Etapele derularii programului turistic

Preluarea si pregatirea actiunii .

Aceasta etapa include o serie de activitati care vizeaza asigurarea desfasurarii in cele mai
bune conditii a programului turistic si anume :
a. Ghidul se prezinta la agentia de turism de unde preia dosarul actiunii(delegatia ,stampila ,
programul actiunii impreuna cu analiza de pret , mijloacele de plata , eventual eventual biletele
de tren , avion etc ) impreuna cu instructiunile de lucru referitoaretoare la derularea programului.
Se recomanda ca preluarea dosarului sa aiba loc:
- cu minimum 24 de ore inaintea inceperii actiunii , daca aceasta are ca punct de
plecare localitatea in care se afla sediul agentiei :
- cu minimum 48 de ore inaintea inceperii actiunii ,daca punctul de plecare se afla in
alta localitate decat cea in care se afla sediul agentiei ;
b. La primirea dosarului ghidul are obligatia :
- sa studieze cu atentie programul , obiectivele care vor fi vizitate, serviciile care urmeaza
sa fie asigurate , diverse plati incluse in pretul excursiei si care se achita de catre ghid (taxe de
autostrada , taxe de aeroport , parcari , treceri cu bacul ,intrari la intrari la muzee si obiective
turistice), alte clauze contractuale ;
- sa-si pregateasca in detaliu prezentarea tinand cont de componenta grupului:varsta
,sex ,nationalitate ,preocupari ,religie ,obiceiuri alimentare etc (cere informatii);
- sa verifice daca au fost lansate toate comenzile ( de cazare ,transport ,masa ,alte
servicii) si daca exista confirmarea rezervarilor facute ;
- sa preia de la organizatori materialele publicitare , respectiv ,pliante ,brosuri ,harti ,ale
localitatilor si obiectivelor de interes turistic prevazute in programe pe care le va pune la
dispozitia turistilor la inceputul actiunii .
Inceperea actiunii .
In cadrul acestor etape ghidul stabileste primul contact cu grupul ,moment din care
preocuparile acestuia vizeaza asigurarea satisfactiei membrilor grupului .Pentru aceasta ghidul :
a. se va prezenta la punctul de lucru cu turisti cu 45 de min. Inaintea sosirii
acestora ,pentru a verifica daca mijlocul de transport va sosi la timp ;
b. la sosirea turistilor desfasoara protocolul de primire ,se prezinta ca delegat al
agentiei de turism si ureaza ,,Bun venit ;
c. verifica daca biletul de excursie sau vaucherul corespunde actiunii respective ,
d. asigura imbarcarea turistilor si bagajelor ce le apartin in mijlocul de transport
In cazul in care numarul turistilor anuntati nu coincide cu numarul celor sositi Ia
masuri de anulare a comenzilor care pot fi decomandate (prin intermediul agentiei
organizatoare )

e. In mijlocul de transport comunica programul ce urmeaza a fi efectuat ,prezinta

succint traseul si diverse informatii care sa starneasca interesul turistilor ;
f. la locul de cazare va intocmi diagrama grupului pe camere si persoane .
Inca din mijlocul de transport va incerca sa realizeze coeziunea grupului si sa
stimuleze participarea activa a turistilor la desfasurarea programului artistic.
Desfasurarea programului turistic .
Pe tot parcursul actiunii , ghidul va urmari asigurarea satisfactiei turistilor in urma
prestarii serviciilor prevazute in program . Pentru aceasta :
a.aduce la cunostinta turistilor , cu o zi inainte , ora , locul de plecare pentru
continuarea programului si ia masuri , daca este cazul , pentru asigurarea trezirii la ora fixa a
turistilor (prin intermediul receptiei),
b.la micul dejun comunica turistilor programul detaliat al zilei ,urmarind efectuarea
tuturor actiunilor inscrise in program (excursii , tururi de oras , spectacole).
c. prezinta , intr-un mod cat mai atractiv ,pe tot parcursul excursiei ,traseul si obiectivelele
ce se viziteaza sau intalnesc pe traseu.
d.ia masuri pentru prestarea in cele mai bune conditii a serviciilor turistice;
- verifica , impreuna cu seful de sala , curatenia localului , aranjarea meselor
- stabileste meniul , impreuna cu seful de sala , pornind de la preferintele grupului si
baremul de masa si asigura la cerere meniurile de regim sau lacto-vegetariene
- verifica , prin sondaj ,impreuna cu supraveghetoarea ,starea camerelor(curatenie ,dotari,
mobilieri , lenjerie , prosoape , buna functionare a instalatiilor),
e.urmareste prestarea corecta a serviciilor de catre prestatori , conform programului;
- verifica realitatea datelor inscrise de soferi pe foile de parcurs(traseu ,numarul de
kilometri parcursi , orele de sosire , plecare)
- verifica respectarea baremului de masa , calitatea serviciilor , In timpul derularii
programului turistic , ghidul se va interesa daca turisti sunt multumiti de serviciile primite ,iar
Incheierea actiunii .
Activitatea desfasurata pe parcursul acestei etape urmareste ca incheierea programului
turistic sa se faca in cele mai bune conditii pentru ca satisfactia turistilor sa fie deplina .
Pentru aceasta ghidului ii revin urmatoarele atributii:
- rezolva toate problemele legate de asigurarea transportului pe ruta de intoarcere:
- rezerva si procura documentele de calatorie (daca este cazul);
- verifica daca ora de efectiva de plecare a mijlocului de transport este cea prevazuta
in orar si ia masuri in functie de situatia creata;

- urmareste asigurarea eventualelor servicii de care turistii beneficiaza pe perioada

transportului (pachete cu hrana rece , masa , vagonul restaurant etc);
- verifica daca toti turisti au predat cheile la receptia hotelului , daca lipsesc bagaje sau
acte de identitate;
- asigura prezenta turistilor la punctul de plecare (la aeroport cu 1-2 ore inainte si la gara
cu 1 ora inainte)
--se asigura ca s-au imbarcat toti turisti impreuna cu bagajele lor.
Decontarea si raportul de activitate asupra actiunii .
Aceasta etapa incheie actiunea turistica respectiva ,putand fi considerata o sinteza a
acestuia. In cadrul acesteia , ghidul:
a. Solicita fiecarui furnizor nota de plata( factura).
b. Emite un cec pentru suma respectiva(de pe nota de plata) pe care il inmaneaza
furnizorului. Acesta semneaza pe cotorul cecului si pe exemplarul comenzii ,aplica stampila si le
inmaneaza ghidului .
c. Intocmeste decontul de cheltuieli , in baza documentelor preluate de la furnizori si il
depune la agentia de turism care ia incredintat actiunea , in termenul legal(24 ore):
La decont se ataseaza urmatoarele documente justificative:
- programul turistic;
- copiile comenzilor;
- copiile notelor de plata ale serviciilor intocmite pe parcursul actiunii , de catre unitatile
prestatoare de servicii;
- carnetul de cecuri fara limita de suma;
- nota de decontare a avansului in numerar;
- delegatia ghidului vizata in localitatea de cazare sau in localitatile de destinatie;
- raportul privind desfasurarea actiunii . Acesta va cuprinde aspectele pozitive din timpul
desfasurarii excursiei , eventualele nemultumiri ,si eventualele evenimente de orice natura privind
desfasurarea evenimentului ,propuneri de imbunatatire pentru activitatea de viitor.
In raport se vor inscrie si justifica si eventualele depasiri obiective ale unor costuri peste
cele prevazute in analiza de pret ,se vor indica numele turistilor care nu au parti-cipat la
actiune valoarea serviciilor aferente care nu sau putut deconta furnizorului , seria eventualelor
cecuri anulate.
Raspunderea materiala pentru nepredarea la timp a cecului si decontului precum si
penalizarile ce decurg din aceasta cad in sarcina ghidului .Ghidul nu va putea prelua alt grup
inainte de indeplinirea tuturor formalitatilor de inchidere a decontului si de predare a raportului
de activitate pentru actiunea anterioara.
Documente utilizate in derularea activitatilor turistice :

a. Comanda de prestatii : este un document in care sunt precizate serviciile

comandate,numarul de persoane pentru care vor fi prestate , valoarea unitatii de servicii , valoarea
totala . Se intocmeste in trei exemplare: unul la agentie ,doua la ghid .Ea poate fi inlocuita cu un
voucher sau o comanda de rezervare in care sunt precizate aceleasi elemente.
b. Programul excursiei :este un document care cuprinde detaliat itinerarul pe localitati,
pe zile si servicii . Se intocmeste in trei exemplare , acestea fiind necesare organizatorului de
turism , ghidul soferului.
c. Analiza de pret :este documentul folosit pentru determinarea tarifului actiunii turistice
pornind de la:
- cheltuielile directe din prestatiile asigurate de terti;
- cheltuieli directe din prestatiile auto;
- asigurari ;
- comision ;
- T. V. A. ;
- contributia de participare la fondul de dezvoltare a turismului.
d. Decontul :este documentul cu ajutorul caruia se finalizeaza actiunea turistica .Se
intocmeste pe baza actelor emise de prestatorii de servicii si cheltuielile efective ale actiunii
respective. Se completeaza intr-un exemplar.
e. Biletul de excursie : este documentul in baza caruia se incaseaza contravaloarea
actiunii respective . Se completeaza in doua exemplare , unul se inmaneaza turistului iar celalalt
ramane la carnet .
f. Diagrama autocarului : este documentul folosit pentru repartizarea turistilor pe locuri.
g. Borderoul de incasari : restituiri : este documentul care serveste pentru evidentierea
evidentierea zilnica a incasarilor si restituirilor din valoarea locurilor.Se intocmeste in doua
exemplare; unul se preda la casierie impreuna cu monetarul sau documentele de plata , iar un
exemplar este destinat compartimentului de specialitate

h. Delegatia : este documentul prin care ghidul este imputernicit sa gestioneze actiunea
respectiva ; se completeaza intr-un singur exemplar si serveste la ridicarea avansului spre
decontare de la casieria unitatii de turism ,in vederea efectuarii unor cheltuieli pe parcursul
excursiei : intrari la muzee , expozitii etc.
I. Diagrama valorificarii locurilor : este documentul in care se inscriu toate locurile
contractate cu prestatorii de servicii pentru a fi valorificate .Se completeaza intr-un singur
exemplar si serveste agentului de turism la cunoasterea in permanenta a locurilor libere.