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E LICEO LA
PRADERA SEDE EL ALIVIO, MUNICIPIO DE MONTERIA, PROPUESTA DE GESTION
Y MEJORAMIENTO
METODOLOGIA
El estudio constituye una investigacin que se ubica en los diseos de campo no experimental
de carcter descriptivo y referido a las estrategias de aprendizaje utilizados por estudiantes y
docentes de la Institucin Educativa La Pradera sede El Alivio
Los estudios descriptivos, segn Hernndez (2003), tienen un propsito especificar las
propiedades, las caractersticas y los perfiles de las personas, grupos, comunidades, miden,
evalan o recolectan datos sobre diversos conceptos (variables), aspectos, dimensiones o
componentes del fenmeno a investigar directamente de la realidad donde se observan los
hechos tal como estn en su ambiente natural.
El enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre cmo una persona, grupo o cosa
se conduce o funciona en el presente. La investigacin descriptiva trabaja sobre realidades de
hecho, y su caracterstica fundamental es la de presentacin correcta. Aplicada: porque est
referida a problemas especficos cuando se quiere dar una solucin prctica aplicando teoras o
conocimientos cientficos (Gil Malea)
Enfoque
La investigacin responde al enfoque cualitativo. Tratndose de escenarios educativos este
enfoque es el adecuado en la medida en que en esta investigacin tratamos de describir e
interpretar una determinada realidad. Ello supone el empleo de estrategias de Investigacin que
lleven a la comprensin y a la reconstruccin cultural.
Para Coronel M (2002), la etnografa educativa ha servido para descubrir los contextos
educativos, para generar teora y tambin como mecanismo de evaluaciones de programas y
expedientes desarrolladas en los centros educativos, proporcionando abundantes datos
descriptivos sobre dichos contextos, actividades y opiniones de los diversos participantes.
Expedientes
El empleo de diseos cualitativos en escenarios educativos constituye una Implicacin
directa en la medida en que tratamos de describir e interpretar una determinada realidad, al
menos como primer paso, en el conjunto de la investigacin. Ello supone el empleo de
estrategias de Investigacin que lleven a la comprensin y a la reconstruccin cultural.
INSTRUMENTOS
La tcnica de recoleccin de datos utilizada en esta investigacin, fue mediante un
instrumento tipo cuestionario elaborado por el investigador; el cual fue aplicado a los docente y
directivos para identificar competencias claves de los docentes y directivos, sus fortalezas y
aspectos a mejorar, utilizndose el cuestionario como un instrumento que agrupa una serie de
preguntas por escrito, relativas a un evento, situacin o temtica especfica, sobre las cuales el
investigador desea informacin.
Las preguntas abiertas que se les aplicaron a la poblacin de 30 docentes de la Institucin
Educativa La Pradera Sede el Alivio, fueron las siguientes:
1)
3)
4)
5)
RESULTADOS
Las respuestas a las preguntas fueron bastante nutridas, una vez realizado el
procedimiento para codificar y cerrar las respuestas de los 40 estudiantes, arrojaron los siguientes
resultados:
Tabla 1a. En la pregunta nmero 1parte a. Participa Ud. de manera activa en la gestin
de la escuela?
Cdigos
1
2
3
Porcentaje
48%
29%
23%
Tabla 1b. En la pregunta nmero 1 parte b. Participa Ud. de manera activa en la gestin de
la escuela? Si no participa en el proceso cual es el motivo?
Cdigos
1
2
3
Porcentaje
42%
29%
29%
Aunque los resultados en el anlisis estadstico determinaron que el 48% de los docentes
participan de manera activa en la gestin de la Institucin Educativa, es de resaltar que el 29%
definitivamente no participa y un 23% eventualmente participan.
Porcentaje
42%
39%
19%
Tabla No. 3- En la pregunta nmero 3 Usa Ud. las nuevas tecnologas en el proceso de
enseanza?
Cdigos
1
2
3
Porcentaje
49%
21%
30%
Cdigos
1
2
3
Porcentaje
48%
29%
23%
A la pregunta No. 4 los docentes el 48% responden que si les agrada el trabajo en grupo y
participar en la gestin de la escuela: un 29% afirma que lo hacen ocasionalmente y un 23%
definitivamente no lo hacen.
Hoy en da, se pide realmente a los profesores que participen en la gestin de la escuela? Por
otro lado, tienen ganas de hacerlo? Podra parecer lgico tener respuestas claras a estas
preguntas antes de considerar como indispensables las siguientes competencias:
Elaborar, negociar un proyecto institucional.
Administrar los recursos de la escuela.
Coordinar, fomentar una escuela con todos sus componentes (servicios extraescolares,
barrio, asociaciones de padres, profesores de lengua y cultura de origen).
Organizar y hacer evolucionar, en la misma escuela, la participacin de los alumnos.
Por todas partes, las cesuras de los sistemas educativos se rompen, por miles de razones, pero
sobre todo porque su modo de gestin, a pesar de algunos progresos, contina siendo arcaico,
burocrtico, basado en la desconfianza ms que en la confianza, la libertad clandestina ms que
la autonoma asumida, la ficcin del respeto escrupuloso de los textos ms que la delegacin del
poder-a partir de objetivos generales, la apariencia de control ms que la transparencia de las
opciones y la obligacin de dar cuenta de ello. Profesionalizacin, responsabilidad, participacin,
autonoma de gestin, proyectos institucionales, cooperacin: estos temas, ms all de efectos de
moda, definen alternativas deseables al funcionamiento de la gestin institucional.
Porcentaje
36%
32%
32%
A la pregunta No. 5 los docentes respondieron: 46% conoce la problemtica del entorno de la
escuela, 29% dice conocerlo un poco un 25 % afirma no conocerlo.
Ms all de estas generalidades, la definicin del quehacer del educador es, en s misma, otra
tarea que debe partir de un dilogo abierto y permanente entre los mismos maestros y entre ellos
y su entorno social. La escuela de hoy tiene que abrirse ms a sus contextos, que inevitablemente
entran a ella, y ello exige replantearse el oficio del maestro tanto en el saln de clases como en la
comunidad.
La escuela es un espacio donde se construye conocimiento todo el tiempo y se aprende
siempre. Aprender es armarse para la vida, pero tambin abrir espacios para la imaginacin;
prepararse para vivir y trabajar e imaginar futuros posibles. Formar, como se sabe, es actualizar
en cierto modo las potencialidades del ser humano.
El maestro debe preguntarse entonces sobre el sentido de lo que hace y debe discutirlo; debe
seleccionar y jerarquizar lo que es importante del legado simblico que recoge y que entrega, y
aclarar, a s mismo y a los estudiantes, el porqu de su relevancia. La tarea del maestro es distinta
en los diferentes contextos sociales y geogrficos de un pas tan diverso y con tantas
contradicciones como el nuestro. No es lo mismo trabajar en el centro que hacerlo en la periferia
de las ciudades; no es lo mismo trabajar en contextos sociales relativamente estables que en
lugares en donde se viven las tensiones propias de la violencia; no es lo mismo trabajar con
alumnos que cuentan con todos los recursos que hacerlo en condiciones de enorme pobreza.
Ms all de revisar diferentes concepciones del clima escolar, e intentando comprender las
instancias y condiciones que influyen en su conformacin, vamos a analizar a continuacin
algunos de los aspectos organizativos que pueden estar influyendo en la problemtica
encontrada:
Este enfoque de procesos de Gestin Educativa se disea bajo el ciclo del Mejoramiento
Continuo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Ajustar). Cada uno de los procesos est descrito en
trminos de sus relaciones con los dems procesos de la entidad y fuentes externas de
informacin primaria, as como las entradas y salidas que se requieren y se producen, y los
controles preventivos y correctivos que estos procesos demandan, y la descripcin de cada uno
de estos procesos es:
Objetivo: Este proceso tiene como objetivo asegurar que se establezca, documente,
implemente, mantenga y mejore continuamente la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema
de Gestin Integral, de forma tal que garantice el cumplimiento de la misin y objetivos
institucionales, as como las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a la institucin
educativa. La accin del plan persigue mejorar los procesos en las reas donde se identificaron
falencias de gestin:
rea de gestin directiva y administrativa que contemple la inclusin del entorno
rea de gestin pedaggica y acadmica y de recursos.
Cdigo: V1-PR01
Pgina de
Versin: 01
PROVEEDOR
SEGUIMIENTO:
Veracidad de los resultados del diagnstico institucional,
enfoque y cumplimiento del direccionamiento, plan estratgico
(horizonte institucional), el SGC, indicadores de gestin,
Objetivos, directrices para el plan de mejoramiento.
Compromiso de la alta direccin con el S.G.C, definicin y
entendimiento de la responsabilidad, autoridad e interaccin
entre procesos,
Cumplimiento del cronograma general de actividades
institucionales, resultados de las evaluaciones de satisfaccin
de cliente, de Revisin por la Direccin y Planes de accin.
Entrega de los Informes de la gestin de los procesos al
finalizar cada perodo escolar.
Al cumplimiento de Presupuesto y Plan de compras.
Al cumplimiento de requisitos por parte de las compras y al
desempeo de proveedores
ENTRADAS
SALIDAS
1. SEM, MEN
2. SEM
2. Proceso Directivo
2. Plan operativo y de
mejoramiento, Resultados de la
revisin por la direccin y de
satisfaccin padres
1. Plan de Desarrollo Municipal
Plan decenal de educacin.
Diagnostico participativo
comunal y plan de
desarrollo comuna 6
Recurso humano
Traslados presupuestales
2. SEM
3. SEM, MEN
3. Ministerio de Educacin,
Secretaras de educacin, entes
normativos y seccional de salud
CLIENTE
3. Fondos y Contralora
Comunidad Educativa
entre otros
2. Informes de indicadores y de
gestin de los procesos.
Entradas para la revisin por la
direccin
3. Necesidades y Expectativas,
evaluacin de proveedores.
del
SGC
comunicado
y
entendido por la comunidad
educativa.
2. Directrices y enfoque
institucional para los procesos
3. Recursos para la procesos
4. Resultados de la Revisin por
la direccin,
5. PEI ajustado
5. Secretara de Educacin
Municipal
RECURSOS:
Humano: Personas idneas y competentes
Infraestructura: Oficina, computador, impresora, software,
Internet, telfono, video beam, archivadores, carpetas,
muebles y enseres y carteleras informativas, bibliografa.
Cdigo:
V1-PR01
Pgina de
Versin:
01
GESTION DIRECTIVA Y ADMINISTRATIVA
REGISTROS:
V1-FR01 Evaluacin institucional, satisfaccin cliente
V1-FR02 Cronograma de actividades
V1-FR03 Plan de mejoramiento (plan operativo)
V1-FR04 Listado de necesidades
V1-FR05 Control de insumos y recursos
V1-FR06 Seleccin y control de proveedores
V1-FR07 Actas
V1-FR08 Formato permisos
V1-FR09 Informe y Acta de Revisin por la Direccin. .
V1-FR10 Cuadro y reporte de indicadores
Invitacin Publica
Ciclo contable (registros de compras segn requisitos
legales
vigentes)
Comprobante de pago para varios
Presupuesto
Plan de Compras
Soportes Contables (Acuerdos)
Actas de consejo directivo
Oficios
Evaluacin Anual del Desempeo Laboral, Protocolo Para la
Evaluacin de Docentes (Decreto 1278)
NOMBRE DEL
INDICE
FRECUENCIA
META
INDICADOR
X
Cumplimiento
de
Objetivos
PEI
contextualizado
Participacin de
la comunidad en
la
contextualizaci
n del PEI
Desempeo de
proveedores
N. objetivos del
proceso
cumplidos / Total
de objetivos del
proceso
Total
de
componentes
actualizados
/
total de
componentes PEI
x 100
Total
de
estamentos
participantes
sobre el total de
la comunidad.
Proveedores
evaluados
satisfactoriament
e / proveedores
evaluados
PERIOD
REGISTR
O TOMA
DE DATOS
A1- Informe
y Reporte de
Indicadores
Semestral
90%
Anual
Semestral
90%
Anual
A1- Informe
y Reporte de
Indicadores
Semestral
90%
Anual
A1- Informe
y Reporte de
Indicadores
Semestral
80%
Anual
V1-FR06
Seleccin y
Control de
proveedores
SALIDAS
1. Informacin contable para revisin mensual y trimestral,
administracin e informe del presupuesto ejecutado.
2. Presupuesto aprobado.
3. Infraestructura y ambiente de trabajo adecuado, bienes y
servicios conformes, oportunos y econmicos, pprogramas de
mantenimiento preventivo y correctivo, condiciones de
almacenamiento y preservacin de los recursos, personal
humano competente y vinculado acorde al perfil, formacin
eficaz y desarrollo de competencias, clima Institucional
adecuado.
4. Evaluacin del manejo de los recursos
REQUISITOS: (Norma, Ley, Organizacin) (obligatorio)
Disposiciones legales.
Ley:115 Art. 138 y 139, 83, 126, 128, 129, 104, 108, 109,
110, 11, 116, 117, 118, 119, 198, Decreto 4791 de 2008 que
reglamenta los art 11,12,13,14 de la ley 715 de 2001 y deroga
el decreto 992 de 2002, Ley 80 de contratacin con el Estado,
Cdigo: V1-PR01
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Versin: 01
ENTRADAS
1. PEI y Plan de mejoramiento
2. Recurso humano (directivos, y docentes), recursos fsicos,
personal de servicios administrativos, recursos de
financiacin de costos acadmicos, normatividad y requisitos
para el manejo de los recursos
3. Productos y servicios requeridos por la Institucin.
4. Lineamientos, normatividad, recursos del COMPES.
5. Servicios de apoyo
6. Servicios complementarios (restaurante escolar, vaso de
leche)
7. Recursos del presupuesto participativo
8. Necesidades de infraestructura, ambiente de trabajo,
recursos, bienes, servicios y mantenimiento.
9. Necesidades y expectativas.
10. Necesidades y Requisitos para compras, necesidad de
formacin y mejora de competencias, necesidad de
mantenimiento y de ambiente de trabajo adecuado
CLIENTE
1. Unidad financiera de secretara de educacin, Contralora.
2. Consejo Directivo, Comunidad educativa, Unidad
financiera de secretara de educacin, Contralora.
3. Todos los procesos de la Institucin.
4. Secretaria de educacin.
Norma ISO: 4.1/ 5.6.2/ 6.1/ 6.2/ 6.2.1/ 6.2.2/ 6.3/ 6.4/ 7.4/
7.4.1/ 7.4.2/ 7.4.3/ 7.5.5/ 8.2.3/ 8.3/ 8.4 /8.5.1
NTC 4595 Planeamiento y diseo de instalaciones y
ambientes escolares.
NTC 4596 Sealizacin para instalaciones y ambientes
escolares
Institucin: Polticas institucionales, administracin del
presupuesto
PARA
LOGRAR
MAYORES
Aprob: Rector
PROVEEDOR
ENTRADAS
DOCUMENTOS:
A1-PR01:Procedimiento
del
proceso
de
administracin de recursos
A1GU01 Perfiles de cargo
A1_IN01 Induccin al personal nuevo
A1_IN02 Compra de bienes y servicios
A1_IN03 Presupuesto
Gua N31 Evaluacin anual de desempeo laboral
Gua 20 Administracin de Bienes Inmuebles
Gua N 10. Evaluacin de periodo de prueba
Decreto 3782 de 2007: Evaluacin del perodo de
prueba
Decreto 2277 Estatuto docente. (Autoevaluacin y
coevaluacin)
Decreto 1278. Estatuto de profesionalizacin
docente.
Decreto 4791 Reglamento de manejo del fondo de
servicios educativos
Circular 101 de Julio de 2010
SECOF Programa de sistema contable
Cdigo:
V1-
PR01
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Versin: 01
Orden de compras
Cuenta de cobro
Orden de servicios
Recibido a satisfaccin
Cotizacin
Adicin presupuestal
Disminucin presupuestal
Recibo de caja
Certificado de compromiso presupuestal
Traslado presupuestal
Factura de proveedores
Planta de Cargos
Plan mensualizado de caja
Plan de Compras
Base de datos de proveedores y evaluacin inicial
Formato de Evaluacin de desempeo por competencias (SEM para personal del
1278)
Acuerdos
NOMBRE
DEL
INDICADO
R
Ejecucin
presupuestal
Competencia
Del personal
Clima
institucional
Calidad del
producto
o
servicio
comprado
INDICE
#
rubros
ejecutados / total
rubros
presupuestados x
100
# empleados que
cumplen el perfil/
total
de
empleados X 100
Sumatoria
de
resultado
de
clima/ total de
empleados X100
FRCUENCIA
META
PERIOD
O
REGISTR
O TOMA
DE DATOS
Trimestral.
90%
Trimestral
Estados
financieros.
Anual
90%
Anual
A1_FR23
Evaluacin de
desempeo
Anual
80%
Anual
A1_FR03
Encuesta de
Clima
Institucional
RECURSOS HUMANOS
P-H-VA
ACTIVIDADE
S
RESPONSABLE
S
1P
INICIO
Definir plan
operativo del
proceso
Directivos
2P
Definir o
actualizar
perfiles de cargo
Directivos
3P
4H
Identificar
necesidad de
personal
Solicitar
personal
Directivos
Rector
5H
Recibir y
posesionar
personal
Rector
6P
Diligenciar hoja
de vida
institucional
Secretaria
7H
Realizar
Induccin y
acompaamient
o al personal
Directivos
8H
Identificar
necesidades de
formacin y
definir el plan
9H
Ejecutar el Plan
de Formacin.
10VA
Hacer
seguimiento al
Plan de
formacin
11V
Evaluar las
Competencias
del personal
Directivos
Jefes directos
12H
Aplicar
Encuesta de
Clima
Institucional
Directivos
13VA
Desvinculacin
y traslados de
personal
SEM
14VA
Presentar
seguimiento a la
administracin
del personal
ACTIVIDADE
S
RESPONSABLE
S
1P
Identificar
necesidades de
inversin
Rector
2H
Elaborar
presupuesto
Rector
3H
Identificar
necesidad de
personal
Consejo directivo
4H
Solicitar
personal
Rector
5H
Recibir y
posesionar
personal
Rector
6P
Diligenciar hoja
de vida
institucional
7P
8H
Establecer
parmetros de
licitacin
Recibir
cotizaciones o
pliegos de
condiciones
Secretaria
Consejo Directivo
Rector
9H
Seleccionar
proveedores.
Rector
10H
Solicitar compra
al proveedor
11H
Recibir bienes y
servicios
Rector
coordinadores
12H
Programar y
Ejecutar el plan
de
mantenimiento
Rector
13VA
14VA
15V
16V
17V
Elaborar
diagnstico de
Ambiente de
trabajo
Hacer
seguimiento y
reevaluar a
proveedores
Verificar estado
de inventario de
recursos
Elaborar
informes para
organismos de
control
Realizar
evaluacin del
proceso
Consejo directivo
Rector
coordinadores
Rector
institucionales.
Previo estudio y aprobacin del consejo directivo el rector enva a tesorera el
presupuesto aprobado para luego remitirlo a la unidad financiera de la Secretara de
Educacin Municipal con copia a la contralora Municipal en medio fsico y magntico
Se elabora mensualmente el informe de presupuesto para presentar al consejo directivo
segn el Plan mensualizado de caja (formato establecido por la SEM)
Se elaborar el Plan de Compras de forma coherente con el Plan de accin del PEI y con
el Plan mensualizado de Caja, segn formato establecido por la SEM.
La adicin presupuestal por compras que no der en el plan se deben aprobar por el
Consejo Directivo quedando registrada en el formato de adicin presupuestal
Certificacin de adicin presupuestal, de lo cual queda evidencia en Actas.
. El Consejo Directivo mediante acuerdo establece los parmetros de contratacin por
licitacin segn las normas establecidas en la ley 80.
El rector solicita las cotizaciones a los proveedores para la realizacin de los trabajos
pertinentes de acuerdo con los criterios establecidos en las condiciones generales.
De acuerdo con los requerimientos de calidad el Rector, con la veedura del Consejo
Directivo, se procede a determinar los proveedores que cumplen con los parmetros
requeridos en las condiciones generales del presente procedimiento, para suministrar
los insumos o servicios necesarios para la institucin segn el A1-FR08 seguimiento y
desempeo de proveedores
Despus de analizar la(s) cotizaciones y previo consentimiento del Consejo Directivo
se procede a escoger el proveedor que rene los requisitos.
Se solicita formalmente la compra segn la Orden de compra o la Prestacin de
servicios, segn sea el caso.
Se identifica la calidad de los bienes y servicios que se reciben. Cuando se presenten
inconformidades en la recepcin del bien o servicio se comunican al proveedor y se
registran en la hoja de novedades del Base de datos y evaluacin inicial de
proveedores.
Cuando se trate de compra de bienes se actualiza el inventario.
De acuerdo con las necesidades institucionales se procede a definir el plan de
mantenimiento segn el A1-FR07 Plan de mantenimiento.xls
De acuerdo con el plan de inversiones se procede a ejecutar el plan de mantenimiento
institucional dejando registro en el formato A1FR07 Plan de mantenimiento.
Una comisin encargada har liderada por el der de proceso permanente Verificacin a
las obras de mantenimiento ejecutadas en la infraestructura
Cada 6 meses se realiza el diagnstico del ambiente de trabajo de la institucin en cada
una de las sedes, dejando evidencia en el formato A1_FR13 Diagnostico de Ambiente
de trabajo y se toman acciones de mejoramiento con base en los resultados.
. Anualmente el Consejo Directivo evala los proveedores que ha tenido la Institucin
Educativa segn el A1-FR08 Seguimiento y desempeo de proveedores.xls
Cdigo: V1-PR01
RESPONSABLES:
Lder de proceso: Director y Coordinador
FACTORES CLAVES DE XITO:
PROVEEDOR
ACTIVIDADES PRINCIPALES
P_ Planear el proceso de Recursos
Talento Humano
P_ Definir o actualizar perfiles de cargo
P_ Identificar necesidades de Formacin y Definir Plan
Formativo.
H_ Solicitar personal
H_ Posesionar el personal
H_ Realizar Induccin, acompaamiento al personal y
Formacin.
VA_ Hacer seguimiento al Plan de Formacin y su eficacia
VA_ Evaluar las Competencias del personal
VA_ Evaluar Clima Institucional
Recursos fsicos y de ambiente de trabajo
P_ Identificar necesidades de inversin
P_ Elaborar presupuesto
V_ Aprobar presupuesto
H_ Enviar presupuesto a Tesorera
P_ Elabora flujo de caja
P_ Elaborar plan de compras
P_ Definir plan de mantenimiento
H_ Seleccionar proveedores
H_ Solicitar cotizaciones
H_ Realizar compra al proveedor
V_ Recibir y verificar bienes y servicios
V_ Hacer seguimiento y reevaluar a proveedores
Ejecutar el plan de mantenimiento
Verificar estado de inventario de recursos
Elaborar informes para organismos de control
Realizar evaluacin del proceso
VA_ Hacer seguimiento y mejora al proceso
Pgina de
Versin: 01
SALIDAS
1. Informacin contable para revisin mensual y trimestral,
administracin e informe del presupuesto ejecutado.
2. Presupuesto aprobado.
3. Infraestructura y ambiente de trabajo adecuado, bienes y
servicios conformes, oportunos y econmicos, pprogramas de
mantenimiento preventivo y correctivo, condiciones de
almacenamiento y preservacin de los recursos, personal
humano competente y vinculado acorde al perfil, formacin
eficaz y desarrollo de competencias, clima Institucional
adecuado.
4. Evaluacin del manejo de los recursos
REQUISITOS: (Norma, Ley, Organizacin) (obligatorio)
Disposiciones legales.
Ley:115 Art. 138 y 139, 83, 126, 128, 129, 104, 108, 109,
110, 11, 116, 117, 118, 119, 198, Decreto 4791 de 2008 que
reglamenta los art 11,12,13,14 de la ley 715 de 2001 y deroga
el decreto 992 de 2002, Ley 80 de contratacin con el Estado,
Ley 1150, Ley 715 de 2001, art 11,12,13,14, (disposiciones
funcionamiento FSE) 151,288,356,357 (normas orgnicas en
materia de recursos), Resolucin Rectoral y acuerdo del
consejo directivo para el manejo de fondos
Norma ISO: 4.1/ 5.6.2/ 6.1/ 6.2/ 6.2.1/ 6.2.2/ 6.3/ 6.4/ 7.4/
7.4.1/ 7.4.2/ 7.4.3/ 7.5.5/ 8.2.3/ 8.3/ 8.4 /8.5.1
NTC 4595 Planeamiento y diseo de instalaciones y
ambientes escolares.
NTC 4596 Sealizacin para instalaciones y ambientes
escolares
Cdigo: V1-PR01
Pgina de
Versin: 01
ENTRADAS
1. PEI y Plan de mejoramiento
2. Recurso humano (directivos, y docentes), recursos fsicos,
personal de servicios administrativos, recursos de
financiacin de costos acadmicos, normatividad y requisitos
para el manejo de los recursos
3. Productos y servicios requeridos por la Institucin.
4. Lineamientos, normatividad, recursos del COMPES.
5. Servicios de apoyo
6. Servicios complementarios (restaurante escolar, vaso de
leche)
7. Recursos del presupuesto participativo
8. Necesidades de infraestructura, ambiente de trabajo,
recursos, bienes, servicios y mantenimiento.
9. Necesidades y expectativas.
10. Necesidades y Requisitos para compras, necesidad de
formacin y mejora de competencias, necesidad de
mantenimiento y de ambiente de trabajo adecuado
CLIENTE
1. Unidad financiera de secretara de educacin, Contralora.
2. Consejo Directivo, Comunidad educativa, Unidad
financiera de secretara de educacin, Contralora.
3. Todos los procesos de la Institucin.
4. Secretaria de educacin.
PARA
LOGRAR
MAYORES
Aprob: Rector
Cdigo:
V1-
PR01
Pgina de
Versin: 01
PROVEEDOR
ENTRADAS
DOCUMENTOS:
A1-PR01:Procedimiento
del
proceso
de
administracin de recursos
A1GU01 Perfiles de cargo
A1_IN01 Induccin al personal nuevo
A1_IN02 Compra de bienes y servicios
A1_IN03 Presupuesto
Gua N31 Evaluacin anual de desempeo laboral
Gua 20 Administracin de Bienes Inmuebles
Gua N 10. Evaluacin de periodo de prueba
Decreto 3782 de 2007: Evaluacin del perodo de
prueba
Decreto 2277 Estatuto docente. (Autoevaluacin y
coevaluacin)
Decreto 1278. Estatuto de profesionalizacin
docente.
Decreto 4791 Reglamento de manejo del fondo de
servicios educativos
Circular 101 de Julio de 2010
SECOF Programa de sistema contable
NOMBRE
DEL
INDICADO
R
Ejecucin
presupuestal
Competencia
Del personal
INDICE
#
rubros
ejecutados / total
rubros
presupuestados x
100
# empleados que
cumplen el perfil/
total
de
empleados X 100
FRCUENCIA
META
PERIOD
O
REGISTR
O TOMA
DE DATOS
Trimestral.
90%
Trimestral
Estados
financieros.
Anual
90%
Anual
A1_FR23
Evaluacin de
desempeo
Clima
institucional
Calidad del
producto
o
servicio
comprado
Sumatoria
de
resultado
de
clima/ total de
empleados X100
Anual
80%
Anual
A1_FR03
Encuesta de
Clima
Institucional
RECURSOS HUMANOS
P-H-VA
ACTIVIDADE
S
RESPONSABLE
S
1P
INICIO
Definir plan
operativo del
proceso
Directivos
2P
Definir o
actualizar
perfiles de cargo
Directivos
3P
4H
Identificar
necesidad de
personal
Solicitar
personal
Directivos
Rector
5H
Recibir y
posesionar
personal
Rector
6P
Diligenciar hoja
de vida
institucional
Secretaria
7H
Realizar
Induccin y
acompaamient
o al personal
Directivos
8H
Identificar
necesidades de
formacin y
definir el plan
9H
Ejecutar el Plan
de Formacin.
10VA
Hacer
seguimiento al
Plan de
formacin
11V
Evaluar las
Competencias
del personal
Directivos
Jefes directos
12H
Aplicar
Encuesta de
Clima
Institucional
Directivos
13VA
Desvinculacin
y traslados de
personal
SEM
14VA
Presentar
seguimiento a la
administracin
del personal
ACTIVIDADE
S
RESPONSABLE
S
1P
Identificar
necesidades de
inversin
Rector
2H
Elaborar
presupuesto
Rector
3H
Identificar
necesidad de
personal
Consejo directivo
4H
Solicitar
personal
Rector
5H
Recibir y
posesionar
personal
Rector
6P
Diligenciar hoja
de vida
institucional
Secretaria
7P
Establecer
Consejo Directivo
8H
parmetros de
licitacin
Recibir
cotizaciones o
pliegos de
condiciones
Rector
9H
Seleccionar
proveedores.
Rector
10H
Solicitar compra
al proveedor
11H
Recibir bienes y
servicios
Rector
coordinadores
12H
Programar y
Ejecutar el plan
de
mantenimiento
Rector
13VA
14VA
15V
16V
17V
Elaborar
diagnstico de
Ambiente de
trabajo
Hacer
seguimiento y
reevaluar a
proveedores
Verificar estado
de inventario de
recursos
Elaborar
informes para
organismos de
control
Realizar
evaluacin del
proceso
Consejo directivo
Rector
coordinadores
Rector
El rector solicita las cotizaciones a los proveedores para la realizacin de los trabajos
pertinentes de acuerdo con los criterios establecidos en las condiciones generales.
De acuerdo con los requerimientos de calidad el Rector, con la veedura del Consejo
Directivo, se procede a determinar los proveedores que cumplen con los parmetros
requeridos en las condiciones generales del presente procedimiento, para suministrar
los insumos o servicios necesarios para la institucin segn el A1-FR08 seguimiento y
desempeo de proveedores
Despus de analizar la(s) cotizaciones y previo consentimiento del Consejo Directivo
se procede a escoger el proveedor que rene los requisitos.
Se solicita formalmente la compra segn la Orden de compra o la Prestacin de
servicios, segn sea el caso.
Se identifica la calidad de los bienes y servicios que se reciben. Cuando se presenten
inconformidades en la recepcin del bien o servicio se comunican al proveedor y se
registran en la hoja de novedades del Base de datos y evaluacin inicial de
proveedores.
Cuando se trate de compra de bienes se actualiza el inventario.
De acuerdo con las necesidades institucionales se procede a definir el plan de
mantenimiento segn el A1-FR07 Plan de mantenimiento.xls
De acuerdo con el plan de inversiones se procede a ejecutar el plan de mantenimiento
institucional dejando registro en el formato A1FR07 Plan de mantenimiento.
Una comisin encargada har liderada por el der de proceso permanente Verificacin a
las obras de mantenimiento ejecutadas en la infraestructura
Cada 6 meses se realiza el diagnstico del ambiente de trabajo de la institucin en cada
una de las sedes, dejando evidencia en el formato A1_FR13 Diagnostico de Ambiente
de trabajo y se toman acciones de mejoramiento con base en los resultados.
. Anualmente el Consejo Directivo evala los proveedores que ha tenido la Institucin
Educativa segn el A1-FR08 Seguimiento y desempeo de proveedores.xls
2. Plan de mejoramiento (con base en el PHVA) para lograr un mayor estndar de calidad
segn los 2 factor de calidad seleccionados en la unidad 1.