
financires, la disposition du client sur demande. Outre les dpts et les retraits du client, le
Pice justificative de journal elles sont utilises pour enregistrer les transactions
32
33
Les ordres de virements effectus par la banque pour le compte du client en application
Le 1er janvier 2010, East Africa Forum disposait de 200 dollars US en espces et de 200.000
Dr
Banque
$100,000
Recette
Cr
$100,000
Dr
Cr
Cest un outil de vrification interne des transactions bancaires qui permet au dtenteur
Banque
$2,000
Sassurer que des retards injustifis ne surviennent pas entre les dcaissements de
Dr
Dpense
$20,000
Banque
Cr
$20,000
Mettre jour le livre de caisse du titulaire du compte en ce qui concerne les paiements
effectus et les lments reus par la banque, qui apparaissent seulement sur le relev
d) Paiement des avances partir de la petite caisse 500 dollars US chacun James,
Avance James
Dr
$500
Petite caisse
Avance Mike
$500
$500
Petite caisse
34
$500
$500
Petite caisse
Avance Marie
Cr
$500
35
Date
20 janvier 10
Chque
No
Pice
No
Description
CR (S)
PETITE CAISSE
SOLDE DR (E)
SOLDE
BANQUE
CR (S)
DPENSES
Salaires
Voyage
Avance
Solde douverture
500
50 000
1 550
(500)
100 000
(500)
$500
500
Avance
450
700
$100
750
Petite caisse
248 000
248 000 50
$600
(500)
Dpense
600
650
Dr
52 000
37
200
PV001
1 700
500
Cr
200 000
1er janvier 10
1 200
2 200
500
700
Avance
200
500
RV001
248 000
500
300 000
PV002
Salaires du mois de janvier 2010
248 000
2 000
5 janvier 10
$450
100 000
10 janvier 10
PV003
Avance voyage Mike
Dpense
500
PV004
Avance voyage Mary
$500
Dr
Cr
50 000
PV005
Liquidation des dpenses PV004-James
2 200
PV006
Liquidation des dpenses PV005-Mike
Avance
248 000
20 janvier 10
JV 001
50 000
20 janvier 10
RV002
100
0001
25 janvier 10
1 600
15 janvier 10
25 janvier 10
2 050
248 000
$500
100 000
Dpense
TOTAL
PV009
$500
Dr
Cr
36
25 janvier 10
ii) Mike - Dpense 450 dollars US, remboursement la petite caisse 50 dollars US
iii) Mary - Dpense US$ 600 dollars US, remboursement partir de la petite caisse
de dpense excdentaire
Notes
Dpenses
Tout frais pay partir de la trsorerie bancaire ou de la petite caisse doit tre affect au poste
Date
de dpense particulier. Dans la reprsentation ci-dessus, les frais pays (voyage et salaires)
Il doit sagir de la date laquelle le paiement est effectu. Il est important de maintenir un
sont affects dans les colonnes particulires. la fin du mois (la priode de rfrence), le
rsum total des dpenses effectues est rsum sur la ligne indique Total . Dans cette
Numro de chque
illustration, le total des dpenses au titre de salaires est de 50.000 dollars US alors que les
Il doit sagir de la rfrence au numro du chque utilis pour faire le paiement. Les chques
dpenses relatives aux voyages pour le mois sont de 1.550 dollars US.
Avances
Numro de la pice
Cette colonne est un rsum des avances accordes et des retraits/liquidations distincts.
Dans le cas o il y a une quelconque avance en suspend, un rsum de telles avances doit
Une bonne pratique est que les pices doivent tre pr-numrotes en srie. Toute annulation
tre prpar.
de pice doit tre clairement dsigne comme tant annule et conserve dans le fichier des
Rfrence particulire aux conditions gnrales de Forum Syd
pices justificatives.
Description
Ceci est la description des paiements. La description doit tre concise et suffisamment explicite.
Banque
Les CG de Forum Syd exigent que les subventions approuves soient payes en avance par
La banque doit avoir trois sous-colonnes. La colonne de dbit montrant les fonds entrant,
Forum Syd conformment aux notes de dbit dorigine condition que le rapport prescrit
la colonne de crdit montrant les fonds verss et la colonne du solde courant qui montre la
sur toute subvention/paiement partiel antrieur ait t reu. Chaque note de dbit de fonds
situation de la banque tout moment. La colonne de la banque doit tre le reflet exact de ce
doit tre accompagne dune prvision financire de lutilisation des fonds pendant la
Petite caisse
La colonne de la petite caisse doit avoir trois sous-colonnes. La colonne de dbit montre les
fonds entrant, la colonne de crdit montre les fonds verss et la colonne du solde courant
Pour les subventions transfres aux organisations cooprantes locales, les ONG sudoises
qui montre le solde de la petite caisse tout moment. Le solde de la petite caisse doit tout
doivent sassurer de ce que lorganisme bnficiaire dans le pays du projet tient des livres
moment avoir un solde similaire celui disponible dans la petite caisse relle (dans la caisse).
Recette
Chaque rception de trsorerie dune source externe affiche dans la banque (dbit/entrant)
doit tre indique comme une recette. La contribution non montaire (contributions en nature)
Les organismes bnficiaires dans les pays du projet doivent se conformer aux rglements
38
39
4 Rapport financier
Les rapports financiers sont ncessaires principalement ceux qui sont responsables de la
gestion de lorganisation ainsi quaux organismes actuels et potentiels des donateurs et des
bailleurs de fonds ; cependant, les personnes responsables de la gestion financire dune
organisation doivent aussi rendre compte de leur gestion un grand nombre de parties
concernes.
Le tableau ci-dessous est un rsum des principaux destinataires des rapports et la raison
pour laquelle ils ont besoin de cette information.
a) Code de Compte il sagit dune liste des postes budgtaires conformment aux plan
Partie concerne
Le personnel du projet
Les gestionnaires
dessus.
Le conseil d'administration
Pour savoir ce que cote de fournir les services dont ils bnficient et
pour dcider de si cela est un apport de qualit pour leur communaut.
Le grand publique
Le personnel charg
des finances
Le gouvernement
prcdentes, plus les dpenses actuelles c.--d. colonne (d) plus colonne (e)
40
41
(a)
CODE DE
COMPTE A/C
(b)
DESCRIPTION DES
POSTES BUDGTAIRES
Avance 1
Avance 2
Total reu jusqu ce jour
(e)
DEPENSES TOTALES
JUSQUA CE JOUR
(f)
II
(c)
CUMULATIF MOIS
ACTUEL ET
PRECEDENTS
BUDGET
APPROUV
IV
RCONCILIATION DU SOLDE DU FONDS
(i)
= (f)
(j) = (i)- (f)
= (h)
(g)
SOLDE
BUDGTAIRE
III
MAR
AVR
PRVISIONS (h)
FV
US $
TOTAL
43
42
supplmentaire attendus.
Demande de trsorerie
COD
E DE
COM
PTE
A/C
(a)
44
45
IV
50 550
1 550
50 000
MOIS
COURAN
T
(e)
II
51 550
1 550
50 000
(f)
DEPENS
ES
TOTALE
S
JUSQUA
CE JOUR
Solde du fon ds
Fonds reus
2 800 000
50 000
Voyage
Total
150 000
Assurance
75 000
100 000
Vhicule
400 000
Loyer
CUMULATIF
MOIS
ACTUEL ET
PRC DENTS
(d)
1 200 000
500 000
Salaires
quipement
Utilisation des
services publics
325 000
BUDGET
APPROUV
(c)
DESCRIPTION
DES POSTES
BUDGTAIRES
Achat de
fournitures
(b)
75 000
= (h)
= (f)
(i)
5 000
20 000
50 000
Fv.
2010
du livre de caisse
Notes
2 748 450
48 450
150 000
75 000
1 200 000
100 000
400 000
450 000
325 000
SOLDE
BUDGTA
IRE
(g)
US $
87 500
12 500
5 000
20 000
50 000
Avril
2010
189 050
237 500
48 450
51 550
100 000
100 000
75 000
5 000
20 000
50 000
Mar.
2010
PRVISIONS (h)
III
tat du budget et demande davance de trsorerie de East Africa Forum pour le mois de janvier 2010
Cette illustration renforce les informations dans les illustrations 1 4 des sections prcdentes.
237 500
12 500
15 000
60 000
150 000
TOTAL
Toutes les informations relatives au compte des recettes et des paiements proviennent des
Notes
Les postes budgtaires et les montants sont affichs comme ils apparaissent dans le
Le mois actuel est le rsum du total de chaque catgorie de dpense telle que
Le total dpens jusqu ce jour est la somme du cumulatif des priodes prcdentes
Les prvisions pour les 3 prochains mois (fv. Mars et avril 2010) = 237.500 dollars
Il ne montre pas sil y a un excdent ou un dficit mais seulement largent qui reste. Le
compte de recettes et de paiements est normalement produit par les petits groupes avec une
activit unique et un personnel rduit. Son rel avantage est quil peut tre prpar par une
personne qui na pas eu de formation en technique comptable.
4.2.2 Compte de recettes et de dpenses
Le compte de recettes et de dpenses est un relev comptable annuel prsentant ce qui sest
pass pendant la dernire anne. Il montre les montants en liquidits et en banque mais aussi
dautres postes. Par exemple, un montant d pour paiement au cours de lanne (notamment
les frais de tlphone exceptionnels la fin de lanne) sera inclus, mme sil na pas encore
et peut tre compar avec le budget et les relevs comptables de lanne prcdente.
Le compte des recettes et des paiements (parfois appel compte de trsorerie ) prsente
un rsum de lensemble de largent en espces et de la trsorerie provenant de la banque
qui rentre (recettes) et qui sort (paiements) pendant lanne prcdente. Cest la forme
la plus simple de relev comptable. Les articles achets pour une utilisation plus long
terme, par exemple les vhicules ou les ordinateurs, sont mentionns ct des articles
quotidiens comme le loyer et les salaires. (Voir lexemple du compte des recettes et des
paiements dans lannexe 7).
t pay. Cela signifie que le compte montre les recettes et les dpenses de 12 mois complets
46
47
Il est toujours important de vrifier ce dont vous avez convenu de raliser en tant que partie
imposes par les donateurs et les bailleurs de fonds varient normment mais peuvent inclure :
Des rapports dtat davancement la frquence, le format et le style des rapports. Ils
lorganisation ;
subvention.
fonds ; si les fonds peuvent tre reports dun exercice financier un autre.
Frais administratifs gnraux les postes spcifiques qui sont accords ou exclus, ou
budget
si cela est effectu dune manire rflchie, les avantages dpassent gnralement de loin
Politique de virement comme par exemple la permission (ou par un autre biais), pour
les cots. Certaines ides de la bonne pratique sur la manire de faire rapport, de manire
le transfert de surplus dans le budget dun chapitre un autre et dans ces limites.
Comptes et intrts bancaires des comptes bancaires spars sont exigs par certains
donateurs et les bailleurs de fonds, faute de quoi ils ne permettent pas de garder les
graphiques.
Politique des actifs immobiles la manire de traiter des actifs immobiles acquis avec
les montants des fonds disponibles pour chaque domaine et une mise jour mensuelle
une subvention.
des dpenses.
Audit externe certains donateurs et bailleurs de fonds exigent un audit externe distinct.
4.6.1 La pertinence
Les informations fournies doivent satisfaire les besoins des utilisateurs en termes
dinformation. Dans le cas de la comptabilit dune entreprise, il est vident quun large
ventail dinformations sera ncessaire pour satisfaire un large ventail dutilisateurs.
bas. Pour participer entirement au travail dune organisation, les bnficiaires ncessitent un
La comptabilit dune organisation doit prsenter une image exhaustive de ses activits.
48
49
4.6.3 La comprhension
Linformation peut tre difficile comprendre si elle est parcimonieuse (insuffisante en
quantit et en grandeur) ou incomplte ; cependant, trop de dtails sont galement un
inconvnient pouvant entraver la comprhension.
est responsable. Les rsultats doivent tre compars avec le budget consenti et doivent
prsenter, lorsque cela est applicable, le rsultat cumul (si le projet est gr pendant plus
dune anne). Lintrt gnr doit tre spcifi.
Les frais du personnel : lorsque les frais de rmunration/salaires sont inclus dans un
4.6.4 La fiabilit
Linformation sera plus fiable si elle est vrifie de manire indpendante. La bonne pratique
veut que les auditeurs qui vrifient les comptes soient indpendants de lorganisation et
possdent une qualification confirme.
projet, le rapport financier doit montrer les principes utiliss pour la rpartition des frais de
rmunration/salaire. Des routines fiables doivent exister permettant le contrle et laudit
de toutes les heures de travail imputes un projet/programme. Les frais de rmunration/
salaire doivent tre nots rgulirement durant la mise en uvre dun projet afin den
favoriser le bon contrle.
4.6.5 Lobjectivit
Linformation doit tre aussi objective que possible. En particulier, dans le cas o des
intrts conflictuels existent et quune prsentation impartiale est ncessaire.
4.6.6 La rapidit des dlais
Lutilit de linformation dcrot si elle nest diffuse que longtemps aprs la priode
laquelle est fait rfrence. La longueur de ce dlai dpend des circonstances : la direction
peut ncessiter des informations frquentes sur les mouvements de trsorerie afin de grer
lorganisation de manire efficace. Cependant, les donateurs sont gnralement satisfaits
de voir que les comptes sont produits priodiquement conformment laccord sign.
4.6.7 La comparabilit
Linformation doit tre produite de manire cohrente pour permettre que des comparaisons
valides soient faites avec des informations provenant dautres sources (par exemple, les
comptes dorganisations similaires).
Une rfrence aux conditions gnrales de Forum Syd
Rapports aux rsultats (GC 9)
Les ONG sudoises doivent prsenter annuellement un rapport financier informant
sur lutilisation totale de la subvention accorde. La direction de lorganisation en
50
51
5 Contrles internes
Les contrles financiers (ou internes) sont essentiels pour tout groupe ou toute organisation.
Ils aident lorganisation empcher les erreurs et la possibilit de vol. Plus important
encore, les contrles financiers aident prserver les rputations. Lquipe de direction et
de gestionnaires est appele sassurer que de bons contrles financiers sont mis en place.
En quoi consistent les contrles financiers ?
Les contrles financiers sont des systmes financiers et systmes de gestion visant
protger la proprit dune organisation et rduire le risque derreur et de vol.
Notez tous les postes reus ou pays dans un carnet de caisse immdiatement aprs
que la transaction ait eu lieu.
Une personne autre que le trsorier doit autoriser les grands paiements ou les paiements
inhabituels. Fixez un plafond pour lequel le trsorier doit obtenir lapprobation dun
directeur.
tout moment. Lorsquune nouvelle personne est charge de cette responsabilit les deux
Informez la banque que toutes les demandes de retraits (chques, par exemple) doivent
tre signes par deux personnes. Parfois, il est plus pratique de demander deux
qui est garde dans un coffre-fort. Si cela nest pas le cas, utilisez une armoire ou un
52
jour), vrifiez que les tats bancaires de lorganisation dans le livre de caisse/banque
Utilisez autant que possible les paiements par chque afin dviter davoir de grandes
Transfrez les grandes sommes par des transferts bancaires dun compte un autre.
Dposez largent en espces la banque aussi souvent que possible, afin dviter de
garder de grandes sommes dans les locaux. Dans les zones rurales, ceci ne peut pas
tre effectu trs souvent. Il convient alors davoir recours aux personnes qui se
rendent en ville o se trouve la banque pour y dposer les fonds. Les chques peuvent,
53
Conservez les carnets de chques dans un coffre-fort, un placard ou un tiroir ferms cl.
insistent sur le fait que leurs fonds soient gards sur un compte bancaire spar.
actuel.
Comparez les rsums rguliers des recettes et des dpenses avec le budget. Assurez-
Mettez en place un systme dalerte lorsquune somme dargent vous est due.
Enregistrez sparment les fonds limits des donateurs dans le systme des comptes.
Fournissez des rapports financiers chaque fois quils sont demands et ajoutez-les aux
plans de travail.
certain montant.
Vrifiez la qualit des articles et services reus avant deffectuer tout paiement.
Comparez les factures aux originaux des bons de commandes, et payez uniquement
Maintenez des registres clairs pour les fonds dus et pays de tierces personnes.
Effectuez des contrles rguliers du stock des articles existants, et vrifiez leur
Un cadre suprieur doit autoriser toute dpense avant quelle ne soit effectue.
Les chques doivent tre autoriss par une personne diffrente de celle qui les signe.
qualifications.
54
prenantes.
55
laborez des politiques claires en matire dutilisation des quipements, par exemple,
documents de valeur.
56
57
6 Fraude et irrgularits
Des situations surviendront o les systmes internes de contrle narrivent pas empcher les
pertes encourues travers le vol, lvasion ou autres irrgularits. La fraude est dfinie comme
tant une action dlibre, inapproprie qui fait subir lorganisation une perte financire.
Ceci inclut le vol de biens ou de proprits ; la falsification des dclarations de dpenses et
la falsification (ou la destruction) de registres en vue de dissimuler une action inapproprie.
La fraude ninclut pas les erreurs comptables, les actions inadquates excuses commises
travers une pratique tablie et des cas o aucune perte na eu lieu. Dautres irrgularits
comprennent des activits non autorises en vue de gains privs, par exemple lemprunt de
Les petites organisations qui ne possdent pas toujours suffisamment de personnel pour
sparer les tches, doivent recourir occasionnellement quelquun dautre, par exemple
compter largent liquide lors de la visite dun membre ou dun individu ne faisant
Cest lusage de lescroquerie afin dobtenir des biens ou des services de lorganisation des
deffectuer des contrles improviss. Le fait dtre une petite organisation nest pas une
fins personnelles.
Le dommage caus par la fraude peut tre valu en termes de la somme vole, cependant,
le plus grand dommage est latteinte la rputation de lorganisation. Il existe aussi un cot
cach du temps dpens par le personnel et de la morale pour la cration de nouveaux systmes
Bien quil soit impossible de dtecter toutes les fraudes, de minutieux contrles financiers
pourront vous avertir quand les choses prennent une mauvaise tournure. Il existe un certain
nombre de signes ou dindices dans les comptes prendre en considration :
Les livres des comptes sont faux, corrigs et/ou dsuets ;
58
Lquipe dirigeante doit mettre en uvre des contrles et tre prpare pour une
ventuelle fraude.
Des informations exactes et actualises doivent tre disponibles sous une forme
facile utiliser.
59
Cette politique de fraude devrait tre connue de lensemble du personnel. Elle devrait tre
les
Il est ncessaire que lorganisation tire des consquences de tout incident de vol ou de fraude. Il
faut sassurer que toutes ces consquences soient compltement rapportes par crit, et que tout
changement ncessaire apport aux contrles financiers soit effectu travers lorganisation.
La situation peut savrer tre stressante, mais il reste important que ceux qui y sont impliqus
bnficient du soutien de leurs collgues et amis. Les membres du personnel qui ne sont pas
Instaurer une culture qui encourage le personnel partager les proccupations. Nanmoins,
directement impliqus peuvent ressentir quils sont galement suspects, alors, il est de votre
ceci doit tre fait de manire responsable et en sappuyant sur une preuve spcifique.
devoir de les aider avoir confiance en eux-mmes.raison pour laquelle il est important de
leur redonner confiance. Ceci peut parfois tre ralis de manire positive en impliquant le
personnel dans les discussions sur les risques probables et la manire de procder pour viter
quune situation similaire ne se reproduise.
il est gnralement mieux quil en soit inform par vous mme plutt que quelquun dautre.
Dordinaire, ceci devrait tre report leur responsable, mais un membre du personnel
Les organisations bnficiaires et leur personnel, ainsi que les consultants des projets/
programmes financs par Asdi ne sont en aucun cas autoriss recevoir ou permettre des
promesses, des demandes ou des soumissions, des promesses ou offres de pots de vin ou
toutes autres rmunrations, rcompenses, compensations inappropries; gains ou avantages
6.1.4 Disposer dune politique clairement dfinie pour lutter contre la fraude
inappropri
Spcifiez la manire dont les gens peuvent faire part de leurs proccupations.
Spcifiez le moment opportun den informer la police.
La corruption est une forme dabus de pouvoir. Forum Syd, la signification du terme
corruption, est lacquisition de gains indus ou inappropris par une personne ou entit -
60
61
inclut des phnomnes tels que les pots de vin, lextorsion, le favoritisme/npotisme, la fraude
et le dtournement. La dfinition de la corruption applique par Forum Syd inclut aussi le
dtournement de fonds. Plusieurs types de corruption, tels que les pot-de-vin, impliquant aussi
bien le bnficiaire que le donateur, Forum Syd dnonce les deux parties de la transaction,
et les efforts contre la corruption devant viser la rduction des incitations aussi bien pour
lacceptation que pour loffre de pots-de-vin.
La corruption viole les valeurs fondamentales de lorganisation, telles que la justice, la dignit,
lintgrit, la transparence et la responsabilit. La corruption signifie labus de confiance ou
Des procdures et des systmes sont clairement dfinis pour traiter des incidents
suspects de corruption.
Toutes les procdures, les lignes directrices et les formulaires documents qui
Le principe fondamental de Forum Syd est de rejeter la corruption sous toutes ses formes, et
de toujours agir et informer les autres sur les pratiques suspectes de corruption.
Les partenaires locaux sont appels se conformer aux rglements anti -corruption de Forum
Syd dans llaboration du travail pour lequel ils reoivent des fonds/une aide. Ceci implique
par exemple :
Dinformer Forum Syd de chaque incident de corruption suspect durant
62
63
Un audit interne va inclure une srie de contrles faisant partie de lexamen indpendant, dont
7 Audit externe
Un audit est un examen indpendant des comptes rendus/procs verbaux, procdures et
activits dune organisation, dont la conclusion est un rapport sur les rsultats.
:
Des systmes et procdures de comptabilit financire ;
Des systmes et procdures de gestion comptable ;
Des mcanismes internes de contrle.
Lauditeur interne examine ladquation du design des systmes des procdures et vrifie quils
Laudit interne
sont mis en uvre de manire approprie. Un rapport est prsent au conseil dadministration
Laudit externe
Comme son appellation lindique, un audit externe est essentiellement pour le compte
de ceux qui sont externes lorganisation, tels que les parties prenantes et les donateurs
et bailleurs de fonds. Laudit interne est ralis pour le compte des personnes qui sont
lintrieur de lorganisation, comme par exemple, les administrateurs et la direction.
Laudit doit tre une exprience positive et une opportunit de recevoir un compte rendu sur
les points forts et les faiblesses des systmes de lorganisation.
approprie .
rendent une image fiable et juste des finances de lorganisation et que lutilisation des fonds est
conforme aux buts et aux objectifs tels que prciss dans la constitution.
Lobjectif dun audit externe NEST PAS :
Dagir en tant quinvestigation de fraude
De prparer les comptes
De fournir une attestation disant qu il ny a aucun problme
64
65
Lauditeur exprime une opinion la fin de laudit dclarant si les comptes donnent une
7.3.1 La dsignation dauditeurs externes
vision relle et quitable de lactivit de lorganisation. Une opinion positive (ou non
Un audit externe peut tre men soit en tant que partie de lexamen annuel des comptes
qualifie ) est prsente par la plupart des audits. Une opinion ngative (ou qualifie )
ou en tant quexamen spcial, par une agence donatrice. Il est men par une entreprise
est moins commune et constitue une source dinquitude pour lorganisation. Elle suggre
dsigns par le conseil dadministration (ou par lassemble gnrale annuelle) ou par un
donateur pour un audit spcial. Ils sont indpendants de lorganisation qui les emploie.
Si les auditeurs sont en dsaccord avec les rsultats financiers tels que prsents par
Lindpendance signifie que lauditeur ne doit pas tre impliqu dans le maintien des livres
lorganisation, ils peuvent laborer un rapport avanant que, selon eux, les comptes ne sont
Opinion de l'auditeur
Non qualifie
Qualifie : sujet
Qualifie : dsaccord
Qualifie dgagement de
responsabilit
Commentaire
Les comptes donnent une vision relle et juste Rapport de laudit
propre .
Les comptes sont fondamentalement corrects, hormis des questions
spcifiques identifies, telle une politique comptable incorrecte, ou des
dpenses spcifiques non justifies.
il y a tellement derreurs que les comptes ne fournissent pas une vision
relle et juste.
Les auditeurs ne sont pas en mesure de donner une opinion vu que les
livres sont trs insuffisants ou incomplets.
Si les auditeurs proposent des ajustements ou des changements au projet des tats financiers,
ces derniers doivent aussi tre approuvs par le conseil dadministration. Le rapport de laudit
est adress aux membres et ces derniers acceptent normalement le rapport de manire officielle
lors de lassemble gnrale annuelle.
Les auditeurs rdigent souvent une lettre de recommandations. Cette dernire est spare du
rapport de laudit et elle est adresse la direction. Le rapport met en vidence les points faibles
identifis dans les systmes de contrle interne et prsente des recommandations en vue de
leur amlioration. Les directeurs ont lopportunit de ragir aux conclusions mises en vidence
dans la lettre de recommandations adresse la direction en prsentant laction quils vont
entreprendre.
66
67
7.5.1 Recommandations
la fin de laudit, lauditeur soulve les questions qui nont pas encore t rsolues, et
prsentera des recommandations en vue dun changement. Ceci sera prsent dans un projet
de lettre adresse au comit de direction ou au responsable. Lorganisation clarifie et rpond
dans la mesure du possible aux questions souleves. Certains points seront alors supprims
des dernires versions de la lettre. La version finale de la lettre peut inclure des commentaires
de la direction sur les points soulevs. Ceci inclura les recommandations et identifiera les
questions qui ncessitent une attention immdiate ou, plus spcialement avant le prochain
audit annuel.
commentaire
Un nombre d'avances pour le personnel restent non rembourses et ne sont pas totalement
enregistres au 31 dcembre. Un systme plus exhaustif de contrle financier est ncessaire pour
garantir le suivi de ce dernier point.
Commentaire de la direction sur le 1er paragraphe
Ces avances ont t entirement prises en compte par la suite. Un nouveau registre des avances a
t introduit afin d'assurer qu'aucune nouvelle avance ne soit mise jusqu' ce que des comptes
soient fournis pour toute avance non rgle.
2me commentaire
Les bons et les documents y affrents n'ont pas t estampills pour prouver que ces derniers ont t
pays. Tous ces documents doivent tre estampills et dats, afin d'viter la rutilisation ventuelle
d'un document.
Commentaire de la direction sur le 2me paragraphe
Le bureau ne disposait pas d'un tampon avec la mention pay . Nanmoins un tampon a depuis
t achet et un systme introduit pour s'assurer que tous les documents soient estampills.
locales, lorganisation locale doit tre responsable de laudit annuel des fonds.Une chane
continue de rapports daudit doit toujours exister et doit comprendre lorganisation finale
bnficiaire du fonds. Les directives des audits en cours, quand elles sont applicables, doivent
tre prsentes lorganisation le plus rapidement possible selon la chane mise en relief
ci-dessous :
LAsdi
Forum Syd
ONG sudoise
ONG locale
3me commentaire
Les subventions reues des donateurs internationaux n'ont pas toujours t dpenses tel que
spcifi par le donateur. Les livres de comptes de l'organisation ne montrent pas clairement la part qui
a t attribue un objectif particulier sparment identifi.
Chaque organisation doit utiliser le format des termes de rfrences pour laudit, qui figure
Les auditeurs doivent exprimer, dans leurs rapports, une opinion conformment lISA 805,
68
69
Le rapport de laudit doit contenir les rsultants de laudit effectu par lauditeur durant le
processus de laudit. Le rapport de lauditeur doit contenir aussi des informations indiquant
si lorganisation avait pris des mesures raisonnables eu regard aux recommandations cites
plus haut.
Le rapport de laudit doit tre soumis en mme temps que le rapport financier du projet.Une
rponse de la direction au rapport de laudit, comprenant le point de vue de lorganisation
et les actions planifies, doit tre jointe au rapport financier.
70
71
72
73
74
75
76
77
Les frais doivent tre imputs uniquement aux projets sils sont soutenus de
Chaque dpense doit tre appuye par une demande approuve pour contracter la dite
dpense.
Des documents et des calculs doivent figurer pour montrer comment de telles dpenses
ont t contractes. tablir un tableau des affectations qui fera partie des documents de
support.
Chaque dpense doit tre appuye par une demande approuve par la personne
dsigne cet effet:
Les documents suivant sont des supports pour la liste des cots classs:
Bon de paiement dment autoris et approuv (doit contenir une description dtaille,
claire et concise)
dtails personnels tels que les salaires (y compris toute augmentation de salaire), lettres
de recrutement, de dsignation, ainsi que tous les bnfices accords aux employs
respectifs
unitaire, ladresse physique et postale, le numro de tlphone, cot total, taxes, etc.)
Dpenses de bureau
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise)
Reus valides
Demande approuve pour effectuer toute dpense (la raison doit tre clairement indique)
Calculs pour montrer les montants allous chaque projet en cas de ressources communes
Reus et factures originaux
Copie du chque de paiement
Dans le cas o le projet/programme paie un loyer, un tel paiement doit apparatre dans
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise)
Frais de bureau
Salaires et bnfices
Notes
78
Facture originale
Demande approuve pour contracter des dpenses
Calculs montrant le montant allou chaque projet en cas de ressources communes
79
Tout mouvement de vhicule du projet/programme doit tre not sur le journal de bord
Tout mouvement doit tre approuv par une personne autorise
Lachat de carburant pour le vhicule doit tre effectu sur la base dune demande
Tous les reus de carburant doivent figurer sur le journal de bord du vhicule comme
Lachat de carburant pour tout vhicule personnel avec les fonds du programme est
strictement interdit.
Tout remboursement pour utilisation de vhicule personnel doit tre dument approuv
par une personne officiellement autorise et un tel remboursement doit tre effectu sur
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise, tout
Dplacement
Toutes les avances accordes pour les dplacements doivent tre demandes par crit.
Une liste/calendrier des avances de dplacement impayes doivent tre inclus aux
Facture originale
Toutes les demandes davances pour les dplacements doivent tre dment approuves
Toutes les avances doivent tre comptabilises durant une priode spcifique (disons 24
heures) aprs le retour, et ces comptes doivent tre effectus sur la base de factures de
dpenses de dplacement
Toutes les allocations et primes doivent tre payes conformment aux taux approuvs
Toute demande davance pour dplacement doit tre approuve
Les factures de dpenses de dplacement doivent tre approuves
Reus pour toutes les dpenses effectues
Copie du chque de paiement (pour les cas de paiement de carburant par chque)
Factures montrant le montant payable, ou
Reus de carburant valides en cas de paiement en espces
Demande et/ou LPO approuvs pour contracter des dpenses mme en espces
du carburant (doit tre approuve par quelquun dautre que le chauffeur ou la personne
procurant le carburant.
Fourniture de matriel
La procuration pour lensemble des matriels et fournitures de bureau doit tre initie
80
81
travers une demande de lutilisateur et doit tre dument approuve par la personne
responsable
Les achats en dessus ou en dessous du montant dcrit doivent tre sujets loffre la plus
Ce guide vous aide valuer les systmes financiers de votre organisation et identifier
comptitive
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise)
ses points forts et ses faiblesses. Une norme minimale est donne pour chaque question.
Demande approuve pour effectuer toute dpense (la raison doit tre clairement indique)
Lexamen est une faon didentifier les amliorations qui peuvent tre faites pour renforcer
votre capacit financire et de gestion, et non pas une manire de juger de lorganisation.
sont applicables
Formation
La personne la mieux mme de raliser lexamen est quelquun qui connait bien
lorganisation. Elle peut faire des commentaires sur la plupart des questions, ou sait du moins
o trouver linformation. Certaines questions devront tre prise en charge par un membre
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise)
de la direction qui connait le fonctionnement du comit de gestion. Il est important que les
Demande approuve pour effectuer toute dpense (la raison doit tre clairement indique)
rponses soient aussi honntes que possible, dcrivant la situation relle et non vos attentes
sur ce qui devrait arriver. Cela est facilit si quelquun au sein de lorganisation procde
lexamen, plutt quune personne extrieure. Toutes les questions ne sont pas appropries
toutes les organisations. Vous pouvez ajouter vos propres questions la fin. Les petites
organisations volontaires communautaires, par exemple, ne ncessitent pas ventuellement de
procder lexamen de lensemble de leurs systmes. Au fur et mesure que vous procdez,
rdigez des commentaires dans la colonne intitule Action ncessaire . Lorsque vous avez
termin lexamen, notez les points daction sous forme de liste avec une date limite laquelle
vous souhaitez les raliser et envoyer une copie toutes les parties concernes.
82
83
A.
84
1 2 3 4 5
Norme minimale
Norme minimale
85
1 2 3 4 5
t programm ?
Question
Question
PLANIFICATION ET
PRVISIONS BUDGTAIRES
Pour chaque question, encerclez le chiffre qui correspond le mieux la situation actuelle :
Action ncessaire
Action ncessaire
Norme minimale
86
87
1 2 3 4 5
Action ncessaire
Norme minimale
Action ncessaire
Les registres des comptes montrent clairement
si les fonds sont limits. Si le fonds est
complexe et/ou, quand il y a plusieurs
1 2 3 4 5
donateurs, un systme supplmentaire assure
que les fonds limits sont contrls de manire
prcise.
Question
MAINTIEN DU LIVRE DE
COMPTES
Question
88
possible.
Norme minimale
89
RAPPORT FINANCIER
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
Question
1 2 3 4 5
Action ncessaire
Norme minimale
Action ncessaire
Une personne de la direction compare le solde
des espces avec le livre de caisse/banque, au
1 2 3 4 5
moins une fois par semaine (ce jour changeant
chaque semaine).
Tous les comptes bancaires sont au nom de
1 2 3 4 5 lorganisation/projet.
13
Question
90
D
Norme minimale
Norme minimale
Question
Question
Action ncessaire
Action ncessaire
91
92
E
1 2 3 4
93
1 2 3 4
1 2 3 4
1 2 3 4
mdicaments.
Norme minimale
1 2 3 4
VALUATION DE LAUDIT
EXTERNE
Question
15 Est ce que les entres des locaux et 1 2 3 4 5 Les locaux doivent tre ferms et gards (si
des entrepts sont scurises ?
ncessaire).
Est-ce que chaque vhicule
Les chauffeurs doivent remplir le journal de
16 possde un journal de bord pour
1 2 3 4 5 bord du vhicule chaque fois quun
noter le kilomtrage du vhicule ?
dplacement est effectu.
Est- ce que le personnel paie pour
Le personnel connat la politique de
17 lutilisation personnelle du
1 2 3 4 5 lorganisation et le processus de paiement
tlphone et des photocopieuses?
utilis.
Action ncessaire
Norme minimale
Action ncessaire
Un registre des biens immobiles est tenu de
manire dtaille sur les biens.Ceci inclut la
1 2 3 4 5 date de lachat, la valeur et o ils ont t
achets et gards.Ceci est annuellement
compar aux articles actuels.
Les biens sont suffisamment assurs. Dautres
risques (par exemple les charges publiques,
1 2 3 4 5 lincendie et le vol et les espces en transit)
doivent galement tre couverts, si cela est
possible dans le pays o vous travaillez.
Question
Notes
Notes
94
95
Notes
96