Auditoria administrativa

Temas 5 y 6
Hay un hecho poco conocido dentro de la historia de la Administracin. Si bien es cierto que Taylor y Fayol,
en pases distintos trabajaron en sus teoras al mismo tiempo, la obra de Taylor se conoci puede decirse que
de inmediato, mientras que los escritos de Fayol permanecieron guardados durante algn tiempo en Francia,
siendo publicados en Estados Unidos en 1925, siete aos despus que Taylor falleciera en 1918. Veamos lo
que sucedi en una primera etapa.
En su obra clsica titulada "Administracin General e Industrial", Fayol hablaba de las seis funciones bsicas
que se realizan en cualquier organizacin. En ella, el autor defini que "el mejor mtodo para examinar una
organizacin y determinar las mejoras necesarias es el estudio de su mecanismo administrativo", cita pionera
de lo que hoy se conoce como auditoria administrativa.
Para 1935, James McKinsey, considerado como otro de los pioneros de esta disciplina, escribi que toda
empresa "debe realizar una auto auditoria peridica de su funcionamiento", lo cual constituy la primera
referencia formal sobre el tema, en la cual se observan dos elementos importantes. Por un lado, se habla de la
revisin del desempeo como una tarea intrnseca en las empresas, y por otro lado, seala que sta debe
hacerse con alguna regularidad.
Theodore J. Kreps, a la sazn profesor de la Universidad de Standford, en 1940 estableci, basndose en lo
dicho por McKinsey pocos aos atrs, que la revisin del funcionamiento deba hacerse en seis reas
organizacionales, a saber: empleo, produccin, consumidores, ventas, nmina y dividendos e intereses. La
importancia de su opinin radica en que as se comenzaron a estructurar los procesos de revisin
administrativa en reas particulares o especficas del negocio.
Otro hecho histrico importante para el desarrollo conceptual de la auditora administrativa fue la decisin de
los directivos de la Northwestern Mutual Life Insurance en 1947, una empresa del ramo asegurador
estadounidense. Para ese entonces, la baja credibilidad de los clientes en las aseguradoras, los llev a pedir a
sus asegurados que constituyesen una comisin de cinco personas que revisaran el desempeo de los altos
ejecutivos y constatasen su apego a la tica de los negocios. No slo fue una estrategia para diferenciarse de
sus competidores sino que dio origen a lo que hoy se denomina auditoria de funcionamiento.
En una segunda etapa histrica, aparece el autor Howard Bowen quien en 1953 propuso que las ocho reas
funcionales ms importantes que deban revisarse en una empresa eran: precios, salarios, investigacin y
desarrollo, publicidad, relaciones pblicas, relaciones humanas, relaciones con la comunidad y estabilidad del
empleo. Se observa a las claras que para la fecha, pocos aos despus de finalizar la Segunda Guerra Mundial,
el afn de la gerencia empresarial era el de expandir sus negocios puertas afuera y congraciarse con la gente,
con los clientes y con la comunidad; ya la revisin administrativa no deba hacerse slo hacia lo interno sino
hacia el entorno.
En 1962, el American Institute of Management (Instituto Americano de Gerencia) estaba presidido por
Jackson Martindell, un entusiasta propulsor de los estudios de revisin administrativa. Sus aportes a este
campo son de verdadero inters y trascendencia. Por otra parte, dise un cuestionario de 301 preguntas que
abarcaba 10 reas organizacionales que deban revisarse: funciones econmicas, estructura de la empresa,
porcentaje de ganancias, honestidad hacia los accionistas, investigacin y desarrollo, directores, capacidad
ejecutiva, polticas fiscales, eficiencia de la produccin y empuje de las ventas. Propuso adems, un esquema
valorativo de 10 mil puntos sobre la calidad de la gerencia.
El trabajo de Martindell, resumindolo, consisti en aplicar por primera vez el cuestionario como instrumento
de investigacin en esta disciplina administrativa; elev el nmero de reas de examen hacindolas ms
amplias y, por ltimo, dio un primer paso para el establecimiento de modelos cuantitativos de apreciacin del
desempeo administrativo. Hoy en da, al antiguo instituto se le llama American Management Association AMA.
Para 1967, el Prof. William Greenwood, de la Escuela de Administracin de la Southern Illinois University,
reemplea el cuestionario como instrumento de investigacin y disea uno de aplicacin general con 373
tems.
El ciclo lo cierra William Leonard, quien en 1970 publica su obra Auditoria administrativa en donde recopila
los dispersos conceptos de otros autores, los organiza y analiza, bautizando esta nueva disciplina de ese modo
y creando sus bases filosficas y conceptuales.
La definicin que Leonard hace de la auditora administrativa se present en el captulo
II. Este mismo autor propone que el objetivo primordial de la auditora administrativa

es descubrir las deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa

examinadas y encontrar sus probables remedios. En el manejo de cualquier
organizacin, existe una bsqueda constante para mejorar los mtodos y el
desempeo, disminuir los costos y mejorar la eficiencia.
La auditora administrativa puede realizarse de una funcin especfica, un
departamento rea de la organizacin de un grupo de ellos, de una divisin o de la
empresa completa.
En ste mtodo se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria
administrativa, es indispensable contar con la aprobacin y apoyo de la direccin.
Otros aspectos fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de
Auditoria es la formulacin de una poltica que seale objetivos e indique un plan para
su consecucin. En este plan se debe incluir: la seleccin del personal adecuado, la
implantacin de un programa de capacitacin que mejore la eficacia de la mano de
obra y una base de control de tiempo y costo.
La lectura de este texto es obligante para todo el que desee ejercer como auditor administrativo.
Instituto americano de la administracin
El esquema general de la Auditoria vara para los distintos tipos de organizaciones, de acuerdo a ste mtodo.
En cada tipo de organizacin se evalan 10 puntos:
Para una organizacin con fines de lucro, el programa a llevar a cabo sera el siguiente:
Funcin econmica: Es difcil precisar la importancia relativa de la actividad econmica, quizs la mejor
medida sera preguntarse: qu perderan los individuos y grupos en caso de que la empresa desapareciera?
Estructura formal: La administracin adecuada se caracteriza porque existe claridad en la autoridad y
responsabilidad de cada uno de sus miembros, siempre equilibradas para lograr eficiencia. Para la toma de
decisiones, los ejecutivos deben efectuar las comunicaciones necesarias y prevenir las consecuencias de sus
instrucciones. Las tcnicas y manuales de la organizacin se usan como instrumentos, pero no son los nicos
factores, tambin se debe tomar en cuenta la organizacin como un todo.
Utilidades: La administracin correcta genera buenas utilidades. Para conocerlas, se utilizan tendencias de
tipo estadstico. Las utilidades no deben permanecer estticas a lo largo del tiempo, porque significara un
retroceso debido a la prdida del poder adquisitivo de la moneda. Los resultados en utilidades deben
compararse con los obtenidos por la competencia, con la capacidad del mercado y las perspectivas del
negocio.
Atencin a los accionistas: Los representantes de los accionistas deben mantener un equilibrio entre las
necesidades que demanda el negocio y las peticiones de los accionistas, las cuales generalmente incluyen:
1) evitar riesgos innecesarios de capital,
2) aumentar el capital contable por medio de reinversin de utilidades, 3) obtener dividendos razonables y 4)
mantener informado a los accionistas de los 3 puntos anteriores.
Investigacin y Desarrollo: Esta rea proporciona nuevas soluciones a los problemas y propone la orientacin
para el futuro de la empresa.
Consejo de administracin: Este grupo de personas que generalmente son ejecutivos y gente distinguida que
no trabaja en la empresa, analiza los propsitos de la compaa y garantiza la continuidad de las operaciones.
Polticas financieras: Para poder obtener utilidades atractivas, es indispensable el manejo adecuado del dinero,
y generalmente constituye uno de los problemas ms importantes de las empresas. Se deben establecer
polticas financieras a largo plazo, adoptar mtodos de depreciacin, vigilar estrictamente el presupuesto y
evitar el abuso del crdito.
Eficiencia en la produccin: La calidad y precio de los productos y servicios que ofrece la empresa es
fundamental para lograr la lealtad de los consumidores. Por lo tanto, es necesario conocer los mejores
mtodos para incrementar constantemente la eficiencia y tomar en cuenta los problemas laborales y sueldos
de los recursos humanos dentro del rea de produccin.

Distribucin: Esta rea representa el motor de las actividades de la empresa y requiere coordinacin perfecta
con el resto de las reas de la organizacin. Se debe evaluar la seleccin y capacitacin de vendedores, las
operaciones de apoyo a ventas y polticas de precios.
Evaluacin de los ejecutivos: El desempeo general de la empresa depende de las decisiones de su grupo de
ejecutivos, en los cules interesa conocer principalmente: su habilidad, su integridad y su dinamismo.
DEFINICIONES
Distintos autores y estudiosos de la Auditoria han realizado su propia definicin de Auditoria Administrativa.
Veamos algunas de stas:
Norbeck: La Auditoria administrativa es una tcnica de control relativamente nueva que proporciona a la
gerencia un mtodo para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y los controles internos.
William P. Leonard: La Auditoria administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo
de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra
entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y
materiales.
Instituto Americano de la Administracin: Cualquier empresa, de cualquier ndole, tiene reas generales
sujetas a investigacin que permiten obtener una evaluacin de la administracin.
Anlisis de la Excelencia de la Revista Fortune: Apreciacin de los ocho atributos principales que permiten
valorar la reputacin de una empresa.
Auditoria del Control de la Calidad Total: Seguimiento del proceso de control de la calidad; con un
diagnstico que busca las fallas en la calidad y su correccin..
Anlisis Factorial del Banco de Mxico: Una investigacin concisa de investigacin industrial la enunciara
como un anlisis de potencialidad de la productividad.
Jos Antonio Fernndez Arena: La Auditoria administrativa es la revisin objetiva, metdica y completa de
la satisfaccin de los objetivos institucionales; con base en los niveles jerrquicos de la empresa; en cuanto a
su estructura y la participacin individual de los integrantes de la institucin.
E. Hefferon: Es el arte de evaluar independientemente las polticas, planes, procedimientos, controles y
prcticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular
recomendaciones para el logro de esas mejoras.
Chapman y Alonso: Es una funcin tcnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la
aplicacin de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio tcnico.
ESCALAS DE EVALUACIN
En la Auditoria contable, que es eminentemente cuantitativa, al presentarse un dictamen de tipo cualitativo, se
sabe que est respaldado con cifras. En cambio, en la Auditoria administrativa se trabaja con un mayor
nmero de elementos cualitativos y se pretende dar una evaluacin cuantitativa, es decir, dar una calificacin
final de tipo numrico, ya que es la nica manera de unificar criterios de manera universal a cualquier tipo de
evaluacin.
Actualmente las calificaciones son un tanto empricas, pero conforme vaya avanzando y mejorndose esta
disciplina se podrn establecer evaluaciones cada vez ms objetivas para tener un sistema de evaluacin con
mayor aceptacin.
A continuacin se incluyen algunos ejemplos de escalas de evaluacin:
IV.1 INSTITUTO AMERICANO DE ADMINISTRACIN
Esta organizacin utiliza una escala que va de 7500 a 10000 puntos, repartidos en 10 reas distintas, y el total
valora a la empresa. La calidad de la administracin est determinada de acuerdo con una calificacin
numrica sobre una base estndar de las 10 categoras o factores en que se han agrupado los aspectos ms
importantes de administracin.

Tabla 1. Escala para una organizacin de tipo religioso

MTODO DEL ANLISIS DE EXCELENCIA DE LA REVISTA FORTUNE

METODOLOGA

La revista Fortune especializada en la administracin de empresas y el desarrollo econmico,

empez en la dcada de los ochenta una investigacin detallada entre 8000 ejecutivos de niveles
mximos en las empresas, miembros de los consejos de admn. y analistas financieros.

TRATAMIENTO DE LAS CATEGORAS SUJETAS A CALIFICACIN

Innovacin

Manejo del talento

Calidad de la administracin

Valor contable

Respeto comunitario

Calidad de productos o servicio

Solidez financiera

Utilizacin de los recursos

INNOVACIN
Las empresas para sobrevivir deben tener un proceso continuo de cambio, en la actualizacin de
sus productos y servicios en el ofrecimiento de nuevas presentaciones que fortalezcas la presencia
internacional.

MANEJO DE TALENTO
Los recursos humanos son la parte esencial en las empresas. La preparacin bsica y el
desarrollo constante hacen posible contar con un grupo de profesionales en los diferentes niveles
jerrquicos.
Las mejores empresas buscan una superacin en sus colaboradores, contratando a los que
cuentan con credenciales de instituciones prestigiadas. Tambien existe un esfuerzo permanente

para atraer cientficos o ejecutivos de otras instituciones. La atraccin se multiplica en funcin del
prestigio que se logre y del hecho de formar parte de un equipo ganador.

CALIDAD DE LA ADMINISTRACIN
El factor determinante para proyectar a una empresa en el mediano y largo plazo.
Un equipo de dirigentes bien preparados, motivados y con claridad en el cumplimiento de los
objetivos institucionales, puede proyectar una empresa a los principales puestos en su rama de
actividades.

VALOR CONTABLE HISTRICO

Los inversionistas desean que el valor de sus acciones tenga un crecimiento constante, tanto por
el rendimiento anual, como por la adecuada reinversin de las utilidades.

RESPONSABILIDAD COMUNITARIA Y ECOLGICA

Las empresas deben responder a una creciente demanda por productos y servicios que
contengan elementos de mayor seguridad para el consumidor.
La economa global hace ms difcil buscar lugares en donde se instalen empresas productoras
de mltiples desperdicios industriales de muy difcil eliminacin, ya que no hay pases que acepten
ser basureros contaminantes.
CALIDAD DE LOS PRODUCTOS Y LOS SERVICIOS
La bsqueda de los mercados mundiales obliga a una calidad sin fronteras que satisfaga al ms
exigente de los consumidores o usuarios. Existe un afn de responder a las necesidades y
acercarse lo ms posible a una realidad, que no debe estar alterada por productos o servicios
artificiales.
SOLIDEZ FINANCIERA
Los recursos materiales son una palanca vital para proyectar a la empresa en una economa
dinmica que requiere reinversiones constantes de utilidades.
Las empresas ms slidas han sido las que saben mantener un control presupuestal efectivo y
proyectan su crecimiento estratgico con cuidado excesivo.

UTILIZACIN DE LOS RECURSOS

Los recursos siempre son limitados en las empresas de gran crecimiento, sea por la dinmica de
los mercados o por la agresividad de la admn. de una institucin en particular.