Terma 1

Las principales caractersticas de un proyecto son:

Principio y fin
Deben tener una fecha de inicio y una de terminacin, que al no cumplirse crean la sensacin de
estar realizando proyectos interminables o fuera de control.

Objetivos claros
Determina la satisfaccin del cliente. Es el cumplimiento de sus requerimientos expresados en
objetivos claros, que se utilizan para planear las actividades y coordinar su desarrollo.

Desarrollo progresivo
Se desarrollan mediante incrementos, por lo que el equipo del proyecto debe desarrollar un plan
inicial y actualizarlo con ms detalle a medida de que avance el proyecto.

Administrador y equipo de proyecto

Son desarrollados por un grupo de personas que son coordinadas y dirigidas por un
administrador del mismo. El administrador del proyecto asegura la calidad y el cumplimiento de
todos los factores de xito, que son tiempo, costo y calidad en los entregables.

Cliente principal y patrocinador

La mayora de los proyectos tienen mltiples interesados o involucrados; sin embargo, alguno de
ellos toma el papel del patrocinador, que provee la direccin y los fondos para desarrollar el
proyecto.

nico
Se hace algo no realizado anteriormente; es decir, cada proyecto es diferente.

Por ejemplo, se puede definir un proyecto en una empresa cuyo objetivo sea la instalacin de un
sistema de correo a todos los empleados de un departamento. Si posteriormente se define un
proyecto para instalar la misma aplicacin a todos los empleados de otro departamento, no ser
igual que el anterior, ya que vara el nmero de empleados, las caractersticas de las

computadoras, las ubicaciones de los empleados, el conocimiento computacional previo y otros

mltiples factores que hacen que el proyecto sea diferente al anterior.

Factores crticos de xito

Requerimientos especficos de tiempo, costo y calidad, que son administrados durante todo el
ciclo de vida del proyecto.

Paquetes de trabajo y actividades

Se lleva a cabo mediante actividades interdependientes que son realizadas por organizaciones y
equipos de trabajo. Las actividades requerirn adems materiales e instalaciones.

Incertidumbre
Incluyen un grado de incertidumbre, ya que el plan del proyecto se basa en supuestos y
estimados. El avance en el desarrollo del proyecto soluciona la incertidumbre y permite
estimados ms exactos.

Tema2
Por ejemplo, cuando se desarrolla un sistema de informacin se realizan una serie de pasos
establecidos en una metodologa, que en forma general incluye:
Anlisis de requerimientos
Consiste en la definicin de los requerimientos de informacin de los usuarios relacionados con el
sistema. Esta definicin requiere que se haga una investigacin de los datos relevantes, entrevistas
y cuestionarios a las personas que realizan el trabajo y toman las decisiones involucradas en la
funcin
Diseo de alto nivel y el diseo detallado
En esta etapa el analista hace un diseo lgico del sistema de informacin, que consiste en:
Procedimientos precisos que capturan datos mediante interfaces precisas, como mens en pantallas
para seleccionar datos o preguntas para introducir respuestas.
Diseo de archivos o bases de datos para almacenar los datos que requieren los tomadores de
decisiones.
Salidas de informacin en forma impresa o mediante informes en pantalla.
Procedimientos de control para proteger al sistema y sus datos.
Codificacin
En esta etapa el analista trabaja con los programadores para desarrollar el cdigo (software) que
se requiere, utilizando tcnicas como diagramas de flujo.
El analista tambin desarrolla la documentacin para los programas y los manuales de usuario,
incluyendo manuales de procedimientos.
Pruebas
Para que el sistema pueda ser usado se debe probar su funcionamiento. Las pruebas que se realizan
pueden iniciar con verificaciones de los programadores y los analistas en forma conjunta y
utilizando datos reales del sistema actual.
Implementacin
En la etapa de implementacin el analista apoya los procesos de inicio de operaciones del sistema
de informacin, incluyendo el entrenamiento de los usuarios finales y la conversin del antiguo
sistema al nuevo. El proceso de conversin se relaciona con el cambio de los archivos del sistema
anterior a nuevas bases de datos, la instalacin del equipo y la puesta en marcha del nuevo sistema.
Esta etapa incluye la terminacin del ciclo de vida, ya que se realiza una evaluacin final del
funcionamiento del sistema.

Inicio

Las organizaciones en este nivel no disponen de un ambiente estable para el desarrollo y

mantenimiento de software. Aunque se utilicen tcnicas correctas de ingeniera, los esfuerzos se
ven minados por falta de planificacin. El xito de los proyectos se basa la mayora de las veces
en el esfuerzo personal, aunque a menudo se producen fracasos y casi siempre retrasos y
sobrecostos. El resultado de los proyectos es impredecible.
Repetible
En este nivel las organizaciones disponen de unas prcticas institucionalizadas de gestin de
proyectos, existen unas mtricas bsicas y un razonable seguimiento de la calidad. La relacin
con subcontratistas y clientes est gestionada sistemticamente.
Refinado
Adems de una buena gestin de proyectos, a este nivel las organizaciones disponen de correctos
procedimientos de coordinacin entre grupos, formacin del personal, tcnicas de ingeniera ms
detallada y un nivel ms avanzado de mtricas en los procesos. Se implementan tcnicas de
revisin por pares (peer reviews).
Administrado
Se caracteriza porque las organizaciones disponen de un conjunto de mtricas significativas de
calidad y productividad, que se usan de modo sistemtico para la toma de decisiones y la gestin
de riesgos. El software resultante es de alta calidad.
Optimizado
La organizacin completa est volcada en la mejora continua de los procesos. Se hace uso
intensivo de las mtricas y se gestiona el proceso de innovacin.

Tema 3
Tabla 1. Procesos requeridos para la programacin de actividades.

Actividades

Descripcin

Comentarios/Ejemplos

Planear la
administracin del
programa (Plan
Schedule Management)

Se realiza para establecer las polticas,

procedimientos y documentacin para
planear, desarrollar, administrar,
ejecutar y controlar el programa del
proyecto.

El plan puede ser formal o informal, de

alto nivel o detallado, dependiendo de
las necesidades del proyecto para
definir cmo se reportarn y
resolvern las contingencias, a la vez
que es actualizado para reflejar los
cambios en la administracin del
programa.

Definir las actividades

(Define Activities)

Mediante la definicin de las

actividades se identifican las acciones
especficas que deben ser realizadas
para producir los entregables del
proyecto.

En este proceso se desglosan los

paquetes de trabajo (Work Packages)
en actividades. Cada actividad
representa el trabajo necesario para
completar el paquete de trabajo.

Secuenciar las
actividades (Sequence
Activities)

En la secuenciacin de actividades se
identifican y documentan las
relaciones entre las actividades del
proyecto. Todas las actividades tienen
al menos una actividad predecesora y
una sucesora.
Cuando se hace la secuenciacin, en
ocasiones es necesario agregar
adelantos(Lead) o demoras a las
actividades (Lag)para lograr un
programa realista y acorde a la
situacin en la que se desarrolla.

Para la secuenciacin pueden

utilizarse alguna aplicacin de
software para la administracin de
proyectos o herramientas manuales o
automatizadas que facilitan el
proceso.

Estimar los recursos de

las actividades
(Estimate Activities
Resources)

La estimacin de los recursos para las

actividades consiste en definir el tipo y
las cantidades de personas,
materiales, equipo o provisiones
requeridas para realizar cada
actividad.

Los recursos deben ser cuantificados

para conocer los requerimientos en
cada paquete de trabajo, y se
documentan incluyendo las bases, las
restricciones y supuestos que se
utilizaron para realizar la estimacin.

Estimar la duracin de
las actividades
(Estimate Activities
Durations)

Consiste en la estimacin de los

periodos de tiempo en que se llevan a
cabo las actividades. Se genera una
aproximacin del nmero de periodos
de trabajo que se requiere para
realizar las actividades individuales de
acuerdo a los recursos estimados.
Se basa en la estimacin del esfuerzo
para generar el nmero de periodos
de trabajo duracin de la actividad.

Por ejemplo, uno de los mtodos que

se utilizan para estimar el tiempo de
las actividades cuando no se tiene
informacin previa o se desconoce la
forma de realizarla, es la estimacin
con tres puntos(Three-Point
Estimates) que tiene las siguientes
caractersticas.

Desarrollar la
El programa de actividades o
programacin (Develop calendario del proyecto, se produce
Schedule)
despus de analizar la secuencia de
actividades, sus duraciones, los
requerimientos de recursos y las
restricciones el proyecto.

El programa de actividades
normalmente se realiza de una
manera iterativa para crear un
programa estable. En ocasiones
requiere la revisin de los estimados
de la duracin y recursos de cada
actividad, y finalmente se produce una
lnea base para medir el avance del

proyecto.
El programa de actividades incluye las
fechas planeadas para realizar cada
actividad, entre las que se consideran:

Las fechas de inicio

Las fechas de terminacin
Las fechas de metas intermedias

Fuente: Project Management Institute (2013). A Guide to the Project Management Body of
Knowledge. (5 ed.). Pennsylvania, USA: PMI.

Tema 4

Tema 5
Tabla 1. Principales herramientas comerciales de software para la administracin de proyectos

Herramienta
Comercial
OpenProj

Descripcin

Tiene una amplia gama de

caractersticas de gran alcance.
Permite tener toda la informacin
del proyecto de forma segura y
accesible desde cualquier lugar en
cualquier momento.
Microsoft Project Aplicacin de la familia de
Microsoft Office 2013 que ofrece
herramientas para administrar los
proyectos.

Primavera P6
Professional
Project
Management

Comentarios
Cada equipo del proyecto puede
instalar la herramienta y decidir qu
caractersticas quieren usar; algunas
de ellos son las principales
caractersticas, algunas son plugins
dedicados.
Permite administrar la informacin y
controlar el trabajo, el programa, los
costos y los recursos para mejorar la
productividad mediante opciones para
elaborar informes, realizar el plan con
asistencia y herramientas flexibles.

Ofrece una gua de proyectos que es

un asistente interactivo que ayuda a
planear los proyectos, administrar las
reas y los recursos, dar seguimiento
al avance y comunicar la informacin
resultante.
Este software para la programacin Su funcionalidad es fcil de desplegar
y control de los proyectos se basa e incluye herramientas que muestran
en un acceso poderoso a web para los estimados de tiempo para las
diferentes tareas o actividades en un

todos los usuarios y proyectos, de

una manera simultnea.

periodo de tiempo.
Para el control del proyecto se utilizan
paneles de control para la toma de
decisiones avanzada.

Esta solucin para la administracin

de proyectos y portafolios incluye
un medio ambiente de colaboracin
integrado que facilita el trabajo con
las herramientas de escritorio, y
para la presentacin de informacin
que lo complementan.

Daptiv

Daptiv apoya a los equipos de

trabajo con caractersticas robustas
para mejorar los pronsticos,
resolver los eventos, asignar
responsabilidades, identificar las
dependencias entre proyectos y
lograr el xito consistente en los
proyectos.

El software est diseado para

administrar proyectos de mltiples
facetas, de alto desempeo y
sofisticacin para organizar hasta
100,000 actividades y con recursos
ilimitados.
Para el control del avance del proyecto
utilice indicadores que facilitan el
seguimiento de los proyectos que
cumplen con el plan.
Los miembros del equipo pueden
consultar sus tareas de diferentes
formas, incluyendo tableros, vistas en
lnea, listas y grficas de Gantt.
Con estas vistas pueden crear y
administrar las tareas e hitos del
proyecto que son actualizados
automticamente para mostrar el
trabajo completo.

Tema 6

Ejemplo relacionado con el seguimiento y control de un proyecto

No.

Nombre

Duraci
n

Fecha
inicio

Fecha de Predeceso
fin
r

Costo

Planeacin
del portal

6 das

03/02/2014 10/02/2014

$
0

5,000.0

Especificaci 5 das
n de

03/02/2014 07/02/2014

$
0

2,500.0

requerimiento
s
3

Definir
1 da
funcionalidad
es

10/02/2014 10/02/2014 2

$
0

2,500.0

Diseo del
portal

20 das

11/02/2014 10/03/2014

$
0

7,000.0

Diseo de la
Interfaz de
usuario

12 das

11/02/2014 26/02/2014 3

$
0

3,500.0

Disear del
servidor de
datos

6 das

11/02/2014 18/02/2014 3

$
0

3,500.0

Desarrollo y 8 das
pruebas del
portal

27/02/2014 10/03/2014

$ 11,500.
00

Desarrollo de 2 das
contenidos

27/02/2014 28/02/2014 5 y 6

$
0

3,000.0

Desarrollo de 3 das
funcionalidad
es

03/03/2014 05/03/2014 8

$
0

3,000.0

1 da
10 Integracin
de contenidos
y
funcionalidad
es

06/03/2014 06/03/2014 9

$
0

3,000.0

11 Pruebas del
portal

2 das

07/03/2014 10/03/2014 10

$
0

2,500.0

12 Publicacin
y puesta en
marcha del
portal

15 das

11/03/2014 31/03/2014

$
0

7,000.0

5 das
13 Migrar el
portal al host

11/03/2014 17/03/2014 11

$
0

2,500.0

14 Capacitacin 10 das
para uso y
administraci
n del portal

18/03/2014 31/03/2014 13

$
0

2,500.0

15 Publicacin y 10 das
promocin
del portal

18/03/2014 31/03/2014 13

$
0

2,000.0

Totales

49 das

$ 30,500. $ 30,500.0
00
0

Penalizacin
por entrega
fuera de
tiempo

$ 15,000.0
0

Precio de
venta del
proyecto

$ 50,000. $ 50,000.0
00
0

Utilidad del
Proyecto

$ 19,500.
00

Tabla 1. Tabla de seguimiento y control de presupuesto de un proyecto

4,500.00

Modelo

Ventajas

Desventa
jas

Toma
de
decisio
nes

Enfoque

Jerrqu Estabilida
ico
d,
seguridad,
predictibili
dad.

Poco
Formal,
apto para piramida
la
l.
innovaci
n, no se
aprovech
an bien a
todos los
integrante
s.

Libre

Manejo
Informal, Orientacione
ineficient individua s genricas,
e de
l.
respeto
recursos,
mutuo,
dependen
motivacin.
cia.

Creativida
d,
variedad,
individuali
dad.

Adaptiv Colaborac Retrasos,

o
in,
prdida
individuali de
dad,
simplicida
respeto.
d.

Negocia
da,
grupal,
consens
ual.

reas de
aplicacin

Estilos

Reglas, roles Planeacin, Formal /

y
actividades. Directo
responsabilid
ades claras,
autoridad.

Planeamient
o, roles y
objetivos
claros.

Mtodos

Directivas,
simulacros
y
proyectos
pilotos,
competen
cias.

Innovacin, Informal /
investigaci Individuali
n.
zado /
Recreativo
.

Lluvia de
ideas,
seminario
s, artes y
recreacin
.

Resolucin
de
problemas,
desarrollo,
ingeniera.

Capacitaci
n comn,
sesiones
de

Flexible /
Cooperativ
o/
Explorativ
o.

prctica,
juegos
cooperativ
os.

Sincrn Armona, Rigidez.

ico
identificaci
n,
naturalida
d.

Implcita Identificacin Procedimie

,
y
ntos.
tradicion coordinacin.
al.

Indirecto /
Simblico.

Prcticas,
motivacin
guiada.

Tema 7
Informacin relacionada con algunos modelos de organizacin de equipos de trabajo, que pueden ser
utilizados en la administracin de proyectos.

Pasos para la administracin de riesgos

Paso 1. Identificar los Riesgos (Identify Risks)

Con este proceso se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus
caractersticas. El trabajo puede ser realizado por el administrador del proyecto, el equipo de trabajo,
el equipo para la administracin de riesgo, los clientes, expertos externos en la materia usuarios
finales, otros administradores de proyecto, los involucrados (stakeholders) o expertos en la
administracin de riesgos.
Paso 2. Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos (Perform Qualitative Risk Analysis)
Con este proceso se hace una priorizacin de los riesgos para un anlisis o accin futura, evaluando o
combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto. Esto permite enfocarse en los riesgos de alta
prioridad.
Para hacer la evaluacin cualitativa del riesgo se evala la probabilidad de los riesgos identificados
utilizando:

La probabilidad de la ocurrencia.
El impacto correspondiente en los objetivos si el riesgo ocurre.
Otros factores como el tiempo de respuesta y la tolerancia de la organizacin al riesgo.

Paso 3.Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos (Perform Quantitative Risk Analysis)

Consiste en el anlisis numrico del efecto de los riesgos identificados en los objetivos del proyecto, y
se toman como base los riesgos identificados en el anlisis cuantitativo del riesgo.

En algunos casos no se requiere hacer un anlisis cuantitativo del riesgo para desarrollar una
respuesta, esto depende de la disponibilidad del tiempo, del presupuesto y de la necesidad de realizar
el anlisis.

Paso 4. Planear la Respuesta a los Riesgos (Plan Risk Responses)

En este proceso se desarrollan opciones y acciones para fortalecer la oportunidad de reducir las
amenazas para los objetivos del proyecto. Se asigna una persona que es llamada el propietario de la
respuesta al riesgo, que es quien toma la responsabilidad para cada respuesta aprobada y con fondos
asignados.
El plan de respuesta al riesgo atiende el riesgo de acuerdo a su prioridad, insertando recursos y
actividades en el presupuesto, en el programa y en el plan administrativo del proyecto, de acuerdo a las
necesidades que se presenten.
Las respuestas al riesgo deben lograr un balance entre la significancia del riesgo, el costo para lograr el
reto, que sea realista en el contexto del proyecto, aprobado por todas las partes involucradas y asignado
a alguna persona.

Paso 5. Controlar los Riesgos (Control risks)

Consiste en implementar los planes de respuesta al riesgo, dando seguimiento a los riesgos
identificados, revisando los riesgos residuales, identificando nuevos riesgos y evaluando la efectividad
del proceso durante todo el proyecto.

Tipos de reisgo

Conocidos
Han sido identificados y analizados, se sabe como enfrentarlos
Desconocidos
Complejidad para enfrentarlos, por lo que se debe tener un plan de contingencia

ero, qu caractersticas como encargado de las negociaciones hacia el exterior e interior del
equipo debe tener este lder? En la siguiente tabla se muestran las caractersticas de un buen
negociador (BIC GALICIA, 2010).

Caractersticas

Descripcin

Entusiasmo

Debe mostrarse inters e ilusin por el proyecto.

Actitud positiva para tener xito.

Capacidad de
observacin

Analizar la comunicacin no verbal de los evaluadores.

Saber reconocer los puntos de inters de los evaluadores.

Percepcin psicolgica

Estados de nimo
Personalidad
Valores o principios

Persuasin

Utilizar argumentos adecuados dependiendo de la observacin de

los miembros del equipo evaluador.

Carcter sociable

Crear una buena atmosfera para la sesin.

Establecer relaciones personales con los diferentes miembros del
equipo evaluador.

Respeto

Hacia cada uno de los miembros del equipo sin tomar partido por
alguno en particular.

Honestidad

Ser honesto en palabra y accin.

Ser sincero pero sin ofender a los miembros del equipo
evaluador.

Profesionalidad y
creatividad

Capacidad de anlisis.
Creatividad para argumentar de forma adecuada los comentarios
del equipo evaluador.
Inteligencia emocional.

Perfeccionismo

Proveer cuando sea necesario informacin detallada.

Manejo de detalles tcnicos.

Agilidad

Capacidad para ajustarse a las circunstancias.

Captar los puntos importantes y enfocarse en ellos.

Firmeza y confianza

Tener ideas claras.

Conocer las limitaciones del proceso de negociacin.
Ser paciente pero firme en los resultados que se esperan.
Seguridad en las propuestas y mantener la calma para
defenderlas.

Aceptacin del riesgo

Saber tomar decisiones y los riesgos que estas conllevan.

Reflexionar y consultar antes de asumir el riesgo de tomar una
decisin importante.

Tabla 2. Caractersticas de un buen negociador (BIC GALICIA, 2010)

Tema 8

Proceso de certificacin PMP

Tabla 2. reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos (PMI, 2014)

Introduccin

Diagramas de flujo
Documentos principales del proyecto

Gestin de la Integracin del Proyecto

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar
Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto
Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto
Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
Control Integrado de Cambios
Cerrar Proyecto

Gestin del Alcance del Proyecto

Planificacin del Alcance

Definicin del Alcance
Crear EDT
Verificacin del Alcance
Control del Alcance

Gestin del Tiempo del Proyecto

Definicin de las Actividades

Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
Estimacin de Recursos de las Actividades
Estimacin dela Duracin de las Actividades
Desarrollo del Cronograma

Control del Cronograma

Gestin de los Costes del Proyecto

Estimacin de Costes
Preparacin del Presupuesto de Costes
Control de Costes

Gestin de la Calidad del Proyecto

Planificacin de Calidad
Realizar Aseguramiento de Calidad
Realizar Control de Calidad

Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto

Planificacin de los Recursos Humanos

Adquirir el Equipo del Proyecto
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Gestionar el Equipo del Proyecto

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

Planificacin de las Comunicaciones

Distribucin de la Informacin
Informar el Rendimiento
Gestionar a los Interesados

Gestin de los Riesgos del Proyecto

Planificacin dela Gestin de Riesgos

Identificacin de riesgos
Anlisis Cualitativo de Riesgos
Anlisis Cuantitativo de Riesgos
Planificacin dela Respuesta a los Riesgos
Seguimiento y Control de Riesgos

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

Planificar las Compras y Adquisiciones

Planificar la Contratacin
Solicitar Respuestas de Vendedores
Seleccin de Vendedores
Administracin del Contrato
Cierre del Contrato