DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

CURSO: SEMINARIO DE NUEVOS ENFOQUES

DOCENTE:
HERRAMIENTAS DE LA ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL
1.PORQUE LA
IMPORTANCIA DE LAS
HERRAMIENTAS DE LA
El benchmarking constituye una herramienta, que mantiene a la
ESTRATEGIA
organizacin en un proceso de continua investigacin y medicin de
ORGANIZACIONAL.
procesos, tanto internos como de otras instituciones, con el fin de
buscar los ms altos estndares con que comparar la gestin del
propio grupo de trabajo, ayudando a la buena administracin de la
organizacin.
El benchmarking se puede aplicar a cualquier organizacin que
produzca resultados similares o que se dedique a prcticas
comerciales similares.
El benchmarking es una herramienta perfecta para gestionar mejor los
esfuerzos de una empresa.
El anlisis de las mejores prcticas permite identificar rpidamente al
mejor competidor en el mercado en diferentes reas. Gracias a Internet
podemos controlar perfectamente:
Los resultados financieros de cada entidad
Los resultados del marketing digital de un competidor
Los resultados de la I+D
E incluso los resultados de su poltica de contratacin
Para cada una de estas reas el benchmarking nos indicar cuales son
los puntos dbiles de tu competencia que puedes intentar explotar y
ms importante cuales son los tuyos. De esta forma usando bien esta
informacin podrs tomar decisiones para invertir mejor tus esfuerzos y
despus medir los resultados.
Para ello es vital que definas bien tus KPIs en cada rea donde
realices tu benchmarking.

El Outsourcing es una megatendencia mundial en la comunidad

empresarial. A travs de la contratacin externa de servicios y
procesos que no hacen parte del giro principal del negocio, permite a
las empresas la concentracin de los esfuerzos en las actividades
esenciales a fin de obtener competitividad y resultados tangibles. Fue
considerado hasta hace muy poco tiempo como un medio para reducir
significativamente los costos, sin embargo, en los ltimos aos ha
demostrado ser una herramienta til para el crecimiento de las
empresas; liberando recursos que pueden ser enfocados en aumentar
su competitividad.

Radica en que esta pretende concentrar los esfuerzos de la compaa

en las actividades principales del giro de negocios. De esta manera se
pretende otorgar mayor valor agregado para los clientes y productos
mediante agilidad y oportunidad en el manejo de los procesos
transferidos, una reduccin de los tiempos de procesamiento e
inclusive, en la mayora de los casos, una reduccin de costos y de
personal, as como una potencializaran de los talentos humanos

El JIT es mucho ms que un programa destinado a la reduccin de

inventarios o cero inventarios El JIT es un sistema para hacer que las
empresas de manufacturas operen eficientemente y con un mnimo de
recursos humanos y mecnicos. El just-in-time tambin permite
mejorar la calidad, y proporcionar un mximo de motivacin para la
solucin de los problemas tan pronto como stos surgen. El Just-inTime es sinnimo de simplicidad, eficiencia y un mnimo de
desperdicios.
El sistema Just-in-Time conforma un sistema ms amplio denominado
Kaizen, sistema que persiguiendo la mejora continua permite reducir
de manera sistemtica y sostenible los niveles tanto de costos como de
fallas, incrementando al mismo tiempo los niveles de productividad y
satisfaccin al cliente.
Mediante el Just-in-Time puede uno llegar a asustarse ante la
magnitud de su propia empresa fantasma; aunque tambin puede
alegrarse de ello al descubrir un autntico yacimiento de recursos sin
emplear, todo un potencial movilizable, una maravillosa reserva de
competencias de la empresa. Orientemos de nuevo el destino de todos
esos recursos, actualmente estriles, hacia la produccin de valor
aadido vendible logrando de tal forma un rpido mejoramiento en los
rendimientos de la empresa.
El Just-in-Time permite una asignacin ptima de los recursos
mediante una metodologa de trabajo que hace factible los Seis
Ceros anteriormente citados (Punto 3):

2. IDENTIFIQUE LAS
VENTAJAS Y
DESVENTAJAS DE LAS
HERRAMIENTAS DE LA
ESTRATEGIA
ORGANIZACIONAL.

VENTAJAS DEL BENCHMARKING:

Identificar oportunidades de innovacin a travs del descubrimiento de
nuevas tecnologas, ya aplicadas en su propio sector u otros
diferentes.
Identificar aquellos procesos en los que existan diferencias
significativas respecto al mejor del sector, utilizndolo como estmulo
para el cambio y como instrumento de seguimiento de las mejoras
producidas.

Conocer la posicin relativa frente a empresas del propio sector o de

otros, evitando el estancamiento y ofreciendo diferentes alternativas.
Conocer con suficiente anterioridad nuevas tendencias y direcciones
estratgicas y , en funcin de stas, gestionar adecuadamente el
cambio.
Detectar cambios y tendencias en los mercados
Seguimiento a relaciones y desarrollo de planes de colaboracin.
DESVENTAJAS DEL BENCHMARKING:

Est de moda la aplicacin del benchmarking. Esto puede crear

expectativas en el personal, sin que la direccin se sienta
comprometida con los resultados.
Puede ser necesario impartir nociones de tica y cuestiones legales
que rodean al intercambio de informacin de trabajo entre
organizaciones, especialmente competidores.
El benchmarking cuenta con la confianza de la compaa. Esta es la
mayor resistencia a comparar de forma eficaz los procesos de los
competidores, debido a que la mayor parte de la informacin es
confidencial.

Ventajas:
Permite que la empresa pueda reaccionar a tiempo por eventuales
cambios en su entorno laboral.
Los gastos de contratacin de personal y recursos humanos
descienden de manera considerable.
Con esta herramienta se logra obtener productos o servicios de mejor
calidad puesto que el negocio nicamente se concentra en realizar un
trabajo especfico.
Con esta actividad se pueden eliminar los trabajos rutinarios que
pudieran existir dentro de la empresa, ya que estas actividades las
puede desarrollar el outsourcing.
Nota Relacionada:
Selecciona el outosurcing ms adecuado para tu empresa.
Utilizando este mtodo, se puede contratar a gente especializada para
una funcin determinada dentro de la empresa.
Gracias al outsourcing se puede lograr adaptar las operaciones y sus
costos a las necesidades actuales del mercado.

Desventajas:
Si no se contrata a la empresa de outsourcing ideal para nuestra
empresa, corremos el riesgo de acoger trabajadores de mala calidad
que perjudiquen el desarrollo del negocio.
Se puede llegar a crear una dependencia con el proveedor del servicio,
a tal grado que puede llegar un momento en que se convierta en una
obligacin para la empresa.
En ciertos momentos se puede perder el control de la produccin de la
empresa.
Como el trabajador puede llegar a no sentirse parte del negocio, es
muy probable que su trabajo se estanque y no d crecimiento.
Nota Relacionada:
Desarrolla un plan de outsourcing.
Poca afinidad de los trabajadores por la empresa que contrata el
outsourcing, lo que significa el bajo compromiso de trabajo de los
subcontratados.
La continua rotacin de personal puede provocar que en ningn
momento alguien se vuelva experto en su rea de trabajo.
As pues, ya tienes las herramientas bsicas

Coste: consiguiendo colocar en el mercado productos de bajo coste

unitario fabricndolos, por ejemplo, con sistemas de produccin y
distribucin altamente productivos, invirtiendo en equipos
especializados que permitan la produccin en masa.
Calidad: mediante el diseo de productos fiables y fabricando
artculos sin defectos. Llegando a conseguir el binomio marcacalidad. (Toyota en automviles, Minolta en mquinas fotogrficas,
Seiko en relojes).
Servicio: asegurando los compromisos de entrega de los productos
tanto en cantidad como en fecha y precio. Dando unos niveles de
asistencia post-venta adecuados.
Flexibilidad: siendo capaces de adaptarse a las variaciones de la
demanda, a los cambios en el mercado, en la tecnologa,
modificando los productos o los volmenes de produccin.
Innovacin: desarrollando nuevos productos, nuevas tecnologas
de produccin, nuevos sistemas de gestin.

Ventajas del just-in-time

El JIT trae muchas ventajas, que incluyen los siguientes:
Reduce los niveles de inventarios necesarios en todos los pasos de la

lnea productiva y, como consecuencia, los costos de mantener

inventarios ms altos, costos de compras, de financiacin de las
compras y de almacenaje.
Minimiza prdidas por causa de suministros obsoletos.Permite (exige)
el desarrollo de una relacin ms cercana con los suministradores.
Esta mejor relacin facilita acordar compras aseguradas a lo largo del
ao, que permitirn a los suministradores planearse mejor y ofrecer
mejores precios.
El sistema es ms flexible y permite cambios ms rpidos.
Desventajas del just-in-time

Que incluyen los siguientes:

Peligro de problemas, retrasos y de suspensiones por falta de
suministros, que pueden causar retrasos y suspensiones de la lnea
productiva e impactar los gastos negativamente.
Limita la posibilidad de reduccin de precios de compra si las
compras son de bajas cantidades aunque, dependiendo de la relacin
con el suministrador, esta desventaja se puede mitigar.
Aumenta el switching cost, el coste de cambiar de suministrador.

3. QUE CONDICIONES
DEBERAN CUMPLIRSE
EN LAS
ORGANIZACIONES
PARA APLICAR CADA
UNA DE ESAS
ESTRATEGIAS DE LA
RGANIZACIN.

1. Revisar la estructura de la Empresa

Se pueden identificar tres puntos bsicos para que una empresa
cuente con la estructura adecuada:
Contar con una buena administracin del proceso de abastecimiento
EL proceso de Outsourcing debe tener una misin definida (ej:
aumentar el valor del producto percibido por el Consumidor). Un diseo
exitoso de la estrategia del proceso de abastecimiento consiste en
aprovechar al mximo las ventajas o habilidades principales de la
Organizacin y subcontratar todo lo dems.
Determinar habilidades principales
Uno de los pasos clave para que una empresa pueda lograr un
proceso de Outsourcing exitoso es identificar cules de las actividades
que realiza son las centrales o principales para el negocio.
Cambiar la cultura organizacional.
Un paso importante dentro de proceso de Outsourcing es lograr que
los integrantes de las Organizaciones entiendan los fundamentos de
esta tercerizacin de actividades, as como los motivos que llevan a

ella y los beneficios que puede traer para la Compaa.

2. Determinar a cules actividades aplicar Outsourcing y a cules no
Dentro de una Organizacin existen diversos tipos de actividades que,
dependiendo de su naturaleza, pueden o no someterse a un proceso
de Outsourcing.
Dentro de las actividades de una Empresa se tienen las actividades
estratgicas, las altamente rentables y las rutinarias y/o de apoyo.
Las dos primeras actividades deben conservarse internamente,
mientras que la ltima es recomendable que se subcontrate.
Se pueden identificar tres criterios para determinar las actividades a
subcontratar, estos son:
i. Actividades que hacen uso intensivo de recursos.
Mediante esta tcnica las compaas pueden entrar en un nuevo
mercado sin la necesidad de incurrir inmediatamente en inversiones
considerables de equipo.
ii. Actividades que usan servicios especializados.
La tercerizacin ofrece a las Empresas gran flexibilidad en sus
sistemas, ya que pueden contar con el apoyo de un tercero
especializado que pueda adaptarse mejor a los cambios del mercado.
iii. Actividades relativamente independientes.
Una forma de identificar actividades que no formen parte de las
habilidades centrales de una Empresa, es observar aquellas tareas
que tienen una relativa independencia con respecto a las dems
funciones de la Compaa.
3. Seleccin del Proveedor
Se pueden mencionar ciertos pasos a llevar a cabo en la seleccin de
un proveedor.
Analizar la relacin costo / beneficio.
Si se obtiene un resultado positivo, es decir que el proveedor puede
realizar a un costo menor y con igual o mayor calidad dicha actividad,
quiere decir que la empresa ha logrado identificar una actividad que no
forma parte de sus habilidades principales.
Seleccionar cuidadosamente a los proveedores.
Al seleccionar un Proveedor las Empresas deben buscar proveedores
que se especialicen en la tarea que se van a subcontratar.
Elaborar un contrato escrito y estricto
Por ms atractivo y beneficioso que pueda parecer, no se debe olvidar
que la tercerizacin es delicada, se estn colocando actividades
importantes para la empresa en manos de terceros que pueden
perjudicar los intereses de la compaa si no se ajustan a sus
necesidades. Es por esto, que uno de los puntos bsicos al tercerizar
es el contar con un contrato por escrito, que sea claro en establecer

todos los puntos necesarios para que el Outsource cumpla con la

entrega del producto y/o servicio as como con las caractersticas
requeridas por la Empresa.
LOS RIESGOS DEL OUTSOURCING
Los riesgos involucrados en el proceso de Outsourcing pasan de ser
riesgos operacionales a riesgos estratgicos.
Los riesgos operacionales afectan ms la eficacia de la empresa
Los riesgos estratgicos afectan la direccin de la misma, su cultura, la
informacin compartida, entre otras.
Los principales riesgos de Outsourcing son:
No negociar el contrato adecuado
Una inadecuada seleccin del Outsource
Puede quedar la Empresa a mitad de camino si falla el contratista.
Incrementa el nivel de dependencia de entes externos.
Inexistente control sobre el personal del Outsource.
Rechazo del concepto de Outsourcing
Uno de los riesgos ms importantes del Outsourcing es que el
proveedor seleccionado no tenga las capacidades para cumplir con los
objetivos y estndares que la empresa requiere.
ETAPA DE TRANSICIN DEL OUTSOURCING
Factores crticos del xito en una Transicin de Outsourcing
Claridad de Objetivos
El elemento ms importante en el xito a largo plazo de una relacin
de Outsourcing, es la claridad de objetivos. La Empresa debe tener
muy definidas los objetivos que se pretenden alcanzar con el
Outsourcing y stas deben estar adecuadamente comunicadas,
habindose comprometido el Proveedor a ser medido en su
desempeo con base a ellas.
Expectativas Realistas
El Outsourcing es un medio, una herramienta, no una persona. Es
importante entonces fijar objetivos dentro de los lmites de lo posible.
Esto es muchas veces violado, en el afn del Proveedor de concretar
el negocio y del Cliente de solucionar sus problemas operativos con
una varita mgica.
Compromiso del Cliente
Como toda herramienta empresarial sofisticada, el Outsourcing
requiere de recursos altamente calificados por parte del Cliente, que
puedan explotar sus beneficios potenciales mediante funciones de
supervisin adecuadas. Ya que no asignar suficientes recursos a
supervisin y control del proveedor, deja a este ltimo a la deriva en
trminos de directrices operativas. Mientras que si se crea una neoburocracia de control administrativo dedicada al manejo de la relacin,
lleva al cliente por un lado comerse los ahorros esperados por este
proceso y, por el otro lado, y ms grave an, ata de manos al
Proveedor, constreido por una avalancha de requisitos administrativos

que le impiden implantar los procedimientos optimizados sobre los

cuales se fundaba su promesa al Cliente de eficiencia operativa y
economa de escala.
Definicin detallada de la Cartera de Servicios Incluidos
En muchas ocasiones el proveedor tiende a ser explcitamente vago
sobre la cartera de servicios incluidos en el costo bsico de una
transaccin de Outsourcing. Ms an, esta vaguedad es muchas veces
utilizada exitosamente como estrategia de penetracin del cliente.
Por lo tanto, es sumamente importante la definicin clara y precisa de
todos los servicios incluidos en la propuesta del Outsourcing. A mayor
precisin a priori, menores sorpresas a posteriori.
Definicin adecuada de Niveles y Modelos de Servicio
Cada servicio debe tener asociado tanto el modelo de prestacin
adoptado, como los parmetros de aceptacin y medicin de su
desempeo. As el progreso de la relacin puede ser monitoreado por
una batera de indicadores, los cuales sirven tanto para mostrar el xito
de la tercerizacin como para tomar medidas preventas y/o correctivas,
en caso de que algunos servicios muestren tendencias a la
degradacin, antes de convertirse en problemas crticos.
Flexibilidad Financiera
El xito de todo servicio de Outsourcing tiene como fundamento el
beneficio econmico de ambas partes como medida de prevencin
frente a situaciones cambiante, toda tercerizacin debe incorporar
suficiente flexibilidad financiera como para adaptarse a condiciones
cambiantes que puedan afectar el costo total de la relacin comercial
entre ambas partes, para as garantizar de alguna manera el beneficio
econmico buscado originalmente.
Compromiso del Proveedor
Una de las ventajas competitivas ms fuerte del Outsourcing es la
disponibilidad, por parte del Proveedor, de recursos altamente
calificados para resolver los problemas operativos en la infraestructura
del cliente. Como tal, el Proveedor debe comprometerse a mantener la
disponibilidad prometida a lo largo de la relacin. Evitando, en lo
posible, la rotacin excesiva de personal
Como toda relacin exitosa de negocios, es necesario garantizar una
continuidad y calidad mnima por parte del proveedor en los recursos
humanos asignados a la atencin y cumplimiento de los compromisos
contrados.
Conformidad Gerencial
El xito de todo proyecto a largo plazo depende, en gran medida, de la
continuidad del equipo gerencial responsable del mismo. En el caso del
Outsourcing, este requisito se acenta ms an, dado que las
condiciones generales de la transaccin se fijan justo antes del
comienzo formal de la relacin, al momento de la negociacin y firma
del contrato de prestacin de servicios. A partir de all, el xito de la
transaccin depende de adecuada interpretacin y seguimiento de las
clusulas establecidas en el contrato.
Es esencial que los equipos gerenciales responsables del proyecto por

ambas partes se involucren plenamente en las negociaciones

contractuales, para as llevar consigo a la relacin el espritu del
contrato. Esta es ciertamente una garanta importante para el xito de
la relacin a largo plazo.
Flexibilidad Operativa
Uno de los objetivos ms importantes del Outsourcing es
profesionalizar la operacin del cliente. Ms all de compromisos
formales y definiciones exactas de servicios prestados, el resultado
esperado de una solucin de Outsourcing es generalmente, el
mejoramiento y eficiencia de la operacin debido a la variedad de
situaciones y cambios de condiciones operativas que puedan ocurrir
durante el transcurso de la relacin. Por lo tanto, es muy importante
que la transaccin original incorpore suficientes elementos de
flexibilidad que puedan ser utilizados posteriormente para cambiar los
trminos operativos, o hasta la definicin de los servicios prestados, sin
necesidad de recurrir a tortuosas renegociaciones del contrato.
Metodologa para la evaluacin de Outsourcing de una Compaa
Por ltimo, la metodologa del Outsourcing es esencialmente la
incorporacin de buenas prcticas en la toma de decisiones
gerenciales. La decisin para tercerizar necesita estar sujeta a un
proceso administrativo apropiado y no tomarse simplemente, como en
el caso de muchas decisiones ms, sobre bases financieras o tcnicas.
Lo que hace esta metodologa es ayudar a planear, ayudar a fijar las
expectativas, tanto dentro de la organizacin como en el exterior, e
indica aquellas reas donde la Organizacin necesita conocimiento
especializado.
Pasos de la Metodologa
Fase O: Inicio
Fase 1: Evaluacin.
Fase 2: Planeacin.
Fase 3: Contratacin.
Fase 4: Transicin.
Fase 5: Administracin.
Para cada una de las fases se contestarn las siguientes preguntas:
- Qu hace la Fase?
- Qu se entrega?
- Qu decisin se toma?
A continuacin explicamos cada una de las fases:
FASE 0 - INICIO
QU HACE?
Identificar el alcance de lo que est considerando para el Outsourcing,
Establecer los criterios, las marcas importantes, iniciales y los factores
adelante/alto para las decisiones iniciales. Asigna recursos iniciales
para poner las semillas del proyecto.
QU SE ENTREGA?
Un documento que establece el alcance del proyecto y las cuestiones

administrativas.
QU SE DICE?
Examinar (o no) los beneficios estratgicos.
FASE 1 - EVALUACIN
QU HACE?
Examina la factibilidad del Outsourcing; define el alcance y los lmites
del proyecto e informa en qu grado el proyecto satisface los criterios
establecidos.
QU SE ENTREGA?
Un estudio de factibilidad. Una decisin acerca de si se debe o no
proceder a la etapa de planeacin.
QU SE DICE?
Decisin acerca de proceder o no.
FASE 2 - PLANEACIN DETALLADA
QU HACE?
Estable los criterios para la licitacin, define con detalle los requisitos y
prepara una lista breve de invitaciones para el concurso.
QU SE ENTREGA?
Un plan de proceso de licitacin, incluyendo documentacin para la
licitacin, descripcin de los servicios, borradores de acuerdo al nivel
de servicio y una estrategia para las negociaciones con los
proveedores.
QU SE DECIDE?
A quin se invita a concursar, bajo qu criterios y las medidas del
desempeo.
FASE 3 - CONTRATACIN
QU HACE?
Selecciona a un contratista preferido como resultado de un proceso de
licitacin. Identifica a un Proveedor de respaldo.
QU SE ENTREGA?
Invitacin a concursar: Acuerdos de nivel de servicio, los encabezados
del acuerdo. Contratos. Plan de transferencia del servicio a
subcontratistas.
QU SE DECIDE?
La concesin del contrato. A quin, para qu servicio, durante cunto
tiempo, los criterios de medicin.
FASE 4 - TRANSICIN AL NUEVO SERVICIO
QU HACE?
Establece los procedimientos para la administracin de la funcin
tercerizada. Transfiere la responsabilidad formal de las operaciones.
Transfiere personal y activos segn se hayan acordado.
QU SE ENTREGA?
Un plan de transicin. Documentacin de los procedimientos de
administracin y revisin. Entrega de la responsabilidad formal al

Outsource.
QU SE DECIDE?
Procedimientos de terminacin. Fecha de entrega del servicio.
FASE 5 - ADMINISTRACIN Y REVISIN
QU HACE?
Revisa el contrato de forma regular, comparndolo contra los niveles
de servicios acordados. Planea las negociaciones para tomar en
cuenta los cambios y requerimientos adicionales.
QU SE ENTREGA?
Un servicio administrado. Revisiones regulares. Ausencia de
sorpresas.
QU SE DECIDE?
Verificacin anual de la validez de la evaluacin original. Decisin
sobre la continuidad del contrato.
INFLUENCIA DEL ENTORNO
Qu influencias del entorno pueden provocar la implementacin del
Outsourcing en su Empresa?
Entre las influencias del entorno, podemos indicar que: Simplificar la
Administracin, Falta de Infraestructura, Avances Tecnolgicos,
Exigencias del Mercado y Competencia, involucran cerca del 70 % de
las razones por la que se implementa el Outsourcing.
Esta implementacin, provoca mejoras en la calidad del servicio, en el
desempeo operacional, en la imagen de la organizacin frente al
mercado y a sus competidores, como as tambin mejoras en el control
y la administracin.