CTR Mod6 2010 v1

Mdulo 6: Monitoreo del cronograma y cierre del proyecto
Elizabeth Tello Aragn
ndice

Tema 1: Monitoreo del cronograma ..................................................................................... 3
1.1 Monitoreo de la programacin ........................................................................................ 3
1.2 Monitoreo de costos ....................................................................................................... 8
1.3 Monitoreo de la carga de trabajo .................................................................................. 14
Tema 2: Cierre del proyecto ............................................................................................... 21

2.1 Cierre del cronograma del proyecto ............................................................................. 21
2.2 Emitiendo la curva S final del proyecto ........................................................................ 24
2.3 Informes de performance final del proyecto ................................................................. 30
Instituto de Informtica - INFOPUC
Control de Proyectos con MS Project 2010
Tema 1
Monitoreo del cronograma
Introduccin al tema
Luego de haber establecido la configuracin de nuestro cronograma,

metodologa de control y registro del avance de las tareas, nos
encontramos dentro de la fase ejecucin de nuestro proyecto y
seguimiento del mismo.
Conforme avanzamos en el progreso de las tareas, vamos analizando
el rendimiento del proyecto y nos veremos obligados, en algunos
casos, a realizar ajustes debido a las fechas lmites comprometidas,
costos generales y nivelacin de la asignacin para estar de acuerdo a
lo programado.
Si realizamos cambios en la programacin, costos y recursos entonces
MS Project volver a calcular la programacin para poder apreciar la re
planificacin.
1.1 Monitoreo de la programacin

Idea clave
Si vamos a realizar un ajuste en la programacin deberamos tener en

cuenta lo siguiente:
Lnea base
Ruta crtica
Fechas inicio y fin de las tareas crticas
El avance del progreso de las tareas crticas
Entre los procedimientos para realizar ajustes a la programacin podemos utilizar:
Monitoreo de la ruta crtica y lnea de base para conocer las variaciones.
Monitoreo de las delimitaciones de las tareas, dependencias y duraciones.
Adicionar recursos a las tareas para acortar las duraciones.
A continuacin revisaremos las estadsticas del proyecto del insumo ejercicio6a.mpp,

que se encuentra en la plataforma educativa Paideia PUCP, para obtener una
comparacin con la lnea base.
Vamos a la pestaa Proyecto y hacemos clic en la opcin Informacin del proyecto

luego en la ventana de Informacin del proyecto hacemos clic de nuevo en el botn
Estadsticas:
Pontificia Universidad Catlica del Per
Con la ventana anterior se ha podido verificar los datos macro del proyecto: Duracin
total, Trabajo total y Costo total.
A continuacin revisaremos la variacin de la programacin en las fechas inicio y fin

del proyecto, para esto utilizaremos la tabla Variacin.
Iremos a la pestaa Vista elegiremos la opcin Tabla y hacemos clic en la opcin

Variacin:
La tabla Variacin muestra las fechas de comienzo y de fin programadas actualmente

y las compara con las previstas.
Las variaciones positivas indican atrasos en las tareas mientras que las negativas
significan adelantos.
Como vemos en la tabla Variacin a partir de la tarea Id = 4 que la fecha fin prevista
sufre una variacin de 6.5 das, con lo que las tareas siguientes registran tanto en su
fecha de inicio como en su fecha de fin.
Tambin observamos en la tarea Id= 6 que la fecha fin prevista sufre una variacin de
-22.83 das y las tareas siguientes a ella tambin registrarn cambios en su fecha de
inicio como en su fecha de fin.
Podemos agregar lneas de progreso al diagrama de Gantt para ver grficamente si

las tareas van por delante de la programacin, por detrs o segn lo programado.
A continuacin veremos las lneas de progreso en prctica, filtraremos las tareas hasta
la fecha de estado (28 de febrero de 2011), vamos a la lista desplegable de filtros y
elegimos la opcin Intervalo de fechas entre el 01 de setiembre 2010 y el 28 de febrero
2011.
Luego sobre el rea Gantt, haciendo clic en cualquier parte y presionando el botn
derecho del mouse, seleccionamos la opcin Lneas de progreso:
A continuacin se presenta una ventana con el ttulo de Lneas de progreso:
En la pestaa Fechas e intervalos, seleccionaremos la opcin Mostrar siempre la lnea

de progreso actual.
En Mostrar las lneas de progreso seleccionadas podemos agregar las fechas de

estado que hemos ingresado hasta el momento: 30 de setiembre, 31 de octubre, 30 de
noviembre, 31 de diciembre y 31 de enero.
Escogeremos si queremos que las lneas reflejen el plan previsto.
La configuracin de esta primera pestaa es la siguiente:
En la pestaa Estilos de lnea configuraremos el diseo de las lneas de progreso,

estableceremos el color azul para las otras lneas de progreso aparte de la actual:
El resultado final es el siguiente:
Para realizar ajustes en la programacin:
Revisar y monitorear la lnea de base y la ruta crtica para detectar variaciones

en la programacin.
Ajustar las delimitaciones, dependencias y duraciones de las tareas.
Aadir recursos a las tareas para reducir la duracin.
1.2 Monitoreo de costos

Ideas clave
Una de las delimitaciones que debemos tener en cuenta en nuestro

proyecto es el costo, por tal motivo, debemos tener un constante
control del mismo tanto en los recursos como en las tareas.
Si se hacen variaciones en la programacin, esto podra afectar los

costos de forma positiva o negativa, en cualquiera de los dos casos,
debemos aplicar el anlisis para evaluar los riesgos y consecuencias.
A continuacin revisaremos las estadsticas del archivo ejercicio6b.mpp, que se

encuentra en la plataforma educativa Paideia PUCP.
En el cuadro anterior podemos ver una

aproximadamente S/. 8,000.
Revisaremos luego la variacin de los costos del proyecto, vamos a la pestaa Vista y
activamos la tabla Costo:
variacin
del costo
previsto
de
El resultado sera el siguiente:
En la tabla anterior podemos observar la variacin del costo a partir de la tarea Id = 12.
Luego de identificar las tareas que estn sobre el presupuesto podemos tomar las
acciones correctivas necesarias.
Si deseamos, podemos aplicar filtros que nos permitan ver los costos que exceden el
presupuesto de un recurso especfico o de una tarea.
Para poder ver entonces los costos que estn fuera del presupuesto de todo el
proyecto vamos a la pestaa Vista, luego elegimos el submen Filtro para y hacemos
clic en la opcin Ms Filtros:
10
Inmediatamente veremos una ventana con el ttulo Ms filtros y entonces elegiremos

el filtro Costo mayor que el presupuestado y hacemos clic en el botn Aplicar:
El resultado es que nos filtra en la tabla de costo todas las tareas con variacin
positiva para un mejor anlisis:
11
Otros filtros que podran apoyarnos en el monitoreo del costo son:
Con costo mayor que
Tareas con retraso o presupuesto sobrepasado asignadas a
Trabajo sobre presupuestado a
Si deseamos hacer una revisin del costo utilizando el anlisis del valor ganado
podemos hacer uso de las siguientes tablas:
Tabla Valor acumulado y sus campos:
12
CPTP: Costo presupuestado del trabajo programado.

CPTR: Costo presupuestado del trabajo realizado.
CRTR: Costo real del trabajo realizado.
VP: Variacin de la programacin.
VC: Variacin del costo. Tenemos una variacin negativa en la tarea Id = 3.
CEF: Costo estimado al finalizar.
CPF: Costo presupuestado al finalizar.
VAF: Variacin al finalizar.
Tabla Indicadores de costo de valor acumulado y sus campos:
Tabla Indicadores de la programacin de valor acumulado y sus campos.
%VC: Porcentaje de la variacin del costo. Tenemos una variacin

pequea del 2%, nos mantenemos segn lo presupuestado.
IRC: ndice de rendimiento de costos. Es cercano a 1 (0.98).
IRPC: ndice de rendimiento para completar. Cercano a 1 (1.08) es bueno.
%VP: Porcentaje de la variacin de la programacin.

IRP: ndice del rendimiento de la programacin.
Para tomar acciones correctivas en el proyecto y reducir los costos podemos hacer lo
siguiente:
Ajustar la programacin
Ajustar la asignacin de recursos
Recortar el alcance
13
1.3 Monitoreo de la carga de trabajo

Ideas clave
Como responsables del monitoreo de la programacin del proyecto es

necesario tambin no perder de vista la asignacin de los recursos
tratando de evitar sobre asignaciones o infra asignaciones.
Para un control y monitoreo de los recursos deberamos realizar lo

siguiente:
Revisin de los totales del trabajo general
Revisin de las variaciones del trabajo
Revisin del trabajo sobre presupuestado
Revisin de la asignacin de los recursos
Utilizaremos el archivo ejercicio6c.mpp, que se encuentra en la plataforma educativa

Paideia PUCP.
A continuacin, para revisar los totales del trabajo general, vamos a la pestaa
Proyecto, elegimos la opcin Informacin del proyecto y hacemos clic en el botn
Estadsticas.
En la ventana anterior podemos certificar

aproximadamente, respecto de la planificada.
Luego revisaremos la variacin del trabajo, para ello activaremos la tabla Trabajo.
Vamos a la pestaa Vista opcin Tablas y hacemos clic en Trabajo.
14
una
variacin
de
250
horas
El resultado es que podemos verificar la variacin en la tarea resumen total del

proyecto:
A continuacin aplicaremos filtros para poder revisar el trabajo sobre presupuestado.
Vamos a la pestaa Vista, a la opcin Sin Filtro y hacemos clic en la opcin Ms filtros.
En la ventana que se muestra a continuacin seleccionaremos Trabajo sobre

presupuestado y hacemos clic en el botn Aplicar.
15
El resultado es el siguiente:
En las tareas anteriormente filtradas podemos analizar los recursos y el origen de la

extensin de los trabajos sobre presupuestados.
Revisaremos a continuacin la asignacin de los recursos, como sabemos, estos

aparecen de color rojo en la hoja de recursos.
16
Al lado de cada recurso sobre asignado aparecer una alerta que nos sugiere realizar
una accin de redistribucin:
Iremos a continuacin a la vista Grfico de recursos en la pestaa Recursos:
17
Presionando el botn derecho del mouse y haciendo clic en cualquier parte del rea
del grfico, seleccionamos la opcin Trabajo:
18
Podemos hacer clic en el botn Zoom y luego Alejar que se encuentra en la pestaa
Vista para apreciar mejor el grfico y el resultado es el siguiente:
Podemos tambin ver los detalles de cmo las asignaciones afectan a los recursos
haciendo uso de la vista Uso de recursos.
Agregaremos el campo sobre asignacin en la seccin de Detalles como se muestra a
continuacin:
Para poder observar las infra asignaciones , podemos agregar el campo Disponibilidad
restante en la seccin Detalles, como se muestra a continuacin:
Reduciremos el tiempo para las tareas del recurso Jefe de Oficina Tcnica y Jefe de
Taller:
19
Simulacin
Le sugerimos que revise las siguientes simulaciones demostrativas que se
encuentran en la plataforma PAIDEIA PUCP:
Lneas de progreso
Resumen
20
Los cambios en los proyectos son inevitables debido a las fechas

lmite programadas, los costos generales o porque la asignacin de
los recursos no est alineada con la programacin.
Para todo tipo de cambio temporal, critico o requerido es necesario
aplicar medidas radicales para que el proyecto vuelva a su cauce.
Las tcnicas utilizadas son iguales a las usadas en la planificacin
inicial del proyecto e involucran ajustes en la programacin, costos,
recursos y alcance de manera que MS Project 2010 pueda mostrar
los resultados rpidamente de la nueva re planificacin.
Tema 2
Cierre del proyecto

Introduccin al tema
Hemos llegado a la fase final del seguimiento y control del proyecto sin
embargo, no la menos importante. Como se ver en el desarrollo del
tema, continuaremos con el monitoreo y realizaremos un anlisis del
estado de cierre, apoyndonos en las curvas S de valor acumulado.
Para ejecutar el cierre de un proyecto es necesario seguir los
siguientes pasos:
Completar el % de las tareas dndolas por finalizadas.
Comparar el progreso previsto del actual.
Generar informes que permitan documentar el proyecto.
2.1 Cierre del cronograma del proyecto

Idea clave
Este tema est orientado a brindar los pasos necesarios para actualizar y
cerrar el cronograma para luego ser analizado a travs de las curvas S.
Utilizaremos el archivo ejercicio6d.mpp, que se encuentra en la plataforma educativa

Paideia PUCP, para desarrollar el tema:
21
Revisaremos las estadsticas del cronograma:
Actualizaremos el avance de las tareas al 100%, para esto colocaremos la fecha de

estado el ltimo da actual del proyecto (25 de junio de 2011).
Vamos entonces a la pestaa Proyecto opcin Informacin del proyecto y en la

ventana que se muestra a continuacin establecemos la fecha de estado:
22
A continuacin actualizaremos todas las tareas que estn pendientes de completar,

para eso utilizaremos el filtro Tareas incompletas dentro del listado de la opcin de
Filtros :
Y luego seleccionamos las tareas incompletas filtradas y hacemos clic en el botn

100% de la seccin Programacin:
23
2.2 Emitiendo la curva S final del proyecto

Ideas clave
En esta seccin revisaremos la generacin de la curva S final que nos

permitir analizar el desempeo del proyecto.
Verificaremos que tan cercanos hemos estado del cumplimiento de

nuestros objetivos aplicando las frmulas que nos ofrece el PMBOK en
la curva S.
Utilizaremos el archivo ejercicio6e.mpp que se encuentra en la plataforma educativa

Paideia PUCP.
Revisaremos las estadsticas del proyecto:
En la ventana anterior hemos verificado que el proyecto sobre el cual vamos a generar
la curva S final, ha finalizado.
Verificamos que la fecha de estado corresponda al ltimo da del proyecto:
Estamos listos para generar nuestra curva S final, vamos a la pestaa Proyecto
elegimos la opcin Informes visuales.
24
Como lo hemos visto en los temas anteriores aparecer la siguiente ventana donde
elegiremos la plantilla informe de horas extras del valor acumulado y el nivel de datos
esta vez ser Meses.
Haremos clic en el botn Editar la plantilla y seleccionaremos en la siguiente ventana

los campos AC, valor acumulado y valor planeado.
25
Y generamos la siguiente grfica:
26
Con su respectiva configuracin en la tabla dinmica:
Es recomendable revisar el Mdulo 5 para recordar las frmulas de valor ganado.

A continuacin aadiremos las siguientes columnas a la tabla anterior: SV (VP),
CV (VC), SPI (IRP) y CPI (IRC).
Costo Presupuestado
de los Trabajos
realizados (CPTR)
Valor ganado (VG)
Costo Presupuestado
de los Trabajos
Programados (CPTP)
Valor Planeado (VP)
Costo Real del Trabajo

Realizado (AC)
Variacin de los Costos

(CV o VC)
CV= EV- AC
ndice de rendimiento
de la programacin
(SPI o IRP)
SPI = EV/PV
Variacin de la Programacin
(SV o VP)
SV= EV - PV
ndice de rendimiento
del costo
(CPI o IRC)
CPI = EV / AC
27
Analizando la Variacin de la programacin (SV) encontramos que es negativa en

todos los meses, eso significa que estuvimos siempre atrasados, siendo el mes de
mayor retraso en abril.
Analizando la Variacin del costo (CV) encontramos que tuvimos meses de ahorro y
otros de gastos fuera de lo planeado siendo el mes de mayor ahorro Abril y de mayor
gasto Noviembre.
En el ndice de rendimiento del costo (CPI) encontramos que en promedio general es 1

o cercano a 1 lo que indica un buen rendimiento del costo, hemos recibido por cada
sol que se gast, el trabajo correspondiente a ese costo.
28
En el ndice de rendimiento de la programacin (SPI) encontramos valores que van por

debajo del 0.5 lo que indica una bajo rendimiento del cumplimiento de la
programacin.
Para entender mejor estas conclusiones se muestra un resumen de los valores que
pueden tomar estos campos y su resultado en el proyecto:
Variacin de la Costo
CV = 0
Presupuesto correcto
CV > 1
Se gasto menos de lo presupuestado
CV < 1
Los costos han sido mayores a lo presupuestado

Variacin de la Programacin
SV = 0
SV > 1
SV < 1
Cronograma al da
El proyecto esta adelantado
El proyecto est atrasado
ndice de rendimiento del costo
CPI = 1
CPI > 1
CPI < 1
El proyecto tiene un rendimiento del costo igual a lo planeado

El rendimiento del costo es mayor al planeado
El rendimiento del costo es menor al planeado
ndice de rendimiento de la programacin
SPI = 1
El proyecto tiene un rendimiento del cronograma igual a lo planeado
SPI > 1
El rendimiento del cronograma es mayor al planeado
SPI < 1
El rendimiento del cronograma es menor al planeado
29
2.3 Informes de performance final del proyecto

Ideas clave
En este tema desarrollaremos los informes finales de performance

resultado del seguimiento del proyecto en base a plantillas que servirn
que pueden ser modificados de acuerdo a la realizada de cada
empresa.
Es recomendable que los informes finales de performance presenten la

siguiente informacin:
Indicadores relevantes.
Resmenes rpidos y sencillos.
Grficos o diagramas.
Utilizaremos el archivo ejercicio6f.mpp, que se encuentra en la plataforma educativa

Paideia PUCP, para el desarrollo de este tema.
Revisamos las estadsticas del proyecto, verificando que no tenemos tiempos ni costos
restantes sino que se trata de un proyecto finalizado con una fecha final actual:
El primer informe que deberamos generar es el Informe general del proyecto para
esto vamos a la pestaa Proyecto y hacemos clic en la opcin Informes, a
continuacin, aparecer una ventana donde hacemos doble clic al icono General o
seleccionamos el icono y hacemos clic en el botn Seleccionar.
30
En la siguiente ventana elegiremos la opcin de Resumen del Proyecto:
En la siguiente ventana podemos ver el resumen de todo el proyecto como son

duracin, trabajo, costo, fechas, recursos y tareas:
31
A continuacin, elaboraremos un informe en donde podamos mostrar los indicadores

en el seguimiento del proyecto.
Elegimos la tabla Valor acumulado con las columnas que se muestra a continuacin:
Mostramos las tareas en la jerarqua 2 haciendo clic en la opcin Esquema de la

pestaa Vista.
El resultado es el siguiente, las tareas se muestran de forma resumida por fases:
Luego nos vamos a la pestaa Proyecto y hacemos clic en la opcin Informes y a

continuacin se nos presenta una ventana en la cual haremos doble clic en el icono
Personalizados:
32
Seleccionamos a continuacin el informe de Valor acumulado y hacemos clic en el

botn Modificar:
Realizamos la siguiente configuracin y hacemos clic en el botn Aceptar:
33
Luego en la siguiente ventana hacemos clic en el botn Vista previa:
Y el resultado es el siguiente:
Para completar la generacin de informes emitiremos el informe visual Informe de flujo

de caja:
34
Utilizaremos el nivel de datos Semanal y el resultado es el siguiente:
Simulacin demostrativa
Le sugerimos que revise la siguiente simulacin demostrativa que se
encuentra en la plataforma PAIDEIA PUCP:
Curva S Final.
Ejercicio sugerido
Luego de revisar su material de estudio y las simulaciones del mdulo
puede realizar la siguiente Evaluacin en lnea 5 que se encuentra en la
plataforma educativa Paideia PUCP cuyo tiempo mximo de duracin es
de 15 minutos.
35
Resumen
36
El cierre de un proyecto es una de las fases ms importantes de la

gestin de proyectos porque, dependiendo de la recopilacin de la
informacin, encontraremos el verdadero valor del seguimiento y
control ya que podremos analizar el resultado de nuestra
planificacin.
Los informes e informes visuales podrn demostrar la efectividad de
nuestra planificacin inicial y de las medidas correctivas que se
dieron a la largo de la ejecucin ya sea para imitarlas o no en
proyectos futuros.

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Elizabeth Tello Aragn

Tema 2: Cierre del proyecto ............................................................................................... 21

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Monitoreo del cronograma

Luego de haber establecido la configuracin de nuestro cronograma,

1.1 Monitoreo de la programacin

Si vamos a realizar un ajuste en la programacin deberamos tener en

Fechas inicio y fin de las tareas crticas

El avance del progreso de las tareas crticas

Entre los procedimientos para realizar ajustes a la programacin podemos utilizar:

Monitoreo de la ruta crtica y lnea de base para conocer las variaciones.

Monitoreo de las delimitaciones de las tareas, dependencias y duraciones.

Adicionar recursos a las tareas para acortar las duraciones.

A continuacin revisaremos las estadsticas del proyecto del insumo ejercicio6a.mpp,

Vamos a la pestaa Proyecto y hacemos clic en la opcin Informacin del proyecto

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A continuacin revisaremos la variacin de la programacin en las fechas inicio y fin

Iremos a la pestaa Vista elegiremos la opcin Tabla y hacemos clic en la opcin

La tabla Variacin muestra las fechas de comienzo y de fin programadas actualmente

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Podemos agregar lneas de progreso al diagrama de Gantt para ver grficamente si

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A continuacin se presenta una ventana con el ttulo de Lneas de progreso:

En la pestaa Fechas e intervalos, seleccionaremos la opcin Mostrar siempre la lnea

En Mostrar las lneas de progreso seleccionadas podemos agregar las fechas de

Escogeremos si queremos que las lneas reflejen el plan previsto.

La configuracin de esta primera pestaa es la siguiente:

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En la pestaa Estilos de lnea configuraremos el diseo de las lneas de progreso,

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El resultado final es el siguiente:

Para realizar ajustes en la programacin:

Revisar y monitorear la lnea de base y la ruta crtica para detectar variaciones

Ajustar las delimitaciones, dependencias y duraciones de las tareas.

Aadir recursos a las tareas para reducir la duracin.

1.2 Monitoreo de costos

Una de las delimitaciones que debemos tener en cuenta en nuestro

Si se hacen variaciones en la programacin, esto podra afectar los

A continuacin revisaremos las estadsticas del archivo ejercicio6b.mpp, que se

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En el cuadro anterior podemos ver una

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El resultado sera el siguiente:

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Inmediatamente veremos una ventana con el ttulo Ms filtros y entonces elegiremos

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Otros filtros que podran apoyarnos en el monitoreo del costo son:

Con costo mayor que

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Trabajo sobre presupuestado a

Tabla Valor acumulado y sus campos:

CPTP: Costo presupuestado del trabajo programado.