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OEC.GE.01 V2
REQUISITOS OEC
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A. OBJETIVO
B. CONSIDERACIONES GENERALES EN RELACION A LOS REQUISITOS OEC
C.
DEFINICIONES
Anlisis de Riesgo
5.2.2
Objetivos e Indicadores
5.2.3
Programa de Seguridad
Responsabilidad y Autoridad
5.3.2
5.3.3
Comunicacin
5.3.4
Documentacin
5.3.5
Control de Documentos
5.3.6
Control Operacional
5.3.6.A
5.3.6.B
5.3.6.C
5.3.6.D
5.3.6.E
5.3.6.F
5.3.6.G
5.3.7
Seguridad de la Informacin
Preparacin y Respuesta ante Emergencias
5.4.2
5.4.3
Control de Registros
5.4.4
Auditoras
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y comprobar su vigencia consultando al Departamento OEC.
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A. OBJETIVO
El objetivo de este documento es definir y describir los requisitos a ser cumplidos por
parte de los operadores que aspiren a obtener y mantener la condicin de Operador
Econmico Calificado (OEC).
Adems de cumplir con sus correspondientes requisitos legales (Requisito OEC N 1),
ser financieramente solvente (Requisito OEC N 2), contar con un historial de
cumplimiento aduanero y tributario satisfactorio (Requisito OEC N 3) y con una
adecuada gestin administrativa (Requisito OEC N 4), cada operador certificado o a
certificarse OEC deber establecer y mantener un Sistema de Gestin de la Seguridad
(SGS) (Requisito OEC N 5) que incluya los siguientes aspectos esenciales:
5.1) Poltica de Seguridad,
5.2) Planificacin de la Seguridad (anlisis de riesgo, objetivos, indicadores y
programas de seguridad),
5.3) Implementacin y Operacin de la Seguridad (responsabilidad y autoridad,
toma de conciencia y competencias, comunicacin, documentacin, control de
documentos, control operacional, preparacin y respuesta ante emergencias),
5.4) Verificacin de la Seguridad (medicin y seguimiento, evaluacin del sistema,
incidentes y acciones preventivas y correctivas, control de registros y auditoras),
5.5) Revisin por la direccin,
5.6) Mejora Continua.
En base al contenido de este documento se ha elaborado el formulario de
Autoevaluacin OEC (OEC.RG.03), gua mediante la cual operadores que aspiren a
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C. DEFINICIONES
Sistema de Gestin de la Seguridad (SGS): modo en que los operadores estructuran,
organizan, documentan y llevan a cabo, sistemtica y coordinadamente, sus
actividades y prcticas de seguridad para, en base a su propio anlisis de riesgos,
prevenir, minimizar y controlar los riesgos a los que estn sometidas sus operaciones
de comercio exterior.
Socios Comerciales: se entiende por socios comerciales o por asociados de
negocios a todos los terceros con los cuales un operador se vincula, comercial u
operativamente, dentro de las cadenas de suministro internacional en las que
participa. Incluye a sus clientes y a sus proveedores de productos (partes, materias
primas y productos terminados) y de servicios de contratacin directa y subcontratada
(servicios administrativos y contables, transporte, almacenamiento de mercancas,
tecnologa, vigilancia, limpieza, etc.), ya sean stos nacionales o extranjeros.
Crtico(a) en materia de seguridad: son aquellos componentes (instalaciones, equipos,
productos, procesos, personas, etc.) propios de la organizacin o de sus socios
comerciales, que por estar expuestos a amenazas con alta frecuencia y/o de gran
incidencia y/o con bajo grado de control requieren que se establezcan medidas de
prevencin, control y minimizacin de su riesgo asociado.
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Despachantes de Aduana
Procedimiento que defina las tareas que debe llevar a cabo el personal que
interacta con la Aduana y realiza el seguimiento de las operaciones con
Observaciones pendientes.
Transportistas
Procedimiento que defina las tareas que debe llevar a cabo el personal que
interacta con la Aduana y realiza el seguimiento de las operaciones con
Observaciones pendientes.
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Procedimiento que defina las tareas que debe llevar a cabo el personal que
interacta con la Aduana y realiza el seguimiento de las operaciones con
Observaciones pendientes.
Relleno
de
Contenedor,
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Tanto los objetivos como los indicadores de seguridad deben revisarse y actualizarse
peridicamente (con una frecuencia mnima anual) para asegurar su continua vigencia
y pertinencia, su anlisis debe permitir identificar las acciones de mejora necesarias
para mantener y mejorar la eficacia de su SGS.
5.2.3 Programa de Seguridad
La organizacin debe contar con un programa de seguridad donde se establezcan los
plazos, recursos y responsables para el logro de los objetivos de seguridad, as como
los procedimientos, mtodos y sistemas necesarios para realizarlo.
El programa de seguridad debe revisarse y actualizarse al menos una vez al ao o
cuando ocurra algn incidente de seguridad que amerite modificarlos.
5.3 IMPLEMENTACION Y OPERACIN DE LA SEGURIDAD
5.3.1 Responsabilidad y Autoridad
La organizacin debe tener claramente establecidas las responsabilidades y
autoridades de todo su personal en relacin a la seguridad.
La alta direccin debe involucrarse activamente con la mejora continua de la seguridad
de la organizacin, demostrando que cumple sus compromisos como mximo
responsable por la seguridad de las cadenas de suministro internacional en las que
participa la organizacin. Consecuentemente, debe asignar los recursos necesarios
para el correcto funcionamiento del SGS en su conjunto.
Debe haber una persona que, en calidad de representante de la direccin e
independientemente de otras responsabilidades que tenga asignadas, sea responsable
del funcionamiento del SGS (de su diseo, documentacin, mantenimiento y mejora).
Esta persona debe asegurar la complementariedad y coordinacin de todos los
programas de gestin de la seguridad de la organizacin, debe considerar y valorar los
efectos adversos que la implementacin de los mismos puede provocar en las distintas
reas de la organizacin y debe tener las potestades necesarias para garantizar el
cumplimiento de todos los requisitos de seguridad aplicables a la organizacin y poner
en prctica las medidas preventivas y correctivas que entiendan pertinentes a tales
efectos.
5.3.2 Toma de Conciencia y Competencias
La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para lograr que todas las
personas involucradas en sus operaciones de comercio exterior tomen conciencia de la
necesidad de respetar las normas de seguridad establecidas, de su incidencia en el
logro de los objetivos de seguridad, de su propia responsabilidad sobre las personas,
los procesos y los equipos que tienen a su cargo, de la importancia de aplicar
correctamente los programas de seguridad establecidos y de las consecuencias que
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5.3.4 Documentacin
La documentacin es necesaria para resguardar, fortalecer y mejorar el conocimiento
que la organizacin tiene sobre su propio SGS. Para cumplir eficazmente estos
cometidos debe ser clara, precisa y concisa.
La misma debe ser actualizada con regularidad (como mnimo anualmente), ser de fcil
acceso y estar disponible para cada persona de la organizacin en la medida y con el
grado de detalle que sus responsabilidades en materia de seguridad lo requieran.
La organizacin debe determinar el grado de confidencialidad de la documentacin del
SGS y su contenido debe comunicarse apropiadamente, tanto en la interna de la
organizacin como a los socios comerciales (segn el grado de responsabilidad
correspondiente a cada involucrado).
La documentacin del SGS debe incluir:
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5.3.6.C
5.3.6.D
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5.3.6.E
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Restringir el acceso desde los vestuarios del personal a las reas de almacenaje,
acondicionamiento y carga
Asegurar la revisin peridica y el mantenimiento (plan de mantenimiento y
registros) de los cerramientos, cerraduras, iluminacin y dems equipos y
sistemas empleados para la seguridad de las instalaciones
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Seguridad de la Informacin
requisitos de seguridad para los socios comerciales que tienen acceso a sus
sistemas informticos
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