ANTECEDENTES

El examen de los inmuebles, maquinarias y equipos, rubros tambin denominados

activos fijos, no representa grandes dificultades; sin embargo, como veremos, algunos
aspectos vinculados con su apropiado control, o su adecuada valuacin pueden afectar
la opinin del auditor, especialmente tomando en consideracin su materialidad e
importancia en relacin a otras cuentas que conforman los activos de la empresa.
Por otro lado los grandes escndalos financieros han demostrado que sta tambin
puede ser un rea de riesgo sino es apropiadamente controlada.

El objetivo del control de los activos fijos consiste en demostrar que los activos de
estas cuentas, listados en el balance general son realmente existentes, y que la
organizacin es propietaria de los activos.
El auditor debe obtener evidencia competente y suficiente, mediante procedimientos de
auditora sobre la existencia de estos bienes y adicionalmente revisan los cargos a las
cuentas de reparaciones y mantenimiento en busca de partidas que debieron ser
capitalizadas y comprueban los clculos y el resumen de la depreciacin.

CONCEPTOS PRELIMINARES

DEPRECIACIN
Es la distribucin del costo de los activos fijos de una manera sistemtica y racional
en funcin de la vida til estimada de los respectivos activos.
A travs de la vida til estimada de los activos fijos, los cargos a resultados por
depreciacin se irn acumulando en una cuenta de valuacin (depreciacin
acumulada), de tal manera que al final de cada periodo se muestre a su valor neto,
en ese momento. El importe depreciable es el costo del activo menos su valor
residual.

VIDA TIL
Es el perodo de tiempo en el cual se estima en base a un estudio tcnico, que el
activo fijo aportar un beneficio econmico a la entidad. Es una costumbre contable
generalmente aceptada en el Per, estimar la vida til en base a la norma tributaria
vigente.

COSTO
Es el importe en efectivo o equivalente de efectivo pagados a valor razonable de
otra contrapartida, entregada para adquirir un activo en el momento de su compra o
construccin. Generalmente se registran al costo. El costo incluye el precio de
factura y todos los costos necesarios que se incurren para su puesta en
funcionamiento. Los activos fijos recibidos en donacin se registran a su valor
razonable (en base a tasacin). Se valan neto de depreciacin acumulada.

VALOR RESIDUAL
Es el importe neto que la empresa espera obtener por un activo al trmino de su
vida til, despus de deducir los costos previstos por baja.

VALOR RAZONABLE
Es el importe por el cual un activo podra ser cambiado entre un comprador bien
informado y dispuesto a comprar, y un vendedor bien informado y dispuesto a
vender, en una transaccin de libre competencia.

VALOR CONTABLE
Es el valor al cual es reconocido un activo en el balance general despus de
deducir la depreciacin y/o prdida por desvalorizacin.

PRDIDA POR DESVALORIZACIN

Es el importe por el cual el valor contable de un activo excede al valor recuperable
de dicho activo.

EXCEDENTE DE REVALUACIN
Es cuando se incrementa el valor en libros de un activo como consecuencia de una
revaluacin, tal aumento debe ser acreditado directamente a una cuenta de
excedente de revaluacin, dentro del patrimonio neto. No obstante, el incremento
debe ser reconocido como ganancia del perodo en la medida en que exprese la
reversin de una disminucin por devaluacin del mismo activo, que fue reconocida
previamente como una prdida.

AMORTIZACIN
Es la distribucin sistemtica del importe depreciable de un activo intangible entre
los aos de su vida til estimada.
2

MARCO TERICO
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
DEFINICIN DE ACTIVOS FIJOS:
Los activos fijos son aquellos que tienen una vida til (inicial) mayor a un ao, que son
utilizados por la entidad en sus operaciones. De acuerdo a su valor en el tiempo, se
clasifican en tres tipos:
ACTIVOS NO DEPRECIABLES
Son aquellos que por su naturaleza, al ser usados en la produccin de bienes y
servicios o por el paso del tiempo, no sufren prdida de su valor ni desgaste. Son
activos de vida til ilimitada o que se encuentran an en proceso de construccin o de
montaje y que no se pueden depreciar pues todava no se encuentran en operacin;
por ejemplo: terrenos, construcciones en curso, maquinaria en montaje, etc.

Terrenos
Construcciones en curso
Todo activo comienza su proceso de desgaste o prdida de valor contable, a partir
de la fecha en que la empresa comienza a usarlo para los fines del negocio, y no
desde la fecha de la compra, fabricacin o construccin como a veces se cree.

Maquinaria en montaje
Cuando la maquinaria que compra o fabrica la empresa para su propio uso an no
ha entrado en el proceso productivo porque apenas se est montando, instalando o
armando, no es depreciable, pues se considera que si la compaa no comienza a
utilizarla, tal maquinaria no sufre desgaste ni deterioro.

ACTIVOS DEPRECIABLES
Son aquellos que al ser usados en la produccin de bienes y servicios pierden su valor,
ya sea por la accin de factores naturales o al volverse obsoletos por los avances
tecnolgicos; por ejemplo: Construcciones y Edificaciones, Maquinaria y Equipo,
Equipos de Oficina, Equipos de Transporte (Vehculo).
Cabe destacar que la gran mayora de los Activos Fijos de una empresa son
depreciables. Los activos fijos de la empresa que sufren desgaste o deterioro por el
uso a que son sometidos o por el simple transcurso del tiempo, hacen parte de los
activos depreciables.

Construcciones y Edificaciones
Los edificios fsicamente conforman una sola unidad con el terreno sobre el cual
estn construidos. Sin embargo para efectos contables es necesario separar el uno
del otro, al menos tericamente.
Maquinaria y Equipos
Corresponden a este rubro todos aquellos dispositivos que utiliza la empresa para
producir los bienes y servicios que comercializa.
Equipo de Oficina
Esta cuenta registra los costos histricos de todos los equipos de oficina, sean
mecnicos o electrnicos, adems de los muebles y enseres de propiedad de la
entidad, los cuales se utilizan en el desarrollo normal de sus operaciones.
Equipo de Transporte
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ACTIVOS AGOTABLES
Son aquellos bienes representados por los recursos naturales no renovables, que al
cumplir los fines para los cuales fueron adquiridos disminuyen su valor por la cantidad
de producto que de l se extraiga.
Su costo histrico esta dado por su precio de adquisicin ms todos los costos y
gastos incurridos en su explotacin y desarrollo; por ejemplo: minas y canteras, pozos
petroleros, yacimientos y bosques madereros.
Son todos aquellos bienes que la empresa ha adquirido para poder efectuar sus
actividades productivas o para la prestacin de servicios. Bajo este concepto se
incluyen como parte de los activos, los terrenos, los edificios, es decir los bienes
inmuebles, la maquinaria que utiliza en su proceso productivo, los muebles y equipos,
los vehculos, los bienes en trnsito, es decir aquellos que an no han llegado a la
planta, y las obras en curso, es decir bienes del activo fijo, cuya construccin todava
no ha concluido.
Satisfacer mediante el anlisis de la documentacin que sustenta la adquisicin o la
propiedad y el adecuado tratamiento contable, es uno de los principales
procedimientos de auditora que debe cumplir el auditor sobre este rubro.
Un concepto tambin importante vinculado con los activos fijos, es el concepto del
costo, bajo este concepto, aplicados a estos bienes, podemos precisar que los
principios contables permiten incluir como parte del costo todos los desembolsos
efectuados por la empresa para poner en uso o en funcionamiento el activo.
Bajo este concepto, si una empresa compra un inmueble, una casa; para construir su
terreno, un edificio; los gastos de demolicin podrn ser contabilizados como parte del
costo del nuevo bien.
Es por ello tambin que los gastos de honorarios por la instalacin de una maquinaria
o cualquier servicio vinculado con la puesta en funcionamiento del activo fijo, tales
como los montos pagados a los agentes de bienes races, los costos de examinar,
registrar los ttulos de propiedad, y otros, pueden ser parte del costo del activo.
IMPORTANCIA DE LOS ACTIVOS FIJOS EN UNA EMPRESA
Los activos fijos son la representacin fsica del capital de la empresa.
El cuidado de esta inversin y su control constituyen por lo tanto una labor primordial
para la empresa.
Los activos fijos representan los bienes tangibles necesarios para llevar a cabo las
actividades de venta, distribucin, produccin y de servicio en cualquier empresa.
Representan el 45% del total de los activos en una empresa manufacturera y hasta un
70% de los activos en empresas de servicios.
RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Histricamente, siempre se pens que la responsabilidad del Control Fsico de los
Activos Fijos las adquisiciones y al prorrateo contable de las depreciaciones para
efectos del clculo aproximado de sus costos.
Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que el
Control de los Activos Fijos salga de su destino slo contable y pase a la Gerencia de
Administracin y Finanzas como encargada y responsable de un control fsico y
contables, pues con ello podr:
Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destin y asignar la
responsabilidad de su custodia a un puesto o persona determinada.

Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de
depreciacin al estar focalizados individualmente, se pueden asignar a cada
producto o servicio.
Mejorar la negociacin de sus primas de riesgo con Compaas de Seguros, al
conocer el estado real actual de los Activos Fijos.
Conocer perfectamente la necesidad de inversin que se necesita en Activos Fijos,
para iniciar o continuar una operacin sin problemas.

RECONOCIMIENTO DE UN ACTIVO FIJO

Un activo fijo es reconocido como tal cuando es probable que fluyan a la empresa
futuros beneficios econmicos asociados con dicho activo y el costo del activo puede
ser determinado confiablemente.
Frecuentemente, las partidas de propiedades, planta y equipo representan una
importante porcin de los activos totales de la empresa, por lo que resultan
significativas en el contexto de su posicin financiera. Adems, la determinacin de si
un cierto gasto representa un activo o es un cargo a resultados del perodo, tiene un
efecto importante en los resultados de las operaciones de la entidad.
Al determinar si una partida concreta satisface el primer criterio para su reconocimiento
como activo, la empresa necesita evaluar el grado de certidumbre relativo a los flujos
de efectivo de los beneficios econmicos futuros, a partir de la evidencia disponible en
el momento del reconocimiento inicial. Estimar la existencia de certidumbre suficiente
sobre si la empresa va recibir los beneficios econmicos futuros del activo, implica
asegurarse de que la misma obtendr las ventajas derivadas del mismo, y asumir los
riesgos asociados al bien. Esta constatacin estar disponible slo cuando los riesgos
y las ventajas se hayan traspaso a la empresa. Antes de que esto ocurra, la
transaccin para adquirir el activo puede, generalmente, ser cancelada sin penalizacin
importante, y por lo tanto el activo no se reconoce como tal.
El segundo de los criterios para el reconocimiento como activo, se satisface de forma
inmediata, puesto que la transaccin que pone de manifiesto la compra del activo
identifica su costo. En el caso de un activo construido por la propia empresa, una
medida fiable del costo puede venir dada por las transacciones, con terceros ajenos a
la empresa, para adquirir los materiales, mano de obra y otros factores consumidos
durante el proceso de construccin.
A fin de identificar qu constituye una partida separada, dentro de los elementos
componentes de las propiedades, planta y equipo, se precisa la realizacin de juicios
para la aplicacin de los criterios en la definicin de las circunstancias o los tipos de
empresas especficas. Puede ser apropiado, por ejemplo, agregar partidas que
individualmente son poco significativas, como moldes, herramientas o troqueles, y
aplicar los criterios pertinentes a los valores ya agregados. La mayora de las piezas de
repuesto y equipo auxiliar se contabilizan usualmente como parte de los inventarios, y
se reconocen como gasto a medida que se consumen. No obstante, las piezas de
repuesto importantes y el equipo de sustitucin, cumplen las condiciones para ser
calificados como elementos componentes de las propiedades, planta y equipo, siempre
que la empresa espere usarlos durante ms de un perodo. De forma similar, si las
piezas de repuesto y el equipo auxiliar pueden ser usados slo con un determinado
elemento de las propiedades, planta y equipo, y se espera que su uso se produzca de
manera irregular, se tratarn contablemente como activo fijos, y se proceder a su
depreciacin en un perodo de tiempo no superior a la vida til del elemento con el que
estn relacionados.

En ciertas circunstancias, pueden ser apropiados repartir la inversin total de un activo

entre sus partes componentes, para contabilizarlos por separado. Este podr ser el
caso cuando las partes componentes tienen vidas tiles de diferente duracin, o bien
cuando suministran a la empresa beneficios econmicos siguiendo patrones diferentes,
por lo que necesitan de mtodos y tasas de depreciacin diferentes. Por ejemplo, una
aeronave y sus motores sern tratados como activos fijos depreciables diferentes, si
tienen vidas tiles de distinta duracin.
Algunos elementos de los que componen las propiedades, planta y equipo, pueden ser
adquiridos por razones de seguridad o medioambientales. La compra de tales activos
fijos, si bien no incrementa los beneficios econmicos que proporciona ninguno de los
otros activos existentes, puede ser necesaria para que la empresa logre obtener los
beneficios econmicos derivados del resto de los activos. Si tal es el caso, esas
adquisiciones de elementos pertenecientes a las propiedades, planta y equipo,
cumplen las condiciones para su reconocimiento como activos, puesto que permiten a
la empresa obtener beneficios econmicos adicionales del resto de sus activos,
respecto a los que hubiera obtenido de no haberlas realizado. No obstante, tales
activos sern reconocidos como activo fijo slo en la medida en que el valor en libros
de los mismos, ms el correspondiente a los activos que se relacionan con ellos,
exceda al importe recuperable del conjunto formado por unos y otros. Por ejemplo, una
empresa qumica puede tener que instalar nuevos procesos de fabricacin para cumplir
con la normativa medioambiental relativa a la produccin y almacenamiento de
productos qumicos, reconociendo entonces como parte de las propiedades, planta y
equipo, las mejoras efectuadas en la planta, en la medida en que son recuperables,
puesto que sin ellas la empresa quedara inhabilitada para producir y vender esos
productos qumicos.
RECONOCIMIENTO INICIAL DEL ACTIVO FIJO
Un activo fijo que califica como tal debe ser medido a su costo.
El costo de los elementos de las propiedades, planta y equipo, comprende su precio de
compra, incluidos los aranceles de importacin y los impuestos indirectos no
recuperables que recaigan sobre la adquisicin, as como cualquier costo directamente
relacionado con la puesta en servicio del activo para el uso al que est destinado. Se
deducir cualquier eventual descuento o rebaja del precio para llegar al costo del
elemento.
Ejemplos de costos directamente relacionados son:
El costo de preparacin del emplazamiento fsico.
Los costos de entrega inicial y los de manipulacin o transporte posterior;
Los costos de instalacin,
Los honorarios profesionales, tales como los pagados a arquitectos o ingenieros, y
Los costos estimados de desmantelar y trasladar el activo, as como los
correspondientes a la restauracin de su emplazamiento, en la medida que deban
ser considerados como una provisin para gastos futuros.
Cuando se difiere el pago de un elemento integrante de las propiedades, planta y
equipo, ms all de los plazos normales del crdito comercial, su costo ser el precio
equivalente al contado. La diferencia ente esta cantidad y los pagos totales aplazados
se reconocern como gastos por intereses a lo largo del perodo del aplazamiento, a
menos que se capitalice.
Los costos de administracin, as como otros gastos indirectos de tipo general, no
constituyen un componente del costo de las propiedades, planta y equipo, salvo que
estuviesen relacionados directamente con la adquisicin del activo, o bien con su
6

puesta en servicio. De manera similar, los costos de puesta en marcha y otros

similares, previos al comienzo de la produccin, no forman parte del costo del activo, a
menos que sean necesarios para poner el mismo en condiciones del servicio. Las
prdidas iniciales de operacin, surgidas antes de que el activo alcance el rendimiento
pleno esperado, se registran como gastos del perodo correspondiente.
El costo de un activo construido por la propia empresa se determinar utilizando los
mismos principios que si fuera un elemento de las propiedades, planta y equipo
adquirido al exterior. Si la empresa fabrica activos similares para su venta, en el curso
normal de sus operaciones, el costo del activo ser, normalmente, el mismo que
tengan el resto de los producidos para la venta. Por tanto, se eliminarn cualesquiera
beneficios internos para llegar al costo de adquisicin de tales elementos. De forma
similar, no se incluirn, en el costo de produccin del activo, las cantidades que
exceden los rangos normales de consumo de material, mano de obra u otros factores
empleados.
COMPONENTES DE ACTIVO FIJOS PRINCIPALES
El desembolso incurrido en reemplazar o renovar el componente de un activo fijo se
contabiliza como la adquisicin de un activo fijo separado y el activo fijo reemplazado
se da de baja.
Los principales componentes de ciertos activos pueden requerir reemplazos a
intervalos regulares y se pueden contabilizar como activos fijos separados con vidas
tiles diferentes a la vida til del activo principal.
Ejemplo:
Como se dijo anteriormente los activos principales pueden incluir componentes con
una vida til diferente:
Un horno que pueda necesitar una reparacin general despus de un nmero no
especfico de horas en uso.
Los interiores de una aeronave, tales como los asientos y la cocina, pueden
requerir cambiarse varias veces durante la vida til del armazn de la nave.
REVALUACIONES
Normalmente, el valor razonable de los terrenos y edificios ser su valor de mercado.
Este valor se determinar por medio de la oportuna tasacin, llevada a cabo por un
perito calificado. Cuando no existe evidencia de un valor de mercado, a causa del
carcter especializado de estos elementos y porque la maquinaria y el equipo son
bienes que raramente se venden, la frmula de valoracin empleada ser el costo de
reposicin del elemento, debidamente depreciado.
La empresa podr efectuar revaluaciones peridicas de sus activos si considera que el
costo registrado no tiene relacin con el valor de mercado, es decir si el registro
histrico tiene relacin con el valor de los activos si pretendiramos venderlos o
negociarlos.
En nuestro pas, estas revaluaciones voluntarias han reemplazado a las revaluaciones
obligatorias y las que por ley las empresas deberan efectuadas para compensar la
prdida del poder adquisitivo de nuestra moneda.
A diferencia de estas revaluaciones obligatorias, la revaluacin voluntaria deber
hacerse mediante la participacin de un perito tasador, quien deber emitir un informe
al respecto.
Las empresas podrn hacer una revaluacin total de sus activos o slo de una porcin
de stos. Sin embargo, si decide, por ejemplo, revaluar unos edificios, deber revaluar
7

todos los edificios que posee, an cuando la revaluacin de algunos de ellos resulte
con una prdida de valor.
SISTEMAS DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Normalmente, las empresas inmersas en su trabajo rutinario, le han dado siempre
importancia a controlar fsicamente sus principales activos como son: los inventarios y
cuentas por cobrar, de quienes dependen para el funcionamiento normal de la
empresa.
No obstante, una empresa cuenta con una inversin que sin ella sera imposible operar
normalmente, y sta lo representan los activos fijos, pero que, sin embargo, no se le ha
prestado la debida atencin en su control fsico.
1. Control de los Activos Fijos
El control de los Activos Fijos tiene como aspecto ms importante el inventario
fsico al barrer peridico; es decir, tomando todo lo existente, durante el cual se
identifica fsicamente cada activo fijo con una etiqueta, placa o cdigo de barras u
otro medio que ser su identificacin definitiva. La identificacin se hace en el lugar
donde se encuentre el activo, asignndole de este modo el rea usuaria y el centro
de costo contable al que pertenece. Adicionalmente, se consignar tambin el
estado fsico en que se encuentra cada activo fijo.
Este inventario servir para la elaboracin de la base de datos de los activos fijos
existentes en la empresa.
Tratndose de bienes que la empresa construir, los controles estarn referidos a
una adecuada revisin de los contratos firmados, la determinacin de los plazos y
la supervisin de las obras por personal apropiado.
Le compete al auditor, como parte del examen que realiza, examinar toda la
documentacin vinculada con la construccin de los bienes.
Una buena administracin debe llevar registros cuidadosos e individualizados del
costo, la depreciacin, la ubicacin y el uso de los bienes del activo fijo. Estos
registros deben concordar con los saldos que aparecen en los estados financieros.
Este control en nuestro pas pormenorizando de los activos es para el auditor el
mejor mecanismo para sustentar sus clculos de depreciacin frente a la
Administracin Tributaria ser tambin la existencia de estos registros.
Es importante tambin mencionar que como parte de un buen sistema de Control
Interno, el examen fsico de los bienes, es decir un inventario fsico peridico o
rotativo denota la existencia de una gerencia preocupada por tener una empresa
ordenada y con adecuados controles.
2. Conciliacin en Libros Contables
La Base de Datos Inicial resultante del Inventario Fsico no es suficiente, pues debe
relacionarse a los costos de adquisicin de acuerdo al documento contable con que
se haya adquirido el Activo Fijo. A esta fase se le llama Conciliacin y el objetivo
final es asignarle un valor contable a cada activo inventariado fsicamente.
3. Contenido de una Base de Datos de un Sistema de Control de Activos Fijos
La Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe
contener la siguiente informacin:
a. Cdigo de Identificacin fsica de cada activo
b. Cdigo de Equipo y Modelo
c. Descripcin amplia del activo
d. Fecha de adquisicin
8

e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.

Documento contable de adquisicin y nmero de registro contable

rea Usuaria a la que pertenece
Centro de Costo Contable al que pertenece
Costo de adquisicin
Depreciacin anual y acumulada
Valor neto del activo
Estado actual
Vida til estimada

Con estos datos, se podr iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual
normalmente se carga en un Sistema Computarizado, aunque tambin se puede
llevar en forma manual.
4. Mantenimiento del Sistema de Control de Activos Fijos
Como es normal, los Activos Fijos tendrn movimiento futuro por:
Nuevas adquisiciones
Retiros por ventas
Retiros por bajas
Donaciones
Transferencias a otros departamentos
Retiros y posteriores ingresos por reparaciones
Por lo que, para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se
debera efectuar los debidos registros de las operaciones en el Sistema, cualquiera
fuera l.
Para tener un control del Sistema de Activos Fijos, todo movimiento de los
registros en el sistema, deber realizarse dentro de un procedimiento definido, que
indique:
Los documentos a utilizar a cada movimiento
Las rutas que debe seguir el documento
Las autorizaciones que debe tener el documento
Es imprescindible que cada cierto tiempo, la Gerencia Administrativa y la Gerencia
de Contabilidad ambas involucradas, revisen cada cierto tiempo la validez del
Sistema de Control de Activos Fijos, mediante:
Inventarios peridicos rotativos parciales
Inventarios totales cada cierto tiempo
Estos controles adecuados permitirn efectuar los ajustes necesarios y conseguir
que el Sistema de Control de Activos Fijos est siempre actualizado.

CASO PRCTICO
COOPERATIVA DE DESAROLLO COMUNAL INDGENA SAC
Las Cooperativas de Ahorro y Crdito tienen invertidas grandes cantidades de dinero en activos
fijos que representan la parte ms significativa de sus inversiones reales, estos activos estn
representados por la infraestructura de sus edificaciones, el equipamiento correspondiente a
cada agencia, los terrenos que posee y los vehculos que utiliza.
Puesto que la inversin en activos fijos es elevada y alcanza ms de medio milln de dlares,
es necesario mantener un control contable sobre estos bienes, para tal efecto el sistema de
implementacin y aplicacin de un programa de Control de Activos Fijos permitir disponer de
controles eficientes que incluye la parte contable y administrativa lo que facilitar la
administracin de los bienes.
Todos los activos fijos que tiene la Cooperativa deben reflejarse en los estados financieros; para
que est representado el valor real de los bienes, los registros tienen que realizarse de
conformidad con lo establecido en la Ley. Los registros de ingresos por adquisiciones, salidas o
transferencias, disposicin o uso de cada uno de los activos fijos, deben estar respaldados por
firmas de /autorizacin de los Directivos de la Cooperativa o por procedimientos de traslado con
sus respectivos documentos.

PROPUESTA
En el presente sistema se establecen guas y procedimientos, cuyo propsito principal es velar
por la optima administracin y control de los recursos materiales de manera que se posibilite la
localizacin inmediata y certera de los activos fijos en los diferentes departamentos donde estn
ubicados, la identificacin de los custodios y usuarios de los bienes, la apropiada interrelacin
entre el inventario contable y fsico; mediante la aplicacin de cdigos preestablecidos y el uso
de registros, formularios y reportes uniformes.
Para aplicar de una buena manera lo descrito en el Sistema de Control se recomienda la
creacin de una Unidad de Control de Activos Fijos, que en la estructura de la Cooperativa
dependa del Jefatura de Contabilidad y cuya funcin principal ser, la de registrar y controlar
peridicamente todos los Activos Fijos de la Cooperativa de Desarrollo Comunal Indgena
SAC, cualquier cambio en la Unidad o en los Activos se efectuar con autorizacin del
Consejo de Administracin.
Para que el Control Interno sea satisfactorio debe asegurar que los registros e informes de los
bienes, estn actualizados y sean correctos en cada una de las unidades funcionales de la
Cooperativa, a travs de ellas se identificar tanto a los custodios como a los funcionarios
caucionados quienes son las personas responsables sobre el uso y conservacin de los bienes.
Toda la informacin producida en cada uno de los registros deber ser conciliada de manera
peridica, conjuntamente con los reportes que presente la Unidad de Control de Activos Fijos,
con la finalidad de que la Jefatura de Contabilidad realice los respectivos ajustes contables.
Todo el personal de la Cooperativa y especialmente la persona responsable de Control de
Activos Fijos debern tener conocimiento profundo del Sistema de Control; y, deber ser
responsable de cumplir con lo dispuesto en l para su correcto funcionamiento.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA DIRECCIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA DE
LA COOPERATIVA DE DESAROLLO COMUNAL INDGENA SAC
Con la implantacin de la Unidad de Control de activos fijos, el organigrama estructural de la
Direccin Administrativa Financiera de la Cooperativa de Desarrollo Comunal Indgena SAC
sera de la siguiente manera:

10

SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS DE BIENES PARA LA COOPERATIVA DE

DESARROLLO COMUNAL INDGENA SAC
El presente diseo de control interno lograr proporcionar seguridad razonable al manejo de los
Activos Fijos, mirando el cumplimiento de los objetivos relacionados con el fortalecimiento de las
actividades diarias, por la confiabilidad de la informacin financiera y el cumplimiento de los
reglamentos y leyes establecidas.
Fundamentacin
La investigacin fue planteada sobre la necesidad de contar con una herramienta que permita el
control de los Activos Fijos y con ello lograr eficiencia en el uso de los recursos, evaluando las
operaciones por medio de una Auditora. Los Activos Fijos tienen su base de registro contable
en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas de Control Interno.
NORMAS PARA LA CONTABILIZACIN DE ACTIVOS FIJOS
Registros
Se establecer un sistema adecuado para el control de las existencias de los Activos Fijos,
mediante los listados detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspaso o bajas
de bienes, a fin de que la informacin se encuentre siempre actualizada.
La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los auxiliares con los saldos de las
cuentas de mayor general y la verificacin fsica peridica, proporciona seguridad de sus
registros y control oportuno y sirve para la toma de decisiones adecuadas.
Para conciliar la informacin producida con la Unidad de Control de Activos Fijos, se deber
mantener los registros contables individuales de los Activos Fijos en cada uno de los
Departamentos en los que se encuentran los bienes de propiedad de la Cooperativa.
La Subgerencia y la Direccin Administrativa Financiera de la Matriz, llevarn el
Registro General de los Activos Fijos a travs de un Sistema Automatizado, del cual se
obtendrn reportes generales por cuenta, y por cada departamento. Para este efecto se
requiere de un sistema automatizado que contenga las caractersticas del bien, codificacin,
ubicacin y caractersticas como: el tipo del bien, el nmero y la fecha especfica del ingreso a
la Cooperativa.
ESTRUCTURA DE CODIFICACIN
La codificacin de los Activos Fijos, diseado por el Sistema de Control de Activos Fijos de
Bienes en la Cooperativa de Desarrollo Comunal Indgena SAC debe seguir las siguientes
pautas:
Identificar con claridad la ubicacin y las personas responsables por el uso y custodia de los
mismos.
Mantener informacin detallada por cada bien, con respecto a las caractersticas, es decir,
estado y movimientos, con la finalidad de dar una informacin satisfactoria para el beneficio
de la Cooperativa.
Realizar un sistema automatizado de control de los Activos Fijos para obtener una
informacin clara y precisa en cada Departamento de la Cooperativa.

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El sistema de Codificacin de los Activos Fijos, permitir generar informacin por cada
Departamento de la Cooperativa.

Reportes
Los reportes que se deben solicitar al sistema son por:
- Cdigo
- Oficina
- Nombre del bien
- Fecha de Compra
- Custodia
- Localizacin
Ejemplos de codificacin
A continuacin se presenta un ejemplo de codificacin de Activos Fijos de la
Cooperativa de Desarrollo Comunal Indgena SAC.
1.8 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
1.8.01 TERRENOS
1.8.02 EDIFICIOS
1.8.03 CONSTRUCCIONES Y REMODELACIONES EN CURSO
1.8.04 OTROS LOCALES
1.8.05 MUEBLES ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA
1.8.06 EQUIPO DE CMPUTO
1.8.07 UNIDADES DE TRANSPORTE
1.8.08 EQUIPO DE CONSTRUCCIN
1.8.09 EQUIPO DE ENSAMBLAJE

12

13

TRASPASO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS

Permite registrar en control interno de Activos Fijos, que se da en las distintas unidades
administrativas de la Cooperativa, as como tambin al nivel del usuario

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USUARIO

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Ayuda a mantener el registro y el control individual de los Activos Fijos, que estn bajo
la responsabilidad del usuario y ser manejada por la administracin de bienes o por el
empleado designado.

LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO POR DEPARTAMENTO

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Mantener el registro y control de los activos fijos a nivel de cada departamento, as

como tambin efectuar las constataciones fsicas.

IDENTIFICACIN DE LOS BIENES

Sirve para mantener la identificacin y ubicacin del bien en forma rpida y precisa, por
lo que la etiqueta debe ser ubicada en la parte visible del bien y se utilizar el cdigo
en casos en que el bien sufra cambios o traspasos.

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