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Resumen
Industralia Corporacin es lder mundial en el desarrollo, produccin y servicio de
un tipo de equipos industriales. Esta organizacin tiene plantas de fabricacin
distribuidas a lo largo de todo el mundo.
En Espaa tiene dos plantas, Mstoles y Getafe, siendo la primera de ellas una
planta de fabricacin de productos estndar, mientras que la segunda es una
fbrica de alta ingeniera (fabricacin a medida por proyecto).
Los sistemas de negocio que se estn utilizando en Getafe son Oracle Financial
(Versin 11.0) y un ERP customizado (AS 400). En la actualidad no hay ninguna
integracin entre estos dos sistemas de negocio.
Getafe y Mstoles, ambas plantas, reportan sus cuentas como parte de una nica
entidad legal espaola. Las actividades de cierre mensuales financieras son
principalmente manuales y tienen
por tanto que ser revisadas para completar los cierres en los formatos y en el
tiempo que la Corporacin tiene estipulado.
II
Para que todo el trabajo anterior tenga sentido hay que llevar paralelamente una
cuidadosa gestin del cambio para evitar, entre otras situaciones, que los usuarios
rechacen el nuevo sistema. En la gestin del cambio intervienen principalmente
cuatro elementos, Gestin del Cambio como tal, Gestin de la Comunicacin,
Gestin de Transicin de Roles y Gestin de la Formacin o Entrenamiento.
Mediante la gestin del cambio se va a ayudar a las personas a modificar su
status quo, a disminuir su resistencia a los cambios y aumentar su compromiso. En
la actualidad cada empleado tiene un rol y desempea unas actividades, por
requisitos de la nueva herramienta estos roles se pueden ver afectados de manera
que algunos empleados van a tener que asumir responsabilidades que antes no
tenan y abandonar otras que s tenan.
A travs de la gestin de la comunicacin se va a minimizar el grado de inquietud
de los empleados debido a la implantacin de una nueva herramienta informtica.
Muchos miembros de la organizacin pueden sentir rechazo hacia el proyecto al
pensar que su puesto de trabajo puede verse en peligro con la nueva aplicacin,
mediante una adecuada comunicacin se va transmitir a los empleados que ningn
puesto de trabajo va a ser reemplazado de manera que se ayudar a que se
sientan ms seguros y a que sean capaces de este modo de asimilar mejor sus
nuevas responsabilidades y tareas a ejecutar.
Por ltimo para que todo el personal sea capaz de utilizar la aplicacin de manera
correcta y de este modo sacarle el mximo provecho a todos los beneficios que
ofrece un sistema ERP se va a detallar un plan de entrenamiento mediante la
gestin de entrenamiento, en la que se va a detallar los cursos necesarios para
que el personal asimile la aplicacin, as como la duracin de estos cursos para
que la actividad de Industralia no se vea paralizada durante el proceso de
formacin.
III
Summary
Industralia Corporacin is a worldwide leader in the development, production and
service of a kind of industrial equipments, this organization has plants distributed
along the world.
In Spain there are two plants, Mostoles and Getafe, the first one is a manufacture
plant of standard products, whereas the second one is an engineer factory.
The business systems that are been used in Getafe are Oracle Financial (version
11.0) and a custom ERP (AS400). Nowadays there is no integration between this
two business systems.
Both plants, Getafe and Mostoles, report their accounts as they are an only spanish
legal entity. The activities of closing of the month are mainly manual so they must be
revie to complete the closing in the formats and periods that are stipulated by the
Corporacion.
Nowadays, Mostoles and Getafe, support each other in the development of their
daily activity in some old business systems and sometimes in obsolete systems.
Because of a business world in which changes are constant and there is a growing
competitivity between companies, Industralia has seen the need of change some
processes, ways to do business and unify all the information systems. Industralia
has decided to do an investment in a worlwide ERP implementation. Therefore, the
project, in spite it is an ERP implementation with a high technique and technolgy
component, because there is the result of the processes standarization, it entails a
high change management component.
IV
With the development and implementation of the ERP the daily activites of the two
plants would be improved and it would make them easier. Because there is an only
system business the communication interface between the two plants in Madrid will
be very simple.
To carry out this implementation the methodology followed has been a sequential
methodology that is made up of four steps, in which the end of one step is a
fundamental requirement to start the next one. This steps are:
Definition of the work team: it consists in define the work team gathered
together with a definition of their responsabilities and functions on the
project.
Local review of the global standards of the project: where the work team
review the global specifications imposed by the organization worldwide and it
sets if they fit the needs and lawas of Mostoles and Getafe plants. In this
step the approval of the organization for each local requirement is needed.
Application configuration and put the application to the test: to check out the
new system, three different kinds of proofs are going to be made, this proofs
are unit proofs, integrated proofs and user acceptance proofs.
Delivery and starting: at this moment of the project final users will be trained
and the new system will be started.
The way that all the work made before has sense is to develop in parallel a change
management to avoid, for example, the users rejection to the system. In this change
management
communication
there
are
four
management,
important
transition
elements:
role
change
management
management,
and
training
management.
With change management people could change their status quo, they will reduce
their change reject and will increase their commitment. Nowadays each employee
has a role and hold activities, the needs of the new system may affect some roles,
so some empoloyees must assume responsabilities that they hadnt had before and
give up another ones that they had before.
Finally, a training management should be done so all the employees could use the
application the better way and obtain the higher benefit of an ERP system. In this
training management there should be detail all the courses needed by the
employees, it should also detail the course duration so Industralia activity isnt
stopped during training process.
VI
ndice
1. INTRODUCCIN
2.1. INTRODUCCIN
2.2. DIFRENCIAS ENTRE UN PROGRAMA EXCLUSIVO Y UN ERP
2.3. POR QU IMPLANTAR UN ERP
2.4. CARACTERSTICAS GENERALES DE LOS SISTEMAS ERP
2.5. PRINCIPALES MDULOS DEL REA DE FINANZAS.
2.6. IMPLANTACIN.
2.6.1. CARACTERSTICAS DEL DESARROLLO E IMPLANTACIN DE LOS ERP.
2.7. BENEFICIOS E IMPACTOS
2.8. CONCLUSIONES
1
4
5
7
8
9
9
11
13
3. ORACLE
14
3.1. HISTORIA
3.2. APLICACIONES ORACLE
3.3. ORACLE EN FINANZAS
14
15
19
24
24
24
26
27
30
30
38
40
5.1. INTRODUCCIN.
5.2. OBJETIVOS DE LA GESTIN DEL CAMBIO.
5.3. COMPONENTES DE LA GESTIN DEL CAMBIO
5.4. PLAN DE COMUNICACIN
5.4.1. INTRODUCCIN
5.4.2. OBJETIVOS DE LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIN
5.4.3. GESTIN DE LA COMUNICACIN
5.4.4. PLAN DE COMUNICACIN
5.4.5. ENCUESTAS DE SEGUIMIENTO
5.4.6. ENCUESTA REALIZADA EL 21 DE DICIEMBRE DE 2006
5.4.7. ENCUESTA REALIZADA A 11 DE ABRIL DE 2007
40
43
45
47
47
48
49
54
61
64
78
VII
91
91
93
94
110
130
130
131
132
133
6. FUNCIONAL
156
6.1. INTRODUCCIN
6.2. SISTEMA FINANZAS DE ESPAA VERSUS EEUU
6.2.1. NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIN FINANCIERA (NIIF)
6.2.2. NORMATIVA ESPAOLA
ESTRUCTURA DEL PLAN
6.2.3. SISTEMA FINANCIERO ESTADOS UNIDOS
6.3 OBJETIVOS, ACTIVIDADES Y ENTREGABLES PRINCIPALES POR ETAPAS.
6.3.1. OBJETIVOS.
6.3.2 ACTIVIDADES.
6.3.3 ENTREGABLES.
6.4. ETAPA 1: DEFINICIN DEL EQUIPO DE TRABAJO
6.4.1 DEFINICIN DEL EQUIPO DE TRABAJO
6.4.2. ORGANIGRAMA DEL EQUIPO DE TRABAJO
6.5. ETAPA 2: REVISIN LOCAL DE LOS ESTNDARES GLOBALES DEL PROYECTO
6.5.1. VISIN GLOBAL DE LOS PROCESOS Y MTODO OPERATIVO
6.5.2. GLOSARIO DE TRMINOS
6.5.3. CUENTAS A PAGAR
6.6. ETAPA 3: CONFIGURACIN DE LA APLICACIN Y REALIZACIN DE PRUEBAS
6.6.1. INTRODUCCIN
6.6.2. ENTORNO DE DESARROLLO Y PRUEBAS
6.6.3. PRUEBAS UNITARIAS
6.6.4. PRUEBAS INTEGRADAS
6.6.5. PRUBAS DE ACEPTACIN DE USUARIOS
6.7. ENTREGA Y ARRANQUE
156
157
157
162
171
176
185
185
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189
191
191
200
201
201
206
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227
227
228
229
234
239
240
241
241
8. CONCLUSIONES
255
9. BIBLIOGRAFA
258
10. ANEXOS
260
VIII
INTRODUCCIN
Ingeniera Organizacin Industrial
1. INTRODUCCIN
Industralia Corporacin es una multinacional lder mundial en el desarrollo,
produccin y servicio de un tipo de equipos industriales. La multinacional cuenta
con sedes en varios pases entre los que se encuentran Argentina, Blgica,
Canad, Francia, Alemania, Italia, Japn, Mxico, Holanda y Estados Unidos, pas
donde se encuentra la sede central.
INTRODUCCIN
Ingeniera Organizacin Industrial
ERP
Ingeniera Organizacin Industrial
ERP
Ingeniera Organizacin Industrial
Cuando se decide implantar un ERP en una organizacin hay que tener muy
presente que estos sistemas son extremadamente costosos, y que una vez que los
sistemas ERP se implantan con xito trae una serie de beneficios importantes para
la organizacin.
haciendo
de
enlace
de
comunicacin
entre
los
distintos
ERP
Ingeniera Organizacin Industrial
ERP
Ingeniera Organizacin Industrial
Programa exclusivo
Programa ERP
implantacin y de recursos.
implantacin.
actualizados.
El mantenimiento y desarrollo
programacin.
tecnologa a aplicar.
actualizaciones.
departamentos.
Suponen un freno al acceso y
sistemas de informacin.
Es posible que no slo exista un tipo
ERP
Ingeniera Organizacin Industrial
Las tendencias comerciales actuales y futuras obligan a las empresas a ser cada
vez ms competitivas, para ello es necesario que stas tengan optimizados e
integrados todos sus flujos internos de informacin y sus relaciones comerciales
externas. Adems, deben conseguirse los objetivos estratgicos cmo las mejoras
de la productividad, la calidad, el servicio al cliente y la reduccin de costes. Las
tecnologas de la informacin han permitido, en gran medida, la consecucin de
dichos objetivos.
Las tendencias del marcado actual y futuro obligan a las empresas a ser cada vez
ms competitivas. Toda empresa que desee competir en el mercado debe
considerar la informacin como un activo muy importante. Por esta razn, es
necesario que la empresa tenga los sistemas de informacin adecuados para
suministrar rpida y eficazmente la informacin.
ERP
Ingeniera Organizacin Industrial
Tambin hay que tener presente que la implantacin de un ERP es algo muy
costoso (econmicamente y en cuanto a recursos humanos de la empresa),
complejos y difciles. Para instalar y parametrizar el programa es necesario la ayuda
de empresas consultoras externas lo que hace que el coste de la implantacin se
eleve de forma considerable.
ERP
Ingeniera Organizacin Industrial
ERP
Ingeniera Organizacin Industrial
Bancos y cartera.
Ventas
Este mdulo puede gestionar todo los aspectos relacionados con el activo fijo de la
empresa o inmovilizados de todo tipo.
ERP
Ingeniera Organizacin Industrial
2.6. IMPLANTACIN.
ERP
Ingeniera Organizacin Industrial
10
ERP
Ingeniera Organizacin Industrial
Varios son los puntos de vista en cuanto a las diferentes ventajas que se esperan
en una implantacin de un ERP, as como los impactos que este tendr en la
organizacin.
Es importante mencionar que los diferentes proveedores de software ERP (SAP,
Oracle, etc.) tiene sus beneficios caractersticos. Sin embargo la mayora de los
ERP tienen en comn varios beneficios. Algunos de los beneficios que podran
adquirirse al implantar cualquiera de ellos son:
11
ERP
Ingeniera Organizacin Industrial
Sin una adecuada gestin del cambio, los usuarios finales pueden no adaptarse al
nuevo sistema, resultando un fracaso total su implantacin.
Empresas de todo el mundo han implantado Sistemas ERP con un xito
destacable, entre estas empresas cabe destacar:
Cinsa ERP de ORACLE
GAN AHMSA ERP de SAP
KODAK ERP de FOUTH SHIFT
MEXICANA DE TELECOMUNICACIONES ERP de iBaan
SOFT CHOICE ERP de ORACLE
CASA MARZAM ERP de CARDINAL.
Concluyendo, los beneficios que ofrece un ERP son bastantes, teniendo en cuenta
que cada proveedor de ERPs ofrece diversas ventajas. Lo recomendable antes de
adquirir o implantar un ERP es hacer un estudio de los beneficios que se requieren
para la empresa, as como hacer una prueba piloto del ERP que se desea poner en
marcha.
12
ERP
Ingeniera Organizacin Industrial
2.8. CONCLUSIONES
13
ORACLE
Ingeniera Organizacin Industrial
3. ORACLE
3.1. HISTORIA
14
ORACLE
Ingeniera Organizacin Industrial
Los principales
mdulos son:
Finanzas
Oracle Financials da una visin completa de la situacin financiera y control sobre
todas las transacciones de la empresa. Este mdulo permite cerrar las cuentas de
forma ms rpida, tomar decisiones basadas en datos en tiempo real, y reducir el coste
total relacionado con la empresa. El hecho de aumentar la transparencia y velocidad de
los reportes e informes financieros ayuda a afrontar las necesidades corporativas da a
da.
Ventas
Oracle Sales est enfocado a acelerar el ciclo de ventas gracias a la utilizacin de unas
herramientas de desarrollo avanzadas, las cuales soportan y respaldan procesos de
venta multicanal y multidepartamental.
Marketing
15
ORACLE
Ingeniera Organizacin Industrial
Produccin
Logstica
Oracle Logistics controla la total ejecucin del proceso desde la gestin del almacn
hasta el transporte y vuelta al almacn. Esto optimiza el flujo de materiales a travs del
canal de suministro con una continua gestin y compensacin de los costes de
servicio, permitindote diferenciar los productos y servicios adecundolos a las
expectativas de los consumidores.
Cadena de suministro
16
ORACLE
Ingeniera Organizacin Industrial
Ejecucin de Pedidos
Compras
Servicios
Mantenimiento
17
ORACLE
Ingeniera Organizacin Industrial
Oracle Product Lifecycle Management ayuda a las empresas a dirigir de forma eficiente
los procesos de innovacin de comienzo a fin y todas las fases clave entre ellos. Las
organizaciones pueden maximizar el valor adquirido de cada producto, a lo largo del
ciclo de vida del mismo, gracias a una colaboracin segura entre partners
negociadores, proyectos integrados e informacin del producto, y un buen anlisis que
nos permita mejorar el proceso de toma de decisiones.
Proyectos
Recursos Humanos
18
ORACLE
Ingeniera Organizacin Industrial
Generacin
de
Estados
Contables,
Transacciones
Globales
Adems, incluye Global Consolidation System, CPG Trade Accounting, Public Sector
Budgeting y Public Sector Financials, US Federal Financials, Public Sector Financials
(internacional)
19
ORACLE
Ingeniera Organizacin Industrial
Advanced Collections
Treasury
20
ORACLE
Ingeniera Organizacin Industrial
Oracle Financial Analyzer permite el desarrollo planes nuevos y corrige fcilmente los
presupuestos y pronsticos. Los ejecutivos, gerentes de lnea de negocios y analistas
comerciales utilizan estas aplicaciones para desarrollar y analizar las mtricas de
desempeo, evaluar los riesgos y formular la direccin futura. Los profesionales de
ventas y de marketing utilizan Oracle Sales Analyzer para identificar las oportunidades
nuevas, medir la efectividad de las promociones, realizar el seguimiento de las ventas
de productos y pronosticar resultados futuros. Los beneficios clave son:
Internet Expenses
Oracle Internet Expenses es una aplicacin autoservicio que permite remitir, aprobar y
administrar los gastos online. Con Oracle Internet Expenses, se reduce los costos de
procesamiento de la transaccin, se reduce los ciclos del procesamiento de
transaccin, se reduce el error de datos y mejora la productividad del empleado. Oracle
Internet Expenses soporta transacciones en mltiples divisas, requerimientos fiscales
globales, cobra la descarga de la sentencia de tarjetas, y cobra el pago directo de
tarjetas.
Beneficios clave:
Reduce los costos y ciclos de procesamiento de la transaccin.
Reduce el error de datos
Mejora la productividad del empleado.
Incluye el Uso Restringido de Finanzas.
21
ORACLE
Ingeniera Organizacin Industrial
iReceivables
Financials Intelligence
22
ORACLE
Ingeniera Organizacin Industrial
Balanced Scorecard
23
industriales.
Actualmente Industralia da empleo a siete mil personas alrededor del mundo con
oficinas y centros de servicio en Argentina, Blgica, Canad, Francia, Alemania, Italia,
Japn, Mxico, Holanda y Estados Unidos entre otros pases.
Sus operaciones en Espaa son responsables de una parte de los negocios de Europa
y frica. Este proyecto afectar a las dos plantas que esta empresa tiene en Madrid, la
planta Getafe y la planta Mstoles.
La planta de Getafe es una fbrica de alta ingeniera, que fabrica los productos ms
complejos de Industralia en Espaa. La funcionalidad de la gestin de proyectos es por
tanto un parte clave en esta fbrica que est formada por doscientos empleados.
Los sistemas de negocio que se estn usando en Getafe son Oracle Financial (Versin
11.0) y un ERP customizado (AS 400). En la actualidad no hay ninguna integracin
entre estos dos sistemas de negocio.
24
Getafe y Mstoles, ambas plantas, reportan sus cuentas como parte de una nica
entidad legal espaola. Las actividades de cierre mensuales financieras son
principalmente manuales y tiene por tanto que ser revisadas para completar los cierres
en los formatos y en el tiempo que la Corporacin tiene estipulado.
Duplicacin de tareas.
Dificultades de comunicacin entre los diferentes sistemas.
Inconsistencia de la informacin en la base de datos, derivando en una
desnormalizacin de la misma.
Mala gestin de la informacin.
Mayor tiempo para el procesamiento de la informacin, obtencin de
informes.
Coste de mantenimiento de los sistemas.
25
4.1.2. Futuro
Debido a un mundo empresarial en donde los constantes cambios y una creciente
competitividad entre las distintas empresas estn cada vez ms presentes, Industralia
ha visto la necesidad de modificar algunos procesos, formas de operar y unificar todos
los sistemas de informacin. A nivel mundial Industralia ha optado por una
macroinversin consistente en unificar por un lado el ERP que tcnicamente d soporte
a todas las fbricas del mundo y por otro lado. Por tanto, el proyecto, a pesar de ser
una implantacin de un ERP con alta componente tecnolgica y tcnica, al ser el
resultado de una estandarizacin de los procesos de todas las reas departamentales
de la empresa, conlleva una alta componente de gestin del cambio que se tratar
oportunamente en el mismo.
26
4.1.3. Objetivos
El objetivo general del proyecto es desarrollar e implantar un sistema que permita la
integracin del personal, informacin y procesos de negocio con la finalidad de ayudar
a Industralia a impulsar su crecimiento a travs de la innovacin y actualizacin de las
tecnologas de la informacin.
Una vez puesto en marcha el nuevo sistema se vern integrados todos los sistemas
de informacin de Industralia y estarn alineados con la estrategia empresarial,
consiguiendo:
27
Para que todo el proyecto tenga sentido y se implante con xito, es tan importante o
ms el desarrollo e implantacin tcnica y funcional del ERP como una adecuada
gestin del cambio. Si no se llevase a cabo de manera correcta la gestin del cambio
se podra llegar a obtener un ERP que satisfaga todas las necesidades de la empresa
y unos usuarios que no sean capaces de aceptar el nuevo sistema, de manera que el
nuevo sistema sera intil para la empresa. Debido a la gran importancia de la gestin
del cambio se citan a continuacin sus objetivos ms generales:
28
Dado que la parte funcional del proyecto est centrada en el rea de finanzas, el
objetivo fundamental de esta parte del mismo consistir en estandarizar e implantar los
mdulos de cuentas a pagar, cuentas a cobrar y contabilidad general.
29
30
En cada uno de los pases se encuentra los documentos que se han generado en el
pas correspondiente para el desarrollo del proyecto. La informacin es compartida
entre todas las sedes, de manera que los pases que van ms avanzados sirven de
ejemplo para los que iniciaron el proyecto ms tarde, de este modo entre los distintos
pases se lleva a cabo Benchmarking4. En esta aplicacin es donde se encuentran las
ltimas versiones aprobadas por la organizacin.
31
La estructura que tiene tanto Especificaciones globales como cada uno de los pases
se puede observar en la Figura 4.
ESPAA
Getafe y Mstoles
32
La carpeta Informes contiene todos los informes que Oracle deber ofrecer a los
usuarios una vez se encuentre configurado y desarrollado.
33
Pruebas contendr todos los planning y resultados de los tres tipos de pruebas a
realizar: unitarias, integradas y finales.
Todos los planes de formacin desarrollados para entrenar a los Usuarios Clave (key
User) y a los Usuarios Finales se almacenar en la carpeta Entrenamiento. Tambin se
almacenar el calendario de formacin.
Dentro de cada una de estas carpetas hay 6 opciones distintas que se muestran en la
Figura 5.
34
File: son los ficheros de datos (ejemplo: .doc, ..xls) que se suben a Star. Para subir
ficheros se hace desde C: creando en este directorio una estructura igual que la de
Star y posteriormente se sincroniza el contenido de C: con el de Star. El objetivo de
tenr la funcionalidad de file es tener siempre localizada, accesible y compartida la
ltima versin de un fichero dado que se trabaja mundialmente con todos los riesgos
que esto conlleva ( multitud de usuarios entre otras cosa).
Change Requirement cualquier cambio que se tiene que hacer o modificacin sobre
cualquier tipo de configuracin tanto local como global. En la Figura 6 se muestra el
formulario a rellenar para abrir un Change Request. Cada vez que se abre uno nuevo
se le asigna un nmero para identificarle.
35
Task: cada vez que se abre un nuevo Informe (Report), cambio de configuracin
(Change Request) o cualquier Interface es necesario crear una nueva tarea (task). De
este modo la organizacin consigue controlar las peticiones de apertura de informes,
cambios en configuraciones, etc. En un proyecto de esta dimensin el controlar de
forma global esto es muy importante porque sino se podra dar la situacin de que un
determinado pas solicitara informes que otro pas ya a solicitado, esto supone el doble
de trabajo y el doble de dinero al tener que configurar dos veces el mismo informe. Con
esta medida tambin se evita situaciones de solicitud de informes descontrolada, en
muchas ocasiones los empleados de las organizaciones pueden pedir recursos que no
se necesitan por el famoso por si acaso en el futuro.
La metodologa del proyecto se apoya en analizar detenidamente que recursos
(humanos e informticos) va ha requerir Industralia para el desarrollo de su actividad
Industrial sin dejar hueco al posible por si acaso.
En la Figura 7 se muestra el Formulario para crear una nueva Task, al igual que en los
casos anteriores al abrir una nueva task se le asignar un identificador.
Entrando un poco ms detenidamente en este formulario es necesario un Nombre
(Name) que en el caso de un informe ser el nombre del informe que se est
solicitando, un responsable de la tarea (Responsibility) , el estado (status) si est
pendiente de aprobar por Estados Undios, est en curso, y una prioridad (Priority)
para ir gestionando primero las tareas que tienen una mayor prioriodad.
36
Figura 7: Task
37
38
entre
los
que
se
encuentran
procesos
de
negocio,
matriz
de
En Tcnico se recoge toda la informacin tcnica del proyecto relacionada con las
bases de datos, migraciones, requisitos de los sistemas. Requerimientos de hardware,
software y de comunicaciones.
En Gestin del Cambio se almacena toda la informacin generada para llevar a cabo la
comunicacin, transicin de roles, formacin y actividades para que la implantacin del
nuevo sistema se realice con xito.
39
Para que todo el proyecto tenga sentido y se implante con xito, es tan importante o
ms el desarrollo e implantacin tcnica y funcional del ERP como una adecuada
gestin del cambio. Si no se llevase a cabo de manera correcta la gestin del cambio
se podra llegar a obtener un ERP que satisfaga todas las necesidades de la empresa
y unos usuarios que no sean capaces de aceptar el nuevo sistema, de manera que el
nuevo sistema sera intil para la empresa.
La resistencia es una forma natural de actuar ante el cambio para muchas personas,
por esta razn, los problemas que pueda tener las personas ante el cambio es el
mayor obstculo que se puede encontrar la organizacin.
El anticiparse y minimizar los problemas de las personas ante el cambio es un aspecto
muy importante para que la implantacin se lleve a cabo de manera exitosa.
Hay que tener en cuenta que el cambio siempre representa un proceso y no un evento,
esto quiere decir que la adaptacin ante un cambio no se puede realizar de manera
inmediata, sino que requiere un tiempo para que todas las personas acepten este
cambio y se adapten a la nueva forma de trabajar y operar.
Por lo tanto tener claro que el xito de la implantacin del ERP no slo depende de
factores tcnicos y tecnolgicos sino que tambin es imprescindible tener en cuenta los
aspectos humanos es el punto de partida para una adecuada gestin del cambio.
40
El no tener en cuenta los factores humanos conlleva una serie de riesgos que pueden
hacer difcil o inalcanzables los objetivos al encontrarnos con:
Resistencia al cambio.
Reduccin de la productividad durante y despus de la implantacin.
Desmotivacin de los empleados al no comprender la nueva situacin.
Desconcierto en los empleados al verse la fase de implantacin prolongada por
los motivos anteriores.
Pese a todos los esfuerzos que se hagan para que el cambio impacte lo menos posible
en la productividad de la empresa, es necesario ser conscientes que durante el
proceso de implantacin del nuevo sistema la productividad se ver afectada
negativamente.
41
Por lo tanto se puede decir que entre los objetivos de la gestin del cambio est:
42
Entrenamiento
43
Control: asegurar que en el futuro con la implantacin del ERP los procesos de control
de negocio son realizados adecuadamente con el nuevo sistema. Definir y llevar a
cabo el soporte adecuado debido al cambio en el sistema (Oracle frente a los
anteriores), los procesos (definidos expresamente por la corporacin y estndares para
todas las plantas) y los procedimientos (documentacin que refleja los procesos o
flujogramas complementada con la documentacin explicativa y detallada de cmo,
quienes y cundo se van a ejecutar las actividades descritas a los procesos
anteriores).
44
45
Por ltimo para que todo el personal sea capaz de utilizar la aplicacin de manera
correcta y de este modo sacarle el mximo provecho a todos los beneficios que ofrece
un sistema ERP se va a detallar un plan de entrenamiento mediante la gestin de
entrenamiento, en la que se van a detallar los cursos necesarios para que el personal
asimile la aplicacin, as como el la duracin de estos cursos para que la actividad de
Industralia no se vea paralizada durante el proceso de formacin.
46
5.4.1. Introduccin
Para que la implantacin final del proyecto se pueda llevar a cabo de manera exitosa,
es necesaria una adecuada gestin de la comunicacin, de manera que toda la
organizacin se sienta partcipe en el proyecto y comprenda y comparta los beneficios
que suponen la implantacin del ERP. La Comunicacin adquiere gran importancia,
llegando a ser una actividad crtica en el proyecto, en dos momentos especficos:
47
de INDUSTRALIA con el
Proyecto.
Minimizar la resistencia a la puesta en marcha del sistema Oracle.
Favorecer la creacin de actitudes positivas hacia el Proyecto.
Impulsar a la organizacin, de manera que se produzca una aceptacin del
proyecto a todos los niveles.
Para que todas las acciones de comunicacin que se propongan en este Plan tengan
xito es necesario:
Compromiso e impulso de la Alta Direccin y segundos niveles de
direccin.
Identificar
eliminar
posibles
barreras
que
puedan
surgir
como
48
49
Compras.
Calidad & Ingeniera & Oficina Tcnica.
Contratos y Gestin de Proyectos.
Marketing.
Repuestos.
Servicios & Reparaciones.
Finanzas.
Produccin.
50
actitudes
comportamientos
proactivos,
obteniendo
la
Teniendo en cuenta los objetivos que se desean alcanzar, se han definido los
mensajes clave a transmitir en las acciones de comunicacin que se realicen a lo largo
del Proyecto.
Estos mensajes clave identificados son los siguientes:
INDUSTRALIA est implantando ORACLE con el objetivo de homogeneizar
los procesos de negocio a nivel mundial y permitir la consolidacin de
informacin de gestin.
El compromiso de la direccin de INDUSTRALIA es total, tanto a nivel
mundial como a nivel nacional.
Informacin clara y puntual del estado de avance del proyecto.
Es necesaria la involucracin de todos los empleados de la compaa.
51
Los canales de comunicacin son los mtodos utilizados para distribuir mensajes a las
personas involucradas. Uno de los principios que se recomienda seguir en cualquier
plan de comunicacin es el utilizar, en la medida de lo posible, los canales de
comunicacin existentes.
Por otra parte, es importante que el envo de los mensajes se realice por las personas
identificadas de la Organizacin para cada una de las acciones de comunicacin que
se detallan ms adelante. De este modo se garantiza la mayor aceptacin por parte de
los receptores. Para el proceso de comunicacin se van a emplear los siguientes
canales:
Comunicaciones escritas:
o
Intranet.
e-mail.
Tabln de anuncios.
Buzn de Sugerencias.
Reuniones:
o
Process
Owners9,
Directores
de
Departamento,
etc.)
Usuarios clave
Propietarios de los procesos (Jefes o Directores de rea)
10
Lderes de Gestin del Cambio
9
52
53
Mensajes de Informativos.
g) Mensajes de Impulso.
h) Mensajes de Pre-Implantacin.
i)
Mensajes de Post-Implantacin.
j)
La frecuencia con la que cada una de las acciones es llevada a cabo se muestra en la
Tabla 1.
11
54
Accin
Audiencia /
Asistentes
Emisor /
Sponsor
Contenido
Canal
Frecuencia
Reunin Process
Owners
Process Owners y
equipo Gestin del
Cambio.
Jefe Proyecto y
Recursos
Humanos
Descripcin del
Estado del
Proyecto,
prximos pasos e
inquietudes.
ACTA.
Presencial
Quincenal
Reunin Briefing.
Direccin de
Industralia
Presentacin
sobre el estado del
proyecto,
siguientes pasos e
implicaciones.
Presencial
Mensual
Reuniones por
cada uno de los
Departamentos
Impactado
Gerentes de
Departamentos
impactos, personal
clave de cada
departamento, RH y
Jefatura de Proyecto
Personal de cada
Departamento.
Cada Gerente
con su
Departamento.
Explicacin del
proyecto y su
grado de avance,
implicaciones en el
departamento,
prximos pasos e
inquietudes.
ACTA.
Presencial
3 veces a lo
largo del
proyecto
Change Champions
& Equipo Gestin del
Cambio
Jefe Proyecto +
RECURSOS
HUMANOS
Explicacin Grado
de Avance del
Proyecto,
prximos pasos,
inputs del personal
impactado.
ACTA.
Presencial
Semanal
Reunin Change
Champions.
Reunin Comit de
Empresa
Comits de Empresa
de Mstoles y Getafe
Recursos
Humanos
Explicacin del
proyecto, grado de
avance y prximos
pasos.
Presencial
4 veces a lo
largo del
Proyecto.
Mensajes de
Informativos.
Departamentos
Impactados
Jefe Proyecto
Explicacin del
grado de avance,
prximos pasos,
inquietudes,
experiencia en
otras
implantaciones,
entrevista, etc.
Intranet.
e-mail.
Tabln de
anuncios
Quincenal
Mensajes de
Impulso a cada
departamento
impactado.
Personal del
Departamento de Compras.
-Calidad & Ingeniera
-Contratos
--Repuestos
-Servicios &
Reparaciones
-Finanzas
-Produccin.
Cada Gerente a
su Departamento
Explicacin del
grado de avance,
prximos pasos,
implicaciones en el
departamento, etc.
Adicionalmente se
deber enviar al
acta de la reunin
de Departamento.
Intranet.
e-mail.
Tabln de
anuncios
3 a lo largo del
Proyecto
55
Mensajes de PreImplantacin.
Todos los
departamentos
impactados
Direccin
Industralia / Jefe
Proyecto
Explicacin que en
una semana se
producir el
arranque del
sistema.
Explicacin de la
existencia de un
equipo de soporte
y como acceder a
l.
Intranet.
e-mail.
Tabln de
anuncios
a.- 1 semana
antes del
arranque.
b.- Despus
del primer
cierre
mensual.
Mensajes de PostImplantacin.
Todos los
departamentos
impactados
Direccin
Industralia / Jefe
Proyecto
Explicacin que
hace una semana
se ha producido el
arranque del
sistema
Intranet.
e-mail.
Tabln de
anuncios
1 semana
despus del
arranque
10
Encuestas
Business
Readiness
Assessment
Todos los
departamentos
impactados
RECURSOS
HUMANOS
Encuestas
metodologa
STAR
Soporte
papel.
Se har
llegar
mediante
los Change
Champions
4 a lo largo del
proyecto
56
Una vez definidas las acciones y las frecuencias de cada accin, se ha elaborado un
planning que se muestra en la Tabla 2
Enero
Diciembre
18
M
19
Reunin
Change
Champions,
Business
Readment
Assesment,
Briefing
26
25
20
Mensaje
Informativo
21
22
S
23
D
24
27
Reunin
Change
Champions,
Reunin
Process
Owners
3
Mensaje
Informativo
28
Comit
Empresa
29
30
31
2
Reunin
Change
Champions
9
Reunin
Change
Champions
Reunin
Process
Owners
16
Reunin
Change
Champions
10
11
Reunin
Departamento
12
13
14
17
Mensaje
Informativo
18
19
20
21
23
Reunin
Change
Champions
Reunin
Process
Owners
24
25
Mensaje
Impulso
26
27
28
15
22
57
Febrero
29
30
Reunin
Change
Champions
12
19
Marzo
26
58
31
Mensaje
Informativo
1
Comit
Empresa
6
Reunin
Change
Champions
Reunin
Process
Owners
13
Reunin
Change
Champions
7
Mensaje
Informativo
9
Sesin
informativa
10
11
14
15
Reunin
Departamento
16
17
18
20
Reunin
Change
Champions
Reunin
Process
Owners
B.R.A.
27
Reunin
Change
Champions
21
Mensaje
Informativo
22
23
24
25
1
Mensaje
Impulso
28
12
19
26
Mensaje PreImplantacin
6
Reunin
Change
Champions
Reunin
Process
Owners
13
Reunin
Change
Champions
7
Mensaje
Informativo
8
Comit
Empresa
9
Briefing
10
11
14
15
Reunin
Departamento
16
17
18
20
Reunin
Change
Champions
Reunin
Process
Owners
Business
Readment
Assesment
27
Reunin
Change
Champions
21
Mensaje
Informativo
22
23
24
25
28
29
Mensaje
Impulso
30
31
Abril
4
Mensaje
Informativo
9
Mensaje PostImplantacin
10
Reunin
Change
Champions
Reunin
Process
Owners
11
12
13
14
15
59
16
17
Business
Readment
Assesment
18
Comit
Empresa
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
10
11
12
13
Mayo
30
7
Mensaje PostImplantacin
60
Estas encuestas se van ha realizar una vez al mes como se indica en la Tabla, estas
encuestas se corresponden con Business Readment Assesment. Se ha considerado
que un mes es el intervalo de tiempo adecuado para ver como
61
La encuesta (vase Tabla 3) est formada por once preguntas cerradas, tres preguntas
abiertas y tres preguntas de localizacin.
Fuertemente en
desacuerdo
En desacuerdo
Neutral
De Acuerdo
Fuertemente de Acuerdo
Las razones de negocio por las que se lleva a cabo el proyecto han sido
claramente explicadas.
62
DATOS COMPLEMENTARIOS:
Perteneces a
Msteles?
Getafe?
Mi departamento es___________________________
Mi posicin es:
Supervisor/Gerente
Empleado
Tabla 3: Encuesta
63
64
Para poder observar cules son los departamentos que tienen ms complicaciones
para comprender y apoyar la necesidad del cambio se ha realizado una grficas
comparativas entre la media total y cada uno de los departamentos.
Para realizar ests grficas se han agrupado las preguntas en 4 categoras (Tabla 4):
1.
2.
MISIN
futuro.
4.
ser un xito.
6.
LIDERAZGO
COMUNICACIN
65
ROL
En la Tabla 5 se muestra las medias de cada uno de los departamentos para cada uno de los grupos anteriores.
Media
Total
OT, AC,
14
OF
Repuestos
Compras
Finanzas
Servicio Post
venta
Produccin
Ingeniera y
Calidad
Misin
2,95
2,85
3,11
3,53
3,50
2,86
2,76
2,07
Liderazgo
3,19
3,17
3,17
3,60
3,20
3,24
3,02
2,33
Acc.
Comunicacin
Rol
2,64
2,50
3,29
2,90
3,20
2,38
2,79
2,07
2,69
2,44
3,33
3,60
2,80
2,43
2,81
1,20
A continuacin se ha representado grficamente el contenido de esta tabla y se ha realizado un anlisis para cada uno de los
departamentos
14
66
3,5
3
2,5
2
Media del departamentos por
categoras
1,5
1
0,5
0
67
3,5
3
2,5
2
Media del departamentos por
categoras
1,5
1
0,5
0
68
4
3,5
3
2,5
2
1,5
1
0,5
0
asimilados
por
los
empleados
de
este
departamento
69
4
3,5
3
2,5
2
1,5
1
0,5
0
70
SERVICIO POST-VENTA.
3,5
3
2,5
2
Media del departamentos por
categoras
1,5
1
0,5
0
Las valoraciones realizadas por este departamento rondan el nivel Neutral, aunque
preguntas relacionadas con las Acciones de Comunicacin y Rol se posicionan
en media en un nivel inferior:
71
3,5
3
2,5
2
Media del departamentos por
categoras
1,5
1
0,5
0
72
3,5
3
2,5
2
Media del departamentos por
categoras
1,5
1
0,5
0
73
Media
1-Comprendo los objetivos del proyecto
2-Las razones de negocio por las que se lleva a cabo el proyecto han sido
claramente explicadas
3-El proyecto beneficiar a Industralia en un futuro
4-Creo que mi jefe directo apoya los objetivos del proyecto
5-Creo que la implantacin ser un xito
6-Las personas de la organizacin confan en los responsables durante un
proceso de cambio
7-creo que las comunicaciones del proyecto son claras
8.creo que las comunicaciones del proyecto son apropiadas y contienen el
suficiente nivel de detalle
9-Las comunicaciones del proyecto se realizan en plazos razonables
10-Conozco los canales de comunicacin que puedo utilizar para dar mi
opinin y realizar preguntas
11-Comprendo perfectamente cmo tengo que colaborar para que la
implantacin sea un xito.
Total
2,99
2,59
3,23
3,36
3,06
3,09
2,54
2,47
2,65
2,96
2,68
2,88
Puntuacin
3,5
3
2,5
2
1,5
Puntuacin
1
0,5
0
74
Oracle,
no estn siendo
claramente asimilados
por
la
organizacin.
Anlisis sobre las preguntas de la LIDERAZGO del proyecto
o
75
76
Clarificar en los mensajes, las fases del proyecto y los plazos, incluyendo
acciones de apoyo y soporte pre-implantacin y post-implantacin.
77
las
15
78
Al igual que en la primera encuesta BRA 116 se han agrupado las preguntas en 4
categoras. Vase13.
Para poder ver cuales son los departamentos que han mejorado respecto a BRA 1
y cules han empeorado o se han mantenido igual, se va a realizar una
comparativa por departamentos entre el BRA 1 y el BRA 2.
16
79
BRA 1
Media Total
BRA 2
Media Total
2,95
3,19
2,64
2,69
Misin
Liderazgo
Acc. Comunicacin
Rol
BRA 1
3,15
3,03
2,76
2,81
BRA 2
OT/CS/OF
2,85
3,17
2,50
2,44
3,72
3,67
3,25
2,44
Liderazgo
Acc. Comunicacin
Rol
2,86
3,24
2,38
2,43
BRA 1
BRA 1
BRA 2
BRA 1
BRA 2
BRA 1
BRA 2
Repuestos Repuestos Compras Compras Finanzas Finanzas
3,11
3,17
3,29
3,33
BRA 1
Ing.
Serv.Post.Venta Serv.Post.Venta Produccin Produccin
Calidad
Misin
BRA 2
BRA 1
OT/CS/OF
2,81
3,00
2,43
2,57
2,76
3,02
2,79
2,81
BRA 2
2,78
2,83
2,71
3,33
2,07
2,33
2,07
1,20
80
3,67
3,39
3,25
3,33
BRA 2
Ing.
Calidad
3,93
3,27
3,25
3,33
3,53
3,60
2,90
3,60
3,67
3,67
3,15
3,60
BRA 1
BRA 2
Mstoles Mstoles
2,36
2,54
1,92
2,23
4,04
3,75
3,32
3,33
3,50
3,20
3,20
2,80
3,78
3,67
3,50
3,33
4
3,5
3
2,5
2
1,5
Media BRA 1
Media BRA 2
0,5
0
17
y las acciones de
17
Dueos de procesos
81
3,7
3,6
3,5
3,4
3,3
3,2
Media BRA 1
3,1
Media BRA 2
3
2,9
2,8
Conclusiones:
82
4
3,5
3
2,5
2
1,5
Media BRA 1
Media BRA 2
0,5
0
83
4
3,5
3
2,5
2
1,5
Media BRA 1
Media BRA 2
0,5
0
84
3,5
3
2,5
2
1,5
Media BRA 1
Media BRA 2
0,5
0
85
3,5
3
2,5
2
1,5
Media BRA 1
Media BRA 2
0,5
0
86
4
3,5
3
2,5
2
1,5
Media BRA 1
Media BRA 2
0,5
0
La Misin y el Rol han sido los valores cuyos resultados se han incrementado en
algo ms de un punto.
Conclusiones:
87
Media BRA 1
5
4
3
2
1
Media BRA 1
88
Media BRA 2
5
4
3
2
1
Media BRA 2
89
5.4.7.4. Conclusiones
90
5.5.1. Introduccin
La implantacin del ERP supone definir que recursos humanos se necesitan para
obtener el mximo beneficio del nuevo sistema, de manera que para que la
implantacin se lleve a cabo con xito se va ha:
Mapeo
91
Es muy importante dar a conocer la existencia de este plan entre los empleados, ya
que si entienden el objetivo general de este plan se disipar cualquier posible temor
a la perdida de puestos de trabajo con la implantacin del ERP. Mediante este plan
los empleados comprendern cmo con los recursos humanos actuales y sus
conocimientos se van a cubrir las necesidades futuras, adems de este modo
tambin ser ms fcil que acepten cambios en sus funciones y asuman
responsabilidades que en la actualidad no tienen y en un futuro si tendrn.
92
93
REA
Sub-rea 1
ROL 1
Habilidad y conocimiento1
Habilidad y conocimiento2
Habilidad y conocimiento3
ROL 2
Habilidad y conocimiento1
Habilidad y conocimiento2
Sb-rea 2
ROL 1
Habilidad y conocimiento1
Habilidad y conocimiento2
ROL 2
Habilidad y conocimiento1
Habilidad y conocimiento2
Habilidad y conocimiento3
ROL 3
Habilidad y conocimiento1
Habilidad y conocimiento2
18
19
Skill Assessment
Habilidades y conocimientos por rol.
94
Empleado 1
Ara
Sub-rea
ROL 1
Empleado n
Habilidad y conocimiento 1
Habilidad y conocimiento 2
Habilidad y conocimiento 3
ROL 2
Habilidad y conocimiento 1
Habilidad y conocimiento 2
Habilidad y conocimiento 3
Sub-rea
ROL 1
Habilidad y conocimiento 1
Habilidad y conocimiento 2
Habilidad y conocimiento 3
ROL 2
Habilidad y conocimiento 1
Habilidad y conocimiento 2
Habilidad y conocimiento 3
ROL 3
Habilidad y conocimiento 1
20
Habilidades
95
Departamentos actuales
Sbrea
Produccin y Control de la
Ingeniera
produccin
Logstica
Calidad
Taller
Maestro Artculos
Planning
Compras Materiales
Envos
Econmico-Financiero y Servicios
Cuentas a pagar
Generales
Cuentas a cobrar
Finanzas y contabilidad general
Proyectos
Suministros
Compra materiales
Repuestos
Compra materiales
Envos
Servicio Post-Venta
Ingeniera
Taller
Atencin al cliente
Ventas
Proyectos
Atencin al cliente
Ventas
Ingeniera
Maestro artculos
Compra materiales
Ingeniera
Logstica
Calidad
Taller
Compra materiales
96
Mstoles
Ingeniera
Logstica
Calidad
Maestro artculos
Compra materiales
Atencin cliente
Envos
Proyectos
Tecnologa
Tecnologa
Tecnologa
Tabla 9: Grupos para el anlisis de habilidades
97
35
30
25
20
15
10
Tecnologa
Proyectos
Finanzas y contabilidad
Cuentas cobrar
Cuentas pagar
Envos
Ventas
Atencin cliente
Compras Materiales
Planning
Maestro Artculo
Taller
habilidades cubiertas
Calidad
Logstica
Total habilidades
Ingeniera
98
conocimientos
intermedios
entre
los
responsables
de
99
35
30
25
20
15
10
Tecnologa
Proyectos
Finanzas y contabilidad
Cuentas cobrar
Cuentas pagar
Envos
Ventas
Atencin cliente
Compras Materiales
Planning
Maestro Artculo
Taller
habilidades cubiertas
Calidad
0
Logstica
Total habilidades
Ingeniera
100
101
35
30
25
20
15
10
Tecnologa
Proyectos
Finanzas y contabilidad
Cuentas cobrar
Cuentas pagar
Envos
Ventas
Atencin cliente
Compras Materiales
Planning
Maestro Artculo
Taller
habilidades cubiertas
Calidad
Logstica
Total habilidades
Ingeniera
En la Figura 32 se puede ver los resultados del grupo de suministros. En este caso
la nica rea que afecta a este departamento es Compra de Materiales
102
35
30
25
20
15
10
Tecnologa
Proyectos
Finanzas y contabilidad
Cuentas cobrar
Cuentas pagar
Envos
Ventas
Atencin cliente
Compras Materiales
Planning
Maestro Artculo
Taller
habilidades cubiertas
Calidad
Logstica
Total habilidades
Ingeniera
103
35
30
25
20
15
10
Tecnologa
Proyectos
Finanzas y contabilidad
Cuentas cobrar
Cuentas pagar
Envos
Ventas
Atencin cliente
Compras Materiales
Planning
Maestro Artculo
Taller
habilidades cubiertas
Calidad
Logstica
Total habilidades
Ingeniera
En la Figura 34 se puede ver los resultados del departamento Servicio Post Venta.
La sub-reas que afectan al departamento son las sealadas con un cuadro rojo.
Aunque a este departamento no le afectan Compra materiales se observa que el
personal del departamento abarcan 28 de las 34 habilidades definidas.
21
Trabajo en curso
104
105
35
30
25
20
15
10
Tecnologa
Proyectos
Finanzas y contabilidad
Cuentas cobrar
Cuentas pagar
Envos
Ventas
Atencin cliente
Compras Materiales
Planning
Maestro Artculo
Taller
habilidades cubiertas
Calidad
Logstica
Total habilidades
Ingeniera
106
35
30
25
20
15
10
Tecnologa
Proyectos
Finanzas y contabilidad
Cuentas cobrar
Cuentas pagar
Envos
Ventas
Atencin cliente
Compras Materiales
Planning
Maestro Artculo
Taller
habilidades cubiertas
Calidad
Logstica
Total habilidades
Ingeniera
avanzado
en
ingenieros
de
proyecto,
jefes
de
proyecto,
107
35
30
25
20
15
10
Tecnologa
Proyectos
Finanzas y contabilidad
Cuentas cobrar
Cuentas pagar
Envos
Ventas
Atencin cliente
Compras Materiales
Planning
Maestro Artculo
Taller
habilidades cubiertas
Calidad
Logstica
Total habilidades
Ingeniera
Conocimientos
avanzados
en
ingeniera,
intermedios
108
de
35
30
25
20
15
10
Tecnologa
Proyectos
Finanzas y contabilidad
Cuentas cobrar
Cuentas pagar
Envos
Ventas
Atencin cliente
Compras Materiales
Planning
Maestro Artculo
Taller
habilidades cubiertas
Calidad
Logstica
Total habilidades
Ingeniera
109
Role
Definition
Ingeniera
Ingeniero de fabricacin
Ingenerio de produccin
Director de la produccin
Ingeniero de proyectos
Logstica
Responsible del material
Planificador de la
produccin
de artculos.
Recepcin de pedidos
Encargado de la
recepcin
Supervisor de la
recepcin
al encargado de la recepcin.
Solicitante
Garanta de calidad
22
110
de la calidad
Encargado de la garanta
de calidad
Supervisor de la garanta
de calidad.
Taller
Ensamblador
Capataz
Maquinistas
Director de operaciones
Operador
Director de planta
Supervisor de taller
Team Lead
Maestro de artculos
Administrador de artculo
Mantenimiento de artculos.
Solicitante de artculos
Planificacin
Planificador de la
demanda
Analista de pronsticos
Planificador de inventario
Planificador Maestro
Planificador de materiales
Director de Planificacin
111
Analista de compras
Director de compras
Director Sourcing
Proveedores
Solicitante de
proveedores
Solicitante de
proveedores.
Atencin al cliente
Representante de
atencin al Cliente
Servicio tcnico
Reparacin tcnica
Administracin de
Servicios de contratos
Encargado del centro de
servicios
Ventas
Ingeniero de aplicacin
Direccin de atencin al
cliente
Director de ventas
Analista de precios
112
Envos
Vendedor del envo
Coordinador de
exportacin
Director de envos
Cuentas a pagar
Vendedor cuenta a pagar
Pagador de cuentas a
pagr
Supervisor de cuentas a
pagar
Cuentas a cobrar
Vendedor de cuentas a
pagar.
Director de cuentas a
pagar
Administrador de la
facturacin
Colector
Finanzas y contabilidad
Contable
Vendedores de
contabilidad
Director de contabilidad
Controlador
Analista financiero
Proyectos
Administrador de
proyectos
Contable de proyectos
Director de proyectos
113
sistemas
Desarrollador de
aplicaciones
Analista de sistemas
114
Departament
o actual
Puesto
actual
Rol N
Rol 21
Rol 20
Rol 19
Rol 18
Rol 17
Rol 16
Rol 15
Rol 14
Sub-ra 15
Rol 13
Rol 11
Rol 10
Rol 9
Rol 8
Rol 7
Rol 6
Rol 5
Rol 4
Rol 12
Sub-rea 2
Rol 3
Rol 2
Rol 1
Sub-rea 1
Supervisor
En la tabla se observa como para cada uno de los Departamentos tiene existen unos puestos y cmo para cada una de las sub-reas
estn representados los roles que la organizacin ha definido para ese sub-rea. Con este plan se ha relacionado los puestos que existe
en la organizacin actualmente con los que la organizacin ha establecido que habr una vez est el nuevo sistema en funcionamiento.
Para ver el documento de Staffing alignment ir a Anexo V
Posteriormente este documento se ha analizado para obtener conclusiones. El anlisis se ha hecho por departamentos, para ver las subreas que afectan a cada departamento consltese la Tabla 10.
115
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Total de roles
Roles cubiertos
116
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Total de roles
Roles cubiertos
117
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Total de roles
Roles cubiertos
118
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Total de roles
Roles cubiertos
119
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Total de roles
Roles cubiertos
120
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Total de roles
Roles cubiertos
121
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Total de roles
Roles cubiertos
122
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Total de roles
Roles cubiertos
123
ste
se
responsabilizar
del
seguimiento
del
coste,
23
Mapeo de recursos
124
24
5.5.5.1. Objetivos
24
Resource mapping
125
126
127
128
129
Por estos motivos, entre otros, se va a elaborar un plan de formacin en el que van
a estudiar todos los factores a tener en cuenta para que el desarrollo e implantacin
de dicho plan tengan el xito y beneficios esperados.
130
5.6.2. Objetivos
El objetivo global del Plan de Formacin es permitir a los usuarios realizar sus
tareas diarias de manera eficaz con el nuevo sistema y en el contexto correcto para
conseguir los objetivos de negocio de Industralia. Tambin tiene como objetivo
global preparar a los empleados para comprender y operar segn los nuevos
procesos de trabajo.
Para lograr los dos objetivos anteriores es necesario:
Se han identificado los factores (Figura 47) que determinan las necesidades de
formacin, por lo que tienen que ser tenidas en cuenta a la hora de disear la
FACTORES
estrategia de formacin:
131
7. Seguimiento de la formacin.
Se efectuarn acciones de seguimiento de la formacin, lo cul permitir identificar
la efectividad de la formacin, el nivel de la asistencia, y si fuese necesario,
acciones de mejora y medidas correctoras.
132
133
Para cada uno de los empleados de las dos plantas se ha estudiado cul o cules
son los mdulos de los que debe recibir los cursos, mostrando cul es su rol de
empleado. En la tabla tambin se puede ver, en funcin del color de la casilla, si un
empleado asiste al curso en modo presencial, si es un auto entrenamiento o si es
un curso principal lo que implica que un 50-60 % del curso son actividades.
Mdulos Oracle
Mdulo 1
Mdulo2
Mdulo3
Mdulo4
Getafe
X
Empleado 1
Empleado 2
Empleado 3
X
Empleado 4
Empleado 5
Empleado 136
Empleado 1
Empleado 2
Empleado 3
Empleado 37
Tabla 12: Anlisis de los colectivos impactados
134
Mdulo 58
25
Modo visualizacin
Mode realizacin guiada
27
Modo prctica
26
135
136
28
137
el
Departamentos a formar
N empleados en
N empleados en
Getafe
Mstoles
Produccin y Control de la
29
produccin
Atencin al cliente (Marketing)
11
Finanzas
19
Ingeniera y calidad
14
Contratos
36
Suministros
15
Repuestos
TOTALES
128
28
29
Formadores.
138
5.6.4.3.3. Mtodos
5.6.4.3.4. Herramientas
139
30
30
140
Se han definido tres escenarios distintos para llevar a cabo la formacin de manera
que la direccin elija el ms adecuado en funcin de los riesgos y circunstancias de
industralia.
141
Para saber a que rea (Finanzas, Produccin) pertenece cada una de las
actividades se marcado con un color que identifique a cul de ellas pertenece. La
siguiente tabla muestra el color asociado a cada rea.
31
OM
32
ATC
33
PTP
34
PTM
Tabla 14: Leyenda para escenarios
31
Order management
Acounting to close
3333
Purcahse to Pay
34
Plan to manufacture
32
142
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Accountant Accountant Accountant
AP Clerk
Viernes
AP Clerk
AR Clerk
AR Clerk
AR Mnger.
Credit
Analyst
Descanso
AR Mnger.
14.3015.30
15.3016.30
Planning
16.30Manager
17.30
143
Lunes
Martes
Semana 2
Mircoles Jueves
AP Clerk
Collector
Purchasing
Analyst
Purchasing
Manager
Billing Ad.
CSRep. +
Pricing
CSRep. +
Pricing
CSRep. +
Pricing
Material
Handler
Material
Handler
Material
Handler
Project
Manager
(Solo
Getefe)
Viernes
Buyer
Project
Engineer.
Financial
Analyst
Manufac.
Engineer
Project
Engineer
Operator
Getefe
AP Sup.
Acc Mnger.
Inventory
Planner
AP Sup.
Billing Ad.
Semana 3
Semana 4
Horas
Lunes
Martes
Mircoles Jueves
Viernes Lunes
Martes
Mircoles Jueves
Viernes
Buyer
Project
Item Admin.
Item
Item
Material
Operator
Product
Project
Project
8.30-9.30
Engineer
Admin.
Admin.
Planner
Engineer
Accountant Administrator
9.30-10.30
CSRep. +
CSRep. +
CSRep. +
Project
1030Pricing
Pricing
Pricing
Manager
11.30
(Mstoles)
Requisitio- Requisitio11.30ner
ner
12.30
Production
12.30Scheduler
13.30
Quality
Quality
Receiving
Receiving
Receiving
Shipping
Shipping
13.30Assurance Assurance
Clerk
Supervisor
Manager
14.30
14.3015.30
144
145
Semana 1
Horas
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Accountant Accountant Accountant AP Clerk
Viernes
AP Clerk
AR Clerk
AR Clerk
8.30-9.30
9.30-10.30
1030-11.30
11.30-12.30
12.30-13.30
AR Mnger.
Credit
Analyst
Financial
Analyst
Lunes
Martes
Semana 2
Mircoles
Jueves
AP Clerk
Collector
Purchasing
Analyst
Purchasing
Manager
Billing Ad.
CSRep. +
Pricing I
(10)
CSRep. +
Pricing I (10)
CSRep. +
Pricing I
(10)
Material
Handler
Material
Handler
Material
Handler
Project
Manager
Project
Engineer I
(8)
Viernes
Buyer I
(8)
Descanso
AR Mnger.
14.30-15.30
15.30-16.30
Planning
16.30-17.30 Manager
146
Manufac.
Engineer
Project
Engineer I
(8)
Acc
Mnger.
Operator
AP Sup.
Inventory
Planner
AP Sup.
Billing Ad.
Jornada intensiva
Horas
8.30-9.30
9.30-10.30
103011.30
11.3012.30
12.3013.30
13.30 -14-30
147
Lunes
Buyer I
(8)
Fin.
Analyst
Semana 3
Martes Mircoles Jueves
Viernes
Buyer II
(7)
CSRep. +
Pricing II (9)
CSRep. +
Pricing II
(9)
Item
Item
Administrator Administrator
Operator
Buyer II (7)
CSRep. +
Pricing II (9)
Lunes
Martes
Product
Engineer I
(10)
Semana 4
Mircoles Jueves
Product
Engineer II
(10)
Project
Accountant
(9)
Viernes
Project
manager I
(6)
Project
manager II
(7)
Project
Engineer II
(6)
Project
Engineer II
(6)
Project
Engineer II
(6)
Sala 2 Mstoles
Jornada Normal
Horas
8.30-9.30
9.30-10.30
1030-11.30
11.30-12.30
Lunes
Martes
Buyer
Buyer
12.30-13.30
Descanso
14.30-15.30 Manufac.
Engineer
15.30-16.30
16.30-17.30
148
Project
Manager
Sem 1
Mircoles Jueves
CSRep. +
Pricing
CSRep. +
Pricing
Viernes
CSRep. +
Pricing
Item
Item
Administrator Administrator
Product
Engineer
Item
Administrator
Product
Engineer
Production
Scheduler
Lunes
Martes
Inventory
Material
Planner
Handler
Project
Project
Administrator
Engineer
Sem 2
Mircoles
Purchasing
Analyst&
manager
Jueves
Viernes
QA.
Inspector &
Manager
(Mstoles y
Getafe)
QA.
Inspector
&
Manager
(Mstoles
y Getafe)
QA.
Inspector &
Manager
(Mstoles y
Getafe)
QA.
Inspector
&
Manager
(Mstoles
y Getafe)
Jornada intensiva
Horas
8.30-9.30
9.30-10.30
1030-11.30
11.30-12.30
12.30-13.30
13.30 -14-30
149
Lunes
Shipping
Clerk
Shipping
Manager
Semana 3
Martes Mircoles Jueves
Viernes
Lunes
Martes
Semana 4
Mircoles Jueves
Viernes
150
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
Accountant Accountant Accountant AP Clerk AP Clerk
8.30-9.30
9.30-10.30
1030-11.30
11.30-12.30
12.30-13.30
AR Mnger.
Credit
Analyst
Financial
Analyst
Project
Engineer I
(8)
AR
Clerk
AR Clerk
Lunes
Semana 2
Martes Mircoles Jueves
AP
Clerk
Collector
Purchasing
Analyst
Purchasing
Manager
Billing
Ad.
CSRep.
+ Pricing
I (10)
CSRep. +
Pricing I
(10)
CSRep. +
Pricing I
(10)
Material
Handler
Material
Handler
Material
Handler
Project
Manager
Viernes
Buyer I
(8)
Descanso
AR Mnger.
14.30-15.30
15.30-16.30
151
Manufac.
Engineer
Project
Engineer I
(8)
Operator Inventory
Planner
AP Sup.
AP Sup.
Billing
Ad.
Jornada Intensiva
Horas
8.30-9.30
9.3010.30
103011.30
Semana 3
Lunes Martes Mircoles Jueves
Viernes
Lunes
Buyer I
(8)
CSRep. +
Pricing II (9)
CSRep. Product
+ Pricing Engineer
II (9)
I (10)
Buyer II
(7)
Buyer II (7)
CSRep. +
Pricing II (9)
Semana 4
Martes Mircoles Jueves
Product
Engineer II
(10)
Item
Item
Operator
Administrator Administrator
11.3012.30
Project
manager
II (7)
12.3013.30
13.30 -14-30
152
Fin.
Analyst
Viernes
Project
Project
Accountant manager
(9)
I (6)
Project
Project
Engineer Engineer II
II (6)
(6)
Project
Engineer
II (6)
Sala 2 Getafe
Jornada Normal
Horas
8.30-9.30
9.30-10.30
1030-11.30
11.30-12.30
Lunes
Martes
Buyer
Buyer
(Mstoles) (Mstoles)
Semana 1
Mircoles Jueves
CSRep. +
Pricing
CSRep. +
Pricing
Viernes Lunes
CSRep.
+ Pricing
Semana 2
Martes Mircoles Jueves
Inventory
Material
Planner
Handler
Project
Project
Administrator Engineer
QA.
QA.
Inspector Inspector
&
&
Manager Manager
(Mstoles (Mstoles
y Getafe) y Getafe)
QA.
QA.
Inspector Inspector
&
&
Manager Manager
(Mstoles (Mstoles
y Getafe) y Getafe)
Item
Item
Product
Administrator Administrator Engineer
12.30-13.30
Descanso
14.30-15.30 Manufac.
Engineer
15.30-16.30
Project
Manager
Item
Administrator
Production
Scheduler
Product
Engineer
Viernes
Purchasing
Analyst&
manager
16.30-17.30
Jornada Intensiva
Horas
8.30-9.30
9.3010.30
103011.30
11.3012.30
12.3013.30
13.30 -14-30
153
Lunes
Shipping
Clerk
Shipping
Manager
Semana 3
Martes Mircoles Jueves Viernes Lunes
Martes
Semana 4
Mircoles Jueves Viernes
5.6.4.5.Evaluacin de la formacin.
Riesgos de no hacerlo
Beneficios
Los cuestionarios que se van a realizar a los usuarios que reciban cursos persiguen
un objetivo principal: Validar la satisfaccin de los asistentes con respecto a
todos los aspectos de las sesiones de formacin realizadas:
Imparticin
Mtodos de Formacin
Contenidos de la Formacin
Satisfaccin Global
Etc.
154
Fecha de finalizacin:
Nmero de horas:
Horario:
A) Valoracin general
Su nivel de preparacin
Su nivel de especializacin
Su nivel de comunicacin
Su disponibilidad
Adecuacin
Estado de funcionamiento
Luminosidad
Amplitud
Ventilacin
Condiciones climticas
Accesibilidad
funcionamiento
155
6. FUNCIONAL
6.1. INTRODUCCIN
En la parte funcional este proyecto se va a centrar en el rea de finanzas, en donde
se identificarn las necesidades de la organizacin y se adaptarn a los mdulos de
Oracle.
Para el desarrollo de las tareas funcionales se va a seguir una metodologa de
trabajo en serie, en donde es necesaria la finalizacin de una etapa para dar
comienzo a su etapa sucesora, esto es as porque las salidas de una etapa se
convierten en las entradas su sucesora. A continuacin se describe las etapas a
seguir para llevar a cabo la parte funcional:
ETAPA
DESCRIPCIN
Configuracin de la aplicacin y
realizacin de pruebas
Entrega y arranque
Equipo
Trabajo
Revisin
Estndares
Configuracin
Aplicaci
156
Entrega
Arranque
AASB
FASB
ACSB
G4+1
ASB
FRSB
157
La autoridad del IASB para emitir estas normas fue reconocida por el Financial
Accounting Standards Board (FASB) de los Estados Unidos, mediante el
ACUERDO NORWALK, anunciado por ambos organismos el 29 de octubre de
2002, para armonizar sus normas contables, e identificar y solucionar diferencias
entre las NIIF y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (US
GAAP), a fin de que puedan ser aplicadas para la informacin financiera con usos
nacionales y en otros mercados.
Una institucin fundada en 1973 denominada Fundacin del IASC, es la
responsable de nombrar los miembros del IASB, Consejos y Comits, supervisar
sus actuaciones y buscar la financiacin necesaria para su funcionamiento.
158
IASC
6 Norte
Amrica
4 Asia
6 Europa
3 Otras
Regiones
159
IASC
22 miembros
IASB
14 miembros
SAC
IFRIC
12 miembros
Director of
Operations
Nombran a
Informan a
35
160
Director of Techinical
AcTivities and Technical Staff
36
161
empresa en los que tiene inmovilizados sus recursos, como pueden ser el
derecho de cobro de sus ventas sobre sus clientes, el derecho de devolucin de
fianzas constituidas, etc.
o
Toda empresa debe cumplir obligatoriamente con los Principios contables para
llevar su contabilidad y debe presentar los siguientes documentos obligatorios.
o
162
163
externos
(entidades
financieras,
proveedores
Patrimonio
Masas
Patrimoniales
Empresa
EMPRESA
Activo Estructura
Econmica
Neto y Pasivo
Estructura
Financiera
Bienes
Derechos
Deudas
Obligacione
s
Elementos
Patrimoniales
164
165
DEBE
HABER
Fecha
Altas de cuentas
Incrementos de cuentas de Activo
Reducciones de cuentas de Pasivo
Reducciones de cuentas de neto
166
b) Cuentas diferenciales: son las que recogen los Gastos e Ingresos generados
durante un ejercicio por la empresa. Son cuentas que figuran en la contabilidad de
la empresa durante un ejercicio econmico, ya que transcurrido el mismo se
preceder a su cierre a travs del proceso denominado Proceso de Regularizacin.
Estas cuentas estn recogidas en los grupos 6 y 7 del PGC37 y son la fuente de
informacin bsica para la construccin de la cuenta de resultados.
Cuentas
Direnciales
G.6
G.7
Gastos
Ingresos
37
167
168
El artculo 25 del Cdigo de Comercio (CCo) obliga a todo empresario a llevar una
contabilidad ordenada y adecuada a su actividad empresarial, pudiendo delegar en
otras personas la realizacin de sta, lo que no quita para que la responsabilidad la
asuma l, salvo en supuestos particulares.
169
La realizacin del inventario, cuyo resultado puede recogerse, junto con las cuentas
anuales, en un mismo libro o bien en otro individualizado, comparar la informacin
ofrecida por la contabilidad y la verdadera situacin econmica de la empresa,
comprobada mediante el recuento fsico y la valoracin de cada uno de los
elementos contabilizados.
A excepcin de las cuentas anuales, los registros contables sern secretos (art. 32
del CCo), salvo en ciertos casos previstos legalmente o cuando el empresario lo
juzgue conveniente.
170
38
38
171
172
173
En esta parte se describe cada uno de los conceptos que aparecen en el cuadro de
cuentas y la mecnica contable ms habitual de stos, es decir, los motivos de
cargo y abono ms usuales.
Citando el Plan General Contable: Para algunas cuentas, se han incorporado
criterios valorativos en esta tercera parte, que complementan y, en algunos casos,
aclaran el contenido de las normas de valoracin en relacin con algn elemento
patrimonial concreto. La parte de definiciones y relaciones contables no ser de
aplicacin obligatoria, excepto en aquello que aluda o contenga criterios de
valoracin o sirva para su interpretacin y sin perjuicio, como se indicaba
anteriormente, del carcter explicativo de las diferentes rbricas o partidas de las
cuentas anuales.
Cuarta parte: cuentas anuales
174
Aplicacin con carcter general, a partir del 2007, a todas las personas
fsicas o jurdicas a llevar contabilidad.
Modifica el nmero de informes (balances) a presentar. Con el PGC se
deban presentar dos balances (Cuentas de explotacin y Activo-Pasivo),
mientras que con las FIIF es preciso entregar 3 o 4 (Balance de ActivoPasivo, Cuenta de Explotacin, Estado de flujos de efectivo, Cambio en el
Neto patrimonial).
La nueva NIIF tambin modifica la estructura la informacin de los balances.
PGC
NIIF
Prdidas y Ganancias
Activo-Pasivo
Prdidas y Ganancias
Activo-Pasivo
Flujos de Efectivo
Variacin Neto
Patrimonial
175
6.2.3.1. Introduccin
41
176
177
42
43
42
43
Valor razonable
Flujo de caja
178
Se trata de una teora contable, de carcter general, que plantea una estructura
lgica y deductiva del conocimiento contable y define una orientacin bsica para
los organismos responsables de elaborar las normas de contabilidad.
El marco conceptual establece una gua general, orientada a servir de ayuda para
los organismos emisores de las normas contables, para que los estndares a
incorporar sean consistentes con los estndares en vigor.
El marco conceptual tiene tambin como objetivo ayudar a los usuarios de estados
financieros a entender las bases sobre las que estn confeccionados los estados
financieros, definiendo con claridad la finalidad de cada uno de ellos, e identificando
las caractersticas cualitativas que permiten que la informacin suministrada en los
estados financieros sea til.
44
El marco conceptual
179
45
180
181
182
Medir es determinar los importes monetarios por los que seran reconocidos los
elementos cantables. El concepto de valoracin identifica un proceso analtico,
mediante el cual se atribuye a cada elemento de los estados financieros el importe,
expresado en unidades monetarias, por el que debe figurar en dichos estados.
De entre todos los criterios de valoracin, aplicables a los elementos de los estados
financieros, hay que destacar:
183
184
Etapa
Definicin del equipo de trabajo
Objetivos
Validar los objetivos de los distintos
mdulos de Oracle
Definir los recursos del proyecto
Establecer las herramientas, polticas
y procedimientos del proyecto
Crear el plan de trabajo
Configuracin de la aplicacin y
185
realizacin de pruebas.
Entrega y arranque
186
6.3.2 Actividades.
Es necesario tener definidas las actividades que se van a llevar a cabo en cada una
de las etapas si se quieren lograr los objetivos marcados. Con una clara definicin
de las actividades se controla mejor el tiempo de realizacin de las distintas etapas
y se puede controlar y asignar de una manera ms eficaz los recursos a lo largo del
proyecto.
Etapa
Definicin del equipo de trabajo
Actividades
Determinar la lista de procesos y
aplicaciones.
Identificar y distribuir los recursos
necesarios para el desarrollo del
proyecto.
Gestionar y organizar a todo el equipo
del proyecto.
Confirmar las herramientas del
proyecto, polticas y procedimientos.
Determinar el plan de trabajo.
Desarrollar el plan de riesgos y de
migracin.
Determinar las necesidades para el
entrenamiento.
Validar los conocimientos de los
usuarios finales.
187
Configuracin de la aplicacin y
realizacin de pruebas.
configuracin
Realizar las pruebas unitarias,
integradas y del sistema.
Realizar la matriz de responsabilidades
con la puesta en marcha del nuevo
sistema.
Finalizar el entrenamiento de los
usuarios finales.
Desarrollar el plan de continuidad del
negocio.
Comunicar el plan de implantacin a
los accionistas de Industralia.
Entrega y arranque
188
6.3.3 Entregables.
Para gestionar adecuadamente toda la informacin que se va generando en el
proyecto es muy importante definir previamente que informacin y documentos se
deben obtener en cada una de las etapas.
Etapa
Definicin del equipo de trabajo
Entregables
Site Preparation Checklist
Project Organization Chart
Estndares del proyecto (Estados de
los informes, cambios en los
objeltivos).
Listado de Gaps.
46
Plan de trabajo
Plan de Riesgos
Quality Assessment
Plan de gestin del cambio
Validacin de la infraestructura
tecnolgica.
46
Gaps: se define con este trmino al resultado de haber revisado las funcionalidades de la
implantacin global frente a los requisitos locales y, en caso de existir necesidades no cubietas
localmente aparecen lso gaps, los cuales hay que desarrollar explcitamente (por ejemplo, un informe
financiero espaol que la implantacin global no ha tendio que desarrollar).
189
Configuracin de la aplicacin y
realizacin de pruebas.
Entrega y arranque
Plan de transferencia de
conocimientos.
Validacin de calidad.
Notificacin de la puesta en marcha
del Nuevo sistema.
User Acceptance Test Plan
User Acceptance Test Approval
Global Instance Test Cases
Global Instance Test Approval
Documentacin fianal de configuracin
Resource Roll-Off Plan
Quality Assessment
Implementation Closeout
190
Responsabilidades
191
Requisitos
Responsabilidades
Asegurar que todos los requisitos de negocio crticos y legales han sido
satisfecho.
Participar en le proceso de diseo y sesiones de revisiones
Participar en la creacin validacin de los entregables incluyendo los
requerimientos
de
negocio,
anlisis
de
gaps,
diseo
de
procesos,
47
192
Requisitos
Responsabilidades
193
Requisitos
Responsabilidades
Lder Tcnico
Coordinar las actividades tcnicas.
Gestin da a da de la infraestructura y de todas las licencias que se vayan
requiriendo.
Desarrollo del esquema de sistemas futuro.
Coordinar el desarrollo, infraestructura y sistema de redes necesarios para la
puesta en marcha del nuevo sistema.
Coordinador de infraestructura
Asesorar y gestionar la infraestructura local necesaria, como ordenadores,
impresoras, soporte de redes.
Adquirir el software necesario para dar soporte a la implantacin.
194
195
Requisitos:
Lder Tcnico
Conocimiento completo de los sistemas actuales
Entender los estndares, procedimientos
y polticas de desarrollo de
Industralia.
Alta experiencia en la gestin de proyectos
Fuertes conocimientos de aplicaciones software entre las que deben estar sin
falta el manejo de bases de datos y aplicaciones de procesos de datos.
Habilidades de comunicacin y capacidad de trabajo en equipo.
Coordinador de la infraestructura
Conocimientos bsicos de los sistemas actuales, arquitectura tecnolgica y
herramientas actuales
Fuerte capacidad de anlisis
Gran capacidad de comunicacin y de trabajo en equipo
196
Responsabilidades
Clases
197
Trabajo/Grado de impacto
Sueldo/compensacin
Coordinador de la Comunicacin
Coordinar al grupo de Comunicacin de la Corporacin para guiarle en todas las
actividades relacionadas con las comunicaciones
Adaptar las plantillas estndar (creadas por la organizacin a nivel mundial) del
desarrollo de las comunicaciones a los requisitos y al lenguaje local.
Coordinar la logstica y desarrollar las comunicaciones locales a todo el comit
de Direccin.
48
Proveedores/Clientes/Distribuidores
Work Foce Transition: plan para alinear recursos humanos actuales con los que necesitar la
aplicacin y alinear puestos de trabajo actuales con los requeridos en un futuro por la aplicacin.
198
Requisitos
Coordinador de la Comunicacin
Larga experiencia en todos los temas relacionados con la comunicacin.
Conocimientos locales Know how lenguaje local/cultura.
Grandes habilidades en comunicacin oral y escrita.
Capacidad para hacer presentaciones agradables y de hablar en pblico.
Experiencia en el manejo de aplicaciones software.
Habilidad para trabajar en equipo para lograr objetivos comunes.
199
200
En esta etapa se revisarn todos los flujos de los procesos definidos por la
organizacin y se identificarn los cambios que se tiene que hacer bien por
cuestiones legales locales o por necesidades de Industralia Spain.
6.5.1. Visin global de los procesos y mtodo operativo
El flujo de operacin de la empresa empieza con el pedido de un cliente. Los
clientes se ponen en contacto con la empresa solicitando uno de sus productos. Si
el cliente no pertenece a la Lista de Clientes de Industralia se le da de alta,
almacenando informacin sobre la razn social, domicilio, NIF, telfono, mail,
Contactos, Vendedor (opcional), Tipo industria (opcional) y Forma de pago del
cliente y se procede a la preparacin del PMO49. Si el cliente ya se encuentra dado
de alta se comprueba si tiene crdito para el pedido que ha realizado, en caso que
tenga crdito se procede a la preparacin del PMO.
Una vez que se aprueba el proyecto, con el nuevo sistema, ser dado de alta en el
Mdulo de Proyectos y una vez conocido el nmero del proyecto se incluye en el
mdulo de Order Management
50
Booking51.
49
201
202
52
Envo al Cliente
203
FIN
no
si
Comprobar
Crdito
Pedido
Cliente
Existe
Cliente
Tiene
Crdito
no
no
si
Dar
De Alta
Cliente
Prepara
PMO
si
Procesos de
Compra
Elaborar Lista
Materiales
Fabricar
Producto
Introducir
pedido en
Booking
Realizar
Factura
204
Proyecto
Aprobado pro
la direccin
Dar
De Alta Proyecto
En Mdulo de proyectos
Con nmero proyectos
205
206
Sitio de pago: Sitio del proveedor que puede recibir pagos de facturas.
Un proveedor debe tener por lo menos un sitio de pago establecido en
ORACLE.
Lotes de pagos: un grupo de facturas seleccionadas para el proceso
automtico de pago.
207
208
209
FACTURA PROVEEDOR
UNIDADES
MATERIAL
PRECIO
TOTAL
UNITARIO
10
Tornillos
10
100
Tuercas
50
250
Motores
1000
7000
7350
IVA
1176
TOTAL
8256
Sistema AS400
ORACLE AP
ORACLE
Contabilidad
US
210
ORACLE
Contabilidad
Nacional
FACTURA
Dpto. Cuentas Pagar
CONFORMAR
PEDIDO
COMPRA
211
Dpto.
Contabilidad
CONTABILIZAR
Dpto. Tesorera
PAGAR
Con la implantacin del ERP del Oracle en todas las reas departamentales de la
empresa, el proceso se va ha modificar en varios aspectos. Una vez se realiza el
pedido y se recibe el departamento de Cuentas a Pagar se encargar de conformar
la factura enviada por el proveedor, para ello buscar en el sistema el pedido
asociado con la factura que se encuentra en la base de datos. Una vez tenga el
pedido disponible en la pantalla del ordenador comprobar que la factura mandada
por el proveedor est correcta en funcin de lo pedido, en cuyo caso introducir los
datos de la factura en el sistema que automticamente ser contabilizada segn la
contabilidad de Estados Unidos y segn la contabilidad de Espaa.
FACTURA PROVEEDOR
UNIDADES
MATERIAL
PRECIO
TOTAL
UNITARIO
10
Tornillos
10
100
Tuercas
50
250
Motores
1000
7000
7350
IVA
1176
TOTAL
8256
Por ltimo se proceder al pago de la factura que puede ser mediante cheques,
transferencias o confirming, a diferencia del sistema actual con la implantacin del
nuevo ORACLE ninguna de las tres formas de pagos se realizar de manera
manual, los cheques sern impresos segn se indique al sistema, las trasferencias
no se realizarn on_line mediante la pgina Web del banco sino que se realizar
mediante el nuevo sistema y los confirming seguirn siendo automticos.
212
FACTURA
213
Dpto. Tesorera
DAR ORDEN
PAGO
Neto
Activo
Pasivo
Cuentas de Resultados
Gastos
Ingresos
El motor de Contabilidad Global ser llevado a cabo por los siguientes pases:
Francia, Grecia, Italia, Portugal, Espaa con sus propios requisitos locales.
Un enfoque consistente resultar de una mejor solucin puesta en prctica en
conjunto, antes de que cada sitio tome sus propias decisiones de diseo.
Mantener un nico plano global a Hyperion, sistema para reportar a Estados
Unidos al final de cada mes se lanza un listado con la planta, cuenta e importe
acumulado para mandarlo a Estados Unidos para introducir esta informacin en
la base de datos global y conseguir as un control superior alrededor del
informe financiero.
214
Entidad
Organizaci
Departament
Cuenta
Futuro
Negocio
Denominaci
Identificador
Lista comn:
Cuenta
Reserva de
Identificado
n social
de direccin y
Direccin
Reina.
cuatro dgitos
r que
sitio. Hace
detallada de
Ej:
para
tienen
referencia a
P&G (Pridias
4000
modificacione
asignadio
las dos
y gancias)
Provedore
s futuras.
cada
plantas Getafe
compaa
y Mstoles
3000
afilidad.
Clientes
Cada una
de las
filiales
puede
actuar
tanto como
proveedor
como
cliente
Organizacin
Entidad
Departamento
Cuenta
Local
Negocio
Futuro
Usa valores
Usa
Usa valores
Usa
Campo
Usa
Campo
actuales
valores
actuales
valores
reservado
valores
reservado para
actuales
para cada
actuales
modificaciones
actuales
pas.
Tabla 16: Mapeo entre Maestro de cuentas actual y GLAAF
215
futuras
Ejemplo de GLAAF
Organizacin Entidad
Trading Futuro
<Org>
<Entity>
0000
32020
000
0000
0000
<Org>
<Entity>
0000
32000
000
0000
0000
<Org>
<Entity>
0000
39000
000
5100
0000
<Org>
<Entity> 4020
80200
000
0000
0000
216
53
54
Cuentas a pagar
Purchases Order
217
DAR DE ALTA
PROCESAR
Cancelar facturas
Cargar una cuenta del proveedor
CANCELAR
Localizar proveedores
Consultar facturas
CONSULTAS
Consultar de pagos.
Consultar notas de crdito y deuda
Sub-proceso CP 050
INFORMES
pagos.
Ejecutar informes de Solicitud de efectivo.
Ejecutar informes de Facturas antiguas.
Ejecutar informes de Descuentos disponibles.
Ejecutar informes de Informe de impuestos.
Ejecutar informes de Prdidas/Ganancias no
realizadas.
Ejecutar informes de Pagos de proveedor.
Ejecutar informes de Registro de pagos.
Ejecutar informes de Ganancias de prdidas.
Ejecutar informes de Cuentas Pagadas.
Ejecutar informes de Anlisis de pago de cuenta.
218
219
Recibir facturas
electrnicamente
O por mail.
Introducir o
importar facturas
Enlazar a Orden
de Compra o
recibo
Ver Factura
Crear
Contabilidad
220
Aprobar Factura
Pagar Factura
Factura proveedores
Boletn recepcin almacn
Pedido compra
221
controlar
Colaboracin
Proveedor
Crear y
mantener
Requisitos de
compra
Compra de
Materiales y
Servicios
Controlar
Tasacin y
Fuente
Vigilar
funcionamiento
Proveedor y
Mantener Lista
Aprobada Proveedor
222
Controlar
Envos
Proveedor
Recibir
Materiales
Devolver
bienes A
Proveedor
Controlar
Ahorro
Proceso
devolucin
Cliente
Ejecutar
Proceso
de Vale
Procesar y
Distribuir
Pagos
Cancelar
Facturas y
Anular
Pagos
Los usuarios autorizados pueden hacer ajustes en los detalles de las facturas,
distribuciones y planificacin de pagos, incluso si la factura ha sido pagada o
contabilizada.
Puede ajustar cierta informacin en el pago de la factura si ha activado la opcin
permitir ajustes en los pagos de facturas.
Cancelar
factura
Realizar
proceso
de ajuste
Fin del
proceso
223
Factura no
existe
Este proceso comienza cuando el Responsable de Pagos indica que hay realizar un
pago. Este pago se puede realizar bien de manera manual o de manera automtica.
Primero se introduce en el sistema el reembolso si el pago se realiza de forma
manual se crea el cheque (mandar a imprimir cheque) y se graban los pagos
manuales en Payables, si el pago se realiza de forma automtica se genera el pago
por
224
Crear cheque
Grabar pagos
manuales en
Payables
Enviar pago al
proveedor
Pago
manual
Generar pago
por computadora
Recibir solicitud
de cheque
Introducir
reembolso
225
Sistema genera
cheques o pagos
electrnicos
Detener o
cancelar pagos
Una vez definidos todas las actividades de Cuentas a pagar hay que comprobar
que se adaptan a lo especificados y definido por la organizacin a nivel mundial. En
algunos casos, bien por motivos legales o por necesidades locales, no se podrn
realizar las actividades segn la organizacin defini. El anlisis de vacos consiste
en analizar estos casos y documentarlos para tras la aprobacin de la organizacin
documentar estos cambios para que los configuradores de Oracle puedan adaptar
los mdulos a las necesidades locales.
Actividad
Mdulo
Requisito
Tipo
Detalles
Solucin
Oracle
Para cada uno de los gpas encontrados se identifica la actividad, mdulo de oracle
al que pertenece, requisito que se ha identificado, tipo de requisito se es local o es
de tipo legal, detalles por si se quiere especificar algo ms y la solucin propuesta
para el gap.
Documento completo en anexo VIII
226
6.6.1. INTRODUCCIN
En esta etapa y a partir de los procesos y diagramas de la etapa anterior se crearn
los documentos de configuracin, en donde se detalla en un lenguaje especfico las
condiciones del nuevo sistema. A este documento se le conoce en el mundo de la
consultora como BR 100.
Adems en esta etapa tendrn lugar los tres tipos de pruebas: unitarias, integradas
y de aceptacin de los usuarios.
Por ltimo se realizan las pruebas de aceptacin de los usuarios, que consisten en
la aprobacin final por los Usuarios Clave del proyecto, en donde firman y aceptan
la validez del nuevo sistema.
227
228
Las pruebas unitarias solo afectan a las Sub-Procesos CP 010, CP 020 y CP 030.
Con la realizacin de estas pruebas se va a probar que el sistema de de alta
(facturas, lotes, asigna orden de compra a una factura), que procesa informacin
(procesa pagos, grupos de pagos) y cancela la informacin deseada (cancelar
facturas, cheques, pagos). La consulta de informacin del sistema (como
informacin sobre proveedores, facturas,) y la obtencin de informes se probarn
durante el desarrollo de las pruebas integradas.
6.6.3.1. Requisitos
229
6.6.3.2. Ventajas
El objetivo de las pruebas unitarias es aislar, cada parte del programa y mostrar que
las partes individuales son correctas. Estas pruebas aisladas proporcionan las
siguientes ventajas:
230
55
error
231
Los manuales de pruebas unitarias estn formados por una portada en la que se
indica el nombre del subproceso que se va a probar y el nombre de las actividades
que componen este subproceso. La Tabla 21 es un esquema de la portada de estos
documentos:
Industralia Project
Manual de Pruebas Unitarias
CP-0X0: Nombre Sub Proceso
CP0X0.01
CP0X0.02
CP0X0.03
CP0X0.04
CP0X0.05
Nombre actividad 1
Nombre actividad 2
Nombre actividad 3
Nombre actividad 4
Nombre actividad 5
Approvals:
Name
Signature
232
Date
A continuacin de la portada se encuentran las guas de las pruebas, una gua por
cada actividad. En estas guas se indica en cada paso a seguir, la ruta para llegar
hasta el paso, descripcin del paso, nombre del campo en el que va a introducir
datos a nombre del botn que tienen que seleccionar, acciones y en caso que tengo
que introducir informacin la informacin que debe introducir.
Responsabilidad de
Oracle
Payables Manager
Paso #
Descripcin
del paso
Ruta de
navegacin
Nombre del
campo
Accin
Comentarios
1
2
3
4
Resultado del test
Verificado por
Fecha
233
Comentarios
(Indsutralia)
Datos
Las pruebas integradas tienen un objetivo muy claro, comprobar que el nuevo
sistema funciona globalmente es decir, comprobar que desde que se abre un
proyecto hasta que se contabiliza toda la informacin que se genera es consistente.
Mientras que en las pruebas unitarias no era necesario ningn tipo de coordinacin
entre los distintos mdulos ya que se trataba de verificar que cada mdulo
funcionaba correctamente de manera independiente, en las pruebas integradas la
coordinacin es imprescindible ya que unos mdulos dependen de otros y se trata
de verificar que la aplicacin funciona en conjunto.
234
Debido a la coordinacin que debe de haber entre los distintos mdulos para la
realizacin de estas pruebas es necesario definir un modelo de ejecucin en el que
quede, entre otras cosas, qu mdulo debe empezar las pruebas, el orden de
realizacin, la informacin y los datos a introducir en el sistema.
Ejecucin de
Test
Registrar
Resultados
235
Registrar
problemas
Paso
Propietario
Escenario 1
Escenario 2
Escenario 3
Escenario 4
Escenario 5
Escenario 6
ID
Xxx
xxxx
X
X
236
237
Step
Nombre Paso
Resultado
Todos los problemas que han surgido en la realizacin de las pruebas se han ido
registrando en un documento. La informacin que se resgistraba es la que indica la
Tabla 25
Test
ID
Paso
del test
Propietario
del test
Escenario
Problema
Solucin
necesaria
Ruselto durante
238
Prximos
pasos
239
240
Tipo gasto
de media al mes
Consultores
96,9
Viajes
4,405
Licencias
13,549
Mobiliario
2,2
Material de oficina
0,7
Ordenadores y cableado
Casetas de trabajo
0,75
Temporales
19,04
Otros gastos
22,0726
241
242
El coste total del proyecto se divide en dos periodos, el primero de ellos comprende los meses de octubre, noviembre, diciembre, y el
segundo periodo comprende los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio y parte de julio.
La siguiente tabla muestra los gastos por mes y periodo de cada uno de los conceptos anteriores:
Gastos asociados al
Periodo 0
Periodo 1
2006
2007
proyecto
Oct
Nov
Dic
Ene
Feb
Mar
Ab
May
Jun
Jul
Consultores
99
99
99
96
96
96
96
96
96
96
Viajes
4,75
2,47
3,58
4,75
4,75
4,75
4,75
4,75
4,75
4,75
Licencias
0,499
3,05
3,568
18,339
18,339
18,339
18,339
18,339
18,339
18,339
Mobiliario
2,2
2,2
2,2
2,2
2,2
2,2
2,2
2,2
2,2
2,2
Material oficina
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
Ordenadores y cableado
Casetas de trabajo
0,75
0,75
0,75
0,75
0,75
0,75
0,75
0,75
0,75
0,75
Temporales
19,323
14,352
12,728
18,094
18,094
18,094
23,687
23,687
23,687
18,654
Otros gastos
0,401
0,325
25
25
25
95
25
10
15
Total en MES
133,222 128,923
128,851
171,833
171,833
171,833
247,426
177,426
162,426
162,393
Total Perido
390,996
Total Proyecto
1656,166
1265,17
243
Para tener cubiertas todas las posibles situaciones se ha analizado los costes que tendran lugar en una situacin pesimista en donde el
proyecto ser retrasa varios meses y los costes por mes se incrementan, especialmente los costes de los consultores. La tabla siguiente
muestra el coste del proyecto en una situacin pesimista.
Periodo 0
Periodo 1
2006
2007
Oct
Nov
Dic
Ene
Feb
Ma
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Consultores
99
99
100
120
100
111
96
100
100
96
110
95
Viajes
4,75
2,47
3,58
4,75
4,75
4,75
4,75
4,75
4,75
4,75
Licencias
0,499
3,05
3,568
18,339
18,339
18,339
18,339
18,339
18,339
18,339
Mobiliario
2,2
2,2
2,2
2,2
2,2
2,2
2,2
2,2
2,2
2,2
2,2
2,2
Material oficina
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
Ordenadores
Casetas de trab
0,75
0,75
0,75
0,75
0,75
0,75
0,75
0,75
0,75
0,75
0,75
0,75
Temporales
19,323
14,352
12,728
18,094
18,094
18,094
23,687
23,687
23,687
18,654
18,654
18,654
Otros gastos
0,401
0,325
25
25
25
95
25
10
15
10
13
Total en MES
133,222 128,923
129,851
195,833
175,833
186,833
247,426 181,426
166,426
162,643
153,304
141,054
Total Peridos
391,996
Total Proyecto
2002,774
1610,778
244
CONCEPTO
IMPORTE MEDIO
K
290
NEGOCIOS
50
ADMINISTRATIVAS
220
40
EXTERNOS
130
20
60
TOTAL
810
245
El nuevo sistema asegurar un control de coste del proyecto mejor que permita
tomar las acciones adecuadas en cada momento en funcin de las circunstancias.
Debido al nuevo sistema y a su mejor capacidad para gestionar y controlar toda la
informacin se han previsto ahorros debido al control de coste de un 0.5% de
ventas del equipo original, esto supone 220K/ao a partir del ao 2007, este
incluido.
56
246
247
VIABILIDAD ECONOMICA
Para estudiar la viabilidad econmica del proyecto se han construido tres posibles
escenarios:
Escenario normal: se supone que tanto la duracin del proyecto como los
beneficios obtenidos de la implantacin del mismo son los estimados.
Escenario pesimista: En este escenario el proyecto se retrasa y los costes de los
consultores se incrementan. Adems los ahorros obtenidos por la implantacin del
proyecto son menores que en la situacin normal.
Para cada uno de los escenarios se ha analizado tres supuestos distintos con tasas
de rentabilidad diferentes.
248
249
Periodo
0
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
Periodo Periodo Periodo Periodo Periodo Periodo Periodo Periodo Periodo Periodo
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
0
290
290
290
290
290
290
290
290
290
290
0
50
50
50
50
50
50
50
50
50
50
220
220
220
220
220
220
220
220
220
220
40
40
40
40
40
40
40
40
40
130
130
130
130
130
130
130
130
130
130
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
30
60
60
60
60
60
60
60
60
60
Supuesto1
Van
1.892,26
Tir
68%
Supuesto2
Van
3.372,31
Tir
68%
Supuesto3
Van
1.432,98
Tir
68%
Tasa rentabilidad 25 %
250
La tabla muestra tabla muestra los datos como consecuencia de una mayor duracin y la segunda tabla
251
Periodo 0
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
Periodo
Periodo 2 Periodo 3 Periodo
Periodo 5 Periodo 6 Periodo
Periodo Periodo Periodo
1
4
7
8
9
10
0
220
220
220
220
220
220
220
220
220
220
37
37
37
37
37
37
37
37
37
37
190
190
190
190
190
190
190
190
190
190
35
35
35
35
35
35
35
35
35
130
130
130
130
130
130
130
130
130
130
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
30
60
60
60
60
60
60
60
60
60
-391,996
-990,778
685
685
685
685
685
685
685
685
685
Supuesto1
Van
Tir
Supuesto2
Van
Tir
Supuesto3
Van
Tir
252
2006
Situacin optimista
1.Incrementar la eficacia y eficiencia del dia a dia de
los negocios
2. Incrementar la eficacia y eficiencia en las tareas
administrativas
3. Incrementar el ahorro debido a la reduccin de
tiempos
4. Eliminar gastos al eliminar intervencion de
consultores externos
5. Eliminar soporte de los servicios de los sistemas
antiguos
6. Eliminar el riesgo que supone el sistema obsoleto
de Mostoles que no tiene mantenimiento
7. Reduccion de gastos departamentales
Total
253
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
2016
Periodo Periodo Periodo Periodo Periodo Periodo Periodo Periodo Periodo Periodo Periodo
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
0
325
325
325
325
325
325
325
325
325
325
0
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
250
250
250
250
250
250
250
250
250
250
47
47
47
47
47
47
47
47
47
190
190
190
190
190
190
190
190
190
190
29
29
29
29
29
29
29
29
29
29
40
70
70
70
70
70
70
70
70
70
-391
-371,17
971
971
971
971
971
971
971
971
971
Supuesto1
Van
Tir
Supuesto2
Van
Tir
Supuesto3
Van
Tir
254
CONCLUSIONES
Ingeniera Organizacin Industrial
8. CONCLUSIONES
Las empresas realizan sus actividades en un entorno cada vez ms competitivo, en
donde la eficacia y la eficiencia son dos factores crticos si se quiere alcanzar el
xito. En las
determina cmo de competente es una industrita, cuanto ms corto sea este ciclo
ms cuota de mercado se podr abarcar, siempre y cuando la calidad del producto
final cumpla o supere las expectativas del cliente. La duracin de los ciclos depende
en muy alto grado de la calidad de la informacin de la que dispone la empresa,
motivo por el cual la informacin es uno de los activos ms importantes y que ms
debe cuidar una organizacin.
58
Tiempo transcurrido desde que un cliente realiza un pedido hasta que le llega dicho pedido
255
CONCLUSIONES
Ingeniera Organizacin Industrial
La Gestin del Cambio, no es menos importante que la Gestin del Proyecto, sin
una adecuada gestin del cambio se obtendr un sistema que satisfaga
tcnicamente todas las necesidades de la empresa, pero unos usuarios con
rechazo al uso de la aplicacin ya que la resistencia es una forma natural de actuar
ante el cambio para muchas personas, por esta razn, los problemas que pueda
tener las personas ante el cambio es el mayor obstculo que se puede encontrar la
organizacin. El anticiparse y minimizar los problemas de las personas ante el
cambio es un aspecto muy importante para que la implantacin se lleve a cabo de
manera exitosa.
Implantar un sistema ERP supone para una organizacin una inversin muy alta,
pero si la implantacin se realiza correctamente la rentabilidad de la inversin
resulta muy favorable en un periodo de tiempo corto. Debido a sus grandes
beneficios, la inversin inicial se recupera en un plazo entre dos y cuatro aos,
esta variacin de pende de la duracin del periodo de implantacin y del uso
adecuado del sistema por parte de los futuros usuarios.
256
CONCLUSIONES
Ingeniera Organizacin Industrial
Toda empresa, independientemente del tipo o dedicacin, tiene que llevar a cabo
unas actividades financieras, cuanto menos recursos y tiempo destine al desarrollo
de estas actividades financieras ms recursos podr centrar en sus actividades
principales y que le generan beneficios. Los sistemas ERP ayudan en muy alto
grado a gestionar y llevar a cabo las actividades financieras y la contabilidad de la
empresa, reduciendo el tiempo y aumentando la fiabilidad de los resultados. En las
organizaciones que tinen la sede central en otro pas distinto en el que desarrollan
sus actividades, el tiempo y los recursos necesarios para desarrollar las actividades
financieras se incrementa debido a que tienen que informar de las cuentas al pas
donde desarrollan su actividad y al pas donde se encuentra la sede central, para
estas empresas los beneficios obtenidos de un sistema ERP para el rea financiera
se duplican, al realizar el sistema ERP la mayor parte de la conversin entre las dos
contabilidades.
Se puede prever que todas las multinacionales que deseen estar al nivel de sus
competidores debern estudiar la viabilidad de implantar un sistema ERP en su
organizacin en un futuro no muy lejano.
257
BIBLIOGRAFA
Ingeniera Organizacin Industrial
9. BIBLIOGRAFA
Parejo Gamir, J.A, Cuervo Garca, A. y Otros: Manual del Sistema
[PARE94]
[LEWI05]
[CLEL90]
Editorial CECSA.
[VARI95]
65, 1995
Segurado Llorente, J.L El leasing. Editorial. De Vecchi, 1992.
[LLOR92]
[VARI]
[MUI00]
2000.
[SORI06]
[ALVA06]
258
BIBLIOGRAFA
Ingeniera Organizacin Industrial
www.contabilidad.tk
www.cnice.es
Contabilidad
http://es.wikipedia.org
Enciclopedia Virtual
http://www.monografias.com
recursos educativos.
http://www.plangeneralcontable.es
259
10. ANEXOS
260
ANEXO I
261
OFICINA TCNICA.
Gerente
Empleado
Media
dep.
Valor
CERO
Persona
1. Comprendo los objetivos del proyecto.
2. Las razones de negocio por las que se lleva a
cabo el proyecto han sido claramente explicadas.
2,56
1,78
1
1
3,00
2,78
5.
xito.
3,00
2,78
2,00
2,11
2,44
2,11
1,89
262
ATENCIN AL CLIENTE
Gerente
1
Media
Total
Valor
CERO
3,00
3,50
0
0
4,50
4,00
5.
xito.
3,00
3,50
3,00
3,00
3,50
2,50
2,50
263
Empleado
2
3
Gerente/Supervisor
1
2
3
Media
Total
Valor
CERO
3,14
2,71
2
1
3,86
4,00
5.
xito.
3,29
2,71
2,43
2,29
2,71
3,71
3,14
264
Empleado
4
5
REPUESTOS
Gerente
1
Media
Total
Valor
CERO
3,17
2,50
0
1
Media
por
categora
3,67
2,83
0
1
3,33
3,33
3,50
3,00
3,00
3,67
3,29
3,33
3,33
5.
265
Empleado
2
3
4
3,11
3,17
COMPRAS
Gerente
1
Media
Total
Valor
CERO
0
0
Media
por
categora
3,40
3,40
3,80
4,20
5.
xito.
3,20
3,40
2,80
2,60
2,80
3,40
2,90
3,60
3,60
266
Empleado
2
3
4
3,53
3,60
SERVICIO POST-VENTA
Gerente
1
Empleado
2
3
Media
Gerencia
Media
Total
Valor
CERO
0
0
3,00
2,29
3,29
3,57
3,00
3,14
2,00
2,00
2,57
2,57
0
Tabl
267
FINANZAS
Gerente
1
2
Empleado
3
4
5
Med Tot
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
2,61
2,28
3. El proyecto beneficiar a
Industralia en el futuro.
2,83
2,94
2,67
6. Las personas de la
organizacin confan en los
responsables /gerentes durante un
proceso de cambio.
7. Creo que las
comunicaciones del proyecto son
claras.
8. Creo que las
comunicaciones del proyecto son
apropiadas y contienen el suficiente
nivel de detalle.
9. Las comunicaciones del
proyecto se realizan en plazos
razonables.
3,11
2,39
2,50
2,67
268
2,83
2,44
269
INGENIERA Y CALIDAD
Gerente
1
Empleado
2
3
4
Media
Total
Valor
CERO
2,00
1,60
1
1
2,60
2,00
5.
xito.
2,60
2,40
1,40
1,40
2,20
2,60
1,20
270
ANEXO II
271
OFICINA TCNICA
Empleado
Media
Empleado
Media
Total
Valor
CERO
Empleado:
1. Comprendo los objetivos del proyecto.
2. Las razones de negocio por las que se
lleva a cabo el proyecto han sido claramente
explicadas.
3. El proyecto beneficiar a Industralia en el
futuro.
4. Creo que mi jefe directo apoya los objetivos
del proyecto .
3,88
3,50
3,88
3,50
0
0
3,63
3,63
4,00
4,00
3,50
3,50
3,50
3,50
3,13
3,13
3,13
3,13
3,63
3,63
3,50
3,50
3,25
3,25
272
Media
categora
3,67
3,67
3,34
3,33
Empleado
Media
Gerencia
Media
Total
Valor
CERO
Empelado:
1. Comprendo los objetivos del proyecto.
2. Las razones de negocio por las que se lleva a
cabo el proyecto han sido claramente explicadas.
3,75
4,00
0
0
3,75
3,75
0
0
5.
xito.
3,50
3,75
7.
claras.
3,25
3,00
3,25
2,75
2,25
273
Media por
categora
3,83
3,67
3,06
3,33
REPUESTOS
Empleado:
1. Comprendo los objetivos del proyecto.
2. Las razones de negocio por las que se lleva a
cabo el proyecto han sido claramente explicadas.
Gerente
1
Empleado
2
3
4
Media
Total
Valor
CERO
Media por
categora
3,83
3,33
0
0
3,67
3,83
3,50
0
0
5.
xito.
3,50
3,17
7.
claras.
2,83
3,00
3,33
3,83
3,33
274
3,39
3,25
3,33
COMPRAS
Gerente
Empleado
Valor
CERO
3,80
3,60
0
0
0
0
Empleado:
1. Comprendo los objetivos del proyecto.
2. Las razones de negocio por las que se lleva a
cabo el proyecto han sido claramente explicadas.
3,60
4,20
5.
xito.
3,40
3,40
7.
claras.
3,00
3,20
3,20
3,20
3,20
275
Media Total
Media por
categora
3,67
3,67
3,15
3,60
SERVICIO POST-VENTA
Gerente
Empleado
Valor
CERO
3,80
3,60
0
0
0
0
Empleado:
1. Comprendo los objetivos del proyecto.
2. Las razones de negocio por las que se lleva a
cabo el proyecto han sido claramente explicadas.
3,60
4,20
5.
xito.
3,40
3,40
7.
claras.
3,00
3,20
3,20
3,20
3,20
276
Media Total
Media por
categora
3,67
3,67
3,15
3,60
FINANZAS
Gerente
1
2
11
12
13
Media
Total
Valor
CERO
13
13
4,00
3,67
0
0
13
3,67
13
4,00
13
3,33
13
3,67
13
3,67
13
3,67
13
3,00
13
3,67
13
3,33
Empleado
8
9 10
Empleado:
PRODUCCIN
277
Media
por
categora
3,78
3,67
3,50
3,33
Gerente
1
2
Empleado
6
7
Media
Total
Valor
CERO
2,67
2,67
0
0
3,00
3,00
0
0
5.
xito.
2,67
2,83
7.
claras.
2,67
2,67
2,67
2,83
2,50
10
Empleado:
1. Comprendo los objetivos del proyecto.
2. Las razones de negocio por las que se lleva a
cabo el proyecto han sido claramente explicadas.
278
Media por
categora
2,78
2,83
2,71
3,33
INGENIERA Y CALIDAD
Gerente
1
2
Empleado
6
7
Media
Total
Valor
CERO
2,67
2,67
0
0
3,00
3,00
0
0
5.
xito.
2,67
2,83
7.
claras.
2,67
2,67
2,67
2,83
2,50
10
Empleado:
1. Comprendo los objetivos del proyecto.
2. Las razones de negocio por las que se lleva a
cabo el proyecto han sido claramente explicadas.
279
Media por
categora
2,78
2,83
2,71
3,33
ANEXO III
280
Manufacturing
Job Family
Roles
Engineering
Product Engineer
Product Manager
Project Engineer
R&D Engineer
Manufacturing Engineer
Manage
Logistics
Material Handler
Receiving Clerk
Receiving Manager
Receiving Supervisor
281
Requester
Shop Floor
Assembler
Operations Manager
Operator
282
Team Lead
Foreman
Machinist
Plant Manager
Job Family
Roles
Item Master
Item Administrator
Planning
Item Requester
Demand Planner
Forecast Analyst
Inventory Planner
Master Scheduler
Material Planner
Planning Manager
283
Supplier Administrator
Procurement
Buyer
System
Maintains
data planning and forecasting
Knowledgesupplier
of Demand
Collects
relevant
data and
seeks required approvals related to
Knowledge
of Inventory
process
suppliers
Knowledge of Material Resource Planning process
Intentionally left blank
Knowledge of Procurement process
Sends RFQ to suppliers
Determine credit and replacement policies
Initiates Purchase requisitions
Creates, edit, cancels PO processes
Determine price and supplier information
Manages buying from other Facilities via internal sales order
Resolves order issues with suppliers
Prices items based on the price list
Collects hours associated with the work order
Troubleshoots purchasing problems
Purchasing Analyst
Purchasing Manager
Requisitioner
Sourcing/Commodity Manager
284
Supplier Requester
Roles
Customer
Service
Repair Technician
Sales
Application Engineer
Sales Manager
Pricing Analyst
Pricing Manager
Shipping
Shipping Clerk
Export Coordinator
Shipping Manager
285
Finance
Job Family
Accounts
Payable
Roles
Accounts
Receivable
Accounts Receivable
Manager/Supervisor
Billing Administrator
Collector
286
Credit Analyst
Finance and
Accounting
Credit Manager
Accountant
Accounting Clerk
Accounting Manager
Controller
Financial Analyst
Projects
Project Accountant
287
Project Administrator
IT Systems Analyst
System Administrator
Applications Developer
288
ANEXO IV
DOCUMENTO DE SKILLS
289
Empleado 34
Empleado 35
Empleado 33
Empleado 32
Empleado 31
Empleado 28
Empleado 27
Empleado 26
Empleado 25
Empleado 24
Empleado 23
Empleado 22
Empleado 21
Empleado 20
Empleado 19
Empleado 18
Empleado 17
Empleado 16
Empleado 15
Empleado 14
Empleado 13
Empleado 12
Empleado 11
Empleado 10
Empleado 9
Empleado 8
Empleado 7
Empleado 6
Empleado 5
Empleado 4
Empleado 3
Empleado 30
Roles
Empleado 29
Manufacturing
Job Family
Empleado 2
Empleado 1
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Habilidades y conocimientos
Creates and updates bills of materials
Maintains routings
Product Engineering
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Engineering
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Material Handler
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
290
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Quality Assurance
Supervisor
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Shop Floor
X
X
X
X
Item Master
X
X
X
X
X
X
MRP
Job Family
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
291
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Plans overtime
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Purchase requisitions
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Procurement
X
X
X
X
X
292
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Manages inventory
X
X
Records time and materials used for part and product repair jobs
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Finance
Job Family
Accounts Payable
293
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Calculate OSMI
Perform month-end close and reconciliation activities
Perform overhead allocation and accounting
Perform cost accounting activities
Knowledge of bad debt policies
Consolidate financial statements
294
X
X
X
Projects
Close projects
Create work plan and billing milestones
Information
Technology
295
X
X
ANEXO V
STAFFING ALIGNMENT
296
Manufacturing Roles
Posicin
Customer Services Manager
Order Entry
Responsible SC
Customer Service
Production Control Manager
Simbols & Production Control
Expediting
Routing, Safety & Planification
X
X
X
Machining Outsourcing
X
X
Production Manager
Workshop Manager
Warehouse Manager
Inventary control & WIP
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
297
Machining people
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Team Lead
Plant Manager
Plant Manager
Operator
Operations Manager
Machinist
Foreman
Shop Floor
Assembler
Requester
Receiving Manager
Receiving Clerk
Material Handler
Manufacturing Engineer
R&D Engineer
Project Engineer
Production Scheduler
Quality
Assurance
Manage Logistics
Receiving Supervisor
Departmento
Product Manager
Product Engineer
Engineering
Test Loops
Labor force administrator
X
X
X
X
WIP Control
Trafico
Recepcin
Spares control, Packing
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
MRO Operator
Aftermarket S+R
Repuestos
X
X
X
X
X
X
Project Manager
Oficina Tcnica (Deliniante)
Oficina Tcnica (BOM)
X
X
Entrada de pedidos
CSOF Manager
X
X
X
X
X
Project Engineer
Purchaising Manager
Entrada de Compras
Senior Buyers
Buyers
Supply Chain
298
Aseguramiento Calidad
X
X
X
X
Control Calidad
Systems
IT Supervisor (Getafe)
Accountant
Credit & Collections Supervisor
C&C Specialist
AR Clerk
AR Supervisor
Cashier
Cost Control & Payables Supervisor
Cost Specialist
Payables Specialist
Cost Analyst
Compliance & SOX responsible
Mstoles Finance responsable
Mstoles Accountant
Accountant Supervisor
Senior Accountant
Chief Accountant
General Services Manager
General Clerk
Receptionist
Controller
299
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Pintado y embalaje
Supervisor de produccin
Mecanizado
Montaje
Soldadura
Rebanado y pintura
Application Engineer Customer
Services
Ingeniera
Administrador de AUTOCAD
Ingeniera
Responsable de BOM
x
x
IT Supervisor
Finance Mstoles
Finance Responsible
Finance Mstoles
Accountant
Departmento
Customer Service & Order
Acquisition
300
Posicin
Customer Services
Manager
NA
NA NA NA NA X
Shipping Manager
Export Coordinator
Shipping Clerk
Pricing Manager
Pricing Analyst
Sales Manager
Shipping
Application Engineer
Sales
Repair Technician
System
Supplier Requester
Supplier
Customer Service
Requisitioner
Purchasing Manager
Planning Manager
Material Planner
Master Scheduler
Procurement
Inventory Planner
Forecast Analyst
Demand Planner
Item Requester
Item Administrator
MRP Roles
Item
Master Planning
Buyer
IT Mstoles
Purchasing Analyst
Customer Service
Order Entry
NA X NA NA NA NA
NA X NA NA NA NA
NA X NA NA NA NA
Responsible SC
Customer Service
Production Control
Manager
Simbols & Production
Control
X
X
X
X
Expediting
Routing, Safety &
Planification
Machining Outsourcing
Spares & Production
Control
Production Manager
Workshop Manager
X
X
X
X
Warehouse Manager
Inventary control & WIP
Jefe turno mecanizado
& montaje
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
x
x
x
Almacn
Assembly people
Machining people
Test Loops
Labor force
administrator
WIP Control
Trafico
Produccion & Production
Control
x
x
x
Recepcin
Spares control, Packing
Field Service Manager
MRO Purchasing
Manager
X
X
301
MRO Operator
X
X
Application Engineers
Buyers
Commodity (Javier
Gimeno)
X
X
X
X
X
X
x
x
x
x
Systems
IT Supervisor (Getafe)
Accountant
Credit & Collections
Supervisor
C&C Specialist
AR Clerk
AR Supervisor
302
Cashier
Cost Control &
Payables Supervisor
X
X
x
x NA x NA x
NA
NA x
NA x NA x
NA x NA x
x
Aseguramiento Calidad
Control Calidad
Ingenieria
Ingeniera y Aseguramiento de
la Calidad
Entrada de Compras
Senior Buyers
X
X
X
X
X
X
Project Engineer
Purchaising Manager
Supply Chain
Entrada de pedidos
CSOF Manager
Project Manager
Oficina Tcnica
(Proyectista)
Oficina Tcnica
(Deliniante)
BOM responsible
Repuestos
X
X
Cost Specialist
Payables Specialist
Cost Analyst
Compliance & SOX
responsable
Mstoles Finance
responsable
Mstoles Accountant
Accountant Supervisor
Senior Accountant
Chief Accountant
General Services
Manager
General Clerk
Receptionist
Dept. Supply Chain &
Manufacturing
Dept. Supply Chain &
Manufacturing
Dept. Supply Chain &
Manufacturing
Dept. Supply Chain &
Manufacturing
Dept. Supply Chain &
Manufacturing
Dept. Supply Chain &
Manufacturing
Dept. Supply Chain &
Manufacturing
Dept. Supply Chain &
Manufacturing
Dept. Supply Chain &
Manufacturing
Dept. Supply Chain &
Manufacturing
Dept. Supply Chain &
Manufacturing
Dept. Supply Chain &
Manufacturing
Dept. Supply Chain &
Manufacturing
Dept. Supply Chain &
303
Controller
Manufacturing
responsible (MR)
OE Sourcing
responsible (SR)
Receiving & Shipping
responsible (RSR)
Production execution
responsible (PER)
Production planning
responsible (PPR)
Responsable de
garanta de calidad
(RC)
Operaciones de compra
(OC)
Pintado y embalaje
Supervisor de
produccin
Mecanizado
Montaje
Manufacturing
Dept. Supply Chain &
Manufacturing
Dept. Supply Chain &
Manufacturing
Soldadura
Ingeniera
Rebanado y pintura
Application Engineer
Customer Services
Administrador de
AUTOCAD
Ingeniera
Responsable de BOM
Customer Service
IT Mstoles
IT Supervisor
Finance Mstoles
Finance Responsible
Finance Mstoles
Accountant
304
Departmento
Customer Service & Order Acquisition
Posicin
Customer Services Manager
Order Entry
Responsible SC
Customer Service
Production Control Manager
Simbols & Production Control
Expediting
Routing, Safety & Planification
Machining Outsourcing
Spares & Production Control
Production Manager
Workshop Manager
Warehouse Manager
Inventary control & WIP
Jefe turno mecanizado & montaje
305
Almacn
Applications Developer
System Administrator
Projects Administrator
Projects Manager
IT Systems Analyst
Information
Technology
Projects
Projects Accountant
Financial Analyst
Controller
Accounting Manager
Accounting Clerk
Accountant
Credit Analyst
Credit Manager
Collections Manager
Collector
Billing Administrator
Finance Roles
Accounts
Payable
Accounts Receivable
Assembly people
Machining people
Test Loops
Labor force administrator
WIP Control
Trafico
Recepcin
Spares control, Packing
Field Service Manager
MRO Purchasing Manager
MRO Quality Assurance
MRO Project Manager
MRO Workshop Manager
MRO Operator
Aftermarket S+R
Repuestos
Entrada de pedidos
CSOF Manager
Project Manager
Project Engineer
Purchaising Manager
Entrada de Compras
Senior Buyers
Buyers
Supply Chain
306
Ingenieria
Aseguramiento Calidad
Ingeniera y Aseguramiento de la Calidad
Systems
Control Calidad
IT Supervisor (Getafe)
Accountant
x
x
Cashier
Cost Control & Payables Supervisor
x
x
Cost Specialist
Payables Specialist
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Cost Analyst
Compliance & SOX responsable
x
x
Accountant Supervisor
Senior Accountant
Chief Accountant
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Controller
307
Pintado y embalaje
Supervisor de produccin
Mecanizado
Montaje
Soldadura
Rebanado y pintura
Application Engineer Customer
Services
Customer Service
Ingeniera
Administrador de AUTOCAD
Ingeniera
Responsable de BOM
IT Mstoles
IT Supervisor
Finance Mstoles
Finance Responsible
Finance Mstoles
Accountant
308
x
x
x
x
x
x
ANEXO VI
309
Empleado 14
310
Asistencia Presencial
1
3
2
2
2
2
2
2
4
4
2
1
2
1
1
1
1
1
1
2
2
1
Empleado 15
10 4
Empleado 16
10 4
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
0 0
10 4
10 4
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Forecast Analyst
Financial Analyst
Export Coordinator
Demand Planner
Credit Analyst
Cost Analyst
Controller
Collector
Buyer
Billing Administrator
Assembler
Application Engineer
Accounting Manager
Accounting Core
Accountant
Total cursos
GETAFE
Atencin al cliente y pedidos
Empleado 1
Empleado 2
Empleado 3
Empleado 4
Empleado 5
Empleado 6
Empleado 7
Empleado 8
Empleado 9
Empleado 10
Empleado 11
Atencin al cliente y gestin de proyectos
Empleado 12
Empleado 13
Empleado 17
10 4
Empleado 18
10 4
Empleado 19
Empleado 20
Empleado 21
Empleado 22
Empleado 23
Empleado 24
Empleado 25
Empleado 26
Empleado 27
Empleado 28
Empleado 29
Empleado 30
Empleado 32
Empleado 33
Empleado 34
Empleado 35
Empleado 36
Empleado 37
Empleado 38
Empleado 39
Empleado 40
Empleado 41
Empleado 42
Empleado 43
Empleado 44
4
2
2
2
2
2
2
2
2
2
1
1
1
3
3
1
2
2
2
2
2
1
2
2
2
2
2
2
2
2
2
1
1
1
2
2
1
1
1
1
1
1
0
4
7
0
0
2
x
Empleado 45
Empleado 46
Empleado 47
Empleado 49
311
0
3
3
1
1
Empleado 50
Empleado 51
Empleado 52
3
3
8
1
1
3
Empleado 53
Empleado 54
1
1
1
2
2
3
3
3
3
1
1
2
2
2
2
2
2
Empleado 55
Empleado 56
Empleado 57
Empleado 58
Empleado 59
Empleado 60
Empleado 61
Supply Chain
Empleado 62
Empleado 63
Empleado 64
Empleado 65
Empleado 66
Empleado 67
Empleado 68
Empleado 69
Empleado 70
Servicio Post-venta
312
x
x
x
x
x
x
x
x
Empleado 71
Empleado 72
Empleado 73
Empleado 74
Empleado 75
Empleado 76
Empleado 77
0
2
0
4
2
0
7
Empleado 78
1
0
2
2
Empleado 81
Empleado 82
Empleado 83
Empleado 84
Empleado 89
Empleado 90
Empleado 91
Empleado 92
Empleado 93
0
3
1
1
1
0
7
0
0
8
Repuestos
Empleado 79
Empleado 80
MRP
Material Planner Coordinator
Produccin y Control de la Produccin
Empleado 86
Empleado 87
Empleado 88
1
x
313
1
1
1
1
Empleado 94
Empleado 95
Empleado 96
Empleado 97
Empleado 98
Empleado 99
Empleado 100
Empleado 101
Empleado 102
Empleado 103
3
4
4
4
1
0
5
6
6
7
1
1
1
1
0
Empleado 104
Empleado 105
Empleado 106
Empleado 107
Empleado 108
Empleado 109
Empleado 110
Empleado 111
3
3
2
3
1
6
6
2
2
1
2
1
Empleado 112
Empleado 113
Empleado 114
5
3
6
Empleado 115
1
2
1
2
x
x
x
2
x
2
x
x
Econmico-Financiero
Empleado 116
Empleado 117
Empleado 118
Empleado 119
Empleado 120
Empleado 121
314
0
4
5
5
4
4
4
5
5
3
4
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Empleado 122
Empleado 123
Empleado 124
Empleado 125
Empleado 126
Empleado 127
Empleado 128
Empleado 129
Empleado 130
Empleado 131
Empleado 132
Empleado 133
Empleado 134
Empleado 135
Empleado 136
315
4
2
4
3
3
3
3
4
4
1
3
3
0
3
3
4
2
3
3
3
2
3
3
3
1
2
3
0
3
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
316
x
x
x
x
x
x
Empleado 14
Empleado 15
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Requisitioner
Receiving Supervisor
Receiving Manager
Receiving Clerk
Purchasing Manager
Purchasing Analyst
Production Scheduler
Project Engineer
Project Administrator
Project Manager
Project Accountant
Product Engineer
Pricing Manager
Planning Manager
Oracle Navigation
Operator
Material Planner
Material Handler
Master Scheduler
Manufacturing Engineer
Item Administrator
Inventory Planner
Inventory Manager
Pricing Analyst
GETAFE
Atencin al cliente y pedidos
Empleado 1
Empleado 2
Empleado 3
Empleado 4
Empleado 5
Empleado 6
Empleado 7
Empleado 8
Empleado 9
Empleado 10
Empleado 11
Atencin al cliente y gestin de proyectos
Empleado 12
Empleado 13
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Empleado 16
x
Empleado 17
Empleado 18
x
Empleado 19
Empleado 20
Empleado 21
Empleado 22
Empleado 23
Empleado 24
Empleado 25
Empleado 26
Empleado 27
Empleado 28
Empleado 29
Empleado 30
Empleado 32
Empleado 33
Empleado 34
Empleado 35
Empleado 36
Empleado 37
Empleado 38
Empleado 39
Empleado 40
Empleado 41
Empleado 42
Empleado 43
Empleado 44
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Empleado 45
Empleado 46
317
Empleado 47
Empleado 49
Empleado 50
Empleado 51
Empleado 52
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Empleado 53
Empleado 54
Empleado 55
Empleado 56
x
Empleado 57
Empleado 58
Empleado 59
Empleado 60
x
Empleado 61
Supply Chain
Empleado 62
Empleado 63
Empleado 64
Empleado 65
Empleado 66
Empleado 67
Empleado 68
Empleado 69
318
x
x
x
x
x
x
x
x
Empleado 70
Servicio Post-venta
Empleado 71
Empleado 72
Empleado 73
Empleado 74
Empleado 75
Empleado 76
Empleado 77
x
x
Empleado 78
Repuestos
Empleado 79
Empleado 80
x
Empleado 81
Empleado 82
Empleado 83
x
Empleado 84
MRP
Material Planner Coordinator
Produccin y Control de la Produccin
Empleado 86
Empleado 87
Empleado 88
x
Empleado 89
Empleado 90
Empleado 91
319
x
x
x
x
Empleado 92
Empleado 93
Empleado 94
Empleado 95
Empleado 96
Empleado 97
Empleado 98
Empleado 99
Empleado 100
Empleado 101
Empleado 102
Empleado 103
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Empleado 104
x
x
x
Empleado 105
Empleado 106
Empleado 107
Empleado 108
Empleado 109
Empleado 110
Empleado 111
Empleado 112
Empleado 113
Empleado 114
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
Empleado 115
Econmico-Financiero
Empleado 116
Empleado 117
Empleado 118
Empleado 119
320
x
x
x
x
x
Empleado 120
Empleado 121
Empleado 122
Empleado 123
Empleado 124
Empleado 125
Empleado 126
Empleado 127
Empleado 128
Empleado 129
Empleado 130
Empleado 131
Empleado 132
Empleado 133
Empleado 134
Empleado 135
Empleado 136
321
x
x
x
x
x
x
ANEXO VII
TRMINOS FINANCIEROS
322
PRINCIPIOS CONTABLES.
Principio de prudencia: solo se contabilizarn los beneficios realizados a la fecha
de cierre del ejercicio. Por el contrario, los riesgos previsibles y las prdidas
eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior, debern contabilizarse tan
pronto como sean conocidas.
Principio de Empresa en funcionamiento: se considerar que la gestin de la
empresa tienen prcticamente una duracin ilimitada. En consecuencia, la
aplicacin de los principios contables no ir encaminada a determinar el valor del
patrimonio a efectos de su enajenacin global parcial ni el importe resultante en
caso de liquidacin.
Principio de Registro: Los hechos econmicos deben registrarse cuando nazcan los
derechos y obligaciones que los mismos generen.
Principio de Precio de Adquisicin: como norma general, todos los bienes y
derechos se contabilizarn por su precio de adquisicin o coste de produccin. Este
principio deber respetarse siempre, salvo cuando se autorice por disposicin legal,
rectificaciones al mismo.
Principio del Devengo: La imputacin de ingresos y gastos deber hacerse en
funcin de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con
independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera
derivada de ellos.
Principio de Correlacin de Ingresos y Gastos: El resultado del ejercicio estar
constituido por los ingresos de dicho periodo menos los gastos del mismo
realizados para la obtencin de aquellos, as como los beneficios y quebrantos no
relacionados claramente con la actividad de la empresa.
323
324
por
compras
crdito,
aplazamiento
del
pago
325
Todos estos aspectos delimitan las funciones propias del servicio o departamento
de tesorera en:
a) Control y planificacin de la liquidez.
b) Gestin de las necesidades y excedentes de liquidez a corto plazo.
c) Control y gestin de las operaciones con entidades financieras.
La correcta ejecucin de estas funciones ayuda a la obtencin de unos beneficios y
unas mejoras de gestin.
Cuentas patrimoniales
Las Cuentas Patrimoniales son los clculos realizados sobre el valor econmico de
los recursos naturales (RRNN). Son una forma de inventariar estos recursos, y
despus asignarle un valor econmico.
326
ANEXO VIII
ANLISIS DE VACOS
327
Oracle Sit
Modul e
e
PTPAP
PTPAP
Requirement
PAYABLES
-Ability to have
Payables
accounting
through AX
module.
Usually Oracle
Finacials
implementatio
ns in Spain
includes the
Global
Accounting
Engine (AX) in
their scope.
-Ability to
produce a
customer face
document,
"Supplier
Credit Memo
Requisition",
to request a
Credit Memo
to supplier.
Sometimes
nonconformance
process
results on
Getafets that
must be
charged to
328
Req
uire
men
t
Typ
e
Additional Details
Solution
Prior
ity
Alternative
Solutions
Oracle
Standard
functionality:
Define and
assign
sequences
to document
categories
Local legal
requirement. In Spain
it is illegal to credit a
supplier invoice
without a credit memo
sent by the supplier.
Non-conformance
charges are identified
in Industralia Spain,
so they need to
communicate that
charges to supplier.
Therefore a formal
document must be
produced and sent to
supplier requesting a
Credit Memo.
Resolution
Comment
s
Role
Hihg
Receiving
priority for Supervisor
Spain
QA
Inspector
1) Create the
Supplier
Credit Memo
Requisition
manually. It
could be
errors in
typing and it
would take a
long time to
do it.
CCB
High
recognized
priority for
the
Spain
importance
of an official
credit memo
in order to
comply with
local legal
requirement
s.
Industralia
2) Create a
can't take a
new
credit
customized
without an
customer face official
document to
notification
produce the
by the
Receiving
Supervisor
QA
Inspector
Curso/
Mdulo
Solucin
propuesta
Receiving
Supervisor
QA
Inspector
Identificar el
documento
para
mostrarlo en
las sesiones
de formacin.
Receiving
Supervisor
QA
Inspector
Identificar el
documento
para
mostrarlo en
las sesiones
de formacin.
PTPAP
supplier.
Supplier
Credit Memos
must be sent
by supplier.
Creating a
Credit Memo
in Accounts
Payables
without a
document
from supplier
is not SOX
compliance.
Nowadays it is
sent a
document
named
Charge Note
to supplier.
- Ability to
manage
different tax
codes: VAT
and
Withholding
Tax (IRPF)
329
Supplier
Credit Memo
Requisition.
This option
would reduce
manual labor
Getafets
because less
people would
be necessary
for creating
documents.
This option
would
involved
development.
Oracle
Standard
functionality.
Tax codes
definition.
vendor.
Otherwise
the tax
liability does
not go away.
CCB would
like to
investigate
other
options.
(Researchin
g)
High
Receiving
priority for Supervisor
Spain
QA
Inspector
Receiving
Supervisor
QA
Inspector
Incluir nota
aclaratoria en
el material de
formacin
oportuno.
16% NACIONAL-NO
DEDUCIBLE
ESPECIAL
ADUANAS
PTPAP
Ability to
register VAT
autoinvoice
PTPAP
-Ability to
register
customs
invoices, with
especial VAT
and customs
duties
330
I.R.P.F. CUENTAS
A PAGAR
7,5%
ESPECIAL
15%
GENERAL
10%
ROYALTY
register input VAT
lines (in AP)and
output vat lines (in
AR) without taxable
amount
Enter an
invoice in
AR and
another one
in AP. The
taxable
amount will
be charged
to a clearing
account to
compensate
balances in
AP and AR.
Oracle
Standard
Functionality
. Enter the
custom
invoice in
AP with two
item lines:
one positive
and the
other
negative.
Both with
the same
clearing
account.
Receiving
Supervisor
QA
Inspector
Receiving
Supervisor
QA
Inspector
Incluir nota
aclaratoria en
el material
oportuno.
High
Receiving
priority for Supervisor
Spain
QA
Inspector
Receiving
Supervisor
QA
Inspector
Incluir nota
aclaratoria en
el material
oportuno.
Assign the
special tax
code only to
the positive
one.
Manually
adjust the
amount of
the item line
so that the
correspondi
ng VAT will
be
calculated.
PTPAP
Ability to have
payables
accounting
through AX
module.
Usually Oracle
Finacials
implementatio
ns in Spain
includes the
Global
Accounting
Engine (AX) in
their scope.
331
Receiving
Supervisor
QA
Inspector
Receiving
Supervisor
QA
Inspector
Incluir nota
aclaratoria en
el material de
formacin
oportuno.
PTPAP
- Ability to
indicate
Spanish tax
models in the
invoice
header.
PTPAP
- Ability to
produce
Checks in
Spanish legal
format and
print them
automatically.
Local legal
requirement. This
requirement is
determined by legal
requirement on a
Spanish format and
Spanish language.
Also it is important to
avoid mistakes and
duplication of time
because of entering
manually in Oracle.
Oracle
Standard
functionality.
In Spanish
localizations,
at invoice
header level
there is a
descriptive
flexfield
where the
different
Spanish
Invoices
Types can
be selected.
High
Receiving
priority for Supervisor
Spain
QA
Inspector
1. Fill up
Checks
manually.
2. Modify
High
the format
priority for
established Spain
by STAR to
2. Modify the adapt it to
format
the Spanish
established
requirement
by STAR to
s (Spanish
adapt it to the Legal
Spanish
Format) and
requirements print it
(Spanish
automaticall
Legal Format) y
and print it
automatically.
Receiving
Supervisor
QA
Inspector
Incluir nota
aclaratoria en
el material de
formacin
oportuno.
Receiving
Supervisor
QA
Inspector
Receiving
Supervisor
QA
Inspector
Mostrar el
nuevo formato
de los
cheques en la
sesin
formativa y
particularidad
es de su
operativa.
AR
Manager
Billing
Administrat
or
AR
Manager
Billing
Administrat
or
Incluir nota
aclaratoria en
el material de
formacin
oportuno.
RECEIVABLE
S (QTC)
QTCAR
- Ability to
manage
different tax
codes for VAT
332
QTCAR
QTCAR
- Ability to
create VAT
autoinvoice
- Ability to
indicate
Spanish tax
models in the
invoice
header.
GetafeT
MANAGEME
NT
None
GENERAL
LEDGER
ATCGL
ATCGL
Local legal
requirement
- Ability to
create the
Oracle
standard
report
"Spanish Input
VAT Journal
Report" in
Spanish
language.
- Ability to
create the
Oracle
standard
report
"Spanish
Payables
Operations
333
Local legal
requirement
L
1. Create the
report
manually
2. Adapt
Oracle
Standard
report
"Spanish
Input VAT
Journal
Report" to
translate field
titles into
Spanish.
1. Create the
report
manually.
2. Adapt
Oracle
Standard
report
"Spanish
AR
Manager
Billing
Administrat
or
AR
Manager
Billing
Administrat
or
AR
Manager
Billing
Administrat
or
AR
Manager
Billing
Administrat
or
Incluir nota
aclaratoria en
el material de
formacin
oportuno.
Incluir nota
aclaratoria en
el material de
formacin
oportuno.
None
None
None
2. Adapt
Oracle
Standard
report
"Spanish
Input VAT
Journal
Report" to
translate
field titles
into
Spanish.
High
Accounting
priority for Manager
Spain
Financial
System
Administ.
Accounting
Manager
Financial
System
Administ.
Es un informe
conocido, slo
requiere
traduccin.
Mostrar el
documento en
la sesin de
formacin si
se considera
oportuno.
2. Adapt
Oracle
Standard
report
"Spanish
Payables
Operations
with Third
High
Accounting
priority for Manager
Spain
Financial
System
Administ.
Accounting
Manager
Financial
System
Administ.
Es un informe
conocido, slo
requiere
traduccin.
Mostrar el
documento en
la sesin que
aplique si se
with Third
Parties Data
Extract
(Modelo 347)"
in Spanish
language.
ATCGL
Local legal
requirement
- Ability to
create the
Oracle
standard
report
"Spanish
Output VAT
Journal
Report" in
Spanish
language.
ATCGL
Local legal
requirement
- Ability to
create the
Oracle
standard
report
"Spanish
Receivables
Operations
with Third
Parties Data
Extract
(Modelo 347)"
in Spanish
language.
334
Payables
Operations
with Third
Parties Data
Extract
(Modelo 347)"
to translate
field titles into
Spanish.
1. Create the
report
manually
2. Adapt
Oracle
Standard
report
"Spanish
Output VAT
Journal
Report" to
translate field
titles into
Spanish.
1. Create the
report
manually.
2. Adapt
Oracle
Standard
report
"Spanish
Receivables
Operations
with Third
Parties Data
Extract
(Modelo 347)"
to translate
field titles into
Parties Data
Extract
(Modelo
347)" to
translate
field titles
into
Spanish.
2. Adapt
Oracle
Standard
report
"Spanish
Output VAT
Journal
Report" to
translate
field titles
into
Spanish.
considera
oportuno.
High
AR
priority for Manager
Spain
Accounting
Manager
Financial
System
Administ.
2. Adapt
High
Oracle
priority for
Standard
Spain
report
"Spanish
Receivables
Operations
with Third
Parties Data
Extract
(Modelo
347)" to
translate
field titles
into
Spanish.
AR
Manager
Accounting
Manager
Financial
System
Administ.
AR
Manager
Accounting
Manager
Financial
System
Administ.
Es un informe
conocido, slo
requiere
traduccin.
Mostrar el
documento en
la sesin que
aplique si se
considera
oportuno.
AR
Manager
Accounting
Manager
Financial
System
Administ.
Es un informe
conocido, slo
requiere
traduccin.
Mostrar el
documento en
la sesin que
aplique si se
considera
oportuno.
Spanish.
ATCGL
ATCGL
Local legal
requirement
- Ability to
create the
Oracle
standard
report
"Spanish
Receivables
Inter-EU
Operations
Summary
Data Extract
(Modelo 349)"
in Spanish
language.
- Ability to
have the
CPping with
the local set of
books. Ability
to have
Spanish
values in
natural
account
segment in
local set of
books. It is
required by
law in Spain to
335
1. Create the
report
manually
2. Adapt
Oracle
Standard
report
"Spanish
Receivables
Inter-EU
Operations
Summary
Data Extract
(Modelo 349)"
to translate
field titles into
Spanish.
Oracle
Standard
Functionality
. Included as
a new
activity
(Perform GL
consolidatio
n to Local
Set of
Books) in
subprocess
"Perform GL
Closing
ACD-170)
2. Adapt
High
Oracle
priority for
Standard
Spain
report
"Spanish
Receivables
Inter-EU
Operations
Summary
Data Extract
(Modelo
349)" to
translate
field titles
into
Spanish.
AR
Manager
Accounting
Manager
Financial
System
Administ.
AR
Manager
Accounting
Manager
Financial
System
Administ.
Es un informe
conocido, slo
requiere
traduccin.
Mostrar el
documento en
la sesin que
aplique si se
considera
oportuno.
High
Accountant
priority for Accounting
Spain
Manager
Financial
System
Administ.
Accountant
Accounting
Manager
Financial
System
Administ.
Incluir nota
aclaratoria en
el material de
formacin
oportuno.
ATCGL
have the
company
results
following the
Spanish
GAAP. It is
also required
by law for tax
reporting since
some taxes
are based on
results in
Spanish
GAAP.
- Ability to run
the
consolidation
from the
primary set of
books
(associated to
Industralia
Global COA)
to the local
one at
different levels
of detail,
summarizing
all the
accounts
related in a
single one (n->1).
Consolidation
CPping rules
must be
defined and
the system
has to validate
336
Accountant
Accounting
Manager
Financial
System
Administ.
Accountant
Accounting
Manager
Financial
System
Administ.
Incluir nota
aclaratoria en
el material de
formacin
oportuno.
there is no
duplication of
the accounts.
ATCGL
- Ability to
create
Spanish Tax
Report
"Modelo 347"
as a file to
upload into
Tax Authority
web.
ATCGL
ATCGL
Oracle
Standard
Report.
"Spanish
Operations
with Third
Parties
Magnetic
Format
(Modelo
347)"
For the local set of
books
- Ability to
create the
Oracle
standard
report
"Expanded
Trial Balance"
in Spanish
language.
- Ability to
create the
Oracle
standard
report
"Spanish
Journal Report
337
1. Create the
report
manually.
2. Adapt
Oracle
Standard
report
"Expanded
Trial Balance"
to translate
field titles into
Spanish.
1. Create the
report
manually.
2. Adapt
Oracle
Standard
report
2. Adapt
Oracle
Standard
report
"Expanded
Trial
Balance
Report" to
translate
field titles
into
Spanish.
2. Adapt
Oracle
Standard
report
"Spanish
Journal
Report
High
Accountant
priority for Accounting
Spain
Manager
Financial
System
Administ.
Accountant
Accounting
Manager
Financial
System
Administ.
Mostrar el
documento en
la sesin
formativa si
se considera
oportuno.
High
Accountant
priority for Financial
Spain
Analyst
Accountant
Financial
Analyst
Mostrar el
documento en
la sesin
formativa si
se considera
oportuno.
High
Accountant
priority for Financial
Spain
Analyst
Accountant
Financial
Analyst
Mostrar el
documento en
la sesin
formativa si
se considera
oportuno.
(Diario
Oficial)" in
Spanish
language.
338
"Spanish
Journal
Report (Diario
Oficial)" to
translate field
titles into
Spanish.
(Diario
Oficial)" to
translate
field titles
into
Spanish.
ANEXO IX
339
Industralia
Indsutralia Project STAR
Manual de Pruebas Unitarias
MAP-010: Perform Voucher Processing
C-010-01
MAP-01002
MAP-01003
MAP-01004
MAP-01005
Approvals:
340
Name
Signature
Date
Oracle Responsibility
Payables Manager
* This script assumes all prerequisite steps are completed.
Step
10
Step Description
Open the Invoice
Batches form
20
Navigation
Path
Navigator >
Invoices >
Entry >
Invoice
Batches
Field Name
Action
Double-click on "Invoice
Batches" to open the
"Invoice Batches" form
Comment
Batch Name
30
Control
Count
40
Control
Amount
50
Save work
[Save]
70
[X]
Verified By
Date
PASS
xxxxxxxxxxxxxxxxx
12/12/2006
341
Step #
Step Description
10
Open the Invoice
Batches form
20
Query up a previously
entered invoice batch
Navigation
Path
Navigator >
Invoices >
Entry >
Invoice
Batches
Field Name
Action
Double-click on "Invoice
Batches" to open the
"Invoice Batches" form
Comment
[Find]
Names
[Find]
[Invoices]
Type
Voucher
Number
70
Supplier
80
Site
90
Invoice Date
100
Invoice Num
30
40
50
60
Invoice curr
342
Comme
nts
(Industr
alia
Spain)
A "Standard" type is a
regular invoice. If you
choose "PO Match" or
"Quick Match", you will be
prompted to enter the PO
number.
It is
interesti
ng to
include
this field
in the
invoice
header
informat
ion. It is
pending
to
change
the set
up.
Carmen
Pascual
will look
for it.
110
Invoice
Amount
120
GL Date
Payment
Date Rate
130
Description
140
Terms
150
Payment
Method
160
Pay Group
Prepayment
Type
170
No
enter
this field
in Spain
Only for Prepaments
Tax Code
Liability
Account
Additional
Information
for Spain
180
[Match]
190
Purchase
Order Num
343
In the
"Payme
nt Rate
Date"
appears
the
Invoice
Date
automat
ically. It
should
be the
GL date
It is
interesti
ng to
include
the field
"Liability
Account
" in the
header
informat
ion
The
Descript
ive
Flexfield
"Additio
nal
Informat
ion for
Spain"
(where
the tax
model is
chosen)
is
disabled
If this is a direct invoice
(e.g. invoices that do not
require matching), proceed
to Step 260.
200
[Find]
"Match"
checkbox
220
Qty Invoiced
230
Unit Price
240
Match
Amount
250
[Match]
210
Match invoice to
purchase order
260
Enter/Review invoice
distribution details
270
Num
280
Type
290
Amount
300
Tax Code
310
GL Date
320
Account
321
Calculate Tax
[Calculate
Tax]
330
Save work
[Save]
340
[X]
344
350
Review Payment
Schedule
"4 Scheduled
Payments"
Tab
360
[X]
345
Verified By
Date
Issue
with
"Due
Date". It
does
not
calculat
e it
correctl
y for
later
dates to
the date
of
paymen
t (day
25). For
exampl
e, if you
introduc
e the
paymen
t term
60D,
and the
invoice
date is
of
January
27,
what
should
come
out is
April 25,
and not
March
25.
An invoice is being placed on hold, and then the hold is being released.
Oracle Responsibility
Payables Manager
* This script assumes all prerequisite steps are completed.
Step #
Step Description
10
Open the "Find
Invoices" form
Navigation
Path
Navigator >
Invoices >
Entry >
Invoices
Field Name
20
30
[Find]
40
50
Action
Double-click on
"Invoices" to open the
"Find Invoices" form
Comment
Query up a previously
created invoice
60
Hold Name
Hold
Reason
70
Save work
[Save]
80
[X]
90
Navigator >
Other >
Requests >
Run
Double-click on "Run" to
open the "Submit a New
Request" options form
100
110
[OK]
120
Name
130
Order By
On Hold by
Period
Option
140
150
346
160
170
180
190
[OK]
[Submit]
[No]
200
210
220
Refresh processing
status
230
260
[Refresh
Data]
240
250
[Find]
[View
Output]
[X]
Navigator >
Invoices >
Entry >
Invoices
Double-click on
"Invoices" to open the
"Find Invoices" form
270
280
[Find]
290
300
310
Release
Name
Release
Reason
320
Save work
[Save]
330
[X]
340
347
350
[X]
Verified By
Date
PASS
xxxxxxxxxxxxxxxxxx
12/12/2006
Oracle Responsibility
Payables Manager
* This script assumes all prerequisite steps are completed.
Step #
Step Description
10
Open the Submit
Requests form
Navigation
Path
Navigator >
Other >
Requests >
Run
Field Name
20
Action
Double-click on "Run" to
open the "Submit a New
Request" options form
Comment
30
[OK]
40
Name
Select "Invoice
Validation" from the List
of Values (LOV)
50
Option
60
70
80
90
[OK]
[Submit]
100
110
120
Refresh processing
status
130
348
[Find]
[Refresh
Data]
140
150
[View
Output]
[X]
Verified By
Date
PASS
xxxxxxxxxxxxxxxx
12/12/2006
349
Industralia
Indsutralia Project
Functional Unit Test Scripts
CP-020: Process and Distribute Payments
CP-020-01
Enter a Payment Batch
CP-020-02
Enter a Quick Check
CP-020-03
Manual Payments**
CP-020-04
Enter a Refund
* Scripts in bold are included in this workbook
Author:
Creation Date:
Last Update:
Status:
Business Owners:
Finance Team
1/31/06
2/14/06
Ready for FLS Review
Approvals:
Name
350
Signature
Step #
Step Description
10
Open the Payment
Batches form
20
30
Navigation
Path
Navigator >
Payments >
Entry >
Payment
Batches
Field Name
Action
Double-click on
"Payment Batches" to
open the "Payment
Batches" form
Batch Name
Payment
Date
40
(Optional)
Invoice
Batch Name
Optionally, select an
invoice batch to pay from
the LOV
50
(Optional)
Supplier
Name
Optionally, select a
supplier name from the
LOV
60
(Optional)
Pay Group
70
Bank
Account
80
Document
90
100
Document
Order
351
Comment
Data
CONFIRMI
NG
GetafeLAD
A
This is the date that will
print on the payment and
remittance.
CONFIRMI
NG
BANKINT
ER
CONFIRMI
NG
GetafeLAD
A
30-dic-06
Supplier
Number
110
(Optional)
Maximum
Payment
The Maximum/Minimum
Payments define the
range of payment
amounts allowed for a
single payment in a
payment batch. If
Payables selects
invoices for a supplier
site and the total of the
invoices is more or less
than the
Maximum/Minimum
Payment, Payables pays
no invoices for that
supplier site.
The "Maximum
Payment", "Minimum
Payment" and "Maximum
Outlay" are hidden fields
in the "Payment
Batches" form. To
display the field, go to
the Menu, Folder > Show
Field and select the field
names.
120
(Optional)
Minimum
Payment
130
(Optional)
Maximum
Outlay
[Actions]
"Select
Invoices"
checkbox
160
"Build
Payments"
checkbox
170
"Print
Preliminary
Register"
checkbox
180
[OK]
140
150
352
190
[Requery
Batch]
200
210
220
230
Refresh processing
status
240
250
[Find]
[Refresh
Data]
[View
Output]
260
270
Modify payments
[Payments]
280
Supplier,
Site
300
NonPayment
Reason
Select a non-payment
reason from the LOV
310
[Save]
Supplier,
Site
330
Pay Invoice
340
[Save]
353
290
320
350
Change payment or
discount amount for a
selected invoice
Supplier,
Site
360
Discount
Amount
370
Payment
Amount
Maximum
380
[Save]
Supplier,
Site
400
Remit-to
Account
410
[Save]
[Build]
[Requery
Batch]
[Actions]
450
"Print
Preliminary
Register"
checkbox
460
[OK]
390
420
430
440
470
480
490
[Actions]
354
500
Format payments
"Format
Payments"
checkbox
510
Print Checks
"Print Now"
checkbox
520
[OK]
530
[Requery
Batch]
540
550
[Actions]
"Confirm
Payment
Batch"
checkbox
570
[OK]
580
Status
590
Payment
Documents
From & To
600
[Confirm]
610
[Requery
Batch]
620
[Actions]
560
Confirm payments
630
Print Separate
Remittance Advice
"Print
Remittance
Advice"
checkbox
640
"Print Final
Register"
checkbox
355
650
660
670
680
690
"Create
Positive Pay
File"
checkbox
[OK]
Navigator >
Other >
Report >
Run
700
710
[OK]
720
Name
730
Maturity
Date
740
(Optional)
Supplier
750
(Optional)
Bank
Account
760
770
780
790
356
13-dec2006
[OK]
[Submit]
[No]
If prompted to submit
another request, click the
[No] button
From the Menu, select
View > Requests
800
810
820
Refresh processing
status
830
840
[Find]
[Refresh
Data]
[View
Output]
357
Verified By
Step
Description
Open the
Payments form
20
Enter a quick
payment
Navigation
Path
Navigator >
Payments >
Entry >
Payment
Field Name
Action
Double-click on
"Payments" to open the
"Payments" form
Type
30
Bank
Account
40
Document
50
Document
Number
60
Payment
Date
70
Payment
Amount
80
Currency
90
Supplier
100
Supplier
Number
110
120
130
Associate the
payment with
the invoice(s)
Invoice
Number
140
Save the
payment
[Save]
150
Close the
"Select
Invoices" form
to return to the
"Payments"
form
[X]
[Actions]
160
358
Comment
Data
Check
Getafe
400
MICRA
COSMICRA
669
170
Format payment
"Format
Payments"
checkbox
180
Print check
"Print Now"
checkbox
190
Print separate
remittance
advice
"Print
Remittance
Advice"
checkbox
[OK]
200
210
Find the
requests
220
230
240
Refresh
processing
status
250
260
270
[Find]
[Refresh
Data]
[X]
Verified By
Date
PASS
xxxxxxxxxxxxxx
12/12/2006
359
CP-020-03: Manual
Payments
Expected Results
Oracle Responsibility
Payables Manager
Step
Step
#
Description
10
Open the
Payments form
Field Name
Action
Double-click on "Payments"
to open the "Payments" form
Type
30
Bank
Account
40
Document
50
Document
Number
60
Payment
Date
70
Payment
Amount
80
Currency
90
Supplier
100
Supplier
Number
110
120
20
Navigation Path
Navigator >
Payments > Entry
> Payment
Enter the
payment
130
Associate the
payment with the
invoice(s)
Invoice
Number
140
Save the
payment
[Save]
150
[X]
Step
#
Step
Description
360
Navigation Path
Field Name
Action
Comment
Data
EFT Mostoles
481,28
VOITH TURBO
Mostoles-VOITH
663
The payment is
now recorded in
Payables and is
ready to be
formatted.
Comment
Data
10
Open the
Payments form
20
Enter the
payment
Navigator >
Payments > Entry
> Payment
Double-click on "Payments"
to open the "Payments" form
Type
30
Bank
Account
40
Document
50
Document
Number
60
Payment
Date
70
Payment
Amount
80
Currency
90
Supplier
100
Supplier
Number
110
120
130
Associate the
payment with the
invoice(s)
Invoice
Number
140
Save the
payment
[Save]
150
[X]
Field Name
Action
Double-click on "Payments"
to open the "Payments" form
Type
30
Bank
Account
40
Document
Step
Step
#
Description
10
Open the
Payments form
20
Enter the
payment
361
Navigation Path
Navigator >
Payments > Entry
> Payment
Check getafe
356,36
FPD-ETTEN
LEUR
Getafe-FPD
ETTEN
62369
The payment is
now recorded in
Payables and is
ready to be
formatted.
Comment
Data
Check Mostoles
50
Document
Number
60
Payment
Date
70
Payment
Amount
80
Currency
90
Supplier
100
Supplier
Number
110
120
130
Associate the
payment with the
invoice(s)
Invoice
Number
140
Save the
payment
[Save]
150
[X]
Field Name
Action
Double-click on "Payments"
to open the "Payments" form
Type
30
Bank
Account
40
Document
50
Document
Number
60
Payment
Date
70
Payment
Amount
80
Currency
90
Supplier
Step
Step
#
Description
10
Open the
Payments form
20
Enter the
payment
362
Navigation Path
Navigator >
Payments > Entry
> Payment
17051,08
ICPO, S.L.
Getafe-ICPO
658
659
The payment is
now recorded in
Payables and is
ready to be
formatted.
Comment
Data
Check getafe
175564.27
VOITH TURBO
100
Supplier
Number
110
120
130
Associate the
payment with the
invoice(s)
Invoice
Number
140
Save the
payment
[Save]
150
[X]
Mostoles-VOITH
662
664
The payment is
now recorded in
Payables and is
ready to be
formatted.
Verified By
Date
PASS
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
12/12/2006
363
A refund is created
Oracle Responsibility
Payables Manager
Step #
Step
Description
Open the
Payments form
Navigation
Path
Navigator >
Payments >
Entry >
Payment
Field Name
Action
Double-click on
"Payments" to open
the "Payments" form
Type
30
Bank
Account
40
Document
50
Document
Number
60
Payment
Date
70
Payment
Amount
80
Currency
EUR
90
Supplier
ICPO, S.L.
100
Supplier
Number
110
120
10
20
Enter the
payment
130
Associate the
payment with the
invoice(s)
Invoice
Number
140
Save the
payment
[Save]
150
[X]
Comment
CONFIRMING
BANKINTER
In case of refunds,
the payment amount
must be negative
-100
getafe-ICPO
testrefund1
testrefund2
Verified By
Date
PASS
xxxxxxx
21/12/2006
364
Data
Oracle Responsibility
Payables Manager
* This script assumes all prerequisite steps are completed.
Step #
Step Description
10
Open the Payments
form
20
30
Navigation
Path
Navigator >
Payments >
Entry >
Payment
Field Name
Action
Double-click on "Payments" to open the "Payments"
form
[Find]
Payment
Numbers
40
50
[Actions]
"Initiate
Stop"
checkbox
70
Date
80
[OK]
90
[OK]
[Payment
Overview]
Status
[X]
Click the [X] button on the top right corner of the form to
return to the "Payments" form
[Actions]
"Void"
checkbox
150
Date
160
GL Date
170
Invoice
Action
60
Stop payment
100
110
120
130
140
Void Payment
365
180
[OK]
190
[OK]
[Payment
Overview]
Status
[X]
Click the [X] button on the top right corner of each form
until only the Navigator is displayed
200
210
220
Verified By
PASS
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
366
Invoice is cancelled
Payables Manager
* This script assumes all prerequisite steps are completed.
Step #
Step Description
10
Open the "Find
Invoices" form
Navigation
Path
Navigator >
Invoices >
Entry >
Invoices
Field Name
Action
Double-click on "Invoices" to open the "Find Invoices"
form
Invoice
Number
30
[Find]
40
[Actions]
"Cancel
Invoices"
checkbox
60
[OK]
70
[OK]
[Find]
90
Invoice
Number
100
[Find]
20
50
80
110
120
130
Invoice
Status
[X]
Click the [X] button on the top right corner of each form
until only the Navigator is displayed
Verified By
PASS
xxxxxxxxx
367
ANEXO X
368
Test
ID
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
110
120
130
140
150
Pasos del
Test
Propietario
Kick Off
Meeting
xxxx
Customer
Validation
xxxx
Create and
Fund
Project
xxxx
Create
Project
Budget for
Cost and
Revenue
Create
Project
Workplan
xxxx
Escenario 2
Escenario 3
Escenario 5
xxxx
Create
xxxx
Project
Progress
Billing
Deliverable
s
Review and xxxx
approve
Project
Identify/Cre
ate Sales
Order Line
Items
Escenario 4
Escenario
6
Escenario 1
xxxx
X
Create
xxxx
Sales Order
Header
Create
xxxx
Sales Order
Lines
Acknowled xxxx
gment of
Sales Order
launch
Book Sales
Order
xxxx
Create
Required
Items
xxxx
Create
BOM
xxxx
Routing
Creation
(including
OSP step)
xxxx
369
160
170
180
190
195
200
210
220
230
240
250
260
270
280
290
300
Run MRP
xxxx
Perform
capacity
planning
xxxx
Review
MRP
actions
xxxx
Create
Requisition
s and
Discrete
Jobs (work
orders)
Approve
Requisition
xxxx
Supplier
selection &
Creation
xxxx
Approved
Supplier
List
xxxx
Create
RFQs &
Fax
xxxx
Create
Quotation
xxxx
xxxx
Create
xxxx
Blanket and
Planned
releases
Create
PO's
xxxx
Approve
PO's
xxxx
Print PO's
& Fax
xxxx
Receive
PO's
xxxx
Changes to
PO
(additional
pages for
extra
quantity,)
Inspect
Received
Materials
xxxx
370
xxxx
X
310
320
330
340
Move
xxxx
Received/A
ccepted
Materials to
Stock
Locators
Perform
xxxx
SubInventory
Transaction
s and
Adjustment
s (move,
scrap,
adjustment
s)
Acknowled xxxx
gment
reception
Receive
Supplier
Invoice
xxxx
360
390
400
410
Handle
xxxx
Invoice
Price
Variance
(IPV)
Handle
xxxx
credit
memos
regarding
non
conformanc
e process
Manual
xxxx
invoices
(invoice
approval
workflow)
xxxx
Employee
invoices
Pay
Supplier
Invoice
420
Prepaymen
ts (Bank
guarantees)
Match
xxxx
Supplier
Invoice to
PO
380
xxxx
350
370
X
xxxx
X
xxxx
X
430
440
Refunds
Release
Work
Orders to
the shop
floor
(change
status of
jobs)
Print
Discrete
Jobs
documents
371
xxxx
xxxx
450
460
470
480
Issue
material to
Discrete
Jobs
xxxx
Release
xxxx
OSP
requirement
s & OSP
creation
Approve
xxxx
OSP
Print OSP
& Fax
xxxx
Receive
OSP PO's
xxxx
Inspect
OSP
Received
Materials
xxxx
Move
Received
Materials
back to
Discrete
Job
Book hours
on Work
Orders
xxxx
530
Perform
Move
transaction
s
xxxx
540
Non
Conformitie
s sheet
xxxx
ECN
Process
xxxx
Complete
Discrete
Jobs
xxxx
490
500
510
520
550
560
570
580
590
600
xxxx
Update
xxxx
Project
Task Status
Review
Cost
Forecast
Budget
xxxx
Release
Progress
Billing
Invoices
xxxx
Review
Backlog
and
Shipment
Status
xxxx
372
610
620
630
640
650
660
670
680
690
700
710
Transfer
xxxx
Sales Order
allocation of
Soft
Pegged
Items to
Project
Prexxxx
shipment
material
inspection
Pick
Release
xxxx
Allocate
Inventory
and Pick
Confirm
xxxx
Create
required
Shipment
Documenta
tion
(Shipping
Invoice,
weight, etc)
Ship
Confirm
xxxx
Update
Project
Status
xxxx
720
xxxx
730
X
xxxx
X
Commissio
ns
740
xxxx
Payments
to
customers
Generate
xxxx
Consolidate
AR Invoices
373
xxxx
Manual
invoices
750
xxxx
Generate/M xxxx
aintain
Shipment
Invoicing
Billing
events
Generate/M xxxx
aintain
Shipment
Revenue
Recognition
events
Release
xxxx
Customer
Invoice
Handle
credit
memo
(integration
with project
billing)
760
770
780
790
800
810
820
830
840
850
860
Print
Invoices
xxxx
X
Release
xxxx
and Post
Revenue
Recognition
Post Cost
of Good
Sold
Accounts
xxxx
X
Create
Project
Cost
Accrual for
future
expected
Costs and
Warranties
Update
Project
Status
xxxx
Make
additional
Cost Entry
against
Cost
Accrual
reserve
Release
Final
Installemen
t Invoices
xxxx
Enter
Customer
Invoice and
match to
cash
receipt
Close
Customer
Invoice for
received
Payments
Update and
Close
Project
xxxx
Interface
and Post
the
transaction
s to GL
xxxx
870
xxxx
X
xxxx
X
xxxx
xxxx
xxxx
GL
Transaction
s
880
890
xxxx
Reporting
Test Month
End
Closure
Procedure
900
xxxx
xxxx
Local
GAAP
Closing
374