Ups QT04289 PDF

UNIVERSIDAD POLITCNICA SALESIANA
SEDE QUITO
CARRERA:CONTABILIDAD Y AUDITORA
Tesis previa a la obtencin del ttulo de: INGENIERO EN

CONTABILIDAD Y AUDITORA
TEMA:
DISEO DE UN SISTEMA DE GESTIN EN EL MANEJO DE

INVENTARIOS EN LA EMPRESA COSSFA S.A. COMISARIATOS
SERVICIO SOCIAL DE LAS FUERZAS ARMADAS.
AUTORA:
VERNICA CRISTINA CASTELLANOS GOYES
DIRECTORA:
JASLY MARIBEL SOTO YELA
Quito, octubredel 2013
DECLARATORIA DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIZACIN DE USO

DEL TRABAJO DE GRADO
Yo, Vernica Cristina Castellanos Goyes autorizo a la Universidad Politcnica

Salesiana la publicacin total o parcial de este trabajo de grado y su reproduccin sin
fines de lucro.
Adems declaro que los conceptos y anlisis desarrollados y las conclusiones del
presente trabajo son de exclusiva responsabilidad de la autora.
Quito, octubre del 2013
____________________
Vernica Cristina CastellanosGoyes
CC 1715117667
DEDICATORIA
El presente trabajo de tesis se lo dedico en primer lugar a las personas ms

importantes y que ms amo en mi vida, Melany mi hija y Freddy su padre, quienes
me han apoyado y acompaado a lo largo de este trabajo, los cuales fueron mi
inspiracin y fuerza para culminarlo.
Adems, a mi madre, padre y hermanos que a pesar de las dificultades mantuvieron

su apoyo en este ao y medio, sin dejar de confiar que seguir subiendo escalones en
mi vida personal y profesional.
AGRADECIMIENTO
Agradezco a la Universidad Politcnica Salesiana por contribuir en mi formacin

profesional otorgando las facilidades necesarias para que los estudiantes culminen
sus carreras.
A mi tutora, Ing. Jasly Soto por guiarme en la elaboracin del trabajo de Tesis.
Por ltimo, a todos los profesores que a lo largo de la carrera han impartido los
conocimientos necesarios para obtener el ttulo deseado y poder ser la profesional
que ellos desearon guiar.
NDICE
INTRODUCCIN ...................................................................................................... 1
CAPTULO I .............................................................................................................. 2
SISTEMA DE GESTIN, INVENTARIO ............................................................. 2
1.1. Sistema de gestin ............................................................................................ 2
1.1.1. Concepto .................................................................................................. 2
1.1.2. Importancia .............................................................................................. 2
1.1.3. Beneficios del sistema de gestin ........................................................... 3
1.1.4. Proceso de administracin ........................................................................ 4
1.1.5. Control interno y de gestin ...................................................................... 8
1.1.5.1.Definicin control interno ..................................................................... 8
1.1.5.2.Importancia del control interno ............................................................ 9
1.1.5.3.Limitacin del control interno ............................................................... 9
1.1.5.4.Componentes del control interno......................................................... 10
1.1.5.5.Definicin control de gestin .............................................................. 13
1.1.5.6.Proceso de control ............................................................................... 14
1.1.5.7.Mtodo de evaluacin de control ........................................................ 15
1.1.5.8.Tcnicas de evaluacin de control ....................................................... 17
1.1.6. Balancedscorecard .................................................................................. 19
1.1.7. Anlisis situacional ................................................................................ 20
1.1.8. Dificultad en la implantacin del sistema de gestin en las empresas.... 22
1.2.Inventario ......................................................................................................... 23
1.2.1. Definicin ........................................................................................................ 23
1.2.2. Clasificacin.................................................................................................... 23
1.2.3. Sistemas de Inventario ................................................................................... 25
1.2.4. El costo ............................................................................................................ 29
1.2.5. Frmulas de clculo del costo....................................................................... 34

1.2.6. Valor neto realizable ...................................................................................... 36
1.2.7. Mtodos de control de inventario............................................................ 37
1.2.8. Presupuesto ............................................................................................. 39
1.2.9. Lote econmico ....................................................................................... 42
1.2.10. Deterioro ................................................................................................. 42
1.3.Donaciones ....................................................................................................... 43
1.3.1. Concepto .......................................................................................................... 43
1.3.2. Deducibilidad de las donaciones .................................................................. 44
CAPTULO II ........................................................................................................... 46
DIAGNSTICO
SITUACIONAL
DE
LA
EMPRESA
COSSFA
S.A.
COMISARIATOS SERVICIO SOCIAL DE LAS FUERZAS ARMADAS....... 46

2.1.Antecedentes ..................................................................................................... 46
2.1.1. Base Legal del Empresa .......................................................................... 48
2.1.2. Objetivos de la Empresa ......................................................................... 48
2.1.3. Bienes y Servicios que ofrece ................................................................. 49
2.2.Direccionamiento Estratgico ........................................................................... 50
2.2.1. Misin ..................................................................................................... 50
2.2.2. Visin ...................................................................................................... 50
2.2.3. Principios y valores corporativos ............................................................ 51
2.2.4. Polticas Institucionales........................................................................... 51
2.3.Estructura orgnica ........................................................................................... 55
2.4.Anlisis Interno ................................................................................................. 57
2.4.1. Clientes.................................................................................................... 57
2.4.2. Convenios interinstitucionales ................................................................ 57
2.4.3. Proveedores ............................................................................................. 57
2.4.4. Personal ................................................................................................... 58

2.4.5. Manejo de Inventarios ............................................................................. 58
2.5.Anlisis Externo................................................................................................ 59
2.5.1. Econmicos ............................................................................................. 59
2.5.2. Situacin jurdica y poltica .................................................................... 60
2.5.3. Situacin demogrfica y cultural ............................................................ 61
2.5.4. Situacin de la competencia .................................................................... 62
2.6.Matriz FODA .................................................................................................... 66
2.7.Vulnerabilidad .................................................................................................. 69
CAPTULO III ......................................................................................................... 74
ANLISIS Y RECOPILACIN DE INFORMACIN ...................................... 74
3.1.Flujogramas y narrativas............................................................................. 74
3.2.Cuestionarios de control interno ................................................................. 92
3.3.Pruebas de recorrido ................................................................................. 104
3.4.Pruebas de cumplimiento .......................................................................... 106
3.5.Hoja de hallazgos ...................................................................................... 119
CAPTULO IV ....................................................................................................... 122
DISEO DE UN SISTEMA DE GESTION EN EL MANEJO DE
INVENTARIO ....................................................................................................... 122
4.1.Introduccin .................................................................................................... 122
4.2.Alcance ........................................................................................................... 122
4.3.Excepciones .................................................................................................... 123
4.4.Objetivo .......................................................................................................... 123
4.5.Iniciativas estratgicas .................................................................................... 124
4.6.Presupuesto de las iniciativas estratgicas...................................................... 128
4.7.Procesos .......................................................................................................... 133

4.8.Procedimientos y polticas .............................................................................. 153
4.9.Funciones de acuerdo al perfil profesional ..................................................... 189
4.10. Indicadores de gestin .................................................................................. 205
4.11. Normativa ..................................................................................................... 223
4.12. Glosario de trminos .................................................................................... 223
CONCLUSIONES .................................................................................................. 225
RECOMENDACIONES ........................................................................................ 227
LISTA DE REFERENCIAS .................................................................................. 229
ANEXOS ................................................................................................................. 230
NDICE DE ANEXOS
Anexo No. 1 ............................................................................................................. 230
Anexo No. 2 ............................................................................................................. 230
Anexo No. 3 ............................................................................................................. 232
Anexo No. 4 ............................................................................................................. 233
Anexo No. 5 ............................................................................................................. 234
Anexo No. 6 ............................................................................................................. 235
Anexo No. 7 ............................................................................................................. 236
Anexo No. 8 ............................................................................................................. 238
Anexo No. 9 ............................................................................................................. 240
Anexo No. 10 ........................................................................................................... 241
Anexo No. 11 ........................................................................................................... 242
Anexo No. 12 ........................................................................................................... 243
Anexo No. 13 ........................................................................................................... 244
Anexo No. 14 ........................................................................................................... 244
Anexo No. 15 ........................................................................................................... 248
Anexo No. 16 ........................................................................................................... 249
Anexo No. 17 ........................................................................................................... 250
Anexo No. 18 ........................................................................................................... 251
Anexo No. 19 ........................................................................................................... 251
Anexo No. 20 ........................................................................................................... 252
Anexo No. 21 ........................................................................................................... 253
Anexo No. 22 ........................................................................................................... 257

Anexo No. 23 ........................................................................................................... 258
Anexo No. 24 ........................................................................................................... 259
Anexo No. 25 ........................................................................................................... 260
Anexo No. 26 ........................................................................................................... 261
Anexo No. 27 ........................................................................................................... 263
Anexo No. 28 ........................................................................................................... 264
Anexo No. 29 ........................................................................................................... 267
Anexo No. 30 ........................................................................................................... 269
Anexo No. 31 ........................................................................................................... 271
Anexo No. 32 ........................................................................................................... 272
Anexo No. 33 ........................................................................................................... 274
Anexo No. 34 ........................................................................................................... 275
Anexo No. 35 ........................................................................................................... 276
RESUMEN
El presente trabajo muestra un sistema de gestin en el manejo de inventario en la

empresa COSSFA S.A. Comisariatos Servicio Social de las Fuerzas Armadas.
Empresa creada en el ao 2009 por el Grupo Holdingdine S.A. y que actualmente
forma parte del Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas. Se muestra el
sistema de gestin e inventario, su importancia en las empresas en la actualidad y la
forma de estructurarlo, adems de dar el punto de partida en la elaboracin del
trabajo.
Se analiza el diagnostico situacional de la empresa COSSFA, los objetivos, misin,

visin, principios y valores corporativos,
polticas, estructura orgnica, anlisis
interno y externo, FODA, clientes y competencia.
Se muestra la informacin sobre la empresa, necesaria en plantear el sistema de

gestin. Adems de encontrar los puntos negativos y positivos que necesitan ser
modificados o mejorados en el actual sistema, dndole mayor importancia a sus
procesos y controles en el movimiento de inventario.
El diseo de un sistema de gestin en el manejo de inventario tratado, muestra los

procesos mejorados en la empresa COSSFA S.A., junto con las estrategias,
presupuesto, polticas e indicadores que en conjunto contribuyen al cumplimiento de
los objetivos de la empresa y mejora su gestin. Propuesta realizada en funciones
operativas y administrativas tales como: la adquisicin, recepcin, liquidacin,
transferencia, devolucin, promociones, donaciones, bajas y toma fsica de
inventario.
Para finalizarse presenta conclusiones y recomendaciones producto de la

investigacin realizada, que podr ser de utilidad en la entidad para el mejoramiento
de procesos.
ABSTRACT
The preset work shows a management system to manage the company's inventory
COSSFA S.A ComisariatosServicio Social de lasFuerzas Armadas. The company
was founded in the year 2009 by the Group HOLDINGDINE SA and andactually It
is part of the Instituto de Seguridad Social de lasFuerzas Armadas. Showing the
management system and the inventory, its importance in business today and how to
structure it, in addition to the starting point in developing this work.
It analyzes the situational analysis of the company COSSFA, objectives, mission,

vision, principles and corporate values, policies, organizational structure, internal
and external analysis, FODA, customers and competition.
It shows the information about the company, needed to raise the management
system. Besides finding the positive and negative points that need to be modified or
improved in the current system, giving more importance to their processes and
controls on the movement of inventory.
The design of a management system in inventory management discussed here, shows

the improved processes in the company COSSFA S.A, along with strategies,
budgets, policies and indicators that together contribute to fulfilling the objectives of
the company and improve its management. Proposal made in operational and
administrativefunctions such as: the acquisition, reception, settlement, transfer,
refund, promotions, grants, low and take physical inventory
To finish presents the conclusions and recommendations resulting from the research
performed, which may be useful in the state for process improvement.
INTRODUCCIN
Cossfa S.A. Comisariatos Servicio Social de las Fuerzas Armadas es una empresa del
Grupo Holdingdine S.A. Se constituy el 17 de junio de 2009. Al momento cuenta
con 14 sucursales a nivel nacional. Su objeto social es la administracin y operacin
de los comisariatos, tiendas y almacenes de las Fuerzas Armadas.
Al ser una empresa relativamente nueva en su administracin, todos los procesos

necesarios aun no han sido completados, en lo que respecta a Inventarios,
considerndose estos como parte fundamental de la entidad, financieramente
representa ms de la tercera parte de los Activos y operacionalmente es la pieza ms
importante del giro del negocio.
La empresa ha establecido procesos en la adquisicin, almacenamiento, distribucin

y venta de productos de consumo masivo. Sin embargo, no se tiene un control en
cuanto al tratamiento adecuado de productos caducados para ser dados de baja del
Inventario oportunamente con el respaldo de documentos notariados y productos por
caducar, aptos para el consumo humano que podran ser donados a Entidades sin
fines de lucro. Esto ocasiona prdidas econmicas injustificadas por faltas de
procedimientos de control, tratamiento inadecuado para su desecho, dificultad en su
registro y valoracin y el uso indebido de recursos que podran ser aprovechados por
terceros, brindando ayuda a la comunidad.
En el presente trabajo de grado se utiliz la estrategia de investigacin cientfica

examinando aquellos factores internos que influyen en el mal manejo del inventario.
CAPTULO I
SISTEMA DE GESTIN, INVENTARIO
1.1.
1.1.1
Sistema de gestin
Concepto
Un sistema de gestin es una estructura probada en la gestin y mejora
continua de las polticas, los procedimientos y procesos de la
organizacin (The British Standars Institution, 2011)
Es una herramienta de mejora continua en los procedimientos, polticas y

procesos de una organizacin o en el establecimiento de nuevos. Adems,
permite la coordinacin de todas las actividades de mejor manera en
alcanzar los objetivos de la empresa mediante una serie de estrategias,
que incluyen la opti (AMAT, 2003)mizacin de procesos, el enfoque
centrado en la gestin y el pensamiento disciplinado.
1.1.2
Importancia
La importancia de un correcto sistema de gestin se da por las

necesidades de la empresa en mejorar su rentabilidad, competitividad,
capacidad de adaptacin, crecimiento entre otros.
Una entidad que ha diseado e implementado un sistema de gestin

adecuado puede enfrentar de mejor manera los cambios que se dan en el
mercado, globalizacin y los avances tecnolgicos.
Todos estos retos pueden constituir un riesgo en todo tipo de empresa, sin
importar su tamao, forma de constitucin, capital, actividad, etc., si no
se los logra manejar adecuadamente. Por este motivo es muy importante
la implementacin de un sistema de gestin adecuado segn las

necesidades de la organizacin y desarrollar de mejor manera su
potencial.
1.1.3
Beneficios del sistema de gestin
El mantener un sistema de gestin en una empresa con lleva varios

beneficios entre los cuales se encuentran:
Un correcto sistema de gestin
mejora la efectividad de los
procesos, eliminando desperdicios en tiempo, costos y bienes,

mejorando as tambin la imagen de la empresa ante los clientes,
aumentando su satisfaccin.
Previene
posibles
riesgos
sociales,
medioambientales
financieros.
Protege la marca y la reputacin de la empresa al entregar al

consumidor un producto o servicio de calidad con la mayor
rapidez.
Se logran mejoras continuas en todos los procesos, objetivos y

estrategias de la empresa, logrando que todas las actividades
realizadas
por
los
distintos
conjuntamente de manera adecuada.
Eliminar barreras de comercio
departamentos
funcionen
1.1.4
Proceso de administracin
Planeacin
La planificacin es una forma concreta de la toma de decisiones que
aborda el futuro especifico que los gerentes quieren para sus
organizacionesCabe decir que la planificacin es el tronco fundamental
de un roble importante del que crece las ramas de la organizacin,
direccin y el control(Stoner, Freeman, & Gilbert, 1996)
De las cuatro funciones administrativas, la planeacin se considera la
fundamental. Todo lo dems se origina de la planeacin. Sin embargo, la
planeacin tambin es la funcin administrativa ms controversial. La
planeacin no puede descifrar un futuro incierto. La planeacin no puede
disciplinar un ambiente turbulento.(Daft & Marcic, 2006)
Al ser el primer paso del proceso administrativo, se considera el ms
importante en obtener los resultados deseados. Consiste en realizar una
estimacin de los eventos futuros, las actividades que se van a realizar, las
metas y la toma de decisiones respecto a todo lo que se va a prev obtener
en todo el proceso con el uso de los recursos disponibles por la empresa,
materiales, humanos, financieros, tecnolgicos e informticos.
En el proceso de planeacin se puede guiar por los siguientes pasos:
1. Identificar las metas de la organizacin, con su respectivo tiempo
de cumplimiento.
2. Determinar las unidades o departamentos que conforman la
empresa y sus metas.
3. Establecer programas con el objetivo de conseguir dichas metas,
tomando en cuenta que deben relacionarse con el objetivo comn
de la organizacin.
4. Establecer las polticas, procedimientos y mtodos de medicin de
desempeo.
5. Analizar la viabilidad de los programas por parte de los directivos

de la empresa.
Organizacin
Organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben
existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su
mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados (Reyes
Ponce, 2005)
Como su nombre lo indica, implica estructurar todos los recursos

disponibles con la finalidad de trabajar de manera conjunta, asignando
responsabilidades al personal relacionado con el proceso en la
consecucin de los objetivos planteados.
Como ya se establecieron las unidades de la empresa en el proceso

anterior, en la organizacin se debe asignar los recursos de la empresa,
materiales, financieros y humanos en base a las metas establecidas.
Adems de determinar el responsable del cumplimento del programa
acordado.
Para obtener los resultados esperados, es necesario que en la etapa de la

organizacin todos los involucrados en los programas, conozcan los
objetivos de la empresa y se relacionen con ellos, sin importar su
jerarqua.
Direccin
La Direccin es aquel elemento de la administracin en el que se logra la

realizacin efectiva de todo lo planteado por medio de la autoridad del
administrados, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas
directamente, y, con ms frecuencia, delegando dicha autoridad y se
vigila simultneamente que se cumpla en la forma adecuada todas las
ordenes emitidas (Reyes Ponce, 2005).
Trata de la asignacin de una persona o personas responsables del

proceso que guie a los distintos empleados. Se debe asignar adems los
tiempos y metas que se espera obtener a fin de poder medir los resultados
de la gestin realizada. La direccin no implica perseguir al trabajador en
revisar constantemente su desempeo, ya que esto puede interpretarse
como desconfianza por parte de los directivos, es mejor demostrar la
confianza que se tiene en la ejecucin de las actividades asignadas.
El liderazgo es una de las cualidades del responsable de la direccin, ya

que se necesita que el mismo guie correctamente al resto del personal y
que los motive al cumplimiento del trabajo con el uso de su propia
creatividad.
Es importante que se identifique las destrezas de cada colaborador en el

proceso, en usarlos en beneficio de la empresa, en esto tambin se debe
recompensar su trabajo bien hecho.
Control
El control organizacional es un proceso sistemtico que consiste en la
regulacin de las actividades organizacionales para hacerlas consistentes
con las expectativas establecidas en los planes, en las metas y en los
estndares de desempeo.(Daft & Marcic, 2006)
La esencia de esta funcin es vigilar la adecuada realizacin de las

actividades, este puede realizarse a travs de la utilizacin de indicadores
de desempeo o un control rutinario de los resultados que se estn
obteniendo.
El control es indispensable con el objetivo de realizar las correcciones

necesarias a tiempo, a fin de lograr los objetivos con eficiencia y eficacia.
Este se lo puede realizar siguiendo cuatro pasos elementales:
1. Establecer estndares de desempeo
2. Medir los resultados en base a indicadores
3. Comparar los resultados con las metas establecidas
4. Tomar los correctivos necesarios en el caso de incumplimiento
de los objetivos.
El control frecuente o peridico de las actividades permite a la

administracin realizar los correctivos necesarios de manera oportuna y
as evitar errores que podran ser irreparables una vez avanzado el
proceso de la administracin.
Fuente: DAFT, Richard L., MARCIC, Dorothy, Introduccin a la Administracin,

2006
1.1.5
1.1.5.1
Control interno y de gestin
Definicin control interno

El control interno es un proceso efectuado por el consejo de
administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad,
diseado con el objeto de promocionar un grado de seguridad razonable
en cuanto a la consecucin de objetivos(Coopers & Lybran, Los
nuevos conceptos del control interno: Informe coso, 1997)
El control interno es un proceso establecido y monitoreado por los

directivos y jefaturas de la organizacin, en las distintas actividades
realizadas por el personal de la empresa, con el fin de realizarlas con
eficacia y eficiencia en el cumplimiento de objetivos. Un correcto control
interno permitir brindar informacin fiable y un correcto uso de los
recursos.
1.1.5.2
Importancia del control interno
Controla el correcto desempeo del personal en las actividades

designadas a cada uno de ellos.
Verifica el adecuado uso de los recursos materiales, financieros y

humanos.
Detecta posibles errores en los diferentes niveles de la

organizacin y establece las soluciones o controles para evitarlos
en eventos futuros.
1.1.5.3
Ayuda a la consecucin de objetivos.
Limitacin del control interno
Juicio
Los controles se pueden ver limitados por el riesgo de errores humanos en

la toma de decisiones, ya sea por desconocimiento o por la presin
realizada por terceros.
Disfunciones del sistema
Los controles pueden fallar por la mala comprensin de las instrucciones

de los sistemas implantados o por errores humanos, ya sea de juicio,
dejadez, fatiga o despiste.
Elusin de los controles por la direccin
El sistema de control interno no puede ser ms eficaz que las personas

responsables de su funcionamiento. Incluso en las entidades que tienen
un buen entorno de control existe la posibilidad que los responsables
eludan el sistema de control interno.
Confabulacin
Dos o ms personas pueden actuar conjuntamente en cometer y/o encubrir

un acto, los datos financieros y otras informaciones de gestin pueden
verse alterados de un modo no identificable por el sistema de control.
Relacin costos/beneficios
Si los recursos de la entidad son escasos, se debe considerar el costo

beneficio de su implementacin, lo que puede provocar tener un sistema
no muy eficiente o acorde a las necesidades de la entidad.
1.1.5.4
Componentes del control interno
Entorno de Control
El entorno de control marca las pautas de comportamiento en una
organizacin, y tiene una influencia directa en el nivel de concienciacin
del personal respecto al control. Constituye la base de todos los dems
elementos del control interno, aportando disciplina y estructura.
(Coopers & Lybrand, Los nuevos conceptos del control interno: Infomre
Coso, 1997)
Los factores del entorno de control son:
Integridad y valores ticos
Competencia profesional
Atmosfera de confianza mutua
Organigrama
Asignacin de autoridad y responsabilidad.
Polticas y prcticas en personal.
Participacin del consejo directivo o el comit de auditora
10
Filosofa y estilo operativo de la administracin
Evaluacin de riesgos
La evaluacin del riesgo consiste en la identificacin y anlisis de los
factores que podran afectar la consecucin de los objetivos y, en base a
dicho anlisis, determinar la forma en que los riesgos deben ser
gestionados.(Coopers & Lybrand, Los nuevos conceptos del control
interno: Infomre Coso, 1997)
El control interno limita los riesgos que afectan las actividades de una
organizacin, por lo que es importante el conocimiento de la entidad y sus
componentes, poder identificar sus puntos dbiles y los riesgos tanto
internos como externos.
En la evaluacin de riesgos se puede encontrar los siguientes factores:
Cobertura de objetivos
Vinculacin
Consecucin de los objetivos
Identificacin de riesgos
Nivel de actividad.
Actividades de control
Las actividades de control consisten en las polticas y los procedimientos
que tienden a asegurar que se cumplan las directrices de la direccin.
Tambin tienden a asegurar que se toman las medidas necesarias para
afrontar los riesgos que ponen en peligro la consecucin de los objetivos
de la entidad.(Coopers & Lybrand, Los nuevos conceptos del control
interno: Infomre Coso, 1997)
11
Hay actividades de control en toda la organizacin, a todos los niveles y

en todas las funciones, donde se encuentran los siguientes factores:
Revisiones de alto nivel
Funciones directas o actividades administrativas
Procesamiento de informacin.
Controles fsicos
Indicadores de desempeo
Segregacin de responsabilidades
Informacin y comunicacin
Es necesario identificar, recoger y comunicar informacin relevante de
modo y en un plazo tal que permitan a cada uno asumir sus
responsabilidades. Los sistemas de informacin generan informes, que
recogen informacin operacional, financiera y correspondiente al
cumplimiento,
que
posibilitan
la
direccin
el
control
del
negocio.(Coopers & Lybrand, Los nuevos conceptos del control interno:

Infomre Coso, 1997)
A continuacin se detallan los siguientes factores:
Sistemas estratgicos e integrados
Sistemas de apoyo a las iniciativas estratgicas
Integracin con las operaciones
Tecnologas coexistentes
Calidad de la informacin
12
Supervisin o monitoreo
Resulta necesario realizar una supervisin de los sistemas de control
interno, evaluando la calidad de su rendimiento. Dicho seguimiento
tomara la forma de actividades de supervisin continua, de evaluaciones
peridicas o una combinacin de los dos anteriores. (Coopers &
Lybrand, Los nuevos conceptos del control interno: Infomre Coso, 1997)
Este componente tiene como objetivo asegurar que el control interno

funciona adecuadamente, a travs de continuas evaluaciones.
En muchas entidades, los auditores internos o el personal que lleva a cabo

las funciones similares, contribuyen a la vigilancia de las actividades de la
entidad a travs de evaluaciones. Ellos comunican debilidades y
recomendaciones en mejorar el control interno.
En el grfico siguiente se puede observar que el Sistema de Control

Interno es la base de toda organizacin, a travs del que se establece una
estructura organizativa en el cumplimiento de objetivos, se crea una
cultura organizativa a su personal y se plantean estrategias en la
obtencin de resultados.
1.1.5.5
Definicin control de gestin
El control de gestin es un proceso que permite guiar a los directivos al

cumplimiento de los objetivos empresariales y as medir los resultados
obtenidos a nivel de la organizacin o por departamento, mediante la
planificacin y control posterior de la eficiencia de las actividades en la
parte operativa y financiera, adems de facilitar la toma oportuna de
decisiones.
13
1.1.5.6
Proceso decontrol
Para la obtencin de los fines y objetivos de la organizacin existen

diferentes mecanismos que pueden permitir su adaptacin al entorno y la
coordinacin interna, estos pueden ser: Formales como la planificacin
estratgica, el Diseo de la estructura organizativa o Diseo de una
contabilidad de gestin y no formales o ms difciles de formalizar y de
carcter ms espontneo.
El primer paso es la formulacin de la estrategia, en ello es necesario el

anlisis del entorno interno y externo (matriz FODA). Es fundamental la
definicin de la estrategia empresarial (ya sea formal o informal) en
adaptar las actividades de la empresa a las exigencias del entorno externo,
y orientar el comportamiento individual con los objetivos globales.
La empresa se apoya en el plan estratgico en orientar sus actividades a

las exigencias del entorno externo y as alcanzar sus objetivos, mediante
la definicin de funciones, responsabilidades y poder de decisin en el
desempeo de las mismas, las normas de comportamiento y
procedimientos, y los recursos disponibles. Adems de la definicin de
objetivos generales y especficos dependiendo del tamao de la
organizacin. En base a estos elementos los directivos podrn tomar
decisiones y obtener los resultados esperados, para ello, es necesario un
sistema de medicin y evaluacin.
14
Fuente:AMAT, Joan Ma., Control de Gestin: una perspectiva de direccin, 2003
1.1.5.7
Mtodos de evaluacin de control
Los mtodos de evaluacin son usados por la empresa, con el objeto de

asegurar la veracidad de su informacin y el correcto cumplimiento del
control interno.
Mtodo de cuestionarios
Consiste en la elaboracin de preguntas formuladas de tal manera que una

respuesta afirmativa indique la existencia del control y por el contrario la
respuesta negativa indique su falta, ausencia o debilidad de los controles
establecidos. Las preguntas deben ser orientadas a los encargados del
cumplimiento de las actividades establecidas por la entidad.
15
Ejemplo:
Cuestionario de control interno
Departamento: Finanzas
Periodo: Septiembre 2011
No.
1
2
3
PREGUNTA
La empresa restringe el ingreso a personas
ajenas a informacin confidencial de la
empresa
Las claves de acceso son cambiadas cada
cierto periodo de tiempo
Las claves son otorgadas con la
autorizacin del jefe directo.
SI
NO
OBSERVACIONES
X
X
X
Elaborado por: Vernica Castellanos
Mtodo descriptivo
Se detalla en forma escrita los procesos clasificados por actividades,

departamentos, responsables y los distintos registros que cada uno utiliza.
La descripcin debe ser realizada siguiendo el curso de las operaciones
segn el manejo de cada departamento y la relacin de uno con otro.
Ejemplo:
NARRATIVA
Departamento: Finanzas
Proceso:
Registro facturas de compra
Perodo:
Septiembre 2011
El asistente contable verifica la legalidad de la factura segn los requisitos establecidos en el

Reglamento de Comprobantes de Venta y Retencin, los correctos datos de la empresa, los documentos
internos como son: Orden de Compra, nota de Recepcin y liquidacin de la mercadera con sus
respectivas firmas de responsabilidad.
Luego se comprueba en el sistema del SRI la aprobacin de la factura, y se ingresa al sistema contable.
16
Mtodo grfico
Por medio de grficos o diagramas de flujo se realiza la descripcin de

los procesos y los empleados que los realizan. Para su elaboracin se
utilizan smbolos clave en una mejor comprensin.
Inicio / Final
Proceso
Documento
Copia del Documento
Lnea de Direccin
Decisin
Conector
1.1.5.8
Tcnicas de evaluacin de control
Tcnicas de verificacin ocular
Comparacin.- consisten en observar las diferencias o similitudes entre

dos o ms elementos comparables entre s.
Observacin.- es la tcnica ms utilizada ya que se realiza cerciorndose

de cmo se ejecuta los procesos.
Revisin selectiva.- aplicar la tcnica de verificacin nicamente a

procesos que se consideren importantes.
17
Tcnica de verificacin verbal
Indagacin.- es el acto de obtener informacin por medio de personas

directas o indirectas al proceso que se necesita conocer.
Entrevista.- se realiza una serie de preguntas a personas de la entidad o

relacionadas con el proceso, dicha entrevista debe enfocarse a un objetivo
especifico para obtener los resultados esperados.
Encuesta.- a travsde la recoleccin de informacin se debe realizar

preguntas para confirmar la existencia o cumplimiento de una poltica o
procedimiento.
Tcnica de verificacin escrita
Anlisis.- evaluacin crtica y minuciosa de los elementos que conforman

un proceso, actividad u operacin.
Conciliacin.- consiste en analizar los datos obtenidos de dos diferentes

unidades para establecer las similitudes y buscar un objetivo comn.
Confirmacin.- es la tcnica que permite comprobar la autenticidad de

los registros y documentos analizados, as como las afirmaciones dadas
por la propia entidad.
Tcnica de verificacin documental
Comprobacin.-
tcnica
que
verifica
la
existencia,
legalidad,
autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una entidad,

mediante la verificacin de los documentos que las justifican.
18
Computacin.- es la tcnica que se utiliza en verificar la exactitud y

correccin aritmtica de una operacin.
Tcnica de verificacin fsica
Inspeccin.- revisin fsica de activos, obras, documentos y valores, con

el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicacin de esta
tcnica es de mucha utilidad, especialmente, en la constatacin de
efectivo y valores. (Seminario Introduccin a las normas y prcticas de
auditoria gubernamental, 2003)
1.1.6
Balanced scorecard
El balanced scorecard (BSC) ocuadro de mando integral es una

herramienta diseada en garantizar la eficaz ejecucin de sus estrategias
de la empresa para la toma oportuna de decisiones a travs de la direccin
estratgica y la evaluacin de desempeo.
El BSC es usado en transformar las estrategias en objetivos y visin

cumplidos en las siguientes perspectivas: Financiera, del Cliente, de los
Procesos Internos y del Aprendizaje y Crecimiento.
Se basa en la realizacin de un mapa estratgico gobernado por la

relacin causa-efecto donde cada perspectiva debe funcionar en forma
relacionada.
Los directivos deben analizar el mercado y la estrategia para construir un

modelo de negocio que refleje las interrelaciones entre los diferentes
componentes del negocio.
El esquema bsico en el modelo de negocio contiene:
19
Los resultados financieros son la consecuencia de la actuacin de

la empresa en el mercado.
Si la empresa consigue alcanzar los objetivos de servicio al

cliente, la creacin de valor seguir como consecuencia. En
cambio, si los indicadores de servicio al cliente empiezan a
deteriorarse, tarde o temprano se reflejar en un resultado
financiero malo, lo que permitir tomar medidas.
El servicio al cliente depende de una correcta ejecucin de los

procesos internos, tanto operativos (generan valor a corto plazo)
como estratgicos (generan valor a largo plazo).
Recursos
Ejemplo:
Balanced scorecard
Fuente: Google imgenes
1.1.7
Anlisis situacional
Es el mejor medio por el que la empresa realiza el reconocimiento del

ambiente interno y externo que le servir en la toma de decisiones y
valorar la gestin de la administracin.
20
Anlisis ambiente interno
Consiste en el estudio de la estructura interna de la empresa,

principalmente en las capacidades administrativa, financiera, tecnolgica,
recursos humanos, directiva y logstica.
Anlisis ambiente externo
Se refiere al estudio de todo lo que le rodea a la empresa, tomando en

cuenta dos ambientes: microambiente (competencia, proveedores,
clientes, organismos de control) y macroambiente (factores ms lejanos
pero que afectan el funcionamiento de la misma, como son: factores
social, poltico, legal, econmico, ambienta, tecnolgico, demogrfico,
entre otros)
Fuente: FolletoPlanificacin estratgica, Ing. Nelly Sola
Una vez analizados los dos ambientes se procede al uso de la matriz

FODA. La matriz FODA es una herramienta que facilita el anlisis
interno y externo de la organizacin a travs de las fortalezas y
debilidades (interno), y amenazas y oportunidades (externo).
21
INTERNO
Fortalezas
Debilidades
EXTERNO
Oportunidades
Amenazas
1.1.8
Representa los principales

puntos a favor con los que
cuenta la empresa en cuatro
categoras:
potencial
humano,
capacidad
de
proceso,
productos
y
servicios,
y
recursos
financieros.
Son las limitaciones que
tiene la organizacin en el
potencial humano, capacidad
de proceso o finanzas, para
adoptar
estrategias
que
permitan
mejorar
la
situacin.
Son eventos que se espera
que ocurran, ya sea por
cambios espontneos del
mercado o inducidos, los
cuales tendrn un impacto
positivo en el futuro de la
empresa.
Al
contrario
de
las
oportunidades, las amenazas
pueden ser eventos negativos
que afecten a la empresa. Sin
embargo con un enfoque
positivo de los directivos,
pueden
tornarse
en
oportunidades.
Las siguientes areas

pueden
constituir
fortalezas o debilidades
de la empresa:
Gerencia
Marketing
Innovacin
Finanzas
Produccin
Talento Humano
Ejemplos:
Crecimiento de ventas
Ampliacin de la base
de clientes.
Apertura de nuevos
mercados.
Ejemplos:
Rentabilidad muy baja
Prdida de imagen
Alta competencia
Incapacidad
en
incorpora
nuevas
tecnologas.
Dificultad en la implantacin del sistemas de gestin en las empresas
Se pueden presentar varias dificultades en la implantacin de un sistema

de gestin por los siguientes factores:
Falta de polticas y procedimientos claros en la organizacin.
No existe la capacitacin necesaria al personal sobre las

actividades que deben desempear.
Los directivos, jefaturas y personal en general no se encuentran

comprometidos con la misin de la organizacin.
Falta de delegacin de responsabilidades.
22
1.2.
Inventario
1.2.1.
Definicin
El inventario es el conjunto de bienes que posee una empresa en la

produccin y/o venta directa al pblico en el curso normal de la
operacin, dependiendo s se trata de una empresa comercial o industrial.
Se ubica en el Estado de Situacin Financiero, en el grupo de los activos
corrientes.
En la mayora de empresas el Inventario representa uno de los Activos

Corrientes ms grandes ya que de la venta de este provienen los ingresos
de la misma, por lo que requiere un mayor control en su manejo.
1.2.2.
Clasificacin
Dependiendo del tipo de empresa, el inventario puede tener varias

clasificaciones:
Materia prima
Son aquellos que necesitan pasar por un proceso de elaboracin o

transformacin para ser considerado como un producto para la venta.
Productos en proceso
Son aquellos que se encuentran en proceso de produccin y necesitan la

incorporacin de otros elementos para estar listos para la venta.
23
Productos terminados
Son aquellos en los que se ha terminado su proceso productivo y estn

listos para la venta. Estos productos son comercializados por empresas
comerciales.
Perecibles
Son aquellos que se deterioran rpidamente por la actividad de las

enzimas propias del alimento, condiciones climticas o formas de
procesamiento. Entre de los productos perecibles se puede encontrar:
lcteos, frutas, verduras, hortalizas, carne, mariscos, productos de
exportacin, entre otros.
Este tipo de productos pierden calidad rpidamente, lo que tiene efecto en

la demanda de los mismos y variacin en su valor. A diferencia de otros
productos, estos no pueden ser guardados por un largo tiempo, por lo que
no solo pierden su valor sino que requieren costos adicionales en su
cuidado o tratamiento de los desechos.
No perecibles
El concepto de no perecibles depende de la durabilidad en el tiempo,

estos productos pueden ser: granos, races, productos de exportacin de
mayor durabilidad, manufacturados, de construccin, etc.
Estos cuentan con mercados establecidos y bien desarrollados, ya que son

ms fciles de comercializar al contar con un tiempo mayor en su
compra-venta. Su almacenamiento, tratamiento y cuidado es mucho ms
sencillo debido a sus caractersticas, lo que influye en su poco aumento en
el valor.
24
1.2.3.
Sistemas de inventario
Los sistemas de inventario son utilizados en el tratamiento y valoracin
de los mismos, dependiendo de su naturaleza y caractersticas.
El sistema de inventario escogido por cada empresa depende de sus

necesidades y el tipo de bienes que comercializa o produce.
Sistema de inventario permanente
Este sistema permite establecer el Costo de Ventas permanentemente con

cada venta o su costo con cada compra. En el control del movimiento de
inventario se utiliza un Kardex, indispensable para tener un control
continuo de las existencias.
En este sistema se utilizan bsicamente tres cuentas:
Inventario de Mercaderas
Ventas
Costo de Ventas
Ejemplo:
Kardex
PRODUCTO: TELEVISION LED. SONY 32"
CODIGO
6789098766
FECHA
DESCRIPCION
1-Jan-12 Inventario Inicial

10-Jan-12 Compra segun f/ 12
15-Jan-12 Venta segun f/ 1456
18-Jan-12 Devolucion en compra nc 135
ENTRADAS
CANT.
C.U.
C.T.
10
459.00 4,590.00
25
510.00 12,750.00
-
25
CANT.
13
3
SALIDAS
C.U.
495.43
510.00
C.T.
6,440.57
1,530.00
CANT.
10
35
22
19
SALDO
C.U.
C.T.
459.00 4,590.00
495.43 17,340.00
495.43 10,899.43
493.13 9,369.43
Contabilizacin
Fecha
Concepto
-1-
Debe
10-Jan-12 Inventario
IVA en Compras
Cuentas por Pagar
Retencin en la fuente 1%
Retencin IVA 30%
A/. Compra de inventario segn f/ 12
-215-Jan-12 Cuentas por Cobrar
Ant. Ret. en la Fuente 1%
Ventas
IVA en Ventas
-310-Jan-12 Costo de Ventas
Inventario
A/. Venta al costo
Haber
12,750.00
1,530.00
13,693.50
127.50
459.00
8,221.39
74.07
7,406.66
888.80
6,440.57
6,440.57
Sistema de cuenta mltiple
En este sistema se utilizan varias cuentas: Inventario, Costo de Ventas,

Compras, Ventas, Devolucin en Compras, Devolucin en Ventas,
Descuento en Compras, Descuento en Ventas, entre otras. Se realiza un
registro por transaccin por lo que es usado en su mayora por empresas
con poco movimiento de inventario.
Para establecer la Utilidad Bruta en Ventas y el Inventario Final es

necesario realizar una regularizacin de cuentas y una toma fsica de
inventarios a fin de comprobar las existencias finales. Para ello se utilizan
las siguientes frmulas:
26
Compras Netas = Compras Brutas - DESC en C DEV en C
Ventas Netas = Ventas Brutas DESC en V DEV en V
Costo de Ventas = Inv. Inicial + Compras Netas Inv. Final
Costo de Ventas = Ventas Netas Utilidad Bruta en Ventas
Inventario Inicial = Mercadera Disponible para la venta

Compras Netas
Inventario Final = Inventario Inicial + Compras Netas Costo de

Ventas
Utilidad bruta en Ventas = Ventas Netas Costo de Ventas
Ejemplo:
Inventario Inicial es de 5 televisores a $500.00 cada uno
El 10 de enero de 2012, la empresa X compra 3 televisores a la empresa

ABC por $550.00 cada uno con un descuento del 10% segn factura 12,
se paga con cheque.
El 15 de enero de 2012, la empresa X venta 2 televisores al Sr Juan

Poveda por lo que emite la factura 786 por un valor de $750.00 por
televisor, la venta es a crdito.
El 17 de enero de 2012 el Sr Juan Poveda realiza la devolucin de un

televisor comprado en la factura 786.
Segn toma fsica al 31 de enero se tiene un inventario final de 7

televisores valorados en $498.00 cada uno.
27
Contabilizacin
Fecha
Concepto
-1-
Debe
01-Ene-12 Inventario
Capital
A/. Inventario Inicial
-210-Ene-12 Compras
IVA en Compras
Bancos
Retencin en la fuente 1%
Desc. en Compras
Haber
2,500.00
2,500.00
1,650.00
178.20
1,648.35
14.85
165.00
-315-Ene-12 Cuentas por Cobrar

Ventas
IVA en Ventas
A/. Venta de inventario segn f/ 786
-417-Ene-12 Devolucin en Ventas
IVA en Ventas
Cuentas por Cobrar
A/. devolucin de un TV f/ 786
1,680.00
1,500.00
180.00
750.00
90.00
840.00
Asientos de regulacin
30-Ene-12
30-Ene-12
30-Ene-12
-ADesc. en Compras
Compras
A/. Determinar compras netas
-BVentas
Devolucin en Ventas
A/. Determinar ventas netas
-CCosto de Ventas
Inventario (Inicial)
Compras (Netas)
A/. Determinar Inv. Disponible para la
venta
28
165.00
165.00
750.00
750.00
3,985.00
2,500.00
1,485.00
30-Ene-12
30-Ene-12
1.2.4.
-DInventario (Final)
Costo de Ventas
A/. Determinar el Costo de ventas
-EVentas
Costo de Ventas
Utilidad Bruta en Ventas
A/. Determinar la utilidad bruta en ventas.
3,486.00
3,486.00
750.00
499.00
251.00
El costo
Costos de adquisicin
El costo de adquisicin de los inventarios comprender el precio de compra, los
aranceles de importacin y otros impuestos (que no sean recuperables
posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y
otros costos directamente atribuibles a la adquisicin de las mercaderas, los
materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas
similares se deducirn para determinar el costo de adquisicin.(Comit de Normas
Internacionales de Contabilidad, 2006)
Ejemplo:
El Supermercado ABC adquieren 200 pelotas infantiles a $25.00 +IVA

cada una, el costo de transporte es $50 desde la bodega del proveedor
hasta el supermercado.
Costo unitario
$25.00
Flete ($50.00 / 200)
$ 0.25
Costo total unitario
$25.25
Valor total del producto ($25 x 200)
$5,000.00 * no incluye IVA
Flete
Total Inventario
$5,050.00
29
50.00
Contabilizacin
Fecha
Concepto
-1-
10-Ago-12 Inventario
IVA en Compras
Cuentas por Pagar
Retencin en la fuente 1% bienes
Retencin en la fuente 1% transporte
A/. Compra de inventario + transporte
Debe
Haber
5,050.00
600.00
5,599.50
50.00
0.50
Costos de transformacin
Para determinar los costos de transformacin de los inventarios se tomar

en cuenta la materia prima, mano de obra, costos indirectos fijos (son
constantes sin importar las unidades producidas) y variables (van de la
mano con la cantidad de unidades producidas) necesarios para
transformar la materia prima en un producto terminado,
Para la distribucin de los costos fijos se debe tomar en consideracin los

niveles normales de produccin.En el caso que la produccin en un
periodo determinado este por debajo de los niveles esperados, los costos
indirectos excedentes no se incrementarn en las unidades producidas,
sino que sern cargados directamente a los gastos. Sin embargo, cuando
la produccin aumente anormalmente los costos fijos podrn disminuir,
ya que los inventarios no podrn ser valorados por encima de su costo.
En el caso que la produccin se realice en conjunto, donde un producto y

un subproducto se fabriquen simultneamente los costos sern
distribuidos tomando como referencia parmetros que permitan distribuir
sus costos equitativamente, uno de estos parmetros puede ser el valor
comercial del producto ya sea al momento de la separacin de los
productos o de su finalizacin. Cuando el subproducto no tenga un valor
30
comercial significativo se podr tomar el valor neto realizable del

producto y se restar los costos asociados a ese producto.
Ejemplo:
Para la fabricacin de un producto se emplea materia prima $8.00 cada

uno, mano de obra $350 para la elaboracin de 500 unidades, y costos
indirectos de fabricacin $2.00 cada uno en una produccin normal de
500 unidades.
Materia Prima
$8.00
Mano de Obra ($350.00 /500)
$0.70
Costos Indirectos de Fabricacin
$ 2.00
Costo total unitario
$10.70
Otros costos
Se podrn incluir otros costos en los que se incurran para dejar al

producto listo para la venta. Incluyendo los costos por intereses en
prstamos para la adquisicin de inventarios (NIC 23 Costos por
Prstamos) e inclusive los intereses que cobre el proveedor por ventas a
crdito.
Los costos que no se aaden al producto debern ser reconocidos como

gastos dentro de periodo, aquellos que se excluyen los que se detallan a
continuacin:
a)
las cantidades anormales de desperdicio de materiales, mano de

obra u otros costos de produccin;
b)
los costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios en el

proceso productivo, previos a un proceso de elaboracin ulterior;
31
c)
los costos indirectos de administracin que no hayan contribuido a

dar a los inventarios su condicin y ubicacin actuales; y
d)
los costos de venta(Comit de Normas Internacionales de

Contabilidad, 2006)
Tcnicas de medicin de costos
Las tcnicas de medicin del costo de los inventarios deben ser aplicados
dependiendo que el resultado se aproxime al costo. Entre estos existen los
siguientes mtodos: costo estndar (niveles normales de consumo de los
elementos del costo) o el mtodo de los minoristas (gran nmero de
artculos que rotan velozmente, que tienen mrgenes similares). Ambos
deben revisarse peridicamente a fin de evitar que los cambios en
cualquier elemento perjudique la medicin del costo.
El mtodo de los minoristas se aplica principalmente en negocios donde

se maneja gran cantidad de productos y que se venden en cantidades
pequeas, por lo que resulta difcil determinar un costo estndar para cada
uno de ellos. Para determinar el mtodo de los minoristas se aplican los
siguientes pasos:
1. Establecer grupos de productos con mrgenes similares

2. Determinar el precio de venta unitario
3. Establecer un porcentaje de margen bruto
Frmula:
Costo del inventario = precio de venta - % de margen bruto
32
Ejemplo:
El supermercado ABC comercializa bienes de primera necesidad, tiene

gran variedad de galletas de 100g, por lo que para valorar su inventario
decide usar el mtodo de los minoristas:
Cant
Descripcion
C.U. P.V.P. unit
Margen
Costo Nic 2
Costo Nic 2
bruto
- C.U.
15%
0.34
(0.01)
Total
100 Galletas de vainilla Osito
0.35
0.40
26 Galletas de fresa Osito
0.38
0.40
15%
0.34
(0.04)
(1.04)
645 Galletas de chocolate Osito
(1.00)
0.36
0.40
15%
0.34
(0.02)
(12.90)
76 Galletas de limon Osito
0.35
0.40
15%
0.34
(0.01)
(0.76)
46 Galletas de naranja Osito
0.35
0.40
15%
0.34
(0.01)
(0.46)
29 Galletas de frambuesa Osito
0.39
0.40
15%
0.34
(0.05)
(1.45)
71 Galletas de frambuesa Osito
0.30
0.40
15%
0.34
0.04
2.84
85 Galletas de vainilla Patito
0.32
0.40
15%
0.34
0.02
1.70
347 Galletas de fresa Patito
0.35
0.40
15%
0.34
(0.01)
(3.47)
84 Galletas de chocolate Patito
0.36
0.40
15%
0.34
(0.02)
(1.68)
99 Galletas de limon Patito
0.41
0.40
15%
0.34
(0.07)
(6.93)
37 Galletas de naranja Patito
0.43
0.40
15%
0.34
(0.09)
(3.33)
56 Galletas de frambuesa Patito
0.35
0.40
15%
0.34
(0.01)
(0.56)
78 Galletas de frambuesa Patito
0.38
0.40
15%
0.34
(0.04)
(3.12)
TOTAL AJUSTE
(32.16)
Contabilizacin
Fecha
Concepto
Debe
haber
-131-Dic-12 Costo de Ventas
32.16
Inventario
32.16
A/. valor neto realizable 2012 segn mtodo de

minoristas
33
1.2.5.
Frmulas de clculo del costo
Costo especfico
Los productos que no sean habitualmente intercambiables entre s, o

producidos en pedidos especficos, su costo ser determinado por los
costos que se incurran en su produccin, para lo que estos sern
identificados en cuentas separadas para su distincin.
Los bienes que mantiene una empresa para una venta independiente sern
valorados segn los costos individuales que se deriven de estos productos
para completar su venta, sin importar si estos son producidos o solo
comercializados. Esto contribuye a determinar de manera razonable el
costo del producto y su rentabilidad.
Ejemplo:
La joyera XYZ es contratada para elaborar la corona para la Reina de

Quito, en la cual emplea plata, topacios azules y zafiros blancos. La
corona tiene un costo de $10.000.00
Promedio ponderado
Se trata de valorar todos los bienes de iguales caractersticas a un precio
promedio, se consigue a travs de la suma del Inventario Inicial en
dlares ms las compras, menos las devoluciones realizadas; dividido
para la cantidad de bienes.
34
Ejemplo:
CODIGO
6789098766
FECHA
DESCRIPCION

ENTRADAS
SALIDAS
SALDO
CANT.
C.U.
C.T.
CANT.
C.U.
C.T.
CANT.
C.U.
C.T.
10 459.00 4,590.00
10 459.00 4,590.00
25 510.00 12,750.00
35 495.43 17,340.00
13 495.43 6,440.57
22 495.43 10,899.43
3 510.00 1,530.00
19 493.13 9,369.43
PEPS o FIFO (Primeros en entrar primeros en salir)

Este sistema valora el inventario a su precio de compra, suponiendo que
los primeros que se compraron son los primeros en ser vendidos, as
como los ltimos comprados van a ser los ltimos vendidos.
Ejemplo:
CODIGO 6.8E+09
FECHA
DESCRIPCION

CANT.
ENTRADAS
SALIDAS
SALDO
C.U.
C.T.
CANT. C.U.
C.T.
CANT. C.U.
C.T.
10 459.00 4,590.00
10 459.00 4,590.00
25 510.00 12,750.00
25 510.00 12,750.00
10 459.00 4,590.00
3 510.00 1,530.00
22 510.00 11,220.00
3 510.00 1,530.00
19 510.00 9,690.00
Los bienes de las mismas caractersticas que tienen diferente ubicacin

geogrfica no justifican el uso de un diferente mtodo de valoracin.
35
1.2.6.
Valor neto realizable
Anteriormente los inventarios eran valorados por su precio de compra.

Con los nuevos cambios que se han realizado a nivel mundial en las
Normas Internacionales de Contabilidad Los inventarios se medirn al
costo o al valor neto realizable, segn cul sea menor Valor neto
realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal
de la operacin menos los costos estimados para terminar su produccin y
los necesarios para llevar a cabo la venta.(Comit de Normas
El valor neto realizable se calcula en base a la informacin ms fiable al

cierre del perodo, considerando las variaciones en los precios y costos
relacionados con hechos posteriores, en la medida que se confirmen
condiciones existentes al cierre del perodo. Esta estimacin debe
realizarse al final de cada perodo.
Se podrn realizar reversiones de la reduccin del valor si ya no existen

las circunstancias que provocaron su cambio o por diferentes
circunstancias econmicas, siempre que este valor no exceda el importe
original.
La valoracin debe realizarse en base a un criterio conservador, para no

afectar la situacin econmica de la empresa.
Ejemplo:
Costo histrico producto A
$18.00
Cantidad
100
36

Precio de venta
$19.00
(-) Costos directos para la venta
$ 1.30
Transporte desde bodega
$100.00
Embalaje con sello de la empresa $30.00

Sub-Total
$130.00
/100 unidades
en stock
$17.70
menor
Diferencia con registro en libros
$0.30
100
unidades
Contabilizacin
Fecha
Concepto
-1-
31-Dic-12 Costo de Ventas

Inventario
A/. valor neto realizable 2012
1.2.7.
Debe
Haber
30.00
30.00
Mtodos de control de inventario
Los distintos mtodos de control de inventarios se utilizan principalmente

para planificar sus compras, entre los distintos mtodos se destacan los
ms importantes:
Mtodo de ABC
Con este mtodo los inventarios se dividen en tres grupos:
El grupo A est conformado por aquellos artculos que tienen gran valor
econmico y pueden encontrarse en pocas cantidades, por lo que al
representar el mayor valor en libros se requiere mayor control.
37
En el grupo B se incluye aquel inventario que ocupa una posicin

intermedia entre el grupo A y C, es decir se encuentra en cantidades
moderadas y de valor promedio.
El grupo C tiene un valor monetario mnimo pero se encuentra en grandes

cantidades.
Modelo de cantidad econmica solicitada bsica
Se basa en un supuesto en que el consumo anual de un artculo se conoce

con certeza y que la demanda de este es constante
durante todo el
periodo, por lo que se puede saber exactamente cuando se requiere

realizar nuevas compras y sus cantidades.
Teora Justo a Tiempo
La principal caracterstica de este mtodo es la reduccin de inventarios y

de desperdicios. El objetivo fundamental de la filosofa justo a tiempo es
el de lograr un flujo continuo del proceso de produccin, desde la
recepcin de materiales hasta la venta final; esto equivale a asegurar que
los inventarios de materia prima, productos en proceso y terminados, se
reduzca al mnimo o, dicho de otra forma, que se produzca el nmero
adecuado en el momento requerido (Muoz Negrn, 2009)
Clculo de existencias mximas y mnimas
Para el clculo de las existencias mximas se aplica la siguiente frmula:
Para el clculo de las existencias mnimas se aplica la siguiente frmula:
38
1.2.8.
Presupuesto
Definicin
Es una estimacin futura dirigida a cumplir con una meta prevista,

expresada en valores o cantidades, a fin de ser cumplido en un tiempo
determinado y con las condiciones previstas.
La elaboracin de presupuestos es de gran importancia en la organizacin

a fin de tener un plan de operacin que seguir, sin importar el tipo de
empresa. Adems ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones, una
pauta en la revisin de polticas y estrategias en direccionarlos al
cumplimiento de los objetivos.
Tipos de presupuestos
Presupuesto de ventas
Es la estimacin programada de las ventas en un periodo determinado. La

elaboracin de este permitir determinar el resto de presupuestos. Este se
fija en base a datos de periodos anteriores y segn la participacin que
tiene la empresa en el mercado.
1er
Semestre
Unidades Proyectadas
(*) Precio estimado
(=)
Ventas
Proyectadas
(dlares)
39
2do
Semestre
Total
Presupuesto de compras
Este prev las compras a realizarse durante el periodo. Se debe especificar

el tipo de bienes, las cantidades, valores, as como tambin los inventarios
inciales y finales. Los perodos de compras deben ser bien identificados
en la planificacin de las adquisiciones, a fin de ser coordinadas las
entregas con los proveedores y evitar un sobre stock en el inventario.
1er
Semestre
2do
Semestre
Total
Presupuesto
de
ventas
(unidades)
(+)
Inv.
Final
deseado
(unidades)
(-) Inv. Inicial deseado
(unidades)
(=) Compras requeridas
(*) Precio por unidad
(=) Total compras (dlares)
Ejemplo:
La empresa ABC vende fotocopiadoras XEROX. Para la elaboracin del

presupuesto de ventas del 2013 realiz una comparacin de los tres aos
anteriores: 2010 vendi 300 unidades en $1,200.00, 2011 vendi 330
unidades en $1,500.00 y en el 2012 400 unidades en $1,700.00. Por lo
antes expuesto se determinar que tiene un crecimiento promedio del15%.
Para el 2013 espera vender 15% ms que el ao anterior distribuido en el
40% en el primer semestre y el resto el segundo semestre.
El Inventario Inicial del 2013 fue de 50 unidades valoradas en $1,500.00,
para el final del primer semestre se espera un inventario final del 30% de
las ventas proyectadas del siguiente semestre y al final del perodo se
espera un inventario final igual al inicial. Adems se estableci un
contrato con el proveedor de congelar los precios durante todo el ao por
un valor de $1,650.00
40
Presupuesto de ventas
Unidades Proyectadas
(*) Precio estimado
(=) Ventas Proyectadas
(dlares)
Presupuesto de compras
Presupuesto de Ventas
(unidades)
(+) Inv. Final deseado
(unidades)
(-) Inv. Inicial deseado
(unidades)
(=)
Total
Compras
(dlares)
1er
Semestre
184
$1,900.00
$349,600.00
2do
Total
Semestre
276
460
$1,900.00
$1,900.00
$524.400.00 $874,000.00
1er
Semestre
184
2do
Semestre
276
83
50
50
50
83
50
217
$1,650.00
$358,050.00
Total
460
243
460
$1,650.00
$1,650.00
$400,950.00 $759,000.00
Presupuesto maestro
Se incluye las principales actividades de la empresa, donde se unen y

coordinan las actividades de los otros presupuestos
El desarrollo de este presupuesto trae beneficios como definir los

objetivos bsicos de la empresa, determinar responsabilidades y
autoridades, permite coordinar y controlar las actividades de la entidad,
los recursos de la empresa se manejan con efectividad y eficiencia, ayuda
a realizar un autoanlisis de la gestin de las jefaturas y se puede medir el
cumplimiento de los objetivos planteados al final del periodo.
En su elaboracin se parte desde el presupuesto de ventas hasta el Estado

de Resultado, Flujo de Efectivo y Balance General presupuestado.
41
1.2.9.
Lote econmico
El lote econmico es aquella cantidad de unidades que deben solicitarse

al proveedor en cada pedido, de manera que se logre minimizar el costo
asociado a la compra y al almacenamiento. El principal objetivo que se
persigue es la reduccin de costos y el mantener inventario innecesario, lo
que provoca uso de los recursos financieros de la empresa de una manera
poco eficiente o por el contrario, no disponer del inventario necesario el
momento que se necesite.
En la determinacin del lote se deben tomar en cuenta los siguientes

aspectos:
La demanda debe ser conocida y constante.
El tiempo de entrega y la recepcin del pedido.
La recepcin del inventario es instantnea. En otras palabras, el

inventario de una orden llega en un lote el mismo momento.
Los costos de preparacin y almacenamiento son los nicos

variables.
Las faltas de inventario se pueden evitar, si los pedidos se colocan

en el momento adecuado.
1.2.10.
Deterioro
La NIC 36 especifica que los inventarios estn fuera del alcance de esta
norma, sin embargo, al considerarse los Inventarios como activo de la
empresa se puede tomar en cuenta la definicin del valor razonable para
su valoracin.
Valor razonable menos los costes de venta es el importe que se puede
obtener por la venta de un activo o unidad generadora de efectivo, en una
42
transaccin realizada en condiciones de independencia mutua, entre

partes interesadas y debidamente informadas, menos los costes de
enajenacin o disposicin por otra va (Comit de Normas
En el caso que algn activo pierda su valor por deterioro o
discontinuidad, como es el caso de los electrodomsticos, estos deben ser
valorados al costo que dos partes interesadas estn dispuestas a pagar.
1.3.
Donaciones
1.3.1. Concepto
La donacin es la transferencia de dominio de un bien mueble o inmueble

de una persona (donante) a otra (donatario), sin recibir ninguna
contraprestacin a cambio.
Las empresas pueden realizar bajas de inventarios por varios motivos

propios de la operacin o el tipo de negocio:
Robo o hurto
Destruccin
Deterioro
Obsolescencia
Resultado de constatacin fsica
Donacin a una entidad sin fin de lucro
En el caso del deterioro u obsolescencia del inventario es decisin de cada

organizacin el destino lo los inventarios que se darn de baja, ya sea
donacin o destruccin de los mismos, para lo cual se debe respaldar con
los documentos necesarios que abalicen en destino del inventario.
43
1.3.2. Deducibilidad de las donaciones
En el Reglamento para la Aplicacin de la Ley de Rgimen Tributario

Interno, Art. 28 se establece que:
Las prdidas por las bajas de inventarios se justificarn mediante

declaracin juramentada realizada ante un notario o juez, por el
representante legal, bodeguero y contador, en la que se
establecer la destruccin o donacin de los inventarios a una
entidad pblica o instituciones de carcter privado sin fines de
lucro con estatutos aprobados por la autoridad competente. En el
acto de donacin comparecern, conjuntamente el representante
legal de la institucin beneficiaria de la donacin y el
representante legal del donante o su delegado. Los notarios
debern entregar la informacin de estos actos al Servicio de
Rentas Internas en los plazos y medios que ste disponga.(Ley
de rgimen Tributatio Interno, 2004)
Contabilizacin baja de inventarios
Las bajas de inventario se registran mediante un ajuste de egreso

y su respaldo es el acta notariada.
Fecha
Concepto
-122-Dec-12 Baja de Inventarios
Inventarios
A/. Baja de inventarios segn acta notariada
44
Debe
Haber
1,120.00
1,120.00
Contabilizacin donacin
Las donaciones deben facturarse al precio de mercado y no

gravar IVA en el caso de ser entregada a una Fundacion sin fin
de lucro y respaldarse mediante el acta notariada.
Fecha
Concepto
-1-
22-Dec-12 Donaciones
Ventas
A/. Registro del acta notaria de la donacin
-222-Dec-12 Costo de Ventas
Inventarios
A/. Registro costo de vnetas producto donado
45
Debe
Haber
1,120.00
1,120.00
1,000.00
1,000.00
CAPTULO II
DIAGNSTICO SITUACIONAL DE LA EMPRESA COSSFA S.A.
COMISARIATOS SERVICIO SOCIAL DE LAS FUERZAS ARMADAS
2.1.
Antecedentes
En el ao 1954 fue fundado el Servicio Social de las Fuerzas Armas

(SSFT) ms conocido como Comisariato del Ejrcito, entidad que
formaba parte en sus inicios del Ministerio de Defensa, especficamente
de las Fuerzas Armadas
Entre las disposiciones emitidas por el actual presidente Rafael Correa se

encuentra la prohibicin que las Fuerzas Armadas mantengan negocios
particulares, por lo que la institucin decidi vender los comisariatos,
iniciando por los Comisariatos del Ejrcito existentes en varias ciudades
del pas, establecindose la negociacin con el HOLDINGDINE S.A.
adquiriendo el 90% de las acciones. El Holding est encargado de
administrar las empresas de las Fuerzas Armadas.
Con fecha 17 de junio del 2009 se cre la Compaa COSSFA S.A.

Comisariatos Servicio Social de las Fuerzas Armadas, cuyo objeto social
es la venta al detalle y por mayor de todo tipo de productos y
mercaderas, adems de la administracin y operacin de los
comisariatos, tiendas y almacenes del Servicio Social de las Fuerzas
Armadas.
Con fundamento en lo citado y conformacin de la mencionada

compaa, se invit a participar a todo el personal del Servicio Social de
la Fuerza Terrestre, a vincularse laboralmente en esta nueva empresa,
para cuyo efecto se realizaron dos encuestas de decisin. Como resultado
46
de lo que se obtuvo que 80 personasmanifiesten su voluntad de decisin

de enrolarse en la compaa COSSFA S.A., y el resto de personal decidi
recibir la indemnizacin respectiva.
El Servicio Social de la Fuerza Terrestre, procedi a entregar las

operaciones comerciales a la compaa COSSFA S.A. el 30 de octubre
del 2009, con el fin de que la nueva organizacin inicie sus actividades
con una orientacin de servicio eficiente y de calidad a los miembros de
las Fuerzas Armadas y la comunidad en general.
Los accionistas iniciales de la empresa fueron Holdingdine y la Direccin

de Industrias del Ejrcito. El actual accionista, con fecha de modificacin
de la nmina de accionistas en la Superintendencia de Compaas 22 de
agosto de 2012, es el Instituto de Seguridad Social de las
Fuerzas
Armadas (ISSFA)
La nueva administracin de los supermercados est orientada a satisfacer

las necesidades de la familia militar, teniendo un mercado amplio para
desarrollar una administracin de calidad al servicio de la comunidad.
La proyeccin de esta empresa se basa en la consolidacin de los

Supermercados de la Fuerza Terrestre, Fuerza rea, Fuerza Martima,
teniendo un control centralizado de todas las sucursales a nivel nacional.
Fuente: COSSFA S.A.
47
2.1.1.
Base legal de la empresa

COSSFA S.A. COMISARIATOS SERVICIOS SOCIAL, es una
empresa que fue constituida legalmente en la ciudad de Quito, el 17 de
junio de 2009.
La empresa inici formando parte del grupo
HOLDINGDINE S.A. al amparo del Acuerdo Ministerial N.098 del 22 de

Mayo del 2009; actualmente pertenece al ISSFA.
COSSFA S.A. se encarga de la comercializacin de productos de

consumo masivo, direccionando sus esfuerzos a la atencin de los
miembros de las Fuerzas Armadas y su familia.
La Matriz se encuentra ubicada en las calles Av. La Prensa y Carlos V

frente a la Primera Zona Area, cuenta con 2 sucursales y 10 regionales.
Su proyeccin a largo plazo es la integracin de sus similares de la Fuerza
Area y Naval.
El COSSFA S.A., nace como una empresa privada que mejora y amplia el
negocio establecido por el Comisariato del Ejrcito.
2.1.2.
Objetivos de la empresa
General
Establecer un direccionamiento estratgico de mediano plazo, que

permita asegurar a la organizacin en el mercado competitivo actual.
48
Especficos:
Mejorar las condiciones laborales y el clima organizacional,

desarrollando la gestin de talento humano, informacin y
comunicacin.
Reducir
los
costos
operativos,
potenciando
los
recursos
disponibles por la empresa.
Proveer servicio de valor agregado para el cliente, ofreciendo

bienes y servicios de calidad.
Potenciar la imagen corporativa.
Exceder las expectativas de los accionistas, alcanzando altos

niveles de rentabilidad de las inversiones.
Fuente: Plan estratgico COSSFA 2009
2.1.3.
Bienes y servicios que ofrece
COSSFA S.A. ofrece diversos productos en sus distintos puntos de venta.

Su principal lnea de negocio es el supermercado, donde se puede
encontrar gran cantidad de perecibles, vveres, panificados, limpieza,
cuidado personal, licores, entre otros; con elevados estndares de calidad
y precios justos.
En sus almacenes cuenta con: lnea de vestuario (ropa formal, casual,

deportiva, industrial e infantil), lnea hogar (muebles y artculos de
decoracin), lnea electrodomsticos (lnea blanca, artculos para higiene,
belleza, mantenimiento del hogar, preparacin alimentaria), lnea
electrnica (productos tecnolgicos) y una serie de locales entre los que
se encuentran bancos, cafetera, farmacia y restaurante.
49
Todos estos bienes y servicios se ofrecen a la familia militar, brigadas

militares en distintas ciudades del pas y pblico en general.
Adems cuenta con la venta de bienes estratgicos en la defensa nacional

como armas, equipo de defensa, ropa militar, con el debido asesoramiento
y precaucin en la distribucin de los mismos al considerarse bienes de
venta restringida.
Fuente: Pgina web Cossfa
2.2.
Direccionamiento estratgico
2.2.1. Misin
Satisfacer la demanda de la familia militar y la comunidad en general a

nivel nacional, a travs de la provisin de productos y servicios con
beneficios especiales.
2.2.2. Visin
Ser la primera opcin de comisariatos en la familia militar.

50
2.2.3. Principios y valores corporativos
Valores fundamentales.
Trabajo enfocado a resultados.
Relaciones
de
confianza
con
clientes,
proveedores
competidores.
ticas y transparentes, trabajo con honestidad, cumplimiento,

solidaridad y respecto.
Responsabilidad social.
Empleados comprometidos con la organizacin, con respecto,

legalidad, compromiso, pertenencia y trabajo en equipo.
Lealtad y compromiso con los accionistas.
Los clientes necesitan servicio, excelencia y pro actividad.
2.2.4. Polticas institucionales
Polticas referidas al talento humano
Se ejecutarn actividades al cultivo de los valores ticos y

morales; y el respeto a los derechos humanos.
Se garantizarn los derechos del personal segn lo establecido en

el marco legal vigente que corresponda.
Se contar con un sistema de Gestin de Talento Humano.
Se alcanzar altos niveles de productividad y competitividad

mediante
un plan de capacitacin por competencias en el
personal.
Se formular un plan de reconocimiento al desempeo.
51
Propiciar condiciones y un ambiente de trabajo adecuado, que

valore la diversidad de nuestro personal.
Polticas econmicas financieras
Los proyectos para su ejecucin, debern contar con los niveles de

autorizacin respectivos, la necesaria asignacin de recursos y el
informe tcnico-econmico de las unidades operativas.
La documentacin que sustente los pagos ser suficiente y

competente y se mantendr ordenada y conservada para fines de
rendicin de cuentas.
Se presentar informes peridicos financieros de la ejecucin de

los proyectos.
El empleo de los recursos financieros se manejarn con criterios

de eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia.
Se atender oportunamente las obligaciones financieras legales y

contractuales contradas.
Polticas administrativas
Se observar estrictamente y se evaluar el cumplimiento de la

normativa interna de la Institucin, recogida en su Estatuto y
reglamentos internos, as como el alineamiento corporativo con
las polticas emanadas del Holdingdine S.A.
El empleo de los recursos institucionales se manejarn con

criterios de eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia.
Se actualizar, difundir y aplicar la normativa interna, orientada

a la optimizacin de procesos y uso de recursos operativos,
garantizando en todo momento la seguridad, legalidad y celeridad
de la gestin operativa, administrativa y financiera.
52
Los valores y capacidades estarn diseados para servir las

necesidades de la comunidad militar y del pblico en general.
Los servicios administrativos servirn de apoyo en la ejecucin de

los proyectos de la institucin.
Se cumplirn los estndares en los servicio de mantenimiento y

seguridad de los bienes muebles e inmuebles de la institucin.
Se mantendr un inventario consolidado y actualizado de los

bienes muebles e inmuebles.
Se mejorar los servicios complementarios para los usuarios de

COSSFA S.A.
Se mantendr una oportuna coordinacin entre las reas a travs

de polticas generales, normas, reglas, procedimientos y control.
Polticas de calidad
El mejoramiento contino ser una prctica permanente.
Se centrar la atencin hacia la identificacin y satisfaccin de las

necesidades del usuario.
Todas las dependencias de COSSFA S.A., independientemente de

su jerarqua, realizarn el Control de Gestin a su nivel, a base de
los indicadores de eficacia, eficiencia y calidad diseados para el
efecto.
COSSFA S.A. adquiere el compromiso de cumplir con los

requisitos de un sistema de gestin de calidad por procesos.
Todas las actividades de COSSFA S.A. sern ejecutadas con

excelencia.
Garantizar la calidad de los bienes y servicios que se ofertan en

COSSFA S.A.
Se elaborar el plan de auditora interna con enfoque en riesgos.
53
Polticas de informacin y comunicacin
Comunicar a los clientes y proveedores los beneficios de trabajar

con la empresa en precios, servicios, calidad, valor y
conveniencia.
Reforzar el sentido de asociacin y pertenencia con el cliente

mediante informacin de:
o Promociones.
o Resolucin de problemas.
o Creatividad.
o Trabajo en equipo.
o Confiabilidad
Crear una conexin multicanal con los clientes mediante la pgina

web, Catlogos.
Desarrollar un Sistema Informtico Integrado e Integral del

Control de Inventarios.
Polticas de comercializacin
Desarrollar negocios on-line.
Establecer un mercadeo flexible a bajas tasas de inters.
Desarrollar estrategias
comerciales
transparentes y oportunas.
54
y financieras
directas,
2.3.Estructura Orgnica
DIRECTORIO
GERENCIA GENERAL
GERENTE
(2)
COMIT ESPECIAL DE
CONTRATACIONES
GERENCIA TECNOLOGA
DE INFORMACIN
GERENTE
PROYECTOS E
INFRAESTRUCTURA
JEFE
GERENCIA DE TALENTO
HUMANO
GERENTE
(9)
(1)
(10)
GERENCIA DE FINANZAS
GERENTE
(23)
GERENCIA GESTIN DE LA
ESTRATEGIA
GERENTE
(2)
AUDITORIA INTERNA
AUDITOR
(1)
ASESORA LEGAL
ABOGADO
(1)
GERENCIA DE LOGSTICA
GERENTE
(51)
GERENCIA DE
MARKETING Y VENTAS
GERENTE
(10)
PUNTOS DE VENTAS
(228)
55
Gerente de Logstica
Especialista de
Control de Calidad
Coordinador de
Servicio al Cliente
Jefe de
Almacenamiento
Electrodomsticos
, Ropa, Hogar y
Militar
Especialista de
Adquisiciones
Coordinador
Comercio Exterior
Tcnico Adm.
Categora Abastos
Auxiliar
CodificacinValidacin
Tcnico Adm.
Categora Aseo
Auxiliar
Tcnico Adm.
Categora
Perecibles
Auxiliar
Tcnico Adm.
Categora
Eelctrodomsticos
Auxiliar
Tcnico Adm.
Categora Ropa,
Hogar y Militar
Auxiliar
Asistente de
Gerencia
Especialista de
Distribucin e
Inventarios a Nivel
Nacional
Jefe de
Almacenamiento y
Distribucin
Supervisor
Elctricos
Auxiliar Elctricos
Supervisor de
Almacenamiento
Auxiliar
Almacenamiento
Supervisor Ropa,
Hogar y Militar
Auxiliar Ropa,
Hogar y Militar
Supervisor de
Despachos
Auxiliar
Despachos
56
Transportes
Distribucin y
Entrega
Recepcionista
Especialista de
Servicios
Generales
Supervisor de
Activos Fijos
Mensajero
2.4.Anlisis interno
2.4.1.
Clientes
La empresa cuenta con un selecto grupo de clientes, principalmente

militares debido a las facilidades de pago a travs de rol de pagos. El
pblico en general tambin tiene acceso a los beneficios que ofrece la
entidad a travs de la afiliacin, lo que ha permitido a la empresa
captar ms consumidores.
Sin embargo, tambin se han perdido clientes que posea la anterior

administracin, debido a que no se ofrecen todos los productos que se
encontraban aos atrs, lo que no representa una baja mnima en las
ventas por tratarse de una empresa relativamente nueva.
2.4.2.
Conveniosinterinstitucionales
En el ao 2011 se inici los convenios con unidades militares en

distintas ciudades del pas en la entrega de vveres y bienes
estratgicos en todo el ao, lo que asegura ventas significativas en
este perodo. Convenios tales como:
Entrega de raciones por un ao a la Escuela Superior

Militar Eloy Alfaro.
Entrega de raciones por un ao a ms de veinte Brigadas

Militares a nivel nacional.
2.4.3.
Proveedores
La empresa cuenta con ms de 200 proveedores entre compaas y

personas naturales a nivel nacional, lo que permite ofrecer a los
57
clientes una gran variedad de productos de buena calidad, adems de

permitir la inclusin al mercado de proveedores minoristas que
ofrecen buenos productos.
2.4.4.
Nestl
Pronaca
Integracin Avcola El Oro
Juan El Jury
Marcimex
Mercantil Dismayor
Club del Buen Beber
Personal
El personal es motivado en el mejoramiento profesional y personal, a

travs del apoyo en horarios de estudio, mejoramiento de puesto de
trabajo, formacin de lderes, lo que permite a la empresa contar con
personal motivado y comprometido, dispuesto a crecer junto con la
entidad.
La rotacin de personal es baja en puntos de venta (provincias), sin

embargo en Matriz la rotacin es mayor ya que la empresa aun no ha
podido cubrir las expectativas de sus trabajadores, principalmente en
el aspecto econmico.
2.4.5.
Manejo de inventarios
Los inventarios al ser el elemento ms importante de la organizacin,

deben ser manejados de mejor manera. Al tratarse de una empresa
nueva, las polticas se mejoran constantemente en adaptarse a los
cambios tanto internos como externos. Se puede notar una
58
considerable mejora en su tratamiento, sin embargo aun no se ha

podido controlar la correcta aplicacin de polticas y manuales.
Desde el inicio de las actividades de la empresa se han corregido

fallas que significaron prdidas en la organizacin por mala
administracin y falta de conocimiento en el negocio.
La empresa COSSFA S.A. en el anlisis interno muestra que al ser

una entidad nueva, no ha podido implantar polticas, ni contar con un
personal con larga experiencia, lo que ocasiona errores por la
diferencia de criterios. Sin embargo los negocios que ha logrado
cerrar con proveedores e instituciones, le permite mantenerse
competitivo.
2.5.Anlisis externo
2.5.1.
Econmicos
La crisis econmica mundial, como era esperado, oblig al gobierno

actual a tomar medidas de ajuste, sobre todo en salvaguardar el
modelo de dolarizacin, que a travs de los aos ha demostrado ser un
mecanismo de estabilidad y que permite la planificacin y control del
consumo de los hogares en el mediano y largo plazo.
Si bien el espectro econmico mundial es inestable y esto agudiza el

escenario econmico nacional, caracterizado por la inestabilidad y
cada de los precios del petrleo, principal fuente de financiamiento
del Presupuesto Estatal, una inflacin de 5% en inicios del 2012 , que
en el caso ecuatoriano al ser en dlares, se traduce en una prdida del
poder adquisitivo de la poblacin, un alto gasto pblico y alta
59
incertidumbre por la desinformacin, generada en el modelo de

dolarizacin, se debe tomar en cuenta que las medidas econmicas
adoptadas por el Presidente, buscan fomentar y salvaguardar la
produccin
y consumo interno, privilegiando la produccin
ecuatoriana.
Las medidas adoptadas en controlar la Balanza Comercial y de Pagos,

cuentan con el respaldo y firma de compromiso de empresarios, entre
los cuales figuran las principales cadenas de supermercados,
(CORPORACION LA FAVORITA, SUPERMERCADOS SANTA
MARIA) y de importadores de electrodomsticos (ALMACENES
JAPN, JAHER), que en primera instancia, constituyen la
competencia directa de Cossfa S.A., esto permite visualizar un
escenario difcil a corto plazo, pero alentador, en el mediano y largo
plazo.
2.5.2.
Situacin jurdica y poltica
La aprobacin de la nueva Constitucin y leyes conexas, estableci

un nuevo marco jurdico que rige a las instituciones pblicas y
privadas. La falta de leyes complementarias y reglamentos que
direcciona la constitucin vigente, ha generado incertidumbre.
Por otro lado el proyecto de Ley de Empresas Pblicas, modifica el

accionar empresarial del HOLDINGDINE S.A. y en general de las
empresas pertenecientes a las Fuerzas Armadas; que podran verse
limitadas al enmarcarse en las normas pblicas. Todas las empresas
que funcionen con capital de las Fuerzas Armadas deben tener
60
actividades orientadas a la defensa nacional o ser estratgicas en los

objetivos militares.
En el 2010 se estableci que de las 31 empresas que forman parte de

las Fuerzas Armadas, 13 de ellas pertenecientes al Holdingdine S.A.
deben pasar a manos del Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas
Armadas (ISSFA) para solventar el dficit en esa institucin. Todos
estos cambios afectan a COSSFA, ya que solo es considerada una
empresa de carcter estratgico y no de defensa nacional.
2.5.3.
Situacin demogrfica y cultural

De estudios de mercado a personal militar del Ejrcito Ecuatoriano
realizado por el departamento de marketing de COSSFA S.A. en el
ao 2012, se concluye la tendencia de realizar las compras tanto de
productos de la canasta bsica, como hogar, en cadenas de
autoservicio, y en cadenas de electrodomsticos, igual que la
poblacin en general. Motivados bsicamente por las facilidades de
financiacin que el COSSFA S.A. ofrece a su principal grupo de
clientes.
La estructura demogrfica de la poblacin Militar se ha mantenido en

los ltimos aos, existiendo una poblacin Militar de la Fuerza
Terrestre,
Fuerza
Naval,
Fuerza
Areay
Polica
Nacional
aproximadamente de 80.000 personas. Respecto a la poblacin civil

que tambin es beneficiaria de las actividades comerciales del
Comisariato, se establece que en las zonas de influencia de los puntos
de venta, la pirmide poblacional y de edades se mantiene constante,
con una tasa de crecimiento poblacional del 2,5% y una tendencia
cultural hacia los autoservicios. Lo que al parecer debera significar
61
un aumento en los clientes en todos los puntos de ventas a nivel

nacional tanto militares como civiles.
Ante todo lo expuesto anteriormente se determina que el mercado

principal de COSSFA es el personal militar que ao a ao va en
aumento. Adems del crecimiento de la poblacin en general y los
cambios en sus preferencias, lo que significara un incremento de
clientes para la compaa en el futuro.
2.5.4.
Situacin de la competencia.
El departamento de marketing de COSSFA realiz un estudio,en el

primer trimestre del 2012, de su posicionamiento del mercado en el
que se obtuvo los siguientes resultados:
El 30% del consumo total de los hogares del Ecuador pasa por
supermercados, el 40% por mercados populares y cerca de un
30% en tiendas de barrio, ferias libres, bodegas y micromercados; adems resalta como punto interesante que los
comerciantes de los mercados populares sienten que las
ventas han disminuido en los ltimos aos, lo que muestra
una clara tendencia por el crecimiento de la primera
preferencia.
Supermaxi es el lder en el mercado con el 41% de

participacin en el mercado, Santa Mara con el 33% y el
resto de los competidores como Supermercados Ak, Ta, Mi
Comisariato, Megamaxi, Magda Espinoza y los Comisariatos
de la FAE cuentan con menos del 10% del mercado cada uno.
62
Fuente: Investigacin de mercado Cossfa 2012.
Escenario competitivo.-
El escenario competitivo del sector est conformado de la

siguiente manera:
1) Corporacin La Favorita.- Es una de las empresas ms grandes
en el pas, considerada como la empresa no financiera del
Ecuador ms grande en ventas; en su quinquenio fue
reconocido por cuatro aos consecutivos como la empresa ms
respetada del pas, mediante una encuesta realizada a la
comunidad empresarial, por Price Waterhouse informacin
que consta en su pgina web.
La cadena cuenta con tres tipos de formatos empresariales:
a) Comercial
Cuenta con las siguientes empresas, Supermaxi, Megamaxi,
Ak, Gran Ak, Kywi, Mega Kywi, Todo Hogar, Sukasa,
Saln de Navidad, Tventas, Radio Shack, Mr. Books,
Juguetn y Bebemundo.
63
b) Industria
Compuesta por Centro de Distribucin, Agropesa (abono
orgnico), Enermax (Distribucin de energa Elctrica),
Maxipan (Panadera) y Pofasa (Avcola).
c) Inmobiliaria
Centro Comercial La Pradera (Loja), Centro Comercial
Miraflores (Cuenca), Mall de los Andes (Ambato), Mall El
Jardn (Quito), Mall del Sol (Guayaquil), Mall del Sur
(Guayaquil) y Multiplaza (Esmeraldas).
2) Mega Santa Mara.- Ha crecido tambin en el mercado,

especialmente en Quito, convirtindose en una de las
principales cadenas en esa ciudad (la cadena ms importante
en Quito despus de Supermercado La Favorita).
Con un enfoque ya caracterstico -descuentos en mayoristas y

compras sin tarjetas de afiliacin-, la cadena local de
supermercados Santa Mara dispone de un centro comercial
Plaza Santa Mara, propiedad de la misma cadena. All
tambin estn presentes -como socios- Point Technology,
Lavanderas Pronto, Orve Hogar, farmacia Sana Sana,
UniBanco, Mutualista Pichincha, adems de KFC y Ch Farina.
Con este local, la cadena espera mantener su posicionamiento
en la clase media y media baja, y evaluar la posibilidad de
captar a la clase media alta.
Santa Mara entr en el mercado hace 27 aos y ahora

comparte el mercado con Supermaxi, Mi Comisariato y Ta; la
empresa quiere crecer el 12% cada ao.
64
El anlisis externo realizado a la empresa muestra que aunque

varios aspectos tanto econmicos como polticos dificultan el
crecimiento de las empresas, estas hacen lo posible por mejorar
sus servicios, ampliar sus expectativas y as captar mayor cantidad
de clientes. Adems el crecimiento de la poblacin, el cambio en
sus preferencias y poder adquisitivo permite
a las empresas
diversificar los productos que ofrecen.
Por lo que COSSFA S.A., se ha enfocado en cubrir aquellos

sectores que los supermercados en general no han podido ganar
hasta el momento, como es todo el sector militar e inclusive atraer
a personas civiles, que no buscan solo adquirir vveres, sino tener
todo a su alcance en solo lugar.
65
2.6.Matriz FODA
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
Los distintos puntos de venta a nivel nacional se encuentran
A largo plazo la empresa planea abarcar todos los comisariatos de
en lugares estratgicos, que permiten llegar con mayor
la Marina y Fuerzas Armadas, lo que le permitir cubrir un mayor
facilidad al cliente militar.
Mercado.
Al ser una empresa con capital pblico, tiene ms posibilidades en
Variedad de productos.
realizar negociaciones con empresas pblicas para la venta de

inventario.
Cuenta con personal altamente calificado, adems del

personal que trabajaba en el SSFT que cuenta con una
amplia experiencia en el negocio.
Proveedores nuevos que ingresan al supermercado otorgan

descuentos especiales o productos en bonificacin que permiten
bajar los precios al consumidor final.
Las instalaciones de la Matriz son amplias, lo que beneficia
La corporacin ha logrado el apoyo de empresas de la misma
en gran cantidad de parqueaderos, amplios lugares para
lnea de negocios para la implementacin de polticas, en base a
eventos publicitarios o realizar expansiones a futuro.
sus propias experiencias.

El mejoramiento de la tecnologa a nivel mundial permitir que
Buen ambiente de trabajo.
COSSFA adquiera instrumentos que ayuden a controlar de mejor

manera sus inventarios y faciliten la toma fsica de inventarios.
66
DEBILIDADES
Los productos de baja rotacin no han podido ser devueltos
a proveedores oportunamente, por lo que la empresa debe
asumir la prdida de los mismos.
AMENAZAS
La escases de productos perecibles debido a las malas condiciones
climticas que se dan en distintas regiones del pas, obliga a la
empresa disminuir su margen de rentabilidad para no afectar
totalmente los precios al consumidor final.
Las prdidas por productos caducados son constantes,
Restriccin por parte del gobierno en la importacin de ciertos
principalmente en Puntos de Venta Regionales.
bienes.
El incremento de precios en productos de primera necesidad

obliga a la empresa a disminuir su margen de utilidad para
mantener precios competitivos.
Aumento de los impuestos en productos suntuarios, bebidas

alcohlicas, etc., que son comercializados por Cossfa.
Los requerimientos realizados por medio de Servicio al
La subida de precios que la empresa no pueda cubrir podra
cliente no son atendidos en forma oportuna.
disminuir los clientes.
No se cumple adecuadamente las polticas de tratamiento de
Los cambios e inclusin de leyes en nuestra legislacin, dificulta
inventario en mal estado y caducado.
la implementacin y control de polticas.
Los abastecimientos a Puntos de Venta no pueden realizarse

de manera continua debido a la falta de transporte propio, lo
que provoca desabastecimiento, poca rotacin de productos
nuevos y exceso de inventario caducado y en mal estado.
Las malas condiciones climticas de nuestro pas y el dao en las

carreteras de acceso a los puntos de venta dificultan el
cumplimiento de los procesos de distribucin.
67
No se da gestin inmediata al cambio de producto por el
El sistema informtico se vuelva obsoleto, por los cambios en
proveedor
polticas de la empresa.
El sistema informtico que tiene la organizacin no

constituye una herramienta que agilite la toma fsica de
Asaltos en las vas al transportar la mercadera.
inventarios.
La empresa no cuenta con personal ni recursos materiales
necesarios para realizar la toma fsica en un menor tiempo
Robos en los puntos de venta y violacin de las seguridades.
que el actual.
La empresa no tiene un proceso establecido para la
deteccin oportuna de productos por caducar.
Existe diferencia de criterios entre las gerencias, respecto a
la circulacin de informacin, lo que provoca malestar entre
clientes internos y externos.
Las bajas de inventarios no son notariadas oportunamente,
lo que representa un Gasto no Deducible para la
organizacin.
No se da seguimiento a las novedades encontradas en la
toma fsica de inventario.
68
No se realiza un control peridico del cumplimiento de las

polticas de adquisicin de inventario para verificar que no
afecte al su presentacin en los Estados Financieros
Los puntos de venta regionales no cuentan con espacio
fsico suficiente para ofertar los mismos productos que se
comercializan en matriz.
No existe control en el producto que ingresa por
bonificacin.
No se da un control continuo en la calidad de los productos
despus de su recepcin.
2.7.Vulnerabilidad
Impacto
Grado de
Vulnerabilidad
Capacidad
reaccin
(0 - 10)
Zona
(0 - 10)
Probabilidad
ocurrencia
(0 - 100%)
50%
3.5
Alerta
Amenazas
A1
La escases de productos perecibles debido a las malas condiciones

climticas que se dan en distintas regiones del pas, obliga a la empresa
disminuir su margen de rentabilidad para no afectar totalmente los precios al
consumidor final.
69
A2
Restriccin por parte del gobierno en la importacin de ciertos bienes.
60%
4.8
Alerta
A3
Aumento de los impuestos en productos suntuarios, bebidas alcohlicas,

etc., que son comercializados por Cossfa.
50%
Alerta
30%
2.1
Alerta
50%
Alerta
50%
Alerta
40%
Alerta
40%
2.4
Alerta
30%
2.1
Alerta
A8
La subida de precios que la empresa no pueda cubrir podra disminuir los

clientes.
Los cambios e inclusin de leyes en nuestra legislacin, dificulta la
implementacin y control de polticas.
Las malas condiciones climticas de nuestro pas y el dao en las carreteras
de acceso a los puntos de venta dificultan el cumplimiento de los procesos
de distribucin.
El sistema informtico se vuelva obsoleto, por los cambios en polticas de la
empresa.
Asaltos en las vas al transportar la mercadera.
A9
Robos en los puntos de venta y violacin de las seguridades.
A4
A5
A6
A7
70
Impacto
Grado de
Vulnerabilidad
Capacidad
reaccin
(0 - 10)
Zona
(0 - 10)
Probabilidad
ocurrencia
(0 - 100%)
80%
5.6
Muy Critico
80%
3.2
Alerta
70%
4.2
Alerta
Debilidades
D1
D2
D3
Los productos de baja rotacin no han podido ser devueltos a

proveedores oportunamente, por lo que la empresa debe asumir la
prdida de los mismos.
Las prdidas por productos caducados sonconstantes, principalmente en
Puntos de Venta Regionales.
El incremento de precios en productos de primera necesidad obliga a la
empresa a disminuir su margen de utilidad para mantener precios
competitivos.
71
D4
D5
D6
D7
D8
D9
D10
D11
D12
D13
D14
D15
D16
D17
Los requerimientos realizados por medio de Servicio al cliente no son

atendidos en forma oportuna.
No se cumple adecuadamente las polticas de tratamiento de inventario
en mal estado y caducado.
Los abastecimientos a Puntos de Venta no pueden realizarse de manera
continua debido a la falta de transporte propio, lo que provoca
desabastecimiento, poca rotacin de productos nuevos y exceso de
inventario caducado y en mal estado.
No se da gestin inmediata al cambio de producto por el proveedor
El sistema informtico que tiene la organizacin no constituye una
herramienta que agilite la toma fsica de inventarios.
La empresa no cuenta con personal ni recursos materiales necesarios
para realizar la toma fsica en un menor tiempo que el actual.
La empresa no tiene un proceso establecido para la deteccin oportuna
de productos por caducar.
Existe diferencia de criterios entre las gerencias, respecto a la circulacin
de informacin, lo que provoca malestar entre clientes internos y
externos.
Las bajas de inventarios no son notariadas oportunamente, lo que
representa un Gasto no Deducible para la organizacin.
No se da seguimiento a las novedades encontradas en la toma fsica de
inventario.
No se realiza un control peridico del cumplimiento de las polticas de
adquisicin de inventario para verificar que no afecte al su presentacin
en los Estados Financieros
Los puntos de venta regionales no cuentan con espacio fsico suficiente
para ofertar los mismos productos que se comercializan en matriz.
No existe control en el producto que ingresa por bonificacin.
No se da un control continuo en la calidad de los productos despus de
su recepcin.
72
60%
2.4
Alerta
80%
5.6
Muy Critico
70%
5.6
Critico
60%
3.6
Alerta
60%
5.4
Critico
70%
5.6
Critico
70%
5.6
Critico
60%
4.2
Alerta
70%
5.6
Critico
80%
6.4
Muy Critico
70%
5.6
Muy Critico
60%
1.8
Alerta
60%
Alerta
30%
2.4
Preparado
Criterios de cuantificacin
Impacto
(0 - 10)
Probabilidad
ocurrencia
(0 - 100%)
Grado
de
Vulnerabilidad
Capacidad
reaccin
(0 - 10)
Zona
Bajo (0-3)
Medio (4-6)
Alto (7-10)
Bajo (0-30%)
Medio
70%)
Alto
100%)
(31%-
(71%-
Impacto * Probabilidad de ocurrencia

Bajo (0-3)
Medio (4-6)
Alto (7-10)
Muy
Crtico:
Si el Grado de
vulnerabilidad es
mayor o igual que
5 y la capacidad
de reaccin es
menor o igual a 5
Crtico:
Si el Grado de
vulnerabilidad es
mayor o igual
que 5 y la
capacidad
de
reaccin
es
mayor a 5
Alerta:
Si el Grado de
vulnerabilidad es
menor o igual
que 5 y la
capacidad
de
reaccin
es
menor o igual a 5
73
Preparado:
Si el Grado de
vulnerabilidad es
menor o igual que
5 y la capacidad
de reaccin es
mayor a 5
CAPTULO III
ANLISIS Y RECOPILACIN DE INFORMACIN
3.1.Flujogramas y narrativas
Documento:
Narrativa
No. de documento:
Elaborado por:
Vernica Castellanos
Proceso:
Adquisiciones
Responsable:
Departamento de Logstica
El Personal de Adquisiciones revisa la nota de pedido y en caso de ajustes

realizar las modificaciones correspondientes. Autoriza la Nota de Pedido
mediante el sistema. Elabora la Orden de Compra, con la informacin
recuperada del sistema. Imprime la Orden de Compra. Legaliza la orden de
compra con la firma de responsabilidad del personal de adquisiciones.
Entrega la Orden de compra a los proveedores mediante correo, fax o
personalmente y Recepta el recibido conforme del proveedor mediante
correo, fax o sumilla. La orden de compra es autorizada por el gerente
Comercial y en caso de compras mayores de $10,000.00 tambin la autoriza
el Gerente General
Fuente: COSSFA 9000 doc.
74
75
Documento:
Narrativa
No. de documento:
Elaborado por:
Vernica Castellanos
Proceso:
Recepcin de productos
Responsable:
El Auxiliar de almacenamiento recibe la mercadera con los documentos de

soporte Factura o (Nota de Entrega para Consignaciones) y Orden de
Compra. El especialista y tcnicos de control de calidad, realizan la
verificacin fsica y tcnica del producto que ingresa a cada bodega bajo los
estndares de calidad implantados por la empresa. Si no cumple con los
parmetros de calidad el producto es devuelto.
El auxiliar de almacenamiento verifica las cantidades que ingresan a las
bodegas, realiza un conteo fsico y de estar conforme con el pedido, realiza
la Nota de Recepcin en el sistema y coloca las firmas respectivas. El Jefe
de almacenamiento revisa las cantidades recibidas, incluyendo los productos
por bonificacin. Si son productos perecibles, se revisa el margen de
mermas y se emite una nota de devolucin para la emisin del descuento por
el proveedor. El auxiliar de almacenamiento entrega a validacin todos los
documentos que se generen en el proceso: Orden de compra, Nota de
Recepcin, Factura del proveedor y nota de crdito en caso de haberla.
76
77
Documento:
Narrativa
No. de documento:
Elaborado por:
Vernica Castellanos
Proceso:
Liquidacin de productos de compra en firme
Responsable:
El validador recepta la nota de recepcin, la orden de compra y la factura del

proveedor, desde bodegas. Los documentos deben contener todas las firmas de
responsabilidad, caso contrario sern rechazados. Revisa en las facturas, datos
SRI, cantidades y precios. Emplear requisitos de la Ley de comprobantes de
venta y retencin. Comparar la liquidacin procesada con la factura del
proveedor, y Nota de crdito, deben corresponder en cantidades y precios.
Ingresa los datos de identificacin de la factura al sistema, como: Nmero de la
factura, autorizacin del SRI, fecha de caducidad y si es el caso nmero de
contribuyente especial. Tomar acciones necesarias cuando la documentacin
presente novedades.
CASO 1: Facturacin en ms y liquidacin en menos (cantidades).- Devolver
al proveedor la factura para su respectivo cambio o a su vez que el proveedor
entregue una Nota de crdito.
CASO 2: Factura en menos y liquidacin en ms (costos).- Los validadores
ajustarn en el sistema los costos unitarios en menos acorde a la Factura del
proveedor.
CASO 3: Mala digitacin de cantidades en la Nota de recepcin.- Devolver
documentos a bodegas y solucionar mediante una nueva Nota de Nota de
Recepcin
Realiza la liquidacin en el sistema si la documentacin cumple con todos los
requerimientos (datos SRI, cantidades y precios).Legaliza la liquidacin con las
firmas de responsabilidad. Entrega los documentos originales a Contabilidad
antes del vencimiento de pago. Si la factura tiene alguna diferencia entre la
78
liquidacin gestiona la obtencin de Notas de Crdito y entrega mediante reporte

a Contabilidad.
79
Documento:
Narrativa
No. de documento:
Elaborado por:
Vernica Castellanos
Proceso:
Transferencias
Responsable:
El Administrador realiza el Pedido revisando las necesidades de producto en

perchas y almacenes. El auxiliar de almacenamiento organiza los productos de
acuerdo a los pedidos de las regionales, realiza el escaneando de cdigos y
genera la Transferencia con cantidades, peso y descripcin. El Jefe de
almacenamiento verifica que se descargue el stock de bodegas y se cargue en el
stock de Puntos de Venta, en caso de presentar algn error en digitacin o
ubicacin se procede a anular la transferencia en el mdulo transferencias de
devoluciones. Genera una nueva transferencia, con un nuevo nmero y legaliza
el anulado y nuevo trasferencia; los originales se remiten al destinatario y la
copia archiva el emisor.
Cada administrador aceptar la transferencia mediante sistema, posterior a eso el

auxiliar de almacenamiento entrega la mercadera y la trasferencia al personal de
distribucin para el traslado a Puntos de Venta con los documentos legalizados.
80
Documento:
Narrativa
No. de documento:
Elaborado por:
Vernica Castellanos
Proceso:
Devolucin de mercadera de los puntos de venta
Responsable:
El Administrador el Punto de Venta realiza la transferencia de devolucin de

mercadera en el sistema, comunica al Jefe de distribucin va e-mail el nmero
de la transferencia. El Jefe de Distribucin, realiza un cronograma de retiro de
devoluciones de los puntos de venta, acorde al cronograma de distribucin a
ejecutar si el proveedor no retira su producto.
81
El Administrador del Punto de Venta prepara la mercadera de devolucin en el

transporte, embarca la mercadera de devolucin al transporte y entrega
documentos. En Matriz el Jefe de Distribucin, recepta a travs de los
conductores los documentos de devolucin. Utiliza el Instructivo de manejo de
documentacin en envos de mercadera entre puntos de venta. Los Auxiliares
de distribucin desembarcan la mercadera en la bodega de devoluciones en
distribucin o en las reas de bodegas destinadas para devolucin, zonificando el
producto caducado- mal estado y los de baja rotacin hasta el retiro por parte del
proveedor.
Los Tcnicos de control de calidad, verifican y registran la mercadera devuelta

por caducidad y mal estado. Utilizan el procedimiento de producto no conforme,
deben controlar que no se mezcle la mercadera de baja rotacin con la de mal
estado y caducada. El Jefe de Distribucin revisa y acepta mediante sistema la
trasferencia de mercadera devuelta mximo hasta finalizar la jornada de trabajo,
entregar el reporte de novedades y transferencias de los puntos de venta, a
bodegas.
Los Jefes de almacenamiento
deben realizar la devolucin al proveedor
mediante nota de devolucin en el sistema o a travs del cambio mutuo con el

proveedor y entregar la mercadera con novedad al proveedor y legalizar la
documentacin.
82
83
Documento:
Narrativa
No. de documento:
Elaborado por:
Vernica Castellanos
Proceso:
Aplicacin de descuentos y promociones
Responsable:
Los Jefes de Bodega, Supervisor de Bodegas, Supervisor de perecibles o

Administradores deben verificar frecuentemente la mercadera y detectar
posibles novedades como: su estado de presentacin, fecha de caducidad,
desperfectos o daos pequeos, baja rotacin. Preparar un listado de los
productos con novedad en el formato Novedades de Mercadera y enviar al
rea de Negociacin y Marketing, con copia a Gerencia Comercial, el
listado de productos que estn por vencer, productos de baja rotacin y
productos que por fuerza mayor se encuentre en sobre stock.
El Especialista de Marketing analiza el producto por su categora y nivel de

rotacin, dao, o fecha de caducidad y riesgo de no venta, costos y mrgenes
en coordinacin con personal de Negociacin, proponer un porcentaje de
descuento a la Gerencia de Comercializacin, este a su vez revisa los
porcentajes de descuento emitir correcciones establecer la fecha de inicio de
aplicacin del descuento y la fecha de finalizacin y presentar el informe a
Gerencia General para autorizacin.
La Gerencia General analiza el Informe de aplicacin de descuento y

promocin y decide la aprobacin ono de la propuesta.
Si es aprobado por la Gerencia, se prepara el material publicitario. Entrega a

los Puntos de Venta con 8 das de antelacin el mecanismo de los
descuentos y/o campaa promocional, el material publicitario. Se enva el
listado de productos aplicables a descuentos y/o promociones, al rea de
Negociacin indicando la fecha de inicio y culminacin respectivamente.
Los Negociadores coordinan promociones de productos con proveedores.
84
Ingresan los descuentos de precios por categora de productos en el sistema

y comunican a los Administradores de Puntos de Venta.
Los Administradores de Puntos de venta colocan cenefas y material POP en

productos con descuentos Reubican los productos en zonas calientes en el
punto de venta tales como: cabeceras de gndola y exhibiciones especiales.
Antes de la venta deben comprobar el descuento de los productos en caja,
caso contrario informar a Gerencia Comercial y Negociadoras en la
aplicacin del los descuentos correspondientes.
El Especialista de Marketing debe hacer seguimiento a la aplicacin de
descuentos, promociones y colocacin de material POP durante las fechas
de vigencia. Notificar Culminacin de fechas de vigencia de descuentos y
promociones al rea de negociacin y Administradores de Puntos de Venta,
con tres das de anticipacin.
Los Negociadores colocan precios normales en el sistema a la fecha de

finalizacin.
Los Administradores retiran el material publicitario a la fecha de

finalizacin, verifican cuando termine la vigencia de la promocin que los
precios regresen a su precio normal para actualizacin de cenefas y retiro de
material POP. Cuando los precios no se actualizaron, informar a Gerencia
Comercial y rea de Negociacin para las acciones respectivas. Colocar los
productos en su ubicacin natural de acuerdo al layout.
Por ltimo el Especialista de Marketing elabora el informe sobre el impacto

que tuvo los descuentos y promociones en las ventas en el perodo de
vigencia y el porcentaje de reduccin de inventarios de baja rotacin segn
listado y es presentado en Staff por parte del Gerente Comercial.
85
86
Documento:
Narrativa
No. de documento:
Elaborado por:
Vernica Castellanos
Proceso:
Control de productos caducados, mal estado y baja
Responsable:
rotacin
El Administrador, Jefe de Bodega o Supervisor de Bodegas, debe realizar

pedidos no excesivos de mercadera al proveedor. Los auxiliares de
almacenamiento reciben productos al proveedor que tengan fechas extensas
de vigencia, (que no estn prximos a caducar), estos deben aplicar un buen
almacenamiento de mercadera en bodegas para dar una buena salida a
supermercado o almacenes, por lo que se aplica el mtodo FIFO en el
almacenamiento (primeras en entrar, primeras en salir).
Los responsables del producto deben revisar constantemente la presencia de
productos de baja rotacin, caducados, mal estado; verificar que no se
almacene el producto fuera del rea asignada en bodega. Comunicar y
coordinar con el Jefe de Ventas, Especialistas de Adquisiciones y el Jefe de
Distribucin, Tcnicos de calidad, las novedades de productos en los puntos
de venta y tomar una decisin referente a la disposicin final del producto.
El Tcnico de Calidad verifica si el producto mantiene las condiciones

adecuadas en ser vendidas al cliente, este coordina con el Especialista de
Marketing si el producto est en condiciones adecuadas para la venta.
Promociona, exhibe los productos durante un corto tiempo coordinando con
Administradores, aplicando descuentos promocionales.
Si el producto no est apto para la venta, el personal de Adquisiciones

negocia y gestiona con el proveedor el cambio o devolucin de productos.
87
88
Documento:
Narrativa
No. de documento:
Elaborado por:
Vernica Castellanos
Proceso:
Gestin de productos caducados, mal estado y baja
Responsable:
rotacin
El Administrador del punto de venta emite el informe y el reporte de

productos caducados, mal estados y de baja rotacin hacia la bodega de
origen. El Jefe de Almacenamiento analiza los informes de todos los Puntos
de venta y remite al rea de Adquisiciones. El personal de adquisiciones
notifica al proveedor las cantidades de producto caducado, mal estado y baja
rotacin que requieren cambio o devolucin. Este verifica de qu manera el
proveedor proceder a efectuar el retiro de la mercadera, puede darse a
travs de una Nota de Crdito, por medio del Reporte de cambio mutuo o
puede haber negociaciones en las que el proveedor no acepta ninguna de las
dos. Cuando es a travs de una Nota de Crdito, se realizar en el sistema una
nota de devolucin del producto considerando la ltima factura emitida por
el proveedor en el sistema y que contenga el producto que se procede a
devolver. Imprimir la Nota de Devolucin.
El auxiliar de almacenamiento entrega al Proveedor la mercadera y Nota de

Devolucin para justificar la salida de inventario
una
copia
debe
entregar al Validador en la obtencin de la Nota de Crdito. Si el cambio es

a travs del reporte de cambio con el proveedor y se realiza el cambio fsico.
Cuando el proveedor no acepta cambio ni devolucin de la mercadera

caducada, en mal estado o de baja rotacin, el personal de adquisiciones
debe notificar va correo el reporte de mercadera que no acepta el
proveedor, hacia el Jefe de Almacenamiento o Supervisor de Perecibles, en
la gestin de Baja de inventario.
89
90
Documento:
Narrativa
No. de documento:
Elaborado por:
Vernica Castellanos
Proceso:
Baja de inventarios
Responsable:
El Jefe de Almacenamiento emite el informe determinando los valores y los

responsables de la mercadera a dar de baja aplicando la normativa en el
manejo de Mercadera y solicita al Tcnico de calidad el informe tcnico
(anlisis del estado de los productos) a dar de baja va correo electrnico.
El Tcnico de Calidad emite el informe de verificacin y anlisis de

productos en mal estado, caducados y baja rotacin (ptimos en consumo o
de desecho) y remite al Gerente de Logstica para avalar los valores y
responsables de la mercadera a dar de baja y remitir a Talento Humano con
el fin de gestionar la aprobacin con Gerencia General. Una vez obtenida la
aprobacin, la Gerencia de logstica fija fecha y hora de la baja de
inventarios y convoca a los involucrados: Contador General, Representante
de Holdingdine, Jefe de almacenamiento o Supervisor de Perecibles y
Tcnico de Control de Calidad. La baja debe realizarse en un lapso de 15
das, desde la emisin de Puntos de venta del reporte de mercadera para dar
de baja.
El Tcnico de Inventarios elabora el acta de baja de inventarios, y legaliza

con los responsables. El Jefe de Almacenamiento coordina con el
Especialista de Seguridad y Salud Ocupacional en la evacuacin de
mercadera dada de baja o Coordina con el proveedor, el retiro de
mercadera dada de baja, cuando ste es quien realiza la eliminacin de sus
productos. En el caso de que existan discrepancias en el cobro de valores a
los
responsables
intervendr
Auditora
responsabilidades.
91
Interna,
en
decidir
las
3.2.Cuestionarios de control interno
Los cuestionarios detallados a continuacin se calificarn dependiendo el riesgo de

desviacin del control interno segn la siguiente cuantificacin:
1-3 Bajo
4-6 Medio
La calificacin total se cuantificar de la siguiente manera:
Intervalo
Nivel de Riesgo
Nivel de Confianza
1 - 39
Bajo
Alto
40 - 59
Medio
Medio
60 - 100
Alto
Bajo
92
7-10 Alto
EMPRESA: COSSFA S.A.

PROCESO: Adquisicin de mercadera
N
1
PREGUNTA
SI
Se realiza una nota de pedido antes

de realizar la orden de compra.
NO
CALIF.
1
Las
Existe restriccin en el sistema para

2
modificar las cantidades de la nota de
pedido.
se
cantidades
se
modifican con libertad

al momento de realizar
la orden de compra.
Las notas de pedido
Las notas de pedido no autorizadas

3
OBSERVACIONES
eliminan
del
sistema
automticamente.
permanecen
sistema
en
hasta
el
se
aprobadas.
Todas las compras tienen una firma

4
de
responsabilidad
de
los
especialistas de adquisiciones.
Se hace una excepcin
en
Se verifican todas las firmas de

5
productos
emergentes. Se aprueba
responsabilidad en las rdenes de
compra antes de ser enviadas al
con
la
firma
especialista
proveedor.
del
de
adquisiciones
se
regulariza despus.
No
Se verifica que varias compras a un

6
mismo proveedor dentro del mismo
mes no sean mayores a $10,000
se
seguimiento
28
Nivel deriesgo medio, nivel de confianza medio

93
de
un
las
compras de un mismo
proveedor.
TOTAL
realiza

PROCESO: Recepcin de Productos
PREGUNTA
SI
NO
CALIF.
OBSERVACIONES
La mercadera es recibida en la
1
bodega de acuerdo a la categora del
producto.
Los
2
productos
perecibles
son
recibidos en presencia de un Tcnico

de Control de Calidad
Se crea algn registro para respaldar
El producto se devuelve
la devolucin de producto que no
inmediato
al
cumple con los requisitos de calidad.
proveedor.
Los productos recibidos en grandes
Si la caja est sellada se
cantidades y por cajas, son contados
unitariamente
5
de
sobre entiende que el

paquete esta completo.
El sistema indica en la nota de

recepcin el usuario que la realizo
La empresa ha establecido horarios

6
en la recepcin de productos de
cuidado especial.
Quien recibi el producto tiene la
obligacin
de
verificar
La
los
documentos de respaldo entregados
por el proveedor.
Se
8
entrega
al
factura
otros
documentos
son
verificados
por
validacin.
proveedor
algn
respaldo de la recepcin de la
mercadera
Se
9
devuelve
los
productos
Se
bonificados o gratuitos al proveedor
por no estar dentro de la orden de
La nota de recepcin es elaborada en

presencia del proveedor.
formas
ya
de
todas
que
regalos del proveedor
compra.
10
reciben
TOTAL
1
27
94
son
Nivel deriesgo bajo, nivel de confianza alto

PROCESO: Liquidacin de Producto de Compra en Firme
PREGUNTA
Se
necesita
completa
1
la
desde
SI
NO
CALIF.
En algunos casos puede
documentacin
Bodega
en
omitirse
la
liquidacin de la mercadera (Orden
de compra, Nota de Recepcin y
factura
antes
de
liquidar
la
mercadera.
3
previa autorizacin del

Jefe de Bodega, en ser
Cada Validador posee un usuario en el

sistema
Esta
informacin
es
validada por Finanzas
1
Si
Si la factura tiene inconsistencias, es

4
factura
posteriormente
Se verifican los requisitos legales de

la
la
regularizados
Factura de proveedor)
OBSERVACIONES
la
factura
es
devuelta al proveedor
devuelta por el proveedor corregida en
el mismo mes.
pasado el 20 de cada
mes, esta es rectificada
al mes siguiente.
Al recuperar la nota de
recepcin que se va a
El sistema muestra una alerta si se

5
duplica la liquidacin de una misma
recepcin.
liquidar,
si
ya
est
procesada se muestra el
nmero
interno
de
documento.
6
El sistema bloquea el aumento de los

costos de los productos
Los documentos devueltos a bodega
son rectificados inmediatamente.
95
Solo permite ingresar

costos en menor valor
Al no ser un sistema
La informacin de la mercadera
8
liquidada se visualiza inmediatamente
integrado,
la
informacin
se
consolida
en la contabilidad.
en
la
contabilidad al final del

da
Si ya se vendi un
Al existir errores en la liquidacin de

9
mercadera, el sistema le permite
producto
esa
liquidacin, esta ya no
modificar o eliminar la liquidacin
10
de
puede ser modificada.
Existe una persona que supervisa la
liquidacin de mercadera
TOTAL
34

PROCESO: Transferencias de mercadera (Reposicin Puntos de Venta)
PREGUNTA
SI
NO
CALIF.
OBSERVACIONES
Las transferencias de producto se

1
realizan nicamente con el pedido

del Administrador del punto de
venta
Los productos perecibles
2
Se realiza transferencia de todo tipo
de productos a Puntos de Venta
son
adquiridos
directamente por el punto

de venta
Algunas transferencias se
Los distribucin de productos se
centraliza nicamente en Matriz
pueden realizar de otros

puntos de venta de acuerdo
a la urgencia del pedido.
96
Los productos no son enviados

4
hasta que acepta la transferencia el
destinatario
Se maneja un stock de productos
5
mnimos o
Queda a criterio de cada
mximos antes de
realizar una transferencia
que realiza.
La movilizacin del producto se lo
De acuerdo a la necesidad
realiza nicamente en transporte de
la empresa.
7
se
contrata
servicio
privado
Las transferencias tienen un tiempo

mximo de validez en el sistema
Se
administrador los pedidos
organiza
peridicamente
la
Los pedidos se organizan
distribucin de productos a puntos
de venta
de
acuerdo
importancia.
Toda transferencia es aprobada por

9
el Jefe de almacenamiento antes de
salir el producto fsicamente.

Se confirma al destinatario la fecha
10
de la entrega de la mercadera antes

de ser retirada de Matriz.
TOTAL
34

PROCESO: Devolucin de Mercadera de los Puntos de Venta
PREGUNTA
SI
NO
CALIF.
Se realiza una transferencia en el

1
sistema
antes
de
devolver
la
Se indica en la transferencia la
mercadera a Matriz.
2
97
OBSERVACIONES
su
causa de la devolucin
Las compras locales son
Se realiza la devolucin total de los
productos a Matriz
gestionadas
directamente
en el punto de venta
Toda la mercadera se
Existen
restricciones
en
la
devolucin de mercadera a Matriz
devuelve
Matriz
excepcin de las compras

locales.
Se emiten notas de devolucin

5
despus de coordinar el cambio con
el proveedor
Se separan los productos caducados,
6
baja rotacin o en mal estado para

enviar a Matriz
No
Se recibe producto devuelto si no
7
contiene
las
firmas
se
devuelve
el
producto a su destino ya
de
responsabilidad
que duplicara los cotos de

transporte de mercadera
innecesariamente
Algunos
Las notas de crdito por devolucin

8
son entregadas por el proveedor en
el mes que corresponde
devoluciones
de
inventario
nicamente en Notas de Crdito

Se
10
controla
entregan
las
notas
de
crdito
hasta 3 meses
despus.
Los proveedores deben entregar las

9
proveedores
peridicamente
la
recepcin de todas las notas de

crdito solicitadas.
TOTAL
Pueden realizar cambio de

producto.
No
un
procedimiento establecido.
40
98
existe

PROCESO: Aplicacin de Descuentos y Promociones
PREGUNTA
SI
NO
CALIF.
Se verifica que en todos los puntos

1
OBSERVACIONES
Cada
de venta se realiza una revisin de
los productos peridicamente.
Administrador
responsable del inventario

a su cargo
Los
Los descuentos son programados en

2
es
administradores
de
puntos de venta tienen la
caja nicamente por el Especialista
10
de Ventas
opcin
de
colocar
descuentos al momento de
la compra.
Se puede separar las promociones o

3
los descuentos aplicados por punto
de venta
4
Se programa en el sistema los

descuentos y promociones
Las
promociones
se
aplican a nivel nacional
Se verifica que los descuentos no

5
disminuyan el precio por debajo del

costo
No todos los puntos de
Se coloca material publicitario en

6
todos los puntos de venta donde
est vigente la promocin.
invertida
determinar
en
el
el
producto
porcentaje
tiene
presupuesto
para impresin de material

publicitario.
Se toma en cuenta la publicidad

7
venta
Todos
para
de
los
presupuesto aportado por

proveedores.
Es devuelto a Matriz el producto
En
X
periodo de promocin
de
publicidad se cargan al
descuento
que no pudo ser vendido en el
gastos
algunos
casos
el
producto se queda en el
Punto de Venta
El producto prximo a
Se coloca en promocin producto
cercano a caducar
caducar es gestionado para

cambio al proveedor o se
da de baja al final del ao.
Se ha dado gestin en donar a

10
Fundaciones sin Fines de Lucro los
productos que no han podido ser
99
No existe una poltica de

Donaciones
vendidos ni cambiados por el

proveedor
TOTAL
63
Nivel deriesgo alto, nivel de confianza bajo

PROCESO: Control de producto caducado, mal estado y baja
rotacin
PREGUNTA
SI
NO
CALIF.
Se realiza un control peridico de

1
la
rotacin
del
producto,
considerando
la
situacin
En puntos de venta se estima

X
En puntos de venta hay un
Se verifica fechas de caducidad en

todos
los
productos
una rotacin permanente de

productos.
geogrfica y la poca del ao.
OBSERVACIONES
del
supermercado a nivel nacional.
alto ndice de productos

caducados que se identifica
en la toma fsica anual.
El espacio y presupuesto en
puntos de venta es reducido,
En todos los puntos de venta se

3
tiene un lugar adecuado en cada
tipo de productos
por lo que se mantiene solo

el inventario mnimo en caso
de productos de cuidado
especial.
Se identifican los productos que

4
primero
inventario
ingresaron
para
en
poder
el
ser
vendidos con mayor rapidez

No existe aprobacin por
Se coloca en promocin los

5
parte de matriz para colocar
productos de baja rotacin o se
colocan en un lugar de mayor
producto en promocin en
los puntos de venta sin
atraccin para el cliente
autorizacin previa.
100
Se verifica constantemente la
6
calidad
de
los
productos
perecibles
Se soluciona de inmediato las
7
quejas
de
los
clientes
por
productos en mal estado

8
Se
manejan
las
mismas
promociones a nivel nacional
Los proveedores grandes no

se responsabilizan por el mal
Todos los productos caducados,

9
en mal estado o de baja rotacin
manejo del producto, por lo
que
son cambiados por el proveedor
ellos
no
devoluciones
realizan
una
vez
entregado el producto.
10
Todo el producto caducado es

concentrado en Matriz
TOTAL
45

PROCESO: Gestin de producto caducado, mal estado y baja rotacin
PREGUNTA
SI
NO
CALIF.
OBSERVACIONES
Todo producto caducado, en mal

1
estado y de baja rotacin es
entregado mediante informe

La gestin la realizan en
La devolucin de productos es
2
gestionada
netamente
por
bodega,
el
personal de adquisiciones
nicamente
en
ltimo recurso se solicita

la ayuda del personal de
adquisiciones
101
Se verifica las razones de las altas

3
No se lleva un historial de
cantidades de devoluciones en los
puntos de venta
las
devoluciones
por
puntos de venta.
Se entrega una copia de la nota de

4
devolucin
al
proveedor
para
respaldo suyo
Las devoluciones del producto son
5
realizadas en presencia del personal

de bodega
En caso de no poder ser cambiado
el producto con el proveedor, este

es dado de baja
El producto dado de baja es movido
hacia otra bodega que lo distinga

del apto para la venta
Se realiza una revisin peridica de
las
fechas
de
caducidad
Solo
del
producto en puntos de venta

Se
9
realizan
sanciones
administrativas a los responsables
una
revisin general en la toma
El gasto que conlleva lo

asume la empresa.
Se prohbe hacer uso de los

productos de baja rotacin a los
realiza
fsica al final del ao.
del excesivo producto caducado
10
se
empleados
TOTAL
25
102

PROCESO: Baja de Inventarios
PREGUNTA
SI
NO
CALIF.
Se estima responsables de la baja

1
de
inventario
antes
Si
de
considerarlo como un gasto para
la empresa
OBSERVACIONES
se
identifican
responsables pero por el alto

valor de la baja, la empresa
est asumiendo esos valores.
Se espera conseguir una
La destruccin del inventario es
inmediata
buena cantidad para entregar

a la empresa de destruccin.
Se realiza control de calidad del

3
producto a dar de baja a fin de

evitar posibles contaminaciones
al personal o a otros productos

4
Se valora el inventario para dar

de baja al costo promedio
No siempre se puede contar
Se realiza la baja de inventarios
en presencia de Auditora Interna

Se verifican los productos uno a
uno antes de realizar la baja
con la presencia de auditora

interna
1
Se
Todas las bajas de inventario son
notariadas inmediatamente.
realizan
solo
motorizaciones
cada
trimestre o todas al final del

ao.
No
La Gerencia General aprueba las

8
bajas de inventario antes de
realizarlas
inventarios el reporte emitido por

la empresa de destruccin de
desechos.
La destruccin de los productos
10
es
realizada
las
bajas
se
realizan previa autorizacin,

por
la
premura
de
la
destruccin de los productos.
Se adjunta al informe de baja de

9
todas
fuera
de
las
instalaciones de la empresa
TOTAL
45
103
3.3.Pruebas de recorrido
N
1
CONTROLES
Se autoriza la orden de compra antes de
enviar al proveedor
PROCESO
CUMPLE
Adquisiciones
Adquisiciones
NO CUMPLE
Todas las rdenes de compra deben

2
contener las firmas de aprobacin del

Gerente Comercial
Se verifica la calidad de los productos
Recepcin de
antes de recibirlo
producto
Se verifica la cantidad de mermas en los
Recepcin de
productos perecibles
producto
Liquidacin
5
Verifica los costos unitarios de los
de producto de
productos antes de liquidar la mercadera.
compra
en
firme
Existe alguna seguridad en el sistema para
6
que no pueda modificarse los costos en

ms al momento de liquidar.
Liquidacin
de producto de
compra
en
firme
En las transferencias se verifica que no

7
soliciten producto innecesario o sobrepase
Transferencias
el stock mximo permitido

8
Se legalizan todas las transferencias
Transferencias
Se verificar las firmas de legalizacin en
Devolucin de
la nota de devolucin antes de recibir el
mercadera de
producto devuelto
los PV
104
10
11
12
13
14
15
16
Se verifica peridicamente el estado o
Aplicacin de
rotacin de la mercadera para establecer
descuentos
descuentos o promociones
promociones
Se
solicita
autorizacin
previa
para
colocar productos en promocin
Aplicacin de
descuentos
Se puede parametrizar en el sistema las
Aplicacin de
fechas de inicio y culminacin de un
descuentos
descuento
promociones
Se sectoriza los descuentos o promociones

por puntos de venta
colocar su producto en promocin
Aplicacin de
descuentos
Aplicacin de
descuentos
aplicacin de descuentos y promociones
Aplicacin de
descuentos
Aplicacin de
sistema
descuentos
descuento
promociones
Se verifican el cambio de precios en el

un
promociones
Se da seguimiento a todo el periodo de
aplicar
promociones
Se notifica a los proveedores antes de
al
promociones
promocin.
promociones
Control
17
de
Se enva productos con fechas extensas a
productos
los puntos de venta para evitar la
caducados,
caducidad inmediata
mal estado y
baja rotacin
Control
18
Se revisa presencia de productos de baja
productos
rotacin,
caducados,
mal
estados
caducados
constantemente.
de
mal estado y
baja rotacin
Control
Se
19
procura
solicitar
devolucin
del
de
productos
producto de baja rotacin o caducado al
caducados,
proveedor
mal estado y
baja rotacin
105
Gestin
Se
20
establece
anteriormente
con
el
proveedor las condiciones de cambio de

producto.
de
productos
caducados, en
mal estado y
de
baja
rotacin
Gestin
de
productos
21
En cambio fsico o con nota de crdito se
caducados, en
emite una nota de devolucin del sistema
mal estado y
de
baja
rotacin
22
23
Se sanciona a los responsables de las baja
Baja
de inventario
Inventarios
Se verifica las firmas de legalizacin de
Baja
mercadera en las bajas de inventario
Inventarios
Se realiza la destruccin de los productos

24
a dar de baja mediante una empresa

especializada
25
de
de
Baja
de
Inventarios
Se notarizan todas las bajas de inventarios
Baja
de
realizadas en el ao
Inventarios
3.4.Pruebas de cumplimiento

PROCESO: Adquisicin de mercadera
REALIZADO
PROCESO
POR
CUMPLE
NO
CUMPLE
OBSERVACIONES
Ingresar la opcin
1
de
rdenes
compra
en
de
Personal
el
Adquisiciones
de
sistema
Recuperar
2
No
verificar
Personal
cantidades de la
Adquisiciones
de
Nota de Pedido
se
las
cantidades de la nota de
pedido con la orden de
compra
106
compara
Modificar
3
cantidades de la
Personal
de
nota de pedido en
Adquisiciones
el sistema
Autorizar la nota
4
Personal
de pedido en el
Imprimir la orden
Personal
de compra
Adquisiciones
Legalizar la orden
Gerente
de compra
Comercial
Entregar
al
proveedor
la
Adquisiciones
sistema
5
No se autoriza la nota de
de
pedido a tiempo en el
sistema
de
X
Las rdenes de compra
Personal
de
Adquisiciones
orden de compra
fsicas
se
entregan
al
proveedor el momento de
recibir la mercadera.

PROCESO: Recepcin de Productos
PROCESO
documentos
de
soporte
Auxiliar
Auxiliar
CUMPL
E
OBSERVACIONE
S
de
Almacenamiento
de
perecibles
Proceso de control de
Tcnico
calidad
control de calidad
Auxiliar
CUMPLE
POR
Receptar mercadera
1
NO
REALIZADO
de
de
Contar la mercadera
Almacenamiento
que ingresa a bodega
Auxiliar
de
perecibles
Elaborar la nota de
4
recepcin
en
el
sistema
Revisar
Auxiliar
de
Almacenamiento
/
Auxiliar
de
perecibles
cantidades
recibidas en bodega
Jefe
de
almacenamiento /
107
No se verifica las
cantidades recibidas
supervisor
de
por el auxiliar de
perecibles
Revisar margen de
6
mermas en productos
perecibles
Obtener
7
Auxiliar
No se verifica las
de
mermas en productos
Almacenamiento
/
Auxiliar
de
nota
de
crdito con descuento
Auxiliar
Auxiliar
de
X
de
de
crdito
proveedor
por
al
las
mermas.
de
Entregar documentos
Almacenamiento
a validacin
Auxiliar
que
No se solicita la nota
perecibles
Auxiliar
lo
final del inventario.
Almacenamiento
/
perecibles,
provoca faltantes al
perecibles
de mermas
bodega.
de
perecibles

PROCESO: Liquidacin de Producto de Compra en Firme
REALIZADO
PROCESO
POR
Receptar
1
documentos
de
bodegas
Revisar requisitos de
2
facturas,
CUMPLE
cantidades
y precios
Validadores
Administradores
de
liquidacin
OBSERVACIONES
Los validadores solo

Validadores
Administradores
revisan las cantidades

y valores, ms no los
requisitos de factura.
verificar consistencia
Validadores
Administradores
de datos
Si la factura esta en
mas y liquidacin en
4
CUMPLE
Ingresar al modulo
3
NO
menos (cantidades),
cambiar la factura
Validadores
Administradores
con el proveedor u
108
obtener
nota
de
crdito
No
Si la factura esta en
menos y liquidacin
5
en
mas
(costos),
ajustar en el sistema
se
ajusta
las
diferencias a tiempo,
Validadores
Administradores
por
que
los
responsables realizan
un
los costos
lo
depsito
para
igualar la diferencia.
Si la mala digitacin
de cantidades est en
6
la nota de recepcin,
Validadores
devolver
Administradores
documentos
los
bodega.
Legaliza
7
liquidacin
firmas
la
con
de
Validadores
Administradores
responsabilidad
Entregar todos los
8
documentos
en
contabilidad
La documentacin es
Validadores
Administradores
enviada
contabilidad en un
promedio de 5 das.
Receptar
9
documentos
radicacin
para
Asistente
de
Contable
facturas

PROCESO: Transferencias de mercadera (Reposicin Puntos de Venta)
PROCESO
REALIZADO
POR
Administrador
Realizar pedido
CUMPLE
Supervisor
/
de
perchas / Perchero
109
NO
CUMPLE
OBSERVACIONES
Auxiliar
2
No
de
Organizar productos
Almacenamiento /
segn pedido
Auxiliar
organiza
correctamente
X
de
el
pedido por lo que

existen faltantes al
procesamiento
Auxiliar
se
momento de enviar.
de
Pasar por scanner los
Almacenamiento /
productos
Auxiliar
de
procesamiento
Auxiliar
4
de
Realizar
Almacenamiento /
transferencia
Auxiliar
de
procesamiento
El Administrador no
Aceptar
5
la
Administrador
transferencia en el
Supervisor
de
sistema
perchas / Perchero
acepta
la
transferencia
tiempo, por lo que se

caduca en el sistema
y se debe elaborar
nuevamente.
Verificar
6
de
descargue
stock
hacia
bodega destino
transferencia
distribucin
No se revisa a tiempo
almacenamiento /
Supervisor
Auxiliar
de
Auxiliar
de
procesamiento
de
Legalizar
Almacenamiento /
transferencia
Auxiliar
de
procesamiento
Distribuir mercadera
9
transferencia
destinatarios
Auxiliares
de
distribucin
Especialista
de
distribucin
110
los
descargues
inventario.
de
Almacenamiento /
Auxiliar
8
de
perecibles
Entregar mercadera
7
Jefe
del

PROCESO: Devolucin de Mercadera de los Puntos de
Venta
REALIZADO
PROCESO
POR
Encargado
NO
CUMPLE
OBSERVACIONES
de
Realizar
bodegas
transferencia
(Administrador
devolucin
de
Punto
CUMPLE
de
Venta)
Receptar
reportes
devolucin
Jefe
No verifica diario las
de
Distribucin
enviadas.
Realizar cronograma
3
de
retiro
mercadera
de
Jefe
de
Distribucin
Se
de
Preparar mercadera
a devolver
elabora
el
cronograma pero no
se cumple
devolucin
Encargado
devoluciones
de
bodegas
(Administrador
de
Punto
de
Venta)
Encargado
de
bodegas
5
Embarcar al vehculo
(Administrador
de
Punto
de
Venta)
Receptar
6
documentos
Los documentos no
de
devolucin
Jefe
de
vienen
Distribucin
desde los puntos de
legalizados
7
legalizados
venta.
Receptar mercadera
Auxiliares
devuelta
distribucin
de
X
No se aceptan las
Aceptar transferencia
Jefe
de devolucin
Distribucin
de
transferencias
tiempo por lo que se

caducan
111
en
el
sistema.
9
10
11
Entregar documentos
Jefe
de
Jefe
Receptar
de
Almacenamient
documentos
Realizar
nota
de
entrega al proveedor
Jefe
de
Almacenamient
de
Entregar mercadera
bodegas
de
(Administrador
devolucin
al
proveedor
o
Encargado
12
Distribucin
de
Punto
de
Venta)
13
Legalizar
nota
de
entrega al proveedor
Jefe
de
Distribucin

PROCESO: Aplicacin de Descuentos y Promociones
REALIZADO
PROCESO
CUMPLE
POR
NO
CUMPLE
OBSERVACIONES
Jefe de Bodega /
Supervisor
1
Detectar
novedades
de mercadera
bodegas
de
/
Supervisor
de
perecibles
Administradores
Jefe de Bodega /
Supervisor
Comunicar
2
novedades
la
Gerencia Comercial
bodegas
de
No se comunica a
Supervisor
de
perecibles
novedades.
Administradores
Analizar y proponer
3
descuentos
promociones
y/o
Especialista
tiempo
de
marketing
112
las
Revisar y fijar fecha

de
4
inicio
culminacion
de
descuentos
Gerente
comercial
promociones
La
Decidir
5
de
aprobacin
descuentos
aprobacin
descuentos
Gerente General
promociones
de
tarda
demasiado, por lo que

la propuesta pierde
importancia.
Preparar
material
Especialista
publicitario
marketing
Entregar material a
Especialista
puntos de venta
marketing
El
de
material
publicitario solo es
preparado para Quito
El
de
material
publicitario solo es
preparado para Quito
Entregar listado de
8
productos
al
aplicable
descuento
Especialista
de
marketing
promocin
Coordinar
9
promociones
productos
de
con
Los proveedores no
Negociadores
son
informados
oportunamente.
proveedores
Colocar descuentos y
10
promociones en el
Negociadores
Negociadores
sistema
Comunicar fecha de
11
aplicacin
de
descuentos
12
Reubicar producto y
Administrador
colocar
de
cenefas
publicidad
13
Revisar aplicacin de
descuentos en cajas
descuentos
promociones
de
Venta
Administrador
de
Punto
de
Venta
Realizar seguimiento
14
Punto
Especialista
No se da seguimiento
de
marketing
oportuno
descuentos.
113
de
los
Notificar
15
culminacion
de
descuentos
Especialista
de
marketing
promociones
Elaborar informe de
16
resultado
por
descuentos
Especialista
de
marketing
promociones
17
Presentar resultados
Gerente
en staff
comercial
Colocar
18
normales
precios
en
el
Negociadores
sistema
19
Verificar precios de
Administrador
productos
de
normales
en caja
20
Colocar
Punto
de
Venta
productos
segn layout normal
Administrador
de
Punto
El producto no es
de
Venta
reubicado a su lugar
original.

PROCESO: Control de producto caducado, mal estado y baja rotacin
REALIZADO
PROCESO
CUMPLE
POR
NO
CUMPLE
OBSERVACIONES
Administradores
Realizar pedidos no
excesivos
Jefes
bodega
Supervisor
de
Los puntos de venta
mantienen
producto
de
innecesario.
de
A puntos de venta se
perecibles
Receptar
2
productos
con fechas de larga

duracin
Almacenar de forma
adecuada en bodegas
Auxiliares
almacenamiento/
Auxiliares
de
procesamiento
Auxiliares
fechas de caducidad
inmediatas.
de
almacenamiento/
Auxiliares
enva productos con
de
114
procesamiento
Aplicar
4
el
mtodo
FIFO para la rotacin

de mercadera
Auxiliares
de
almacenamiento/
Auxiliares
de
procesamiento
Administradores
Verificar que no se
Jefes
almacene fuera del
bodega
rea asignada
Supervisor
de
/
de
perecibles
Revisar presencia de
6
productos
de
baja
rotacin, mal estados

o caducados
y
coordinar
con
compras, marketing,
distribucin y calidad
la decisin final del
producto
Jefes
bodega
Supervisor
No se revisa a tiempo
de
/
de
Jefes
bodega
Supervisor
de los productos
calidad
de
de
No
de
calidad para vender
Especialista
al
marketing
aplicar
11
la
Personal
poner
en
de
Adquisiciones /
con el proveedor
Administrador
la
devolucin o cambio
del producto fsico
con el proveedor
descuento.
devolucin o cambio
Coordinar
verifica
por lo que no se
puede
promocionales
10
se
tiempo los productos,
de
descuentos
Negociar
mal
perecibles
Tcnicos
cliente,
caducados,
de
Si el producto tiene
productos
Administradores
Verificar la calidad
condiciones
los
estado o baja rotacin
perecibles
Comunicar
Administradores
Administradores
/
Jefes
bodega
Supervisor
Los
de
/
de
grandes
proveedores
no
responsabilizan por el
producto caducado.
perecibles
115
se
EMPRESA: COSSFA S.A. Comisariatos servicio social

PROCESO: Gestin de producto caducado, mal estado y baja rotacin
REALIZADO
PROCESO
POR
CUMPLE
NO
CUMPLE
OBSERVACIONES
Emitir informe de
productos caducados,
Administrador
mal estados y baja
de
rotacin
venta
hacia
punto
de
bodega
Consolidar informes
Jefe
puntos de venta y
almacenamiento
entregar
/ Supervisor de
adquisiciones
No se consolida a
X
al
proveedor
la
a
ser
Personal
de
Adquisiciones
devuelta o cambiada
Verificar
4
de
que
manera el proveedor
procede al retiro
Entregar
la
Auxiliares
de
nota de devolucin al
Auxiliares
proveedor
perecibles
copia
de
validador
para
la
obtencin de la nota
de crdito
Si
es
mediante
cambio, realizar el
cambio
productos
proveedor
fsico
de
con
el
Adquisiciones
almacenamiento/
nota de devolucin al
de
mercadera fsica y la
Entregar
Personal
Auxiliares
de
de
almacenamiento/
Auxiliares
de
perecibles
Auxiliares
de
almacenamiento/
Auxiliares
tiempo los informes

de puntos de venta
perecibles
Notificar
mercadera
de
de
perecibles
116
No
se
notifica
tiempo al proveedor
Si el proveedor no
acepta la devolucin,
8
notificar a bodegas
en la coordinacin de
Personal
La
de
Adquisiciones
informacin
bodegas no llega de
forma oportuna
la baja de inventarios

PROCESO: Baja de Inventarios
Emitir
informe
valores
1
REALIZADO
PROCESO
POR
de
y
responsables de la
mercadera a dar de
baja
almacenamiento
la
almacenamiento
mercadera a dar de
/ Supervisor de
baja
perecibles
calidad
de
de
mercadera a dar de
baja
OBSERVACIONES
perecibles
calidad
informe
CUMPLE
/ Supervisor de
Jefe
de
NO
de
Solicitar informe de
Emitir
3
Jefe
CUMPLE
de
Tcnico
de
control
de
El informe de calidad
X
calidad
no
es
emitido
tiempo.
Avalar los valores y

4
responsables de la
Gerente
mercadera a dar de
Logstica
de
baja
Remitir a gerencia de
5
Talento Humano en
el cobro de valores
No se ha realizado
Gerente
de
Logstica
convocar a ejecucin
Gerente
de
Logstica
la
baja
inventario a ningn
responsable.
Fijar fecha y hora y

6
cobros por bajas de
de
de
inventarios
117
Establecer
7
responsabilidades
valores de la baja de
Auditor Interno
inventarios
Contador
General,
representante de
Ejecutar la baja del

inventario
Holdingdine,
Jefe
de
Almacenamient
No se presentan todos
los responsables.
o, Tcnico de
control
de
calidad
Jefe
9
de
Legalizar el acta de
almacenamiento
baja de inventario
/ Supervisor de
perecibles
Coordinar
la
evacuacin
de
mercadera de baja
10
con el especialista de
seguridad
ocupacional
La
productos
Jefe
de
realizada
almacenamiento
/ Supervisor de
perecibles
es
por
una
de desechos, por lo
de
responsables.
Especialista de
seguridad
eliminacin
salud
desechos
no
empresa de manejo
presencia
Aplicar procesos de
de
ocupacional
de
que no se realiza en
ambiente
11
destruccin
y
X
y
ambiente
118
los
3.5.Hoja de hallazgos
Los siguientes hallazgos son producto de las pruebas de recorrido realizadas anteriormente. Para la elaboracin se trato de ejemplificar
varios casos, los mismos que son aplicados a los procesos considerando los distintos Puntos de Venta y las actividades que se realizan en
cada una de estas debido a que la magnitud de todos los procesos y las transacciones son relativamente altas debindose considerar una
muestra para la aplicacin de los indicadores.
CONDICIN
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
INDICADOR
RESULTADO
No se programa con los

No se verifica la
Fallas
cantidad de mermas
recepcin
en
los
productos
perecibles
en
la
proveedores
los
La
empresa
de
horarios de entrega para
debe
productos
evitar la aglomeracin
los costos de
perecibles
al momento de recibir
las mermas
asumir
De una libra de un producto perecible

Cantidad de
$0.07 corresponde mermas. Se debe
mermas
0.20
Costo unitario
2.80
establecer
0.07
del producto
se verifica que no
soliciten
producto
innecesario
sobrepase el stock
mximo permitido
No se verifica
la necesidad del
producto
que
solicitan en las
transferencias
El sistema no ayuda al
control de cantidades
mximas en el stock de
productos
Existe
Producto
de
solicitado
200
Stock mximo
300
productos
119
de
perecibles
entrega
para
de
poder
Solo se ha solicitado el 66% de producto
sobre
stock
productos
horarios
verificar las mermas.
producto perecible
En las transferencias
CONCLUSIONES
0.66
mximo. Deben verificar las cantidades

y los kardex al transferir la mercadera
para evitar el sobre stock
Se
verifica
peridicamente
el
Ventas
No
se
estado o rotacin de
comprueba
la mercadera para
oportunamente
establecer
la rotacin del
descuentos
producto
En puntos de venta no
existe
el
personal
No existe una
rotacin
suficiente para realizar
adecuada
de
todas las actividades
los productos
semanales
80
Stock del
100
El producto rota 0.8 veces en la semana.

0.8
producto
Verificar constantemente la rotacin de

los
productos
difciles
para
comercializar
promociones
No se obtienen
Se
sectoriza
descuentos
promociones
los
o
por
puntos de venta
Se aplican las
mismas
promociones a
nivel nacional
No
se
realiza
una
los
mismo
revisin por separado
resultados
del
la
movimiento
inventario
en
del
cada
punto de venta
de
promocin
por igual en
los puntos de
venta
Se enva productos
con fechas mnimas
a
los
puntos
de
venta para evitar la

caducidad inmediata
Se
espera
vender
los
No se toma en cuenta
productos
que
los tiempos de carencia
no rotan en la
de un producto antes de
matriz en otros
enviar a puntos de venta
puntos de venta
Se
caduca
rpidamente
los
productos
en los puntos
de venta
El 5% del producto fue venido en X

Producto
punto de venta. Se deben asignar
vendido en
puntos de venta
50
Total producto
1,000
0.05
punto de venta ya que no todos los

consumidores
vendido
tienen
las
El 3% de producto enviado a punto de
caducado
50
Producto
2,000
venta caduc de inmediato.

0.03
Se debe enviar a puntos de venta

productos que puedan venderse y que
tengan una caducidad extensa.
120
mismas
preferencias.
Producto
transferido
distintos descuentos y promociones por
Se revisa presencia
de productos de baja
rotacin,
mal
estados o caducados
Mercadera
No se controla
la rotacin de
los productos
Exceso de producto en
puntos de venta
El 5% del producto en un punto de venta
que no puede
ser
vendida
inmediatament
constantemente.
es caducado. Se recomienda verificar

Producto
0.05
caducado
1,500
Total de
30,000
aleatoriamente el movimiento de un
producto.
inventario
No se emite una
En cambio fsico o
con nota de crdito
se emite una nota de
devolucin
del
sistema
nota
de
devolucin
desde el sistema
cuando
el
proveedor
cambia
El 20% del
Disminuir
la
elaboracin de notas de
devolucin
No existe un
Producto
control de la
cambiado
devolucin del
fsicamente
20
Total producto
100
producto
el
producto
devuelto
proveedores es cambiado fsicamente.

0.20
Se debe emitir notas de devolucin en

todos los casos de devolucin para tener
un mayor control del movimiento de
inventario.
devuelto
producto
No
se
ha
Se sanciona a los
establecido las
responsables de las
sanciones
baja de inventario
las
bajas
inventario
por
de
No est aprobado en el
reglamento interno de
trabajo los descuentos
por bajas de inventario
La
empresa
Bajas asumidas
Actualmente el 17% de las bajas son
asume
los
por los
valores
por
responsables
500
de
Total de bajas de
3,000
baja
inventario
inventarios
121
0.17
asumidas por los responsables. Se debe

establecer las sanciones pertinentes por
bajas de inventario.
CAPTULO IV
DISEO DE UN SISTEMA DE GESTION EN EL MANEJO DE
INVENTARIO
4.1.Introduccin
El inventario es uno de los factores ms sensibles de una empresa. Las

polticas y procedimientos para su manejo deben ser planteados
claramente para que no d lugar a desviaciones, adems de usar de forma
eficiente los recursos con los que dispone la empresa.
El Sistema de Gestin planteado en este captulo muestra el mejoramiento

de polticas y procesos ya establecidos originalmente por la empresa,
presentados de una manera ms sencilla de ser aplicados.
Los procesos y polticas deben ser establecidos desde un inicio de las

operaciones de cualquier empresa para el correcto desempeo de las
funciones de cada trabajador, adems de relacionar correctamente los
procesos entre todas las reas para la consecucin de los objetivos de la
empresa.
4.2.Alcance
Este sistema de gestin ser aplicado en todo el inventario que posee la

empresa y por todos sus empleados.
Ser aplicado en todo el inventario desde su compra hasta su venta,

aunque este no se encuentre en las instalaciones de la empresa pero si
pertenezca a esta.
122
El sistema de gestin abarca todo el proceso de inventarios que maneja la

empresa tanto en la matriz como en las respectivas sucursales a nivel
nacional.
Deber ser aplicado estrictamente por todos los departamentos que

intervienen en el manejo de inventario
Logstica: Adquisicin y manejo de Inventario

Finanzas: Valoracin del Inventario y pago a proveedores
Tecnologa de la Informacin: Parametrizacin del sistema
Marketing y Ventas: Venta de la mercadera
Toda mercadera adquirida por la empresa debe seguir el debido proceso

y ser controlada por el departamento de logstica para poder ser registrada
en libros.
4.3.Excepciones
El sistema de gestin planteado no abarca mercadera en consignacin, ya

que esta es manejada con otros procesos al no ser la empresa la
propietaria de este inventario.
4.4.Objetivo
Establecer los lineamientos necesarios en el correcto manejo de

Inventario en la empresa, que adems permita establecer controles que
eviten su mal uso.
123
4.5.Iniciativas estratgicas
Representacin de colores por equipo de trabajo

a) Auditora Interna
c) Proyectos e Infraestructura
e) Finanzas
g) Logstica
b) Tecnologa de la informacin
d) Talento Humano
f) Gestin de la Estrategia
h) Comercial
Estrategia corporativa
No.
Acciones propuestas
El rea de Proyectos e Infraestructura debera verificar que se tengan las condiciones adecuadas para el almacenamiento de productos de tratamiento
Ref.
c
especial
Solicitar un programa de capacitacin anual por departamento para asignar un presupuesto de acuerdo a su importancia.
Hacer una revisin de polticas y procedimientos del manejo de inventario, al considerarse uno de los puntos ms importantes en la organizacin.
Analizar anualmente si los indicadores de cumplimiento son los necesarios para la organizacin.
Estrategia de negocios
No.
Acciones propuestas
Hacer convenios con instituciones que brinden capacitacin, ya sea con descuentos para empleados, cursos gratuitos o precios especiales para la
empresa.
124
Ref.
d
Establecer negociaciones con proveedores del exterior que tengan sucursales en el pas que permita adquirir a la empresa bienes diferentes a los de
2
la competencia.
Establecer alianzas estratgicas con proveedores de productos de alta rotacin en la empresa.

Negociar con proveedores de electrodomsticos descuentos especiales, ampliacin de das de crdito o ventas a consignacin que permitir tener ms
variedad.
Minimizar los tiempos de solucin de reclamos en atencin al cliente.
h
h
h
Realizar ofertas y promociones que atraigan al cliente civil como descuentos en das especiales, adems de promocionar los productos que se
6
encuentran cerca de caducar o de baja rotacin

Afianzar a los clientes militares e inclusive instituciones pblicas, para que garantice la existencia en el mercado de Cossfa frente a posibles
reformas legales que impidan su funcionamiento.
Realizar publicidad fuera de los puntos de venta que se encuentran en sucursales dentro de instituciones militares a fin de atraer al cliente civil.
h
h
Estrategia funcional
No.
Acciones propuestas
Ref.
El rea de Auditora Interna debe controlar el cumplimiento de las polticas establecida junto al rea de Gestin de la Estrategia.
Controlar el paso correcto de la informacin de un rea a la otra y dar soporte en los problemas que puedan surgir.
Revisar la consolidacin de informacin entre el mdulo de Inventarios y el sistema Insoft.
Realizar pruebas peridicas del proceso de toma fsica de inventarios en el sistema antes de que esta actividad se realice.
Analizar los beneficios de adquirir o alquilar herramientas que faciliten la toma fsica de inventarios como son: pistolas escner.
Realizar un estudio de la factibilidad de cambiar a un sistema informtico donde se pueda manejar toda la informacin y no en mdulos separados
125
como se hace actualmente

7
Incentivar al personal a su mejoramiento continuo para posibilidades de crecimiento en la organizacin o dentro del grupo del Holdingdine.
Crear una conciencia de compromiso de los trabajadores hacia la empresa, con el fin de garantizar el uso adecuado de los recursos.
Premiar los logros de los trabajadores ya sea con incentivos econmicos, capacitacin, asensos, reconocimientos, etc.
10
Determinar sanciones por el incumplimiento de las disposiciones en el manejo de los inventarios.
11
Realizar contratos de confidencialidad con los empleados que manejen informacin importante para la organizacin
12
13
14
15
16
Firmar contratos con los empleados en los que la empresa invierta en la capacitacin para garantizar su trabajo por los menos un ao y as devengar la
inversin realizada.
Entregar de manera peridica la informacin de compras de inventario a planificacin financiera para que esta verifique el cumplimiento del
presupuesto de compra.
Mejorar los tiempos de proceso de informacin que permita tener Estados Financieros actualizados a cualquier fecha para que permita tomar
decisiones oportunamente.
Establecer y verificar plazos en la recepcin, proceso y entrega de informacin que se maneja en el departamento contable.
Realizar los presupuestos provisionando posibles prdidas causadas por dao naturales o de terceros, principalmente en las sucursales ubicadas en
provincias de alto riesgo.
e
e
e
17
Controlar el movimiento de informacin entre departamentos, procurando una armonizacin entre los procesos de toda la empresa.
18
Realizar una revisin por lo menos trimestral del cumplimiento de los objetivos propuesto por cada departamento.
19
Coordinar con sistemas una herramienta que alerte a la persona encargada el incumplimiento de las metas.
20
Disear polticas para la entrega de mercadera a Unidades Militares y que estas sean controladas a travs del sistema.
21
Elaborar manuales de funciones de cada cargo, para que el personal nuevo conozca sus actividades.
22
Establecer un sistema de marcas en los productos que permita identificar con anticipacin que el producto est cerca de cumplir su fecha de
126
vencimiento.
23
Designar al personal encargado de control de calidad la verificacin de la devolucin total de los productos antes de su fecha de vencimiento, desde el
punto de venta hasta la entrega al proveedor o baja notariada.
24
Evaluar la posibilidad de contratar una empresa que provea del servicio de transporte vs utilizar los recursos propios de Cossfa.
25
Estudiar diferentes rutas para la entrega de productos a Puntos de venta para evitar asaltos en las carreteras.
26
Negociar condiciones de devolucin de producto por caducar o en mal estado con los proveedores, ya sea cambio integro o descuentos.
27
Analizar las ventajas operativas y econmicas de contra una empresa especializada en la toma fsica de inventarios.
28
Verificar por punto de venta la rotacin de inventarios, ya que cada sector del mercado tiene diferentes preferencias.
29
Controlar que todas las devoluciones de inventario que se realicen, sean mediante notas de crdito emitidas por el proveedor.
30
Examinar los procesos que se consideran cuellos de botella en el proceso de compra de mercadera
31
Capacitar al personal de los puntos de venta sobre el correcto manejo de inventario.
32
33
34
35
Autorizar la distribucin directa de los proveedores en los respectivos puntos de venta o negociar con proveedores locales que ofrezca precios
similares.
Verificar peridicamente que las seguridades de los Puntos de Venta, tengan servicio de guardiana o no, funcionen correctamente para evitar robos.
Advertir a los proveedores que las negociaciones deben realizarse en forma transparente y sin dar beneficios especiales a empleados de Cossfa para
garantizar su compra, caso contrario se les impondr sanciones.
Establecer cantidades mximas y mnimas por lnea de producto y que el sistema alerte el incumplimiento de esto.
127
g
g
g
g
4.6.Presupuesto de las iniciativas estratgicas

N.
1
Estrategia
Responsable
El rea de Proyectos e Infraestructura debera verificar que se tengan las condiciones adecuadas en
Proyectos
el almacenamiento de productos de tratamiento especial
Infraestructura
Solicitar un programa de capacitacin anual por departamento en asignar un presupuesto de
Talento
acuerdo a su importancia.
Humano
Hacer una revisin de polticas y procedimientos del manejo de inventario, al considerarse uno de
Gestin de la
los puntos ms importantes en la organizacin.
Estrategia
Analizar anualmente si los indicadores de cumplimiento son los necesarios en la organizacin.
Gestin de la
Estrategia
Total
Costo
Tiempo
$ 20,000.00
4 semanas
$ 20,000.00
4 semanas
$ 1,000.00
3 semanas
$ 3,000.00
2 semanas
$ 44,000.00
13 semanas
Costo
Tiempo
N.
1
Estrategia
Responsable
Hacer convenios con instituciones que brinden capacitacin, ya sea con descuentos para
Talento
empleados, cursos gratuitos o precios especiales en la empresa.
Humano
128
1 semana
Establecer negociaciones con proveedores del exterior que tengan sucursales en el pas que permita
adquirir a la empresa bienes diferentes a los de la competencia.
Establecer alianzas estratgicas con proveedores de productos de alta rotacin en la empresa.
Logstica
Marketing
Ventas
Negociar con proveedores de electrodomsticos descuentos especiales, ampliacin de das de
Marketing
crdito o ventas a consignacin que permitir tener ms variedad.
Ventas
Marketing
Minimizar los tiempos de solucin de reclamos en atencin al cliente.
$ 4,000.00
Marketing
800.00
2 semanas
400.00
1 semana
4,000.00
2 semanas
4,000.00
2 semanas
$ 5,000.00
2 semanas
adems de promocionar los productos que se encuentran cerca de caducar o de baja rotacin
Ventas
Afianzar a los clientes militares e inclusive instituciones pblicas, para que garantice la existencia
Marketing
en el mercado de Cossfa frente a posibles reformas legales que impidan su funcionamiento.
Ventas
Realizar publicidad fuera de los puntos de venta que se encuentran en sucursales en las
Marketing
instituciones militares a fin de atraer al cliente civil.
Ventas
Total
2 semanas
Ventas
Realizar ofertas y promociones que atraigan al cliente civil como descuentos en das especiales,
3 semanas
18,200.00
15 semanas
N.
1
Estrategia
Responsable
El rea de Auditora Interna debe controlar el cumplimiento de las polticas establecida junto al
129
Auditora
Costo
$
1,000.00
Tiempo
2 semanas
10
11
rea de Gestin de la Estrategia.
Interna
Controlar el paso correcto de la informacin de un rea a la otra y dar soporte en los problemas que
Auditora
puedan surgir.
Interna
Revisar la consolidacin de informacin entre el mdulo de Inventarios y el sistema Insoft.
Tecnologa de
la Informacin
Realizar pruebas peridicas del proceso de toma fsica de inventarios en el sistema antes de que
Tecnologa de
esta actividad se realice.
la Informacin
Analizar los beneficios de adquirir o alquilar herramientas que faciliten la toma fsica de
Tecnologa de
inventarios como son: pistolas escner.
la Informacin
Realizar un estudio de la factibilidad de cambiar a un sistema informtico donde se pueda manejar
Tecnologa de
toda la informacin y no en mdulos separados como se hace actualmente
la Informacin
Incentivar al personal a su mejoramiento continuo para posibilidades de crecimiento en la
Talento
organizacin o en el grupo del Holdingdine.
Humano
Crear una conciencia de compromiso de los trabajadores hacia la empresa, con el fin de garantizar
Talento
el uso adecuado de los recursos.
Humano
Premiar los logros de los trabajadores ya sea con incentivos econmicos, capacitacin, asensos,
Talento
reconocimientos, etc.
Humano
Determinar sanciones por el incumplimiento de las disposiciones en el manejo de los inventarios.
Talento
Humano
Realizar contratos de confidencialidad con los empleados que manejen informacin importante
Talento
para la organizacin
Humano
130
1,000.00
4 semanas
4,000.00
2 semanas
2,000.00
4 semanas
10,000.00
2 semanas
100,000.00
4 semanas
500.00
1 semana
500.00
1 semana
9,500.00
2 semanas
500.00
1 semana
1 semana
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Firmar contratos con los empleados en los que la empresa invierta en la capacitacin para
Talento
garantizar su trabajo por los menos un ao y as devengar la inversin realizada.
Humano
Entregar de manera peridica la informacin de compras de inventario a planificacin financiera en

que esta verifique el cumplimiento del presupuesto de compra.
Mejorar los tiempos de proceso de informacin que permita tener Estados Financieros actualizados
a cualquier fecha en que permita tomar decisiones oportunamente.
Establecer y verificar plazos en la recepcin, proceso y entrega de informacin que se maneja en el
departamento contable.
Realizar los presupuestos provisionando posibles prdidas causadas por dao naturales o de
terceros, principalmente en las sucursales ubicadas en provincias de alto riesgo.
1 semana
Finanzas
500.00
2 semanas
Finanzas
1,000.00
2 semanas
Finanzas
1,000.00
2 semanas
Finanzas
50,000.00
3 semanas
2,000.00
2 semanas
500.00
2 semanas
500.00
1 semana
2,000.00
2 semanas
500.00
2 semanas
2,000.00
2 semanas
Controlar el movimiento de informacin entre departamentos, procurando una armonizacin entre
Gestin de la
los procesos de toda la empresa.
Estrategia
Realizar una revisin por lo menos trimestral del cumplimiento de los objetivos propuesto por cada
Gestin de la
departamento.
Estrategia
Coordinar con sistemas una herramienta que alerte a la persona encargada el incumplimiento de las
Gestin de la
metas.
Estrategia
Disear polticas en la entrega de mercadera a Unidades Militares y que estas sean controladas a
Gestin de la
travs del sistema.
Estrategia
Elaborar manuales de funciones de cada cargo, en que el personal nuevo conozca sus actividades.
Establecer un sistema de marcas en los productos que permita identificar con anticipacin que el
producto est cerca de cumplir su fecha de vencimiento.
131
Gestin de la
Estrategia
Logstica
Designar al personal encargado de control de calidad la verificacin de la devolucin total de los

23
productos antes de su fecha de vencimiento, desde el punto de venta hasta la entrega al proveedor o
Logstica
500.00
2 semanas
6,000.00
1 semana
baja notariada.
24
25
26
27
28
29
Evaluar la posibilidad de contratar una empresa que provea del servicio de transporte vs utilizar los
recursos propios de Cossfa.
Estudiar diferentes rutas en la entrega de productos a Puntos de venta en evitar asaltos en las
carreteras.
Negociar condiciones de devolucin de producto por caducar o en mal estado con los proveedores,
ya sea cambio integro o descuentos.
Analizar las ventajas operativas y econmicas de contra una empresa especializada en la toma
fsica de inventarios.
Verificar por punto de venta la rotacin de inventarios, ya que cada sector del mercado tiene
diferentes preferencias.
Controlar que todas las devoluciones de inventario que se realicen, sean mediante notas de crdito
emitidas por el proveedor.
Logstica
Logstica
500.00
1 semana
Logstica
2 semanas
Logstica
15,000.00
2 semanas
Logstica
500.00
2 semanas
Logstica
500.00
1 semana
30
Examinar los procesos que se consideran cuellos de botella en el proceso de compra de mercadera
Logstica
500.00
1 semana
31
Capacitar al personal de los puntos de venta sobre el correcto manejo de inventario.
Logstica
3,000.00
3 semanas
32
33
Autorizar la distribucin directa de los proveedores en los respectivos puntos de venta o negociar
con proveedores locales que ofrezca precios similares.
Verificar peridicamente que las seguridades de los Puntos de Venta, tengan servicio de guardiana
o no, funcionen correctamente en evitar robos.
132
Logstica
1 semana
Logstica
$ 10,000.00
3 semanas
Advertir a los proveedores que las negociaciones deben realizarse en forma transparente y sin dar
34
beneficios especiales a empleados de Cossfa en garantizar su compra, caso contrario se les
Logstica
1 semana
impondr sanciones.
35
Establecer cantidades mximas y mnimas por lnea de producto y que el sistema alerte el
incumplimiento de esto.
Logstica
Total
500.00
2 semana
226,000.00
67 semanas
4.7.Procesos
N
PERSONA
ESTRATEGIA
ENCARGADA
CARGO
ACTIVIDADES A REALIZAR
punto
Infraestructura debera
adecuadas
en
el
almacenamiento
de
productos
de
tratamiento especial
de
venta.
*Verificar las necesidades de cada
verificar que se tengan

condiciones
TIEMPO
META
*Analizar el espacio fsico de cada
El rea de Proyectos e
las
DOCUMENTOS
Arq.
Jaramillo
Ana
Jefa
Proyectos
de
punto de venta de acuerdo a su
ubicacin
Infraestructura
*Realizar
geogrfica
un
listado
de
los
requerimientos de cada punto de

venta.
*Cotizar todos los equipos
133
Listado
de
Implementar a todos los
equipos
necesarios
en
tratamiento
de
inventario (Anexo
1)
puntos de venta con los

4 semanas
equipos necesarios en el
tratamiento
inventario.
correcto
de
*Solicitar los temas de capacitacin

necesarios en cada departamento y
Solicitar un programa
los funcionarios que lo requieran.
de capacitacin anual
por departamento en
2
asignar
un
presupuesto
de
acuerdo
Ing.
Luis
Cevallos
Especialista
en Desarrollo
Humano
su
*Pedir
cotizaciones
capacitaciones
las
requeridas.
*Distribuir el presupuesto asignado,

de
acuerdo
*Establecer
importancia.
de
a
el
la
importancia.
cronograma
Cronograma
Otorgar
de
Capacitacin
4 semanas
(Anexo 2)
capacitacin
toda la institucin en el
mejoramiento
de
su
trabajo.
de
capacitacin para evitar conflictos

con los horarios de trabajo.
*Verificar el proceso de manejo de
Hacer una revisin de

polticas
procedimientos
3
inventario desde la generacin de la
Orden de Compra hasta su venta.
del
manejo de inventario,
Ing.
al considerarse uno de
Betancourt
los
puntos
importantes
Luca
ms
en
Especialista
*Eliminar los cuellos de botella y
en Gestin de
procesos
la Estrategia
*Establecer responsables de las

actividades.
la
anualmente
si los indicadores de
cumplimiento son los
procesos
de
manejo
de
Evitar
prdidas
de
inventario.
3 semanas
Mejorar los tiempos de

entrega a puntos de venta
Inventario
o clientes.
*Verificar su cumplimiento por lo
organizacin.
Analizar
innecesarios.
Polticas
menos de manera trimestral

Ing.
Betancourt
Luca
Especialista
*Verificar
en Gestin de
establecidos son los necesarios en la
la Estrategia
organizacin.
134
si
los
indicadores
Indicadores
cumplimiento
de
Verificar que las metas

2 semanas
planteadas
por
organizacin
se
la
estn
necesarios
en
la
*Modificarlos
organizacin.
en
caso
de
ser
cumpliendo.
necesario.
*Controlar
menos
su
de
*Tomar
cumplimiento
manera
decisiones
al
trimestral.
con
los
resultados encontrados.
PERSONA
ESTRATEGIA
ENCARGADA
CARGO
DOCUMENTOS
TIEMPO
META
Hacer convenios con

instituciones
que
brinden capacitacin,
1
ya sea con descuentos
Ing.
para
Cevallos
cursos
empleados,
gratuitos
Luis
Especialista
en Desarrollo
Humano
*Revisar
el
cronograma
de
capacitacin.
Cronograma
Otorgar capacitacin a
de
Capacitacin
1 semana
(Anexo 2)
toda la institucin en el
mejoramiento
de
su
trabajo.
precios especiales en
la empresa.
2
Establecer
Ing. Faban Arias
Planificador
*Buscar proveedores principalmente
135
Planificacin
de
3 semanas
Reducir
los
costos
negociaciones
con
proveedores
de ropa y electrodomsticos que
compras
del
ofrezcan productos novedosos y
(Anexo 3)
exterior que tengan
mejores a los de la competencia.
sucursales en el pas
*Negociar formas de pago y das de
que permita adquirir a
crdito.
la
empresa
de Compras
Ser ms competitivos
bienes
diferentes a los de la
competencia.
*Establecer los productos de ms
Establecer
alta
alianzas
estratgicas
con
proveedores
de
productos
de
alta
rotacin
en
la
rotacin
de
la
empresa.
*Reunirse con los proveedores de

Ing.
Caicedo
Gabriel
Gerente
Marketing
de
y
Ventas
inventario de alta rotacin para

negociar
posibles
mejoramiento
aportaciones,
de
publicidad
ambas
empresa.
en
Listado
de
proveedores
2 semanas
Mejorar la publicidad
Reducir los costos.
empresas.
*Verificar
trimestralmente
los
beneficios obtenidos.
Negociar
proveedores
4
con
de
electrodomsticos
descuentos especiales,
ampliacin de das de
*Evaluar
Gabriela
Tcnico
Bizarrea
Ventas
de
que
electrodomsticos
tipos
son
los
de
ms
comercializados
*Negociar
con
los
proveedores
descuentos, das de crdito o algn
136
Presupuesto
de
ventas
de
electrodomsticos
(Anexo 4)
Disminuir el inventario
2 semanas
contable.
Mejorar la liquidez
crdito o ventas a
beneficios extra en la empresa.
consignacin
que
*Negociar
permitir
ms
posibilidad
tener
variedad.
con
proveedores
la
entrega
de
de
mercadera a consignacin.
*Instalar un buzn de sugerencias y
reclamos en un lugar visible en cada
Punto
de
Venta.
*Capacitar al personal de servicio al

cliente
Minimizar los tiempos
5
de
solucin
de
reclamos en atencin
al cliente.
Ing.
Salazar
Marisol
Tcnico
de
Servicio
al
Cliente
para
solucionar
quejas
inmediatamente.
*Direccionar
garantas
directamente
Formato
de
de
solicitud
electrodomsticos
reclamos
los
(Anexo 5)
los
de
a
reclamos
talleres
de
servicio tcnico autorizados por los

proveedores.
*En
caso
de
acumulacin
de
reclamos solicitar apoyo al personal

de la misma rea.
137
Minimizar los tiempos

de solucin de reclamos.
1 semana
Dar mejor atencin al

cliente antes y despus
de la venta.
Realizar
ofertas
promociones
y
que
Proceso
atraigan al cliente civil
Promociones
como descuentos en
das
6
especiales,
adems
de
promocionar
los
productos
que
de
Ing.
Morales
Janeth
Especialista
*Colocar en promocin aquellos
en Marketing
productos de baja rotacin o que se
y Publicidad
encuentren prximos a caducar.
Tiempo
caducidad
se
Atraer ms clientes y
donaciones
de
garantizar
2 semanas
por
rotacin
continua
de
los
productos
para
evitar
caducados
lnea de producto
encuentran cerca de
la
(Anexo 6)
caducar o de baja
rotacin
Afianzar a los clientes
*Disear un catlogo de productos
militares e inclusive
con precios especiales en empresas
instituciones pblicas,
pblicas
para que garantice la

7
existencia
mercado
frente
en
de
el
Gabriela
Tcnico
Cossfa
Visarrea
Ventas
posibles
reformas legales que

impidan
funcionamiento.
su
de
Catlogo
de
*Verificar que los precios sean
productos
en
competitivos, en caso de no poder
instituciones
memorar o igualar los precios de la
pblicas
competencia,
militares
adicionales
brigadas
ofrecer
que
beneficios
garanticen
fidelidad de estos clientes.
138
militares.
la
Afianzar la preferencia
2 semanas
de las empresa pblicas

hacia la organizacin
Realizar
publicidad
fuera de los puntos de

venta
8
que
encuentran
sucursales
en
*Determinar costos en la campaa
se
en
Ing.
las
Morales
Janeth
Especialista
en Marketing
y Publicidad
instituciones militares
a fin de atraer al
publicitaria en los distintos puntos

de
venta.
*Distribuir el presupuesto asignado

entre
los
puntos
de
venta.
Plan de Marketing
y Publicidad anual
2 semanas
(Anexo 7)
Atraer ms clientes en
los puntos de venta.
*Establecer cronogramas.
cliente civil.
PERSONA
ESTRATEGIA
ENCARGADA
El rea de Auditora
Interna debe controlar
Ing.
el cumplimiento de las
Betancourt
Luca
CARGO
Especialista en
Gestin de la
Estrategia
al
Gestin
Estrategia.
rea
de
de procedimiento aprobados.
de
la
Lic.
Puente
Daro
Interno
META
*Verificar el cumplimiento de las

polticas y manuales a travs de
pruebas aleatorias.
139
Verificar
Polticas y manual
de
Auditor
TIEMPO
*Difundir las polticas y manuales
polticas establecidas
junto
DOCUMENTOS
procedimientos.
2 semanas
cumplimento
el
de
las
polticas y realizar los

correctivos necesarios.
Controlar
el
correcto
de
informacin
2
paso
de
un
rea a la otra y dar

soporte
en
*Realizar
la
los
flujogramas
de
los
procesos de Inventario, desde la

Lic.
Daro
Puente
Auditor
orden de compra hasta su venta.
Flujogramas
Interno
*Verificar su cumplimiento en todas
Procesos
de
Corregir
4 semanas
errores
existentes y establecer
los procesos nuevos.
las reas en conjunto con las
problemas que puedan
los
polticas establecidas.
surgir.
*Emitir reportes de varias fechas del
Revisar
la
consolidacin
de
informacin entre el
mdulo de Inventarios
Ing.
Fernando
Jara
mdulo Inventarios y el sistema
Reporte
Insoft.
mdulo
*Verificar la concordancia de la
inventarios
Administrador
informacin entre ambos reportes.
(Anexo
de Aplicativos
*En caso de diferencias, verificar el
y el sistema Insoft.
del
8)
motivo de las diferencias y realizar
Reporte
del
los
sistema
Insoft
correctivos
necesarios.
*Colocar alertas y seguridades en el
2 semanas
Eliminar las diferencias

de informacin.
(Anexo 9)
proceso de informacin.
Realizar
pruebas
peridicas del proceso

4
de
toma
inventarios
fsica
de
en
el
sistema antes de que
*Validar
Ing.
Ricachi
Klever
Tcnico Help
Desk
que
inventarios
el
este
mdulo
de
transfiriendo
Reporte de toma
informacin correcta al acceso de
fsica
toma
(Anexo 10)
fsica
de
inventarios.
*Realizar pruebas con tomas fiscas
140
Corregir
4 semanas
los
errores
presentados en tomas
fsicas anteriores.
esta
actividad
se
aleatorias en todos los puntos de
realice.
venta.
*Eliminar pasos innecesarios que
retrasan la toma fsica.
Analizar
los
beneficios de adquirir
o
5
alquilar
herramientas
que
Ing. Daro Melo
faciliten la toma fsica
*Estudiar
las
diferentes
herramientas
existentes
en
el
Tcnico Senior
mercado.
Proformas
de
en
*Cotizar las que se adapten de
empresas
de
mejor
Inventarios
sistemas
Help Desk
manera
la
empresa.
de inventarios como
*Analizar la opcin de compra o
son: pistolas escner.
alquiler.
Disminuir
2 semanas
tiempo
errores en la toma fsica

de inventarios.
Realizar un estudio de
la
factibilidad
de
*Cotizar los diferentes sistemas que
cambiar a un sistema
informtico donde se
6
pueda manejar toda la

informacin y no en
mdulos
como
Ing. Juan Carlos

Freire
Gerente
de
Tecnologa de
la Informacin
separados
se
se
ofrecen
en
el
mercado.
*Realizar pruebas con los procesos
Proformas
que realiza la empresa para verificar
sistemas contables
la
factibilidad
de
cambiar
de
4 semanas
Mejorar o cambiar el
sistema actual.
de
sistema.
hace
actualmente
7
Incentivar al personal
Ing.
Cevallos
su
mejoramiento
Luis
Especialista en
*Realizar concurso internos en las
Poltica
de
Desarrollo
vacantes
contratacin
de
141
existentes.
1 semana
Mejorar
profesional
la
posicin
de
los
continuo
en
posibilidades
crecimiento
en
Humano
*Establecer como poltica que en
personal
de
todo puesto vacante se realizar
(Anexo 11)
la
primero un concurso interno.
trabajadores.
organizacin o en el
grupo
del
Holdingdine.
Crear una conciencia
de compromiso de los
trabajadores hacia la
8
empresa, con el fin de

garantizar
el
uso
adecuado
de
los
Ing.
Luis
Cevallos
Especialista en
Desarrollo
Humano
*Preparar charlas a los trabajadores
Programa
de
que
charlas
de
incentiven
su
trabajo,
mostrando los aspectos positivos
incentivacin
alcanzados.
(Anexo 12)
1 semana
Incentivar
los
los
empleados.
recursos.
Premiar los logros de
*Establecer
los trabajadores ya sea

9
con
incentivos
econmicos,
capacitacin, asensos,
reconocimientos, etc.
Jessica Torres
Trabajadora
Social
que
tipos
de
reconocimientos sern premiados a

los
trabajadores.
*Crear categoras e incentivos en

cada una.
142
Listado
de
incentivos a los
trabajadores
(Anexo 13)
2 semanas
Incentivar
empleados.
*Revisar los incumplimientos de las

polticas
Determinar sanciones
por el incumplimiento
10
de las disposiciones
Gerente
Ing. Pal Len
en el manejo de los
de
Talento
Humano
inventarios.
de
inventario
ms
frecuentes.
Reglamento
interno de trabajo
*Comparar
con
el
reglamento
interno de trabajo y las polticas.
Polticas
de
*Establecer categoras de sanciones
manejo
de
o llamadas de atencin, ya sea
inventario.
1 semana
Determinar
sanciones
para evitar errores.
verbal, escrito o por remuneracin.

Realizar contratos de
11
confidencialidad
con
los
que
empleados
manejen informacin
importante
en
*Revisar
Ing.
Luis
Cevallos
Especialista en
Desarrollo
Humano
la
organizacin.
las
funciones de
los
empleados.
*Verificar aquellos que manejen
informacin
*Firmar
importante.
contratos
de
Contratos
de
confidencialidad
1 semana
(Anexo 14)
Evitar la divulgacin de
informacin importante.
confidencialidad.
Firmar contratos con

los empleados en los
que
12
la
invierta
en
capacitacin
la
para
garantizar su trabajo
por los menos un ao
y
as
*Establecer como poltica la firma
empresa
devengar
Ing.
Cevallos
Luis
Especialista en
de contratos o compromisos de los
Desarrollo
empleados que sean capacitados por
Humano
la
empresa
para
trabajo en la empresa.
la
143
garantizar
su
Reglamento
interno de trabajo
1 semana
Garantizar
el
uso
correcto de los recursos.
inversin realizada.
Entregar de manera
peridica
la
informacin
de
*Revisar
compras de inventario
13
planificacin
financiera en que esta

verifique
Ing. Beln Espn
el
cumplimiento
del
presupuesto
de
los
presupuestos
del
Especialista de
ltimo
trimestre.
Planificacin
*Verificar las compras realizadas.
compras
Financiera
*Revisar
(Anexo 15)
de
manera
aleatoria
Presupuesto
de
2 semanas
Verificar
que
compras
se
las
estn
realizando de acuerdo a
los establecido.
precios y cantidades.
compra.
Mejorar los tiempos
de
proceso
informacin
de
*Verificar procesos en los cuales se
que
desperdicie
permita tener Estados

14
Financieros
actualizados
*Establecer calendario de recepcin

Ing.
tiempo.
Alejandro
Arellano
Jefe
de
Contabilidad
de documentacin de todas las
Procesos
reas.
contables
cualquier fecha en que
*Establecer tiempos de registro y
permita
revisin en el departamento de
tomar
decisiones
2 semanas
Mejorar los tiempos d

registro de informacin.
contabilidad.
oportunamente.
15
Establecer y verificar
Ing.
Alejandro
Jefe
de
*Verificar tiempos de registro de
144
Cronograma
de
2 semanas
Mejorar los tiempos d
plazos
en
la
Arellano
Contabilidad
informacin desde que se recibe la
recepcin, proceso y
factura hasta que se entrega la
entrega
documentacin lista en el pago.
de
informacin que se
*Establecer
maneja
actividades
en
el
cronograma
actividades
registro de informacin.
de
departamento
contable.
Realizar
los
presupuestos
provisionando
posibles
16
prdidas
causadas
por
dao
naturales
de
*Verificar gastos incurridos por
Ing. Beln Espn
terceros,
Especialista de
daos ocasionados el ltimo ao.
Planificacin
*Establecer cuales pueden evitarse.
Financiera
*Presupuestar los posibles daos
principalmente en las
que pueden ocurrir en este ao.
Presupuesto
de
prdidas
de
inventario
Estar
3 semanas
listos
cualquier
para
eventualidad
de fuerza mayor.
(Anexo 16)
sucursales ubicadas en
provincias
de
alto
riesgo.
17
Controlar
el
movimiento
de
informacin
entre
departamentos,
Ing.
Betancourt
Luca
Especialista en
Gestin de la
Estrategia
*Verificar los procesos levantados.

*Comprobar que son tiles en las
Flujogramas
condiciones actuales de la empresa.
Procesos
*Revisar el cruce de informacin
145
de
Garantizar el correcto
2 semanas
filtro
de
entre reas.
informacin
procurando
una
entre departamentos.
armonizacin entre los

procesos de toda la
empresa.
Realizar una revisin
por
lo
menos
trimestral
18
del
cumplimiento de los
objetivos
propuesto
por
Ing.
Luca
Betancourt
Especialista en
Gestin de la
Estrategia
cada
*Establecer
objetivos
por
departamento.
*Establecer
Objetivos
el
cronograma
de
por
departamento
Todo el departamento
2 semanas
debe seguir el mismo

objetivo.
revisin de los mismos.
departamento.
19
Coordinar
con
sistemas
una
*Una vez establecidas las metas de

cada departamento, crear en el
herramienta que alerte
Ing.
a la persona encargada
Betancourt
Luca
el incumplimiento de
Especialista en
intranet una opcin para que cada
Gestin de la
empleado
Estrategia
alcanzadas.
entrega de mercadera
Ing.
a Unidades Militares y
Betancourt
estas
metas
Metas mensuales
1 semana
obligaciones
de
cada
empleado.
los correctivos necesarios.
Disear polticas en la
que
las
las
*Verificar esta informacin y tomar
las metas.
20
coloque
Conocer
sean
Luca
Especialista en
Gestin de la
Estrategia
*Establecer procesos en la entrega
Proceso
de
Unidades
mercadera
de
Unidades
Militares.
Militares
*Dividir las actividades que deben
(Anexo 17)
146
de
2 semanas
Automatizar el proceso
controladas a travs
ser realizadas por el sistema.
del sistema.
Ing. Juan Carlos
Freire
21
Gerente
de
*Automatizar
los
procesos.
Tecnologa de
*Colocar seguridades para evitar
la Informacin
que haya desvo de informacin.
Elaborar manuales de
*Solicitar a cada empleado por
funciones
escrito las funciones que debe
de
cada
cargo, para que el
Ing.
personal
nuevo
Betancourt
conozca
sus
Luca
Especialista en
Gestin de la
Estrategia
Garantizar
realizar.
Flujogramas
*Elaborar manuales y flujogramas.
Procesos
de
continuidad
2 semanas
de
las
funciones realizadas por

un empleado despus de
*Dar acceso a los usuarios que lo
actividades.
la
su salida.
necesiten
Establecer un sistema
de
marcas
en
los
*Establecer un sistema de marca por
productos que permita

22
identificar
anticipacin
con
que
el
Ing. Janeth Ger
Especialista de
producto y tiempo de vigencia.
control
*Agrupar a los productos por clase
de
calidad
producto est cerca de
fecha
de
vencimiento.
*Colocar las marcas respectivas
cumplir su fecha de
Sistema
de
marcacin
de
productos (Anexo
2 semanas
18)
Identificar
con
anterioridad
los
productos
por
caducarse.
vencimiento.
Designar al personal
23
encargado de control
de
calidad
la
Ing. Janeth Ger
Especialista de
*Establecer
control
devolucin o en baja de inventarios.
devolucin o Baja
*Designar responsables.
de Inventarios
calidad
de
147
un
proceso
de
Proceso
de
2 semanas
Evitar
prdidas
inventario posteriores
de
verificacin
de
la
devolucin total de los

productos antes de su
fecha de vencimiento,
desde el punto de
venta hasta la entrega
al proveedor o baja
notariada.
Evaluar la posibilidad
de
contratar
empresa que provea

24
del
servicio
*Comprobar los costos que se
una
de
transporte vs utilizar
incurren en la distribucin de
Ing.
Rubn
Lpez
Especialista de
inventario a cada Punto de Venta.
distribucin
*Cotizar las mismas rutas con una

empresa
los recursos propios
diferentes
productos a Puntos de
Ing.
venta
Lpez
para
asaltos
carreteras.
en
evitar
las
distribucin
1 semana
(Anexo 19)
la
factibilidad de contratar
una
empresa
de
transporte.
*Establecer rutas diferentes a los
rutas en la entrega de
25
transporte.
Establecer
de
*Comparar ambos
de Cossfa.
Estudiar
de
Costos
Rubn
Especialista de
distribucin
puntos
de
*Realizar
un
venta.
cronograma
de
entregas de conocimiento de pocos

empleados.
148
Cronogramas
entrega.
20)
de
(Anexo
Tener varias opciones

1 semana
de
distribucin
mercadera.
de
*Negociar
Negociar condiciones
de
devolucin
o en mal estado con
Ing. Heidy Cobo
los proveedores, ya
Tiempo
Especialista de
caducar.
caducidad
Adquisiciones
*Si el cambio con el proveedor no
lnea de producto
se
(Anexo 6)
da
por
responsabilidad
de
de
por
operativas
las tomas fsicas realizadas en
Informe de tomas
perodos
fsicas
econmicas de contra
empresa
especializada
en
fsica
la
Ing.
Andrs
Rojas
Gerente
de
Logstica
de
anteriores.
*Cotizar
con
Proformas
de
especializadas el mismo servicio.
empresas
de
*Comparar
Inventarios
las
empresas
ventajas
inventarios.
desventajas entre ambas.
Verificar por punto de
*Revisar los kardex del inventario
venta la rotacin de
por
Venta.
Kardex
*Estudiar la rotacin de cada uno.
(Anexo
21)
*Determinar los productos de ms
Listado
de
alta
rotacin.
distribucin
diferentes
*Coordinar con el Administrador de
(Anexo 22)
preferencias.
cada punto de venta la distribucin
inventarios,
cada
ya
sector
mercado
empresa por productos

caducados y en mal
responsables.
*Determinar los costos y tiempos de
toma
2 semanas
estado.
Analizar las ventajas
una
Evitar prdidas a la
personal de Cossfa, sancionar a los
descuentos.
28
los
de productos en mal estado o por
sea cambio integro o
27
todos
proveedores condiciones de cambio
de
producto por caducar

26
con
que
del
tiene
Ing. Faban Arias
Planificador de
Compras
Punto
149
de
Determinar
2 semanas
la
mejor
opcin en la toma fsica

prxima.
Determinar una correcta

2 semanas
distribucin hacia
puntos de venta.
los
de
estos
productos
analizar
posibilidades de mejorar las ventas

en aquellos de baja rotacin.
Controlar que todas
*Realizar
las devoluciones de
inventario
29
que
realicen,
se
sean
mediante
notas
de
un
muestreo
devoluciones
Ing.
Orlando
Hero
Jefe de Bodega
de
realizadas
las
para
verificar su proceso de devolucin.
Flujogramas
*Establecer
Procesos
como
poltica
la
de
Establecer un correcto
1 semana
de
devoluciones.
devolucin por nota de crdito
crdito emitidas por el
proceso
emitida por el proveedor.
proveedor.
Examinar los procesos
que
30
se
consideran
cuellos de botella en
Ing. Faban Arias
el proceso de compra
Planificador de
Compras
*Determinar
tiempos
adquisicin
de
en
la
mercadera.
Eliminar aquellos innecesarios.
Flujogramas
de
Procesos
1 semana
Mejorar el proceso de
compras.
de mercadera
*Establecer
31
sobre
el
correcto
manejo de inventario.
programa
de
capacitacin a los puntos de venta
Capacitar al personal
de los puntos de venta
un
Ing. Janeth Ger
Especialista de
sobre
control
inventario.
Capacitacin
*En caso de no poderlo hacer
(Anexo 2)
calidad
de
el
correcto
presencialmente,
video conferencia.
150
manejo
realizarlo
del
por
Cronograma
de
Mejorar las condiciones

3 semanas
de manejo de inventario
en Puntos de Venta,
Autorizar
32
la
*Determinar qu clase de productos
distribucin directa de
pueden ser adquiridos directamente
los proveedores en los
en
respectivos puntos de
venta o negociar con
proveedores
Ing. Faban Arias
los
puntos
de
venta.
Listado
de
Planificador de
*Realizar el mismo proceso que en
productos
Compras
Matriz
Puntos de Venta
locales
en
la
calificacin
de
proveedores.
para
Reducir tiempo en la
1 semana
*Homologar los precios entre todos
similares.
los proveedores.
de
productos.
(Anexo 23)
que ofrezca precios
adquisicin
Verificar
peridicamente
que
*Realizar
las seguridades de los
33
Puntos
de
Venta,
tengan
servicio
guardiana
de
no,
un
listado
de
las
seguridades que posee cada punto

Ing.
Jorge
Yaguana
Especialista de
de
Servicios
*Solicitar la implementacin en
Generales
caso
funcionen
venta.
de
no
tenerlos.
*Determinar el tiempo en el que
correctamente
para
Listado
de
seguridades
en
puntos de venta
Asegurar que todos los

3 semanas
puntos de venta cuenten

con seguridades.
(Anexo 24)
deben ser revisados nuevamente.
evitar robos.
Advertir
los
proveedores que las

34
negociaciones
deben
realizarse en forma
transparente y sin dar
*Colocar
Ing.
Rojas
Andrs
Gerente
Logstica
de
una
clausula
en
los
contratos con los proveedores para

asegurar
negociaciones
transparentes con el personal de

Cossfa.
151
Contratos
proveedores
con
Garantizar
1 semana
transparencia
negociaciones.
la
en
las
beneficios especiales a
empleados de Cossfa
para
garantizar
su
compra, caso contrario

se
les
impondr
sanciones.
*Separar
los
productos
por
categoras.
35
Establecer cantidades
Ing.
mximas y mnimas
Rojas
Andrs
Gerente
de
la
rotacin
de
los
Listado
de
productos
cantidades
por lnea de producto
*Establecer cantidades mximas y
mximas
y que el sistema alerte
mnimas
mnimas por lnea
el incumplimiento de
*Parametrizar en el sistema un
de
Administrador
bloqueo en los stocks de los
(Anexo 25)
de Aplicativos
productos,
esto.
Ing.
Jara
Logstica
*Verificar
Fernando
de
acuerdo
cantidades mnimas y mximas.
152
las
producto
2 semanas
Controlar el sobre stock

de productos.
4.8.
Procedimientos y polticas
Adquisicin de mercadera
N
PROCESO
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
ESTRATEGIA
CONTROL
*Verificacin de stock en los Kardex.

Elaboracin
1
del
*Establecer
rotacin
del
listado de compras
*Determinar
cantidades
mensual
mnimas.
producto.
mximas
Tcnico
de
Adquisiciones
Verificar por punto de venta la rotacin de
Verificar
firmas
inventarios, ya que cada sector del mercado
responsabilidad
tiene diferentes preferencias.
elaboracin
de
de
la
*Elaborar el listado de compras mensual.
Establecer
el
*Verificar
el
listado
de
compras.
Entregar de manera peridica la informacin
presupuesto
de
*Revisar costos totales por cadena de
Gerente
compras mensual
producto.
Logstica
(Anexo 15)
*Verificar porcentajes de rentabilidad.
de
de compras de inventario a planificacin

financiera para que esta verifique el
cumplimiento del presupuesto de compra.
Comprobar que se elabore

mensualmente
presupuesto.
Verificar
Aprobacin
del
presupuesto
de
Comit
*Verificar porcentajes de rentabilidad.
de
Adquisiciones
compras
Minimizar el tiempo de aprobacin del

presupuesto.
el
firmas
de
aprobacin del comit de

adquisiciones
con
el
listado de integrantes de
dicho comit
Calificacin
proveedores
de
*Verificar
proveedor
los
requisitos
(RUC,
para
certificado
ser
del
COFACE, certificado de estar al da en
Gerente
Logstica
153
de
Solicitar a los proveedores la informacin

necesaria que certifique un buen negocio.
Verificacin aleatoria que

los
proveedores
cumplido
con
hayan
los
sus
obligaciones)
requisitos
*Revisar el listado de precios de compra

y
para
ser
firmas
de
calificados.
venta.
*Analizar la rentabilidad
*Establecer
Negociacin
5
los
precios
de
y
firmas del contrato
alianzas
estratgicas
con
*Negociar los precios para obtener una
proveedores de productos de alta rotacin en
mayor
la
rentabilidad.
*Establecer das de crdito y formas de
empresa.
*Negociar
pago.
Gerente
*Negociar la entrega de productos en
Logstica
de
con
electrodomsticos
consignacin
aceptacin
variedad.
los
descuentos
de
especiales,
ampliacin de das de crdito o ventas a
bonificacin para estudiar su rotacin y

de
proveedores
clientes.
*Firmar los contratos.
que
permitir
tener
ms
Verificar
responsabilidad
en
los
contratos y del proveedor.
*Negociar con los proveedores aportaciones

en las promociones.
Advertir
Seleccin
6
de
*Verificar en la base de datos los
proveedores
proveedores que ofrecen el producto
calificados
requerido
los
proveedores
que
las
negociaciones deben realizarse en forma

Tcnico
Adquisiciones
de
transparente y sin dar beneficios especiales a

empleados de Cossfa en garantizar su
compra, caso contrario se les impondr
sanciones.
154
Revisar
que
los
proveedores seleccionados
estn calificados segn los
requerimientos
empresa.
de
la
*Escoger
el
proveedor.
Elaboracin de la
*Colocar cantidades y costos en base a
Orden de Compra
los
(Anexo 26)
*Ingresar la orden de compra en el
contratos.
Tcnico
de
Adquisiciones
Examinar los procesos que se consideran
Comprobar
firmas
cuellos de botella en el proceso de compra
responsabilidad
de mercadera
rdenes de compra.
en
de
las
sistema
Comprobacin de
la
8
disponibilidad
efectiva
de
presupuesto y del
*Verificar en el presupuesto establecido y

el flujo de caja disponible
en la
adquisicin
Especialista
de
Adquisiciones
Negociar con los proveedores mayores das

de crdito para no afectar el flujo de caja.
Verificar
las
compras
realizadas en el mes vs el
flujo de caja.
flujo de caja
Comprobar las firmas de
Aprobacin de la
*Firma de la orden de compra y
Especialista
orden de compra
aprobacin en el mdulo de inventarios.
Adquisiciones
de
aprobacin en la orden de
compra
de mercadera
especialista
por
parte
del
de
adquisiciones.
Envo de la orden
10
de
compra
al
*Entrega fsica de la orden de compra o
Tcnico
proveedor en su
envo por correo electrnico al proveedor.
Adquisiciones
despacho
155
de

de mercadera
Confirmaciones
de
recepcin de la orden de
compra
por
proveedor.
parte
del
Flujograma:
ADQUISICION DE MERCADERIA
Jefe de
Adquisiciones
Tcnico de
Adquisiciones
Gerente de
Logistica
Comite de
Adquisiciones
INICIO
Elaboracin del
listado de
compras
mensual
Establecer el
presupuesto de
compras
mensual
Aprobacin del
presupuesto de
compra
Escoger el
proveedor
existente
NO
Calificacin de
Proveedores
nuevos
SI
Negociacin de
precios y firma
del contrato
Elaboracin
de la Orden
de Compra
Comprobacin
de la
disponibilidad de
presupuesto
Aprobacin
de la OC
Envo de la OC al
Proveedor para su
despacho
FIN
156
Polticas:
1. Se deber respetar el nivel mnimo y mximo de mercadera para la

elaboracin de rdenes de compra.
2. En el caso de productos nuevos se negociar con el proveedor la
devolucin total del producto de tener baja rotacin en un periodo de tres
meses.
3. Se verificar el presupuesto de compras mensual previo a la elaboracin
de la orden de compra. De requerir una compra fueron del presupuesto, se
deber presentar todos los documentos que sustente la compra con la
aprobacin de la Gerencia General.
4. En la adquisicin de mercadera se respetar los procesos acordados en
las negociaciones previas con los proveedores.
5. No podr realizarse adquisiciones de inventario sin calificacin previa por
parte del proveedor y aprobacin del comit de adquisiciones.
6. Las rdenes de compra se anularn automticamente en el sistema si no
son aprobadas en treinta das. Pasado este lapso de tiempo se deber
realizar una nueva orden de compra y seguir el proceso de aprobacin
respectivo.
7. Est prohibido la aceptacin de bonificaciones adicionales o regalos a los
Tcnicos de Adquisiciones o cualquier colaborador de la empresa por la
negociacin con los proveedores. Cualquier descuento o mercadera
adicional que desee entregar el proveedor deber ser recibido
directamente por la empresa. En caso de incumplir con la poltica
establecida el personal implicado deber desvincularse de la empresa.
8. Las compras mayores a $10.000 deber estar aprobadas por el Gerente
General.
9. Las compras fraccionadas de un mismo proveedor que superen los
$10.000 debern de igual manera contener la aprobacin de la Gerencia
General.
157
Recepcin de mercadera
N
PROCESO
ACTIVIDADES
Recepcin del producto
*Descargar
RESPONSABLE
el
producto
*Agrupar por tipo de producto
Auxiliar
de
Almacenamiento
ESTRATEGIA
CONTROL
Capacitar al personal de los puntos

de venta sobre el correcto manejo de
inventario
Comprobar
que
todo
producto que ingrese a la

empresa se elabore la nota
de recepcin.
*Verificar las cantidades fsicas con la

factura
orden
de
compra
*El producto que haya sido enviado en

exceso, se considerar como producto
Verificacin
de
las
cantidades
bonificado y se incluir en la nota de

recepcin.
*En el caso de producto bonificado, el
Auxiliar
de
Almacenamiento
Determinar
sanciones
por
el
Revisar
firmas
incumplimiento de las disposiciones
bodeguero
(Recepcin)
en el manejo de los inventarios.
proveedor (entrega)
del
y
proveedor deber enviar la factura y nota

de crdito correspondientes, adems de
notificar al comprador en elaborar la orden
de pedido.
Pruebas de calidad del
*Verificar la calidad del producto recibido,
producto
estado
principalmente
caducidad.
perecibles
*Realizar
de
los empaques,
fechas de
Especialista
de
Control de Calidad
pruebas de
calidad
los
158
Capacitar al personal de los puntos

de venta sobre el correcto manejo de
inventario
Verificar el sello de control

de calidad en las notas de
recepcin
perecibles.
de
productos
productos
perecibles.
*Colocar la aprobacin u observaciones en

la nota de recepcin.
*Determinar que producto se va a recibir
Aceptacin
4
del
por
cumplir
con
las
condiciones
producto conforme a lo
necesarias.
solicitado
*Registrar en un reporte las observaciones
Comprobar
Especialista
de
Control de Calidad
Reducir
el
riesgo
de
recibir
producto en mal estado.
diarias.
mensualmente
los reportes de control de

calidad,
revisar
la
recurrencia de observaciones
en un mismo producto.
*Elaborar la Nota de Recepcin en el

Elaboracin de la Nota
5
de
Recepcin
(Anexo 27)
mdulo
de
Inventarios.
Verificar las notas de pedido
*Colocar solo el producto que se va a
Auxiliar
recibir.
Almacenamiento
de
Controlar el paso correcto de la
vs las notas de recepcin por
informacin de una rea a la otra
producto
*El producto recibido como bonificacin
bonificado
mensualmente.
se colocar con costo cero.

Conciliacin precios de
6
la orden de compra vs
factura
compra
vs
la
factura.
*Notificar al comprador la diferencia de
Auxiliar codificador
Controlar el cumplimiento de los
Comparar los costos en los
y validacin
precios acordados
kardex vs la lista de precios.
precios.
Liquidacin
de
mercadera
recibida
(Anexo 28)
*Verificar los precios de la orden de
la
*Ingresar las cantidades y precios en el
Comprobar
mensualmente
sistema.
Controlar el cumplimiento de los
que se hayan liquidado todas
*Los precios pueden variar en menos al
y validacin
precios acordados
las
considerarse un descuento por parte del
notas
recepcin
ingresadas en el sistema.
159
proveedor.
*Comparar los precios y cantidades en

Orden de compra, nota de recepcin,
Comprobacin de los
liquidacin
valores de la orden de
*Comparar totales entre liquidacin y
compra,
factura, no puede ser mayor o menor a
nota
de
factura.
recepcin, liquidacin y
0,50
ctvs.
factura
*Separar las facturas con diferencias.
Controlar el paso correcto de la
Llevar un control de las
informacin de un rea a la otra y
facturas
y validacin
dar soporte en los problemas que
diferencias y comprobar su
puedan surgir.
antigedad.
que
tienen
*Verificar las firmas de responsabilidad en

cada documento.
*Se solicita la nota de crdito al proveedor
Solicitud de la Nota de
Crdito
en caso que haya diferencias en la factura

y a liquidacin por diferencia de precios o
producto
que
no
haya
llegado.
Disminuir los retrasos en los pagos
y validacin
con la documentacin completa
Comprobar el tiempo de
entrega de la nota de crdito
por parte del proveedor.
*Verificar la diferencia de la factura.
Paso
10
de
la
documentacin
Finanzas
*Realizar el cuadro de radicacin de
*Establecer y verificar plazos en la
facturas donde consten los documentos que
recepcin, proceso y entrega de
se
entregan.
*Entregar diariamente la documentacin a
informacin que se maneja en el
y validacin
departamento
contable.
contabilidad de las facturas que no tengan
*Controlar
diferencias o mximo 48 horas despus de
informacin entre departamentos,
160
el
movimiento
de
Comprobar el cumplimiento
con las fechas mximas de
entrega.
recibida
*Las
facturas
la
con
factura.
diferencias
procurando una armonizacin entre
sern
los
procesos.
entregadas hasta el 26 de cada mes
*Mejorar los tiempos de proceso de
indicando las diferencias existentes.
informacin
que
permita
tener
Estados Financieros actualizados a

cualquier fecha en que permita
tomar decisiones.
161
Flujograma:
RECEPCIN DE MERCADERA
Tcnico de
Adquisiciones
Proveedor
Auxiliar de
Almacenamiento
Especialista de
Control de Calidad
Validacin
INICIO
Envo de la
Orden de
Compra
Verificacin
del pedido
realizado
Facturacin
del producto
disponible
Recepcin
del producto
Verificacin
de las
cantidades
Pruebas de
calidad del
producto,
principalmente
perecibles
NO
Aceptacin del
producto
conforme a lo
solicitado
SI
Elaboracin
de la Nota de
Recepcin
Conciliacin
precios de la
OC y Factura
Liquidacin de
la mercadera
recibida
Solicitud de la
Nota de
Crdito
NO
Comprobacion de los
valores OC, Nota de
Recepcin, Liquidacin
y Factura
SI
Paso de la
documentacin
a Finanzas
Emisin de la
Nota de crdito
FIN
162
Polticas:
1. La mercadera no podr ingresar al sistema si no existe una orden de

compra en el sistema.
2. La mercadera se recibir de lunes a sbado todo el da y los domingos
medio da (Matriz y punto de venta Sur), previa coordinacin con el
comprador.
3. El producto en mal estado se devolver de inmediato el momento de
recepcin de la mercadera al proveedor para evitar la contaminacin con
los dems productos.
4. Las notas de recepcin se anularn automticamente en el sistema si no es
liquidada la mercadera en 72 horas.
5. Las firmas de recepcin delproveedor y bodeguero debern constar en la
nota de recepcin y la factura del proveedor.
6. Los documentos de respaldo de la liquidacin de mercadera debern ser
entregadas en contabilidad mximo en 48 horas de recibido el
comprobante de venta.
7. Se aceptar una diferencia en ms o en menos entre liquidacin y factura
del proveedor de 0.50 ctvs.
8. Las facturas y notas de crdito debern ser entregadas a Finanzas hasta el
26 de cada mes con todos los documentos y firmas de respaldo.
9. Las notas de crdito por diferencias de precios o cantidades en las
facturas debern ser entregadas por el proveedor hasta 72 horas de
recibida la mercadera, el auxiliar codificador y validacin debe dar
seguimiento a las nota de crdito.
163
Transferencias de mercadera
N
PROCESO
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
ESTRATEGIA
CONTROL
*Verificar en kardex el stock de
Comprobacin
de
stock de productos
productos.
*Verificar
cantidades
mximas
mnimas.
Administrador
Establecer
cantidades
mximas
Punto de Venta
mnimas de acuerdo al punto de venta.
Verificar de forma aleatoria que

los kardex no sobrepasen los
stocks mximos
*Revisar la rotacin del producto

*Realizar el listado de productos que se
van
solicitar
*Autorizar la distribucin directa de los
quincenalmente.
proveedores en los respectivos puntos
*Elaborar la nota de pedido en el

Elaboracin de
2
Nota
de
la
Pedido
(Anexo 29)
sistema
*Enviar a matriz el pedido de acuerdo
al cronograma establecido por el Jefe
de
de venta o negociar con proveedores

Administrador
locales que ofrezca precios similares.
Punto de Venta
*Disear polticas en la entrega de

mercadera a Unidades Militares y que
Distribucin.
Verificar el cumplimiento del

cronograma
de
pedidos
ya
establecido.
estas sean controladas a travs del
*Separar los pedidos que sean en
sistema.
unidades militares.
Crear una conciencia de compromiso

3
Comprobacin
stock de productos
de
*Verificar en kardex de matriz el stock
Auxiliar
de productos de la nota de pedido.
Despachos
de
de los trabajadores hacia la empresa,
Comprobar con el historial de
con el fin de garantizar el uso adecuado
envo de productos
de los recursos.
164
Registro
4
de
las
*Verificar fecha de entrega de la
Transferencias en el
mercadera
Auxiliar
sistema
*Ingresar en el mdulo de inventarios
Despachos
(Anexo 30)
los productos que se van a transferir.
de
Aprobacin
de
la
Transferencia
transferencia
*Realizar
del
los
ajuste
Comprobar
informacin de la Nota de Pedido se
movimiento de inventario sea
utilice en la transferencia
registrado a travs del sistema.
Realizar un estudio de la factibilidad de
*Verificar nota de pedido con la

5
Automatizar procesos para que la
sistema.
Supervisor
necesarios
Despachos
de
cambiar a un sistema informtico

donde se pueda manejar toda la
informacin
*Aprobar la transferencia en el sistema
no
en
mdulos
separados como se hace actualmente
que
todo
Verificar en el sistema que solo

el responsable pueda aprobar
transferencias y se registre su
usuario
*Evaluar la posibilidad de contratar
Entrega del producto

6
al
medio
de
transporte
una empresa que provea del servicio de
*Determinar el transporte en el que se

enviar
la
mercadera
*Despachar la mercadera segn la nota
Auxiliar
de
Despachos
transporte vs utilizar los recursos

propios
de
Cossfa.
*Estudiar diferentes rutas en la entrega
de pedido.
Verificar
las
rutas
de
los
camiones
de productos a Puntos de venta en

evitar asaltos en las carreteras.
*Ingresar en el sistema el nmero de

Elaboracin de
7
la
Gua de Remisin
(Anexo 31)
transferencia
*Escoger la opcin impresin de gua
Auxiliar
de
Despachos
remisin.
*Verificar que el secuencial del sistema

coincida con el documento fsico
165
de
Automatizar procesos en que la gua de

remisin se imprima el momento de
realizar la transferencia
Controlar el secuencial de guas

de remisin
*Verificacin
de
enviados
de
la
mercadera
documentos
por
*Verificacin
Recepcin
los
del
Matriz.
estado
de
la
mercadera y fechas de caducidad.
Administrador
*Comprobar que haya llegado completa
Punto de Venta
segn
la
Buscar
transferencia.
proveedores
locales
que
Verificacin aleatoria de los
distribuyan los mismos productos con
documentos que respaldan la
precios menores o iguales.
transferencia
*Colocar en la bodega del punto de

venta
Verificacin de la
9
transferencia en el
sistema vs fsico
10
Liquidacin de
mercadera recibida
Envo
11
la
de
aceptacin
transferencia
la
de
la
*Revisar que la mercadera recibida y
Administrador
transferencias sea igual a la del sistema.
Punto de Venta
*Liquidar en el sistema la mercadera
Administrador
que se ha recibido.
Punto de Venta
Buscar
Auxiliar
*Enviar
Despachos
novedades
respecto
la
mercadera.
166
locales
que
distribuyan los mismos productos con

precios menores o iguales.
de
Verificacin
mensual
de
novedades en despachos.
Programar en el sistema una opcin en
Verificacin mensual de las
automatizar
transferencias que no han sido
la
liquidacin
de
productos por transferencias internas.
*Envo automtico de la aceptacin del

la mercadera al momento de liquidarla
proveedores
Notificacin inmediata de la aceptacin

de la transferencia a Matriz va correo
electrnico
liquidadas.
Verificacin de las aceptaciones

de las transferencias.
Flujograma:
Transferencia de mercadera
Punto de Venta
Auxiliar de
Despachos
Supervisor de
Despachos
INICIO
Comprobacin
de Stock de
productos
Elaboracin de
la Nota de
Pedido
Comprobacin
de Stock de
productos
Registro de la
transferencia
en el sistema
NO
Aprobacin de
la Transferencia
SI
Entrega del
producto al
medio de
transporte
Elaboracin de
la Gua de
Remisin
Recepcin de
la mercadera
Verificacin de
la transferencia
en el sistema
vs fsico
Liquidacin de
la mercadera
recibida
Envo de la
aceptacin de
la trasferencia
FIN
167
Poltica:
1. Todo movimiento de mercadera deber realizarse a travs del sistema.

2. Se prohbe el movimiento de inventario sin autorizacin previa.
3. Se deber revisar el stock mnimo y mximo adems de la rotacin del
producto antes de solicitar la transferencia por parte de Matriz
4. Se permite el intercambio de productos entre puntos de venta cercanos
previa la autorizacin del Gerente de Logstica.
5. Solicitar los pedidos de transferencia al menso con 15 das de antelacin
para poder elaborar el cronograma de entrega a nivel nacional.
6. Se solicitar a los proveedores que tengan puntos de distribucin a nivel
nacional, la entrega directa a cada punto de venta con la coordinacin del
Tcnico de Adquisiciones.
7. Se dar prioridad a la entrega de mercadera a las unidades militares.
8. Toda la mercadera deber ser transportada con su respectiva gua de
remisin.
9. Se deber revisar al final del da que todas las transferencias hayan sido
aceptadas.
10. Se verificar entre el que enva y el que recibe la regularizacin de todas
las transferencias a fin de evitar posibles diferencias en la toma fsica de
inventario.
11. El Jefe de Distribucin verificar mensualmente la aprobacin de todas
las transferencias a nivel nacional, en el caso de encontrar documentos
pendientes en el sistema se gestionar con Talento Humano el envo del
llamado de atencin a los dos responsables.
12. Cada administrador de puntos de venta verificarn que se hayan
transferidos todos los productos de los bodegas de un mismo punto de
venta, es decir entre supermercado y bodegas.
168
Devolucin de mercadera
N
PROCESO
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
*Verificacin fsica del estado de los

Verificacin
1
del
productos
en
bodega
perchas.
producto y sus causas
*Revisin del stock en el kardex.
de devolucin
*Realizar un listado de productos en
receptado
por
el
proveedor
Almacenamiento en la
3
bodega de caducados y
mal estado
*Comunicarse con los proveedores en la

devolucin
del
producto.
*Informar el estado de los productos.

*Coordinar la entrega de los productos.
Auxiliar
de
Almacenamiento
*Colocar
estado
el
los
producto
productos.
en
el
sitio
codificador
validacin
anticipacin que el producto est cerca
devoluciones mensuales.
producto por caducar o en mal estado

con los proveedores, ya sea cambio
integro o descuentos.
de
Verificar
clausulas
de
devolucin en los contratos

de los proveedores.
Hacer una revisin de polticas y

Auxiliar
de
Almacenamiento
procedimientos
del
manejo
de
inventario, al considerarse uno de los

puntos
especificado en la bodega
ms
importantes
en
Toma fsica cada trimestre.
la
organizacin.
Emisin de la nota de
devolucin del producto que va a ser
Auxiliar
devolucin
devuelto
codificador
(Anexo 32)
*Legalizar el acta de devolucin por
al
Estadstica
Negociar condiciones de devolucin de
Auxiliar
*Realizar en el sistema la nota de
productos que permita identificar con
de cumplir su fecha de vencimiento.
*Transferir a la bodega de caducados y

mal
CONTROL
Establecer un sistema de marcas en los
devolucin con el estado de cada uno.

Confirmacin si ser
ESTRATEGIA
proveedor.
validacin
parte de bodega y el responsable del rea.
169
Controlar que todas las devoluciones de

y
inventario que se realicen, sean mediante

notas
de
proveedor.
crdito
emitidas
por
el
Verificar las firmas de

responsabilidad en la nota
de devolucin
Designar al personal encargado de
Comunicar
al
proveedor
la
devolucin
del
producto
*Informar al proveedor la devolucin del
Auxiliar
producto y las condiciones del mismo.
codificador
*Entregar el producto a devolver
validacin
control de calidad la verificacin de la

y
devolucin total de los productos antes

de su fecha de vencimiento, desde el
punto de venta hasta la entrega al
Verificacin mensual de
las notas de devolucin
sobrantes.
proveedor o baja notariada.
Comparar cantidades y
*Verificar los precios de la nota de
precios de la Nota de
crdito
devolucin y nota de
*Informar al proveedor en caso de haber
crdito
diferencias.
Ingreso del numero de

7
la nota de crdito en el
modulo
de
devoluciones
nota
de
devolucin.
Entregar
contabilidad
codificador
validacin
inventario que se realicen, sean mediante

notas
de
crdito
emitidas
por
el
proveedor.
Reporte de notas de crdito

descuadradas con nota de
devolucin
*Colocar en el sistema el nmero de nota

de crdito que aplica a la devolucin.
Auxiliar
*Adjuntar a la nota de crdito la nota de
codificador
devolucin
validacin
de
respaldo.
Integrar la informacin del modulo de

devoluciones con el programa contable
Verificar
el
correcto
nmero de nota de crdito

al ser contabilizada.
*Dar de baja en el sistema la devolucin.

*Realizar el cuadro de radicacin de las
Controlar que todas las devoluciones de
Auxiliar
nota
de
devolucin.
*Verificar que contenga las firmas de

respaldo.
Controlar
Auxiliar
codificador
validacin
170
el
paso
correcto
de
la
Comprobar las firmas de
informacin de una rea a la otra y dar
responsabilidad en la nota
soporte en los problemas que puedan
de devolucin y nota de
surgir.
crdito
Flujograma:
Devolucin de Mercadera
Auxiliar de
Almacenamiento
Validacin
Proveedor
Finanzas
INICIO
Verificacion del
producto y sus
causas de
devolucion
Almacenamiento
en la Bodega de
caducados y mal
estado
NO
Confirmacion si sera
receptado por el
proveedor
SI
Emision de la
Nota de
Devolucion
Comunicar al
proveedor la
devolucion del
producto
Receptar el
producto fisico y
copia de la nota
de devolucion
Emision del
Nota de
Credito
Comparacion de las
cantidades y precios
NC vs ND
Ingreso del
numero de NC
en el modulo
devoluciones
Entrega a
Contabilidad
FIN
171
Polticas:
1. Las devoluciones de mercadera al proveedor deber realizarse desde el

sistema, ya sea fsica o con nota de crdito.
2. Se revisar la fecha de caducidad de los productos al menos cada quince
das.
3. Los productos caducados de compras no locales debern ser devueltos a
Matriz para gestionar el cambio al proveedor o su debida destruccin.
4. Los productos con riesgo de contaminacin a otros deben ser colocados
en bolsas plsticas con su debida identificacin a fin de evitar la
contaminacin a los otros productos.
5. La devolucin de los productos deber realizarse al mismo precio de
adquisicin pactado con el proveedor.
6. Solo en el caso de que el proveedor sea una Personas natural no obligado
a llevar contabilidad no se exigir la presentacin de una nota de crdito
por la devolucin del producto, pero se deber realizar el cambio fsico o
a su vez la facturacin de COSSFA al proveedor para el descargo de la
mercadera.
7. Se prohben los ajustes de inventario manuales por devolucin de
productos.
8. El auxiliar codificador y validacin deber verificar mensualmente el
descargo de todas las devoluciones del sistema mediante la nota de
crdito o cambio fsico del producto.
9. Si un proveedor no entrega notas de crdito por devoluciones en un
mximo de dos meses, se bloquearan sus pagos hasta que regularice las
notas de crdito.
10. La nota de crdito y devolucin deber contener todas las firmas de
responsabilidad.
172
Promociones y donaciones
N
PROCESO
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
*Comprobar las condiciones de los productos

Verifica
1
la
caducidad
del producto
*Identificar los productos prximos a caducar.
Administrador de
*Determinar de acuerdo al anexo de caducidad por
Punto de Venta
lnea de producto, si el producto est apto para la
los productos que permita identificar
Verificar
con anticipacin que el producto est
semanalmente las fechas de
cerca
caducidad de los productos.
de
cumplir
su
fecha
de
rotacin
del producto
aleatoriamente
vencimiento.
*Verificar en el Kardex el movimiento del producto
Comprueba
la
CONTROL
Establecer un sistema de marcas en
diariamente.
venta.
ESTRATEGIA
semanalmente.
Administrador de
Colocar los productos de baja rotacin
*Comprobar si el producto no se encuentra en un
Punto de Venta
en lugar atractivos para el cliente.
Verificar aleatoriamente la
rotacin del producto en el
Kardex.
lugar de atractivo para el cliente.
Verifica en el
anexo
de
*Una vez identificado los productos prximos a
producto por
caducar, verificar en el anexo el tiempo mximo de
caducar
el
consumo
tiempo
de
*Separar los que se encuentren en el periodo
carencia
de
estos
tems.
Administrador de
Punto de Venta
Actualizar constantemente el anexo de

productos por caducar por lnea de
producto.
Verificar el cumplimiento
semanalmente del anexo.
establecido como aptos en el consumo humano.
(Anexo 6)
4
Solicita
aprobacin
la
*Informar los productos que pueden ser usados en
Administrador de
Agilizar
promociones
Punto de Venta
promociones.
Matriz.
173
las
aprobaciones
de
Verificacin
de
la
determinacin de costos en
en colocar en
*Elaborar un listado de los productos con el cdigo,
promocin el
fecha de caducidad, costos y precios de venta al
producto
pblico.
Aprueba
la
promocin
5
del producto
y el tiempo
segn
el
anexo
los productos.
*Verificar en el anexo el tipo de producto y el

tiempo
apto
*Determinar
el
para
la
venta.
margen
de
utilidad.
*Establecer el porcentaje de descuento a aplicar u

otro tipo de promocin dependiendo el producto.
Especialista
de
Marketing
Mantener actualizado los precios de

venta al pblico de los productos
Verificar que los descuentos

no superen el margen de
utilidad.
*Aprobar en el sistema el tipo de promocin y el

tiempo aprobado.
Solicitud de
*El Administrador del punto de venta despus de
baja
verificar el tiempo de carencia de los productos, debe
de
inventario o
indicar
descuento
*Elaborar
mediante
*Realizar la transferencia a la bodega de caducados y
nomina
mal
(Anexo 33)
*Determinar responsabilidades.
Promociona
*Colocar el producto en un lugar de fcil acceso para
el
el
producto
cuales
no
un
estado
pueden
listado
en
su
de
ser
los
respectivo
consumidos.
productos
*Rotular
los
productos
establecido
*Incentivar al cliente su compra.
con
Tcnico
de
Inventarios
Utilizar como ltimo recurso la baja
anexo
de inventario.
caducar en los enviados en
descuento.
de
productos
por
la baja de inventarios
tratamiento.
cliente.
por el tiempo
Comprobar si se aplico el
Administrador de
Establecer un lugar fsico especficoen
Punto de Venta
promociones en cada punto de venta.
174
Verificar los resultados de

las promociones por punto
de venta.
Informa
la
*Pasado
cantidad
de
producto
establecido,
no
pudo
verificar
ser
que
vendido.
*Separar el producto para ser transferido a Matriz.
no pudo ser
*Elaborar un reporte de los productos indicando las
vendido
condiciones.
una
*Realizar
la
transferencia
en
el
sistema
transferencia
*Enviar el producto a Matriz con los documentos
a Matriz
legalizados.
Verifica
10
tiempo
producto que
Realiza
9
el
Punto de Venta
Administrador de
Punto de Venta
venta para que los clientes tengan

conocimiento de las promociones.
Evitar el envo del
mismo tipo de
Verificar
el
incremento
mensual de los productos

que no han podido ser
gestionados para la venta.
Verificar prximos envos a
productos que se caducaron en el
PV
de
los
mismos
punto de venta
productos.
Dar tratamiento inmediato a los
Verificar el estado de los
productos por caducar.
productos a ser donados.
el
estado de los
*Comprobar
productos
*Separar aquellos que puedan ser donados a una
informa
Administrador de
Mejorar la publicidad en puntos de
e
las
el
estado
de
los
productos.
fundacin.
condiciones
*Elaborar un listado de los productos aptos para la
para
donacin.
poder
Jefe
de
Bodega
Matriz
ser donado
Solicita
confirmacin
11
de aceptacin
del producto
a
la
*Informar a la fundacin los productos disponibles

para
ser
donados
sus
condiciones.
Tcnico de Ventas
*Dar seguimiento inmediato a su entrega
fundacin
175
Mantener comunicacin constante con

la Fundacin.
Verificar las comunicaciones

con la persona de contacto
en la fundacin.
12
Factura
entrega
el
producto
apto
en
el
consumo
Registra
13
la
*Facturar los productos aceptados por la fundacin.

*Realizar
*Legalizar
la
entrega
inmediata.
los
documentos
que
respalden
los
documentos
de
la
la
Tcnico de Ventas
Realizar
las
donaciones
una
Verificar la facturacin de
fundacin fija.
todos los productos
Notariar todas las donaciones que se
Verificacin
realicen
documentos notariados.
donacin.
*Notariar
donacin.
donacin y la
*Registrar la donacin de acuerdo a las leyes
notariza
vigentes.
Tcnico
Inventarios
176
de
de
los
Flujograma:
Promociones y Donaciones
Administrador Punto
de venta
Especialista de
Marketing
Jefe de Bodega
Matriz
Tecnico de Ventas
Tecnico de
Inventarios
INICIO
Verifica la
caducidad del
producto
Comprueba la
rotacion del
producto
Verifica en el
Instructivo de
producto por
caducar el tiempo
de carencia
Solocita la
aprobacion para
colocar en
promocion el
producto
Aprueba la
promocion del
producto y el tiempo
segun el instructivo
Solitud de baja de
inventario o
descuento
mediante nomina
Promociona el
producto por el
tiempo esteblecido
Informa la
cantidad de
producto que no
pudo ser vendido
Realiza una
transferencia a
Matriz
Verifica el estado
de los productos e
informa las
condiciones para
poder ser donado
Solicita confirmacion
de aceptacion del
producto a la
fundacion
Factura y entrega
el producto apto
para el consumo
Registra la
donacion y la
notariza
FIN
177
Polticas:
1. Toda promocin debe ser coordinada con el Especialista de Marketing

para su aprobacin y parametrizacin en el sistema.
2. Los productos en promocin no podrn ser vendido por debajo de su
costo a menos que lo autorice la Gerencia General.
3. Se prohbe realizar descuentos no autorizacin a clientes o trabajadores,
de ser el caso se solicitar la devolucin de los valores y la
desvinculacin de los colaboradores implicados.
4. El administrador del punto de venta es el responsable de verificar
peridicamente la rotacin del producto, su estado y fecha de caducidad,
en el caso de no realizar el seguimiento respectivo, los productos que no
pudieron ser vendidos se descontarn al responsable y se solicitar su
desvinculacin.
5. Se concentrar en Matriz todos los productos antes de caducar y que estn
en condiciones aptas para consumo humano, a fin de poder ser donados a
instituciones sin fines de lucro.
6. Se entregar el producto en buen estado por caducar a Fundaciones sin
Fines de lucro y se realizar la legalizacin respectiva para ser registrado
contablemente.
7. Toda donacin debe ser facturada.
8. Se deber regularizar mximo en un mes las donaciones realizadas.
178
Baja de inventario
N
PROCESO
ACTIVIDADES
Agrupar productos
1
entre caducados y
mal estado
Clasificacin
2
*Transferir a la bodega de caducados y mal

estado
los
productos.
*Agruparlos por las condiciones de los
Auxiliar
de
almacenamiento
productos
de
*Separar
los
productos
por
cdigos.
los productos por
*Colocar una etiqueta en la parte delantera
cdigo
para identificar la cantidad de productos.
Elaboracin de un
3
RESPONSABLE
listado
constar:
cdigo
del
producto,
descripcin, cantidad, motivo de la baja y
(Anexo 34)
CONTROL
Identificar al producto antes de la

caducidad
para
colocarlo
en
promocin o donarlo.
Verificar que estos productos

hayan sido tomados en cuenta
para
promociones
donaciones.
Establecer un sistema de marcas en los

Auxiliar
de
almacenamiento
productos que permita identificar con
Verificacin aleatoria de los
anticipacin que el producto est cerca
productos a dar de baja
de cumplir su fecha de vencimiento.
*Elaborar un listado de los productos, donde

debe
ESTRATEGIA
Auxiliar
de
almacenamiento
Comprobar la concurrencia de los

productos dados de baja.
Verificar
firmas
de
elaboracin
bodega correspondiente.
*Verificar el listado vs los productos fsicos.
Aprobacin
listado de baja
del
*Comprobar aleatoriamente las condiciones

del
producto.
Determinar
Jefe de Bodega
*Aprobar el listado en caso de no haber

diferencias.
179
sanciones
por
el
Verificacin de las firmas de
incumplimiento de las disposiciones en
aprobacin en el listado de
el manejo de los inventarios.
baja de inventarios
*Realizar el informe de baja de inventarios
Informe de Baja de
Inventario
en
el
*Indicar
los
formato
motivos
establecido.
de
la
baja
de
Determinar
Jefe de Bodega
sanciones
por
el
inventarios y las causas del producto
Verificacin del informe de

baja de inventario
caducado o en mal estado.

*Comprobar los kardex de los productos a
Verificacin de la
dar
existencia
*Verificar
en
el
Kardex
de
cantidades
baja.
y
fechas
de
transferencia a la bodega de caducados y
Tcnico
de
Inventarios
Determinar
sanciones
por
el
Movimiento mensual de la
bodega de caducados y mal
estado.
mal estado.
*Verificar en el kardex el costo promedio de
7
Costeo de la Baja
los
productos
dar
de
baja.
de Inventario
*Realizar un consolidado de los productos a
Tcnico
de
Inventarios
Comprobacin del
productos.
Especialista
de
estado
*Comprobar que las condiciones coincidan
Control
de
con las descritas en el informe presentado
Calidad
producto
Incineracin
destruccin
entre
el
mdulo
de
de

por logstica.
consolidacin
Verificar las variaciones del

costo promedio de los kardex
*Verificar fsicamente el estado de los
del
informacin
la
Inventarios y el sistema Insoft.
dar de baja y establecer la cuanta total.
Revisar
Informes mensuales del estado

de los productos caducados o
mal estado.
*Entregar a la empresa encargada de
Especialista
de
Revisar los reportes de la
del
incinerar, los productos a dar de baja
Control
de
empresa de Incineracin
180
producto
*Realizar el acta de entrega recepcin
Calidad
*Verificar la incineracin de todos los
productos.

Acta de Baja de
10
Inventario
(Anexo 35)
*Realizar el acta de baja de inventarios en
Realizar
los
provisionando
formatos
establecidos.
*Adjuntar el listado con sus respectivos
Tcnico
costos.
Inventarios
de
los
terceros,
principalmente
prdidas
en
las
*Adjuntar el reporte entregado por la
sucursales ubicadas en provincias de
empresa de incineracin.
alto riesgo.
los
provisionando
Notariar la Baja
posibles
causadas por dao naturales o de
Realizar
11
presupuestos
*Notariar la baja de Inventarios
Tcnico
de
Inventarios
actas de bajas de inventario

legalizadas.
presupuestos
posibles
prdidas

terceros,
Verificar trimestralmente las
principalmente
en
las
Verificar que todas las bajas

de inventario se realicen con
actas Notariadas.
alto riesgo.
Realizar
*Realizar el ajuste de egreso de los kardex.
12
Ajuste de Egreso
los
provisionando
*Registrar la baja a la cuenta "Baja de
Tcnico
Inventarios" y registrarlo como un gasto
Inventarios
deducible.
de
presupuestos
posibles
prdidas

terceros,
principalmente
en
las

alto riesgo.
181
Comprobar los registros de

baja
de
inventario
incremento mensual
su
Flujograma:
Baja de Inventario
Auxiliar de
Almacenamiento
Jefe de Bodega
Tcnico de
Inventario
Especialista de
Control de Calidad
INICIO
Agrupar
Clasificacin de
productos entre
los productos
caducado y mal
por cdigo
estado
Clasificacin de
los productos
por cdigo
Elaboracin de
un listado
Aprobacin del
listado de baja
NO
SI
Informe de
Baja de
Inventario
Verificacin de la
existencia en el
Kardex
Costeo de la
Baja de
Inventario
Comprobacin
del estado del
producto
SI
Incineracin o
destruccin del
producto
Acta de Baja
de Inventario
Notariar la Baja
Ajuste de
Egreso
FIN
182
NO
Polticas:
1. Los productos dados de baja debern ser destruidos por una empresa
especializada de tratamiento de desechos.
2. Toda baja de inventario debe ser notariada mximo dos mese despus de
realizada.
3. Los administradores y/o bodegueros sern los responsables directos por el
mal manejo de inventarios que provoque bajas excesivas de inventario.
4. Previo a la baja de inventarios se debe realizar todas las acciones posibles
para la venta o donacin del producto.
5. Se prohbe la baja de licores, ropa, productos de hogar y
electrodomsticos. Los responsables de ellos debern cancelar su valor
comercial.
6. Todos los productos dados de baja deben ser destruidos de inmediato.
7. No se permite la baja de inventario sin la verificacin previa de los
productos fsicos.
8. Las bajas de inventario deben contener la firma del bodeguero, contador y
representante legal.
183
Toma fsica de inventarios

N
PROCESO
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
*Elaborar el instructivo de la toma fsica de

inventarios
1
Determinar
el
instructivo
para
anual.
*Difundirlo a nivel nacional.
ESTRATEGIA
CONTROL
*Depurar los errores que tiene el

Gerente
de
Logstica
sistema trabajando en conjunto con

cada
departamento.
*Realizar pruebas peridicas del
Toma Fsica anual

*Verificar que el sistema funcione correctamente
Tecnologa de la
proceso de toma fsica de inventarios
Informacin
en el sistema antes de que esta
Verificar que se realicen

los correctivos necesarios
para evitar errores de aos
pasados
actividad se realice.
*Indicar con anticipacin a los proveedores y al
Cerrar
todas
las
transferencias
recepcin
de
producto a nivel
nacional
personal la fecha mxima en la recepcin de

mercadera.
*Abastecer
los
supermercados
con
la
mercadera suficiente en laborar los ltimos das

laborables
del
Jefe
de
Distribucin
ao.
Determinar
sanciones
por
el
Verificar los movimientos
incumplimiento de las disposiciones
de inventario despus de la
en el manejo de los inventarios.
fecha establecida.
Organizar los productos previo la
Muestreo
fecha de la toma fsica.
bodega
*Bloquear en el sistema los movimientos de

inventario.
Organizar
el
producto
por
cdigo
*Distribuir a todo el personal a nivel nacional,
Gerente
designando responsabilidades.
Logstica
*Colocar
el
producto
por
*Verificar el estado de los productos.
cdigo
Auxiliar
Bodega
184
de
de
aleatorio
por
*Retirar los productos que tengan menor fecha de

Retirar
4
los
caducidad a la establecida en el instructivo.
productos en mal
*Separar entre producto en mal estado y
estado o caducados
caducado;
producto
por
caducar.
Establecer un sistema de marcas en

Auxiliar
de
Bodega
los productos que permita identificar

con anticipacin que el producto est
cerca
*Transferir el producto a la bodega indicada.
de
cumplir
su
fecha
de
el
aleatorio
por
clasificacin de producto.
vencimiento.
*Elaborar un listado de todo el personal de

Designar
Muestreo
finanzas y los Puntos de venta de los que sern
personal de apoyo
encargados.
de Finanzas
*Instruir al personal sus funciones de acuerdo al
Tcnico
de
Inventarios
Garantizar que la informacin de la

toma fsica sea la correcta para el
registro en Balances.
Comprobar que exista una

persona
responsable
de
finanzas
en
los
todos
puntos de venta
instructivo
*Emitir un reporte del sistema con los saldos
Respaldar
6
los
finales de los kardex, tanto en cantidades como en
saldos finales en
valores.
los kardex
*Comparar
con
los
estados
financieros
Tcnico
de
Inventarios
Revisar
la
consolidacin
de
Comparar los saldos en
informacin entre el mdulo de
kardex con el
Inventarios y el sistema Insoft.
Financiero
Estado
*Respaldar la informacin
Numerar
7
las
Distribuir las bodegas y perchas de
bodegas y perchas
instructivo.
Responsable
de
*Colocar un letrero en un lugar visible para su
punto de venta
supermercado
por PV
*Numerar las bodegas y supermercado segn el
Realizar el conteo
de los productos
del
acuerdo
identificacin por parte de todo el personal.
su
importancia
para
facilitar el conteo.
*Realizar el conteo de todos los productos por

cdigo, ya sea manualmente o con las pistolas
escner.
supermercado uniformemente y de
Responsable
percha
185
de
Analizar los beneficios de adquirir o

alquilar herramientas que faciliten la
toma fsica de inventarios como son:
Verificacin
de
la
numeracin
segn
el
instructivo
Reconteo aleatorio por el

personal de control
*Colocar un distintivo con la cantidad de los

productos
pistolas escner.
contados.
*Tomar una muestra de cada producto contado

(conteo manual)
Ingresar
9
las
cantidades en el
modulo de toma
fsica
faltantes
sobrantes
Valorar
11
*Verificar la cantidad ingresada (Manual o con

pistola escner)
Responsable
de
percha
*Emitir los reportes de faltantes y sobrantes por
Determinar
10
*Ingresar el conteo en el sistema (conteo manual)
los
percha
ingresada
*Revisar las observaciones representativas, ya sea
aleatoriamente
el riesgo de ingresar informacin
las cantidades ingresadas
manualmente.
con el reconteo
Analizar las ventajas operativas y

Tcnico
de
Inventarios
econmicas de contra una empresa
Verificacin aleatoria de
especializada en la toma fsica de
faltantes y sobrantes.
inventarios.
*Emitir un reporte resumen de los faltantes netos
Determinar porcentajes tolerables de
Revisar
faltantes por punto de venta, a fin de
responsabilidad
que la diferencia sea reconocido por
reportes de faltantes a
los responsables
nivel nacional.
de
nacional
*Solicitar la verificacin del faltante en caso de
netos)
Verificar
en cantidad o en valor.
faltantes de nivel
(valores
Utilizar pistolas escner para reducir
inventario
por
punto
de
venta
Tcnico
de
Inventarios
ser necesario.
firmas
en
de
los
*Determinar los responsables de cada faltante
12
Aprobar la baja de
segn el reglamento interno de
inventario
*La diferencia elaborar las actas respectivas para
CxC
responsable
la
del
los
*Aprobar
ajustes
de
las
trabajo.
egresos.
Realizar tomas cclicas de inventario

Gerencia General
actas
*Notariar las actas de baja de inventarios
186
durante
todo
el
periodo
para
disminuir la posibilidad de faltantes.
Verificar
notariadas.
las
actas
Flujograma:
TOMA FISICA DE INVENTARIOS
Dept de Logistica
Dept de Finanzas
Gerencia General
INICIO
Determinar el
instructivo para
Toma Fisica anual
Cerrar todas las

transferencias y
recepcion de
producto a nivel
nacional
Organizar el
producto por
codigo
Retirar los
productos en mal
estado o
caducados
Designar el
personal de apoyo
de Finanzas
Respaldar los
saldos finales en
los kardex
Numerar las
bodegas y
perchas de
supermercado por
PV
Realizar el conteo
de los productos
Ingresar las
cantidades en el
modulo de toma
fisica
Determinar
faltantes y
sobrantes
Valorar los
faltantes de nivel
nacional (valores
netos)
Aprobar la baja de
inventario o la
CxC del
responsable
FIN
187
Polticas:
1. Todo el personal deber apoyar en la toma fsica anual de inventarios

segn el lugar que se le haya designado.
2. Est prohibido el movimiento de inventario de una bodega a otra en el
perodo y toma fsica de inventarios.
3. Todos los productos que se encuentren dentro del punto de venta
deben ser contados.
4. El inventario en consignacin deber ser contado en presencia del
proveedor.
5. Se considerar como producto caducado aquel que caduque hasta
quince das despus de la toma fsica, es decir si la toma fsica es el 2
de enero, se considerara producto caducado aquel con fecha de
vencimiento hasta el 17 de enero, a excepcin de los productos
perecibles.
6. Previo a la toma fsica se trasladar la mayor cantidad de productos a
bodega y se dejar en el supermercado solo el producto necesario para
los ltimos das de operacin.
7. Se bloquear los movimientos de inventario y el acceso a los kardex
en el sistema tres das antes de la toma fsica. Solo los Gerentes de
rea y el tcnico de inventario podrn tener acceso.
8. Para respaldar los faltantes de inventario no se aceptaran documentos
que no sean emitidos desde el sistema.
9. Los puntos de venta regionales contarn con el apoyo de dos personas
de matriz para la toma fsica, por lo cual deben organizar el punto de
venta das antes de la toma fsica.
10. Los faltantes de electrodomsticos sern descontados a los
responsables a precio comercial.
11. Se estimara un faltante neto mximo asumido por la empresa del 1%
de las ventas anuales por punto de venta, la diferencia deber ser
asumida por los responsables.
188
12. Para la toma fsica de inventarios permanecern cerrados los puntos

de venta hasta su culminacion previa autorizacin del Gerente
Logstico. Se trabajar en un horario ininterrumpido de 8:00 a 19:00
horas con una hora de almuerzo.
13. Se aceptarn los documentos de respaldo de los faltantes de inventario
hasta una semana despus de finalizada la toma fsica, tiempo despus
del cual se proceder a cobrar los faltantes.
14. Las actas de la toma fsica debern ser notariadas con las firmas de los
responsables de bodega, contador y representante legal. Una vez
notariadas las actas se proceder con el registro del faltante.
4.9.Funciones de acuerdo al perfil profesional
Gerente de Logstica
1. Informacin general del puesto
Ttulo del puesto:
Gerente de Logstica
N de empleados:
rea:
Logstica
A quien reporta:
Gerencia General
Quien le reporta:
todo el departamento
2. Descripcin general del puesto
Es responsabilidad de este puesto coordinar tolas las actividades

logsticas a nivel nacional, aprobar compras menores a $50.000 y
generar las acciones necesarias en el manejo de Inventario.
189
3. Descripcin de funciones especficas del puesto
Funciones rutinaria
Supervisin del departamento
Aprobacin del Presupuesto en el rea
Responsable del Inventario
Responsable del comit de Adquisiciones
Aprobar compras de Inventario
Responsable de Toms Fsicas de Inventario
Aprobacin de compras de bienes, obras o servicios inferiores a

los $50,000.00
Funciones ocasionales
Tomar decisiones en conjunto con los miembros de Staff
Liderar el proceso de toma fsica anual
4. Perfil profesional
Educacin formal necesaria: Ttulo Acadmico en Administracin

de Empresas
Experiencia: Mnimo tres aos de experiencia en
puestos
similares.
Conocimientos necesarios: Windows y Microsoft Office: Word,
Excel; Ingles Bsico; Retail.
Habilidades y destrezas: Trabajo en Equipo; Capacidad de anlisis,
planificacin y organizacin; Trabajo bajo presin; excelentes
relaciones interpersonales, liderazgo y toma de decisiones.
190
Especialista de Control de Calidad
Ttulo del puesto:
Especialista de Control de Calidad
N de empleados:
rea:
Logstica
A quien reporta:
Gerencia de Logstica
Quien le reporta:
todo el departamento
El especialista de control de calidad debe verificar el estado de las

instalaciones donde se procesa y almacena alimentos, adems de
verificar su estado y tratamiento.
Funciones rutinarias
Verificacin de la calidad de los productos
Verificacin en la recepcin de productos perecibles
Control aleatorio del estado de los productos en Percha y Bodega
Comprobacin de productos caducados
Pruebas de calidad en productos nuevos
Capacitacin al personal sobre manejo de inventario
Responsable de la baja de inventario
191
Educacin formal necesaria: Ttulo Acadmico en Ingeniera en

Alimentos
Experiencia: Mnimo dos aos de experiencia en
puestos
similares.
Excel;
Ingles
Bsico;
conocimientos
en
ciencias
Qumicas,
tratamiento de desechos.
Especialista de Adquisiciones
Ttulo del puesto:
N de empleados:
rea:
Logstica
A quien reporta:
Quien le reporta:
Tcnicos de Adquisiciones y Auxiliares
de
Codificacin y validacin
Planificacin de las compras mensuales, coordinar la negociacin de

precios y beneficios adicionales, stock adecuado a nivel nacional.
192
Elaboracin de la carta comit
Control de precios de compra
Negociacin con los proveedores
Aprobacin de compras de Inventario
Aprobacin y control del presupuesto de compra de Inventario
Control de rotacin de Inventario
Apoyo en toma fsica anual
Educacin formal necesaria: Ttulo Acadmico de Ingeniero

Comercial
Experiencia: Mnimo tres aos de experiencia en
puestos
similares.
planificacin y organizacin; capacidad de negociacin; Trabajo bajo
presin; excelentes relaciones interpersonales, liderazgo y toma de
decisiones.
193
Tcnico de Adquisiciones (Comprador)
Ttulo del puesto:
Tcnico de Adquisiciones
N de empleados:
rea:
Logstica
A quien reporta:
Quien le reporta:
Auxiliares de codificacin y validacin
Negociar con proveedores la adquisicin de productos mensualmente

comprobando el stock.
Elaboracin de presupuesto de compra por categora
Negociacin con proveedores
Pre-calificacin de proveedores
Elaboracin de rdenes de compra
Control de rotacin de Inventario por categora
Actualizacin de precios
Funciones Ocasionales
194

Comercial
Experiencia: Mnimo dos aos de experiencia en
puestos
similares.
planificacin y organizacin; capacidad de negociacin; Trabajo bajo
presin; excelentes relaciones interpersonales, liderazgo y toma de
decisiones.
Auxiliares de codificacin y validacin
Ttulo del puesto:
Tcnico de Adquisiciones
N de empleados:
rea:
Logstica
A quien reporta:
Quien le reporta:
si mismo
Liquidacin de mercadera en el sistema para la venta y codificacin

de productos.
195
Codificacin de productos nuevos
Recepcin de documentos de Inventario
Liquidacin de mercadera
Elaboracin de Notas de devolucin
Solicitud de Notas de crdito a los proveedores
Conciliacin de Devoluciones
Educacin formal necesaria: Bachiller contable

Experiencia: Mnimo un ao de experiencia en puestos similares.
Excel; Ingles Bsico; sistemas contables
Habilidades y destrezas: Trabajo en Equipo; Capacidad de anlisis;
Trabajo bajo presin; excelentes relaciones interpersonales, liderazgo
y toma de decisiones.
Jefe de Almacenamiento
Ttulo del puesto:
N de empleados:
196
rea:
Logstica
A quien reporta:
Quien le reporta:
Supervisores
Auxiliares
de
Almacenamiento
Coordinar el movimiento de la mercadera en las bodegas a nivel

nacional, su ingreso y salida, y lugares de almacenamiento.
Responsable de almacenamiento de Inventario
Aprobacin de Transferencias de Inventario entre Bodegas
Verificacin de liquidaciones de mercadera
Aprobacin de Notas de Pedido
Capacitacin
de
nivel
nacional
sobre
el
sistema
de
almacenamiento

Comercial
Experiencia: Mnimo tres aos de experiencia en puestos similares.
197

Excel; Ingles Bsico; Retail, Layout.
Supervisor de Almacenamiento
Ttulo del puesto:
Supervisor de Almacenamiento
N de empleados:
rea:
Logstica
A quien reporta:
Quien le reporta:
Auxiliares de Almacenamiento
Distribuidor el producto en los espacios respectivos, controlar su

estado y manipulacin.
Verificacin de las condiciones de almacenamiento
Distribucin del espacio fsico en la bodega
Verificacin aleatoria del estado de los productos
Elaboracin de Transferencias de Inventario
Control de Kardex
198
Control de mnimos y mximos
Elaboracin de Notas de Pedido
Reporte de Productos caducados o por caducar
Toms Fsicas aleatorias
Educacin formal necesaria: Mnimo dos aos de universidad en la

carrera de Ingeniero Comercial.
Experiencia: Mnimo dos aos de experiencia en puestos similares.
Excel; Ingles Bsico; Retail, Layout.
relaciones interpersonales, liderazgo.
Auxiliar de Almacenamiento
Ttulo del puesto:
Auxiliar de Almacenamiento
N de empleados:
rea:
Logstica
A quien reporta:
Quien le reporta:
si mismo
199
Manejo de mercadera, ingresos, egresos y transferencias, control de

caducados.
Manipulacin de la mercadera
Control de productos caducados o por caducar
Identificacin de los productos por fechas de caducidad
Devolucin de productos
Verificacin peridica del estado de los productos
Reporte de Productos caducados o por caducar
Educacin formal necesaria: Bachiller

Excel; Layout.
relaciones interpersonales.
200
Jefe de Distribucin
Ttulo del puesto:
Jefe de Distribucin
N de empleados:
rea:
Logstica
A quien reporta:
Quien le reporta:
Supervisores
Auxiliares
de
Almacenamiento, Despacho, transporte,

entrega y distribucin.
Organizacin del cronograma de distribucin, coordinacin de los

transportes.
Aprobacin del cronograma de distribucin a nivel nacional
Aprobacin de Transferencia a puntos de Venta o Unidades

Militares
Aprobacin de Salida de Vehculos de transporte de mercadera
Elaboracin del presupuesto de distribucin
Asignacin de distribuciones
201

Comercial
Experiencia: Mnimo tres aos de experiencia en puestos similares.
Supervisor de Despachos
Ttulo del puesto:
Supervisor de Despachos
N de empleados:
rea:
Logstica
A quien reporta:
Quien le reporta:
Auxiliares de Despachos
Coordinar el despacho y entrega de mercadera desde PV Norte o Sur

respectivamente a su destino.
202
Verificacin fsica de las transferencias
Confirmar recepcin de mercadera en el destino
Elaboracin de las transferencias de inventario
Comprobacin de Kardex
Coordinacin de la entrega de mercadera en vehculos rentados
Educacin formal necesaria: Mnimo dos aos de universidad en la

carrera de Ingeniero Comercial.
Experiencia: Mnimo dos aos de experiencia en puestos similares.
relaciones interpersonales, liderazgo.
Auxiliar de Despacho
Ttulo del puesto:
Auxiliar de Despacho
203
N de empleados:
rea:
Logstica
A quien reporta:
Quien le reporta:
si mismo
Entrega de la mercadera despachada.
Verificacin Egresos de Inventario
Entrega al transportista
Revisin de la mercadera entregada.
Educacin formal necesaria: Bachiller

Excel.
relaciones interpersonales.
204
4.10. Indicadores de gestin

Para la elaboracin de los indicadores de gestin se trato de ejemplificar varios casos, los mismos que son aplicados a los procesos
considerando los distintos Puntos de Venta y las actividades que se realizan en cada una de estas debido a que la magnitud de todos
los procesos y las transacciones son relativamente altas debindose considerar una muestra para la aplicacin de los indicadores.
Adquisicin de mercadera
TIPO DE
NOMBRE DEL
OBJETIVO
INDICADOR
INDICADOR
Comprobar la correcta
1
Eficacia
elaboracin del listado

de compras mensuales.
Verificar
Efectividad
presupuesto
del
mensual
RESOLUCION
RESULTADO
Listado de compras
Listado de compras
mensuales
aprobados
200
Listado de compras
350
0.57
de
compras mensual
compras
$ 3,000,000.00
Compras
$ 3,500,000.00
Cumplimiento
Aprobacin
del
Presupuestos
del
presupuesto
de
aprobados
presupuesto
compras mensual.
de
compras
oportunamente
205
varios
listados
de
compras mensuales en un mes antes
El 86% de las compras mensuales

0.86
cumplen
con
el
presupuesto
establecido.
de compras.
Verificar la aprobacin
elaboran
de aprobar el definitivo.
Presupuesto de
Presupuesto
INTERPRETACION
Se
elaborados
el
cumplimiento
INDICADOR
A penas del 8% de los presupuestos

0.92
11
de
compras
mensuales
aprobados oportunamente.
no
son
Presupuestos
12
elaborados
Proveedores que
Comprobar que todos

los
4
Cumplimiento
proveedores
Requisitos
de
de
cumplan
con
los
calificacin
requisitos
para
ser
proveedores
proveedores
Inventario
620
Total de
650
Solo el 95% de los proveedores

0.95
de
tengan
contratos firmados.
calificacin de proveedores.
Contratos
con
proveedores
legalizados
Contratos
legalizados
730
Total de
800
Apenas el 91% de los proveedores

0.91
Comprobar que todos

Cumplimiento
los proveedores estn

calificados.
Calificacin
de
proveedores
tienen sus contratos legalizados con

Cossfa.
Proveedores
El 19% de los proveedores no se
Proveedores
cumplen con todos los requisitos de
Calificados
Verificar que todos los

Cumplimiento
requisitos
Proveedores
calificados.
cumplen con los
Calificados
650
Total de
800
encuentran
0.81
Proveedores
principalmente
calificados,
los
de
servicios
debido a que no cumplen con los

montos requeridos para calificarse
como proveedores.
Confirmar
7
Eficacia
que
las
Elaboracin
de
rdenes de compra
ordenes de compras se
rdenes de compra
aprobadas antes de
realicen antes de la
mensual
la nota de recepcin
206
El 12% de las rdenes de compra se

0.88
2200
realizan
despus
de
llegada
la
mercadera debido al cambio de
llegada
de
la
Total rdenes de
mercadera
2500
precios por el proveedor.
compra realizadas
mensualmente.
Utilizar el flujo de caja
8
Efectividad
de
la
empresa
de
manera eficiente.
Disponibilidad
de
flujo de caja en
compras
de
inventario mensual
Cumplimiento
El 98% de las compras de inventario
inventario a crdito
2450
Total compras de
2500
0.98
las rdenes de compra
Ordenes
de
compra realizadas
cuenten con las firmas
Compras aprobadas
rdenes de compra
de aprobacin.
autorizadas
se las realiza a crdito, solo se

realizan compras al contado para
obtener descuentos adicionales.
inventario
Total rdenes de
Confirmar que todas

9
Total compras de
2500
2500
Todas las rdenes de compra deben

1.00
ser aprobadas, caso contrario no se

procede con el pago al proveedor.
Correcciones que deben realizarse:
Se debe realizar una revisin mensual del presupuesto de compras, para lo cual las compras deben ser planificadas con
anterioridad y dependiendo la temporada del ao.
Se debe procurar la calificacin de todos los proveedores a fin de garantizar entregas oportunas y negociacin de mejores
precios.
207
N
TIPO DE
INDICADOR
NOMBRE DEL
OBJETIVO
INDICADOR
Cumplimiento
productos
que
ingresan a la empresa
se elabore una nota de
Recepcin
de
productos diario
Cantidad
de
en la orden de compra
producto recibido
se reciba.
Eficacia
que
los
Calidad
de
los
y cumplan con los
productos recibidos
de
calidad.
Eficacia
Confirmar
60
Pedidos recibidos
70
0.86
diariamente no se realiza la nota de

recepcin el mismo da
El 21% de los pedidos no se reciben
completamente
55
Pedidos recibidos
70
0.79
completamente, principalmente en
productos perecibles o de gran
volumen.
Pedidos recibidos
en buenas condiciones
requerimientos
diariamente
diariamente
productos se reciban
3
El 14% de los pedidos recibidos
elaboradas
Pedidos recibidos
el producto solicitado
Verificar
INTERPRETACION
diariamente
Comprobar que todo

Eficacia
RESULTADO
Recepcin
recepcin.
RESOLUCION
Notas de
Verificar que de todos

los
INDICADOR
de conformidad
28
Total de pedidos
30
El 93%, es decir la mayor parte de

0.93
los
productos
perecibles
son
perecibles
recibidos segn los requerimientos
recibidos
de control de calidad.
diariamente
que
los
Conformidad de los
Pedidos recibidos
productos se reciban
productos recibidos
con los productos
208
65
0.93
El 93% de los productos son

recibidos de acuerdo a lo solicitado
de
acuerdo
las
diariamente
conforme a lo
especificaciones de la
en la orden de compra.
solicitado
orden de compra.
Pedidos recibidos
70
diariamente
Eficacia
Realizar
las
liquidaciones
de
mercaderaen el mes
que corresponde
El 9% de los pedidos recibidos en el
Pedidos recibidos
Liquidaciones
de
mensualmente
mercadera
Pedidos
realizadas
liquidados
mes
2500
1.09
las
Eficacia
generados
por
la
empresa y la factura
entregada
por
al
mes
siguiente, debido a que no se
das de cada mes.
Liquidaciones con
diferencias entre los

documentos
liquidados
realizan liquidaciones los ltimos 2
2300
mensualmente
Comprobar
son
Diferencia
entre
factura y liquidacin
diferencias
2000
Pedidos
2300
Solo el 87% de los pedidos son

0.87
liquidados
liquidados no tienen diferencias de

precio o cantidades.
mensualmente
el
proveedor
Notas de crdito
Solicitar las notas de

7
Eficacia
crdito por diferencias
Solicitud de notas de
en el menor tiempo
crdito
posible.
recibidas
250
Notas de Crdito
300
Solicitadas en el
mes
209
El 17% de las notas de crdito

0.83
solicitadas a los proveedores no son

entregadas
corresponde.
en
el
mes
que
Facturas
Comprobar la entrega
Eficiencia
de la documentacin a
Entrega
finanzas en 48 horas
documentacin
de
Finanzas
recibida
la
documentacin
de
entregadas a
Finanzas
120
Facturas
150
Diariamente se entregan solo el

0.80
80% de las facturas procesadas en

el da.
Procesadas x da
Se debe respetar los horarios de entrega de mercadera por parte de los proveedores, a fin de liquidar la mercadera el
mismo da.
Acordar con los proveedores que las entregas sean completas, caso contrario especificar sanciones a fin de evitar
posibles inconvenientes con ellos por mercadera no recibida.
TIPO DE
INDICADOR
OBJETIVO
Comprobar el stock de
Eficiencia
los productos antes de

solicitar producto.
NOMBRE DEL
INDICADOR
Comprobacin
de stock mximo
INDICADOR
RESOLUCION
RESULTADO
Stock actual del
El punto de venta tiene el doble del
producto
40
Stock mximo
20
210
INTERPRETACION
2.00
stock
mximo
requerido.
del
producto
Comprobar el stock de
2
Eficiencia
los productos antes de

solicitar producto.
Verificar
Eficacia
Stock actual del
Comprobacin
de stock mnimo
cumplimiento
del
Cronograma
cronograma
de
pedidos
de
se
Transferencias
operacin.
mensualmente
Solo se han realizado 67% de los
Pedidos realizados
0.67
producto
mnimo
para
su
pedidos
establecidos
en
el
cronograma.
las
de
realizadas en el
mercadera
mensuales
sistema.
El
sistema
100
Transferencias
110
0.91
91%
de
las
transferencias
realizadas han sido regularizadas en

el sistema.
fsicas realizadas

Cumplimiento
10
de
Transferencias
de
realice a travs del
Stock mnimo
0.30
de distribucin.
transferencias
mercadera
segn cronograma
Verificar que todas las
Cumplimiento
producto
Pedidos realizados
el
pedidos.
El punto de venta cuenta con el 30%
responsabilidad en las
transferencias
Aprobacin
de
transferencias
mensuales
realizadas.
Transferencias
La mayor parte de las transferencias
aprobadas
105
Transferencias
110
0.95
se regularizan con las firmas en el

mismo mes.
fsicas realizadas
Viajes
Verificar que las rutas

6
Eficiencia
de
entrega
de
mercadera sean las

adecuadas.
Transporte
mercadera
mensual
de
programados
40
Viajes realizados
50
mensualmente
El 20% de los viajes realizados en el

0.80
mes no son programados debido a

que la empresa tambin realiza
entregas a unidades militares.
211
Comprobar que toda

movilizacin
7
Cumplimiento
mercadera
se
Viajes realizados
de
Elaboracin de la
la
Gua
realice con la gua de
de
Remisin
mensualmente
50
Guas de Remisin
50
No se permite la salida de la
1.00
mercadera sin la gua de remisin

respectiva.
realizadas
remisin respectiva
Verificar
que
destinatario
8
Eficacia
el
apruebe
Aprobacin
en el sistema todas las
transferencias
transferencias
recibidas
realizadas
de
Transferencias
Solo el 90% de las transferencias
aceptadas en el
cargadas en el sistema son aceptadas
sistema
90
Transferencias
100
0.90
en el sistema, debido a que si no se

aprueba en 48 horas la transferencia
se anula automticamente en el
realizadas en el
sistema.
sistema
Transferencias
Verificar
9
Eficacia
las
Transferencias
anuladas
10
100
transferencias
anuladas
Transferencias
anuladas en el sistema
mensualmente
realizadas en el
El 10% de las
0.10
transferencias
ingresadas en el sistema se anulan

mensualmente.
sistema
Se debe realizar una revisin peridica de la rotacin de productos principalmente en puntos de venta regionales a fin de
evitar sobre stock o posibles caducados al final del ao.
Revisar diariamente la aprobacin de todas las transferencias en el sistema.

212
Realizar el cronograma de entrega de mercadera tomando en cuenta las entregas a las unidades militares.
Devolucin de mercadera
TIPO DE
NOMBRE DEL
OBJETIVO
INDICADOR
INDICADOR
Efectividad
de productos que se
Devoluciones
Eficiencia
devuelven
mensuales
si
Eficiencia
mensualmente
150
Pedidos recibidos
2500
proveedores
asumen
la devolucin de los
productos ya sea por
aceptadas por el
Devoluciones
asumidas por el
proveedor
proveedor
130
Devoluciones
150
mensualmente
Comprobar que los
Contratos con
una
de
los
tengan
clausula
devolucin
El 6% de los pedidos recibidos en

el mes es devuelto.
de
de
Solo el 87% de las devoluciones

0.87
Solo el 68% de los contratos con
clausulas de
Clausulas
devolucin
de
devolucin
500
Total de contratos
730
con proveedores
213
mensuales son aceptadas por el

proveedor.
realizadas
rotacin.
proveedores
0.06
Devoluciones
los
mal estado o baja
INTERPRETACION
mensualmente
Confirmar
contratos
RESULTADO
realizadas
mensualmente
RESOLUCION
Devoluciones
Verificar la cantidad
1
INDICADOR
0.68
proveedores tienen clausulas de

devolucin de productos por mal
estado o baja rotacin.
productos
Notas de Crdito
Verificar
4
Eficacia
que
recibidas el
se
reciban las notas de
Notas de crdito
crdito del proveedor
por devolucin
por devoluciones
proveedor
110
Devoluciones
130
El 85% de las notas de crdito por

0.85
devoluciones son recibidas en el

mismo mes que fueron emitidas.
aceptadas por el
proveedor
Nota de devolucin
Cumplimiento
Firmas
de
responsabilidad en las
Nota
notas de devolucin
devolucin
las
legalizadas
140
de
Devoluciones
150
En al menos el 7% de las notas de

0.93
devolucin emitidas, siempre falta

una firma de responsabilidad.
realizadas
mensualmente
Eficacia
Comprobar
la
reposicin
del
producto devuelto
Eficacia
nota de crdito por

devolucin
sistema
en
del
producto
devuelto
Ingreso del numero de

7
Reposicin
el
Producto repuesto
10
Devoluciones
150
realizadas
El 7% de los proveedores no emite

0.07
notas de crdito por lo que repone

el producto fsicamente.
mensualmente
Notas de crdito
Numero de nota
ingresadas en el
de crdito en el
sistema
80
Notas de Crdito
110
sistema
recibidas el
214
Solo el 73% de los datos de la nota

0.73
de crdito son ingresados en el

sistema por validacin.
proveedor
Notas de crdito
Comprobar la entrega
8
de la nota de crdito a
Eficiencia
finanzas en 48 horas
de recibida.
Notas de Crdito
entregadas
Finanzas
entregadas a
Diariamente se entregan solo el
Finanzas
Notas de Crdito
10
0.80
80% de las notas de crdito

procesadas en el da.
Procesadas en el
da
Se debe establecer las causas del mal estado de los productos a fin de minimizar las devoluciones.
Negociar una compensacin por los productos que no sean recibidos por el proveedor.
Verificar la rotacin de los productos para poder disminuir las devoluciones de productos.
Promociones y donaciones
TIPO DE
INDICADOR
Eficiencia
OBJETIVO
NOMBRE DEL
INDICADOR
Verificar el estado
Frecuencia
de
de los productos
verificacin de los
INDICADOR
RESOLUCION
No. Veces que

verifico el producto
215
RESULTADO
0.75
INTERPRETACION
En el mes solo verifica el estado
de los productos el 75% de veces
permanentemente.
productos en el
mes
No. Veces que
que debera hacerlo
debera verificar el
producto
Comprobar
la
rotacin
2
Efectividad
del
producto por lnea

de
producto
Rotacin
del
producto mensual
Ventas en unidades
20
Promedio de
10
El inventario roto 2 veces en el

2.00
existencia
Eficacia
productos
sean
vendidos antes de
su caducidad.
Eficiencia
de
carencia
de
productos
Das para caducar
20
Limite de das para
30
0.67
consumo humano.
(depende del tipo
El producto tiene 67% de tiempo

para consumo humano.
de producto)
Verificar
la
cantidad
de
promociones
Tiempo
producto de baja rotacin en el

PV.
punto de venta.
Comprobar que los
mes, quiere decir que es un
que
ha tenido un punto
No. de Promociones
Promociones en el
mes
aplicadas
30 das
30
0.17
El 17% del mes se ha tenido

productos en promociones.
de venta
Comprobar
5
Eficiencia
perdida
la
en
el
margen bruto de
ventas que se ha
Perdida
del
margen bruto de
ventas
PVP aplicado
promociones
1.80
PVP real
2.00
216
Se perdi el 10% de margen

0.90
bruto en ventas que se planifico

obtener.
tenido a causa de
las promociones
Confirmar que las
promociones
realicen
6
Cumplimiento
No. de Promociones
se
nicamente
con
autorizacin
del
Especialista
de
Promociones
aplicadas
Promociones
El Especialista de Marketing es
1.00
autorizadas
autorizadas
el nico que puede autorizar en

el sistema la aplicacin de un
descuento o promocin.
Marketing
Comprobar
7
Eficacia
la
venta del producto
vendidos
en promocin.
promocin
Verificar
Eficacia
en
que un producto en
promocin tarda en
Eficacia
mensualmente.
Total productos
40
El
0.13
13%
vendidos
de
los
fueron
productos
puestos
en
promocin.
Promedio de das
en promocin
promocin
24
Promedio diario de
Los productos en promocin

4.80
tardan aproximadamente 4.8 das

para ser vendidos en promocin.
venta de productos en
promocin
las
donaciones que se
realizan
Productos en
ser vendido
Comprobar
en promocin
vendidos
la
cantidad de das
8
Productos vendidos
Productos
Promedio
donaciones
mensuales
de
Donaciones anuales
(Dlares)
12 meses
217
8,000.00
12
666.67
La empresa dona en un promedio

de $666.67 mensualmente.
Verificar que las

donaciones
10
Cumplimiento
Donaciones
se
Donaciones
regularicen para ser
legalizadas
registradas
legalizadas
10
Donaciones
12
0.83
Solo el 83% de las donaciones en

el ao han sido legalizadas.
realizadas
contablemente.
Disminuir la adquisicin de productos que constantemente estn en rotacin.
Realizar mayor inversin en publicidad a fin de dar a conocer las distintas promociones que tiene la empresa.
Legalizar las actas de donaciones oportunamente.
Baja de inventario
TIPO DE
INDICADOR
Comprobar
1
Efectividad
NOMBRE DEL
OBJETIVO
INDICADOR
la
cantidad de productos
caducados a dar de
baja
Efectividad
Comprobar
la
Productos
caducados
mensualmente
Productos en mal
INDICADOR
RESOLUCION
RESULTADO
INTERPRETACION
Productos
caducados
160
Total productos a
200
0.80
El 80% de los productos a dar de

baja son caducados.
dar de baja
Productos en mal
218
40
0.20
cantidad de productos
estado
en mal estado a dar de
mensualmente
baja
Cumplimiento
que
legalicen
se
las
solicitudes de baja de
inventario
tipo de producto que

Eficacia
es solicitado para dar

de
Total productos a
200
Actas de baja de
Actas firmadas
inventario firmadas
Actas elaboradas
baja
con
ms
0.50
mensualmente
Verificar cual es el
baja son en mal estado.
dar de baja
Verificar
3
estado
Solo el 50% de las actas se

legalizan a tiempo.
Productos
Bajas de inventario
por productos
perecibles
30
Total productos a
200
0.15

baja son perecibles.
dar de baja
frecuencia
Comprobar
5
Eficacia
que
se
realice oportunamente
Informes de baja de
los informes de bajas
inventario
de inventario
Eficiencia
de
producto dado de baja

en
relacin
360
Actas de baja de
15
Los
24.00
inventario
al
informes
inventario
de
se
bajas
de
demoran
aproximadamente 24 das en ser

legalizados.
mensual
Verificar cual es el
porcentaje
360 das
Baja de inventario
Baja de inventario
anual
anual
Total de
Inventario
inventario total
219
Las
186,000.00
$ 3,600,000.00
0.05
bajas
de
inventario
representan el 5% del total del

inventario.
Verificar que todos

7
Eficacia
los productos a dar de

baja sean destruidos
Comprobar
Eficacia
que
Productos
Productos
destruidos
190
destruidos
Productos dados
200
El 95% de los productos dados

0.95
baja
son
destruidos
oportunamente.
de baja
las
de
Actas firmadas
bajas de inventario se
Actas de control de
por control de
realicen
calidad en la baja
calidad
de inventario
Actas elaboradas
por control de calidad
Confirmar las actas de
Actas de baja de
Actas notariadas
13
El 87% de las actas de baja de
baja de inventario que
inventario
Actas de baja de
15
han sido notariadas
notariadas
bajo
las
normas de control de
El 75% de las actas realizadas

0.75
mensualmente son verificadas
calidad
Cumplimiento
inventario
Determinar responsabilidades en la baja de inventarios.
Realizar un control de la constancia de productos dados de baja.
Legalizar oportunamente las actas de baja de inventario.
Toma fsica de inventarios
220
0.87
inventario son notariadas en el

ao.
TIPO DE
NOMBRE DEL
OBJETIVO
INDICADOR
INDICADOR
Eficacia
apoyo en la toma fsica
Distribucin
de
anual por punto de venta
personal por PV
a nivel nacional.
Eficacia
Diferencia
saldos
inventario
en
los
de
kardex
Eficiencia
186
Total de personal
314
toma fsica
198
Saldo final segn
200
0.59
Perdida
toma
ventas
fsicaanual
que
realiza los primeros das
diaria
por
en
toma
fsica
enero
30 das
0.99
Eficacia
la
concentracin
de
inventarios en cada punto
Porcentaje
Efectividad
el 99% de producto que se
26,666.67
empresa
pierde
aproximadamente
$27,000
diario por cada da de toma

fsica de inventarios
de
inventario por PV
PV El Coca
Total de
El 7% del inventario total se
243,000.00
$ 3,600,000.00
0.07
Verificar la certeza en la
Reconteo de la toma
toma fsica de inventarios
fsica (unid)
Inventario segn
conteo inicial
221
0.95
220
encuentra en el Punto de venta

el Coca.
Inventario
de venta
5
se
constaba en el kardex
800,000.00
30
personal
encuentra dando apoyo en
La
$
del
En la toma fsica se encontr
del ao
Comprobar
59%
Matriz.
Total Ventas mes
pierde la empresa por la
INTERPRETACION
El
kardex
Verificar las ventas que
Matriz
Saldo final segn
entre la toma fsica y los

finales
RESULTADO
a nivel nacional
Verificar las diferencias

2
RESOLUCION
Personal en
Determinar el personal de
1
INDICADOR
Solo el 95% del inventario por

un
producto
fue
contado
inicial y en relacin al
Inventario segn
reconteo
232
inicialmente, la diferencia de
reconteo
inventarios se encontr en el
reconteo.
Determinar
6
Efectividad
qu
porcentaje del inventario
Faltante
se encontr como faltante
inventario
en la toma fsica anual.
neto
de
Faltante neto
Total de
Inventario
480,000.00
$ 3,600,000.00
El 13% del inventario total,

0.13
resulto como faltante en la

toma fsica anual.
Adquirir implementos que contribuyan con la toma fsica, a fin de reducir el tiempo que debe permanecer cerrado los
puntos de venta.
Revisar constantemente el cumplimiento de los procedimientos y polticas establecidas en el manejo de inventarios.
222
4.11. Normativa
1. El tratamiento del Inventario se realizar en base a la NIC 2.

2. El sistema de Inventario que llevar la empresa para todos los productos
ser Inventario Permanente con el mtodo Promedio Ponderado.
3. La valoracin del Inventario debe ser a su costo o Valor Neto Realizable,
dependiendo de cul sea el menor y se realizar en conjunto el
Departamento de Logstica y el Tcnico de Inventarios del Departamento
de Finanzas.
4. Su revisin entre el costo y valor neto realizable se los realizar
trimestralmente o cuando las condiciones del mercado muestren una
importante fluctuacin en los precios de los productos.
5. Se considerar Inventario a todo aquello que est disponible para la venta
y que est relacionado con el giro del negocio.
6. Los costos de transporte del Inventario sern asumidos por el proveedor,
por lo que se gestionar que la mercadera sea entregada directamente en
cada punto de venta, caso contrario el transporte de Matriz a otras
sucursales ser asumido por la empresa y reconocida como gasto.
7. Las bajas de Inventario se las realizar previo informe de la Gerencia de
Logstica, indicando cantidad y costo, para ser aprobadas por auditora
Interna y legalizarlas ante un notario las actas.
8. Toda compra, transferencia y baja de inventario se realizar con
autorizacin del responsable.
9. Las devoluciones de inventario se las realizar con Nota de Devolucin
emitida por el sistema, para posteriormente recibir la Nota de Crdito del
proveedor.
4.12. Glosario de trminos
Inventario.- bienes que posee la empresa, disponibles para la venta.
223
Mercadera en consignacin.- mercadera entregada en consigna o

encargo para ser vendida por la empresa, pero que pertenece a un tercero,
a cuenta y riesgo de este.
Promedio Ponderado.- mtodo de inventario que se obtiene del

promedio de la sumando de los valores existentes en el inventario
dividido para la cantidad.
Valor Neto Realizable.- precio estimado de venta en el curso normal del

negocio menos los costos necesarios en terminar su produccin o sus
costos en realizar la venta.
Mtodo de minoristas.- es un sistema de medicin de costos utilizados

para empresas comerciales que mantienen gran variedad de productos que
rotan velozmente.
COFACE.- Coface Ecuador es una sucursal del Grupo Coface que ofrece
un seguro de cobertura en los riesgos comerciales de ventas a crdito en
caso de no poder ser canceladas.
224
CONCLUSIONES
1. La empresa COSSFA S.A. tiene un sistema de gestin establecido, sin

embargo este no cubre las necesidades de la compaa, ni contribuye al buen
manejo del inventario, lo que ha ocasionado prdidas durante los ltimos 3
aos.
2. El Sistema de Gestin en el manejo de inventario contribuye al buen uso de

los recursos de una organizacin, adems de establecer los lineamientos
necesarios en el tratamiento del Inventario.
3. El establecimiento de un sistema de gestin ayuda al mejoramiento del

trabajo realizado por los trabajadores, ya que los dirige en las diferentes
actividades que deben cumplir, adems de no dejar espacios en blanco al
momento de enfrentarse a cualquier inconveniente en su labor diaria.
4. En COSSFA, el inventario es la materia ms sensible, adems de ser el ms

problemtico en la empresa. Este estudio permiti observar las debilidades
del sistema ya implantado y contribuir al mejoramiento del mismo.
5. A las empresas nuevas se les dificulta el implantar un sistema de gestin que

funcione correctamente desde el inicio, debido a que no conocen la actividad
que van a realizar y los inconvenientes que puedan surgir al iniciar sus
actividades. Con el pasar de los tiempos y auto evaluando su gestin, pueden
mejorar sus polticas y procedimientos implantados.
6. El rea de Logstica es el pilar fundamental de COSSFA, ya que es el

encargado de todo el tratamiento de inventario, adems de ser el primer paso
en las actividades de las otras areas, siendo as que el correcto
funcionamiento de este departamento contribuye a obtener resultados
positivos en toda la organizacin
225
7. La empresa no reacciona de inmediato frente a los distintos errores que han

surgido en los ltimos aos, lo que conlleva prdidas econmicas y desgaste
de sus colaboradores. Adems de el desperdicio de alimentos que pudieron
ser donados antes de que cumplan su vida til.
8. El sistema no contribuye al manejo de inventario, ya que es una herramienta

muy limitante al momento de consolidar la informacin necesaria para
verificar su correcto manejo.
9. La entidad no ha podido cobrar las prdidas de inventario a los responsables,

provocadas por el mal manejo de inventario y el descuido de sus superiores,
debido a que segn el cdigo de trabajo no se puede comprometer ms del
10% del sueldo de un trabajador.
10. El trabajo en conjunto entre todos los integrantes de una proceso y de

aquellos que se entrelazan es el punto clave para el cumplimento de las
metas, ya que por ms que se tenga un proceso bien establecido, si no hay
comunicacin entre los integrantes no se puede cumplir adecuadamente.
226
RECOMENDACIONES
1. La revisin de polticas, procesos y controles debera realizarse al menos una

vez al ao, ya que los factores internos y externos de una empresa cambian
constantemente.
2. Se recomienda la implantacin del sistema de gestin planteado en el

presente trabajo en el mejoramiento de la gestin de la entidad.
3. El sistema de gestin en el manejo de inventario presentado, fue realizado

desde un punto de vista interno, despus de observar las falencias de la
empresa, sin embargo, se recomienda revisarlo en conjunto con especialistas
ajenos a la empresa que puedan contribuir a mejorarlo.
4. Toda empresa debe analizar cul es su factor ms importante, donde se

concentra su capital de trabajo y del que depende su giro del negocio, con la
finalidad de darle mayor importancia en su manejo.
5. En un negocio de Retail es importante mantener la variedad en los productos

y tomar en cuenta las preferencias de los consumidores para llegar a ser
competitivos con empresas similares.
6. Si bien las empresas privadas buscan mejorar su rentabilidad para el bienestar

de sus accionistas y trabajadores, no deben dejar de lado su compromiso con
la comunidad, contribuyendo econmicamente con aquellas personas que
ms lo necesitan. Es por esto que se recomienda que las empresas dedicadas a
la produccin o comercializacin de alimentos y productos en general hagan
costumbre el realizar donaciones a instituciones sin fines de lucro que apoyan
al cuidado de nios, adultos y adultos mayores.
227
7. La empresa debera analizar la opcin de adquirir un nuevo sistema

informtico integrado que permita obtener resultados de forma inmediata en
la toma de decisiones.
8. El capital humano de las empresas debe ser incentivado y capacitado

constantemente en garantizar el cumplimento de sus actividades de una
manera eficiente. Adems de generar un compromiso con la organizacin.
9. Se recomienda que la empresa tome medidas sancionatorias hacia los

responsables por las prdidas de inventario, ya que estos no toman la
prudencia necesaria en salvaguardar los bienes de la empresa.
10. Se recomienda que el personal nuevo que se integre a la empresa sea

capacitado no solo en sus funciones, sino en los procesos que se vincularn a
sus actividades para mayor coordinacin entre departamentos.
228
LISTA DE REFERENCIAS
AMAT, J. M. (2003). Control de Gestin: una perspectiva de direccin. Barcelona:
Ediciones Gestin 2000 S.A.
Comit de Normas Internacionales de Contabilidad. (2006). NIC 2.
Comit de Normas Internacionales de Contabilidad. (2004). NIC 36.
Coopers, & Lybran. (1997). Los nuevos conceptos del control interno: Informe coso.
Madrid: Ediciones Daz de Santos S.A.
Daft, R., & Marcic, D. (2006). Introduccin a la Administracin. Cengage Learnig
Editores.
Ley de rgimen Tributatio Interno. (2004).
Muoz Negrn, D. F. (2009). Administracin de Operaciones. Mexico.
Reyes Ponce, A. (2005). Administracin de Empresas, Teora y prctica. Mxico:
Editorial Limusa S.A.
Seminario Introduccin a las normas y prcticas de auditoria gubernamental. (2003).
Slideshare. Retrieved from www.slideshare.net
Stoner, J., Freeman, E., & Gilbert, D. (1996). Administracin. Mexico: Prentice Hall
hispanoamericana S.A.
The British Standars Institution. (2011). Qu son los sistemas de gestin?Obtenido
de http://bsigroup.com.mx
229
ANEXOS
Anexo No. 1
Listado de equipos necesarios para tratamiento de inventario
Equipos de Refrigeracin
Cortadoras de Carne (Matriz y Sur)
Empacadoras de Carne (Matriz y Sur)
Cortadoras de Embutidos
Balanzas
Montacargas (Matriz y Sur)
Equipos de Computacin
Empaquetadoras al vaco
Etiquetadoras
Equipos de control de calidad
Equipo de sanitizacin y desinfeccin
Equipo de procesamiento de desechos
Equipo de tratamiento de aguas residuales
Anexo No. 2
Cronograma de capacitacin
No.
Tema
de
Fecha
Hora
Del 7
al 9 de
enero
2013
7:30 a
9:30
Tratamiento
productos
perecibles.
Procesamiento de
carnes y embutidos
Del 10
a12 de
enero
2013
7:30 a
9:30
Tratamiento
de
mermas o desechos
Del 14
a15 de
7:30 a
9:30
Capacitador
Ing.
Janeth
Ger
Especialista
de control de
calidad
Ing.
Janeth
Ger
Especialista
de control de
calidad
Ing.
Janeth
Ger
230
Integrantes
Lugar
Personal
de
procesamiento y
control de calidad
rea
perecibles
Personal
de
procesamiento y
control de calidad
rea
de
procesamiento
Personal
de
procesamiento y
Auditorio
de
enero
2013
Almacenaje
de
productos
por
fechas de caducidad
Del 7
al 9 de
enero
2013
7:30 a
9:30
Movilizacin
de
Electrodomsticos
10 de
enero
2013
7:30 a
9:30
Manejo
devoluciones
inventario
16 de
enero
2013
7:30 a
9:30
de
de
Ajustes
Inventario
de
de
Tratamiento
productos
caducados
Donaciones
10
Recepcin
liquidacin
mercadera
y
de
Del 17
al 18
de
enero
2013
Del 21
al 22
de
enero
2013
7:30 a
9:30
7:30 a
9:30
23 de
enero
2013
7:30 a
9:30
Del 24
al 25
de
enero
2013
7:30 a
9:30
Especialista
de control de
calidad
Ing. Orlando
Haro
Jefe
de
Bodegas
Ing. Orlando
Haro
Jefe
de
Bodegas
Ing. Orlando
Haro
Jefe
de
Bodegas
Ing.
Luca
Betancourt
Especialista
en Gestin de
la Estrategia
Ing.
Janeth
Ger
Especialista
de control de
calidad
Ing.
Luca
Betancourt
Especialista
en Gestin de
la Estrategia
Ing.
Luca
Betancourt
Especialista
en Gestin de
la Estrategia
control de calidad
Personal
de
almacenamiento
Bodegas
Personal
de
almacenamiento
bodega elctricos
Bodega
Elctricos
Personal
de
almacenamiento
Auditorio
Jefes de bodega,
Administradores
y
Tcnico de
Inventario.
Auditorio
Personal
de
almacenamiento
y
control
de
calidad
Bodega
de
Caducados y
mal estado
Tcnico
de
Inventarios,
Auditora Interna
y Control de
calidad
Personal
de
bodegas,
Validacin
y
Control
de
calidad
231
Auditorio
Auditorio
Anexo No. 3
Planificacin de compras (cantidades)
CATEGORIA
MAR
ABR
MAY
ASEO
136,000
136,000
136,000
136,000
142,800
140,080
140,080
140,080
133,076
170,000
173,400
176,868
BEBES
12,000
12,000
12,000
12,000
12,600
12,360
12,360
12,360
11,742
15,000
15,300
15,606
BEBIDAS
64,000
64,000
64,000
64,000
67,200
65,920
65,920
65,920
62,624
80,000
81,600
83,232
2,400
2,400
2,400
2,400
2,520
2,472
2,472
2,472
2,348
3,000
3,060
3,121
160
160
160
160
168
165
165
165
157
200
204
208
4,800
4,800
4,800
4,800
5,040
4,944
4,944
4,944
4,697
6,000
6,120
6,242
ELECTRODOMESTICOS
ENTRETENIMIENTO
FARMACEUTICA
FERRETERIA
HOGAR
INFORMATICA
ENE
FEB
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
1,040
1,040
1,040
1,040
1,092
1,071
1,071
1,071
1,018
1,300
1,326
1,353
28,800
28,800
28,800
28,800
30,240
29,664
29,664
29,664
28,181
36,000
36,720
37,454
240
240
240
240
252
247
247
247
235
300
306
312
LIBRERIA/PAPELERIA
10,400
10,400
10,400
10,400
10,920
10,712
10,712
10,712
10,176
13,000
13,260
13,525
LICORES
20,000
20,000
20,000
20,000
21,000
20,600
20,600
20,600
19,570
25,000
25,500
26,010
LINEA BELLEZA
10,400
10,400
10,400
10,400
10,920
10,712
10,712
10,712
10,176
13,000
13,260
13,525
LINEA BLANCA
80
80
80
80
84
82
82
82
78
100
102
104
2,000
2,000
2,000
2,000
2,100
2,060
2,060
2,060
1,957
2,500
2,550
2,601
NO PERECIBLES
560,000
560,000
560,000
560,000
588,000
576,800
576,800
576,800
547,960
700,000
714,000
728,280
PERECIBLES
280,000
280,000
280,000
280,000
294,000
288,400
288,400
288,400
273,980
350,000
357,000
364,140
VESTUARIO
9,600
9,600
9,600
9,600
10,080
9,888
9,888
9,888
9,394
12,000
12,240
12,485
MILITAR
1,600,000
VESTUARIO
1,400,000
PERECIBLES
1,200,000
NO PERECIBLES
1,000,000
MILITAR
LINEA BLANCA
800,000
LINEA BELLEZA
600,000
LICORES
400,000
LIBRERIA/PAPELERIA
200,000
INFORMATICA
HOGAR
ENE
FEB MAR ABR MAY JUN
JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Fuente: COSSFA S.A.

232
Anexo No. 4
Presupuesto de venta de electrodomsticos
AIRES ACONDICIONADOS
CALEFONES
COCINAS
COCINETAS
COMPUTADORAS
CONGELADORES
ELECTRICOS
UNIDADES
HOGAR
PROYECTADAS
HORNOS
IMPRESORAS
LAVADORAS
MICROONDAS
REFRIGERADORAS
SECADORAS
TOTAL UNIDADES
CALEFONES
COCINAS
COCINETAS
COMPUTADORAS
CONGELADORES
(*) PRECIO ELECTRICOS
ESTIMADO HOGAR
HORNOS
IMPRESORAS
LAVADORAS
MICROONDAS
REFRIGERADORAS
SECADORAS
CALEFONES
COCINAS
COCINETAS
COMPUTADORAS
CONGELADORES
(=) Ventas ELECTRICOS
Proyectadas HOGAR
(Dolares)
HORNOS
IMPRESORAS
LAVADORAS
MICROONDAS
REFRIGERADORAS
SECADORAS
TOTAL VENTAS
1er Trimestre 2do Trimestre 3er Trimestre 4to Trimestre

8
11
10
12
4
5
5
6
208
270
249
297
55
71
66
78
204
265
244
291
6
8
8
9
2,409
3,131
2,890
3,441
1,069
1,390
1,283
1,527
2
3
3
3
134
175
161
192
168
218
202
240
147
191
176
210
204
265
244
291
44
57
53
63
4,662
6,061
5,594
6,660
307
307
307
307
262
262
262
262
406
406
406
406
64
64
64
64
782
782
782
782
831
831
831
831
181
181
181
181
48
48
48
48
429
429
429
429
70
70
70
70
533
533
533
533
135
135
135
135
604
604
604
604
558
558
558
558
2,576
3,349
3,092
3,681
1,101
1,431
1,321
1,573
84,358
109,666
101,230
120,512
3,491
4,539
4,190
4,988
159,335
207,135
191,202
227,621
5,237
6,808
6,285
7,482
436,629
567,618
523,955
623,756
51,835
67,386
62,202
74,050
900
1,170
1,080
1,286
9,408
12,230
11,290
13,440
89,594
116,473
107,513
127,992
19,800
25,740
23,760
28,286
122,945
159,829
147,534
175,636
24,600
31,980
29,520
35,142
1,011,810
1,315,353
1,214,172
1,445,443
Fuente: COSSFA S.A.

233
Anexo No. 5
Formato de solicitud y reclamos
Fuente: COSSFA S.A.
234
Anexo No. 6
Tiempo de caducidad por lnea de producto
DIAS ANTES DE LA
CATEGORIA
SUB CATEGORIA
FECHA DE
CADUCIDAD
Aseo
Productos para hogar
30 das
Aseo
Accesorios personales
30 das
Aseo
Caninos
20 das
Bebes
Alimentacin
20 das
Bebidas
Agua
20 das
Bebidas
Energizantes
20 das
Bebidas
Gaseosas
20 das
Bebidas
Jugos
20 das
Bebidas
Refrescos
20 das
Bebidas
Hidratantes
20 das
Farmacutica
Medicinas
30 das
Farmacutica
Naturistas
30 das
Licores
Cerveza
30 das
Licores
Vino
30 das
Licores
Aguardiente
30 das
Licores
Brandy
30 das
Licores
Champagne
30 das
Licores
Coac
30 das
Licores
Cremas
30 das
Licores
Jerez
30 das
Licores
Para cocteles
30 das
Licores
Ron
30 das
Licores
Tequila
30 das
Licores
Vodka
30 das
Licores
Whisky
30 das
No perecibles
Alimentos veterinarios
20 das
No perecibles
Cereales
20 das
No perecibles
Condimentos
30 das
No perecibles
Conservas
30 das
No perecibles
Endulzantes
30 das
235
No perecibles
Enlatados y frascos
30 das
No perecibles
Golosinas
30 das
No perecibles
Granos secos
30 das
No perecibles
Grasas
20 das
No perecibles
Harinas
30 das
No perecibles
Lcteos
30 das
No perecibles
Repostera
20 das
No perecibles
Solubles/productos instantneos
30 das
Perecibles
Al vacio
10 das
Perecibles
Huevos
10 das
Perecibles
Lcteos y subproductos
10 das
Perecibles
Panadera/pastelera
10 das
Perecibles
Productos congelados
10 das
Perecibles
Embutidos
10 das
Perecibles
Productos pre-cocidos
10 das
Perecibles
Pesables
10 das
Fuente: COSSFA S.A.

Anexo No. 7
Plan de marketing y publicidad anual
Objetivo:
Incrementar la afluencia de personas a los supermercados a nivel nacional y dar a
conocer a la ciudadana en general los nuevos beneficios que ofrece la empresa.
Desarrollo:
Primer Trimestre:
Realizar liquidacin de los productos ofertados en Diciembre (ropa, juguetes,

canastas, etc.)
Ofrecer descuentos o promociones en productos de supermercado.
236
Realizar publicidad del Da de San Valentn desde el 1ro de Febrero e Inicio

de Clases regin Costa e Insular.
Ofrecer sorteos por el mes de Febrero.
Segundo Trimestre:
Realizar promociones durante todo el trimestre:

Abril (pago de utilidades en empresas privadas)
Mayo (Da de la Madre)
Junio (Da del Padre)
Realizar sorteos.
Ofrecer descuentos en productos electrodomsticos y almacenes.
Tercer Trimestre:
Realizar promociones por inicio de clases regin Sierra y Oriente.
Ofrecer descuentos y promociones en productos escolares.
Cuarto Trimestre:
Organizar la publicidad de la Temporada Navidea desde los ltimos das del

mes de Octubre.
Organizar sorteos.
Entregar publicidad escrita a instituciones para las ventas Navideas.
Duplicar la fuerza publicitaria en medios de comunicacin.
Anual:
Realizar constante publicidad en medios de comunicacin como Radio,

Prensa Escrita y Televisin. Incrementarla en los meses de Febrero (Da de
San Valentn e Inicio de clase regin costa e insular), Abril (pago de
utilidades), Mayo (da de la madre), Junio (da del padre), Agosto (Inicio de
clases regin sierra y oriente), Noviembre y Diciembre (Navidad).
237
Coordinar aportes de los proveedores ya sea en efectivo o con productos para

las promociones de todo el ao.
Efectuar eventos los fines de semana de quincena y fin de mes.
Anexo No. 8
Reporte del mdulo inventarios
Fuente: COSSFA S.A.
1.
Sucursal: selecciona la sucursal
2.
Selecciona la bodega.
3.
Dar enter o un clic en el icono de color verde con amarillo, para ingresar.
Fuente: COSSFA S.A.
238
Reportes Bodega Stock Producto
Fuente: COSSFA S.A.
Se visualiza el Stock actual del Punto de venta.
Fuente: COSSFA S.A.
Los reportes de stock deben exportarse del sistema individualmente por sucursal,
para ser consolidados en un archivo en Excel y comparado el saldo del Mdulo
Inventarios con el saldo en libros. Archivo Salvar Como.
239
Fuente: COSSFA S.A.
Anexo No. 9
Reporte del sistema Insoft
Fuente: COSSFA S.A.
Ingresa en la venta principal el usuario y clave asignado.
240
Fuente: COSSFA S.A.
Contabilidad Reportes Mayor General
Fuente: COSSFA S.A.
Ingresar el rango de fechas del reporte requerido y se escoge la cuenta contable.

Se verifica que el saldo en libro sea igual al reporte consolidado del modulo
inventarios.
Anexo No. 10
Reporte de Toma Fsica
Los reportes de Toma Fsica se pueden emitir del sistema una vez al ao, dando
como resultado la siguiente informacin:
241
RESUMEN GENERAL TFI 2011 PARA REGISTRO DE BALANCES.

Suma de Costeado
Rtulos de fila
Cossfa Sur
Cuenca Bellavista
El Coca
El Oro
Guayas
La Balvina
La Comandancia
Latacunga
Loja
Machachi
MATRIZ
Pastaza
Portoviejo
Riobamba
Total general
Rtulos de columna
FALTANTE
IGUAL SOBRANTE Total general
JUSTIFICATIVO AJUSTE
TOTAL FALTANTETOTAL SOBRANTE TOTAL BAJA
-49594.28
0
24937.71
-24656.57
(49,594.28)
24,937.71
(24,656.57)
-12759.98
0
2012.04
-10747.94
6,601.19
33.92
(6,158.79)
2,012.04
(4,146.75)
-63285.04
0
8918.87
-54366.17
19,397.65
2,743.74
(43,887.39)
8,918.87
(34,968.52)
-9139.92
0
1059.16
-8080.76
872.86
1,059.96
(8,267.07)
1,059.16
(7,207.91)
-233035.64
0
220577.74
-12457.90
1,553.00
5,582.12
(231,482.64)
220,577.74
(10,904.90)
-12217.25
0
1900.73
-10316.53
4,260.60
(7,956.65)
1,900.73
(6,055.93)
-259.50
0
332.14
72.64
139.26
(120.24)
332.14
211.90
-13479.79
0
3105.89
-10373.91
1,833.19
1,192.11
(11,646.60)
3,105.89
(8,540.72)
-3426.69
0
796.94
-2629.75
121.01
(3,426.69)
796.94
(2,629.75)
-8805.76
0
483.31
-8322.45
(8,805.76)
483.31
(8,322.45)
-240793.60
0
104130.94
-136662.66
54,784.33
2,650.59
(186,009.27)
104,130.94
(81,878.33)
-17426.24
0
1581.74
-15844.50
96.62
(17,329.62)
1,581.74
(15,747.88)
-243.72
0
12.06
-231.66
(243.72)
12.06
(231.66)
-37286.26
0
25172.83
-12113.43
1,026.70 10,403.37
(36,259.56)
25,172.83
(11,086.73)
-701753.68
0
395022.09
-306731.59
90,565.40 23,786.82
(611,188.28)
395,022.09 (216,166.19)
Fuente: COSSFA S.A.
Anexo No. 11
Poltica de contratacin de personal
1. El Personal contratado debe cumplir con el perfil profesional solicitado en
cada puesto.
2. El remplazo de una vacante debe ser cubierta mximo 8 das posteriores a la
renuncia del anterior colaborador.
3. En los puestos vacantes se debe realizar un concurso interno como primer
recurso, posterior a eso se puede realizar un requerimiento externo.
4. Deben existir mnimo tres aspirantes a un puesto para la seleccin del
personal. En el caso existir el numero requerido de personas en un mximo de
15 das, se realizar la seleccin con los aspirantes que aplicaron.
5. Se debe indicar en los contratos nuevos que pasado los 3 meses de prueba, la
empresa podr otorgar cursos de capacitacin al personal, los cuales sern
descontados al empleado si no permanece mnimo 6 meses posteriores de
finalizada la capacitacin.
6. Se realizar una revisin anual de los mejoramientos en el perfil profesional
de cada empleado, con los cuales se analizar un incremento de sueldo,
beneficios o mejoramiento de su cargo actual.
242
Anexo No. 12
Programa de charlas de incentivacin
Se realizar bimensualmente charlas de capacitacin durante 20 minutos a

todo el personal, organizado por el departamento de Talento Humano segn
el siguiente cronograma:
No.
Tema
Fecha
Hora
Motivacin en el
empleo
7 de enero
2013
8:00 a
8:20
Satisfaccin
laboral
4 de marzo
2013
8:00 a
8:20
Relaciones
interpersonales
6 de mayo
2013
8:00 a
8:20
Clima
Organizacional
1 de julio
2013
8:00 a
8:20
Liderazgo
Trabajo en equipo
2 de
septiembre
2013
4 de
noviembre
2013
8:00 a
8:20
8:00 a
8:20
Capacitador
Jessica Torres
Trabajadora
Social
Jessica Torres
Trabajadora
Social
Jessica Torres
Trabajadora
Social
Jessica Torres
Trabajadora
Social
Jessica Torres
Trabajadora
Social
Jessica Torres
Trabajadora
Social
Integrantes
Personal
administrativo
operativo
Personal
administrativo
operativo
Personal
administrativo
operativo
Personal
administrativo
operativo
Personal
administrativo
operativo
Personal
administrativo
operativo
Lugar
y
Auditorio
Auditorio
Auditorio
Auditorio
Auditorio
Auditorio
Semestralmente se solicitar el apoyo de personal especializado para realizar

charlas de motivacin al personal. Se realizar con la Fundacin Manantial
de Vida en los siguientes temas:
Inteligencia Emocional y Liderazgo
Risoterapia
Se colocar permanentemente informacin en las carteleras de la institucin

de logros obtenidos por el personal, mensajes motivacionales y de
informacin de inters para todos los trabajadores.
243
Anexo No. 13
Listado de incentivos a los trabajadores
Bonos de supermercado
Capacitacin gratuita
Mejoramiento profesional
Incremento de sueldos
Bonos por responsabilidad
Das de descanso
Celebracin de los cumpleaos
Celebracin de fechas especiales (San Valentn, Da de la Madre, Da del

Padre, Da del Trabajador, Navidad, Fin de Ao)
Anexo No. 14
Contratos de confidencialidad
CONTRATO DE CONFIDENCIALIDAD
Contrato de confidencialidad que celebran por una parte ______________

representada por _______________ y por la otra parte ________________ al tenor
de las declaraciones y clausulas siguientes:
DECLARACIONES
Declara la Empresa____________________________, por conducto de su

representante:
Que es una sociedad mercantil debidamente constituida, como consta en la escritura
pblica
________________________, otorgada ante _________________, Notario de
_________.
244
Que es su voluntad obligarse en los trminos de ste contrato.

Declara el Comprador, por medio de:
Que es su voluntad obligarse en los trminos de ste contrato.
Declaran las partes, por conducto de sus representantes:
1. Que han decidido transmitirse mutuamente cierta informacin confidencial,
propiedad de cada una de ellas, relacionada con tecnologas, planes de negocios
internos, y otros tipos, a la que en lo sucesivo se le denominar Informacin
Confidencial, relativa a ___________________________
2. Que cualquiera de ellas, en virtud de la naturaleza de ste contrato, podr
constituirse como parte receptora o parte divulgante.
3. Que se reconocen mutuamente la personalidad con la que comparecen a celebrar el
presente convenio y manifiestan su libre voluntad para obligarse en los trminos de
las siguientes:
CLAUSULAS
PRIMERA. Las partes se obligan a no divulgar a terceras partes, la Informacin
Confidencial, que reciban de la otra, y a darle a dicha informacin el mismo
tratamiento que le daran a la informacin confidencial de su propiedad.
Para efectos del presente convenio Informacin Confidencial comprende toda la
informacin divulgada por cualquiera de las partes ya sea en forma oral, visual,
escrita, grabada en medios magnticos o en cualquier otra forma tangible y que se
encuentre claramente marcada como tal al ser entregada a la parte receptora.
SEGUNDA. La parte receptora se obliga a mantener de manera confidencial la

Informacin Confidencial que reciba de la parte divulgante y a no darla a una
tercera parte diferente de sus abogados y asesores que tengan la necesidad de
conocer dicha informacin para los propsitos autorizados en la Clusula Sexta de
ste convenio, y quienes debern estar de acuerdo en mantener de manera
confidencial dicha informacin.
245
TERCERA. La parte receptora se obliga a no divulgar la Informacin

Confidencial a terceros, sin el previo consentimiento por escrito de la parte
divulgante.
CUARTA. La parte receptora se obliga a tomar las precauciones necesarias y

apropiadas para mantener como confidencial la Informacin Confidencial
propiedad de la otra parte, incluyendo, mas no limitando, el informar a sus
empleados que la manejen, que dicha informacin es confidencial y que no deber
ser divulgada a terceras partes.
QUINTA. La parte receptora est de acuerdo en que la Informacin Confidencial
que reciba de la otra parte es y seguir siendo propiedad de sta ltima, a usar dicha
informacin nicamente de la manera y para los propsitos autorizados en la
Clusula Sexta de este contrato y que este instrumento no otorga, de manera expresa
o implcita, derecho intelectual o de propiedad alguno, incluyendo, mas no limitando,
Licencias de uso respecto de la Informacin Confidencial
SEXTA. Las partes convienen que en caso que la parte receptora incumpla parcial o
totalmente con las obligaciones a su cargo derivadas del presente contrato, la parte
receptora ser responsable de los daos y perjuicios que dicho incumplimiento
llegase a ocasionar a la parte divulgante.
SEPTIMA. No obstante lo dispuesto en contrario en este convenio ninguna parte

tendr obligacin demantener como confidencial cualquier informacin:
1. Que previa a su divulgacin fuese conocida por la parte receptora, libre de
cualquier
obligacinde
mantenerla
confidencial,
segn
se
evidencie
por
documentacin en su posesin;
2. Que sea desarrollada o elaborada de manera independiente por o de parte del
receptor olegalmente recibida, libre de restricciones, de otra fuente con derecho a
divulgarla;
246
3. Que sea o llegue a ser del dominio pblico, sin mediar incumplimiento de este
convenio por laparte receptora; y
4. Que se reciba de un tercero sin que esa divulgacin quebrante o viole una
obligacin deconfidencialidad.
OCTAVA. La vigencia del presente convenio ser indefinida y permanecer vigente
mientras existarelacin laboral entre ambas partes.
NOVENA.En los 7 das hbiles siguientes a la fecha de terminacin del presente
convenio o, ensu caso, de su prrroga, toda la Informacin Confidencial
transmitida de manera escrita, grabada en unmedio magntico o de otra forma
tangible, a la parte receptora por la divulgante, deber ser devuelta a laparte
divulgante o, en su caso, destruida en presencia de un representante autorizado de la
partedivulgante, a eleccin de la parte divulgante.
En caso de que la parte receptora no cumpla con la devolucin o la destruccin en
presencia de unrepresentante autorizado de la parte divulgarse en el plazo establecido
en la presente Clusula, laparte receptora, se har acreedora a la Pena Convencional
establecida en la Clusula Sexta del presenteContrato.
DECIMA.Las obligaciones establecidas en ste convenio para la parte receptora,
respecto ala confidencialidad, de la Informacin Confidencial y al uso de la
misma, prevalecern a laterminacin de este instrumento, por un periodo de por lo
menos 2 (dos) aos a partir de dichaterminacin.
DECIMO PRIMERA.Este convenio constituye el acuerdo total entre las partes

respecto a dichainformacin confidencial y substituye a cualquier otro entendimiento
previo, oral o escrito, que hayaexistido entre las partes.
DECIMO SEGUNDA.Ninguna de las partes podr ceder sus derechos y

obligaciones derivados delpresente Contrato.
DECIMO TERCERA.Este convenio solamente podr ser modificado mediante
consentimiento de laspartes, otorgado por escrito.
247
DECIMO CUARTA.Para la interpretacin y cumplimiento del presente contrato,

las partes se someten ala jurisdiccin de las leyes y tribunales de _________,
renunciando desde ahora a cualquier otro fuero quepudiera corresponderles por razn
de sus domicilios presentes o futuros o por cualquier otra causa,sealando desde este
momento como sus domicilios legales los siguientes:
Enteradas las partes del contenido y alcance del presente contrato, lo firman a fecha
___________________
Firma
Fuente:www.modelocontrato.net.
Anexo No. 15
Presupuestos de compra
Producto: Dulacs, Yogurt Durazno, 4 lt.
Punto de Venta: Matriz
ENE
Presupuesto de Ventas (unid)

(+) Inv. Final deseado (unidades)
(-) Inv. Inicial deseado (unidades)
(=) Total Compras (dlares)
30
15
0
45
3.98
179.10
FEB
30
15
15
30
3.98
119.40
MAR
30
15
15
30
3.98
119.40
Fuente: COSSFA S.A.

248
ABR
32
15
15
32
3.98
127.36
MAY
32
15
15
32
3.98
127.36
JUN
32
15
15
32
3.98
127.36
Anexo No. 16
Presupuesto de prdidas de inventario
SUCURSAL
MATRIZ
SUR
GUAYAS
COCA
RIOBAMBA
LATACUNGA
PASTAZA
CUENCA
LOJA
MACHALA
MACHACHI
BALVINA
PORTOVIEJO
COMANDANCIA
TOTAL
PERDIDA 2011
68,321.44
29,234.28
12,242.73
43,054.82
13,486.95
10,863.08
16,206.00
5,072.63
2,298.87
8,768.39
10,124.22
7,367.00
281.81
227,322.21
VARIACION
0%
0%
-91%
-58%
2%
0%
0%
-57%
-57%
-19%
0%
0%
0%
0%
PROVISION 2012
68,321.44
29,234.28
1,119.51
18,104.21
13,697.85
10,863.08
16,206.00
2,185.78
995.21
7,128.64
10,124.22
7,367.00
281.81
246.04
185,875.06
Fuente: COSSFA S.A.

249
MENSUAL
5,693.45
2,436.19
93.29
1,508.68
1,141.49
905.26
1,350.50
182.15
82.93
594.05
843.68
613.92
23.48
20.50
15,489.59
Anexo No. 17
Proceso de unidades militares
Ventas a Unidades Militares
Unidad Militar
Especialista de
Ventas
Administrador Punto
de Venta /
Bodeguero
INICIO
Entrega Orden de
Compra
Verificar si son
productos que
constan dentro del
contrato
NO
SI
Verificar el stock
NO
SI
Remitir el pedido
para la entrega
Ingresar al modulo
de unidades
militares
Realizar una nota

de entrega en el
sistema
Despachar el
pedido
Recibir el producto
y nota de entrega
Del 28 al 30,
facturar la
mercadeia
entregada en todo
del mes
FIN
250
Anexo No. 18
Sistema de marcacin de productos
MARCA
SIGNIFICADO
Producto a caducar en ms de una ao.
Producto a caducar en un mes
Producto a caducar en 20 das
Producto a caducar en 7 das
Producto caducado
Se colocar etiquetas en un lugar visible del empaque de la mercadera a su ingreso a

Bodega para identificar de mejor manera la caducidad del producto.
Anexo No. 19
Costos de distribucin
PUNTO DE VENTA
Machachi
Machala
Guayas
Cuenca
Loja
Pastaza
Riobamba
Latacunga
El Coca
Portoviejo
Magdalena
Recoleta
TRANSPORTE INTERNO
80.00
350.00
250.00
380.00
480.00
280.00
250.00
200.00
480.00
350.00
30.00
20.00
TRANSPORTE EXTERNO
120.00
400.00
300.00
400.00
550.00
300.00
250.00
230.00
550.00
350.00
40.00
40.00
Fuente: COSSFA S.A.

251
Anexo No. 20
Cronogramas de entrega.
PLAN DE DESPACHOS Y ENTREGAS A PUNTOS DE VENTA 2.012
N DE ABASTECIMIENTO 2012
STATUS
ITEM
PUNTO DE VENTA
OK
OK
OK
OK
1
2
3
4
COCA
PASTAZA
GUAYAQUIL
PORTOVIEJO
OK
OK
OK
OK
5
6
7
8
LOJA
MACHALA
CUENCA
RIOBAMBA
OK
OK
OK
OK
9
10
11
12
LATACUNGA
MACHACHI
COMANDANCIA
BALVINA
OK
OK
OK
OK
1
2
3
4
COCA
PASTAZA
GUAYAQUIL
PORTOVIEJO
OK
OK
OK
OK
5
6
7
8
LOJA
MACHALA
CUENCA
RIOBAMBA
OK
OK
9
10
LATACUNGA
MACHACHI
OK
OK
11
12
COMANDANCIA
BALVINA
FECHA PREPARACION DESPACHO

DE PEDIDO
Saturday, January 07, 2012

Monday, January 09, 2012
Tuesday, January 10, 2012
Wednesday, January 11, 2012
TRATAMIENTO NOVEDADES


Wednesday, February 01, 2012
OK
OK
OK
OK
1
2
3
4
COCA
PASTAZA
GUAYAQUIL
PORTOVIEJO
OK
OK
OK
OK
5
6
7
8
LOJA
MACHALA
CUENCA
RIOBAMBA
OK
OK
9
10
LATACUNGA
MACHACHI
Saturday, February 04, 2012

Monday, February 06, 2012
Tuesday, February 07, 2012

OK
OK
11
12
COMANDANCIA
BALVINA

OK
OK
OK
OK
1
2
3
4
COCA
PASTAZA
GUAYAQUIL
PORTOVIEJO
OK
OK
OK
OK
5
6
7
8
LOJA
MACHALA
CUENCA
RIOBAMBA
OK
OK
9
10
LATACUNGA
MACHACHI


OK
OK
11
12
COMANDANCIA
BALVINA

Fuente: COSSFA S.A.
252
FECHA DE ENTREGA PLANIFICADA

Thursday, January 12, 2012
Friday, January 13, 2012
Thursday, February 02, 2012
Friday, February 03, 2012
Thursday, March 01, 2012
Friday, March 02, 2012
Saturday, March 03, 2012
Thursday, March 01, 2012
Friday, March 02, 2012
Saturday, March 03, 2012
SEMANA
PUNTO DE
DISTRIBUCION
SEMANA UNO
CD-NORTE
SEMANA DOS
CD-NORTE
SEMANA UNO
CD-SUR
SEMANA UNO
CD-NORTE
SEMANA DOS
CD-NORTE
SEMANA UNO
CD-SUR
SEMANA DOS
CD-SUR
SEMANA UNO
CD-NORTE
SEMANA DOS
CD-NORTE
SEMANA UNO
CD-SUR
SEMANA DOS
CD-SUR
SEMANA UNO
CD-NORTE
SEMANA DOS
CD-NORTE
SEMANA UNO
CD-SUR
SEMANA DOS
CD-SUR
Anexo No. 21
Kardex
Para acceder al Kardex se ingresa al Mdulo de Inventarios
Fuente: COSSFA S.A.
Verificar o registrar los siguientes datos:

1.
Empresa: COSSFA S.A. COMISARIATOS
2.
Sucursal: Matriz, en el caso que se trabaje desde este punto de venta (en este
campo ser seleccionada la sucursal segn desde donde se trabajar.
3.
4.
Ao: Seleccionamos el ao actual

Usuario: Nominativo asignado por el departamento de sistemas al
responsable (siempre y cuando esta persona este registrado en el sistema
como usuario autorizado)
5.
Clave: clave personal de acceso (esta clave inicialmente es asignada por el
departamento de sistemas, la misma que debe ser modificada por seguridad). Esta
clave es personal e intransferible a otra persona, cada usuario es responsable de
cuidar la misma.
253
Fuente: COSSFA S.A.
1.
Sucursal: selecciona la sucursal
2.
Selecciona la bodega
3.
Dar enter o un clic en el icono de color verde con amarillo, para ingresar.
Fuente: COSSFA S.A.
254
Fuente: COSSFA S.A.
1.
2.
Cdigo: En este recuadro digitar el cdigo de barras o el cdigo administrativo.

Sucursal: seleccionamos la sucursal en donde deseamos verificarlos
movimientos.
3.
Bodega: Seleccionamos la bodega en donde buscarla informacin.
4.
Fecha corte: en fecha de corte se puede dejar con la que da el sistema ya que es
la actual, pero si deseamos obtener la informacin hasta una fecha anterior, puede ser
modificada.
Fuente: COSSFA S.A.
255
A continuacin se detalla cada registro del reporte Kardex:

1.
Kardex Regional: es el punto de venta y la bodega en dnde se verifica los

movimientos de un producto.
2.
Se visualiza el cdigo administrativo para registro interno
3.
En este punto se visualiza el nombre del producto
4.
Se puede observar el cdigo de barras, que viene impreso en el producto.
5.
Fecha que se genera el reporte kardex
6.
Fecha de corte que seleccionamos en la ventana anterior
7.
Refleja el stock actual en bodega o almacn
8.
Refleja el stock inicial, es decir el stock con el iniciamos operaciones esa

bodega o almacn
9.
Fecha y hora que se genero el movimiento de un producto.
10. Usuario responsable de realizar el movimiento del producto.

11.
Cdigo de la bodega en la que estamos verificando el kardex de un

producto.
12. Motivo del movimiento de inventario como por ejemplo, transferencia,

compra, devolucin, ajuste de inventario.
13. Ingreso o un egreso del producto.
14. Nmero de documento con el que se realizo el movimiento del producto,
como por ejemplo, nmero de transferencia, nmero de factura con la que se
ingreso, nmero de nota de devolucin.
256
15. Bodega o almacn de destino o la bodega o almacn de origen de tal

movimiento.
16. Costo del producto
17. Cuando son ingresos, reflejar la cantidad que se est ingresando a la
bodega o almacn.
18. Cuando son egresos de mercadera, reflejar la cantidad que sale de la
bodega o almacn.
19. Saldo del Kardex
20. Costo total del producto existente.
Anexo No. 22
Listado de distribucin
Lugar de Destino:
Cod. de Barras
El Coca
Producto
Cantidad
7861038602108
SA N LUIS M A NJA R DE LECHE,500 GR
5.00
7861039920034
DULA CS,M A NJA R DE LECHE, 125 GR
5.00
7861038602016
SA N LUIS,Y. M ORA 4 LT,S
5.00
7861039930286
DULA CS,YOGURT DURA ZNO,4 LT,2303
7861039930248
DULA CS,YOGURT M ORA , 4 LT,2301
7861039930392
DULA CS,YOGURT GUA NA B A NA , 4 LT,2304
7861092142480
A LP INA ,YOGURT REGENERIS DURA ZNO,1750 GR
7861039930279
DULA CS,YOGURT FRESA ,4 LT,2302
7861038601248
SA N LUIS,Y. DURA ZNO 4 LT,S
7702011011206
COLOM B INA ,M INIP ONKY P A STELITOS SURTIDO 15G25.00
7861056007725
SERVIP A N,GA LLETA S SURTIDA S,300 GR
25.00
7861056007749
SERVIP A N,GA LLETA S SURTIDA S 1KILO
25.00
7861063500332
M ODERNA ,P A N GOURM ET A VENA /SA LVA DO 700 GR,S

10.00
7861063500219
M ODERNA ,P A N INTEGRA L GIGA NTE 500 GR
7861063500349
M ODERNA ,P A N GOURM ET M IEL/SA LVA DO,700 GR 10.00
Fuente: COSSFA S.A.

257
13.00
5.00
16.00
1.00
20.00
4.00
10.00
Anexo No. 23
Listado de productos para puntos de venta
Producto
Cossfa Sur
ACEITES
AFEITADORA
ARROZ
AVENAS
AVES
AZUCAR
CAFES
CAMARAS
CAMISAS/CAMISETAS
CARAMELOS
CARNES
CEPILLOS DENTALES
CERAS DE PISO
CEREALES
CHALECOS
CHOCOLATE
CHOCOLATES
CINTURONES
COCINA
CREMAS DE LECHE
DETERGENTES
DVD`S
ESENCIAS
FLORES
FREJOL
FRITOS
GRANIZADO
JABON
JAMON
LECHE
LECHES FUNDA
LENTEJA
LICUADORAS
MAIZ
MEDIAS
MERMELADAS
PANTALONES
PELOTAS
POLLO
SACOS
SAL
SHAMPOO
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Cuenca
Bellavista
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
El Coca
El Oro
Guayas
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
La
Comandancia
X
X
X
X
Latacunga
Loja
Machachi
Matriz
Pastaza
Portoviejo
Riobamba
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Fuente: COSSFA S.A.

258
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Anexo No. 24
Listado de seguridades en puntos de venta
Puerta Lanford
Antenas de seguridad
Pines de seguridad
Cmaras de video (al menos una)
Cerramientos metlicos en ventanas
Guardias de Seguridad (Matriz y Sur)
Sensores de Movimiento
Respuesta armar del monitoreo de la empresa de seguridad
Botones de Pnico (Asalto e Incendio)
Extinguidores
Sensores de humo
Luces estroboscpicas
Salidas de emergencia
Botiqun de primeros auxilios
259
Anexo No. 25
Listado de cantidades mximas y mnimas por lnea de producto
Categoria
ACCESORIOS CABALLEROS
ACCESORIOS DAMAS
ACCESORIOS DEPORTIVOS
ACCESORIOS MEDICOS
ACCESORIOS NIO / NIA
AGUA
ALIMENTOS VETERINARIOS
ASEO
BISUTERIA/JOYERIA
CALZADO
CALZADO CABALLEROS
CALZADO DAMAS
CALZADO NIO / NIA
CEREALES
COCINAS
COCINETAS
COMPUTADORAS
CONGELADORES
CONSERVAS
CREMAS
EMBUTIDOS
ENDULZANTES
ENERGIZANTES
ENLATADOS Y FRASCOS
GASEOSAS
GOLOSINAS
GRANOS SECOS
HARINAS
HIDRATANTES
HUEVOS
JUGOS
LACTEOS
LACTEOS Y SUBPRODUCTOS
LAVADORAS
Stock Minimo
20
30
5
10
10
2,000
5
100
10
10
30
30
30
30
2,000
10
5
20
3
2,000
100
50
2,000
2,000
4,000
2,000
4,000
4,000
4,000
50
2,000
2,000
2,000
4,000
10
Fuente: COSSFA S.A.

260
Stock Maximo
50
100
20
70
70
15,000
10
500
50
60
120
120
120
120
15,000
60
20
90
10
15,000
500
300
15,000
15,000
50,000
15,000
50,000
50,000
50,000
200
10,000
15,000
15,000
50,000
50
Anexo No. 26
Orden de Compra
Para la elaboracin de una Orden de compra se accede al Mdulo de Inventarios en
la siguiente ruta: Movimiento Compras Orden de Compra
Fuente: COSSFA S.A.
Se escoge el proveedor, la fecha de emisin de la orden de compra y fecha mxima

de entrega.
Fuente: COSSFA S.A.
Nota.- si no se acepta en 48 horas o la mercadera no llega hasta la fecha establecida,

la orden de compra se anula automticamente.
261
Se coloca los productos que se desean comprar digitando los cdigos de barras. Si un
cdigo no coincide con el proveedor el sistema arroja un error
Fuente: COSSFA S.A.
Al finalizar se guarda e imprime para ser legalizado por la persona que elabora y la
que autoriza.
Fuente: COSSFA S.A.
262
Anexo No. 27
Nota de Recepcin
Para la elaboracin de la Nota de Recepcin se accede al Mdulo de Inventarios en
la siguiente ruta: Movimiento Compras Nota de Recepcin
Fuente: COSSFA S.A.
Coloca el nmero de orden de compra, se da clic derecho y se escoge recuperar. Se

visualizan todos los productos de la orden de compra. Se da un visto nicamente en
los tems que se estn recibiendo y se puede modificar las cantidades en menos.
Fuente: COSSFA S.A.
Una vez realizados todos los cambios, se guarda la nota de recepcin y se imprime
para ser legalizada.
263
Fuente: COSSFA S.A.
Anexo No. 28
Liquidacin de mercadera
Para realizar la liquidacin de mercadera se accede al Mdulo de Inventarios en la
siguiente ruta: Movimiento Compras Factura de Compra Local
264
Fuente: COSSFA S.A.
Se coloca el nmero de la Nota de Recepcin y se recupera la informacin. Aqu se

coloca los datos de la factura del proveedor y las observaciones. Se puede modificar
las cantidades y costos solo en valores menores.
Fuente: COSSFA S.A.
Una vez realizados todos los cambios, se guarda la liquidacin y se imprime para ser
legalizada.
265
Fuente: COSSFA S.A.
266
Anexo No. 29
Nota de Pedido
Para realizar la Nota de Pedido se accede al Mdulo de Inventarios en la siguiente
ruta: Movimiento Compras Nota de Pedido
Fuente: COSSFA S.A.
La persona que emite la nota de pedido ingresa los cdigos de barras de los
productos que desea. Si el producto sobre pasa el stock permitido, el sistema arroja
una alerta que impide solicitar ese producto.
Fuente: COSSFA S.A.
Una vez realizados todos los cambios, se guarda la nota de pedido, se imprime para
ser legalizada y ser enviada a Matriz con el fin de entregar la mercadera.
267
Fuente: COSSFA S.A.
268
Anexo No. 30
Para realizar la Transferencia de mercadera se accede al Mdulo de Inventarios en la
siguiente ruta: Movimiento Transferencias y Pagos Consignacin Envo Envi
de Transferencia.
Fuente: COSSFA S.A.
Se escoge el des
Fuente: COSSFA S.A.
Una vez realizados todos los cambios, se guarda la nota de pedido, se imprime a fin
de ser legalizada y enviada a Matriz para la entrega de la mercadera.
269
Fuente: COSSFA S.A.
270
Anexo No. 31
Guas de Remisin
Las guas de remisin se elaboran de manera manual en el siguiente formato:
Fuente: COSSFA S.A.
271
Anexo No. 32
Nota de Devolucin
La nota de devolucin se la realiza segn la siguiente ruta en el modulo de
Inventarios:
Movimiento Compras Devolucin Devolucin de compra
Fuente: COSSFA S.A.
Se indica el nombre del proveedor, numero de factura, razn de la devolucin y los

tems a devolver.
Fuente: COSSFA S.A.
272
Una vez finalizado se da clic derecho, guardas y se imprime para ser legalizado por
los responsables y entregado al proveedor.
Fuente: COSSFA S.A.
273
Anexo No. 33
Solicitud de baja de inventario o descuento mediante nmina
Fuente: COSSFA S.A.

Modificado por: Vernica Castellanos
274
Anexo No. 34
Listado de Baja de Inventarios
Fuente: COSSFA S.A.

275
Anexo No. 35
Acta de Baja de Inventarios
COSSFA S.A
ACTA DE BAJA DE PRODUCTOS CADUCADOS Y MAL ESTADO A
MARZO 2012 PUNTO DE VENTA NORTE.
En la ciudad de Quito, a los 13 das del mes de marzo de 2012, se procede a dar de
baja productos caducados y en mal estado en las instalaciones de COSSFA S.A.
Punto de Venta Norte, almacenados en la Bodega Devoluciones del ao 2011.
La totalidad de la baja de los productos se detalla en el listadode baja de inventarios
por un valor de $ 1,392.59 al costo perteneciente a las Empresa Nestl.
Los Kardex fueron descargados mediante los Ajustes de Egreso # 1320
Los productos en mencin despus de su verificacin y constatacin por los
representantes Logsticos, Financieros, Auditora Interna, fueron desalojado de las
instalaciones de COSSFA S.A. Punto de Venta Norte para la respectiva destruccin.
FIRMAS DE RESPONSABILIDAD
JEFE NACIONAL DE BODEGAS
JEFE
DE
CONTABILIDAD
GERENTE GENERAL
TECNICO
INVENTARIOS
Fuente: COSSFA S.A.

276
DE

Ups QT04289 PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ups QT04289 PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

UNIVERSIDAD POLITCNICA SALESIANA

Tesis previa a la obtencin del ttulo de: INGENIERO EN

DISEO DE UN SISTEMA DE GESTIN EN EL MANEJO DE

VERNICA CRISTINA CASTELLANOS GOYES

JASLY MARIBEL SOTO YELA

Quito, octubredel 2013

DECLARATORIA DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIZACIN DE USO

Yo, Vernica Cristina Castellanos Goyes autorizo a la Universidad Politcnica

Quito, octubre del 2013

El presente trabajo de tesis se lo dedico en primer lugar a las personas ms

Adems, a mi madre, padre y hermanos que a pesar de las dificultades mantuvieron

Agradezco a la Universidad Politcnica Salesiana por contribuir en mi formacin

1.2.5. Frmulas de clculo del costo....................................................................... 34

COMISARIATOS SERVICIO SOCIAL DE LAS FUERZAS ARMADAS....... 46

2.4.4. Personal ................................................................................................... 58

4.7.Procesos .......................................................................................................... 133

Anexo No. 22 ........................................................................................................... 257

El presente trabajo muestra un sistema de gestin en el manejo de inventario en la

Se analiza el diagnostico situacional de la empresa COSSFA, los objetivos, misin,

polticas, estructura orgnica, anlisis

interno y externo, FODA, clientes y competencia.

Se muestra la informacin sobre la empresa, necesaria en plantear el sistema de

El diseo de un sistema de gestin en el manejo de inventario tratado, muestra los

Para finalizarse presenta conclusiones y recomendaciones producto de la

It analyzes the situational analysis of the company COSSFA, objectives, mission,

The design of a management system in inventory management discussed here, shows

Al ser una empresa relativamente nueva en su administracin, todos los procesos

La empresa ha establecido procesos en la adquisicin, almacenamiento, distribucin

En el presente trabajo de grado se utiliz la estrategia de investigacin cientfica

Es una herramienta de mejora continua en los procedimientos, polticas y

La importancia de un correcto sistema de gestin se da por las

Una entidad que ha diseado e implementado un sistema de gestin

la implementacin de un sistema de gestin adecuado segn las

Beneficios del sistema de gestin

El mantener un sistema de gestin en una empresa con lleva varios

Un correcto sistema de gestin

mejora la efectividad de los

procesos, eliminando desperdicios en tiempo, costos y bienes,

Protege la marca y la reputacin de la empresa al entregar al

Se logran mejoras continuas en todos los procesos, objetivos y

conjuntamente de manera adecuada.

Eliminar barreras de comercio

5. Analizar la viabilidad de los programas por parte de los directivos

Como su nombre lo indica, implica estructurar todos los recursos

Como ya se establecieron las unidades de la empresa en el proceso

Para obtener los resultados esperados, es necesario que en la etapa de la

La Direccin es aquel elemento de la administracin en el que se logra la

Trata de la asignacin de una persona o personas responsables del

El liderazgo es una de las cualidades del responsable de la direccin, ya

Es importante que se identifique las destrezas de cada colaborador en el

La esencia de esta funcin es vigilar la adecuada realizacin de las

El control es indispensable con el objetivo de realizar las correcciones

El control frecuente o peridico de las actividades permite a la

Fuente: DAFT, Richard L., MARCIC, Dorothy, Introduccin a la Administracin,

Control interno y de gestin

Definicin control interno

El control interno es un proceso establecido y monitoreado por los

Importancia del control interno

Controla el correcto desempeo del personal en las actividades

Verifica el adecuado uso de los recursos materiales, financieros y

Detecta posibles errores en los diferentes niveles de la

Ayuda a la consecucin de objetivos.

Limitacin del control interno