Politiques RH et lgislation du travail

Guide pour laborer les politiques RH

Dans ce guide sont prsents des renseignements pratiques pour aider les organisations
laborer des politiques et procdures RH.
Conu pour les plus petites organisations, ce guide sera utile pour celles qui entreprennent
llaboration de politiques ou qui procdent la rvision et la mise jour de leurs politiques.
On y aborde les sujets suivants :

Dfinir politiques et procdures

Politiques RH essentielles
lments importants dune politique bien conue et utile
Caractristiques dune politique bien conue
Rle du conseil dadministration dans llaboration des politiques RH
Rdiger les politiques et procdures RH
Faire connatre les politiques RH lchelle de lorganisation

Rviser et mettre jour les politiques

Dfinir politiques et procdures

Une politique est un nonc formel de principes ou de rgles que doivent respecter les
membres dune organisation. Chaque politique concerne un aspect important de la mission ou
des oprations dune organisation.
Une procdure indique aux membres dune organisation comment mettre en uvre une
politique. Une politique dfinit lensemble des principes gnraux, tandis quune procdure
indique comment mettre en uvre ces principes.
Les politiques sont rdiges sous la forme dnoncs ou de rgles, et les procdures sous la
forme dinstructions suivre selon un ordre logique et des tapes dtermines.

Politiques RH essentielles
Les plus petites organisations devraient au minimum se doter de politiques concernant les
sujets suivants :
Renseignements personnels

Jours fris

Temps supplmentaire

valuation du rendement

Heures de travail

Cessation demploi

Recrutement

Autres congs

Cong annuel

lments importants dune politique bien conue et utile

Titre de la politique
Date dentre en vigueur et de rvision de la politique
Objet de la politique (ce quelle vise promouvoir ou le but atteindre)
nonc fondamental de la politique
Dfinition des concepts ou termes cls de la politique
Personnes concernes par la politique, ou porte de la politique (les groupes
demploys touchs par la politique)
Les responsables qui, au sein de lorganisation, sont chargs de mettre en uvre la
politique et de contrler son application

Contenu dune procdure

Une politique est souvent accompagne dune procdure; celle-ci est dfinie dans une section
de la politique ou dans un autre document mentionn dans la politique. La procdure prsente,
sous la forme dtapes numrotes, des instructions sur la faon de mettre en uvre la
politique.
Exemple : Dans une politique sur le cong annuel (vacances payes), il faut prciser la dure
de ce cong. Dans la procdure connexe, on indique aux employs comment fixer et faire
approuver les dates de leur cong annuel.

Caractristiques dune politique bien conue

Voici quelques lments importants qui font en sorte quune politique RH soit facile
interprter et mettre en application.

Politique bien structure et bien prsente

La politique est logiquement subdivise en sections numrotes portant des titres

explicites.
Les pages sont numrotes et on indique le nombre total de pages (p. ex., page 6 de
8 ).
Sur chaque page sont indiqus le titre de la politique et celui de la section.
Les caractres du texte sont bien lisibles.
Pour que la lecture soit agrable, les paragraphes sont suffisamment espacs et les
marges sont gnreuses.

Contenu pertinent

La politique traite dun sujet qui, pour lorganisation, est pertinent et dactualit.

Lobjet de la politique est clairement nonc.

Langage clair

Le texte est rdig en termes simples, faciles comprendre; dans la mesure du

possible, il faut viter les termes trop techniques.
La terminologie est uniformise (p. ex., on nutilise pas des endroits diffrents du
texte les termes paiement et rmunration pour dsigner la mme ralit).
On donne la dfinition des termes spciaux.
Les phrases et les paragraphes sont courts.

quit et souplesse

Lnonc de la politique laisse une certaine latitude aux gestionnaires afin quils
puissent tre souples et adapter la politique en fonction des circonstances.
Le contenu et le libell de la politique sont exempts de prjugs et encouragent un
traitement juste et uniforme.

Respect des lois

La politique respecte :

les normes du travail et la lgislation fdrale et provinciale;

les dispositions des conventions collectives.

Rle du conseil dadministration dans llaboration des

politiques RH
Le conseil dadministration peut tre appel jouer divers rles dans llaboration des
politiques RH; ce qui importe, cest de dfinir clairement son rle. Le conseil dadministration
peut instituer un comit RH qui sera charg de la rdaction des politiques et procdures, ou il
peut dlguer cette responsabilit au ( la) DG. Il revient souvent au conseil dadministration
de donner lapprobation finale toutes les politiques. De mme, le conseil dadministration
peut prciser quelle frquence les politiques RH devront tre rvises, ou il peut dlguer
cette responsabilit.

Rdiger les politiques et procdures RH

Dterminez quels sont, pour votre organisation, les importants sujets de politiques
Avec les membres de votre organisation chargs de llaboration des politiques, dressez une
liste des sujets devant donner lieu une politique, en tenant compte :

des lois en vigueur;

des exigences des organismes de financement;
de toute convention collective touchant votre organisation;
des sujets qui sont pour votre organisation des proccupations importantes et qui
laident raliser sa mission.

Posez-vous les questions suivantes sur les ventuels sujets de politiques

Comment avons-nous abord ce sujet dans le pass?

Est-ce que la taille de notre effectif justifie llaboration dune politique sur ce sujet?
Sommes-nous prts investir le temps ncessaire pour garder jour cette politique?
Que voulons-nous accomplir en adoptant cette politique? Quels sont les rsultats
escompts?
Est-ce que cette politique favorise nos valeurs? (Par exemple, si une organisation
accorde la premire place la famille, elle peut vouloir se doter de politiques
favorisant la vie familiale, par exemple un horaire de travail flexible.)

Recueillez de linformation
Recueillez de linformation sur les pratiques antrieures de votre organisation. Cherchez des
modles de politiques en vous renseignant sur les politiques labores par les organisations
semblables la vtre.

Rdigez le projet de politique

Rdigez une premire bauche en mentionnant les lments suivants :

titre de la politique;
date dentre en vigueur de la politique et date des rvisions;
statut dapprobation ( ce stade-ci, il sagit dun PROJET );
rfrences (dressez la liste des autres politiques et documents connexes);
objet de la politique (ce quelle vise promouvoir ou le but atteindre);
nonc fondamental de la politique;
dfinition des concepts ou termes cls de la politique;
les personnes concernes par la politique, ou la porte de la politique (les groupes
demploys touchs par la politique);
les responsables qui, au sein de lorganisation, sont chargs de mettre en uvre la
politique et de contrler son application;
les procdures pour mettre en uvre la politique, prsentes sous la forme dtapes
numrotes.

Afin de faciliter la lecture, mentionnez :

le titre et le numro des sections;

le numro de page et le nombre total de pages (p. ex., page 6 de 8 );
les en-ttes et pieds de page.

Distribuez le projet de politique et rvisez-le

Donnez une copie du projet tous les membres qui, dans votre organisation, participent
llaboration des politiques. Discutez-en ensemble et entendez-vous au sujet des corrections
apporter. Prparez la version finale.

Obtenez les approbations ncessaires pour la mise en uvre de la politique

Sil appartient votre conseil dadministration dapprouver la version dfinitive des
politiques, cette tape revt souvent la forme dune rsolution consigne au procs-verbal.
Cette rsolution pourrait aussi prciser quel moment le conseil dadministration souhaite
rviser la politique.
Mettez la politique jour en y ajoutant la date dapprobation.

Faire connatre les politiques RH lchelle de

lorganisation
Examinez la possibilit dintgrer les stratgies suivantes dans votre plan de communication
afin de faire en sorte que vos employs comprennent bien vos politiques RH.

Manuel de lemploy
Le manuel de lemploy dcrit les politiques et procdures de lorganisation. Le style peut
tre peu formel et on peut ny souligner que les points importants de chaque politique. Ce
manuel peut aussi prsenter de linformation gnrale sur lorganisation et ses priorits. Il
convient dy ajouter une classification des emplois occups au sein de lorganisation, en
prcisant si les diffrents groupes demploys sont syndiqus ou non, sils sont couverts par
une convention collective. Les gens pourront se rfrer ce manuel lorsquils prennent
connaissance des sections de la politique indiquant sa porte ou les personnes concernes.
Le manuel de lemploy peut se rvler un outil dorientation utile et favoriser de bonnes
relations entre un employ et son employeur :

On y prsente le cadre de rfrence en vue dassurer quit et uniformit.

On y encourage le respect des lois tous les chelons de lorganisation.
On y prsente la philosophie de lorganisation.
Cest un outil de communication et de responsabilisation.
Il vite aux gestionnaires davoir passer du temps clarifier les attentes.

Bien conu, il transmet une image positive de lorganisation et peut servir doutil de
recrutement.