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EL OFICIO
1. Concepto:
Es un documento de carcter oficial que se utiliza tanto administracin
pblica como privada.
Este documento vincula a personas que se encuentran en la ms alta
jerarqua de una entidad o institucin, y se usa para coordinar acciones,
comunicar, formular invitaciones, pedir informacin, etc.
El oficio se difunde de modo externo (la comunicacin se establece entre
personas que ocupan cargos directivos en instituciones o entidades
distintas) y de modo interno (el documento enlaza a personas que
desempean funciones de direccin dentro de una entidad o institucin).
2. Partes:
a. Membrete. Viene a ser el nombre o ttulo de una entidad o institucin,
el mismo que encabeza el documento.
* Muchas instituciones remiten oficios en papel membretado debido a la
formalidad del documento.
b.Lugar y Fecha Se ubican debajo del membrete, del centro a la
derecha.
c. Cdigo. Se registra el nmero de oficio respectivo, el ao y las siglas
de la dependencia que lo remite. Va subrayado.
d. Destinatario. Se menciona la profesin o grado acadmico (abreviada)
y el nombre y apellidos de la persona a quien se dirige el documento:
adems se menciona el cargo que desempea y la sede de la institucin
en la que desempea tal cargo (con maysculas y subrayada).
e. Asunto. Es el motivo del oficio. Debe estar indicado brevemente.
3. Observaciones:
La solicitud debe ser redactada en papel A4.
Toda solicitud debe ser presentada con una copia la cual ser firmada,
sellada y numerada por la persona que recepcione su original.
En ciertos casos, la solicitud se presenta acompaada de requisitos que
exigen las instituciones para atender el pedido formulado, por ejemplo:
constancias, fotografas, certificados, recibos, etc.
4. Modelo de Solicitud:
3. Clases:
a. Oficio simple. Este documento se dirige a un solo destinatario.
b. Oficio mltiple. Se dirige a varios destinatarios. El espacio del
destinatario es dejado en blanco y solo se menciona el tratamiento. Los
destinatarios se mencionan en ia seccin denominada "distribucin".
4. Observaciones:
- Algunas instituciones suelen mencionar en los oficios, adems de las
partes mencionadas, e! pie de pgina, que es la parte que identifica a los
responsables de la elaboracin del documento. Por ejemplo: FMG/ahg.
- Algunos documentos requieren de Referencia, en este caso debe ir
debajo de! asunto.
: Ofic. N037-2010/ME/DREA/UGEL-Y/I.E."SR"M-D
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(firma)
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Yolanda Pea Salgado Directora de la I.E.
"San Roque'-Mancos
c.c.
YPS/jhs
: Director
ASUNTO
: Informes Taller de Investigacin*
FECHA
: 05 de julio de .2010
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Hago de su conocimiento que Ud. debe proporcionar informes mensuales a la
Direccin del Plantel acerca de los logros obtenidos por los alumnos sn el Taller de
investigacin" que su persona preside.
Atentamente,
EL MEMORAMDO
1. Concepto:
Es un documento de circulacin interna, en el que se redacta
informacin muy breve. Mediante el memorando se notifica, informa o se
solicita aluna informacin
Este documente establece una comunicacin entre los trabajadores
entidad o institucin, ya sea entre el director y su secretaria, el gerente y
administrador, etc.
Este documento es uno de los ms utilizados en el sector pblico como
privado y su redaccin se hace en papel A5.
2. Partes:
a. Membrete. Nombre o denominacin de a entidad o institucin.
b. Cdigo. Conformado por la palabra "MEMORANDO" (en maysculas),
el nmero y las iniciales de la dependencia que remite el documento (se
(firma)
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Lic. Jos Noblecilla Bravo
Director
c.c. Archivo
JNB/fjb
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