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Aprobada
por
por
Hechas
por
Fecha
Motivo
Observaciones adicionales
Aceptado Por
Nombre Cliente, Sponsor u otro
funcionario
Fecha
Distribuido y Aceptado
Nombre del Stakeholder
Fecha
Tabla de Contenido
1. Ttulo ................................................................................................................... 6
2. Plan Estratgico .................................................................................................. 6
2.1 Misin ............................................................................................................ 6
2.2 Visin ............................................................................................................. 6
2.3 Valores........................................................................................................... 6
3. Objetivos ............................................................................................................. 6
3.1 Objetivos del proyecto ................................................................................... 6
4. Justificacin ......................................................................................................... 6
4.1 Justificacin acadmica ................................................................................. 6
4.2 Acta de Constitucin del Proyecto ................................................................. 7
5. Alcance................................................................................................................ 9
5.1 Requisitos del Proyecto ................................................................................. 9
5.2 Alcance del Proyecto acadmico ................................................................... 9
6. Gestin de los Recursos Humanos ..................................................................... 9
6.1 Plan de Gestin de los RRHH ....................................................................... 9
6.1.1 Personas, perfiles y datos de contacto.................................................. 10
6.1.2 Habilidades de los miembros del equipo ............................................... 15
6.1.3 Descripcin de los roles y responsabilidades del equipo ...................... 17
6.2 Normas de convivencia................................................................................ 21
7. Interesados y Herramientas de Comunicacin .................................................. 22
7.1 Identificacin de los interesados .................................................................. 22
7.2 Plan de comunicacin con los interesados .................................................. 22
7.2.1 Equipo ................................................................................................... 22
7.2.2 Director del Proyecto ............................................................................. 22
7.2.3 Otros Stakeholders................................................................................ 22
7.3 Herramientas de Comunicacin ................................................................... 22
7.3.1 Herramientas para la gestin de la comunicacin Escrita .................. 23
8. Procedimientos y Metodologa .......................................................................... 23
8.1 Generalidades ............................................................................................. 23
8.2 Trabajo en Grupo Reuniones.................................................................... 24
8.2.1 Coordinacin de las reuniones .............................................................. 25
8.2.2 Previo a la reunin ................................................................................ 27
8.2.3 Durante la reunin ................................................................................. 28
8.2.4 Despus de la reunin .......................................................................... 28
9. Gestin del Tiempo ........................................................................................... 28
9.1 Calendario y Cronograma ............................................................................ 28
9.1.1 Calendario ............................................................................................. 29
9.1.2 Cronograma .......................................................................................... 30
9.1.3 Diagrama de Gantt ................................................................................ 31
10. Gestin de los Costes ..................................................................................... 32
10.1 Estimacin de los costes ........................................................................... 32
10.2 Determinacin del Presupuesto ................................................................. 32
2
ndice de Ilustraciones
Ilustracin 1 Test Belbin de los Integrantes del Equipo ....................................................... 14
Ilustracin 2 Comparacin de los Test Belbin del Equipo .................................................. 16
Ilustracin 3 Rotacin de la funcin de secretario .................................................................. 18
Ilustracin 4 Recorrido de Revisores ............................................................................................ 18
Ilustracin 6 Calendario de Trabajo............................................................................................... 29
Ilustracin 7 Diagrama Gantt del Proyecto ................................................................................ 31
Ilustracin 8 Herramientas 7QC ...................................................................................................... 41
ndice de Tablas
Tabla 1 Acta de Constitucin del Proyecto ................................................................................... 8
Tabla 2 Roles y Responsabilidades del equipo ....................................................................... 17
Tabla 3 Responsabilidades de los integrantes del equipo ................................................. 21
Tabla 4 Canales bsicos de Comunicacin .............................................................................. 23
Tabla 5 Nomenclatura del cronograma ....................................................................................... 30
Tabla 6 Presupuesto del Proyecto ................................................................................................. 33
Tabla 7 Control de Costes ................................................................................................................. 33
Tabla 8 Nomenclatura de los Documentos ................................................................................ 38
Tabla 9 Plan de Gestin de Riesgos............................................................................................. 45
Tabla 10 Identificacin de Riesgos ................................................................................................ 46
Tabla 11 Definiciones de Probabilidad de Riesgos ............................................................... 46
Tabla 12 Definicin de Impacto ....................................................................................................... 47
Tabla 13 Matriz de Probabilidad e Impacto ............................................................................... 48
Tabla 14 Tolerancia de los Interesados ...................................................................................... 48
Tabla 15 Estrategias de respuesta a los Riesgos .................................................................. 54
1. Ttulo
Reparando Tu Casa
2. Plan Estratgico
2.1 Misin
Interiorizar y aplicar la metodologa de trabajo, habilidades y buenas
prcticas en la Gestin de Proyectos segn establece el PMBOK, con el fin de
satisfacer las expectativas de los miembros que conforman el equipo Reparando
tu casa y del profesorado.
2.2 Visin
Destacarnos como profesionales de reconocido prestigio en el mbito de la
gestin de proyectos.
2.3 Valores
Nuestros valores se fundamentan en promover el trabajo en equipo, una
conducta tica, la pasin por lo que hacemos, las constantes ganas de aprender,
el compromiso y el esfuerzo.
3. Objetivos
3.1 Objetivos del proyecto
El objetivo principal que persigue el presente proyecto acadmico, es
aplicar los conocimientos adquiridos en el Curso de Postgrado de Project
Management Avanzado basados en la metodologa PMBOK para llevar a cabo el
proyecto tcnico, Reparando tu Casa.
4. Justificacin
4.1 Justificacin acadmica
Se trata de un encargo de los profesores de la primera convocatoria del
Curso de Postgrado de la UPC, Project Management Avanzado Jaume Mussons y
Joan Sard que debe servir como herramienta para evaluar los conocimientos y
habilidades adquiridas a lo largo del curso por el conjunto de personas que
integran el proyecto Reparando tu casa en la gestin eficiente de proyectos.
6
Reparando Tu Casa
Aplicar los conocimientos adquiridos en
el Curso de Postgrado de Project
Management Avanzado segn la
metodologa PMBOK para llevar a cabo
el proyecto tcnico, Reparando tu
Casa.
Fecha
Firma
Fecha
de 26/06/2015
Termino
Proyecto
Lograr que el proyecto acadmico contenga todos los
del
procesos necesarios y adecuados a travs de la
metodologa PMBOK, con el fin de asegurar que la gestin
Entregables
Metodologa
Recursos
Proyecto
Estimacin
Costos
Estimacin
Riesgos
de
5. Alcance
5.1 Requisitos del Proyecto
Los requisitos mnimos que debe cumplir el proyecto de acuerdo a la gua
facilitada por el profesorado del curso de postgrado son:
Desarrollo limitado en el tiempo (de finales del marzo al 26 de junio) y en
equipos de unas 3-6 personas.
Dar respuesta a un claro objetivo de aplicacin real.
Dirigido por el Director de Proyecto y apoyado por los profesores del
Postgrado.
Debe ser presentado pblicamente y ante un tribunal de valoracin al final
del Postgrado.
Se desarrollar siguiendo de forma orientativa la metodologa PMBOK.
Nombres y
apellidos
Edad
Telfono de
contacto
Email de contacto
Manuel Alejandro
Miranda Terrazas
25
603747984
manuel.miranda.t@
gmail.com
Profesin
Cargo actual
Empresa
Ingeniero industrial
estudiante
UPC
Domicilio
BCN
10
Nombres y
apellidos
Edad
Telfono de
contacto
Email de
contacto
41
616576689
jordi.martiauban
ell@gmail.com
Profesin
Cargo actual
Empresa
Domicilio
Construction
Project Manager
estudiante
--
BCN
11
Nombres y
apellidos
Edad
Telfono de
contacto
Email de
contacto
Jess Cases
Mrida
31
6609370555
Jesus.cases1@g
mail.com
j.cases@sorigue.
com
Profesin
Cargo actual
Empresa
Domicilio
Arquitecto Tcnico
Jefe de obra
Auxiliar de
firmes y
carreteras S.A.
BCN
12
Nombres y
apellidos
Edad
Telfono de
contacto
Email de
contacto
Jacobo Alejandro
Morales Rojo del
Rio
27
691906665
Jacoborojodel
rio@gmail.co
m
Profesin
Cargo actual
Empresa
Domicilio
Diseador Industria
Industrial Designer
Wb Engineering
BCN
13
Nombres y
apellidos
Edad
Telfono de
contacto
Email de
contacto
Jorge Macas
Gaitn
35
653308764
jmaciasgaitan
@gmail.com
Profesin
Cargo actual
Empresa
Domicilio
Ingeniero Qumico
Project Manager
Fluidra
BCN
14
15
16
ROL
Abreviacin
Encargado
Implementador
ID
Jorge / Jess
Coordinador
CO
Manuel
Impulsor
IM
Jacobo
Cerebro
CE
Jacobo
Investigador de Recursos
IR
Manuel
Monitor evaluador
ME
Jorge
Cohesionador
CH
Jess
Finalizador
FI
Jordi
Especialista
ES
Jordi
Con el objetivo que todos los integrantes del grupo pasen un periodo de
tiempo como lder de equipo para adquirir conocimientos y experiencia como
Project manager se ha establecido una rotacin cada semana.
Se defini los roles de cada miembro de acuerdo al perfil plasmado por los
Test de Belbin. Sin embargo se estableci como grupo que todos los miembros
pasaran por cada Rol una vez por semana a fin de tener experiencia en cada
perfil. La primera lista definida de los roles del grupo es la siguiente:
Lder proyecto y cronometrador: Manuel
Secretario: Jess
Revisor: Jacobo
Especialista: Jorge y Jordi.
Tambin el orden de rotacin de los secretarios y el orden de los revisores.
El primer recorrido de secretario es el siguiente:
17
1
Jess
5
Jorge
2
Jacobo
4
Jordi
3
Manuel
4
Jesus
2
Jordi
3
Jorge
18
rea
Rol
Responsabilidad
Asignado
Fecha de
entrega
- Liderar al equipo.
Coordinar
al rotativo
- Gestin de Project manager equipo.
semanal
la
integracin
- Definir funciones a
y
Alcance
los integrantes del
del Proyecto
equipo.
- Seguimiento y
control
de
los
trabajos.
Revisar
- Gestin de
documentacin.
la calidad y
Jorge
Responsable de
Riesgos del
Validar
la
calidad y
Proyecto
documentacin.
riesgos
19
- Informar al Project
manager del estado
de las tareas.
- Comunicaciones
con profesorado y
alumnado de la
universidad.
Jacobo
- Gestin de
- Mantener la pgina
la
web
+
la
comunicaci
Aplicaciones
n
del Responsable de
actualizada.
proyecto
marketing
- Informar a Project
Manager del estado
de las tareas.
Gestin
Gestin de la
del tiempo
planificacin y
costes
del
Gestin de
proyecto
Costes
Jess
- Gestin de
la
Responsable de
documentac
la
in
del
documentacin
proyecto
acadmico
Manuel
Ofrecer
los
recursos necesarios
para reuniones a
- Gestin de
nivel
de
Responsable de
Recursos
organizacin.
Jacobo
RRHH
Humanos
- Controlar gastos.
- Realizar las actas
20
de las reuniones.
- Informar a Project
Manager del estado
de las tareas.
Gestin
del control y
seguimiento
de proyecto
Jordi
- Evaluacin
de riesgos
Tabla 3 Responsabilidades de los integrantes del equipo
21
Presencial
Reuniones Pautadas
Reuniones:
Salas
de
reunin
UPC
TALENT
TECH
Reuniones
en
Centro
No presencial
Reuniones de revisin
Hangout
Comunicacin
abierta
Whatsapp
informal
22
Comercial Glores
Gmail
Llamadas / SMS
8. Procedimientos y Metodologa
8.1 Generalidades
La direccin de un proyecto es una actividad compleja que por lo general
incluye, entre otros aspectos:
Identificar requisitos
Abordar las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto.
Establecer, mantener y realizar las comunicaciones adecuadas.
Gestionar a los interesados.
Generar los entregables del proyecto.
Por ltimo, equilibrar las restricciones del proyecto (alcance, calidad,
cronograma, presupuesto, recursos y riesgos, entre otras).
23
24
reunin podr ser ampliada previa peticin y justificacin por escrito (7.3.1.
Comunicacin escrita) con como mnimo 48 horas de adelanto a su celebracin.
Las reuniones virtuales se celebrarn los jueves a las 21:30 h, mediante las
herramientas definidas en el apartado 7.3 Herramientas de Comunicacin, hasta el
Cierre del proyecto. La duracin ser de 30 minutos. En caso de necesidad, la
reunin podr ser ampliada previa peticin y justificacin por escrito (7.3.1.
Comunicacin escrita) con como mnimo 48 horas de adelanto a su celebracin.
El Project manager podr convocar a reuniones extraordinarias, si el normal
desarrollo del proyecto as lo exige para alcanzar sus requisitos. La comunicacin
a reunin extraordinaria ser por escrito, con un mnimo de 48 horas de adelanto,
y deber ser aceptada por el mnimo nmero de integrantes necesarios para
celebrar reuniones.
Todas las reuniones requieren de la presencia de cmo mnimo tres
integrantes del grupo para su celebracin. El mecanismo de toma de decisin se
basar en la decisin por mayora simple, es decir, cualquier decisin para su
aprobacin requiere del apoyo de cmo mnimo tres integrantes del grupo.
Cualquier integrante puede dejar constancia en el acta de la reunin de su
desacuerdo a una decisin adoptada pero, est obligado a acatarla y ejecutarla.
En el caso de no alcanzar el mnimo de asistentes a una reunin, el Project
Manager podr anular la reunin y proponer otra reunin en la fecha factible ms
prxima posible a la anulada. La anulacin de una reunin no debera afectar a las
reuniones posteriores ya planificadas, salvo justificacin. O bien, podr celebrar la
reunin a efectos de control y seguimiento del proyecto pero, la capacidad de
toma de decisin quedar pendiente de una reunin posterior.
8.2.1 Coordinacin de las reuniones
Los objetivos de las reuniones presenciales y virtuales son esencialmente
diferentes.
Las reuniones presenciales son bsicamente reuniones de trabajo. En estas
reuniones habitualmente se tratan los siguientes puntos:
26
Jess
Jess
2
Jacobo
Jorge
Jacobo
Jorge
Lder
Secretario
4
Jordi
Manuel
Jordi
1
Manuel
27
MARZO
N/S
ABRIL
L M X J V S
N/S
14
L M X J V S
9 10
10
11
9 10 11 12 13
14 15
12
16 17 18 19 20
21 22
17
20 21 22 23 24
13
23 24 25 26 27
30 31
28 29
18
27 28 29 30
14
15
16
13 14 15 16 17
JUNIO
N/S
24
9 10 11 12
25
26
27
15 16 17 18 19
22 23 24 25 26
29 30
4
11
N/S
18
L M X J V S
1
12
19
18 19
20
11 12 13 14 15
21
18 19 20 21 22
22
25 26 27 28 29
25
26
JULIO
L M X J V S
23
MAYO
6
13
20
N/S
27
14
28
21
27 28
29
30
31
N/S
31
9 10
11 12
32
13 14 15 16 17
20 21 22 23 24
27 28 29 30 31
18 19
25 26
33
2
9
16
23
30
3
10
17
24
31
AGOSTO
L M X J V S
34
35
36
L M X J V S
10 11 12 13 14
17 18 19 20 21
24 25 26 27 28
31
D
1
15 16
22 23
29 30
29
Das Laborables
Das Festivos
Reunin inicial
Reunin presencial
Reuniones Virtuales
Entregas
Tutoras
Tabla 5 Nomenclatura del cronograma
9.1.2 Cronograma
Para la planificacin general y su seguimiento durante el transcurso del
proyecto se utilizar el programa Microsoft Project que dispondr de un grfico del
recorrido. Esta herramienta de planificacin nos permitir ver grficamente el
tiempo estimado en la ejecucin de las actividades. Se marcarn las tareas, se
asignarn los recursos, se marcarn los hitos y se controlarn los costes
establecidos para el seguimiento y control del proyecto.
Se estima que el tiempo empleado por cada miembro del grupo para la
ejecucin del proyecto son 130 horas, repartidas en 96 das de tiempo, establecido
por la universidad. Las actividades se repartirn en dos grupos; proyecto
acadmico y proyecto tcnico:
Proyecto Acadmico.
Inicio del Proyecto acadmico.
Reuniones presenciales.
Reuniones virtuales.
Desarrollo del documento.
Tutoras con el director del
proyecto.
Presentacin
y
entrega
intermedia.
Presentacin y entrega final.
Proyecto Tcnico.
Inicio.
Reuniones presenciales.
Reuniones virtuales.
Planificacin.
Ejecucin del proyecto.
Tutoras con el director del
proyecto.
Control y seguimiento del
proyecto.
Cierre y revisin final.
Presentacin y entrega final
del Proyecto Tcnico.
30
31
32
CONCEPTO
UNIDADES
HORARIO ELABORACIN
PROYECTO
PRECIO
TOTAL
650
30,00
19.500,00
PGINA WEB
65,00
65,00
DIETAS
55
8,50
467,50
DESPLAZAMIENTOS
11
20,00
220,00
MATERIAL OFICINA
180,00
180,00
IMPREVISTOS O CONTINGENCIAS
2.043,25
2.043,25
22.475,75
TOTAL PRESUPUESTO:
Horas
Dedicadas Dietas
Material
de
Oficina
Desplazamientos Imprevistos
JACOBO
ROJO DEL
RIO
MANUEL
MIRANDA
TERRAZAS
JORDI MARTI
AUBANELL
JORGE
MACIAS
GAITAN
JESS
CASES
MRIDA
TOTAL
SEMANA:
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
33
34
Plan Estratgico
Gestin de Recursos Humanos
Interesados y Herramientas de Comunicacin
Procedimientos y Metodologas
Gestin del Tiempo
Gestin de los Costes
Control y Seguimiento del Proyecto
Gestin de la Documentacin
Gestin de Calidad
Gestin de Riesgos
35
Titulo 1
1 Gestin de la documentacin
Titulo 2
1.1 Estandarizacin de los documentos
Titulo 3
1.1.1 Estructura de los documentos
36
Tipo de Documento
Fecha de Creacin
aprobacin
Es el tipo de archivo, ya sea de Office
(Word, Excel, Power Point) o Pdf.
38
39
Hacer que el equipo trabaje horas extras (ms coste) para cumplir con los
requisitos del cliente y esto conduce a incremento en el riesgo, agotamiento
del equipo, errores y repeticin de trabajos.
41
44
Id.
Descripcin riesgo
45
10
11
12
13
14
15
16
Probabilidad
Muy improbable
0.1
Relativamente probable
0.3
Probable
0.5
Muy probable
0.7
Casi certeza
0.9
Tabla 11 Definiciones de Probabilidad de Riesgos
46
Coste
Muy
bajo/0.05
Bajo/0.10
Moderado/
0.20
Alto/0.40
Muy
alto/0.80
Aumento
Aumento
de costo
del costo <
insignifican 10 %
te
Aumento
de costo
del 10 - 20
%
Aumento
del costo
del 20 - 40
%
Aumento
del costo >
40 %
Tiempo
Aumento
Aumento
del tiempo del tiempo
insignifican < 5
te
Aumento
del tiempo
del 5 - 10
%
Aumento
de l tiempo
del 10 20
%
Aumento
del tiempo
> 20 %
Alcance
Disminuci
n del
alcance
apenas
perceptible
reas
secundaria
s del
alcance
afectadas
reas
principales
del alcance
afectadas
Reduccin
del alcance
inaceptabl
e para el
patrocinad
or
El
elemento
final del
proyecto
es
efectivame
nte
inservible
Calidad
Degradaci
n de la
calidad
apenas
perceptible
Slo se
ven
afectadas
las
aplicacione
s muy
exigentes
La
reduccin
de la
calidad
requiere de
la
aprobacin
del
patrocinad
or
Reduccin
de la
calidad
inaceptabl
e para el
patrocinad
or
El
elemento
final del
proyecto
es
efectivame
nte
inservible
47
Probabilidad
Impacto
0.90
0.05
0.09
0.18
0.36
0.72
0.70
0.04
0.07
0.14
0.28
0.56
0.50
0.03
0.05
0.10
0.20
0.40
0.30
0.02
0.03
0.06
0.12
0.24
0.10
0.01
0.01
0.02
0.04
0.08
0.05
Muy
bajo
0.10
Bajo
0.20
Moderado
0.40
Alto
0.08
Muy Alto
riesgo bajo
riesgo medio
riesgo alto
Tipo de riesgo
Respuesta preferente
Bajo
Moderado
Alto
Evitar (E)
Tabla 14 Tolerancia de los Interesados
48
Respuesta
1
Falta de experiencia en la
gestin de proyectos
0.1
DP
0.3 0.2
0.06
MOT
PM
PM/EQP
Accin
1 Maximizar implicacin
personal en todas las
sesiones formativas
2 Solicitar ms tutoras
2
Problemas de
comunicacin entre los
integrantes del equipo
Responsable
Estrategia
Valoracin
Impacto
Probabilidad
Riesgo
Categora
Id
Discrepancias en el
alcance/enfoque de
proyecto
DP
0.3 0.2
0.06
MOT
1 Aplicar tcnicas de
decisin por consenso
2 Centrar el discurso en
los objetivos del
proyecto
Incumplimiento de los
compromisos (implicacin,
DP
0.3 0.2
0.06
MOT
1 Hacer control y
seguimiento de las
EQP
49
motivacin, cooperacin,
tareas) de algn
miembro del equipo
5
Falta de Feedback de los
interesados
DP
0.1 0.1
0.01
6
Problemas de
coordinacin de tareas y
reuniones
DP
0.3 0.2
0.06
MOT
7
Abandono temporal del
proyecto por parte de
algn miembro
0.06
MOT
1 Comparar situacin
con el resto de grupos
2 Insistir en la
importancia de disponer
del Feedback
1 Revisar idoneidad de
la planificacin
2 Reprogramar tareas y
reuniones
1 Reasignar tareas al
resto de miembros del
equipo
2 Revisar impacto en
cronograma
PM/EQP
PM/EQP
PM
50
8
Abandono permanente del
proyecto por algn
miembro
0.12
MOT
9
Reuniones poco
productivas
DP
0.3 0.2
0.06
DP
0.5 0.4
0.20
PM
MOT
PM
1 Llevar un control y
seguimiento estricto de
las actividades
consideradas crticas.
2 Valorar impacto
positivo de reajustar
carga de trabajo
3 Valorar impacto
positivo de reasignar
roles
4 Aumentar la
dedicacin al proyecto
5 Comunicar retrasos a
todas la partes
interesadas
PM/EQP
1
0
1 Comunicar al tutor la
baja y consensuar
alcance
2 Revisar asignacin de
recursos
3 Revisar impacto en
cronograma
51
1
1
Calidad insuficiente de los
entregables
DP
0.3 0.4
0.12
MOT
1
2
Prdida de la
documentacin de
proyecto en Web
TEC
0.1 0.4
0.04
1
3
Prdida de la
documentacin de
proyecto en GOOGLE
DRIVE
TEC
0.1 0.4
0.04
1 Revisar asignacin de
tiempos para la
elaboracin de los
entregables
PM/EQP
2 Revisar procedimiento
de revisin y aprobacin
de documentacin
52
1
4
1
5
1
6
Cambios significativos en
los requerimientos del
clientes
No identificar
correctamente los riesgos
DP
DP
0.3 0.2
0.3 0.4
0.06
0.12
0.03
MOT
1 Documentar y aprobar
cambios.
PM
2 Ajustar planificacin
MOT
1 Monitorizar y controlar
riesgos durante todo el
PM/EQP
ciclo de vida del
proyecto
1 Identificar roles no
cubiertos y promover
formacin en
competencias
EQP
53
54