MANUAL DE PROCEDIMIENTO:

AUTORIZACIN DE CREDITO

CONTENIDO

PGINA

OBJETIVO

ALCANCE

POLITICAS

DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO

DOCUMENTOS SOPORTE

DISTRIBUCIN DE COPIAS:

rea de Ventas
rea de Crdito y Cobranza

VERSION 1.1
JULIO 2013

ELABORADO POR:

Crdito y Cobranza
Corporativa

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

Director General

Director de Finanzas

OBJETIVO

Este informacin es confidencial y para uso exclusivo de la empresa

MANUAL DE PROCEDIMIENTO: AUTORIZACION DE CREDITO

Establecer polticas y directrices para el otorgamiento de crditos que minimicen el riesgo
en su recuperacin.
2

ALCANCE
Todo el personal del rea de ventas y administracin relacionados con el otorgamiento y
seguimiento de los crditos proporcionados.

POLITICAS
3.1 El Crdito ser utilizado nicamente como un instrumento de servicio que apoyar a
la fuerza de ventas a realizar operaciones con clientes moral y econmicamente
solventes en el mercado.
3.2 El Comit de Crdito, la Direccin de Finanzas y el Consejo de Administracin
Mxico aprobarn las polticas y procedimientos para el otorgamiento, control y
recuperacin del crdito, as como las relativas a la evaluacin y seguimiento del
riesgo crediticio.
3.3 La Direccin General de cada empresa, la gerencia de Crdito Corporativo no
podrn modificar o cambiar cualquiera de los criterios establecidos, por lo que se
dan por enterados y manifiestan su plena conformidad a las mismas.
3.4 El Comit de Crdito ser el nico rgano facultado para la autorizacin de los
crditos (monto de lnea, plazos, condiciones). (Anexo I)
3.5 Un Cliente nuevo antes de autorizarle una lnea de crdito, deber realizar mnimo
dos operaciones de riguroso contado similares o equivalentes al crdito solicitado.
3.6 Las solicitudes de crdito debern acompaarse con la documentacin que acredite
la personalidad jurdica y, en su caso, la capacidad para contratar crditos del
solicitante o de su representante legal; as como la informacin necesaria para
determinar la viabilidad econmica y moral del Cliente sealados en el check list.
3.7 Ninguna solicitud de crdito podr pasar a la etapa de anlisis, sin que se cuente en
el expediente con la informacin y documentacin mnima requerida. (check list).
3.8 Podrn ser sujetos de crdito las personas fsicas y morales que cuenten con buen
historial crediticio en el bur nacional y regional de crdito que demuestren su
solvencia.
3.9 Los montos de lneas de crdito sern autorizados de acuerdo a la red de
distribucin comercial requerida por el Cliente, en acorde a su capacidad financiera.
3.10

Las operaciones de crdito de lneas autorizadas, debern estar amparadas por:

Mxico: La factura original, Formato de firmas autorizadas y Pagar firmados

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por el Cliente, as como las garantas originales (en su caso).

Estados Unidos: Terms & Conditions

3.11 Las lneas de crdito nuevas y renovadas autorizadas tendrn una vigencia de un
ao.
3.1 Las lneas de crdito sern suspendidas temporalmente, en los siguientes casos:
2
3.12.1

Cuando el saldo de cartera del Cliente cuente con adeudo vencido. (Si el
saldo vencido fue superior a 120 das, antes de cualquier venta de crdito
deber ser presentado a comit).

3.12.2

Cuando el lmite autorizado de la lnea este saturado.

3.13

El departamento de Crdito y Cobranza de la empresa es el responsable de la

guarda y custodia de la documentacin original que amparan las cuentas por cobrar,
as como de su control y registro.

3.14

Queda prohibida la entrega de producto a Clientes nuevos sin lnea de crdito

autorizada; as como a Clientes con lnea de crdito vencida y/o saturada.
Tratndose de ventas de contado se deber validar el depsito.

3.15

El departamento de Crdito revisar y actualizar anualmente, la documentacin en

los expedientes de cada cliente.

3.16

Tratndose de Distribuidores en consignacin el Representante deber hacer

Facturacin quincenal cuando se trate de Fertilizantes y cada 30 das cuando sean
Agroquimicos por el consumo efectuado. En Caso de presentarse diferencias con la
facturacin una vez pagada, el representante deber hacer las aclaraciones en un
plazo no mayor a 15 das.

3.17

En el caso de centros de Distribucin no se podr entregar producto a clientes sin la

autorizacin del rea de Crdito.

3.18

Cuando un cliente no presente actividad en un periodo superior a 12 meses ser

considerado como inactivo y para reactivarse deber seguir el procedimiento como
un cliente nuevo.

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5

PROCEDIMIENTO
Responsable

Actividad

Ventas

Crdito y Cobranza
(Empresa)

Crdito y Cobranza
Corporativo

Descripcin de la Actividad
Recaba y revisa solicitud de crdito llenada por el Prospecto
y documentos soporte.

Visita al Prospecto y efecta revisin ocular, para corroborar

que la informacin proporcionada coincida.

Elabora revisin ocular e integra el expediente para su envo.

Recibe documentacin, valida y verifica.

Si no cumple con algn requisito, se le informa al rea de

ventas para su recopilacin y/ correccin por parte del
Prospecto.

Si cumple con los requisitos, turna a Crdito y Cobranza

Corporativo.

Recibe documentacin del Prospecto para su anlisis.

Hace revisin del historial crediticio del Prospecto, en el Bur

de Crdito Nacional y Regional.

Si el resultado es NEGATIVO, enva documentacin del

Prospecto a Crdito y Cobranza (Empresa), notificando los
motivos de rechazo.

Crdito y Cobranza
(Empresa)

10

Informa al Cliente los motivos de rechazo y concluye el

proceso.

Crdito y Cobranza
Corporativo

11

Comit de Crdito

Crdito y Cobranza
Corporativo
Crdito y Cobranza
Corporativo

Si el resultado es POSITIVO, efecta el anlisis de crdito.

12

Si como resultado del anlisis, NO es ELEGIBLE se proceden

a realizar los puntos 9 y 10.

13

SI es ELEGIBLE, programa presentacin a Comit de

Crdito. Al inicio de cada mes se informara de los horarios
tentativos para comit en cada empresa.

14

Se rene y analiza estudio de crdito,

15

Emite Acta de Comit con la resolucin del crdito.

16

Si el caso es RECHAZADO, notifica resolucin y entrega

documentacin del Prospecto a Crdito y Cobranza
(Empresa), procediendo los puntos 9 y 10.

17

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Si el caso es APROBADO pero CONDICIONADO, entrega

copia del acta de comit a Crdito y Cobranza (Empresa)
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notificando las condiciones para la autorizacin de la lnea de
crdito.
Crdito y Cobranza
(Empresa)

18

Notifica al Prospecto las condicionantes para la autorizacin

de la lnea de Crdito.

19

Si el Prospecto NO ACEPTA, proceden los puntos 9 y 10.

20

Si el Prospecto ACEPTA, le hace entrega de las condiciones

solicitadas; mismas que turna a Crdito y Cobranza
Corporativo.

Crdito y Cobranza
Corporativo

21

Recibe y analiza condiciones solicitadas, informando al

Comit de Crdito su cumplimiento.

Comit de Crdito

22

Si el caso es APROBADO y/ Cumplidas las Condiciones, se

firma la cartula del crdito.

Crdito y Cobranza
Corporativo

23

Recibe acta de comit de crdito y cartula de crdito

firmada, mismas que procede a distribuir copias.

Crdito y Cobranza
(Empresa)

24

Recibe copia acta de comit y cartula de crdito, procede a

elaborar contrato y pagar correspondiente y turna a firma.

Ventas

25

Recopila firma del Cliente en el contrato y pagar.

Crdito y Cobranza
(Empresa)

26

Recibe contrato y pagar debidamente firmado e informa.

27

Resguarda documentos originales en un lugar seguro y bajo

llave y el resto del expediente lo custodia en el archivo.

Crdito y Cobranza
Corporativo

28

Confirmado la formalizacin de la lnea, genera alta de lnea

de crdito autorizada en el sistema.

Crdito y Cobranza
(Empresa)

29

Ventas

30

Crdito y Cobranza
Corporativo

31

Notifica alta de lnea de crdito para su disposicin.

Notifica al Cliente, la lnea de crdito disponible.
Alta en sistema de condiciones autorizadas.

DOCUMENTOS SOPORTE
6.1 Solicitud de crdito
6.2 Check list
6.3 Autorizacin para solicitar reportes de bur de crdito
6.4 Reporte de visita al Prospecto

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6.5 Acta de Comit de Crdito

6.6 Contrato
6.7 Pagar

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