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RECURSOS HUMANOS
Versin 6.00
Este manual aplica para la versin 6.0 de Exactus ERP y Softland ERP (Mxico y Colombia).
Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o transmitida de ninguna forma, ni por cualquier
medio, ya sea electrnico o mecnico, con ningn propsito, sin la previa autorizacin de SOFTLAND.
2009 Softland Inversiones S.L. Todos los derechos reservados.
EXACTUS ERP una marca registrada del GRUPO SOFTLAND.
NDICE GENERAL
Acerca de esta Gua
23
ndice General i
Empleados
59
Transacciones
89
ndice General ii
Consulta
187
Reportes
193
Procesos Especiales
255
297
Control de Seguridad
299
303
ndice General iv
Glosario
Recursos Humanos
323
ndice General v
INTRODUCCIN GENERAL
Acerca de esta Gua
NOTA INTRODUCTORIA
El mdulo de Recursos Humanos lleva el registro de todos los aspectos
relacionados con el personal que labora en su empresa.
Este es un mdulo que facilita la obtencin de informacin de los empleados,
para realizar las transacciones y lleva un manejo ordenado de las
caractersticas de los empleados.
AUDIENCIA
Este manual va dirigido a aquellas personas que van utilizar el mdulo de
Recursos Humanos y que requieran registrar el proceso de gestin del
recursos humano (acciones de personal, constancias, control acadmico,
liquidaciones de empleado y otros).
CONOCIMIENTO NECESARIO
Este manual asume que el lector conoce el ciclo bsico operativo del Control
de Nmina y de la Contabilidad General.
Adems se explican los parmetros de configuracin, los cuales le permiten al
usuario definir las caractersticas con las cuales va a trabajar el mdulo.
que se realizan todas las transacciones de la compaa y la segunda, una
moneda extranjera en la que se reporta los resultados de la compaa.
CONVENCIONES UTILIZADAS
Se debe tomar en cuenta:
Recursos Humanos
Cuentas
por
Cobrar,
ndice General 1
La gua tomar por un hecho que el usuario tiene instaladas todas las
opciones y caractersticas posibles que identifican al sistema, de
manera que, el desarrollo de los temas de cada opcin se presentar
con base en este criterio.
DOCUMENTACIN ADICIONAL
A continuacin se hace referencia a otros documentos que pueden ser
consultados y que se relacionan con este mdulo.
Recursos Humanos
Refirase a...
Seguridad de Exactus
Configuracin de Exactus
Configuracin de Compaas
ndice General 2
CAPTULO 1
Introduccin a Recursos Humanos
NOTA INTRODUCTORIA
Este captulo muestra aspectos generales del mdulo de Recursos
Humanos. Se detalla:
definiciones
CARACTERSTICAS
El mdulo de Recursos Humanos (RH) se encarga de manejar la
informacin con respecto a los empleados y cualquier modificacin que
involucre un cambio en sus datos.
Registra los movimientos por liquidaciones de los empleados, cambia su
estado, emite la accin de personal y el cheque correspondiente por la
liquidacin en un mismo paso. Se registra dentro de este mdulo cualquier
cambio en el estado del empleado y un control de sus datos personales y
modificaciones que se realizan a esta informacin. Por lo tanto, se considera
como un auxiliar del mdulo de Contabilidad General (CG).
Entre las caractersticas que hacen de Recursos Humanos un mdulo de
gran utilidad estn:
Recursos Humanos
o
o
o
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Lleva una bitcora de todas las acciones de personal que hayan sido
aplicadas a un empleado.
Este mdulo cuenta con una serie de reportes que le permiten obtener
informacin en forma clara y ordenada de distintos aspectos
relacionados con los empleados y el departamento de Recursos
Humanos:
o Se puede generar un reporte de permanencia y rotacin de
personal, el cual muestra el comportamiento de la permanencia de
los empleados en la empresa para un perodo de tiempo especfico;
incluye los siguientes indicadores: cantidad de empleados
liquidados en el perodo. cantidad de empleados laborando en el
perodo, promedio de empleados laborando en el perodo y
cantidad de acciones de personal inconsistentes.
Introduccin a Recursos Humanos 5
Recursos Humanos
BENEFICIOS
Recursos Humanos
Al establecer los puestos segn las tareas que deben realizarse en una
empresa, se fomenta el elemento bsico de la productividad de toda la
organizacin, y la organizacin progresa hacia sus objetivos.
Recursos Humanos
CAPTULO 2
Definicin de las Caractersticas
Generales de la Compaa
NOTA INTRODUCTORIA
En este captulo se explicarn los aspectos generales que tienen que definirse
tanto en el mdulo de Recursos Humanos como en otros mdulos de
Exactus relacionados a ste, para que el sistema se ajuste a las necesidades
particulares de cada compaa.
Dentro de esta seccin se van a considerar los siguientes aspectos:
INTEGRACIN
Recursos Humanos es un mdulo auxiliar de Control de Nmina que
Como cualquier otro mdulo del sistema, tambin tiene integracin con el
mdulo de Administracin del Sistema, de donde toma informacin de
las tablas definidas all, para asociarlas con otras caractersticas propias del
manejo del recurso humano de la empresa.
La integracin entre Recursos Humanos y otros mdulos puede ser
ilustrada por la siguiente figura:
Periodos Contables
Centros de Costo
Departamentos
Ubicaciones
Pases
Entidades Financieras
Monedas
Tipos de Cambio
NITs
Feriados
Consecutivos Globales
Del mdulo de Control de Nmina
Clases de Nmina
Conceptos
Del mdulo de Recursos Humanos
Recursos Humanos
Puestos
Plazas
Horarios
Tipos de Acadmico
Tipos de Accidente
Tipos de Ausencia
Tipos de Contrato
Lista de Empleados
General
Dentro de esta carpeta se encuentran las siguientes casillas:
Control de Plazas: bajo este ttulo se despliegan dos casillas
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Contratos
Dentro de esta carpeta se agrupa la siguiente informacin:
Estado del empleado por omisin: dentro de esta casilla se define el
estado por omisin que debe asociarse para registros de empleados nuevos, de
manera que se sugiere este al crear un empleado en el mantenimiento de
empleados.
El sistema verifica si el campo de estado por omisin para los tipos de accin
de personal del tipo predefinido Contratacin tiene valor asignado. Si se
define un valor dentro de esta casilla y el tipo de accin tiene estado por
omisin asociado, el sistema reemplaza el estado del empleado de los
contratos por el estado asociado al tipo de accin y deshabilita el campo. Si
no es obligatorio la definicin del estado, el sistema verifica y pregunta al
usuario si quiere reemplazarlo por el que tiene el campo actualmente. Si el
campo de estado est vaco, lo actualiza sin preguntar.
Salario de referencia por omisin: dentro de esta casilla, existe un
combo box en el cual se presentan cinco tipos de salario:
Recursos Humanos
Mnimo
Intermedio 1
Actual.
Intermedio 2
Mximo
Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa 14
Al escoger uno de estos, el sistema sugerir para los empleados nuevos el tipo
de salario escogido segn el puesto asignado en el caso que no le sea definido
un salario referencia. Los montos de estos salarios fueron asignados en la
opcin Puestos del men de Administracin del mdulo.
Generar accin de contrato automticamente: esta casilla debe ser
marcada si el usuario requiere que se generen acciones de personal tipo
contratacin cada vez que se ingresa a la base de datos un nuevo empleado.
Al activar esta casilla, se activa la carpeta Accin Contratos que se encuentra
en el Mantenimiento de Empleados cada vez que se ingresa un nuevo
empleado a la planilla de la empresa de modo que se complete la informacin
de la accin y se genere automticamente al salvar el registro de empleado.
El proceso de generacin automtica de accin de contratacin para
empleados nuevos usar el tipo de accin y estado de empleado que se
despliega en la carpeta Contratos del mantenimiento de empleados, a menos
que el usuario los modifique antes de guardar el registro de empleado.
Adems se pueden definir tipos de acciones de personal para la inicializacin
de vacaciones y de vacaciones adicionales, para los casos en que se creen
empleados y se les asigne un valor mayor a cero (0) en las casillas Vacaciones
Pendientes o Vacaciones Adicionales en el Mantenimiento de empleados, lo
cual crear una accin de personal de Acumulacin de Vacaciones o
Acumulacin de Vacaciones Adicionales por la cantidad de das que se hayan
indicado en dichas casillas.
Tipo de Accin: se asigna el tipo de accin de personal por omisin que se
generara cuando se salven empleados nuevos. Este debe ser del tipo
predefinido Contratacin.
Estado de Empleados: se especifica el estado del empleado por omisin
despus que se realice la contratacin y que ser sugerido por el sistema
automticamente.
Inicializacin Vac: se asigna el tipo de accin de personal por omisin que
se generara cuando se salven empleados nuevos y tengan indicada una
cantidad mayor a cero en el campo Vacaciones Pendientes del
Mantenimiento de empleados. Este debe ser del tipo predefinido Vacaciones
(Acumulacin).
Inicializacin Vac Adic: se asigna el tipo de accin de personal por
omisin que se generara cuando se salven empleados nuevos y tengan
indicada una cantidad mayor a cero en el campo Vacaciones Adicionales del
Mantenimiento de empleados. Este debe ser del tipo predefinido Vacaciones
Adicionales (Acumulacin).
N de das mximo entre contratos para mantener antigedad del
empleado: dentro de esta casilla se ingresa el nmero de das que pueden
pasar como mximo para que dos acciones de contratacin seguidas del
empleado, sin un fin de contrato en medio, sean consideradas una ampliacin
del contrato ya existente y se mantenga con ello la antigedad del empleado.
A continuacin se presenta la ventana desplegada por la opcin:
Recursos Humanos
Liquidaciones
Dentro de esta carpeta se debe especificar la siguiente informacin:
Datos para Generacin de Accin de Fin de Contrato: bajo este ttulo
se presentan seis casillas
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Contable
En esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar la
integracin de Recursos Humanos con Contabilidad General.
Recuerde que esta carpeta se desplegar nicamente si se ha activado la casilla
de Integracin Contable en la carpeta Liquidaciones.
Generacin de Asiento: esta opcin establece la forma en que se realizar
la integracin contable de las transacciones de este mdulo. Cuando se
registra un documento de cualquier tipo, se iniciar el proceso de integracin
contable.
Se despliegan tres opciones, el usuario puede marcar cualquier combinacin
que considere conveniente. Las opciones que se presentan son:
Visualizar
Modificar
Aplicar automticamente
Recursos Humanos
Visualizar
Modificar
Aplicar automticamente
Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa 18
Visualizar
Modificar
Aplicar automticamente
Visualizar
Modificar
Aplicar automticamente
Si se marca solamente la opcin de visualizar, el usuario podr ver el asiento
contable desde este mdulo, sin hacerle ninguna modificacin y el sistema
manda el documento al diario de la contabilidad.
Visualizar
Aplicar automticamente
Modificar
En esta opcin se puede ver y modificar el asiento contable desde este mdulo,
el sistema manda el asiento al diario de la contabilidad, para su posterior
aprobacin.
Visualizar
Modificar
Aplicar automticamente
Visualizar
Modificar
Aplicar automticamente
En esta opcin se puede ver el asiento, sin embargo no se le puede hacer
ninguna modificacin, el sistema lo manda directamente al mayor.
Contabilidad por omisin: el usuario debe establecer si los asientos que se
generen de las transacciones de Recursos Humanos afectarn directamente la
contabilidad fiscal, la contabilidad corporativa o ambas. Esta opcin solo est
disponible cuando en la licencia se solicit utilizar Doble Contabilidad.
Recursos Humanos
Tipo de Asiento: se debe ingresar el cdigo de los tipos de asiento con que
se definirn los movimientos debido a las transacciones de Recursos
Humanos.
Paquete contable: se debe definir el cdigo del paquete contable que
almacenar los asientos generados por las transacciones de Recursos
Humanos.
Cuenta Contable: cuenta contable que se utilizara para balancear el asiento
contable en caso de que el proceso de liquidacin de empleados est integrado
con la contabilidad.
A continuacin se presenta la ventana desplegada por la opcin:
Adicionales
Dentro de esta carpeta se definen los campos adicionales que se desplegarn
en la carpeta Adicionales de la opcin de Acciones de Personal si la
casilla Usar Adicionales (carpeta General de parmetros globales) est
marcada. Esta tabla tiene capacidad para definir diez adicionales.
Estos campos pueden ser utilizados para definir variables que requieran ser
agregadas cuando se aplica una accin de personal a un empleado, tambin
pueden ser utilizados para registrar fechas o datos importantes en las acciones
de personal.
Las columnas que se encuentran en la pantalla son:
Nombre: nombre con el que se identificar la variable que se va a definir. La
casilla tiene una longitud para 15 caracteres.
Recursos Humanos
Tipo: esta casilla despliega un combo box con tres opciones: Alfanumrico
Fecha o Numrico; y define el tipo de dato que se podr almacenar en el
campo.
Longitud: cantidad de dgitos o caracteres mxima que se pueden ingresar
dentro del campo que se est creando, aplica nicamente para los tipos
Alfanumrico y Numrico.
Decimales: cantidad mxima de decimales que va a manejar el campo en
caso de que sea un nmero. En caso de que sea una fecha o un alfanumrico,
esta casilla no debe tener nmeros dentro, porque de lo contrario el sistema no
aceptar la informacin. Si se usan decimales hay que considerar que la
longitud del campo considera el punto decimal y los decimales como parte de
dicha longitud, por ejemplo, si se quiere tener un nmero de dos dgitos y dos
decimales, entonces la longitud debera ser 5 y los decimales 2; ejemplo: 04.65
Modificable: si esta casilla es marcada indica que el campo es modificable
slo para acciones de personal nuevas o incluso para acciones ya existentes y
se puede modificar la informacin all almacenada.
Cuando se ha ingresado la informacin requerida se debe presionar el icono
Grabar para que la informacin sea procesada.
A continuacin se presenta la ventana desplegada por la opcin:
Recursos Humanos
CAPTULO 3
Informacin General para las
Transacciones de Recursos Humanos
NOTA INTRODUCTORIA
En este captulo se presentan las opciones del men Administracin en las
que se debe hacer ingreso de informacin para alimentar el sistema. Las
opciones del men Operacin de Recursos Humanos definen parmetros
utilizados a nivel de este mdulo as como caractersticas para determinar el
manejo de los datos utilizados en las diferentes opciones.
Algunas de las opciones se presentan en otros mdulos que estn ligados a
Recursos Humanos como es el caso de Administracin del Sistema y
Control de Nmina.
Las funciones que conforman esta seccin son:
Recursos Humanos
DEPARTAMENTOS
Dentro de esta opcin se crean y da mantenimiento a los departamentos en los
que segn el organigrama est dividida la empresa. Esta funcin tambin
puede ser utilizada desde los mdulos de Administracin del Sistema y
Control de Nmina y en cualquiera de estos mdulos puede darse
mantenimiento a los registros indistintamente.
La pantalla principal de esta opcin es la que se muestra a continuacin:
Recursos Humanos
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Departamento el sistema despliega una tabla
modificable en la cual es necesario ingresar informacin en tres columnas:
Cdigo: identificacin alfanumrica del departamento.
Descripcin: nombre del departamento.
Jefe: nombre de la persona encargada o responsable.
Para mover el cursor de una casilla a otra puede presionar la tecla TAB, as el
cursor se posicionar en la siguiente casilla a la derecha.
PUESTOS
Esta tabla establece los puestos que existen en la empresa y que son definidos
para agrupar las diferentes labores que desempean los empleados o los tipos
de trabajo que se realizan. Por ejemplo puede existir un puesto definido como
Gerente General, otro denominado Gerente de Recursos Humanos, etc.; de la
misma manera existen otros puestos denominados Operario A, Operario B,
Supervisor de Control de Calidad, etc.
Los puestos estn ligados a las plazas dentro del sistema pues un puesto
particular puede tener plaza fija para un empleado mientras que otro puesto
particular puede tener plaza para 50 operarios.
Tambin es posible asociar cada puesto con un puesto externo de cada
catlogo de puestos externo definido si fuera el caso. Debe recordarse que un
puesto puede estar asociado a varios catlogos de puestos externos, pero slo
podr estar asociado a un puesto de cada catlogo.
Recursos Humanos
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Puesto el sistema despliega una pantalla compuesta por
dos carpetas que agrupa la informacin del registro.
Descripcin de Carpetas
General
En esta pantalla se debe indicar:
Cdigo: identificacin alfanumrica del puesto.
Descripcin: nombre del puesto.
Consecutivo de Plaza: este espacio no es modificable y corresponde al
consecutivo que lleva el sistema automticamente de las plazas que han sido
definidas para ese puesto. Por ejemplo si se han definido ocho plazas para un
puesto el campo desplegar el nmero nueve lo que significa que la siguiente
plaza que se defina tendr asignado el nmero nueve en su identificacin.
Salario Actual, Mnimo, Intermedio 1, Intermedio 2 y Mximo: se
refiere a diferentes valores salariales que se pueden pagar a empleados del
mismo puesto.
Recursos Humanos
Funciones: espacio de texto libre donde se definen las tareas que deben
realizarse en el puesto.
Notas: espacio de texto libre para que el usuario establezca comentarios que
considere necesarios.
Nota Importante:
Nota Importante:
Puesto Externo
Dentro de esta carpeta donde se encuentra la tabla de puestos externos
asociados al puesto actual. La informacin para definir los puestos externos se
ingresa en una tabla modificable que contiene las siguientes columnas:
Catlogo: se ingresa selecciona el cdigo que identifica a cada catlogo de
puestos registrado en el sistema. Los registros que se seleccionan en la tabla
fueron ingresados en la tabla de mantenimiento del Catlogo de Puestos
Externos.
Descripcin Catlogo: cdigo alfanumrico con la descripcin del
catlogo de puestos. Se detalla automticamente al seleccionar el catlogo.
Puesto Externo: cdigo alfanumrico que representa el cdigo del puesto
externo. Esta columna estar asociada a la columna de Catlogo, permitiendo
desplegar slo los puestos asociados al catlogo seleccionado. Si no se ha
digitado nada en la columna de Catlogo, el F1 de esta columna mostrar
todos los registros con sus respectivos catlogos. En este caso, si se
selecciona un puesto, se actualiza automticamente el catlogo al que
corresponde.
Descripcin: nombre del puesto externo. Se detalla automticamente al
seleccionar el puesto externo.
La pantalla es la siguiente:
Recursos Humanos
PLAZAS
Esta opcin tiene estrecha relacin con los puestos que se definieron
anteriormente, tanto as que para definir las plazas tienen que establecerse
primero los puestos de la compaa. El objetivo de definir plazas es poder
llevar el control de la cantidad de empleados dentro de un puesto.
El sistema requiere que se establezca la relacin entre la plaza, el puesto y el
departamento. Esto debido a que pueden existir varias plazas para el mismo
puesto en diferentes departamentos, con codificacin distinta.
Un ejemplo sera que para el Departamento de Recursos Humanos existe una
plaza para el puesto de Gerente de Recursos Humanos o que dentro del
Departamento de Produccin existen 5 plazas para el puesto de Supervisor,
etc.
La pantalla de esta opcin es la siguiente:
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega una Plaza el sistema despliega una pantalla que agrupa la
informacin del registro de la siguiente manera:
Recursos Humanos
Recursos Humanos
ESTADOS DE EMPLEADOS
Con esta funcin se definen los diferentes estados que puede tener el empleado
y que son necesarios para establecer su condicin dentro de la empresa.
Este concepto tambin se utiliza en el mdulo de Control de Nmina
donde dependiendo del estado que se asigne al empleado se le aplicarn o no
los conceptos al procesar la nmina a la que pertenezca (refirase al manual de
Control de Nmina para mayor detalle).
El sistema da oportunidad de manejar tres tipos de estados: Activo, Pago y
Temporal y por medio de ellos se definen la situacin del empleado dentro de
la empresa al hacer la combinacin de estas tres opciones.
La ventana de la opcin es la siguiente:
Recursos Humanos
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Estados del Empleado el sistema despliega una
tabla modificable en la cual es necesario ingresar informacin en las siguientes
columnas:
Estado: cdigo del estado del empleado.
Descripcin: nombre del estado del empleado.
Activo, Pago y Temporal: Escoja entre las tres opciones que existen:
Activo, Pago y Temporal y marque las que considere segn sus
requerimientos. Al existir tres opciones para definir el estado se puede
obtener como mximo ocho diferentes combinaciones para definir diferentes
estados:
(ninguno)
activo
pago
temporal
activo - pago
activo - temporal
pago - temporal
HORARIOS
En esta opcin, se confeccionan las distintas jornadas de trabajo semanales
que tiene definida la empresa. Es til principalmente cuando la empresa tiene
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Ascenso
Cambio de Nmina
Cambio de Puesto
Cambio de Rgimen
Cambio de Salario
Vacaciones (Acumulacin)
Informacin General para las Transacciones de Recursos Humanos 33
Por otro lado los tipos de acciones de personal que cambiarn el estado del
empleado (aunque tambin pueden crearse acciones de estos tipos predefinidos
en las que no se cambie el estado del empleado.) son:
Contratacin
Incapacidad
Otros
Terminacin de Contrato
Vacaciones (Goce)
Los tipos de acciones que sean definidos dentro de esta opcin se utilizarn
para definir y aplicar las acciones de personal que se crean en la seccin
Acciones de Personal en la pgina 105 que se encuentra en el men de
Operacin.
La ventana principal de la opcin es la siguiente:
INGRESO DE DATOS
Antes de crear tipos de acciones de personal se debe tener presentes las
condiciones expuestas anteriormente, cuando se definieron los tipos, el
cambio del estado del empleado y si se restaura o no dicho estado.
Las columnas de tipos de accin de personal son las siguientes:
Cdigo: identificacin alfanumrica de la accin de personal.
Descripcin: nombre de la accin de personal que el usuario quiere
otorgarle. Se recomienda identificar la accin con un nombre similar a la
operacin que ejecuta.
Tipo Predefinido: se despliega un listado donde el usuario debe escoger una
opcin que definir el tipo de accin de personal. Segn el tipo que se haya
elegido el sistema establecer diversos cambios en el empleado una vez que la
accin sea aplicada.
Como se mencion anteriormente el sistema cuenta con las siguientes
opciones:
Recursos Humanos
Ascenso
Cambio de Nmina
Cambio de Puesto
Cambio de Rgimen
Cambio de Salario
Contratacin
Incapacidad
Otros
Terminacin de Contrato
Vacaciones (Acumulacin)
Vacaciones (Goce)
Recursos Humanos
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle
refirase a la seccin Instrucciones Especficas.
Botn
Descripcin
Funcin
Privilegios
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
Cmo se Asocian Conceptos para Liquidacin
a un Tipo de Accin de Personal?
Nota Importante: Esta funcionalidad est disponible slo si el mdulo de
Control de Nmina se encuentra instalado en la compaa.
El proceso para asociar conceptos a un tipo de accin de personal es el
siguiente:
1. Ingrese al men Administracin y escoja la opcin Tipos de
Accin de Personal. Dentro de esta tabla seleccione el icono
en la barra de herramientas y el sistema desplegar una tabla
denominada Asociacin de Conceptos con Tipos de Accin de
Personal.
2. Dentro de esta tabla se debe seleccionar el cdigo del tipo de
accin de personal a la cual se le van a asociar los conceptos para
liquidacin. Considere que la asociacin de conceptos est
disponible slo para tipos de accin de personal de tipo predefinido
Recursos Humanos
Recursos Humanos
2.
Recursos Humanos
o el icono
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Horario el sistema despliega la pantalla de creacin modificacin de horarios:
Recursos Humanos
TIPOS DE ACADMICO
En esta opcin se determinan los tipos de acadmicos que pueden ser
asociados al registro de los empleados. Esta informacin es utilizada dentro
de la opcin de Acadmicos que se encuentra dentro de la opcin de
Mantenimiento de Empleados.
Al permitir el sistema definir tipos de acadmicos, se puede incluir cualquier
tipo de ttulo o estatus asociado con una profesin, capacitacin o nivel
profesional.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la opcin:
Recursos Humanos
INGRESO DE DATOS
La pantalla desplegada por la opcin de Tipos de Acadmicos es una tabla
modificable donde se ingresa la informacin directamente en las siguientes
columnas:
Cdigo: permite definir un identificador alfanumrico dentro de la columna
modificable de hasta 4 caracteres, slo admite maysculas.
Descripcin: permite definir una descripcin alfanumrica dentro de la
columna modificable de hasta 40 caracteres.
TIPOS DE ACCIDENTE
En esta opcin se definen los tipos o clasificaciones en que se dividirn los
accidentes que se reporten en la opcin de Accidentes del men de
Operacin.
Para establecer un tipo de accidente solamente se requiere un cdigo y una
descripcin, ambos definidos por el usuario.
La pantalla principal es la siguiente:
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Tipo de Accidente el sistema despliega una tabla
modificable en la cual es necesario ingresar informacin en las siguientes
columnas:
Cdigo: identificacin alfanumrica del tipo de accidentes.
Descripcin: nombre del tipo de accidente.
TIPOS DE AUSENCIA
En esta opcin se determinan los tipos de ausencia que sern considerados al
establecer las acciones de personal que impliquen abandono del puesto de
trabajo, ya sea incapacidad, vacaciones, suspensiones, etc.
Recursos Humanos
INGRESO DE DATOS
Los tipos de ausencia se definen segn los siguientes parmetros:
Cdigo: identificacin alfanumrica de la accin de personal.
Descripcin: nombre de la accin de personal.
El sistema despliega dos columnas denominadas Justificada y Pagada;
cada una tiene una casilla que se puede activar o desactivar. De esta manera,
los tipos de ausencia se definen al hacer la combinacin de estas dos opciones.
Al existir dos opciones para definir la ausencia, se puede obtener como
mximo cuatro tipos diferentes: justificada, pagada, justificada - pagada, y no
justificada - no pagada.
Sin embargo, el usuario puede definir cualquier cantidad de tipos de ausencia,
en cuanto a cdigos y descripciones, pero las combinaciones de las dos
opciones se tendrn que repetir.
TIPOS DE CONTRATO
En esta opcin se definen los tipos o clasificaciones en que se dividirn los
contratos que se establezcan en la opcin de Contratos del men de
Empleados.
Para establecer un tipo de contrato solamente se requiere un cdigo y una
descripcin, ambos definidos por el usuario.
La pantalla es la siguiente:
Recursos Humanos
INGRESO DE DATOS
Para crear un tipo de contrato se ingresa la siguiente informacin:
Cdigo: es la identificacin alfanumrica del tipo de contrato.
Descripcin: es el nombre del tipo de contrato.
INGRESO DE DATOS
La pantalla desplegada por la opcin de Tipos de Seguro Social es una tabla
modificable donde se ingresa la informacin directamente en las siguientes
columnas:
Recursos Humanos
INGRESO DE DATOS
Esta opcin despliega una tabla modificable que est formada por las
siguientes columnas:
Tipo de Solicitud: es una columna alfanumrica de hasta 4 caracteres donde
se ingresa el cdigo del tipo de solicitud de empleado.
Descripcin Tipo Solicitud: es una columna alfanumrica de hasta 50
caracteres donde se ingresa la descripcin del tipo de solicitud de empleado.
Tipo de Accin: es una columna alfanumrica de hasta 4 caracteres. Dentro
de esta casilla se ingresa el tipo de accin de personal que genera una solicitud
de empleado cuando recibe su aprobacin final. Si no se define nada dentro de
esta columna, las solicitudes de este tipo no generan accin de personal y son
aprobadas o rechazadas slo por el mdulo de Recursos Humanos. Permite
desplegar con la tecla F1 la tabla de tipos de accin filtrado por acciones que
permiten das, excepto Otros o Acumulacin de Vacaciones.
Descripcin Tipo Accin: es una columna alfanumrica que despliega la
descripcin del tipo de accin de personal, est ligada a la columna del tipo de
accin para que se asigne la descripcin al seleccionar un tipo de accin.
Estado de Empleado: es una columna alfanumrica en la que se debe
ingresar el estado de empleado que se asignar al empleado en la accin de
personal generada si se aprueba finalmente su solicitud. Con la tecla F1 se
despliega la tabla de consulta de estados de empleado.
Descripcin Estado Empleado: esta columna alfanumrica despliega la
descripcin del estado de empleado que se asignar en la accin de personal,
est ligada a la columna de estado de empleado para que se asigne la
descripcin al seleccionar un estado.
Tipo de Ausencia: dentro de esta columna alfanumrica se ingresa el Tipo
de ausencia que se asignar a la accin de personal si la solicitud es finalmente
aprobada. Con la tecla F1 se despliega la tabla de consulta de Tipos de
ausencia.
Descripcin Tipo Ausencia: se despliega la descripcin del tipo de
ausencia que se asignar en la accin de personal y que est ligada a la
columna de tipo de ausencia.
Aprueban Superiores: es una columna para ser marcada o no. Define el
indicador que seala si las solicitudes de este tipo requieren aprobacin de los
superiores del empleado o slo van directo a Recursos humanos.
Niveles de Aprobacin: esta columna seala cuntos niveles de
aprobacin en la jerarqua de empleados debe superar una solicitud de
vacaciones de este tipo. Puede ser 1 o 2 niveles nada ms, pero los niveles
disponibles los asigna el sistema que indica cul es el nivel mximo permitido.
Das para Escalar: en esta columna se ingresa el nmero de das que deben
transcurrir para que la solicitud escale al segundo nivel si no hubo respuesta a
Recursos Humanos
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle
refirase a la seccin Instrucciones Especficas de esta seccin.
Botn Funcin
Recursos Humanos
Descripcin
Privilegios
Observaciones
Notificaciones
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
Cmo de Definen los Privilegios por Tipo de
Solicitud?
El sistema permite definir privilegios de usuario por tipo de solicitud mediante
los cuales se pueda indicar si un usuario o grupo de Exactus puede ver o
modificar la informacin de solicitudes de cada tipo particular.
Vale destacar que a diferencia de la opcin de privilegios sobre las clases de
nmina del mdulo de Control de Nmina, en este caso se puedan establecer
los privilegios utilizando grupos de usuarios, adems de usuarios particulares.
Esto por cuanto mucha de la interaccin con solicitudes viene de empleados
directamente, no de usuarios, de modo que para definir a qu tipos de solicitud
tiene acceso cada empleado, debe hacerse mediante el grupo al que pertenece
el cdigo de autenticacin del empleado.
La opcin del men permite otorgar acceso a la pantalla de edicin de
privilegios de usuario por tipo de solicitud para el tipo de solicitud que est
seleccionado. Los privilegios son de tipo Total o Consulta.
El procedimiento para definir los privilegios es el que se describe a
continuacin:
1. Ingrese a la opcin Administracin y luego a Tipos de
Solicitud del mdulo.
2. Dentro de la barra de herramientas se presenta el icono
. Esta
misma opcin se presenta en el men de la pantalla por medio de la
opcin Privilegios.
3. Presione el icono y se desplegar la pantalla Privilegios por Tipo
de solicitud de empleados.
4. Dentro de esa pantalla ingrese el registro de los usuarios quienes
contaran con privilegios sobre el tipo de solicitud de empleados por
medio del icono . El sistema activa la tabla para que se ingrese la
informacin directamente dentro de las columnas. Ingrese la
informacin de la siguiente forma:
Tipo de Solicitud: Al ingresar a la opcin ya est seleccionado este dato,
pero igual se puede, con la opcin de consulta del F1, cambiar el cdigo del
tipo de solicitud de empleados cuyos privilegios se estn editando.
Usuario: se ingresa el cdigo del usuario o grupo de usuarios al que se est
otorgando privilegios.
Recursos Humanos
o el icono
Recursos Humanos
Recursos Humanos
o con el
AUDITORIA DE MODIFICACIONES
DEL EMPLEADO
Esta opcin brinda la oportunidad de auditar modificaciones de atributos de
empleados mediante acciones de personal para los cuales no existen tipos de
accin de personal predefinidos dentro del sistema (desplegados dentro de
Tipos de Accin de Personal).
Con la auditoria de modificaciones del empleado el usuario tiene la
posibilidad de especificar cules cambios en campos particulares del empleado
requiere registrar con acciones de personal y que stas sean generadas
automticamente por la aplicacin segn ciertos parmetros previamente
configurados por el usuario.
La pantalla principal de la opcin es la siguiente:
INGRESO DE DATOS
La informacin se ingresa directamente sobre la tabla modificable que se
activa por medio del icono Error! No topic specified., la cual contiene las
siguientes columnas:
Atributo: campo alfanumrico que corresponde a la descripcin del atributo
del empleado para el cual se est definiendo la generacin automtica de
accin de personal de auditoria cada vez que el campo seleccionado cambie
para algn registro de empleado desde el mantenimiento de empleados.
Dentro de esta casilla se despliegan todas las casillas del mantenimiento del
empleado que pueden ser modificadas por el usuario.
Al ingresar a la celda dentro de la tabla sta despliega un listado de las
opciones que se tienen para definir el atributo requerido: Nombre ( si se usa de
la forma tradicional ), Nombre de Pila ( si se usa separado ), Primer Apellido
Recursos Humanos
Nota Importante:
Recursos Humanos
Cada vez que se realice una modificacin al campo Forma de Pago que se
encuentra en la pantalla de creacin modificacin del Mantenimiento de
Empleados, cuando el usuario grabe el cambio el sistema generar una
accin de personal por esta modificacin y la registrar con estado Aplicada.
Esta accin de personal puede ser consultada dentro de la tabla principal de la
opcin Acciones de Personal que se encuentra dentro del submen de
Operacin.
Los campos de auditoria de la accin creada se llenan con el usuario y fecha /
hora que hizo el cambio. Las notas de la accin detallan el valor anterior y el
nuevo valor del campo y la fecha rige de la misma queda como la fecha del da
en el que se cre pues el cambio queda en firme.
INGRESO DE DATOS
El sistema despliega una ventana definida como Mantenimiento de
Vacaciones por Antigedad la cual est formada por una tabla en la cul se
editan los datos directamente. Las columnas desplegadas son:
Nmina: cdigo de la nmina a la cual se asociarn los rubros de das de
antigedad y de vacaciones.
Das de Antigedad: se ingresan los das de antigedad a considerar.
Das de Vacaciones: se ingresan los das de vacaciones a considerar en el
proceso de clculo del SDI (Salario Diario Integrado), los cules estn
relacionados con la antigedad de cada empleado que pertenezca a la nmina.
Das Aguinaldo: se ingresan los das para aguinaldo a considerar en el
proceso de clculo del SDI (Salario Diario Integrado), los cules estn
relacionados con la antigedad de cada empleado que pertenezca a la nmina.
% Prima Vacacional: se ingresa el porcentaje de la prima vacacional que se
considerara en el proceso de clculo del SDI (Salario Diario Integrado).
Recursos Humanos
INGRESO DE DATOS
La informacin para definir un catlogo de puestos nuevo se ingresa en una
pantalla con una tabla modificable que contiene las siguientes casillas y
columnas:
Catlogo: se ingresa un cdigo alfanumrico de hasta 12 caracteres que
identifica a cada catlogo de puestos registrado en el sistema.
Descripcin: se ingresa un cdigo alfanumrico de hasta 254 caracteres con
la descripcin del catlogo de puestos.
Puesto Externo: cdigo alfanumrico de hasta 12 caracteres que identifica a
cada puesto externo dentro de un catlogo de puestos dado.
Descripcin: cdigo alfanumrico de hasta 254 caracteres con el nombre
del puesto externo.
Recursos Humanos
CAPTULO 4
Empleados
NOTA INTRODUCTORIA
El mdulo de Recursos Humanos tiene como principal objetivo el manejo de
los empleados y las acciones que se presenten con respecto a su desempeo.
Dentro de esta seccin se presenta la opcin de Mantenimiento que permite
llevar el registro de todas las caractersticas que identifican al empleado como
tal, as como las situaciones que ocurren dentro de la empresa, que lo vinculan
como miembro de la misma.
La opcin de Mantenimiento contiene una serie de carpetas que agrupan
informacin necesaria y que define las caractersticas del empleado y su
relacin con la empresa.
Desde las opciones de Jerarqua, Acadmicos, Experiencia, Parientes,
Calendario y Contratos se registra, para cada empleado en particular,
informacin sobre su ubicacin en la empresa segn jefes y colaboradores, la
capacitacin recibida, los familiares ms cercanos a los cules se les podra
contactar en caso de situaciones particulares, sus trabajos anteriores fuera o
dentro de la misma empresa, fechas que deben ser recordadas y los contratos
que hayan sido estipulados dentro de la empresa para con el empleado.
Algunas casillas que pertenecen a las carpetas de la funcin Empleados slo
pueden ser modificadas desde el mdulo de Recursos Humanos aunque
Control de Nmina se encuentre instalado. Esto porque las casillas solo se
pueden modificar con una accin de personal que se realiza desde Recursos
Humanos.
Cuando la empresa no tiene incorporado al sistema el mdulo Recursos
Humanos, estas casillas si pueden ser modificadas dentro de Control de
Nmina.
Recursos Humanos
Empleados 59
MANTENIMIENTO
INGRESO DE DATOS
El mdulo de Recursos Humanos puede mantener la lista de empleados de
la compaa, con una variedad de datos que permiten el control del estado de
cada uno dentro de la empresa, as como la informacin general de todos.
Desde este submen se manejan los aspectos correspondientes a la
identificacin del empleado, definicin del puesto que ocupa, salario, control
de vacaciones y todo lo referente al seguimiento de las actividades del trabajo
desempeado.
Dentro de la opcin se mantiene la lista de empleados de la compaa con
datos particulares que permiten el control del estado de cada uno dentro de la
empresa, as como la informacin general de todos.
Esta opcin del submen de Empleados se encarga del manejo de los
registros de cada empleado, siendo posible crearlos, modificarlos o borrarlos.
La ventana principal de esta opcin es la siguiente:
Recursos Humanos
Empleados 60
El manejo de cdigo del empleado tiene una condicin especial, pues en caso
de que se le haya definido en el manejo de Consecutivos Globales de
Administracin del Sistema, un registro para el cdigo de empleado y
el usuario cuente con los privilegios indicados en dicho registro, el campo del
cdigo ser un F1, con lo que traer todos los consecutivos definidos para los
empleados en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud del
cdigo del empleado, quedar sujeta a la longitud definida para el consecutivo.
Para conocer el manejo completo de Consecutivos Globales, consulte la
gua de Administracin del Sistema.
Nombre: dentro de esta casilla se ingresa el nombre completo del empleado,
Descripcin de Carpetas
La opcin de empleados presenta las siguientes carpetas: General, Otros,
Personales, Fechas, Directorio, Notas,
Adicional Valores y Accin Contrato.
Adicional
Textos,
por primera vez, las casillas que permanecen inactivas no son modificables
tales como el cdigo del empleado, las fechas de ingreso, etc.
Recursos Humanos
Empleados 61
General
mxima de 30 caracteres.
Estas tres casillas tiene la funcionalidad de permitir manejar los componentes
separados de los nombres de los empleados. En los parmetros globales se
define si se usan nombres de empleado separados o si se mantiene utilizando
los nombres en una sola lnea.
Las casillas de Nombre y 1er. y 2do. Apellidos se encuentran activas slo si
en los parmetros globales de Recursos Humanos est activa la casilla
correspondiente a "Nombres Separados", de lo contrario, en caso de no estar
marcado este parmetro, estas casillas se encontrarn inactivas porque el
nombre completo del empleado deber digitarse en la parte superior de la
pantalla del mantenimiento de Empleados.
Recursos Humanos
Empleados 62
Empleados 63
Otros
casilla presenta un combo box, donde el usuario puede escoger una de tres
alternativas: efectivo, cheque o transferencia.
Nmero Cuenta: el usuario debe digitar el nmero de cuenta bancaria en
que se acreditar el pago en caso que ste se haga por transferencia electrnica
de fondos y no corresponde a las cuentas contables del mdulo de Control
Bancario.
Entidad Financiera: Entidad bancaria en la cual el empleado tiene la
cuenta en la que se le acreditaran los pagos, en caso que la forma de pago sea
Recursos Humanos
Empleados 64
favor, esta casilla permanece activa solo cuando se crea un nuevo registro.
Las vacaciones son actualizadas automticamente por las acciones de personal
que se realizan en el mdulo.
Vacaciones Adicionales: das de vacaciones adicionales que el empleado
tiene a favor, esta casilla permanece activa solo cuando se crea un nuevo
registro. Las vacaciones adicionales son actualizadas automticamente por las
acciones de personal que se realizan en el mdulo.
Rgimen Vacacional: Despliega el rgimen vacacional asociado al
empleado.
Salario Prom. Diario (Local): Despliega el salario promedio diario en la
Personales
La carpeta muestra informacin relacionada con los datos personales del
empleado que se est registrando.
Recursos Humanos
Empleados 65
empleado.
Permiso Salud: Este cdigo identifica a un empleado autorizado por el
Empleados 66
Fechas
cambi su estado dentro del sistema a "No Pago" sin embargo depender de
cambios en el estado del empleado.
Fecha de Prxima Evaluacin: Fecha de la siguiente evaluacin general
por hacer al empleado. Esta casilla permanece activa solo cuando se crea un
nuevo registro y se actualiza cuando se ingresan evaluaciones en la opcin
Evaluaciones.
Fecha de Antigedad en Empresa: Fecha que se utiliza como punto
Empleados 67
Directorio
En esta carpeta se definen nmeros telefnicos y direcciones donde se puede
contactar al empleado o a sus familiares.
Direccin Habitacin (
Empleados 68
Notas
La carpeta de notas despliega un espacio de texto en blanco para indicar datos
importantes o aclaraciones con respecto al empleado u otros puntos de inters.
Adicional Textos
Esta carpeta sirve para que el usuario pueda ingresar anotaciones a los
empleados dentro de las casillas adicionales que se hayan definido en el
mdulo.
Esta pantalla est habilitada en la opcin Empleados si dentro de los
parmetros de Recursos Humanos est configurado que la carpeta se
despliegue de lo contrario no estar activa.
Recursos Humanos
Empleados 69
Adicional Valores
Esta carpeta sirve para que el usuario pueda digitar valores numricos,
alfanumricos o fechas asociadas a los empleados.
La creacin de estos valores es utilizada en caso de que se necesiten nuevas
variables para ser asociadas a los conceptos de los empleados. Esta carpeta se
utiliza nicamente para efectos de las transacciones del mdulo de Control de
Nmina.
Cuando el mdulo de Control de Nmina est instalado en el sistema, esta
carpeta se despliega en la pantalla de mantenimiento de Empleados del
mdulo de Recursos Humanos de lo contrario, la carpeta no aparecer en el
mdulo.
Recursos Humanos
Empleados 70
Accin Contrato
Esta carpeta se activa slo si:
Recursos Humanos
Empleados 71
fecha actual.
Fecha vence: fecha en la que vence el contrato.
Estado de Empleado: dentro de esta casilla se ingresa el estado de
para informar al usuario que una vez que el empleado haya sido ingresado a la
base de datos, la accin de personal de contratacin estar en estado Aplicada.
Adems en la parte inferior existe un campo para agregar Notas de Accin
sobre la contratacin las cuales sern incluidas dentro del reporte de la accin
de personal que se generar en el mdulo de Recursos Humanos.
Nota importante:
Empleados 72
Barra de Herramientas
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle
refirase a la seccin Instrucciones Especficas.
Botn Funcin
Permite enviar
correos
electrnicos a
Recursos Humanos
Descripcin
El sistema accede el programa MS Outlook y enva el correo al
empleado seleccionado o a un grupo de empleados dentro de la
tabla de datos por medio del highlight.
Empleados 73
los empleados
Permite asociar
una fotografa
al empleado.
Permite
desasociar una
fotografa al
empleado.
Permite el
ingreso de la
direccin del
empleado.
Saldo de
Vacaciones
Accidentes
Acadmicos
Experiencia
Laboral
Parientes
Acciones de
Personal
Calendario de
Actividades
Contratos
Evaluaciones
Recursos Humanos
Autenticacin
Superiores
Subordinados
Empleados 74
Atributos
Vacacionales
Documentos
Mantenimiento
de Cotizantes
Histrico de
Salario
Promedio
Diario
AUTENTICACIN
Esta opcin puede ser ejecutada de varias formas:
Empleados 75
permitir autenticarse como usuario para acceder informacin poco sensible sin
necesidad de utilizar claves, por ejemplo para una terminal de planta utilizada
por trabajadores de planta.
En trminos generales, el esquema de autenticacin se trata de la definicin de
cdigos de usuarios (diferentes de los de Exactus regulares) a los cuales se les
puede asociar una clave de acceso, una cuenta de Windows o un cdigo de
usuario o grupo de Exactus. Si tiene una cuenta de Windows asociada,
entonces ese usuario puede autenticar de la forma trusted, sin tener que
digitar un cdigo o clave de usuario adicionales al que ya fue provisto para
ingresar a Windows.
El cdigo de usuario o grupo de Exactus se utiliza para heredar los privilegios
de acceso, es decir, esta cuenta de autenticacin tiene los privilegios que
indiquen el grupo o usuario de Exactus al que est ligado. Si no lo tiene,
probablemente no tiene privilegios de acceso a ningn sistema. Finalmente, la
clave de acceso es para los casos en que no se asocia una cuenta de Windows,
de tal forma que el usuario se autentique con el cdigo y la clave indicados.
Esta clave puede ser nula, de modo que basta con el cdigo de identificacin
en esos casos.
Cada cuenta de autenticacin puede estar asociada a uno o varios catlogos en
una o varias compaas. Los catlogos disponibles son aquellos que
representan personas en la base de datos, como Empleados, Clientes,
Proveedores, Compradores, Vendedores, Cobradores, Responsables, etc. Esto
es, se asocia un registro de una de esas tablas en una compaa determinada
con el cdigo de usuario. Por ejemplo, si se asocia el usuario A al cdigo de
empleado B en la compaa C, entonces cuando el sistema de solicitudes de
vacaciones, por ejemplo, reciba la autenticacin del usuario A, el sistema
sabr que se trata del empleado B en la compaa C y de esta forma podr
saber dnde y a nombre de quin generar la solicitud de vacaciones en
Exactus.
La nica restriccin es que un cdigo de autenticacin slo puede estar
asociado a un catlogo de una compaa una sola vez. Puede estar asociado a
mltiples catlogos en una compaa y/o a un mismo catlogo en mltiples
compaas, pero no el mismo catlogo en la misma compaa ms de una vez.
Recursos Humanos
Empleados 76
INGRESO DE DATOS
Al registra un nuevo registro el sistema despliega una pantalla de
autenticacin de usuarios del sistema donde se ingresa la siguiente
informacin:
Cdigo: columna alfanumrica que presenta el cdigo que usa la persona
para autenticarse en el sistema.
Usuario ERP: columna alfanumrica que presenta el Usuario o Grupo de
Exactus al que corresponde el cdigo de autenticacin y cuyos privilegios
aplican.
Nombre Usuario ERP: el sistema presenta el nombre del Usuario o Grupo
de Exactus al que corresponde el cdigo de autenticacin y cuyos privilegios
aplican.
Usuario Windows: columna alfanumrica que presenta el cdigo de usuario
de Windows al que corresponde el cdigo de autenticacin. Mediante el
mismo se implementa la autenticacin de confianza o trusted connection.
Ntese que puede ser un usuario de dominio, en cuyo caso s es vlido que
aparezca un carcter \ en el cdigo digitado. A continuacin el extracto de
Windows que seala las reglas de cdigo de usuario.
Recursos Humanos
Empleados 77
Recursos Humanos
Empleados 78
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle
refirase a la seccin Instrucciones Especficas.
Botn Funcin
Privilegios
Descripcin
Este icono despliega la pantalla de edicin de privilegios que
est disponible en el mdulo de Administracin del Sistema
tambin.
Ntese que slo la abre, la pantalla no aparece filtrada o
posicionada en el usuario o grupo al que est asociado el
cdigo de autenticacin que tiene el contexto en la tabla.
Recursos Humanos
Empleados 79
Descripcin de Carpetas
Empleado
En la carpeta de Empleado, se observa la informacin general del empleado ya
asociada al mismo, tal como Centro de Costo, Departamento, Puesto, Nmina
y Estado.
A continuacin se presenta la carpeta que se describe:
Informacin Vacacional
En la carpeta de Informacin Vacacional, se definen: el cdigo del Rgimen
Vacacional, Fecha ltima Acumulacin Vacacional, la Unidad Vacacional,
Total de Vacaciones y Vacaciones Adicionales por Acumular y Pendientes.
En esta carpeta solo es editable el campo Unidad Vacacional, el cual trata de
un campo informativo que indica como acumula el empleado sus das de
vacaciones.
A continuacin se presenta la carpeta que se describe:
Recursos Humanos
Empleados 80
Indicadores
En la Carpeta De Indicadores se definen parmetros, tales como: Participa en
Clculos Vacacionales, Tiene Contribuciones Pendientes, Advierte
Contribuciones Vacacionales Pendientes, Permite Acumulado de Vacaciones
Negativo y Requiere Verificacin Especial en Clculos Vacacionales.
Todos son checks modificables a excepcin de Tiene contribuciones
pendientes que lo que hace es informar si existen clculos vacacionales en los
que el empleado haya sido incluido pero que an se encuentran pendientes de
aplicacin. La cantidad de das calculada para el empleado en los clculos
vacacionales que se encuentran pendientes de aplicacin se mostrara en los
campos Vacaciones Por Acumular y Vacaciones Adicionales Por Acumular
de la carpeta Informacin Vacacional.
La opcin de Requiere Verificacin Especial en Clculos Vacacionales
permite guardar una nota en la cual indicar alguna condicin especial que se
deba comprobar antes de aplicar un clculo vacacional, la cual puede ser
consultada desde el clculo vacacional.
A continuacin se presenta la carpeta que se describe:
Recursos Humanos
Empleados 81
Historial
En la carpeta del Historial, se encuentra la informacin de las acciones de
tipos predefinidos Vacaciones (Goce) y Vacaciones relacionadas con el
empleado. Esta informacin se presenta en una tabla, en la cual se presentan
las columnas de: Nmero, Tipo Accin, Descripcin Tipo Accin, Estado,
Fecha Rige, Fecha Vence, Cantidad Das. Ninguna de estas columnas es
editable.
A continuacin se presenta la carpeta que se describe:
Recursos Humanos
Empleados 82
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
Cmo Asociar la Fotografa de un Empleado?
Para insertar una fotografa dentro de la carpeta de General es necesario
seguir el siguiente procedimiento:
1. La fotografa del empleado debe estar guardada bajo un archivo de
formato *.bmp, *.gif, *.jpg o *.jpeg que asegura que fue salvada
como imagen.
2. Para incorporarla a la base de datos, presione el icono
o bien
elegir la opcin Asociar del submen Fotografa. Aparecer una
pantalla en la que se debe especificar ya ruta y el archivo de
procedencia donde se encuentra almacenada la imagen.
3. Una vez que la fotografa se ha insertado en el registro del
empleado, presione el icono
o el icono
incorporados a la base de datos.
Recursos Humanos
Empleados 83
o de la
Recursos Humanos
Empleados 84
Mensaje de Advertencia
Empleados 85
Archivo: dentro de esta casilla el usuario define el archivo vinculado que sea
enviado en conjunto con el correo electrnico.
En la parte inferior de la ventana se despliega un espacio donde el usuario
ingresa el contenido del correo.
6. Una vez que se finaliza la redaccin del correo, el usuario debe
presionar el icono
para que el mensaje sea enviado. Si el
mensaje es enviado correctamente el sistema enva un mensaje al
usuario.
7. Si el sistema trata de enviar el mensaje y existe un error, se
despliega un mensaje de advertencia en el cual notifica al usuario
que no fue posible acceder el empleado especificado Este mensaje
puede ser enviado si el programa Microsoft Outl00k no se encuentra
abierto y los parmetros del SPS.INI no son los correctos (p.e. la
clave del usuario).
Mensaje de Advertencia
Empleados 86
Recursos Humanos
Empleados 87
el documento
seleccionado, o Guardar
en la ruta que se le indique del disco
duro el archivo seleccionado.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por el icono de
Documentos:
Recursos Humanos
Empleados 88
CAPTULO 5
Transacciones
NOTA INTRODUCTORIA
Esta seccin se presenta las siguientes opciones:
Recursos Humanos
JERARQUA
Esta opcin puede ser ejecutada de varias formas:
Recursos Humanos
Superiores o el icono
Subordinados que se
Transacciones 90
INGRESO DE DATOS
El sistema presenta una tabla de datos donde se ingresa la siguiente
informacin directamente en la tabla:
Cdigo de Superior: es una columna alfanumrica de hasta 10 caracteres
donde se ingresa el cdigo del empleado que funge como superior directo en
la relacin o asociacin. Con la tecla F1 se despliega la tabla de consulta
Empleados.
Recursos Humanos
Transacciones 91
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle
refirase a la seccin Instrucciones Especficas.
Botn Funcin
Descripcin
Reemplazar
Superior
Asociar
Subordinados
Referencias
Circulares
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
Cmo se Reemplaza un Superior?
Este proceso permite realizar reemplazos de superiores y permite trasladar los
subordinados de un empleado a otro.
El procedimiento para reemplazar un superior de la jerarqua de empleados de
la compaa es el siguiente:
1. Ingrese a la pantalla de Jerarqua de Empleados y presione el
botn
que permite desplegar la pantalla del proceso de
reemplazo de superiores.
2. Ingrese en la casilla Superior Actual el cdigo del superior que va
a sustituir. Puede presionar la tecla F1 para consultar la tabla de
Empleados.
Recursos Humanos
Transacciones 92
Transacciones 93
Recursos Humanos
Transacciones 94
Recursos Humanos
Transacciones 95
ACADMICOS
El objetivo de esta funcin es llevar un registro de los ttulos acadmicos
obtenidos por cada empleado de manera que respalden el curriculum vitae
del mismo, as como la toma de decisiones para realizar ascensos,
evaluaciones salariales, promociones, etc.
En esta opcin tambin se pueden incluir cursos de capacitacin y
actualizacin que haya recibido el empleado dentro de la empresa, adems de
cursos de una carrera que todava no haya concluido.
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el men principal de Empleados
Acadmicos o por medio del men Enlaces que se encuentra en la pantalla
de creacin mantenimiento de Empleados.
La pantalla principal desplegada por la opcin es la siguiente:
Recursos Humanos
Transacciones 96
INGRESO DE DATOS
Si la opcin es accedida desde el men principal del mdulo, se debe ingresar
primero el cdigo del empleado al que se va a registrar el dato. Para esto es
posible llamar la tabla de consulta de Empleados que se despliega con la tecla
F1 y es posible filtrar esta tabla para que solamente se muestren aquellos
cdigos de empleados que se encuentren activos y se filtren los inactivos.
Para agregar un registro, la informacin se debe digitar directamente sobre la
tabla de datos dentro de las siguientes columnas modificables:
Fecha inicio: es la fecha de inicio del registro acadmico o capacitacin que
se ingresa para el empleado.
Ttulo: nombre del ttulo recibido al obtener el grado acadmico.
Tipo Acadmico: esta columna est asociada a la tabla de Tipos de
Acadmicos y permite definir directamente el cdigo del tipo de acadmico o
llamar la tabla de consulta de los tipos de acadmicos registrados por medio de
la tecla F1.
Descripcin Tipo Acadmico: el sistema ingresa la descripcin del tipo
de acadmico, se asigna al validar el cdigo del tipo de acadmico.
Tipo Capacitacin: se marca si la capacitacin recibida es Interna o
Externa.
Concluido: es la indicacin de si el empleado ha terminado o no los estudios
y requisitos para optar por el grado acadmico, o por el curso especfico.
Institucin: se refiere a la institucin educativa donde fue obtenido el grado
acadmico o bien donde se llevan a cabo los estudios.
Profesor: nombre del instructor del curso.
Recursos Humanos
Transacciones 97
EXPERIENCIA
Esta opcin permite el registro de la experiencia profesional de los empleados,
para complementar con ella la funcionalidad de acadmicos que ya est
incluida en el sistema y permitirle al usuario registrar un perfil completo de
cada empleado, incluyendo competencias adquiridas por educacin formal
como por experiencia laboral previa.
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el men principal de Empleados
Experiencia o por medio del men Enlaces que se encuentra en la pantalla
de creacin mantenimiento de Empleados.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por el sistema:
INGRESO DE DATOS
La opcin est compuesta por una tabla donde se pueden consultar los
registros de experiencia laboral de empleados y una ventana para el
mantenimiento de cada registro. Esta ventana est compuesta por dos carpetas
donde se ingresa la informacin de cada registro de experiencia del empleado.
Al ingresar la informacin, es necesario ingresar primero el cdigo y nombre
del empleado al que pertenece el registro de experiencia. Es posible desplegar
Recursos Humanos
Transacciones 98
Descripcin de Carpetas
General
Dentro de esta carpeta se debe ingresar la siguiente informacin:
Fecha de Ingreso: el usuario ingresa la fecha en que ingres el empleado a
la empresa en cuestin. No usa das, slo mes y ao.
Fecha de Salida: el usuario ingresa la fecha en que termin el empleado su
labor en la empresa en cuestin. No usa das, slo mes y ao.
Empresa: el usuario ingresa el nombre de la empresa en que labor el
empleado.
Puesto: el usuario ingresa el puesto o posicin que ocup el empleado en la
empresa en cuestin.
Motivo de Salida: se ingresa el motivo por el cual el empleado termin su
relacin laboral con la compaa en cuestin
Referencia: se ingresa el nombre de la persona que el empleado provee
como referencia de su experiencia en la empresa en cuestin.
Tel. Referencia: se ingresa el telfono en el que se puede localizar la
persona que refiere.
e-Mail Referencia: se registra la direccin de correo electrnico en la que se
puede contactar la persona que refiere.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la opcin.
Recursos Humanos
Transacciones 99
Funciones
Dentro de esta carpeta el usuario puede ingresar toda la informacin que no
haya sido ingresada en las casillas de la carpeta General y que sea requerida
como parte de los datos de consulta del registro de experiencia de cada
empleado. Es un campo libre que permite capturar notas y textos adicionales.
A continuacin se presenta la pantalla correspondiente:
Recursos Humanos
Transacciones 100
PARIENTES
El propsito de esta opcin es disponer de un listado de parientes del
empleado en caso de necesidad de localizar e identificar alguna persona
cercana a dicho empleado.
Esta pantalla se despliega por empleado, o sea que el ingreso de registros y la
consulta de los mismos slo se puede hacer para un empleado a la vez.
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el men principal de Empleados Parientes o por medio del men Enlaces que se encuentra en la pantalla de
creacin mantenimiento de Empleados.
La pantalla principal de la opcin es la que se presenta a continuacin:
Recursos Humanos
Transacciones 101
INGRESO DE DATOS
Para agregar un registro la informacin se digita directamente sobre la tabla de
datos.
Si la opcin es accedida desde el men principal del mdulo, se debe ingresar
primero el cdigo del empleado al que se va a registrar el dato. Para esto es
posible llamar la tabla de consulta de Empleados que se despliega con la tecla
F1 y es posible filtrar esta tabla para que solamente se muestren aquellos
cdigos de empleados que se encuentren activos y se filtren los inactivos.
Las casillas que deben digitarse relacionadas con el pariente del empleado
seleccionado son: Nombre, Fecha de Nacimiento, Parentesco, Lugar de
Trabajo, Puesto, Nivel Acadmico, Lugar de Estudio, Telfono, Notas.
CALENDARIO
Esta opcin da la oportunidad al usuario de almacenar registros relacionados
con actividades importantes que haya tenido el empleado y/o que tendr en el
futuro.
Su objetivo es capturar y almacenar fechas importantes que quizs se
requieran consultar posteriormente. Puede considerarse en forma general, no
es necesario que se defina un tipo de actividad determinado pues permite
llevar registro de cualquier actividad.
Recursos Humanos
Transacciones 102
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el men principal de Empleados Calendario por medio del men Enlaces que se encuentra en la pantalla de
creacin mantenimiento de Empleados.
INGRESO DE DATOS
Para agregar un registro, se ingresa la informacin directamente sobre la tabla
de datos.
Si la opcin es accedida desde el men principal del mdulo, se debe ingresar
primero el cdigo del empleado al que se va a registrar el dato. Para esto es
posible llamar la tabla de consulta de Empleados que se despliega con la tecla
F1 y es posible filtrar esta tabla para que solamente se muestren aquellos
cdigos de empleados que se encuentren activos y se filtren los inactivos.
Las casillas que deben digitarse son las que se muestran a continuacin:
Fecha y Descripcin de Actividad.
Ntese que la opcin se despliega por empleado es decir, solamente se pueden
ingresar y consultar datos de un empleado a la vez.
CONTRATOS
En esta opcin se despliegan los contratos laborales que se han establecido con
los empleados y tambin permite el ingreso, modificacin y eliminacin de
los registros.
El objetivo es tener almacenados los contratos existentes, que sean de fcil
acceso, para establecer la condicin del empleado dentro de la compaa.
Recursos Humanos
Transacciones 103
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el men principal de Empleados Contratos o por medio del men Enlaces que se encuentra en la pantalla de
creacin mantenimiento de Empleados.
La pantalla principal de la opcin es la siguiente:
INGRESO DE DATOS
Para agregar un registro a la tabla de datos, el sistema despliega una pantalla
denominada Contrato Laboral donde el usuario debe digitar los datos del
nuevo registro en las siguientes casillas:
Empleado: se debe anotar el cdigo del empleado, ste fue definido en
mantenimiento de empleados.
Tipo: se refiere al tipo de contrato el cual es definido en la opcin de Tipos de
contrato del men de Administracin. Se puede consultar el cdigo del tipo
por medio del a tecla F1.
Fecha Inicial: fecha en que empieza a regir el contrato.
Fecha Final: fecha en que caduca el contrato.
Estado: se refiere al estado del contrato: activo o inactivo.
Notas: espacio disponible para que el usuario agregue cualquier comentario
adicional.
Si la opcin es accedida desde el men principal del mdulo, se debe ingresar
primero el cdigo del empleado al que se va a registrar el dato. Para esto es
posible llamar la tabla de consulta de Empleados que se despliega con la tecla
F1 y es posible filtrar esta tabla para que solamente se muestren aquellos
cdigos de empleados que se encuentren activos y se filtren los inactivos.
Recursos Humanos
Transacciones 104
ACCIONES DE PERSONAL
El objetivo de esta opcin es llevar el registro de las acciones de personal
asociadas a los empleados cuando se generan por situaciones que incurren en
cambios de algunas de sus caractersticas. Tambin se aplican en casos como
por ejemplo que el empleado deba irse de la empresa, temporal (ms de un
da) o en forma definitiva.
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el men principal de Operacin
Acciones de Personal o por medio del men Enlaces que se encuentra en la
pantalla de creacin mantenimiento de Empleados.
Por medio de esta opcin es posible crear, modificar, eliminar, aprobar,
aplicar, anular e imprimir las acciones de personal de la compaa. Sin
embargo, existe un proceso global en el que se aplican los cambios a los
empleados que se ejecuta de manera masiva con la opcin de Aplicacin de
Acciones de Personal del men Procesos (ver Aplicacin de Acciones
de Personal en la pgina 255).
En la opcin de Aplicacin de Acciones de Personal se aplican las
acciones aprobadas o vigentes que tengan fecha vence o rige menor o igual a
la fecha de corte estipulada all. Entonces es cuando se modifican las
caractersticas del empleado, dependiendo de los tipos de acciones aplicadas.
Una accin aprobada no implica nada para el mantenimiento de empleados,
solamente especifica que algn usuario revis las acciones creadas y las
aprob. Las acciones deben estar aprobadas para poder correr el proceso de
aplicacin, que corresponde a la segunda parte en el manejo de las acciones de
personal.
Recursos Humanos
Transacciones 105
Recursos Humanos
Transacciones 106
INGRESO DE DATOS
Para agregar una accin de personal ingrese la informacin en la pantalla que
el sistema desplegar la cual permite la creacin y mantenimiento a las
acciones de personal de la empresa.
Si la opcin es accedida desde el men principal del mdulo, se debe ingresar
primero el cdigo del empleado al que se va a registrar el dato. Para esto es
posible llamar la tabla de consulta de Empleados que se despliega con la tecla
F1 y es posible filtrar esta tabla para que solamente se muestren aquellos
cdigos de empleados que se encuentren activos y se filtren los inactivos.
Ingrese la informacin general de la accin de personal:
No. Accin: nmero de accin de personal asignado por el sistema como un
consecutivo, este campo no es editable.
Tipo: dentro de esta casilla se ingresa el cdigo del tipo de accin de personal
que se crear. Puede utilizar la tecla F1 para consultar los cdigos de los tipos
de acciones registradas.
El sistema verifica al seleccionar el tipo de accin de personal que se va a
crear si este tiene un estado de empleado por omisin (definido en Tipos de
Accin de Personal, vase la seccin "Tipos de Accin de Personal" en la
pgina 33) y si ste es obligatorio (no se puede cambiar). Tmese en cuenta lo
siguiente:
Recursos Humanos
Transacciones 107
Descripcin de Carpetas
Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratn sobre la pestaa
correspondiente. Tambin puede oprimir la tecla que identifica la letra
subrayada en el ttulo de la carpeta.
General
Dentro de esta carpeta se presentan las siguientes casillas:
Fecha: fecha en que se crea la accin de personal.
Fecha Rige: fecha en que empieza a regir la accin.
Fecha Vence: fecha en que vence la accin de personal.
El manejo de las fechas se puede consultar con mayor detalle en la seccin
Notas Importantes sobre las Acciones de Personal en la pgina 122.
Consecutivo: nmero que define el orden de aplicacin cuando las acciones
de personal son del mismo empleado para el mismo da. Por ejemplo, cuando
se tiene la ltima accin de acumulacin de vacaciones para el empleado y la
accin de terminacin de contrato el mismo da, el orden de aplicacin debera
ser: la accin de acumulacin de vacaciones con consecutivo 00 y la de
terminacin de contrato con consecutivo 01.
Recursos Humanos
Transacciones 108
Incapacidad
Otros
Vacaciones (Goce)
Incapacidad
Vacaciones (Acumulacin)
Vacaciones (Goce)
Otros
Dentro de ella se debe definir la cantidad de das que corresponden a la accin
de personal, es decir el tiempo que el empleado se ausentar de la empresa.
No puede ser mayor a la diferencia entre fecha rige y fecha vence. El sistema
sugiere esta cantidad, mas sin embargo puede ser editada.
Saldo Das: esta casilla indica la cantidad de das pendientes de consumirse
por los clculos de las nminas en que participa el empleado, aunque siempre
se inicia con la misma cantidad indicada en el campo Das. Algunas de las
primitivas que se utilizan en la formulacin de los conceptos de las nminas
son las encargadas de actualizar este dato, segn la cantidad de das que estas
hayan obtenido para esa accin dentro el rango de fechas comprendido por la
accin dentro del periodo de la nmina. La actualizacin de este dato se
realiza en la aplicacin de la nmina.
Empleado: esta casilla se activa para cualquier tipo de accin de personal y
dentro de ella se debe ingresar el cdigo del empleado para el cual se crea la
accin. Si no recuerda el cdigo puede utilizar la tecla F1 para consulta.
Al ingresar el cdigo del empleado el sistema llenar automticamente los
datos relacionados con l, tanto para las casillas que se encuentran inactivas y
son de consulta, como para las casillas que pueden ser modificadas segn el
tipo de accin de personal.
Recursos Humanos
Transacciones 109
Ascenso
Cambio de Puesto
Contratacin
Otros
Dentro de ella se debe definir el nuevo centro de costo al cual se ligar el
empleado por medio de la aplicacin de la accin de personal.
Departamento: esta casilla se activa para ser modificada si la accin de
personal es de los siguientes tipos:
Ascenso
Cambio de Puesto
Contratacin
Otros
Dentro de ella se debe definir el nuevo departamento al cual se ligar el
empleado por medio de la aplicacin de la accin de personal.
Puesto: esta casilla se activa para ser modificada si la accin de personal es
de los siguientes tipos:
Ascenso
Cambio de Puesto
Contratacin
Otros
Dentro de ella se debe definir el nuevo puesto en el cual se desempear el
empleado por medio de la aplicacin de la accin de personal.
Plaza: esta casilla se activa para ser modificada si la accin de personal es de
los siguientes tipos:
Ascenso
Cambio de Puesto
Contratacin
Dentro de ella se debe definir la nueva plaza dentro del puesto a la cual
pertenecer el empleado por medio de la aplicacin de la accin de personal.
Estado: esta casilla se activa para ser modificada si la accin de personal es
de los siguientes tipos:
Recursos Humanos
Contratacin
Incapacidad
Otros
Transacciones 110
Terminacin de Contrato
Vacaciones (Goce)
Ascenso
Cambio de Salario
Contratacin
Otros
Indica el salario de referencia que el empleado tendr asignado una vez que la
accin de personal haya sido aplicada.
Rgimen vacacional: Despliega el rgimen vacacional del empleado en la
accin de personal si CV est instalado.
Salario diario Integrado: en caso que se encuentre activa esta funcin
dentro del mdulo.
Transacciones 111
Notas
Esta carpeta despliega un espacio de texto en blanco para aadir anotaciones
importantes o aclaraciones con respecto a la accin de personal. El sistema
sugiere automticamente las notas del tipo de accin seleccionadas.
Auditoria
El sistema despliega la informacin relacionada con los usuarios y fechas en
que se elabor, se aprob, se hizo vigente (si se trata de una accin de personal
que restaura el estado del empleado) y se aplic la accin de personal.
Estos campos se van llenando conforme se lleven a cabo cada uno de los
procesos. Si se crea una accin de personal que NO restaura el estado del
empleado, entonces la casilla correspondiente no presentar ninguna
informacin.
Recursos Humanos
Transacciones 112
Adicionales
Esta carpeta se activa si dentro de los parmetros globales de Recursos
Humanos se encuentra especificado Usar Adicionales dentro de las
acciones de personal (ver los Parmetros del Mdulo, dentro de la seccin
General. Dentro de ella se presentan aquellos campos adicionales que hayan
sido definidos dentro de los parmetros globales en la carpeta Adicionales
como referencia para las acciones de personal. Y solo se muestran los campos
adicionales que estn asociados al tipo de accin seleccionado desde el
mantenimiento de Tipos de Accin de Personal.
Recursos Humanos
Transacciones 113
Los campos que se desplieguen pueden ser utilizados como parte de las
caractersticas de referencia que se definan en el momento de crear y aplicar
una accin de personal a un empleado. Por ejemplo si se crea una accin de
personal que aumentar el salario del empleado, el usuario puede crear un
campo adicional dentro de la accin en la cual registre el valor del salario que
el empleado tena antes de aplicar la accin de personal en cuestin.
Recuerde que los campos adicionales de acciones de personal se introducen
dentro de la seccin Adicionales en la pgina 20 dentro de los parmetros
globales.
Tambin es importante destacar la posibilidad de ingreso de acciones de
personal retroactivas, o lo que es lo mismo, acciones de personal con fecha
anterior a la ltima accin aplicada. Sin embargo, se debe tener cuidado pues
el sistema no permitir el ingreso de acciones que puedan traslaparse.
Por ejemplo, si existe una accin de personal de tipo permiso con goce de
salario, con fecha rige 10/05/2002 y fecha vence 15/05/2002, si se intenta
ingresar una accin de tipo incapacidad con fecha rige 07/05/2002 y fecha
vence 11/05/2002 el sistema no lo permitir pues las acciones quedan
traslapadas, en este caso, la fecha vence de la incapacidad puede ser como
mximo, 09/05/2002.
Las acciones retroactivas podrn ser de tipo incapacidad, permiso con goce,
permiso sin goce, acumulacin de vacaciones y goce de vacaciones.
Asimismo, una vez grabadas, estas acciones quedan en estado aplicado y no
pueden ser borradas ni modificadas posteriormente.
Recursos Humanos
Transacciones 114
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle
refirase a la seccin Instrucciones Especficas.
Recursos Humanos
Usar das
hbiles / Usar
das naturales
Marcar para
Impresin
Aprobar
Desaprobar
Aplicar
Desaplicar
Anular
Transacciones 115
Saldos
Saldos de
Vacaciones
Ampliar
Marcar/Desmar
car
Desmarcar
Todas
Imprimir
Acciones de
Personal
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
Cmo se Aprueban las Acciones de Personal?
Una vez que una accin de personal ha sido creada el sistema la despliega en
la tabla de datos principal con estado "No Aprobada". La aprobacin de
acciones de personal debe realizarse en forma manual desde la pantalla
principal.
Todas las acciones de personal creadas aparecern en la tabla de datos con
estado "No Aprobada". Entonces el proceso de aprobacin se har
posteriormente, el proceso puede ser masivo. Una vez finalizado este proceso,
el estado de la accin se desplegar como "Aprobada".
Este estado no afecta el mantenimiento de empleados ni cambia las
caractersticas del empleado hasta que la accin sea aplicada por medio del
proceso de Aplicacin de Acciones de Personal.
Para aprobar una accin de personal se procede de la siguiente manera:
1. Marque con el highlight la accin o la lnea de la tabla que desee
aprobar.
Recursos Humanos
Transacciones 116
Nota importante:
Transacciones 117
Transacciones 118
Transacciones 119
3. Una vez que se han marcado todos los registros requeridos para
impresin se presiona el icono
. El sistema desplegar un
mensaje en el cual informa que el proceso imprime todas las
acciones de personal marcadas.
Mensaje de confirmacin
Recursos Humanos
Transacciones 120
Dentro de este reporte tambin se aade la informacin de los rubros (si los
parmetros globales de Recursos Humanos tiene definido que usa rubros
adicionales para las acciones de personal) y el salario referencia del empleado
al imprimir las acciones de personal. Los rubros estn definidos en los
Parmetros del Mdulo y cada tipo de accin de personal define cules rubros
le aplican, por lo que no todos los rubros definidos en parmetros del mdulo
deben ser impresos en cada accin de personal.
La diferencia que existe entre la impresin de las acciones de personal
y la
opcin de imprimir
se basa en que: la primera como se mostr
anteriormente, muestra el detalle de una nica accin de personal y emite un
reporte por cada lnea marcada.
Por otro lado, la segunda opcin presenta un listado de todas las acciones
desplegadas en la pantalla y la informacin que se obtiene corresponde a:
Tipos de Ausencia
).
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Transacciones 122
Recursos Humanos
Transacciones 123
Recursos Humanos
Cuando se aplica una accin por ascenso o por cambio de puesto, los
campos Departamento y Centro de Costo estn activos, sin
embargo, no necesariamente tienen que ser modificados, suponiendo
que el ascenso sea dentro del mismo departamento. Adems para las
acciones de ascenso se activar la casilla de Salario Referencia,
dado que es de esperar que al ascender de puesto habr un aumento de
salario, mas no as para las acciones de cambio de puesto.
Transacciones 124
Fecha Rige AP1 <= Fecha Rige AP2 < Fecha Vence AP1
AP1
ES-0
(ES-1)
AP2
(ES-2)
Es decir,
Transacciones 125
Fecha Rige AP1 <= Fecha Rige AP2 < Fecha Vence AP1
SOLICITUDES DE EMPLEADOS
El objetivo de esta funcin es guardar un registro centralizado de solicitudes
mediante el cual se puede tener control de todas las solicitudes ingresadas por
los empleados en el sistema desde el mdulo de Portal de Personal. Esta
opcin, adems de permitir visualizar las solicitudes y consultarlas, tambin
permite a los usuarios que cuentan con privilegios consultar el procesamiento
que tuvo la solicitud e incluso ejecutar Aprobaciones o Rechazos de las
solicitudes.
Tambin este es el mantenimiento que usa el personal de Recursos Humanos
para tramitar las solicitudes que llegan slo a ellos o las que requieren de su
aprobacin final.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la opcin:
Recursos Humanos
Transacciones 126
INGRESO DE DATOS
Esta opcin est compuesta por una tabla que almacena las solicitudes
ingresadas por los empleados. Dentro de la misma tabla se presenta la
siguiente informacin:
Fecha inicial: se define la fecha que se utilizar como fecha de inicio de la
consulta o del rango de solicitudes que se desea visualizar. Sugiere el primer
da del mes actual.
Fecha final: se define la fecha que se utilizar como fecha final de la
consulta o del rango de solicitudes que se desea visualizar. Sugiere la fecha
actual.
La informacin de las solicitudes no se ingresa desde esta opcin, sino desde
el mdulo de Portal de Personal en la opcin de Solicitudes de Empleado.
Dentro de la tabla que se encuentra en la pantalla se despliega la siguiente
informacin:
Solicitud: despliega el nmero de la solicitud del empleado.
Tipo: despliega el tipo de la solicitud.
Descripcin: esta columna despliega la descripcin del tipo de la solicitud.
Empleado: despliega el cdigo del empleado que hace la solicitud.
Nombre: despliega el nombre del empleado que hace la solicitud.
Recursos Humanos
Transacciones 127
Pueden
ser
Pendiente (P)
Aprobada (A)
Rechazada (R)
En Recursos Humanos (H)
Fecha Rige: se despliega la fecha en que comienza a regir el perodo de la
solicitud del empleado.
Fecha Vence: se despliega la fecha en que finaliza el perodo de la solicitud
del empleado.
Das: se despliega el nmero de das efectivos que contempla la solicitud del
empleado.
Nmero Accin: si el tipo de solicitud involucra la creacin de una accin
de personal, se despliega el nmero de la accin de personal que se gener si
la solicitud fue finalmente aprobada.
Fecha: se despliega la fecha y hora en que el empleado gener la solicitud.
Fecha Cambio Estado: se despliega la fecha y hora en que la solicitud
cambi a su estado actual.
Generada Por: se despliega el cdigo del empleado que gener la solicitud
de empleado.
Nombre Generada Por: se despliega el nombre del empleado que gener la
solicitud de empleado.
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle
refirase a la seccin Instrucciones Especficas.
Botn Funcin
Recursos Humanos
Descripcin
Observaciones
Historial
Aprobar
Requerir
Aprobacin
Notificaciones
Documentos
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
Cmo Consultar las Observaciones de las
Solicitudes?
No todas las solicitudes tienen observaciones sino solo en las que el empleado
que la ingres haya indicado alguna. Las solicitudes que cuenten con
observaciones tienen una marca en el margen izquierdo del registro, tal como
se observa a continuacin:
El procedimiento para consultar las observaciones de las solicitudes de
empleados es el que se describe a continuacin:
1. Ingrese a la pantalla denominada Solicitudes de Empleado y
seleccione con el highlight el registro que requiere consultar.
2. Presione el icono
que se encuentra en la barra de herramientas
de la pantalla o bien, seleccione la opcin Observaciones que se
encuentra en el men Registro de las opciones de la ventana.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la opcin:
Recursos Humanos
Transacciones 129
Transacciones 130
Recursos Humanos
Transacciones 131
Recursos Humanos
Transacciones 132
Aprobacin de Solicitudes
El proceso de aprobacin es el que se ejecuta tanto desde la interfaz Web,
cuando un superior ingresa al sistema para aprobar una solicitud de un
subordinado, como desde el mantenimiento de solicitudes de empleados
disponible en Recursos Humanos o Control Vacacional. La ejecucin
desde ambos lugares no significa necesariamente que produzcan el mismo
resultado.
Si se ejecuta desde Recursos Humanos o Control
Vacacional, la aprobacin es absoluta, en el sentido de que siempre va a
cambiar el estado de la solicitud a Aprobada y generar la accin de personal
correspondiente si aplica.
En el caso de una aprobacin por un empleado desde el sistema Web, la
aprobacin no necesariamente ser definitiva de acuerdo con las reglas
definidas para el tipo de solicitud y podra significar slo el visto bueno de
ese empleado.
El proceso para Aprobar Solicitudes de Empleados es el siguiente:
1. Ingrese a la pantalla denominada Solicitudes de Empleado y
seleccione con el highlight el registro que requiere aprobar.
2. Presione el icono
que se encuentra en la barra de herramientas
de la pantalla o bien, seleccione la opcin Aprobar que se encuentra
en el men Registro de las opciones de la ventana.
3. Es posible guardar observaciones del proceso en el campo que se
encuentra en la pantalla.
4. Si la solicitud genera accin de personal, el usuario puede indicar si
quiere de una vez aprobar la accin de personal y/o si quiere
marcarla para impresin. Una vez que se apruebe el proceso la
accin de personal queda ligada a la solicitud aprobada. Esta opcin
slo est disponible si el usuario que ejecuta el proceso tiene el
privilegio de aprobar acciones de personal y el proceso que se est
ejecutando es de Aprobacin de Solicitudes.
5. Presione el botn Aprobar.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la opcin:
Recursos Humanos
Transacciones 133
Rechazo de Solicitudes
El proceso de rechazo de solicitudes es ms simple que el proceso de
aprobacin por dos razones principales:
Transacciones 134
2. Presione el icono
que se encuentra en la barra de herramientas
de la pantalla o bien, seleccione la opcin Rechazar que se
encuentra en el men Registro de las opciones de la ventana.
3. Es posible guardar observaciones del proceso en el campo que se
encuentra en la pantalla.
Tambin puede consultar las
observaciones del registro seleccionado marcndolo y presionando
el icono
Recursos Humanos
Transacciones 135
que se
Recursos Humanos
Transacciones 136
Recursos Humanos
Transacciones 137
Recursos Humanos
Transacciones 138
Despliegue de Archivos
LIQUIDACIONES DE EMPLEADOS
Esta opcin incorpora al mdulo de Recursos Humanos la posibilidad de
definicin, clculo y registro de liquidaciones de empleados generando
acciones de personal, documentos de pago y contabilizacin de las
transacciones realizadas.
El sistema permite generar liquidaciones anuales con las cuales el empleado
no cambia su estado y se mantiene activo, pero se obtiene el resultado anual
para el pago de liquidacin a dicho empleado. Esta funcionalidad es til para
empresas que tengan como poltica dar el pago de liquidacin anualmente por
lo que necesitan calcular el pago de cada empleado aunque estos no dejen de
laborar para la empresa.
A continuacin se presenta la pantalla principal de la opcin:
Recursos Humanos
Transacciones 139
INGRESO DE DATOS
Para agregar una nueva liquidacin de empleado se debe dar click sobre el
icono
o la opcin Nuevo del men Registro de las opciones de la pantalla.
El sistema desplegar una ventana llamada Liquidacin de Empleados donde
se debe ingresar la siguiente informacin:
Liquidacin: corresponde al identificador numrico nico para cada una de
las liquidaciones registradas es generado por el sistema y est ligado con los
parmetros globales definidos. No es modificable.
Moneda: cdigo del tipo de moneda que se utilizar para realizar el clculo
de la liquidacin al empleado. Se puede consultar la tabla Monedas con la
tecla F1.
Empleado: cdigo y nombre del empleado a liquidar. Se puede consultar la
tabla de datos Empleados con la tecla F1.
Estado: indicador del estado en que se encuentra la liquidacin y es
desplegado por el sistema automticamente. Los siguientes son los estados
que pueden ser desplegados:
Planeada: primer estado de la liquidacin al agregar el registro.
Calculada: cuando se han calculado los montos de la liquidacin.
Modificada: cuando se hizo alguna modificacin sobre la
liquidacin calculada que obliga a un reclculo posterior.
Recursos Humanos
Transacciones 140
Nota Importante:
Descripcin de Carpetas
Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratn sobre la pestaa
correspondiente, tambin puede oprimir la tecla que identifica la letra
subrayada en el ttulo de la carpeta.
Empleado
Los datos que se presentan dentro de esta casilla son de consulta y presenta los
datos generales del empleado seleccionado para liquidacin. Estos datos son
los mismos que los desplegados dentro de las pantallas del mantenimiento de
empleados dentro del men principal.
Recursos Humanos
Transacciones 141
Salida
Dentro de esta carpeta se encuentra informacin referente a la salida del
empleado de la empresa.
Recursos Humanos
Transacciones 142
Recursos Humanos
Transacciones 143
Mensajes de Advertencia
En caso de que sean acciones las acciones en estado No Aprobadas con fechas
posteriores, o una terminacin de contrato anterior, a la fecha de salida que se
est indicando el sistema consulta si desea eliminarlas de una vez o si desea
conservarlas para cambiar la fecha de salida o no guardar el registro de
liquidacin.
La advertencia y consulta que se despliega es la siguiente:
Accin
La carpeta resume informacin propia de la accin de personal que se generar
con el proceso de liquidacin del empleado la cual puede ser de dos tipos: fin
de contratacin u otros. Se habilita cuando el cdigo de empleado se ha
validado positivamente.
Recursos Humanos
Transacciones 144
Recursos Humanos
Transacciones 145
Recursos Humanos
Transacciones 146
Pago
Dentro de esta carpeta se registra la especificacin de las condiciones del pago
de la liquidacin al empleado. Se habilita hasta cuando se ha validado
positivamente el cdigo del empleado suministrado.
Recursos Humanos
Transacciones 147
Fecha para retirar pago: fecha de referencia que indica el da a partir del
que el empleado podr retirar su pago de liquidacin.
Subtipo: bajo esta casilla se define el subtipo de documento con el cual se
generar el pago al empleado en el caso que el pago se realice por medio de un
cheque o una transferencia electrnica. Este campo se habilita slo en el caso
que al empleado se le cancele la liquidacin con cheque o transferencia.
Un subtipo de documento es un identificador denominado subtipo de
documento que determina el fin del mismo. Esta casilla est relacionada con
el parmetro global que se define en la carpeta Liquidaciones en la pgina
16.
Cuenta Bancaria: Corresponde a la cuenta bancaria para la generacin del
documento y debe utilizar la misma moneda que la asignada en la casilla
Moneda para pagar al empleado la liquidacin.
Entidad Financiera: cdigo y descripcin de la entidad financiera a la que
pertenece la cuenta bancaria seleccionada. Es un campo de referencia no
modificable y es actualizado por el sistema en caso que Control Bancario
est instalado.
Contratos
Esta carpeta resume la informacin de los contratos del empleado aun activos
que se pueden deshabilitar por la liquidacin. Se habilitar slo si en la
carpeta Salida se indic al guardar el registro que la liquidacin cierra los
contratos activos del empleado, de lo contrario no es posible accederla.
A continuacin se presenta la pantalla que despliega la carpeta:
Transacciones 148
La tabla que la forma despliega una fila por cada uno de los contratos activos
cuyo estado puede cambiar por la liquidacin del empleado.
Dentro de la carpeta se presenta la siguiente informacin dentro de la tabla
desplegada:
Tipo del contrato: cdigo del tipo de contrato.
Descripcin: descripcin del tipo de contrato.
Fecha de Inicio: fecha en que comenz a regir el contrato del empleado.
Fecha de Finalizacin: fecha de vencimiento del contrato. Esta ser la
nica columna modificable de la tabla que permitir al usuario actualizar las
fechas de vencimiento de los contratos cuyo estado va a cambiar.
En la parte superior de la tabla de datos se encuentran dos iconos adicionales a
las opciones estndar de detalle de contratos:
Marcar/Desmarcar
Detalle
Esta carpeta despliega el detalle de los conceptos a considerar dentro del
clculo de la liquidacin del empleado. Slo se podrn indicar conceptos para
liquidacin previamente definidos en Control de Nmina u otros que sean
ingresados directamente dentro de la tabla de la carpeta cuyo cdigo no existe
en el mdulo de Control de Nmina.
Si el usuario requiere agregar un concepto que no existe en la base de datos,
basta con agregar un nuevo registro e indicar los campos necesarios, donde se
indicara como aplicar para el empleado el Total Calculado que indique el
usuario.
Recursos Humanos
Transacciones 149
Recursos Humanos
Transacciones 150
Aportes
Esta carpeta resume la informacin de los aportes liquidables que el empleado
tenga pendientes de pago al momento de calcular su liquidacin final que
hayan sido registrados en el mdulo de Control de Nmina y que no tienen
cheques generados o cheques impresos. Si el mdulo de Control de Nmina
no est instalado, la carpeta no se visualiza.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la carpeta:
Recursos Humanos
Transacciones 151
La carpeta tiene nicamente una tabla de datos modificable que despliega los
datos de los aportes pendientes de liquidacin que el empleado tiene y que el
usuario ha seleccionado en la opcin de carga que se encuentra en la barra de
herramientas de la carpeta.
Para cargar deben crearse los registros
correspondientes en liquidacin de aportes de Control de Nmina.
La tabla tiene las siguientes columnas:
Concepto: presenta el cdigo del aporte liquidable y es una casilla no
modificable.
Descripcin: presenta la descripcin del aporte liquidable y es una casilla no
modificable.
Fecha de liquidacin: fecha del registro de liquidacin del aporte en
Control de Nmina. Casilla no modificable.
Moneda: cdigo de la moneda en la que se calcul el aporte. Casilla no
modificable.
Acumulado: monto total calculado como la suma de los aportes encontrados
para el empleado hasta la fecha de acumulacin desde la ltima liquidacin del
aporte, representado en la moneda indicada. Casilla no modificable.
A Pagar: monto expresado en la moneda indicada que representa el
acumulado calculado modificado desde la funcionalidad de liquidacin de
aportes de Control de Nmina.
Tipo de Cambio: tipo de cambio de la moneda indicada a la moneda local
para conversin de montos. El sistema sugiere el tipo de cambio vigente en
Administracin del Sistema para la moneda a la fecha en que se genera la
liquidacin pero la columna es modificable por si el usuario requiere cambiar
Recursos Humanos
Transacciones 152
Resumen
Esta carpeta contiene campos de despliegue de informacin final acerca de la
liquidacin.
Se activa tan pronto el registro de liquidacin sea grabado por primera vez y
contiene los siguientes campos:
Perodo Laborado: contiene las casillas Desde y Hasta que corresponden
a la fecha inicial y final del perodo.
Hasta: campo no modificable con la fecha final del perodo laborado por
el empleado. Equivale a la fecha de salida del registro de liquidacin.
Transacciones 153
Auditoria
Esta carpeta de auditoria contiene la informacin del usuario que realiz la
ltima modificacin al registro de la liquidacin y del que ejecut el proceso
de liquidacin final del empleado.
Esta carpeta se habilita tan pronto el registro de liquidacin sea grabado por
primera vez.
Recursos Humanos
Transacciones 154
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle
refirase a la seccin Instrucciones Especficas.
Botn Funcin
Descripcin
Imprimir
Liquidacin
Emitir Pagos
Con esa opcin el usuario puede emitir los pagos de las liquidaciones de empleados
pendientes de pago. La emisin de pagos se realiza una vez que la liquidacin ha
sido aplicada.
El sistema despliega la ventana Emisin de Pagos por Liquidacin y da
oportunidad al usuario de emitir los pagos por medio de cheque, transferencia
electrnica de fondos o efectivo, segn el tipo de pago escogido para la liquidacin
del empleado.
Ver Asiento
Contable
Recursos Humanos
Calcular
Liquidacin
Aprobar
Liquidacin
Desaprobar
Liquidacin
Aplicar
Liquidacin
Este icono selecciona los contratos a cerrar, indicando que sern a los que se le
cambie el estado al aplicar la liquidacin, o elimina la seleccin si la fila est
seleccionada.
Propagar Fecha
Reorganizar
Secuencia
Cargar
Conceptos
Ver Detalle
Seleccionar
Liquidacin
Deseleccionar
Liquidacin
Generar
Documentos
Recursos Humanos
) desaparecer.
Con este icono es posible generar los documentos de las liquidaciones que hayan
sido seleccionadas con una marca (
).
Imprimir
Documentos
Imprime los cheques de las liquidaciones con pago por cheque que estn generadas
y cuyo pago no se haya impreso. Mientras hayan liquidaciones con pago por
cheque pendientes de impresin no se pueden generar pagos de otras liquidaciones.
Anular
Documentos
Transacciones 156
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
Cmo Seleccionar Contratos para Inactivar o
Cerrar?
El procedimiento para realizar esta operacin es el siguiente:
1. Dentro de la carpeta Contratos de Liquidacin de Empleados
se despliega una tabla de datos.
2. Site el cursor sobre la fila que contenga el contrato y mrquelo con
el highlight.
3. Presione el icono
para marcar el contrato al que requiere que la
fecha de finalizacin sea la misma de la fecha de salida.
La fila marcada se presentar de la siguiente manera:
Fila marcada para propagacin de fecha de salida
Transacciones 157
Liquidar Aportes
Selecciona los aportes seleccionados para que se consideren en la liquidacin
del empleado.
Recursos Humanos
Transacciones 158
No Liquidar Aportes
Elimina la seleccin de los aportes seleccionados de modo que no se
consideren en la liquidacin del empleado.
5. Si requiere incluir un aporte en la liquidacin del empleado, debe
marcarlo dentro de la tabla con el highlight y luego presionar el
icono .
El sistema marcar la fila que contenga el registro de la siguiente manera:
Aporte incluido en Liquidacin del Empleado
7. Una vez que se han marcado los aportes que sern considerados
dentro de la liquidacin del empleado, presione el icono
o el
icono
. Al salvar la informacin de la tabla las filas que fueron
excluidas para la liquidacin no tendrn ninguna marca y las que
sean incluidas estarn marcadas con el smbolo
Recursos Humanos
Transacciones 159
Recursos Humanos
Transacciones 160
Recursos Humanos
Transacciones 161
Recursos Humanos
Transacciones 162
Recursos Humanos
Transacciones 163
Recursos Humanos
Transacciones 164
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Transacciones 166
Transacciones 167
Transacciones 168
icono
para deseleccionar aquellos registros que no requiera
considerar.
4. Presione el icono
para Generar Documentos. Se desplegar
una ventana denominada Generacin de Pagos donde se
presentan las siguientes casillas:
Cuenta Bancaria: casilla presenta el cdigo y descripcin de la cuenta
bancaria asociada a la emisin de los documentos para pago de liquidacin.
Esta cuenta bancaria fue especificada cuando se gener la liquidacin del
empleado. Si el usuario lo requiere puede modificar la cuenta bancaria en esta
casilla, se puede invocar la consulta de cuentas bancarias con la tecla F1, el
sistema le consultara si quiere continuar con el cambio antes de generar el
documento.
Cuenta Contable: casilla no modificable que presenta el cdigo y
descripcin de la cuenta contable asociada a las transacciones contables por la
emisin de los documentos para pago de liquidacin. Si Control Bancario est
instalado corresponde a un registro del mdulo sino el usuario debe indicar
dicho cdigo.
En caso que Control Bancario no est instalado pero haya integracin
contable los campos del centro de costo y cuenta contable se habilitan para
solicitar al usuario el centro de costo y la cuenta contable a utilizar para la
generacin de los asientos contables de los pagos. Si Control Bancario est
instalado esta cuenta contable es la cuenta configurada en la cuenta bancaria.
No. Inicial de Cheque o Nmero de Transferencia: dependiendo de
forma de pago, la casilla es modificable con el consecutivo del documento que
se genera. El sistema por omisin sugiere el nmero del consecutivo global
que corresponde segn la cuenta bancaria y la forma de pago. Pero puede ser
modificado mientras no se utilice un nmero que posea otro documento del
mismo tipo.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la opcin para el caso de
generacin de cheque:
Recursos Humanos
Transacciones 169
Recursos Humanos
Transacciones 170
Transacciones 171
).
para la impresin de
Recursos Humanos
Transacciones 172
DEBE
xx
HABER
xx
Liquidacin de Empleados
De manera general, en caso de haber integracin contable, el asiento contable
se genera de la siguiente forma:
Beneficios
Deducciones
Aportes
Liquidaciones por Pagar
DEBE
xx
HABER
xx
xx
xx
DOCUMENTOS
Por medio de esta funcin el sistema brinda la posibilidad de crear y dar
mantenimiento a documentos maestros en Microsoft Word por medio de una
funcin de Word (Mail Merge de Word o Combinar Correspondencia) que
est relacionada con la opcin desplegada en este men. Con esta opcin la
Recursos Humanos
Transacciones 173
empresa puede crear documentos maestros para generar copias particulares por
empleado.
Al brindar el sistema esta herramienta, se facilita la creacin de documentos
que requieran ser dirigidos a varios empleados, ya que se crea un solo
documento y se asignan a los campos de datos los valores que sean requeridos
por la empresa, el proceso luego los reemplaza.
A continuacin se presenta la pantalla principal de la opcin:
INGRESO DE DATOS
Para el registro de documentos de Recursos Humanos, el sistema desplegar
una ventana denominada Documentos en la que se debe ingresar la
siguiente informacin:
Documento: nombre del documento o archivo fsico de un mximo de ocho
caracteres. Se asume que tales documentos contarn siempre con la extensin
*.DOC por omisin de MSWord de Office 2003 o versin menor para
documentos. As cuando el sistema cree un documento lo har utilizando el
nombre de esta casilla y le pondr la extensin *.DOC y cuando lo busque
para edicin o combinar correspondencia (mail merge) lo buscar tambin
asumiendo que el archivo fsico cuenta con esta extensin.
Descripcin: una descripcin del contenido del documento de un mximo
de 40 caracteres.
Guardar documento en base de datos: al marcar este check el sistema
guarda el documento en base de datos y se deshabilita la casilla Ubicacin.
Ubicacin: constituye la ruta de acceso al archivo fsico del documento,
tiene campo para 50 caracteres. En el caso de que el usuario desconozca la
ruta, puede utilizar la tecla F1 para que el sistema despliegue la pantalla
denominada Seleccin de Ruta. Esta casilla se deshabilita cuando se ha
marcado el check Guardar documento en base de datos.
Notas: casilla para notas adicionales acerca del documento.
Recursos Humanos
Transacciones 174
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle
refirase a la seccin Instrucciones Especficas.
Botn Funcin
Editar
Documento
Recursos Humanos
Descripcin
Con este icono, en caso de no existir, el proceso crear un archivo con el mismo
nombre del documento seleccionado y con la extensin *.DOC y lo abrir para que
pueda ser editado.
Transacciones 175
Lista de
Empleados
Con este icono, el usuario selecciona a los empleados a los cules se les generar
una copia del documento seleccionado durante el proceso de Mail Merge
Lista a
Documento
Con este icono se generar un documento con una seccin para cada empleado que
consistir en una copia del documento maestro con sus datos particulares.
Imprimir Lista
Actualizar
Documento
Con este icono se puede volver a cargar un documento que estuviera guardado en la
base de dato y que haya sido actualizado. El sistema pide que se indique en que ruta
se encuentra el documento actualizado.
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
Cmo Editar un Documento?
El procedimiento para editar un documento es el que se muestra a
continuacin:
1. Dentro de la tabla de datos Documentos escoja uno de los
documentos marcndolo con el highlight.
2. Presione el icono
Este icono tambin se encuentra dentro de la
ventana de Creacin - Modificacin de Documentos. Si es la
primera vez que se crea un documento dentro del sistema, el sistema
buscara la versin y el idioma de la instalacin de MS Word de la
estacin de trabajo que est utilizando el usuario.
3. Luego de la configuracin para el acceso el sistema abrir el
programa Word con un nuevo documento denominado con el
nombre que le fue asignado en el mdulo de Recursos Humanos
(si Word no estaba abierto).
4. Si la aplicacin encuentra en la ubicacin especificada un archivo
con el nombre indicado y con la extensin *.DOC, entonces editar
ese documento. Si no lo encuentra, asumir que se trata de un
documento nuevo y proceder a la creacin de un documento
maestro con la ubicacin y nombre indicados.
Cada vez que el usuario solicite la creacin o edicin de un
documento, el proceso crear un archivo con el mismo nombre del
documento y con la extensin *.XLS (extensin por omisin de las
hojas de Excel de Office 2003 o versin menor) en la misma
ubicacin, el cual ejercer el papel de fuente de datos para edicin
(transparente para el usuario).
5. Una vez creada esta fuente de datos, el proceso la asociar al
documento maestro, desplegar una barra de herramientas en la
parte inferior del documento. Esta barra tendr un botn titulado
Insertar Campo de Empleado que desplegar una lista con el
Recursos Humanos
Transacciones 176
Transacciones 177
y para
.
Transacciones 178
EVALUACIONES
El objetivo de esta opcin es llevar el registro de las fechas en que se han
realizado evaluaciones a los empleados. La pantalla que se despliega contiene
informacin para un empleado especfico el cual debe ser definido por el
Recursos Humanos
Transacciones 179
INGRESO DE DATOS
La informacin se debe digitar directamente sobre la tabla de datos dentro de
las siguientes columnas:
Fecha de Evaluacin: es el campo en que se registra la fecha en que se
aplic la evaluacin al empleado.
Evaluacin: es un campo libre, se permite establecer cualquier nombre,
cdigo, nmero, que el usuario defina para identificar la evaluacin.
Prxima Evaluacin: es la fecha en que debe aplicarse la prxima
evaluacin al empleado. El valor que se defina en esta columna se desplegar
en el campo correspondiente en la carpeta Otros de la opcin Mantenimiento
de Empleados.
Notas: espacio libre para que el usuario establezca algn comentario que
considere conveniente.
Recursos Humanos
Transacciones 180
ACCIDENTES
El objetivo de esta opcin es llevar registro de los accidentes que haya sufrido
el empleado con el fin de controlar las causas de accidentes laborales.
Esta funcionalidad puede ser accedida desde el men principal de Operacin
Accidentes o por medio del men Enlaces que se encuentra en la pantalla de
creacin mantenimiento de Empleados.
La pantalla principal de la opcin es la siguiente:
INGRESO DE DATOS
La pantalla despliega las siguientes columnas:
Fecha: corresponde a la fecha de ocurrencia del accidente.
Tipo de Accidente: se debe definir el tipo de accidente, segn el listado que
se haya establecido en la opcin de Tipos de Accidente en la pgina 44 del
men de Administracin.
Lugar: lugar donde ocurri el accidente. Es un campo modificable, el usuario
puede definir el lugar sin seguir un patrn preestablecido.
Causa: situacin que provoc el accidente.
Efecto: efecto que el accidente tiene sobre el empleado.
Descripcin: detalle de la consecuencia del accidente.
Das de Incapacidad: cantidad de das que el empleado debe dejar su
puesto de trabajo debido al accidente.
Recursos Humanos
Transacciones 181
ENCUESTAS SALARIALES
El anlisis de las encuestas salariales se lleva a cabo para los puestos
establecidos en la empresa. La pantalla desplegada por la funcin presenta el
detalle de las encuestas salariales para un solo puesto a la vez.
Esta opcin establece una comparacin, para puestos semejantes, entre
diferentes escalas salariales del mercado, el mnimo establecido por ley, y el
pagado por la compaa. El objetivo es evaluar el salario pagado por la
empresa, para cada puesto, con respecto a lo que otras compaas ofrecen.
La pantalla principal de la funcin es la siguiente:
Recursos Humanos
Transacciones 182
INGRESO DE DATOS
El sistema habilitar la tabla para ingresar los datos dentro de las siguientes
columnas:
Fecha: fecha en que se hizo la comparacin.
Mnimo Mercado: salario mnimo, para puestos semejantes, que pagan otras
empresas.
Cuartil 1, 2 y 3: valores intermedios, entre el mnimo y mximo, que pagan
otras empresas para puestos similares.
Mximo Mercado: mayor salario que se paga en otras empresas para un
puesto similar.
Moda Mercado: monto del salario que ms se paga en la muestra analizada.
Promedio Mercado: salario medio de los datos analizados.
Mnimo Ley: salario mnimo que establece la legislacin nacional, para
puestos similares.
Compaa: promedio que paga la empresa al puesto analizado.
COMPARACIN DE SALARIOS
Este proceso genera una consulta que permite comparar la informacin salarial
de los empleados con la correspondiente del puesto y las encuestas salariales
seleccionadas. Despliega los valores de los salarios de todos los empleados de
los distintos puestos segn el rango escogido pero no permite ingresar o
modificar informacin.
La opcin combina la informacin del empleado (de Mantenimiento de
Empleados), de los Puestos establecidos (en Administracin) y la obtenida
en la Encuesta Salarial, para obtener informacin cruzada que permite
establecer la condicin de cada empleado, en lo que a salario se refiere, con
respecto a otros empleados de la empresa y tambin respecto a personas que
ocupan puestos similares en el mercado laboral.
La pantalla principal permite filtrar la informacin por medio de la definicin
de rangos para los siguientes parmetros de filtro de informacin:
Rango de Centros de Costo
Rango de Departamentos
Rango de Puestos
Fecha de Encuesta Salarial
A continuacin se presenta la pantalla principal de la opcin:
Recursos Humanos
Transacciones 183
Transacciones 184
Recursos Humanos
Transacciones 185
CAPTULO 6
Consulta
NOTA INTRODUCTORIA
La opcin de Consultas tiene un submen con las opciones de Descuento
de Saldos de Acciones, Acciones por Empleado, y Saldos de
Vacaciones por Ao.
Estas opciones muestran informacin que permite llevar el control de cunto
se ha aplicado de una accin de personal particular en las planillas, el historial
de acciones que se han aplicado a un empleado, y el desglose del control de
saldos de vacaciones por ao cuando este habilitado, respectivamente.
DESCUENTO DE SALDOS DE
ACCIONES
El objetivo de esta opcin es brindar informacin de los saldos de las acciones
de personal de tipo incapacidad, permiso con y sin goce de salario, o goce de
vacaciones y vacaciones adicionales. El descuento de estos saldos se realiza
desde el mdulo de Control de Nmina segn para el tipo de accin de
personal se calculen, en las nminas que coincidan con el periodo de la
nmina en proceso, conceptos que utilicen en su frmula primitivas que
descuenten los saldos de las acciones de personal, tales como
AcumuladoAccPersSaldo() y SaldoAccPers() por ejemplo.
La pantalla de esta opcin es la siguiente:
Recursos Humanos
Consulta 187
Recursos Humanos
Consulta 188
CONSULTA DE SALDOS DE
VACACIONES POR AO
Esta opcin se encuentra disponible nicamente cuando en los Parmetros
del Mdulo del mdulo de Control de Vacaciones se encuentra activa la
opcin de Habilitar Control de Saldos de Vacaciones por Ao.
El objetivo de esta opcin es permitir consultar la informacin correspondiente
a las capas de cada ao en que el empleado haya acumulado das de
vacaciones llevando un control de las acciones de personal de ese tipo y de las
de goce de vacaciones, tanto para las vacaciones de ley como para las de
vacaciones adicionales, esto segn como en el Rgimen Vacacional asociado
al empleado se haya definido este control como ao Natural o Ao Laboral
por fecha de ingreso, antigedad en la empresa o antigedad de gobierno.
La pantalla de esta opcin es la siguiente:
Recursos Humanos
Consulta 189
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle
refirase a la seccin Instrucciones Especficas.
Recursos Humanos
Consulta 190
Botn Funcin
Desglose de las
acciones de
personal de
goce o
acumulacin de
vacaciones
Descripcin
Permite acceder la pantalla que despliega el desglose por
acciones de personal del registro de la capa seleccionada. Esta
pantalla no es modificable, es de consulta.
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
Cmo Consultar el desglose de las acciones de
personal de goce o acumulacin de vacaciones?
No todas las capas tendrn acciones ya aplicadas sin embargo la ventana se
abrir para consultarlo.
El procedimiento para consultar las observaciones de las solicitudes de
empleados es el que se describe a continuacin:
1. Ingrese a la pantalla denominada Consulta de Saldos de
Vacaciones por Ao y seleccione con el highlight el registro de la
capa del empleado que requiere consultar.
2. Presione el icono
que se encuentra en la barra de herramientas
de la pantalla o bien, seleccione la opcin Desglose Vacaciones que
se encuentra en el men de las opciones de la ventana.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la opcin:
Consulta 191
afectan los saldos de vacaciones del empleado con fecha rige dentro del ao
correspondiente a la capa seleccionada.
Recursos Humanos
Consulta 192
CAPTULO 7
Reportes
NOTA INTRODUCTORIA
En este captulo se explican los diferentes reportes que se pueden obtener en el
mdulo de Recursos Humanos. Estos corresponden a:
Permanencia en Puestos
Nmero de Accidentes
Listado de Cumpleaeros
Resumen de Plazas
Ausencias
Avisos
Acadmicos
Reportes 193
deben dejar los campos de la pantalla del filtro en blanco (no debe ingresar
ningn dato).
PERMANENCIA Y ROTACIN DE
PERSONAL
Este reporte muestra datos sobre la permanencia promedio de los empleados
en la empresa para un perodo de tiempo especfico adems de calcular ndices
de rotacin que apoyen la toma de decisiones.
Dentro de los datos desplegados se muestra informacin referente a las fechas
de inicio y fin de labores de cada uno de los empleados considerados, con base
en la Fecha Rige de las acciones de personal de tipo "Contratacin" y
"Terminacin de Contrato" que se hayan aplicado y brinda informacin sobre
la cantidad de das que cada empleado labor en la empresa. Tambin
presenta a modo de resumen el total de das que los empleados laboraron en la
empresa as como el promedio de das laborados por empleado.
Descripcin de Carpetas
General
En la primera de las carpetas se define el filtro que seleccionar los registros
que se presentarn en el reporte por medio de los siguientes parmetros:
Recursos Humanos
Reportes 194
Recursos Humanos
Reportes 195
ndices
En la segunda carpeta se definen los ndices de rotacin de personal que se
desea se calculen en el reporte. Como se puede observar estos ndices se
calculan seguidamente despus del listado de empleados y de los promedios.
Los campos que despliega la pantalla para el clculo de ndices son:
Reportes 196
Desvinculaciones Voluntarias
La forma en la que el sistema calcula los valores correspondientes se presenta
ms adelante en esta seccin.
Tipos de accin de personal para desvinculaciones voluntarias: si
el usuario escoge o marca el ndice de Desvinculaciones Voluntarias,
entonces este campo se habilita. Aqu se despliegan todas las acciones de
personal creada que tengan tipo predefinido de "Terminacin de Contrato", el
sistema presentar el cdigo y la descripcin de la accin de personal.
De esta manera, el usuario podr separar de una manera definida todas las
posibles causas que se presentaron para que el empleado dejara de laborar en
la empresa.
Especificar forma de clculo de ndices: si se marca esta opcin se
podr obtener un listado con las frmulas que se utilizan para el clculo de
cada uno de los ndices.
Recursos Humanos
Reportes 197
[ ( C + FC ) / 2 ] * 100
PEP
donde:
C = cantidad de acciones de tipo contrato durante el perodo.
FC = cantidad de acciones de tipo fin de contrato durante el
perodo.
PEP = promedio de empleados laborando en el perodo, que se
calcula como la suma de los empleados laborando al inicio y al final
del perodo dividida por dos.
ndice de rotacin para el anlisis de prdida de personal respecto
del total de empleados laborando durante el perodo:
FC * 100
TEP
donde:
TEP = cantidad total de empleados que laboraron al menos un da
del perodo
ndice de rotacin para anlisis de prdida de personal respecto del
promedio de empleados
FC * 100
PEP
ndice de rotacin para anlisis de desvinculaciones voluntarias
( DV * 100 )
Recursos Humanos
Reportes 198
[( n1 + n2 + ... + nx ) / CM]
donde:
DV = nmero de desvinculaciones voluntarias durante el perodo.
n1+n2+...+nx = sumatoria del total de empleados laborando durante
cada mes que contempla el perodo.
CM = nmero de cambios de mes en el perodo
En el detalle del reporte se despliega una lnea para cada empleado siempre y
cuando el sistema encuentre una accin de personal de tipo "Terminacin de
Contrato" que tenga la Fecha Rige dentro del rango de fechas definido en el
filtro y que obligatoriamente tenga una accin de personal de tipo
"Contratacin", con Fecha Rige menor o igual a la Fecha Rige del fin de
contrato. Esto significa que el sistema desplegar nicamente los empleados
que han finalizado labores en el perodo y que tengan acciones de personal de
contratacin claramente definidas. Es decir, si se presenta el tercer tipo de
inconsistencia, de los mencionados anteriormente, el sistema no considerar
dicha accin de personal y por lo tanto no desplegar el registro del empleado.
Los otros dos tipos de inconsistencia mencionados, son tomados en cuenta en
el detalle de empleados del reporte, utilizando la Fecha Rige menor de las
acciones de personal que se repiten, para cualquier caso, ya sea Contratacin o
Terminacin de Contrato.
A continuacin se muestra un esquema con el desglose del comportamiento de
las acciones de personal que son consideradas en el detalle de empleados:
Contratacin
Terminacin de Contrato
Considerada cuando hay inconsistencias
Recursos Humanos
Reportes 199
PERMANENCIA EN PUESTOS
El reporte de permanencia en puestos calcula la permanencia promedio del
personal por puesto y por departamento.
Despliega el listado de los empleados que dejaron de laborar en la empresa,
que fueron ascendidos o que cambiaron de puesto en el perodo de tiempo
establecido.
Recursos Humanos
Rango de Fechas
Rango de Departamentos
Rango de Puestos
Reportes 200
Recursos Humanos
Reportes 201
Contratacin
Terminacin de Contrato
Cambio de Puesto
NMERO DE ACCIDENTES
El reporte de accidentes despliega por perodo y por departamento, la
ocurrencia de accidentes. Estos son clasificados por tipo, segn se hayan
definido en el men de Administracin.
Se despliega el nmero de accidentes por tipo, el total por departamento, el
total por perodo y el total general.
Recursos Humanos
Rango de Fechas
Rango de Departamentos
Rango de Puestos
Reportes 202
Rango de Empleados
Rango de Accidentes
Recursos Humanos
Reportes 203
LISTADO DE CUMPLEAEROS
Este reporte despliega el listado, por departamento, de los empleados que
cumplen aos de nacimiento en el perodo establecido, adems de desplegar
otros datos generales sobre los empleados considerados en la consulta.
Este reporte es til para el departamento de Recursos Humanos debido a que
con l se facilitan las actividades motivacionales que se lleven a cabo por
ejemplo.
Perodo
Rango de Departamentos
Centro de Costo
Rango de Empleados
Tambin es posible ordenar los registros desplegados dentro del reporte segn:
Nombre de Empleados
Fecha de Nacimiento
Recursos Humanos
Reportes 204
Fecha de cumpleaos
RESUMEN DE PLAZAS
Este reporte presenta informacin sobre la cantidad de plazas activas, cules
de stas se encuentran ocupadas, cules se encuentran vacantes,
presupuestadas, inactivas, etc. Tambin presenta un total de plazas por puesto
y por departamento.
Recursos Humanos
Reportes 205
Estos datos estn ligados al parmetro global definido como Usar control de
plazas definido en Parmetros del Mdulo.
Rango de Departamentos
Rango de Puestos
Recursos Humanos
REPORTE DE AUSENCIAS
Este reporte agrupa la informacin respectiva a los totales de ausencias
reportados dentro de la empresa para un perodo de tiempo especfico.
El usuario puede utilizar esta informacin como una medida del ausentismo de
la empresa y sus causas si realiza un anlisis de los lugares y momentos en los
cuales ocurrieron estas ausencias adems de tomar en cuenta el tipo de
ausencia que se reporta.
Estos reportes son de ayuda para la empresa debido a que muestran el desglose
de las ausencias que se han generado en un intervalo de tiempo dado de
manera que el departamento encargado de Recursos Humanos utilice la
informacin suministrada por el sistema y elabore estadsticas del ausentismo
en la empresa.
Esta opcin genera dos tipos de reportes de ausencias: Detallado y Resumido
lo que facilita la captura de informacin para el usuario.
Recursos Humanos
Reportes 207
Reportes 208
Recursos Humanos
Reportes 209
REPORTE DE AVISOS
Esta opcin genera un reporte en el cual se detallan los datos relacionados con
el vencimiento de acciones de personal, vencimiento de contratos,
vencimiento de plazas y fechas de cumpleaos de los empleados de la
empresa.
Vencimiento de Contratos
Vencimiento de Plazas
Cumpleaeros
Evaluaciones
Recursos Humanos
Reportes 210
Para Cumpleaeros
Empleado: cdigo del empleado que cumple aos.
Nombre: nombre del empleado que cumple aos.
Puesto: cdigo del puesto al que pertenece el empleado.
Departamento: cdigo del departamento al que pertenece el empleado.
Fecha de nacimiento: fecha de nacimiento del empleado.
Para Evaluaciones
Empleado: cdigo del empleado que cumple aos.
Recursos Humanos
Reportes 211
REPORTE DE ACADMICOS
Este reporte muestra el Detalle de Acadmicos para los empleados de la
empresa.
Reportes 212
SICERE CCSS
Ya que este reporte es un requerimiento legal de Costa Rica, el reporte slo
estar disponible para aquellas configuraciones en donde Pas=Costa Rica
configurado en la licencia (Exactus.ini).
El reporte SICERE o Reporte de Cambios en Nmina es el requerido para
satisfacer los requisitos definidos por el Sistema Centralizado de Recaudacin
(SICERE) de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS). El reporte
permite la presentacin de planillas mensuales por medio de la entrega de la
informacin de sus cambios obreros en medio electrnico.
Reportes 213
General
Datos del filtro:
Periodos: en este apartado se selecciona si se quiere generar el reporte
seleccionando la informacin por Fecha Final o Periodo, y se ingresan las
fechas del periodo de inters a reflejar en el reporte. Si se escoge Fecha Final
se deben indicar las fechas inicio y fin del mes anterior y del mes actual. Si se
escoge Periodo se debe indicar solo el mes y el ao del que se tomara la
informacin para la generacin del reporte.
Parmetros: en este apartado se deben indicar los siguientes datos:
Catlogo de Puestos: se ingresa el cdigo del catlogo de puestos, el
sistema con la tecla F1 despliega la ayuda de la tabla de consulta Catlogos de
Puestos Externos.
Sucursal Adscrita: dentro de esta casilla se ingresa el nombre definido para
un adicional de Clases de Nmina en el que se almacena el cdigo de sucursal
a la cual est adscrito el patrn. Con la tecla F1 se presenta la tabla de
consulta de Adicionales de Clases de Nmina.
Tipo Id Empleado: dentro de esta casilla se selecciona el adicional del
empleado que contiene el cdigo del tipo de identificacin. Los valores
posibles son:
0: Nacionales: Cdula fsica
7: Extranjeros: Nmero de asegurado de CCSS
5: Extranjeros: Permiso de residencia
6: Extranjeros: Permiso de trabajo
8: Extranjeros: Nmero de pasaporte
Estado Excluyente: es una casilla opcional, si es necesario se debe indicar
un estado de empleado con el cual se omitir en el reporte a los empleados con
ese estado. En esta casilla se puede llamar la funcin de consulta con la tecla
F1.
Conceptos a Restar: se seleccionan los conceptos que no deben ser
considerados como parte del salario del empleado. En esta casilla se puede
llamar la funcin de consulta con la tecla F1.
Tipos de Cambio: es una casilla de consulta F1 de conceptos donde el
usuario puede seleccionar cul concepto ser utilizado para calcular el tipo de
cambio tanto a nivel salarial como en el clculo de las liquidaciones, esto debe
ser utilizado para las nminas que se pagan en dlares, ya que el reporte se
debe realizar en la moneda local (colones). Es una casilla opcional.
Bitcora de Errores: se selecciona el archivo que detallar los errores
encontrados al tratar de generar el reporte de cambios obreros.
Incluir conceptos de liquidacin de empleados: se trata de un check
que indicar si se deben considerar los conceptos de liquidacin de empleados
calculados en el mdulo de Recursos Humanos como parte de los datos
que se reportaran.
Recursos Humanos
Reportes 214
Cambios Obreros
Datos del filtro:
Jornada: cdigo alfanumrico que representa el cdigo de la accin de
personal de tipo predefinido Otros que maneja los cambios de Jornada. Esta
accin de personal slo se utilizar para denotar los cambios de jornada y
para esto se usar el rubro adicional de accin de personal, no debe modificar
ninguna otra caracterstica del empleado.
Pensin: cdigo alfanumrico que representa el cdigo de la accin de
personal de tipo predefinido Otros que maneja las Pensiones. Esta accin de
personal slo se utilizar para denotar pensiones y para esto se usar el
rubro adicional de la accin de personal, no debe modificar ninguna otra
caracterstica del empleado.
Recursos Humanos
Reportes 215
Recursos Humanos
Reportes 216
Recursos Humanos
Salario
Ocupacin
Jornada
Permiso
Reportes 217
Incapacidad
Pensin
Inclusin
Exclusin
Clase de Seguro
Algunas clases de cambios estarn asociadas a un tipo especfico de cambio
obrero. En la siguiente tabla se detalla el tipo de cambio obrero por cada clase
de cambio.
CLASE DE CAMBIO
JORNADA
DIURNA
MIXTA
NOCTURNA
PARCIAL
VESPERTINA
PENSION
INVALIDEZ
VEJEZ
EXTERNA (NO DE LA CCSS)
INCAPACIDAD
INSTITUTO NACIONAL DE
SEGUROS
INVALIDEZ, VEJEZ Y MUERTE
SALUD, ENFERMEDAD Y
MATERNIDAD
MATERNIDAD
CLASE DE SEGUROS
PERMISO
Con esta clasificacin para las lneas, se puede tener un solo archivo en donde
se reporten los movimientos de los trabajadores para diferentes nmeros
patronales, de la siguiente manera:
Registro del Nmero Patronal 1
Registro del Trabajador 1.1
Recursos Humanos
Reportes 218
Recursos Humanos
Nombre del
campo
Formato
Long
Descripcin
Lista
TIPO DE
REGISTRO
Numrico
Valor =25
Indica el tipo de registro de que se Registros
trata: Registro de nmero patronal.
NMERO
PATRONAL
Numrico
18
21
SUCURSAL
ADSCRITA
Numrico
25
PERIODO DE
Numrico
Especifica el ao y el mes de la
Reportes 219
Sucursales
31
LA PLANILLA
INDICADOR DE
SUSPENSIN
Alfanumrico
Formato
Long
Descripcin
Lista
TIPO DE
REGISTRO
Numrico
Valor = 35
Indica que el registro es de tipo Registro de
Trabajador
TIP_
IDENTIFICA
CION
Numrico
NUM_IDENTI AlfanuFICACION
mrico
25
29
APELLIDO 1
Alfanumrico
20
49
APELLIDO 2
Alfanumrico
20
69
NOMBRE
Alfanumrico
60
129
OCUPACIN
Numrico 4
Recursos Humanos
Registros
Ocupaci
Formato
Long
Descripcin
Lista
133
MONTO
SALARIO
Numrico 15
148
CLASE DE
SEGURO
Alfanum 1
rico
Clase de
Seguro
149
TIPO DE
CAMBIO
Alfanum 2
rico
Tipo de
Cambio
151
NUMERO DE
JORNADA
Numrico 2
153
CLASE DE
JORNADA
Alfanum 3
rico
Clase de
Jornada
156
CDIGO DE
CAMBIO
Alfanum 3
rico
Tipo de
permiso,
Tipo de
incapacid
ad, Tipo
de
pensin.
Clase de
salario.
159
FECHA
INICIO
Fecha
167
FECHA FIN
Fecha
Recursos Humanos
Nombre del
Formato Long
campo
Descripcin
Lista
Reportes 221
TIPO DE
REGISTRO
Numri
co
Valor = 15
Indica el tipo de registro de que se
trata: Registro de Control de archivo.
COD OTRA
INSTITUCI
N
Alfanu
mrico
FECHA DE
GENERACI
N DEL
ARCHIVO
Fecha
14
TOTAL
Numri
REGISTROS
co
25
10
24
TOTAL
Numri
REGISTROS
co
35
10
Registros
Recursos Humanos
NOTA: Para todos aquellos empleados cuyo pas sea igual al pas local del
mdulo de Administracin del Sistema (AS) de Exactus se asume que el
empleado es nacional y que el campo identificacin del mantenimiento de
empleados corresponde a la Cdula Fsica Nacional.
Ocupacin: Define el cdigo de la ocupacin segn el catlogo de puestos de
la CCSS. Se toma la informacin del catlogo de puestos externos. Por tanto
slo ser necesario asociar a los puestos de CN el puesto externo segn el
catlogo de la CCSS. Si dicho catlogo no estuviera creado, ser necesario
agregar el catlogo de puestos externos.
Cambio Obrero: La CCSS proporciona una lista con los cdigos para cada
cambio obrero que deba reportarse. El reporte asigna los cdigos de cambios
obreros de acuerdo a la accin de personal que se procese.
Recursos Humanos
Reportes 223
Recursos Humanos
IVM Salario
I.V.M
No Aplica
No Aplica
SEM Salario
S.E.M
GEN Salario
General
No Aplica
Contratacin
IC
INCLUSIN
No Aplica
Fin de Contrato
EX
EXCLUSIN
No Aplica
No Aplica
PE
PERMISO
No Aplica. Cada
accin de
personal indica
si es con o sin
goce de salario.
No Aplica
Incapacidad
IN
INS Instituto
INCAPACIDA Nacional de
D
Seguros
No Aplica
Reportes 224
IVM
Invalidez, Vejez,
Muerte
SEM Salud,
Enfermedad,
Maternidad
MAT
Maternidad
Nueva accin de personal con tipo
predefinido Otros. Debe ser creada
por el cliente
JO
JORNADA
DIU Diurna
Nmero de
horas de la
MIX Mixta
NOC Nocturna jornada
PAR Parcial
VES
Vespertina
PN
PENSIN
INV Invalidez
VEJ Vejez
EXT Externa
CS CLASE
SEGURO
No Aplica
No Aplica
Nmero patronal
Nmero Patronal:
X XXXXXXXXXXXXX XXX XXX
Reportes 225
Ejemplo:
el
siguiente
formato
MM = Mes de la planilla
N Cdula Segregado = Nmero de cdula de 11 dgitos y su segregado de 3
dgitos.
NOTA: Todos los caracteres alfabticos del nombre del archivo deben ir
en MINSCULA.
Ejemplo del contenido del archivo
Recursos Humanos
Reportes 226
Recursos Humanos
Reportes 227
Descripcin de Carpetas
General
Los parmetros a definir son:
Tipo de Archivo: indicador que seala si el proceso generar el archivo con
los registros de los Empleados contratados o el archivo con los Movimientos
de los empleados para el perodo especificado.
Empleados: en caso de que sea el indicador de empleados el
seleccionado, se habilitar la carpeta Empleados donde el usuario
podr especificar los parmetros adicionales propios del archivo de
empleados.
Movimientos: En caso de que sea el indicador de movimientos el
escogido, ser entonces la carpeta Movimientos la que ser habilitada
en la cual el usuario podr sealar los parmetros adicionales
requeridos para la generacin de esta clase de archivo.
Nminas: se selecciona un rango de las clases de nminas de los empleados
cuyos registros o movimientos se van a considerar en la generacin de los
archivos.
Fechas: rango de fechas a considerar.
En el caso de generacin de ASCII con informacin de empleados se
considerarn los registros de empleados cuya fecha de ingreso se
encuentre dentro del rango. Esto indicar que el empleado se dio de
alta durante el perodo especificado.
En el caso de generacin de archivo de movimientos se considerarn
todos aquellos movimientos cuya fecha rige se encuentre dentro de las
fechas especificadas.
Estas pueden ser interpretadas desde dos puntos de vista
Calendario: en caso de seleccionarse esta opcin el usuario deber
definir un rango de fechas cuales quiera que se considere.
Perodos Contables: en caso de seleccionarse esta opcin el
usuario deber definir un rango de periodos contables de los que se
tomara la informacin para el reporte, de modo que los registros de
empleado o movimientos a considerar sern aquellos con fecha mayor
o igual al primer da del perodo inicial y menores o iguales al ltimo
da del perodo final. Se puede utilizar la fecha F1 para desplegar la
tabla de consulta Perodos Contables.
Recursos Humanos
Reportes 228
Empleados
Esta carpeta agrupa los parmetros propios del archivo de contratacin de
empleados. Lo que el usuario debe indicar en esta carpeta es cul de los
rubros adicionales de empleados corresponden a cada uno de los parmetros
que se solicitan para la generacin asumiendo que tales parmetros estn
almacenados como rubros adicionales en el mantenimiento de empleados.
Los parmetros de la carpeta son los siguientes (todos ellos datos que se
desplegarn en el archivo ASCII):
Registro Patronal IMSS
Nmero de Crdito de INFONAVIT
Fecha de Inicio de Descuento
Tipo de Descuento
Valor de Descuento
Dentro de esta carpeta cada parmetro tiene una casilla combo que muestra los
adicionales definidos para empleados, nminas y los nuevos adicionales de
acciones de personal, de modo que sea ms cmodo para el usuario indicar
cules de ellos corresponden.
Estos son el primer y ltimos cuatro datos que conforman cada lnea del
archivo a generar para empleados contratados.
Recursos Humanos
Reportes 229
Movimientos
Esta carpeta desempea la misma funcin que la carpeta Empleados pero
respecto de los archivos de reporte de movimientos. Agrupa los parmetros
especficos requeridos para la generacin del archivo ASCII con la
informacin de los movimientos de los empleados durante el perodo
especificado.
Los parmetros que se deben definir son:
Registro Patronal IMSS: el campo es una casilla combo con la lista de los
rubros adicionales de empleado que estn definidos y los cules se asume que
se ingres como un rubro adicional en el mantenimiento de empleados.
Folio de Incapacidad: el campo es una casilla combo con una lista de los
rubros adicionales de acciones de personal que estn definidos y los cules se
asume que se ingres como un rubro adicional en el mantenimiento de
empleados.
Tipos de Movimiento: son los tipos de movimiento a reportar que el
usuario debe asociar con los tipos de acciones de personal que maneja de
modo que sean las acciones de personal de los tipos sealados y con fecha rige
dentro del perodo especificado las que sean consideradas en la generacin del
archivo.
El juego de casilla s que son desplegadas dentro de esta carpeta es:
Fin de Contrato
Recursos Humanos
Reportes 230
Modificacin de Salario
Reingreso
Aportacin Voluntaria
Ausencia
Incapacidad
Este juego de casillas permite indicar mltiples tipos de accin de personal en
cada campo. Esto quiere decir que cada casilla presenta una clase de campo
con tabla de ayuda que permite establecer tipos de accin singulares y rangos
de tipos de accin a la vez. Para esto se utilizar la siguiente notacin:
La coma (,) funcionar como indicador de enumeracin, es decir, si el
campo tiene como valor el hilera T-01,T-02,T-05 por ejemplo, esto
indicar que los tipos de accin a considerar en ese tipo de
movimiento sern la T-01, la T-02 y la T-05.
Los dos puntos (:) funcionarn como indicador de intervalo o rango,
es decir, si un campo tiene la hilera T-01, T-02 : T-05 por ejemplo,
esto indicar que los tipos de accin a considerar en ese tipo de
movimiento sern la T-01 y todos los tipos de accin que
alfabticamente se encuentren en el rango entre T-02 y T-05.
Recursos Humanos
Reportes 231
Adicional para
Tipo
Longitud
Alfanumrico
11
Numrico
10
Fecha
Tipo de Descuento
Numrico
Valor de Descuento
Numrico
1-236-36996
1-345-22997
1-808-22294
1-809-33396
1-234-99895
1-407-34285
1-289-87693
1-789-98590
1-578-34590
1-606-78590
1-456-78991
1-345-73392
1-577-77889
1-689-88888
1-455-22385
031-236-36996
091-345-22997
071-808-22294
081-809-33396
031-234-99895
011-407-34285
021-289-87693
021-789-98590
031-578-34590
061-606-78590
061-456-78991
071-345-73392
071-577-77889
011-689-88888
011-455-22385
1-0236-0369
1-0345-0229
1-0808-0222
1-0809-0333
1-0234-0998
1-0407-0342
1-0289-0876
1-0789-0985
1-0578-0345
1-0606-0785
1-0456-0789
1-0345-0733
1-0577-0778
1-0689-0888
1-0455-0223
ROJAS$FLORES$GERARDO
LOPEZ$SOLANO$LUISA MARIA
GONZALES$RUIZ$GUSTAVO JOSE
ORTIZ$RIVERA$MANRIQUE
ROMERO$ELIZONDO$ROBERTO
SOLIS$BARQUERO$MARLENE
AGUSTIN$SALAZAR$ROMERO
RAMIREZ$RUIZ$CARLOS EDUARDO
CAMPOS$FUENTES$FLOR MARIA
ORTIZ$SALAS$ROBERTO
ROJAS$ROJAS$TOMAS
CASTRO$CASTRO$PABLO
QUIROS$PEREZ$IVANNIA
SANCHEZ$SOLIS$SIDNEY
SALAS$FONSECA$JOAQUIN
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
11011995
21091996
9221998
27171995
16051995
15061995
26061997
15081995
17081998
17081998
12111998
13081998
14041998
16051998
27071998
11374
12365
13569
14562
11236
14789
12365
11547
11599
11258
11478
13669
11555
14568
14556
23
25
56
88
10
10
33
33
55
80
20
20
25
10
15
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
PRODUCCION - SECC
4563214789
2365478915
2547896321
1115478525
1475632587
3365478954
1122558836
1455633214
3365612589
1144669988
2222554789
2365456369
2152225874
2365485255
3321254558
15081998
15081998
14081998
15081998
25081998
21071998
13081998
10021998
11051998
15081998
15081998
15111998
25111998
15051998
15121998
0
1
1
2
3
3
3
3
3
2
1
1
2
2
3
5623
5000
2500
2456
2500
3214
5660
2500
2500
1256
4789
3215
2660
2600
2890
1000
1100
1200
2500
3000
1500
4000
6000
5500
9000
5500
8000
4500
5500
3500
Las caractersticas del archivo referentes a nombre del campo, tipo de campo,
posicin dentro del archivo, longitud del campo y sus caractersticas se
presentan a continuacin:
Nombre del
Tipo Posicin Longitud
Caractersticas
Campo
Registro I.M.S.S
Nmero Asegurado
NIT
Identificacin
Nombre y Apellidos
Recursos Humanos
AN
N
AN
AN
AN
1 a 11
12 a 22
23 a 35
36 a 53
54 a 103
11
11
13
18
50
Valor
Valor
Fecha Ingreso
104
105
106 a 113
1
1
8
114 a 118
119 a 120
AN
121 a 137
17
INFONAVIT
138 a 147
10
Fecha Descuento
148 a 155
Tipo Descuento
156
157 a 160
161 a 164
Los campos numricos debern ser rellenados con ceros a la izquierda hasta
completar su longitud.
Adicional para
Recursos Humanos
Tipo
Longitud
Reportes 233
Alfanumrico
11
Folio de Incapacidad
Alfanumrico
Fecha Rige
Folio Incapacidad
Das
Salario Diario Integrado
(parte entera del SDI)
Salario Diario Integrado
(decimales del SDI)
AN
N
1 a 11
12 a 22
23 a 24
11
11
2
25 a 32
AN
33 a 40
N
N
41 a 42
43 a 47
2
5
48 a 49
Caractersticas
Registro asignado por el I.M.S.S.
Clave de asegurado
02 Fin de contrato
07 Modificacin de salario
08 Reingreso
09 Aportacin voluntaria
11 Ausencia
12 Incapacidad
Fecha rige de la accin de personal
asignada. Utiliza formato ddmmyyyy
(por ejemplo 02111998)
Valor definido para el empleado que
es registrado en adicional de acciones
de personal.
Por ejemplo la parte entera de 102,53
es 102
Se calcula restando al SDI real la
parte entera del SDI.
Los campos numricos debern ser rellenados con ceros a la izquierda hasta
completar su longitud.
Notas Adicionales
Las correspondencias de los dems datos que incluyen los archivos ASCII
requeridos son las siguientes:
Dato Requerido
Recursos Humanos
Nmero de Asegurado
C.U.R.P
Identificacin
Nombre
Nombre
Tipo de Trabajador
Se indicar siempre 1
Jornada/Semana Reducida
Se indicar siempre 1
Fecha de Alta
Fecha de Ingreso
S.D.I.
Clave de Ubicacin
Fecha de Movimiento
Recursos Humanos
Reportes 235
Descripcin de Carpetas
General
En esta carpeta el usuario indica qu tipo de reporte desea y el medio destino
en que requiere el resultado.
Los parmetros a definir son:
Tipo de Notificacin: existen tres tipos
Contrataciones de Empleados: indica que el reporte que se
desea generar es el de contrataciones o ingresos de empleados durante
el perodo especificado. Mientras esta opcin est seleccionada
permanecen inhabilitados los grupos Cambios de Salario y Fines de
Contrato de la carpeta Movimientos de este mismo filtro.
Modificaciones de Salarios: seala que el reporte que se debe
generar es el de cambios de salario de los empleados para el perodo
especificado.
Siempre que sea esta la seleccin permanecen
inhabilitados los grupos Contrataciones y Fines de Contrato de la
carpeta Movimientos de este mismo filtro.
Fines de Contrato de Empleados: indica que la notificacin que
debe ser generada ser la de fines de contrato o bajas de empleados
durante el perodo especificado. Esta seleccin inhabilita los grupos
Contrataciones y Cambios de Salario de la carpeta Movimientos de
este mismo filtro.
Empleados Extemporneos: si esta casilla se encuentra marcada indica
que se deben considerar los empleados extemporneos dentro del reporte.
Destino: existen dos formas de generar el reporte
Reporte: indica que el usuario requiere la salida de la notificacin
va RPT(reporte de Crystal Reports adecuado a las dimensiones y
Recursos Humanos
Reportes 236
Parmetros
La segunda carpeta del filtro se denominar Parmetros y contiene campos
para configurar parmetros generales para la generacin de informacin que
debe incluirse en las notificaciones.
La estructura de esta carpeta es la siguiente:
Registro Patronal IMSS: es una casilla combo no modificable que
despliega los nombres de los rubros de empleados que se han definido, de
manera que sea posible indicar cul de ellos corresponde al identificador
patronal para el IMSS del empleado.
Para utilizar esta funcionalidad debe existir un adicional de empleado que
incluya esta informacin y adems otros cuatro para los parmetros que se
especifican a continuacin.
Tipo de Trabajador: casilla combo no modificable que despliega los
nombres de los rubros adicionales de empleado que estn definidos, de modo
Recursos Humanos
Reportes 237
Recursos Humanos
Reportes 238
Filtro
Esta carpeta agrupa los campos que permiten definir criterios de filtracin de
datos por rangos en cuatro categoras: fechas, tipos de trabajador, tipos de
salario y semanas o jornadas reducidas.
Los parmetros desplegados son los siguientes:
Rango de Fechas
Desde: fecha a partir de la cual deben haber comenzado a regir las acciones
de personal a considerar en la notificacin. Debe validar que sea menor o
igual a la fecha final del rango.
Hasta: fecha hasta la cual deben haber comenzado a regir las acciones de
personal a incluir en la notificacin. Debe validar que sea mayor o igual a la
fecha inicial del rango y deber copiar la fecha indicada en el campo final del
rango si este est vaco.
Recursos Humanos
Reportes 239
Movimientos
Permite indicar qu tipo de movimientos se requieren incluir en las
notificaciones. Los tipos de movimientos son en realidad tipos de accin de
personal en Recursos Humanos, de modo que el usuario tendr que indicar
cules son los que se deben de considerar como movimientos a reportar para
cada uno de los tipos de notificacin que ser posible generar.
Como los tres tipos de movimiento corresponden claramente con tres tipos de
accin predefinidos de Recursos Humanos, entonces el usuario podr
escoger si desea reportar todos las acciones de personal que tengan uno de
estos tipos predefinidos segn corresponda o si desea seleccionar cules se
incluirn.
Para esto cada grupo correspondiente a uno de los tipos de notificacin
incluir dos botones y un campo mltiple, que puede ser consultado con la
tecla F1, de tipos de accin que operan de la siguiente forma:
Todos: indica que se incluirn en la notificacin todas las acciones de
personal con tipo predefinido de:
Contratacin
Cambio de salario
Fin de contrato
En caso que se seleccione todos en cada opcin el campo del grupo permanece
inhabilitado.
Recursos Humanos
Reportes 240
Centro Trabajo
Da la oportunidad al usuario de definir, de una forma detallada, la direccin
que se requiere desplegar en el reporte y que se despliega bajo la seccin
Ubicacin del Centro de Trabajo en el reporte impreso.
El detalle permite adems, que al imprimir el reporte se ubique cada dato
ingresado en el campo correspondiente.
Se trata de casillas de tipo alfanumrico. Los datos a definir para la direccin
son:
Recursos Humanos
Entidad
Municipio
Colonia
Calle
Reportes 241
No. Exterior
No. Interior
Cdigo Postal
Contrataciones de Empleados
Si se requiere generar este tipo de reporte se debe definir en la carpeta
General del filtro el Tipo de Notificacin Contrataciones de Empleados y
luego ingresar en las dems carpetas los parmetros propios del reporte de
contratacin de empleados.
Antes de generar el reporte los rubros adicionales deben haber sido definidos
dentro de las adicionales del empleado en los parmetros globales del mdulo
de Control de Nmina o en las adicionales de texto de los parmetros
globales de Recursos Humanos.
Las notificaciones generadas como archivo ASCII deben contar con las
siguientes especificaciones:
Recursos Humanos
Reportes 242
Tipo
Posic.
Long.
AN
N
1 a 10
11
10
1
N
N
A
A
A
N
12 a 21
22
23 a 49
50 a 76
77 a 103
104 a 109
10
1
27
27
27
6
FILLER
Tipo de trabajador
A
N
110 a 115
116
6
1
Tipo de salario
116
118
Fecha de movimiento
119 a 126
127 a 131
FILLER
Tipo de movimiento
Gua
AN
N
N
132 a 133
134 a 135
136 a 140
2
2
5
AN 141 a 150
AN
151
AN 152 a 169
N
170
10
1
18
1
Registro Patronal
Dgito verificador del registro
patronal
Nmero de seguridad social
Dgito verificador de NSS
Apellido paterno
Apellido materno
Nombre (s)
Salario base cotizacin
Caractersticas
Los campos numricos debern ser rellenados con ceros a la izquierda hasta
completar su longitud.
Tanto los campos como tipo de trabajador, tipo de salario y semana o jornada
reducida deben ser campos a nivel de empleados definidos como adicionales.
La especificacin de la gua se realiza a travs de campos de parmetros del
proceso que incluyen el nmero de la subdelegacin (de dos dgitos, por
Recursos Humanos
Reportes 243
Tipo
AN
Posic.
1 A 13
FILLER
Total de reingresos
Gua
FILLER
Identificador del formato
AN
N
N
An
N
14 a 56
57 a 62
132 a 136
137 A 165
166
Long.
Caractersticas
13
Llenar con asteriscos todas las
posiciones
43
Espacios en blanco
6
Total de reingresos
5
Igual que el de registro
29
Espacios en blanco
1
9 (nueve)
Modificaciones de Salarios
Si se requiere generar este tipo de reporte se debe definir en la carpeta
General del filtro el Tipo de Notificacin Modificaciones de Salarios y luego
ingresar en las dems carpetas los parmetros propios del reporte. Antes de
generar el reporte los rubros adicionales deben haber sido definidos dentro de
las adicionales del empleado en los parmetros globales del mdulo de
Control de Nmina o en las adicionales de texto de los parmetros globales
de Recursos Humanos.
Las notificaciones generadas como archivo ASCII deben contar con las
siguientes especificaciones:
Nombre del Campo
Registro Patronal
Dgito verificador del registro patronal
Nmero de seguridad social
Dgito verificador de NSS
Apellido paterno
Apellido materno
Nombre (s)
Salario base cotizacin
Recursos Humanos
Tipo
Posic.
AN
1 a 10
N
11
N
12 a 21
N
22
A
23 a 49
A
50 a 76
A
77 a 103
N 104 a 109
Long.
10
1
10
1
27
27
27
6
FILLER
Tipo de trabajador
A
N
110 a 115
116
6
1
Tipo de salario
117
118
Caractersticas
Registro asignado por el IMSS
11vo. Dgito de la clave de asegurado.
Nmero del IMSS (clave de asegurado)
11vo. Dgito de la clave de asegurado.
Fecha de movimiento
119 a 126
FILLER
Tipo de movimiento
Gua
AN
N
N
127 a 131
132 a 133
134 a 138
5
2
5
AN 139 a 148
AN
149
AN 150 a 167
N
168
10
1
18
1
4 Cuatro das
5 Cinco das
6 Jornada reducida
Fecha rige de la accin de personal con
formato ddmmaaaa.
Espacios en blanco
07 (siete) Modificacin de salario
06 Nivel central (concatenar con)
400 Movimiento normal
405 Auditoria
406 Dictamen
Clave del empleado
Espacios en blanco
Campo identificacin de empleado
9 (nueve)
Los campos numricos debern ser llenados con ceros a la izquierda hasta
completar su longitud. A continuacin se presenta un formato de como se
vera el reporte ASCII impreso:
Los campos numricos debern ser rellenados con ceros a la izquierda hasta
completar su longitud. Tanto los campos como tipo de trabajador, tipo de
salario y semana o jornada reducida deben ser campos a nivel de empleados
definidos como adicionales.
La especificacin de la gua se realiza a travs de campos de parmetros del
proceso que incluyen el nmero de la subdelegacin (de dos dgitos, por
ejemplo 06 para nivel central) y tres dgitos para especificar el tipo de
informacin del archivo ASCII: 400 si son movimientos normales, 405 si son
por auditoria y 406 si es por dictamen. Una vez que se tenga este archivo
ASCII con los registros de movimientos se adiciona un registro ms al archivo
que contiene las cifras de control del envo y que consta del siguiente formato:
Recursos Humanos
Tipo
AN
FILLER
Total de modificaciones de
salario
Gua
FILLER
Identificador del formato
AN
N
N
An
N
Posic.
1 A 13
Long.
Caractersticas
13 Llenar con asteriscos todas las
posiciones
14 a 56
43 Espacios en blanco
57 a 62
6 Total de registros
132 a 136
137 A 165
166
5
29
1
Reportes 245
Posic.
Long.
Registro Patronal
Dgito verificador del registro
patronal
Nmero de seguridad social
Dgito verificador de NSS
Apellido paterno
Apellido materno
Nombre (s)
FILLER
Fecha de movimiento
AN
N
1 a 10
11
10
1
Caractersticas
N
N
A
A
A
A
N
12 a 21
22
23 a 49
50 a 76
77 a 103
104 a 118
119 a 126
10
1
27
27
27
15
8
FILLER
Tipo de movimiento
Gua
AN
N
N
127 a 131
132 a 133
134 a 138
5
2
5
AN 139 a 148
AN
149
AN 150 a 167
N
168
10
1
18
1
Los campos numricos debern ser rellenados con ceros a la izquierda hasta
completar su longitud.
A continuacin se presenta un formato de como se vera el reporte ASCII
impreso:
Recursos Humanos
Reportes 246
REG98765432
REG92343522
REG86765754
REG54325531
REG93456294
REG95889553
REG34556633
REG98765432
REG94777454
REG98333447
REG95744211
REG92344429
REG97331213
REG93546233
REG97334229
1
2
1
1
4
5
7
1
1
4
4
7
7
4
4
1236369960
1145229971
1808222941
1809333962
1123499895
1407342853
1228987693
1789898590
1578334590
1606378590
1545678991
1534573392
1757777889
1068988888
1645522385
0
1
1
1
1
1
2
3
3
4
4
5
3
3
7
ROJAS
LOPEZ
GONZALES
ORTIZ
ROMERO
SOLIS
AGUSTIN
RAMIREZ
CAMPOS
ORTIZ
ROJAS
CASTRO
QUIROS
SANCHEZ
SALAS
FLORES
SOLANO
RUIZ
RIVERA
ELIZONDO
BARQUERO
SALAZAR
RUIZ
FUENTES
SALAS
ROJAS
CASTRO
PEREZ
SOLIS
FONSECA
GERARDO
LUISA MARIA
GUSTAVO JOSE
MANRIQUE
ROBERTO
MARLENE
ROMERO
CARLOS
FLOR MARIA
ROBERTO
TOMAS
PABLO
IVANNIA
SIDNEY
JOAQUIN
150898
150898
140898
150898
250898
210798
130898
100298
110598
150898
150898
151198
251198
150598
151298
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
00110
EMP-162
EMP-167
EMP-170
EMP-175
EMP-191
EMP-192
EMP-200
EMP-202
EMP-205
EMP-206
EMP-208
EMP-210
EMP-212
EMP-215
EMP-220
1-236-36996
1-345-22997
1-808-22294
1-809-33396
1-234-99895
1-407-34285
1-289-87693
1-789-98590
1-578-34590
1-606-78590
1-456-78991
1-345-73392
1-577-77889
1-689-88888
1-455-22385
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
Los campos numricos debern ser rellenados con ceros a la izquierda hasta
completar su longitud. Tanto los campos como tipo de trabajador, tipo de
salario y semana o jornada reducida deben ser campos a nivel de empleados
definidos como adicionales.
La especificacin de la gua se realiza a travs de campos de parmetros del
proceso que incluyen el nmero de la subdelegacin (de dos dgitos, por
ejemplo 06 para nivel central) y tres dgitos para especificar el tipo de
informacin del archivo ASCII: 400 si son movimientos normales, 405 si son
por auditoria y 406 si es por dictamen.
Una vez cree se tenga este archivo ASCII con los registros de movimientos se
adiciona un registro ms al archivo que contiene las cifras de control del envo
y que consta del siguiente formato:
Nombre del Campo
ASTERISCOS
Tipo
AN
FILLER
Total de modificaciones de
salario
Gua
FILLER
Identificador del formato
AN
N
N
An
N
Posic.
1 A 13
Long.
Caractersticas
13 Llenar con asteriscos todas las
posiciones
14 a 56
43 Espacios en blanco
57 a 62
6 Total de registros
132 a 136
137 A 165
166
5
29
1
Reportes 247
Reportes 248
Parmetros
En esta carpeta aparecen dos apartados en los que se definen diferentes
casillas:
Das Laborados: se definen las siguientes casillas:
Tiempo No Laborado: campo para seleccionar los tipos de acciones de
personal que indican los das que el empleado no labor.
Acciones Extemporneas: campo para definir acciones de personal que no
fueron reportadas anteriormente pero si deban y que por antigedad no se
reportaran en este periodo a menos que se utilice esta opcin.
Tipos de Novedad: se definen las siguientes casillas:
Alta Eventual: campo para seleccionar los tipos de accin de personal que se
van a registrar en el reporte indicando los movimientos de Alta Eventual. Si
se deja nulo se enva nulo al archivo.
Recursos Humanos
Reportes 249
Alta Permanente: campo para seleccionar los tipos de accin de personal que
se van a registrar en el reporte indicando los movimientos de Alta Permanente.
Si se deja nulo se enva nulo al archivo.
Baja: campo para seleccionar los tipos de accin de personal que se van a
registrar en el reporte indicando los movimientos de Baja. Si se deja nulo se
enva nulo al archivo.
Salida: campo para seleccionar los tipos de accin de personal que se van a
registrar en el reporte indicando los movimientos Salida. Si se deja nulo se
enva nulo al archivo.
Descanso: campo para seleccionar los tipos de accin de personal que se van a
registrar en el reporte indicando los movimientos Descanso. Si se deja nulo se
enva nulo al archivo.
Conceptos y Rubros
En esta carpeta aparecen dos apartados en los que se definen diferentes
casillas:
Conceptos: se definen las siguientes casillas:
Recursos Humanos
Reportes 250
Recursos Humanos
Reportes 251
Etiqueta XML
<registro>
<periodo>
Descripcin
Valor numrico de 9
posiciones
Valor alfanumrico de 7 posiciones en formato
AAAA-MM
Detalle
Campo
Recursos Humanos
Etiqueta XML
Descripcin
Reportes 252
<nss>
<p-nombre>
<p-apellido>
<nomina>
<tipo-novedad>
Fecha Novedad
<fecha>
Salario Devengado
<sal-devengado>
Salario Mensual
<sal-mensual>
Aportaciones Voluntarias
<aporte>
Semanas Laboradas
<semanas>
Centro de Costo
Tipo de Empleo
<centro-costo>
<tipo-empleo>
Recursos Humanos
Reportes 253
CAPTULO 8
Procesos Especiales
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se presentan aquellos procesos que son ejecutados en el
mdulo de Recursos Humanos y que por su naturaleza son considerados
especiales. Estos procesos son:
APLICACIN DE ACCIONES DE
PERSONAL
El proceso de Aplicacin de Acciones de Personal ejecuta directamente
la validacin de los cambios en las caractersticas de los empleados generados
debido a la creacin y aprobacin de acciones de personal.
Recursos Humanos
Recursos Humanos
ES-0
ES-1
ES-0
Fecha Vence
Fecha de Corte
de aplicacin de acciones de personal
ES-0
ES-1
ES-0
Fecha Vence
Fecha de Corte
de aplicacin de acciones de personal
Es importante que el usuario tenga presente que para poder ejecutar el proceso
de Aplicacin de Acciones de Personal, deben existir acciones con
fecha anterior o igual a la Fecha de Corte y estar "Aprobadas" o Vigentes.
La pantalla de la opcin despliega una leyenda donde se define de manera
resumida lo explicado anteriormente.
Recursos Humanos
Filtro
Despliega una ventana en la cual el usuario puede definir parmetros de filtro
para la ejecucin del proceso de aplicacin de acciones de personal.
Esta pantalla cuanta con las siguientes alternativas para filtrar la informacin:
Datos personales del empleado: cdigo, nombre, identificacin, mes
de nacimiento, nacionalidad, prxima evaluacin, forma de pago, estado
y sexo.
Datos generales del empleado: departamento, puesto, nmina,
ubicacin, centro de costo, entidad financiera con la cual se realizan el
pago del salario, horario, rango de salario de referencia, rango de fecha
de ingreso.
Aplicar
Este botn ejecuta el proceso de aplicacin de las acciones de personal que
cumplan con el filtro establecido, que estn en estado Aprobada o Vigente y
que cuya fecha Rige sea menor o igual a la fecha de corte.
Cancelar
Este botn Cancela el proceso, cierra la ventana y ubica al usuario en la
pantalla principal del mdulo.
Recursos Humanos
Una accin restaura el estado del empleado, si dicha accin es del tipo
predefinido que cambia el estado y si se marca la casilla "Restaura
Estado" correspondiente.
ES-0
02/01
AP3 ES-3 SI
Aprobada
08/01 Aprobada
10/01
AP4 ES-4 SI
AP5
NO
AP6
NO
20/01 Aprobada
15/01
03/01
18/01
Aprobada
05/01 Aprobada
09/01
Aprobada
Recursos Humanos
ES-2
FECHA DE CORTE (04/01/1997)
Aplicada
02/01
AP3 ES-3 SI
10/01
20/01 Aprobada
AP4 ES-4 SI
AP5
NO
AP6
NO
15/01
03/01
18/01
Aprobada
05/01 Aplicada
09/01
Aprobada
ES-4
FECHA DE CORTE
(17/01/1997)
02/01
Aplicada
08/01 Aplicada
estado previo ES-1
AP3 ES-3 SI
10/01
AP4 ES-4 SI
AP5
NO
AP6
NO
20/01 Vigente
15/01
03/01
05/01 Aplicada
09/01
18/01
Vigente
Aplicada
Recursos Humanos
ES-1
FECHA DE CORTE
AP1 ES-1 NO
AP2 ES-2 SI
02/01
AP3 ES-3 SI
Aplicada
08/01 Aplicada
10/01
AP4 ES-4 SI
AP5
NO
AP6
NO
(21/01/1997)
01/01
20/01 Aplicada
15/01
03/01
18/01
Aplicada
05/01 Aplicada
09/01
Aplicada
Recursos Humanos
Descripcin de Carpetas
Aumento
Dentro de esta carpeta existen varios apartados con la siguiente distribucin y
en los que se definen los siguientes parmetros:
Aumento: este apartado presenta dos casillas:
Recursos Humanos
).
Notas
Dentro de esta pantalla se puede agregar notas adicionales que sern
consideradas dentro de las anotaciones desplegadas en la seccin notas de las
acciones de personal que son generadas por el proceso.
Recursos Humanos
Descripcin de Botones
Filtro (
Para definir los parmetros que se utilizarn de filtro de los empleados a los
cuales se aplicar el aumento, debe presionar el botn que se encuentra en la
parte inferior de la ventana. Se desplegar ventana formada por dos carpetas
que agrupan parmetros que pueden ser utilizados como filtro.
Los parmetros de filtro son:
Recursos Humanos
Generar (
Cancelar (
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle
refirase a la seccin Instrucciones Especficas.
Botn Funcin
Grabar y
Regresar
Seleccionar
Descripcin
Al momento de presionar este icono se crean las acciones de personal de
aumento salarial a todos los empleados cuya linea tenga la marca de
Seleccionada a la izquierda del registro
Cargar
Con este icono se abre una venta para carga de archivo que permite
seleccionar un archivo desde el cual se cargar la informacin de los
aumentos que se van a realizar.
Guardar
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
Cmo se Seleccionan y Deseleccionan los
Registros para Generar las Acciones de
Personal de Aumento Masivo de Salario?
El procedimiento para seleccionar los registros es el siguiente:
1. Dentro de la tabla de la ventana Aumento Masivo de Salario marque
el registro que va a utilizar con el highlight.
2. Una vez seleccionado presione el icono
para seleccionar el
registro. Esto har que se despliegue una marca en la fila que
contenga el registro. Esta se vera de la siguiente forma:
Recursos Humanos
para
en la ventana donde se
Recursos Humanos
Mensaje de advertencia.
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Nota Importante:
Clculo del salario diario integrado para los empleados que sean
considerados dentro del proceso.
Proceso
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por el sistema:
Recursos Humanos
Del Distrito Federal: monto del salario mnimo del D.F, que
corresponde en Mxico por ejemplo al salario mnimo del pas.
De la Zona:
monto del salario mnimo de zona donde tiene
operaciones la compaa.
Das Laborados: esta casilla se llena con un concepto que haya sido
creado y calculado para los empleados en los procesos de nminas en el
mdulo de Control de Nmina y que puede consultarse con la tecla
F1.
Se utilizar como divisor para calcular el aporte de cada concepto que
participe por acumulado en el salario diario integrado de los empleados.
SDI Fijo
La carpeta SDI Fijo consiste en una tabla que ser actualizada
automticamente cada vez que el sistema valide afirmativamente la nmina
especificada por el usuario en la carpeta Proceso.
A continuacin se presenta la ventana desplegada por el sistema:
Recursos Humanos
Recursos Humanos
(Porcentaje*SalarioReferencia)
Empleados
La carpeta Empleados agrupa todas las opciones y campos que se refieren al
clculo de la parte fija del SDI.
Dentro de la tabla se despliegan el cdigo y nombre de los empleados que
pertenecen a la nmina especificada y que no tienen fecha de salida, pues a
empleados con fecha de salida solo pueden generarse acciones de personal de
contratacin.
A continuacin se presenta la ventana desplegada por el sistema:
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Conceptos
Esta carpeta presenta una tabla que ser actualizada automticamente con la
informacin de los conceptos tipo base, beneficio, deduccin, aportes y
anticipo asociados a la nmina especificada por el usuario.
A continuacin se presenta la ventana desplegada por el sistema:
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Resultados
Esta carpeta est formada por una tabla en la cual el proceso de clculo ir
acumulando sus resultados. La tabla es visible al usuario de forma que este
tenga un detalle ms completo a disposicin en caso de que sea requerido
algn ajuste.
A continuacin se presenta la ventana desplegada por el sistema:
Notas
Esta carpeta consta de un campo en el cual el usuario podr indicar notas
adicionales que quiere que se graben en las notas de las acciones de personal
generadas por el proceso.
A continuacin se presenta la ventana desplegada por el sistema:
Recursos Humanos
Marcar Empleado
Se activa slo si el usuario est ubicado en la carpeta Empleados de la
pantalla Clculo de Salario Diario Integrado, para las dems carpetas de la
ventana permanecer inactivo.
Recursos Humanos
en el margen
Desmarcar Empleado
Se activa slo si el usuario est ubicado en la carpeta Empleados de la
pantalla Clculo de Salario Diario Integrado, para las dems carpetas de la
ventana permanecer inactivo.
Este icono funcionar para deseleccionar un empleado y excluirlo del proceso
de clculo. El icono desplegado en el margen izquierdo de la fila
correspondiente ( ) ser eliminado tambin.
Cada concepto que se indique que se calcular por frmula desplegar el icono
en el margen izquierdo de la fila respectiva de la tabla.
Para mayor detalle puede consultar la seccin Cmo Calcular el Salario
Diario Integrado? en la pgina 287.
Desmarcar Concepto
Se activa slo si el usuario est ubicado en la carpeta Conceptos de la
pantalla Clculo de Salario Diario Integrado, para las dems carpetas de la
ventana permanecer inactivo.
Este icono funciona para deseleccionar completamente un concepto, lo que
significar que el proceso de clculo del salario diario integrado no
considerar el concepto.
Los conceptos no seleccionados no desplegarn icono alguno en el margen
izquierdo de la fila respectiva y esta funcin existe para excluir conceptos que
no han podido ser excluidos utilizando el filtro de la tabla.
Para mayor detalle puede consultar la seccin Cmo Calcular el Salario
Diario Integrado? en la pgina 287.
Aprobar
Este icono ejecuta el proceso de aplicacin del clculo del Salario Diario
Integrado.
El proceso de clculo no efectuar ninguna modificacin en la base de datos
para agilizar el proceso y para permitir todas las ejecuciones y ajustes
necesarios por parte del usuario. Una vez que los resultados producidos por el
clculo se consideren correctos, entonces ser cuando las modificaciones en la
base de datos deben ser realizadas; esto lo efectuar el proceso de aplicacin.
Para mayor detalle puede consultar la seccin Cmo Aprobar el Clculo del
Salario Diario Integrado? en la pgina 295.
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
Cmo Incluir/Excluir Empleados?
El procedimiento para incluir o excluir empleados del listado que se considera
para el clculo del salario diario integrado (SDI) es el siguiente:
1. Cuando el usuario ingresa el cdigo de la nmina a la cual se
realizar el clculo del salario diario integrado, el sistema despliega
dentro de la carpeta Empleados el listado de los empleados a los
Recursos Humanos
en el
! __exported
Date/Time: pdtFechaFinal
Date/Time: pdtFechaRige
Number: pnSalarioMinimoPais
Number: pnSalarioMinimoZona
Number: pnTopeSalario
B00lean: pbSalarioFijo
Number: pnDiasSalario
Number: pnDiasAguinaldo
Number: pnPorcentajePrima
String: psDiasLaborados
Function: FinalizarCalculoSDI
! __exported
Description:
Efecta acciones de finalizacin requeridas por el usuario
cuando el proceso de clculo de Salario Diario Integrado
incluye al menos un concepto que calcula por frmula. Se
ejecuta al final del proceso de clculo. Recibe un Handle SQL
no transaccional (el proceso de clculo del SDI no es
transaccional)
Retorna TRUE si tiene xito, FALSE si no es as.
Returns
B00lean:
Parameters
Sql Handle: phsqlCursor
String: psUsuario
String: psCompania
String: psNomina
Date/Time: pdtFechaInicial
Date/Time: pdtFechaFinal
Date/Time: pdtFechaRige
Number: pnSalarioMinimoPais
Number: pnSalarioMinimoZona
Number: pnTopeSalario
B00lean: pbSalarioFijo
Number: pnDiasSalario
Number: pnDiasAguinaldo
Number: pnPorcentajePrima
Recursos Humanos
String: psDiasLaborados
Function: CalcularConceptoSDI ! __exported
Description:
Calcula la proporcin diaria del concepto indicado como
parmetro para el empleado indicado como parmetro y retorna
el valor en el parmetro pnResultado. Recibe todos los
parmetros relevantes en un proceso de clculo de salario diario
integrado, configurados por el usuario desde el dilogo de
ejecucin del proceso. Recibe tambin un Handle SQL no
transaccional.
Retorna TRUE si tiene xito, FALSE si no es as.
Returns
B00lean:
Parameters
Sql Handle: phsqlCursor
String: psUsuario
String: psCompania
String: psNomina
Date/Time: pdtFechaInicial
Date/Time: pdtFechaFinal
Date/Time: pdtFechaRige
Number: pnSalarioMinimoPais
Number: pnSalarioMinimoZona
Number: pnTopeSalario
B00lean: pbSalarioFijo
Number: pnDiasSalario
Number: pnDiasAguinaldo
Number: pnPorcentajePrima
String: psDiasLaborados
String: psEmpleado
String: psConcepto
Number: pnTopeExcencion
Receive Number: pnResultado
Recursos Humanos
SQLHANDLENUMBER hsql,
LPTSTR nomina,
int numero_nomina,
DATETIME fecha_inicio,
DATETIME fecha_fin,
DATETIME fecha_rige,
DOUBLE salario_min_pais,
DOUBLE salario_min_zona,
DOUBLE tope_salario,
LPTSTR empleado,
LPTSTR concepto,
DOUBLE tope_excension,
DOUBLE * resultado)
Descripcin:
Calcula la proporcin diaria del concepto indicado como
parmetro para el empleado indicado como parmetro y retorna
el valor en el parmetro pnResultado. Recibe todos los
parmetros relevantes en un proceso de clculo de salario diario
integrado, configurados por el usuario desde el dilogo de
Recursos Humanos
@1
CalcularConceptoDll @2
FinalizarCalculoDll
@3
El archivo CBTYPE.H contiene los tipos requeridos para DATETIME y
SQLHANDLENUMBER, los cuales son propios de Centura.
Su
especificacin es la siguiente:
typedef int SQLHANDLENUMBER;
typedef struct tagDATETIME
{
BYTE DATETIME_Length;
BYTE DATETIME_Buffer[12];
/* length of date/time
*/
/* SQLSDAT */
} DATETIME;
Para poder utilizar el cursor conectado, el cual es pasado como parmetro en
todas las funciones, es necesario hacerlo a travs de las funciones definidas en
el archivo CENTURA.H, y tambin se debe incluir la librera CBDLL.LIB
para poder compilar y generar el archivo DLL.
Se recomienda hacer el DLL en Microsoft Visual C++, incluir el archivo
CBTYPE.H, y si se van a hacer operaciones sobre el cursor se debe utilizar
CENTURA.H y CBDLL.LIB.
Recursos Humanos
**********
10. El proceso aplicar los topes de exencin de impuestos de los
conceptos independientemente de si son calculados por acumulado o
frmula.
11. En el caso de conceptos base, el proceso verificar el indicador de la
carpeta Conceptos especificado para cada concepto base que
indicar si el concepto suma o resta al salario diario integrado, es
decir, si se comportar como un beneficio o como una deduccin del
empleado en los casos especiales en que se requiera incluir
conceptos base dentro del proceso de clculo.
12. Conforme el proceso de clculo vaya avanzando, ir acumulando los
resultados en una tabla intermedia que ser precisamente la tabla de
la carpeta Resultados hasta que haya finalizado el clculo de los
salarios diarios integrados de todos los empleados seleccionados.
13. Si el usuario marc el parmetro Salario fijo entonces el sistema
realiza tambin el clculo de este rubro para sumarlo al clculo del
salario diario integrado de la siguiente manera:
I Parte: Salario Fijo
Salario Fijo = Salario Diario * Factor
donde
Salario Diario = Salario Referencia Empleado / Das Salario
Diario
Factor = 1 + ( Das Aguinaldo / Das Ao ) + (( Resultado * Prima
Vacacional / 100 ) / Das Ao )
Resultado = el que se despliega en la carpeta Resultados
II Parte: Salario diario Integrado (SDI)
Salario diario Integrado = Total Salario + Salario Fijo
Total Salario = segn el tipo de clculo que se utilice
14. En el caso que el parmetro de Salario fijo no se haya marcado
entonces el sistema calcula el SDI por medio de los procesos que se
mencionaron anteriormente (II Parte de las frmulas con Salario
Fijo = 0) y no le sumar el rubro calculado para el salario fijo.
15. Una vez finalizado se desplegarn los totales obtenidos en la
columna Salario Diario Integrado Calculado de la tabla de la
carpeta Empleados desde donde el usuario podr verificar si el
clculo es correcto o si requiere efectuar algn otro ajuste adicional.
16. El proceso de clculo podr ser ejecutado las veces que sea
requerido hasta que el usuario considere que los resultados
obtenidos son correctos.
Recursos Humanos
Recursos Humanos
APNDICE A
Parmetros en Archivos *.ini
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se presentan los parmetros que existen en el EXACTUS.INI
del mdulo de Recursos Humanos especficamente.
Cualquier informacin adicional de otros parmetros para la versin, consulte
el Manual de Configuracin.
[EMAIL]
Este parmetro localizado en el archivo SPS.INI permite que se despliegue o
no la funcin para generar correos electrnicos desde la opcin denominada
Mantenimiento de Empleados dentro del submen de Empleados de
Recursos Humanos.
Se debe localizar bajo la seccin [EMAIL] y tiene los siguientes parmetros:
[EMAIL]
Usuario=ljimenez
Contrasea=XXXX
Email Activo=SI
Dentro del parmetro Usuario se debe ingresar el cdigo de login del usuario
que utiliza la aplicacin del correo electrnico tal y como se ingresa en el
sistema de red de la empresa.
En el parmetro Contrasea se ingresa la clave del usuario para el login
ingresado. En este caso, al igual que en el parmetro Usuario, la clave debe
ser la misma que el usuario ingresa para trabajar en red dentro de la empresa.
El parmetro Email Activo puede tener dos valores: SI y NO.
Recursos Humanos
Recursos Humanos
APNDICE B
Control de Seguridad
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cada
una de las opciones del mdulo de Recursos Humanos. Los derechos para
los grupos de usuarios o para un usuario en particular, se establecen
desde la opcin Seguridad! del men principal del mdulo de
Administracin del Sistema.
Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compaa para
quienes se establecen, simultneamente, los mismos derechos sobre cada una
de las opciones de los mdulos del sistema. Por ejemplo, todos los empleados
del Departamento de Contabilidad podran tener derecho a Consultar
Documentos, desde el mdulo de Recursos Humanos.
Un usuario es un empleado de la compaa para quien se establecen,
individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones de
los mdulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento de
Contabilidad podra ser el nico empleado con derecho para la Aprobar el
Movimiento Diario de la opcin Administracin del men principal del
mdulo de Recursos Humanos.
Definicin de Privilegios
Recursos Humanos
APNDICE C
Generacin de Asientos Contables y
Conversin de Monedas
NOTA INTRODUCTORIA
El mdulo de Recursos Humanos es el encargado de llevar el registro de todos
los aspectos relacionados con el personal que labora en una empresa y el
control de las liquidaciones de empleados cuando algn trabajador se retira de
la compaa.
Este mdulo brinda flexibilidad en la definicin y especificacin de la forma
de pago de la liquidacin de un empleado, lo que permite adaptar el mdulo a
cualquier empresa y a las diferentes legislaciones internacionales.
El proceso de clculo de liquidaciones de empleados, est diseado para
asegurar control de los recursos financieros y humanos de la compaa sin
error, razn por la que se permiten regeneraciones y modificaciones a los
movimientos que sean realizados dentro del mdulo.
En las secciones que se desarrollarn a continuacin, se presenta la
explicacin de la forma de trabajo que utiliza el sistema EXACTUS, para
realizar la conversin de estados financieros a dos tipos de monedas en los
procesos que se desarrollan en el mdulo de Recursos Humanos, dentro de
cualquier empresa.
PARMETROS INICIALES
Antes de realizar las operaciones que el mdulo de Recursos Humanos brinda
como herramienta para el manejo de los empleados, se deben definir
previamente una serie de parmetros iniciales para la compaa. Algunos de
estos parmetros intervienen directamente con el proceso de conversin de
estados financieros en doble moneda y el clculo de diferencias cambiarias
que se presente por dicho proceso, dentro de esta seccin, solamente se
mencionarn los parmetros que interviene en el proceso de conversin de
estados financieros en doble moneda para Recursos Humanos.
Los parmetros iniciales que intervienen son definidos desde el mdulo de
Administracin del Sistema y Contabilidad General; adems de algunos que se
definen desde el mismo mdulo de Recursos Humanos. Los parmetros
anteriormente mencionados son:
Recursos Humanos
Doble Moneda
Tipos de Moneda
Tipos de Cambio
Integracin Contable
Moneda de la Liquidacin
CUENTAS CONTABLES
En Recursos Humanos, la definicin de cuentas contables es importante,
debido a que cuando se ejecuta el proceso de Liquidacin de Empleados y el
proceso para la generacin de cheques para el pago de estas liquidaciones, se
generan movimientos contables que son registrados en Contabilidad General.
Una de las caractersticas de la creacin de cuentas contables es la conversin
que utiliza, esto determina cul ser la moneda en la que se establece el monto
real de las transacciones en las que participa la cuenta contable y cual ser la
moneda en la que se reportan los movimientos de la compaa.
Recursos Humanos
INTEGRACIN CONTABLE
El parmetro de uso de integracin contable con Contabilidad General se
define en la carpeta Liquidaciones de la opcin Parmetros del Mdulo.
Cuando el mdulo de Recursos Humanos tiene integracin contable, las
transacciones contables generan asientos que sern cargados a Contabilidad
General, donde se realizar la conversin de monedas (local y dlar) por
medio del sistema de conversin de estados financieros en dos tipos de
moneda.
Cuando no existe integracin contable, las transacciones contables que sean
realizadas desde el mdulo de Recursos Humanos, no dejan registro en la
Contabilidad General de la compaa, por lo que no se generan asientos por
los movimientos financieros.
Recursos Humanos
MONEDA DE LA LIQUIDACIN
Como se ha venido mencionando, algunos mdulos del sistema, permiten
utilizar la caracterstica de manejo de transacciones en multimoneda, lo que
implica el uso de diferentes monedas en procesos que realicen movimientos
contables. Este es el caso de Recursos Humanos, que permite crear
liquidaciones de empleados en cualquier tipo de moneda, aunque sta sea
diferente a la moneda local o dlar de la empresa, como sera el caso de pagar
a un empleado que se retira de la empresa en Libras Esterlinas, siendo la
moneda local de la empresa el Coln y la moneda dlar el Dlar
Americano.
Se debe recordar que la diferencia entre la funcionalidad de Doble Moneda y
la funcionalidad de Multimoneda. Esta diferencia, radica en que si el mdulo
de Recursos Humanos utiliza Doble Moneda, realizar la conversin de los
estados financieros en dos tipos de monedas (de moneda local a moneda dlar
y viceversa); mientras que al utilizar Multimoneda, se permitir realizar
transacciones en diferentes monedas, por ejemplo, pagar la liquidacin del
empleado de la compaa en una moneda extranjera, pero los movimientos
contables se ven reflejados en la contabilidad general solamente en moneda
local y en moneda dlar.
El mdulo de Recursos Humanos utiliza la caracterstica del uso de
multimoneda dentro del manejo de las liquidaciones a empleados, pues es
Recursos Humanos
posible escoger cualquiera de las monedas que hayan sido definidas en la tabla
Monedas para realizar el proceso.
El mdulo tambin puede utilizar la caracterstica de Doble Moneda porque
cuando se crean los asientos por la generacin del cheque para el pago de la
liquidacin, por ejemplo, el sistema presenta los movimientos en moneda local
y dlar y de esta misma manera sern registrados en Contabilidad General.
La definicin de la moneda de la liquidacin, se realiza en la ventana de
creacin - modificacin de Liquidacin de Empleados, bajo el submen de
Operacin y una vez que se ha salvado la informacin en la base de datos,
esta moneda no puede ser modificada.
En el caso que la empresa no tenga el mdulo de Control Bancario instalado,
la moneda se ingresar directamente en la casilla correspondiente, siendo
posible consultar la tabla Monedas.
Si la compaa tiene Doble Moneda y Multimoneda instalados en el
sistema, cuando se realicen liquidaciones en terceras monedas, el sistema
convertir estos rubros en moneda local y moneda dlar para el manejo de la
contabilidad general. Sin embargo, es posible consultar las liquidaciones de
los empleados dentro de Recursos Humanos en la moneda asociada a la
liquidacin del empleado.
Cuando el mdulo de Control Bancario est instalado, se define tambin
una cuenta bancaria en la que se registrarn los movimientos financieros al
realizarse el pago de la liquidacin. Esta cuenta bancaria, debe tener definida
como su moneda, la misma que la liquidacin del empleado.
El proceso de Liquidacin de Empleados, tambin utiliza la cuenta contable
asociada a cada cuenta bancaria que sea utilizada en cualquier liquidacin;
Esta cuenta contable se usar cuando se registre la liquidacin de un empleado
especfico y tambin cuando se crea el cheque para el pago de dicha
liquidacin, en el caso que la forma de pago sea por cheque.
El uso de esta cuenta contable se podr ver ms claramente en secciones
posteriores, cuando se presente el desarrollo del procedimiento que utiliza el
sistema para la conversin de los movimientos contables en dos monedas, al
ejecutarse el proceso de la liquidacin de empleados.
A continuacin se presenta la pantalla donde se definen algunos parmetros
para ejecutar la liquidacin de un empleado:
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Recursos Humanos
TRANSACCIONES GENERADORAS DE
ASIENTOS CONTABLES
El sistema permite trabajar con mltiples monedas dentro del proceso de
Liquidacin de Empleados. Para cada liquidacin en particular, se define
una sola moneda de trabajo, y todos los conceptos tipo beneficio, deduccin o
base que sean asociados a la liquidacin, deben estar expresados en esa
moneda.
El manejo de mltiples monedas en el sistema trae como consecuencia, que se
deban considerar las diferencias de cambio.
Para facilitar la explicacin de la relacin que tiene Recursos Humanos con el
proceso de conversin de estados financieros, se desarrollarn ejemplos que
ilustren las conversiones que realiza el sistema cuando se realizan
movimientos contables dentro del mdulo.
En general, los procesos del mdulo de Recursos Humanos, que realizan
conversin de montos en diferentes tipos de monedas son:
1. Aplicacin de la Liquidacin de Empleados
Recursos Humanos
APLICACIN DE LA LIQUIDACIN DE
EMPLEADOS
Cuando se aplica la liquidacin un empleado, generalmente porque ste deja
de laborar para la compaa, el sistema genera un movimiento contable. Este
movimiento contable, involucra la conversin de estados financieros en dos
tipos de monedas, en el caso de que la empresa tenga definida esta opcin en
el sistema EXACTUS.
Dentro de esta seccin, se presentar una explicacin detallada de los clculos
que realiza el sistema cuando registra cada asiento generado por la ejecucin
de un proceso, pero en primera instancia, se desarrollar una breve explicacin
del proceso de liquidacin de empleados para una mayor claridad del proceso
global.
De manera resumida, se tiene que el primer paso para liquidar a un empleado
de una determinada nmina, es definir la moneda en la cual se le pagar dicha
liquidacin. Esta moneda debe coincidir con la moneda de la cuenta bancaria
que sea asociada a la liquidacin.
Una vez definidos estos parmetros principales para el empleado especfico, se
ingresan dentro de la carpeta Detalle, los conceptos tipo para liquidacin
que sern considerados, esto en el caso que sean tomados de Control de
Nmina (se puede utilizar la tecla F1 para consulta del cdigo de cada
concepto que se va a asociar). Si son creados desde Recursos Humanos, se
registran directamente en la tabla.
El monto correspondiente a cada concepto, debe ser ingresado en la columna
Total Calculado y debe estar expresado en la moneda de la liquidacin.
En el caso que el concepto haya sido creado en la tabla y no exista en Control
de Nmina, se debe definir tambin la cuenta contable a la que se cargar el
rubro correspondiente.
Recursos Humanos
Aportes
432.00 L
Mensual
$604.20
En general, se puede observar que como todos los valores de la tabla Monedas
son expresados en relacin con la moneda local de la empresa, el sistema
siempre podr obtener un tipo de cambio entre:
Recursos Humanos
Empleado = EMP-12
Descripcin
DIAS DIAS
TRABAJADOS
VAC VACACIONES
ACUMULADAS
ASOC DEUDAS
ASOCIACION
Tipo
Total
Cuenta
Calculado Contable
BENEFICIO 36,600.00 GAS-003-04
BENEFICIO 10,980.00 GAS-003-14
DEDUCCION 8,900.00 PAS-006-08
TOTAL
38,680.00
Por otra parte, los aportes liquidables que fueron ingresados son:
Recursos Humanos
Aporte
Descripcin
Moneda
2242
Aporte Asociacin
M-01
Total a Tipo de
Total
Pagar
Cambio
17,124.00 1.0000 17,124.00
2352
Provisin Cesanta
M-01
872
Provisin Aguinaldo
M-01
Descripcin
Dbito
Coln
GAS-003-04
GAS-003-14
PAS-006-08
GAS-003-15
GAS-003-17
GAS-003-18
GAS-003-01
CDC-001-02
Liquidaciones
Vacaciones
Deducciones Liquidables
Aporte Asociacin
Cesanta
Aguinaldos
Sueldos y Salarios
Diferencias Cambiarias Dlares
36,600.00
10,980.00
Crdito
Coln
Tipo
Cambio
Dbito
Dlar
257.0044
257.0225
8,900.00 257.0026
17,124.00
257.0014
10,272.00
256.9927
14,244.00
257.0191
80,320.00 256.9993
0.00
1.0000
$142.41
$42.72
Crdito
Dlar
$34.63
$66.63
$39.97
$55.42
$312.53
$0.01
El asiento que es generado presenta una lnea por cada concepto asociado a la
liquidacin (beneficios, deducciones y aportes), cada uno con su respectiva
cuenta contable y estos movimientos son balanceados contra un crdito en la
cuenta contable que fue definida en los Parmetros del Mdulo para
Recursos Humanos.
Como la moneda de la liquidacin es la misma que la moneda dlar de la
empresa (M-02 que es el Dlar Americano $), el sistema tiene que calcular
la conversin entre la moneda local y la moneda dlar, y para esto, utiliza el
tipo de cambio vigente en el momento en que se ejecuta el proceso de aplicar
la liquidacin, este tipo de cambio es tomado de la tabla Monedas.
En este asiento se observan adems, dos puntos importantes:
Recursos Humanos
Se despliega una lnea para la cuenta de diferencias cambiarias (CDC001-02 Diferencias Cambiarias Dlares), la cual fue generada
Generacin de Asientos Contables y Conversin de Monedas 315
por el sistema debido a que los redondeos que EXACTUS utiliza para
expresar sus montos, hacen que a veces no calcen algunas centsimas
de fraccin entre los rubros de las monedas local y dlar; a pesar del
ajuste que se realiza a los tipos de cambio consultados. Esta prdida o
ganancia, dependiendo del caso, debe ser expresada como una
diferencia cambiaria dentro del asiento y la cuenta que se utiliza para
ingresarlo, es la que fue definida en los parmetros globales del
mdulo de Contabilidad General para el registro de diferencias
cambiarias en mdulos auxiliares.
Empleado = EMP-40
Descripcin
Tipo
Total
Cuenta
Calculado Contable
BENEFICIO $905.00 GAS-003-04
DIAS
DIAS
TRABAJADOS
VAC
VACACIONES BENEFICIO
ACUMULADAS
ASOC DEUDAS
ASOCIACION
$155.64
GAS-003-14
DEDUCCION
$38.91
PAS-006-08
TOTAL
$1,021.73
Recursos Humanos
Descripcin
Moneda
2241
Aporte Asociacin
M-05
Total a
Pagar
232.00 L
Tipo de
Cambio
1.3986
Total
$324.46
2351
Provisin Cesanta
M-05
432.00 L
1.3986
$604.20
851
Cuota Extraordinaria
M-05
96.00 L
1.3986
$134.27
870
Provisin Aguinaldo
M-05
192.00 L
1.3986
$268.53
$1,331.46
En este ejemplo, los aportes fueron generados con una moneda diferente a la
moneda de la liquidacin, entonces el sistema necesita convertir estos montos
a dicha moneda. Para esto, segn vimos al inicio de esta seccin, se utilizan
los tipos de cambio que se encuentran registrados en la tabla Monedas de
Administracin del Sistema y por medio de la relacin de las monedas de esta
tabla con la moneda local de la empresa, se calcula el tipo de cambio
equivalente para los aportes.
Recuerde que el sistema utilizar los tipos de cambio vigentes o tasa de
cambio corriente en el momento de asociar los conceptos, para convertir los
montos de los aportes a la moneda de la liquidacin.
Al ejecutar el proceso de Liquidar Empleado, el sistema generar un asiento
contable como el siguiente:
Cuenta
Contable
Descripcin
Dbito
Coln
GAS-003-04
GAS-003-14
PAS-006-08
GAS-003-15
GAS-003-15
GAS-003-17
GAS-003-18
GAS-003-01
CDC-001-01
CDC-001-02
Liquidaciones
Vacaciones
Deducciones Liquidables
Aporte Asociacin
Aporte Asociacin
Cesanta
Aguinaldos
Sueldos y Salarios
Diferencias Cambiarias Colones
Diferencias Cambiarias Dlares
232,585.00
39,999.48
Crdito
Coln
Tipo
Cambio
257.0000
257.0000
9,999.87 257.0000
83,390.13
256.9962
34,506.26
256.9916
155,278.17
256.9980
69,012.52
257.0012
604,771.68 256.9997
0.01
1.0000
0.00
1.0000
Dbito
Dlar
Crdito
Dlar
$905.00
$155.64
$38.91
$324.48
$134.27
$604.20
$268.53
$2,353.20
$0.00
$0.01
Recursos Humanos
Empleado = EMP-42
Descripcin
Tipo
Total
Cuenta
Calculado Contable
BENEFICIO 166.67 L GAS-003-04
DIAS
DIAS
TRABAJADOS
VAC
VACACIONES BENEFICIO
ACUMULADAS
ASOC DEUDAS
ASOCIACION
50.00 L
GAS-003-14
DEDUCCION
8.65 L
PAS-006-08
TOTAL
208.02 L
Por otra parte, los aportes liquidables que fueron ingresados son:
Aporte
Descripcin
Moneda
2243
Aporte Asociacin
M-02
Total a
Pagar
$622.00
Tipo de
Cambio
0.7139
Total
444.05 L
2353
Provisin Cesanta
M-02
$500.00
0.7139
356.95 L
871
Provisin Aguinaldo
M-02
$696.00
0.7139
496.87 L
Recursos Humanos
Descripcin
Dbito
Coln
GAS-003-14
GAS-003-04
PAS-006-08
GAS-003-15
GAS-003-17
GAS-003-18
GAS-003-01
Vacaciones
Liquidaciones
Deducciones Liquidables
Aporte Asociacin
Cesanta
Aguinaldos
Sueldos y Salarios
18,000.00
60,001.20
Crdito
Coln
Tipo
Cambio
256.9960
256.9975
3,114.00
256.9307
159,854.00
257.0000
128,500.00
257.0000
178,872.00
257.0000
542,113.20 257.0000
Dbito
Dlar
Crdito
Dlar
$70.04
$233.47
$12.12
$622.00
$500.00
$696.00
$2,109.39
Realizar el clculo de la conversin de los rubros a moneda dlar (M02), segn el tipo de cambio vigente en la tabla Monedas para la
fecha en la que se ejecuta el proceso. En este caso, se encuentran
involucradas las monedas M-01 (Coln ) y la moneda M-02 (Dlar
Americano $).
Recursos Humanos
se escogen aquellos
Recursos Humanos
Descripcin
Dbito
Coln
Crdito
Coln
Tipo
Cambio
Dbito
Dlar
Crdito
Dlar
Cambio Local = 359.00 corresponde al tipo de cambio de la moneda M05 con respecto a la moneda local de la compaa.
Cambio Dlar = 253.25 corresponde al tipo de cambio de la moneda M02 o moneda dlar con respecto a la moneda local de la compaa.
Recursos Humanos
Glosario
Accidente
Hecho no premeditado del cual resulta un dao considerable. Es una
ocurrencia en una serie de hechos que, en general y sin intencin, produce
lesin corporal, muerte o dao material.
Accin de Personal
Documentos que registran y establecen los movimientos del empleado, ya sea
por abandono temporal del puesto o bien, por cambio de puesto o terminacin
de labores.
Alfanumrico
Carcter que puede corresponder a cualquier dgito o letra.
Antigedad
Tiempo transcurrido desde la contratacin del empleado hasta el momento
actual. Generalmente la antigedad es proporcional a ciertas prestaciones
adicionales, como mayores perodos vacacionales.
Ausentismo
Fenmeno que est directamente vinculado con las polticas de personal de
una organizacin y que ilustra (entre otros indicadores) la calidad del entorno
laboral.
Clculo Vacacional
Proceso completo peridico de actualizacin de la cantidad de das de
vacaciones pendientes de goce de los empleados de una organizacin, que
inicia con el establecimiento de los parmetros generales de configuracin,
hasta la aplicacin en firme del nuevo clculo de das acumulados de
vacaciones de los empleados.
Un clculo vacacional est conformado por informacin general que define los
parmetros y condiciones del clculo as como por informacin detallada por
empleado con los resultados particulares obtenidos.
Recursos Humanos
Glosario 323
Combinacin
Ordenaciones de elementos en un conjunto donde no importa el orden de estos
elementos, las selecciones de los objetos se llaman combinaciones, donde abc
es igual que bca.
Compensacin
Aportaciones que confiere la organizacin a cada persona a cambio de su
trabajo.
Contrato
Documento donde se establecen las clusulas del tipo y el tiempo que durar
determinado trabajo.
Los contratos generalmente se establecen para proyectos muy especficos, en
los que es necesario definir una fecha de entrega o finalizacin.
Contribucin vacacional
Cada uno de los factores que inciden en la cantidad de das de vacaciones que
le corresponden a un empleado por derecho por el tiempo laborado, que
pueden responder tanto a disposiciones legales como a polticas particulares de
empresa.
Un grupo de contribuciones vacacionales define un rgimen vacacional en el
mismo sentido en que un grupo de conceptos define una nmina o planilla.
Departamento
Unidad funcional de la empresa, en la cual se agrupan las actividades que son
semejantes y estn relacionadas lgicamente entre s. El departamento
representa la estructura formal de la organizacin tal como aparecera en un
organigrama.
Documentos Maestros
Documentos en formato texto asociados con una fuente de datos que ingresa
datos dentro de los campos en el documento. La fuente asocia a la fuente de
datos los campos definidos y los reemplaza.
Evaluacin de Necesidades
Diagnstico de los problemas presentes y de los desafos futuros que pueden
enfrentarse mediante capacitacin y desarrollo.
Glosario 324
Horario
Horario de trabajo de los empleados, ste puede ser fijo o bien, rotativo,
dependiendo de los turnos en que se trabaje y de la demanda del producto o
servicio.
Plaza
Se refiere a la cantidad de personas que pueden trabajar en un mismo puesto
simultneamente.
Puesto
Se refiere a un conjunto de funciones con posicin definida dentro de la
estructura organizacional, es decir en el organigrama. Ubicar un puesto en el
organigrama implica definir cuatro aspectos: el nivel jerrquico, el rea o
departamento en que est localizado, el superior jerrquico y los subordinados.
Rgimen Vacacional
Cada conjunto de contribuciones vacacionales distinto utilizado para calcular
el nmero de das de vacaciones que corresponden a los empleados de la
empresa por su trabajo. Un grupo particular de empleados pertenece a un
rgimen vacacional determinado cuando a todos los empleados del grupo se
les calcula la cantidad de das de vacaciones a las que tienen derecho de la
misma manera, distinta de la forma en que se calcula a los empleados de otros
regmenes vacacionales.
Rotacin de Puestos
Proceso de trasladar a los empleados de uno a otro puesto para conseguir
mayor variedad en las actividades y la oportunidad de aprender nuevas
habilidades.
Salario
Retribucin en dinero o su equivalente pagado por el empleador al empleado
en funcin del cargo que ste ejerce y de los servicios que presta.
Vacaciones
Perodo de descanso al que tiene derecho el empleado, despus de cada ao de
trabajo, que es exigido por la legislacin laboral del pas, o inclusive por
convenciones colectivas con sindicatos.
Vacaciones Adicionales
Perodo de descanso al que tiene derecho el empleado, despus de cierto
periodo de trabajo definido por polticas propias de la empresa que las otorga
Recursos Humanos
Glosario 325
Recursos Humanos
Glosario 326