UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE PSICOLOGA
MODELOS DE INTERVENCIN ORGANIZACIONAL

Propuesta de Consultora
RESUMEN DE CASO
OBJETO SOCIAL
Es un operador logstico farmacutico, ms especficamente, una empresa de distribucin de
Insumos Mdicos Esenciales (IME).
RESEA HISTRICA
Gracias a la iniciativa del Doctor lvaro P., el 3 de febrero de 1998 se funda en Bogot, Colombia,
la empresa Genese y Com. Ltda., hoy Genese S.A.
La empresa nace siendo una distribuidora de medicamentos genricos (aquellos que son ms
econmicos que las medicinas originales y tienen las mismas propiedades curativas), debido a
que el Doctor lvaro durante 23 aos trabaj en diferentes empresas del sector farmacutico
(Jassen, Lafrancol, Bussie y Epsifarma) en las cuales tuvo la oportunidad de conocer el mercado
de dichos productos.
En principio la compaa funcionaba en una casa del barrio Normandia y expenda sus productos
a laboratorios en los cuales el doctor lvaro tena contactos. Debido a que l era el nico
funcionario, se presentaron varios problemas, entre los que cabe mencionar el ms importante: la
acumulacin de inventarios. Por tal motivo, surgi la necesidad de vincular a ms personas al
negocio. De esta manera, al cabo de un ao se contaba con cinco empleados, entre los que se
encontraba su hijo lvaro, el cual ocup el cargo de subgerente. En aquella poca se
representaba su estructura de la siguiente manera:

ADMINISTRADOR

Jefe de
ventas

Asistente
administrati
vo

Jefe de
bodega

Contador
Tesorero

Teniendo en cuenta dicha estructura, se puede afirmar que en principio la empresa funcionaba
con un bajo grado de departamentalizacin. Posteriormente, a medida que se incrementaron sus
ventas y se amplio el mercado, se vieron en la necesidad de trasladarse a una casa ubicada en el
barrio Nicols de Federman. En esta poca, se contaba con: un jefe de bodega, un auxiliar de
despachos, dos ingenieros de sistemas, un facturador, un gerente de ventas, un asistente, tres
vendedores, un asistente contable, una contadora, un kardex, una administradora, dos aseadoras,
uno de transportes y pedidos.
En el ao 2000, se cuenta con un total de 18 empleados y con reconocimiento dentro del
mercado. Adems la empresa se ubica en el Parque Industrial el Dorado en Bogot, Colombia,
en donde se encuentran funcionando actualmente. Por otra parte, se abre una sucursal en
Montera, ubicada en el barrio el Recreo, en donde trabaja uno de sus hijos como subgerente, y
otra en Cartagena.

En esta poca, el doctor lvaro Puerto Plata, viajaba constantemente de Bogot a Montera y
viceversa. Luego, decidi quedarse en Montera, por tal motivo nombr a su hijo lvaro Puerto
Valencia como Gerente de la sucursal ubicada en Bogot.
Finalmente, en el ao 2000, cerraron con 44 personas y con una buena rentabilidad. Y, se
contaba con 6 departamentos, a saber: finanzas y contabilidad, comercial, recursos humanos,
administrativo, sistemas y compras e inventarios.
Para el ao 2001, a pesar de su buena rentabilidad y de importantes avances, en la empresa se
presentaban situaciones difciles, entre las que estaba una cartera elevada, inventarios muy altos
y, como agente externo, la crisis del sector salud. A partir de esto la empresa tom la decisin de
analizar las polticas de ventas y de administracin, llegando a reestructurarlas y generando
estabilidad en las ventas.
En noviembre del ao 2001, como parte de los programas de mejoramiento empresarial, se inicia
el proceso de certificacin ISO 9001 de 2000, con la colaboracin de personal del SENA:
En el ao 2002 la empresa sigui su proceso de crecimiento llegando a departamentos del sur de
Colombia, entre los que se encuentran: Nario y Cauca. Adems, cuenta con modernas y
novedosas instalaciones propias en Bogota, y se empieza a llevar a cabo la construccin de la
bodega en la regional de Montera.
En enero del ao 2005, se empieza a implementar un software dentro de la corporacin, lo cual
gener traumatismo en los empleados, debido a que los mismos no contaban con una previa
sensibilizacin y capacitacin para su uso. Esto repercuti en el curso normal de los procesos
llevados a cabo dentro de la compaa. Actualmente se sigue en el proceso de implementacin de
dicha herramienta tecnolgica y la meta es que cada rea posea su propio software.
En el mes de mayo, del mismo ao, se tuvo que modificar la nomina, gracias a problemas en el
rea de logstica, hubo devolucin de varios pedidos, lo cual llevo a que se decrementaran las
ventas y se despidieran 18 empleados de diferentes reas. Por lo tanto, en la actualidad cuenta
con un total de 101 trabajadores, de los cuales: 73 son empleados de planta, de estos, 9 trabajan
en Montera, 23 son funcionarios contratados por una cooperativa de trabajo y 5 son practicantes.
Por otra parte, y de manera relevante, an se encuentra en el proceso de certificacin de calidad
ISO 9000 de 2000, con la colaboracin de un asesor de la cmara de comercio, por tal motivo se
estn estructurando y aclarando aspectos importantes para la compaa, por ejemplo, se est
definiendo la misin, visin y objetivos que guan el quehacer diario de la misma.
Finalmente como evento importante de los ltimos das, la empresa en el mes de agosto,
incursion en el negocio de la administracin de la clnica de la calle 100. Tambin, debido a las
expectativas de abrir sucursales en Pasto y el Eje Cafetero, se empez a realizar el proceso de
seleccin del personal, que prximamente se ubicar en dichas regionales.
TIPO DE EMPRESA
De acuerdo con el rgimen jurdico, en el que se constituy recientemente la empresa, esta es
una sociedad comercial, ms especficamente, es una sociedad annima o su abreviatura S.A.
de carcter privado. Adems, de acuerdo al nmero de empleados que laboran en la actualidad,
se puede clasificar como una mediana empresa.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ASAMBLEA
GENERAL

JUNTA DIRECTIVA

Revisora
Fiscal

GERENTE GENERAL

Asesores Jurdico
Financiero Tributario

Negocios Especiales
Coordinador Alto Costo

Auxiliar

SUBGERENCIA

Coordinador
Gestin de Calidad

Gerente Regional
Montera

Asistente

DIRECCIN DE
SERVICIO AL
CLIENTE

DIRECCIN
COMERCIAL

DIRECCIN
FINANCIERA

Asistente

Coordinador de
Entidades

Asistente

Asesores de
Servicio

Asesores
Comerciales

rea Contable

Auxiliares

DIRECCIN DE
MERCADEO

Asistente
Facturador
Auditor

Auxiliar de
Facturacin

Auxiliar de
Convenios

Facilitador
centro de
Documentacin II

rea de
Tesorera

Asistente

Auxiliares de
Farmacia CADIs

Supervisor de
Almacn

Mensajero

Auxiliar de
Digitacin

rea
Administrativa

Auxiliares de
almacn

Asistente 1

Mensajero
Con Moto

Asistente II

Auxiliares de
Transporte

rea de Crdito
y Cartera

Analista

Analista de
Inventarios

Analista de
Compras

Asistente
de Compras

Asistente

Coordinador de
recaudos

Auxiliar de
Compras

DIRECCIN DE
TECNOLOGIA Y
SISTEMAS

Ingeniero de
Soporte

Auxiliares

Asistentes de
Mercadeo

Asesor de Mercados
Nacionales e
Internacionales

Asistente
De CADIs

Facilitador
centro de
Documentacin I

DIRECCIN DE
TALENTO HUMANO

Coordinador de
Negocios
Internacionales

Coord. De Servicios
farmacuticos

Coordinador
Contable y
Financiero

Asistente

DIRECCIN DE
LOGSTICA

Practicantes de
Trabajo Social

Asistente
de DBA

Practicante de
Psicologa

Asistente de
Comunicaciones

Recepcionista

Programador
de Sistemas

Servicios
Generales

Auxiliar de
Soporte

Vacantes

NMERO DE EMPLEADOS
En la actualidad cuenta con 101 trabajadores, de los cuales:
73 son empleados de planta, de estos, 9 trabajan en Montera.
23 son funcionarios contratados por una cooperativa de trabajo.
5 son practicantes.
MERCADO OBJETIVO
IPS, EPS, ARS, Fuerzas Armadas Colombianas, drogueras, otros distribuidores de medicamentos
esenciales (empresas pequeas).
PROBLEMA A TRABAJAR - 1
Tenemos graves problemas de comunicacin
ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Inexistencia de Documentos que sustenten la Filosofa Institucional

La empresa no ha realizado un proceso de direccionamiento estratgico en los
ltimos dos aos, por lo tanto no se tiene una estrategia bsica de negocios.
(esto es descrito en el DOFA, consolidado en Agosto de 2005)
No hay una misin y una visin, claras, unificadas y debidamente difundidas en
los empleados.
La misin que fue difundida en el ao 2004 ha sufrido cambios constantes. Los
empleados se han enterado de dichos cambios por rumores, nunca por un
comunicado formal.
No se han divulgado claramente los principios y valores de la empresa.
Los empleados que se han vinculado recientemente, manifiestan que durante el
proceso de induccin nunca se les inform acerca de la misin, visin, principios
y valores de la empresa. Al respecto un trabajador manifiesta: La organizacin
no se ha concentrado en quererlos ensear
falta de procesos claros y formalizados de manera escrita.
Los mtodos de trabajo relacionados con los procesos crticos de la empresa no
estn debidamente documentados. (Descrito en el DOFA)
En la empresa no existe una cultura de calidad establecida. (Descrito en el
DOFA)
El sistema de informacin de la empresa no satisface las necesidades de todas
las dependencias de forma oportuna y confiable. (Descrito en el DOFA)
La comunicacin oral y escrita entre los diferentes niveles de personal de la
compaa (Directivas, tcnicos, administrativos, otros) no es efectiva. (Descrito
en el DOFA)
Se informan los cambios en los procesos y otras eventualidades, de manera:
escrita (memorandos, cartas, cartelera, genes grama), oral (charla informal), en
reuniones formales, correo electrnico (Skype), telfono. Los empleados
manifiestan que dichos medios de comunicacin no tienen un uso productivo, no
se les saca el mayor provecho posible, no se ha explicado la utilidad de cada uno
de ellos o el uso que se les debe dar.
Existen fallas tcnicas, en los medios de comunicacin utilizados en la empresa,
que no son solucionadas rpidamente.
Los jefes de rea dan la informacin que consideran pertinente, pero los
empleados manifiestan que en ocasiones esta se filtra.
Los directivos no divulgan informacin acerca del norte de la compaa.
El Manual de Funciones no ha sido compartido (divulgado) con los empleados.
Los trabajadores dicen que en ocasiones la informacin recibida por parte de sus

jefes, llega tarde y ellos se enteran por otras fuentes de eventos importantes de
la compaa.
La cartelera no se encuentra en un lugar visible para todos, ya que la
infraestructura de la empresa esta dividida (2 edificios, uno de ellos dividido), y la
cartelera se encuentra solo en un edificio (donde est la gerencia) y no todos los
empleados transitan regularmente por esta zona.
Manifiestan: cuando hay dificultades en la empresa, se tiende a ocultar o a
volver tab las cosas.
Los empleados (30%) manifiestan que es casi imposible comunicarse con los
altos directivos, debido a que la mayora del tiempo estn ausentes y cuando
estn, no tienen tiempo para atender sus solicitudes.
En ocasiones la comunicacin interpersonal falla debido a que las personas
creen tener la razn de lo que hacen (que no cometen errores) y no son abiertos
a escuchar recomendaciones o llamados de atencin, lo cual dificulta el
entendimiento y genera conflictos.

PROBLEMA A TRABAJAR - 2
Estilos de direccin inadecuados
ANTECEDENTES DEL PROBLEMA
Los trabajadores (30%) perciben preferencias de los directivos por algunos de
sus compaeros. Los definen como directivos parcializados.
Manifiestan que los directivos no tienen poder de decisin. (20% de los
trabajadores)
Los empleados perciben que los directivos toman decisiones sin un sustento
claro, apresuradas. (20% de los trabajadores)
Los directivos aprueban la realizacin de varios proyectos a la vez que, en
muchas ocasiones, no tienen que ver con lo que se necesita de manera urgente
en la empresa, adems, no se define por cul de ellos comenzar; por lo general
se comienza por varios a la vez y de manera desorganizada.
Teniendo en cuenta la informacin presentada en el anterior caso:
1. Realice una propuesta de consultora orientada a mejorar las dificultades y plantear
alternativas de mejora para la compaa. Incluya en ella cronograma y plazos fijos y una
propuesta econmica para la misma.
De su propuesta depende el mejoramiento en esta rea de la compaa.