EL PROGRESO-Grupo 301104 44-2 PDF

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD
Escuela de Ciencias Bsicas, Tecnologa e

Actividad 10. TRABAJO COLABORATIVO 2
TRABAJO COLABORATIVO 2
ESTUDIANTES
SANDY LICED SILVA LPEZ: COD .1099366148

ALLAN GIOVANNY CAMACHO DUARTE: COD. 1098665074
ANDRES ENRIQUE GONZALEZ RAMIREZ: CD. 1102358134
ERLIN ANDRES ARDILA: COD.
KEREN HILIETZ HENAO: COD. 1116498918
Grupo: 301104_44
TUTOR
GERMAN GEOVANNY GMEZ SOLARTE

ESCUELA DE CIENCIAS BSICAS TECNOLOGA E INGENIERA
BUCARAMANGA
MAYO 3 DE 2015
1

INTRODUCCION
La presente temtica se presenta principalmente en la implementacin de un

sistema de gestin de calidad pero se debe tener en cuenta la apropiacin de
conceptos que cobran vital importancia a la hora de corregir el trabajo colaborativo 1
ya que esa es la primera actividad que pretende que el educando profundice sus
conocimientos a la hora de elaborar una matriz DOFA o analizar el mapa de
procesos que posteriormente se convertir en un punto de partida para su desarrollo
en el cual se harn las caracterizaciones a cada uno de los procesos y seis
procedimientos obligatorios que solicita la norma NTC-ISO 9001/2008 que son:
Control de Documentos, Control de Registros, Auditoras Internas, Acciones
correctivas y preventivas para establecer un plan de calidad a la ferretera El
Progreso.

OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Analizar contextualmente la norma ISO 9001 2008 con el fin de implementarla a una
empresa real y observar su comportamiento.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Corregir el trabajo colaborativo 1 con el fin de respaldar el mapa de procesos y

las dems actividades realizadas.
Realizar con la ayuda de los estudiantes del grupo colaborativo la caracterizacin

de dichos procesos.
Elaborar seis procedimientos obligatorios que solicita la norma NTC-ISO

9001/2008 que son: Control de Documentos, Control de Registros, Auditoras
Internas, Acciones correctivas y preventivas.
Establecer un plan de calidad para la ferretera El Progreso teniendo en cuenta la

norma

DATOS DE LA EMPRESA
PROPIETARIO
Jos Fernando Martnez
RAZON SOCIAL
Sol Naciente
UBICACION
Calle 17N 3-59 Barrio Los Olivos

Piedecuesta, Santander
ACTIVIDAD
Venta de materiales para la construccin

y ferretera.
N DE EMPLEADOS
CAPITAL
Propio
MEJORA DE LA PLANEACIN ESTRATGICA DE LA EMPRESA DE SERVICIOS

EL PROGRESO
MISIN
Somos una empresa de servicios de ferretera que brinda solucin a las necesidades del
hogar y la industria en el rea metropolitana de Bucaramanga, brindando productos a
precios competitivos con calidad y eficiencia; buscando la satisfaccin total de nuestros
clientes con atencin personalizada.
.
VISIN
Para el 2016 expandiremos nuestros almacenes en Barrancabermeja y en corregimientos
aledaos para posicionarnos en el mercado como una empresa reconocida en la venta de
productos para la construccin y prestacin de servicios de transportes de los mismos.
Ser una ferretera reconocida a nivel regional, logrando desarrollar la mejora continua en
todos los procedimientos, capacitar a nuestro personal con excelencia y calidad humana.
Garantizar un servicio de calidad estandarizada y lograr ser una empresa competitiva en
el mercado.
POLTICA DE CALIDAD
Comercializar productos para la industria de ferretera, superando las expectativas
de los clientes en calidad y servicio, mejorando en forma continua el Sistema de
Gestin de la Calidad.
Se incentiva a la mejora continua buscando que el personal se destaque por
su eficiencia en la atencin al cliente que se considera primordial para que el
4

negocio se posicione como un lugar de preferencia en la que encuentren

productos de excelente calidad.
Promover al talento humano de la ferretera El Progreso trato cordial lleno de
valores en donde se destaque el compromiso frente a la organizacin y esto
se refleje un ambiente armonioso para que el cliente identifique que el servicio
brindado satisface sus expectativas.
Diferenciarnos de la competencia mediante el buen uso de nuestros recursos
de forma creativa para contribuir con el desarrollo econmico de la ciudad de
Barrancabermeja cumpliendo as mismo con las obligaciones que el estado
Colombiano imparte a las empresas del rgimen simplificado.
OBJETIVOS DE CALIDAD
Entregar asesora constante a los clientes para su satisfaccin total, en cada
uno de los productos ofrecidos.
Mostrar responsabilidad en la entrega de los pedidos, cumpliendo con los
tiempos de entrega de los productos.
Respetar a los clientes internos y externos, buscando un ambiente agradable,
aceptando las solicitudes, quejas o peticiones de los clientes.
Ser honestos y veraces en los productos que se ofrecen para lograr altos
estndares de calidad.
Cumplir con los compromisos adquiridos para ser reconocidos por la sociedad
del rea metropolitana de Bucaramanga.

ORGANIGRAMA
Administrador
Asistente
Administrativa
Cajero
Asesor
Comercial
Bodeguero
Conductor
Bodeguero Auxiliar

MAPA DE PROCESOS

CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS

CARACTERIZACION PROCESO DE MANTENIMIENTO


CARACTERIZACION PROCESO DE VENTA Y TRANSPORTE
CDIGO:
FERRETERIA EL PROGRESO
FECHA DE ELABORACIN: 27/04/2015

CARACTERIZACIN PROCESO DE VENTA Y
TRANSPORTE
FECHA DE REVISIN:
VERSIN: 0
DOCUMENTO
CONTROLADO
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Elaboro:
Reviso:
Aprob:
CARGO: ADMINISTRADOR
Cargo: ADMINISTRADOR
CARGO:ADMINISTRADOR
TIPO DE
DOCUMENTO
RESPONSABLE DEL PROCESO: JEFE DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN
OBJETIVO DEL PROCESO: Aumentar las cifras de venta en los periodos establecidos, optimizar de manera
eficiente y eficaz los ciclos de entrega de materiales .
PROCESOS
PROCESOS
PROVEEDORES
ENTRADAS
Gerencia
*planeacin de
estrategias de
ventas
ACTIVIDADES
SALIDAS
CLIENTES
Transporte de producto
de puerto a sucursales
Actitud de Servicio
Elaborar el presupuesto
para el proceso de
10

*planeacin de la
logstica de
transporte
Almacenamiento y
Distribucin
Entrada a SAP de
productos para costear
Valores de Flete
Gestin
Comercial
*mantenimiento
de la base datos
de los clientes.
*promocin de
los productos
aplicando
estrategias venta.
Programar mantenimiento
de bodegas, equipos,
montacargas, extintores,
entre otros
Informe de producto No
Conforme y Productos
Programacin diaria de
despachos y recursos de
almacenamiento
prximos a vencer o
vencidos
Ejecutar las siguientes

actividades: Despachos,
facturacin, traslados
Servicio e informacin
de entrega a cliente final
Informacin veraz y
Oportuna: inventarios,
despachos, entregas,
retroalimentacin con
transportador,
transacciones en tiempo
real
(traslados y producto en
consignacin), productos
mermados, entre otros.
Informacin oportuna y
vers de inventarios
planeacin de
abastecimiento
Requerimientos e
Informacin de
traslados
Autorizacin de
despacho para pedidos
a clientes asignados a
otra sucursal
Verificacin del
Despacho: informacin
del producto vs
documentacin,
certificados de anlisis
correctos
Distribuciones
Informacin de
traslados
Autorizacin para
despacho de
pedidos a
informacin oportuna y
vers de distribuciones
clientes de otras
sucursales
primarias
REQUISITOS A
CUMPLIR
DOCUMENTOS Y REGISTROS
MNPAD-05 Entrega de Producto al

Cliente.
Control de Documentos
Cumplimiento de los tiempos

de entrega de acuerdo a la
promesa de venta
Control de Registro
Transporte en ptimas
condiciones y buena actitud
MNPAD-05 Entrega de Producto al

Cliente, FR-PAD-04 Inspeccin de
Vehiculos
Iso 9001
11

del transportador
Enfoque al Cliente
Poltica de Calidad
NPAD-05 Entrega de Producto al Cliente

Cumplimiento de condiciones
especiales: horarios recibo de
mercanca (turnos), fechas de
vencimiento.
Objetivos de Calidad
Documentos completos y
acordes a lo despachado
Proceso de Compras
(Transportadores)
RECURSOS
INDICADORES
Transporte
Nivel de servicio
Almacenamiento en
algunas sucursales
(Operador Logstico)
Asertividad en los inventarios

Control de gasto
12

NIT: 91.426.527
FECHA DE ELABORACIN: 03/05/2015
CARACTERIZACIN PROCESO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y

CONTABLE
FECHA DE REVISIN:
VERSIN: 01
DOCUMENTO
CONTROLADO
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Elabor:
Reviso:
Aprob:
Cargo: Administrador
TIPO DE
DOCUMENTO
Responsable del Proceso: Administrador

Objetivo del Proceso: Brindar una excelente prestacin de servicios y bienes a los clientes, manejando un adecuado control y registro de documentos.
PROCESOS
PROVEEDORES
ENTRADAS
Gerencia Estratgica
Solicitud de presupuestos compra de

productos
Planear
Contacto con fabricantes
La programacin de planes estratgicos

para las compras de los productos
Gestin Comercial
Administracin
Dirige la compra de productos
ACTIVIDADES
Hacer
SALIDAS
Entrega de presupuestos para la compra de productos
Se obtienen cotizaciones
Contratan proveedores.
CLIENTES
Gerencia
Estratgica
Gestin Comercial
Administracin

Seleccionan los fabricantes para que

ofrezcan mayor ndice de calidad a
mejores precios.
Gestin Administrativa
Financiera y Contable
Requerimiento
de
entrega
de
materiales y equipos.
Realizar inventario fsico de bodegas.
Dirigir el reclutamiento, seleccin y
contratacin de personal.
Elaborar listados de trabajadores y
directivos.
Asegurar la afiliacin de los
empleados en los parafiscales.
Llevar inventario y control de los
vehculos.
Llevar estadsticas de consumos.
Requerir el presupuesto de cada
dependencia.
Controlar las facturas y rdenes de
pago.
Llevar la informacin contable,
financiera y administrativa.
Diligenciar reportes de ingresos y
egresos.
Verificar
Entregar y/o recepcionar los materiales y equipos.
Reportar diferencias en los inventarios.
Cumplimiento
de
contratos
de Valorar los activos.
proveedores, requisitos de compra Confirmar personal contratado.
Entregar listado de beneficiarios atendidos.
especificados.
Asegurar la contratacin con afiliaciones.
Mostrar las estadsticas de consumos.
Entregar el presupuesto de inversin y caja de todas las
dependencias.
Elaboracin del plan de compras.
Reportar las liquidaciones presupuestales.
Entregar los Estados Financieros.
Preveer y liquidar.
Aprobar reportes de ingresos y egresos.
Gestin
Administrativa
Financiera y
Contable
Actuar
Desarrollo Humano
Recepcin de solicitudes de compra de

materiales
Entrega materiales, equipos y herramientas

construccin,
para la
Desarrollo Humano
Generar acciones correctivas

preventivas y de mejora
Mantenimiento
REQUISITOS A CUMPLIR
Mantenimiento

Normatividad Legal Vigente:
Norma ISO 9001 2008 numerales 7.4 8
RECURSOS
PUC
Manual de Calidad
Solicitudes de Compra
Ordenes de Despacho
Formatos de Inventario
Procedimientos de Contratacin de Personal
Instructivos de Atencin al Cliente
Poltica de Calidad
Registros Contables
INDICADORES
Fsicos:
Plan de compras y cotizaciones de productos
Infraestructura, telfono y medio de
transporte

CDIGO:
FECHA DE ELABORACIN:
27/04/2015
CARACTERIZACIN PROCESO DE
ALMACENAMIENTO
FECHA DE REVISIN:
VERSIN: 0
DOCUMENTO
CONTROLADO
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Elaboro: Keren Henao
Reviso:
Aprob:
Cargo: Gerente
Cargo:
Cargo:
TIPO DE
DOCUMENTO
Responsable del proceso: Jefe de almacenamiento

Objetivo del proceso: distribucin correcta que asegure la buena conservacin de los productos en esta
rea, designar correctamente los trabajadores y lugares de trabajo para una buena coordinacin y eficacia.
PROCESOS
PROVEEDORES
ENTRADAS
Planeacin de
almacenamiento
Verificar la
identificacin
del material
Control inventarios
ACTIVIDADES
Planear: de qu
manera se llevar a
cabo el orden den
que tendr la
mercanca.
Verificar cada
procedimiento de
almacenamiento y
control de la
mercanca
Mantenimiento de
equipo de
transporte de
mercanca.
SALIDAS
CLIENTES
Informe de
mercanca que
sale de la
bodega
Atencin
personalizada al
cliente
Transporte de la
mercanca
desde lugar de
almacenamiento
hasta el
despacho.
Buen catlogo de
la mercanca a la
venta
Autorizaciones
de despacho de
los pedidos
solicitados por
los clientes
Estudio de
necesidades de los
clientes con el fin
de la satisfaccin,
Clasificacin de la
mercanca segn
su uso y material.

REQUISITOS A CUMPLIR
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Llevar a cabo
cada proceso de
planificacin.
ISO 9001
Manipulacin de la mercanca
Prevencin de la mercanca
RECURSOS
Transporte de la mercanca
trabajadores
MDP- ALMA
Formatos de seguridad
Mantener las
condiciones de
trabajo ptimas
para los
empleados
Tener todos los

procesos de
seguridad al da,
sobre todo en
esta rea que es
tan importante.
INDICADORES
Nmero de incidentes
relacionados con el proceso
Bodegas
Nmero de incidentes de
materiales daados durante el
almacenamiento.
NIT: 91426527
27/04/2015
CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN

COMERCIAL
FECHA DE REVISIN:
VERSIN: 0
DOCUMENTO
CONTROLADO

FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Elabor:
Reviso:
Aprob:
TIPO DE
DOCUMENTO
Responsable del proceso: Administrador

Objetivo del proceso: Establecer contacto directo con los proveedores para realizar estrategias
promocionales logrando el contacto directo con los clientes.
PROCESOS
PROCESOS
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
CLIENTES
Gerencia
Estratgica
Solicitud de
estrategias
promocionales.
Planear
Entrega estrategias
promocionales
Gerencia
Estratgica
La programacin de
estrategias promocionales
de acuerdo a la poca.
Gestin
Comercial
Gestin Comercial
Administracin
Dirige el contacto
con el proveedor
que ofrezca
promociones.
Hacer
Gestin
Administrativa
Financiera y
Contable
Solicitud de
consignacin al
proveedor por
concepto de
promociones.
Verificar
Desarrollo
Humano
Recepcin de
solicitudes de
compra
productos
promocionales
Seleccionan los fabricantes

que ofrezcan promociones
en sus productos.
Cumplimiento de contratos
de proveedores, requisitos
de compra especificados.
Contratan
proveedores con
ofertas
promocionales.
Administracin
Consignacin a
proveedor por
concepto de compra.
Gestin
Administrativa
Financiera y
Contable
Entrega de
productos
promocionales.
Desarrollo Humano
El pago por concepto de

estrategias promocionales
Mantenimiento
Mantenimiento
REQUISITOS A
CUMPLIR
Normatividad legal
vigente
Norma ISO 9001 2008
numerales 4 5 -6- 8
Actuar
Ver documentos y registros tanto de

productos promocionales
Generar acciones para

lograr el contacto directo con

RECURSOS
los clientes.
INDICADORES
Fsicos: Infraestructura,
telfono y medio de
transporte
Plan de compras y cotizaciones de

productos en promocin
NIT: 91426527
27/04/2015
CARACTERIZACIN PROCESO DE GESTIN

ESTRATEGICA
FECHA DE REVISIN:
VERSIN: 0
DOCUMENTO
CONTROLADO
FIRMA:
FIRMA:
FIRMA:
Elabor:
Reviso:
Aprob:
TIPO DE
DOCUMENTO
Responsable del proceso: Administrador

Objetivo del proceso: Realizar presupuestos y negociaciones teniendo las polticas de la empresa
PROCESOS
PROVEEDORES
PROCESOS
ENTRADAS
Gerencia
Estratgica
Gestin
Comercial
Administracin
ACTIVIDADES
SALIDAS
Planear
CLIENTES
Gerencia
Estratgica
Solicitud de
negociacin a
proveedores para
adquirir
productos a
menor costo.
Estrategias para que la

empresa tenga mayor
ganancia pero teniendo en
cuenta la poltica de calidad.
Acuerdo con el
proveedor de
productos a menor
costo.
Solicitud de
presupuesto
para la compra
de materiales
Anlisis de ingresos por

conceptos de ventas
Presupuesto para la
compra de
materiales.
Gestin Comercial
Administracin

Gestin
Administrativa
Financiera y
Contable
Solicitud de
informe de
presupuestos
para cada
trimestre en un
ao.
Desarrollo
Humano
Verificar que el
personal acate
las polticas
Mantenimiento
Hacer
Revisar todos los ingresos y
egresos generados cada
trimestre.
Verificar
Norma ISO 9001 2008

numerales 3 4 -5- 6
para cada trimestre

en un ao.
Personal verificado
en acatamiento de
polticas
Observar al personal para

saber si acatan las polticas
REQUISITOS A
CUMPLIR
Normatividad legal
vigente
Entrega del
presupuesto
Gestin
Administrativa
Financiera y
Contable
Desarrollo Humano
Mantenimiento
Actuar
Generar acciones con el fin

de aprobar presupuestos
que estn regidos por una
poltica de calidad
Ver documentos y registros de

ingresos y egresos.
Requerimientos internos,
presupuesto, cotizaciones, rdenes
de compra, evaluacin de los
proveedores, certificado de calidad
de los productos a comprar.
RECURSOS
INDICADORES
Humanos
Desempeo del personal para

realizar negociaciones
Fsicos: Infraestructura,
telfono y medio de
transporte
Tiempo del ciclo de negociacin

Cumplimento del presupuesto,
Calificacin de los proveedores,
Rechazos por calidad,

FERRETERIA EL
PROGRESO
Nit: 91426527
VERSIN: 1
FECHA ELABORACIN: 03/05/2015
PROCEDIMIENTO DE
SELECCIN,
CONTRATACIN E
INDUCCIN
FECHA REVISIN: 03/05/2015

Pgina 1 de 1
1. OBJETIVO
Describir las actividades a realizar para la seleccin e induccin del personal que se ajuste a
las necesidades de Ferretera El Progreso.
2. ALCANCE
Aplica para la seleccin, contratacin e induccin de todo el personal
directo de
FERRETERIA EL PROGRESO y para el personal contratado a travs de Empresas de
Servicio Temporal.
3. DEFINICIONES
Perfil del cargo: Descripcin de los requisitos que debe poseer la persona apta para
desempear el cargo. (Experiencia, habilidades, educacin, capacitacin y/o formacin
apropiada).
Perodo de Induccin: Periodo en el cual la persona recibe capacitacin y/o formacin y se
evala su experiencia y habilidad para desempear un cargo.
Personal directo: Empleados cuya contratacin implica estar incluido en la nmina.
Documentos de ingreso: Son los documentos solicitados de ingreso definidos a
continuacin:
- Hoja de vida de acuerdo al formato establecido por Ferretera El Pogreso.
- Fotocopia de la Cdula de Ciudadana ampliada al 150%.
- Fotocopia de la Libreta Militar al 150%.
- Fotocopia de la Licencia de Conduccin (Aplica para el cargo Conductor).
- Fotocopia de los documentos del vehculo (Aplica para los que tienen Rodamiento).
- Dos referencias personales por escrito.
- Tres referencias laborales por escrito.
- Certificados de todos los estudios realizados.
- Una foto reciente.
- Firma de Pagar con Codeudor (Aplica para los cargos que maneja dinero).
- Impresin del Certificado Judicial.
- Exmenes de Ingreso.
- Verificacin de Referencias Personales y Familiares.
4. CONSIDERACIONES GENERALES
Documentos de soporte
1

La competencia determinada por la empresa para cada uno de los cargos est registrada en
el Manual de Responsabilidades con Perfil de Cargo y est basada en educacin,
experiencia, formacin y habilidades.
Archivo de Hojas de Vida
Los originales de las Hojas de Vida se guardan en el archivo del Asistente de Gestin
Humana y de la Secretaria de Gestin Humana responsabilizndose ellos de la
actualizacin de las mismas.
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Gerente General, Director

General, Directores de
Dependencias
Gerente General
DESCRIPCION
1. Identificacin de necesidad. Identificar un cargo
vacante, el cual puede ser:
Cargo nuevo.
Alguna persona se encuentra incapacitada temporal o
permanentemente.
- La empresa necesita personal adicional temporal o
permanente para cumplir con las actividades diarias.
2. Evaluacin de la necesidad. Evala la solicitud del
personal y la aprueba o rechaza, segn lo estime
conveniente.
-
3. Consultar requerimientos. Si el cargo existe en la

empresa consultar los requerimientos exigidos para
ocupar el puesto eficientemente, segn el GH - R - 05
Manual de Responsabilidades y perfil de cargo.
4. Establecer perfil. Si el cargo no existe en la empresa se
establecen las responsabilidades y perfil, segn las
necesidades del cargo nuevo, establecidas en el GH R
05 Manual de Responsabilidades y Perfil de Cargo.
Director
Humana
de
Gestin
5. Bsqueda de personal Internamente. Estudiar el

personal de la empresa y hacer el lanzamiento de la
vacante, con el fin de conocer si existe alguna persona
que rena los requisitos establecidos en el GH R 05
Manual de Responsabilidades y Perfil de Cargo y pueda
ser promovido.
6. Notificacin y capacitacin interna (Si aplica). Si en la
organizacin existe alguna persona que rena los
requisitos; consultar con el trabajador y en caso de
aceptar el cargo, se establece el Programa de Induccin
GH R 21 para el cargo.
Especificar las
responsabilidades del cargo y el derecho a un periodo de
prueba establecido segn el cargo, tiempo despus el
2

Superior Inmediato efecta la Evaluacin de Desempeo

del Personal GH R 22 para determinar si es apto
para el cargo.
7. Bsqueda externa (si aplica)
Si no existe personal en la empresa que rena los
requisitos, buscar los candidatos por medios
publicitarios, universidades, bolsas de empleo u otros. Si
se opta por publicar un clasificado en el peridico, este
se debe redactar de conformidad con el perfil del cargo
requerido, contenido en el Manual de Responsabilidades
y Perfil de Cargo GH R 05.
8. Recepcin y anlisis de hojas de vida. Recibir y
analizar hojas de vida. Preseleccionar aquellas que
llenen los requerimientos del perfil del cargo.
Directores de
Dependencias/Director de
Gestin Humana/Asistente
de Gestin
Humana/Secretaria de
Gestin
Humana/SecretariaRecepcionista
9. Entrevistas. Realizar la entrevista con el Director de la

Dependencia y el Director de Gestin Humana, si el
postulante es seleccionado remitirlo a entrevista con los
Psiclogos.
10. Verificacin de Referencias. Verificar las Referencias
Personales y Laborales con el fin de confirmar la
informacin contenida en la Hoja de Vida.
11. Comunicacin de resultados. Llamar al seleccionado
para anunciarle el resultado del proceso de seleccin.
Solicitar los documentos de Ingreso de acuerdo con el
formato GH R 02 Lista de Chequeo Ingreso.
12. Realizacin de Exmenes de Ingreso. Remitir al
postulante a los exmenes de ingreso dependiendo del
cargo que va a desempear.
13. Contratacin. Recibir y analizar los documentos de
ingreso requeridos.
Evidenciar la revisin
en
documentos de Ingreso en el formato mencionado.
14. Organizar informacin. Organizar la informacin del
trabajador para el archivo: Hoja de vida, documentos de
ingreso y soportes de competencia (Organizar el contrato
laboral y gestionar la firma del mismo por las partes
interesadas. Tramitar las vinculaciones con ARL, EPS,
Caja de compensacin, afiliaciones a fondos de
3

pensiones y cesantas, segn sea el caso.

15. Induccin. Se realiza la induccin general y especfica
del cargo de acuerdo con formato GH R 21 Programa
de induccin.
CDIGO
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
GH R 21
Programa de Induccin
GH R 05
Manual de
Responsabilidades y Perfil
de cargo
GH R 02
Lista de Chequeo de Ingreso
GH R 22
Evaluacin de Desempeo
del Personal
FERRETERIA EL
PROGRESO
RESPONSABLE
DEL DOCUMENTO
Director de Gestin
Humana
Archivo de Gestin
Humana
Director de Gestin
Humana
Archivo de Gestin
Humana
Director de Gestin
Humana
Director de Gestin
Humana
Archivo de Gestin
Humana
Archivo de Gestin
Humana
UBICACIN
Nit: 91426527
VERSIN: 1
FECHA ELABORACIN: 03/05/2015
CONTROL DE
REGISTROS
FECHA REVISIN: 03/05/2015

Pgina 1 de 1
Firma:
Firma:
Firma:
Elaboro:
Reviso:
Aprob:
Cargo:
Cargo:
Administrador
Administrador
Cargo:
Administrador
TIPO DE
DOCUMENTO
1. PROPOSITO Y ALCANCE
Establecer los registros necesarios que impliquen las actividades que se realizan en
los procesos de gestin estratgica, gestin comercial, administracin, desarrollo
4

humano, mantenimiento, compra, venta, distribucin gestin administrativa financiera

y contable de la ferretera El Progreso.
2. DEFINICIONES
Archivo: Ubicacin estratgica de documentos confidenciales, que son
tomados contantemente para su anlisis ya sea financiero o contable.
Formato: Plantillas que se utilizan para la manejo del personal.
Registro: Documento que se utiliza en las actividades que comprenden para
el buen funcionamiento de los procesos.
Conservacin: Documentos que deben ser almacenados de forma
permanente ya son de vital importancia para la normatividad legal de la
empresa.
Eliminacin: Documentos o formatos anulados en actividades relacionadas
con los procesos.
SGI: Sistema de Gestin de Calidad son todas las actividades que se realizan
con el fin de optimizar la cadena de procesos de forma eficiente.
3. DISPOSICIONES GENERALES
El personal a cargo de realizar los registros debe procurar su cuidado
para que no alteren su forma ni su color es por esto que no lo debe
exponer al agua o al polvo.
En encargado de cada proceso debe tener precaucin de no anular los
formatos ni los registros.
En el caso de necesitar o anular un formato se debe a cercar al rea
administrativa para su aprobacin.
Para enviar un documento o formato al archivo el representante del
proceso se lo debe presentar al administrador para que apruebe el
almacenamiento y realice acciones que sean necesarias para su
preservacin es decir restringir el acceso.
4. DESCRIPCIN DEL PROCESO
4.1 DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Administrador Identifica Tipo de

Documento

Cumple con
Caractersticas Fsicas
y Contenido
No
Eliminar
Si
Enviar a la Asistente
Tiempo de Retencin
Actualizar Base de
Datos
Enviar a Archivo
Fin
5. DOCUMENTOS Y FORMATOS GENERADOS

CODIGO
DESCRIPCIN
TIEMPO DE RETENCIN UBICACIN

ARCHIVO ARCHIVO
ACTIVO
1030
Factura de compra de
10.000 ladrillos ao
2015.
INACTIVO
Archivo

1031
Formato de control de
tiempo mes enero 2015
1032
Factura de compra de
500 bultos de arena
enero de 2015
1034
1035
900
899
1310
956
1201
Factura de compra por

600 bultos de cemento
Argos enero de 2015.
Orden de
almacenamiento de 600
bultos de arena enero
de 2015
Archivo
Archivo
X
Archivo
X
Archivo
Orden de transporte
materiales y equipos
vendidos noviembre 10
de 2012.
X
Archivo
Factura de compra de 5
carretillas octubre 02 de
2010.
Archivo
Consignacin por pago

de nmina febrero 03
de 2014
Archivo

de servicios julio 09 de
2013
Archivo
Archivo

de impuesto predial
enero 16 de 2015

Pgina 1 de 1
Firma:
Firma:
Firma:
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Cargo:
Cargo:
TIPO DE
DOCUMENTO
1. PROPOSITO Y ALCANCE:
Determinar el procedimiento para revisar, aprobar, actualizar y controlar el uso de los
documentos del sistema de Gestin de Calidad de la Ferretera El Progreso.
Aplica a todos los documentos del Sistema de Gestin de Calidad de la Ferretera El
Progreso.
2. DEFINICIONES:
2.1 CARACTERIZACIN DE PROCESOS: Descripcin detallada de los procesos.
2.2 DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte. Para el Sistema de Gestin de
Calidad de la Ferretera El Progreso se han determinado la utilizacin de los
siguientes documentos:
Manuales
Reglamentos
Caracterizacin de Procesos
Formatos
Procedimientos
Instructivos
Registros
Guas
2.3 FORMATO: Documento que gua la forma de preparar un registro e instruye sobre
la informacin que debe registrarse. Mientras los formatos se encuentran en blanco
sin diligenciar se determinan como documentos de calidad instructivos, cuando se
han diligenciado los datos e informacin se convierten en registros de calidad.
2.4 INSTRUCTIVO: Documento que contiene informacin detallada de cmo deben
realizarse los procesos y procedimientos.
2.5 MANUALES: Son los documentos que especifican el Sistema de Gestin de
Calidad de la empresa.
8

2.6 PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o

proceso.
2.7 PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas que interactan, las cuales
transforman las entradas en resultados.
2.8 REGISTRO: Documento que representa resultados obtenidos o proporciona
evidencias de actividades desempeadas.
2.9 REGLAMENTO: Documento que contiene en forma ordenada las reglas, dada
por una autoridad competente dada para la ejecucin de una ley.
3. DISPOSICIONES:
3.1 Para el Manual de Calidad y los Procedimientos su preparacin, la revisin y la
aprobacin estn a cargo del Representante de la Direccin.
3.2 En el caso de los Procedimientos la preparacin, contenido y la revisin de la
adecuacin a los requerimientos del SGC depende de la aprobacin del Jefe de
Departamento o Divisin donde radiquen los respectivos Procedimientos.
3.3 Todos los funcionarios bajo el alcance del SGC que elaboren un documento,
deben ceirse al Procedimiento Control de Documentos.
3.4 Las nuevas versiones de los documentos sern oficiales a partir del
momento que sean publicadas por la direccin.
3.5 El tiempo de conservacin mnimo de la documentacin obsoleta se establece en
5 aos para los documentos originales, y en el caso de las copias controladas se
conserva solamente la caratula. Toda solicitud de copia controlada se debe realizar
formalmente, al igual que la devolucin de las copias obsoletas. La eliminacin de un
procedimiento se tratar como documentacin obsoleta.
3.6 En la construccin de Diagramas de Flujo, se deben numerar los pasos para
mejor la comprensin de las descripciones de las actividades y en el desarrollo de la
misma responde a que se hace, como se hace, cuando se hace, quien lo hace y que
registro genera la actividad.
3.7 Cada Instruccin de Trabajo, sern emitidos, revisados, aprobados y controlados
su disposicin por el Sistema que requiera su aplicacin. Toda Instruccin de trabajo
debe ceirse a los formatos establecidos e identificar la preparacin, revisin y
aprobacin.
4. GENERALES
5. DESCRIPCIN DEL PROCESO:
5.1 Recepcionar requerimiento de creacin o modificacin de documentacin por parte
de los administradores del SGC o cualquier funcionario usuario con acceso a la
documentacin.
9

5.2 Revisin de la adecuacin. Para la revisin del documento se utiliza una lista de
verificacin y se informa por pase o e-mail si se requieren correcciones o no, y se
solicita una vez incorporadas las mismas, el envo del documento mediante pase y
el envo digital del archivo para su publicacin.
5.3 Elaborar o modificar los documentos, procede el cambio considerando, al menos,
los siguientes puntos:
a. Conformidad con requisitos de la Norma ISO 9001.
b. Conformidad con requisitos establecidos en documento Control de
Documentos.
c. Conformidad con formato corporativo establecido por la institucin.
d. No existan contradicciones con otros documentos del SGC.
5.4 Una vez preparado el documento se procede a la autorizacin de la revisin y
aprobacin, segn corresponda.
5.5 Retirar documentos obsoletos y mantener su archivo. Para ello se debe solicitar
mediante el retiro de los documentos obsoletos a los involucrados. Una vez
recepcionados los documentos se marcan con un timbre distintivo y se archivan en
la carpeta de documentos obsoletos.
6. DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Elabora
Documento
Revisa
Documento
NO
Es
Correcto?
SI
Autoriza
Documento
Identifica Cambios
y No. de Revisin
Distribuye
Documento
Controlado
Conserva para
su uso
Fin
10

7. DOCUMENTOS Y FORMATOS GENERADOS

TIEMPO DE
RETENCIN
CODIGO
DESCRIPCIN
UBICACIN
ARCHIVO
ACTIVO
ARCHIVO
INACTIVO
MGE-01
Manual de Gestin Estratgica
Administrador
MGC-02
Manual de Gestin Comercial
Asesor
Comercial
MGA-03
Manual de Gestin Administrativa
Administrador
MDH-04
Manual de Desarrollo Humano
Administrador
MMT-05
Manual de Mantenimiento
Asesor
Comercial
RGE-01
Reglamento de Gestin
Estratgica
Administrador
RGC-02
Reglamento de Gestin Comercial
Asesor
Comercial
RGA-03
Reglamento de Gestin
Administrativa
RDH-04
Reglamento de Desarrollo
Humano
RMT-05
Reglamento de Mantenimiento
Asesor
Comercial
CGE-01
Caracterizacin del Proceso

Gestin Estratgica
Administrador
RGC-02

Gestin Comercial
Asesor
Comercial
RGA-03

CODIGO
DESCRIPCIN
TIEMPO DE
Administrador
Administrador
Administrador
UBICACIN
11

RETENCIN
ARCHIVO
ACTIVO
ARCHIVO
INACTIVO
RDH-04
Caracterizacin del Proceso de

Desarrollo Humano
Administrador
RMT-05
Caracterizacin del Proceso de

Mantenimiento
Asesor
Comercial
PGE-01
Procedimientos del Proceso

Gestin Estratgica
Administrador
PGC-02

Gestin Comercial
Asesor
Comercial
PGA-03

PDH-04
Procedimientos del Proceso de

Desarrollo Humano
PMT-05
Procedimientos del Proceso de

Mantenimiento
Asesor
Comercial
IGE-01
Instructivos del Proceso Gestin

Estratgica
Administrador
IGC-02

Comercial
Asesor
Comercial
IGA-03

Administrativa
IDH-04
Instructivos del Proceso de

Desarrollo Humano
IMT-05
Instructivos del Proceso de

Mantenimiento
Asesor
Comercial
FGE-01
Formatos del Proceso Gestin

Estratgica
Administrador
FGC-02

Comercial
Asesor
Comercial
FGA-03
Administrador
Administrador
Administrador
Administrador
Administrador
12

Administrativa
FDH-04
Formatos del Proceso de

Desarrollo Humano
Administrador
FMT-05
Formatos del Proceso de

Mantenimiento
Asesor
Comercial
GGE-01
Guas del Proceso Gestin

Estratgica
Administrador
GGC-02

Comercial
Asesor
Comercial
GGA-03

Administrativa
GDH-04
Guas del Proceso de Desarrollo

Humano
GMT-05
Guas del Proceso de

Mantenimiento
Administrador
Administrador
Asesor
Comercial
Pgina 1 de 1
Firma:
Firma:
Firma:
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Cargo:
Cargo:
TIPO DE
DOCUMENTO
8. PROPOSITO Y ALCANCE:
Los principales propsitos que se esperan alcanzar a travs de la aplicacin de este
documento es:
a) Orientar la actividad para el ejercicio de la auditora interna de la Ferretera El
Progreso.
b) Mejorar las prcticas y procedimientos tcnicos en uso.
c) Contribuir a difundir la comprensin del rol del auditor y de sus responsabilidades en
el ejercicio de la auditora interna.
13

e) Alentar el criterio profesional, el cual deber ser ejercido por el auditor atento a las
circunstancias especficas de cada caso.
El alcance de la auditora es integral y, por lo tanto, comprende:
a) La evaluacin del funcionamiento del Sistema de Control Interno y de las operaciones,
incluyendo aspectos tales como la debida proteccin de los activos y dems recursos para
detectar cualquier tipo de accin irregular.
b) La verificacin de la correcta aplicacin de la normativa vigente (leyes, decretos,
reglamentos, manuales, polticas, etc.).
c) La confiabilidad e integridad de la informacin emitida.
d) La evaluacin de la eficacia, eficacia y efectividad de la Ferretera El Progreso.
9. DEFINICIONES:
2.1 CONFIDENCIALIDAD. Implica mantener estricta reserva respecto al proceso y los
resultados de la auditora, no revelando los hechos, datos y situaciones que sean de
conocimiento del auditor por el ejercicio de su actividad profesional. Solo podr
acceder a la informacin relacionada con el examen, el personal vinculado
directamente con la direccin y ejecucin del trabajo de auditora.
2.2 CONTROL INTERNO: Es un conjunto de polticas y procedimientos que a travs
de un proceso continuo realizado por todos los niveles de la entidad, proporciona una
seguridad razonable, respecto al logro de los siguientes objetivos:
Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y, la calidad en
los servicios.
Proteger y conservar los recursos pblicos contra cualquier prdida, despilfarro,
uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales.
Elaborar informacin financiera vlida y confiable, presentada con oportunidad.
2.3 EFECTIVIDAD. La efectividad tiene relacin directa con el logro de los objetivos y
metas programados.
2.4 EFICIENCIA. Se vincula con la relacin existente entre los bienes y servicios
producidos y recursos utilizados para producirlos (productividad) y su comparacin con
un estndar de desempeo establecido.
2.5 ALCANCE. Es la categora programtica cuya produccin es intermedia. Son
procesos o grupos de procesos que tienen definido el cmo, donde y cuando hacerlo.
Define responsabilidades de ejecucin con asignacin de recursos especficos y
resultados presupuestados.
2.6 AUDITORIA. Examen objetivo, sistemtico, profesional y posterior de las
operaciones financieras, administrativas y de gestin, practicado con la finalidad de
verificar y evaluar dichas operaciones con el objeto de efectuar observaciones y
recomendaciones pertinentes.
2.7 EVIDENCIA. Pruebas que respaldan el contenido del informe del auditor, y que
son obtenidas a travs de los diversos medios empleados en el proceso de auditora.
2.8 HALLAZGO. Este concepto es utilizado para describir el resultado de la
comparacin que se realiza entre un criterio y la situacin actual encontrada durante el
examen a un rea, actividad u operacin o circunstancias en las cuales el criterio fue
aplicado. Comprende una reunin lgica de datos y la presentacin objetiva de los
hechos concernientes a la situacin actual. Es toda informacin que a juicio del
auditor, permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en norma
14

significativa en la gestin de la entidad o programa que merecen ser comunicados en

el informe. Sus elementos son: condicin, criterio, causa y efecto.
10. DISPOSICIONES:
3.1 En los presupuestos de gastos se utilizarn las tcnicas ms adecuadas para
demostrar el cumplimiento de las polticas, planes de accin y produccin de bienes
y servicios de los organismos del sector.
3.2 Visualizar el contexto general del sector, rea, proyecto o programa donde se
desenvuelve la Ferretera El Progreso.
3.3 La vigilancia de cumplimiento de polticas, planes, procedimientos, leyes, normas,
contratos y dems disposiciones que puedan tener un impacto significativo en las
operaciones e informes.
3.4 La utilizacin de los recursos conforme a principios de eficacia, economa y
eficiencia, procurando evitar su empleo en forma innecesaria o antieconmica.
11. GENERALES
12. DESCRIPCIN DEL PROCESO:
5.1 AUDITOR INTERNO. El motivo por el que los auditores no deban auditar su propio
trabajo, se debe a que las personas que estn realizando constantemente una tarea, la
conocen tan bien que pueden pasar por alto cosas en las que nunca han pensado y que
un tercero puede detectar mejor y, por otra parte, su implicacin puede impedirles una
ponderacin objetiva.
5.2 FRECUENCIA. Las auditoras internas se realizan generalmente una vez al ao, y
son planificadas por el responsable de Gestin de Calidad de modo que el informe de los
resultados obtenidos est preparados con tiempo suficiente para su presentacin en la
Revisin del Sistema de Gestin de Calidad de la Ferretera El Progreso.
5.3 DISEO. La auditora interna anual se divide en diversas auditorias. Una auditoria
general dirigida al sistema de gestin de calidad para verificar que cumple con cada uno
de los requisitos dispuestos por la norma de referencia y, otras dirigidas a cada uno de
los procesos que forman parte de dicho sistema.
5.4 EJECUCIN. Llegada la fecha de la auditoria, el auditor interno informa al
responsable del rea a auditar sobre la finalidad de la auditoria y sus fases.
5.5. CONCLUSIONES. El informe de la auditora ser evaluado con el responsable del
rea auditada y sus colaboradores de manera que se produzca un reconocimiento
colectivo de la situacin y una aceptacin de la necesidad de aplicar las medidas
correctivas que sean precisas.
15

13. DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Elabora Plan
de Auditora
Elabora Programa
de Auditora
NO
No
Conformidades?
Entrega Informe de
Auditoria
SI
Redactar Informe de la
Auditora No
Conformidades Propuestas
de Correccin y de Mejora
Identifica No
Conformidades
Distribuye las
No
Conformidades
Acciones de
Mejora
Fin
Firma:
Firma:
Firma:
Elabor:
Revis:
Aprob:
Cargo:
Cargo:
Cargo:
TIPO DE
DOCUMENTO
16

ETAPAS
DEL
PROCESO
DESCRIPC
IN DE LA
ETAPA
RESPONSABLE
EQUIPOS
EQUIPO DE
SEGUIMIEN
TO Y
MEDICIN
DOCUME
NTOS
REGIST
ROS
VARIABLES
Lanzamient
o
Identificaci
n, Anlisis y
Diagnostico
Planificaci
n
17

CONCLUSIONES
Este punto cabe resaltar que para que una empresa funcione con las normativas
exigidas por la ley debe contar no solamente con brindar una excelente salud a los
trabajadores si no cumplir estndares que calidad que se resumen teniendo en
cuenta la norma ISO 9001- 2008 en ella resalta que cada uno de los procesos
involucrados debe cumplir con parmetros especficos con el control de registros
para que tenga a la mano informacin vital a presentar a las autoridades
competentes, esta identificacin de procesos como el de compra, almacenamiento,
venta y distribucin son vitales relacionarlos con los de apoyo y estratgicos ya que
con su ayuda permiten que la Ferretera El progreso funcione y sea formalmente
productiva.
18

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Seplveda, L. (2011). Gestin de Calidad. Bogot: Universidad Nacional

Abierta y a Distancia. Escuela de Ciencias Bsicas Tecnologa e Ingeniera.
Recuperado de
http://campus13.unad.edu.co/campus13_20151/course/view.php?id=132
American Psychological Association. (2010). Publication Manual of the

American Psychological Association. (3th ed.). Washington, D.C.: American
Psychological Association.
Recuperado de
http://www.ceuni.mx/sites/default/files/CEUNI%20Manual%20estilo%20APA.pdf
Gmez, G. (2015). Matriz de interrelaciones del proceso. Bogot: Universidad
Nacional Abierta y a Distancia. Escuela de Ciencias Bsicas Tecnologa e
Ingeniera.
Gmez, G. (2015). Mapa de procesos. Bogot: Universidad Nacional Abierta y
a Distancia. Escuela de Ciencias Bsicas Tecnologa e Ingeniera.
(2007). Procedimiento Control de Registros. Bucaramanga: Universidad
Nacional Abierta y a Distancia. Recuperado de
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental
/PROCEDIMIENTOS/PGD.02.pdf
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CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS

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CARACTERIZACION PROCESO DE VENTA Y TRANSPORTE

FECHA DE ELABORACIN: 27/04/2015

RESPONSABLE DEL PROCESO: JEFE DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN

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Ejecutar las siguientes

MNPAD-05 Entrega de Producto al

Cumplimiento de los tiempos

MNPAD-05 Entrega de Producto al

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NPAD-05 Entrega de Producto al Cliente

Asertividad en los inventarios

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CARACTERIZACIN PROCESO ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y

Responsable del Proceso: Administrador

Solicitud de presupuestos compra de

Contacto con fabricantes

La programacin de planes estratgicos

Dirige la compra de productos

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Seleccionan los fabricantes para que

Recepcin de solicitudes de compra de

Entrega materiales, equipos y herramientas

Generar acciones correctivas

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Norma ISO 9001 2008 numerales 7.4 8

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Elaboro: Keren Henao

Responsable del proceso: Jefe de almacenamiento

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Tener todos los

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Responsable del proceso: Administrador

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El pago por concepto de

Ver documentos y registros tanto de

Generar acciones para

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Plan de compras y cotizaciones de